MANUAL E-VOUCHER Program evoucher merupakan program berbasis web yang digunakan untuk membuat voucher pemasukan dan pengeluaran untuk semua departemen. Program ini bisa diakses melalui alamat http://mka.apol.co.id. Program ini ada pada pada menu evoucher untuk apol pusat, dan menu evouher_pansis untuk panamian dan sister company . Tampilan awal program ini mengharuskan untuk login terlebih dahulu, user name yang digunakan menggunakan NIK (nomor induk karyawan) untuk password menggunakan password yang digenerate dengan 3 digit dan sudah dipublikasikan untuk masing-masing karyawan (sama dengan aplikasi form cuti).
Untuk evoucher panamian sister, setelah dimasukkan user name, password, dan departemen bisa dipilih nama PT yang akan dibuat vouchernya, nama PT ini akan muncul pada header voucher ketika di print (pada evoucher pusat tidak ada option pemilihan PT ini). Jika login sukses maka akan muncul data nama pribadi pada halaman selanjutnya,
Setelah login sukses pengguna bisa menggunakan menu-menu yang tersedia pada program ini namun dibatasi berdasarkan departemen. Halaman seperti gambar dibawah ini akan tampil jika pengguna mengakses menu yang bukan bagiannya.
Jika pengguna sudah masuk ke dalam program dan akan melakukan proses untuk PT yang lain, pengguna tidak perlu melakukan logout untuk pindah ke PT lain, tetapi cukup dengan menggunakan menu chage company. Menu ini akan menginformasikan current active company sehingga pengguna bisa memilih PT baru yang akan diproses (pada evoucher apol pusat tidak ada menu ini).
Setelah PT aktif maka nama PT akan selalu tampil pada header semua form dan juga akan tampil pada hasil print fisik vouher.
1.USER MENU GROUP a. Entry Head Voucher Menu ini akan menampilkan halaman entry voucher, pada halaman ini dapat dimasukkan komponen2 data voucher yang akan dibuat seperti : - voucher number : akan ter generate secara otomatis - voucher no (voucher departemen number) - nama departemen - inv number : nomor invoice - flow voucher : pemasukan atau pengeluaran - cara pembayaran : cek, giro, transfer,tunai,dll - via : pembayaran melalui media ini, contoh : bank BCA Abdul muis 34 - kepada/terima dari : tujuan/asal voucher - keperluan: disediakan 4 baris untuk diisi deskripsi voucher - vessel : nama kapal disediakan dari database apol - voyage : diisi voyage kapal jika ada - eta dan etd kapal - rencana pembayaran voucher - beban voucher - head approval : perseteujuan atasan
Setelah semua data diisi maka dapat di save untuk menyimpan data dan untuk selanjutnya di print sebagai voucher fisik untuk dijalankan. b. Edit Head Voucher Menu ini akan menampilkan halaman edit header, halaman ini digunakan ketika voucher yang sudah disave akan dirubah datanya.
Setelah di search berdasarkan nama departemen atau berdasarkan nomor voucher maka bisa di klik tombol edit pada voucher tertentu dan akan muncul data voucher yang sudah dientry dan bisa dilakukan edit pada halaman dibawah ini :
Setelah voucher diedit data akan berubah dengan data terbaru, tetapi data lama tetap disimpan di tabel sendiri dan tidak hilang. c. Print voucher Menu ini digunakan untuk print voucher-voucher yang sudah akan dijalankan ke accounting untuk direalisasikan setelah di lakukan search print
Setelah list data keluar maka dapat langsung klik tombol print untuk menampilkan voucher yang akan di print, bisa dilakukan langsung untuk beberapa voucher dan akan muncul seperti gambar dibawah ini. Selanjutnya bisa klik tombol printer dan akan langsung print ke default printer pc tersebut.
d. Head approval Halaman ini digunakan untuk melakukan approve pihak atasan terhadap voucher tersebut, setelah approve atasan data voucher dapat dijalankan untuk proses selanjutnya. Untuk proses approve ini dapat dilakukan pembuat voucher (tidak harus atasan sendiri yang
melakukan approve) karena atasan sudah memberikan approve pada voucher fisik (voucher yang udah di print)
Voucher data bisa dilihat terlebih dulu untuk dilakukan approve, setelah data voucher benar dan bisa di jalankan maka bisa diapprove pada check box head approval dan dilakukan save
e. Cancel voucher Menu ini akan menampilkan halaman utuk melakukan cancel (pembatalan) terhadap suatu voucher. Voucher yang bisa dibatalkan harus memenuhi syarat berikut : - voucher belom dicodering (diproses) oleh accounting - hanya pembuat voucher yang bisa melakukan cancel voucher tersebut. Jika voucher tidak memenuhi syarat diatas maka voucher tidak bisa dicancel atau jika memang harus batal bisa menghubungi pihak IT dengan konfirmasi pihak2 terkait diantaranya finance dan accounting dept.
Voucher2 yang sudah dicancel disimpan sebagai log data pada database voucher. f. Trace voucher Menu ini untuk melakukan monitor terhadap voucher2 yang sudah berjalan / diproses. Monitor terhadap voucher ini bisa dilakukan berdasarkan : - voucher number - upload number (nomor AP atau nomor PROF kasbank) - nama vendor contoh : eka life, glencore, dephub,dll - departemen setelelah itu bisa di lakukan search dengan tombol yang ada dan form akan menampilkan data voucher tersebut.
Proses ini akan menampilkan keterangan voucher tersebut sampai pada proses apa, yaitu: - Hrd receive : voucher sudah diterima hrd - Hrd Approval : voucher sudah selesai proses di hrd dan disetujui siap dibawa ke proses selanjutnya - Acc receive : voucher diterima pihak acc - Acc approval : voucher dah selesai di proses seluruh sub dept accounting dan sudah di approve yang berwenang di accounting dan siap dibawa ke fin. - Fin received : sudah diterima finance dept
-
Upload no : voucher sudah sampai pada proses program kasbank atau program AP. - Cash mgm : voucher sudah dilakukan proses cash management oleh finance - Fix no : voucher sudah dibayar oleh finance Untuk informasi-informasi tersebut sudah disertakan info PIC nya dan tanggal prosesnya.
2.HRD MENU GROUP Group menu ini hanya diperuntukkan bagi departemen HRD untuk proses-proses terhadap voucher yang berkaitandengan departemen ini. a. Receive Hrd Halaman ini digunakan untuk melakukan proses receive dari pihak HRD, proses ini berarti HRD sudah menerima voucher dari departemen lain dan akan memproses voucher tersebut. Status received HRD juga akan terlihat ketika pemilik voucher melakukan trace. Proses ini bisa dilakukan dengan melakukan search berdasarkan departemen yang akan diproses sesuai dengan yang terlihat pada fisik voucher. Atau bisa langsung dengan memasukkan nomor vouchernya langsung pada text input yang sudah disediakan. Dan menekan tombol search.
Jika list voucher sudah keluar, bisa langsung dilakukan pemilihan: - option receive yang artinya diterima dan akan diproses - option reject yang berarti ditolak dan tidak akan diproses yang mengakibatkan voucher ini tidak dilanjutkan prosesnya, - option return yang artinya voucher dikembalikan ke pihak pembuat untuk dilakukan pembenaran atau edit - option recover untuk mengembalikan vouher ke proses sebelumnya setelah salah satu option tersebut dipilih bisa dilakukan save untuk men submit pilihan tersebut terhadap voucher yang diingikan b. Filter Head Voucher Menu ini digunakan untuk melakukan modify pada head voucher karena HRD dept mempunyai wewenang untuk melakukan proses ini terhadap voucher2 yang berhubungan dengan pihak tersebut. Bisa dilakukan pencarian berdasarkan nomor voucher atau dengan
semua departemen. Setelah itu dapat di klik tombol search untuk menampilkan data yang dimaksut.
Setelah dipilih voucher yang akan diedit, maka bisa diedit datanya pada halaman edit voucher sbb :
Setelah data benar maka bisa di simpan dengan menekan tombol save. c. Approval Hrd Menu ini akan menampilkan halaman approve hrd yang berfungsi untuk melakukan persetujuan departemen terhadap suatu voucher. Voucher di approve setelah selesai menjalani proses pada departemen tersebut dan akan di lanjutkan ke departemen lain.
Data voucher yang akan diapprove bisa dicari berdasarkan nomor voucher atau berdasarkan departemen voucher tersebut
Setelah data ditampilkan bisa dilakukan proses approve pada option approve atau reject untuk menolak voucher dan menghentikan prosesnya. 3. ACCOUNTING MENU GROUP Group menu ini disediakan bagi user Accounting untuk melakukan proses yang diperlukan terhadap voucher yang masuk ke departemen ini. a. Receive Acc Halaman ini digunakan untuk melakukan proses receive dari pihak accounting, proses ini berarti accounting sudah menerima voucher dari departemen lain dan akan memproses voucher tersebut. Status received Acc juga akan terlihat ketika pemilik voucher melakukan trace. Proses ini bisa dilakukan dengan melakukan search berdasarkan departemen yang akan diproses sesuai dengan yang terlihat pada fisik voucher. Atau bisa langsung dengan memasukkan nomor vouchernya langsung pada text input yang sudah disediakan. Dan menekan tombol search. Jika list voucher sudah keluar, bisa langsung dilakukan pemilihan: - option receive yang artinya diterima dan akan diproses - option reject yang berarti ditolak dan tidak akan diproses yang mengakibatkan voucher ini tidak dilanjutkan prosesnya, - option return yang artinya voucher dikembalikan ke pihak pembuat untuk dilakukan pembenaran atau edit - option recover untuk mengembalikan vouher ke proses sebelumnya setelah salah satu option tersebut dipilih bisa dilakukan save untuk men submit pilihan tersebut terhadap voucher yang diingikan.
b. Entry Detail Menu ini untuk menampilkan halaman codering accounting, halaman ini digunakan untuk melakukan proses codering coa (chart of account). Untuk mencari voucher yang akan dicodering bisa dilakukan dengan melakukan search berdasarkan departemen yang akan diproses sesuai dengan yang terlihat pada fisik voucher. Atau bisa langsung dengan memasukkan nomor vouchernya langsung pada text input yang sudah disediakan. Dan menekan tombol search.
Setelah data tampil maka bisa dipilih data voucher yang akan dicodering dan akan tampil halaman sbb:
Header data tidak bisa dirubah di halaman ini hanya ditampilkan saja, data detail bisa diisi diantaranya: - Kode pt, kode vessel, dept beban, dept koordinator - coa code (18 digit) - currency - debit credit +/- nominal amount - keterangan (description) untuk apply date pada detail akan mengupdate apply date keseluruhan voucher dan akan berefek pada apply date Kasbank atau AP. Total entryan pada detail juga akan terjumlah secara otomatis pada kolom total voucher. Untuk menambah row detail bisa dengan menekan tombol add dan untuk menghapus row retail bisa dengan menekan tombol del. Jika data sudah lengkap bisa menekan tombol save untuk menyimpan. c. Edit Detail Data yang sudah dientry dihalaman detail bisa di edit menggunakan halaman ini dengan cara mencari data yang akan diedit terlebih dahulu, bisa berdasarkan nomor voucher langsung atau dengan departemen voucher tersebut.
Jika list data sudah muncul selanjutnya bisa dipilih data yang akan diedit, setelah di klik tombol edit maka akan muncul halaman edit detail sbb :
Setelah data di edit dengan data yang diinginkan maka bisa dilajutkan dengan menekan tombol save untuk menyimpan data tersebut. d. Print Detail Untuk print hasil entryan detail bisa menggunakan menu ini. Pencarian data yang akan diprint bisa berdasarkan nomor voucher langsung atau dengan departemen voucher tersebut.
Setelah data tampil dengan menekan tombol search selanjutnya bisa dipilih voucher yang akan di print dan selanjutnya akan tampil preview data detail yang sudah dientry dan selanjutnya bisa ditekan tombol print untuk melakukan print ke default printer
e. Print Form KB Menu ini untuk melakukan generate terhadap coa AP dan langsung menampilkan coa AP tersebut kedalam form detail (form KB). Data form KB adalah voucher-voucher dengan tipe 3 atau 4 yang sudah dicodering. Voucher dapat dicari berdasarkan number voucher atau departemen.
Setelah data muncul bisa di pilih voucher mana yang akan di print form kb nya dan akan muncul preview form tersebut sbb:
Coa yang akan ditampilkan pada form ini tergantung pada digit ke 4 vendor code yang ada pada header voucher misal : 11US maka yang akan ditampilkan adalah coa S=supplier atau jika vendor code 30HP maka yang akan ditampilkan adalah coa P=Principle, yang sudah didefinisikan terlebih dahulu pada data accounting yang sudah ada. Sedangkan jumlah yang tampil pada form ini mengambil nominal pada voucher header. f. Approval Acc Menu ini akan menampilkan halaman approve acc yang berfungsi untuk melakukan persetujuan departemen terhadap suatu voucher. Voucher di approve setelah selesai menjalani proses pada departemen tersebut dan akan di lanjutkan ke departemen lain. Data voucher yang akan diapprove bisa dicari berdasarkan nomor voucher atau berdasarkan departemen voucher tersebut
Setelah data ditampilkan bisa dilakukan proses approve pada option approve atau reject untuk menolak voucher dan menghentikan prosesnya. Pada proses ini data juga akan langsung masuk ke list table voucher yang akan dibawa ke finance, dan list tersebut bisa diprint di halaman print list to finance. g. Upload to AP Menu ini menampilkan halaman yang digunakan untuk melakukan upload data ke program AP. Data yang sudah dientry di program ini (header data dan detail data) akan diupload ke AP dengan syarat voucher tersebut mempunyai tipe 4. Data voucher yang akan diupload bisa dicari berdasarkan nomor voucher atau berdasarkan departemen voucher tersebut
Setelah data muncul dapat diisi check box upload dan menekan tombol upload, data akan terupload ke program AP dan voucher akan mendapatkan nomor AP contoh : APM8004307. h. Unlock voucher AP Menu ini akan menampilkan halaman yang berfugnsi untuk membuka voucher yang sudah diupload ke AP agar bisa di edit karena ada koreksi atau keperluan tertentu. Dengan catatan jika AP sudah diposting di GL maka tetap harus dilakukan debit memo dari program AP nya. Untuk melakukan unlock voucher yang sudah diupload ke AP bisa dengan memasukkan nomor AP yang sudah ada pada voucher tersebut. Setelah itu bisa klik tombol search untuk menampilkan data vouchernya.
Setelah data tampil bisa dilakukan unlock dengan menekan tombol unlock yang muncul.
i. Print list to Finance Menu ini akan menampilkan halaman list voucher yang sudah bisa dibawa ke finance, data pada list ini didapat dari data voucher yang sudah di approve oleh accounting. Data ini akan tetap ada selama belum di hapus (di clear) pada halaman ini juga.
Tombol print untuk menampilkan preview list data voucher.
Tombol clear memory untuk melakukan clearlist data voucher yang sudah dilakukan print.
4.FINANCE MENU GROUP Group menu ini disediakan bagi user Finance untuk melakukan proses yang diperlukan terhadap voucher yang masuk ke departemen ini. a. Received Fin Halaman ini digunakan untuk melakukan proses receive dari pihak Finance, proses ini berarti finance sudah menerima voucher dari departemen lain dan akan memproses voucher tersebut. Status received Finance juga akan terlihat ketika pemilik voucher melakukan trace. Proses ini bisa dilakukan dengan melakukan search berdasarkan departemen yang akan diproses sesuai dengan yang terlihat pada fisik voucher. Atau bisa langsung dengan memasukkan nomor vouchernya langsung pada text input yang sudah disediakan. Dan menekan tombol search
Jika list voucher sudah keluar, bisa langsung dilakukan pemilihan: - option receive yang artinya diterima dan akan diproses - option reject yang berarti ditolak dan tidak akan diproses yang mengakibatkan voucher ini tidak dilanjutkan prosesnya, - option return yang artinya voucher dikembalikan ke pihak pembuat untuk dilakukan pembenaran atau edit - option recover untuk mengembalikan vouher ke proses sebelumnya setelah salah satu option tersebut dipilih bisa dilakukan save untuk men submit pilihan tersebut terhadap voucher yang diingikan. b. Get from AR Menu ini akan menampilkan halaman yang dapat digunakan untuk melakukan penarikan data AR yang akan langsung berbentuk sebagai data voucher. Untuk mencari data AR bisa menggunakan nomor invoice yang dimasukkan ke dalam textbox yang usdah disediakan atau dengan menekan tombol search. Dengan menekan tombol search maka program akan menampilkan semua invoice yang masih outstanding.
Setelah list data tampil makas bisa dipilih nomor invoice yang akan dijadikan voucher dengan menekan tombol get voucher. Dan selanjutnya akan langsung ter generate data voucher dari AR tersebut.
Setelah data tampil dan disesuaikan dengan kebutuhan pembuatan voucher maka bisa disimpan dengan menekan tombol save voucher. c. Entry Voucher Fin Halaman ini digunakan untuk melakukan pembuatan voucher-voucher internal finance, voucher-voucher ini tidak melalui proses di accounting departemen dan departemen lain, voucher ini hanya berjalan di lingkup internal finance.
Cara entry voucher ini sama dengan cara entry voucher header tetapi akan langsung muncul halaman codering coa(chart of account) namun hanya coa-coa tertentu yang akan tampil pada halaman ini (hanya coa yang digunakan pihak finance) Setelah semua data dimasukkan bisa disimpan dengan tombol save untuk selanjutnya di print sebagai voucher fisik d. Print Voucher Fin Menu ini menampilkan halaman untuk melakukan print voucher-voucher internal finance. Voucher bisa dicari dengan nomor voucher atau smua departemen finance (jika cek bok all), jika cek bok all di remark maka yang akan tampil hanya voucher milik user yang login saat itu.
Fisik yang ditampilkan berbeda dengan voucher departemen lain karena detail voucher (data codering coa) e. Edit Voucher Fin Menu ini akan menampilkan halaman edit voucher-voucher finance, halaman ini digunakan ketika voucher finance yang sudah disave akan dirubah datanya.
Setelah di search berdasarkan nama departemen atau berdasarkan nomor voucher maka bisa di klik tombol edit pada voucher tertentu dan akan muncul data voucher yang sudah dientry dan bisa dilakukan edit pada halaman dibawah ini :
Setelah muncul halaman diatas, maka dapat diedit sesuai kebutuhan baik header maupun detailnnya kemudian selanjutnya dapat diprint untuk proses selanjutnya.
f. Upload to Cashbank (CBHO) Menu ini menampilkan halaman untuk melakukan upload data voucher dengan tipe non 3 dan 4 ke kasbank program untuk dilakukan proses banking. Voucher yang tampil pada halaman ini adalah voucher yang sudah di receive finance. Pencarian bisa ditampilkan beerdasar nomor voucher atau seluruh data departemen tertentu.
Setelah data tampil bisa di remark pada kolom upload dan tekan tombol upload untuk upload ke kasbank, selanjutnya data voucher akan masuk ke program kasbank dan mendapatkan nomor proforma contoh : PROF8001402. voucher akan hilang dari list. g. Cancel upload Proforma Halaman ini untuk membuka kembali voucher yang sudah diupload ke proforma untuk dapat dilakukan edit oleh acounting atau finance dept. Pencarian voucher dilakukan dengan memasukkan nomor voucher dan nomor proforma yang sudah didapat voucher tersebut.
Setelah diedit voucher dapat di upload lagi tetapi akan mendapatkan nomor proforma baru.
- end -
