MANAJEMEN PROYEK & AKUISISI SISTEM TI PLANNING SCOPE MANAGEMENT : VALIDATING SCOPE AND CONTROLLING SCOPE Oleh : Utama Andri Arjita
Project scope management adalah suatu kegiatan untuk meyakinkan bahwa semua kegiatan yang dilakukan telah mencakupi semua requirement yang telah didefinisikan, dan tidak terdapat kegiatan tambahan yang tidak berhubungan dengan requirement. Hal-hal yang harus dilakukan dalam kegiatan Project Scope Management diantaranya adalah : Planning Scope Mangement (Management perencanaan ruang lingkup), adalah kegiatan untuk mendokumentasikan pendefinisian, proses validasi, dan pengontrolan Proyek. Tujuannya adalah untuk memberikan arahan tentang cara scope pengelolaan dalam proyek. Validating Scope Proses validasi ini dilakukan berdasarkan Control Quality yang ditinjau oleh Customer atau Sponsor.
Dokumen yang divalidasi dari proses 8.3 Control Quality pada diagram diatas menyatakan bahwa dokumen tersebut telah diterima secara formal oleh pengguna. Bersama dengan dokumen Work Performance Data, Project Management Plan serta keluaran dari proses 5.2 Collect Requirements akan diproses dan menjadi dasar dari validasi akhir. Perbedaan antara Proses 8.3 Control Quality dengan Proses 5.5 Validate Scope adalah dokumen yang diterima pada Proses 5.5 Validate Scope lebih kearah proses penerimaan sedangkan Proses 8.3 Control Quality lebih pada kebenaran dari dokumen yang diterima tersebut. Proses 8.3 Control Quality berjalan lebih dahulu dibandingkan Proses 5.5 Validate Scope dan keduanya bisa berjalan bersamaan.
VALIDATE SCOPE INPUTS Project Management Plan Requirements Documentation Requirements traceability matrix
Berisi Scope Management Plan yang menentukan seberapa resmi penerimaan deliverable proyek selesai akan diperoleh Daftar semua proyek, produk, dan jenis-jenis kebutuhan untuk proyek dan produk, bersama dengan kriteria penerimaan mereka.
4.
Verified deliverables
Sudah diperiksa secara internal melalui proses Quality Control.
5..
Work performance data
Termasuk tingkat kepatuhan terhadap persyaratan, jumlah dan tingkat ketidaksesuaian.
1. 2. 3.
Dokumen yang menggambarkan fase‐fase daur ulang proyek
TOOLS & TECHNIQUES 1.
Inspection
2.
Group decision-making techniques
Mengukur, memeriksa, dan memvalidasi untuk menentukan apakah kerja dan kiriman memenuhi persyaratan dan kriteria penerimaan produk. Digunakan untuk mencapai kesimpulan ketika validasi dilakukan oleh tim proyek dan stakeholder lainnya.
OUTPUTS 1.
Accepted deliverables
Deliverable documents yang telah divalidasi dan sudah disetujui oleh pengguna
2.
Change requests
Dokumen Perubahan Permintaan untuk memperbaiki kesalahan
3. 4.
Work performance information Project documents updates
Dokumen Perkembangan hasil pekerjaan. Laporan Perkembangan proyek disetiap fase.
Controlling Scope proses untuk memantau status dari suatu proyek dan scope produk serta mengelola perubahan pada scope
Halaman 2
Mengamati ruang lingkup proyek berarti melihat setiap perubahan yang terjadi, memastikan ada tindakan yang direkomendasikan atas perubahan proyek dimana tindakan yang dilakukan bisa berupa perbaikan atau pencegahan. Proses tersebut dilakukan pada Proses 4.5 Perform Integrated Change Control. Perubahan yang tidak terstruktur dan batasan proyek tanpa batasan / constraint waktu, biaya dan sumber daya disebut Scope Creep. Setiap proyek bisa saja terjadi adanya perubahan.
.
Halaman 3
CONTROL SCOPE INPUTS
Requirements traceability matrix Work performance data
Scope baseline— dibandingkan dengan hasil aktual untuk menentukan apakah permintaan perubahan diperlukan Scope management plan— menjelaskan bagaimana ruang lingkup proyek akan dipantau dan dikontrol Change management plan— mendefinisikan proses pengelolaan permintaan perubahan pada sebuah proyek Configuration management plan— mendefinisikan item yang dapat dikonfigurasi, barang-barang yang memerlukan pengendalian perubahan formal Requirements management plan— menjelaskan bagaimana persyaratan proyek akan dianalisis, didokumentasikan, dan dikelola Persyaratan terdokumentasi dengan baik membuatnya lebih mudah untuk mendeteksi penyimpangan dalam lingkup yang disepakati untuk proyek atau produk. Membantu mendeteksi dampak dari setiap perubahan atau penyimpangan dari baseline lingkup Jumlah permintaan perubahan yang diterima, jumlah permintaan perubahan diterima, jumlah kiriman selesai.
OPAs
Aset seluruh proses yang ada di perusahaan
1.
Project Management Plan
2.
Requirements Documentation
3. 4. 5..
TOOLS & TECHNIQUES 1.
Variance analysis
metode untuk melihat penyebab dan tingkat perbedaan antara baseline dan kinerja proyek sebenarnya
OUTPUTS 1.
Work performance information
2.
Change requests
3.
Project management plan updates
4.
Project documents updates
5.
OPA updates
Dokumen yang berisikan informasi korelasi pada sebuah proyek jika performanya dibandingkan dengan batasan baseline seperti bagaimana dampaknya jadwal proyek atau biaya, variansi dan perkiraan Analysis of scope performance dapat mengakibatkan permintaan perubahan ke scope baseline, atau perubahan seperti perbaikan cacat, tindakan korektif, atau tindakan preventif. Scope baseline updates Cost and schedule baseline updates
Requirements documentation Requirements traceability matrix
Causes of variance Corrective actions taken Lessons learned from scope control
Halaman 4
DAFTAR PUSTAKA
[1] R. McLeod, Management Information System, Pearson Education, 2007. [2] R. Thomsett, Radical Project Management, Jakarta: Erlangga, 2003. [3] C. J. L. Gaol, Sistem Informasi Manajemen Pemahaman aplikasi, Grasindo, 2008. [4] W. B. d. T. Jefri, 12 Proyek Sistem Akuisisi Data, Jakarta: Elex media komputindo, 2007. [5] K. C. L. a. J. P. Laudon, Sistem Informasi Manajemen Mengelola Perusahaan Digital Edisi 10, Jakarta: Salemba Empat, 2008.
Halaman 5
