Maarten Post Fetim Group
De Nederlandse Fetim Group is een internationale handelsonderneming gespecialiseerd in design, ontwikkeling, marketing en verkoop van bouwproducten, vloeren, woningdecoratie en sanitair. De Fetim Group is actief in meer dan 40 landen. Per dag leveren 20 vrachtwagens goederen af bij klanten. Essentieel zijn de vervoersdocumenten die daarvoor geprint moeten worden. Sinds 2012 worden deze geprint op door Xtandit geleverde ColorQubes. In gesprek met Maarten Post, network administrator Fetim Group.
“Als er geen documenten worden uitgedraaid dan kunnen de vrachtwagens niet rijden. Dan staat Fetim stil.’’
Ik werk 25 jaar bij de Fetim Groep. Ik ben ooit begonnen als systeembeheerder op een IBM 36. Ik doe eigenlijk allerlei dingen binnen het bedrijf, er valt moeilijk een naampje op te zetten. Het is echt de automatisering in het geheel. Apparaten die stuk gaan, die gemaakt moeten worden. Leveranciers bellen om te repareren. Ik zorg dat de apparaten blijven werken. Tegenwoordig hebben we een mooi ERP systeem, omdat we steeds internationaler gaan. We kunnen buitenlandse afnemers in hun eigen taal faciliteren. Onze afdeling zorgt dat de mensen kunnen werken op de computersystemen. Kun je iets vertellen over de Fetim group? De ‘F’ staat voor fijnhout en de ‘t’ voor triplex, dan kom je bij de ‘im’ van import. De Fetim Group is een internationale handelsonderneming gespecialiseerd in design, ontwikkeling, marketing en verkoop van bouwproducten, vloeren, woningdecoratie en sanitair. De Fetim Group is actief in meer dan 40 landen. Wij leveren zowel aan het professionele marktsegment als aan retailers. Wij willen bij alles wat wij doen het bestaande verbeteren. Wij geloven in het anders denken. Wij geven onze afnemers de beste service, elke dag weer. Om te groeien moeten wij een excellente organisatie hebben, met foutloze en efficiënte operationele procedures die een hoge prestatie garanderen.
Geleverde oplossing Xerox ColorQube 9200 Xerox Phaser 8560 Xerox Carbonless Paper
Hoe helpen jullie de klanten? Door de klanten goed te beleveren. Dat betekent op tijd de producten leveren. Bij de grotere bouwmarkten betalen ze je gewoon niet als je niet op tijd levert. En ze nemen wel de spullen. Dat zijn harde maatregelen, maar zij moeten ook de schappen gevuld houden. Als er geen documenten worden uitgedraaid, dan kunnen de vrachtwagens niet rijden. Dan staat Fetim stil. We proberen daarom die processen te stroomlijnen. Hoe stroomlijnen jullie die processen? Dat begint hier al bij de orderpicking. Dat gaat allemaal computergestuurd. Daar komen documenten uit. De vrachtwagens worden geladen, daarna gaan ze deur uit met de juiste documenten. Van het documenten printen tot het wegrijden van de vrachtwagen is het allemaal aan elkaar geschakeld. Er mag geen schakel uitvallen want dan heb je een probleem. Daarom hebben wij ook die mooie ColorQubes van Xerox, die zijn stabiel, solide. We hebben er 2, daar komt het mooi strak uit. Wat was de situatie voor de ColorQubes hier kwamen? Vroeger hadden we van die grote, dure matrixprinters. Daar moest je documenten nog handmatig afscheuren en sorteren. Dan moest je er nietjes in doen, dat kostte veel tijd en je had een grote kans op fouten. Op het laatst stonden ze ook vaak op storing. Dat kon niet meer. De matrixprinters worden trouwens ook niet meer gemaakt. En hoe werkt het nu met de ColorQubes? Nu maken we met de ColorQubes per klant setjes documenten. Wat er op de pallet ligt, de aantallen die erin zitten, waar het heen moet. En het wordt nog geniet ook. Dat bespaart enorm. Alles wat je handmatig doet heeft een grotere kans op fouten dan wanneer je het op een computer doet. Mits goed ingericht natuurlijk.
Hoe ver zijn jullie al met digitalisering van documenten? We scannen al heel veel documenten in. Dat gebeurt ook veel automatisch, dan kun je het later makkelijk terug zoeken. Je kunt het mailen. Als iemand een vraag heeft over een levering, dan kunnen ze kijken in de digitale documenten. Bepaalde dingen doen we nog handmatig. Dat doen we op de multifunctional. Op de ColorQube worden pakbonnen gedigitaliseerd. Hoe werkten jullie voordat de ColorQubes kwamen? Verschillende documenten worden in setjes bij elkaar gepakt uit de laders, ook op kopieerbaar papier, dat de klant zijn handtekening kan zetten, de chauffeur kan zijn handtekening zetten, dat het doorgedrukt wordt dat je documenten af kan scheuren. Waarom gebruiken jullie een kleurenprinter voor pakbonnen? De documenten worden in 4 kleuren gedrukt. Dat maakt het makkelijk om te zien waar en voor wie ze bestemd zijn. Voor ons, de vervoerder, de chauffeur en de klant. Printen jullie dat op speciaal papier? Ja, er moeten ook document voor ontvangst getekend worden. Dat doen we op carbonless paper, copy front/back heet dat, dat is een bepaald doordrukpapier van Xerox. De Xerox machine heeft ook het Xerox papier. Dan weet je dat het goed gaat. Wat is het voordeel voor jullie van deze oplossing? Het bespaart tijd, het is snel. Dat is heel belangrijk en de kans op fouten is klein. Speelt de besparing op kosten wat betreft kleurenprinten op de ColorQube ook een rol ? Minder. Het belangrijkste is de betrouwbaarheid van de printer en de leverancier. Xtandit is een solide partij. En de snelheid van de printer.
Hoe zijn jullie met Xtandit in contact gekomen?
“Wanneer je milieubewust kiest, bespaar je ook kosten.’’
Xtandit leverde ons Xerox machines, dat was zo bepaald door onze vorige logistiek directeur. Die was enthousiast over de manier waarop de ColorQubes werken met de wasblokjes. Die had een ColorQube kleurenprinter staan.. Toen zijn we gaan kijken waar we die konden krijgen. Xtandit is een solide partner, een grote partner. Xtandit dacht mee. Het voelde goed, vandaar dat we met ze in zee zijn gegaan. “Wanneer je milieubewust kiest, bespaar je ook kosten.” In gesprek met Max Vos, quality assurance manager Fetim Group. Voor de Fetim Group is duurzaam ondernemen heel belangrijk. Mijn taak is het om constant te kijken naar onze ecologische voetstap. Dat is een milieu-technisch aspect, wat onderdeel is van het hele kwaliteitsbeleid. Wij kijken wat voor voetstap we op aarde nalaten en wat we eraan kunnen doen om dat te verminderen. Het is ‘the greater good’ Iets dat buiten jezelf om van maatschappelijk belang is, voor onze kinderen. Dat zij de aarde overnemen in een staat dat ze ermee verder kunnen. We kijken daarbij met name naar de grondstof hout en houtvezel producten die de Fetim groep verhandelt. We zorgen dat dat gecertificeerd door ons op de markt wordt gezet. Dat hout komt uit bossen die duurzaam beheerd worden. Het is voor ons vanzelfsprekend om het te doen. Mensen binnen Fetim vinden het ook heel plezierig om daar samen aan te werken. Dat werkt heel goed. Heb je voorbeelden van duurzame processen? We scheiden ons afval en doen aan recycling. Tenminste onze afvalstoffenophaaldienst. We kijken ook of we de hele logistieke operatie kunnen gaan doen met duurzame energie. Denk aan windenergie of zonne-energie. Als je naar het warehouse hier kijkt, dat gebruikt nogal wat energie. Daar draaien nu al allerlei programma’s in, dat bijvoorbeeld lampen uitgaan wanneer er niemand in die gang is, dan gaat er een soort spaarlampje aan. Tijdens de pauzes gaan de lichten helemaal uit in het warehouse hierachter. Dat gaat automatisch, helemaal vanzelf. Dqat zijn zo de inspanningen.
Heeft het milieu aspect meegespeeld bij de keuze voor de ColorQube? Ja, logistiek kijkt daar wel degelijk naar. Bij alles wat ze doen kijken ze naar de milieu effecten. Verder is het zo dat wanneer je milieubewust kiest, je ook kosten bespaart. Dat is gewoon ook ons beleid. In gesprek met Najim Qountich, logistiek planner Fetim Group.
“We draaien gewoon dozen papier per dag uit. Ik weet niet of een andere printer dat kan’’
Als logistiek planner maak ik de tekeningen voor de belading van de vrachtwagens. Er komen orders binnen, die worden gepland door een collega, het systeem stuurt het door, dan worden er ritten gegenereerd. Aan de hand van de ritten wordt er gepland hoeveel auto’s er die dag de deur uitgaan. Van elke auto maak ik een schema van hoe die beladen moet worden. . Na het intekenen stuur ik het naar de belader, die zit hier aan de overkant. Er gaan per dag zo’n 20 vrachtwagens de weg op. Die auto’s die bepaal ik. Wat voor documenten gaan er met een levering gepaard? Bij iedere levering zit een pakbon, bij retouren krijgt hij natuurlijk een retourbon. Na het afleveren moet hij een bon laten tekenen door de klant waarop staat wat hij ontvangen heeft. Hij kijkt wat er retour moet, dat mag hij alleen doen met een bon. Heeft hij dat gedaan dan gaat hij naar het volgende adres. De volgende dag krijgen wij de hele set afgetekende bonnen plus de rapportage die hij geschreven heeft. Dat zit gewoon in een mapje. Aan de hand van die papieren kunnen wij terugkoppelen. Hoe speelt de ColorQube daar een rol in? Een heel belangrijke. Voorheen hadden we een printer die wel een afleverdocument printte, maar die was traag en had heel veel problemen. Soms kwamen er incomplete setjes uit. Dan moesten we het handmatig schrijven.
Wat is er veranderd door de ColorQubes? Waar wij de ColorQube eigenlijk voor gebruiken, dat zijn de afleverbonnen. We hadden een hele oude matrix printer en die ratelde de hele dag door. Het duurde allemaal veel langer dan nu. Je kon maar een rit aanmaken per keer, terwijl we er soms 5 klaar hebben staan. Je kom ze niet achter elkaar uitprinten op de oude printer. Nu zie je gewoon op je scherm dat er een rit klaar is en print je ‘m zo uit. Wij kunnen ons niet veroorloven dat deze stil komt te staan dus printen we al het andere papierwerk op andere printers. We gebruiken de ColorQubes puur voor afleverbonnen. Waarom hebben jullie voor de ColorQube gekozen? We draaien gewoon dozen papier per dag uit. Ik weet niet of een andere printer dat kan. Met dezelfde snelheid, Gebruiken jullie de ColorQube ook om mee te scannen? Ja, ik scan er vrachtlijsten op en die mail ik dan door. Als een chauffeur een retourbon mist, dan mail ik het gescande exemplaar door naar ‘m. We gebruiken ‘m ook om documenten te archiveren. Bijvoorbeeld om de uren van de orderpickers bij te houden. De supervisors in de loods scannen die in en zetten die in mapjes. Gebruiken jullie ook speciaal papier op de ColorQube? Ja, dat is dubbel doordruk papier van Xerox. Als de chauffeur weggaat dan houden wij 1 exemplaar hier. Hij print in verschillende kleuren. Er komt een wettelijk document uit voor de vervoerder. Ben je ook betrokken geweest bij de aanschaf van de ColorQube? Ja, we hadden die oude printers die we moesten vervangen. We zijn toen gaan zoeken en kwamen bij Xtandit terecht. Eerst werd er een neergezet, daar hebben we mee gewerkt en dat beviel zo goed, toen hebben we er een bij genomen
Bekijk deze referentie en de video op www.xtandit.nl/cases/fetim-group/
