Managementregeling
Vastgesteld door het MT op 13 januari 2009
1
ALGEMEEN
3
2
WERKWIJZE MANAGEMENTTEAM
3
3
AGENDERING
4
4
TAKEN MANAGEMENTTEAM
5
5
STURING VAN DE STICHTING
5
6
MANDATERING VAN BEVOEGDHEDEN
6
7
GEDRAGSREGELS MANAGEMENTTEAM
6
8
VERVANGING
7
9
BETROKKENHEID VAN ANDEREN
7
10 RELATIE MET DE RAAD VAN COMMISSARISSEN
7
11 PROCURATIEREGELING
8
2
1
ALGEMEEN
De bevoegdheden van het bestuur vloeien voort uit de wet en de statuten en zijn nader uitgewerkt in het reglement RvC / bestuur. In dit reglement is nader invulling gegeven aan de rol van het bestuur en haar relatie met de RvC en de werkorganisatie. In deze managementregeling wordt, conform artikel 15 lid 3 van dat reglement, verder vastgelegd welke bevoegdheden het bestuur gemandateerd heeft. Het bestuur van Stichting Goed Wonen Zederik wordt gevormd door één of meer directeuren, benoemd door de RvC van Stichting Goed Wonen Zederik (artikel 4 van de statuten, nader uitgewerkt in artikel 9 van het reglement RvC / bestuur). De RvC is het orgaan dat volgens artikel 19 van de statuten het toezicht houdt op het beleid van het bestuur en de algemene gang van zaken binnen de stichting en de met haar eventuele verbonden ondernemingen en het bestuur met raad terzijde kan staan. Het managementteam bestaat uit het bestuur en de managers van de afdelingen. Een adjunct-directeur is die functionaris die door de RvC is aangewezen om het bestuur bij haar tijdelijke afwezigheid te vervangen. In deze managementregeling wordt de mandatering van bevoegdheden door het bestuur aan de managers van de afdelingen beschreven en is ter aanvulling op de individuele arbeidsovereenkomsten en bestaande functiebeschrijvingen. Tevens is de wijze waarop het managementteam functioneert in deze managementregeling beschreven. Een besluit tot wijziging van de managementregeling kan, na overleg met het MT (Managementteam), slechts door het bestuur worden genomen. De RvC wordt hierover geïnformeerd. In alle gevallen waarin dit statuut niet voorziet, beslist het bestuur.
2
WERKWIJZE MANAGEMENTTEA M
Het managementteam bestaat uit het bestuur en de twee managers te weten Manager Wonen en Manager Vastgoed. Het managementteam heeft tenminste iedere twee weken een vergadering, met uitzondering van de vakantieperioden, waarin zaken worden behandeld op basis van door procesverantwoordelijke managementteamleden tijdig aangeleverde besluitdocumenten (voorzien van een planning). 3
Het managementteam heeft één à twee keer per jaar een beleidsdiscussiedag waarin het integrale beleid aan de orde komt. Het vergaderrooster voor het managementteam vindt op jaarbasis plaats, in aansluiting op de beleidscyclus van de RvC. Minimaal één keer per jaar heeft het managementteam bovendien een beleidsdiscussiedag met de Raad van Commissarissen waarin het integrale beleid aan de orde komt. De MT-vergaderingen vinden alleen plaats bij aanwezigheid van minimaal twee MTleden. Op verzoek van minimaal twee MT-leden kan een extra MT-vergadering plaatsvinden buiten het vastgestelde rooster. Besluitvorming in het managementteam vindt plaats op basis van consensus, onverlet de eindverantwoordelijkheid van het bestuur. Indien een MT-lid een overwegend bezwaar heeft, wordt de besluitvorming opgeschort tot de volgende vergadering, als de tijd dit toelaat. Blijft een overwegend bezwaar bestaan, dan wordt hiervan melding gemaakt bij het betreffende Managementbesluit. Ter ondersteuning van het MT fungeert het secretariaat. Deze verzorgt de voorbereiding en de bewaking van de voortgang. Daarnaast verzorgt deze de verslaglegging van de managementteamvergaderingen. Een samenvatting van hetgeen besproken is, wordt bekend gemaakt aan het personeel nadat deze door één van de MT-leden is goedgekeurd. In het afdelingsoverleg kunnen hier nadere vragen over worden beantwoord.
3
AGENDERING
De agendapunten dienen aan de volgende vereisten te voldoen: • Voorstellen worden drie werkdagen voorafgaande aan het MT-overleg schriftelijk ingediend, waarbij er voldoende tijd ter beschikking is voor een gedegen voorbereiding; • Integratie vindt zoveel mogelijk vooraf plaats: een MT-lid brengt stukken in het MT, die bij voorkeur vooraf reeds zijn besproken met de collega’s. Voordeel hiervan is dat er reeds vooraf inzicht is in mogelijke verschillen van inzicht en de kans dat er effectief vergaderd kan worden is groter: er hoeft immers alleen gepraat te worden over wezenlijke verschillen van inzicht. • Commitment: Een MT-lid die een stuk inbrengt stáát er ook voor: als het goed is, is een stuk degelijk voorbereid, ook door andere betrokkenen. Die verwachten dat degene die het stuk inbrengt het stuk ook verdedigt. Daarbij staat hij uiteraard wel open voor de inbreng van de andere MT-leden.
4
•
4
Helderheid over het doel van de bespreking. Elk plan dient een “beleidscyclus” te doorlopen van meningsvorming in het MT, uitwerking in de organisatie en finale besluitvorming in het MT.
TAKEN MANAGEMENTTEA M
De volgende taken worden door het managementteam uitgevoerd: • Besluitvorming: het MT beslist in materiële zin over de maatregelen/investeringen voortvloeiend uit het vastgestelde beleid en de strategie op basis van consensus, onverlet de eindverantwoordelijkheid van het bestuur; • Integratie en afstemming: het gehele MT is meningsvormend over beleidszaken die afdelingsoverstijgend zijn; • Bewaken van de voortgang: mede op basis van reguliere managementrapportages bewaakt het MT de voortgang van projecten en reguliere werkzaamheden, vanuit de gezamenlijke verantwoordelijkheid voor het realiseren van het ondernemingsplan. Met name dient aandacht te worden besteedt aan de afwijkingen van het beleid, overschrijdingen van begrotingen en dergelijke; • Realiseren van de organisatieontwikkeling en bedrijfsfilosofie: het MT dient vanuit de gezamenlijke verantwoordelijkheid ervoor zorg te dragen dat de organisatie goed functioneert; • Wederzijdse sparringpartner: leden van het MT gebruiken de andere leden om mee te denken in de rol als leidinggevende (zie ook hoofdstuk 7); • Bewaken van het imago: het MT zorgt ervoor dat alle acties van Stichting Goed Wonen Zederik leiden tot het gewenste beeld in de markt.
5
STURING VA N DE STICHTING
Het ondernemingsplan is het centrale uitgangspunt voor alle acties. Vanuit het ondernemingsplan worden per afdeling afdelingsplannen opgesteld. Tussen directeur en de managers van de afdelingen binnen het MT worden meetbare outputafspraken gemaakt over de te behalen resultaten. Het bestuur legt jaarlijks verantwoording af over de resultaten. Uitgangspunt is uitdrukkelijk het sturen op output en resultaten binnen de afdelingen en voor de MT-leden afzonderlijk.
5
6
MANDATERING VAN BEVOEGDH EDEN
De taken van de afdelingsmanagers zijn verwoord in de functiebeschrijvingen. De bevoegdheden zijn vastgelegd in de procedurebeschrijvingen en de procuratieregeling. De afdelingsmanager is procesverantwoordelijke en bewaakt en controleert het proces (afdelingoverstijgend). De procuratie is in deze managementregeling opgenomen (hoofdstuk 11). Een afdelingsmanager kan een bevoegdheid mandateren aan medewerkers in zijn afdeling, indien hiervoor toestemming is van het bestuur en het is vastgelegd in een procuratiebesluit. De afdelingsmanagers zijn in het bijzonder belast met het verzorgen van de beleidsvoorbereiding en de beleidsinformatie vanuit de afdeling. De afdelingsmanagers zijn belast met de uitvoering van het personeelsbeleid, waartoe behoren het ziekteverzuimbeleid en het beoordelingsbeleid.
7
GEDRAGSREGELS MANAGEMENTTEAM
Het managementteam is als collectief verantwoordelijk voor de genomen besluiten, minderheidsstandpunten worden niet naar buiten en in de organisatie gebracht. Het managementteam is een eigen entiteit binnen de organisatie: we hebben het over ‘wij’ . Binnen het MT zal het integrale kader prevaleren boven ieders individuele kader, nadat uitwisseling heeft plaatsgevonden van ieders argumenten. Ieder MT-lid heeft de verantwoordelijkheid voor de eigen afdeling. Hij heeft daarnaast tevens een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor het geheel. Deze zaken lopen wat in elkaar over. De eigen verantwoordelijkheid betekent dus niet, dat men zonder afstemming met de overige leden binnen mandaten kan doen en laten wat men wil. Effecten voor andere organisatieonderdelen en de zorg voor de gezamenlijke effectiviteit en imago van Stichting Goed Wonen Zederik maken het normaal dat men anderen ‘toelaat’ in de eigen verantwoordelijkheid. De MT-leden betrekken medewerkers in de voorbereiding en geven aan dat de daadwerkelijke besluitvorming vanwege het integrale kader andere invalshoeken en uitkomsten kan opleveren. We nemen ieders mening serieus, geven argumenten en sluiten de discussie af. Het MT spreekt af wat bedrijfsgevoelige informatie is en niet buiten het MT mag komen. 6
In de uitvoering van het beleid treden MT-leden (gevraagd en ongevraagd) op als klankbord, vindt er wederzijds terugkoppeling plaats en informeren de managers van de afdelingen elkaar over voortgang en optredende vraagstukken en personele zaken naast de formele aangelegenheden van het MT. Het feit dat managers van de afdelingen resultaatverantwoordelijk zijn, wil dus niet zeggen dat zij zich binnen die verantwoordelijkheid geheel onafhankelijk van hun mede managers van afdelingen opstellen.
8
VERVA NGING
Uitgangspunt is dat Stichting Goed Wonen Zederik wordt vertegenwoordigd door het bestuur. De vervanger van het bestuur wordt schriftelijk aangewezen door de RvC. Vervanging voor een korte periode bij ziekte en verlof wordt uitgevoerd door de adjunctdirecteur, die hiertoe door de RVC is aangewezen. Indien zowel het bestuur als de adjunct-directeur afwezig zijn, worden zij vervangen door de manager Wonen. Bij ontstentenis of belet van het bestuur (langer durende afwezigheid) kan de RvC voorzien in tijdelijke vervanging of beslissen al of niet uit zijn midden één of meer personen tijdelijk met het besturen van Stichting Goed Wonen Zederik te belasten. Bij kortlopende afwezigheid worden de leden van het MT in principe niet vervangen. Wel zijn er op iedere afdeling aanspreekpunten aangewezen, die bij normale afwezigheid het MT-lid vervangen. Bij langdurige afwezigheid van het MT-lid wordt een oplossing gezocht.
9
BETROKKENHEID VA N ANDEREN
Bij specialistische onderwerpen kunnen MT-leden in overleg met het bestuur deskundigen van binnen of buiten de organisatie uitnodigen hun voorstel toe te komen lichten tijdens vergaderingen van het MT. Dit bevordert de betrokkenheid en verhindert bovendien dat de afdelingsmanager, die een stuk inbrengt, perse van alle details op de hoogte moet zijn.
10
RELATIE MET DE RAAD VAN CO MMISSARISSEN
Het bestuur vertegenwoordigt de werkorganisatie in de RvC. Indien hij het nodig acht, kunnen in overleg met de voorzitter van de RvC (artikel 13.4 reglement) ook afdelingsmanagers of andere werknemers van Stichting Goed Wonen Zederik aan een bijeenkomst van de RvC deelnemen. Hij nodigt ze daartoe uit. Met het oog op een goede 7
vervanging van het bestuur voor een korte periode bij ziekte en vakanties, zal de intentie in ieder geval zijn dat de adjunct-directeur het overleg met de raad van commissarissen zoveel mogelijk bijwoont.
11
PROCURATIEREGELING
Mandatering van bestuursbevoegdheden Stichting Goed Wonen Zederik wenst de mandateringmogelijkheden van bestuursbevoegdheden in deze regeling nader vast te leggen. Besturen van een stichting uit zich voornamelijk in het nemen van besluiten waardoor de wil van de stichting wordt bepaald. Het is niet nodig dat voor het beantwoorden van elke vraag of elk verzoek het bestuur zelf moet beslissen. De wil van de stichting ligt immers voor een groot deel al vast in documenten die door het bestuur zijn vastgesteld. Hieronder wordt aangegeven in welke gevallen een besluit van de zijde van het bestuur nodig is. Een besluit van het bestuur is vereist: 1. ten aanzien van alle onderwerpen die zijn genoemd in artikel 7 van de statuten en ten aanzien van artikel 8 en 15 van het reglement RvC/bestuur; 2. ten aanzien van wensen of voorstellen van afdelingen om bestaande beleidsstandpunten of werkprocedures te wijzigen, dan wel geheel nieuwe vast te stellen; 3. ten aanzien van onderwerpen waarover geen expliciet beleid is of wordt geformuleerd. In het kader van deze regeling worden onder de onderwerpen in ieder geval verstaan: • de wijze van uitbesteden van opdrachten; • de keuze van architecten, adviseurs, aannemers en leveranciers; • het vaststellen van programma's van eisen voor nieuwbouw en projectmatig onderhoud; • het formuleren van bedrijfsdoelstellingen en prestatienormen per taakveld; • de definitieve beslissing over het jaarlijkse huurbeleid; • de vaststelling van het managementinformatiesysteem en van de daarmee samenhangende rapportages; • de jaarlijkse vaststelling van budgetten binnen de begrotingsruimte; • het doen van uitgaven voor activiteiten die niet zijn begroot of die tot begrotingsen/of budgetoverschrijding leiden; • het vaststellen van arbeidsvoorwaarden, zowel op bedrijfsniveau als op individueel niveau, met inachtneming van de CAO; • het bekrachtigen van voordrachten voor het aanstellen van nieuwe medewerkers; • de uitgangspunten en uitwerking van de bedrijfsorganisatie.
8
De bestuursbesluiten, zoals hierboven bedoeld, zullen door het bestuur worden genomen op voorstel van de desbetreffende afdeling(en) of gehoord de afdeling(en) die het aangaat(n). Indien het bestuur afwijkt van een desbetreffend voorstel of standpunt, dan zal dat besluit gemotiveerd worden toegelicht, zodat duidelijk wordt op welke gronden de beslissing is genomen. Voor zover de wil van Stichting Goed Wonen Zederik voldoende blijkt uit documenten en er geen sprake is van een vereist besluit van het bestuur, kunnen afdelingsmanagers zelfstandig beslissingen nemen op hun werkterrein binnen het kader van het al vastgestelde beleid. Op hun beurt kunnen zij deze bevoegdheid mandateren aan medewerkers, mits: 1. de gemandateerde bevoegdheid past bij de inhoud van de functie van het desbetreffende personeelslid; 2. de wil en intenties van Stichting Goed Wonen Zederik voldoende duidelijk zijn overgebracht; 3. de afdelingsmanager regelmatig toeziet op een juiste toepassing van de gemandateerde bevoegdheid.
De vertegenwoordiging van Stichting Goed Wonen Zederik Bij het vertegenwoordigen gaat het om het binden van Stichting Goed Wonen Zederik door een vertegenwoordiger aan een derde. De vertegenwoordigingsbevoegdheid kan door het bestuur aan anderen worden gegeven bij volmacht. Op praktische gronden is dat ook nodig. Hieronder wordt besproken hoe de vertegenwoordiging binnen Stichting Goed Wonen Zederik is geregeld. Hoewel het bestuur volledig en zelfstandig vertegenwoordigingsbevoegd is, wordt, uit een oogpunt van interne controle, de regel gesteld dat betalingsopdrachten door twee handtekeningen moeten zijn gedekt (directeur en hoofd Boekhouding gezamenlijk of directeur en manager Vastgoed gezamenlijk of directeur en manager Wonen gezamenlijk of manager Vastgoed en hoofd Boekhouding gezamenlijk of manager Wonen en hoofd Boekhouding gezamenlijk). De vertegenwoordigingsbevoegdheid door manager Vastgoed en manager Wonen geldt alleen bij afwezigheid van het bestuur tijdens ziekte of vakantie. In deze situatie zal het bestuur zijn formele goedkeuring verstrekken aan de uitgevoerde betalingsopdrachten. Om praktische redenen heeft het bestuur wel de bevoegdheid tot het geven van betalingsopdrachten tot € 50.000 en in de overige situaties in gezamenlijkheid met één der andere afdelingsmanagers.
9
Onderwerp
Vertegenwoordigingsbevoegdheid MT leden
Het geven van betalingsopdrachten tot € 50.000
Het bestuur, hoofd Boekhouding met één van de managers of twee MTleden gezamenlijk
€ 50.000 tot € 500.000
Het bestuur en hoofd Boekhouding of het bestuur met één van de managers. Bij verlof/ziekte directeur in de volgende volgorde: 1 Hoofd Boekhouding met manager Vastgoed of: 2 Hoofd Boekhouding met manager Wonen of: 3 Manager Vastgoed met manager Wonen
Meer dan € 500.000
Het bestuur en hoofd Boekhouding of het bestuur met één van de managers. Bij verlof/ziekte directeur in de volgende volgorde: 1 Hoofd Boekhouding met manager Vastgoed of: 2 Hoofd Boekhouding met manager Wonen of: 3 Manager Vastgoed met manager Wonen Bij vervanging van het bestuur wordt achteraf, doch binnen vijf werk10
Onderwerp
Vertegenwoordigingsbevoegdheid MT leden dagen na zijn terugkeer de uitgevoerde betalingsstaten ter goedkeurende parafering aangeboden.
Kasopname : Alleen mogelijk tot € 7.500
Hoofd Boekhouding of tijdens zijn verlof door één van de managers
Het inschakelen van incassobureau, deurwaarder of advocaat met betrekking tot individuele zaken huurders aangaande, zoals overlast, huurachterstanden, vorderingen en dergelijke.
Manager Wonen
Het aangaan en ondertekenen van huurovereenkomsten. Het afgeven van een woonruimte vergunning (delegatie Van College B&W)
Manager Wonen
Het aangaan van verplichtingen in verband met het uitvoeren van planmatig onderhoud en vallend binnen de begroting: tot € 250.000 Meer dan € 250.000
Het bestuur
Manager Vastgoed Het bestuur of door plaatsvervanger en één van de managers.
Het aangaan van verplichtingen in verband met meerwerk bij het uitvoeren van planmatig onderhoud en nieuwbouw tot maximaal 5% boven de begroting: tot € 250.000
Manager Vastgoed
Het tekenen van uitgaande post (niet zijnde opdrachten of
Elke manager
overeenkomsten). Het geven van opdrachten tot het leveren van diensten of goederen vallend binnen de begroting tot een bedrag van € 50.000 exclusief BTW.
Elke manager
Het opstellen en ondertekenen van opleveringsrapporten bij (projectmatig) onderhoud en nieuwbouw.
Manager Vastgoed of plaatsvervanger
De inhoud van bovenstaand schema zal bij de Kamer van Koophandel te Utrecht worden gedeponeerd zodat derden daarvan kennis kunnen nemen. Vastgesteld op 13 januari 2009. Door het bestuur van Stichting Goed Wonen Zederik
11
