Word 2007 Lekce V.
Práce s makry
Makra v aplikaci Word jsou sadou instrukcí, která je napsána v programovacím jazyce Microsoft Visual Basic for Applications – zkráceně VBA. Nejedná se však o funkcionalitu určenou pouze pro vývojáře. Uživatel, který chce používat marka ve Wordu, nemusí být programátorem, právě naopak. Makra reprezentují pouze posloupnost určitých kroků, jejich autor přitom nemusí znát jejich zdrojový kód. Makra lez využít při: • • • •
urychlení rutinních úprav při formátování automatizaci komplexních řad úloh (vkládání tabulky s konkrétními vlastnostmi) usnadnění přístupu k určité formě dialogu (zapnutí zobrazení okrajů textu) obcházení různých omezení aplikace Word (vkládání statických dat – aktuální datum)
Makro je vlastně procedurou programovacího jazyka VBA – je to řada výrazů, které jsou seskupeny dohromady a tvoří tak jedinou sadu instrukcí vystupující pod jediným názvem. Makra lze ukládat v dokumentech nebo šablonách podporující makro příkazy. Obecně jsou tyto příkazy uloženy v části soubory s nazvané VBA projekt. S přechodem na strukturu formátu založenou na Office Open XML se změnil i způsob ukládání dokumentů podporujících makra. Důležitým faktem je, že dokument podporující makra musí být uložen jako .docm a šablony podporující makra ve formátu .dotm. Pokud se pokusí autor uložit makra ve standardním formátu .docx nebo .dotx, všechna makra budou odstraněna. Při nechtěném uložení aplikace Word zobrazí zprávu s informací o VBA projekty nemohou být uloženy v dokumentu bez podpory maker. Uložení dokumentu s podporou maker: 1. tlačítko Office – Uložit jako – Vyberte z roletky
2
Pokud autor pracuje ve straším souborovém formátu .doc nebo .dot neexistuje rozdíl mezi soubory s podporou maker a bez podpory maker, marka jsou vždy uložena. Mimoto, uloží-li se soubor s podporou maker, nebudou makra převedena do XML, ale budou uložena v binárním souboru.
Nastavení a plánování Zobrazení karty Vývojář 1. Tlačítko Office – Možnosti aplikace Word – Oblíbené
Kontrola nastavení zabezpečení maker 1. Tlačítko Office- Možnosti aplikace Word – Centrum zabezpečení – Nastavení centra zabezpečení
Je doporučeno zvolit Zakázat všechna makra s oznámením (lze zvolit i jakoukoli jinou možnost kromě Zakázat makra bez oznámení). 2. Přejděte na panel zpráv a zvolte Zobrazit panel zpráv ve všech aplikacích v případě, že je obsah blokován.
3
Makro představuje pouhý záznam kroků, je tedy vhodné si veškeré kroky před samotným spuštěním nahrávání souslednosti kroků vyzkoušet. Každá akce včetně přepínání mezi zobrazením dokumentu bude zaznamenána, i případné chyby.
První jednoduchý příklad Vložíme makro pro formátování textu tak, že výsledný text: 1. Vytvořte nový dokument s podporou maker uložený na ploše v adresáři Word s názvem Mojeprvnimakro.docm. 2. Vyberte záložku Vývojář a nabídku Záznam marka
3. Do pole název zadejte název makra, např. Vloz_aktualni_datum. Název makra by měl být vždy výstižný, je omezen 80 znaky a musí začínat velkým písmenem. Nesmí však obsahovat mezery, je tedy doporučené používat podtržítka nebo pomlčky pro lepší čitelnost.
4. V roletové nabídce zvolte uložit makro v dokumentu Mojeprvnímakro.docm (při volbě normal.dotm bude makro dostupné všem dokumentům). Je dále možné zvolit popis makra. 5. Na kartě Vložení zvolte Datum a čas a vyberte požadovaný formát. Neprovádějte žádné jiné kroky, pokud nechcete, aby byly zaznamenány. Po vložení data stiskněte Enter pro odřádkování. 6. Záznam makra je reprezentovaný malou kazetou u kurzoru myši na pracovní ploše dokumentu. Záznam lze pozastavit a provést kroky, které nechceme nahrávat. 4
7. Pro zkoušku nejprve odstraňte vložené datum a poté přes nabídku na kartě Vývojář – Makra nebo přes klávesovou zkratku Alt+F8 vyberte nově založené makro a potvrďte tlačítkem Spustit. U takto jednoduchých maker lze polemizovat o urychlení času, ale pokud bychom umístili makro do panelu rychlého spuštění, čas opravdu ušetříme. Toho lze docílit přes správu panelu rychlého přístupu: 1. Tlačítko Office – Možnosti aplikace Word – Přizpůsobit nebo alternativně dle obrázku níže přes vlastnosti rychlého panelu spuštění
2. Zobrazí se dialogové okno, kde je nutné vybrat v levé části z roletového menu sekci Makra a v pravé části umístění, kde chceme nastavení aplikovat.
Jakmile přidáme námi zvolené makro do seznamu vpravo, je možné jej upravit a změnit tak ikonu reprezentující makro na panelu spuštění. Ve stejné sekci lze makrům přiřadit také klávesové zkratky přes volbu Vlastní, kde je následně nutné vybrat sekci makra.
5
Nyní zkontrolujte na panelu rychlého spuštění.
Automatické spuštění marka Někdy může být žádoucí spouštět makra automaticky při otevření nebo uzavření dokumentu. Má-li být makro spuštěno pro libovolný vytvořený, otevřený nebo zavřený dokument, musí být uloženo v šabloně Normal. Dále musí používat název uvedený v tabulce níže, který popisuje událost spojenou se spuštěním maker.
Příkladem využití může být potřeba otevírat dokumenty vždy ve stejném zobrazení s určitým zvětšením. Pokud totiž autor vytvoří nový dokument založený na šabloně Normal, Word použije automaticky aktuální nastavení zobrazení a zvětšení. 1. Nejprve opět zvolte možnost Záznamu makra. 2. Klepněte na možnosti zobrazení na stavovém řádku – na to zobrazení, ve kterém chcete nové dokumenty zobrazovat. Dále klikněte na Úroveň přiblížení hned vedle zobrazení. Zde zvolte přiblížení a ukončete záznam makra na kartě Vývojář. 3. Vyzkoušejte otevřením nějakého dokumentu, který by se nyní měl implicitně otevírat v nově nadefinovaném zobrazení.
Úprava makra Zkusme si nyní s využitím makra vložit funkci, která reprezentuje volbu v nastavení aplikace Word umožňující zobrazit symboly obrázků (hodí se zejména při prohlížení dokumentu s mnoha obrázky, kdy významně urychlí průchod dokumentem).
6
1. Otevřete si dokument Mojeprvnimakro.docm 2. Vytvořte nové makro s názvem Zobrazit_symboly_obrazku a vyberte dokument, kde se má makro aplikovat, v tomto případě otevřený dokument Mojeprvnimakro.docm 3. Spusťte záznam makra 4. Klikněte na tlačítko Office – Možnosti aplikace Word – Upřesnit – Zobrazit symboly obrázků. Zrušte zatržení této volby. Pokud je zatržena, zrušte zatržení, jde nám nyní pouze o záznam změny nastavení. Potvrďte OK a ukončete záznam makra. 5. Klikněte na tlačítko Marka a vyberte ze seznamu Zobrazit_symboly_obrazku a volba Upravit 6.
Zobrazí se obsah Makra v prostředí Visual basic editoru. Sub Zobrazit_symboly_obrazku() ' ' Zobrazit_symboly_obrazku Makro ' ' ActiveWindow.View.ShowPicturePlaceHolders = True End Sub
Nyní je hodnota zobrazení symbolů obrázku nastavena na pravda/nepravda podle toho, jakou volbu jsme při záznamu provedli. Chceme-li pomocí makra přepnout hodnotu na opačnou, musíme za znak = vložit přesně požadovanou hodnotu opačnou pomocí operátoru not. 7.
Nahraďte tedy ActiveWindow.View.ShowPicturePlaceHolders = True výrazem ActiveWindow.View.ShowPicturePlaceHolders = Not ActiveWindow.View.ShowPicturePlaceHolders a uložte.
8. Vložte si to dokumentu libovolný obrázek. 9. Přidejte si makro opět do panelu rychlého spuštění, změňte ikonu a spusťte.
7
Štítky s obrázky Použité klávesové zkratky • • • •
Ctrl+F9 - vložení pole Shift+F9 - přepnutí zobrazení aktuálního pole Alt+F9 - přepnutí zobrazení všech polí v dokumentu F9 – aktualizace označených polí
Zdrojové soubory • • •
zdroj hromadné korespondece zdrojové obrázky náhled výsledného dokumentu
Obsah cvičení • • •
Využití hromadné korespondence pro načítání různých polí Použití polí IncludePicture k načítání obrázků Sloučení dokumentů a jejich tisk
Postup V následujícím textu si představíme postup pro vytvoření štítků na nádobky s kořením, kde bude kromě názvu koření i jeho obrázek. Obrázky do štítků budou automaticky načítány (jsou uloženy jako samostatné soubory). Postup sestává z následujících kroků: 1. Spustíme hromadnou korespondenci (karta Korespondence - Spustit hromadnou korespondenci vybereme Štítky) 2. Vybereme dodavatele štítků Avery A4/A5 – typ 6092 3. Výběr formátu štítků 4. Nyní použijeme zdrojový soubor, kde máme připravené názvy koření. Na kartě Korespondence Spustit hromadnou korespondenci - Vybrat příjemce zvolíme Použít existující seznam a použijeme soubor hk_koreni_zdroj.docx Zdroj. 5. Postavíme se kurzorem do prvního štítku a pomocí volby Zapsat a vložit pole - Vložit slučovací pole Název na kartě Korespondence se nám v prvním štítku objeví zástupný symbol «název». Název můžeme dle svého vkusu naformátovat jiným typem písma apod. (např. písmo Brush Script MT, velikost 22 bodů, zarovnání odstavce na střed) 6. Do dalšího řádku / odstavce ve štítku vložíme pole IncludePicture (karta Vložení - Text - Rychlé části Pole, nebo Ctrl+F9 a zapsat ručně). Pokud se nám k poli vložil i atribut \* MERGEFORMAT, můžeme jej smazat (slouží pro zachování formátu textu při aktualizaci - my budeme vkládat obrázky, takže nic takového nepotřebujeme). 7. { INCLUDEPICTURE } 8. Do připraveného pole IncludePicture vnoříme další pole If True. 9. { INCLUDEPICTURE { IF TRUE } } 8
10. Do vnořeného pole dále zapíšeme celou cestu k adresáři s obrázky Zdroj - např. C:\temp\hk_koreni_obrazky. 11. { INCLUDEPICTURE { IF TRUE C:\temp\hk_koreni_obrazky\} } 12. Za cestu k adresáři s obrázky vnoříme slučovací pole s názvem obrázku - to je druhé pole, které jsme načetli ze zdrojového dokumentu hk_koreni_zdroj.docx. Vložení slučovaního pole provedeme obdobně, jako jsme to udělali u pole název - karta Korespondence - Zapsat a vložit pole - Vložit slučovací pole - Obrázek. 13. Náhled zdrojového dokumentu 14. { INCLUDEPICTURE { IF TRUE C:\temp\hk_obrazky\ { MERGEFIELD obrázek } } } 15. Aby se obrázky správně načítaly, musíme dát celou cestu i název obrázku do uvozovek, v adrese nesmí být žádná mezera (s výjimkou mezi MERGEFIELD a obrázek. 16. { INCLUDEPICTURE { IF TRUE "C:\temp\hk_obrazky\{MERGEFIELD obrázek}" } } 17. Nakonec ještě vložíme přepínač, který určuje, že bude obrázek pouze propojen - \d. 18. { INCLUDEPICTURE { IF TRUE "C:\temp\hk_obrazky\{MERGEFIELD obrázek}" } \d } 19. Pomocí příkazu z karty Korespondence - Zapsat a vložit pole - Vložit slučovací pole - Aktualizovat štítky provedeme načtení polí do dalších štítků a jejich aktualizaci. 20. Pomocí klávesové zkratky Alt+F9 přepneme zobrazení všech polí v dokumentu. 21. Pro náhled první strany štítků zvolíme tlačítko Náhled výsledků na kartě Korespondence. 22. Náhled výsledků 23. Pokud jsme s náhledem výsledku spokojeni, zvolíme na kartě Korespondence příkaz Dokončit Dokončit a sloučit - Upravovat jednotlivé dokumenty. Výsledný dokument by mohl vypadat např. takto Výsledek. Zdroj: http://lorenc.info/3MA481/propojeni-aplikaci-office-hromadna-korespondence.htm
9
