Manifest Denkkracht in rolinnovatie!

Manifest Denkkracht in rolinnovatie!

Manifest Denkkracht in rolinnovatie! Dit Manifest is aangeboden aan vertegenwoordigers van het Nederlands Genootschap van Burgemeesters, de Wethoudersvereniging, de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden, de Vereniging van Griffiers en het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties op 11 september 2015 tijdens het VGS Congres in Ulft. Vereniging van Gemeentesecretarissen Directeuren Netwerk Achterhoek

2

3

Ulft, 11 september 2015

Graag bieden de 160 deelnemers aan het VGS-congres 2015 u dit Manifest aan. Het is de fysieke uitkomst van een dag intensief samenwerken, die veel nieuwe inzichten heeft opgeleverd en daarmee aanknopingspunten om het vak van gemeentesecretaris te innoveren. Natuurlijk is dit Manifest niet dé mening van dé gemeentesecretarissen, maar het geeft wel een goed beeld van wat er leeft in deze beroepsgroep.

Inhoud Inleiding 4 Eén beroep, elf rollen 5 Conclusies Resultaten per rol De orde van Aphrodite De orde van Apollo De orde van Ares De orde van Athena De orde van Demeter De orde van Dyonisos De orde van Hera De orde van Hermes De orde van Hestia De orde van Pan De orde van Zeus

6

8 10 12 14 16 18 20 22 24 26 28

We nemen u mee in wat wij, gemeentesecretarissen, ervaren in onze dagelijkse praktijk en geven aan hoe wij ons beroep verder willen ontwikkelen. Wat is uw visie op onze bevindingen? Bent u bereid om samen met ons op te trekken en de veranderingen door te voeren die wij nodig achten? Wij hebben ons tijdens het congres vol overgave gestort op het gedetailleerd onderzoeken en beschrijven van de verschillende rollen die een gemeentesecretaris tegenwoordig vervult. Wij zijn zowel directeur, dienstverlener als strategisch adviseur. Een uitdagende combinatie die vele rollen omvat, maar hoe combineren wij die optimaal in een steeds veranderende omgeving? Wie of wat is nodig om in elke rol voluit te presteren? Waar bevinden zich valkuilen en struikelblokken? In de hectiek van alledag hebben gemeentesecretarissen weinig tijd om daarop te reflecteren. Het congres bood ons de gelegenheid om een nieuw licht op ons complexe werk te laten schijnen en stappen voorwaarts te zetten om dit zo optimaal mogelijk ten uitvoer te brengen. Kortom, om onszelf en onze collega’s in onze toekomstkracht te zetten. Wij hopen dat u ons daarbij de hand reikt! Arne van Hout

Bijlage De elf goden en godinnen nader bekeken 30 voorzitter Directeuren Netwerk Achterhoek

4

5

Gemeentesecretaris: één beroep, elf rollen De ideale gemeentesecretaris is een leider die zich ook laat leiden, een verbinder die soms in zijn eentje als strateeg opereert, een mediator die boven de partijen staat, een boegbeeld voor de ambtelijke organisatie, een bron van kennis en inzicht en een enthousiaste aanjager. Hij of zij gaat binnen de kaders de strijd aan, maar biedt ook een wijs en luisterend oor, loopt voor de troepen uit maar bewaart achter de schermen het overzicht, maakt mensen warm voor zijn of haar plannen, maar straalt ook rust uit en weet partijen te verbinden. Geen wonder dat gemeentesecretarissen wel eens het gevoel hebben op de ‘hotseat’ te zitten. Zij worden soms gedwongen rollen te vervullen waarop ze eigenlijk niet zijn voorbereid.

Mythe en rol

Onszelf ontwikkelen

Dit deed ons, de organisatoren van het congres, denken aan de mythologische figuur Icarus, die zich op risicovolle wijze met zelfgemaakte, wassen vleugels tussen twee uitersten begeeft. Ook de overige, rijke verhalen uit de Griekse mythologie kunnen symbool staan voor de archetypische rollen die een gemeentesecretaris in de praktijk vervult. De Griekse mythologie biedt bij uitstek een kader om deze rollen op een verfrissende wijze te onderzoeken. Subtiel komen in de karakterbeschrijvingen van de goden en godinnen uit de oudheid allerlei aspecten van het beroep aan bod. Deze psychologische inzichten bieden ook vandaag een leidraad voor het professionele doen en laten, de keuzes die daarin mogelijk zijn en de voorwaarden waaraan voldaan moet zijn om als gemeentesecretaris optimaal te functioneren.

Wij verplichten onszelf om onze functie verder te ontwikkelen door steeds beter aan te sluiten bij de behoeften van de samenleving en het bestuur. Over deze doorontwikkeling gaan wij het gesprek aan met de partijen tot wie dit Manifest zich richt.

Geheim genootschap Tijdens het congres verkeerden wij in de unieke situatie dat een groot deel van deze gevleugelde vakmannen en -vrouwen bijeen waren om hun professionele situatie te bespreken en samen aan de slag te gaan om hun beroep te innoveren. Dit riep de associatie op met een ‘geheim genootschap’, uiteraard met een knipoog, maar ook met een serieuze ondertoon. De leden van een geheim genootschap zetten zich immers eensgezind in om samen iets moois teweeg te brengen en hieraan handen en voeten te geven. Het gevoel bij een groep te horen en verbonden te zijn met collega’s uit het hele land werkte versterkend. Het uitwisselen van ervaringen bood een kostbare kans om elkaar als collega’s te ondersteunen en samen de rol van gemeentesecretaris te verrijken. We hopen dat ook lezers, c.q. gemeentesecretarissen die niet bij het congres aanwezig waren, geïnspireerd raken bij het lezen van onze bevindingen.

6

Conclusies

Intervisie Er is een grote behoefte aan intervisie in verschillende vormen tussen gemeentesecretarissen om ervaringen te delen en van elkaar te leren. De VGS kan hierin een goede rol spelen.

Stevige banden Van burgemeesters, wethouders, raadsleden en griffiers vragen wij om een sfeer van ontspannen gesprek met de gemeentesecretaris. De contacten tussen al deze partijen en de gemeentelijke organisatie mogen direct zijn om elkaar te blijven informeren en te voorzien van constructieve reflectie.

Steun en vrijheid Van met name burgemeesters, maar ook van wethouders, vragen wij steun en vrijheid. De rol van de gemeentesecretaris verandert. Dit houdt onder meer in dat de rol steeds meer publiek en soms zelfs ongewild politiek wordt. Om professioneel ons vak te kunnen blijven uitoefenen, is het essentieel dat burgemeester en wethouders ons steunen en ons vrijlaten in het uitvoeren van onze taak.

Duidelijke positionering Wij streven naar een duidelijke positionering van de gemeentesecretaris. Dit betekent een versterking van de positie van de gemeentesecretaris. Dit doen wij in goed overleg met de burgemeesters, wethouders en griffiers.

Gemeentesecretaris uit de politiek Van raadsleden en griffiers vragen wij om de gemeentesecretaris uit de politieke discussies te houden en deze functie ook niet als politiek te bejegenen.

7

De orde van Aphrodite – de rol van vertrouwenspersoon

Wat heb je van anderen nodig?

,

Leden van de Orde van Aphrodite zijn in staat om de (soms pijnlijke) problemen van anderen te verlichten. In deze rol excelleert een gemeentesecretaris in het persoonlijke gesprek; hij/zij staat midden in de organisatie. Als vertrouwenspersoon is hij/zij eerlijk, integer, geeft en verdient vertrouwen, creëert veiligheid, let op discretie, toont verantwoordelijkheid en zorgt voor openheid.

n VGS

Hoe ziet de rol van vertrouwenspersoon er in de praktijk uit? Denk aan taken, situatie(s) en praktijkvoorbeelden

• Als vertrouwenspersoon de rol van belangrijke informant krijgen bij de aanstelling van burgemeesters.

De rol van vertrouwenspersoon past meer in het bestuurlijke domein dan in dat van algemeen directeur. De vertrouwenspersoon handelt integer en herkent wanneer zijn rol aan de orde is. Hij of zij schenkt vertrouwen en gaat zorgvuldig om met persoonlijke relaties. Alles is bespreekbaar. Hij of zij geeft eerlijke feedback en is onafhankelijk. Een relationele match met burgemeester en college is eveneens belangrijk: nabijheid met het college zoeken, verbinding maken, een klankbord voor bestuurders zijn en vertrouwen organiseren.

In welke situatie heb je deze rol nodig en wanneer juist niet? Bij conflicten tussen bestuurders en medewerkers, bij integriteitsvraagstukken en bij emotiemanagement is de rol van vertrouwenspersoon aan de orde. Met daarbij de nuance: Zorg dat je onafhankelijk bent en blijft, ga niet zelf oplossen. Leer signalen herkennen om op tijd de rol te pakken. Wees open en geef aan dat je alles met de burgemeester deelt.

8

Wat houdt je tegen om deze rol te nemen? Dat de rol situationeel is en dat het vooral gaat om op tijd signalen te herkennen. Signalen die zich richten op de persoon (roddelen, achterklap) kunnen reden zijn om deze rol niet te pakken en in de directeursrol te blijven. Dit geldt ook bij vragen van de raad naar het functioneren van een wethouder of medewerker.

Wat kun je zelf doen om deze rol beter te nemen?

• Intervisie (zoals bij het VGS-congres in een workshop); zo kun je veel leren van elkaar.

n BZK

n Burgemeesters • Bij conflictrijke situaties begrip van burgemeesters en/of wethouders.

n Wethouders • Zie burgemeesters

Kies als gemeentesecretaris de zakelijke benadering. Zorg dat je altijd beschikbaar bent voor een gesprek. Organiseer teamdagen. Durf ook weerwoord te geven en stel je kwetsbaar op. Probeer het ‘kleiner’ te maken, denk oplossingsgericht en relativeer. Kies als algemeen directeur voor de persoonlijke benadering maar houd wel afstand. Wees benaderbaar en zie de totale mens. Wees een luisterend oor en toon je kwetsbaarheid. Zorg dat je onafhankelijk blijft en geef in beide rollen feedback.

9

De orde van Apollo – de rol van entrepreneur


Leden van de orde van Apollo handelen vanuit hun opgedane kennis en ervaring. In deze rol kijkt een gemeentesecretaris vooruit en is hij/zij bereid nieuwe paden in te slaan en hierbij vooruitstrevend te handelen.

n VGS

Hoe ziet de rol van entrepreneur er in de praktijk uit? Denk aan taken, situatie(s) en praktijkvoorbeelden.

Wat houdt je tegen om deze rol te nemen?

n BZK

De overtuiging ‘ik (de organisatie) kan het niet waarmaken’, dus bij een gebrek aan vertrouwen in de capaciteit en kennis van medewerkers; de opvatting ‘dat is mijn rol niet, ik kan dat niet’, of ‘het gaat niet om mij’ (bescheidenheid). De wens van maximaal draagvlak (ook politiek) en maximaal geïnformeerd zijn; te afwachtend zijn en de beslissing bij anderen laten.

• Reflectie en tegenspraak van externen (specialisten)

Dienstverlenend, gericht op innovatie, visie uitdragend, beslissend.

In welke situatie heb je deze rol nodig en wanneer juist niet? De rol is nodig bij politieke / maatschappelijke druk of in de situatie dat men in slaap is gedut en vanuit routine werkt; wanneer een actieve, vernieuwende koers nodig is; als er kansen voorbijkomen die van waarde zijn voor de organisatie. De rol is niet nodig bij een overkill aan beweging en chaos, wanneer in het college al ‘vijf’ visies strijden, als de organisatie zelf in staat is zaken op te lossen of als men (de organisatie) bang is zelf verantwoordelijkheid te nemen.

Wat kun je zelf doen om deze rol beter te nemen? Ken de cultuur van je klant en relaties, wees nieuwsgierig, stel open vragen en draag uit dat experimenteren en fouten maken mag. Creëer draagvlak bij politiek, bestuur en medewerkers; zorg voor gamechangers/cultuurdragers op sleutelposities. Sta open voor kritiek en zorg ook voor plezier, ‘fun’. ‘No guts no glory’: lef hebben en gewoon doen. Meedoen op de werkvloer en actief netwerken, ruimte creëren voor jezelf. Zorg voor ‘rolhygiëne’: blijf in je rol en wijs ook anderen hierop.

• Reflectie en tegenspraak van externen (specialisten)

n Burgemeesters • Een mening/standpunt van burgemeesters over in hoeverre een gemeentesecretaris zich in de samenleving moet begeven en zich moet profileren • Ruimte van bestuur (vrijheid, vertrouwen en tijd) • Politieke rugdekking van het college • Rolhygiëne: ‘Bemoei je met je eigen zaken’

n Wethouders • Een mening/standpunt van wethouders over in hoeverre een gemeentesecretaris zich in de samenleving moet begeven en zich moet profileren • Ruimte van bestuur (vrijheid, vertrouwen en tijd) • Politieke rugdekking van het college • Rolhygiëne: ‘bemoei je met je eigen zaken’ • Loyaliteit en solidariteit binnen de organisatie

n Raadsleden • Ruimte van bestuur (vrijheid, vertrouwen en tijd) • Rolhygiëne: ‘bemoei je met je eigen zaken’

10

11

De orde van Ares – de rol van ‘straatvechter’


Ares is de noodlottige aanstichter van de bloedige maar eervolle strijd, die zich met vreugde in de vijandelijke rijen stort en juicht bij het vallen van de verslagenen. Oorlogen ontstaan niet door Ares; hij komt pas in beeld als men al bezig is. Hoewel hij houdt van de bloedbaden, respecteert hij de regels. Leden van de orde van Ares durven te staan voor wat zij vinden en voegen de daad bij het woord. De regels zijn voor gemeentesecretarissen in deze rol het kader waarbinnen zij het gevecht met ‘hand en tand’ aangaan..

Steun en backup, bereidheid om op het goede moment de gelederen te sluiten.

n Burgemeesters • Onvoorwaardelijke steun en rugdekking

Hoe ziet de rol van straatvechter er in de praktijk uit? Denk aan taken, situatie(s) en praktijkvoorbeelden: De secretaris is geen ‘straat’-vechter. Als hij vecht, dan is dat altijd binnen de morele grenzen van zijn vak binnen een overheid. Hij/ zij vervult immers ook een voorbeeldfunctie in de samenleving en de organisatie.

12

Wat kun je zelf doen om deze rol beter te nemen? Het is belangrijk een goede strategie bepalen, zelf regie te pakken en steun te zoeken om uiteindelijk buiten het straatgevecht wél het probleem op te lossen.

n Raadsgriffiers • Investeer in de driehoek secretaris-burgemeester-griffier

n Raadsleden • Maak de secretaris geen onderdeel van het politieke spel

13

De orde van Athena – de rol van coach


Leden van de orde van Athena weten rust, overzicht en controle te houden. In deze rol geven gemeentesecretarissen vanuit wijsheid advies en begeleiden zij mensen in plaats van ze te sturen. Het ontbreekt hen daarbij niet aan een zekere strijdlust.

n VGS • Geef meer coaching en intervisie.

n Burgemeesters Hoe ziet de rol van coach er in de praktijk uit? Denk aan taken, situatie(s) en praktijkvoorbeelden. Een secretaris past zich aan de omgeving en situaties aan en coacht zijn/haar medewerkers op dezelfde manier. Is dit wel een succesvolle strategie als 20% per jaar zijn baan moet verlaten?

In welke situatie heb je deze rol nodig en wanneer juist niet? Je hebt hem voortdurend nodig maar in een politieke crisis niet; meng je dan niet in de politieke arena.

14


• Geef ruimte om gecoacht te worden.

Als het gemeentebestuur iets anders van je verlangt en stelt: “Wees braaf en geef pootjes”.

n Wethouders


• Professionaliseer de sollicitatieprocedure en sta open voor het geven en ontvangen van coaching

Het zit niet in structuur/bevoegdheden; je moet meer als strategisch procesregisseur/ secretaris de straat op. Ook letterlijk: maak contact met de samenleving.

n Raadsgriffiers • Pak een stevige rol in het coachen van de raad

n Raadsleden • Blijf investeren in de kwaliteit van raadsleden

15

De orde van Demeter – de rol van dirigent


Leden van de orde van Demeter weten vanuit een positie van overzicht en leiderschap het beste uit mensen naar voren te halen. In deze rol zorgen gemeentesecretarissen voor de middelen die mensen nodig hebben om te groeien en boven zichzelf uit te stijgen. Zij geven sturing waar nodig.

n VGS

Hoe ziet de rol van dirigent er in de praktijk uit? Denk aan taken, situatie(s) en praktijkvoorbeelden. Een dirigent is een verbinder, die het overzicht houdt en samenspel begeleidt. Hij geeft de gemeenschappelijke maat aan, stimuleert diverse melodieën (inspiratie) en creëert harmonie (afstemming). Het gaat er niet om hoe het orkest reageert op de dirigent, maar hoe de dirigent reageert op het orkest. Kortom; de primaire taak van een dirigent is niet om ten koste van alles op alles zijn eigen stempel te zetten, maar om te luisteren.

In welke situatie heb je deze rol nodig en wanneer juist niet? Een dirigent is degene die bezield leiding geeft vanuit een visie. Het orkest zijn de medewerkers of samenwerkingspartners die gezamenlijk een muziekstuk neerzetten. De rol van dirigent dient zodoende dagelijks te worden ingezet. Hij regisseert, bepaalt de spelregels en geeft tegelijkertijd vrijheid.

Wat houdt je tegen om deze rol te nemen? Wanneer iemand anders (bijvoorbeeld de gemeenteraad of het College) de rol van dirigent pakt, kan dit de gemeentesecretaris weerhouden van het vervullen van deze rol. Ook wanneer het vertrouwen weg is, ‘het orkest niet meespeelt’. Gemeentesecretarissen ervaren tevens ‘ ondeskundigheid binnen hun orkest’, zijn door arbeidsvoorwaarden (privileges) geboeid met soms - gezien de veranderopgave verminderd capabele medewerkers.

• Bewustwording creëren nieuwe rollen die gemeentesecretaris heeft, helpen in positionering (gebeurt al) • Serieuze gesprekpartner t.a.v. grote veranderopgaven, lobbyist voor de beroepsgroep (nieuwe rol)

n BZK • Erkenning van verantwoordelijkheid van gemeentesecretaris en dus de positie van gemeentesecretaris en VGS • Serieus nemen, uitnodigen tot gesprek, vooral t.a.v. grote veranderopgaven

n Burgemeesters Wat kun je zelf doen om deze rol beter te nemen? Kijk en luister welk repertoire gevraagd wordt. Toon je meesterschap (niet alleen deskundigheid), daarmee haal je het beste uit je mensen. Toon resultaten. Leg je hand in de rug van de organisatie, soms zacht (ik sta achter je), soms sturend.

• Meer samen optrekken (niveau burgemeestersgilde en VGS) • Gezamenlijke visie delen en uitdragen • Samen disbalans oplossen tussen politieke ambities en ambtelijk draagvermogen

n Wethouders • Dialoog tussen Wethoudersvereniging en VGS over nieuwe publieke rol van gemeentesecretaris (regionaal en maatschappelijk verbinder) en moderne rol van wethouder (die media aandacht nodig heeft)

n Raadsgriffiers • VGS kan griffiers helpen om verantwoordelijkheid te pakken om dialoog in gemeenteraad aan te gaan over de nieuwe rol van volksvertegenwoordiging en nieuwe vormen van democratisch systeem vinden (transitiemanager)

n Raadsleden • Reflectief naar eigen rol kijken, bestaande patronen durven loslaten en nieuwe wegen zoeken

16

17

De orde van Dionysos – de rol van mediator

Wat heb je van anderen nodig? (

Leden van de orde van Dionysos zijn in staat om vanuit waanzin en chaos orde te creëren. In deze rol weten gemeentesecretarissen van een crisis een kans te maken en laten zij zich niet snel uit het veld slaan. Vanuit hun enthousiasme en geestdrift zijn zij in staat om mensen achter zich te scharen en het werk gedaan te krijgen.

n VGS

Hoe ziet de rol van mediator er in de praktijk uit? Denk aan taken, situatie(s) en praktijkvoorbeelden: Een secretaris moet mediation-vaardigheden hebben. Maar de formele rol van mediator moet overgelaten worden aan onafhankelijke specialisten. Inzet van mediation-vaardigheden gebeurt op verschillende manieren, afhankelijk van de situatie en de persoonlijke kwaliteiten van die secretaris. De secretaris is een probleemoplosser, bruggenbouwer, oliemannetje, analist, vooruitdenker.

In welke situatie heb je deze rol nodig en wanneer juist niet? Eigenlijk zou het het best zijn als deze rol zo min mogelijk nodig is, maar tegelijkertijd is een secretaris er elke dag mee bezig. Tijdig inzicht in de stadia van conflictsituaties kan voorkomen dat iets escaleert en daarmee is inzet van de mediation-vaardigheden minder nodig.

18

We zien een trend dat het belang van de vaardigheden toeneemt o.a. door ontwikkeling in de relaties tussen de driehoek organisatie, bestuur en samenleving.

Wat houdt je tegen om deze rol te nemen? Secretarissen gebruiken deze vaardigheden elke dag. Maar dat is meestal niet expliciet. Optreden als mediator in een wat grotere situatie moet spaarzaam, alleen op speciaal verzoek, vooraf doordacht gebueren en moet bij de persoon van de secretaris passen. Pas op dat de secretaris zelf geen betrokkene wordt.

Twee dingen over mediation-vaardigheden: 1 Faciliteer het van elkaar leren. Intercollegiale intervisie op de mediation-vaardigheden (meester-gezel, rolwisselingen, games). 2 Kennis delen voor het onderscheiden van stadia van conflicten d.m.v. training en rollenspel. 3 Daarnaast is het belangrijk om discussie te organiseren met betrokken gremia over de complexere rol van de gemeentesecretaris tegen de achtergrond van een veranderende rechtspositie. Met name op de aspecten integriteit, cultuur, onafhankelijk ambtelijk advies.

n BZK

Deelname aan de onder punt 3 genoemde bijeenkomst.


n Burgemeesters

Zie hierboven. De secretaris moet deze rol niet nemen. Als dat wel aan de orde is, dan moet hij de BOB-methode gebruiken (beeldvorming, oordeelsvorming, besluitvorming).

Deelname aan de onder punt 3 genoemde bijeenkomst.

19

De orde van Hermes – de rol van trendwatcher


Leden van de orde van Hermes zijn op de hoogte van alle ontwikkelingen binnen hun vakgebied en kunnen deze vertalen naar nieuwe ideeën. Zij zijn onderweg, op reis en gericht op handelen. In deze rol kunnen gemeentesecretarissen zich de dromen van mensen eigen maken. Zij bevinden zich op het scherpst van de snede van nieuwe ontwikkelingen en weten hierop te anticiperen.

n VGS • Meedenken over hoe we buiten de bestaande systemen kunnen opereren

n BZK Hoe ziet de rol van trendwatcher er in de praktijk uit? Denk aan taken, situatie(s) en praktijkvoorbeelden. Kunnen inspelen op toekomstige behoeften en ver vooruit durven kijken. Openstaan voor nieuwe ontmoetingen en inzichten, ook uit andere disciplines. Organiseren dat je antennes uit hebt staan in de samenleving. Signaleren van opgaven en kansen en nieuwe mogelijkheden. Kansen en risico’s en onzekerheden vertalen in scenario’s. Wij hebben de neiging te langzaam te reageren. De wereld is sneller dan onze besluitvorming. Meegaan met de dynamiek en daarop anticiperen; de versnelling faciliteren. Voorbeeld: zorg op afstand, robotica en domotica in de zorg, meekijkende arts via app.

In welke situatie heb je deze rol nodig en wanneer juist niet?


• Loslaten en vertrouwen hebben

Bestaande patronen, systemen en paradigma’s. Geen steun van of onbegrip bij eigen college en raad. Een raad die zich bezighoudt met de bedrijfsvoering.

n Burgemeesters


n Wethouders

Meer zelfvertrouwen uitstralen, een heldere visie en koers houden. Eigen patronen en bestaande systemen doorbreken. Kijk in de regio met inwoners en belanghebbende partners naar wat de belangrijkste trends en ontwikkelingen zijn. Durf te vragen om ruimte, budget, tijd en experimenteerruimte en stimuleer anderen dat ook te doen. Wees zelf het goede voorbeeld. Ook in het naar buiten gaan en toepassen wat buiten wordt opgehaald. Durf uit het systeem te stappen en je eigen koers te volgen en daarbij niet afhankelijk te zijn van anderen.

• Steun, ruimte en vertrouwen en een gedragen visie

• Steun, ruimte en vertrouwen en een gedragen visie

n Raadsgriffiers • Geen bemoeienis met bedrijfsvoering

n Raadsleden • Geen bemoeienis met bedrijfsvoering

Je hebt deze rol altijd nodig, omdat wij allemaal in een dynamische wereld leven. Afhankelijk van het vraagstuk kun je deze rol oppakken samen met andere gemeentes/ organisaties/ belanghebbenden.

20

21

•

De orde van Hera – de rol van spindoctor


Leden van de orde van Hera zijn in staat om ondanks tegenslagen of problemen tot een geslaagd resultaat te komen. In deze rol zoeken gemeentesecretarissen ondanks alle verschillende meningen en partijen naar een – soms verrassend – ander perspectief.

n VGS

Hoe ziet de rol van spindoctor er in de praktijk uit? Denk aan taken, situatie(s) en praktijkvoorbeelden. De gemeentesecretaris als spindoctor is vooral een verbinder. Cruciaal hierin is hoe hij/zij strategisch opereert in het bepalen van het moment waarop en door wie een boodschap wordt uitgedragen.

In welke situatie heb je deze rol nodig en wanneer juist niet? De rol van spindoctor moet je doelbewust inzetten wanneer er in (actuele) situaties diverse steakholders met (grote) belangen zijn. Niet inzetten als het te riskant is en het vertrouwen in gevaar wordt gebracht.

22


• Programma aanbieden om de skils (toolkit) te vergroten en van elkaar te leren in een vertrouwde omgeving. • Belangenbehartiging in de beeldvorming en rechtspositie van de gemeentesecretaris.

Als je niet meer vrij bent om te opereren omdat je rol niet zuiver is, het te politiek wordt of je integriteit in het geding is, waardoor je positie te kwetsbaar wordt.

n Burgemeesters


n Wethouders

Je moet als gemeentesecretaris je informatievoorziening en netwerk binnen en buiten de gemeente op orde hebben. Organiseer de goede mensen (ook tegensprekers) om je heen. Verder moet je tijd en afstand organiseren om het speelveld te kunnen overzien. En heel belangrijk is investeren in de sleutelfiguren in je omgeving, met name de burgemeester.

• Blijf rolzuiver

• Geef ruimte en rugdekking

n Raadsgriffiers • Wees een strategische partner om het (politieke) speelveld van de raad inzichtelijk te maken

23

De orde van Hestia – de rol van liaison


Leden van de orde van Hestia zijn in staat om verbindingen te leggen tussen verschillende partijen en de wederzijdse overeenkomsten te benadrukken. Deze gemeentesecretarissen weten een veilige omgeving te creëren waaruit de beste samenwerkingen en ideeën kunnen ontstaan. om het bespreekbaar te maken dan wel anderen in positie te brengen. Kortom je zit altijd in de rol van liaison en je bepaalt situationeel of je meer of minder zelf die rol invult (doseren en positioneren).

Wij liepen tegen het dilemma aan dat de voorgaande vragen over menselijke relaties gaan; deze vraag gaat over wat instituties daarin kunnen betekenen. Alle partners moeten zich bewust zijn van de rol van liaison van de secretaris. Beroepsverenigingen kunnen door middel van coaching, trainingen en opleidingen bijdragen aan het bewustzijn van de verschillende rollen.


n VGS

Partners die je niet de ruimte geven om die rol te pakken; te veel inhoudelijke betrokkenheid bij dossiers; de dynamiek van de waan van de dag.

• Door middel van coaching, trainingen en opleidingen bijdragen aan het bewustzijn van de verschillende rollen


n Burgemeesters

Nog bewuster zijn van je eigen positie en je partners wijzen op hun rol/positie; meer procesmatig de rol van liaison invullen. Oftewel, beschikbaarheid en zichtbaarheid. Kom situationeel in actie: daar waar dat nodig is.

• Ook door middel van coaching, trainingen en opleidingen voor burgemeesters bijdragen aan het bewustzijn van de verschillende rollen

Hoe ziet de rol van liaison er in de praktijk uit? Denk aan taken, situatie(s) en praktijkvoorbeelden. Een secretaris moet de vaardigheid hebben om verschillende groepen (college, raadsleden en ambtenaren) bij elkaar te brengen en hen elkaars belangen te laten inzien. Hij of zij moet vanuit betrokkenheid en passie voortdurend verbinding maken met iedereen, steeds nadrukkelijker ook de samenleving. Beschikt een secretaris niet over de vaardigheid te verbinden, dan past het vak van gemeentesecretaris niet bij hem/ haar.

In welke situatie heb je deze rol nodig en wanneer juist niet? Politiek vergroot van nature de “afstand” op betrekkingsniveau. Onderzoek bij frictie of spanning of het jouw taak is

n Wethouders • Zie burgemeesters

n Raadsgriffiers • Idem

n Raadsleden • Idem

24

25

De orde van Pan – de rol van herder


Koers houden, overzicht hebben, bij elkaar houden en aandacht voor het geheel én voor het individu kenmerken de herder. Leden van de orde van Pan tonen dan ook een natuurlijk leiderschap, waarbij ze ‘onweerstaanbaar’ worden voor hun volgers. Zonder dwang weten deze gemeentesecretarissen mensen achter zich te scharen en ideeën te verspreiden. Maar ook zijn zij in staat de kudde te volgen om alleen hier en daar bij te sturen.

Eerlijke feedback en vertrouwen. En dat krijg je alleen als je vertrouwen teruggeeft …

Hoe ziet de rol van herder er in de praktijk uit? Denk aan taken, situatie(s) en praktijkvoorbeelden. Een goede herder (gemeentesecretaris) staat midden in de kudde (maakt zelf deel uit van de gemeentelijke organisatie), maar vergeet daarbij niet achterom (achterblijvers meenemen) én vooruit te kijken (strategie bepalen). Als er onrust of gevaar uit de omgeving dreigt, brengt hij de rust terug. Zijn verschijning moet rust geven en niet tot stress leiden; hij is de stabiele factor. Hij zorgt voor een prettige werkomgeving waar medewerkers de ruimte krijgen de omgeving binnen te halen en/of op te zoeken. ‘Herder’ zijn is een scharnierrol, die wordt ingevuld naar draagkracht van de organisatie, afhankelijk van de bestuurlijke opdracht. Goed leiderschap is de basis voor andere rollen.

In welke situatie heb je deze rol nodig en wanneer juist niet? Een goede herder zorgt voor zijn kudde en wordt actiever als er gevaar dreigt of als hij moet zorgen voor zwakkeren in de organisatie. Bij collectieve stress (dat kan zowel in het college als in de ambtelijke organisatie zijn), zorgt de

26

gemeentesecretaris voor rust in de tent. Hij loopt / huilt niet mee, maar ontkent het probleem of gevaar evenmin. Humor kan daarbij belangrijk zijn.

Wat houdt je tegen om deze rol te nemen? Persoonlijke belemmeringen (te druk, afgeleid door specifieke problematiek waardoor de rest uit beeld verdwijnt) of ‘blinde vlekken’. De gemeentesecretaris heeft een solistische functie. Hij staat vaak alleen en zoekt zelden steun in de organisatie; het ontbreekt hem aan sparringpartners.

Wat kun je zelf doen om deze rol beter te nemen? Zorg dat er een open lijn is met bestuurders. Luister (!) en voel wat er speelt en pas je daarop aan! Maar bedenk ook dat je altijd afhankelijk bent van de omgeving. Doe zo min mogelijk zelf maar mobiliseer mensen om het samen te doen. Vervolgens: straal uit dat je trots bent op wat ze hebben bedacht en gedaan. Zorg dat je de juiste mensen om je heen hebt, die bereid zijn soms zelf ‘herder’ te zijn en ontwikkelingen te leiden. Leiderschap komt van binnenuit en is in principe niet aan te leren. Wees ‘onvolmaakt echt’, dat zorgt voor volgers. Je hebt zoveel macht als de omgeving je toekent.

27

De orde van Zeus – de rol van manager


Leden van de orde van Zeus zijn in staat om vanuit een machtspositie rechtvaardig en eerlijk leiding te geven. Deze gemeentesecretarissen weten vanuit overzicht de juiste beslissingen te nemen en kunnen anderen aansturen. Zij zijn als manager de eerste adviseur van het democratisch bestuur.

n VGS

Hoe ziet de rol van manager er in de praktijk uit? Denk aan taken, situatie(s) en praktijkvoorbeelden. Er zijn vier managementrollen: Integrator 60% - Innovator 40% - Beheerder 0% - Uitvoerder 0%. De gemeentesecretaris moet het zo organiseren dat anderen de laatste twee rollen oppakken.

Wat heb je nodig om deze rol te vervullen? • Hiërarchie (Zeus is oppergod) • Een duidelijke rolafbakening is niet nodig; je rol is situationeel en tijdgebonden • Een antenne om signalen op te vangen: zitten we op de goede koers? • De ontbrekende rollen (beheerder en uitvoerder) kunnen inhuren om de veranderingen die op ons af komen te kunnen hanteren • Ruimte voor meerdere waarheden • Ruimte en vrijheid van het bestuur om zelf te acteren en daadwerkelijk tot innovatie te komen


• Doorgaan met het platform zijn en informatie verstrekken • Meer aandacht voor internationale uitwisseling • Duidelijkheid geven over de relatie met de kringen

Wees geen manager bedrijfsvoering; daar zijn de managers voor. Vervul geen politieke rol, daar is de politiek voor.

n BZK


• Betere rechtspositieregeling bij conflicten tussen secretarissen en B&W

• Aandacht geven aan zaken die aangedragen worden, ook al ben je het er inhoudelijk niet mee eens. Niet in de verdedigende rol kruipen. • Soms een of twee stappen terugdoen en opnieuw beginnen • Anders of ‘om het probleem’ heen organiseren • Niet te lang / te veel blijven hangen aan de inhoud (jouw waarheid), maar extra investeren in de relatie • Werken aan de relatie als dat nog gaat. Anders een collega benaderen met de hulpvraag: “hoe zou jij dit aanpakken?” • Tijd nemen, reflecteren en analyseren in plaats van (te) snelle actie

n Burgemeesters • Bereidheid te werken aan een (vertrouwens)relatie • “Verklaring van geen bemoeienis” met de bedrijfsvoering en personele aangelegenheden; respecteer de directeursrol

n Wethouders • Maak meer gebruik van de mentorrol van de gemeentesecretaris, dus niet alleen de beginnende. Neem af en toe afstand van de waan van de dag • Maak gebruik van de bereidheid u te faciliteren • Maak afspraken over rol en samenwerking • Toon begrip voor wat de organisatie aankan en maak keuzes

n Raadsgriffiers • Onderken het gemeenschappelijke belang; we zijn één gemeente

n Raadsleden • Maak meer gebruik van goede informatie-uitwisseling met de organisatie zodat er minder schriftelijke vragen gesteld hoeven worden

28

29

Bijlage: de elf goden en godinnen nader bekeken Orde van Aphrodite Aphrodite staat bekend als godin van de liefde, schoonheid, seksualiteit en vruchtbaarheid. Zij was in staat om de bij ieder aangeboren behoefte aan liefde op te roepen. Naast haar grote macht stond ze bekend om haar schoonheid, een onweerstaanbare kracht. Het doen uitkomen van schoonheid was dan ook één van haar bezigheden. Zij schenkt aan de stervelingen de innemende bekoorlijkheid, die liefde opwekt, maar zij boezemt hen ook angst in voor de allesverterende hartstocht. Oorlog is haar volledig vreemd, en ze zal niet op een slagveld te vinden zijn. Toch verleent ze steun aan mensen die te strijd moeten leveren. Zij heeft de hartstocht van de liefde gevoeld, zij heeft meer dan één gelukkig gemaakt door hem haar liefde te schenken, maar ze kent ook verlies en pijn.

was daarom een van de taken die de oude Grieken Apollo toebedeelden.

Orde van Ares Ares is de God van de oorlog en de personificatie van krijgslust. Als deelnemer aan de bloedige strijd waar hij zelf als krijger juicht bij het vallen van de verslagenen, is hij een godheid die ontzag afdwingt. Toch bestaat er geen zekerheid of hij het zelf is die oorlogen start of dat hij alleen daar is waar strijd gevoerd word, om volgens de regels van oorlogsvoering mee te vechten met de in zijn ogen rechtvaardige partij. Hierdoor is hij niet alleen bekend als god van de oorlog in het algemeen, maar ook als personificatie van de deugden die hiermee gepaard gaan: stoutmoedigheid, dapperheid en gevoel voor eer. Maar ook onvoorspelbaarheid is hem niet vreemd.

Orde van Athena Orde van Apollo Apollo word gezien als een godheid met enorme invloed op het leven van de oud-Griekse bevolking. Het staatsbestuur en de gewoonten van de Grieken zijn geënt op zijn wijs leiderschap. Als god van de rationele schoonheid en orde, het licht, de muziek, de dichtkunst en de spiritualiteit was hij veelzijdige en werd hij wijdverbreid vereerd. Apollo was ook een vaardige oorlogsgod die in staat was zijn pijlen over zeer grote afstand af te schieten. Hij was een voorspeller en hij openbaarde de wil van de goden met behulp van priesteressen in de aan hem gewijde heiligdommen. Het orakel van Delphi en de tempel waarin zij resideerde, was door hem gesticht. Dit orakel had vaak grote impact, zoals het stichten van steden of koloniën. Ook het banen van wegen en straten 30

Athena staat bovenal bekend als godin van de oorlog. Met de helden beklimt zij soms de strijdwagen, en met haar lans velt zij alles wat haar in de weg treedt, soms wijken zelfs de goden voor haar. Haar moed blijft haar altijd bij, maar niet minder haar tegenwoordigheid van geest; zelfs in het uiterste gevaar blijft zij kalm en onverschrokken. Hoewel de godin even fanatiek aan de strijd deelneemt als Ares, houdt Athena zich meer bezig met strategieën, in plaats van enkel bloedvergieten. En is de strijd geëindigd en het gevaar geweken, dan sterkt en beloont zij de helden die zij liefheeft en die zich haar waardig hebben gedragen. Athena staat ook bekend als godin van wijsheid en vrede.

Orde van Demeter Demeter wordt in de Griekse mythologie gezien als de godin van de

landbouw en gewassen en werd als Goddelijke Moeder aangeroepen. Als godin van de aarde wordt zij voornamelijk in verband gebracht met alles wat te maken heeft met het leven en de menselijke beschaving. Met name haar rol in de ontwikkeling van de landbouw maakte haar een geliefde godin aan wie diverse feesten gewijd waren. Als uitvindster van gereedschappen voor het bewerken van de akker, staat ze aan het begin van de beschaving door mensen boven het niveau van jagers en herders te verheffen. Het overbrengen van kennis over het verbouwen van koren en graan maakte haar tot een leidende figuur, in staat het kaf van het koren te scheiden.

Orde van Dionysos Dionysos staat voornamelijk bekend als de god van de druif, de oogst en de wijn. Alcohol, en met name de wijn- en fruitteelt, speelde een grote rol in de Griekse cultuur en de ontwikkeling van de beschaving. Dat hij de mensen wetten geeft, de vrede in stand houdt en hen overspoelt met zijn goede gaven, maakte hem een zeer geliefde god aan wie grootse feesten werden gewijd. Deze dionysische feesten staan aan de basis van de ontwikkeling van het Griekse theater en Dionysos werd dan ook in één adem genoemd met geestdrift en enthousiasme. Ook zijn voorspellende gaven werden door de mensen erkend en geëerd. Hij brengt mensen bij elkaar en alles wat hem tegenwerkt moet voor zijn macht buigen. Al wat wild en ruw is onderwerpt zich aan hem: panters en leeuwen trekken zijn wagen en de meest woeste natuurgodheden scharen zich gewillig onder zijn gevolg.

Orde van Hermes

Orde van Hestia

Orde van Zeus

Hermes staat, met zijn gevleugelde attributen, voornamelijk bekend als boodschapper van de goden en beschermer van reizigers. Als atletische en jonge god was hij ook de patroon van atleten en de sport. Door een aantal van zijn vroege avonturen werd hij ook als patroonheilige van de dieven gezien. Naast zijn sportieve escapades was Hermes ook een zeer begaafd uitvinder. Vlak na zijn geboorte vond hij de lier uit door het schild van een schildpad met snaren te bespannen. De klanken die uit dit instrument kwamen, waren zo indrukwekkend dat hij zijn lier voor een kudde runderen wist te ruilen met Apollo. Zo legde hij de basis voor de handel. Ook wordt hem de uitvinding van het schrift, de wiskunde en de astronomie toegekend en de daarmee gepaard gaande welsprekendheid. Daarnaast was hij in staat om met zijn caduceus mensen te laten slapen en dromen.

Hestia staat bekend als de godin van de huiselijke haard en het vuur. Naast de verbindingen die binnen de familie bestaan en die zij beschermt, is dit ook de huiselijke haard in letterlijke zin. Het vuur dat in de haard brandt, speelde een grote rol in het dagelijks leven van de oude Grieken. Offers aan de goden voor het welzijn van het gezin werd veelal in deze haard gebracht en Hestia’s rol als beschermer van was dan ook enorm belangrijk. Haar naam betekent “godin die vastheid geeft” en elke bijzondere gebeurtenis in het leven van de familie gaf aanleiding tot een offer. Zo offerde men aan Hestia voor en na reizen, bij het opnemen van nieuwe leden (ook slaven) in het huisgezin, geboorte, huwelijk en dood. Allen die op haar altaar offerden, hadden gelijke aanspraak op haar bescherming. De haard, was daarmee een asiel: een veilige wijkplaats voor vreemdelingen, zelfs voor de vijand.

Zeus staat voornamelijk bekend als hemelgod. De natuur en al haar verschijnselen waren aan hem onderworpen. Het werpen van de bliksem, het verzamelen van de wolken en het veroorzaken van de sneeuw en regen die deze wolken voortbrachten, zijn onlosmakelijk met hem verbonden. Als vader van de meeste andere goden en door de gehoorzaamheid die hij bij deze goden wist te bewerkstelligen, was hij dan ook bekend als de oppergod die het gehele universum overziet. Daarnaast is hij de god die de maatschappelijke orde bevestigt. Koningen en vorsten ontleenden hun macht aan Zeus en waren aan hem verantwoording schuldig. Hij was de raadgevende god, de beschermer van de volksvergadering en handhaver van de eed.

Orde van Hera Hera staat voornamelijk bekend als de vrouw van Zeus. Als zodanig is zij de heerseres van hemel en aarde en personifieert zij ook de lucht, het veranderlijkste der elementen. Samen met haar echtgenoot heerst zij over donder, bliksem en stormen. Hera staat daarnaast bekend als beschermgodin van het huwelijk. Haar eigen huwelijk met Zeus kent geluk en zegen, maar ook wrevel en twist. Zo ook is de lucht nu eens liefelijk en vol zegen en dan weer somber en onheilstichtend. Zij is het ideaal van de vrouw in het algemeen, maar vooral van de gehuwde vrouw. Haar schoonheid is daarom streng, ernstig, kuis en waardig. Daar staat tegenover dat haar man zich niet altijd van deze kuise kant liet zien waardoor zij zich ook van een duisterder kant kon laten gelden. Haar jaloezie uitte zich vaak in slinkse streken.

Orde van Pan Pan staat voornamelijk als god van het woud bekend, en is daarnaast de patroon van de herders en hun kuddes. Zijn kennis van het vee en het dierlijk instinct maakte dat hij eerder als God van het wild dan van de beschaving werd gezien. Vrijwel altijd werd hij met het onderlijf van een geit afgebeeld en met een onweerstaanbare seksualiteit geassocieerd. In tegenstelling tot de vele andere goden waren er geen grote tempels aan hem gewijd, maar werd hij vereerd in de kleine grotten van het bergrijke gebied waar veel herders met hun kudde verbleven. Ook muziek speelt een grote rol in zijn mythologie, en de panfluit komt voort uit één van zijn avonturen.

31

Colofon Uitgave van de Vereniging van Gemeentesecretarissen en Directeuren Netwerk Achterhoek, september 2015 Oplage: 200 exemplaren Eindredactie: SHEtekst, Doetinchem Vormgeving: Frans Hesselink Ontwerpbureau bno Congreshuisstijl: AlueMedia Ulft Foto’s: Geoman fotografie Druk: Gemeente Doetinchem, afdeling Repro

Manifest Denkkracht in rolinnovatie!

Manifest Denkkracht in rolinnovatie!

Recommend Documents