MAGYARORSZÁG-HORVÁTORSZÁG IPA HATÁRON ÁTNYÚLÓ EGYÜTTMŰKÖDÉSI PROGRAM 2007-2013
AZ ELSŐ SZINTŰ ELLENŐRZÉS IRÁNYELVEI MAGYAR PARTNEREK SZÁMÁRA CONTROL GUIDELINES FOR HUNGARIAN PROJECT PARTNERS
2010. JÚNIUS
1
Tartalomjegyzék
I. BEVEZETŐ............................................................................................................. 3 II. SZABÁLYOZÁSI HÁTTÉR................................................................................... 3 1. Közösségi szabályozás ............................................................................................. 3 2. Magyar szabályozás .................................................................................................. 3 3. A Programhoz kapcsolódó alapdokumentumok.................................................... 4 III. A MAGYARORSZÁGI ELSŐ SZINTŰ ELLENŐRZÉS RENDSZERE .......... 4 IV. A PROJEKT PARTNERI JELENTÉS ELKÉSZÍTÉSE – ÁLTALÁNOS SZABÁLYOK ................................................................................................................... 5 1. Általános szabályok ................................................................................................... 5 2. Partneri jelentés részei.............................................................................................. 6 3. Jelentéstételi határidők.............................................................................................. 9 4. Hiánypótlások ............................................................................................................. 9 V. ELSZÁMOLHATÓ KÖLTSÉGEKRE VONATKOZÓ ÁLTALÁNOS SZABÁLYOK ................................................................................................................... 9 1. Az elszámolhatóság időbeli és területi hatálya...................................................... 9 2. Elkülönített számviteli nyilvántartás vezetése ..................................................... 10 3. Számlákkal kapcsolatos követelmények .............................................................. 11 4. Költségek elszámolhatóságának feltételei ........................................................... 11 5. Elszámolható költségek .......................................................................................... 12 6. Nem elszámolható költségek ................................................................................. 13 7. Piaci ár igazolása ..................................................................................................... 14 8. Általános Forgalmi Adó ........................................................................................... 14 9. Árfolyam-átváltási módszer .................................................................................... 15 VI. KÖLTSÉGTÍPUSOK ÉS AZ ELSZÁMOLÁSUKHOZ SZÜKSÉGES DOKUMENTUMOK ...................................................................................................... 16 1) ELŐKÉSZÍTÉSI KÖLTSÉGEK (PREPARATION COSTS)........................... 16 2)
SZEMÉLYI KÖLTSÉGEK (STAFF COST) ...................................................... 18
3)
UTAZÁS ÉS SZÁLLÁSKÖLTSÉG (TRAVEL AND ACCOMODATION) ..... 19
4)
SZOLGÁLTATÁSOK (SERVICE) ..................................................................... 22
5)
ESZKÖZBESZERZÉS (EQUIPMENT / SUPPLY) ......................................... 24
6)
BERUHÁZÁSI KÖLTSÉGEK (INVESTMENT / WORKS) ............................. 25
7)
ADMINISZTRATÍV KÖLTSÉGEK (ADMINISTRATIVE COSTS) ................. 26
8)
BEVÉTELEK......................................................................................................... 28
VII. HORIZONTÁLIS POLITIKÁK............................................................................. 28 VIII. KÖZBESZERZÉSEK BONYOLÍTÁSA ÉS ELLENŐRZÉSE......................... 28 IX. MÓDOSÍTÁSOK KEZELÉS ............................................................................... 30 X. ARCULAT ............................................................................................................. 31 XI. MELLÉKLETEK ................................................................................................... 31 XII. INFORMÁCIÓ AZ ELSŐ SZINTŰ ELLENŐRZÉSRŐL MAGYARORSZÁGON................................................................................................. 32
2
I.
BEVEZETŐ Az Irányelvek célja, hogy gyakorlati információt nyújtsanak az első szintű ellenőrzésről a Magyarország-Horvátország IPA Határon Átnyúló Együttműködési Program 2007-2013 ban (továbbiakban: HU-HR IPA Program) vezető kedvezményezettként vagy projekt partnerként résztvevő magyar partnerek számára, valamint kiegészítsék az általános, programszintű útmutatókat a magyarországi speciális követelményekkel. Az Irányelvek csak a Magyarország-Horvátország IPA Határon Átnyúló Együttműködési Program 2007-2013 keretében támogatásban részesülő magyar vezető kedvezményezettekre és projekt partnerekre vonatkoznak.
II.
SZABÁLYOZÁSI HÁTTÉR 1. Közösségi szabályozás -
A Tanács 1085/2006 (EK) rendelete (2006. július 17.) az Előcsatlakozási Támogatási Eszközök (IPA) létrehozásáról
-
A Bizottság 718/2007 (EK) rendelete (2007. június 12.) az Előcsatlakozási Támogatási Eszköz (IPA) létrehozásáról szóló 1085/2006/EK tanácsi rendelet végrehajtásáról
2. Magyar szabályozás Törvények: -
A Számvitelről (2000. évi C. törvény)
-
Az adózás rendjéről (2003. évi XCII. törvény)
-
Általános forgalmi adóról (2007. évi CXXVII. törvény)
Rendeletek: -
85/2004 (IV.19) Korm. rendelet az Európai Közösséget létrehozó Szerződés 87. cikkének (1) bekezdése szerinti állami támogatásokkal kapcsolatos eljárásról és a regionális támogatási térképről;
-
34/2007 (XI.17) ÖTM rendelet az Európai Regionális Fejlesztési Alap, az Előcsatlakozási Támogatási Eszköz és az Európai Szomszédsági és Partnerségi Eszköz pénzügyi alapok egyes, a területi együttműködéshez kapcsolódó programjai végrehajtásában magyarországi közreműködő szervezet kijelöléséről;
-
49/2007 (III.26.) Korm. rendelet a 2007-2013 programozási időszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alap, valamint az Előcsatlakozási Támogatási Eszköz és az Európai Szomszédsági és Partnerségi Eszköz pénzügyi alapok egyes, a területi együttműködéshez kapcsolódó programjaiból származó támogatások hazai felhasználásának intézményeiről;
-
5/2009 (III. 18.) NFGM rendelet a 2007-2013. programozási időszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alap, valamint az Előcsatlakozási Támogatási Eszköz pénzügyi alapok egyes, a területi együttműködéshez kapcsolódó
3
programjaiból származó állami támogatások felhasználásának szabályairól és egyes támogatási jogcímeiről -
160/2009 (VIII.3.) Korm. rendelet a 2007-2013 programozási időszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alap, valamint az Előcsatlakozási Támogatási Eszköz pénzügyi alapok egyes, a területi együttműködéshez kapcsolódó programjainak végrehajtásáról;
-
292/2009 (XII.19) Korm. rendelet az államháztartás működési rendjéről;
FIGYELEM! Amennyiben a nemzeti és az EU-s szabályozás között ellentmondás tapasztalható a szigorúbb szabályozást kell figyelembe venni. 3. A Programhoz kapcsolódó alapdokumentumok -
Magyarország-Horvátország IPA Határon Átnyúló Együttműködési Program 20072013 Program Dokumentuma (HU-HR IPA Program)
-
Pályázati Útmutató adott pályázati kiíráshoz kapcsolódóan (Guidelines for Applicants of the given Call for Proposals)
-
Projekt Végrehajtási Kézikönyv (Project Implementation Handbook)
-
Útmutató a projektek tájékoztatáshoz és nyilvánossághoz kapcsolódó kötelezettségeinek ellátásához (Guidelines for Implementing Information and Publicity Requirements for Projects in the Hungary-Croatia IPA Cross-border Cooperation Programme)
Az első szintű ellenőrzés során a kontrollereknek figyelembe kell venniük valamennyi kapcsolódó Európai Uniós és nemzeti szintű jogszabályban lefektetett előírást, valamint a HU-HR IPA Program által meghatározott szabályokat. Esetlegesen felmerülő ellentmondás esetén a szigorúbb előírás az irányadó.
III.
A MAGYARORSZÁGI ELSŐ SZINTŰ ELLENŐRZÉS RENDSZERE A HU-HR IPA Program projektjeinek első szintű ellenőrzését minden projekt partner esetén nemzeti szinten kell elvégezni, az adott résztvevő ország felelős szervezete(i) által. A magyarországi első szintű ellenőrzés rendszere központosított, a hitelesítési nyilatkozatokat a VÁTI Nonprofit Kft. megfelelő szervezeti egysége állítja ki: Dél-dunántúli Területi Iroda (telephely: Pécs), valamint a Nyugat-dunántúli Területi Iroda (telephely: Zalaegerszeg) Az első szintű ellenőrzés a projekt partner szintjén felmerült költségek 100%-os szakmai és pénzügyi ellenőrzését jelenti, mely vizsgálja:
4
-
a költségek elszámolhatóságát,
-
az adott termékek leszállítását,
-
a szolgáltatások elvégzését,
-
a kifizetés megtörténtét,
-
valamint azt, hogy a végrehajtás során a nemzeti és a közösségi szabályokat betartották-e.
Ennek eredményeként, az első szintű ellenőrzésért felelős szervezet kiállítja az adott partner adott időszakban felmerült elszámolható költségeire vonatkozó „Hitelesítési nyilatkozatot” („Declaration on validation of expenditure”). A vezető kedvezményezettnek az adott projektre vonatkozóan minden érintett résztvevő ország, minden résztvevő partnertől össze kell gyűjtenie a hitelesítési nyilatkozatokat, majd a begyűjtött hitelesítési nyilatkozatok alapján kell elkészítenie a teljes projektre vonatkozó (előrehaladási, valamint pénzügyi) jelentést.
IV.
A PROJEKT PARTNERI JELENTÉS ELKÉSZÍTÉSE – ÁLTALÁNOS SZABÁLYOK
1. Általános szabályok Minden projekt partner partneri jelentést készít – a Közösségi Támogatási Szerződésben (továbbiakban Főszerződés) előre meghatározott elszámolási időszakok szerint – az adott elszámolási időszakban megvalósított saját projekt tevékenységekre, valamint az adott elszámolási időszakban felmerült és kifizetett saját költségekre vonatkozóan. A beszámolási időszak végéig felmerült, de ki nem fizetett költségekről a következő beszámolási időszakban kell jelenteni. A PARTNERI JELENTÉS NYELVE ANGOL (a VÁTI Nonprofit Kft-hez és a vezető kedvezményezettnek benyújtandó különböző jelentések és a párhuzamos munka elkerülése érdekében). Kivételt képez a magyar partner által a projektben vállalt célok és tevékenységek leírása a projekt teljes időszakára vonatkozóan. A projekt partnernek biztosítania kell, hogy minden információ és alátámasztó dokumentum a hitelesítést végző szervezet (magyar partnerek esetén a VÁTI Nonprofit Kft.) rendelkezésére álljon az első szintű ellenőrzés lefolytatásához. A projekt időtartama során legalább egy alkalommal – kockázat-elemzés alapján ez több alkalom is lehet – helyszíni ellenőrzésre kerül sor. A helyszíni ellenőrzést a VÁTI Nonprofit Kft. Programvégrehajtási és Ellenőrzési Igazgatóság munkatársai és/vagy a VÁTI Nonprofit Kft. által megbízott külső szakértők végzik.
5
2. Partneri jelentés részei A partneri jelentés részeit az alábbi táblázat tartalmazza:
Dokumentum neve
Formai- / Tartalmi- / Egyéb- követelmények / Megjegyzések
Elfogadott pályázat (Application Form)
A Főszerződés I. sz melléklete, melynek minden oldalán szerepel a program pecsétje.
Első elszámolással benyújtandó dokumentum (abban az esetben, ha a Társfinanszírozási Szerződés megkötéséhez szükséges dokumentumok benyújtásával még nem történt meg)
2.
Főszerződés (Subsidy Contract)
Vezető (Lead) kedvezményezett és az IH által aláírt példány másolata (magyar partner aláírásával hitelesítve)
Első elszámolással benyújtandó dokumentum (abban az esetben, ha a Társfinanszírozási Szerződés megkötéséhez szükséges dokumentumok benyújtásával még nem történt meg)
3.
Partnerségi megállapodás (Partnership Agreement)
Összes partner által aláírt példány másolata (magyar partner aláírásával hitelesítve).
Első elszámolással benyújtandó dokumentum (abban az esetben, ha a Társfinanszírozási Szerződés megkötéséhez szükséges dokumentumok benyújtásával még nem történt meg)
Tevékenységek leírása
Magyar partner által aláírt példány eredeti és – az IMIR 2007-2013 rendszerbe – elektronikusan csatolt változata
1.
4.
A magyar partner által a projektben vállalt célok és tevékenységek leírása (magyar nyelven) a projekt teljes időszakára vonatkozóan Első elszámolással benyújtandó dokumentum
6/A.
5.
Előrehaladási jelentés (Partner Progress Report) (ld. 7. melléklet)
Szakmai jelentés (Activity Report) IMIR 2007-2013 rendszeren keresztül előállított, (és automatikusan csatolt), a magyar partner által aláírt példány eredeti és elektronikus változata.
A magyar projekt partner által az adott elszámolási időszakban megvalósított projekt tevékenységeket tartalmazza
6
Dokumentum neve
Formai- / Tartalmi- / Egyéb- követelmények / Megjegyzések 6/B. Pénzügyi jelentés (Financial Report) IMIR 2007-2013 rendszeren keresztül előállított, (és automatikusan csatolt), a magyar partner által aláírt példány eredeti és elektronikus változata
6.
Előleg elszámolás összesítő (Prefinancing settlement – state contribution report)
7.
ÁFA nyilatkozat
Számlák és/vagy azzal egyenértékű számviteli bizonylatok
IMIR 2007-2013 rendszeren keresztül előállított, (és automatikusan csatolt), a magyar partner által aláírt példány eredeti és elektronikus változata Magyar partner által aláírt példány eredeti és – az IMIR 2007-2013 rendszerbe – elektronikusan csatolt változata
Eredeti változata
A magyar projekt partner által az adott elszámolási időszak különböző pénzügyi adatait tartalmazza táblázatos formában
A magyar projekt partner által, adott elszámolási időszakban lejelenteni kívánt költségek hazai társfinanszírozási forrásának összegét tartalmazza VÁTI által megadott formában (Ld. 1. melléklet) A hitelesítési nyilatkozat kiadását követően a VÁTI pecséttel igazolja a számlán, hogy a számla az adott projekthez felhasználásra került. Az igazolást követően a partnerek visszakapják az eredeti számlákat. A felmerült költségek támogathatóságát alátámasztó dokumentumok
8. Alátámasztó dokumentumok
Másolata
(Ld.: V.7. pontban a piaci ár kiválasztását alátámasztó dokumentumok; VI. pontban az elszámoláshoz szükséges dokumentumok) Amennyiben adott költség kifizetését igazoló bankszámla kivonaton több tétel is szerepel, a kifizetéshez kapcsolódó tételt egyértelmű, a beazonosítást elősegítő jelzéssel kell ellátni.
9.
Partneri checklist
Magyar partner által aláírt példány eredeti változata
VÁTI által megadott formában (Ld. 5. melléklet)
7
Dokumentum neve 10.
JTS által kezdeményezett hitelesített időszakra vonatkozó – költségvetés módosítás
Formai- / Tartalmi- / Egyéb- követelmények / Megjegyzések Formanyomtatvány (Ld.: 6. melléklet) Lead Beneficiary és magyar partner által aláírt példányának eredeti és elektronikus változata
A JTS által kezdeményezett és (jóváhagyott) módosításra vonatkozó formanyomtatványt, és az alátámasztó dokumentumokat, a jóváhagyást követő 5 naptári napon belül, kell benyújtani a VÁTI részére (Ld. IX. pont)
Módosításokat alátámasztó dokumentumok másolata A partneri jelentést az IMIR 2007-2013 rendszer Front-Office felületén keresztül, valamint papír alapú dokumentum formájában kell benyújtani, az alábbi címre: VÁTI Nonprofit Kft. Dél-dunántúli Területi Iroda 7621 Pécs, Rákóczi út 62-64. VÁTI Nonprofit Kft. Nyugat-dunántúli Területi Iroda 8900 Zalaegerszeg, Petőfi út 24. A borítékon fel kell tüntetni az adott projektrész, és az adott elszámolási időszak alábbi alapadatait:
A partneri jelentés papír alapú dokumentumait a „Partneri checklist”-nek (Ld. 5. melléklet) megfelelő sorrendben, külön-külön lefűzve kell benyújtani a IV.3 pontban feltüntetett határidőn belül. Amennyiben ez nem teljesül a VÁTI projekt felelőse az elszámolást ellenőrzés nélkül visszaküldheti a partnernek. A partneri jelentést egy eredeti példányban (amennyiben lehetséges, gyűrűs mappában lefűzve) kell benyújtani, kivéve a partneri jelentés alábbi dokumentumait melyeket egy eredeti és egy másolati példányban szükséges benyújtani: - Számlák; - Partneri jelentés azon dokumentumai, melyeket a partner szeretne visszakapni (ezen dokumentumok mellé, kérjük, mellékeljen egy feljegyzést, mely tartalmazza a visszakérendő, és másolatban is benyújtott dokumentumok tételes felsorolását). A VÁTI Nonprofit Kft. fenntartja a jogot arra, hogy a kötelezően beküldendő dokumentumok mellett az egyes projekt tevékenységhez kapcsolódó, további alátámasztó bizonylatokat kérjen be a partnerektől.
8
3. Jelentéstételi határidők A vezető kedvezményezett által a Közös Technikai Titkárságra (JTS) benyújtandó előrehaladási jelentések beadási határidejét a Főszerződés szabályozza. A partnereknek a projekt kezdő dátumához képest 4 havonta kell jelentést benyújtaniuk. Emellett a partnereknek lehetőségük van egy ún. „induló” jelentést benyújtani kizárólag a pályázati keretében jóváhagyott előkészítő költségeik elszámolására a Főszerződés megkötését követően, de az első előrehaladási jelentés benyújtása előtt. Amennyiben a projekt partner nem nyújt be „induló” jelentést, úgy az előkészítő költségeket legkésőbb az első előrehaladási jelentéssel együtt számolhatja el. A magyar partnerek a jelentési időszak végétől számított 15 naptári napon belül kötelesek projekt partneri jelentésüket az alátámasztó bizonylatokkal együtt a VÁTI Nonprofit Kft. kijelölt Területi Irodájához benyújtani. A partner nem köteles partneri jelentést benyújtani, ha az adott 4 hónapos elszámolási időszakban nem keletkeztek a projekttel kapcsolatos költségei, erről azonban köteles előzetesen értesíteni a VÁTI Nonprofit Kft. kijelölt Területi Irodáját. A magyar partnerek számára megadott határidők a projekt partneri jelentés és minden számla és előírt dokumentum VÁTI Nonprofit Kft. kijelölt Területi Irodájához történő beérkezését jelentik. A határidőn túl érkezett jelentések elutasításra kerülhetnek, ekkor a költségek hitelesítésére újbóli benyújtást követően a következő beszámolási időszakban kerül sor. 4. Hiánypótlások Amennyiben a jelentés formailag és/vagy tartalmilag nem megfelelő, a VÁTI Nonprofit Kft. projektfelelőse írásban (e-mail-en, vagy fax-on keresztül) felszólítja a partnert a mulasztás(ok) pótlására, illetve a hibák helyesbítésére. Az üzenet (hiánypótlás) kézbesítésének visszaigazolása napjától számítva legfeljebb 8 naptári nap áll rendelkezésre a partneri jelentés hiánypótlására. Hiánypótlás felszólításra összesen két alkalommal van lehetőség (azonban kétszeri hiánypótlás esetén a hiánypótlásbenyújtására rendelkezésre álló időtartam nem haladhatja meg a 15 naptári napot). A második sikertelen hiánypótlási felszólítás után a partneri jelentés elutasításra kerülhet, vagy - a partnerrel történt egyeztetést/tájékoztatást követően - a jelentés a nem megfelelően alátámasztott tételek levonása után kerül elfogadásra.
V.
ELSZÁMOLHATÓ KÖLTSÉGEKRE VONATKOZÓ ÁLTALÁNOS SZABÁLYOK 1. Az elszámolhatóság időbeli és területi hatálya Időbeli hatály: -
A HU-HR IPA Program keretében a magyarországi projekt partnerek számára a 2007. január 1. és az utolsó Program szintű kötelezettségvállalást (allokáció) követő harmadik év december 31. között ténylegesen felmerült és kifizetett költségek számolhatók el.
9
-
Általános szabályként a projekt elszámolható összköltségének maximum 10%-a számolható el a pályázat benyújtását megelőző előkészítési költségként. A projekt elszámolhatósági időszakának kezdete és vége a Főszerződésben kerül rögzítésre.
Területi hatály: -
Általános szabályként kizárólag a Magyarország-Horvátország IPA Határon Átnyúló Együttműködési Programban meghatározott programterületen felmerült és ténylegesen kifizetett költségek számolhatók el.
Programterület Magyarországon:
Baranya megye közigazgatási területe Somogy megye közigazgatási területe Zala megye közigazgatási területe
Programterület Horvátországban:
Muraköz megye közigazgatási területe
Kapronca-Körös megye közigazgatási területe
Verőce-Drávamente megye közigazgatási területe
Eszék-Baranya megye közigazgatási területe
Varasd megye közigazgatási területe
Belovar-Bilogora megye közigazgatási területe
Pozsega-Szlavon megye közigazgatási területe
Vukovár-Szerémség megye közigazgatási területe
A HU-HR projektekben résztvevő magyar partnerekre a Magyarország-Horvátország IPA Határon Átnyúló Együttműködési Programban meghatározott elszámolhatósági szabályok vonatkoznak, azonban fontos megjegyezni, hogy egyes esetekben szigorúbb nemzeti szabályok lehetnek érvényben. Az alábbi segédlet az elszámolható költségekre vonatkozó közösségi és magyarországi előírásokat és az elszámoláshoz szükséges dokumentumokat tartalmazza a magyar partnerek számára. 2. Elkülönített számviteli nyilvántartás vezetése A partner köteles az általa megvalósított projektrész összes költségére és a folyósított támogatásra vonatkozóan tételes és az ellenőrzés céljára elkülönített számviteli nyilvántartást vezetni (hivatkozva a Bizottság 718/2007 (EK) rendelet 103§ 1. e bekezdésére.) annak érdekében, hogy a projektrész gazdálkodása egyértelműen követhető és egyéb üzleti tranzakcióktól elkülöníthető legyen. Az elkülönített számviteli nyilvántartásnak mind könyvvitelileg, mind elektronikusan meg kell valósulnia, az alábbi feltételek szerint: • az elkülönítést vagy külön munkaszámra történő könyveléssel, vagy ha a partner számviteli nyilvántartási rendszere ezt nem teszi lehetővé, akkor a partner szervezet
10
• • •
számlatükre úgy kerüljön kialakításra, hogy a 6-os 7-es számlaosztályban legyen az elkülönítettség megvalósítva; az elkülönítésből egyértelműen derüljön ki, hogy az adott projekt(rész)re vonatkozik; legyen lehetőség riportolni (számlalap/főkönyvi karton) az adott projektrésszel kapcsolatosan elszámolt költségekre; számviteli politikájában kerüljön leszabályozásra az elkülönített nyilvántartás kialakításának módja, mely helyszíni ellenőrzés során kerülhet ellenőrzésre.
3. Számlákkal kapcsolatos követelmények A Váti Nonprofit Kft-hez első szintű ellenőrzésre benyújtott számláknak az alábbi követelményeknek kell megfelelnie: Számla kiállításának helyszíne szerinti követelmények: 1. Belföldön (Magyar Köztársaság Államterületén) kiállított számla (vagy a számlával egy tekintet alá eső okirat) esetén az adattartalom egyezzen meg a számlakibocsátásra vonatkozó hatályos jogszabállyal (ld. 2007. évi CXXVII. törvény). 2. Külföldön kiállított számlán (vagy a számlával egy tekintet alá eső okiraton) az alábbi adatoknak feltétlen szerepelniük kell: - a dokumentumon jelenjen meg az „Invoice” megnevezés; - számla sorszáma; - számla kibocsátója; - vevő megnevezése; - termék vagy szolgáltatásnyújtás megnevezése; - számla kibocsátásának és teljesítésének kelte. Számla megjelenési formája szerinti követelmények: 1. Papíron kiállított számla (vagy a számlával egy tekintet alá eső okirat) esetén a „Számla kiállításának helyszíne szerinti követelmények”-nek kell megfelelni. 2. Elektronikus úton kibocsátott számlára vonatkozó szabályok: - vonatkozó hatályos jogszabálynak (ld. 2007. évi CXXVII. törvény) megfelelően lett kiállítva; - a partneri jelentésben elektronikusan is csatolásra került; - a partneri jelentésben nyomtatott formátumban is csatolásra került, melyen a magyar partner feltüntette a következőt: „Eredetivel megegyező hiteles másolat”. 4. Költségek elszámolhatóságának feltételei A Magyarország–Horvátország IPA Határon Átnyúló Együttműködési Program 2007-2013 keretében megvalósuló projektekben résztvevő magyar partnerekre a HU-HR IPA programban meghatározott elszámolhatósági szabályok vonatkoznak. A nemzeti irányelvek összhangban állnak a 718/2007 (EK) rendelettel, illetve a 1085/2006/EK rendelettel, azonban egyes esetekben szigorúbb nemzeti szabályok lehetnek érvényben. A költségek csak olyan mértékben számolhatók el, amilyen mértékben a támogatott projekthez kapcsolódnak, illetve amilyen mértékben annak célját szolgálják. A költségek elszámolásánál a kettős finanszírozás bármilyen formája kizárt.
11
5. Elszámolható költségek Az alábbi kritériumoknak megfelelő költségek minősülnek támogathatónak: – –
– –
– –
A Magyarország–Horvátország IPA Határon Átnyúló Együttműködési Program 2007-2013 támogatásra jogosult területén felmerült költségek; közvetlenül a projekthez kapcsolódó költségek, melyek nélkülözhetetlenek a projekt elindításához és/vagy megvalósításához; illetve arányos hozzáadott értéket képviselnek (olyan arányban kerültek felhasználásra a támogatott projekt megvalósítása során, amilyen mértékben annak célját szolgálják); pályázati kiírásban az elszámolható költségek listáján szereplő költségek (melyek nem szerepelnek a nem elszámolható költségek listáján); partnereknél ténylegesen felmerült, kifizetett költségek, melyek jogalapja, valamint (pénzügyi) teljesülése (szerződéssel, megrendelővel, számlával, kiadási pénztárbizonylattal, bankszámlával, egyéb hiteles számviteli illetve belső bizonylattal) igazolható; szokásos piaci árat vagy a közbeszerzési szerződésben rögzített árat meg nem haladó költségek; Főszerződésben, a projekt elfogadott költségvetésében, illetve annak hatályos módosításában rögzített (megvalósítási időszakban felmerült) költségek.
12
6. Nem elszámolható költségek – – – –
– – – – – – – – – – – – –
– – – – – – – – – –
adók, legfőképp a visszaigényelhető és levonható ÁFA (az ÁFA nem számolható el, ha visszaigénylésre kerül) alkohol; átalányköltségek (lump sum fees); banki és pénzügyi műveletek költségei (bankszámlákkal kapcsolatos költségek, banki műveletek költségei, stb.), kivétel azon bankszámla nyitásának és vezetésének díja, amelyet a pályázó a projekt lebonyolítása érdekében elkülönített alszámlaként tart nyilván, valamint a nemzetközi banki tranzakciók költségei; bírságok, büntetések, jogi és igazgatási díjak, vagy bármilyen bírósági eljárással kapcsolatos tételek; bizományosi díj, jutalék és osztalék kifizetése; értékcsökkenés (Kivétel VI. 5); föld és meglévő épületek bérlete vagy lízingje; meglévő épületek megvásárlása; föld vásárlása, amennyiben annak a költsége meghaladja a teljes jogosult projektköltség 10%-át; (a projektköltség 10%-át elérő földvásárlás még elszámolható tétel) harmadik szervezet által kifizetett költségek, amelyek egyértelműen nem tulajdoníthatók a vezető kedvezményezett / projekt partner általi kifizetésnek; hitelkamatok és hiteltúllépések költségei; ingóságok beszerzése, amelyek közvetlenül nem kapcsolódnak a projekthez; későbbi veszteségekre, vagy esetleges kötelezettségekre képzett tartalék (céltartalék); kettős finanszírozás minden formája (azon költségek, amelyek más közösségi, nemzetközi vagy nemzeti forrásból már támogatásban részesültek); ki nem fizetett részszámla; köztisztviselők/közalkalmazottak munkájáért fizetett ellenszolgáltatás, ha az elvégzendő tevékenység a kötelező hatósági feladatok ellátásához kapcsolódóan merült fel és szorosan kapcsolódik a munkaköri leírásában megnevezett feladatokhoz (pl. Főállású polgármester sem munkaviszony-, sem megbízási jogviszony, sem vállalkozási szerződés keretein belül nem láthat el projektmenedzseri feladatokat.) külföldi deviza, vagy valuta árfolyamátváltásból eredeztethető kezelési költség, jutalék és veszteség; mini-bár költségei; olyan (közvetítőkkel vagy tanácsadókkal kapcsolatban felmerült) költségek, amelyeket (az alvállalkozói szerződés szerint) az elvégzett tevékenység arányában fizetnek ki; olyan alvállalkozói szerződésekkel kapcsolatban felmerült költségek, amelyek anélkül növelik a tevékenység végrehajtásának költségeit, hogy azzal arányosan növelnék annak értékét; olyan felmerült költségek, amelyek nincsenek összhangban a kitűzött alapelvekkel; pénzintézetek által nyújtott pénzügyi garanciák, biztosítékok költségei; reprezentációs célú beszerzések (pl. virág, csokoládé költsége); részesedési és tulajdonosi jogviszonyt megtestesítő értékpapírok vásárlása és az ezzel kapcsolatos költségek; találkozók, rendezvények esetén a reprezentációs költségek (pl. virág, alkohol, ajándék, csokoládé) Főszerződés értelmében az elszámolhatósági időszakon és/vagy az elszámolható területi hatályon kívül eső költségek (kivéve a projekt előkészítés költségeit);
13
– –
természetbeni hozzájárulás; vám költségek, import vámköltség, vagy bármely más teher;
Kérjük, szíveskedjenek figyelembe venni, hogy a fentiekben részletezett nem elszámolható költségek listája a teljesség igénye nélkül készült. 7. Piaci ár igazolása Az elszámolásra kerülő egységárak nem haladhatják meg a szokásos piaci árat. A piaci ár igazolására PraG eljárás során beszerzett javak esetén maga az eljárás dokumentációja szolgál, egyéb esetben a partnernek - kérésre - igazolnia kell tudni a piaci árnak való megfelelést. PraG eljárás értékhatár alatti, de 1 000 EUR feletti beszerzések esetében legalább három, azonos tárgyú, összehasonlítható, összegében egyértelmű írásos ajánlat csatolásával szükséges igazolni a piaci ár betartását. A rendelkezésre álló ajánlatok közül a partner a legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatást tartalmazó, vagy az összességében legkedvezőbb ajánlatot köteles elfogadni. Amennyiben a partner az utóbbi esetet választja, akkor indokolni köteles az összességében legkedvezőbb ajánlat elfogadásának okait, max. 1 oldalas bírálati összefoglaló formájában a következő minimális tartalommal: – ajánlattevők neve, – ajánlat tárgya, – termék/szolgáltatás ára, – bírálati szempontok, – döntés, – döntés indokolása. Az alátámasztó dokumentumok nem lehetnek a megrendelés időpontjához képest három hónapnál régebbiek. A partner köteles indokolni, ha a piaci árnak való megfelelés igazolása a fentieknek megfelelően legalább három ajánlat rendelkezésre állásával nem lehetséges. Abban az esetben, ha a hitelesítésre kijelölt szervezet álláspontja szerint a beszerzés szerződéses ára a jellemző piaci árnál bizonyíthatóan magasabb vagy a piaci ár igazolása a hitelesítést ellátó szervezeti egység felhívására sem történik meg, a hitelesítésre kijelölt szervezet jogosult a megjelölt teljes költség hitelesítésének megtagadására. A piaci ár igazolásánál nem vehető figyelembe olyan ajánlat, amelyet olyan vállalkozás adott, amelyben bármely projekt partner vezető tisztségviselőinek és/vagy a polgári törvénykönyv által meghatározott közeli hozzátartozóinak tulajdonrésze van (kivéve tőzsdén jegyzett gazdasági társaságok). A piaci ár bizonyítása a partner feladata és felelőssége. 8. Általános Forgalmi Adó ÁFA elszámolhatósága Egy adott számla értékéből az elszámolható költség megállapításakor figyelembe kell venni, hogy a számlát benyújtó partner ÁFA visszaigénylésre jogosult adóalany vagy
14
nem. A partnernek erről minden egyes elszámolás benyújtásakor nyilatkoznia kell (Ld 1. melléklet), az alábbiaknak megfelelően: – – –
A pályázó nem alanya az ÁFA-nak. Az elszámolásnál az ÁFA-val növelt (bruttó) összeg kerül figyelembevételre. A pályázó alanya az ÁFA-nak. A pályázatban megjelölt tevékenységgel kapcsolatban felmerült költségeihez kapcsolódó ÁFA-t visszaigényli. Az elszámolásnál az ÁFA nélküli (nettó) összeg kerül figyelembevételre. A pályázó alanya az ÁFA-nak, de a pályázatban megjelölt tevékenységgel kapcsolatban felmerült költségeihez kapcsolódó ÁFA-t nem igényelheti vissza. Az elszámolásnál az ÁFA-val növelt (bruttó) összeg kerül figyelembevételre.
ÁFA státusz fordított adózás esetén Amennyiben az elszámolásra benyújtott számla jogszabály szerint fordított adózás hatálya alá esik, az elszámolás folyamata a partner ÁFA státusza szerint a következőképpen alakulhat: –
–
–
–
Amennyiben a partner ÁFA levonásra jogosult (az ÁFA nem minősül elszámolható költségnek) az elszámoláshoz elégséges a számla nettó értékének megfelelően az alátámasztó dokumentumok benyújtása (az ÁFA bevallást az elszámoláshoz nem szükséges csatolni, azonban a VÁTI Nonprofit Kft. helyszíni ellenőrzés során ellenőrizheti). Ha a partner ÁFA levonásra jogosult, de ÁFA levonási jogot nem gyakorolhat, a partner a nettó összeg kifizetésének alátámasztására számlát és banki bizonylatot nyújt be. Az ÁFA összeg APEH felé történő kifizetését a partner ÁFA összesítővel igazolja, a bevallás pedig a későbbi helyszíni ellenőrzés során kerül bemutatásra. Fontos, hogy a partner tisztában legyen azzal, hogy így egy teljesítés esetén a számla és az ÁFA támogatástartalmának támogató általi kifizetésében időbeli eltérés (negyedéves, éves bevallók) merül(het) fel. Vagyis a partner részére egy irányba, de két időpontban történik a támogatási összeg utalása (egyszer a számla benyújtásakor, máskor az ÁFA APEH felé történő befizetésének ÁFA összesítővel való igazolásakor) két alátámasztó dokumentummal (számla és ÁFA összesítő). Amennyiben a partner ÁFA levonásra nem jogosult, a szállítónak történt (nettó összeg) kifizetés igazolás mellett szükséges az ÁFA összeg APEH felé történő rendezésének alátámasztása ÁFA összesítővel. A számla ebben az esetben abban a jelentés időszakban számolható el, amelyik időszakban az ÁFA rendezésre került.
Fordított adózás esetén a 2. melléklet szerinti nyilatkozat csatolása szükséges. 9. Árfolyam-átváltási módszer Mivel a Főszerződések euróban kerülnek megkötésre, a támogatás folyósítása is euróban valósul meg, függetlenül attól, hogy a partner költsége forintban vagy devizában keletkezett. A magyar partnereknek a VÁTI Nonprofit Kft-hez benyújtott elszámolásukban a felmerült és kifizetett költségeket euróban kell feltüntetniük, a VÁTI Nonprofit Kft. az adott időszakban elszámolható költségekre euróban állítja ki a hitelesítési nyilatkozatot.
15
A HU-HR IPA Programban a magyar partnereknek a nem euróban felmerült költségek (Forint, és más külföldi pénznem) euróra történő átváltására a partneri jelentés benyújtásának havában érvényes Európai Bizottság által meghatározott havi átlagárfolyamot szükséges alkalmazniuk az elszámolások elkészítésekor, ami megtalálható az Európai Bizottság honlapján az alábbi címen: http://ec.europa.eu/budget/inforeuro Figyelem! A magyar partner euróban felmerült költségeit euróban kell az elszámolásban is szerepeltetni! Nem lehetséges a magyar partner által a belső elszámoláskor alkalmazott árfolyamon forintosított összeget a fenti módszerek szerint újra euróra visszaváltani!
VI.
KÖLTSÉGTÍPUSOK ÉS AZ ELSZÁMOLÁSUKHOZ SZÜKSÉGES DOKUMENTUMOK A projekt során, a következő költségsorokon számolhatók el költségek:
1)
1.
Előkészítési költségek (Preparation costs)
2.
Személyi költségek (Staff cost)
3.
Utazás és szállásköltségek (Travel and accommodation)
4.
Szolgáltatások (Service)
5.
Eszközbeszerzések (Equipment/Supply)
6.
Beruházások (Investment/Works)
7.
Adminisztrációs költségek (Administrative costs)
ELŐKÉSZÍTÉSI KÖLTSÉGEK (PREPARATION COSTS)
Az előkészítési költségek a jogosult költségek körén belül olyan speciális kategóriát jelentenek, amelyek a projekt előkészítésének/fejlesztésének a szakaszában merülnek fel. A projekt előkészítési költségei elszámolhatók a következő feltételek szerint: - Amennyiben a költségek a 2007. január 1-jével kezdődő és a pályázat benyújtásának időpontjáig tartó időszakban merültek fel; - Az előkészítés költségeinek elszámolása a Főszerződés aláírását követően vagy az első előrehaladási jelentés benyújtása előtt a „Start-up Progress Report” keretében, de legkésőbb az első előrehaladási jelentéssel együtt megtörténik; - A költségek olyan tevékenységekhez kapcsolódnak, amelyeket a jogosult programterületen valósítottak meg; - Az előkészítés költségeit olyan dokumentumokkal kell alátámasztani, amelyek a jóváhagyott projekttel közvetlen kapcsolatot igazolnak és a jóváhagyott pályázati formanyomtatványban felsorolásra kerültek; - Az elszámolható előkészítési költség nem haladhatja meg a projekt partner teljes jogosult költségvetésének 10%-át, valamint a projekt összetettségével arányosnak kell lennie.
16
Előkészítési költségként a következő költségek számolhatóak el: -
Előzetes tanulmányok és tervdokumentációk, statisztikák, adatbázisok és kutatások, megvalósíthatósági tanulmányok, környezeti hatástanulmány, költséghaszon elemzés, feltételes PraG szerinti közbeszerzési eljárás és szakértő, engedélyek és tervek költségei, előzetes szükségletfelmérés, célcsoport-elemzés, piackutatás, igényfelmérés, állásfoglalás, egyéb kapcsolódó tanulmány;
-
A nemzeti szabályozás szerinti kötelező engedélyek beszerzése;
-
Angol, magyar, horvát fordítások;
-
Találkozók – projekt partnerek/érintettek/támogató partnerek közti találkozók költségei;
-
A pályázók alkalmazottainak utazási költségei, napidíjak, szállás költségei, melyek a projekt előkészítéséhez kapcsolódnak, pl. partnerek közti megbeszélések szervezése;
Általánosságban, a projekt előkészítő tevékenységek jogosultnak tekintendőek, amennyiben a nemzeti szabályozás tiszteletben tartásával merültek fel (pl, számviteli törvény) e fejezet rendelkezéseinek megfelelően, és eredeti számlák, vagy azzal egyenértékű számviteli dokumentumok (elismervény, bizonylat, stb.) alapján igazolhatóak. Az elszámoláshoz szükséges dokumentumok
Az elszámolni kívánt költségek típusától függően az adott költségsoron szereplő elszámoláshoz szükséges dokumentumokat kell a jelentéshez csatolni (lásd a megfelelő költségvetési sort alább).
Az előkészítési költségek hitelesítéséhez az „induló” és/vagy első partneri jelentésben köteles a partner benyújtani a szükséges dokumentumokat, a későbbiekben a költségek nem számolhatóak el.
17
2)
SZEMÉLYI KÖLTSÉGEK (STAFF COST)
Személyi költségek elszámolásának szabályai: A partner közvetlen alkalmazásában álló, projekttel kapcsolatos feladatokat ellátó, munkavállalókkal kapcsolatban felmerült bér jellegű költségeket lehet elszámolni az alábbi feltételekkel:
a munkatársnak a magyar projekt partner szervezetének alkalmazásában kell állnia, (munkaideje teljes vagy egy részében végzi feladatát), a partner közvetlen alkalmazásában álló munkavállalókkal megbízási/vállalkozási szerződés nem köthető, a projektre fordított idő arányában felmerült bruttó munkabér és a kapcsolódó járulékok, egyéb, a munkaszerződésben szereplő személyi jellegű juttatások kizárólag a projektre és az adott jelentési időszakra arányosítva számolhatók el, amennyiben azok a projekttel kapcsolatosan merültek fel, nem a projekttel kapcsolatos személyi jellegű juttatások nem számolhatók el a személyi költségek között, és a kiszámítás alapjába nem vonhatók be, a bérek és az azokat terhelő adók, járulékok a nemzeti szabályozás szerint számolhatók el, amennyiben jövedelem adó- és járulék köteles, a projekttel kapcsolatos napidíjakat az „Utazások és lakhatás” (Travel and accommodation) fő költségvetési soron kell elszámolni, a munkavállalók projektben vállalt feladatai a munkaszerződésben, vagy a munkaköri leírásban szerepelnek, a közalkalmazottak és köztisztviselők díjazása abban az esetben számolható el, ha az a projekttevékenységekhez és nem az alkalmazott jogszabályi kötelezettségeihez és szokásos, napi irányítási feladatokhoz kapcsolódik, a személyi költségek kiszámításánál alkalmazott módszert az elszámoláshoz csatolni kell, és azt dokumentumokkal kell bizonyítani, a projekttevékenységekhez kapcsolódó munkaórákat munkaidő-kimutatásokkal kell igazolni, amelyeket csatolni kell az elszámoláshoz. Amennyiben a fizetés nem csak a projekttevékenységekkel kapcsolatos feladatok elvégzését foglalta magába, az elszámolható költségeket a munkaidő-kimutatás alapján kell kiszámolni, a fizetés összértékének elszámolásban történő arányos csökkentésével. A teljes, szoros értelemben vett projekt menedzsment költség (2.1 Salary of staff (direct project management) és a 4.6 Services related to project management költségvetési sorokon együttesen elszámolt személyi költség) nem haladhatja meg a projekt partner összes jogosult költségének 10%-át.
Az elszámoláshoz szükséges dokumentumok
Személyi költségek számítási módszerét tartalmazó, projektmenedzser által aláírt segédtábla („Segédlet a Magyarország–Horvátország IPA Határon Átnyúló Együttműködési Program 2007-2013 keretében elszámolt bérekhez”, a VÁTI Nonprofit Kft. által kiadott segédtábla szerint; ld. 3. melléklet) és annak elektronikus változata. A táblázatnak az alábbiakat kell tartalmaznia:
18
•
személyenként, hónapokra lebontva az elszámolás alapjául figyelembe vett munkabérek a munkáltatói szerződésben meghatározott devizanemben és a kapcsolódó járulékok forintban,
•
az órabér számításához alapul vett munkanapok/munkaórák, valamint a projektre fordított munkanapok/munkaórák száma (tehát amennyiben a munkavállaló munkabére nem csak a projekttevékenységgel kapcsolatos feladatok elvégzését foglalta magában, az elszámolható költségeket a projektre fordított munkaórák alapján kell kiszámolni, a fizetés összértékének elszámolásban történő arányos csökkentésével),
•
a kiszámított óradíjak a munkáltatói szerződésben kikötött devizanemben, és amennyiben releváns, az alkalmazott árfolyamok,
•
a projektre elszámolt költségek felmerülési devizanemben személyenként és Euróban.
Munkabér kifizetését igazoló bankszámlakivonat másolata (készpénzben történő fizetés esetén az átvételt igazoló pénztár-bizonylat)
Munkabérrel kapcsolatos adók, járulékok befizetését igazoló bankszámlakivonat másolata, valamint a partner képviselőjének nyilatkozata, hogy az átutalt összeg tartalmazza az adott munkavállalóval kapcsolatos közterheket)
Munkaidő kimutatás – Time Sheet (munkáltató, és a munkavállaló által aláírt, mely tartalmazza projekttevékenységhez kapcsolódó munkaórákat, az elvégzett projekttevékenység leírását)
Munkaköri leírás (melyben szerepel a projekttel kapcsolatos feladat meghatározása), vagy a munkáltató igazolása, hogy a munkavállaló az adott projekttel kapcsolatos feladatokat lát el
Munkaszerződés (vagy kinevezési okirat)
Projektben résztvevő személyek listája, ami tartalmazza a résztvevők projektben betöltött szerepét.
A számításokat tartalmazó segédtáblát a partnernek minden jelentéshez mellékelnie kell. Az alábbi módszer alkalmazása javasolt: A beszámolási időszak egy adott hónapjára eső tényleges bérköltség (adott havi bérkarton szerint) és az adott hónap ledolgozható munkanapjainak száma alapján számított, adott hónapra érvényes órabér * adott hónap munkaidő kimutatása szerint projektre fordított órák száma. A fentiektől eltérő módszer alkalmazása is megengedett, amennyiben az megfelelően alátámasztott. Azonban, a partner nem alkalmazhat olyan módszert a bérköltségek kiszámítására, mely a valós órabéreket torzítja. Ebben az esetben a VÁTI Nonprofit Kft. az elszámolást felülvizsgálja, és kizárólag a valós órabérek alapján kiszámítható bérköltségek kerülnek jóváhagyásra.
3)
UTAZÁS ÉS SZÁLLÁSKÖLTSÉG (TRAVEL AND ACCOMODATION) Elszámolás szabályai (utazás és szállásköltség esetén)
19
Az utazási költségeket az elszámolásban személyenként és kiküldetésenként/ utazásonként kell feltüntetni. Az utazásoknál mindig a költséghatékonyabb megoldást kell választani. Amennyiben az utazáson külső szakértő is részt vesz, akkor a szakértő utazási költségeit a Szolgáltatások (Service) költségsoron kell elszámolni. Szállásköltség abban az esetben számolható el, ha a magyar partner belső szabályozása szerinti napidíj került kifizetésre, vagy nem biztosítottak külföldi napidíjat. Utazás és szállás- költségsoron lehet elszámolni a projektre vonatkozó alábbi költségeket: projekt megvalósításhoz szükséges külföldi és helyi utazási költségeket kizárólag azon személyek (projekt személyzet, projekt résztvevők) utazási, napidíj és szállás költségeit, akik a program jogosult területén a projekttevékenységekhez közvetlenül kapcsolódó feladatokat végeznek (melyet a pályázati formanyomtatványban nevesítettek) és alkalmazottai a szervezetnek. az EU tagállamaiból és tagjelölt országaiból származó partnerek és résztvevők utazási, szállás- és ellátási költségei, amelyek olyan projektrészekhez kötődnek, melyek: a projekt egészének sikere szempontjából alapvető jelentőségűek a program területén lévő projekt partner költségeként jelennek meg repülőjegyek esetén a turista osztályú jegyek költségeit projekt költségeiként háromcsillagos szállodai szolgáltatásnak megfelelő ellenértékű számla számolható el (magasabb kategóriájú elhelyezés esetében külön indoklás szükséges) napidíjakat azon projekt személyzet, projekt résztvevők számára lehet elszámolni, akik a projekt érdekében külföldre utaznak, illetve egy napnál több időt töltenek távol a szokásos székhelyüktől napidíj esetén az elszámolható napok száma a konferencia/találkozó/rendezvény stb. (továbbiakban ”esemény”) napok számával megegyező lehet, kiegészítve az „esemény” előtti és utáni 1-1 nappal (Kivéve: Költséghatékonyságot alátámasztó nyilatkozat csatolása mellett elszámolt hosszabb időszak. Ez esetben a VÁTI Nonprofit Kft. az elszámolást felülvizsgálja.) FIGYELEM! Külföldi napidíjak kizárólag a kinn töltött éjszakákra számolhatók el, amennyiben az Európai Bizottság által meghatározott napidíjakat alkalmazzák. A külföldi napidíjak nem haladhatják meg az Európai Bizottság által meghatározott napidíjakat: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_diems/documents/perdiem_20 0912_version_to_be_published.pdf
A külföldi napidíjak elszámolására a következő módszerek lehetségesek: a) Az EU Bizottság által megállapított ráta szerinti napidíj biztosítása esetén, a külföldi napidíjnak kell fedeznie a szállás, ellátás és helyi közlekedés költségeit, azaz a napidíjon felül további szállás, ellátás, helyi közlekedés költség nem számolható el.
20
b) Amennyiben a magyar partner belső szabályozása szerinti külföldi napidíj kerül kifizetésre, szállásköltség, országon belüli távolsági közlekedés költsége és helyi közlekedési költségek elszámolhatók a napidíjon felül. Egyéb ellátási költségek nem számolhatók el. c) Amennyiben külföldi napidíj nem kerül kifizetésre, szállásköltség, országon belüli távolsági közlekedés költsége, helyi közlekedési költségek és ellátási költségek elszámolhatók. Elszámolásához szükséges dokumentumok Utazási költségek Eredeti számla (feltüntetve a program és a projekt nevét) Kifizetés bizonylatai (bankszámlakivonat, pénztárbizonylat másolata) Kiküldetési rendelvény Közterhek befizetését igazoló bankszámlakivonat, valamint a partner képviselőjének nyilatkozata, hogy az átutalt összeg tartalmazza az adott napidíjjal kapcsolatos közterheket Kint tartózkodás egyéb bizonylatai (pl. meghívók, napirend, emlékeztetők) Vonatjegy/ buszjegy/ repülőjegy, beszállókártya, stb. Úti jelentés, projekt menedzser által aláírva (belföldi és külföldi utaknál is csatolni kell). Úti jelentés tartalma: o a projekt céljából utazó személyek megnevezése o utazás időtartama (kezdő dátum-végdátum) o utazás tervezett célja, és elért eredmények Külföldi napidíjak Napidíj számfejtését igazoló dokumentum Kifizetés bizonylatai (bankszámlakivonat, pénztárbizonylat másolata) Közterhek befizetését igazoló bankszámlakivonat, valamint a partner képviselőjének nyilatkozata, hogy az átutalt összeg tartalmazza az adott napidíjjal kapcsolatos közterheket Kiküldetési rendelvény, mely tartalmazza a kinn tartózkodásra elszámolt napidíjak összegét Szállásköltség Eredeti számla (feltüntetve a program és a projekt nevét) Kifizetés bizonylatai (bankszámla kivonat, pénztárbizonylat másolata)
21
4)
SZOLGÁLTATÁSOK (SERVICE) Elszámolás szabályai (szolgáltatások esetén) Szolgáltatások soron lehet elszámolni a projektre vonatkozó, projekt kezdési időpontja után felmerült, és az elszámolási időszak végéig (a kapcsolódó járulékokkal együtt) kifizetésre került alábbi költségeket: - projektbe bevont külső szakértők szerződéssel és számlával megfelelően alátámasztott költségeit (olyan külső szakértők költségeit, akik nem állnak a magyarországi partner szervezetének alkalmazásban) A külső szakértő kiválasztásánál a PraG rendelkezéseinek, valamint a partner belső szabályozásának megfelelően kell eljárni. A külső szakértő megbízási díjának tartalmaznia kell a szakértő esetleges járulékos költségeit is (például utazás és szállásköltség, mely számlákon kérjük feltüntetni, hogy az adott projekt azon belül adott esemény érdekében merültek fel, illetve e számlákról másolatot kell benyújtani).
A szolgáltatás soron a következő költségek számolhatók el: •
Külső menedzsment szolgáltatások: abban az esetben, ha a vezető kedvezményezett vagy a projekt partner(ek) nem rendelkeznek a megfelelő szaktudású munkaerővel, ami a projekt irányításához szükséges, lehetőségük van ezt a szolgáltatást kiszerződni, és egy vagy több külső szakértőt alkalmazni a projekt irányításának elősegítésére; MEGJEGYZÉS: kérjük, vegye figyelembe, hogy a teljes projekt menedzsment költség nem haladhatja meg a partner szintű teljes jogosult projektköltség 10%-át. A teljes menedzsment költség magában foglalja a projekt menedzsment költségek költségsoron (személyi költségek) és a külső menedzsment szolgáltatások (külső szolgáltatások) soron tervezett összegeket is.
•
Külső szakértők: tanulmányok készítése, kutatások, stb.; Kérjük, vegye figyelembe, hogy amennyiben adott szolgáltatás tekintetében már belső szakértő alkalmazása történik, a „Személyi költségek” kategóriában, ugyanaz a tevékenység nem lesz jogosult külső kivitelezésben is, és fordítva.
•
Technikai és pénzügyi szakértők: számviteli, közbeszerzési szakértők költségei, amennyiben közvetlenül kapcsolódik a projekthez és szükséges a megvalósításhoz;
•
Rendezvényszervezés (konferenciák, szemináriumok, megbeszélések, workshopok, képzések, stb.): a következő költségeket foglalhatja magában: fordítás, bérleti díjak, oktatók költsége, stb. Olyan tevékenységek, amelyek közvetlenül kapcsolódnak a rendezvényszervezéshez szintén kiszerződhetők a tevékenység alapján (pl. utaztatás, fordítás, bérlet költségei stb.) Ezek a költségek külön csak abban az esetben lesznek elszámolhatóak, amennyiben nem foglalták bele a rendezvényszervezés költségeibe. Mindig csatolandó a résztvevők listája. Étkezés költségei belső projekt-irányítással összefüggő megbeszéléseken abban
22
az esetben jogosult költségek, ha a megbeszélésen legalább két partner szervezet személyesen részt vesz. •
Rendezvényeken való részvétel (konferenciákon, szemináriumokon, képzéseken): a résztvevők költségeit foglalja magában, pl. a célcsoport tagjainak utazási költsége;
•
Műszaki ellenőrzés költségei
•
Fordító- és tolmácsszolgáltatások
•
Információs és nyilvánossággal összefüggő tevékenységek (pl. ismertetők, hirdetések, propagandaanyagok, weblapok, kiosztott anyagok, hírlevelek, egyéb publikációk költségei): a népszerűsítés, tájékoztatás nyilvánosság területére eső költségeket foglalja magában, melyek projekt-specifikusak, a jelen kézikönyvben meghatározott szabályok szerint;
•
Beszerzések lebonyolításának költségei
•
Egyéb szolgáltatások: csak azok a költségek számolhatóak el itt, amelyek meghatározásra kerültek a jóváhagyott pályázatban és közvetlenül a projekthez kapcsolódnak (a nemzeti szabályozás által megkövetelt engedélyek költségei, stb.).
Elszámoláshoz szükséges dokumentumok Megbízási szerződés esetén: külső szakértő bér-, vagy fizetési- jegyzéke vagy az eredeti számla kifizetés bizonylatai (bankszámla kivonat, pénztárbizonylat másolata) külső szakértő költség bérével kapcsolatos adók, járulékok, közterhek kifizetésének igazolása, bér- vagy fizetési - jegyzékkel történő elszámolás esetén (bankszámla-kivonat másolata, valamint a partner képviselőjének nyilatkozata, hogy az átutalt összeg tartalmazza az adott külső szakértővel kapcsolatos közterheket) Vállalkozói szerződés esetén: eredeti számla (feltüntetve a program és a projekt nevét) kifizetés bizonylatai (bankszámla kivonat, pénztárbizonylat másolata) •
•
•
Teljesítésigazolás (projekt menedzser által aláírt igazolás az adott feladat teljesítéséről, mely megfelel a pályázatban és a szerződésben rögzített feladatoknak) Kapcsolódó szerződés vagy megrendelés (melyben nevesítve van a külső szakértő, és melynek tartalma a Főszerződéssel, illetve, a pályázattal összhangban van, és részletesen tartalmazza az adott szakértő projekttel kapcsolatos feladatainak leírását) Három árajánlat (1.000 eurót meghaladó, de a PraG-ban rögzített értékhatárt el nem érő esetekben)
23
• •
5)
Kiválasztás során alkalmazott eljárás dokumentációja (szakértő/vállalkozó kiválasztásáról szóló dokumentáció) – PraG Szolgáltatásnyújtás végterméke: o „köteles” példány (amennyiben a szolgáltatásnyújtás végterméke valamilyen formában materializálódott - pl. tanulmány, kiadvány stb., akkor az arculati elemekkel ellátva, végleges – bekötött, nyomdai úton előállított eredeti változat; KIVÉVE: ha a tanulmány költsége nem haladja meg a 1.000 EUR-t, abban az esetben elegendő a másolati példány csatolása) kiadvány - arculati elemekkel ellátva bekötött, nyomdai úton előállított, végleges változata; o nyilatkozat (a tanulmányra vonatkozóan), melyben a szakértő deklarálja, hogy az általa elkészített tanulmány más Európai Uniós, vagy hazai finanszírozásból megvalósított pályázatban nem került elszámolásra; o elektronikus változat (amennyiben 20 oldalnál nagyobb terjedelmű a "szolgáltatás nyújtás végterméke")
ESZKÖZBESZERZÉS (EQUIPMENT / SUPPLY)
Az eszközbeszerzés költségsorán azok a projekthez kapcsolódó irodai (irodabútor, eszközbeszerzés, számítógép) és tartalomhoz kapcsolódó eszközök (laborfelszerelés, stb.) számolhatók el, amelyek nélkülözhetetlenek a projekt megvalósításához, és a jóváhagyott projektköltségvetés tartalmazza az elszámolni kívánt eszközöket. A szállítók kiválasztását a PraG eljárás vonatkozó rendelkezéseinek megfelelően kell lebonyolítani. Ha a szerződés becsült értéke 1.000 € alatt van, akkor összehasonlító árajánlat nem szükséges, e felett legalább három árajánlat szükséges – lásd: V.7. pont piaci ár igazolása. Az első szintű ellenőrzést végzőnek jogában áll, hogy összehasonlítsa a benyújtott árajánlatokat a piaci árakkal, és ennek megfelelően korrigálja az érintett költségvetési sort. Csak azon eszközök számolhatók el, amelyek: - más közösségi/hazai pályázatban nem kerültek elszámolásra - nem volt még értékcsökkenésük - más költségsoron (adminisztratív) nem kerültek elszámolásra - a jóváhagyott pályázatban nevesítve voltak a Pályázati Űrlap 15.2 Beszerzések meghatározása (eszközök) munkalapján. A beszerzendő eszközök mennyiségének esetleges változása a változás indokoltságának megfelelő igazolása mellett a vezető kedvezményezett jóváhagyásához és a Közös Technikai Titkárság felé történő (Projekt Előrehaladási Jelentés / vagy szerződés módosítás keretében) bejelentéséhez kötött. A megvásárolt eszközöket, bútorokat a program és a projekt nevét tartalmazó azonosítóval kell ellátni, amely a helyszíni ellenőrzés során kerül bemutatásra. Használt eszközök beszerzése nem jogosult költség.
24
Elszámoláshoz szükséges dokumentumok • • • •
• • • •
Eredeti számla (feltüntetve a program és a projekt nevét) Kifizetés bizonylatai (bankszámlakivonat, pénztárbizonylat másolata) Teljesítésigazolás (átadás-átvételi jegyzőkönyv, leltárba vételi bizonylatok) Kapcsolódó szerződés vagy megrendelés (melynek tartalma a Főszerződéssel, a pályázattal összhangban van, és tartalmazza a projekttel kapcsolatos feladatok leírását) Három árajánlat (1.000 eurót meghaladó, de a PraG-ban rögzített értékhatárt el nem érő esetekben) Kiválasztás során alkalmazott eljárás dokumentációja – PraG Garanciák, biztosítékok stb. iratanyaga (vállalkozó által biztosított szolgáltatásra vonatkozóan) Nyilatkozat a számviteli politikában rögzített értékcsökkenési eljárásról
A beszerzett eszközök meglétét, szabályos dokumentálását a szervezet könyvelésében és rendeltetésszerű használatát az első szintű ellenőrzést végző szervezet munkatársai a helyszínen is ellenőrzik. 6)
BERUHÁZÁSI KÖLTSÉGEK (INVESTMENT / WORKS)
A beruházási költségek a földvásárlással, épületek építésével, felújításával, bővítésével, modernizációjával kapcsolatos költségek. A tervezett beruházással kapcsolatos esetleges - a jóváhagyott pályázattól eltérő változásokat a program-irányító szerveknek jóvá kell hagyni. Vásárlás esetén a tulajdonjognak legkésőbb a projekt befejezésének időpontjáig a végső kedvezményezettre és/vagy hazai partnerekre kell szállnia. a) Földvásárlásra a következő feltételek teljesülése esetén jogosult: A földvásárlás elengedhetetlen a projekt megvalósításához; A földvásárlás költsége nem haladhatja meg a partner szintű teljes jogosult projektköltség 10%-át; A földterületet független értékbecslő értékeli (az értékbecslés nem lehet 6 hónapnál régebbi); A bekerülési ár nem lehet magasabb az értékelési dokumentumban rögzített árnál; Nem vásárolható földterület a projektben résztvevő bármely partner szervezettől (vezető kedvezményezett, projekt partner, együttműködő partner) b) Épületek és más építmények építése/felújítása/modernizációja/bővítése: Az építés költségei azokat a kiadásokat fedik le, amelyek meglévő épület megváltoztatásához, felújításához, bővítéséhez, vagy új épület építéséhez szükségesek. Ezek a költségek akkor elszámolhatóak, ha közvetlenül kapcsolódnak a projekt megvalósításához. A kivitelezés az építésekre, higiéniára, biztonságra vonatkozó jogi szabályozással összhangban történhet és minden, a használatba vételhez szükséges dokumentáció rendelkezésre kell, hogy álljon. A kivitelezők kiválasztásánál a PraG szabályai az irányadóak.
25
Kérjük, vegye figyelembe, hogy amennyiben az épületeket, földterületet érintő beruházások esetében a pályázó nem az ingatlan tulajdonosa, hosszú távú legalább 10 évre szóló- bérleti vagy használati jogot megtestesítő szerződést kell bemutatnia, amely az épület/földterület kizárólagos használatát legalább 5 évig biztosítja a projekt befejezése után. Az építési munkálatok elvégzésére szerződés nem köthető a projektben résztvevő partner szervezetekkel (vezető kedvezményezett, projekt partner, együttműködő partner). Elszámoláshoz szükséges dokumentumok • • •
•
• • • •
Eredeti számla (feltüntetve a program és a projekt nevét) Kifizetés bizonylatai (bankszámlakivonat, pénztárbizonylat másolata) Teljesítésigazolás (projekt menedzser által aláírt igazolás az adott feladat teljesítéséről, mely megfelel a pályázatban és a Főszerződésben rögzített feladatoknak) Kapcsolódó szerződés vagy megrendelés (melynek tartalma a Főszerződéssel, a pályázattal összhangban van, és tartalmazza a projekttel kapcsolatos feladatok leírását) Három árajánlat (1.000 eurót meghaladó, de a PraG-ban rögzített értékhatárt el nem érő esetekben) PraG eljárás dokumentációja (szakértő/vállalkozó kiválasztásáról szóló dokumentáció) Nyilatkozat a számviteli politikában rögzített értékcsökkenési eljárásról Teljesítést igazoló dokumentumok (építési napló, független mérnök alkalmazása esetén a mérnők nyilatkozata, átadás-átvételi jegyzőkönyv, használatbavételi engedély stb.)
A fentiekben felsorolt elszámoláshoz szükséges dokumentumokon kívül az első szintű ellenőrzés egyéb alátámasztó dokumentumokat is bekérhet. A jóváhagyott pályázatban szereplő beruházás valódiságát és a partner szervezet könyvelésében történt dokumentálását az első szintű ellenőrzést végző szervezet munkatársai a helyszínen is ellenőrzik. 7)
ADMINISZTRATÍV KÖLTSÉGEK (ADMINISTRATIVE COSTS)
Az adminisztratív költségek nem haladhatják meg a projekt partner teljes jogosult költségvetésének 10%-át, a rezsi költségek pedig nem haladhatják meg a projekt partner teljes jogosult költségvetésének az 5 %-át. Elszámolás szabályai (adminisztratív költségek esetén) Az adminisztratív költség soron lehet elszámolni minden közvetlen és közvetett adminisztratív költséget (amelyek valós költségeken alapulnak, a partner szervezeténél merültek fel, igazolhatóan a projekt megvalósításához kapcsolódnak, a projekt kezdési időpontja után merültek fel, és az elszámolási időszak végéig kifizetésre kerültek) pl.:
26
iroda bérleti díj (szerződéssel kell alátámasztani, hogy a bérleti díj a projekttel kapcsolatosan merült fel); közüzemi (rezsi) költségek (rezsiköltségeket akkor lehet elszámolható költségnek tekinteni, amennyiben azok a projekt tevékenységhez kötődő valóságos költségen alapulnak, és megfelelően igazolt módszer szerint, arányosan történik a támogatott tevékenységhez való hozzárendelésük); bankszámlanyitás, illetve számlavezetés költsége (banki és pénzügyi költségek abban az esetben számolhatók el, amennyiben a partner köteles a projekttel kapcsolatos pénzforgalom és támogatás kezelésére külön pénzforgalmi számlát nyitni); karbantartási és állagmegóvási költségek; postaköltségek; telefon, fax, internet költségek; másolás és sokszorosítás költségei; írószerek, kis értékű irodaszerek FIGYELEM! A közvetett (részben elszámolt) adminisztratív költségeket, az alkalmazott módszer megadásán túl számlaösszesítővel is alá kell támasztatni. Az első beszámolás során alkalmazott elszámolási módszeren a projekt életciklusa alatt nem lehet változtatni. Amennyiben az adott jelentésben elszámolt rezsi költségek aránya meghaladja a személyi költségek 25 %-át, a VÁTI Nonprofit Kft. az elszámolást felülvizsgálja, és projektenként egyedileg dönt az elszámolt költségek jogosultságáról. A közvetett (részben elszámolt) adminisztratív költségek esetében arányosítani kizárólag az alábbi módszer szerint lehet: •
A projekttel kapcsolatos tevékenységet ellátó személyek projektre fordított óraszáma / a partner alkalmazásában állók ledolgozott óraszáma.
Elszámoláshoz szükséges dokumentumok Projektre 100%-ban elszámolt költségek esetében: • eredeti számlák (feltüntetve a program és a projekt nevét) • Kifizetés bizonylatai (bankszámlakivonat, pénztárbizonylat másolata) • Kapcsolódó szerződés Projektre részben elszámolt költségek esetében: • Adminisztratív költségösszesítő (Ld. 4. melléklet) Jogi/közjegyzői költségekhez továbbá szükséges még (lásd külső szolgáltatások sor): • Teljesítésigazolás (projekt menedzser által aláírt igazolás az adott feladat teljesítéséről, mely megfelel a pályázatban és a szerződésben rögzített feladatoknak) • Kapcsolódó szerződés • Három árajánlat (1.000 eurót meghaladó, de a PraG-ban rögzített értékhatárt el nem érő esetekben) • Szolgáltatás eredményeképpen létrehozott dokumentum A fentiekben felsorolt elszámoláshoz szükséges dokumentumokon kívül az első szintű ellenőrzés egyéb alátámasztó dokumentumokat is bekérhet.
27
8) BEVÉTELEK Ha egy projekt jövedelmet termel, akkor azt teljes mértékben vagy részarányosan le kell vonni az elszámolható költségekből attól függően, hogy teljesen vagy részben származott-e a támogatott tevékenységből. A közösségi támogatást a teljes elszámolható költségek alapján számítják ki a projekt időszakában és a projekt lezárását követő utánkövetési időszakban termelt jövedelem levonása után. A bevételeket a Főszerződés megkötése előtt, de legkésőbb a projekt befejezésének időpontjában teljes összegükben vagy arányosan le kell vonni az elszámolható költségekből attól függően, hogy a bevétel teljes egészében vagy csak részben származott-e a támogatott tevékenységből. A bevételek kezelésekor is biztosítani kell a kettős finanszírozás elkerülését. Amennyiben a partnernek a projektből bevétele származik vagy a projekt keretében bevétele keletkezik a projektben megvalósult „termékek” révén, annak értékéről hivatalosan nyilatkoznia kell az adott elszámolás benyújtásakor, de legkésőbb a projekt zárásakor.
VII. HORIZONTÁLIS POLITIKÁK Minden partnernek eleget kell tennie a közösségi horizontális politikák szabályainak. Az esélyegyenlőség és fenntartható fejlődés szempontjaira pályázatban tett vállalások teljesítéséről a projekt egészére összesítetten a Projekt Előrehaladási Jelentésben, partnerek szintjén pedig a partneri jelentés keretében számolnak be a projekt partnerek. Ez jelenti egyfelől a jelentések sorainak megfelelő kitöltését (Summary of activities; Indicators), illetve az adott jelentésben szolgáltatott adatok alátámasztásául dokumentumok benyújtását. A jelentéshez benyújtott alátámasztó dokumentum lehet a szempontot érvényesítő/teljesítő projekt partner teljesítést igazoló nyilatkozata, illetve bármely arra alkalmas dokumentum (pl. foto, kiadvány, újságcikk, jegyzőkönyv stb).
VIII. KÖZBESZERZÉSEK BONYOLÍTÁSA ÉS ELLENŐRZÉSE Az Európai Unió Előcsatlakozási Támogatási Eszköz (IPA) által finanszírozott beszerzések lebonyolítására a Bizottság 718/2007/EK Rendelete 121. cikke alapján az 1605/2002/EK, Euratom rendelet IV. címe 2. részének 3. fejezete, valamint a 2342/2002/EK, Euratom rendelet III. címe 2. részének 3. fejezete rendelkezéseit; valamint az Európai Közösség költségvetéséből finanszírozott szolgáltatásnyújtásra, árubeszerzésre és építési beruházásra vonatkozó szerződésekre irányadó szabályokról és eljárásokról szóló, C (2007) 2034 számú bizottsági Határozatot kell alkalmazni. A Határozat I. része hivatkozik a Practical Guide to contract procedures for EC external actions (Kézikönyv az EK külső segélyei szerződéskötési eljárásaihoz) c. dokumentumra (a továbbiakban PraG), valamint annak mellékleteire, melyek alkalmazását az Engedélyező Tisztségviselő (Magyarországon az Irányító Hatóság vezetője) a Főszerződésben rendeli el. Az eljárásrend és mellékletei elérhetők a http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/index_en. htm webhelyen. A PraG 1-2, 7., 7.3, és 8-9. általános fejezetei valamennyi eljárásra alkalmazandók. Szolgáltatások beszerzése esetén a 3. fejezetet, eszközbeszerzés esetén a 4. fejezetet, építési beruházásra irányuló közbeszerzés esetén az 5. fejezetet kell figyelembe venni. A 6. fejezet, valamint a 7.1-7.2 és 7.4-7.5 fejezetek nem alkalmazandók.
28
A Program beszerzéseit az Európai Unió központi költségvetéséből finanszírozzák. A PraG gyakorlati alkalmazása tekintetében ez azt jelenti, hogy valamennyi opcionális helyzetben (bekeretezett részek) a BUDGET verziót kell alkalmazni. A PraG 2.2 pontja alatt, valamint a 7. fejezetben részletezettek alkalmazása tekintetében a lebonyolítás módja decentralizált (decentralised), az ellenőrzés pedig utólagos (expost). Ez azt jelenti, hogy az eljárások lebonyolítása folyamán a döntéseket a partner, mint Szerződéskötő Hatóság hozza, ill. a közbeszerzési eljárások lebonyolítása folyamán keletkezett dokumentumokat azok aláírása/jóváhagyása előtt nem kell ellenőrzésre benyújtani. Az arra feljogosítottak a dokumentumokat utólag ellenőrzik.
A PraG gyakorlati alkalmazása tekintetében ez azt jelenti, hogy valamennyi opcionális helyzetben (bekeretezett részek) a DECENTRALISED, EX-POST verziót kell alkalmazni. Az előbbiektől eltérően a közösségi értékhatárt elérő vagy meghaladó értékű közbeszerzések esetében a partner a közbeszerzési eljárás megindítása előtt köteles megküldeni a hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezet részére az ajánlati felhívást, ill. a tender dossziét. Az eljárás ebben az esetben kizárólag a tender dosszié jóváhagyását követően indítható meg.
A PraG gyakorlati alkalmazása tekintetében ez azt jelenti, a közösségi értékhatárt elérő beszerzések esetében a 3.3.1.2, 3.3.3, 4.3.1.2, 4.3.2, 5.3.1.2, 5.3.2 pontok alatt a DECENTRALISED, EX-ANTE verziót kell alkalmazni. A közbeszerzési eljárások bonyolítása folyamán keletkező dokumentumokat angolul kell elkészíteni. Ez alól egyedül a különböző (PraG 2.3.3 és 2.4.11 szerinti) igazolások, ill. nem az adott közbeszerzési eljárás céljára kiadott dokumentumok (pénzügyi beszámolók, engedélyek, stb.) képeznek kivételt, melyek a kiállításuk nyelvén is figyelembe vehetők. Amennyiben valamilyen igazolás nem egy Uniós tagállam nyelvén készül, úgy azt angolra le kell fordítani. Amennyiben ellentmondás van a PraG valamely melléklete, ill. a törzsszöveg közt, úgy a törzsszöveg az irányadó. A PraG-ban és mellékleteiben foglaltakkal ellentétben a Főszerződés alapján: - Az egyes mellékletek annyiban módosíthatók, amennyiben a beszerzés, ill. a szerződés természete ezt megköveteli. - Ahol a PraG a Bizottsággal való előzetes egyeztetés, vagy Bizottság általi jóváhagyás kérésének kötelezettségét állapítja meg, ott a döntés a Szerződéskötő Hatóság jogköre. A döntés jogszerűségének vizsgálata az ellenőrzés feladatköre. - A PraG 2.4.5 és 3.4.1 pontjai (Framework contract) nem alkalmazandók. A PraG 2.4.1 szerinti helyi nyílt eljárás (local open tender procedure) esetében a szerződés-előrejelzést (contract forecast), az ajánlati felhívást (procurement notice), valamint az eljárás eredményéről szóló tájékoztatót (contract award notice) magyarul és angolul a közbeszerzési értesítő szerkesztőségének kell megküldeni word, vagy pdf
29
formátumban a program azonosítójának, a kiíró személyének, valamint a szerződés tárgyának feltüntetésével. A közzététel költsége a partnert terheli. Az angol nyelvű hirdetményeket az Európai Bizottságnak is meg kell küldeni ([email protected]). A Bizottság a hirdetményeket az EuropeAid webhelyen teszi közzé. A PraG 2.4.1 szerinti nemzetközi nyílt eljárás (international open tender procedure) esetében a hirdetményeket az Európai Bizottságnak kell megküldeni. A Bizottság a hirdetményeket az EuropeAid webhelyen teszi közzé. Abban az esetben, ha a partner a jelentéstételi időszakban olyan költségeket kíván elszámolni, amelyeket megelőzően közbeszerzési eljárás lefolytatására volt köteles, partneri jelentése mellékleteként a számlához, vagy az első részszámlához köteles az adott közbeszerzési eljárás valamennyi dokumentumát a hitelesítési feladatokat ellátó szervezet részére becsatolni. A hitelesítési feladatokat ellátó szervezet a közbeszerzési eljárás becsatolt dokumentumait ellenőrzi, és ha az ellenőrzés során azt észleli, hogy a beszerzés nem a közbeszerzési eljárás adott eljárásrendjére irányadó szabályaival összhangban történt, szabálytalansági eljárás lefolytatását kezdeményezi. A közbeszerzési eljárás nem szabályszerű lefolytatását azonban egyéb, akár másodszintű ellenőrzések (Kormányzati Ellenőrzési Hivatal) is észlelhetik, amely ellenőrzések eredményeképpen szintén szabálytalansági eljárás kerülhet lefolytatásra. Közbeszerzésre, illetve a közbeszerzési eljárásra vonatkozó jogszabályok megsértésének gyanúja esetén a szabálytalansági eljárás lefolytatásának és a szabálytalansági vizsgálatot lezáró döntés meghozatalának nem előfeltétele bíróság, vagy egyéb hatóság érdemi döntése. A Bizottság 718/2007/EK Rendelete 138. cikke alapján szabálytalanságok esetén a Bizottság 1828/2006/EK Rendeletének 27-34 cikkei megfelelően alkalmazandók. Ennek megfelelően ha a szabálytalansági vizsgálat szabálytalanság megállapításával zárul „a közbeszerzésre vonatkozó szabályok megsértése esetén alkalmazandó pénzügyi korrekciók meghatározására vonatkozó iránymutatások a strukturális alapok és a Kohéziós Alap által társfinanszírozott kiadások tekintetében kiadott Európai Bizottság útmutató” szerinti korrekciós tétel a partnerrel szemben alkalmazásra kerül.. A közbeszerzést érintő szabálytalanság megállapítására vonatkozó döntési javaslatban – a szabálytalansági vizsgálatra vonatkozó szabályok betartásával - a Szabálytalansági Bizottság javaslatot tehet a szabálytalansággal érintett közbeszerzési eljárást lefolytató személy (pl.: közbeszerzési tanácsadó) részére a támogatásból fizetendő díj összege kifizetésének megtagadására, vagy annak kifizetése esetén az összeg visszakövetelésére, illetve a támogatói döntés meghozataláig az igényelt támogatási összeg csökkentésére.
IX.
MÓDOSÍTÁSOK KEZELÉS Abban az esetben, ha a Közös Technikai Titkárság módosítást eszközöl a lehitelesített partneri jelentésre vonatkozóan, akkor annak jóváhagyását követő 5 naptári napon belül be kell nyújtani a módosításra vonatkozó adatlapot (ld. 6 melléklet), mellékelve a módosítást alátámasztó dokumentumokat.
30
Annak érdekében, hogy az adott projektrészre vonatkozó módosítások ne okozzanak fennakadást a hitelesítési tevékenység határidőre történő elvégzésében, a 6 melléklet szerinti adatlapot (és alátámasztó dokumentumokat) szükséges benyújtani az alábbiakban szereplő változtatások esetén is: -
ha a Főszerződés, vagy a Társfinanszírozási szerződés módosul, vagy ha olyan – a partnert, vagy projektrészt érintő - változás történik, mely nem igényel Főszerződés, vagy Társfinanszírozási támogatási szerződésmódosítást.
Az előzőekben felsorolt esetekben a benyújtás határideje a módosítás jóváhagyását követő max. 5 naptári nap.
X.
ARCULAT A Magyarország-Horvátország IPA Határon Átnyúló Együttműködési Program 2007-2013 projektjeinek tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos feladatait a HU-HR IPA Program programszinten szabályozza. A tájékoztatás és nyilvánossággal kapcsolatos kötelezettségek betartása valamennyi projekt partnerre vonatkozik, és ennek ellenőrzése az első szintű ellenőrzés részét képezi. Az alábbiakban szeretnénk felhívni a figyelmüket arra, hogy a projekt partnerek kötelesek a nyilvánosság számára a projektjükről információt biztosítani, beleértve azt is, hogy a finanszírozás a Magyarország-Horvátország IPA Határon Átnyúló Együttműködési Program 2007-2013-ból – és hazai társfinanszírozásból – történik. Az „Útmutató a projektek tájékoztatáshoz és nyilvánossághoz kapcsolódó kötelezettségeinek ellátásához (Guidelines for Implementing Information and Publicity Requirements for Projects in the Hungary-Croatia IPA Cross-border Co-operation Programme)” c. dokumentum részletesen szabályozza, hogy a partnereknek milyen kötelező elemeket kell feltüntetniük a nyomtatott anyagokon. Az arculati kérdések kapcsán további részletes tájékoztatást a vezető kedvezményezett és a Közös Technikai Titkárság adnak.
XI.
MELLÉKLETEK 1. ÁFA nyilatkozat 2. ÁFA összesítő fordított adózás esetén 3. Segédlet Magyarország – Horvátország IPA Határon Átnyúló Együttműködési Program 2007-2013 keretében elszámolt bérekhez 4. Adminisztratív költségösszesítő 5. Partneri checklist 6. Módosítások formanyomtatvány 7. Előrehaladási Jelentés (Partner Progress Report) 8. Az első szintű ellenőrzés irányelvei az 1.2.1 – Regionális turisztikai termékterv magyar partnerei számára 9. Guidelines for handling non-compliance of public procurements 10. PraG checklistek 11. Projektrész szintű módosítások kezelése
31
XII. INFORMÁCIÓ AZ ELSŐ SZINTŰ ELLENŐRZÉSRŐL MAGYARORSZÁGON VÁTI Magyar Regionális Fejlesztési és Urbanisztikai Nonprofit Kft 1016 Budapest Gellérthegy utca 30-32. Lotharidesz Tímea VÁTI Nonprofit Kft. Programvégrehajtási és Ellenőrzési Igazgatóság Tel. +36 1 224 3215 Fax. + 36 1 224 32 91 e-mail: [email protected] honlap: www.vati.hu Gálosi Gábor Váti Nonproft Kft Dél-dunántúli Területi Iroda - PÉCS Tel. +36 72 513 450 Fax. + 36 72 513 459 e-mail: [email protected] Szemethy-Magyar Orsolya Váti Nonproft Kft Nyugat-dunántúli Területi Iroda - ZALAEGERSZEG Tel. +36 92 511 070 Fax. + 36 92 348 653 e-mail: [email protected]
32
