m XL, release 5.4x

GEBRUIKERSHANDLEIDING

KING VOOR WINDOWS versies S t/m XL, release 5.4x

King Gebruikershandleiding

© 1999-2008 Quadrant Automatisering BV

COLOFON Samensteller : Quadrant Automatisering BV Ontwerp omslag : ZEE Rotterdam Uitgave : Quadrant Software BV

Het auteursrecht op het computerprogramma King berust bij Quadrant Automatisering BV te Capelle aan den IJssel. Het auteursrecht op deze gebruikershandleiding berust eveneens bij Quadrant Automatisering BV te Capelle aan den IJssel. De merknaam King is merkrechtelijk beschermd voor de Benelux ten name van Quadrant Automatisering BV te Capelle aan den IJssel. Alle andere merk- en productnamen zijn handelskenmerken of gedeponeerde handelskenmerken van hun betreffende houders.

Programmalicentie:

Door voldoening van de licentievergoeding en stipte nakoming van de overige bepalingen van de achterin deze gebruikershandleiding opgenomen gebruiksovereenkomst bent u gerechtigd dit programma overeenkomstig die overeenkomst te gebruiken op uw computersysteem. Kopiëren van dit programma is op geen enkele wijze toegestaan, behalve indien zulks geschiedt met als enig doel een reserve-kopie te maken voor het geval de originele media beschadigd raken of verloren gaan.

Copyright © 1999-2008 Quadrant Automatisering BV Alle rechten voorbehouden. Behoudens uitzondering(en) krachtens de Auteurswet mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt, d.m.v. druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook, dan wel in enig geautomatiseerd gegevensbestand worden opgeslagen, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. All rights reserved. No part of this book may be reproduced in any form, by print, photoprint, microfilm or any other means without written permission from the publisher. Aan de in deze uitgave genoemde functionaliteit van het pakket kunnen geen rechten worden ontleend. De handleiding is niet versiegebonden. U kunt daarin dus informatie aantreffen die voor uw King-versie niet van toepassing is.

Colofon

Bladzijde 2


© 1999-2008 Quadrant Software BV

INLEIDING Deze handleiding is vooral gericht op de beginnende gebruiker en wil een hulpmiddel zijn om een snel en goed begin met King te maken. Dat is tenslotte het halve werk! Om die reden zult u in deze handleiding veel stap-voor-stap-instructies tegenkomen. Gedetailleerde programmabeschrijvingen daarentegen zijn zoveel mogelijk vermeden. Daarvoor wordt u verwezen naar het uitgebreide Windows-helpsysteem van King (zie bladzijde 28). Kort iets over de inhoud van de handleiding: hoofdstuk 1 behandelt de installatie van King, hoofdstuk 2 het werken met King in het algemeen. Zeker als King of Windows nieuw voor u zijn, doet u er goed aan om eerst hoofdstuk 2 door te nemen. Het opzetten van een nieuwe administratie inclusief de basisgegevens komt aan de orde in hoofdstuk 3. Als u dit hoofdstuk als leidraad gebruikt, zult u uzelf veel overbodig werk besparen. De hoofdstukken 4, 5, 6 en 7 gaan in op achtereenvolgens de financiële administratie, de verkopen, het voorraadbeheer en het relatiebeheer van King. De index en de inhoudsopgave vindt u achterin. Suggesties voor verbetering horen we graag. Veel succes met King! drs K.J. Eschauzier, directeur Quadrant Automatisering BV

Inleiding

Bladzijde 3



HOOFDSTUK 1 INSTALLATIE KING 1.1 SYSTEEMEISEN Computer / Netwerk • King is een 32-bits Windows-applicatie en zal goed kunnen draaien op computers die goed werken onder Windows 2000, XP, 2003 en Vista. De server-installatie van King kan ook plaatsvinden op een Linux-server of op een server met Novell 6.5 support pack 2. Hiervoor geven wij echter geen garanties of (telefonische) ondersteuning. Bij deze systeemeisen wordt ervan uitgegaan dat alle updates en service packs van het door u gebruikte besturingssysteem geïnstalleerd zijn. • De netwerkinstallatie van King ondersteunt de protocollen TCP/IP en SPX. TCP/IP heeft de voorkeur; let er wel op dat een eventuele Firewall de informatie-uitwisseling van de database niet mag belemmeren. Gewoonlijk wordt voor de informatie-uitwisseling van de King-database poort 2638 gebruikt. • Voor digitale belastingaangifte vanuit King is Internet Explorer 5.5 of hoger vereist. • Voor de installatie is een CD-ROM speler vereist; • Minimaal Pentium III-processor (of compatible); • Minimaal 256 Mb RAM; • Minimaal 200 Mb vrije schijfruimte, en gedurende de installatie minimaal 40 Mb op de schijf waarop Windows is geïnstalleerd; als u King wilt installeren, moet u beschikken over Administrator-/Beheerder-rechten. • Het komt de snelheid van King ten goede als de administratie in zijn geheel in het cache-geheugen past. Een nieuwe administratie is circa 21 Mb, dus dan is 25% cache-geheugen bij een moderne PC ruim voldoende. Bij een grote administratie kan het nodig zijn om het cachegeheugen en eventueel het interne geheugen uit te breiden. • Het is aan te bevelen dat op de schijf waarop de King-programmatuur staat en op de schijf waarop de King-administratiebestanden staan ten minste 20% vrije ruimte beschikbaar is. Monitor • Minimaal een SVGA-monitor met een resolutie van 1024x768;

Installatie King

Bladzijde 4


•


De tekengrootte van de monitor moet zijn ingesteld op kleine lettertypen.

Backup Een backup is voor de beveiliging van de gegevens zeer belangrijk; zie bladzijde 33. Aanbevolen wordt het gebruik van een tape-unit of van een verwisselbare harde schijf.

1.2 KING INSTALLEREN King kan op twee manieren worden geïnstalleerd: stand alone of in een netwerk. Netwerkinstallatie is mogelijk vanaf versie SI. Stand alone wil zeggen: u werkt single user en zowel programmatuur als administraties staan op dezelfde computer. Beschikt u over King-versie SI, M, MA, L of XL dan kunt u King ook in een netwerk installeren. Bij de netwerk-installatie staan de King-administraties op het netwerk (server) en de programmatuur op één of meer werkstations (clients). Bij de installatie in een Windows-netwerk kan ook op de server met King worden gewerkt. De actuele installatieprocedure voor King is te vinden op de website van King, www.king.eu, onder Support, Documentatie, Installatie van King. Hebt u geen internet, dan kunt u deze documenten aanvragen bij de Helpdesk van Quadrant, tel. (010) 264 63 40.

1.3 INVOEREN LICENTIEGEGEVENS Na de installatie dient u de licentiegegevens nog in te voeren. Tegelijk met het King-pakket ontvangt u voorlopige licentiegegevens. De definitieve licentiegegevens kunt u met het bijgesloten checksumaanvraagformulier aanvragen bij Quadrant. Zonder definitieve licentiegegevens werkt King beperkt! De belangrijkste beperkingen zijn: de administratie kan slechts gedurende drie maanden worden gebruikt, er kunnen niet meer dan duizend

Installatie King

Bladzijde 5



journaalposten worden ingevoerd en het boekjaar kan niet worden afgesloten. Invoer voorlopige licentiegegevens • Start King zoals aangegeven op bladzijde 10; • Nadat King is opgestart verschijnt automatisch het venster ‘Licentiegegevens’. • Voer de licentiegegevens in (gebruik niet de gegevens in onderstaand voorbeeld!). Naam, adres en plaats hoeft u bij een voorlopige licentie niet in te vullen. Als u al beschikt over de definitieve licentiegegevens, kunt u die uiteraard direct invullen, inclusief naam, adres en plaats.

• •

• •

Klik op de knop Akkoord; Als de ingevoerde gegevens niet kloppen, krijgt u een melding. Verlaat deze melding met Akkoord. U gaat dan terug naar het vorige venster. Controleer in dat geval de rubrieken en probeer het opnieuw; Zijn de gegevens wel correct ingevuld, dan vraagt King u om u ‘aan te melden als King-gebruiker’ (zie bladzijde 11); Vul het originele checksum-aanvraagformulier volledig in, dus voorzien van datum en rechtsgeldig ondertekend, en stuur het op naar Quadrant.

Invoer definitieve licentiegegevens • Als u de definitieve licentiegegevens hebt ontvangen, start u King weer zoals aangegeven op bladzijde 10; • Nadat King is opgestart verschijnt het venster ‘Aanmelden als Kinggebruiker’. Maak het invoerveld Administratie leeg; • Klik op de knop Akkoord; Installatie King

Bladzijde 6



• •

Selecteer programma ALGEMEEN > LICENTIEGEGEVENS; Voer de definitieve licentiegegevens letterlijk in zoals u die u zijn toegezonden (gebruik niet de gegevens in onderstaand voorbeeld!);

•

Klik op de knop Akkoord. Als de ingevoerde gegevens niet kloppen, dan krijgt u een melding. Verlaat de melding met Akkoord. U gaat dan automatisch terug naar het vorige venster. Controleer in dat geval alle rubrieken (let ook op hoofdletters/kleine letters en spaties!) en probeer het opnieuw; Zijn de gegevens wel correct ingevuld, dan kunt u verder werken met King!

•

1.4 UPGRADE OF OPTIE INSTALLEREN De installatie van een upgrade (grotere King-versie) of een optie (aanvullende module) verloopt als volgt: Let op: u hebt hiervoor geen (nieuwe) CD-ROM nodig! 1. Nadat u de brief met de gewijzigde licentiegegevens ontvangen hebt, start u King weer zoals aangegeven op bladzijde 10; 2. Nadat King is opgestart verschijnt het venster ‘Aanmelden als Kinggebruiker’. Maak het invoerveld Administratie leeg; 3. Klik op de knop Akkoord; 4. Selecteer programma ALGEMEEN > LICENTIEGEGEVENS; Installatie King

Bladzijde 7



5. U krijgt een melding dat de definitieve licentiegegevens al zijn ingevoerd. Deze melding kunt u met Akkoord verlaten; 6. Wijzig de Installatiecodes en de Checksum zoals aangegeven op de brief; 7. Klik op de knop Akkoord. Als de ingevoerde gegevens niet kloppen, dan krijgt u een melding. Verlaat de melding met Akkoord. U gaat dan automatisch terug naar het vorige venster. Controleer in dat geval de gewijzigde rubrieken en probeer het opnieuw; 8. Zijn de gegevens wel correct ingevuld, dan gaat u opnieuw naar hoofdmenu ALGEMEEN en klik op NOGMAALS AANMELDEN. U kunt nu opnieuw inloggen in King maar selecteert u dan een King-administratie waarin u de grotere versie en/of de optie(s) wilt gaan gebruiken; 9. Ga in King naar hoofdmenu HELP en kies daarin INFORMATIE OVER KING; 10. Klik op de tabkaart Administratie en klik daarin op de knop Licentie wijzigen; 11. Het venster Beschikbare functionaliteit wordt geopend. Selecteer de versie en de optie(s) die u in deze administratie wilt gebruiken; 12. Na afloop klikt u op de knop Akkoord; 13. U krijgt de melding ‘Weet u zeker dat u de functionaliteit van deze administratie wilt aanpassen?’. Als u zeker weet dat u in deze administratie met de gekozen versie en optie(s) wilt gaan werken, dan klikt u op de knop Doorgaan; 14. Klik na afloop op de knop Sluiten om het programma te verlaten; 15. Herhaal de stappen 9 t/m 15 voor elke administratie waarin u de grotere versie en/of optie(s) wilt gebruiken.

Installatie King

Bladzijde 8



HOOFDSTUK 2 WERKEN MET KING 2.1 BELANGRIJKE BEGRIPPEN Een boekhouding geeft inzicht in de financiële stand van zaken van een onderneming. Het is allereerst de ondernemer die daar belang bij heeft. Een actuele boekhouding is dus belangrijk om een onderneming goed te kunnen besturen. Journaalpost Elke wijziging in de financiële stand van zaken wordt in de boekhouding ingevoerd door een journaalpost (=boeking). Elke journaalpost bestaat uit twee of meer journaal- of boekingsregels: één of meer bijboekingen en één of meer afboekingen. Het saldo van die bij- en afboekingen van een journaalpost is altijd nul. Anders gezegd: elke journaalpost moet in evenwicht zijn. Zie ook de voorbeeldboekingen op bladzijde 63 en volgende. Grootboek Elke boekingsregel bevat een grootboekrekening waarop een bedrag wordt geboekt. Het geheel van de grootboekrekeningen in een King-administratie wordt het rekeningschema genoemd. De ingevoerde boekingsregels kunt u opvragen en afdrukken per grootboekrekening (dat zijn de grootboekmutaties). In King heeft elke debiteur en crediteur een eigen grootboekrekening. Dagboek Een journaalpost wordt ingevoerd in een dagboek. Wijziging van uw banksaldo voert u in in het dagboek Bank, een factuur die u verstuurt aan uw klant in het dagboek Verkopen, enz. Dus voordat u in King een boeking invoert, moet u een dagboek selecteren. De ingevoerde boekingen kunt u opvragen en afdrukken per dagboek (de dagboekmutaties). Boekingsgang Een reeks boekingen heet in King een boekingsgang. Een voorlopige boekingsgang kan nog gewijzigd of verwijderd worden, een definitieve boekingsgang niet meer. Balans Op basis van de ingevoerde journaalposten wordt de balans opgesteld. Dat verband is goed inzichtelijk te maken met het King-programma Info balans Werken met King

Bladzijde 9



(zie bladzijde 74). Behalve een normale balans kent King ook een variabele balans. De normale balans is in volgorde van het grootboekrekeningnummer. De variabele balans is in een zelf in te stellen volgorde (zie bladzijde 70). Meer weten over boekhouden? Via www.king.eu > Support > Cursussen > Cursusaanbod kunt u u inschrijven voor onze cursus Boekhouden voor Kinggebruikers.

2.2 STARTEN VAN KING 2.2.1. King starten Als King is geïnstalleerd, kunt u het pakket starten door te (dubbel)klikken op de King-icoon

op uw bureaublad. Tijdens het opstarten ziet u:

Als u King niet eerder hebt gestart, moet u direct daarna de licentiegegevens invoeren, zie hiervoor bladzijde 5.

Werken met King

Bladzijde 10



2.2.2. Aanmelden als King-gebruiker Nadat King is opgestart krijgt u een ander venster op het scherm.

Als u eerder met King hebt gewerkt, zijn deze gegevens in principe al ingevuld met de laatst gekozen waarden en kunt u verder gaan door op Akkoord te klikken. Gebruikt u King voor het eerst, dan voert u bij Gebruiker ‘Gebruik’ in en u klikt op Akkoord. Maak vervolgens een nieuwe administratie aan zoals beschreven vanaf bladzijde 41 van deze handleiding. U doet er overigens goed aan om, voordat u een nieuwe administratie aanmaakt, de rest van dit hoofdstuk goed door te lezen.

2.3 HOOFDMENU Het hoofdmenu van King bestaat uit de volgende twee onderdelen: Titelbalk In de titelbalk worden de administratiecode en -omschrijving, de boekjaarcode en de gebruikerscode weergegeven. Met de minimaliserenknop rechts in de titelbalk worden alle King-vensters geminimaliseerd en met de sluiten-knop (of Alt+F4 terwijl het hoofdmenu actief is) worden alle King-vensters (voorzover mogelijk) gesloten. Menubalk In het King-hoofdmenu ziet u de volgende menupunten:

Werken met King

Bladzijde 11


• •

• • • • • • • • • •


ALGEMEEN, met onder meer: opnieuw aanmelden, administratie wijzigen/toevoegen, gebruikers, systeembeheer, King afsluiten; STAMGEGEVENS, bedrijfsgegevens, periode-indeling, rekeningschema, dagboeken, paragrafen, BTW-codes, valuta’s, betalingscondities, leveringscondities, talen, plaatsnamen, opbrengstgroepen, tarieven, magazijnen, enz.; FINANCIEEL, invoeren boekingen, telebankieren, budgettering, financiële overzichten, balansen, aangifte OB, exploitatie-overzicht; DEBITEUREN, gegevens van de debiteuren, openstaande posten, aanmaningen, kredietoverschrijdingen; CREDITEUREN, gegevens van de crediteuren, openstaande posten, betalingsopdrachten; RELATIES, gegevens van de overige relaties; VERKOPEN, invoeren orders, openstaande orders, afdrukken orderbevestiging, verzamellijst, factureren, leveren, contributie-orders, backorders, omzetgegevens; ARTIKELEN, artikelen, bestellingen, magazijnontvangsten, voorraadoverzichten, prijsafspraken, wijzigen prijzen, reserveringen; VOORRAAD, bestellingen, magazijnontvangsten, voorraadcorrecties, voorraadmutaties, reserveringen, voorraadoverzichten; DIVERSEN, afsluiten boekjaar, afdrukformaten, importeren, exporteren, instellen werkbalken; VENSTERS, geeft een overzicht van alle King-vensters die op dit moment openstaan; HELP, helpsysteem, helpdesk van Quadrant, informatie over King.

De hoofdmenupunten STAMGEGEVENS, FINANCIEEL, DEBITEUREN, CREDITEUREN, RELATIES, VERKOPEN, ARTIKELEN, VOORRAAD en DIVERSEN zijn alleen zichtbaar als een administratie is geselecteerd. Aanpassen hoofdmenu Het King-menu is eenvoudig aan te passen. En als de aanpassingen u niet bevallen, kunt u het standaardmenu altijd weer terugzetten. • Klik met de rechtermuisknop ergens in de menubalk en kies voor AANPASSEN...; programma Aanpassen King-hoofdmenu wordt dan geopend; Werken met King

Bladzijde 12



•

U kunt nu menupunten toevoegen door eerst het programma op te zoeken in de tabkaart Opdrachten in programma Aanpassen King-hoofdmenu. De beschikbare King-programma’s staan in een zgn. boomstructuur, die overeenkomt met het standaardmenu van King. Menu’s met het vakje hebben een vertakking, die u kunt weergeven door op dat vakje te klikken: versleep het menupunt vanuit Aanpassen Kinghoofdmenu naar de gewenste plaats in het hoofdmenu. Menu’s klappen vanzelf open zodra de muis-cursor er boven staat:

•

U kunt menupunten verplaatsen door ze te verslepen van het ene menu naar het andere. Menu’s klappen vanzelf open zodra de muis-cursor er boven staat; Het verwijderen van menupunten is mogelijk door ze te verslepen naar een plaats buiten het King-menu; De omschrijving van een menupunt kan worden gewijzigd door met de rechtermuisknop op het menupunt te klikken. De letter na het teken & wordt de sneltoets van het menupunt.

• •

Werken met King

Bladzijde 13


•

• •


Het aangepaste hoofdmenu wordt opgeslagen per gebruiker en per administratie. U kunt een menu-indeling overnemen van een andere King-gebruiker en van een andere King-administratie, zie hiervoor de tabkaart Overnemen van programma Aanpassen King-hoofdmenu en de bijbehorende helptekst. Om weer met King te kunnen werken sluit u programma Aanpassen King-hoofdmenu af met de knop Sluiten. U kunt het standaardmenu altijd terugzetten door met de rechtermuisknop ergens in het hoofdmenu te klikken en dan te kiezen voor TOON STANDAARDMENU. Het ingestelde gebruikersmenu blijft bewaard; u kunt dat weer oproepen door op het hoofdmenu te klikken en te kiezen voor TOON GEBRUIKERMENU.

Instellen werkbalken U kunt zelf werkbalken toevoegen en wijzigen. Ook deze werkbalken worden per gebruiker en per administratie opgeslagen en kunnen van een andere gebruiker en administratie worden overgenomen. Een werkbalk voegt u als volgt toe: • Klik met de rechtermuisknop ergens in het King-hoofdmenu en kies voor AANPASSEN... Programma Aanpassen King-hoofdmenu wordt geopend; • Klik in dat programma op de tab Werkbalken; • Klik op de knop Toevoegen. Het venster Werkbalk toevoegen verschijnt; • Vul daarin de naam in van de werkbalk en sluit af met Akkoord; • U krijgt een melding die u kunt afsluiten met Akkoord; • •

• •

De werkbalk ziet er nu zo uit: . Om knoppen op de werkbalk te plaatsen, selecteert u de tabkaart Opdrachten; Zoek in deze tabkaart het programma op dat u in de werkbalk wilt plaatsen. De beschikbare King-programma’s staan in een zgn. boomstructuur, die overeenkomt met het standaardmenu van King. Menu’s met het vakje hebben een vertakking, die u kunt weergeven door op dat vakje te klikken; Versleep het menupunt naar de gewenste plaats op de werkbalk; De weergave van het menupunt op de werkbalk kunt u instellen door met de rechtermuisknop op dat menupunt te klikken. U kunt dan onder andere de omschrijving wijzigen. De letter na het teken & wordt de sneltoets van het menupunt.

Werken met King

Bladzijde 14



2.4 VENSTERS 2.4.1. Algemeen Via hoofdmenu VENSTERS krijgt u een overzicht van alle King-vensters die op dat moment openstaan. Venstermenu In bijna alle vensters komen de volgende standaardmenupunten voor:

•

• • •

ALGEMEEN: vastpinnen van het venster, terugzetten van het oorspronkelijke formaat, King-hoofdmenu (F11), venster sluiten (Alt+F4). Een venster kan ook worden afgesloten met de sluitenknop rechts op de titelbalk; MUTEREN: selecteren (alleen bij zoekvensters), wijzigen van de sorteervolgorde, toevoegen, wijzigen en verwijderen, knippen, kopiëren en plakken, gegevens actualiseren (F5); AFDRUKKEN: gegevens afdrukken; HELP: helpinformatie over het actieve venster (F1), informatie over King.

Vastpinnen Als u bepaalde gegevens op scherm wilt ‘vasthouden’, bijvoorbeeld om de gegevens van twee grootboekrekeningen met elkaar te vergelijken, dan kunt u het eerste venster op het scherm vastpinnen, zodat de tweede grootboekrekening in een apart venster geopend wordt. Een vastgepind venster kan wel worden geminimaliseerd. Ook is het mogelijk om meer vensters vast te pinnen. Een venster kan worden vastgepind door in venstermenu ALGEMEEN te kiezen voor VASTPINNEN. Soorten vensters In King worden vier soorten vensters gebruikt: • Zoekvensters, om gegevens in op te zoeken (bladzijde 16); • Mutatievensters, om gegevens te wijzigen (bladzijde 21); • Dialoogvensters, voor meldingen (bladzijde 24); • Afdrukvensters, om aan te geven wat u wilt afdrukken (bladzijde 25).

Werken met King

Bladzijde 15



2.4.2. Zoekvensters Met een zoekvenster kunt u een bepaald gegeven gemakkelijk opzoeken en selecteren. Het zoekvenster geeft een overzicht van een groep gegevens (dagboeken of grootboekrekeningen bijvoorbeeld), maar u kunt in het zoekvenster geen gegevens wijzigen (wel verwijderen). Weergave U kunt met de muis kolommen verslepen door met de muisaanwijzer op de kolomtitel te klikken en vervolgens de muis terwijl u de muisknop ingedrukt houdt naar de gewenste plaats te ‘slepen’ en ten slotte de muisknop los te laten:

Ook kunt u kolommen breder of smaller maken door de muisaanwijzer tussen twee kolomtitels te plaatsen, totdat de muisaanwijzer van vorm verandert. U kunt nu de muisknop indrukken en de kolom breder of smaller maken. De overige kolommen schuiven gewoon door:

In eerste instantie zijn de gegevens gesorteerd op de eerste kolom:

Werken met King

Bladzijde 16



Door op de titel van een andere kolom te klikken, kunt u de sortering wijzigen. Door nogmaals op diezelfde kolomtitel te klikken, worden de gegevens in omgekeerde volgorde weergegeven:

Het aantal regels wordt rechts onder op het venster weergegeven. Zoeken Via het invoerveld onderaan het venster kunt u zoeken op de actieve kolom:

Via de invoerrubriek onderaan het venster kunt u ook zoeken door invoer van cijfers of letters. Naarmate u meer karakters invoert, wordt het zoeken nauwkeuriger. De invoerrubriek sluit aan op de actieve kolom, dus als het zoekvenster op dagboekcode is gesorteerd kunt u daarin een dagboekcode invoeren, als het zoekvenster op naam is gesorteerd kunt u daarin een dagboeknaam invoeren, enz. Met Filters kunt u bepaalde gegevens uit het zoekvenster houden, zodat u gerichter kunt zoeken. U activeert de juiste kolom, voert eventueel één of meer karakters in in het invoerveld en maakt uw keuze in het menu FILTERS: • TOON FILTERPANEEL (Shift+F2), klik hierop om links op het venster een apart paneel te openen met de door u gemaakte filters. U hebt hier de volgende mogelijkheden: in het invoerveld Filter kunt u een filterinstelling invoeren. Kies 000 om het laatste door u gebruikte filter te selecteren. Via de knop Instellingen… in het filterpaneel kunt u een filterinstelling opslaan: kies voor OPSLAAN (Ctrl+O) om de huidige instelling te wijzigen, of voor OPSLAAN NIEUW (Ctrl+N) om een nieuwe instelling toe te voegen. Het laatst gebruikte filter wordt per gebruiker opgeslagen onder volgnummer 000;

Werken met King

Bladzijde 17



U kunt een filter tijdelijk uitschakelen door het selectievakje leeg te maken. Klik op het Sluiten-kruisje voor het filter om dat filter uit het zoekvenster te verwijderen; TOEVOEGEN ‘BEVAT’-FILTER (F3), klik hierop om alleen die regels weer te geven, waar de ingevoerde tekst voorkomt in de actieve kolom. Is er geen tekst ingevoerd in het invoerveld, dan wordt gefilterd op de tekst van de geselecteerde regel. Voorbeeld: u klikt in zoekvenster grootboekrekeningen op de kolom Naam. U voert in het invoerveld de tekst Kosten in. Ten slotte kiest u voor TOEVOEGEN ‘BEVAT’-FILTER. Alle rekeningen met de tekst ‘Kosten’ in de rekeningnaam worden weergegeven (dus ook rekeningen met de naam ‘Afschrijvingskosten’):

•

•

Bij een numeriek veld werkt dit filter als het IS GELIJK AAN-filter; TOEVOEGEN ‘BEVAT NIET’-FILTER, klik hierop om alleen die regels weer te geven, waar de ingevoerde tekst NIET voorkomt in de actieve kolom. Is er geen tekst ingevoerd in het invoerveld, dan wordt gefilterd op de tekst van de geselecteerde regel. Voorbeeld: u klikt in zoekvenster grootboekrekeningen op de kolom Naam. U voert in het invoerveld de tekst Kosten in. Ten slotte kiest u voor TOEVOEGEN ‘BEVAT NIET’-FILTER.

Werken met King

Bladzijde 18


•

•

•

•

• •


Alle rekeningen worden weergegeven, behalve de rekeningen met de tekst ‘Kosten’ in de rekeningnaam (dus ook rekeningen met de naam Afschrijvingskosten worden niet weergegeven); TOEVOEGEN ‘VANAF’-FILTER (Shift+F3), dezelfde werking als TOEVOEGEN ‘BEVAT’-FILTER, alleen worden alle regels met een hogere waarde ook getoond. Dus als Rekeningnummer de actieve kolom is en rekening 4010 geselecteerd, en u kiest voor TOEVOEGEN ‘VANAF’-FILTER, dan worden alle rekeningen vanaf 4010 in het zoekvenster weergegeven, maar de rekeningen met een lager nummer worden niet meer in het venster weergegeven; TOEVOEGEN ‘T/M’-FILTER (Ctrl+F3), dezelfde werking als TOEVOEGEN ‘BEVAT’-FILTER, alleen worden alle regels met een lagere waarde ook getoond. Dus als Rekeningnummer de actieve kolom is en rekening 4010 geselecteerd, en u kiest voor TOEVOEGEN ‘T/M’-FILTER, dan worden alle rekeningen t/m 4010 in het zoekvenster weergegeven, maar de rekeningen met een hoger nummer worden niet meer in het venster weergegeven; TOEVOEGEN ‘IS GELIJK AAN’-FILTER (Shift+Ctrl+F3), klik hierop om alleen die regels weer te geven, waarvan de tekst in de actieve kolom identiek is aan de ingevoerde tekst (of de geselecteerde regel). Voorbeeld: u klikt in zoekvenster grootboekrekeningen op de kolom Naam. U voert in het invoerveld de tekst Kosten in. Ten slotte kiest u voor TOEVOEGEN ‘IS GELIJK AAN’-FILTER. Alleen de rekeningen met ‘Kosten’ als rekeningnaam worden weergegeven (dus níet de rekeningen met de naam ‘Afschrijvingskosten’). Vergelijk hiermee de keuze TOEVOEGEN ‘BEVAT’FILTER; TOEVOEGEN ‘IS ONGELIJK AAN’-FILTER (Shift+Ctrl+Alt+F3), klik hierop om alleen die regels weer te geven, waarvan de tekst in de actieve kolom afwijkt van de ingevoerde tekst (of de geselecteerde regel). Voorbeeld: u klikt in zoekvenster grootboekrekeningen op de kolom Valuta. U klikt op een rekening met de valuta Eur (de basisvaluta). Ten slotte kiest u voor TOEVOEGEN ‘IS ONGELIJK AAN’-FILTER. Alleen de rekeningen met een buitenlandse valuta worden weergegeven; VERWIJDER LAATSTE FILTER (F4), met deze keuze wordt het laatst toegevoegde filter verwijderd. U kunt een filter ook verwijderen via het filterpaneel. Filter 000 kan niet worden verwijderd; VERWIJDER ALLE FILTERS (Shift+F4), alle filters van dit zoekvenster worden verwijderd;

Werken met King

Bladzijde 19


•


TOON GEFILTERDE KOLOMMEN IN KLEUR, de gefilterde kolom wordt in een afwijkende kleur weergegeven, zodat u snel kunt zien welke kolommen gefilterd zijn.

Bladeren Wanneer u in een zoekvenster bladert (met de muis of met de sneltoetsen, zie bladzijde 20), loopt het bijbehorende mutatievenster mee (als het mutatievenster is geopend en niet is vastgepind, zie bladzijde 15). Standaardknoppen In bijna alle zoekvensters vindt u de volgende knoppen (met het zoekvenster met de grootboekrekeningen als voorbeeld): • Selecteren; als u dit zoekvenster vanuit een ander venster oproept, bijvoorbeeld een venster waar u een rekening moet invoeren, dan kunt u in het zoekvenster een rekening aanwijzen en dat met Selecteren naar het aanroepende venster kopiëren. Het zoekvenster wordt hiermee ook automatisch gesloten; • Wijzigen; het mutatievenster wordt geopend en u kunt de grootboekrekening waar de cursorbalk op staat, wijzigen; • Toevoegen; het mutatievenster wordt geopend en u kunt een grootboekrekening toevoegen; • Verwijderen; de grootboekrekening waar de cursorbalk op staat, wordt verwijderd (als dat is toegestaan); • Sluiten; het zoekvenster wordt gesloten. Als u dit zoekvenster vanuit een ander venster had opgeroepen wordt er niets naar het aanroepende venster overgenomen. Toetsenbord In het zoekvenster kunt u van de volgende toetsen en toetscombinaties gebruik maken:

Sneltoets Delete End Ctrl+End Enter Escape F1 Alt+F4 F5 Shift+F10 F11

Betekenis dezelfde betekenis als de knop Verwijderen naar de laatste kolom van de huidige record naar het einde van het bestand (laatste record) geselecteerde knop indrukken (meestal Selecteren of Wijzigen) huidige venster afsluiten helpinformatie over het actieve venster huidige venster afsluiten gegevens actualiseren menu onder de rechtermuisknop (muismenu) weergeven King-hoofdmenu weergeven

Werken met King

Bladzijde 20

King Gebruikershandleiding Sneltoets Home Ctrl+Home Insert Ctrl+P Shift+Ctrl+P PgDn PgUp Pijl omhoog Pijl omlaag


Betekenis naar de eerste kolom van de huidige record naar het begin van het bestand (eerste record) dezelfde betekenis als de knop Toevoegen naar Afdrukken-venster om geselecteerde gegevens af te drukken naar Afdrukken-venster een bladzijde omlaag een bladzijde omhoog een regel omhoog een regel omlaag

2.4.3. Mutatievensters In het mutatievenster kunt u de gegevens van één bepaalde taalcode, grootboekrekening, betalingsconditie, relatie, enz., invoeren of wijzigen. Welke invoervelden u in dat venster aantreft, is uiteraard afhankelijk van het gegeven dat u muteert: het mutatievenster van een artikel ziet er anders uit dan dat van een taalcode. Maar de meeste knoppen zijn voor alle mutatievensters gelijk. Deze zullen we toelichten en hierbij het grootboekrekeningmutatiescherm als voorbeeld nemen. Bladeren U kunt vanuit een mutatievenster het vorige of het volgende gegeven (in ons voorbeeld dus de vorige of de volgende grootboekrekening) op het scherm krijgen. U kunt hiervoor deze knoppen (of de sneltoetsen Ctrl+F5 t/m Ctrl+F8, zie bladzijde 23) gebruiken:

Van links naar rechts betekenen deze knoppen: ga naar de eerste, ga naar de vorige, ga naar de volgende, en ga naar de laatste. Wijzigingen worden bij het bladeren automatisch opgeslagen! Wanneer u in een mutatievenster bladert, loopt het bijbehorende zoekvenster automatisch mee. Zoeken Direct onder de vier bladerknoppen, vindt u de knop Zoeken waarmee u naar het zoekvenster met (in ons voorbeeld) de grootboekrekeningen gaat.

Werken met King

Bladzijde 21



Overige standaardknoppen In een mutatievenster vindt u verder de volgende knoppen (met weer het grootboekrekening-mutatievenster als voorbeeld): • Toevoegen; u blijft in het mutatievenster maar kunt daarin een nieuwe grootboekrekening aanmaken; • Verwijderen; de huidige grootboekrekening wordt verwijderd (als dat is toegestaan); • Sluiten; de wijzigingen die u hebt aangebracht worden opgeslagen en het mutatievenster wordt gesloten. Info-knop Als u in een invoerrubriek staat waar om een nummer of code gevraagd wordt, kunt u het betreffende zoekvenster oproepen door te klikken op de knop rechts in het invoerveld:

Deze knop kunt u ook activeren met F4 of met de toetscombinatie Alt+pijl omlaag. Afhankelijk van wat u moet invoeren krijgt u dan het zoekvenster met grootboekrekeningen, debiteuren, layouts, talen, enz. Hierin kunt u het juiste gegeven opzoeken en met de knop Selecteren overnemen naar het mutatievenster. Datum invoeren In een datum-invoerveld kunt u een kalender oproepen door te klikken op de knop rechts in het invoerveld.

Deze knop kunt u ook activeren met F4 of met de toetscombinatie Alt+pijl omlaag. Bovenin de kalender ziet u vier knoppen:

Van links naar rechts betekenen deze knoppen: één jaar terug, één maand terug, één maand verder en één jaar verder.

Werken met King

Bladzijde 22



Rekenmachine In de meeste numerieke velden hebt u de beschikking over een rekenmachine. Klik op de knop rechts in het invoerveld (of gebruik F4 of de toetscombinatie Alt+pijl omlaag):

en u ziet de knoppen waar u gebruik van kunt maken:

Het invoerveld fungeert als display van de rekenmachine. Als u op de knop = drukt, verdwijnt de rekenmachine van het scherm en wordt de uitkomst van de berekening overgenomen naar het invoerveld. Toetsenbord/Muis De rubrieken van de invoervensters kunnen niet alleen met de muis maar ook volledig via het toetsenbord worden doorlopen. Er kan gebruik worden gemaakt van de volgende functietoetsen en toetscombinaties: Sneltoets Ctrl+C End Enter

Ctrl+Enter Escape F1 F4 Alt+F4 Ctrl+F5 Ctrl+F6 Ctrl+F7 Ctrl+F8

Betekenis Kopiëren naar het einde van het invoerveld naar volgende invoerrubriek of (als alle invoerrubrieken zijn ingevuld) indrukken van de geselecteerde knop. In een opmerkingveld waarin al iets is ingevuld gaat u met Enter naar een nieuwe regel naar een nieuwe regel wijziging van die invoerrubriek ongedaan maken helpinformatie over het actieve venster activeren van de knop in het invoerveld, bijv. de info-knop huidige venster afsluiten naar de eerste naar de vorige naar de volgende naar de laatste

Werken met King

Bladzijde 23



Sneltoets Shift+F10 F11 Home Ctrl+P Alt+pijl omlaag Tab

Betekenis menu onder de rechtermuisknop (muismenu) weergeven King-hoofdmenu weergeven naar het begin van het invoerveld naar Afdrukken-venster om geselecteerde gegevens af te drukken activeren van de knop in het invoerveld, bijv. de info-knop naar volgende invoerrubriek of (als alle invoerrubrieken zijn ingevuld) naar de volgende knop Ctrl+Tab naar volgende tabkaart Ctrl+Shift+Tab naar vorige tabkaart Shift+Tab naar vorige invoerrubriek Ctrl+V Plakken Ctrl+X Knippen

2.4.4. Dialoogvensters Dialoogvensters worden gebruikt voor meldingen en waarschuwingen. De meest voorkomende zijn: Onbekende invoer King controleert of de door u ingevoerde waarde bestaat. Als u een waarde invult die op zichzelf wel is toegestaan maar in King nog niet bestaat, dan krijgt u een melding, bijvoorbeeld:

U hebt nu de volgende mogelijkheden: • Toevoegen, de door u gekozen waarde wordt toegevoegd; • Zoeken, het betreffende zoekvenster wordt geopend; • Negeren, de ingevoerde waarde wordt tijdelijk geaccepteerd maar wordt niet opgeslagen; • Terug, u gaat terug naar het invoerveld en kunt daar een andere waarde invoeren.

Werken met King

Bladzijde 24



Onjuiste invoer King controleert of alle rubrieken juist zijn ingevuld. Als u een ongeldige waarde invoert, krijgt u een melding. Verlaat deze melding met Akkoord en verbeter de fout. Onvolledige invoer Een wijziging kan alleen worden opgeslagen als de ingevoerde gegevens correct en volledig zijn. Is dat niet zo, dan krijgt u een melding, bijvoorbeeld:

U hebt nu de volgende mogelijkheden: • Annuleren, de melding wordt afgesloten en de wijziging wordt ongedaan gemaakt; • Akkoord, de melding wordt afgesloten en u kunt de fout herstellen.

2.5 AFDRUKKEN Als u via het venstermenu AFDRUKKEN of via de toetscombinatie Ctrl+P voor afdrukken kiest, komt u in een apart voorloopvenster:

Werken met King

Bladzijde 25



Rubrieken Let op: de onderstaande rubrieken zijn standaardrubrieken. Sommige programma’s hebben meer rubrieken, andere minder. Afdrukinstelling De instellingen van het voorloopvenster kunt u opslaan. U zult deze functie vooral gebruiken bij afdrukprogramma’s met veel keuzemogelijkheden, zoals Afdrukken balans. Het opslaan gaat als volgt: vul de invoervelden van het voorloopvenster in, klik op de knop Instellingen... en kies voor OPSLAAN NIEUW (Ctrl+N). U krijgt dan het volgende venster te zien:

Vul hier het Volgnummer en de Omschrijving van de afdrukinstelling in. Selecteer het vakje Default als bij het openen van dit afdrukvoorloopvenster direct deze afdrukinstelling moet worden gebruikt. Om af te drukken naar bestand selecteert u bij Afdrukformaat het gewenste afdrukformaat. In de onderste rubriek geeft u aan wat de eerstvolgende actie is na het selecteren van deze afdrukinstelling. Ten slotte klikt u op de knop Sluiten. De volgende keer dat u de rekeningen afdrukt, kunt u gebruik maken van deze afdrukinstelling. De laatst gebruikte instelling wordt automatisch opgeslagen onder volgnummer 000. Layout-soort Geef hier aan welke layout voor de afdruk gebruikt moet worden. Bij een aantal afdrukprogramma’s kunt u via de knop Muteren layouts zelf een afdruk-layout toevoegen, wijzigen of verwijderen. Met King meegeleverde layouts (met nummer 900 of hoger) zijn niet direct te wijzigen; u kunt ze wel kopiëren naar een ander nummer en vervolgens wijzigen.

Werken met King

Bladzijde 26



Selectie Wilt u een afdruk maken van een beperkt aantal gegevens, dan moet u klikken op het vakje Selectie. Bij Selecteren op geeft u aan op basis waarvan u de selectie wilt maken, en bij ‘Van - T/m’ welke reeks u wilt afdrukken (het is niet toegestaan om bij T/m een lagere waarde in te voeren dan er bij Van is ingevuld; als u de gegevens van groot naar klein wilt afdrukken moet u bij Sorteren op kiezen voor Aflopend). Enkele voorbeelden (toegepast op grootboekrekeningen): • Stel dat u alle grootboekrekeningen wilt afdrukken waarvan het nummer met 1 begint. Bij Selecteren op kiest u voor Rekeningnummer en zowel bij Van rekeningnummer als bij T/m rekeningnummer vult u 1 in; • Wilt u alleen grootboekrekening 1 afdrukken (gesteld dat die bestaat), dan moet u bij Van rekeningnummer 1 invullen en bij T/m rekeningnummer via het zoekvenster (!) grootboekrekeningnummer 1 selecteren; • Ten slotte een uitdraai van alle grootboekrekeningen zonder zoekcode. Bij Selecteren op kiest u voor Zoekcode, bij Van zoekcode vult u niets in en bij T/m zoekcode een spatie (= leeg). Sorteren op Hier kunt u aangeven waarop de gegevens moeten worden gesorteerd. Bijvoorbeeld op nummer of op zoekcode. Ook hebt u hier de keuze uit Oplopend en Aflopend. Bij Oplopend wordt de kleinste waarde het eerste afgedrukt en de grootste het laatste, bij Aflopend is dit andersom. Printer selecteren Selecteer het vakje om voor deze afdruk (tijdelijk) een andere printer te selecteren dan de default-Windows-printer, of om de Eigenschappen van deze printer anders in te stellen (een andere printerlade bijvoorbeeld). Wilt u gebruik maken van de default-Windows-printer en de default-instellingen van die printer, dan maakt u dit selectievakje leeg. Knoppen In het afdrukvenster vindt u de volgende knoppen: • Instellingen...; via deze knop kunt u de gekozen instellingen opslaan: met OPSLAAN (Ctrl+O) worden ze opgeslagen in de geselecteerde afdrukinstelling, met OPSLAAN NIEUW (Ctrl+N) wordt een nieuwe afdrukinstelling toegevoegd; • Voorbeeld; u krijgt een voorbeeld-afdruk op het scherm, waarna u alsnog de afdruk kunt maken. Klik op de knop Werken met King

linksboven op het Bladzijde 27


•

• •


venster om in deze voorbeeld-afdruk te zoeken op een bepaalde tekst of getal; Bestand..., met deze knop kunt u de afdruk opslaan als bestand. Venster Afdruk naar bestand wordt geopend, waar u het afdrukformaat en de bestandsnaam kunt opgeven. Zie voor meer exportmogelijkheden bij ‘Gegevens exporteren’ op bladzijde 37; Afdrukken; het afdrukken wordt gestart; Sluiten; het venster wordt gesloten zonder af te drukken. Als u tijdens het afdrukken op Sluiten klikt, wordt het afdrukken afgebroken.

2.6 HELPSYSTEEM In King kunt u op verschillende manieren on-line help opvragen: Helpinformatie over het actieve venster Met F1 of via het venstermenu HELP kunt u helpinformatie opvragen over het actieve venster. Links van het helpvenster ziet u de inhoudsopgave en index van het helpsysteem, met bovenaan de volgende tabs:

•

•

•

Inhoud, de belangrijkste helponderwerpen zijn ondergebracht in een aantal ‘boeken’. Klik op een boek om het te openen of te sluiten. Klik op een onderwerp om de betreffende helptekst op te vragen. Het boek ‘Hoofdmenu’ heeft grotendeels dezelfde opbouw als het standaardmenu van King; u vindt daarin een toelichting op de King-programma’s; Index, via de index kunt u in de Help zoeken op basis van sleutelwoorden. Woorden die in de Verklarende woordenlijst zijn opgenomen, zijn gemerkt met een = achter het woord. Dubbelklik op het juiste sleutelwoord om het bijbehorende helpvenster te openen. Als een bepaald sleutelwoord in meer helpvensters voorkomt, zult u eerst nog aan moeten geven welk helpvenster u wilt raadplegen; Zoeken, bij deze optie wordt het volledige helpsysteem afgezocht op een door u op te geven tekst. U kunt hierbij gebruik maken van de Windows-jokertekens;

Werken met King

Bladzijde 28


•


Favorieten, helpteksten die u vaak raadpleegt kunt u met de knop Toevoegen (onderaan op deze tabkaart) toevoegen aan de Favorieten, zodat u ze snel terug kunt vinden.

Hints Een hint is een korte toelichting op een invoerveld of knop en wordt in King weergegeven als u met de muisaanwijzer over het invoerveld of de knop heen gaat:

Een hint in een pop-up venster Met programma Gebruikersgegevens (zie bladzijde 32) kunt u zelf per gebruiker instellen of de hints weergegeven moeten worden in een apart pop-up venster, in de statusbalk of in beide. Help over de Help Hieronder ziet u een willekeurige bladzijde van het King-helpsysteem:

In dit voorbeeld ziet u onder de titel “Grootboekrekeningen” de tekst Stamgegevens > Grootboekrekeningen > knop Wijzigen/Toevoegen staan. Een dergelijke tekst is bij alle programmabeschrijvingen opgenomen en geeft aan waar u het programma in King kunt vinden, te beginnen bij het hoofdmenu. De overstap naar een submenu of een knop wordt aangegeven met >. Programma GROOTBOEKREKENINGEN kunt u dus vinden door in het King-standaardmenu eerst hoofdmenu STAMGEGEVENS te selecteren, dan menupunt GROOTBOEKREKENINGEN en dan op de knop Wijzigen of Toevoegen te klikken. In het helpscherm zult u woorden tegenkomen die Werken met King

Bladzijde 29



onderstreept zijn en een andere kleur hebben. Als u op dergelijke woorden klikt, krijgt u aanvullende informatie over dat onderwerp.

Met de twee linker knoppen kunt u bladeren tussen de helpvensters die u geopend hebt. Klik op de knop met de printer-icoon om het huidige helponderwerp af te drukken. Met de rechterknop gaat u naar de veelgestelde gebruikersvragen (‘Questies’) op de King-website. Let op: het King-helpsysteem is niet versiegebonden. U kunt daarin dus informatie aantreffen die op uw King-versie niet van toepassing is!

2.7 MULTI USER Beschikt u over een licentie om King multi user te gebruiken, dan kan een King-administratie vanuit meerdere werkstations worden benaderd en gemuteerd. De multi-userfunctionaliteit is in het pakket op verschillende manieren (niveau’s) ingebouwd. Programma AFSLUITEN BOEKJAAR bijvoorbeeld kan alleen worden gebruikt als u alle andere King-vensters afsluit en ook niemand anders die administratie gebruikt, terwijl een dergelijke beveiliging niet nodig is bij een programma als AANHEFTEKSTEN. In totaal zijn er vijf beveiligingsniveaus: 1 Geen melding Het laagste beveiligingsniveau is toegepast in programma’s die niet zo vaak gewijzigd zullen worden, zoals PARAGRAFEN, BALANSCODES en BUDGETVERDELINGEN. Mochten twee gebruikers tegelijkertijd dezelfde budgetverdeling wijzigen, dan wordt de wijziging die als eerste is opgeslagen, weer overschreven door de wijziging die daarna wordt opgeslagen, zonder dat het programma een melding geeft. Hetzelfde resultaat dus, als wanneer beide gebruikers ná elkaar hun wijzigingen hadden doorgevoerd. 2 Melding na opslaan Programma’s die wat vaker gewijzigd zullen worden, zoals de meeste andere programma’s in hoofdmenu STAMGEGEVENS, geven een melding als u gewijzigde gegevens wilt opslaan, die in de tussentijd door een andere gebruiker ook al zijn gewijzigd:

Werken met King

Bladzijde 30



Met Akkoord verlaat u de melding. Uw wijziging is opgeslagen en die van de andere gebruiker is overschreven. 3 Melding vóór opslaan In programma’s als DEBITEUREN, CREDITEUREN, RELATIES, CONTACTPERSONEN, VERZENDADRESSEN, GROOTBOEKREKENINGEN, ARTIKELEN, enz., is de melding uit niveau 2 uitgebreid met extra informatie over de wijzigingen en met een aantal knoppen:

U hebt nu de volgende mogelijkheden: • Terug; u gaat terug naar de situatie zoals die was vóórdat u wilde opslaan; • Annuleren; uw wijziging wordt ongedaan gemaakt; de wijziging van de andere gebruiker wordt dus niet overschreven; • Doorgaan; uw wijziging wordt opgeslagen; de wijziging van de andere gebruiker wordt dus overschreven. 4 Melding ‘Gegeven is in gebruik’ Gegevens zoals een boekingsgang, verkooporder, contributiecode, automatische-boekingenbestand of layout, kunnen maar door één gebruiker tegelijk worden gemuteerd. Stel dat u een boekingsgang wilt gaan verwerken terwijl iemand anders die boekingsgang aan het wijzigen is; u krijgt dan vooraf de melding:

Werken met King

Bladzijde 31



5 Blokkade van de administratie Het hoogste beveiligingsniveau is van toepassing op o.a. AFSLUITEN BOEKJAAR en het herwaarderen van valuta’s. U moet in dat geval alle andere Kingvensters sluiten en ook mag niemand anders deze administratie gebruiken.

2.8 GEBRUIKERS In King bestaat de mogelijkheid om met ‘gebruikers’ te werken, die zich bij het starten van King moeten aanmelden (zie bladzijde 11). Er zijn twee ‘standaard’-gebruikers meegeleverd: Gebruik en Systeem. Wilt u meer gebruikers aanmaken, dan dient u de volgende procedure te volgen: • Kies in hoofdmenu ALGEMEEN voor NOGMAALS AANMELDEN; • Voer als gebruikerscode ‘Systeem’ in en als toegangscode ‘SYS’ (u hoeft voor deze procedure geen administratie en boekjaar te selecteren maar het mag wel); • Klik op de knop Akkoord; • Selecteer programma ALGEMEEN > GEBRUIKERSGEGEVENS; • U krijgt vervolgens het zoekvenster te zien met daarin de gebruikers Gebruik en Systeem. Klik op de knop Toevoegen; • Het mutatievenster Gebruikersgegevens wordt geopend. Zie het helpscherm voor informatie over de invoerrubrieken. Vergeet niet om in de tabkaart Toegankelijke administraties aan te geven in welke administraties deze gebruiker mag werken: Werken met King

Bladzijde 32


•


klik op de knop Toevoegen om nog een gebruiker toe te voegen of anders op de knop Sluiten.

2.9 SYSTEEMBEHEER 2.9.1. Backup maken De betrouwbaarheid van uw financiële administratie staat of valt met een goede recente backup. Maak dus elke dag dat u met King werkt een backup van uw administraties! Het is aan te raden om voor elke dag van de week een aparte backup te maken (zodat u altijd vijf dagen terug in de tijd kunt gaan), en om van elke maand een backup te bewaren. Elke King-administratie bestaat uit twee apart bestanden: één met de extensie .db en één met de extensie .log. De bestandsnaam zelf is hetzelfde als de administratiecode. Dus administratie Demo bestaat uit twee bestanden: Demo.db en Demo.log. De administratiebestanden kunt u vinden in de datamap van King. Deze map kunt u gemakkelijk achterhalen door in hoofdmenu HELP programma INFORMATIE OVER KING te kiezen en dan tabkaart Installatie te selecteren. Als uw accountant uw backup moet kunnen inlezen, overleg dan met uw accountant over de aanschaf van de backup-hardware en -software. Kiest u Werken met King

Bladzijde 33



voor een verwisselbare hard disk of ZIP-drive, dan kunt u vanuit King een backup maken (zie programma ALGEMEEN > ADMINISTRATIE > BACKUP MAKEN) of zelf met de Windows Verkenner/Explorer de juiste db- en log-bestanden naar die drive kopiëren. In de datamap vindt u behalve uw eigen administratie(s) nog vier andere databases: • Qsysteem, de systeem-database, waarin gegevens zijn opgenomen over de gebruikers, toegankelijke administraties, eigen bankrekeningen, enz. Let op: maak regelmatig een backup van Qsysteem.db; • DemoFin, de voorbeeld-administratie zonder artikelen (voor de versies t/m M); • DemoArt, de voorbeeld-administraties met artikelen (voor de versies vanaf MA); • Blanco, wordt gebruikt bij het aanmaken van een nieuwe administratie. Van DemoFin, DemoArt en Blanco is een actuele backup minder belangrijk, omdat het origineel op de CD-ROM van King staat.

Houd bij het handmatig maken van backups rekening met het volgende: • Er kan een backup worden gemaakt van een King-administratie terwijl deze in gebruik is. U kunt dus vanuit King ook een backup maken van Qsysteem.db. Het terugzetten van een backup van een administratie die op dat moment in gebruik is, is niet mogelijk.

Werken met King

Bladzijde 34


• •


Maakt u buiten King om een backup, let er dan op dat u van beide bestanden een backup maakt, dus van zowel de administratie (met de extensie db) als het logbestand (met de extensie log). Doordat het logbestand niet meer wordt verwijderd, zal het steeds groter worden. U kunt het logbestand weer kleiner maken door de administratie te reorganiseren met programma ALGEMEEN > ADMINISTRATIE > REORGANISEREN (dit programma is alleen beschikbaar als u zonder administratie inlogt).

2.9.2. Beveiliging Beveiliging met toegangscodes Als u niet wilt dat iedereen toegang heeft tot uw financiële gegevens, kunt u King beveiligen met toegangscodes. U dient daarvoor de volgende procedure te volgen. Deze procedure gaat uit van één systeembeheerder (Systeem) en één of meer ‘gewone’ gebruikers. Zie bladzijde 32 voor de manier waarop u gebruikers kunt aanmaken. 1. Kies NOGMAALS AANMELDEN in hoofdmenu ALGEMEEN; 2. Voer als gebruikerscode Systeem in en als toegangscode de toegangscode van Systeem (die is SYS, tenzij u de toegangscode van Systeem gewijzigd hebt); 3. Ga naar programma GEBRUIKERSGEGEVENS in hoofdmenu ALGEMEEN; 4. Wijs een gebruikerscode aan (niet Systeem) en klik op de knop Wijzigen; 5. Klik op het invoerveld Toegangscode; 6. Voer een toegangscode in. De toegangscode wordt niet-leesbaar op het scherm weergegeven. Als u de toegangscode hebt ingevoerd, vraagt het programma u om dat nogmaals te doen (ter controle):

Werken met King

Bladzijde 35



7. Klik op de tab Rechten en maak zowel bij Systeembeheer als bij Muteren gebruikersrechten het vakje leeg. Hiermee voorkomt u dat deze gebruiker zijn of haar eigen rechten kan gaan uitbreiden; 8. De stappen 4 t/m 7 herhaalt u voor alle gebruikers, behalve voor Systeem; 9. Wijzig de toegangscode van Systeem (tenzij u dat al eerder hebt gedaan). De default-toegangscode van Systeem (SYS) is namelijk gedocumenteerd en dus gemakkelijk door derden te achterhalen; 10. Vervolgens kunt u programma GEBRUIKERSGEGEVENS afsluiten. De volgende keer dat u King start, kan er pas met het pakket worden gewerkt nadat een gebruikerscode én de bijbehorende toegangscode zijn ingevoerd. Daarnaast kunt u een toegangscode koppelen aan een dagboek. Deze toegangscode moet u onder meer invoeren als u boekingen in dat dagboek wilt maken. De toegangscode per dagboek stelt u in met programma DAGBOEKEN (in hoofdmenu STAMGEGEVENS). Aanvullende beveiliging per administratie Als aanvulling op de beveiliging met toegangscodes hebt u de mogelijkheid om een administratie voor één of meer gebruikers ontoegankelijk te maken: 1. Kies NOGMAALS AANMELDEN in hoofdmenu ALGEMEEN; 2. Voer als gebruikerscode ‘Systeem’ in en vervolgens de bijbehorende toegangscode; 3. Ga naar programma GEBRUIKERSGEGEVENS in hoofdmenu ALGEMEEN; 4. Wijs een gebruikerscode aan (niet Systeem) en klik op de knop Wijzigen; 5. Klik op de tab Toegankelijke administraties en maak bij de administratie(s) waartoe deze gebruiker geen toegang mag hebben het selectievakje leeg; 6. De stappen 4 en 5 herhaalt u voor zover nodig voor andere gebruikers, behalve voor Systeem; 7. Vervolgens kunt u programma GEBRUIKERSGEGEVENS afsluiten. Beveiliging met rechten per gebruiker Met de optie ‘Rechten per gebruiker’ kunt u per gebruiker nauwkeurig vastleggen wat hij of zij in King mag inzien en mag wijzigen. De rechten zijn hiërarchisch ingedeeld, dat wil zeggen dat er hoofdgroepen zijn, daarbinnen subgroepen en daarbinnen individuele rechten. De indeling komt grotendeels overeen met die van het King-hoofdmenu. Daardoor is het mogelijk om voor een bepaalde gebruiker een bepaalde groep met rechten Werken met King

Bladzijde 36



toe te kennen, zoals Journaalposten. Aan de andere kant kan een gebruiker het recht hebben tot groep Journaalposten, functie Invoeren voorlopige journaalposten, maar niet tot Verwerken voorlopige boekingsgangen:

2.10 GEGEVENS EXPORTEREN Afhankelijk van uw King-versie kunnen de volgende gegevens uit de Kingdatabase worden geëxporteerd naar een bestand in het formaat van uw keuze. U vindt de programma’s in hoofdmenu DIVERSEN onder EXPORTEREN: • Stamgegevens Grootboekrekeningen Dagboeken (de dagboekcodes) BTW-codes Valuta’s • Financieel Journaal Grootboekmutaties Werken met King

Bladzijde 37


• •


Facturen/betalingen (debiteuren en crediteuren) Normale balans Variabele balans Auditfile, alleen te exporteren naar XML, zie bladzijde 81; XBRL, alleen te exporteren naar XML NAW-gegevens Debiteuren en crediteuren (stamgegevens) Openstaande posten (debiteuren en crediteuren) Artikelen Artikelen (stamgegevens) Voorraadmutaties Voorraadaantallen per artikel (per magazijn, per magazijnlocatie)

De volgende bestandsformaten zijn beschikbaar: • ASCII (*.txt) • HTML • MS Excel. Er zijn twee Excel-formaten beschikbaar: bij het eerste formaat wordt een ‘kaal’ Excel-bestand aangemaakt, bij het tweede wordt gebruik gemaakt van de instellingen van het op uw pc geïnstalleerde Excel-programma (standaard-opmaak, enz.); • Quattro Pro • XML. Bestanden in dit XML-formaat kunnen niet worden ingelezen in King; • MS Access • Klembord Het exporteren verloopt als volgt: • Start het betreffende exportprogramma. U komt dan in het zoekvenster met de export-layouts. De layout van het exportbestand is vrij instelbaar. • Klik op de knop Exporteren... om een bestaande export-layout te gebruiken, of op Toevoegen om een nieuwe export-layout aan te maken; • Nadat u op de knop Exporteren... hebt geklikt, komt u in het Exporteren-venster:

Werken met King

Bladzijde 38


•


Vul de gegevens in en klik op de knop Exporteren. Het exportbestand wordt aangemaakt.

Tip: Met de optie King Jobs kunt u volautomatisch gegevens importeren in King of exporteren uit King. Dat kan vanuit King, maar ook buiten King om met programma KingJob.exe. Dus door dit programma met de juiste parameters in een scheduler of batch-bestand op te nemen, kunt u volautomatisch gegevens exporteren en importeren in King! Overige exportmogelijkheden In bijna alle afdrukprogramma’s in King is het mogelijk om de afdruk op te slaan als bestand (zie bladzijde 25). Standaard in alle King-versies zijn Exporteren audit-file in XML-formaat (zie bladzijde 81) en Exporteren XBRLbestand. Het XBRL-bestand (instance document) dat u met King kunt Werken met King

Bladzijde 39



aanmaken, moet vervolgens nog worden aangevuld (verrijkt) met andere gegevens, waarna u het kunt opsturen naar de elektronische postbus van de overheid. Vanaf versie M beschikt u over programma Aanmaken adressenbestand voor mailing, waarmee de NAW-gegevens uit King geëxporteerd kunnen worden naar een bestand in ASCII-formaat:

De mogelijkheid om boekingsgangen uit te wisselen is als optie verkrijgbaar. Hetzelfde geldt voor de uitwisseling van XML-bestanden met journaalposten, grootboekrekeningen, NAW-gegevens, orders, tarieven en artikelen, prijsafspraken en staffeltabellen, en het inlezen van voorraadcorrecties in XML-formaat. De complete specificaties vindt u op www.king.eu, onder Producten > King > Opties.

Werken met King

Bladzijde 40



HOOFDSTUK 3 NIEUWE ADMINISTRATIE OPZETTEN 3.1 ADMINISTRATIE CONVERTEREN Om in King te kunnen werken, hebt u minimaal één administratie nodig. U kunt met King verschillende administraties naast elkaar voeren. En elke administratie kan weer meerdere boekjaren bevatten. Als u van King 3 of 4 bent overgestapt op King 5, dan kunt u de administraties overzetten (converteren) naar King 5-formaat, zodat u ze ook in King 5 kunt gebruiken. Ook is het mogelijk om een Exact-administratie te converteren naar King (bij Exact voor DOS 3.x en Exact voor Windows 6.x en 7.x). Informeer bij de Verkoopafdeling van Quadrant naar de mogelijkheden. Hebt u geen oude administratie, dan moet u een nieuwe administratie aanmaken. Hoe dat moet, is beschreven vanaf bladzijde 41. De rest van dit hoofdstuk heeft betrekking op het aanmaken van een nieuwe administratie. Als u dat nu niet van plan bent, kunt u dat gedeelte overslaan en verder lezen op bladzijde 58.

3.2 AANMAKEN NIEUWE ADMINISTRATIE De paragrafen 2, 3 en 4 van dit hoofdstuk beschrijven hoe u een nieuwe administratie stap-voor-stap kunt opzetten. Overleg vooraf met uw boekhouder of accountant over de structuur van uw administratie (periodes, dagboeken en grootboekrekeningschema)! Om een geheel nieuwe administratie aan te maken moet u het volgende doen: • Kies in hoofdmenu ALGEMEEN voor ADMINISTRATIE en vervolgens voor ADMINISTRATIE TOEVOEGEN; • U komt dan in het mutatievenster Administratiegegevens, waar u de Code en de Omschrijving van de nieuwe administratie invult:

Nieuwe administratie opzetten

Bladzijde 41


• •


U kunt de administratie desgewenst aanmaken ‘inclusief stamgegevens’ (een standaardrekeningschema, dagboeken, BTW-codes, de debiteurenen crediteurenparagraaf (12 en 17) en de balansomschrijvingen voor de normale balans). Wilt u deze stamgegevens zelf invullen, dan dient u het selectievakje leeg te laten. Er wordt dan een lege administratie aangemaakt, waarin u zelf de stamgegevens moet invoeren voordat u kunt gaan boeken; Als de nodige gegevens zijn ingevoerd of ingesteld, klikt u op de knop Aanmaken; In een apart venster krijgt u ter controle nog een overzicht van de ingevoerde administratiegegevens.

Als deze gegevens goed zijn, klikt u op Akkoord;


Bladzijde 42


• •

• •


De administratie wordt nu aangemaakt. In de onderste regel van het venster ziet u hoever het aanmaken gevorderd is. Het aanmaken van een administratie kan niet worden onderbroken; Nadat de administratie is aangemaakt, moet u aangeven wat de basisvaluta van deze administratie is (dat is de valuta waarin de administratie gevoerd wordt). U voert de code in, bijvoorbeeld Eur, USD of GBP, en de omschrijving:

Als de basisvaluta goed is ingesteld, klikt u op de knop Doorgaan; In het volgende venster moet u de debiteurenen de crediteurenparagraaf invullen (deze stap wordt overgeslagen als u de administratie aanmaakt inclusief stamgegevens).

Een paragraafnummer bestaat altijd uit twee cijfers. Is de debiteurenparagraaf bijvoorbeeld 12, dan horen alle rekeningen die met 12 beginnen tot die paragraaf en moeten ook alle debiteurrekeningnummers met 12 beginnen. Het is belangrijk dat u hier de juiste waarden invult en zonodig overlegt met uw boekhouder of accountant, want deze paragrafen kunnen achteraf niet meer worden gewijzigd!


Bladzijde 43



•

Na het invullen van de paragrafen gaat u met Doorgaan naar het venster Boekjaar toevoegen. Elke administratie moet namelijk ten minste één boekjaar bevatten:

• •

Vul de gegevens in en klik daarna op de knop Doorgaan; Vervolgens ziet u de periode-indeling van het boekjaar, die volgens uw instellingen is aangemaakt:


Bladzijde 44


•

•


De periode-indeling van het boekjaar is geheel vrij. Een gebroken boekjaar is ook mogelijk. Als de indeling goed is, klikt u op de knop Sluiten; U krijgt nog een melding:

Als alles goed is ingesteld, kunt u die met Ja bevestigen; Beschikt u over King-versie SF, SI of hoger, dan krijgt u daarna de vraag of u de licentiegegevens van de administratie wilt beperken.

Het beperken van de licentiegegevens houdt in, dat deze administratie met een kleinere licentie werkt dan de licentie die u hebt aangeschaft. Bijvoorbeeld omdat u accountant bent en een administratie aanmaakt voor een klant die een kleinere licentie heeft dan u. Beantwoordt u deze vraag met Ja, dan komt u in het venster Beschikbare functionaliteit, waar u een kleinere versie kunt kiezen en opties kunt uitschakelen:


Bladzijde 45


•

•


U kunt dit venster afsluiten met Akkoord; u komt dan weer terug in het venster Administratiegegevens. Kiest u voor een kleinere versie en/of schakelt u opties uit, dan kunt u dat achteraf ongedaan maken met programma HELP > INFORMATIE OVER KING, tabkaart Administratie, knop Licentie wijzigen; Sluit ten slotte het venster met de administratiegegevens af door op de knop Sluiten te klikken.

U hebt nu een administratie en een boekjaar aangemaakt, maar voordat u aan de slag kunt, moet u nog een aantal stamgegevens invoeren! Meer hierover in de volgende paragrafen.

3.3 INVOEREN STAMGEGEVENS Voordat u in een nieuwe administratie kunt gaan boeken, moet u nog verschillende gegevens invoeren. U kunt hierbij het beste de onderstaande Nieuwe administratie opzetten

Bladzijde 46



volgorde aanhouden. Het is ook mogelijk om bepaalde gegevens over te nemen van de meegeleverde voorbeeldadministratie of van een andere King 5-administratie, zie hiervoor bladzijde 56. Als de administratie nog niet is geactiveerd, moet u naar hoofdmenu ALGEMEEN gaan en daarin NOGMAALS AANMELDEN selecteren. In het venster dat dan verschijnt vult u de juiste administratie- en boekjaarcode in. Klik op Akkoord en u kunt in die administratie de nodige gegevens invoeren.

3.3.1. Bedrijfsgegevens Met programma STAMGEGEVENS > BEDRIJFSGEGEVENS > BEDRIJFSGEGEVENS kunt u de naam, adressen, medewerkers, bankrekeningen, enz. van de organisatie invoeren. U kunt bijvoorbeeld het logo van uw bedrijf op de achtergrond weergeven (of een andere afbeelding).

3.3.2. Vreemde valuta’s Als u met vreemde valuta’s werkt, moet u eerst de ‘vaste gegevens’ van de valuta’s invoeren: • Start programma STAMGEGEVENS > VALUTA’S; u komt dan in het zoekvenster. Daarin staat nu alleen nog de basisvaluta, die u hebt aangemaakt bij het toevoegen van de administratie; • Klik op de knop Vaste geg. om naar Vaste gegevens valuta’s te gaan;

• • •

Klik op de info-knop (zie bladzijde 22) in het bovenste invoerveld Beginbalans; Klik op Toevoegen om een dagboek toe te voegen. Dit dagboek is bestemd voor de koerscorrectieboekingen op de beginbalans; Vul de nodige dagboekgegevens in, bijvoorbeeld ‘Begin’ als code, ‘Beginbalans’ als naam, ‘Beginbalans’ als dagboeksoort (dat is hier


Bladzijde 47



verplicht!) en ‘2990’ als tegenrekening. Omdat deze grootboekrekening nog niet bestaat krijgt u een melding;

•

• • •

•

•

Klik op de knop Toevoegen om de rekening aan te maken. Vul de nodige gegevens in, bijvoorbeeld ‘BegBal’ als code, ‘Tegenrekening beginbalans’ als naam en ‘Balans’ als rekeningsoort. Bij de overige rubrieken kunt u de default-waarde met Enter of Tab bevestigen. Klik op Sluiten om terug te keren naar het mutatievenster Dagboekgegevens; Klik op de knop Sluiten; Klik op de knop Selecteren om het zojuist aangemaakte dagboek in te vullen; Ga naar het volgende invoerveld Overige periodes en maak daar op dezelfde manier nog een dagboek aan. Dit dagboek is bestemd voor de koerscorrectieboekingen in de overige periodes en mag dus níet van de soort Beginbalans zijn. Bijvoorbeeld: ‘ZZZVAL’ als code (dan staat dit dagboek in het zoekvenster altijd onderaan), ‘Herwaardering valuta’ als naam, ‘Algemeen’ als dagboeksoort en ‘2991’ ‘Tegenrekening valutadagboek’ als tegenrekening. Ook deze tegenrekening moet u zelf toevoegen; Als de beide dagboekcodes zijn ingevuld, verlaat u de vaste gegevens met de knop Sluiten. U komt nu weer terug in het zoekvenster met de valuta’s. Vervolgens kunt u beginnen met het invoeren van de vreemde valuta’s: Klik op de knop Toevoegen om een valuta aan te maken. Het mutatievenster verschijnt dan op het scherm;


Bladzijde 48


• • •

• •


Vul nummer, code en omschrijving in van de valuta. Bij het toekennen van de valutacodes kunt u het beste de ISO-codes hanteren (GBP, USD, enz.); Klik op de tab Algemeen; Klik in die tabkaart op de info-knop in het invoerveld van de koersverschillenrekening. U komt dan in het zoekvenster met de grootboekrekeningen. Klik op de knop Toevoegen en vul de rekeninggegevens in. Stel dat u de US Dollar invoert. U maakt dan een grootboekrekening aan met bijvoorbeeld 9101 als rekeningnummer, ‘Koers USD’ als zoekcode, ‘Koersverschillen USD’ als naam en ‘Resultaten’ als soort. Klik op de knop Sluiten. De koersverschillenrekening van de USD is nu ingevuld:

Klik op de tab Koersen & Saldi; In de kolom Eurokoers t.o.v. valuta geeft u per periode aan wat de waarde van de basisvaluta (euro) is in deze valuta (Let op: is uw basisvaluta niet de euro, dan moet u de koers van de nieuwe valuta invullen ten opzichte van de basisvaluta. Leg wel met programma DIVERSEN > INSTELLEN EUROVALUTA vast welke valuta uw eurovaluta is. Daarna kunt u van elke valuta alsnog de eurokoers invullen):


Bladzijde 49


•


Klik op de knop Toevoegen om nog een vreemde valuta toe te voegen, of anders op de knop Sluiten.

3.3.3. BTW-codes Met behulp van de BTW-codes kan de BTW automatisch worden berekend. U kunt het beste aparte BTW-codes aanmaken voor ‘Af te dragen’ en ‘Te verrekenen’ BTW, en natuurlijk per BTW-percentage. • Kies in hoofdmenu STAMGEGEVENS voor programma BTW-CODES. U komt dan in het zoekvenster; • Klik op Toevoegen. U krijgt dan het mutatievenster op het scherm; • Vul de nodige gegevens in. Het rekeningnummer voegt u als volgt toe: • Klik op de info-knop (zie bladzijde 22) in het invoerveld Rekeningnummer. U komt dan in het zoekvenster met de grootboekrekeningen; • Klik op de knop Toevoegen. Het mutatievenster wordt geopend, waarin u een rekening kunt toevoegen; • Klik op de knop Sluiten om het mutatievenster grootboekrekeningen weer te sluiten; • Klik op de knop Selecteren. U komt weer terug in het mutatievenster van de BTW-code die u aan het toevoegen was; • Als u bij Incl./Excl. BTW de juiste waarde invult, kan dat het invoeren van boekingen gemakkelijker en dus sneller maken (zie bladzijde 59). King kan voor u de aangifte omzetbelasting opstellen. U moet dan wel bij Rubriek aangifte aangeven welke rubriek op het formulier bij deze BTWcode hoort.


Bladzijde 50



Voorbeelden vindt u in het helpscherm; Klik op de knop Toevoegen als u nog een BTW-code wilt toevoegen, anders op de knop Sluiten. Voorbeeld-BTW-codes vindt u in de meegeleverde demo-administratie; u kunt die ook kopiëren naar uw huidige administratie, zie bladzijde 56.

•

3.3.4. Betalingscondities • • • •

Kies in hoofdmenu STAMGEGEVENS programma BETALINGSCONDITIES. Het zoekvenster komt op het scherm; Klik op Toevoegen. U krijgt dan het mutatievenster te zien; vul de nodige gegevens in. Informatie over de mogelijkheden vindt u in het helpscherm; Klik op de knop Sluiten.

3.3.5. Leveringscondities • • • •

Kkies in hoofdmenu STAMGEGEVENS programma LEVERINGSCONDITIES. Het zoekvenster komt op het scherm; Klik op Toevoegen. U krijgt dan het mutatievenster te zien; Vul de nodige gegevens in (eventueel met hulp van het helpvenster); Klik op de knop Sluiten.


Bladzijde 51



3.3.6. Afdrukformaten Bijna elke afdruk in King kunt u ook opslaan als bestand in PDF-, HTML-, RTF-, Excel-, JPEG-, BMP- of GIF-formaat en/of versturen via e-mail (meer hierover op bladzijde 177). Met programma DIVERSEN > AFDRUKFORMATEN legt u de afdrukformaten vast die u in King wilt gaan gebruiken:

3.3.7. Debiteurgroepen (King XL of met optie Prijsafspraken) Werkt u met prijsafspraken (zie bladzijde 112), dan kan het handig zijn om debiteurgroepen aan te maken. U kunt dan prijsafspraken vastleggen voor meer debiteuren in één keer. U vindt programma DEBITEURGROEPEN in hoofdmenu STAMGEGEVENS.

3.3.8. Vaste gegevens debiteuren/crediteuren Als u de vaste gegevens van het NAW-bestand goed instelt, kan dat u veel tijd besparen bij het invoeren van uw relaties. • Kies in hoofdmenu DEBITEUREN voor VASTE GEGEVENS DEBITEUREN; • Leg in de tabkaarten de defaults vast die gebruikt moeten worden bij het invoeren van de debiteuren. Gebruik hierbij de helpvensters. Wilt u vanuit King documenten gaan versturen via e-mail naar uw debiteuren en crediteuren, lees dan ook bladzijde 177 en volgende. Let op: in het veld Standaard-kredietlimiet (tabkaart Financiële geg.) vult u de kredietlimiet in die voor de meeste debiteuren geldt. Bij de debiteuren hoeft u dan alleen een kredietlimiet in te voeren als die afwijkt van deze standaard-kredietlimiet; • Klik op de knop Sluiten om de VASTE GEGEVENS DEBITEUREN te verlaten; • Leg nu de vaste gegevens vast van uw crediteuren met programma VASTE GEGEVENS CREDITEUREN in hoofdmenu CREDITEUREN. Nieuwe administratie opzetten

Bladzijde 52



3.3.9. Debiteuren en crediteuren Na het vastleggen van de vaste gegevens kunt u uw debiteuren en crediteuren gaan invoeren. Tip: wilt u uw debiteuren en crediteuren direct zo volledig mogelijk vastleggen, raadpleeg dan hoofdstuk Relatiebeheer (vanaf bladzijde 169). • Kies in hoofdmenu DEBITEUREN voor DEBITEUREN. U komt dan in het zoekvenster; • Klik op de knop Toevoegen. Het mutatievenster wordt geopend; • Vul de nodige gegevens in. Raadpleeg eventueel het helpscherm; • Klik op de knop Toevoegen als u nog een debiteur wilt toevoegen, anders op de knop Sluiten. Het toevoegen van een crediteur verloopt op dezelfde manier, alleen moet u dan voor menupunt CREDITEUREN > CREDITEUREN kiezen.

3.3.10. Kostenplaatsen/Kostendragers (vanaf King SI) Zie bladzijde 81.

3.3.11. Grootboekrekeningen Voor elke debiteur en crediteur wordt er automatisch een grootboekrekening aangemaakt in het rekeningschema. Nu moet u de overige grootboekrekeningen nog invoeren, zoals kostenrekeningen, opbrengstrekeningen, bankrekeningen, enz. Houd bij het invoeren van uw rekeningschema alvast rekening met de paragrafen voor de kosten, opbrengsten en voorraden (bladzijde 104), prijsverschillen, voorraadverschillen en voorraadherwaardering (bladzijde 144). Een voorbeeld-rekeningschema vindt u in de meegeleverde demoadministratie; dat kunt u eventueel kopiëren naar de huidige administratie, zie bladzijde 56. Het vastleggen van het rekeningschema doet u als volgt: • Kies in hoofdmenu STAMGEGEVENS voor programma GROOTBOEKREKENINGEN. U komt dan in het zoekvenster; • Klik op de knop Toevoegen. Het mutatievenster komt op het scherm; • Vul de nodige gegevens in. Informatie over de invoerrubrieken vindt u in het helpscherm;


Bladzijde 53


•


Klik op de knop Toevoegen om de volgende grootboekrekening toe te voegen of anders op de knop Sluiten.

3.3.12. Dagboeken Voordat u kunt boeken moet u ook de nodige dagboeken aanmaken. Als u de instructie op bladzijde 47 hebt gevolgd, hebt u het dagboek voor de beginbalans en het valutadagboek al aangemaakt. Nu moet u de overige dagboeken nog aanmaken, bijvoorbeeld: • Inkoopboek (dagboeksoort Inkopen/crediteuren); • Verkoopboek (dagboeksoort Verkopen/debiteuren); • Kasboek (dagboeksoort Kas); • Bankboek (dagboeksoort Bank); • Giroboek (dagboeksoort Bank); • Memoriaal (dagboeksoort Algemeen) voor de overige boekingen. Dit is slechts een voorbeeld: u zult wellicht meer dagboeken nodig hebben, of juist minder. Houd er rekening mee dat een dagboek waarin geboekt is, niet meer verwijderd kan worden. • Kies in hoofdmenu STAMGEGEVENS voor programma DAGBOEKEN; • Klik op de knop Toevoegen; • Vul de dagboekgegevens in; raadpleeg eventueel het helpscherm;


Bladzijde 54


•

•


De tegenrekening en de betalingsverschillenrekening kunt u zonodig direct aanmaken door, als u in het betreffende invoerveld staat, op de info-knop (zie bladzijde 22) te klikken:

Tip: Bij het afsluiten van de journaalpost wordt een eventueel saldo automatisch op de tegenrekening van het dagboek geboekt. Dus als u bij de bankboeken en het kasboek de banken kasrekening als tegenrekening invult, hoeft u de tegenboeking op de banken kasrekening niet zelf te maken! Klik op Toevoegen om nog een dagboek toe te voegen, of anders op de knop Sluiten.


Bladzijde 55



Voer ten slotte de beginbalans in zoals beschreven op bladzijde 57, en uw administratie is klaar voor gebruik!

3.4 GEGEVENS OVERNEMEN VAN ANDERE ADMINISTRATIE De meeste stamgegevens van een nieuwe administratie kunt u ook overnemen van een andere King-administratie. Zie hiervoor programma OVERNEMEN STAMGEGEVENS in hoofdmenu DIVERSEN.

Alleen de stamgegevens worden overgenomen, dus zonder de bijbehorende saldi en mutaties. Bij valuta’s worden de koersen alleen overgenomen, als de basisvaluta en de boekjaar-indeling van beide administraties precies hetzelfde zijn. Verdere instructies kunt u vinden in het bijbehorende helpvenster.


Bladzijde 56



3.5 INVOEREN BEGINBALANS Tot slot moet de beginbalans in de nieuwe administratie worden ingevoerd. De beginbalans voert u als volgt in: • Kies in hoofdmenu FINANCIEEL voor INVOEREN DEFINITIEVE JOURNAALPOSTEN of voor INVOEREN VOORLOPIGE JOURNAALPOSTEN. Als u de ingevoerde boekingen achteraf nog wilt kunnen wijzigen of verwijderen, moet u kiezen voor voorlopige journaalposten, anders voor definitieve journaalposten. Nadat u uw keuze gemaakt hebt, krijgt u het zoekvenster met de dagboeken op het scherm; • Wijs daarin het beginbalans-dagboek aan (dus een dagboek van de soort Beginbalans) en klik op de knop Selecteren; • Vul de journaalpostgegevens in, bijvoorbeeld: • boekdatum: de eerste datum van het huidige boekjaar, • stuknummer: 1, • omschrijving boekstuk: Beginsaldo 2008; • Vul de journaalregelgegevens in: • volgnummer: default-waarde overnemen, • rekening: de grootboekrekening, • bedrag in valuta: het beginsaldo. Let op: bij debiteuren en crediteuren moet u de openstaande posten per factuur boeken in verband met de aflettering bij betaling: in dat geval moet u dus ook de rubrieken Factuur/referentie, Factuurdatum, Vervaldatum en Betalingskenmerk invullen! • debet/credit: afhankelijk van de grootboekrekening. Meer informatie over de journaalregelgegevens vindt u in het helpscherm; • Klik op de knop Toevoegen rechts op het venster om een nieuwe journaalregel aan te maken. Elke grootboekrekening of openstaande post neemt u op in een aparte journaalregel; • Als de gehele beginbalans is ingevoerd, kunt u de journaalpost afsluiten door te klikken op de knop Sluiten en de vraag ‘Dagboek afsluiten?’ met Ja te beantwoorden. De beginbalans voor de volgende boekjaren wordt automatisch aangemaakt als u met programma DIVERSEN > AFSLUITEN BOEKJAAR het boekjaar afsluit (zie bladzijde 97).


Bladzijde 57



HOOFDSTUK 4 BOEKHOUDEN 4.1 INVOEREN JOURNAALPOSTEN Voordat het invoeren van journaalposten wordt besproken, komen in deze paragraaf enkele mogelijkheden aan de orde waarmee het boeken versneld kan worden. Dat zijn het instellen van de juiste defaults, het instellen van de default-BTW-boeking en het instellen van automatische tegenboekingen.

4.1.1. Instellen van defaults Van de meeste invoerrubrieken die bij het boeken worden gebruikt kunt u zelf de default-waarde vaststellen. Dit kunt u instellen per dagboek: • Kies in hoofdmenu STAMGEGEVENS voor programma DAGBOEKEN. U krijgt dan het zoekvenster met de dagboeken op het scherm; • Wijs het dagboek aan en klik op de knop Wijzigen. U komt dan in het mutatievenster Dagboekgegevens; • Vervolgens kunt u de Instellingen en de Defaults waar nodig aanpassen. Informatie hierover vindt u in het helpscherm.

Boekhouden

Bladzijde 58



4.1.2. Instellen van de BTW-boeking Per BTW-code kunt u instellen of het in te voeren bedrag exclusief BTW is, zodat het programma de BTW erbij moet optellen (dus € 100 + € 19 BTW), of dat dit het bedrag inclusief BTW is, waar het programma de BTW uit kan halen (dus € 119,00, waarvan € 19,00 BTW). Dan hoeft u hierover bij het boeken niet meer na te denken, al is deze instelling tijdens het invoeren van de boekingen uiteraard nog wel te veranderen. • Kies in hoofdmenu STAMGEGEVENS voor programma BTW-CODES; • Wijs in het zoekvenster de BTW-code aan en klik op Wijzigen; • Geef in de rubriek Incl./Excl. BTW aan of het BTW-basisbedrag bij deze BTW-code inclusief of exclusief BTW is. Meer informatie vindt u in het helpscherm.

4.1.3. Instellen van een automatische tegenboeking Automatisch tegenboeken houdt in dat als u op een bepaalde grootboekrekening boekt, King automatisch een tegenboeking maakt op een andere grootboekrekening. U kunt King bijvoorbeeld zo instellen, dat als u de factuur van het schoonmaakbedrijf boekt, King automatisch de tegenboeking maakt op de rekening Schoonmaakkosten. Uitgaande van dit voorbeeld stelt u één en ander als volgt in: • Kies in hoofdmenu STAMGEGEVENS voor programma GROOTBOEKREKENINGEN. U komt dan in het zoekvenster met de rekeningen; • Ga naar de crediteurrekening van het schoonmaakbedrijf en klik op de knop Wijzigen. U krijgt nu het mutatievenster met de gegevens van die rekening op het scherm; • Vul in invoerrubriek Tegenrekening op de tabkaart Instellingen het nummer van de grootboekrekening Schoonmaakkosten in:

•

Verlaat het mutatievenster door op de knop Sluiten te klikken;

Boekhouden

Bladzijde 59


• •

•

•

•

•


Verlaat ook het zoekvenster door op de knop Sluiten te klikken; Kies in hoofdmenu STAMGEGEVENS voor programma DAGBOEKEN. Per dagboek moet u namelijk instellen in hoeverre King automatisch op de tegenrekening moet boeken. U komt nu in het zoekvenster met de dagboeken; Ga naar het dagboek waarin u de facturen van het schoonmaakbedrijf boekt (dit zal het inkoopboek zijn) en klik op de knop Wijzigen. U krijgt nu het mutatievenster met de gegevens van dat dagboek op het scherm; Kies op de tabkaart Instellingen bij invoerrubriek Boeken op defaulttegenrek. van grootboekrek. de juiste waarde, bijvoorbeeld Boeking maken, wacht op uw bevestiging. Raadpleeg de help voor meer informatie; Zet in de volgende invoerrubriek, Boeken op default-tegenrekening bij rekeningsoort, een vinkje bij rekeningsoort Crediteur (het schoonmaakbedrijf is immers een crediteur) door op het selectievakje te klikken. Andere rekeningsoorten kunt u eventueel ook selecteren:

Verlaat het venster door op de knop Sluiten te klikken. Als u nu boekt op de crediteurrekening van het schoonmaakbedrijf, maakt King automatisch een tegenboeking op de rekening Schoonmaakkosten.

Boekhouden

Bladzijde 60



4.1.4. Invoeren journaalposten Kies in hoofdmenu FINANCIEEL voor INVOEREN DEFINITIEVE JOURNAALPOSTEN of voor INVOEREN VOORLOPIGE JOURNAALPOSTEN. Als u de ingevoerde boekingen achteraf nog wilt kunnen wijzigen of verwijderen, moet u kiezen voor voorlopige journaalposten, anders voor definitieve. Zowel de definitieve als de voorlopige journaalposten worden opgenomen in de financiële administratie. Nadat u uw keuze gemaakt hebt, krijgt u het zoekvenster met de dagboeken op het scherm. Wijs daarin het dagboek aan waarin de journaalposten gemaakt moeten worden en klik op de knop Selecteren. Journaalpostgegevens Vervolgens legt u de gegevens van de journaalpost vast: de boekdatum, het boekstuknummer en de omschrijving van de journaalpost:

De default-waarde van deze velden kunt u instellen in programma Dagboeken (zie bladzijde 54). U kunt hierbij gebruik maken van extra menupunten in het menu onder de rechtermuisknop. Dit menu is ook op te vragen met de toetscombinatie Shift+F10. Journaalregelgegevens Elke journaalpost bestaat uit twee of meer journaalregels. U voert hier o.a. de grootboekrekening in waarop geboekt moet worden en het te boeken bedrag (in elke willekeurige valuta). Enkele voorbeelden vindt u op bladzijde 63 en volgende. Bij het invoeren van journaalregels kunt u gebruik maken van extra menupunten in het menu onder de rechtermuisknop. Boeken van BTW, betalingsverschillen en koersverschillen Bij de journaalregel voert u ook de bijbehorende boeking op de hulprekening in, dus de boeking van de BTW, een koersverschil of een betalingsverschil. Belangrijk: alleen als u de BTW op de hulprekening boekt, kan King de BTW-aangifte correct voor u uitrekenen! Bovendien krijgt u zo een overzichtelijker journaal, doordat het bedrag van de hulprekening op de dezelfde regel wordt afgedrukt als de boeking op de ‘hoofdrekening’. Enkele voorbeelden vindt u op bladzijde 63 en volgende. Boekhouden

Bladzijde 61



Naar een nieuwe journaalregel Om binnen de huidige journaalpost een nieuwe journaalregel in te voeren klikt u op de knop Akkoord, op Toevoegen of op Tussenvoegen midden op het venster:

Naar een nieuwe journaalpost Om een nieuwe journaalpost in te voeren klikt u op de knop Nieuw boekstuk op het middelste gedeelte van het venster, of op Toevoegen / Tussenvoegen bovenaan op het venster:

De journaalpost waar u mee bezig was, wordt dan automatisch afgesloten; is de journaalpost niet in evenwicht, dan wordt - als dat bij het dagboek zo is ingesteld (zie bladzijde 58) - het saldo geboekt op de tegenrekening van het dagboek. Naar een ander dagboek Kies in het venstermenu MUTEREN voor ANDER DAGBOEK.... King sluit dan de journaalpost en de boekingsgang waar u op dat moment mee bezig bent af en maakt automatisch een nieuwe boekingsgang aan (het nummer van de boekingsgang wordt weergegeven in de titelbalk van het venster). Overstappen op een ander dagboek is niet mogelijk als u een voorlopige boekingsgang achteraf wijzigt. Stoppen met invoeren boekingen Om de invoer te beëindigen klikt u op de knop Sluiten onderaan op het venster. De vraag ‘Dagboek afsluiten?’ beantwoordt u met Ja. De journaalpost en de boekingsgang waar u mee bezig was, worden dan automatisch ook afgesloten.

Boekhouden

Bladzijde 62



4.1.5. Voorbeeldboekingen Speciaal voor minder geroutineerde boekhouders volgen hier enkele vaak voorkomende boekingen en de manier waarop die het beste in King kunnen worden ingevoerd: 1. Inkoopfactuur Een factuur van de KPN van de telefoonkosten over april 2008. Het totale factuurbedrag is € 497,72 inclusief BTW. Deze factuur boekt u als volgt: • Als dagboek kiest u het Inkoopboek; • Boekdatum is de factuurdatum, het stuknummer wordt door King ingevuld, de omschrijving is bijv. ‘Telefoonkosten april’; • Bij de eerste journaalregel kiest u bij Rekeningnummer de grootboekrekening van de leverancier (dus de KPN), bij Fact/Ref.nr. vult u het factuurnummer in, bij Factuurdatum de factuurdatum en bij Bedrag het totale factuurbedrag (dus inclusief BTW). King berekent de vervaldatum van de factuur op basis van de betalingsconditie van de leverancier; • King selecteert zelf de BTW-code die bij de leverancier hoort. Is bij de leverancier geen BTW-code ingevuld, dan kiest u bij Hulprekening voor BTW-rekening en selecteert u zelf de juiste BTW-code; • In het invoerveld Bedrag klikt u met de rechtermuisknop om het muismenu op te vragen. In het muismenu kiest u voor BEDRAG ERUIT HALEN (of F6) Het factuurbedrag is namelijk inclusief BTW. Bij een factuurbedrag exclusief BTW had u voor BTW ERBIJ TELLEN (of F7) moeten kiezen;

• •

Klik op de knop Akkoord op het middelste gedeelte van het venster om deze journaalregel op te slaan en een nieuwe regel toe te voegen; Bij de nieuwe journaalregel kiest u bij Rekeningnummer de grootboekrekening Telefoonkosten (bij een inkoopfactuur voor goederen selecteert u de betreffende voorraadrekening);

Boekhouden

Bladzijde 63


•


Bij Bedrag vult u het factuurbedrag in exclusief BTW. Het BTW-bedrag hoort namelijk niet bij uw telefoonkosten.

De journaalpost is nu in evenwicht, want het debet- en het creditbedrag van deze journaalpost zijn gelijk: Rekening Telefoonkosten BTW Aan crediteur •

Debet € 418,25 € 79,47

Credit

€ 497,72

U kunt nu een volgende journaalpost invoeren door op de knop Nieuw boekstuk te klikken, of het dagboek afsluiten met de knop Sluiten.

2. Verkoopfactuur Uw computerhandel levert aan uw klant Jansen & De Groot drie computers. De verkoopprijs is € 2.750 per stuk (excl. BTW). Inclusief BTW is het factuurbedrag dus € 9.817,50. Als u met King factureert, maakt King zelf de bijbehorende journaalposten. Maar gesteld dat u de verkoopfactuur handmatig zou moeten boeken, dan doet u dat als volgt: • Als dagboek kiest u het Verkoopboek; • De boekdatum is de factuurdatum, het stuknummer wordt door King ingevuld, de omschrijving is bijv. ‘Levering aan Jansen & De Groot’; • Bij de eerste journaalregel kiest u bij Rekeningnummer de grootboekrekening van de klant (dus van Jansen & De Groot), bij Fact/Ref.nr. vult u het factuurnummer in, bij Factuurdatum de factuurdatum en bij Bedrag het factuurbedrag. King berekent de vervaldatum van de factuur op basis van de betalingsconditie van de klant; • Bij Hulprekening kiest u voor BTW-rekening en selecteert u de BTWcode die bij de klant hoort; Boekhouden

Bladzijde 64



•

In het invoerveld Bedrag klikt u met de rechtermuisknop om het muismenu op te vragen. In het muismenu kiest u voor BEDRAG ERUIT HALEN. Het factuurbedrag is namelijk inclusief BTW. Bij een factuurbedrag exclusief BTW had u voor BTW ERBIJ TELLEN moeten kiezen;

•

Klik op de knop Akkoord op het middelste gedeelte van het venster om deze journaalregel op te slaan en een nieuwe regel toe te voegen; Bij de nieuwe journaalregel kiest u bij Rekeningnummer de juiste opbrengstenrekening, in dit voorbeeld ‘Opbrengst computers’; Bij Bedrag vult u het factuurbedrag in exclusief BTW. Het BTW-bedrag hoort namelijk niet bij uw opbrengst. De journaalpost is nu in evenwicht, want het debet- en het creditbedrag van deze journaalpost zijn gelijk:

• •

Rekening Debiteur Aan BTW Aan opbrengst computers

• •

•

Debet € 9.817,50

Credit € 1.567,50 € 8.250,00

Let op: als u de financiële waarde van uw handelsvoorraad computers wilt bijhouden, is de journaalpost nog niet klaar! De waarde van de voorraad computers neemt namelijk af met drie computers. De kostprijs van deze computers is € 2.250 per stuk. U klikt dus op de knop Toevoegen op het middelste deel van het venster; Bij de derde journaalregel selecteert u de juiste kostenrekening, in dit geval ‘Kostprijs computers’. U boekt debet op deze rekening. Bij Bedrag vult u 3 x € 2.250 = € 6.750 in. Klik weer op de knop Akkoord om deze regel tegen te boeken; Bij de vierde regel selecteert u de juiste voorraadrekening, in dit geval dus ‘Voorraad computers’. Uw voorraad neemt af, dus u boekt credit

Boekhouden

Bladzijde 65



hierop. Ook hier vult u bij Bedrag € 6.750 in. De journaalpost is nu (weer) in evenwicht en u kunt de volgende journaalpost invoeren door op de knop Nieuw boekstuk te klikken, of het dagboek afsluiten met de knop Sluiten:

Het verschil tussen uw opbrengst (€ 8.250) en uw kostprijs (€ 6.750) is uw brutowinst. Rekening Kostprijs computers Aan Voorraad computers

Debet € 6.750,00

Credit € 6.750,00

3. Kasmutatie Tip: alle uitgegeven bedragen boekt u debet, en alle binnengekomen bedragen boekt u credit op de betreffende rekening. Op de kasrekening worden de uitgaven dan credit geboekt en de inkomsten debet. Op 7 mei zijn postzegels gekocht ter waarde van € 44. Op 8 mei is € 500 gestort bij de bank. Deze twee kasmutaties boekt u als volgt: Boekhouden

Bladzijde 66


• •

• • •

Als dagboek kiest u het Kasboek; Als boekdatum kunt u de datum van de kasmutatie gebruiken. U krijgt dan per mutatiedatum een journaalpost. Het is natuurlijk ook mogelijk om alle kasmutaties van bijvoorbeeld een week in één journaalpost onder te brengen; Het stuknummer wordt door King ingevuld, de omschrijving is bijv. ‘Kasmutatie mei 07'; Bij Rekening selecteert u de kostenrekening voor de postzegels, bijvoorbeeld Portokosten; U boekt hierop debet (want u hebt het bedrag uitgegeven). Bij Bedrag vult u de € 44 in. Tip: als u de kasrekening gebruikt als tegenrekening van het dagboek Kas, dan kunt u de journaalpost nu afsluiten door op de knop Nieuw boekstuk te klikken! Want King boekt het journaalpostsaldo altijd op de tegenrekening van het dagboek. De tegenboeking op de kasrekening kunt u dus door King laten maken: Rekening Portokosten Aan Kasrekening

•

•


Debet € 44,00

Credit € 44,00

Is de kasrekening niet de tegenrekening van het Kasboek, dan zult u de tweede journaalregel handmatig moeten boeken door op de knop Akkoord te klikken, bij Rekening de kasrekening te selecteren en bij Bedrag € 44 in te vullen. Een uitgave boekt u credit op de kasrekening; Op dezelfde manier boekt u ook de storting van € 500. U maakt daarvoor een nieuwe journaalpost aan met als boekdatum 8 mei 2008. Het gaat om een uitgave, dus u boekt debet op de grootboekrekening (in dit geval de kruispostenrekening): Rekening Kruisposten Aan Kasrekening

Debet € 500,00

Credit € 500,00

4. Bankafschrift U ontvangt een rekeningafschrift van de bank. Uw klant Jansen & De Groot heeft de factuur betaald. Deze betaling boekt u als volgt: • Als dagboek kiest u het Bankboek;

Boekhouden

Bladzijde 67


• • •

• •

•


De boekdatum is de afschriftdatum. Als stuknummer kunt u het afschriftnummer gebruiken; Bij Rekening selecteert u de rekening van de klant, in dit geval van Jansen & De Groot; Bij Fact./Ref.nr. opent u het venster met de openstaande posten van Jansen & De Groot geopend door in dat veld op de info-knop (zie bladzijde 22) te klikken. Bij de betaalde post(en) klikt u op het vakje in de kolom Boeken. Let op: heeft uw klant niet de volledige openstaande post betaald maar een deelbetaling gedaan, dan moet u in de kolom Te boeken het betaalde bedrag invullen:

Op de vraag ‘Verschil als betalingsverschil afboeken?’ antwoordt u Nee. De post blijft dan voor het resterende bedrag open staan; Vervolgens klikt u op de knop Boeken onderaan op het openstaandepostenvenster. King maakt dan de journaalregel voor u af. Tip: als u de bankrekening gebruikt als tegenrekening van het dagboek Bank, dan kunt u de journaalpost nu afsluiten! Want King boekt het journaalpostsaldo altijd op de tegenrekening van het dagboek. De tegenboeking op de bankrekening kunt u dus door King laten maken; Is de bankrekening niet de tegenrekening van het Bankboek, dan zult u de tweede journaalregel handmatig moeten boeken door op de knop

Boekhouden

Bladzijde 68



Akkoord te klikken, bij Rekening de bankrekening te selecteren en bij Bedrag het bijgeboekte bedrag in te vullen. De boekzijde is debet, want het bedrag is op uw bankrekening bijgeschreven: Rekening Bankrekening Aan Jansen & De Groot

Debet € 5.750,00

Credit € 5.750,00

5. Creditnota Een creditnota boekt u precies hetzelfde als een gewone inkoopfactuur of verkoopfactuur. Zie voorbeeld 1 en 2. Alleen boekt u negatieve bedragen in plaats van positieve. Let op: boek dus in plaats van debet geen credit, maar debet min! U kunt dus het beste de creditnota invoeren alsof het een gewone factuur betrof, alleen klikt u na het invoeren van de journaalregel op de knop Wissel +/- om de bedragen van teken te laten wisselen:

4.1.6. Corrigeren van journaalposten De manier waarop u een journaalpost kunt corrigeren, is afhankelijk van de ‘status’ van de boekingsgang waar die journaalpost in staat: 1 de boekingsgang is nog niet afgesloten Met andere woorden: u bent nog bezig met het invoeren van boekingen en u wilt een journaalpost aanpassen die u zojuist gemaakt hebt: Selecteer in de tabel bovenaan de juiste journaalpost; U kunt nu de journaalpost aanpassen. Als de gezochte boeking niet in de huidige boekingsgang voorkomt, moet u één van de twee volgende methodes gebruiken:

Boekhouden

Bladzijde 69



2 de boekingsgang is afgesloten maar de boekingsgang is nog niet ‘verwerkt’ (definitief): • Kies in hoofdmenu FINANCIEEL voor programma VOORLOPIGE BOEKINGSGANGEN; • Ga naar de juiste boekingsgang en klik op de knop Wijzigen; • Selecteer in de tabel bovenaan de juiste journaalpost; • U kunt nu de journaalpost aanpassen. Klik na elke journaalregel op Akkoord om de regel op te slaan; 3 de boekingsgang is afgesloten en de boekingsgang is definitief U kunt de journaalpostgegevens dan niet meer wijzigen en u moet met programma INVOEREN VOORLOPIGE/DEFINITIEVE JOURNAALPOSTEN de journaalpost eerst tegenboeken en vervolgens de juiste journaalpost invoeren. Dit programma kunt u vinden in hoofdmenu FINANCIEEL.

4.2 KOERSWIJZIGING VALUTA’S In King kunt u boeken in elke willekeurige valuta, als die valuta tenminste is vastgelegd via programma STAMGEGEVENS > VALUTA’S (zie bladzijde 47). Boekt u een bedrag in een vreemde valuta, dan berekent King de tegenwaarde op basis van de koers die in programma VALUTA’S is ingevoerd. Die tegenwaarde kunt u eventueel wijzigen; het verschil boekt King automatisch af als koersverschil. Per periode kunt u een aparte koers bijhouden. Wijzigt u met programma VALUTA’S een koers terwijl er een saldo is in die valuta, dan voert King een herwaardering uit om de tegenwaarde van dat saldo opnieuw te berekenen. Meer informatie over de koerscorrectieboekingen die dan worden gemaakt, vindt u in de help van King door in de Index te zoeken op Koers, Koerscorrectieboekingen.

4.3 VARIABELE BALANS In de ‘normale’ balans worden de grootboekrekeningen afgedrukt in volgorde van het rekeningnummer. Als u de balans in een andere volgorde wilt afdrukken, moet u variabele-balanscodes gebruiken. Per variabeleBoekhouden

Bladzijde 70



balanscode kunt u een andere afdrukvolgorde instellen. Per balanscode kunt u de rubrieken, paragrafen en subparagrafen indelen en de bijbehorende grootboekrekeningen daaraan koppelen. Het instellen van een balanscode gaat als volgt: • Ga in hoofdmenu STAMGEGEVENS via BALANSCODES naar VARIABELE BALANSEN; • Klik op de knop Toevoegen; • Venster Balanscodegegevens wordt geopend. U vult het nummer en de omschrijving van de nieuwe balanscode in. Het venster ziet er nu zo uit:

•

•

Klik op de knop Toevoegen rub om een rubriek toe te voegen. U kunt vervolgens het nummer en de omschrijving van deze rubriek invullen en afsluiten met de knop Opslaan; Op dezelfde manier kunt u met de knop Toevoegen par een paragraaf aan de rubriek koppelen en met Toevoegen sub een subparagraaf aan een paragraaf koppelen, dus bijvoorbeeld zo:

Boekhouden

Bladzijde 71



•

Selecteer het vakje Verdichten om de onderliggende grootboekrekeningen gesaldeerd op de balans af te drukken. Laat u het vakje leeg, dan worden de onderliggende grootboekrekeningen stuk voor stuk ook afgedrukt. Tip: dus als u niet alle debiteuren en crediteuren apart op de balans wilt afdrukken, selecteert u het vakje Verdichten bij de debiteurenen crediteurenparagraaf:

•

Die grootboekrekeningen moeten nu nog worden toegekend en wel als volgt. In het rechterdeel van het venster staan de grootboekrekeningen die nog niet in deze balanscode zijn ondergebracht. U kunt ze koppelen aan de juiste rubriek, paragraaf of subparagraaf door ze met de muis te verslepen (gebruik altijd het diepste niveau, in ons voorbeeld is dat de subparagraaf):

Boekhouden

Bladzijde 72



met als resultaat:

U kunt ook meer grootboekrekeningen tegelijk verslepen, door er met de muis op te klikken terwijl u de Shift-toets ingedrukt houdt. Op deze manier kunt u alle grootboekrekeningen onderbrengen in de balans-structuur. Aan een rubriek, paragraaf en subparagraaf kan ook een budget worden toegekend, zie hiervoor bij Budgettering op bladzijde 95.

4.4 FINANCIËLE OVERZICHTEN 4.4.1. Journaal In het journaal staan alle journaalregels. De definitieve journaalregels zijn in het journaal opgenomen in volgorde van regelnummer. Deze regelnummering is op volgorde van verwerking van de boekingsgangen. De programma’s INFO JOURNAAL VERKORT/UITGEBREID kunt u vinden in hoofdmenu FINANCIEEL onder INFO MUTATIES.

4.4.2. Dagboek De ingevoerde boekingen kunt u per dagboek en per stuknummer inzien met programma INFO DAGBOEKMUTATIES. Dit programma kunt u vinden in hoofdmenu FINANCIEEL onder INFO MUTATIES. Eerst moet u het dagboek selecteren. Als u de boekingen niet per stuknummer wilt zien, moet u in menupunt WEERGEVEN kiezen voor ALLE JOURNAALREGELS.

4.4.3. Grootboek Met programma INFO GROOTBOEKMUTATIES krijgt u de boekingen per grootboekrekening te zien. Met de knop Vorig boekjaar krijgt u de mutaties van het vorige boekjaar op het scherm. Wilt u de grootboekmutaties per kostenplaats of per kostendrager inzien, dan moet u kiezen voor programma INFO MUTATIES PER KOSTENPLAATS of INFO MUTATIES PER KOSTENDRAGER. Elk van

Boekhouden

Bladzijde 73



deze drie programma’s is te vinden in hoofdmenu FINANCIEEL onder INFO MUTATIES.

Saldo-analyse Een speciale afdruk van de grootboekmutaties is de ‘Saldo-analyse’. Op dit overzicht staan per grootboekrekening de mutaties in volgorde van referentienummer. Hierbij kunnen grootboekmutaties van referentienummers die op nul uitkomen worden weggelaten, zodat u alleen de mutaties ziet die nog moeten worden tegengeboekt. Het analyseren van de saldi op een tussenrekening (bijv. kruisposten) wordt hiermee een stuk eenvoudiger. Voorwaarde is natuurlijk wel, dat bij het boeken op deze grootboekrekening een referentie is ingevoerd. Mutaties zonder referentie worden op dit overzicht namelijk niet afgedrukt! Het is daarom aan te bevelen om bij de betreffende (kruisposten)rekeningen het vakje Referentienummer invoeren te selecteren (zie programma GROOTBOEKREKENINGEN, tabkaart Instellingen), zodat u bij het boeken op deze grootboekrekeningen altijd langs het veld Referentienummer komt. Met het vakje Referentienummers boeken in beginbalans zorgt u ervoor dat de beginbalansboeking op deze rekening per referentienummer wordt gemaakt, zodat de saldo-informatie in het nieuwe boekjaar beschikbaar blijft (zie bladzijde 98). U vindt programma SALDO-ANALYSE door in hoofdmenu FINANCIEEL voor AFDRUKKEN MUTATIES te kiezen, vervolgens voor AFDRUKKEN SALDO-ANALYSE. De mutaties zonder referentie kunt u afdrukken met programma AFDRUKKEN GROOTBOEKMUTATIES PER REKENING.

4.4.4. Balans Met programma FINANCIEEL > INFO MUTATIES > INFO BALANS kan de balans op scherm worden opgevraagd, naar keuze uitgesplitst naar rubrieken, paragrafen, subparagrafen of grootboekrekeningen. De cijfers kunnen worden vergeleken met een ander boekjaar. U kunt de rubrieken, paragrafen en subparagrafen openen dichtklappen door op het bijbehorende blokje ( of ) te klikken:

Boekhouden

Bladzijde 74



Staat de cursorbalk op een grootboekrekening, dan kunt u met de knop Mutaties de onderliggende grootboekmutaties opvragen. Via het AFDRUKKEN-menu kan deze balans ook worden afgedrukt. De balans wordt dan afgedrukt zoals het op het scherm is weergegeven, dus met dezelfde instellingen. Tip: U kunt ook één of meer regels selecteren en die via ‘drag and drop’ of Ctrl+C en Ctrl+V kopiëren naar bijvoorbeeld MS Word of MS Excel. De kolomtitels worden automatisch meegenomen. Het afdrukken van de balans kan in King ook met de programma’s onder AFDRUKKEN BALANSEN in hoofdmenu FINANCIEEL: • NORMALE BALANS, een proefbalans, saldibalans of kolommenbalans in volgorde van grootboekrekeningnummer; • NORMALE BALANS MET VERGELIJKEND BOEKJAAR, de normale balans inclusief de cijfers van een ander boekjaar; • VARIABELE BALANS, hetzelfde als de ‘normale’ balans, heeft alleen een andere volgorde en indeling (zie bladzijde 70);

Boekhouden

Bladzijde 75


• • •


BALANS IN SCONTRO-/STAFFELVORM. Bij een balans in scontrovorm staan de gegevens naast elkaar, bij een balans in staffelvorm onder elkaar; BALANS IN SCONTRO-/STAFFELVORM MET VERGELIJKEND BOEKJAAR. De balans in staffelvorm inclusief de cijfers van een ander boekjaar; NORMALE BALANS PER KOSTENPLAATS/KOSTENDRAGER . De kostenplaatsen en kostendragers kunnen eventueel worden uitgesplitst naar grootboekrekening.

4.4.5. Exploitatie-overzicht Het exploitatie-overzicht geeft een overzicht van de kosten en opbrengsten. Het exploitatie-overzicht kunt u indelen zoals u dat zelf wilt. Op dezelfde manier als in programma VARIABELE BALANSEN (zie bladzijde 70) legt u met programma INDELEN EXPLOITATIE-OVERZICHT een structuur vast en koppelt u daaraan de resultatenrekeningen. De bedragen van het exploitatie-overzicht kunt u vervolgens op het scherm opvragen met programma INFO EXPLOITATIE-OVERZICHT. De betreffende programma’s zijn te vinden in hoofdmenu FINANCIEEL onder EXPLOITATIE-OVERZICHT. Evenals bij programma INFO BALANS kunt u de regels van het exploitatie-overzicht via ‘drag and drop’ verslepen naar bijvoorbeeld MS Word of MS Excel.

4.5 AANGIFTE OMZETBELASTING 4.5.1. Elektronische aangifte Elke ondernemer moet elektronisch Aangifte Omzetbelasting doen bij de Belastingdienst. King-gebruikers kunnen op drie verschillende manieren aangifte doen: 1. U maakt de aangifte in King maar voert de bedragen handmatig in op de website van de Belastingdienst. Elke ondernemer krijgt van de Belastingdienst een gebruikersnaam en wachtwoord, waarmee hij of zij tot deze website toegang krijgt; 2. U maakt en verstuurt de aangifte met King. U hebt dan een mailbox (gebruikersnaam) met bijbehorend wachtwoord nodig, die u tijdig moet aanvragen bij de Belastingdienst. De verzending kan op twee manieren: a. via internet; b. via modem, u hebt dan ook een inbelnummer met bijbehorend wachtwoord nodig, die u tijdig moet aanvragen bij de Belastingdienst. Boekhouden

Bladzijde 76



De elektronische handtekening kunt u op twee manieren plaatsen: met uw PIN-code of met behulp van een certificaat; 3. U besteedt de aangifte uit aan uw accountant of boekhouder (‘intermediair’). De intermediair heeft een certificaat nodig om de aangifte elektronisch te ondertekenen.

4.5.2. Aandachtspunten Maakt u de aangifte met King, houdt u dan rekening met het volgende: • King kan de BTW alleen dan goed berekenen, als u de BTW altijd boekt via de hulprekening (dus niet direct op de BTW-rekening boekt). Zie bladzijde 63 voor een voorbeeld; • Voor een correcte berekening van de omzetbelasting moet u in programma BTW-codes aangeven welke BTW-code bij welke rubriek op het aangifteformulier hoort (zie bladzijde 50).

4.5.3. Stappenplan Doet u aangifte OB direct vanuit King, volgt u dan onderstaande procedure: 1 PIN-code of certificaat? Bepaal of u de aangifte wilt ondertekenen met uw PIN-code of met een certificaat. Bent u intermediair, dan kunt u het beste met een certificaat werken. Aan het gebruik van een certificaat zijn kosten verbonden (zie www.diginotar.nl voor meer informatie). 2 Aanmelden PIN-code of aanvragen certificaat Kiest u voor ondertekening met uw PIN-code, dan dient u deze PIN-code aan te melden bij de Belastingdienst. Dat kan met het formulier Opgaaf elektronische handtekening. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de Belastingdienst. Kiest u voor ondertekening met een certificaat, vraagt u het certificaat dan tijdig aan bij DigiNotar; dit kan met Kingprogramma FINANCIEEL > AANGIFTEN > CERTIFICATEN. Raadpleeg de KingHelp voor meer informatie over het aanvragen van een certificaat. 3 Aanvragen mailbox/account Hebt u uw PIN-code aangemeld of uw certificaat ontvangen, dan kunt u via King een mailbox/account bij de Belastingdienst aanvragen. Dat doet u via King-programma FINANCIEEL > AANGIFTEN > VASTE GEGEVENS ELEKTRONISCHE AANGIFTEN, tabkaart Administratie, knop Aanvragen mailbox/account. U kunt dan de gegevens invullen en afsluiten met de knop Afdrukken. Als het

Boekhouden

Bladzijde 77



afgedrukte formulier in orde is, kunt u het ondertekenen en verzenden naar het op het formulier vermelde adres. 4 Invullen Vaste gegevens elektronische aangiften Hebt u uw mailbox/account van de Belastingdienst ontvangen, dan kunt u de VASTE GEGEVENS ELEKTRONISCHE AANGIFTEN volledig invullen. Maak hierbij gebruik van de King-Help. 5 Opstellen en verzenden van de aangifte Nu kunt u de aangifte OB opstellen met programma FINANCIEEL > AANGIFTEN > AANGIFTE OMZETBELASTING. Klik op de knop Toevoegen. Vul het aangiftejaar, het aangiftetijdvak en het BTW-nummer in.

Op de tabkaart Aangiftebedragen kunt u de eigenlijke aangifte opstellen. Links op het venster staan de rubrieken van het aangifteformulier:

Het opstellen van uw aangifte bestaat uit de volgende drie stappen: Stap 1: berekenen van de omzet Eerst laat u King de omzetbedragen berekenen op basis van de cijfers in de King-administratie. De volgende instellingen zijn hierbij van belang:

Boekhouden

Bladzijde 78


•

•


Weergeven, hier geeft u aan op basis van welke boekingsgangen King de omzet moet berekenen: alleen definitieve, alleen voorlopige, of definitieve én voorlopige boekingsgangen. Voor een juiste berekening van de correcties is het belangrijk dat u bij elke aangifte dezelfde basis gebruikt; Inclusief correcties over vorige tijdvakken, selecteer dit vakje om correcties uit vorige tijdvakken in de aangifte te verwerken. King vergelijkt de bedragen in de vorige aangiften met de bedragen in de King-administratie. Let op: • Er wordt alleen gekeken naar vorige tijdvakken in het huidige boekjaar; • Als u dit vakje selecteert, zorgt u er dan voor dat er van álle vorige tijdvakken in het huidige boekjaar een aangifte is. Hebt u van één of meer vorige tijdvakken de aangifte niet via King gemaakt en verzonden, dan maakt u de aangifte(n) voor die tijdvakken alsnog aan (zonder die naar de Belastingdienst te verzenden), zodat King de eventuele correcties kan berekenen; • Correcties kunnen ook ontstaan doordat in de aangifte alle bedragen naar beneden op hele euro’s worden afgerond (in dat geval gaat het om kleine verschillen); • King berekent de omzetbelasting op basis van definitieve en/of voorlopige boekingsgangen, afhankelijk van wat u bij Weergeven hebt gekozen. Maar de bedragen in de vorige aangifte(n) kunnen een andere basis hebben! Stel dat u de vorige aangifte(n) hebt aangemaakt op basis van definitieve boekingsgangen, en nu bij Weergeven kiest voor Voorlopige gegevens. Dan vergelijkt u eigenlijk ‘appels met peren’ en zijn de correcties niet goed te berekenen. De berekende bedragen worden weergegeven in de kolom Volgens administratie; links de omzet en rechts de daarover verschuldigde omzetbelasting.

Tip: wilt u controleren hoe de OB-bedragen worden berekend? Druk dan layout Totalen per dagboek met rubrieken OB van programma FINANCIEEL > AANGIFTEN > OMZETOVERZICHT NAAR BTW-REKENING af. Op deze afdruk wordt per BTW-rekening ook de bijbehorende rubriek, BTW-bedrag en BTWpercentage van de BTW-aangifte afgedrukt.

Boekhouden

Bladzijde 79



Stap 2: aanpassen van de berekende bedragen In de kolom Aangifte kunt u vervolgens de uiteindelijke aangifte opstellen. U kunt zelf overal de juiste bedragen invoeren, maar met de knop Overnemen naar aangifte worden de berekende bedragen uit de kolom Volgens administratie overgenomen naar de kolom Aangifte:

De overgenomen gegevens kunt u vervolgens zelf nog wijzigen; raadpleeg hierbij de Toelichting van de Belastingdienst. Helemaal rechts ziet u een kolom Perc. Daarin wordt ter controle het percentage aangegeven van de door u ingevulde omzetbelasting, vergeleken met de door u ingevulde omzet. Door afrondingsverschillen kunnen hier kleine afwijkingen ontstaan, bijvoorbeeld 18,99% in plaats van 19%. Dat is geen probleem. Grote afwijkingen zijn een signaal dat de cijfers niet kloppen! Stap 3: ondertekenen en verzenden naar de Belastingdienst Als de cijfers in de kolom Aangifte correct zijn, dan kunt u de aangifte naar de Belastingdienst versturen, door op de knop Verzenden te klikken. Hebt u in de VASTE GEGEVENS gekozen voor ondertekening via de PIN-code maar is die PIN-code daar niet ingevuld, dan moet u uw PIN-code invullen. Gebruikt u een certificaat om uw aangifte te ondertekenen en hebt u het wachtwoord niet in King opgeslagen, dan moet u uw ‘wachtwoord digitale handtekening’ invullen. Vervolgens wordt de aangifte naar de Belastingdienst verzonden. Op de tabkaart Statusoverzicht kunt u zien of de verzending gelukt is. Controleer altijd met de knop Ontvangstbevestiging achteraf of de aangifte bij de Belastingdienst is aangekomen! Tip: hebt u problemen met de digitale aangifte, raadpleeg dan de website van Quadrant, www.king.eu > Support > Helpdesk > Aangifte OB/ICL. Het is natuurlijk ook mogelijk om de aangifte af te drukken (met de knop Afdrukken) en vervolgens handmatig in te voeren in de website van de Belastingdienst.

Boekhouden

Bladzijde 80



Tip: Met de optie ‘ICL-aangifte / omzet per debiteur per BTW-rekening’ kunt u ook uw ICL-aangifte met King opstellen en digitaal verzenden. Aangifte doen bij het CBS vanuit King kan met de optie ‘Koppeling met CBS-IRIS’.

4.6 AUDIT-FILE Met programma DIVERSEN > EXPORTEREN > EXPORTEREN FINANCIËLE GEGEVENS > EXPORTEREN AUDIT-FILE NAAR XML kunt u een Audit-file aanmaken overeenkomstig de ‘SRA Audit-file XML Standaard’. De SRA (Samenwerkende Registeraccountants en Accountants-administratieconsulenten) heeft deze standaard ontwikkeld in samenwerking met de Belastingdienst en enkele software-leveranciers, waaronder Quadrant. De Audit-file bestaat uit een header (met o.a. uw bedrijfsgegevens), het rekeningschema, uw debiteuren en crediteuren en het journaal. Raadpleeg bij het invoeren van de rubrieken eventueel de Help. Als alle gegevens correct zijn ingevuld, klikt u op de knop Aanmaken om de Audit-file aan te maken. De voortgang van het proces wordt in het venster weergegeven. Na afloop krijgt u de melding Aanmaken Audit-file voltooid.

4.7 KOSTENSOORTEN/-PLAATSEN/-DRAGERS Per kostensoort kunt u een uitsplitsing maken naar kostenplaatsen (afdelingen) en/of kostendragers (producten). De betreffende kostenplaats en/of kostendrager moet dan achter de grootboekrekening worden gevoegd. Als scheidingsteken tussen kostensoort en kostenplaats/kostendrager wordt de punt gebruikt.

4.7.1. Aanmaken kostenplaatsen/kostendragers Als u van deze mogelijkheid gebruik wilt maken, moet u eerst de nodige kostenplaatsen en/of kostendragers invoeren: • Kies in hoofdmenu STAMGEGEVENS voor programma KOSTENPLAATSEN (of KOSTENDRAGERS, dit programma werkt hetzelfde als KOSTENPLAATSEN); • Klik op de knop Toevoegen;

Boekhouden

Bladzijde 81


• •


Vul het nummer, de zoekcode en de omschrijving van de kostenplaats of kostendrager in; Klik op de knop Toevoegen om nog een kostenplaats/kostendrager aan te maken, anders op de knop Sluiten.

4.7.2. Aanmaken kostensoorten Kostensoorten zijn gewone grootboekrekeningen en worden aangemaakt met programma GROOTBOEKREKENINGEN.

4.7.3. Aanmaken kostenplaats-/kostendragerrekeningen Wanneer de kostensoorten, de kostenplaatsen en/of de kostendragers zijn aangemaakt, moet u er nog een grootboekrekening voor aanmaken zodat u erop kunt boeken. Een dergelijke rekening bestaat uit de kostensoortrekening, aangevuld met het nummer van de kostenplaats en/of kostendrager, gescheiden door een punt. Er zijn drie mogelijkheden: • rekening.kostenplaats, bijvoorbeeld 4110.1 • rekening.kostenplaats.kostendrager, bijv. 8120.5600.05. De kostenplaats komt altijd eerst, en de kostendrager als laatste; • rekening..kostendrager, bijvoorbeeld 4120..4669, dus met twee punten tussen rekening en kostendrager. De kostenplaatsen kostendragerrekeningen kunt u aanmaken tijdens het invoeren van de boekingen, of vooraf met programma GROOTBOEKREKENINGEN: Aanmaken tijdens het boeken Bij het invoeren van de journaalregel (zie bladzijde 61) vult u in het invoerveld Rekening de rekening in, inclusief de kostenplaats en/of kostendrager. Via menupunt WEERGEVEN > MELDINGEN kunt u instellen dat een nog niet bestaande kostenplaats- of kostendragerrekening automatisch (dus zonder melding) wordt aangemaakt. Rekening, kostenplaats en kostendrager moeten in dat geval wel al bestaan. Vooraf aanmaken, met programma Grootboekrekeningen De benodigde kostenplaatsen kostendragerrekeningen kunt u eventueel ook vooraf aanmaken: • Kies in hoofdmenu STAMGEGEVENS voor GROOTBOEKREKENINGEN; • Klik op de knop Toevoegen;

Boekhouden

Bladzijde 82


• •

• •


Vul bij Nummer het nummer in van de kostensoort (een bestaande grootboekrekening); Vul bij Kostenplaats het nummer in van de kostenplaats en/of bij Kostendrager het nummer van de kostendrager (zoals in de afbeelding):

De overige rubrieken worden nu automatisch ingevuld op basis van de gegevens van de kostensoort; Klik op de knop Toevoegen om nog een nieuwe grootboekrekening aan te maken, of op Sluiten om het programma te verlaten.

De mutaties en de balans kunnen worden afgedrukt per kostenplaats/kostendrager, zie bladzijde 74 en volgende. Ook kunt u per kostenplaats/kostendrager een budget bijhouden, zie bladzijde 97.

4.8 TELEBANKIEREN Met King kunt u de elektronische rekeningafschriften van de bank inlezen en verwerken. Het is ook mogelijk om elektronische betalingsopdrachten aan te maken; zie bladzijde 88 en volgende. De volgende banken/formaten worden door King ondersteund: • ABN-AMRO: Swift MT940; • Girotel Zakelijk: ASCII-formaat; • ING-bank: Swift MT940 ING-bank; • MijnPostbank.nl: Kommagescheiden (dd-mm-jjjj); • Rabobank: Rabobank formaat (=MUT.ASC); • Swift MT 940 algemeen. De procedure voor het verwerken van de bankafschriften is als volgt:

Boekhouden

Bladzijde 83



4.8.1. Gegevens bankrekening Van elke bankrekening waarvan u elektronische afschriften ontvangt, dus van de bankrekeningen van uw eigen organisatie, moet u eerst enkele gegevens vastleggen in programma EIGEN BANKREKENINGEN: • Start programma ALGEMEEN > ALGEMENE BESTANDEN > EIGEN BANKREKENINGEN; • Klik in het zoekvenster op de knop Toevoegen; • Vul in het mutatievenster het rekeningnummer in en de naam van de rekeninghouder; • Geef daarna aan in welke administratie en in welk bankboek of giroboek de mutaties op deze bankrekening geboekt moeten worden; • Klik op de tab Inlezen rekeningafschriften; • Bovenaan ziet u een paneel met selectievakjes:

•

•

Selecteert u bijvoorbeeld alleen de eerste keuze, dan wordt een post alleen afgeboekt als het betalingskenmerk uit het rekeningafschrift ook voorkomt bij de openstaande post. Selecteert u alle keuzes, dan zal King een post al afboeken als alleen het factuurnummer en het bedrag overeenkomen; Het volgende selectievakje is Regels van rekeningafschrift verwerken met bevestiging. Als u nog niet zoveel ervaring hebt met telebankieren via King, dan kunt u het beste kiezen voor ‘met bevestiging’: King zal dan een mutatie pas verwerken als u akkoord hebt gegeven; Zijn de rekeninggegevens goed ingesteld, dan klikt u op Toevoegen om nog een bankrekening vast te leggen, en anders op Sluiten.

4.8.2. Vaste gegevens Telebankieren •

Start programma FINANCIEEL > TELEBANKIEREN > VASTE GEGEVENS TELEBANKIEREN;

•

Wijs het bankformaat aan dat u gebruikt en klik op Wijzigen;

Boekhouden

Bladzijde 84


• • •


U kunt nu de default-bestandslocatie en -bestandsnaam invullen van het elektronische rekeningafschrift; De andere vier rubrieken zijn defaults, die worden gebruikt bij het boeken van de mutaties. Als u de mutaties ‘met bevestiging’ boekt, kunt u deze defaults tijdens de verwerking altijd nog wijzigen; Klik tweemaal op Sluiten om de VASTE GEGEVENS te verlaten.

4.8.3. Inlezen van het rekeningafschrift Eerst moet u met uw bankpakket het rekeningafschrift op uw computer opslaan in een formaat dat in King kan worden ingelezen. Dat gebeurt geheel buiten King om. Vervolgens moet dat bestand in King worden geconverteerd naar één of meer tussenbestanden. Een rekeningafschrift kan namelijk boekingen van verschillende bankrekeningen bevatten. Per bankrekening wordt een apart tussenbestand gemaakt. Deze tussenbestanden worden in King ‘ERAbestanden’ genoemd (van Elektronisch RekeningAfschrift). Deze conversie gaat als volgt: • Start programma FINANCIEEL > TELEBANKIEREN > INLEZEN REKENINGAFSCHRIFTEN; • Als de rubrieken juist zijn ingevuld (informatie hierover vindt u in het helpvenster), dan kunt u met Inlezen de conversie starten:

• •

•

Is het bestand niet (volledig) ingelezen, druk dan het verwerkingsverslag af; Is het bestand volledig ingelezen, dan krijgt u de vraag of het rekeningafschrift van de bank kan worden verwijderd. King heeft het niet meer nodig, want alle informatie staat nu in het ERA-bestand. Deze vraag kunt u naar keuze beantwoorden; U kunt nu het programma afsluiten met Sluiten.

Boekhouden

Bladzijde 85



4.8.4. Rekeningafschrift verwerken Via het bankrekeningnummer weet King welk ERA-bestand bij welke administratie hoort. Met programma VERWERKEN/INZIEN REKENINGAFSCHRIFTEN kan het ERA-bestand verwerkt worden in de financiële administratie: • Ga in hoofdmenu FINANCIEEL naar TELEBANKIEREN en kies dan programma VERWERKEN/INZIEN REKENINGAFSCHRIFTEN. U komt dan in het zoekvenster met de ERA-bestanden. Als u het ERA-bestand vooraf wilt inzien, moet u klikken op de knop Info regels; • Klik op de knop Verwerken om het ERA-bestand door te boeken. U komt dan in een venster dat uit drie onderdelen bestaat:

•

Bovenaan staat telkens één regel uit het ERA-bestand (dus één mutatie uit het rekeningafschrift), onder de streep ziet u de grootboekrekening en daaronder de openstaande posten. Voor meer informatie kunt u het helpsysteem raadplegen; Bij elke mutatie probeert King eerst de bijbehorende debiteur/crediteur op te zoeken (op basis van het bankrekeningnummer of het grootboekrekeningnummer), en vervolgens de bijbehorende openstaande post (op

Boekhouden

Bladzijde 86



basis van factuurnummer of openstaand bedrag). Als uw administratie ‘bij’ is, zal dat in de meeste gevallen wel lukken. King komt dan met een boekingsvoorstel (zie het helpvenster voor de mogelijkheden):

•

•

Als dat voorstel in orde is, kunt u het met Akkoord bevestigen. De mutatie uit het rekeningafschrift is nu geboekt! Boekt u ‘zonder bevestiging’, dan maakt én boekt King zoveel mogelijk zelf de journaalposten en krijgt u het boekingsvoorstel niet te zien; Er zijn uiteraard ook gevallen waarin King de bijbehorende grootboekrekening of openstaande post niet kan vinden. U moet die dan zelf opzoeken. U hebt hierbij de volgende mogelijkheden: • Via de knop Zoeken... kunt u het programma laten zoeken naar een grootboekrekening (op bankrekening en op grootboekrekeningnummer) en/of naar een openstaande post (op factuurnummer en op openstaand bedrag); • U kunt natuurlijk ook zelf naar een grootboekrekening zoeken en/of naar een openstaande post. Het zoekvenster met de grootboekrekeningen kunt u opvragen door naar het invoerveld Rekening te gaan en dan op de info-knop (zie bladzijde 22) te klikken. Het zoekvenster met de openstaande posten staat onderaan op het venster;

Boekhouden

Bladzijde 87



•

•

Hebt u een debiteur- of crediteurrekening geselecteerd, dan moet u ook nog één of meer openstaande posten selecteren (‘afletteren’, zie bladzijde 183). Wilt u een vooruitbetaling boeken, dan moet u eerst de juiste debiteur of crediteur selecteren en dan op Vooruitbetaling klikken. Het programma komt dan met een boekingsvoorstel, dat u zelf eventueel nog kunt aanpassen. Als u ‘met bevestiging’ boekt, is het ook mogelijk om een mutatie niet te boeken. U moet dan met behulp van de bladerknoppen (helemaal bovenaan op het venster!) naar een volgende regel van het ERA-bestand gaan. Als u een mutatie nu niet boekt, kunt u die later altijd nog boeken (zolang u het ERA-bestand niet verwijdert).

Nadat alle mutaties zijn verwerkt en u het programma met Sluiten verlaat, krijgt u de vraag of u het ERA-bestand wilt verwijderen. U kunt deze vraag in principe met Ja beantwoorden. De verwerkte mutaties zijn opgenomen in een voorlopige boekingsgang. Deze boekingsgang kunt u nu eventueel nog wijzigen en vervolgens verwerken (definitief maken).

4.9 BETALINGSOPDRACHTEN Op basis van de openstaande posten van de crediteuren kunt u in King (elektronische) betalingsopdrachten aanmaken. Deze betalingsopdrachten kunt u ook weer doorboeken in de financiële administratie. Het aanmaken en doorboeken van de betalingsopdrachten verloopt in de volgende stappen:

4.9.1. Eigen bankrekeningen vastleggen Van elke bankrekening waarvoor u elektronische betalingen wilt aanmaken, moet u enkele gegevens vastleggen in programma ALGEMEEN > ALGEMENE BESTANDEN > EIGEN BANKREKENINGEN. • Start dat programma en klik in het zoekvenster op de knop Wijzigen (of op Toevoegen om een nieuwe rekening toe te voegen, zie bladzijde 84); • Zorg ervoor dat bij een rekening voor buitenlands betalingsverkeer Adres, Woonplaats en Landnaam van de rekeninghouder ingevuld zijn; • Klik op de tab Betalingsopdrachten binnenland, of, bij een buitenlandse rekening, op Betalingsopdrachten buitenland;

Boekhouden

Bladzijde 88



•

Vul de gegevens zo volledig mogelijk in. Raadpleeg de help voor meer informatie. Let op: krijgt u van de bank alleen een specificatie van de geweigerde betalingen, dan kunt u het beste kiezen voor Automatisch boeken, zodat u de betalingen in King kunt doorboeken op basis van het gebruikte betalingsvoorstel. U dient dan een dagboek en een tussenrekening in te vullen:

•

Bij een rekening voor buitenlands betalingsverkeer dient u te controleren of de codelijsten overeenkomen met de voorschriften van uw bank. Deze codes worden namelijk door King ingevuld overeenkomstig de eisen van het BTL91-formaat. Sommige banken hanteren voor bepaalde rubrieken echter een afwijkende codelijst. In dat geval dient u die codelijst handmatig aan te passen. Zijn de rekeninggegevens goed ingesteld, dan kunt u het programma verlaten met Sluiten.

•

4.9.2. Bankrekening crediteuren vastleggen Per crediteur kan worden ingesteld, of die in de betalingsopdrachten moet worden meegenomen. De procedure is als volgt: • U gaat in hoofdmenu CREDITEUREN naar CREDITEUREN; • Wijs in het zoekvenster een crediteur aan voor wie u betalingsopdrachten wilt kunnen aanmaken en klik op Wijzigen. U komt dan in het mutatievenster; • Klik op de tab Bankrekeningen; • Als de bankrekening die voor de betalingsopdrachten moet worden gebruikt, al is ingevoerd, klikt u op Wijzigen; bestaat die rekening nog niet, dan op Toevoegen (rechts op de tabkaart); • Het invoervenster Bankrekening wordt geopend; • Bij een buitenlandse rekening dient u de complete IBAN (International Bank Account Number) in te voeren (maar zonder spaties). Een IBAN kunt u controleren met de knop IBAN-proef. Bij een EU-betaling is een IBAN verplicht;

Boekhouden

Bladzijde 89



•

Vul de overige rubrieken met de juiste gegevens, voorzover dat nog niet is gebeurd, en bij de rubriek Soort rekening selecteert u het vakje Bankrekening t.b.v. betalingsopdrachten:

•

Bij een buitenlandse rekening wordt automatisch het keuzerondje Buitenlandse rekening geselecteerd. Bij het invoerveld BIC vult u de Bank Identifier Code (BIC) van de bank van de crediteur in (8 of 11 posities). De BIC-code is verplicht bij EU-betalingen. Via de knop rechts in het invoerveld kunt u op internet de BIC-code van de bank opzoeken:

• •

•

Voor informatie over de overige velden kunt u de help raadplegen; Sluit het venster met Sluiten; Vervolgens kunt u met de bladerknoppen in het crediteurvenster naar de volgende crediteur voor wie u betalingsopdrachten wilt aanmaken. Bij crediteuren die u niet in een betalingsopdracht wilt opnemen, moet het selectievakje in de kolom Bet.opdr. dus leeg zijn:

Sluit na afloop het mutatievenster en het zoekvenster met Sluiten.

Boekhouden

Bladzijde 90



4.9.3. Aanmaken betalingsvoorstel Nu de vaste gegevens zijn ingevoerd, kunt u de betalingsopdrachten aanmaken. De procedure is als volgt. Op basis van de openstaande posten wordt eerst een (intern) betalingsvoorstel aangemaakt. Dat voorstel kunt u wijzigen. Daarna worden op basis van dat betalingsvoorstel de uiteindelijke betalingsopdrachten gemaakt, die naar de bank worden verzonden. • Om een betalingsvoorstel aan te maken, kiest u in hoofdmenu CREDITEUREN voor BETALINGSOPDRACHTEN en dan voor AANMAKEN/WIJZIGEN/INZIEN BETALINGSVOORSTELLEN. U komt dan in het zoekvenster met de betalingsvoorstellen, en daarin klikt u op de knop Toevoegen; • In het venster dat dan verschijnt, vult u eerst het nummer in van de betaalrekening; • Bij Soort betaling geeft u aan of het om binnenlandse of buitenlandse betalingen gaat:

•

Vervolgens kunt u op verschillende manieren de openstaande posten selecteren, op basis waarvan het betalingsvoorstel zal worden aangemaakt. Meer informatie kunt u vinden in het helpvenster:

•

Nadat u uw selectie gemaakt hebt, klikt u op Aanmaken.

Boekhouden

Bladzijde 91



4.9.4. Wijzigen betalingsvoorstel Nadat het betalingsvoorstel is aangemaakt, komt u automatisch in het venster Gegevens betalingsvoorstel. Daarin kunt u het betalingsvoorstel wijzigen: u kunt betalingen toevoegen of verwijderen, het te betalen bedrag wijzigen (om een deelbetaling te doen), verzamelopdrachten maken, enz. Verlaagt u het te betalen bedrag, dan kunt u aangeven of u dat verschil wel of niet wilt afboeken. Doet u een deelbetaling, dan kiest u voor Niet afboeken; de post blijft dan voor het verschilbedrag open staan. Is het verschil bijv. een korting, dan kiest u voor Wel afboeken; het verschilbedrag (en de openstaande post) wordt dan afgeboekt wanneer u het betalingsvoorstel doorboekt (zie hierna):

Het betalingsvoorstel kunt u ook achteraf altijd nog wijzigen, zolang er maar geen betalingsopdrachten zijn aangemaakt. U moet dan naar het zoekvenster met de betalingsvoorstellen gaan, zoals aangegeven op bladzijde 91, en daarin op Wijzigen klikken.

4.9.5. Aanmaken betalingsopdrachten •

Vanuit venster Gegevens betalingsvoorstel kunt u eventueel direct de betalingsopdrachten aanmaken, door op de knop Aanm. opdracht te klikken. U komt dan in het venster Aanmaken betalingsopdrachten. Vanuit het hoofdmenu komt u in dit venster via CREDITEUREN > BETALINGSOPDRACHTEN > AANMAKEN BETALINGSOPDRACHTEN. In het zoekvenster wijst u het betalingsvoorstel aan op basis waarvan u de betalingsopdrachten wilt aanmaken en u klikt op Aanm. opdracht;

Boekhouden

Bladzijde 92


•

• • • •


Als de gegevens in het venster goed zijn en volledig, dan klikt u op de knop Aanm. opdracht. Het bestand wordt nu aangemaakt en het bedrag onderweg van de betaalde posten wordt automatisch bijgewerkt. ‘Bedragen onderweg’ worden niet in een volgend betalingsvoorstel opgenomen. Dus als u binnenkort opnieuw een betalingsvoorstel aanmaakt, staan de posten die u nú hebt betaald daar niet in; De opdrachtbrief drukt u af met de knop Opdrachtbrief; Klik op Sluiten om het programma te verlaten; Verwijder het betalingsvoorstel niet! U hebt het namelijk nog nodig om de geweigerde betalingen te registreren en om de betalingen door te boeken in uw financiële administratie; U kunt nu de opdrachten met de opdrachtbrief opsturen naar de bank.

Boekhouden

Bladzijde 93



4.9.6. Geweigerde betalingen verwerken Nadat u van de bank informatie hebt ontvangen over de geweigerde betalingen, wijzigt u met programma Gegevens betalingsvoorstel van álle geweigerde betalingen de Status van Opdracht in Geweigerd.

Van de geweigerde betalingen wordt het ‘bedrag onderweg’ verlaagd met het te betalen bedrag.

4.9.7. Doorboeken betalingen Het verwerken van de betalingen in de financiële administratie verloopt als volgt: • Start programma CREDITEUREN > BETALINGSOPDRACHTEN > DOORBOEKEN BETALINGEN. U komt dan in het zoekvenster; • Wijs het betalingsvoorstel aan en klik dan op Doorboeken; • Vul het dagboek, de boekdatum en het stuknummer in; • De betalingen die u wilt boeken, selecteert u door het vakje in de kolom Boeken aan te kruisen. Voor de overige mogelijkheden in dit venster kunt u het helpvenster raadplegen; • Als alles goed is ingesteld, kunt u op de knop Verwerken klikken; • Het programma begint met het aanmaken van een voorlopige boekingsgang. Na afloop komt u in het venster Overzicht boekingsgang. U kunt deze boekingsgang vervolgens controleren en verwerken (definitief maken). Tip: op min of meer dezelfde manier kunt u in King met de optie Automatische incasso bedragen incasseren bij uw debiteuren. Dat is een optie die zichzelf snel terugverdient!

Boekhouden

Bladzijde 94



4.10 BUDGETTERING U kunt jaar- en periodebudgetten toekennen aan grootboekrekeningen, kostenplaatsen, kostendragers, rubrieken, paragrafen en subparagrafen. Deze jaar- en periodebudgetten kunt u dan vergelijken met de werkelijke jaar- en periodesaldi.

4.10.1. Invoeren van de budgetten Dat kan op twee manieren: 1. U voert per periode een periodebudget in. Op basis hiervan berekent King het jaarbudget; 2. U voert alleen het jaarbudget in en een budgetverdelingscode (budgetcode of verdelingscode). Een budgetcode geeft aan hoe het jaarbudget over de periodes van het boekjaar verdeeld moet worden. De periodebudgetten worden op basis hiervan door King berekend. Als deze administratie een vorig boekjaar bevat, kunt u de budgetten ook door King laten berekenen op basis van de cijfers van het vorige boekjaar. U hoeft ze dan dus niet handmatig in te vullen. Dat kan met programma FINANCIEEL > BUDGETTEN > OVERNEMEN BUDGETTEN. Het handmatig invoeren van de budgetgegevens verloopt als volgt: Invoeren budgetverdelingscodes • Als u gebruik wilt maken van budgetverdelingscodes, selecteert u Programma FINANCIEEL > BUDGETTEN > BUDGETVERDELINGEN; • U komt dan in het zoekvenster. Klik op de knop Toevoegen om een budgetverdeling toe te voegen. U krijgt het mutatievenster Budgetverdelinggegevens op het scherm; • Kies een budgetcode en een omschrijving; • Voer in de tabel met de periodes één of meer percentages in. De percentages kunt u zelf bepalen, als het totaal van de periodepercentages maar op 100 uitkomt. U kunt een code aanmaken die het budget gelijkmatig over de periodes verdeelt, een code die rekening houdt met seizoensinvloeden, enz.

Boekhouden

Bladzijde 95



Invoeren budgetbedragen • Kies in hoofdmenu FINANCIEEL voor BUDGETTEN; • Selecteer één van de submenupunten: PER REKENING, PER KOSTENPLAATS, PER KOSTENDRAGER of PER BALANSCODE (rubrieken en (sub)paragrafen); • Wijs in het zoekvenster een grootboekrekening, kostenplaats, kostendrager of balanscode aan en klik op de knop Selecteren; • Als u geen gebruik maakt van een budgetverdelingscode, dan maakt u het vakje Jaarbudget verdelen volgens budgetcode leeg. Klik vervolgens op Wijzigen om de periodebudgetten in te voeren; • Maakt u wél gebruik van een budgetverdelingscode, dan selecteert u het vakje Jaarbudget verdelen volgens budgetcode. Vervolgens voert u het jaarbudget en de budgetcode in. De periodebudgetten worden dan door King berekend. Een voorbeeld hiervan is de volgende afbeelding:

Boekhouden

Bladzijde 96


•


Ga naar de volgende grootboekrekening, kostenplaats, kostendrager of balanscode, of sluit het programma af met Sluiten.

4.10.2. Budgetoverzicht • • •

Kies in hoofdmenu FINANCIEEL voor BUDGETTEN; Selecteer één van de submenupunten: PER REKENING, PER KOSTENPLAATS, PER KOSTENDRAGER of PER BALANSCODE (rubrieken en (sub)paragrafen); Wijs in het zoekvenster de grootboekrekening, kostenplaats, kostendrager of balanscode aan en klik op de knop Selecteren. U krijgt het budgetoverzicht op scherm. Dit overzicht kan ook worden afgedrukt (via venstermenu AFDRUKKEN).

4.11 AFSLUITEN BOEKJAAR Als u na afloop van een boekjaar aan een nieuw boekjaar wilt beginnen, moet u het ‘oude’ boekjaar afsluiten.

Boekhouden

Bladzijde 97



4.11.1. Wat houdt de jaarafsluiting in? Als u met King een boekjaar afsluit, gebeurt het volgende: • U maakt een nieuw boekjaar aan; • Voor elke balans-, activa- en passivarekening waarbij is ingesteld dat de beginbalans per referentienummer moet worden geboekt (zie bladzijde 74), wordt per geboekt referentienummer het saldo in de valuta van de rekening bepaald. Als het saldo ongelijk is aan nul, dan wordt voor dat referentienummer een journaalregel gemaakt; • Voor de overige balans-, activa- en passivarekeningen waarvan het saldo in de basisvaluta niet nul is, wordt per rekening een journaalregel gemaakt met als bedrag het betreffende bedrag in de default-valuta van de rekening; • Als de rekening een debiteur of crediteur is, dan wordt voor elke openstaande post van die debiteur/crediteur per factuurboeking een aparte boeking gemaakt met de omschrijving van de factuurboeking en in de valuta van de openstaande post. Zijn er deelbetalingen op de openstaande post geboekt, dan wordt per deelbetaling een aparte boeking in het nieuwe jaar gemaakt, ook in de valuta van de openstaande post; • Op basis van het saldo van de resultaten-, opbrengsten- en kostenrekeningen wordt het resultaat van het oude boekjaar bepaald. Dat resultaat wordt in één keer geboekt; • Uiteindelijk neemt King alle boekingsregels als journaalpost op in een voorlopige boekingsgang. Dit is de beginbalans van uw nieuwe boekjaar. Deze boekingsgang kunt u achteraf nog controleren, aanpassen en uiteindelijk verwerken (definitief maken).

4.11.2. Voorbereidingen •

•

Zorg ervoor, dat al de voorlopige boekingsgangen die u in de beginbalans wilt opnemen, zijn verwerkt (definitief gemaakt). De gegevens die in voorlopige boekingsgangen staan, worden namelijk niet meegenomen naar het nieuwe boekjaar! Als u in King voorraadaantallen bijhoudt (King L of XL), druk dan de voorraadpositie per 31 december af. Dit doet u via hoofdmenu VOORRAAD > AFDRUKKEN VOORRAADOVERZICHTEN > AFDRUKKEN MAGAZIJNVOORRAAD (PER OPBRENGSTGROEP). Als u de magazijnvoorraad met terugwerkende kracht wilt afdrukken, maakt u gebruik van de functie AFDRUKKEN HISTORISCH VOORRAADOVERZICHT (in hetzelfde hoofdmenu).

Boekhouden

Bladzijde 98


• •


Maak een backup van het af te sluiten boekjaar en bewaar die (zie bladzijde 33); Wij raden u aan via ALGEMEEN > ADMINISTRATIE > ADMINISTRATIE KOPIËREN een kopie van de administratie te maken op de balansdatum (normaal gesproken 31 december) en deze kopie te bewaren voor uw accountant. U kunt dan altijd terugvallen op deze kopie om gegevens op te vragen zoals die per de balansdatum aanwezig waren (bijvoorbeeld de voorraadpositie, openstaande posten, orderportefeuille, kostprijs van artikelen enz).

Als behalve u niemand zich in dit boekjaar bevindt, u voldoende rechten hebt om het boekjaar te mogen afsluiten, alle King-vensters gesloten zijn en u een backup hebt gemaakt, dan kunt u beginnen met de eigenlijke afsluiting van het boekjaar:

4.11.3. Programma Afsluiten boekjaar •

Kies in hoofdmenu DIVERSEN voor programma AFSLUITEN BOEKJAAR. U krijgt dan eerst een venster met een waarschuwing:

• •

Nadat u die gelezen hebt, klikt u op de knop Doorgaan; Het programma komt dan met de vraag of er een backup is gemaakt. Als dat zo is, kunt u met Ja naar het volgende venster gaan;

Boekhouden

Bladzijde 99



•

U moet daarin een aantal gegevens invoeren:

•

In het helpvenster vindt u daarover meer informatie; Wanneer de nodige gegevens zijn ingevoerd, klikt u op de knop Doorgaan om het afsluiten te starten;

•

Klik na afloop van de verwerking op de knop Doorgaan om naar het volgende (laatste) venster te gaan:

Boekhouden

Bladzijde 100



4.11.4. Afdrukken/Wijzigen/Verwerken van de boekingsgang De aangemaakte boekingsgang kunt u nu afdrukken, wijzigen en/of verwerken. U kunt dat nu gelijk doen (via de betreffende knoppen) maar ook later. Als de boekingsgang eenmaal is verwerkt, kunt u hem niet meer aanpassen. Controleer dus de boekingsgang voordat u hem verwerkt! Het verdient aanbeveling om nadat u de boekingsgang hebt gecontroleerd en eventueel aangepast, eerst een aparte backup van deze stand te maken (dus niet over een eerdere backup heen!) en daarna pas de boekingsgang te verwerken.

4.11.5. Werken in twee boekjaren tegelijk Het is niet altijd mogelijk om het boekjaar af te sluiten op het moment dat u aan het nieuwe boekjaar wilt beginnen. De gehele administratie moet bijvoorbeeld nog gecontroleerd en gecorrigeerd worden door de accountant of boekhouder, of er kunnen nog facturen en bankafschriften binnenkomen die nog in het oude boekjaar geboekt moeten worden. Dit kan als volgt worden opgelost: 1. Sluit het ‘oude’ boekjaar af met programma AFSLUITEN BOEKJAAR op het moment dat u aan het nieuwe boekjaar wilt beginnen. Er wordt dan een nieuw boekjaar aangemaakt met de journaalregels voor de beginbalans. Het oude boekjaar blijft hierbij ongewijzigd; 2. Maak de resterende boekingen in het oude boekjaar. De beginbalans van het nieuwe boekjaar sluit op dat moment niet meer aan op de cijfers van het vorige boekjaar!

Boekhouden

Bladzijde 101



3. Dit lost u op door in het nieuwe boekjaar programma DIVERSEN > AANSLUITING MET VORIG BOEKJAAR te starten. Als u het programma start, krijgt u eerst een venster met informatie;

4. Als u die gelezen hebt, klikt u op Doorgaan; 5. King komt dan met de vraag of u een backup hebt gemaakt. Als dat zo is, klikt u op Ja om naar het volgende venster te gaan;

Boekhouden

Bladzijde 102



6. In principe zijn bij alle invoervelden de juiste waarden al ingevuld, dus u hoeft alleen op de knop Doorgaan te klikken. Na afloop van de verwerking krijgt u weer een venster met informatie op het scherm:

7. Nadat u die gelezen hebt, klikt u op de knop Doorgaan om naar het volgende (laatste) venster te gaan. U kunt daar de aangemaakte boekingsgang controleren en vervolgens verwerken.

Boekhouden

Bladzijde 103



HOOFDSTUK 5 VERKOPEN 5.1 WAT U VOORAF MOET VASTLEGGEN 5.1.1. Paragrafen De debiteurenen crediteurenparagraaf hebt u al ingevuld bij het aanmaken van de administratie (zie bladzijde 41). Als u gaat factureren, moet u ook de paragrafen vastleggen voor de kosten en de opbrengsten van de verkopen en voor de voorraad, en wel als volgt: • Kies in hoofdmenu STAMGEGEVENS voor programma PARAGRAFEN. U komt dan in het mutatievenster Paragrafen; • Klik op de knop Wijzigen; • Klik op de info-knop (zie bladzijde 22) in het invoerveld. Het zoekvenster wordt geopend; • Klik op de knop Toevoegen om de opbrengstenparagraaf toe te voegen (als die nog niet bestaat, anders kunt u die selecteren); • Vul een nummer in (bijv. 81) en daarachter een omschrijving, en klik op de knop Sluiten. U komt weer terug in het zoekvenster; • Klik op Selecteren; u komt dan weer in programma Paragrafen; • Maak op deze manier ook de kostenparagraaf aan (bijv. nummer 82) en de voorraadparagraaf (bijv. 31);

•

Daarna klikt u op de knop Sluiten om het programma te verlaten.

Verkopen

Bladzijde 104



5.1.2. Opbrengstgroepen Van elke gefactureerde orderregel maakt King een boeking van de kosten, opbrengsten en voorraden. Aan elk artikel en aan elk tarief is namelijk een opbrengstgroep gekoppeld, die aangeeft in welke financiële categorie het artikel/tarief is ondergebracht (bijv. Opbrengst computers, Opbrengst reparatie); en bij elke opbrengstgroep is weer aangegeven op welke grootboekrekening de kosten, opbrengsten en voorraden van die opbrengstgroep geboekt moeten worden. De opbrengstgroepen maakt u als volgt aan: • Start programma STAMGEGEVENS > OPBRENGSTGROEPEN; • Klik op de knop Toevoegen; • Vul het nummer, de omschrijving en de soort (goederen of diensten) in; • Daaronder kunt u eventueel per paragraaf de bijbehorende grootboekrekening invoeren. Dit is niet verplicht; ontbrekende rekeningen worden door het programma namelijk automatisch aangemaakt zodra er een boeking in deze opbrengstgroep gemaakt wordt. Raadpleeg de helptekst voor meer informatie;

•

Klik op de knop Toevoegen om nog een opbrengstgroep aan te maken, anders op de knop Sluiten.

Verkopen

Bladzijde 105



5.1.3. Magazijnen (King XL) Vanaf King XL beschikt u over twee magazijnen met elk een onbeperkt aantal locaties. Via programma STAMGEGEVENS > MAGAZIJNEN > MAGAZIJNEN legt u per magazijn de magazijnlocaties vast. Houd er rekening mee, dat een artikel per magazijn in één locatie kan worden ondergebracht! Met de optie ‘Meerdere magazijnen en magazijnlocaties’ kunt u 999 magazijnen bijhouden en kunt u een artikel per magazijn in meer locaties bijhouden.

5.1.4. Staffeltabellen (met optie Staffelkortingen) In een staffeltabel legt u de artikelkorting vast, die afhankelijk is van de verkochte hoeveelheid. Bijvoorbeeld: vanaf 10 stuks 5 procent korting. Of: vanaf 25 liter 5 cent per liter korting. In de staffeltabel legt u geen prijzen vast, maar alleen kortingen (een bedrag of een percentage). Een staffeltabel kunt u koppelen aan een artikel en aan een prijsafspraak. Per Kingadministratie kunnen verschillende staffeltabellen worden bijgehouden. U kunt de staffeltabellen invoeren met programma ARTIKELEN > STAFFELTABELLEN.

5.1.5. Vaste gegevens orders/facturering Deze vaste gegevens hebben betrekking op het invoeren van orders, de facturering en de levering. Ze zijn dus heel belangrijk! Raadpleegt u de help waar nodig. • Selecteer in hoofdmenu VERKOPEN programma VASTE GEGEVENS ORDERS/FACTURERING; • Op de tabkaart Algemeen kunt u aangeven wanneer het programma een melding moet geven, hoe de orderregelkorting moet worden berekend (alleen te wijzigen als er geen openstaande orders zijn!), of de voorraad al moet worden gereserveerd voordat de order wordt goedgekeurd, en welke omschrijving voor de orderkortingregel moet worden gebruikt; • Klik op de tab Order-defaults; hierin kunt u de default vastleggen van de algemene ordergegevens, zoals de orderstatus, het ordernummer en de orderdatum. Vanaf King XL kunt u gebruik maken van de verzamellijst (magazijnpicklist). Als de verzamellijst verplicht is, kan de order pas worden geleverd nadat de verzamellijst van deze order is afgedrukt en verwerkt. Is de verzamellijst niet verplicht, dan kan de verzamellijst eventueel wel worden afgedrukt maar is de levering daarvan niet afhankelijk. Deze default kan bij de orderinvoer nog worden gewijzigd.

Verkopen

Bladzijde 106



•

Klik op de tab Orderregels; hierin legt u de defaults vast van de orderregelgegevens:

•

Klik op de tab Facturering (vanaf MA: Levering/facturering); in deze tabkaart legt u de instellingen vast inzake de facturering en - vanaf versie MA - de levering;

Verkopen

Bladzijde 107


•

•

•


Klik op de tab Documenten. De gegevens in deze tabkaart zijn van belang bij het afdrukken van de orderdocumenten, dus de orderbevestiging, de proformanota, de factuur, de acceptgiro en (vanaf versie MA), de pakbon; Klik op de tabs Boekingen Facturering en (vanaf versie MA) Boekingen levering en vul hier de gegevens in die King nodig heeft om de facturering en de levering in de financiële administratie te verwerken. In de tabkaart Boekingen levering kunt u eventueel instellen, dat de levering plaatsvindt tegelijk met de facturering; Klik op de knop Sluiten om dit programma weer te verlaten.

5.1.6. Instellingen debiteuren Per debiteur kunt u instellen in welk formaat de orderdocumenten (orderbevestiging, factuur, pakbon, proformanota) moeten worden aangemaakt. De factuur bijvoorbeeld op papier én in bestandsvorm, de pakbon alleen op papier, enz. Wordt een document afgedrukt als bestand, dan kunt u het eventueel via e-mail verzenden naar de debiteur (zie bladzijde 177 voor meer informatie). Als u dat wilt, dan vult u bij E-mail aan de ontvanger(s) van de e-mail in:

In eerste instantie is het programma zo ingesteld, dat elk orderdocument op papier wordt afgedrukt. U kunt deze instelling per debiteur wijzigen met programma DEBITEUREN > DEBITEUREN, knop Wijzigen, tabkaart Documenten. Raadpleeg de help voor de mogelijkheden.

Verkopen

Bladzijde 108



5.1.7. Vaste gegevens artikelen (vanaf King MA) Voordat u artikelen invoert, kunt u het beste de bijbehorende vaste gegevens vastleggen. Dit kan u bij het invoeren van artikelen dubbel werk besparen. • Kies in hoofdmenu ARTIKELEN voor VASTE GEGEVENS ARTIKELEN; • In de tabkaarten Defaults algemeen en Defaults prijzen kunt u de defaults vastleggen, die bij het invoeren van de artikelen gebruikt worden. Als u van de artikelen afbeeldingen wilt bijhouden, dient u op de tabkaart Defaults algemeen de map te selecteren waarin die bestanden staan. • In tabkaart Prijsafrondingen kunt u zorgen voor de juiste afronding en ‘psychologische’ prijzen (raadpleeg eventueel het helpscherm). De prijsafrondingen worden gebruikt bij het automatisch berekenen van prijzen; • Op de tabkaart Vrije rubrieken kunt u eventueel extra invoervelden voor de artikelen aanmaken; • Klik op de knop Sluiten om het programma af te sluiten.

5.1.8. Artikelen (vanaf King MA) Vervolgens kunt u de artikelen gaan invoeren: • Kies in hoofdmenu ARTIKELEN voor programma ARTIKELEN; • Klik op de knop Toevoegen; • Vul het artikelnummer, de zoekcode en de omschrijving in. Tip: denk van tevoren goed na over de artikelnummering die u wilt gaan gebruiken! Het artikelnummer kan achteraf namelijk niet worden gewijzigd; • Vul de overige artikelgegevens in op de tabkaarten Algemeen, Omschrijvingen, EAN-codes, Inkoop, Voorraad, Extra, Afbeelding, Vrije rubrieken, Partijen, Serienummers, Volgartikelen en Opmerkingen (het aantal tabkaarten is afhankelijk van uw licentie). Enkele aandachtspunten: • De boekwaarde van de voorraad het artikel wordt berekend op basis van de kostprijs (vaste verrekenprijs of VVP) van het artikel (vanaf versie L); • Voor een correcte besteladvieslijst (zie bladzijde 151) is het belangrijk dat u de minimumvoorraad en eventueel de maximumvoorraad van het artikel juist invoert (vanaf versie XL of met de optie Handmatige bestellingen):

Verkopen

Bladzijde 109



•

Klik op de knop Toevoegen om het volgende artikel aan te maken, anders op de knop Sluiten. Tip: u kunt een artikel kopiëren inclusief alle stamgegevens, via menupunt MUTEREN > KOPIËREN NAAR...

5.1.9. Vaste gegevens tarieven Ook bij het invoeren van tarieven kunt u het beste eerst de bijbehorende vaste gegevens vastleggen: • Selecteer programma STAMGEGEVENS > TARIEVEN > VASTE GEGEVENS TARIEVEN; • U kunt hier o.a. de defaults instellen, die gebruikt worden bij het invoeren van de tarieven. Informatie over de invoerrubrieken vindt u in het helpscherm; • Klik op de knop Sluiten om het programma af te sluiten.

5.1.10. Tarieven Tarieven gebruikt u voor het factureren van (met name) diensten en overige kosten zoals transport en verzekeringen. • Selecteer programma STAMGEGEVENS > TARIEVEN > TARIEVEN; • Klik op de knop Toevoegen; • Vul de tariefcode, de zoekcode en de omschrijving in; • Klik op de tab Instellingen om de overige tariefgegevens in te voeren: Verkopen

Bladzijde 110


• •


Klik op de tab Tekst op factuur om per taalcode een Tekst op factuur in te voeren. Met F9 kunt u de Omschrijving overnemen; Klik op de knop Toevoegen om nog een tarief aan te maken, anders op de knop Sluiten.

5.1.11. Tekstblokken Standaardteksten die u vaak gebruikt, zoals “Vriendelijk dank voor uw bestelling”, kunt u opnemen in een ‘tekstblok’ zodat u ze maar éénmaal hoeft in te voeren. U hoeft dan alleen naar het betreffende tekstblok te verwijzen. Tekstblokken kunt u opnemen in de verkooporder. Standaardteksten die u altijd gebruikt, kunt u het beste opnemen in de layouts zelf. Het vastleggen van de tekstblokken verloopt als volgt: • Selecteer in hoofdmenu STAMGEGEVENS programma TEKSTBLOKKEN; • Klik op de knop Toevoegen; • Vul de code en de omschrijving van het tekstblok in; • Vervolgens voert u per taalcode de betreffende tekst in; Verkopen

Bladzijde 111


•


Klik op de knop Toevoegen om nog een tekstblok in te voeren, anders op de knop Sluiten.

5.1.12. Prijsafspraken (King XL of met optie Prijsafspraken) In King kunt u afwijkende prijzen vastleggen voor een combinatie van debiteur/debiteurgroep en artikel/opbrengstgroep. Per prijsafspraak kunnen een afwijkende prijs én een afwijkend kortingspercentage/kortingsbedrag worden opgegeven. Bij het invoeren van de orders worden dan de volgende gegevens gebruikt: • Bruto-prijs: de opgeslagen afwijkende prijs, en als de prijsafspraak geen afwijkende prijs bevat maar alleen een afwijkende korting, dan de standaard-artikelprijs; • Korting 1: het kortingsbedrag of kortingspercentage zoals dat in de prijsafspraak is opgeslagen. In de prijsafspraak wordt de korting altijd opgeslagen, ook als die niet afwijkend is. Korting 2 blijft in de prijsafspraken buiten beschouwing. Tip: met de optie Staffelkortingen kunt u ook een staffelkorting in de prijsafspraak opnemen! Bij het vaststellen van de prijs van een bepaald artikel voor een bepaalde debiteur wordt uitgegaan van de volgende rangorde (van hoog naar laag): 1. Prijsafspraak debiteur/artikel; en als die er niet is: 2. Prijsafspraak debiteur/opbrengstgroep; en als die er niet is: 3. Prijsafspraak debiteurgroep/artikel; en als die er niet is: 4. Prijsafspraak debiteurgroep/opbrengstgroep; en als die er niet is: 5. De standaard-artikelprijs (incl. standaardkorting), de verkoopprijs die is vastgelegd in programma ARTIKELEN. Er wordt altijd maar één prijsafspraak/korting gebruikt, dus geen combinatie van prijsafspraken. De prijsafspraak met de hoogste prioriteit wordt gebruikt bij het invoeren van een order of het afdrukken van de prijslijst per debiteur(groep) (via ARTIKELEN > AFDRUKKEN PRIJSLIJSTEN). De prijsafspraken kunt u inzien, muteren en afdrukken via menupunt ARTIKELEN > PRIJSAFSPRAKEN. Maar u kunt de prijsafspraken ook vastleggen tijdens het invoeren van de verkooporders (zie hierna op bladzijde 124).

Verkopen

Bladzijde 112



5.2 INSTELLEN LAYOUTS In King is de layout van de etiketten, aanmaningen, facturen, pakbonnen, bestelbrieven, enz., vrij instelbaar. Het layout-programma van King biedt echter zóveel mogelijkheden, dat het niet raadzaam is om direct te beginnen met het opzetten van bijvoorbeeld een nieuwe factuur-layout. Vaak zult u kunnen volstaan met het aanpassen van één van de meegeleverde layouts. Dit hoofdstuk behandelt de basisprincipes van het layout-programma. Eerst wordt uitgelegd hoe u zelf een eenvoudige layout kunt maken. Daarna komt het aanpassen van een meer complexe layout aan bod.

5.2.1. Het instellen van een eenvoudige layout Als voorbeeld van een eenvoudige layout is hier voor het etiket gekozen. Er moet een etiket-layout gemaakt worden met daarop het adres en daaronder de bijbehorende KIX-code. U kunt dan het beste de volgende procedure volgen: • Selecteer het etiket-layout-programma. U kunt dat vinden in hoofdmenu DEBITEUREN > AFDRUKKEN DEBITEUREN > INSTELLEN ETIKET-LAYOUT DEBITEUREN. U krijgt dan een zoekvenster te zien met de beschikbare etiket-layouts; • Klik op de knop Toevoegen om een nieuwe layout aan te maken. U komt nu in het layout-programma (hierover later meer);

• •

Vul bovenaan op het scherm alvast de code en de omschrijving van uw etiket-layout in. Dan wordt uw layout bij het verlaten van dit venster voortaan opgeslagen. Vervolgens kunt u de pagina-instelling van het etikettenvel vastleggen. Dat doet u door in menu BESTAND te kiezen voor PAGINA-INSTELLING. U komt dan in het venster Pagina-instelling; • Klik op de tab Papierformaat als in uw situatie de etiketten niet op een A4-vel zitten. U kunt daar dan het door u gebruikte papierformaat instellen; • Klik op de tab Papierinvoer als u voor de etiketten bijv. een afwijkende papierlade gebruikt;

Verkopen

Bladzijde 113


•


Bevat uw etikettenpapier meerdere kolommen met etiketten, klik dan op de tab Opmaak. U kunt daar het aantal kolommen instellen. Via de rubrieken Kolombreedte en Kolomposities regelt u de linker en rechter marge en de tussenruimte tussen de kolommen;

•

•

Ten slotte klikt u op de tab Marges om de bovenmarge en eventueel de ondermarge in te stellen: • Klik op Akkoord om de Pagina-instelling af te sluiten; Nu kunt u de tabkaart Instellen eens wat beter gaan bekijken. Onder de werkbalken ziet u enkele witte ‘blokken’ met een grijze onderrand. In die grijze rand staat de naam van het blok. Elk blok vertegenwoordigt een onderdeel van één bladzijde: bovenaan de Koptekst, dan het Detailsblok en onderaan de Voettekst.

Verkopen

Bladzijde 114


•

•

•


Belangrijk: de Koptekst en de Voettekst worden op elke bladzijde éénmaal afgedrukt. Het Details-blok daarentegen wordt, afhankelijk van de hoeveelheid gegevens, meermalen per bladzijde afgedrukt. Het Details-blok is derhalve alleen bestemd voor gegevens die ook meermalen moeten worden afgedrukt, zoals etiketten of de orderregels van een factuur. Als u vellen met 16 etiketten gebruikt, hoeft u dus niet 16 maal de etiket-layout vast te leggen. In het Details-blok stelt u de layout in van één etiket, en dat éne Details-blok wordt dan gewoon 16 keer per bladzijde afgedrukt. Het Details-blok moet u zien als één etiket, vandaar dat het Details-blok ook even breed is als één kolom; Aangezien op een etikettenvel meestal alleen maar etiketten zitten, zullen bij etiketten de Koptekst en de Voettekst niet gauw worden gebruikt. Daarom dient u via menu RAPPORT de KOPTEKST en VOETTEKST uit te zetten door op deze menupunten te klikken; Als u de bladzijde hebt ingesteld op meerdere kolommen, dan ziet u dat boven en onder het Details-blok nog een Kolom-koptekst en een Kolomvoettekst voorkomen:

Die hebt u alleen nodig, als u op elk etiket een koptekst en/of een voettekst wilt afdrukken. Is dat bij u niet het geval, dan hoeft u niets te veranderen, want de hoogte van deze blokken is al 0; Vervolgens moet u de hoogte van het Details-blok nog instellen. Die moet namelijk overeenkomen met de hoogte van het etiket. Klik met de rechtermuisknop ergens in het Details-blok; • Selecteer in het menu de keuze VASTE HOOGTE (de etiketten hebben namelijk een vaste hoogte); • Klik weer met de rechtermuisknop in het Details-blok en selecteer nu POSITIE…; • Vul in de rubriek Hoogte de etikethoogte in millimeters in. De eventuele tussenruimte tussen de etiketrijen vult u in bij Ondermarge. Als u de maten in een andere eenheid wilt invoeren, bijvoorbeeld in inches, dan moet u dat aangeven bij EENHEDEN in venstermenu RAPPORT;

Verkopen

Bladzijde 115


•

•

•


Klik op Akkoord om terug te gaan naar het layout-invoervenster:

Elke layout moet gekoppeld worden aan de database, dus de Kingadministratie. Ga naar menu RAPPORT en klik op DATABASE…. U krijgt dan een venster te zien met een aantal ‘datakanalen’:

In de keuzelijst klikt u op Etiketgegevens. Daarna klikt u op Akkoord; Nu kunt u gaan instellen welke gegevens afgedrukt moeten worden en waar die afgedrukt moeten worden. In het layout-programma worden die gegevens componenten genoemd. Boven de blokken ziet u de werkbalken met de beschikbare componenten:

Verkopen

Bladzijde 116



De componenten in deze werkbalk zijn bestemd voor vaste gegevens: dus gegevens die op elke bladzijde, elk etiket, enz. hetzelfde zijn. Voorbeelden hiervan zijn uw eigen adresgegevens, het logo van uw bedrijf, enz. Voor de etiket-layout is een andere groep componenten belangrijker. U vindt die in de volgende werkbalk:

• •

Deze componenten zijn bestemd voor gegevens die uit de Kingadministratie komen (dus uit de database). Bijvoorbeeld de adressen van debiteuren, de regels van een order, enz. De volgende twee componenten zijn voor de etiket-layout het belangrijkst: • component DBTekstregel is bestemd voor tekst die niet langer is dan één regel; • component DBMemo is bestemd voor tekst die uit meer regels bestaat of kan bestaan. In dit voorbeeld moeten op het etiket adressen worden afgedrukt. Het is het gemakkelijkst om hiervoor het NAW-blok te gebruiken. Omdat dat een tekst is die uit meer regels bestaat, klikt u op de knop DBMemo; Vervolgens beweegt u de muisaanwijzer naar de plaats waar deze component moet komen. Dat doet u door te klikken op de positie waar u de linkerbovenhoek van deze component wilt hebben, dus bijvoorbeeld op positie 30/5:

Als u de positie van deze component precies wilt instellen, dan moet u met de rechtermuisknop op de component klikken en in het menu dat daarop verschijnt POSITIE… kiezen. Vervolgens kunt u in de rubrieken Verkopen

Bladzijde 117


•

Boven en Links de positie tot op de duizendste millimeter nauwkeurig opgeven; U hebt nu alleen nog maar aangegeven dat er op het etiket een tekst van meerdere regels afgedrukt moet worden. Nu moet u nog instellen welke tekst dat moet zijn. Klik op de component en u ziet deze werkbalk:

• •

• •

•


Links ziet u het datakanaal (de gegevensgroep) waaruit u een selectie kunt maken. In ons voorbeeld is dat Etiketgegevens; Daarna selecteert u in de rechter keuzelijst het NAW-blok. Deze werkbalk ziet er dan dus zo uit:

Onder het adresblok moet de KIX-code worden afgedrukt. Die is maar één regel groot, dus u klikt op component DBTekstregel; Plaats de component onder het NAW-blok (op dezelfde manier als u de eerste component in de layout hebt opgenomen):

Vervolgens geeft u aan welke informatie hierin moet worden afgedrukt. In de keuzelijst selecteert u KIX-code:

Verkopen

Bladzijde 118



•

Klik op de zojuist geplaatste component en selecteer in één van de werkbalken het lettertype KIX Barcode (dit lettertype wordt meegeleverd met King):

•

Het veld blijkt te klein voor de KIX-code. Om dat te verhelpen klikt u met de rechtermuisknop op de component en kiest u in het menu voor AUTOMATISCHE GROOTTE. De afmetingen van de component worden dan automatisch aangepast aan de inhoud. De etiket-layout is nu gereed!

5.2.2. Aanpassen van een meer complexe layout Een goed voorbeeld van een meer complexe layout is de factuur-layout. In deze handleiding komt alleen het aanpassen van een bestaande factuurlayout aan de orde. Voor een gedetailleerde instructie over het opzetten van een factuur-layout kunt u terecht in het King-helpsysteem. Het programma om de factuur-layout in te stellen kunt u vinden door in hoofdmenu VERKOPEN naar INSTELLEN LAYOUTS te gaan en dan te kiezen voor INSTELLEN FACTUUR-LAYOUT. U komt dan in het zoekvenster met de beschikbare factuur-layouts. Om een meegeleverde layout aan te kunnen passen, moet u die layout (bijv. layout 900) eerst kopiëren (met de knop Kopiëren). U krijgt dan een kopie van deze factuur-layout op het scherm. Vul het layoutnummer en de omschrijving in en u kunt verder werken in deze kopie. Wijzigen van vaste tekst Vaste tekst is tekst die voor elke factuur hetzelfde is. Een voorbeeld hiervan is de tekst ‘Factuurnummer:’ die vóór het factuurnummer staat. Die tekst wordt op elke factuur afgedrukt, terwijl het factuurnummer zelf een variabele is die voor elke factuur anders is. Stel dat u de vaste tekst Pagina bovenaan in de layout wilt vervangen door Bladzijde:

Verkopen

Bladzijde 119



•

Klik op deze component, dus met de vaste tekst ‘Pagina’. In één van de werkbalken ziet u dezelfde tekst verschijnen:

•

Klik in deze werkbalk en wijzig de tekst.

Een memoveld met vaste tekst (dus een tekstveld met meerdere regels) kunt u beter op een andere manier wijzigen. U klikt met de rechtermuisknop op het memoveld dat u wilt aanpassen. In het menu dat dan verschijnt, kiest u TEKST WIJZIGEN.... U komt dan in een apart venster, waarin u de tekst kunt muteren. Componenten verplaatsen Een component kan worden verschoven door erop te klikken, vervolgens de Ctrl-toets in de drukken en terwijl u die ingedrukt houdt, de pijltjestoetsen te gebruiken. De precieze positie van een component is ook in te stellen via zijn muismenu (zie bladzijde 117). Componenten uitlijnen Componenten kunt u gemakkelijk uitlijnen met behulp van een speciale werkbalk. U kunt die opvragen door in venstermenu WEERGEVEN naar WERKBALKEN te gaan en dan werkbalk UITLIJNING EN TUSSENRUIMTE te selecteren:

Van links naar rechts betekenen deze knoppen ‘links uitlijnen’, ‘verticaal centreren’, ‘rechts uitlijnen’; ‘uitlijnen op de bovenrand’, ‘horizontaal centreren’ en ‘uitlijnen op de onderrand’. Met de volgende twee knoppen zorgt u voor een gelijke tussenruimte tussen componenten, en met de laatste twee zet u de componenten in het midden van het blok. Voordat u één van deze knoppen gebruikt, moet u aangeven welke componenten uitgelijnd moeten worden. U doet dat door op die componenten te klikken terwijl u de Shift-toets ingedrukt houdt. De

Verkopen

Bladzijde 120



componenten worden uitgelijnd op de component die u het eerste selecteert. Bij ‘uitlijnen op de onderrand’ is de procedure dus:

1. uitgangssituatie

2. selecteren

3. knop

4. uitgelijnd!

Hoogte en positie van de blokken De afdrukpositie en de hoogte van de blokken kunt u instellen door met de rechtermuisknop op een lege plaats in het blok te klikken en in het menu dat dan verschijnt voor POSITIE… te kiezen:

De Hoogte is de hoogte van het blok. De Ondermarge de tussenruimte tussen dit blok en het blok daaronder. Deze instelling is alleen van belang als dit blok geen vaste hoogte heeft en/of bij het blok daaronder geen Afdrukpositie is ingevuld. De Afdrukpositie is de plaats waar dit blok moet beginnen, berekend vanaf de bovenrand van het papier. Vul hier 0 in als de beginpositie van dit blok afhankelijk moet zijn van het blok erboven. De Hoogte en de Afdrukpositie mogen samen niet groter zijn dan de hoogte van het papier. Extra blokken Was bij de etiket-layout één blok voldoende, een factuur-layout heeft aan de drie blokken niet genoeg! In deze layout zult u daarom ook de blokken Titel en Samenvatting aantreffen (u kunt die blokken aan- en uitzetten in het RAPPORT-menu). Het Titel-blok wordt aan het begin van het document afgedrukt en bevat de algemene factuurgegevens: de datum, het factuurnummer, enz. Het Samenvatting-blok komt aan het einde van het document; daarin worden de factuurtotalen afgedrukt. Het verschil met de Koptekst en Voettekst is, dat de Koptekst en Voettekst op elke bladzijde worden afgedrukt, terwijl de Titel bovenaan op de eerste bladzijde wordt afgedrukt en de Samenvatting onderaan op de laatste bladzijde. Vandaar

Verkopen

Bladzijde 121



dat het factuurtotaal niet in het Voettekst-blok is opgenomen, maar in de Samenvatting. Houd er rekening mee dat alle gegevens in het Details-blok meermalen (kunnen) worden afgedrukt. In de factuur-layout staan in het Details-blok de orderregels. De kopjes boven de orderregels moet u dus niet in het Detailsblok zetten (want dan worden ze boven elke orderregel afgedrukt), en ook niet in het Titel-blok (want dan worden ze alleen op de eerste bladzijde afgedrukt), maar in de Koptekst (want die wordt op elke bladzijde afgedrukt, boven de orderregels):

Subrapporten Een subrapport hebt u nodig: • Als in het Details-blok een onderverdeling moet worden afgedrukt met meerdere niveau’s, bijvoorbeeld per factuur meerdere orders, en per order weer alle orderregels. De orders neemt u dan op in het Detailsblok, maar voor de orderregels hebt u een subrapport nodig; • Als in een ander blok repeterende gegevens moeten worden afgedrukt, bijvoorbeeld de BTW-bedragen in het totaalgedeelte van de factuur. Deze BTW-regels moeten in een subrapport worden opgenomen, omdat op een factuur meer dan één BTW-percentage afgedrukt moet kunnen worden. In de factuur-layout kan het Details-blok er bijvoorbeeld zo uit zien:

Het ordernummer en de orderreferentie staan in het Details-blok, maar voor de orderregels en de ‘extra regel’ (de orderkorting) is een subrapport gebruikt. Deze subrapporten zijn opgenomen in het Details-blok, want ze moeten voor elke order worden afgedrukt. De inhoud van de subrapporten Regelgegevens en OrderExtraRegel kunt u hier niet zien: elk subrapport is namelijk een apart blad, met grotendeels dezelfde mogelijkheden als het hoofdrapport. Het subrapport kunt u benaderen door onderaan op de betreffende tab te klikken: Verkopen

Bladzijde 122



Klik op de tab Regelgegevens om de inhoud van dit subrapport in te zien:

Elke keer dat het Details-blok wordt afgedrukt, wordt ook het subrapport Regelgegevens opgeroepen. Dit subrapport staat immers in het Detailsblok. Dit subrapport wordt pas verlaten als alle regels van die order afgedrukt zijn. Daarna wordt het subrapport OrderExtraRegel aangeroepen en worden alle extra regels van die order afgedrukt. Als op die manier het hele Details-blok is afgehandeld, wordt het Details-blok opnieuw doorlopen, nu voor de volgende order van deze factuur. In de Samenvatting is ook een subrapport opgenomen, namelijk BTWregels:

Voor elk gebruikt BTW-percentage moet het BTW-bedrag worden vermeld. Omdat het aantal BTW-percentages per order kan verschillen en de BTWbedragen niet in het Details-blok ondergebracht kunnen worden, hebt u hiervoor een apart subrapport nodig. Een subrapport kan op verschillende manieren worden afgedrukt. U kunt uw keuze maken door in het hoofdrapport met de rechtermuisknop op de subrapport-component te klikken. Kies VAST als u voorbedrukte formulieren gebruikt en het subrapport op een vaste plaats moet worden afgedrukt. In de overige gevallen kunt u VARIABEL selecteren (het Samenvatting-blok moet dan wel een dynamische hoogte hebben!).

Verkopen

Bladzijde 123



De positie van het subrapport kunt u instellen door in het hoofdrapport met de rechtermuisknop op het subrapport te klikken en dan voor POSITIE... te kiezen. In de rubrieken Ondermarge en Bovenmarge kunt u een eventuele tussenruimte onder en boven het subrapport instellen. Bij Stoppositie geeft u aan tot welke positie het subrapport mag doorlopen. Bedragen in valuta Bij bedragvelden kunt u zelf aangeven in welke valuta het bedrag moet worden afgedrukt. Klik met de rechtermuisknop op het veld en kies in het menu voor VALUTA.... U krijgt dan een venster te zien met in een keuzelijst alle mogelijkheden. Kies de gewenste valuta of anders Geen conversie als het bedrag in de oorspronkelijke valuta moet worden weergegeven. Systeemvariabelen Een systeemvariabele is een component die bestemd is voor variabelen die niet uit de administratie zijn te halen. Bijvoorbeeld: de datum van vandaag of het bladzijdenummer. U kunt deze component selecteren met de knop in de werkbalk met de Standaardcomponenten. Vervolgens selecteert u in één van de andere werkbalken welke systeemvariabele u hebben wilt:

Rekenvelden Als u bij een databasecomponent van de soort DBTekst via het muismenu voor BEREKENINGEN... kiest, dan krijgt u een venster te zien, waarin u een rekenkundige formule kunt invoeren. Meer informatie vindt u in het bijbehorende helpvenster. Allerlei toepassingen zijn te bedenken: op de factuur het bedrag dat op de G-rekening moet worden geboekt, op de aanmaning de verschuldigde rente, enz. In combinatie met de vrije rubrieken van de debiteuren, crediteuren, relaties en artikelen bieden de rekenvelden u tal van mogelijkheden om de standaardfunctionaliteit van King zelf uit te breiden!

5.3 INVOEREN ORDERS 5.3.1. Nieuwe order invoeren Wanneer de vaste gegevens, artikelen, tarieven en tekstblokken zijn ingevoerd, kunt u met de orderinvoer beginnen: Verkopen

Bladzijde 124


• • •

• • •


Selecteer in hoofdmenu VERKOPEN programma INVOEREN ORDERS; Wijs in het zoekvenster de debiteur aan voor wie de order bestemd is en klik op Selecteren (of op Toevoegen als die debiteur nog niet bestaat); U komt nu in het orderinvoer-venster.

Bovenaan staan de debiteurgegevens en daaronder de algemene ordergegevens. De defaults van deze algemene ordergegevens kunt u instellen bij de ordergegevens van de debiteur en bij de VASTE GEGEVENS ORDERS/FACTURERING (tabkaart Order-defaults, zie bladzijde 106); Klik op de tab Vaste gegevens als u de vaste gegevens wilt wijzigen of als die nog niet volledig zijn ingevuld; Klik op de tab Orderregel; Klik vervolgens op de knop Toevoegen (die rechts op de tabkaart staat). Enkele belangrijke invoervelden worden hier toegelicht; voor meer informatie kunt u terecht in het helpvenster:

Verkopen

Bladzijde 125


• • •

•

• •


Soort; hier geeft u aan of u een artikelregel wilt invoeren (vanaf King MA), een tariefregel of een tekstregel; Aantal besteld; bij tarieven die niet met aantallen werken, kunt u deze rubriek leeg laten, in dat geval rekent het programma met een aantal van 1, maar op de documenten wordt geen aantal afgedrukt; Kostprijs, de kostprijs van het artikel kunt u wijzigen als u dat bij het artikel zo instelt (zie bladzijde 109, tabkaart Extra). U zult deze mogelijkheid gebruiken bij eenmalige artikelen of bij artikelen waarvan de kostprijs pas bekend is na het invoeren van de order; Prijs; de verkoopprijs van het artikel/tarief in de valuta van de order (zoals ingesteld op de tabkaart Vaste gegevens). Of deze prijs exclusief of inclusief BTW is, is afhankelijk van de algemene ordergegevens (weergegeven bij Prijzen, boven de tabkaarten). Vanaf King XL of met de optie Prijsafspraken wordt achter het invoerveld een sterretje weergegeven als de prijs/korting afwijkt van de standaardprijs van het artikel: een zwart sterretje als het gaat om een al bestaande prijsafspraak (zie bladzijde 112), en een rood sterretje als u de default-prijs zelf wijzigt;

Korting 1; vanaf King XL of met de optie Prijsafspraken kunt u een afwijkende korting opslaan in een prijsafspraak voor deze debiteur; Deze levering; vanaf versie MA kunt u een deellevering doen door het aantal Deze levering te verlagen. Het resterende aantal komt dan In backorder te staan. Deelleveringen zijn alleen toegestaan als dat zo is ingesteld in de tabkaart Vaste gegevens van de order;

Verkopen

Bladzijde 126



•

•

•

Gereserveerd; bij het goedkeuren van de order worden de artikelen automatisch gereserveerd (vanaf versie MA). Als u de goederen vóór de goedkeuring al wilt reserveren, dan kunt u het te reserveren aantal kiezen in de rubriek Gereserveerd; • Nu te factureren; u kunt een deelfacturering doen door het aantal Nu te factureren te verlagen (vanaf King MA). Na de eerstvolgende facturering blijft de order open staan voor het nog te factureren aantal. Tip: beschikt u over Factuurhistorie (zie bladzijde 137), dan kunt u met de knop Historie… (rechts op de tabkaart) orderregels overnemen uit historische orders. Dat is alleen mogelijk als de order nog niet is goedgekeurd. Klik op de knop Opslaan, op Toevoegen of op Tussenvoegen om de volgende orderregel aan te maken, of anders op de knop Sluiten om de order af te sluiten. Let ook op de orderstatus in de tabkaart Status. Een order kan pas worden gefactureerd, als die is Vrijgegeven voor facturering, en pas geleverd, als die is Vrijgegeven voor levering!

5.3.2. Bestaande order wijzigen •

Kies in hoofdmenu VERKOPEN voor OPENSTAANDE ORDERS of voor OPENIn dit venster kunt u de orderstatus wijzigen; Zoek de order op en klik op Wijzigen; Vervolgens hebt u dezelfde mogelijkheden als bij het invoeren van een nieuwe order. STAANDE ORDERS PER DEBITEUR.

• •

Verkopen

Bladzijde 127



5.3.3. Contante verkopen verwerken In King kunt u ook contante betalingen van een factuur direct verwerken. U moet dan wel in VASTE GEGEVENS ORDERS/FACTURERING (zie bladzijde 106), tabkaart Boekingen facturering, een grootboekrekening invullen in invoerveld Contante betaling boeken op:

In programma VASTE GEGEVENS ORDERS/FACTURERING, tabkaart Boekingen levering, kunt u instellen dat tegelijk met de directe verkoop ook de levering moet plaatsvinden. Het verwerken van een contante betaling gaat als volgt. • Voer de order in zoals hierboven is aangegeven. Het afdrukken van een factuur kan in King namelijk uitsluitend op basis van een order; • Zorg ervoor, dat de order is Vrijgegeven voor facturering (in te stellen op de tabkaart Orderstatus, zie bladzijde 127); • Klik op de knop AFDRUKKEN onderaan op het venster en kies voor DIRECTE FACTUUR... (of gebruik de toetscombinatie Ctrl+F). U krijgt nu een apart venster te zien. Afhankelijk van de betalingsconditie van de debiteur kunt u daarin wel of geen betaling invoeren. Als u het venster te zien krijgt waarin u geen betaling kunt invoeren, dan kan via de knop Betaling de andere variant worden weergegeven. Kunt u wel een betaling invoeren maar is die niet van toepassing, dan voert u gewoon een nul-bedrag in als betaling; • Vul bij Betaling het bedrag in dat de klant nu betaalt. Als het betaalde bedrag afwijkt van het factuurbedrag, kunt u rechts op het venster aangeven of het verschil afgeboekt moet worden, of dat het hier een deelbetaling betreft en dus het nog te betalen bedrag als openstaande post moet blijven staan:

Verkopen

Bladzijde 128


•

•


Als alle rubrieken goed zijn ingevuld, klikt u op de knop Verwerken om de factuur (en eventueel de pakbon) af te drukken; King maakt dan automatisch een openstaande post aan en boekt die voor het betaalde bedrag meteen weer af; In dit venster kunt u zien, welke boekingsgang naar aanleiding van de contante verkoop is aangemaakt:

Als u dit venster afsluit, wordt ook deze boekingsgang afgesloten en wordt voor de volgende directe factuur weer een nieuwe boekingsgang aangemaakt. U kunt daarom het beste dit venster open laten staan totdat u King afsluit, zodat alle contante betalingen die u tot op dat moment hebt verwerkt, in één boekingsgang komen te staan.

5.4 VERZAMELLIJST (KING XL) In veel bedrijven zal de verkoper na het invoeren van de order niet zelf naar het magazijn lopen om de te leveren artikelen te verzamelen, maar wordt dit overgelaten aan een magazijnmedewerker. Om dit proces in goede banen te leiden, kunt u gebruik maken van de verzamellijst (of magazijn-picklist). De procedure is als volgt: Stap 1: invoeren van de verkooporder Deze stap is beschreven vanaf bladzijde 124. Extra aandachtspunt: • In de tabkaart Vaste gegevens van de order geeft u aan dat de verzamellijst verplicht is:

Verkopen

Bladzijde 129



De default-waarde van deze rubriek kunt u instellen in de VASTE GEGEVENS ORDERS/FACTURERING, tabkaart Order-defaults. Stap 2: afdrukken van de verzamellijst • Zorg ervoor dat de verkooporder de status Vrijgegeven voor verzamellijst heeft (zie bladzijde 127); • Druk de verzamellijst af via programma VERKOPEN > AFDRUKKEN VERZAMELLIJSTEN. De verzamellijst kan worden afgedrukt per order of per magazijnlocatie. Bij de afdruk per magazijnlocatie hoeft u maar één keer het magazijn door om alle artikelen te verzamelen, maar daarna moet u nog uitzoeken welk artikel bij welke order hoort; • Nadat de verzamellijst is afgedrukt, krijgt de order automatisch de status Verzamellijst afgedrukt. Bij het afdrukken van verzamellijsten blijven de orders met deze status buiten beschouwing. Dit om te voorkomen dat een order meer dan één keer verzameld wordt. Stap 3: verzamelen van de goederen De magazijnmedewerker gebruikt deze lijst om de te leveren goederen uit het magazijn te halen. Wijkt de magazijnmedewerker af van de lijst (bijvoorbeeld omdat de voorraad onvoldoende blijkt te zijn), dan noteert de magazijnmedewerker dat op de lijst. Alle afwijkende aantallen moeten worden genoteerd. Stap 4: verwerken van de verzamellijst De correcties op de verzamellijst worden vervolgens in de verkooporder verwerkt met programma VERKOPEN > VERWERKEN VERZAMELLIJSTEN, zodat deze de juiste aantallen bevat. Stel dat één van drie monitoren die op voorraad zijn tijdens het verzamelen sneuvelt. U kunt er dus maar twee leveren. Deze wijziging is op de verzamellijst aangegeven; nu moet die nog in de verkooporder worden verwerkt. U selecteert daarom de betreffende orderregel, zet het aantal Deze levering op 2:

Verkopen

Bladzijde 130



Het aantal In backorder wordt dan automatisch met 1 verhoogd. Nadat de verzamellijst volledig in de order is verwerkt, geeft u de order de status Verzamellijst verwerkt:

Vergeet niet om de gesneuvelde monitor via een voorraadcorrectie (bladzijde 164) van de voorraad af te boeken! Stap 5: levering Ten slotte kan de order worden vrijgegeven voor levering; zie bladzijde 127. Bij de levering wordt de voorraad nu correct afgeboekt en uw voorraadadministratie bevat de juiste informatie.

5.5 LEVERING (VANAF KING MA) Het uitleveren van goederen kan vóór of ná of tegelijk met de facturering plaatsvinden. De levering dient in King te worden geregistreerd: de voorraad moet worden bijgewerkt en in de order wordt bijgehouden hoeveel van die order al is geleverd. De order wordt pas verwijderd als die geheel is gefactureerd én geleverd. In programma VASTE GEGEVENS

Verkopen

Bladzijde 131



ORDERS/FACTURERING

(bladzijde 106) kunt u instellen of bij de levering ook een pakbon moet worden afgedrukt.

5.5.1. Levering Om de levering in King te registreren en eventueel een pakbon af te drukken, dient u als volgt te werk te gaan: • Als het afdrukken van een orderbevestiging verplicht is vóór levering, dan moet uiteraard eerst de orderbevestiging zijn afgedrukt. Hetzelfde geldt voor de verzamellijst (zie bladzijde 129); • Zorg ervoor dat de orders die u wilt leveren, de status Vrijgegeven voor levering hebben (zie bladzijde 127); • Ga in hoofdmenu VERKOPEN naar programma LEVEREN. Wilt u één order leveren, dan kunt u het programma LEVEREN ook vanuit INVOEREN ORDERS starten, door op de knop Leveren te klikken;

Verkopen

Bladzijde 132


•

• • •


Als u alle leverbare orders wilt uitleveren, laat u het vakje Selectie leeg. Selecteer dit vakje als u slechts een gedeelte wilt leveren. U kunt de orders dan selecteren op debiteur, ordernummer, magazijn (vanaf King XL) en order-leverdatum; Vul de boekdatum/leverdatum in; Geef bij Afdrukken vervolgoverzichten aan welke overzichten moeten worden afgedrukt; Als alles goed is ingevuld (raadpleeg zonodig het helpvenster), dan klikt u op de knop Verwerken om de uitlevering te starten. Deze verwerking houdt in: • De voorraad van het geleverde artikel wordt verlaagd met het geleverde aantal; • De status van de geleverde serienummers wordt op Geleverd gezet (alleen bij de optie Serienummers); • Bij artikelen met een kostprijs wordt een boeking gemaakt om de voorraadmutatie financieel te verwerken (de boekwaarde van de voorraad neemt immers af); • De voorraadmutaties en de verkopen per artikel worden bijgewerkt; • De aantallen Reeds geleverd en Deze levering in de orderregel worden bijgewerkt; • Het Aantal gereserveerd van het geleverde artikel wordt verlaagd met het geleverde aantal; • De tariefregels en/of tekstregels worden uit de order verwijderd, als dat zo is ingesteld in programma VASTE GEGEVENS ORDERS/FACTURERING, tabkaart Levering/Facturering; • Orderregels die volledig zijn geleverd en gefactureerd worden verwijderd uit de order. Als de order volledig is geleverd en gefactureerd, wordt ook de order verwijderd. Beschikt u over de optie Uitleverhistorie, dan blijven de gegevens van de leveringen bewaard en kunt u op basis daarvan de pakbon (nogmaals) afdrukken; • Vervolgens worden de gevraagde pakbonnen en overzichten afgedrukt. Na afloop krijgt u de vraag of de pakbonnen goed zijn afgedrukt. Beantwoordt u die vraag met Nee, dan kunt u deze opdracht opnieuw afdrukken met programma DIVERSEN > MISLUKTE AFDRUKOPDRACHTEN;

Verkopen

Bladzijde 133


•


De voorraadmutatieboekingen worden opgenomen in een voorlopige boekingsgang, die u na afloop kunt afdrukken, wijzigen of verwerken (definitief maken).

5.5.2. Uitleverhistorie (King XL of optie Uitleverhistorie) Beschikt u over de optie Uitleverhistorie (standaard in versie XL), dan kunt u de historische leveringen inzien en de pakbon eventueel opnieuw afdrukken. U vindt programma UITLEVERHISTORIE in hoofdmenu VERKOPEN:

In eerste instantie worden alle leveringen weergegeven. U kunt ook een bepaalde levering opzoeken op basis van het debiteurnummer, factuurnummer, uitlevernummer, uitleverdatum, enz. U moet dan één of meer van de betreffende velden bovenaan op het venster invullen en dan afsluiten door op de knop Nu zoeken te klikken. Klik op de knop Inzien voor een overzicht van de details van de levering: de bijbehorende orders, orderregels, specificatieregels en adresgegevens. Met de knop Afdrukken kunt u de pakbon nogmaals afdrukken.

Verkopen

Bladzijde 134



5.6 FACTURERING De facturering vindt in King altijd plaats op basis van een order. Er zijn twee manieren om een factuur af te drukken:

5.6.1. Directe facturering Directe facturering houdt in dat direct na het invoeren van de order de factuur wordt afgedrukt. Deze functie is in King gecombineerd met het verwerken van een contante betaling, zie hiervoor bladzijde 128. Wilt u een order wel direct factureren, maar wordt die factuur niet contant betaald, dan voert u in de rubriek Betaling een nul-bedrag in.

5.6.2. Batch-facturering Bij batch-facturering wordt eerst een reeks orders ingevoerd en later gefactureerd. Het factureren van een reeks orders verloopt als volgt: • Is het afdrukken van een proforma-nota en/of orderbevestiging verplicht vóór facturering, dan moeten deze documenten afgedrukt zijn; • Zorg ervoor dat de orders die u wilt factureren, de status Vrijgegeven voor facturering hebben (zie bladzijde 127); • Start programma VERKOPEN > AFDRUKKEN FACTUREN;

Verkopen

Bladzijde 135


• • • •

• •


Als u niet alle orders wilt factureren, selecteert u het vakje Selectie. U kunt dan zelf een selectie maken op basis van de debiteuren, de orders en (vanaf King XL) de magazijnen; Vul de boekdatum en de factuurdatum in; Als u heel kleine orders nog niet wilt factureren, kunt u dat aangeven bij Minimale factuurbedrag (alleen bij verzamelfacturen); Het invoerveld Afdruk op papier via layout laat u leeg als u de instelling in de VASTE GEGEVENS ORDERS/FACTURERING wilt gebruiken (zie bladzijde 106). Vult u hier een layout in, dan wordt die gebruikt voor alle facturen die op papier moeten worden afgedrukt. Deze instelling is dus niet van invloed op facturen die als bestand moeten worden opgeslagen (zie bladzijde 177); Ten slotte kunt u nog aangeven in welke volgorde de facturen afgedrukt moeten worden; Selecteer het vakje Printer selecteren als u voor deze afdruk een andere printer wilt selecteren dan de default-printer. De defaultprinter is de printer die gekoppeld is aan de layout van het eerste document dat

Verkopen

Bladzijde 136


•

•

•

•

•


wordt afgedrukt. Alle facturen worden dan afgedrukt op de hier gekozen printer. Laat u dit vakje leeg, dan worden de facturen afgedrukt op de printer die aan de betreffende factuur-layout gekoppeld is. Per layout kan dat een andere printer zijn; Als alles goed is ingesteld, klikt u op de knop Voorbeeld om de facturen te controleren. U kunt de voorbeeldfacturen op scherm bekijken of vanuit het voorbeeldscherm een afdruk maken. Let op: facturen die u vanuit het voorbeeldscherm afdrukt hebben nog geen factuurnummer en kunnen dus niet naar klanten worden verzonden! Zijn de voorbeeldfacturen in orde, dan sluit u het voorbeeldvenster af met Sluiten. Vervolgens klikt u op de knop Verwerken om de facturering te starten. De orderaantallen en de omzetten worden bijgewerkt. Er wordt een voorlopige boekingsgang aangemaakt met de journaalposten van de facturering. Ten slotte worden de officiële facturen afgedrukt (nu dus mét factuurnummer); Daarna krijgt u de vraag of de facturen goed zijn afgedrukt. Beantwoordt u deze vraag met Nee, dan krijgt u het Afdrukverslag op het scherm, waar u kunt aangeven welke documenten goed zijn afgedrukt en welke niet. De documenten die niet goed zijn afgedrukt, kunt u later opnieuw versturen met programma DIVERSEN > MISLUKTE AFDRUKOPDRACHTEN. Als u op deze vraag met Ja antwoordt, kunnen de facturen niet meer opnieuw worden afgedrukt (behalve als u beschikt over Factuurhistorie); Als de order volledig is gefactureerd en geen artikelregels bevat die nog geleverd moeten worden, wordt de order automatisch verwijderd. Vervolgens wordt het factureeroverzicht afgedrukt. Als u orders had geselecteerd die niet zijn afgedrukt (bijvoorbeeld omdat de order niet was vrijgegeven), dan kunt u ook nog een lijst van niet-gefactureerde orders afdrukken; Na afloop van de facturering krijgt u het overzicht boekingsgang op het scherm. Deze boekingsgang bevat de journaalposten van de facturering. U kunt deze boekingsgang dan inzien, wijzigen of verwerken (definitief maken).

5.6.3. Factuurhistorie (King XL of met optie Factuurhistorie) Beschikt u over de optie Factuurhistorie (standaard in versie XL), dan kunt u de historische facturen inzien en de factuur eventueel opnieuw afdrukken. Ook hebt u de mogelijkheid om op basis van de historische order een Verkopen

Bladzijde 137



nieuwe (credit)order aan te maken. U vindt programma FACTUURHISTORIE in hoofdmenu VERKOPEN. In eerste instantie worden alle facturen weergegeven. U kunt ook een bepaalde factuur opzoeken op basis van o.a. het debiteurnummer, het factuurnummer, het ordernummer en de factuurdatum. U moet dan één of meer van de betreffende velden bovenaan op het venster invullen en dan het zoeken starten door op de knop Nu zoeken te klikken. Met de knop Afdrukken kunt u de factuur nogmaals afdrukken. Historische order(regel)s overnemen naar nieuwe order Klik op de knop Inzien voor een overzicht van de details van de factuur: de bijbehorende orders, orderregels, specificatieregels en adresgegevens. Vanuit dit venster kunt u orderregels overnemen naar een nieuwe order. Dit werkt als volgt: • Selecteer het vakje Maken van kopie- of creditorder toegestaan; • Als u de hele order wilt overnemen, dan selecteert u het vakje in de kolom Overnemen bovenaan op het venster. Wilt u niet de hele order overnemen, dan gaat u naar de tabkaart Orderregels en selecteert u in de kolom Overnemen de orderregels die u wilt overnemen; • Vervolgens klikt u op de knop Overnemen… onderaan op het venster. U krijgt dan een menu met drie keuzes:

Verkopen

Bladzijde 138



•

•

KOPIE-ORDERREGELS O.B.V. HUIDIGE PRIJZEN, de geselecteerde orders/regels worden overgenomen naar de nieuwe/huidige order, maar met de huidige artikelprijzen en kortingen, rekening houdend met de huidige prijsafspraken voor deze debiteur; • KOPIE-ORDERREGELS O.B.V. HISTORISCHE PRIJZEN, de geselecteerde orders/regels worden overgenomen naar de nieuwe/huidige order met de prijzen en kortingen zoals die in de historische orderregels staan; • CREDIT-ORDERREGELS O.B.V. HISTORISCHE PRIJZEN, de geselecteerde orders/regels worden overgenomen naar de nieuwe/huidige order. Hierbij worden de prijzen en kortingen gebruikt zoals die in de historische orderregels staan, maar dan met negatieve aantallen. Kies hiervoor als u een creditnota wilt maken; Is een nieuwe order aangemaakt, dan krijgt u de vraag of u die order op het scherm wilt weergeven. Ook als u deze vraag met Ja beantwoordt, blijft de factuurhistorie open staan.

5.7 BACKORDERS (VANAF KING MA) Een besteld artikel dat u niet direct kunt of wilt leveren, zet u in backorder (zie bladzijde 126).

5.7.1. Overzicht backorders In hoofdmenu VERKOPEN vindt u menupunt BACKORDERS. Via deze menupunten kunt u een overzicht inzien en afdrukken van de artikelen die in backorder staan, eventueel uitgesplitst naar artikel en debiteur.

Verkopen

Bladzijde 139



Vanuit INFO BACKORDERS PER ARTIKEL/DEBITEUR kunt u via de knop Ga naar... direct de bijbehorende orderregel opvragen en muteren.

5.7.2. Leverbare backorders Op het moment dat een backorder-artikel bij u binnenkomt, wilt u de betreffende order(regel)s natuurlijk zo snel mogelijk leveren. Daarom geeft programma MAGAZIJNONTVANGSTEN u een melding als er een artikel wordt geregistreerd dat in back-order staat.

Verkopen

Bladzijde 140



Om deze controle op een meer gestructureerde manier uit te voeren, kunt u een overzicht afdrukken van de leverbare backorders (vanaf King XL). U vindt deze afdrukken in hoofdmenu VERKOPEN in submenu BACKORDERS. Op dit overzicht staan de backorders die geheel of gedeeltelijk geleverd zouden kunnen worden. U kunt het overzicht afdrukken per order of per artikel; in beide gevallen wordt een uitsplitsing gemaakt naar magazijn. • Het overzicht per order vermeldt van elke backorderregel in hoeverre de backorder uitleverbaar is en of de order nu volledig kan worden uitgeleverd; • Het overzicht per artikel toont alle openstaande backorders van een artikel, die volledig of gedeeltelijk kunnen worden uitgeleverd. Op beide varianten worden ook de magazijnvoorraad, het aantal in backorder en het gereserveerde aantal van het backorderartikel afgedrukt. Is de voorraad niet toereikend voor alle backorders, dan kunt u dus snel bepalen welke backorder de hoogste prioriteit heeft en welke backorder nog even moet wachten.

5.7.3. Contributie-orders Het aanmaken en factureren van standaardorders, zoals voor contributies of abonnementen, kan in King heel gemakkelijk worden gerealiseerd, en wel met Contributiecodes. U dient dan de volgende werkwijze te volgen: • Controleer de vaste gegevens van de contributie-orders, en wijzig die indien nodig, met programma VASTE GEGEVENS CONTRIBUTIE-ORDERS. U vindt dit programma in hoofdmenu VERKOPEN, onder CONTRIBUTIEORDERS; • Vervolgens stelt u per orderbedrag een aparte contributiecode in met alle benodigde orderregels, met programma INVOEREN CONTRIBUTIECODES. Ook dit programma vindt u in hoofdmenu VERKOPEN, onder CONTRIBUTIE-ORDERS;

Verkopen

Bladzijde 141


•

• •


Bij elke debiteur en/of contactpersoon die u wilt gaan factureren voor een contributie of abonnement, vult u de betreffende contributiecode (en eventueel selectiecodes) in. Voor de debiteuren kan dat met programma DEBITEUREN, tabkaart Ordergegevens, en voor contactpersonen met programma CONTACTPERSONEN (zie bladzijde 174); Nu kunt u de contributie-orders daadwerkelijk gaan aanmaken. Dat doet u met programma AANMAKEN CONTRIBUTIE-ORDERS (in hoofdmenu VERKOPEN, onder CONTRIBUTIE-ORDERS); De aangemaakte orders kunt u naar keuze direct na het aanmaken factureren, of later. Factureert u de orders later, dan kan dat op de gebruikelijke wijze met programma AFDRUKKEN FACTUREN (zie bladzijde 135).

Verkopen

Bladzijde 142



HOOFDSTUK 6 VOORRAADBEHEER 6.1 BELANGRIJKE BEGRIPPEN Op de voorraadoverzichten worden de volgende begrippen gebruikt: • Magazijnvoorraad of fysieke voorraad; het totale aantal eenheden van het artikel dat daadwerkelijk in het magazijn aanwezig is. • Gereserveerd; het aantal eenheden van het artikel dat gereserveerd is in de verkooporders voor Deze levering of voor backorder (zie bladzijde 161). Met de optie Uren/Projecten kunnen artikelen ook gereserveerd worden voor een project, en met de optie Samengestelde artikelen/Productie voor de productie; • Beschikbaar voor levering; de magazijnvoorraad minus het aantal dat is gereserveerd voor projecten (voorbereid of onderhanden), productieorders en in verkooporders voor Deze levering. Het aantal in verkooporders dat is gereserveerd voor backorder blijft hier dus buiten beschouwing, aangezien deze goederen toch pas later worden geleverd; • Vrije voorraad, het aantal eenheden van het artikel dat nog vrij beschikbaar is voor verkoop. Dit aantal wordt berekend als: magazijnvoorraad minus gereserveerd; • In ontvangst; het aantal in niet-verwerkte magazijnontvangsten. Bij het invoeren van de magazijnontvangst wordt dit aantal verhoogd en wordt het aantal In bestelling verlaagd. Bij het verwerken van de magazijnontvangst wordt het aantal In ontvangst verlaagd en wordt de magazijnvoorraad verhoogd; • In productie; het aantal Nog op te boeken eindproducten dat voorkomt in productieorders met de status Ingepland of Onderhanden. Alleen met de opties Samengestelde artikelen en Productie 1 of 2. • In bestelling; het aantal in bestelling wordt per artikel bijgehouden. Dit aantal wordt verhoogd bij het verwerken van een bestelling (het afdrukken van de bestelbrief), en verlaagd bij het invoeren van een magazijnontvangst op basis van de bestelling; • Economische voorraad, de voorraad waarover economisch risico wordt gelopen. Dit aantal wordt berekend als de Vrije voorraad plus In ontvangst plus In productie plus In bestelling. In de VASTE GEGEVENS ARTIKELEN (zie bladzijde 145) geeft u aan welke bestellingen moeten meetellen in de economische voorraad: bestellingen met de status Voorraadbeheer

Bladzijde 143


•


Concept, bestellingen met de status Goedgekeurd en/of bestellingen met de status Verwerkt. Reserve, de economische voorraad minus de minimumvoorraad van dat artikel.

6.2 WAT U VOORAF MOET VASTLEGGEN 6.2.1. Paragrafen Voor het voorraadbeheer moet u nog een aantal speciale paragrafen vastleggen. Behalve de paragrafen die voor de facturering nodig zijn (zie bladzijde 104), zijn dat de paragrafen voor de voorraadherwaardering, de prijsverschillen en de voorraadverschillen. De procedure is als volgt: • Kies in hoofdmenu STAMGEGEVENS voor programma PARAGRAFEN. U komt dan in het mutatievenster Paragrafen; • Klik op de regel Herwaardering en dan op de knop Wijzigen; • Klik op de info-knop (zie bladzijde 22) in het invoerveld. U komt dan in het zoekvenster; • Klik op de knop Toevoegen om de paragraaf voor de voorraadherwaardering toe te voegen (als die nog niet bestaat, anders kunt u die selecteren); • Vul een nummer in (bijv. nummer 32) en daarachter een omschrijving, en klik op de knop Sluiten. U komt weer terug in het zoekvenster; • Klik op de knop Selecteren; u komt dan weer terug in programma Paragrafen; • Maak op deze manier ook een paragraaf aan voor de prijsverschillen bij de inkoop (bijv. 83) en voor de voorraadverschillen (bijv. 33);

Voorraadbeheer

Bladzijde 144


•


Daarna klikt u op de knop Sluiten om het programma te verlaten.

6.2.2. Vaste gegevens artikelen De boekwaarde van uw handelsvoorraad wordt in King berekend op basis van de kostprijs van het artikel. Dus als u de kostprijs van een artikel wijzigt, moeten er boekingen worden gemaakt om de boekwaarde van de voorraad aan te passen. In de VASTE GEGEVENS ARTIKELEN geeft u aan in welk dagboek deze prijswijzigingen geboekt moeten worden: • Kies in hoofdmenu ARTIKELEN voor VASTE GEGEVENS ARTIKELEN; • Klik op de tab Algemene gegevens, en ga naar het invoerveld Dagboek t.b.v. prijswijzigingen;

•

Druk op F4 om het zoekvenster met de dagboeken te openen. U kunt voor de prijswijzigingen een apart dagboek aanmaken, maar het is ook mogelijk om hiervoor een Memoriaal-dagboek te gebruiken. Klik op

Voorraadbeheer

Bladzijde 145


• •


Toevoegen als u een nieuw dagboek wilt aanmaken. Het dagboek voor de prijswijzigingen moet van de soort Algemeen zijn; Nadat u met Selecteren een dagboek geselecteerd hebt, geeft u bij Meetellen in economische voorraad aan welke bestellingen meegeteld moeten worden bij de bepaling van de economische voorraad; Ten slotte klikt u op Sluiten om het programma af te sluiten.

6.2.3. Vaste gegevens magazijnontvangsten (vanaf King L) Binnenkomende goederen worden geregistreerd, zodat de voorraad kan worden bijgewerkt. Maar voordat u een magazijnontvangst kunt registreren, dient u de vaste gegevens in te voeren: • Bedenk eerst op welke manier u de magazijnontvangsten wilt gaan invoeren: tegen de werkelijke inkoopprijs of tegen de vaste verrekenprijs (VVP), en of u de inkoopfactuur tegelijk met de magazijnontvangst wilt boeken; zie bladzijde 155 e.v. voor meer informatie; • Ga via VOORRAAD > MAGAZIJNONTVANGSTEN naar VASTE GEGEVENS MAGAZIJNONTVANGSTEN; • Klik op de tab Algemeen en voer de gegevens in met gebruikmaking van het helpvenster. Als dagboek kunt u het Inkoopboek gebruiken, maar het is ook mogelijk om voor de magazijnontvangsten een apart dagboek aan te maken (van de soort Inkoop/crediteuren); • Op de tabkaarten Ontvangsten en Ontvangstregels stelt u de defaults in, die gebruikt worden bij het invoeren van de magazijnontvangsten;

Voorraadbeheer

Bladzijde 146


•


Beschikt u over versie XL of de optie Handmatige bestellingen, dan kan er een koppeling worden gelegd tussen bestelling en magazijnontvangst. Op de tabkaart Ontvangstregels stelt u in hoe die koppeling met de bestelling moet verlopen:

U hebt hier de keuze uit Automatisch en Niet automatisch. Kiest u voor Automatisch, dan zoekt King na de invoer van het artikel de bijbehorende bestelling er zoveel mogelijk zelf bij. Verloopt de koppeling Niet automatisch, dan dient u bij elke ontvangstregel zelf de bijbehorende bestelling te selecteren. De koppeling tussen magazijnontvangst en bestelling is belangrijk voor een goede voorraadadministratie! Voorraadbeheer

Bladzijde 147


•


Klik op Sluiten om het programma te verlaten.

6.2.4. Vaste gegevens bestellingen (King XL) Programma VASTE GEGEVENS BESTELLINGEN vindt u in hoofdmenu VOORRAAD onder BESTELLINGEN. Met dit programma kunt u het invoeren van de bestellingen aan uw wensen aanpassen. U kunt hier bijvoorbeeld van de meeste invoervelden de default-waarde zelf instellen:

Daarnaast dient u in de tabkaart Layouts per taalcode aan te geven welke bestelbrief-layout moet worden gebruikt. De bestelbrief-layouts zijn vrij instelbaar; een aantal standaard-layouts wordt meegeleverd.

Voorraadbeheer

Bladzijde 148



6.3 INVOEREN BEGINVOORRAAD 6.3.1. King XL In King XL wordt de beginvoorraad ingevoerd met programma VOORRAADCORRECTIES. De procedure is als volgt: 1. Start programma VOORRAAD > VOORRAADCORRECTIES > VOORRAADMUTATIESOORTEN en klik op de knop Toevoegen; 2. Vul een code en een omschrijving in en kies bij Mutatiesoort voor Beginvoorraad; 3. Bij Dagboek vult u een dagboek in van de soort Beginbalans (bijv. het beginbalans-dagboek, zie bladzijde 47);

Voorraadbeheer

Bladzijde 149



4. Voert u de artikelen één voor één in, dan kunt u het default-artikelnummer instellen op Volgende artikel. Bij In te voeren aantal kiest u voor Nieuwe voorraad-aantal. Informatie over de overige invoervelden vindt u in het helpvenster. 5. Als alle defaults juist zijn ingesteld, klikt u op de knop Sluiten. Sluit ook het zoekvenster af met Sluiten; 6. Start programma VOORRAAD > VOORRAADCORRECTIES > INVOEREN/WIJZIGEN VOORRAADCORRECTIES en klik op de knop Toevoegen; 7. selecteer in het venster met de Voorraadmutatiesoorten de mutatiesoort die u zojuist hebt aangemaakt en klik op Selecteren; 8. Klik op de knop Toevoegen (rechts op het venster) om een artikelregel toe te voegen. Selecteer het artikel en vul per magazijn het juiste voorraadaantal in en sluit af met Opslaan; 9. Als alle artikelen zijn verwerkt, kunt u óf direct de ingevoerde beginvoorraad verwerken in de King-administratie (via Verwerken), óf het programma afsluiten (met Sluiten) en de verwerking later uitvoeren via VOORRAAD > VOORRAADCORRECTIES > VERWERKEN VOORRAADCORRECTIES.

6.3.2. King L In King L dient u voor het invoeren van de beginvoorraad de volgende procedure te volgen. Veronderstelling hierbij is, dat de boekwaarde van de voorraad al correct in de beginbalans is opgenomen. 1. U maakt een speciale crediteur aan, bijvoorbeeld met nummer 17999999, zoekcode ‘Begin’ en naam ‘Beginvoorraad’; 2. Ga naar programma VOORRAAD > MAGAZIJNONTVANGSTEN > VASTE GEGEVENS MAGAZIJNONTVANGSTEN en klik op de tab Algemeen. Bij Ontvangst invoeren tegen selecteert u (tijdelijk) Vaste verrekenprijs. Op de tabkaart Ontvangstregels kiest u bij Indien een andere leverancier bij ontvangen artikel is ingevuld voor Niet overschrijven. Klik op Sluiten om het programma te verlaten. 3. Vervolgens start u programma VOORRAAD > MAGAZIJNONTVANGSTEN > INVOEREN MAGAZIJNONTVANGSTEN. In het zoekvenster met de crediteuren selecteert u de crediteur die u bij stap 1 hebt aangemaakt. U komt dan in het invoerscherm voor de magazijnontvangsten. Bij Omschrijving vult u bijv. ‘Beginvoorraad’ in, bij Datum de begindatum van het boekjaar. Klik op de tab Ontvangstregel en dan op de knop Toevoegen die rechts op die tabkaart staat. U kunt nu de artikelen één voor één gaan Voorraadbeheer

Bladzijde 150



invoeren; bij Aantal voert u telkens het aantal in van de beginvoorraad van dit artikel; Na afloop klikt u op de knop Sluiten. Het programma komt dan met de vraag ‘Magazijnontvangst verwerken?’ Verwerken houdt in, dat de voorraad wordt bijgewerkt. Klik op Ja om de magazijnontvangst direct te verwerken, of anders op Nee, als u de beginvoorraad later wilt verwerken; Na het verwerken van de magazijnontvangst krijgt u het venster Overzicht boekingsgang te zien. Let op: klik nu op de knop Verwijderen om deze boekingsgang te verwijderen! Er wordt dan financieel niets geboekt, wat ook de bedoeling is, omdat de waarde van de beginvoorraad al in de beginbalans is opgenomen. 4. Als u bij stap 2 iets gewijzigd hebt in de VASTE GEGEVENS MAGAZIJNONTVANGSTEN, moet u niet vergeten om dat weer terug te zetten.

6.4 BESTELLINGEN Op het gebied van bestellingen biedt King de volgende mogelijkheden:

6.4.1. Besteladvieslijst De besteladvieslijst is een overzicht van wat besteld moet worden om de voorraad weer op het vereiste niveau te brengen (de maximumvoorraad). Op basis van de lijst kunt u bestellingen plaatsen bij uw leverancier(s). U kunt deze lijst afdrukken door in hoofdmenu VOORRAAD naar BESTELLINGEN te gaan, en in het submenu te kiezen voor het gewenste overzicht. U kunt de besteladvieslijst afdrukken met of zonder prijzen.

6.4.2. Instellingen crediteuren

In programma CREDITEUREN > CREDITEUREN, knop Wijzigen, tabkaart Documenten, kunt u per crediteur instellen in welk formaat deze de bestelbrief moet ontvangen: op papier, als bestand of via e-mail:

Voorraadbeheer

Bladzijde 151



Bij E-mail aan vult u de ontvanger(s) van de e-mail in. Raadpleeg eventueel de help voor meer informatie.

6.4.3. Invoeren bestellingen Vanaf King XL (of met de optie Handmatige bestellingen) kunt u in King bestellingen invoeren en op basis daarvan bestelbrieven afdrukken. De procedure is als volgt: • Druk een besteladvieslijst af om te bepalen welke artikelen besteld moeten worden en hoeveel; • Start programma VOORRAAD > BESTELLINGEN > INVOEREN BESTELLINGEN en selecteer de leverancier (crediteur) bij wie u uw bestelling wilt plaatsen. U kunt altijd een andere leverancier kiezen dan de default-leverancier van het artikel; • U komt nu in het invoerscherm van de bestelling. Vul de algemene gegevens van de bestelling in (voorzover nodig) en klik vervolgens op de knop Toevoegen rechts op het scherm om een bestelregel in te voeren; • Selecteer het artikel dat u wilt bestellen. U kunt een artikel ook selecteren op basis van het Artikelnr. leverancier. Vul het te bestellen aantal in en eventueel de prijs en de afleverdatum:

Voorraadbeheer

Bladzijde 152


•

•

•

•


King controleert hierbij op de maximumvoorraad van het artikel (zie bladzijde 109). In de VASTE GEGEVENS BESTELLINGEN kunt u aangeven dat ook gecontroleerd moet worden of het ingevoerde aantal overeenkomt met de bestelgrootte en de minimumafname van het artikel bij de default-leverancier; Klik op Opslaan of Toevoegen om de volgende bestelregel toe te voegen. Behalve artikelregels kunnen ook teksten tariefregels worden gebruikt. Als de bestelling volledig is ingevoerd, kunt u het venster afsluiten met Sluiten. Tip: met de optie ‘Automatische bestellingen’ kunt u deze eerste vijf stappen door King laten uitvoeren! Als de bestelling in orde is, kan de status ervan op Goedgekeurd worden gezet. U kunt een bestelling inzien en muteren met programma VOORRAAD > BESTELLINGEN > ALLE OPENSTAANDE BESTELLINGEN, knop Wijzigen. De status van de bestelling kunt u wijzigen in het venster met de openstaande bestellingen, en in het invoerprogramma op de tabkaart Status. Het goedkeuren van de bestelling kunt u overslaan door in programma VASTE GEGEVENS BESTELLINGEN, tabkaart Defaults bestelling, de default-status van de bestelling op Goedgekeurd te zetten; Als de bestelling de status Goedgekeurd heeft, kunt u op basis van de bestelling de bestelbrief afdrukken. Dat doet u met programma VOORRAAD > BESTELLINGEN > ALLE OPENSTAANDE BESTELLINGEN, knop Verwerken; Venster ‘Afdrukken bestelbrieven’ wordt dan geopend:

Voorraadbeheer

Bladzijde 153


•


Als alle rubrieken goed zijn ingesteld, klikt u op de knop Verwerken. De bestelbrieven worden dan afgedrukt. Na afloop krijgt u de vraag of alle bestelbrieven juist zijn afgedrukt. Beantwoordt u deze vraag met Ja, dan wordt het ‘Aantal besteld’ van de bestelde artikelen verhoogd en wordt (indien dat zo is ingesteld) het besteloverzicht afgedrukt. Antwoordt u met Nee, dan wordt het Afdrukverslag geopend en kunt u aangeven welke bestelbrieven niet goed zijn afgedrukt; De bestelbrief stuurt u naar uw leverancier. Als de bestelde goederen binnenkomen, kunt u de oorspronkelijke bestelling weer gebruiken om te controleren of alle bestelde goederen inderdaad geleverd zijn. Is de bestelling volledig ontvangen, dan kan die worden verwijderd. Meer hierover in de volgende paragraaf.

Wilt u een verwerkte bestelling aanpassen en opnieuw verwerken, dan moet u die bestelling eerst van Verwerkt afhalen. Dat doet u door naar programma ALLE OPENSTAANDE BESTELLINGEN te gaan, op de betreffende bestelling te klikken en in het statusoverzicht het vakje Verwerkt leeg te maken. De verwerking van de bestelling wordt dan teruggedraaid en u kunt de bestelling aanpassen en nogmaals verwerken.

Voorraadbeheer

Bladzijde 154



6.5 MAGAZIJNONTVANGSTEN Er zijn drie manieren om een magazijnontvangst in uw King-administratie te verwerken: 1 Magazijnontvangst en factuur tegelijk boeken Om de inkoopfactuur tegelijk met de magazijnontvangst te boeken, moet u in programma VOORRAAD > MAGAZIJNONTVANGSTEN > VASTE GEGEVENS MAGAZIJNONTVANGSTEN, op de tabkaart Algemeen, bij Ontvangst invoeren tegen kiezen voor Werkelijke inkoopprijs. Op de tabkaart Ontvangsten selecteert u het selectievakje Factuurboeking maken toegestaan. Om de magazijnontvangsten in te voeren: • Gaat u in hoofdmenu VOORRAAD naar MAGAZIJNONTVANGSTEN en dan naar INVOEREN MAGAZIJNONTVANGSTEN. Het zoekvenster met de crediteuren wordt geopend; • Selecteer de leverancier van de binnengekomen goederen. Met Toevoegen kunt u ook een crediteur aanmaken. Na het selecteren van een crediteur komt u in het invoerscherm van de magazijnontvangsten; • Voor zover nodig vult u de algemene gegevens van de magazijnontvangst in (omschrijving, ontvangstnummer). Achter Te boeken vult u het factuurbedrag in:

• •

Klik op de tab Factuurgegevens, selecteer het vakje Factuurboeking maken (als dat nog niet is gebeurd) en vul de overige rubrieken in; Klik op de tab Ontvangstregel en dan op de knop Toevoegen die rechts op deze tabkaart staat. U kunt nu de binnengekomen goederen invoeren. • Na de invoer van het artikelnummer zoekt King de bijbehorende bestelling er automatisch bij (als dat in de VASTE GEGEVENS zo is ingesteld, zie bladzijde 146):

Voorraadbeheer

Bladzijde 155


• • •

•


Klik op de knop om deze ontvangstregel aan een andere bestelling(regel) te koppelen of om de koppeling met de bestelling te verwijderen. Verloopt die koppeling niet automatisch, dan dient u de bijbehorende bestelling er zelf bij te zoeken. U klikt op de knop en u selecteert in het zoekvenster de juiste bestelling. Zodra de ontvangstregel aan een bestelregel is gekoppeld, wordt het aantal In bestelling verlaagd met het ontvangen aantal, en wordt het aantal In ontvangst verhoogd. Als u de magazijnontvangst verwerkt, wordt het aantal In ontvangst weer verlaagd en wordt de magazijnvoorraad bijgewerkt. • Bij Aantal voert u het ontvangen aantal eenheden van dat artikel in. Dat aantal kan afwijken van het bestelde aantal! Met F9 kunt u het bestelde aantal overnemen; • Bij Prijs vult u de prijs per eenheid in, exclusief BTW, zoals die op de factuur voorkomt; Klik op Opslaan of Toevoegen om het volgende artikel in te voeren; Na afloop klikt u op de knop Sluiten; U krijgt dan de vraag of u de magazijnontvangst wilt verwerken. Verwerken houdt in, dat het ‘Aantal in ontvangst’ wordt verlaagd en de voorraad wordt verhoogd. Een magazijnontvangst kan ook achteraf worden verwerkt, door in hoofdmenu VOORRAAD naar MAGAZIJNONTVANGSTEN te gaan en dan naar NIET-VERWERKTE MAGAZIJNONTVANGSTEN, daarin de betreffende ontvangst aan te wijzen en op de knop Verwerken te klikken; Venster Verwerken magazijnontvangst wordt dan geopend:

Voorraadbeheer

Bladzijde 156


•


Nadat u de boekdatum en het stuknummer hebt ingevuld, klikt u op de knop Verwerken; Na het verwerken van de magazijnontvangst krijgt u het venster Overzicht boekingsgang op het scherm. U kunt de aangemaakte boekingsgang vervolgens inzien, afdrukken, wijzigen of verwerken. U hoeft geen factuurboeking te maken en ook de prijsverschillen niet te boeken: dat gebeurt automatisch.

2 Zonder factuurboeking, invoer tegen werkelijke inkoopprijs Als u de binnengekomen goederen wel tegen de werkelijke inkoopprijs wilt invoeren, maar de factuur niet tegelijk met de magazijnontvangst kunt of wilt boeken, dan moet u in programma VOORRAAD > MAGAZIJNONTVANGSTEN > VASTE GEGEVENS MAGAZIJNONTVANGSTEN, op de tabkaart Algemeen, bij Ontvangst invoeren tegen kiezen voor Werkelijke inkoopprijs en op de tabkaart Ontvangsten het selectievakje Factuurboeking maken toegestaan leeg maken. Het invoeren van de magazijnontvangsten verloopt verder op dezelfde manier als bij ‘1 Magazijnontvangst en factuur tegelijk boeken’, alleen moet Voorraadbeheer

Bladzijde 157



u achteraf zelf de factuur boeken met programma INVOEREN JOURNAALPOSTEN. Eventuele prijsverschillen hoeft u niet te boeken, dat heeft het programma al gedaan. King heeft de volgende boeking gemaakt: Debet

Voorraad groep xx (tegen VVP, excl. BTW) Debet (indien inkoopprijs hoger dan Prijsverschillen groep xx de VVP) of Credit (indien lager dan VVP) Credit Tussenrekening inkopen (tegen de werkelijke inkoopprijs, excl. BTW) U moet dan zelf nog de volgende factuurboeking maken met programma INVOEREN JOURNAALPOSTEN: Debet

Tussenrekening inkopen (tegen de werkelijke inkoopprijs, excl. BTW) Credit Crediteur xx (incl. BTW; per BTWcode een aparte crediteurboeking) Debet (via hulprekening bij crediteur) Te verrekenen BTW (ook per BTWcode) 3 Zonder factuurboeking, invoer tegen vaste verrekenprijs Als u de binnengekomen goederen niet tegen de werkelijke inkoopprijs kunt of wilt invoeren, dan kan de factuur niet tegelijk met de King magazijnontvangst worden geboekt. U moet dan in programma VOORRAAD > MAGAZIJNONTVANGSTEN > VASTE GEGEVENS MAGAZIJNONTVANGSTEN op de tabkaart Algemeen bij Ontvangst invoeren tegen kiezen voor Vaste verrekenprijs. De Vaste verrekenprijs is de kostprijs die in King bij het artikel is ingevuld. Het invoeren van de magazijnontvangsten verloopt verder op dezelfde manier als bij ‘1 Magazijnontvangst en factuur tegelijk boeken’, alleen moet u achteraf zelf de eventuele prijsverschillen en de factuur boeken met programma INVOEREN JOURNAALPOSTEN. Tip: om de artikelen snel in te scannen, kunt u met Shift+F3 venster Scannen artikel opvragen. U kunt de artikelen één voor één invoeren; King houdt het

Voorraadbeheer

Bladzijde 158



aantal bij. Beschikt u over versie XL of de optie Handmatige bestellingen, dan wordt de bijbehorende bestelling er automatisch bijgezocht. King heeft de volgende boeking gemaakt: Debet Voorraad groep xx (tegen VVP, excl. BTW) Credit Tussenrekening inkopen (tegen VVP, excl. BTW) U moet dan zelf nog de volgende factuurboeking maken, inclusief de prijsverschillen, met programma INVOEREN JOURNAALPOSTEN: Debet Tussenrekening inkopen (tegen VVP, excl. BTW) Debet (indien inkoopprijs hoger dan Prijsverschillen groep xx (excl. BTW) de VVP) of Credit (indien lager dan VVP) Credit Crediteur xx (incl. BTW; per BTWcode een aparte crediteurboeking) Debet (via hulprek. bij crediteur) Te verrekenen BTW (ook per BTWcode) De boekingen op de voorraad- en prijsverschillenrekening en op de BTWrekeningen zijn altijd in de basisvaluta. De boekingen op de Tussenrekening inkopen en op de crediteurrekening zijn in de valuta van de magazijnontvangst.

6.6 VOORRAADOVERZICHTEN Voorraad-informatie per artikel kunt u opvragen op scherm door in programma ARTIKELEN > ARTIKELEN (zie bladzijde 109) naar tabkaart Voorraad te gaan. Daarnaast is er een aantal speciale programma’s beschikbaar, die u informatie geven over de voorraad of een aspect daarvan:

6.6.1. Voorraadoverzicht / Magazijnvoorraad (vanaf King XL) Op het voorraadoverzicht wordt per artikel de vrije voorraad afgedrukt. Op de afdruk ‘Magazijnvoorraad’ wordt de magazijnvoorraad afgedrukt met de boekwaarde. Beide afdrukken kunt u vinden in hoofdmenu VOORRAAD onder Voorraadbeheer

Bladzijde 159



menupunt AFDRUKKEN VOORRAADOVERZICHTEN. De afdruk van de magazijnvoorraad ziet er bijvoorbeeld zo uit:

Voorraadtellijst Op de voorraadtellijst staan per magazijn de artikelen en de bijbehorende locatie(s). Met behulp van deze lijst kunt u een inventarisatie maken van de werkelijk aanwezige voorraad. De tellijst staat in hoofdmenu VOORRAAD onder menupunt AFDRUKKEN VOORRAADOVERZICHTEN.

Historische voorraad Met de programma’s AFDRUKKEN HISTORISCH VOORRAADOVERZICHT kunt u een voorraadoverzicht (aantallen en boekwaarde) afdrukken per 31 december of een andere datum in het verleden. Met dit document kunt u de aansluiting controleren tussen de voorraadadministratie en de financiële administratie. Ook deze rapporten vindt u in hoofdmenu VOORRAAD onder menupunt AFDRUKKEN VOORRAADOVERZICHTEN. Voorraadbeheer

Bladzijde 160



6.6.2. Reserveringen Zodra een order wordt goedgekeurd, worden de goederen van die order automatisch gereserveerd. Reserveren is ook mogelijk bij een nietgoedgekeurde order, zie bladzijde 106 en 126. Met de optie Uren/Projecten kunnen artikelen ook gereserveerd worden voor een project, en met de optie Samengestelde artikelen/Productie voor productie. In hoofdmenu VOORRAAD vindt u menupunt RESERVERINGEN. Via deze menupunten kunt u een overzicht verkrijgen (en afdrukken) van de gereserveerde artikelen. Vanuit INFO RESERVERINGEN PER ARTIKEL/DEBITEUR kunt u via de knop Ga naar... direct de bijbehorende order opvragen:

Voorraadbeheer

Bladzijde 161



6.6.3. Voorraadmutaties De voorraadmutaties (ontvangsten, leveringen en voorraadcorrecties) kunt u opvragen en afdrukken door in hoofdmenu VOORRAAD naar VOORRAADMUTATIES te gaan.

Elke voorraadmutatie heeft een Kenmerk: dat is het volgnummer van de magazijnontvangst, levering, voorraadcorrectie, projectmutatie, enz. Bij mutatieregels die een wijziging van de voorraadwaarde tot gevolg hebben, worden ook het dagboek en stuknummer vermeld, zodat de bijbehorende financiële mutatie snel is terug te vinden.

6.6.4. Verkopen per artikel De verkochte (gefactureerde) aantallen per artikel, eventueel uitgesplitst naar periode, kunnen worden opgevraagd/afgedrukt via menupunt VERKOPEN PER ARTIKEL (in hoofdmenu VERKOPEN).

6.6.5. Omzetstatistieken (vanaf King XL) De omzet wordt in King bijgehouden op het moment van facturering. Dan zijn namelijk de juiste omzetbedragen bekend. Via menu VERKOPEN > OMZETTEN kunt u de omzetten inzien en afdrukken per debiteur, artikel, tarief, opbrengstgroep en/of vertegenwoordiger. Maar met programma VERKOPEN > OMZETTEN > INFO OMZETGEGEVENS kunt u zelf een indeling maken en afdrukken. U kunt daarmee ook de omzet inzien/afdrukken per Voorraadbeheer

Bladzijde 162



leverancier, maand, plaats, postcodegebied, enz. Als u dit programma opent, moet u eerst een Indeling kiezen. Via het zoekvenster (op te vragen met F4) kunt u een indeling toevoegen:

U komt dan in het venster Indeling omzetgegevens, waar u zelf een indeling kunt maken. Raadpleeg de help voor meer informatie. U geeft de indeling een volgnummer en een omschrijving. Op de tabkaart Rubrieken geeft u aan welke gegevens u wilt zien, bijvoorbeeld de omzet per debiteur per opbrengstgroep per artikel, of de omzet per leverancier per artikel per maand per land per postcodegebied, enz.

Op de tabkaart Kolommen kunt u kolommen wijzigen, verplaatsen, verwijderen, breder of smaller maken, enz. Is de indeling voltooid, dan klikt u op Sluiten, Selecteren en Vernieuwen om de omzetgegevens in de door u gemaakte indeling op het scherm weer te geven:

Via de knop Weergeven... onderaan op het venster kunt u instellen hoe diep (t/m welk niveau) de boomstructuur moet worden uitgeklapt. U kunt Voorraadbeheer

Bladzijde 163



een afzonderlijke tak inklappen of uitklappen door te klikken op de vakjes en . Links op het venster kunt u eventueel een selectie maken; raadpleeg de help voor de mogelijkheden. Via het Afdrukken-menu kunnen deze omzetgegevens ook worden afgedrukt. De omzetten worden dan afgedrukt zoals ze op scherm zijn weergegeven, dus met dezelfde specificatie. U kunt ook één of meer regels selecteren en die via ‘drag and drop’ of Ctrl+C en Ctrl+V kopiëren naar bijvoorbeeld MS Word of MS Excel. De kolomtitels worden automatisch meegenomen.

6.7 VOORRAADCORRECTIES (VANAF KING L) Voorraadcorrecties zijn bijvoorbeeld schade, intern gebruik, diefstal, verplaatsing naar een ander magazijn, enz. In dit voorbeeld nemen we een voorraad-inventarisatie als uitgangspunt. U drukt via VOORRAAD > AFDRUKKEN VOORRAADOVERZICHTEN de voorraadtellijst af (zie bladzijde 160) en controleert aan de hand hiervan de werkelijke magazijnvoorraad. De voorraadverschillen verwerkt u als volgt in uw administratie.

6.7.1. King XL In King XL worden voorraadcorrecties ingevoerd met programma VOORRAADCORRECTIES. De procedure is als volgt: • Start programma VOORRAAD > VOORRAADCORRECTIES > VOORRAADMUTATIESOORTEN en klik op de knop Toevoegen; • Vul een code en een omschrijving in en kies bij Mutatiesoort voor Inventarisatie; • Bij Dagboek vult u een dagboek in (bijv. het Memoriaal):

Voorraadbeheer

Bladzijde 164


•

• • •

•


Voert u de artikelen één voor één in, dan kunt u het default-artikelnummer het beste instellen op Volgende artikel. Bij In te voeren aantal kiest u voor Nieuwe voorraad-aantal:

Informatie over de overige invoervelden vindt u in het helpvenster. Als alle defaults juist zijn ingesteld, sluit u beide vensters af met Sluiten; Start programma VOORRAAD > VOORRAADCORRECTIES > INVOEREN/WIJZIGEN VOORRAADCORRECTIES en klik op de knop Toevoegen; Selecteer in het venster met de Voorraadmutatiesoorten de mutatiesoort die u zojuist hebt aangemaakt en klik op Selecteren; Klik op de knop Toevoegen (rechts op het venster) om een artikelregel toe te voegen. Selecteer het artikel, vul per magazijn het juiste voorraadaantal in en sluit af met Opslaan:

Nadat alle artikelen zijn verwerkt, kunt u het programma afsluiten met Verwerken. Het venster Niet-verwerkte voorraadcorrecties wordt dan

Voorraadbeheer

Bladzijde 165



geopend. Klik op de knop Verwerken om de ingevoerde voorraad te verwerken in de King-administratie; wilt u ze eerst nakijken en daarna pas verwerken, dan sluit u af met Sluiten.

6.7.2. King L In King L dient u de voorraadcorrecties door te voeren met programma INVOEREN MAGAZIJNONTVANGSTEN en wel als volgt: • Ga naar programma VOORRAAD > MAGAZIJNONTVANGSTEN > VASTE GEGEVENS MAGAZIJNONTVANGSTEN en klik op de tab Algemeen. Bij ‘Ontvangst invoeren tegen’ selecteert u (tijdelijk) ‘Vaste verrekenprijs’. Op de tabkaart Ontvangstregels kiest u bij ‘Indien een andere leverancier bij ontvangen artikel is ingevuld’ voor ‘Niet overschrijven’. Klik op Sluiten om het programma te verlaten. • Vervolgens gaat u naar programma VOORRAAD > MAGAZIJNONTVANGSTEN > INVOEREN MAGAZIJNONTVANGSTEN. • In het zoekvenster met de crediteuren selecteert u de speciale crediteur die is aangemaakt voor het boeken van de beginvoorraad (zie bladzijde 149); • Bij Omschrijving vult u bijv. ‘Voorraadinventarisatie’ in; • Klik op de tab Ontvangstregel en dan op de knop Toevoegen die rechts op die tabkaart staat. Selecteer het betreffende artikel en vul bij Aantal het aantal in, waarmee de voorraad moet worden verhoogd. Als de voorraad moet worden verlaagd, dient u dus een negatief aantal in te vullen! • Na afloop klikt u op de knop Sluiten. Het programma komt dan met de vraag ‘Magazijnontvangst verwerken?’ Verwerken houdt in, dat de voorraad wordt bijgewerkt; • Klik op Ja om de magazijnontvangst direct te verwerken, of anders op Nee, als u de ontvangst later wilt verwerken. Na het verwerken van de magazijnontvangst krijgt u het venster Overzicht boekingsgang te zien. Deze boekingsgang moet u nu of later verwerken (definitief maken). De voorraad is immers gewijzigd en dat moet ook financieel worden verwerkt; • Als u iets gewijzigd hebt in de VASTE GEGEVENS MAGAZIJNONTVANGSTEN, moet u niet vergeten om dat weer terug te zetten. De voorraadcorrecties kunt u terugvinden in programma VOORRAADMUTATIES (zie bladzijde 162); de bijbehorende journaalposten in de financiële administratie. Voorraadbeheer

Bladzijde 166



6.8 PRIJSWIJZIGINGEN Met dit programma kunt u de kostprijs (Vaste verrekenprijs of VVP) en/of de verkoopprijs van de artikelen wijzigen. U kunt de nieuwe prijzen zelf invoeren of door het programma laten berekenen. Vervolgens kunt u de prijswijzigingen doorvoeren in de King-administratie. Dat kan direct na het wijzigen van de prijzen maar ook achteraf. De boekingen voor de herwaardering van de voorraad worden door King aangemaakt. Het wijzigen van de prijzen verloopt in twee stappen:

6.8.1. Stap 1. Invoeren van de nieuwe artikelprijzen U kunt de kostprijzen wijzigen, de verkoopprijzen, of beide. Het wijzigen van de artikelprijzen verloopt als volgt: • Start programma ARTIKELEN > WIJZIGEN PRIJZEN > WIJZIGEN KOSTPRIJZEN EN VERKOOPPRIJZEN; • Meestal zult u alleen van een beperkt aantal artikelen de prijs willen wijzigen. Het is dan handig om bovenaan op het venster alvast een selectie te maken (indien mogelijk), zodat u de artikelen waarvan u de prijs wilt wijzigen, bij elkaar op het scherm krijgt; • Wilt u de prijzen met een bepaald percentage verhogen of verlagen, dan kunt de nieuwe prijzen door King laten uitrekenen. Klik op de knop Berekenen... en kies voor NIEUWE KOSTPRIJZEN of voor NIEUWE VERKOOPPRIJZEN. Vul de nodige gegevens in en klik op Berekenen. Hebt u in de VASTE GEGEVENS ARTIKELEN gekozen voor automatische prijsberekening, dan werkt dat ook in dit programma. Na afloop krijgt u de melding ‘Prijswijzigingen zijn berekend!’. U kunt nu een volgende berekening uitvoeren of het venster sluiten met Sluiten. U keert dan terug naar het vorige venster, waar u de berekende prijzen nog kunt aanpassen:

Voorraadbeheer

Bladzijde 167


•


De nieuwe prijzen kunt u natuurlijk ook handmatig invoeren. U wijst een artikel aan en onderaan op het venster vult u een nieuwe kostprijs en/of verkoopprijs in.

6.8.2. Stap 2. Doorvoeren van de gewijzigde prijzen Na het invoeren of berekenen van de nieuwe prijzen kunt u die via de knop Verwerken direct administratief laten verwerken. Maar die verwerking kunt u ook later doorvoeren; de nieuwe prijzen worden namelijk bewaard. Bij het verlaten van het programma krijgt u in dat geval wel de melding ‘Er zijn nog niet-verwerkte prijswijzigingen!’, maar die melding kunt u dan met Akkoord gewoon afsluiten. Werkt u met de MA-versie, dan krijgt u met de Verwerken-knop de vraag of u de prijswijzigingen wilt verwerken. Als dat inderdaad uw bedoeling is, dan antwoordt u met Ja. Bij King L en hoger komt u met de Verwerken-knop in programma Verwerken prijswijzigingen, waar u enkele gegevens moet invullen, die het programma nodig heeft om de gewijzigde boekwaarde van de artikelvoorraad financieel te verwerken. Dit is alleen nodig, als u van één of meer voorraadartikelen de kostprijs (de vaste verrekenprijs) hebt gewijzigd, want de boekwaarde is gebaseerd op de artikelkostprijs. Als alle gegevens juist zijn ingevuld, klikt u op de knop Verwerken om de prijswijzigingen door te voeren:

Verwerkte prijswijzigingen kunnen achteraf niet ongedaan worden gemaakt!

Voorraadbeheer

Bladzijde 168



HOOFDSTUK 7 RELATIEBEHEER 7.1 WAT U VOORAF MOET VASTLEGGEN De NAW-module van King biedt uitgebreide mogelijkheden op het gebied van relatiebeheer. U kunt de gegevens bijhouden van al uw debiteuren, crediteuren en overige relaties, compleet met contactpersonen en gezinsleden, enz. In King kunt u per administratie verschillende NAW-bestanden bijhouden: één debiteurenbestand, één crediteurenbestand en duizend bestanden voor overige relaties. Het is mogelijk om direct te beginnen met het invoeren van uw debiteuren en crediteuren, maar het verdient aanbeveling om vooraf enkele instellingen vast te leggen. Dit zal u tijd besparen bij het invoeren van de NAWgegevens. Het gaat hierbij om taalcodes, aanhefteksten (alleen als u met contactpersonen werkt), contactpersoonfuncties (alleen als u met contactpersonen werkt) en de vaste gegevens van de NAW-bestanden.

7.1.1. Taalcodes In eerste instantie bevat een King-administratie de taalcodes Nederlands, Engels, Duits en Frans. Hebt u meer taalcodes nodig, dan kunt u die aanmaken met programma STAMGEGEVENS > TALEN.

7.1.2. Aanhefteksten Van elke contactpersoon kunt u een ‘Naam in adres/aanhef/brief’ bijhouden. Deze ‘Naam in adres/aanhef/brief’ bestaat uit de naam van de contactpersoon zelf, voorafgegaan door een aanheftekst: ‘T.a.v. de heer’ of ‘Geachte mevrouw’, enz. Deze aanhefteksten kunt u apart vastleggen, zodat u bij het invoeren van contactpersonen de ‘Naam in adres/aanhef/brief’ automatisch kunt invullen: • Kies in hoofdmenu STAMGEGEVENS voor programma AANHEFTEKSTEN; • Selecteer een taalcode en vul de juiste aanhefteksten in; • Klik op de knop Sluiten om het programma weer te verlaten.

Relatiebeheer

Bladzijde 169



7.1.3. Contactpersoonfuncties In King kan elke contactpersoon gekoppeld worden aan een bepaalde functie of afdeling: directie, verkoop, administratie, enz. Voordat u contactpersonen invoert, legt u vast welke functies/afdelingen er zijn: • Kies in hoofdmenu STAMGEGEVENS voor programma CONTACTPERSOONFUNCTIES. Het zoekvenster wordt weergegeven; • Klik op de knop Toevoegen. U krijgt dan het mutatievenster te zien; • Vul Nummer en Omschrijving in; • Geef in de rubrieken ‘Naam in adres/aanhef/brief’ aan welke tekst moet worden afgedrukt als bij een relatie voor de betreffende functie/afdeling geen contactpersoon is ingevuld (zie het helpvenster voor meer informatie hierover); • sluit het mutatievenster af met de knop Sluiten; • Klik op de knop Instellingen om default-contactpersoonfuncties in te stellen voor de weergave op scherm en bij het afdrukken; • Klik op de knop Toevoegen als u nog een functie/afdeling wilt toevoegen, anders op de knop Sluiten.

7.1.4. Vaste gegevens NAW-bestanden Elk NAW-bestand heeft bepaalde vaste gegevens, zoals defaults en extra invoerrubrieken.

Relatiebeheer

Bladzijde 170



Toevoegen van een NAW-bestand Het debiteurenen het crediteurenbestand zijn al aanwezig zodra u een administratie aanmaakt, dus die hoeft u niet toe te voegen. Hebt u NAWbestanden nodig voor uw overige relaties, dan moet u die wél zelf aanmaken en wel als volgt: • Kies in hoofdmenu RELATIES voor programma VASTE GEGEVENS RELATIES; • Klik op de knop Toevoegen om een relatiebestand toe te voegen. U komt nu in het mutatievenster; • Geef het toegevoegde bestand een volgnummer tussen 000 en 999 en druk op Tab; • Vul de omschrijving van het NAW-bestand in; • Klik op de knop Sluiten. Het NAW-bestand bestaat nu en u kunt daarin relaties invoeren. Instellen van de vaste gegevens van een NAW-bestand Als u de vaste gegevens van het NAW-bestand goed instelt, kan dat u veel tijd besparen bij het invoeren van uw relaties. In de volgende instructie worden alleen de belangrijkste punten besproken: • Kies in hoofdmenu DEBITEUREN, CREDITEUREN of RELATIES voor programma VASTE GEGEVENS (in dit voorbeeld is gekozen voor debiteuren); • Vul in de tabkaarten de defaults in, die gebruikt moeten worden bij het invoeren van nieuwe debiteuren, crediteuren of relaties; • Als u extra invoerrubrieken nodig hebt, klikt u op de tab Vrije rubrieken om voor dit NAW-bestand ‘vrije rubrieken’ vast te leggen:

Relatiebeheer

Bladzijde 171


• • •


Let goed op de keuzerondjes rechts op de tabkaart! Die bepalen namelijk welke soort vrije rubrieken u in deze tabkaart te zien krijgt en welke vrije rubrieken er worden gemuteerd. U hebt hier de keuze uit Debiteuren/Crediteuren/Relaties, Contactpers. en Verzendadr./Besteladr. (de mogelijkheden zijn afhankelijk van het geselecteerde NAWbestand): • Om extra rubrieken aan te maken voor de debiteuren (crediteuren of relaties), selecteert u het keuzerondje Debiteuren (of Crediteuren of Relaties) en klikt u op de knop Toevoegen; • Om extra rubrieken aan te maken voor de contactpersonen, selecteert u het keuzerondje Contactpers. en klikt u op de knop Toevoegen; • Om extra rubrieken aan te maken voor de verzendadressen (of besteladressen), selecteert u het keuzerondje Verzendadr. (of Besteladr.) en klikt u op de knop Toevoegen. U komt dan in het mutatievenster van de vrije rubriek. Voor meer informatie daarover kunt u het helpvenster raadplegen; Klik op Toevoegen om nog een vrije rubriek aan te maken, of anders op Sluiten; Klik op de knop Sluiten om de vaste gegevens te verlaten.

7.2 INVOEREN VAN RELATIES Debiteuren, crediteuren en overige relaties voert u als volgt in: • Selecteer het betreffende programma. Er zijn drie programma’s om relaties in te voeren: • Programma DEBITEUREN > DEBITEUREN om debiteuren in te voeren; • Programma CREDITEUREN > CREDITEUREN om crediteuren in te voeren; • Programma RELATIES > RELATIES om overige relaties in te voeren. U wijst een NAW-bestand aan en klikt dan op de knop Selecteren. Houd hierbij rekening met het volgende: • Relaties van wie u openstaande posten en betalingen wilt bijhouden, voert u in in het debiteuren- of crediteurenbestand;

Relatiebeheer

Bladzijde 172



•

• • •

Een relatie kan gemakkelijk van het ene naar het andere NAWbestand worden gekopieerd. Stel dat een prospect een klant wordt; dan hoeft u diens gegevens niet nogmaals in te voeren, maar u kunt hem gewoon kopiëren van het bestand met prospects naar het debiteurenbestand (via KOPIËREN NAAR… in het MUTEREN-menu). Klik in het zoekvenster op de knop Toevoegen om een relatie toe te voegen. U komt dan in het mutatievenster; Het adres dat u daar in kunt voeren is het vestigingsadres. Klik op de tab Correspond. adres of Verzendadr. om het correspondentieadres of een verzendadres in te voeren; Klik op de knop Toevoegen als u nog een relatie wilt toevoegen of op de knop Sluiten om het programma te verlaten.

Tip 1: bij het invoeren van telefoon- en faxnummers, correspondentieadres en verzendadressen kunt u gebruik maken van extra menupunten in het menu onder de rechtermuisknop! Dit menu is ook op te vragen met de toetscombinatie Shift+F10. Tip 2: als u een aantal buitenlandse relaties moet invoeren, is het handig om de default-landcode tijdelijk te wijzigen, zodat de juiste defaults worden ingevuld. Dat kan op de volgende manier: • kies in hoofdmenu DEBITEUREN, CREDITEUREN of RELATIES voor VASTE GEGEVENS; • klik op de tab Algemene instellingen en wijzig de landcode. Vergeet niet de default-landcode later weer terug te zetten! Tip 3: als u een tweede (of derde, enz.) adres wilt invoeren dat grotendeels hetzelfde is als een adres dat u eerder hebt ingevoerd, dan kunt u dat kopiëren en de kopie aanpassen. U hoeft dan alleen de afwijkende velden aan te passen. Stel dat u een verzendadres moet invoeren dat deels overeenkomt met het vestigingsadres. • Klik op de tab Verzendadr.; • Kklik op de knop Toevoegen; • Vul het nummer in van het verzendadres; • Klik op Overnemen... en kies voor VESTIGINGSADRES; • Nu kunt u in het verzendadres de afwijkende rubrieken aanpassen.

Relatiebeheer

Bladzijde 173



7.3 CONTACTPERSONEN Per relatie kunt u contactpersonen (of gezinsleden) bijhouden. Elke contactpersoon is gekoppeld aan een relatie. Het muteren van contactpersonen verloopt dan ook via de bijbehorende relatie: • Selecteer de betreffende relatie (zie hiervoor de eerste twee stappen van ‘Invoeren van relaties’ op bladzijde 172) • Klik op de tab Contactpers. op de knop Toevoegen (of Wijzigen). U komt dan in het mutatievenster Contactpersoon. Vul het contactpersoonnummer in (of druk op F9), waarna u de complete NAWgegevens van de contactpersoon kunt vastleggen: • Klik op de tab Aanhefteksten op de knop Autom. invullen. De velden worden nu automatisch ingevuld. Dit gebeurt op basis van de naam van de contactpersoon en de teksten die in programma AANHEFTEKSTEN (zie bladzijde 169) zijn ingevuld;

• •

Klik op de tab Functies; Klik op de knop Toevoegen. U komt nu in het zoekvenster met de contactpersoonfuncties. Deze legt u vast met programma CONTACTPERSOONFUNCTIES (zie bladzijde 170);

Relatiebeheer

Bladzijde 174


•

•


Wijs in dit zoekvenster de functie of afdeling aan die op deze contactpersoon van toepassing is en klik dan op de knop Selecteren. U komt nu weer in de tabkaart Functies; Zorg ervoor dat er per functie/afdeling één contactpersoon is met een vinkje in de kolom Voorkeur. King weet dan welke contactpersoon van die functie op het scherm moet worden weergegeven (bijvoorbeeld bij INFO OPENSTAANDE POSTEN).

7.4 AFDRUKMOGELIJKHEDEN De gegevens van uw debiteuren, crediteuren en overige relaties kunnen uiteraard ook worden afgedrukt. Ga in hoofdmenu DEBITEUREN, CREDITEUREN of RELATIES naar AFDRUKKEN DEBITEUREN/CREDITEUREN/RELATIES. U hebt dan de keuze uit de volgende afdrukmogelijkheden: • Stamgegevens, dat zijn de volledige relatiegegevens, met eventueel het correspondentie-adres, de verzendadressen, de contactpersonen, financiële gegevens, enz.; • Lijst, hierop staan de belangrijkste relatiegegevens: nummer, zoekcode, naam, vestigingsadres, e-mail-adres, telefoon en fax; • Etiketten, met de adresgegevens. De layout van de NAW-afdrukprogramma's is vrij instelbaar. Wel zijn verschillende standaard-layouts meegeleverd. U kunt die gebruiken, aanpassen of zelf een nieuwe layout instellen. Een toelichting op het uitgebreide layout-programma van King is opgenomen op bladzijde 113 e.v.

7.4.1. Samenvoegen met Microsoft Word-document Een extra afdrukmogelijkheid is de samenvoegfunctie met een Microsoft Word-document. U kunt die activeren vanuit het zoekvenster/mutatievenster met de debiteuren, crediteuren of relaties, met de toetscombinatie Ctrl+B of met de optie STANDAARDBRIEF in het AFDRUKKEN-menu. Het zoekvenster met de standaardbrieven wordt dan geopend. Als u nog geen standaardbrieven hebt aangemaakt, dient u eerst de volgende stappen te volgen: • U vult in dit zoekvenster eerst de bestandslocatie voor de standaardbrieven in. U kunt hiervoor het beste een aparte directory gebruiken, omdat King alle documenten met de extensie .doc, .dot of .rtf in die directory in het zoekvenster laat zien; Relatiebeheer

Bladzijde 175



•

Om een standaardbrief aan te maken, klikt u op de knop Toevoegen. Geef een bestandsnaam op en sluit af met Akkoord. Microsoft Word wordt dan gestart en King maakt een Word-document aan met alle mogelijke NAW-velden;

•

Dat document moet u zelf met Word verder bewerken: de King-velden die u niet nodig hebt haalt u eruit, de King-velden die u wel gebruikt zet u op de juiste plaats, u voegt de brieftekst toe, enz. De standaardbrief is nu gereed.

Relatiebeheer

Bladzijde 176



Hebt u één of meer standaardbrieven samengesteld, dan kunt u die selecteren met de knop Selecteren. Het programma vraagt u dan om een adres en een contactpersoon. Vervolgens wordt de betreffende standaardbrief opgevraagd en ingevuld, waarna u die vanuit Word kunt afdrukken.

7.5 VERZENDEN VAN DOCUMENTEN VIA E-MAIL Vanuit King kunt u automatisch e-mail berichten verzenden, bijvoorbeeld een bestelling in pdf-formaat naar uw leverancier. Om van deze mogelijkheid gebruik te maken, dient u de volgende stappen te volgen:

7.5.1. Verzenden van e-mail met een orderdocument, aanmaning, bestelbrief of projectfactuur •

Vul in programma STAMGEGEVENS > BEDRIJFSGEGEVENS > BEDRIJFStabkaart E-mail, de mailserver, poort, gebruiker, toegangscode en maximale berichtgrootte in; Voeg met programma DIVERSEN > AFDRUKFORMATEN een afdrukformaat toe (of wijzig een bestaand afdrukformaat, zie bladzijde 52) en selecteer het vakje E-mail verzenden. Op de tabkaart E-mailgegevens kunt u dan voor zover nodig de velden invullen. Het veld E-mailadres hoeft u niet in te vullen, want dat wordt bepaald op het moment dat u de e-mail naar de debiteur of crediteur verzendt:

GEGEVENS,

•

Relatiebeheer

Bladzijde 177


•

•


In programma VASTE GEGEVENS DEBITEUREN/CREDITEUREN kunt u op tabkaart Algemene instellingen de Bestandslocatie documenten invullen en vastleggen welke contactpersoon de default-ontvanger is van e-mail:

Per debiteur/crediteur kunt u deze default nog wijzigen; In diezelfde VASTE GEGEVENS voegt u op de tabkaart Documenten voor het betreffende document het juiste afdrukformaat toe, door op het document te klikken, op de knop Toevoegen te klikken en dan te kiezen voor UITVOERFORMAAT:

Relatiebeheer

Bladzijde 178



Vervolgens selecteert u in het zoekvenster het juiste Afdrukformaat. Ten slotte geeft u in de kolom Afdrukken aan of dat afdrukformaat Nooit of Altijd moet worden gebruikt:

•

Wilt u de afdruk niet meer op papier afdrukken, dan kiest u bij Afdruk op papier voor Nooit. Deze instelling wordt gebruikt bij nieuwe debiteuren/crediteuren; Bij de bestaande debiteuren/crediteuren die een document via e-mail moeten ontvangen, voegt u op de tabkaart Documenten voor het betreffende document het juiste afdrukformaat toe. Dit gaat op dezelfde manier als in de VASTE GEGEVENS. Bij de contactpersoon die de e-mail zal ontvangen moet uiteraard wel het e-mailadres zijn ingevuld!

Relatiebeheer

Bladzijde 179



7.5.2. Verzenden van e-mail met een ander King-document •

Vul in programma STAMGEGEVENS > BEDRIJFSGEGEVENS > BEDRIJFStabkaart E-mail, de mailserver, poort, gebruiker en toegangscode in (als dat nog niet is gebeurd); Voeg met programma DIVERSEN > AFDRUKFORMATEN een afdrukformaat toe (of wijzig een bestaand afdrukformaat, zie bladzijde 52) voor het gewenste formaat en selecteer het vakje E-mail verzenden. Op de tabkaart E-mailgegevens vult u het E-mailadres van de ontvanger(s) en eventueel de andere velden in; Bij het afdrukken van het betreffende document kiest u voor de knop Bestand… en selecteert u het juiste Afdrukformaat, waarna u de emailgegevens voor zover nodig kunt invullen: GEGEVENS,

•

•

Relatiebeheer

Bladzijde 180



7.6 OPENSTAANDE POSTEN 7.6.1. Inzien / Afdrukken Van elke debiteur en crediteur kunt u de openstaande posten op het scherm opvragen (en afdrukken). Dat kan op de volgende manier: • Kies in hoofdmenu DEBITEUREN (of CREDITEUREN) voor programma INFO OPENSTAANDE POSTEN; • Selecteer de debiteur (of crediteur) waarvan u de openstaande posten wilt inzien. In het zoekvenster kunt u aangeven of u alle debiteuren (of

Relatiebeheer

Bladzijde 181


•


crediteuren) wilt zien (Alle), of alleen de debiteuren (of crediteuren) met openstaande posten (Indien OSP); Klik op de knop Selecteren om de openstaande posten van die debiteur (of crediteur) op te vragen.

U komt nu in het zoekvenster met de openstaande posten. Bovenaan ziet u de voornaamste gegevens van de debiteur (of crediteur). Daaronder staan de openstaande posten van die debiteur/crediteur:

Een openstaande post kan slechts beperkt worden gemuteerd. Als de posten die u wilt wijzigen in een voorlopige boekingsgang staan, kunt u ze ook muteren via programma hoofdmenu FINANCIEEL > VOORLOPIGE BOEKINGSGANGEN. Via venstermenu AFDRUKKEN kunt u van de openstaande posten een overzicht afdrukken. Bij sommige overzichten zult u de term ‘ouderdomsanalyse’ tegenkomen. Dat is een uitsplitsing van de openstaande posten in

Relatiebeheer

Bladzijde 182



vier kolommen op basis van de vervaldatum (ouderdom). U kunt zelf bepalen hoe die kolom-indeling er uit moet zien:

In dit voorbeeld komen in de eerste kolom de posten die 1 t/m 30 dagen vervallen zijn, in de tweede kolom de posten die 31 t/m 60 dagen vervallen zijn, in de derde kolom de posten die 61 t/m 90 dagen vervallen zijn, en in de vierde kolom de posten die meer dan 90 dagen vervallen zijn. Een andere indeling is ook mogelijk. Als u bijvoorbeeld de niet-vervallen posten in de eerste kolom wilt hebben, de vervallen posten in de tweede kolom en de posten die langer dan een maand vervallen zijn in de laatste kolom, dan stelt u de kolom-indeling bijvoorbeeld zo in (ervan uitgaande dat de betalingstermijn veertien dagen is):

7.6.2. Afletteren Als een debiteur meer facturen in één keer betaalt, kunt u de betreffende posten ‘afletteren’ (markeren), zodat u die in één keer kunt afboeken. Het afletteren kan handmatig plaatsvinden of automatisch. Voorbeeld Stel dat u via de bank een betaling binnenkrijgt van € 4.244,81, die betrekking heeft op verschillende facturen van debiteur Jansen & De Groot. In King boekt u deze betaling als volgt: • Kies in hoofdmenu FINANCIEEL voor INVOEREN VOORLOPIGE/DEFINITIEVE JOURNAALPOSTEN (zie bladzijde 58). Vervolgens krijgt u het zoekvenster met de dagboeken op het scherm; • Selecteer het betreffende bankboek; • Vul de boekdatum, het stuknummer en de omschrijving in; • Selecteer bij Rekeningnummer de rekening van Jansen & De Groot; • Vul de omschrijving van de journaalregel in; • Als u dan naar de volgende rubriek gaat (Fact.-/ref.nr.), wordt automatisch een zoekvenster geopend met daarin al de openstaande posten van Jansen & De Groot; • Vul bij Totaal te boeken het bedrag van € 4.244,81 in; Relatiebeheer

Bladzijde 183


•

•

•


Klik op de knop Afletteren. Het programma begint nu met het automatisch afletteren van de openstaande posten, net zolang tot het bedrag van Totaal te boeken bereikt is. In dit geval zijn er twee posten ‘afgeletterd’. U kunt dat zien aan het vinkje in de kolom Boeken:

Handmatig afletteren kan dus ook, door in de kolom Boeken zelf op het vakje te klikken; Klik op de knop Boeken om de afgeletterde posten automatisch af te boeken. U komt weer terug in het venster van ‘Invoeren journaalposten’ en zoals u ziet is voor elke post een journaalregel aangemaakt:

Klik op de knop Nieuw boekstuk om een nieuwe journaalpost in het bankboek in te voeren, of anders op de knop Sluiten. De vraag ‘Dagboek afsluiten?’ beantwoordt u met Ja.

Relatiebeheer

Bladzijde 184



Volgorde bij automatisch afletteren De volgorde waarin de openstaande posten worden afgeletterd, is in eerste instantie op vervaldatum, maar u kunt die veranderen in factuurdatum of factuurnummer. Als u dat wilt, kiest u in hoofdmenu DEBITEUREN voor INFO OPENSTAANDE POSTEN DEBITEUREN. Klik op de knop Vaste geg. osp. en daarna op de tab Aflettermethode. U kunt nu de afletter-instellingen aanpassen. Raadpleeg zonodig het helpscherm.

Tijdens het invoeren van boekingen kunt u de gekozen aflettervolgorde tijdelijk wijzigen. Als u het venster met de openstaande posten voor u hebt, kiest u in venstermenu MUTEREN voor AFLETTEREN IN VOLGORDE VAN of voor AFLETTEREN CREDITNOTA’S, waar u de aflettervolgorde kunt aanpassen. Deze aanpassing geldt alleen voor deze ene keer!

7.7 AANMANINGEN Op basis van de openstaande posten kunt u aanmaningen afdrukken. Ook dit onderdeel van King kunt u geheel aan uw wensen aanpassen.

7.7.1. ‘Aanmaningtype’ van de debiteur Per debiteur kunt u instellen of die een aanmaning moet krijgen of een rekeningoverzicht. Een rekeningoverzicht kunt u altijd afdrukken, een aanmaning alleen als van minimaal één openstaande post de vervaldatum verstreken is. Relatiebeheer

Bladzijde 185


• • • •

•


Kies in hoofdmenu DEBITEUREN voor DEBITEUREN; In het zoekvenster wijst u de betreffende debiteur aan en u klikt op de knop Wijzigen. U komt dan in het mutatievenster; Klik op de tab Financiële geg.; In rubriek Aanmaningtype kunt u aangeven of deze debiteur als u aanmaningen afdrukt een aanmaning moet krijgen, een rekeningoverzicht, of niets (Geen):

Ga met Ctrl+F7 naar de volgende debiteur of sluit het programma af met de knop Sluiten.

7.7.2. Aanmaning-layouts In King kunt u voor een vervallen post vier maal een aanmaning afdrukken. U kunt hiervoor dan steeds dezelfde layout gebruiken, maar het is ook mogelijk om met verschillende aanmaning-layouts te werken. Bij de eerste aanmaning gebruikt u nog vriendelijke woorden, de tweede aanmaning is wat scherper van toon, enz. Het layout-programma kunt u vinden door in hoofdmenu DEBITEUREN voor AANMANINGEN te kiezen en vervolgens voor INSTELLEN AANMANING-LAYOUT. Zie bladzijde 113 en volgende voor informatie over het instellen van layouts. Er worden aanmaning-layouts meegeleverd, dus u bent niet genoodzaakt om zelf een hele layout in te stellen. Maar u moet in de meegeleverde layouts nog wel de naam, het adres en het bankrekeningnummer van uw bedrijf invullen!

Relatiebeheer

Bladzijde 186



7.7.3. Vaste gegevens aanmaningen In de ‘vaste gegevens’ geeft u aan welke aanmaning-layout wanneer gebruikt moet worden en wanneer de aanmaningen moeten worden afgedrukt. • Ga in hoofdmenu DEBITEUREN naar AANMANINGEN en selecteer vervolgens programma VASTE GEGEVENS AANMANINGEN; • Klik op het vakje met ‘1e aanmaning’:

•

• • •

Ga met de Tab-toets naar het volgende vakje. Hier moet u het aantal dagen invullen tussen de vervaldatum van de factuur en het versturen van de eerste aanmaning. Stel dat u hier 14 invult. De eerste aanmaning wordt dan pas afgedrukt als de post minstens 14 dagen vervallen is; Klik onderaan op de tab Layout 1e aanmaning; Klik op de gewenste taalcode en geef Enter; selecteer hier de layout die u wilt gebruiken voor de eerste aanmaning;

Relatiebeheer

Bladzijde 187



U kunt nu terug naar de tabel. Klik in het vakje rechts van ‘2e aanmaning’ en voer daar het aantal dagen in tussen de eerste en de tweede aanmaning; • Klik onderaan op de tab Layout 2e aanmaning, enz.; Op deze manier werkt u alle aanmaningen af waarvoor u een layout hebt gemaakt: •

Na afloop klikt u op de knop Sluiten om de vaste gegevens te verlaten.

7.7.4. Afdrukken aanmaningen Nadat de vaste gegevens zijn ingevoerd, kunnen de aanmaningen worden afgedrukt. Programma AFDRUKKEN AANMANINGEN is te vinden in hoofdmenu DEBITEUREN onder AANMANINGEN:

Relatiebeheer

Bladzijde 188



Bij Layout-soort geeft u aan wat u wilt afdrukken. U kunt bijvoorbeeld eerst een overzicht afdrukken van de aan te manen debiteuren, dan de aanmaningen zelf en ten slotte een overzicht van de aangemaande debiteuren. In het venster kunt u onder andere een Peildatum invoeren. Alle openstaande posten met een vervaldatum vóór die peildatum beschouwt King als vervallen. Een voorbeeld om één en ander toe te lichten. Stel dat de oudste openstaande post van debiteur Jansen & De Groot op 12 oktober vervalt. Het is vandaag 20 oktober. Als peildatum wordt 16 oktober gekozen. Met deze peildatum is deze openstaande post 4 dagen vervallen. Toch hangt het van de VASTE GEGEVENS AANMANINGEN af of Jansen & De Groot nu een aanmaning krijgt! In ons voorbeeld wordt de eerste aanmaning namelijk pas verzonden als er één of meer posten zijn die 8 of meer dagen vervallen zijn. Voor Jansen & De Groot wordt er in dit geval dus geen aanmaning afgedrukt. Debiteur Ooster Fietshandel heeft maar één openstaande post, maar die is vervallen op 2 oktober. Met een peildatum van 16 oktober en een eerste aanmaning 8 dagen na de vervaldatum kan Ooster wél een aanmaning verwachten ... Informatie

over de invoerrubrieken van programma AFDRUKKEN vindt u in het helpvenster. Als alle rubrieken goed zijn ingevuld, klikt u op de knop Afdrukken. Na het afdrukken van de aanmaningen krijgt u een venster te zien met drie selectievakjes:

AANMANINGEN

Relatiebeheer

Bladzijde 189


• •

•


Overzicht van aangemaande debiteuren afdrukken; na het afdrukken van de aanmaningen kunt u een overzicht afdrukken van de aangemaande debiteuren; Aanmaningentellers bijwerken; selecteer deze optie als u met verschillende aanmaning-layouts werkt (dus een aparte layout voor de eerste aanmaning, een andere layout voor de tweede, enz.) én u deze aanmaningen niet nogmaals wilt afdrukken. Wilt u deze aanmaningen wél nog een keer afdrukken, dan moet u pas bij de laatste afdruk de tellers verhogen; Datum laatste aanmaning bijwerken; selecteer deze optie als u maar met één aanmaning-layout werkt én u deze aanmaningen niet nogmaals wilt afdrukken. Wilt u deze aanmaningen wél nog een keer afdrukken, dan moet u pas bij de laatste afdruk de datum bijwerken. Maak uw keuze en klik dan op de knop Akkoord.

Zowel de aanmaningenteller als de Datum laatste aanmaning kunt u achteraf nog wijzigen via programma INFO OPENSTAANDE POSTEN.

Relatiebeheer

Bladzijde 190



HOOFDSTUK 8 BIJLAGEN Gebruiksovereenkomst King 1. Deze overeenkomst komt tot stand tussen Quadrant Software BV, Eglantierbaan 95 te 2908 LV Capelle a/d IJssel, hierna te noemen 'Quadrant', en de gebruiker van de 'King'-programmatuur, zodra Quadrant van de gebruiker zal hebben ontvangen het originele bij de 'King'-gebruikershandleiding aanwezige 'Checksum-aanvraagformulier', volledig ingevuld, gedateerd en ondertekend door de gebruiker. 2. Uitsluitend de bepalingen, bedingen en voorwaarden van deze overeenkomst zijn van toepassing op het aan de gebruiker te verlenen gebruiksrecht terzake 'King'-programmatuur, tezamen met de Algemene Voorwaarden van Quadrant, waarmee de gebruiker bekend is en die voorts ter inzage en beschikbaar zijn via de website van Quadrant, www.quadrant.nl, en voorts op eerste schriftelijke verzoek van de klant zullen worden toegezonden. 3. De aan gebruiker ter beschikking gestelde 'King'-programmatuur is uitsluitend standaard-programmatuur en omvat alle programmatuur, aanwezig in het aan de gebruiker verstrekte pakket, bestaande uit programmatuur plus handleiding. Van maatwerk zal slechts sprake zijn indien zulks blijkt uit een separate maatwerk-overeenkomst. 4. Alle 'King'-programmatuur is en blijft eigendom van Quadrant, althans behoren de auteursrechten daarop uitsluitend toe aan Quadrant, zodat Quadrant gerechtigd is daarover te beschikken. De merknaam 'King' is door en ten behoeve van Quadrant merkrechtelijk beschermd voor de Benelux. De auteursrechten op alle bij deze programmatuur behorende documentatie behoren uitsluitend toe aan Quadrant. 5. Quadrant stelt gebruiker tegen betaling van de daartoe verschuldigde prijs ter beschikking de 'King'-programmatuur en verleent hem het hierna in punt 6 omschreven beperkte recht van gebruik daarvan, zodra Quadrant van gebruiker zal hebben terugontvangen het bijgeleverde originele 'Checksum-aanvraagformulier', deugdelijk ingevuld, gedateerd en ondertekend, waartoe Quadrant eerst alsdan aan de gebruiker een 'checksum' zal verstrekken om de programmatuur te kunnen gebruiken. De bijbehorende gebruikershandleiding wordt eigendom van de gebruiker, die evenwel gehouden blijft de auteurs-rechten daarop van Quadrant steeds te eerbiedigen. 6. Het beperkte recht van gebruik betreft uitsluitend de verstrekte 'King'programmatuur. Dit gebruiksrecht is niet-exclusief, mag door de Bijlagen

Bladzijde 191



gebruiker niet worden overgedragen of afgestaan aan een derde, en is beperkt tot uitsluitend het voor eigen gebruik, d.w.z. voor het voeren van de eigen administratie, (doen) aanwenden van die programmatuur. Elk ander gebruik is derhalve niet toegestaan. Deze overeenkomst houdt geen overdracht in van auteurs-, octrooi-, eigendoms- en/of merkrecht op de programmatuur. 7. Kopiëren van dit programma is op geen enkele wijze toegestaan, behalve indien zulks geschiedt met als enig doel een reserve-kopie te maken voor het geval de originele media beschadigd raken of verloren gaan, en mits geen wijzigingen of weglatingen worden toegepast terzake de auteurs-, octrooi-, eigendoms- en/of merkrechten op de programmatuur. 8. Quadrant zal terzake de 'King'-programmatuur niet gehouden zijn tot enig onderhoud op de programmatuur of telefonische ondersteuning bij het gebruik van de programmatuur. 9. Quadrant garandeert de goede werking van de 'King'-programmatuur in overeenstemming met de in de gebruikershandleiding verstrekte specificaties, eigenschappen en functies. Deze garantie duurt tot aan het verschijnen van de eerstvolgende nieuwe versie/update van de aan de gebruiker ter beschikking gestelde 'King'-programmatuur, doch maximaal twaalf maanden. De garantie houdt in, dat storende fouten en gebreken in die 'King'-programmatuur, welke zich binnen de garantieperiode voordoen, aan Quadrant schriftelijk binnen veertien dagen na constatering daarvan zijn medegedeeld, zo spoedig mogelijk door Quadrant zonder kosten voor de gebruiker zullen worden opgespoord en hersteld, waartoe de gebruiker Quadrant op het kantoor van Quadrant tijdig in staat dient te stellen.

Bijlagen

Bladzijde 192


Index Aangifte CBS, 84 Aangifte ICL, 84 Aangifte omzetbelasting, 51, 79 Aanhefteksten, 175 Aanmaningen, 192 aanmaningenteller, 197 vaste gegevens, 194 Aanmelden, 11 Abonnementen, 146 Administratie aanmaken, 42 converteren, 42 Adressen, 48, 179, 180 Afdrukformaten, 53, 184, 187 Afdrukinstelling, 26 Afdrukken, 25 Afletteren, 190 Afsluiten boekjaar, 101 Artikel, 113 afbeelding, 113 prijsafronding, 113 vaste gegevens, 113 voorraad, 164 Audit-file, 84 Backorders, 144 leverbare backorders, 145 Backup, 5, 34 Balans, 9, 73, 77 op scherm, 77 Balans in scontro/-staffelvorm, 79 Bankafschrift, 70, 88 Bankrekening crediteuren, 92 eigen bankrekeningen, 48, 87, 91 Basisvaluta, 44 Bedrijfsgegevens, 48 Bijlagen


Beginbalans, 48, 58 Beginvoorraad, 153 Besteladvieslijst, 114, 156, 157 Bestelbrief, 156, 158, 159 Bestellingen, 156 vaste gegevens, 153 Betalingscondities, 52 Betalingsopdrachten, 91 Betalingsverschillen, 64 Betalingsvoorstel, 94 Beveiliging, 35, 37 Bladeren, 20, 21 Boekdatum, 63 Boeken, 63 automatisch tegenboeken, 61 BTW, 61, 64 defaults, 60 inkoopfactuur, 160 saldo journaalpost, 56 voorbeeldboekingen, 65 Boekingsgang, 9, 65, 98, 134, 142 voorlopige/definitieve, 63 Boekjaar, 45 afsluiten, 101 twee boekjaren tegelijk, 105 vergelijken met vorig boekjaar, 77 Boekstuknummer, 63 BTW-codes, 51 Budgettering, 98 Contactpersonen, 180 Contactpersoonfuncties, 176 Contante verkopen, 133 Contributie-orders, 146 Creditnota, 72, 144 Dagboek, 9, 55, 76, 150 defaults, 60 Bladzijde 193


Dagboekmutaties, 76 Datum, 22 Debiteuren/Crediteuren, 179 invoeren, 54 kopiëren, 179 vaste gegevens, 53 Debiteurgroepen, 53 Deelbetaling, 133 EAN-codes, 113 E-mail, 53, 112, 184 ERA-bestand, 88 Etiket afdrukken, 182 layout instellen, 117 Exploitatie-overzicht, 79 Exporteren, 38 Facturering, 140 batch-facturering, 140 boeken, 112 deelfacturering, 132 directe facturering, 133, 140 vaste gegevens, 110 Filters, 17 Gebruikers, 33 Gezinsleden, 176 Grootboek, 9, 76 Grootboekrekeningen, 54 Helpsysteem, 28 Hint, 29 Hoofdmenu, 11 aanpassen, 12 werkbalken instellen, 14 Hulprekening, 64 Info-knop, 22 Inkoopfactuur, 65 Inloggen, 11 Installeren, 4, 5 optie, 7 upgrade, 7 Bijlagen


Journaal, 76 Journaalpost, 9, 63 corrigeren, 72 Invoeren, 63 Journaalregel, 63 Kasmutatie, 69 King hoofdmenu, 11 starten, 10 Koerscorrectieboekingen, 48 Koersverschillen, 64 Korting, 131 orderregelkorting, 110 prijsafspraak, 116 staffelkorting, 110 Kostendragers, 54, 84 balans per kostendrager, 79 Kostenplaatsen, 54, 84 Kostensoort, 85 Layout instellen, 117 rekenvelden, 129 subrapport, 126 wijzigen, 27 Leverancier, 157 Levering, 136 beschikbaar voor levering, 148 boeken, 112 deellevering, 131 Leveringscondities, 52 Licentie beperken, 46 invoeren, 5 overeenkomst, 198 Logo, 48 Magazijn, 110 magazijnvoorraad, 148 verplaatsing, 170 Magazijnlocaties, 110 Bladzijde 194


Magazijnontvangsten, 160 koppelen met bestelling, 152, 160, 164 vaste gegevens, 151 Medewerkers, 48 Multi User, 30 Mutatievenster, 21 NAW-bestand, 176 NAW-gegevens, 179 afdrukken, 181 Omzet, 82, 168 Omzetbelasting, 79 Opbrengstgroep, 109 Openstaande posten, 188 Orderbevestiging, 137 Orderdocumenten, 112 Orderinvoer, 129 vaste gegevens, 110 Orderstatus, 132 Ouderdoms-analyse, 189 Paragrafen, 44, 108, 149 Partijen, 113 Peildatum, 196 Prijsafspraken, 53, 116, 131 Prijswijzigingen, 173 Referentienummer, 77 Rekeningschema, 9 Rekenmachine, 23 Relatiebeheer, 175 Relaties, 179 kopiëren, 179 Reserve, 149 Reserveren, 131 gereserveerd, 148 Reserveringen, 166 Saldo-analyse, 77 Samenvoegen, 182 Selectie, 27 Serienummers, 113 Bijlagen


Sneltoetsen, 21, 23 Staffelkortingen, 110 Stamgegevens, 47 afdrukken, 182 overnemen, 57 Standaard-kredietlimiet, 53 Systeembeheer, 34 Systeemeisen, 4 Taalcodes, 175 Tarief, 115 vaste gegevens, 114 Tekstblok, 115 Telebankieren, 86, 91 Valuta, 44, 63 eurovaluta, 51 koerswijziging, 73 vreemde valuta's, 48 Variabele balans, 73 Vaste gegevens orders/facturering, 110 Vastpinnen, 15 Verkoopfactuur, 66 Verkopen per artikel, 168 Verzamellijst, 110, 134 afdrukken, 135 verwerken, 135 Voorkeur-contactpersoon, 181 Voorlopige/definitieve boekingen, 63 Voorraad, 114, 148, 164 beginvoorraad, 153 corrigeren, 170 economische voorraad, 149 historisch, 166 magazijnvoorraad, 165 overzicht, 165 tellijst, 165 voorraadmutaties, 167 vrije voorraad, 148 Bladzijde 195


Voorraadcorrecties, 170 Voorraadmutaties, 167 Vrije rubrieken, 113, 178 VVP, 114

Bijlagen


Werkbalken, 14 Zoeken, 17, 22 Zoekvenster, 16

Bladzijde 196



HOOFDSTUK 9 INHOUDSOPGAVE Colofon .............................................................................................................2 Inleiding ............................................................................................................3 HOOFDSTUK 1 Installatie King .....................................................................4 1.1 Systeemeisen...........................................................................................4 1.2 King installeren........................................................................................5 1.3 Invoeren licentiegegevens ......................................................................5 1.4 Upgrade of optie installeren ...................................................................7 HOOFDSTUK 2 Werken met King ................................................................9 2.1 Belangrijke begrippen.............................................................................9 2.2 Starten van King ....................................................................................10 2.3 Hoofdmenu ...........................................................................................11 2.4 Vensters.................................................................................................15 2.5 Afdrukken..............................................................................................25 2.6 Helpsysteem..........................................................................................28 2.7 Multi User ..............................................................................................30 2.8 Gebruikers.............................................................................................32 2.9 Systeembeheer......................................................................................33 2.10 Gegevens exporteren .........................................................................37 HOOFDSTUK 3 Nieuwe administratie opzetten.........................................41 3.1 Administratie converteren ....................................................................41 3.2 Aanmaken nieuwe administratie ...........................................................41 3.3 Invoeren stamgegevens ........................................................................46 3.4 Gegevens overnemen van andere administratie ..................................56 3.5 Invoeren beginbalans ............................................................................57 HOOFDSTUK 4 Boekhouden ......................................................................58 4.1 Invoeren journaalposten .......................................................................58 4.2 Koerswijziging valuta’s ..........................................................................70 4.3 Variabele balans ....................................................................................70 4.4 Financiële overzichten...........................................................................73 4.5 Aangifte Omzetbelasting ......................................................................76 4.6 Audit-file................................................................................................81 4.7 Kostensoorten/-plaatsen/-dragers........................................................81 4.8 Telebankieren........................................................................................83 4.9 Betalingsopdrachten .............................................................................88 4.10 Budgettering .......................................................................................95 4.11 Afsluiten boekjaar ...............................................................................97 HOOFDSTUK 5 Verkopen .........................................................................104 Inhoudsopgave

Bladzijde 197



5.1 Wat u vooraf moet vastleggen ...........................................................104 5.2 Instellen layouts...................................................................................113 5.3 Invoeren orders ...................................................................................124 5.4 Verzamellijst (King XL).........................................................................129 5.5 Levering (vanaf King MA) ....................................................................131 5.6 Facturering ..........................................................................................135 5.7 Backorders (vanaf King MA)................................................................139 HOOFDSTUK 6 Voorraadbeheer ..............................................................143 6.1 Belangrijke begrippen.........................................................................143 6.2 Wat u vooraf moet vastleggen ...........................................................144 6.3 Invoeren beginvoorraad......................................................................149 6.4 Bestellingen.........................................................................................151 6.5 Magazijnontvangsten ..........................................................................155 6.6 Voorraadoverzichten ...........................................................................159 6.7 Voorraadcorrecties (vanaf King L).......................................................164 6.8 Prijswijzigingen....................................................................................167 HOOFDSTUK 7 Relatiebeheer ..................................................................169 7.1 Wat u vooraf moet vastleggen ...........................................................169 7.2 Invoeren van relaties ...........................................................................172 7.3 Contactpersonen.................................................................................174 7.4 Afdrukmogelijkheden..........................................................................175 7.5 Verzenden van documenten via e-mail ...............................................177 7.6 Openstaande posten...........................................................................181 7.7 Aanmaningen ......................................................................................185 HOOFDSTUK 8 Bijlagen ............................................................................191 HOOFDSTUK 9 Inhoudsopgave................................................................197

Inhoudsopgave

Bladzijde 198

m XL, release 5.4x

Recommend Documents