Manajemen Investasi TI Oleh : Utama Andri A. A. Pendahuluan Badan Pusat Statistik merupakan lembaga pemerintah yang mempunyai tugas menyediakan kebutuhan data bagi pemerintah dan masyarakat. Dalam menyediakan data yang berkualitas diperlukan dukungan teknologi Informasi yang baik. Dukungan Teknologi Informasi di era yang semakin maju ini merupakan keharusan yang tidak bisa diabaikan oleh pihak Badan Pusat Statistik. Diperlukan manajemen dalam menginvestasikan kebutuhan teknologi informasi yang diperlukan. Manajemen itu sendiri merupakan suatu sistem yang mengelola dan mengatur sumberdaya, yang mengalokasikan apa mengerjakan apa sehingga tujuannya tercapai dan bisa menghadapi situasi yang tidak diprediksi sebelumnya. Manajemen investasi adalah manajemen profesional yang mengelola beragam sekuritas atau surat berharga seperti saham, obligasi dan aset lainnya seperti properti dengan tujuan untuk mencapai target investasi yang menguntungkan bagi investor. Jadi manajemen investasi bersifat umum terhadap investasi yang ingin dikelola. Sedangkan manajamen IT merupakan kegiatan manajemen yang dikelola adalah informasi teknologinya. manajemen investasi IT merupakan pengelolaan terhadap investasi IT itu sendiri. B. Keberhasilan sistem manajemen IT Suatu sistem manajemen berhasil kalau dapat memenuhi life cycle dibawah ini: Fase memilih projetc/investasi : mengidentifikasi dan menganalisa risiko dan imbalan masingmasing proyek sebelum melakukan pendanaan yang signifikan untuk setiap proyek. Fase kontrol : monitor progess. memastikan bahwa proyek terus memenuhi kebutuhan misi di tingkat yang diharapkan dari biaya dan risiko. Jika proyek tidak memenuhi harapan atau jika masalah timbul, langkah-langkah yang cepat diambil untuk mengatasi kekurangan. Jika kebutuhan misi telah berubah, organisasi mampu menyesuaikan tujuannya untuk proyek dan tepat memodifikasi hasil proyek yang diharapkan. Fase Evaluasi : make adjustment. hasil aktual dan yang diharapkan dibandingkan setelah proyek telah dilaksanakan sepenuhnya. Hal ini dilakukan untuk (1) mengkaji dampak proyek terhadap tujuan, (2) mengidentifikasi perubahan atau modifikasi proyek yang mungkin diperlukan, dan (3) merevisi proses manajemen investasi berdasarkan lessons learned.
Ada 5 kematangan: Stage 1 : Membuat awareness terhadap pentingnya investasi Stage 2 : Membangun fondasi investasi Stage 3 : Mengembangkan portofolio investasi Stage 4 : Meningkatkan proses investasi Stage 5 : Memanfaatkan TI untuk hasil strategis
Jadi ukuran keberhasilan suatu investasi adalah tercapainya kematangan investasi pada level 5 yang investasi tersebut dapat menghantarkan organisasi/perusahaan ke hasil yang strategis sistem manajemen investasi IT secara umum, serta proses pengembangannya
Berdasarkan tingkat kematangan dalam investasi yaitu : Stage 1 : Membuat awareness terhadap pentingnya investasi Stage 2 : Membangun fondasi investasi Stage 3 : Mengembangkan portofolio investasi Stage 4 : Meningkatkan proses investasi Stage 5 : Memanfaatkan TI untuk hasil strategis Proses pengembangan investasi IT bertahap dari tahap 1 sampai tahap 5. Dimana dalam tahap 1 sebagian besar perusahaan memiliki beberapa jenis proses seleksi proyek sebagai bagian dari kegiatan anggaran tahunan mereka. [Halaman| 1 dari 7 ]
Dalam tahap 2 ini perusahaan membangun kemampuan seleksi dasar. Kemampuan seleksi dasar didorong oleh pengembangan kriteria seleksi proyek, termasuk manfaat dan kriteria risiko, dan kesadaran prioritas organisasi saat mengidentifikasi proyek-proyek untuk pendanaan. Tidak ada lagi proyek yang didanai semata-mata atas dasar ad hoc. Dalam tahap 3 ini merupakan proses yang penting dan sangat dipengaruhi oleh tahap 2. Fokus penting untuk tahap 3 adalah untuk membangun konsisten, yang didefinisikan dengan perspektif tentang portofolio investasi TI, seleksi terpadu, kontrol, dan proses evaluasi. Proses ini akan dievaluasi selama ulasan pasca-implementasi. Dalam tahap 4 difokuskan pada menggunakan teknik evaluasi untuk meningkatkan proses investasi TI dan portofolio dengan tetap mempertahankan kontrol dan seleksi proses yang matang. Pada tahap ini, organisasi harus juga secara teratur menganalisis portofolio investasinya untuk memastikan bahwa investasi yang terus selaras dengan versi terbaru dari arsitektur, karena perubahan kecil dari investasi mungkin terjadi selama waktu dalam keputusan pemilihan / seleksi periodik. Dalam tahap 5 ini setelah sebuah organisasi telah menguasai proses seleksi, kontrol, dan evaluasi, berusaha untuk membentuk hasil strategisnya dengan (1) menggunakan EA sebagai kerangka acuan penting untuk memastikan keselarasan dengan arsitektur target, (2) belajar dari organisasi lain, (3) terus meningkatkan cara di mana menggunakan IT untuk mendukung dan meningkatkan hasil usahanya, dan (4) fokus pada fleksibilitas dan menjadi organisasi yang lebih lincah yang bergantung pada arsitektur untuk visi masa depan. C. Pengembangkan sistem manajemen investasi IT dalam konteks organisasi non-profit serta organisasi pemerintahan Pengembangan sistem manajemen investasi IT dalam konteks non profit seperti pemerintahan terkait goal atau objective dari instansi yang bersangkutan. Profit yang dimaksud adalah pencapaian visi dan misi yang diharapkan bukan dari segi financial. Bagaimana mengatur resource yang ada dan bagaimana mengambil keputusan investasi IT yang ada sehingga dapat mencapai goal yang diharapkan. Dalam institusi pemerintahan, tidak mengenal adanya ROI dalam investasi proyek. Proyek dikerjakan karena pada dasarnya sesuai dengan arahan strategis institusi itu. Model Cost Benefit Analysis disederhanakan dan disesuaikan dengan kebutuhan institusi pemerintahan, dengan memfokuskan pada analisa non-finansial. Analisa CBA finansial dihilangkan dari model karena dalam institusi pemerintahan yang diperhatikan adalah masalah ketersediaan anggaran. Selanjutnya model CBA non-finansial ini akan dirujuk dengan nama Model Investasi TI Pemerintahan Harus sudah ada daftar kandidat proyek-proyek, misalnya daftar kandidat proyek-proyek dari tabel analisa kesenjangan. Urutan prioritas proyek yang dihasilkan manajemen investasi TI Pemerintahan tidak bersifat mutlak, tetapi bisa menjadi salah satu dasar utama dalam pemrioritasan proyek. Dari daftar prioritas proyek-proyek itu, kemudian bisa disusun lebih rapi kembali dengan metode project prerequisite method dan business alignment method. Komponen model investasi TI pemerintah : 1. Domain Bisnis Strategic Alignment (SA) Management Information (MI) Organizational Risk (OR) Customer Response (CuR) [Halaman| 2 dari 7 ]
Compliance Response (CoR) 2. Domain Teknologi IS Architecture (ISA) IT Infrastucture Architecture (ITA) Technical Availability (TA) Definitional Certainity (DC) Seperti di Badan Pusat Statistik (tempat penulisan bekerja), Pembelian infrasturktur IT berupa teknologi cloud dan big data merupakan suatu investasi yang memang diperlukan untuk pencaian objective dari BPS. Pada saat survei ke lapangan, KSK (mantri statistik) dapat menginput data lewat gadget yang ada sehingga dapat langsung di olah oleh sistem dan dapat meminimalisir human error. D. Model bisnis dan kanvas model bisnis, serta relevansi dan pemanfaatan kanvas ini untuk menajemen sistem investasi Model bisnis dapat diartikan sebagai deskripsi lengkap mengenai gagasan, filosofi, bentuk, produk/jasa, dan cara usaha yang dapat memberikan gambaran yang jelas mengenai unit usaha yang akan dijalankan sehingga menjadi panduan usaha, yang dapat diterjemahkan dalam bentuk proyeksi keuangan. Berdasarkan definisi di atas maka dapat disimpulkan bahwa model bisnis haruslah jelas, rinci dan mudah dipahami sehingga setiap item investasi yang dibutuhkan untuk membentuk model bisnis tersebut dapat dihitung dengan tepat. Bisnis model kanvas merupakan sebuah tools yang dirancang untuk membangun dan menggali ide bisnis. Bisnis Model Kanvas memungkinkan untuk secara visual menggambarkan kaitan dari masing-masing komponen bisnis tersebut. Penggambaran garis dan ilustrasi di poster untuk mewakili potongan-potongan teka-teki dan bagaimana mereka bekerja sama. Dengan cara ini, tim dapat menemukan hubungan dari peluang pasar dan proposisi nilai yang unik. Selanjutnya, tim kemudian dapat mendokumentasikan ide-ide baru sebagai hipotesis baru untuk menguji BMC sebagai iterasi baru.
Keberhasilan suatu org tergantung pada 9 aspek 1. Yang mau kita berikan ke custumer apa 2. Costumer relationshipnya seperti apa
[Halaman| 3 dari 7 ]
3. Channels, menggambarkan bagaimana sebuah perusahaan berkomunikasi dengan segmen pelanggannya, dan menjangkau mereka untuk memberikan proposisi nilai. Blok ini mewakili cara perusahaan mengantarkan barang/jasa untuk sampai ke tangan konsumen 4. Revenue, menggambarkan uang tunai yang dihasilkan perusahaan dari masing-masing segmen pelanggan. Blok ini mewakili komponen bisnis yang dapat menghasilkan pemasukan bagi perusahaan 5. Key Resources, menggambarkan aset-aset terpenting yang diperlukan agar sebuah model bisnis dapat berfungsi. Blok ini mewakili hal-hal yang dimiliki perusahaan, misal : peralatan riset, server, insinyur, akuntan, dll 6. Cost, mewakili semua hal yang menjadi beban biaya dalam operasional perusahaan 7. Key Partners, menggambarkan jaringan pemasok dan mitra yang membuat model bisnis dapat bekerja 8. Key Activities, menggambarkan hal-hal terpenting yang harus dilakukan perusahaan agar model bisnisnya dapat bekerja 9. Values Proposition yang sering digambarkan dalam hal fitur atau manfaat bukan berupa nilai / value. Berdasarkan gambar diatas, proses berputarnya jika makin lama dan makin pelan maka perusahaan/organisasi akan bangkrut. Hubungannya adalah Investasi IT akan meningkatkan setiap elemen dari 9 aspek tersebut. Sedangkan relevansinya adalah canvas ini menolong adjustment apakah investasi kita strategis apa tidak. Minimal unggul disatu bagian dan yang lainnya draw E. cara-cara IT menghasilkan nilai/value Selalu ada konflik terkait IT di tiap perusahaan (pada level manajemen). Pada level top management sering terjadi perdebatan terkait investasi IT. Harus mempunyai point of view yg sama antara pihak bisnis dan IT. Goal nya adalah create value utk perusahaan/organisasi. Business Value : utk estimasi yg tangible dan intangible aset organisasi. Peran IT sebagai enabler dan fasilitator, shg memberikan efek yang tidak langsung. Supaya IT dapat menghasilkan value yang diharapkan syaratnya adalah meningkatkan function dan mengurangi cost atau bisa di rumuskan sebagai V=F/C. IT Value harus mendayagunakan IT resource yang ada untuk mencapai capabilities yang diharapkan, sehingga dalam sector publik terciptanya publik value yang diharapkan, kapabilitas institusi serta tercapainya ukuran (index kesehatan, pendidikan serta kesejahteraan). Sedangkan value investasi TI adalah kemampuan organisasi utk mengidentifikasikan dan mengukur penambahan dampak manfaat dan positif yang berkaitan dengan penerapan TI dalam operasi bisnis
F. Sistem manajemen investasi IT pada BPS Kegiatan utama Badan Pusat Statistik (BPS) adalah mengumpulkan, memproses, menganalisa dan menyebarluaskan data statistik. Dengan demikian penekanan dari reformasi dan modernisasi BPS adalah untuk mengembangkan produk statistik yang didukung oleh Teknologi Informasi dan Komunikasi yang modern, dan sumber daya manusia yang lebih memiliki kapabilitas. Pengumpulan data dilakukan melalui pencacahan lapangan dan dikelola oleh kantor regional (provinsi dan kabupaten). Bisnis utama BPS adalah Data, yaitu menyediakan data statistik untuk semua dengan mendasarkan pada pilar PIA (Professional, Integrity, Trustworthy). Teknologi Cloud merupakan
[Halaman| 4 dari 7 ]
investasi TI yang cocok untuk bisnis utama BPS. Investasi semacam ini dikatakan sebagai sebuah hal yang kritikal, mengingat bahwa tanpa dimilikinya teknologi tersebut, akan sulit bagi BPS untuk menjalankan suatu rangkaian proses tertentu. Oleh karena itulah maka cara melakukan evaluasi terhadap investasi terkait adalah dengan menjalankan aktivitas analisa bisnis, dimana dalam kegiatan tersebut dipetakan dan didefinisikan rangkaian proses mana saja yang merupakan core processes atau proses utama; dimana teknologi informasi akan dipergunakan untuk menopang kehandalan proses tersebut. Meyakinkan pihak-pihak penentu kebijakan penganggaran, bahwa investasi TI berupa sistem cloud bagi Badan Pusat Statistik akan membawa manfaat optimal dengan resiko yang terkendali. Manfaat biasanya dapat dicocokkan dengan IT BSC atau BSC dari Badan Pusat Statistik.
Business Case, Isi & Evaluasinya Kisi-kisinya yaitu Nama proyek TI (Cloud Sistem) Ringkasan eksekutif Manfaat ( bisnis ) yang pada akhirnya diharapkan bagi stakeholder Kemampuan/kapabilitas/kegiatan satuan kerja yang ingin dibuat/diadakan/diciptakan, baik dari kacamata bisnis, atau secara teknis Ukuran keberhasilan (harus terukur) Pilihan-pilihan solusi implementasi TI-nya Biaya investasi (dan pemeliharaan tahunannya) Asumsi-asumsi (jika ada) Skor antar kandidat proyek-proyek TI Deskripsi rencana implementasi proyek Resiko yang mungkin muncul dan pengendaliannya Rekomendasi
[Halaman| 5 dari 7 ]
Proses Rencana Strategis
Rencana bisnis dan kebutuhan
PraSeleksi
Apakah investasi TI yang diusulkan berpotensi menjawab kebutuhan bisnis?
Hasil investasi TI
Evaluasi
Seleksi
Apakah aset TI memberikan manfaat bisnis seperti yang diharapkan ?
Investasi TI mana yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis ?
Pengendalia n
Apakah investasi TI yang telah dipilih berjalan sesuai rencana ?
Proses manajemen investasi TI menurut Over [2] Tahap praseleksi untuk mengidentifikasi keselarasan antara rencana investasi TI BPS dengan strategi bisnis dari BPS. Metode pengambilan keputusan atau seleksi terhadap investasi IT di BPS dilakukan dengan cara Multi Criteria Information Technology Decision Making. Dengan teknik BSC dan CSF serta menggabungkannya disertai dengan metode Delphi. Kombinasi tekniknya adalah BSCCSFDelphiBSCSCF. Dengan menggunakan iterasi seperti pada kanvas model, maka akan didapat hasil yang maksimal dari investasi IT yang dilakukan. Tahap Pengendalian dilakukan untuk mengetahui keputusan investasi teknologi cloud yang dipilih apakah berjalan sesuai dengan rencana. Tahap Evaluasi memberikan informasi manfaat apakah sesuai harapan atau tidak investasi dari teknologi cloud yang diterapkan di BPS. Salah satu cara untuk mengetahui keberhasilan manajemen investasi TI adalah dengan mengukur tingkat kematangan manajemen investasi TI
[Halaman| 6 dari 7 ]
Daftar Pustaka [1] US General Accounting Office, Information technology investment management: A
Framework for Assessing and Improving Process Maturity [2] D.V. Over, Use of Information Technology Investment Management To Manage State Government Information Technology Investment, IGI Global, pp. 1-22, 2009
[Halaman| 7 dari 7 ]
