MANAJEMEN REKOD PERGURUAN TINGGI Suatu Tintajuan Literatur Oleh : Ahmad Yani, SS., M.Hum.*1 Pengertian Rekod Rekod memiliki makna penting bagi organisasi yang menciptakan, artinya kandungan informasi yang tercakup dalam rekod memuat berbagai peristiwa penting yang terjadi pada suatu organisasi, seperti strategi bisnis, kebijakan dan keputusan, job deskripsi, rencana dan mekanisme kerja, target produksi, dan catatan penting lainnya (Ricks, 1992:3). Sejalan dengan Ricks, batasan lain tentang rekod diberikan Parker yang menyebutkan, rekod adalah dokumen atau item lainnya yang mengandung informasi terekam yang dihasilkan atau diterima sebagai bagian dari aktivitas bisnis (Parker, 1999:3). Dokumen dapat berupa berbagai media dan format, seperti kertas, film magnetik dan optik yang berisi berbagai jenis data dan informasi, baik berupa teks, gambar dan citra. Sedangkan yang dimaksud dengan bagian dari aktivitas bisnis adalah rekod tercipta karena adanya aktivitas bisnis. Karena adanya proses bisnis ini, maka keberadaan rekod merupakan bukti dari aktivitas dan proses yang terjadi (Parker, 1999:7). Penyimpanan atau perekaman rekod dalam berbagai bentuk media, baik dalam bentuk tercetak maupun elektronik diungkap lebih jauh lagi oleh Kennedy dengan merinci sejumlah media penyimpan rekod ini, antara lain: (1) kertas, mikrofilm atau elektronik, (2) dokumen atau berkas, peta, cetak biru, gambar, foto, dan sebagainya, (3) data yang berasal dari sistem bisnis, dokumen yang diproses dengan program pengolah kata, lembaran elektronik (spreadsheet), surat elektronik (e-mail), citra digital (digital images), (4) audio dan video, (5) dokumen tulisan tangan, (6) rekod yang tidak berstruktur, seperti surat, atau yang berstruktur, seperti formulir (Kennedy, 1998:5-6). Rekod Perguruan Tinggi Di organisasi pendidikan tinggi, Maher (1992:10) menyatakan bahwa rekod yang ada di perguruan tinggi seharusnya tidak hanya dokumen dan publikasi yang dihasilkan oleh lembaga serta rekod yang berkaitan dengan operasional dan organisasional lembaga, tetapi juga naskah beberapa pejabat perguruan tinggi tertentu (personal papers) yang mencerminkan karir, kontribusi; dan perspektif mereka terhadap perguruan tinggi. Dalam the Management of college and University Archives, Maher (1992:168) menambahkan bahwa laporan hasil studi yang berupa skripsi, tesis, dan disertasi dianggap memiliki ciri-ciri rekod (karena tidak ada di tempat lain) dan diperlakukan sebagai khasanah khusus (special holdings). Berdasarkan pengertian rekod perguruan tinggi tersebut di atas dapat diambil kesimpulan bahwa rekod perguruan tinggi adalah informasi terekam dalam bentuk dan media apapun (termasuk surat, seperti surat dinas, nota dinas, memo, surat pengantar, surat kawat, surat keputusan, surat edaran, surat undangan, surat tugas, surat kuasa, surat pengumuman, surat pernyataan, surat keterangan dan berita acara (Depdikbud, 1995)) yang dicipta, diterima, dan dipelihara oleh perguruan tinggi yang berkaitan dengan operasional dan organisasional lembaga; naskah beberapa pejabat perguruan tinggi tertentu yang 1
Pustakawan Universitas Bakrie
12
mencerminkan karir, kontribusi, dan perspektif mereka terhadap perguruan tinggi, dan laporan hasil studi yang dapat berupa skripsi, tesis, dan disertasi dalam rangka memenuhi kewajiban hukum dan transaksi bisnis serta berfungsi sebagai salah satu bukti kegiatan. Schellenberg (1956:36) mengemukakan bahwa rekod merupakan hasil samping (by product) pelaksanaan kegiatan suatu organisasi. Kegiatan pendidikan dan pengajaran, misalnya kegiatan ujian, menghasilkan rekod seperti susunan panitia ujian, rekod tentang rapat panitia ujian (sebelum pelaksanaan ujian), jadwal ujian, berita acara ujian, dan nilai ujian. Kegiatan penelitian menghasilkan berbagai rekod yang berkaitan dengan penelitian, seperti rekod penawaran program penelitian, daftar nama dosen calon peneliti yang tertarik dengan tawaran penelitian tersebut, proposal penelitian, rekod tentang rapat seleksi mengenai proposal penelitian, pemberitahuan hasil seleksi proposal penelitian, laporan hasil penelitian, dan publikasi hasil penelitian. Lebih jauh Schellenberg (1956: 53-55) mengatakan : pada dasarnya setiap organisasi mengemban suatu misi atau fungsi kegiatan yang akan menjadi ciri yang membedakannya dari organisasi lain, seperti tridharma perguruan tinggi sebagai misi atau fungsi kegiatan suatu perguruan tinggi. Dengan demikian, kegiatan yang dilaksanakan suatu organisasi dapat dikelompokkan menjadi kegiatan yang bersifat substantif yaitu kegiatan yang mencerminkan teknis dan keahlian suatu organisasi yang membedakannya dari organisasi lain, dan kegiatan yang bersifat fasilitatif, yaitu kegiatan yang mencerminkan pengelolaan internal atau rumah tangga organisasi. Setiap kegiatan baik yang bersifat substantif maupun fasilitatif, masing-masing dapat dikelompokkan menjadi aktivitas yang mencerminkan kebijakan dan aktivitas yang merupakan pelaksanaan atau operasional tiap kegiatan.
Pengelompokan Rekod Perguruan Tinggi Schmidt dan Wilson (1979:104-118) mengemukakan bahwa rekod yang terkoleksi di perguruan tinggi dapat dikelompokkan sebagai berikut: rekod administrasi, rekod personalia, rekod keuangan, rekod penelitian, dan rekod mahasiswa. Berdasarkan analisa fungsi perguruan tinggi, Helen Samuels (1992) mengelompokkan rekod perguman tinggi menjadi rekod yang berkaitan dengan mahasiswa (confer credentials), rekod pendidikan dan pengajaran (convey knowledge), rekod yang berkaitan dengan penelitian (conduct research), rekod yang berkaitan dengan kelembagaan (sustain the institution), rekod yang berkaitan dengan program kelembagaan pendidikan dan kegiatan kemahasiswaan (foster socialization), rekod pengabdian pada masyarakat (provid public service), rekod yang berkaitan dengan promosi budaya lokal (promote culture). Untuk kepentingan akreditasi, informasi yang terekam dalam rekod perguruan tinggi dikelompokkan menjadi. komponen masukan yang terdiri dari rekod yang berkaitan dengan mahasiswa, tenaga/pegawai dosen dan administrasi, sarana dan prasarana, dan kurikulum; komponen proses yang terdiri dari rekod yang berkaitan dengan pengelolaan lembaga, pengelolaan program, pengelolaan pembelajaran, dan evaluasi dan komponen keluaran yang terdiri dart rekod yang berkaitan dengan hasil kinerja.
13
Berdasarkan pengertian rekod perguruan tinggi dan pengelompokan rekod perguruan tinggi tersebut di atas dapat diambil kesimpulan bahwa rekod yang terkoleksi di suatu perguruan tinggi dikelompokkan sebagai berikut: 1. Rekod kelembagaan yang terdiri dari (a) rekod administrasi, (b) rekod pegawai, dan (c) rekod sarana dan prasarana pendidikan; 2. Rekod kemahasiswaan yang terdiri dari (a) rekod mahasiswa aktif, (b) rekod mahasiswa alumni, serta (c) rekod kegiatan kemahasiswaan; 3. Rekod hasil seminar dan penelitian pegawai; 4. Rekod hasil studi yang berupa rekod skripsi/tesis/disertasi; 5. Rekod pengabdian pada masyarakat; 6. Rekod program kelembagaan seperti kerjasama; 7. Rekod keuangan. Dengan demikian, rekod sebagai hasil samping kegiatan di suatu organisasi harus dikelola dengan baik sehingga apabila sewaktu-waktu dibutuhkan, seperti untuk kegiatan akreditasi dan visitasi, rekod yang dimaksud dapat ditemu balik dengan mudah dan cepat. Kegiatan untuk mengelola rekod dengan tujuan seperti ini dikenal dengan records management atau pengelolaan rekod. Manajemen Rekod Badan korporasi menganggap manajemen rekod penting karena (a) sebuah badan atau perorangan perlu mengandalkan pada akses yang efisien terhadap informasi yang benar. Manajemen rekod memerlukan informasi yang tepat untuk keperluan : (1) membantu mengambil keputusan, (2) untuk keperluan umum, (3) sebagai bukti kebijakan dan aktivitas, dan (4) menunjang litigasi ; (b) Badan korporasi memiliki tanggungjawab hukum, profesional dan etis untuk menciptakan rekod tertentu ; badan korporasi juga diisyaratkan mempertahankan jenis rekod tertentu untuk masa tertentu dan hal ini dilaksanakan oleh manajemen rekod ; (c) badan korporasi perlu mengontrol volume isi informasi yang diciptakannya dan disimpan. Hal ini dilakukan karena alasan ekonomi mengingat penyimpanan rekod kertas memerlukan ruangan penyimpanan yang besar dan alasan efisiensi operasional mengingat lebih sulit menemukan informasi yang relevan bila informasi tersebut terkubur pada informasi yang sudah usang. Maka tugas manajemen rekod meliputi pengembangan kontrol pemusnahan rekod serta pemisahan rekod dari yang inaktif (Kennedy, 1998) Pada awalnya manajemen rekod didefinisikan sebagai pengolahan informasi yang terekam dalam media dan bentuk apapun yang dapat diproduksi ulang yang digunakan dalam melaksanakan bisnis. Oleh karena itu, Cook (1986:36) mendefinisikan manajemen rekod sebagai ”bidang manajemen yang bahannya adalah data, media, dan sistem yang digunakan dalam penciptaan rekod dan proses penyimpanannya dalan suatu organisasi”. Australian Standard (1996:7) menyebutkan pengertian manajemen rekod adalah disiplin ilmu dan fungsi organisatoris dalam mengelola rekod untuk memenuhi kebutuhan operasional bisnis, persyaratan akuntabilitas dan harapan masyarakat. Definisi lain
14
mengatakan bahwa manajemen rekod adalah seluruh operasional dan teknik yang berhubungan dengan perencanaan, pengantar dan evaluasi dari sistem administratif sejak penciptaan dokumen hingga pemusnahan atau pemindahanya menjadi arsip (Doyle, 1991:12). Manajemen rekod yang didefinisikan oleh Sulistiyo-Basuki (2003:391) disamakan dengan pengertian manajemen arsip dinamis. Lebih lanjut Sulistyo mengatakan bahwa manajemen rekod adalah kontrol sistematis terhadap arsip dinamis sejak saat penciptaan atau penerimaan, pengolahan, distribusi, penataan, penyimpanan, temu balik sampai dengan pemusnahannya. Wallace (1992) manajemen rekod sebagai “as the systematic control placed over life cycle of recorded from creation to ultimate dispotiton or permanent storage of a record” (pengendalian secara sistematik atas daur hidup rekod, mulai dari penciptaan sampai dengan pemusnahan akhir atau penyimpanan rekod secara permanen). Manajemen rekod harus mencerminkan secara benar hal yang dikomunikasikan atau ditentukan, atau tindakan yang telah diambil. Rekod harus dapat mendukung kebutuhan kerja yang berkaitan dan digunakan untuk tujuan akuntabilitas. SNI 19-6962-2003 (2003:9) menyatakan kebijakan, prosedur dan pelaksanaan manajemen rekod harus mengarah pada rekod yang menyatu dan memiliki karakteristik rekod seperti berikut 1) keaslian (authenticity), 2) kehandalan (realibility), 3) keutuhan (integrity), kebergunaan (usebility). Berdasarkan beberapa definisi di atas, dapat kita simpulkan bahwa manajemen rekod adalah pendekatan terhadap sistem penciptaan, sistem distribusi dan pemanfaatan, sistem pemeliharaan dan sistem penyusutan rekod untuk memenuhi kebutuhan operasional, persyaratan akuntabilitas, dan harapan masyarakat. Tujuan Manajemen Rekod Pemikiran untuk mengelola rekod (records management) bermula dari semakin mendesaknya kebutuhan banyak institusi, lembaga, dan organisasi sesudah perang dunia ke-2 untuk mengelola rekod seefektif mungkin yang dalam waktu singkat tumbuh dengan pesatnya agar informasi yang terekam di dalamnya dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin. Oleh karena itu, mereka kemudian mengelola berbagai rekod yang diciptakan dan diterimanya, baik melalui pengalaman sendiri atau melalui pengalaman organisasi lain. Kennedy dan Schauder (1998:3-4) mengemukakan alasan lain tentang perlunya mengelola rekod secara efektif : 1. akuntabilitas atau pertanggungjawaban yang menjadi isu penting di dalam masyarakat kita saat ini sehingga organisasi menjadi semakin sadar untuk dapat membuktikan kegiatan dan kebijakannya dalam bentuk rekod, 2. kecenderungan yang semakin meningkat untuk menciptakan, mengkomunikasikan, dan menyimpan informasi dalam bentuk elektronik, seperti dalam CD, dan internet. 3. ketersediaan peralatan teknologi yang semakin canggih sehingga para pengelola rekod dapat membuat perubahan radikal dalam pengelolaan rekod. Schellenberg (1956:37) menyatakan bahwa pengelolaan rekod bertujuan agar berbagai rekod yang diciptakan dapat melayani kebutuhan pencipta sesuai dengan tujuan penciptaannya serta menyusutkannya setelah selesai digunakan.
15
Rekod dikatakan dikelola dengan baik apabila dengan cepat, kurang dari 10 menit, dapat ditemu balik. Cook (1986:36) menyatakan bahwa tujuan pengelolaan rekod adalah "untuk dapat memungkinkan temu balik secepat mungkin sehingga informasi yang terkandung di dalamnya dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin serta dapat mengurangi biaya penciptaannya dan proses penyimpanannya". Kennedy dan Schauder (1998:8) menyatakan bahwa tujuan pengelolaan rekod adalah untuk dapat memenuhi kebutuhan operasional bisnis, persyaratan akuntabilitas, dan harapan masyarakat". Dengan demikian tujuan pengelolaan rekod adalah agar rekod dapat diciptakan dengan biaya murah tetapi informasi yang terkandung di dalamnya dapat dimanfaatkan secara maksimal karena dapat melayani kebutuhan pencipta (seperti untuk memenuhi kebutuhan operasional bisnis, persyaratan akuntabilitas, dan harapan masyarakat), dapat ditemu balik dengan cepat (kurang dari 10 menit) serta disusutkan setelah melampaui jangka simpan sehingga biaya pemeliharaannya atau penyimpananya menjadi murah. Keuntungan Manjemen Rekod Manajemen rekod menentukan pelaksanaan aktifitas bisnis tidak hanya untuk manejer rekod tetapi juga staf yang berkaitan dengan aktifitas organisasi. Unsur yang termasuk manajemen rekod dalam organisasi adalah : 1. Standar kebijakan organisasi 2. Penentuan wewenang dan tanggung jawab kearsipan 3. Menetapkan dan menyebarluaskan prosedur dan panduan arsip 4. Melayani permintaan arsip kepada manajemen 5. Menentukan, melaksanakan dan mencatat sistem khusus menata arsip 6. Memadukan manajemen rekod ke dalam sistem dan proses bisnis. (Hadi, Didik Singgih, 2004:3) Rekod memuat sumber daya informasi yang sangat berharga dan merupakan asset bisnis yang berharga. Pendekatan yang sistematis pada manajemen rekod sangat esensial untuk organisasi dan masyarakat dalam melindungi dan merawat rekod sebagai bukti kegiatan. Hasil sistem manajemen rekod terlihat pada kekuatan informasi yang dikemas dalam aktivitas bisnis dalam mendukung aktivitas berikutnya atau untuk keputusan bisnis dalam meyakinkan kepercayaan kepada stakehoders saat ini dan di masa yang akan datang. Didik Singgih Hadi (2004:3) lebih lanjut mengatakan : “Rekod memungkinkan organisasi untuk: 1) Menata kepentingan bisnis dengan efisien dan dapat dipertanggung jawabkan, 2) Memberi pelayanan yang konsisten dan wajar, 3) Mendukung formasi kebijakan dokumen dan managerial pembuatan keputusan, 4) Menjaga konsistensi, kesinambungan, dan produktivitas di dalam manajemen dan administrasi, 5) Memfasilitasi aktivitas organisasi dengan wujud yang efektif, 6) Menjaga kesinambungan bisnis saat terjadi bencana, 7) Mempertemukan pembuat peraturan dan peraturannya termasuk kearsipan, audit dan aktivitasnya, 8)Melindungi dan mendukung jalannya perkara (litigation) dalam manajemen resiko yang berhubungan dengan eksistensi fakta atau kelangkaan fakta pada aktivitas organisasi, 9) Melindungi kepentingan organisasi dan hak-hak buruh, klien, stakeholders saat ini dan di masa yang akan datang, 10) Mendukung aktivitas pengembangan penelitian
16
dokumen saat ini dan dimasa yang akan datang, seperti penelitian sejarah, 11) Menyediakan bukti aktivitas bisnis perseorangan dan budaya, 12) Mengindentifikasi kekuatan bisnis perseorangan dan budaya, 13) Merawat memori kolektif perusahaan dan peorangan.” Persyaratan Manajemen Rekod 1. Prinsip Program Manajemen Rekod Rekod diciptakan, diterima dan dipergunakan untuk aktivitas bisnis, untuk mendukung kesinambungan bisnis, yang merupakan kelengkapan., peraturan lingkungan hidup, memberi akuntabilitas organisasi yang diciptakan dan diperlihara dengan otentik, realible, mudah dipergunakan dan mempunyai integritas yang tinggi. Untuk memenuhi tujuan tersebut, organisasi harus memenuhi prasyarat kelengkapan program manajemen rekod yang meliputi : a. Menentukan rekod apa yang harus diciptakan pada masing-masing proses bisnis dan informasi apa yang diperlukan untuk memenuhi kelengkapan arsip. b. Memutuskan pada format dan struktur apa rekod harus diciptakan. c. Menentukan metadata apa yang harus diciptakan dengan rekod, dan bagaimana menjaga metadata terus menerus berhubungan erat satu sama lain. d. Menentukan prasayarat penemuan kembali rekod maupun rekod dalam proses pada pengguna lain dan seberapa lama mereka menyimpan untuk memenuhi kepeluannya. e. Menentukan bagaimana mengorganisir rekod untuk mendukung kegiatan. f. Menaksir resiko yang akan ditanggung apabila terjadi hal-hal yang tidak diinginkan namun ada otoritas yang harus dijalankan. g. Merawat rekod dan membuatnya accesible di waktu lembur untuk keperluan mendadak. h. Merupakan kelengkapan legal dan persyaratan, peraturan, standard terapan, dan kebijakan organisasi. i. Meyakinkan arsip terpelihara dalam lingkungan yang baik dan aman. j. Meyakinkan bahwa arsip hanya tersimpan selama diperlukan. k. Mengidentifjkasi dan mengevaluasi peluang untuk mengembangkan secara efektif dan efisien proses yang berkualitas, membuat keputusan dan tindakan yang membuahkan hasil yang lebih baik pada penciptaan arsip atau manajemen. (BSN, 2003:7-8) 2. Karakteristik Rekod a. Umum Arsip harus mencerminkan kebenaran apa yang dikomunikasikan atau yang diputuskan atas apa yang dikerjakan. Arsip harus dapat mendukung kegiatan bisnis dan dapat dipergunakan untuk keperluan akuntabilitas. Sebagai contoh arsip harus mempunyai keterkaitan atau berhubungan dengan metadata dalam kelengkapan dokumen untuk transaksi. Arsip memuat tiga hal: 1. Struktur : Format arsip mempunyai hubungan antar elemen dengan kandungannya 2. Konteks : Isi yang diciptakan, diterima dan dipergunakan harus jelas dalam arsip
17
3. Berhubungan antara dokumen lain b. Asli Rekod otentik adalah rekod yang dapat dibuktikan 1. dapat diketahui apa isinya 2. dapat diciptakan atau dikirim oleh yang bersangkutan 3. dapat diketahui kapan rekod diciptakan atau dikirim Untuk menjamin keaslian rekod, organisasi harus melaksanakan prosedur dan kebijakan dokumen yang kontrol penciptaan, penerimaan, pengiriman, perawatan dan pemusnahan rekod guna memastikan pencipta rekod sah dan teridentitas dan arsip terlindung dari edisi yang tidak berhak, penghapusan, pengubahan dan penggunaan yang tersembunyi. c. Teruji Arsip yang teruji merupakan salah satu yang isinya dapat dipercaya dengan akurasi yang tinggi pada aktivitas transaksi atau fakta yang dapat diperlihatkan keterkaitan dengan transaksi atau aktias berikutnya. d. Keutuhan Keutuhan arsip merujuk pada suatu kesatuan arsip yang terlindungi dari pengubahan yang ilegal e. Mudah digunakan Arsip yang mudah dipergunakan harus diketahui tempat penyimpanannya, mudah diambil, mudah disajikan, dan mudah dibaca. (BSN, 2003:9) 4. Proses Dan Kontrol Manajemen Rekod Menentukan dokumen yang bisa diproses dalam sistem kearsipan Menentukan dokumen mana yang bisa diproses dalam sistem manajemen rekod sebagai dasar analis persyaratan regulasi , bisnis dan akuntabilitas dan resiko usaha. Persyaratan ynag dimaksud untuk membedakan jenis organisasi, legalitas dan konteks sosial dalam menjalankan usaha. Menentukan berapa lama rekod disimpan Menentukan seberapa lama rekod disimpan, harus dihubungkan dengan kegiatan khusus bisnis yang dijalankan dan jenis rekod yang dimaksud. Kemudian membuat buku panduan retensi harus mendapat pengakuan dari lembaga kearsipan atau auditor yang diberi wewenang. Retensi rekod harus memuat halhal sebagai berikut : a. Mempertemukan kebutuhan bisnis sekarang dan dimasa yang akan datang b. Melindungi keperluan legal dengan menetapkan peraturan yang diterapkan untuk rekod untuk keperluan kegiatan bisnis yang khusus dengan pendokumentasian, pemahaman, dan penerapan. c. Mempertemukan kebutuhan saat ini dan dimasa yang akan datang untuk stakeholders internal maupun eksternal. (Didik Suggih Hadi, 2004:5) Manajemen Rekod Elektronik Penggunaan komputer sebagai hasil dari perkembangan dan kemajuan teknologi informasi, di banyak organisasi pemerintahan dan lingkungan bisnis, ternyata belum menjadikan kantor sama sekali tanpa kertas (Paperless office). Pemanfaatan teknologi komputer pada awalnya memang menimbulkan kontroversi. Di satu pihak ada yang berpendapat bahwa rekod berbasis kertas
18
terus bertambah dan disimpan didalam filling cabinet, di pihak lain, ada yang berpendapat bahwa rekod kertas menjadi tidak penting dan seluruh informasi akan disimpan pada film atau media magnetic atau di dalam memori komputer (Lundgren and Lundgren,1989 :8). Bagi manajemen rekod sendiri, penggunaan komputer memberikan pengaruh yang berarti terhadap proses pengolahan, penyimpanan, pemeliharaan dan penyajian informasi. Pemanfaatan produk teknologi yang canggih ini menimbulkan dua hal yang sangat signifikan. 1. Menimbulkan komputerisasi atau lazim disebut sebagai otomasi di bidang manajemen kearsipan. Dalam hal ini komputer banyak digunakan sebagai alat atau sarana teknologi untuk kebutuhan administratif, pengolahan, penyimpanan, pengaksesan dan penemuan kembali serta penyajian informasi. Komputerisasi manajemen rekod, mungkin diterapkan terhadap beberapa subsistem, diantaranya adalah manajemen formulir elektronik, manajemen korespondensi elektronik, manajemen surat elektronik, sistem penyimpanan rekod elektronik, sistem penyimpanan rekod inaktif elektronik, sistem penemuan kembali dan penyajian informasi rekod elektronik. 2. Menciptakan apa yang disebut sebagai rekod Elektronik (Elektronik Record),sebagai keluaran fisik dari komputer. Menurut National Archives and Records Administration (NARA), elektronik merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah dalam suatu format, dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya. Oleh karenanya rekod elektronik ini seringkali dikatakan sebagai machine readable record (arsip terbaca mesin). Rekod elektronik ini pada dasarnya juga harus dikelola di dalam suatu sistem yang berdasarkan pada prinsip - prinsip manajemen rekod. Model Manejemen Rekod Siklus Hidup Rekod (Life Cycle of Records) Rekod memiliki siklus hidup sejak diciptakan hingga masa penyusutan. Dalam setiap fasenya terdapat berbagai elemen dan aktifasi. Pada akhirnya siklus hidup yang pertama, rekod akan berpindah ke siklus yang kedua sebagai arsip. Pada masa ini arsiparis mengidentifikasi dan menilai rekod yang memiliki nilai kesinambungan, mengadakan, mengdokumentasikan informasi, memelihara dan menyediakan akses terhadap arsip tersebut (Kennedy, 1998). Berbagai literatur menyebutkan fase atau tahapan yang dialami rekod dalam siklusnya secara beragam. Sulistyo-Basuki (2003) menyebutkan pada model siklus rekod terdapat 5 (lima) fase yang utama yaitu pembuatan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan (maintenance), dan aktivitas. Dalam setiap fase terdapat berbagai elemen dan kegiatan. Pada akhir fase kelima, arsip dinamis menghadapi dua pilihan yaitu pemusnahan atau penyimpanan permanen. Pada penyimpanan permanen, arsip dinamis berubah menjadi arsip statis dan di sinilah arsiparis mengidentifikasi dan menaksir rekaman yang memiliki nilai kesinambungan, berupaya memperolehnya, merekam informasi tentang arsip, melihat dan menyediakan akses bagi pemakai. Penn (1994) menyebutkan bahwa siklus rekod terdiri dari lahir (fase penciptaan), hidup (fase pemeliharaan dan penggunaan), dan mati (fase pemusnahan). Kennedy (1998) membagi siklus hidup rekod menjadi 5 (lima) fase, yaitu penciptaan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan dan
19
penyusutan. Sedangkan Wallace (1992) merinci menjadi 8 (delapan) fase yaitu penciptaan, distribusi, penggunaan, penyimpanan rekod aktif, pemindahan, penyimpanan rekod inaktif, pemusnahaan, dan penyimpanan permanen. Pada fese pertama sampai ke empat, rekod berupa rekod aktif yang dikelola dan disimpan oleh unit kerja penciptanya. Fase lima dan enam, rekod sudah menjadi rekod inaktif yang menjadi tanggungjawab dan disimpan di pusat rekod. Pusat rekod bisa berlokasi di lingkungan oerganisasi itu sendiri atau berada diluar lokasi organisasi. Pusat rekod bisa dimiliki oleh organisasi itu sendiri atau outsourcing ke pusat rekod komersial. Pada fase terakhir, rekod inaktif dinilai untuk musnahkan atau disimpan permanen di lembaga kearsipan atau depo/repositori arsip. Model siklus hidup menurut Wallace (1992) dapat dilihat pada gambar 2
Model Kontinum Rekod (Records Continuum Model) Records Continuum Model (Kennedy dan Schauder, 1998) adalah satu model pengelolaan arsip dengan pengendalian yang jelas sejak arsip tersebut tercipta sampai arsip tersebut dapat diakses oleh publik atau dipublikasikan. Model ini tidak berhenti sampai pada penyusutan (disposal) saja, seperti model Life Cycle of Records. Model ini memandang perlunya mengelola rekod dari perspektif aktifitas yang direkam, bukan visualisasi dalam fase-fase yang berurutan (lihat gambar 3). Model kontinum mendorong antisipasi kebutuhan organisasi pada masa mendatang untuk dokumentasi pembuktian sebagai bagian integral manajemen operasional dan strategis (Kennedy, 1998). Model kontinum dianggap lebih baik dari model tradisional siklus hidup karena model ini menawarkan pendekatan terpadu dalam mengelola rekod, khususnya rekod elektronik. Model siklus hidup tidak dapat memberikan konsep yang jelas mengenai pengolaan rekod. Salah satu contoh adalah eksistensi rekod yang memiliki nilai kesinambungan sebagai arsip tidak terlihat, sehingga kebutuhan
20
pelestarian dan penyediaan akses ke arsip setelah fase penyusutan tidak dijelaskan. Pada model kontinum, penyusutan dapat terjadi di fase manapun, rekod dapat dinilai pada waktu sistem penataan rekod dirancang dan nilai rekod tersebut sudah dapat diidentifikasi ketika bahkan sebelum rekod tersebut tercipta (Record and recordkeeping, 1994). Berikut ini adalah gambar model kontinum rekod menurut Frank Upward (1999).
Analisis Fungsi Organisasi Analisis fungsi bisnis adalah proses menganalisa atau mengkaji apa yang tengah berlangsung dalam unit terpilih untuk mengenali fungsi dan kegiatan serta menyajikannya dalam skema menyeluruh yang logis. (Anon Nirmani, 2005) Suatu analisis fungsi akan menghasilkan: Pernyataan luas fungsi yang berkaitan dengan tujuan unit, Kegiatan-kegiatan yang menggambarkan fungsi-fungsi tersebut, Kegiatan berulang atau transaksi yang menjelaskan kegiatan turun ke yang kecil, tindakan yang dapat dibedakan. Hal-hal tersebut di atas dapat digunakan melakukan analisis fungsi bisnis ditambah tujuan dan strategi organisasi, analisis kegiatan bisnis untuk mengenali seluruh langkah pokok yang membuat kegiatan pengenalan seluruh transaksi yang terdiri dari setiap langkah dalam kegiatan bisnis. Samuels (1992:19-21) memberikan pedoman bahwa fungsi universitas dibagi menjadi 7 fungsi yang dikembangkan lebih jauh dari misi Tridharma Universitas. Adapun fungsi yang dikembangkan oleh Samuels sebagai berikut:
21
1. Misi Pendidikan dan pengajaran, mempunyai fungsi: confer credentials, convey knowledge, promote culture, foster socialization. Fungsi confer credentials menjelaskan kegiatan tentang proses penerimaan, seleksi mahasiswa dan cara-cara pelayanan finansial mahasiswa hingga kelulusannya. Fungsi convey knowledge mencakup kegiatan formulasi dan pemberian kurikulum yang menjadi dasar dalam proses belajarmengajar. Sedangkan fungsi promote culture dan foster socialization, universitas menyediakan kegiatan semacam ekstrakurikuler, konseling individu mahasiswa (Pembimbing Akademik) serta memberikan promosi sebagai kolektor dan disseminator budaya melalui kegiatan perpustakaan, museum dan arsip. 2. Misi Penelitian mempunyai fungsi conduct research dan sustain the institution Fungsi-fungsi tersebut melakukan kegiatan penelitian untuk mendapatkan pengetahuan baru serta tata organisasi, manajemen sumber daya manuusia, keuangan yang bertujuan mempertahankan keberlangsungan organisasi. 3. Misi Pengabdian Pada Masyarakat mempunyai fungsi provide public service. Fungsi ini melakukan kegiatan pengabdian pada masyarakat dengan membantu masyarakat dalam memberikan pendidikan kelanjutan. Sistem Pemberkasan (Filing System) Filing System menurut Kennedy (1998) adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali informasi (Rekod) yang terdiri dari aspek sistem seperti : lokasi fisik, metode klasifikasi dan pengindeksan, pengaturan/penataan berkas, prosedur pemberkasan, peralatan dan perlengkapan, pelacakan berkas, teknologi yang digunakan dalam implementasi sistem. Klasifikasi Salah satu fungsi dari manajemen rekod adalah memilih secara tepat sistem klasifikasi sehingga rekod dapat secara tepat dan cepat ditemukan kembali, rekod dalam keadaan lengkap dan utuh, rekod merupakan satu kesatuan informasi. Sebagai endapan informasi pelaksanaan kegiatan administrasi, rekod harus diklasifíkasikan berdasarkan fungsi atau kompetensi unit-unit kerja dalam struktur organisasi instansi, sehingga unit-unit informasi yang terbentuk dapat ditetapkan jangka simpan (retensi) dan nilai guna informasinya. Dengan demikian skema klasifikasi rekod pada prinsipnya mengacu pada pengertian memilah-milah rekod berdasarkan pada pertimbangan tentang bagaimana suatu rekod akan digunakan sebagai referensi atau akan ditemukan kembali (Wallace, 1992:513). Klasifikasi adalah proses dimana rekod organisasi/lembaga dikategorikan atau dikelompokkan kedalam unit penemuan rekod (Jay Kennedy,1998), ICA mendefínisikan sebagai penyiapan dari rencana pemberkasan/sistem pemberkasan atau skema klasífikasi untuk rekod dan penempatan series rekod (rekod sebagai satu kesatuan infomnasi) dan atau item dalam suatu skema. Sedangkan Patricia Wallace (1992) menyebut dengan istilah Records Classification System (sistem klasifikasi arsip dinamis), ia menyebut tiga dasar sistem klasifíkasi: aphabetik (penyimpanan rekod berdasarkan urutan huruf abjad) dibedakan menjadi : nama, subyek, geografi. Numerik (penyimpanan rekod berdasarkan urutan nomor) dibedakan menjadi nomor berurutan, middle-digit, terminal-digit, desimal. Alpha numerik
22
(penyimpanan rekod berdasarkan kode huruf dan nomor). Dalam masing-masing sistem klasifikasi ini arsip kemudian diberkaskan secara kronologis. Klasifikasi diperlukan dalam rangka pemberkasan rekod (records filling). Pemberkasan (filing) merupakan penempatan yang sesungguhnya rekod-rekod yang berkaitan dalam suatu wadah penyimpanan (storage container atau folder/file), dengan tujuan agar mudah ditemukan saat hendak digunakan (Johnson, 1974:14). Klasifikasi adalah proses merencanakan dan menerapkan skema berdasarkan kegiatan bisnis yang menghasilkan rekod, di mana rekod dikelompokkan menurut cara yang sistematis dan konsisten untuk memudahkan penangkapan, temubalik, pemeliharaan dan pemusnahan. Sementara itu fíling system , ICA mendefinisikan sebagai suatu rencana klasifikasi untuk pengaturan fisik rekod, penyimpanan dan penemuan kembali fíle, biasanya diidentifikasi dengan simbol yang menggunakan alphabetik, numerik, alpha numerik. Berdasarkan hal tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa pengertian klasifikasi mempunyai kesamaan dengan filing system. Dalam materi klasifikasi di titikberatkan bukan pada praktek memberkaskan rekod tetapi lebih pada memilih sistem klasifíkasi/filing yang sesuai dengan ukuran/jenis perusahaan/lembaga, volume rekod, tipe arsip yang disimpan. Pemberkasan Rekod Badan korporasi menciptakan dan menerima rekod sebagai bagian kegiatannya. Rekod yang diciptakan maupun yang diterima harus disusun, disimpan untuk ditemubalik kemudian digunakan oleh pemakai. Penyimpanan ini memerlukan sebuah sistem tersendiri. Untuk menyusun rekod, kita memerlukan sistem pemberkasan, artinya penyusunan arsip dinamis secara sistematis, logis yang menggunakan angka, huruf, kombinasi angka dan huruf untuk identifikasi rekod. Rancangan sistem pemberkasan adalah merupakan perkiraan dan penentuan kebutuhan di dalam rangka implementasi penyimpanan berkas. Fungsi dari rancangan pemberkasan ini adalah untuk: (1) Menentukan sistem pemberkasan (filing systems) untuk seluruh subyek/masalah yang terdapat dalam skema klasifikasi, (2) Menentukan susunan pemberkasan (filing arrangement) rekod untuk setiap kelompok rekod, mulai dari tingkatan dokumen, subfile, file dan seri. Semua ini merupakan dasar untuk melakukan pemberkasan, penataan dan penyimpanan serta temu kembali rekod. Sistem pemberkasan ini merupakan jantung dari kegiatan penyimpanan dan temu kembali informasi. Faktor yang harus diperhatikan dalam menentukan sistem pemberkasan adalah: (1) Menentukan rekod, (2) Menentukan bidangbidang kegiatan organisasi, (3) Menentukan karakteristik organisasi. Terdapat beberapa pandangan tentang macam metode pemberkasan. Seperti Kennedy (1998:169-171) menyatakan secara garis besar pemberkasan menggunakan sistem numerik dan sistem abjad. Sulistyo (1999:93) menyatakan terdapat sistem utama pemberkasan rekod, yaitu ; abjad numerik, klasifikasi, kronologis dan warna. Menurut Gunarto (1997:19), Ann Bennick (1989) dalam ARMA, dan Martono (1990:22), dari metode pemberkasan yang ada, secara garis besar pemberkasan digolongkan ke dalam tiga jenis yaitu: Sistem numerik/angka, Sistem alphabetis/abjad dan Sistem subyek
23
Sistem pemberkasan yang disebutkan diatas merupakan pengolahan rekod yang tercetak satu konvensional. Dewasa ini telah banyak kantor menggunakan media elektronik untuk manajemen rekodnya. Agus Sugiarto (2005:122) mengatakan “ Dengan menggunakan media elektronik diharapkan akan membantu pihak penggelola arsip untuk dapat mengelola dokumen dengan baik dalam hal penyimpanan, pengolahan, pendistribusian, dan perawatan dokumen. Lebih lanjut Agus Sugiarto (2005:123) mengatakan penggunaan media elektronik dalam pengelolaan arsip inilah yang sering disebut dengan sistem pengarsipan elektronik (Electronic Filing System) yang berbasiskan dengan penggunaan komputer. Dewasa ini terdapat 4 sistem utama pemberkasan rekod ialah (1) abjad, (2) numerik, (3) klasifikasi, (4) kronologis, dan (5) warna. Susunan abjad masih dapat diperluas lagi menurut abjad nama, abjad geografi, dan abjad subjek. Beberapa sistem dapat dikombinasikan menjadi sistem campuran, misalnya abjad dengan numerik dikenal sebagai sistem alfanumerik atau abjad geografi ditambah dengan abjad nama orang ataupun abjad dikombinasikan dengan warna. (Sulistyo Basuki, 2003:75) Sistem Numerik Sistem ini menggunakan nomor, atas dasar urutan angka/nomor, biasanya dari nomor/angka terkecil ke nomor/angka terbesar. Pemberkasan angka urut merupakan sistem yang paling sederhana. Rekod diatur berdasarkan urutan angka seperti: 01, 02, 03. 04, dan seterusnya. Sistem ini umumnya digunakan untuk penyimpanan cek, slip pembayaran, rekod personil, pasien dan semua tipe rekod yang memiliki nomor tertentu dan menandai dokumen bersangkutan. Sistem urutan angka hanya efektif jika rekodnya tidak melebihi 5000 berkas, jika lebih dari itu akan mengalami kesulitan. karena akan memakan waktu jika memberkaskan dengan jumlah lebih dari empat angka (Martono, 1990,23). Susunan rekod personal seperti rekod pasien, kepegawaian dapat digabungkan dengan indeks nama pemilik nomor bersangkutan. Untuk memudahkan penemuan kembali, setiap 25 folder ditempatkan guide baru sebagai pembatas. Pada perkembangan ada nomor tidak berurut yaitu penyusunan yang dilakukan dengan cara tertentu, tanpa memperhatikan urutan penomoran seperti pada umumnya. Aturan ini hanya diketahui oleh filer atau orang tertentu saja, seperti sistem terminal - digit (angka terakhir), middle - digit (angka tengah), dan urutan tanggal. Sistem Alfabetís Sistem ini merupakan sistem atas dasar alfabetis, yaitu dengan menggunakan urutan abjad nama orang, organisasi, nama subyek, atau nama lokasi geografi. Pemberkasan atas dasar sistem abjad merupakan sistem yang paling tua dan paling sederhana. Rekod yang diatur berdasarkan sistem antara lain berkaitan dengan rekod kepegawaian, nasabah, langganan, pasien, dan sejenisnya. Sistem Subyek Sistem ini umumnya diterapkan pada rekod korespondensi (surat dan sejenisnya), kegiatan lain seperti penelitian, rekod kasus dan sebagainya. Dibandingkan dengan sistem lainnya, sistem subyek ini paling sulit. Karena untuk melaksanakannya diperlukan bukan saja keterampilan di bidang penataan berkas
24
tetapi juga kemampuan menganalisis serta memahami tugas dan fungsi organisasi. Walaupun berdasarkan sistem subyek pedoman penataannya adalah masalah yang terkandung dalam rekod, namun dalam pengaturan foldernya dapat digabungkan dengan sistem lainnya, bergantung dari indeks yang digunakan (alfabetis, subyek atau angka). Dalam praktek penataan berkas senantiasa akan terjadi penggabungan antara sistem yang satu dengan yang lainnya. Pengindeksan Pemberian indeks (indexing) secara terninologis adalah menetapkan suatu nama, masalah, tempat, atau nomor untuk menunjukkan dimana suatu rekod harus disatukan sebagai satu berkas (Wallace,1992:518). Dalam hal ini pemberian indeks adalah identik dengan pemberian klasifikasi suatu rekod, sehingga keduanya memiliki fungsi yang terkaitan/menyatu, yaitu yang pertama sebagai sarana penyimpan dan yang kedua sebagai sarana temu balik. Dengan kata lain ketepatan pemberian indeks, baik untuk setiap rekod, akan terkait secara langsung dengan ketepatan klasifikasinya. Dalam suatu rekod/berkas sering memuat informasi mengenai beberapa hal atau sebaliknya materi dari suatu berkas terkait dengan berkas lain yang diterima sebelumnya dengan demikian terdapat dua hal yang harus diperhatikan berkas terdahulu merupakan bagian dari berkas terakhir, sehingga harus disatukan, atau merupakan berkas mengenai butir kegiatan yang berlainan, sehingga sebagai berkas yang mandiri. Dalam hal masing-masing sebagai berkas mandiri, maka diperlukan pemberian indeks relatif, yaitu yang menunjukkan bahwa infomasi dalam berkas tersebut terkait juga dengan berkas yang lain. Dalam praktek pengendalian berkas keberadan indeks amat penting karena sangat membantu penemuan kembali rekod Kecepatan, kelengkapan dan ketepatan penemuan kembali sangat tergantung dari ketepatan penerapan sistem penataan berkasnya serta penggunaan indeks yang merupakan identitas suatu rekod atau dokumen. Johnson (1974,252) menyatakan kunci untuk penemuan kembali tergantung pada desain sistem, bagaimana mengidentifikasi dan memilih informasi untuk diindeks, dan bagaimana memberkaskannya sehingga dapat ditemukan jika diperlukan. Penyimpanan Rekod Fungsi penyimpanan rekod baik físik maupun susunan untuk fasilitas/ keperluan penelusuran dan penggunaan (AS 4390.1, 1996:301). Martono (1992:1) mengatakan penataan atau penyimpanan adalah mengatur, menyusun sehingga membentuk berkas sesuai dengan tipe dan kegunaan rekod bagi kepentingan pekerjaan. Gunarto (1997:8) menyatakan penataan adalah akfivitas penyimpanan rekod ke dalam kotak file, folder, atau alat lain menurut sistem tertentu, termasuk proses pengklasifikasian, pemberian indeks, penyusunan, penempatan rekod, kartu, kertas, dan semua tipe rekod dengan cara sistematis, sehingga rekod dengan mudah, cepat dan tepat ditemukan bila dibutuhkan. Pola penyimpanan rekod yang berlaku di lingkungan perguruan tinggi telah diatur dalam Kepmendikbud No. 91/U/1995 tentang Pedoman Tata Persuratan dan Kearsipan di lingkungan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. Keputusan ini menyebutkan bahwa perguruan tinggi sebagai unit kerja dengan rekod yang banyak memungkinkan untuk menggunakan asas
25
gabungan berupa asas sentralisasi dan asas desentralisasi sekaligus. Dari batasan di atas dapat dipahami bahwa penyimpanan merupakan kegiatan penberkasan dengan kegiatan meliputi pengklasifikasian, pemberian indeks. penyusunan, penempatan rekod, dan semua tipe rekod dengan cara sistematis, sehingga rekod dengan mudah, cepat dan tepat ditemukan bila dibutuhkan. Pada dasamya penyimpanan dan penemuan kembali disusun secara sistematis berdasarkan skema klasifikasi yang sudah ditetapkan. Penyimpanan rekod adalah pengaturan tatanan penempatan naskah secara aktual dalam tempat penyimpanan yang sudah dipersiapkan. Suatu pengaturan tatanan penempatan rekod dengan benar mencakup ruang lingkup yang luas dan kompleks yang meliputi usnur-unsur fasilitas piranti lunak dan piranti keras antara lain ; penyediaan ruangan, sistem pengelolaan penyimpanan rekod dan alat perlengkapan. Manajemen penyimpanan rekod harus berdekatan dengan para pemakai jasa informasi rekod untuk memudahkan pelayanan informasi rekod yang dibutuhkan. Dengan cara ini dapat diharapkan bahwa rekod sebagai bahan informasi dapat dimanfaatkan secara optimal, dengan rekod yang berkualitas dan dengan biaya yang relatif murah. Pengorganisasian rekod disini adalah sistem penyimpanan rekod tanpa mengenal apakah rekod terdiri dari sentralisasi (dipusatkan) dan desentralisasi (didelegasikan). Sistem Penyimpanan Rekod Aktif Rekod aktif merupakan bagian terpenting dari fungsi pengambilan keputusan bagi pimpinan lembaga /organisasi, oleh karena itu untuk memudahkan pelayanan informasi yang dibutuhkan dalam pelaksanaan penyimpanannya harus berdekatan dengan para pemakai. Dengan cara ini dapat diharapkan bahwa rekod aktif sebagai bahan informasi dapat dimanfaatkan secara optimal, dengan rekod yang berkualitas dan dengan biaya yang relatif murah. Sistem penyimpanan yang baik ditentukan oleh jenis dan kegunaan rekod. Sistem penyimpanan yang tepat, baik dalam pengklasifikasian maupun pengindeksan akan pempengaruhi pada kecepatan dan ketepatan penemuan dokumen. Kecepatan, kelengkapan dan ketepatan penemuan kembali sangat tergantung pada ketepatan penerapan sistem penataan berkasnya serta penggunaan indeks yang merupakan identitas suatu rekod. Lokasi Penyimpanan Rekod Aktif Karena rekod aktif berada dan ditempatkan pada ruangan kantor yang memiliki posisi terpenting, maka perencanaan lokasi penyimpanan/ruangan bagi penyimpanan rekod aktif harus benar-benar dilakukan secara matang untuk menjamin efesiensi dengan biaya relativ murah. Beberapa hal perlu mendapat perhatian antara lain: (1) Tipe dan jenis peralatan yang dipakai; (2) Tata letak; (3) Luas ruangan; (4) Kapasitas muat lantai; (5) Jumlah ruangan yang cocok; (6) Jumlah laci. Mendiskusikan lebar isi lebih produktif bilamana dibandingkan dengan membicarakan lebar alat-alat. Dengan kata lain memperhitungkan jenis bahan yang disimpan akan lebih efísien dibandingkan dengan memperhitungkan alat-alat yang sedang atau akan dipergunakan. Oleh karena itulah kegiatan survey rekod, terutama dalam pengolahan rekod inaktif sangat berperan sekali.
26
Lokasi ruangan sepenuhnya tergantung kepada organisasi penyimpan. Kalau sentralisasi dalam penyimpanan rekod aktif, maka lokasi ruang penyimpanan rekod aktif akan berada pada unit pengeloaan atau pusat penyimpanan rekod lembaga yang bersangkutan. Sedangkan pada sistem desentralisasi, lokasi mana penyimpanan rekod aktif akan berada pada unit-unit kerja /unit-unit pengolahan yang pada umumnya terdiri dari satu ruangan sederhana yang dilengkapi beberapa peralatan seperti filing cabinet yang dinamakan "central file". Central File (Pusat Penyimpanan Rekod Aktíí) Pusat rekod aktif adalah sangat penting dalam manajemen rekod karena pusat rekod mampu menghemat ruang dan biaya peralatan (Penn, 1998,229): Ruang Pusat Rekod Aktif dapat digunakan lebih baik lima kali dari rekod yang disimpan pada ruangan kantor pada gedung yang sama melalui pemakaian perlengkapan pengatur kelembaban yang tinggi. Ruang penyimpan rekod aktif yang berada di luar/ jauh dan pusat kota besar bisa menghemat antara 750 - 1500 persen. Biaya staff akan lebih murah dibandingkan di pusat kota. Biaya perabotan penyimpanan pusat rekod aktif lebih murah dengan mempergunakan pemakai pengatur kelembaban, rata-rata 25 % dan ruang kantor. Pada penyimpanan rekod aktif dengan sistem desentralisasi yang ruang penyimpanan rekodnya berada pada unit-unit kerja, pada umumnya terdiri satu ruangan dan dilengkapi beberapa peralatan “vertical file” dan /atau "rateral file" antara lain filing cabinet yang dinamakan "Central file" (Tachjan, 1997:106-7). Misalnya pada suatu lembaga /organisasi yang terdiri dari biro-biro dan biro-biro tersebut membawahi bagian tata usaha, maka central file tersebut berada di bawah bagian tata usaha, dan pada organisasi yang sudah maju central file tersebut dipercayakan kepada seorang pejabat fungsional Arsiparis yang senior. Disinilah tempat yang paling cocok untuk menyimpan dan memelihara rekod aktif vital (vital records). Di Negara-negara berkembang seperti Indonesia, pada umumnya ruangan rekod aktif menggunakan ruangan yang sudah ada tanpa direncanakan secara khusus, sehingga walaupun ruangan tersebut baru direnovasi, pada akhirnya tipetipe peralatan harus disesuaikan dengan ruangan yang tersedia termasuk pemilihan peralatan altematif. Ruangan untuk rekod aktif seharusnya direncanakan dengan matang, acuannya adalah rekod yang akan ditampung dan tipe serta jenis peralatan yang akan digunakan. Records Centre (Pusat Penyimpanan Rekod Inaktif) Pusat Penyimpanan Rekod Inaktif adalah unit yang melaksanakan pembinaan rekod inaktif di lingkungan organisasi yang biasanya dilaksanakan oleh bagian pengelolaan rekod pada suatu unit kerja. Misi Pusat Rekod Inaktif Perguruan Tinggi adalah sebagai pusat penyimpanan informasi dan penciptaan rekod oleh, untuk dan mengenai perguruan tinggi. Misi tersebut adalah mengidentifikasi, mengumpulkan, memelihara (preservasi), dan membuat rekod permanen dari sejarah, legal, fiskal dan atau rekod administrasi terhadap hubungan kerja dari perguruan tinggi dan
27
siap digunakan sebagai pelayanan informasi kepada penggunanya dalam hal ini sivitas dan lebih luas lagi untuk masyarakat luas (Special Collection & P.obert D. Fasher University Archive, 1999). Apabila rekod aktif disimpan pada masing-masing unit kerja atau disimpan di central file atas dasar pertimbangan agar mudah dan cepat ditemukan (must be immediately accessible) apabila diperlukan, maka arsip inaktif karena sudah jarang digunakan (infrequent office reference) disimpan terpusat (centralize) pada suatu tempat penyimpanan arsip inaktif yang dikenal sebagai “Records Center" (pusat penyimpanan rekod inaktif). Di Records Centre inilah segala aktivitas yang berkaitan dengan pengelolaan, penyimpanan, penyusutan/pemusnahan. pemeliharaan, penyajian dan pelayanan (housing and reference services) dilakukan. Mengingat pentingnya Records Centre diharapkan organisasi sudah mulai memikirkan untuk memilikinya. Akan tetapi perlu adanya perencanaan yang matang dengan mempertimbangkan aspek ekonomis dan efesiensi. Disamping itu perlu dirancang sedemikian rupa sehingga records center dapat berfungsi secara optimal dan mampu melindungi rekod terhadap kemungkinan kehilangan, kerusakan atau kemusnahan rekod. Menurut Penn (1998:229) penyimpanan rekod berhubungan dengan ruang rekod (housing of records) untuk rekod semi aktíf atau inaktif, tetapi harus dipelihara karena sewaktu-waktu dipakai untuk referensi, untuk pemeriksaan (auditing), atau karena alasan hukum atau penghematan penyimpanan rekod. Tujuan pembuatan dan pelaksanaan Records Centre adalah unik: Penghematan dan efesiensi dalam penyimpanan, penemuan kembali dan penempatan rekod semiaktif dan inaktif. Pengamanan terhadap akses yang tídak bertanggungjawab dan pengrusakan rekod dalam penyimpanan dengan kewajiban terhadap pemakai. Menjaga rekod yang disimpan terhindar dari resiko rusak secara alamiah seperti kebakaran, banjir, gempa bumi dan lain-lain.
Pola Penyimpanan Rekod Aktif Masalah utama dalam pengorganisasian file adalah menentukan lokasi filing apakah sentralisasi atau desentralisasi (Kennedy,1996). Banyak organisasi yang kemudian mengambil keputusan menggabungkan keduanya, yang disebut juga dengan pola kombinasi. Penentuan pola pengorganisasian pola pengorganisasian file hendaknya sesuai dengan kondisi organisasi bersangkutan. Faktor yang menjadi dasar penentuan pola pengorganisasian file, yaitu: 1. Lokasi, yaitu lokasi unit kerja yang membutuhkan rekod. 2. Volume, yaitu jumlah rekod yang dikelola. 3. Identifikasi, yaitu faktor yang terkait dengan tipe, kompleksitas rekod. 4. Pengguna rekod, yaitu dengan mempertimbangkan kepentingan pengguna, dimana rekod yang disediakan dapat mencapai target pelayan yang maksimal, baik dari segi waktu, maupun cara pelayanan, sehingga dapat memberikan kepuasan pada pengguna (Benedon,1969, 233).
28
5. Efesiensi alat dan tempat, yaitu faktor yang terkait dengan tersedianya alat dan tempat diorganisasi yang bersangkutan. 6. Tenaga, yaitu jumlah pegawai yang diperlukan untuk mengelola rekod. Hal ini terkait dengan alokasi pegawai yang tersedia sebagai filer atau pengelola rekod. Sentralisasi Asas sentralisasi yaitu proses penyimpanan rekod yang dipusatkan pada satu unit tersendiri bagi seluruh organisasi. Pada sistem sentralisasi, semua rekod aktif disimpan di pusat penyimpanan rekod aktif. Bagi unit bawahan yang ingin menggunakan rekod dapat menghubungi central file. Sistem sentralisi memiliki keuntungan sebagai berikut : 1. Mencegah duplikasi. 2. Layanan yang lebih baik. Dengan sentralisasi filing karyawan terlatih dapat memberikan layanan yang lebih baik kepada bagian lain. 3. Menghemat waktu. Karena hanya satu tempat saja untuk memberkaskan bahan serta satu tempat saja untuk menemukannya, maka pemakai akan menghemat waktu dalam mencari informasi. 4. Adanya keseragaman. Semua rekod aktif terpusat, pengolahan dan penyimpanan dilakukan secara seragam, serta memudahkan pengawasan. 5. Menghemat ruangan, peralatan dan alat tulis kantor. Penghematan karena tidak ada duplikasi rekod aktif dan perlengkapan, juga tidak memerlukan banyak karyawan yang bertanggung jawab 6. Memungkinkan pengamanan yang lebih terpadu. 7. Pelayanan rekod aktif ada dalam satu atap (Sulistyo Basuki,2003:165) Namun sistem ini memiliki kerugian sebagai berikut: 1. Kesulitan fisik. Bagian yang jauh dari central file akan terjadi penundaan untuk membawa rekod aftif ke ruang petugas yang memerlukannya. 2. Kebocoran informasi. Karena berkas ditempatkan di ruang pusat (central file) maka akan terjadi kekhawatiran publisitas masalah penting antara berbagai bagian yang berbeda. 3. Setiap bagian mungkin mempunyai kebutuhan yang berlainan. Kadangkadang informasi yang sama diperlukan dalam berbagai bentuk, misalnya nama nasabah yang dijajarkan menurut nama namun nama tersebut dapat pula dijajarkan menurut lokasi atau pembagian geografi. Dalam hal ini disarankan agar salinan yang dijajarkan di ruang rekod aktif disusun menurut kebutuhan mutakhir dan tembusan tambahan dari kertas yang sama disimpan dibagian lain. 4. Ketakutan akan hilangnya rekod aktif. Karena tidak ada duplikasi maka bila rekod aktif di pusat hilang maka rekod aktif itu hilang selama-lamanya. 5. Pemakai tidak langsung memperoleh rekod aktif bila diperlukan, adanya kecenderungan di kalangan manajer agar rekod aktif yang dihasilkan oleh organisasi, perusahaan, badan mereka disimpan di bawah pengawasannya. (Sulistyo Basuki, 2003:166). Desentralisasi Sistem desentralisasi memberikan pengelolaan rekod sendiri-sendiri sesuai dengan kepentingannya masing-masing. Alasan yang diketengahkan dalam
29
penerapan sistem ini adalah ditinjau dari segi praktis dan efesien yang berhubungan langsung dengan pekerjaan yang dihadapi. Sistem ini memungkinkan setiap unit pengolahan memliki ruangan atau tempat tersendiri bagi penempatan rekodnya. Kelebihan dari asas ini adalah: (1) memungkinkan organisasi bersangkutan lebih cepat dalam pemrosesan penyampaian informasi, karena pengelolaan rekod dapat dilaksanakan pada setiap unit sesuai dengan kebutuhannya; (2) kegiatan penyusutan dapat dilakukan lebih cepat karena dapat langsung dihubungkan dengan kegiatan pada unitnya; dan organisasi dapat mengelola rekod yang jumlah dan kapasitasnya banyak. Kennedy (1995) menjelaskan bahwa kelebihan dari sistem desentralisasi: 1. Dekat dengan pemakai, manajer rekod aktif dapat langsung mengawasi pengolahan dan penyimpanan rekod aktif. 2. Sistem ini sangat cocok untuk penyimpanan informasi rahasia. 3. Memungkinkan penyimpanan berkas yang relevan dengan bagian yang bersangkutan sehinga menghemat waktu dalam pengangkutan berkas. 4. Tidak akan terjadi waktu yang terbuang dalam menentukan lokasi dokumen seperti pada asas sentralisasi. Adapun kerugiannya asas desentralisasi ini adalah: 1. Karena letaknya tersebar maka pengawasan oleh manajer rekod aktif sulit dilakukan. 2. Terjadi duplikasi ruangan, perlengkapan dan alat tulis kantor, jadi terjadi duplikasi dalam penelusuran pemberkasan. 3. Sulit untuk melatih tenaga pemberkasan yang terampil, karena pekerjaan pemberkasan di bagian-bagian sangat kecil. 4. Sistem desentralisasi akan mengalami kesulitan pemberkasan dalam hal dokumen yang relevan yang berkaitan dengan 2 bagian atau lebih. 5. Tidak ada keseragaman dalam hal pemberkasan dan peralatan. 6. Masing-masing bagian menyimpan rekod aktifnya sehingga rekod aktif yang saling berkaitan tersebar di berbagai tempat. 7. Masing-masing bagian cenderung mengamankan rekod aktif dalam berbagai cara dengan imbas pengawasan rekod aktif tidak cukup dan lemah. (Sulistyo Basuki, 2003:166).
Kombinasi Asas ini merupakan gabungan antara sentralisasi dengan desentralisasi, di mana pengolah rekod aktif dilakukan oleh setiap unit kerja (desentralisasi), dengan kontrol terpusat (sentralisasi) di bidang prosedur, alat, cara kerja, training dan lain-lain. Keuntungan asas ini antara lain, yaitu: adanya keseragaman sistem, kesalahan filing dan rekod yang hilang dapat dikurangi, pemborosan alat dapat dikurangi, memberi kemudahan terbuatnya jadwal retensi, dan memungkinkan terjadinya pengaksesan rekod di masing-masing unit kerja. Kelemahan dari asas ini adalah adanya kesulitan dalam mengumpulkan rekod yang mempunyai keterkaitan, dan sulitnya membentuk keseragaman sistem karena lokasi unit pengelola tersebar. Asas kombinasi mempunyai keuntungan sebagai berikut:
30
1. Adanya sistem penyimpanan dan temu balik yang seragam. 2. Menekan seminim mungkin kesalalan pemberkasan serta rekod aktif yang hilang. 3. Menekan duplikasi rekod aktif. 4. Memungkinkan pengadaan terpusat dengan imbas efesiensi biaya yang lebih baik. 5. Memudahkan kontrol gerakan rekod sesuai dengan jadual retensi dan pemusnahan. 6. Adanya keyakinan manajemen di kalangan pengelola rekod aktif. (Sulistyo Basuki,2003:167) Disisi lain asas kombinasi memiliki kerugian sebagai berikut: 1. Rekod aktif yang bertautan tidak ditempatkan pada tempat yang sama sehingga menyulitkan penggunanya. 2. Kurang luwes karena keseragaman di seluruh unit belum atau tidak ada. 3. Masalah yang berasal dari asas sentralisasi dan desentralisasi dibawa ke asas kombinasi (Penn,1998;92). Jadwal Retensi Rekod Betty Ricks (1992) mengatakan bahwa program retensi rekod memberikan suatu jadwal dan prosedur yang konsisten untuk mengelola rekod organsiasi, memindahkan rekod ke tempat penyimpanan rekod inaktif, memusnahkan rekod yang sudah tidak bernilai guna. Sedangkan Ira A. Penn (1989) memberikan definisi suatu daftar rekod yang berisi penetapan kapan suatu rekod akan dimusnahkan. Konsep ini mengandung tiga tujuan yaitu memberi arahan penyusutan rekod yang periode retensinya telah habis, penyimpanan rekod untuk sementara waktu, penyimpanan rekod yang bersifat permanen. Sementara itu Jay Kennedy (1998) memberikan pengertian suatu daftar dari series rekod organisasi yang berisi arahan berapa lama rekod disimpan (termasuk disimpan dalam jangka waktu tak terbatas) juga mengandung instruksi kapan rekod dipindahkan ke tempat penyimpanan rekod inaktif. Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa Jadwal Retensi mempunyai unsur-unsur ; suatu daftar, yang berisi jangka simpan rekod, serta nasib akhir apakah musnah atau permanen, berguna sebagai arahan dalam program penyusutan rekod. ARMA (1988) memberikan batasan jadwal retensi adalah salah satu komponen dari program manajemen rekod yang memberikan keterangan lamanya rekod disimpan dan prosedur khusus untuk penyusutan rekod. Sedangkan ICA (1988), suatu dokumen yang menggambarkan rekod dari badan, lembaga, atau unit adiministrasi yang menetapkan rekod yang disimpan karena mempunyai nilai guna permanen dan sebagai dasar pengesahan penyimpanan permanen, serta pernusnahan rekod yang tidak berguna setelah jarak waktu simpan ditentukan terlewati. Berdasar hal tersebut dapat disimpulkan bahwa Jadwal Retensi adalah komponen dari program manajemen rekod, menggambarkan rekod dari suatu badan penciptanya, sebagai dasar hukum penyimpanan rekod bernilai permanen maupun pemusnahan rekod yang sudah tidak bernilai guna berisi jangka simpan rekod. Peraturan Pernerintah Nomor 34 tahun 1979 tentang Penyusutan Rekod Jadwal Retensi adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jenis rekod beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai
31
sebagai pedoman penyusutan rekod. Undang-undang Nomor 8 tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan Jadwal Retensi adalah jangka waktu penyimpanan dokumen perusahaan yang disusun dalam suatu daftar sesuai dengan jenis dan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman pemusnahan dokumen perusahaan. Pengertian menurut peraturan perundangan tersebut dapat disimpulkan bahwa Jadwal retensi rekod berisi elemen-elemen suatu daftar yang berisi jangka simpan rekod dipergunakan sebagai pedoman penyusutan rekod. Dari pendapat para pakar, lembaga profesi, dan peraturan perundanganundangan maka dapat dikemukakan bahwa Jadwal Retensi Rekod : 1) Merupakan komponen dari program manajemen rekod, 2) Menggambarkan jenis-jenis rekod dari lembaga penciptanya (creating agency), 3) Berbentuk suatu daftar yang berisi jangka simpan rekod, nasib akhir (musnah, simpan, permanen), 4) Sebagai dasar hukum untuk menyimpan rekod, memusnahkan rekod yang tidak bernilai guna atau dapat dikatakan sebagai dasar hukum penyusutan rekod. Penyusutan Rekod Karen Dawley Paul (1991:36) menyatakan bahwa tujuan pengelolaan rekod adalah untuk memastikan bahwa organisasi hanya menyimpan rekod yang dibutuhkan dengan cara menyusutkan rekod yang sudah tidak digunakan sedangkan Martono (1990) menyatakan bahwa tujuan penyusutan adalah: (a) mendapatkan penghematan dan efisiensi, (b) untuk lebih mendayagunakan rekod, (c) memudahkan pengawasan dan pemeliharaan terhadap rekod yang masih bernilai guna tinggi; dan (d) penyelamatan bahan bukti kegiatan. Rekod akan senantiasa bertambah seiring bertambahnya kegiatan organisasi. Wallace dkl: (1992:95) bahkan menambahkan bahwa rekod akan bertambah dua kali lipat volumenya setiap 10 tahun. Pertambahan volume rekod akan menimbulkan permasalahan apabila tidak dikelola dengan baik. Oleh karena itu, penyusutan rekod merupakan upaya untuk mencapai tujuan pengelolaan rekod tersebut. Penyusutan merupakan tahap akhir dalam daur hidup rekod. Pada tahap ini, sebagian rekod akan sudah tidak digunakan lagi karena tidak bernilai guna baik untuk keperluaan administratif, hukum, keuangan, ataupun ilmiah, tetapi sebagian lainnya akan tetep menjadi rekod karena memiliki nilai yang berkelanjutan (continuing value) seperti bernilai kebuktian (evidential) dan mengandung informasi penting (informational). Rekod yang sudah tidak memiliki nilai guna akan dimusnahkan dan rekod yang memiliki nilai yang berkelanjutan akan dipindahkan ke pusat rekod. Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 34 tahun 1979, penyusutan adalah tindakan mengurangi, memindahkan, atau membuang rekod, sedangkan Wallace dkl: (1992: 229) menyatakan bahwa penyusutan merupakan sistem pemeliharaan terhadap rekod yang sudah inaktif. Namun demikian, penyusutan pada dasarnya dapat dilakukan dengan cara : a) memindahkan fisik rekod aktif dari unit kerja ke pusat rekod; b) memusnahkan rekod sudah tidak bernilai guna berdasarkan pertauran yang berlaku; c) menyerahkan rekod yang bernilai berkelanjutan (continuing value) ke Arsip Nasional RI. (Martono, 1990). Pemindahan dapat dilakukan secara rutin atau kadang-kadang. Pemusnahan dapat dilakukan dengan cara dibakar atau dicacah atau dengan peleburan di pabrik kertas.
32
Untuk melakukan penyusutan diperlukan suatu jadwal retensi. Jadwal retensi yaitu suatu pedoman yang mengatur berapa lama suatu rekod disimpan di unit kerja atau unit pengolah dan kemudian tindakan yang harus diambil setelah rekod mencapai jangka simpan yang telah ditentukan (Martono, 1990:37). Jadwal retensi ditetapkan berdasarkan pada penilaian yang dilakukan terhadap rekod. Penn dkk. (1998: 110-112) mengemukakan bahwa rekod memiliki beberapa nilai guna, seperti nilai guna primer dinana rekod digunakan untuk tujuan administrasi (administrative value), untuk tujuan keuangan (fiscal value) dan untuk tujuan bahan bukti (legal value) dan nilai guna sekunder di mana rekod digunakan untuk tujuan pembuktian (evidential value) dan untuk tujuan informasional (injprmaticmal value). Jadi, sistem penyusutan adalah tindakan mengurangi rekod dengan cara pemusnahan atau pemindahan rekod yang sudah tidak aktif dari unit kerja ke pusat rekod, atau pemindahan rekod yang sudah inaktif dari pusat rekod ke Arsip Nasional RI sesuai jadwal retensi yang telah ditetapkan sebelumnya.
Penutup Pengelolaan rekod yang terdiri dari sistem penciptaan, sistem pengarahan dan pemanfaatan, sistem pemeliharaan, dan sistem penyusutannya merupakan hal yang penting bagi suatu organisasi termasuk perguruan tinggi agar berbagai rekod yang diciptakan dapat berfungsi sebagai bahan pembuktian, bahan rujukan, dan bukti kesesuaian dengan ketentuan yang berlaku, dapat disimpan dan dipelihara dengan biaya murah, serta dapat ditemu balik dengan cepat karena organisasi hanya menyimpan rekod yang diperlukan dan membuang rekod yang sudah tidak dibutuhkan.
DAFTAR PUSTAKA
Arsip Nasional Republik Indonesia. (2001). Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta : ANRI Arsip Nasional Republik Indonesia. (2002). Penyusutan Arsip. Jakarta : ANRI Australian Standard AS 4390.(1996) New South Wales : Standards Association of Australia. Badan Standarisasi Nasional. (2003). SNI 19-6962.1-2003 Dokumentasi dan Informasi - Manajemen Rekaman Bagian 1 : umum. Jakarta : Badan Standarisasi Nasional. Cook, Michael. (1986). The Management of Information from Archives. Derby : University Press.
33
Departemen Pendidikan Nasional.(1995). Pedoman Tata Persuratan dan Kearsipan di Lingkungan Departeme Pendidikan Kebudayaan. Departemen Pendidikan Nasional.(1997). Pedoman Umum Pelaksanaan Akreditasi Program Studi jenjang SI. Jakarta : Badan Akreditasi Nasional Departemen Pendidikan Nasional. Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. (2003). Pedoman Penjamin Mutu (quality Assurance) Pendidikan Tinggi. Jakarta : Depatemen Pendidikan Nasional. Dirjen Pendidikan Tinggi. Dirjen Dikti. (2006). “Panduan Pelaksanaan Sistem Penjamin Mutu Perguruan Tinggi (SPM-PT) : Bidang Akademik”. Jakarta : Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional. Hasugian, Jonner “Pengantar kearsipan”. Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara. hal 7-8 Indonesia. Undang-undang Nomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan. Indrajit, R. Eko dan Djokopranoto, R. (2006). Manajemen Perguruan Tinggi Modern. Yogyakarta : Andi Irawan, Mustari (2001). Manajemen Arsip Dinamis : Suatu Pendekatan Kearsipan. Suara Badar, Vol. 1, hal 10-16 Kennedy, Jay. (1993). Record Management : a Guide to Corporate Rekodkeeping. ed.1. Sourth Melbourne : Longman. Maher, William J. (1992). The Management of College and University Archives. Metuchen, N.J & London : The Society of American Archivists & The Scarecrow Press Inc. Mirmani, Anon. (2005). Proses Analisis Kegiatan Untuk Membangun Klasifikasi Dokumen Di Perguruan Tinggi. Jurnal Ilmu Informasi, Perpustakaan dan Kearsipan Vol.1.No.2, Juni 2005. Muchyidin, Ace, S. (2000). Akriditasi dan Pemeliharaan Iklim Akademis di Perguruan Tinggi. Jakarta : Buletin Akriditasi No.2 tahun 2000 Parker, Elizabeth. (1999). Managing your organization’s records. London : Library Association Pub. Peraturan Pemerintah Nomor 34 tahun 1974 tentang penyusutan Arsip.
34
Ricks, Betty R., Ann J. Swafford, dan Key E. Gow. (1992). Information and image management : A Records Systems Approach. Cincinnati : South Western Publishing Co. Samuels, Helen Willa. (1992). Varcity Letters : Documenting Modern Colleges and Universities. London : The Scercow Press. Schellenberg, T.R.(1956). Modern Acrhives : Prinples and Techniques. Chicago : The University of Chicago Press. Schmidt, William F. dan Sarah J. Wilson (1979). A Practical Approach to University Records Management dalam College and University Archives : Selected Readings. The Society of American Archivists. Seymour, Daniel T. (1992). Causing Quality in Higher Education. McMillan Pub. Co. Sudarsono, Blasius. (2004). Standar Nasional Indonesia untuk Manajemen Rekaman. Disampaikan pada seminar sosialisasi standar dokumentasi dan informasi Pusat Standar dan Sistem Mutu LIPI tanggal 25 mei 2004. Sugiarto, Agus dan Wahyono, Teguh (2005). Manajemen Kearsipan Modern : Dari Konvensional Ke Basis Komputer. Yogyakarta : Penerbit Gava Media. Sulistyo-Basuki.(2003). Manajemen Arsip Dinamis : Pengantar, Memahami dan mengelola Informasi dan dokumen. Jakata : Gramedia Pustaka Utama. Tachjan (1997). “Manajemen Arsip Dinamis Aktif”. Bandung : FIS Unpad Press Undang-undang Nomor 20 tahun 2003 “tentang Sistem Pendidikan Nasional”. Wallace, Patricia E, Jo Ann Lee, dan Dexter R. Schubert (1992). Records Maangement : integreted information system. Englewood Clifffs : Prentice Hall.
35
