MANUAL BOOK APLIKASI COMPLETE MEDICAL SOFTWARE MANAGEMENT (CMSM)
MODUL KASIR
2014
www.sistemrumahsakit.com
DAFTAR ISI
A.
MENU PEMBAYARAN ............................................................................................................ 4 Sub-menu Kunjungan Hari Ini ............................................................................................ 5 Sub-menu UBL (Uang Belum Lunas) ................................................................................... 6 Sub-menu Transaksi Sebelumnya .................................................................................... 14 Sub-menu Merge Kuitansi ............................................................................................... 15 Sub-menu Setting ............................................................................................................ 16 B. MENU DEPOSIT PASIEN ....................................................................................................... 17 C. MENU ANGSURAN .............................................................................................................. 18 D. MENU RETUR PASIEN .......................................................................................................... 21 E. MENU TRANSAKSI PASIEN PENJAMIN .................................................................................. 23 F. MENU CARI PASIEN ............................................................................................................. 25 G. MENU LAPORAN ................................................................................................................. 28 1. Sub-menu Laporan Harian ............................................................................................... 28 2. Sub-menu Rekonsiliasi ..................................................................................................... 33 3. Sub-menu Laporan Tagihan (by Pasien) ........................................................................... 34 4. Sub-menu Laporan Transaksi (by Dokter) ........................................................................ 35 5. Sub-menu Laporan Transaksi (by Group) ......................................................................... 36 6. Sub-menu Laporan Transaksi Rincian............................................................................... 37 7. Sub-menu Laporan UBL (Uang Belum Lunas) ................................................................... 38 H. MENU SET HARGA ............................................................................................................... 39 1. Sub-menu Tarif Basic ....................................................................................................... 39 2. Sub-menu Tarif Bertingkat ............................................................................................... 40 3. Sub-menu Tarif Paket ...................................................................................................... 42 4. Sub-menu Default Tarif Bertingkat di Rawat Inap ............................................................ 43 5. Sub-menu Info Detail Paket ............................................................................................. 43 6. Sub-menu Tarif Laboratorium.......................................................................................... 44 7. Sub-menu Tarif Radiologi ................................................................................................ 45 8. Sub-menu Diagnose Based Pricing ................................................................................... 46 I. MENU DAFTAR HARGA ........................................................................................................ 47 1. 2. 3. 4. 5.
Page | 2
MANUAL BOOK APLIKASI COMPLETE MEDICAL SOFTWARE MANAGEMENT (CMSM) MODUL KASIR Modul Kasir terdiri atas 10 (sepuluh) Menu yaitu : 1. Menu Pembayaran 2. Menu Deposit Pasien 3. Menu Angsuran 4. Menu Retur Pasien 5. Menu Transaksi Pasien Penjamin 6. Menu Cari Pasien 7. Menu Laporan 8. Menu Set Harga 9. Menu Daftar Harga 10. SQL Script
Masukkan User ID dan Password, kemudian klik OK
Page | 3
A. MENU PEMBAYARAN Lembar kerja pertama ini berisi tentang seluruh aktifitas transaksi yang berhubungan dengan pasien. Tampilan utama pada lembar kerja ini seperti gambar di bawah ini :
Menu Pembayaran terdiri atas 4 Sub-menu, yaitu: 1. Sub-menu Kunjungan Hari Ini Fitur ini untuk menampilkan semua transaksi pasien atas Kunjungan Hari Ini, atau berdasarkan pilihan tampilan Rawat Jalan atau Rawat Inap, maupun per Unit pelayanan. 2. Sub-menu UBL (Uang Belum Lunas) Fitur ini untuk menampilkan semua transaksi pembayaran pasien yang belum dilunasi, atau berdasarkan pilihan tampilan Rawat Jalan atau Rawat Inap, maupun per Unit pelayanan. 3. Sub-menu Transaksi Sebelumnya Fitur ini untuk menampilkan transaksi billing pasien tertentu yang telah dilakukan sebelumnya 4. Sub-menu Merge Kuitansi Fitur ini untuk menggabungkan beberapa kuitansi pembayaran menjadi 1 (satu) kuitansi pembayaran. 5. Sub-menu Setting Fitur ini digunakan untuk melakukan pengaturan transaksi kasir, antara lain: pengaturan ukuran kertas Nota/Kuitansi, pencantuman Nama institusi pada header kuitansi, pengaturan limit diskon yang diberikan, penampilan text uang dibayar dan kembaliannya pada kuitansi/invoice, dll.
Page | 4
1. Sub-menu Kunjungan Hari Ini Langkah – langkah dalam menjalankan lembar kerja ini ialah : a. Inputkan No. RM pasien, kemudian klik tombol Play ().
b. Maka akan muncul tampilan sebagai berikut:
Page | 5
c. Atau dengan klik Tab Kunjungan Hari Ini, aktifkan fitur dengan memberikan tanda centang pada Option. Pilih tampilan yang dikehendaki atau ketik nama pasien pada kolom Cari Nama, klik Cari/Refresh seperti gambar di bawah ini :
2. Sub-menu UBL (Uang Belum Lunas) Sub-menu ini biasa digunakan sehari-hari oleh Kasir untuk melayani pembayaran pasien rawat jalan maupun rawat inap. a. Beri tanda centang pada Tagihan untuk mengaktifkan fitur ini
Page | 6
b. Klik Refresh, maka akan tampil billing pasien yang belum lunas.
c. Double klik pada baris Nama pasien yang dikehendaki, maka rincian billing pasien tersebut akan tampil sebagai berikut:
Page | 7
d. Lengkapi variable pasien (Jenis Perawatan, Jenis Pasien, Penjamin, dan Kelas/Tarif) dengan klik combo button pilihan yang dikehendaki pada kolom sebelah kiri.
e. Apabila diperlukan penambahan transaksi billing pasien, dapat dilakukan transaksi secara manual dengan menggunakan fitur pada kolom sebelah kiri bawah (Fitur ini mungkin dinonaktifkan melalui Modul Administrator). Pilih Poli/Unit/Departemen, Dokter/staf pelaksana, Nama Tindakan/Tagihan, ketik nominal billing transaksi yang dikehendaki pada kolom Tarif, klik Tambah.
Page | 8
f.
Pilihlah cara pembayaran Cash, Credit Card, Debit Card atau Credit (piutang Penjamin).
g. Masukkan jumlah uang yang dibayarkan oleh pasien pada kolom Bayar, maka akan muncul nominal uang Kembalian.
Page | 9
h. Apabila pasien melakukan pembayaran menggunakan lebih dari 1 cara pembayaran, beri tanda centang pada Multipayment, maka akan muncul tampilan sebagai berikut:
i.
Klik pesan Untuk Multipayment maka Nilai Bayar akan di-nol-kan, pilih cara bayar dengan klik combo button. j. Tombol Tutup Sementara untuk membatalkan transaksi pembayaran k. Tombol Hapus Item digunakan untuk menghapus transaksi billing yang dikehendaki. Fitur ini mungkin dinonaktifkan melalui Modul Administrator. l. Apabila pasien sudah menyerahkan uang pembayaran, klik Bayar, maka akan muncul pesan berikut:
m. Klik OK, maka akan muncul tampilan Nota Rincian berikut:
n. Klik Cetak untuk mencetak Nota Rincian tersebut.
Page | 10
o. Tombol Posting Piutang digunakan apabila biaya pengobatan pasien ditanggung oleh perusahaan/lembaga. Setelah klik pada tombol tersebut, maka akan muncul tampilan Rincian Tagihan seperti di bawah ini. Klik Cetak untuk melakukan pencetakan Rincian Tagihan tersebut dan dikirimkan kepada Penjamin
p. Tombol Exclude digunakan memisahkan sementara transaksi dari billing pasien yang hendak dicetak. Transaksi yang dipisahkan tidak terhapus dari database, sehingga dapat dipanggil kembali. Pilih transaksi yang hendak dipisahkan, klik tombol Exclude, maka transaksi tersebut akan hilang dari tampilan.
Page | 11
q. Untuk pengaturan urutan tampilan transaksi dapat digunakan tombol naik dan turun. Pilih transaksi yang dikehendaki, klik tombol naik atau turun untuk pengaturan tampilan.
r.
Untuk melakukan penambahan atau pengurangan dari billing pasien, pilih Tab Transaksi Lainnya. Klik pada pilihan Potongan, Gratis, atau Charge Tambahan Lainnya. Fitur ini mungkin dinonaktifkan melalui Modul Administrator.
Page | 12
s. Klik pada item transaksi yang dikehendaki, pilihlah variabel yang dikehendaki untuk Jenis Potongan, Besar Potongan (nilai rupiah atau prosentase), Uraian Potongan, dan Kategori Poli/Unit/Dept., kemudian klik Tambah Potongan
t.
Klik pilihan Gratis untuk menggratiskan item transaksi tertentu (misalnya honor dokter), klik pada item transaksi yang hendak digratiskan, kemudian klik Gratis, maka akan muncul keterangan Gratis pada item tersebut.
Page | 13
u. Klik pilihan Charge Tambahan Lainnya untuk menambahkan tambahan transaksi administrasi. Ketik nilai prosentase yang dikehendaki, klik Tambah, maka akan muncul transaksi tambahan administrasi seperti yang dikehendaki.
3. Sub-menu Transaksi Sebelumnya Fitur ini digunakan untuk menampilkan transaksi pasien sebelumnya. a. Ketik Nama Pasien atau No. RM, klik Cari, maka akan muncul tampil sebagai berikut:
Page | 14
b. Klik Tampilkan, atau double klik pada baris transaksi, maka akan berpindah ke Submenu UBL untuk dilakukan pembayaran oleh pasien. Proses selanjutnya lihat pada Sub-menu UBL
4. Sub-menu Merge Kuitansi Fitur ini digunakan untuk menggabungkan beberapa kuitansi. a. Ketik No. Kuitansi, klik Tambah ke List
Page | 15
b. Setelah beberapa kuitansi yang dikehendaki ditambahkan ke dalam list, ketik kolom Terima dari dan Untuk. Kemudian klik Cetak Kuitansi.
5. Sub-menu Setting a. Pilihlah Header Text Kwitansi/Invoice, Tanda Copy pada Kwitansi, Font Name, dan Font Size dengan klik combo button masing-masing.
Page | 16
b. Untuk melakukan perubahan pada fitur yang tersedia, beri tanda centang dengan klik Ubah Setting, maka fitur akan diaktifkan. Centang masing-masing variable setting untuk mengaktifkan, klik combo button untuk melakukan pilihan.
B. MENU DEPOSIT PASIEN Fitur ini digunakan untuk melakukan transaksi pembayaran Uang Muka pasien. 1. Ketik No.RM pasien, klik OK, maka tombol Bayar + Cetak Kwitansi akan diaktifkan.
Page | 17
2. Lengkapi dengan mengetikkan Telah Terima Dari, Untuk Deposit, Uang Sejumlah, dan Keterangan, klik combo button Jenis Bayar, kemudian klik Bayar + Cetak Kwitansi.
3. Apabila menghendaki pencetakan ulang kwitansi, klik Cetak Ulang Kwitansi, berdasarkan setting penanda Kwitansi Copy pada Sub-menu Setting.
C. MENU ANGSURAN Form ini bisa meringankan pasien karena pasien bisa membayar dengan cara mengangsur. Bentuk formnya seperti di bawah ini :
Page | 18
Berikut langkah – langkah yang harus dilakukan dalam mendepositkan uang pasien : 1. Inputkan No. RM pasien, klik Refresh, maka akan muncul nama pasien
2. Double klik baris pasien yang dikehendaki, maka akan muncul rincian billing transaksi.
Page | 19
3. Ketik nominal Angsuran, pilih dengan klik combo button Cara Bayar, kemudian klik Bayar Sekarang, maka akan muncul preview Kwitansi Angsuran.
4. Jika pasien sudah menyelesaikan semua pembayaran kita bisa menekan tombol Posting Angsuran Lunas.
Page | 20
D. MENU RETUR PASIEN Fitur ini untuk melakukan transaksi retur (pengembalian) barang/ jasa yang sudah tercetak kartu kwitansi/ invoicenya. Tampilan form retur adalah seperti gambar di bawah ini :
Tahapan untuk melakukan transaksi retur yaitu : 1. Pilih jenis transaksi dengan klik combo button Jenis Transaksi.
Page | 21
2. Inputkan No. Kwitansi/Invoice di field No. Ref Kwitansi/Reg, klik Load Transaksi.
3. Maka akan muncul rincian barang/jasa yang tercatat dalam transaksi
Page | 22
4. Inputkan Uraian Retur (Penyebab direturnya item tersebut) dan Penerima. Pilih item yang akan diretur pada list barang yang terdapat pada kwitasi transaksi, Jumlah dan Harga Untuk Retur ketik Tambah Retur.
5. Tekan tombol Hapus Retur Item untuk menghapus item yang akan diretur. 6. Tekan tombol Simpan Retur, jika item yang diretur sudah dimasukkan ke dalam list barang yang akan diretur. 7. Tekan tombol Selesai untuk mengakhiri transaksi retur.
E. MENU TRANSAKSI PASIEN PENJAMIN Fitur ini digunakan untuk mencetak tagihan untuk pasien yang dijamin oleh Penjamin.
Page | 23
1. Masukkan No. Invoice, klik Load, maka akan muncul billing pasien Penjamin
2. Masukkan nama penerima pada kolom Terima Dari dan Untuk Pembayaran. Pilih Tanda Copy pada Kwitansi dengan klik combo button untuk pencetakan salinan kwitansi.
Page | 24
3. Klik Cetak untuk melakukan pencetakan. Klik Selesai untuk membatalkan transaksi.
F. MENU CARI PASIEN Lembar kerja ini digunakan untuk mencari data pasien, ada beberapa parameter yang bisa digunakan untuk mencari data pasien secara lebih detail. Tampilan dari form cari pasien seperti di bawah ini :
Page | 25
Langkah – langkah dalam pencarian data pasien yaitu : 1. Klik combo button Status Berkas untuk mengetahui status data pasien.
2. Ada empat kategori yang bisa digunakan untuk mencari data pasien secara lebih detail. empat kategori tersebut ialah No. RM, Nama, Tanggal Lahir dan Telpon. Klik Cari.
Page | 26
3. Atau menggunakan tiga kategori di atas secara bersamaan, dengan mengetikkannya secara manual. Beri tanda centang pada Gunakan opsi pencarian beberapa atribut, untuk mengaktifkan fitur ini.
4. Apabila parameter pencarian sudah diinputkan tekan tombol Cari.
5. Klik tombol Cetak untuk mencetak data pasien.
Page | 27
G. MENU LAPORAN Menu ini untuk menampilkan berbagai Laporan transaksi keuangan, terdiri atas 7 Sub-menu: 1. Sub-menu Laporan harian 2. Sub-menu Rekonsiliasi 3. Sub-menu Laporan Tagihan (by Pasien) 4. Sub-menu Laporan Transkasi (by Dokter) 5. Sub-menu Laporan Transaksi (by Group) 6. Sub-menu Lapotan Transaksi Rincian 7. Sub-menu Lapotan UBL (Uang Belum Lunas)
1. Sub-menu Laporan Harian a. Inputkan nama pasien di field Cari Nama Pasien.
Page | 28
b. Masukkan periode tanggal yang ingin dicari, klik combo button Mulai Tgl dan Sampai Tgl dan juga Waktu.
c. Inputkan user karyawan yang melakukan transaksi bila diperlukan, inputkan di field User Staff ID.
Page | 29
d. Pilih jenis perawatan yang akan dicari, dengan meng-klik combo button Perawatan.
e. Klik combo button Poli/Unit/ Dept., jika ingin mengetahui data transaksi di setiap poli.
Page | 30
f.
Klik combo button Jenis Pasien untuk mencari apakan pasien tersebut berkategori umum atau tidak.
g. Untuk pencarian data transaksi mulai dari langkah pertama sampai dengan langkah ke tujuh, tidak harus semuanya diisi. Isi parameter pencarian yang sesuai dengan kebutuhan saja. Setelah parameter pencarian ditentukan, klik tombol OK untuk menampilkan data transaksi yang dimaksud.
Page | 31
h. Klik tombol Cetak, untuk mencetak laporan transaksi.
i.
Untuk membatalkan transaksi yang sudah ter-record, klik tombol Batalkan Transaksi.
Page | 32
2. Sub-menu Rekonsiliasi Fitur ini digunakan untuk a. Pilih Periode tanggal yang dikehendaki
b. Masukkan User ID, klik OK.
Page | 33
3. Sub-menu Laporan Tagihan (by Pasien) Fitur ini untuk menampilkan Laporan Tagihan pasien tertentu. a. Inputkan No RM, lalu klik Load.
b. Klik Tambahkan Invoice pada List Tagihan.
Page | 34
c. Maka akan muncul tampilan sebagai berikut. Klik Cetak.
4. Sub-menu Laporan Transaksi (by Dokter) Fitur ini digunakan untuk menampilkan transaksi berdasarkan dokter a. Pilih Poli/Unit/Dept., nama Dokter, Periode, dan R.Inap/R.Jalan, klik OK.
Page | 35
b. Maka akan muncul tampilan sebagai berikut, klik Cetak.
5. Sub-menu Laporan Transaksi (by Group)
Page | 36
6. Sub-menu Laporan Transaksi Rincian Fitur ini digunakan untuk melihat tampilan rincian transaksi berdasarkan Periode, item tarif/tindakan. a. Pilih Periode dan ketik item transaksi yang dikehendaki, klik OK.
b. Maka akan muncul tampilan sebagai berikut:
Page | 37
7. Sub-menu Laporan UBL (Uang Belum Lunas) Fitur ini digunakan untuk menampilkan semua transaksi yang belum dilunasi oleh pasien. a. Pilih Periode yang dikehendaki, klik OK.
b. Maka akan muncul tampilan sebagai berikut:
Page | 38
H. MENU SET HARGA Lembar kerja ini digunakan untuk mensetting harga layanan yang ditawarkan rumah sakit kepada pasien. Berikut tampilan utama dari form set harga. Ada tujuh menu di dalam det harga: 1. Sub-menu Tarif Basic 2. Sub-menu Tarif Bertingkat 3. Sub-menu Tarif Paket 4. Sub-menu Default Tarif Bertingkat di Rawat Inap 5. Sub-menu Info Detail Paket 6. Sub-menu Tarif Laboratorium 7. Sub-menu Tarif Radiologi 8. Sub-menu Diagnose Based Pricing
1. Sub-menu Tarif Basic Fitur ini untuk melihat tampilan Tarif Basic, dimana penetapan tarif tidak dibedakan berdasarkan kelas kamar pasien.
a. Untuk mempermudah pencarian, ketik item tarif yang dikehendaki atau klik combo button Tampilkan di Poli/Unit, klik Cari/Refresh, maka akan muncul tampilan sebagai berikut
Page | 39
2. Sub-menu Tarif Bertingkat Fitur ini digunakan untuk pengaturan tarif berdasarkan kelas kamar pasien. Sistem akan mengatur secara otomatis, tarif pelayanan rawat jalan berdasarkan Tarif Kelas 3. a. Cari Tampilkan/Unit/Dept dengan menggunakan combo button
Page | 40
b. Klik Cari/Refresh, maka akan muncul tarif Radiologi.
c. Untuk mengedit, klik pada item tarif yang dikehendaki, kemudian ketik koreksi yang dikehendaki.
Page | 41
3. Sub-menu Tarif Paket Ada dua kolom di Sub-menu Tarif Paket a. Untuk mencari Daftar Harga Paket dengan cara menombol Refresh maka akan keluar di kolom atas
b. Untuk menambahkan Tarif Paket baru, inputkan Nama Paket. Contoh kita inputkan Paket Detail. Pilih Auto Registrasi di poli dengan menggunakan combo button
c. Input Laboratorium, Radiologi, Poli/Unit dengan combo button
Page | 42
4. Sub-menu Default Tarif Bertingkat di Rawat Inap Fitur ini digunakan untuk pengaturan tarif pelayanan di Rawat Inap. Beri tanda centang untuk Kunci (Lock) opsi Kelas/Group pada Modul Rawat Inap. Jika fitur ini diaktifkan maka Rawat Inap tidak dapat memilih Kelas/Group Tarif secara bebas. Kelas/Group tarif pelayanan pasien ditentukan berdasarkan kelas kamar yang ditempati pasien.
5. Sub-menu Info Detail Paket
Page | 43
6. Sub-menu Tarif Laboratorium Menu ini untuk melihat tarif Laboratorium a. Untuk mempermudah pencarian, klik combo button Bidang, atau dengan mengetik nama Pemeriksaan
b. Klik Cari/Refresh, maka akan muncul tampilan sebagai berikut
Page | 44
c. Untuk mengedit tarif, klik pada kolom yang hendak diubah, ketikkan perubahaan yang dikehendaki, kemudian tekan tombol Enter pada keyboard.
7. Sub-menu Tarif Radiologi Menu ini untuk melihat Tarif yang ada di Radiologi
Page | 45
a. Untuk mengedit tarif, klik pada kolom yang hendak diubah, ketikkan perubahaan yang dikehendaki, kemudian tekan tombol Enter pada keyboard.
8. Sub-menu Diagnose Based Pricing Fitur ini digunakan untuk menampilkan Tarif berdasarkan diagnosis pasien, biasanya digunakan untuk pasien peserta BPJS (Badan Pengelola Jaminan Sosial) Kesehatan. Pengaturan tarif ini dilakukan melalui Modul Akuntansi, berdasarkan tarif INA-CBG (Indonesian Case Based Group).
Page | 46
Pilih Nama Pentarifan yang dikehendaki, klik Cari/Refresh, maka akan muncul tampilan berikut:
I. MENU DAFTAR HARGA Form ini digunakan untuk melihat daftar tarif setiap pelayanan yang ada di semua poli atau department. Berikut tampilan utama pada form daftar harga : 1. Untuk mencari daftar tarif di poli umum, klik combo button Poli/ Unit.
Page | 47
2. Klik tombol Cetak untuk mencetak daftar harga (tarif).
3. Klik tombol Master Harga Apotek, maka akan muncul tampilan berikut
4. Klik combo button Pencarian, pilih kategori tampilan harga obat yang dikehendaki, berdasarkan Nama, Generik, Principal, atau Jenis obat, klik tombol kaca pembesar. Atau dapat diinputkan item nama obatnya untuk menampilkan harga obat tersebut.
Page | 48
5. Klik tombol kaca pembesar, maka akan muncul tampilan harga obat yang dikehendaki
Page | 49
