m 34

QPro Faxmodule

Inhoudsopgave Voorpagina……………………………………………………………………………...1 Inhoudsopgave…………………………………………………………………………2 1 QPro Faxmodule Functioneel…………………………………………4 t/m 34 1.1 Korte Inleiding 1.2 Uitleg standaard knoppen 1.3 Persoonlijk 1.3.1 Opties 1.3.2 Inkomend 1.3.3 Uitgaand 1.3.4 Adresboeken 1.3.5 Faxprinter 1.3.6 Acties 1.4 Algemeen 1.4.1 Inkomend 1.4.2 Uitgaand 1.4.3 Adresboeken 1.4.4 Fax ID’s 1.5 Beheer 1.5.1 Logbestanden 1.5.2 Services 1.5.3 Modems 1.5.4 Gebruikers 1.5.5 Printers 1.5.6 Acties 1.5.7 Lay – Outs 1.5.8 Configuratie 1.6 Queues 1.6.1 Ontvangen 1.6.2 Verzenden 1.6.3 Acties 1.6.4 Zendrij 1.7 Faxconsole

4 4 5 6 7 9 11 12 13 14 14 16 18 19 19 20 21 22 24 26 27 28 29 30 30 31 32 33 34

2 Qpro Faxmodule Configuratie………………………….……………35 t/m 44 Voorbeeld 1 2.1 Korte Inleiding 2.2 Gebruik van meerdere uitvoer queues 2.3 QPF Faxprinter 2.4 Printers

35 35 35 35

2

2.5 Acties 2.6 Transparanten 2.7 Word - Document 2.8 Embedded Codes 2.8.1 Eenvoudige embedded codes 2.8.2 Geavanceerde embedded codes 2.8.3 Voorbeelden

36 36 37 38 38 40 44

3 QPro Faxmodule Technisch……………………………………………..45 t/m 54 3.1 Uitleg QPro – fax 3.1.2 Hoe werkt QPro – fax? 3.2 Invoer (Uitgaande Fax) 3.2.1 Faxdocument 3.2.2 Faxdriver 3.2.3 QPro Faxconsole 3.3 Afhandeling (Uitgaande Fax) 3.3.1 Verzendqueue 3.3.2 Verzendproces 3.3.3 Actiequeue 3.3.4 Actieproces 3.3.5 Zendrijqueue 3.3.6 Verzondenproces 3.4 Uitvoer (Uitgaande Fax) 3.4.1 Verzenden Fax 3.5 Technisch schema QPro Fax Module (Uitgaande Fax) 3.6 Invoer (Inkomende Fax) 3.6.1 Ontvangen Fax 3.7 Afhandeling (Inkomende Fax) 3.7.1 Ontvangqueue 3.7.2 Ontvangproces 3.7.3 Actiequeue 3.7.4 Actieproces 3.8 Faxconsole

45 45 45 46 46 47 48 49 49 49 49 49 49 50 50 51 52 53 53 53 53 53 53 54

4 QPro Document Console…………………………………………….55 t/m 61

3

1 QPro – Faxmodule Functioneel 1.1 Korte inleiding In dit hoofdstuk wordt ingegaan op alle functionaliteiten van de Fax module. Per optie wordt ingegaan op de mogelijkheden. Voor een meer uitgebreide uitleg van de functies en de uitvoering hiervan kan er gekeken worden in het configuratiedeel van de handleiding. 1.2 Uitleg standaard knoppen. Per scherm verschillen de beschikbare knoppen.

Deze knop dient ervoor om een menu naar boven te gaan.

Deze knop dient ervoor om de QPro server te verversen.

Deze knop dient ervoor om nieuwe records toe te voegen.

Deze knop dient ervoor om bestaande records te bewerken.

Deze knop dient ervoor om een record te verwijderen.

Deze knop dient ervoor om een record te exporteren.

Deze knop dient ervoor om gebruikers te importeren.

4

Deze knop dient ervoor om een record af te drukken.

Deze knop dient ervoor om een fax te mailen.

Deze knop kan gebruikt worden om een queue te pauzeren.

1.3 Persoonlijk In de faxmodule wordt er een onderscheidt gemaakt tussen 3 menu’s, namelijk: persoonlijk, algemeen en beheer. Onder persoonlijk staan alle faxen en instellingen van de individuele gebruiker.

5

1.3.1 Opties

Onder de optie “persoonlijk/opties” kunt u uw eigen instellingen bekijken en eventueel aanpassen. De rechten zijn toegekend door de systeembeheerder en kunnen door de eindgebruiker niet worden aangepast, tenzij deze daartoe rechten heeft gekregen. Standaard dagen in overzicht dient er voor om in te stellen hoe lang de faxen in het inkomend en uitgaand scherm blijven staan. In het tabblad “zendopties” is het mogelijk om voorkeuren in te stellen met betrekking tot het zenden van faxen.

6

1.3.2 Inkomend

In dit scherm kunt u de volgende informatie achterhalen van een ontvangen fax: Afzender Afzender van de fax. Hier komt de bijvoorbeeld de naam ven het bedrijf te staan als dit is meegegeven. Afzender ID Dit is de FaxID van de verzendende partij. FaxID's worden automatisch opgeslagen als de fax wordt ontvangen. Deze kunt u wijzigen in het scherm voor FaxID’s. Omschrijving Omschrijving van het fax document. Dit wordt door de faxserver ingevuld, maar is door de gebruiker in dit scherm aan te passen naar wens. Datum en tijd Datum en tijd waarop de fax is ontvangen.

7

Faxnummer Het nummer waarop de geselecteerde fax is ontvangen. Aantal pagina’s Het aantal pagina’s waaruit de fax bestaat. Snelheid Snelheid in baud rate(het aantal modulaties per seconde). Status Geeft de status weer status van de ingekomen fax. Overige opties in dit scherm zijn: fax printen en fax doorsturen.

8

1.3.3 Uitgaand

In dit scherm vindt u een lijst van alle faxen die u hebt verzonden. Publiek en persoonlijk. Dit scherm is in feite hetzelfde als “Algemeen – Uitgaand”, afgezien va het feit dat daar alle faxen van alle gebruikers zichtbaar zijn. In het persoonlijke menu (Persoonlijk – Uitgaand) staan alleen de faxen die door de gebruiker zelf zijn verzonden. U kunt de volgende informatie van een verzonden fax in dit scherm vinden: Status De verstuurstatus van de fax. Nummer Het faxnummer waar de fax naar is verstuurd. Faxid Het faxid dat in de verstuurde fax is opgenomen.

9

Bedrijf De bedrijfsnaam die in de fax is opgenomen. Datum en tijd De datum en tijd waarop de fax is verstuurd. Afzender Afzender van de fax. Pogingen Het aantal uitbelpogingen die de faxserver heeft ondernomen om de fax te versturen. Omschrijving De omschrijving die aan de fax is gegeven. Overige opties in dit scherm zijn: verzenden, fax printen, fax bewerken en fax doorsturen.

10

1.3.4 Adresboeken

In dit scherm kan een persoonlijk adresboek worden aangemaakt. In deze adresboeken kunnen contactpersonen worden toegevoegd met een heel scala aan invoermogelijkheden. De knop “exporteren” bovenaan in het scherm kan gebruikt worden om een adresboek vanuit QPro naar een .csv bestand te exporteren. Dit om bijvoorbeeld een mailinglist te creëren of voor back-up doeleinden.

11

1.3.5 Faxprinter

In dit scherm kan de QPro fax printer driver worden geïnstalleerd. Klik op de knop om de installatie te starten. De QPro fax printer zal daarna als printer tussen uw lokale printers staan. Als u documenten wilt faxen kunnen ze simpelweg op deze printer worden afgedrukt.

12

1.3.6 Acties

De menuoptie “acties” bevat een aantal instelmogelijkheden. Bijvoorbeeld het afdrukken van alle binnenkomende faxen kan hier ingesteld worden. De acties die hier worden ingesteld zijn alleen persoonlijk. Dit kan dus door een individuele gebruiker worden gedaan. Moment Hier kan gekozen worden uit 8 momenten waaraan vervolgens een actie kan gekoppeld worden. Voorbeelden zijn “voor versturen” en “na ontvangen”. Omschrijving Hier kan beschreven worden wat voor moment of actie het betreft. Te ondernemen acties Voorbeelden van te ondernemen acties zijn bijvoorbeeld: printen, doorsturen naar fax, doorsturen naar e-mail, etc. De te ondernemen actie die hier wordt geselecteerd vormt samen met het geselecteerde moment een actie.

13

1.4 Algemeen Onder algemeen staan alle faxen die binnenkomen en verzonden worden, het algemene adresboek en er kunnen faxID’s worden toegevoegd.

1.4.1 Inkomend

In dit scherm kunt u de volgende informatie achterhalen van een ontvangen fax: Afzender Afzender van de fax. Hier komt de bijvoorbeeld de naam ven het bedrijf te staan als dit is meegegeven. Afzender ID Dit is de FaxID van de verzendende partij. FaxID's worden automatisch opgeslagen als de fax wordt ontvangen. Deze kunt u wijzigen in het scherm voor FaxID’s.

14

Omschrijving Omschrijving van het fax document. Dit wordt door de faxserver ingevuld, maar is door de gebruiker in dit scherm aan te passen naar wens. Datum en tijd Datum en tijd waarop de fax is ontvangen. Faxnummer Het nummer waarop de geselecteerde fax is ontvangen. Aantal pagina’s Het aantal pagina’s waaruit de fax bestaat. Snelheid Snelheid in baud rate. (het aantal modulaties per seconde) Status Geeft de status weer status van de ingekomen fax. Overige opties in dit scherm zijn: fax printen, filter aanpassen (instellingen m.b.t. de weergave van faxen in dit scherm) en fax doorsturen.

15

1.4.2 Uitgaand

In dit scherm vindt u een overzicht van alle publieke verzonden faxen binnen QPro - Fax. U kunt de volgende informatie van een verzonden fax in dit scherm vinden: Status De verstuurstatus van de fax. Nummer Het faxnummer waar de fax naar is verstuurd. Faxid Het faxid dat in de verstuurde fax is opgenomen. Bedrijf De bedrijfsnaam die in de fax is opgenomen. Datum en tijd De datum en tijd waarop de fax is verstuurd.

16

Afzender Afzender van de fax. Pogingen Het aantal uitbelpogingen die de faxserver heeft ondernomen om de fax te versturen. Omschrijving De omschrijving die aan de fax is gegeven. Overige opties in dit scherm zijn: verzenden, fax bewerken, filter aanpassen en fax doorsturen.

17

1.4.3 Adresboeken

In dit scherm kan een algemeen adresboek worden aangemaakt. In deze adresboeken kunnen contactpersonen worden toegevoegd met een heel scala aan invoermogelijkheden. De knoppen aan de rechterkant van de console: Kiezen, Toevoegen, Bewerken en verwijderen spreken voor zich. De knop “importeren” kan gebruikt worden om een .csv bestand (Comma Separated Values. Databestand met kolommen dat door een komma wordt onderscheiden. Te openen met de meeste database en spreadsheet programma’s. Bijv. een Excel bestand) in QPro te importeren. Zo kan er dus een reeds bestaand adresboek worden geïmporteerd en gebruikt. De knop “exporteren” bovenaan in het scherm kan gebruikt worden om een adresboek vanuit QPro naar een .csv bestand te exporteren. Dit om bijvoorbeeld een mailinglist te creëren of voor back-up doeleinden.

18

1.4.4 FaxID’s

In het scherm “Fax id’s” wordt een lijst samengesteld van fax id’s welke automatisch worden toegevoegd zodra een fax wordt ontvangen. De fax id is een string welke door een faxapparaat of een faxmodem kan worden meegegeven. Deze string is niet afhankelijk van het faxnummer en kan per gebruiker worden ingesteld. Aan de hand van de fax id kan er een bepaalde actie uitgevoerd worden. (zie menuoptie beheer/acties). Naast het automatisch toevoegen bestaat de mogelijkheid om een faxid handmatig toe te voegen. Op die manier kan er bijvoorbeeld een fax worden voorzien van een bepaald id en vervolgens bij binnenkomst afgeschermd worden van de publiek toegankelijke faxen. 1.5 Beheer Onder deze optie kunt u alle beheerinstellingen vinden. Hier kunnen bijvoorbeeld acties worden gegenereerd die voor alle gebruikers van toepassing zijn. Ook kunnen hier modems geconfigureerd. Gebruikersbeheer valt ook onder “Beheer”.

19

1.5.1 Log bestanden

In het log bestanden scherm worden de activiteiten van de aanwezige services gepresenteerd. Het betreft hier basisactiviteiten als het starten en stoppen van services, faxstatus en dergelijke. Derhalve kan dit log bestand in korte tijd veel activiteit vertonen en snel groeien in omvang. Door middel van de rechtermuisknop Æ wissen kunt u het huidige log opschonen. De log kan ook worden opgeslagen. Indien er problemen zijn met het versturen / ontvangen van faxopdrachten kunt u hier controleren wat de status is van de desbetreffende modems en of er iets fout gaat in de communicatie met een andere fax.

20

1.5.2 Services

Een voorname functie is het monitoren van de actuele status van de QPro module. Deze status wordt aangeduid met behulp van kleur en tekstsignalering en bevat vijf statusniveaus. Rood

Service gestopt

Rood (knipperend)

Service handmatig gestopt

Oranje

Service wordt gestopt/gestart

Groen

Service gestart

Groen (knipperend)

Service handmatig gestart

Het starten, stoppen of resetten van een service wordt uitgevoerd via de rechter muisknop. Door met de rechter muisknop op een service te klikken, kunt u de module starten, stoppen of resetten. Services die afhankelijk zijn van een andere service die gestopt of gereset wordt, zullen tevens automatisch worden gestopt of gereset.

21

1.5.3 Modems

In het scherm “modems” kunnen de modems die door QPro server gebruikt moeten worden, worden gedefinieerd. Door gebruik te maken van de knop toevoegen krijgt u een overzicht van de op het systeem geïnstalleerde apparaten. Kies uit deze lijst het modem dat aan de modemlijst moet worden toegevoegd. Poort U kunt hier de poort selecteren, waar het faxmodem aan is gekoppeld. Snelheid In dit veld definieert u de baudrate van het modem. Met deze snelheid wordt het modem geinitialiseerd. Initialisatie Hier kunt u eventueel een van de standaard afwijkende initialisatiestring meegeven. ( Raadpleeg hiervoor de manual van het betreffende modem.) Er moet wel rekening mee gehouden worden dat de modeminstellingen onder Windows in de QPro software wordt meegenomen.

22

Buitenlijn selectie Als u eerst een bepaald nummer dient te bellen om een buitenlijn te krijgen (Bijvoorbeeld een nul), vul dat nummer dan hier in. Telefoonnummer Het telefoonnummer waarop het modem is aangesloten Zend lay-out Hier kan een lay – out worden geselecteerd waarmee de fax verstuurd moet worden. Verzenden / Ontvangen U kunt opgeven waar u dit faxmodem voor wilt gaan gebruiken. Als u faxen wilt gaan versturen via dit modem zet u de optie 'Verzenden' aan. Wilt u faxen via dit modem gaan ontvangen dan zet u de optie 'Ontvangen' aan. De opties mogen beide aan staan voor 1 modem. In beide gevallen dient u de volgende vier eigenschappen op te geven: Snelheid De standaard snelheid waarop faxen verstuurd of ontvangen worden. Initialisatie De initialisatiestring voor het modem bij versturen of ontvangen van faxen. Software flow control Kijk in de handleiding van uw modem of deze “hardware flow control” ondersteunt. Is dit niet het geval vink dan “software flow control”aan. Class Hier kan aangegeven worden welk communicatieprotocol er gebruikt moet worden voor de communicatie tussen uw computer en het modem. FaxID Gebruik dit veld om de identificatie voor het modem in te stellen. Deze identificatie wordt bijvoorbeeld gebruikt als headerline bij het versturen van faxen of komt in de display van de ontvangende partij te staan.

23

1.5.4 Gebruikers

In dit scherm kunnen alle gebruikers welke de faxsoftware moeten kunnen bedienen toegevoegd worden. Deze gebruikers dienen eerst onder QPro Server gebruikers te worden toegevoegd, als dit gebeurt is kunnen deze gebruikers vervolgens rechten krijgen. D.m.v. de knop toevoegen kunnen er gebruikers worden toegevoegd. Er kan tijd bespaard worden door QPro - Server (server - module) gebruikers toe te voegen en direct aan te geven welke rechten de gebruikers op bepaalde onderdelen krijgen. Algemeen Bij tabblad “Algemeen” kan er naast de gebruikernaam ook informatie over de afdeling ingevoerd worden. Tevens kan hier de standaard printer voor de betreffende gebruiker worden aangegeven. Zendopties Het tabblad “Zendopties” kan worden gebruikt om informatie over de zendidentificatie en foutafhandeling in te stellen. De zendidentificatie wordt gebruikt op de eerste regel bij de fax zoals deze bij de ontvangende partij binnenkomt. Onder foutafhandeling vindt u opties als herhaalpoging bij bezet en kunt u het aantal minuten dat er gewacht moet worden voor een hertransmissie aangeven. In de meeste gevallen zal de standaard instelling voldoen.

24

Rechten In het tabblad “Rechten” kunt u instellen welk rechtenniveau de gebruiker krijgt. Normaal voor een gebruiker en Administrator voor de beheerder zijn de meest relevante rechtenniveaus. Ook kan hier ingesteld worden of de gebruiker zijn eigen instellingen en handtekening mag aanpassen. Rechten binnenkomende/uitgaande faxen De tabbladen 'Rechten binnenkomende faxen' en 'Rechten uitgaande faxen' kunnen gebruikt worden om per gebruiker aan te geven welke rechten de gebruiker krijgt op binnenkomende en uitgaande faxen. Hierin wordt onderscheid gemaakt tussen persoonlijke faxen en publieke faxen.

25

1.5.5 Printers

In dit scherm kunnen de door QPro – server benaderbare printers worden toegevoegd. Deze printers kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt om een binnengekomen fax op af te drukken. (zie menuoptie beheer/acties voor de opties).

26

1.5.6 Acties

De menuoptie “acties” bevat een aantal instelmogelijkheden. Bijvoorbeeld het afdrukken van alle binnenkomende faxen kan hier ingesteld worden. De instellingen die hier worden gedaan zijn op beheerniveau. Moment Hier kan gekozen worden uit 8 momenten waaraan vervolgens een actie kan gekoppeld worden. Voorbeelden zijn “voor versturen” en “na ontvangen”. Omschrijving Hier kan beschreven worden wat voor moment of actie het betreft Te ondernemen acties Voorbeelden van te ondernemen acties zijn bijvoorbeeld: printen, doorsturen naar fax, doorsturen naar e-mail, etc. De te ondernemen actie die hier wordt geselecteerd vormt samen met het geselecteerde moment een actie. Als er een fax wordt verzonden gelden acties die eventuele ingesteld zijn onder het persoonlijke menu. Als er een fax binnenkomt gelden zowel de beheersacties als de persoonlijke acties. 27

1.5.7 Lay-outs

In dit scherm kunnen lay – outs worden aangemaakt. Dit kan bijvoorbeeld om faxen te voorzien van een voorblad, een lay-out of een transparant. Ook kan er een lay – out worden aangemaakt om een fax op de gewenste manier af te drukken.

28

1.5.8 Configuratie

In het scherm “Configuratie” kan de optie “dir-fax” aangevinkt worden. Als dit aangevinkt wordt, wordt er een service gestart. Deze service kan gebruikt worden om direct uit de door u aangegeven directory te faxen. Op het moment dat er een .PCL bestand (kan bijvoorbeeld aangemaakt met de optie “print naar bestand” in MS – Word) wordt geplaatst in deze directory pakt QPro deze op en wordt de fax verstuurd. Indien er in de directory een bestand staat met dezelfde naam maar met de extensie .EMB dan wordt dit bestand gemerged met het .PCL bestand. Op deze wijze kunnen er embedded codes meegegeven worden aan het .PCL bestand met bijvoorbeeld het faxnummer. Deze embedded code kan uiteraard ook in het document zelf worden geïmplementeerd.

29

1.6 Queues Onder queues vindt u 4 informatieschermen welke iedere fase in het faxverstuur - ontvangproces weergeven. Indien er geen faxen worden verstuurd of ontvangen zijn deze 4 schermen leeg. Naast de “Hold Queue” knop zijn de knoppen in de bovenkant van de console natuurlijk ook van toepassing op de inhoud van de queues schermen.

1.6.1 Ontvangen

Onder de optie ontvangen vindt u de binnengekomen faxen. Deze zijn nog niet door de tosser zijn verwerkt. Als de fax op dit punt is, is deze nog niet voor de eindgebruiker beschikbaar omdat de fax nog in de database moeten worden geplaatst. Eventueel moet er eerst nog een print of doorstuur opdracht worden verwerkt. De optie “Hold Queue” is er om de fax of faxopdracht in de wacht te zetten. Door nog een keer te klikken wordt de queue weer vrijgegeven.

30

1.6.2 Verzenden

In het “verzenden” scherm staan de faxen welke voor verwerking in de queue staan. Deze zijn door de client geplaatst en dienen door de tosser te worden verwerkt. De optie “Hold Queue” is er om de fax of faxopdracht in de wacht te zetten. Door nog een keer te klikken wordt de queue weer vrijgegeven.

31

1.6.3 Acties

Onder dit scherm ziet u een overzicht van geplande acties, dit kan bijvoorbeeld een printopdracht of een doorstuur opdracht zijn. De instellingen voor deze acties vindt u terug onder de menuoptie persoonlijk/acties of beheer/acties. De optie “Hold Queue” is er om de fax of faxopdracht in de wacht te zetten. Door nog een keer te klikken wordt de queue weer vrijgegeven.

32

1.6.4 Zendrij

In het scherm “Zendrij” staan alle faxen welke klaar zijn voor verzending. Deze faxen zijn door de faxtosser klaargezet en staan hier totdat ze door de faxserver worden verstuurd. De optie “Hold Queue” is er om de fax of faxopdracht in de wacht te zetten. Door nog een keer te klikken wordt de queue weer vrijgegeven.

33

1.7 Faxconsole

Als alle instellingen zijn gedaan kan er een document naar de Qprofax printer afgedrukt worden. Als dat gebeurd komt deze console naar voren. In deze console kan extra informatie aan het faxdocument worden toegevoegd. Het faxnummer kan hier worden ingevoerd en ook kan er een standaard lay-out aan het faxdocument worden toegevoegd. Ook kan de fax nog bewerkt worden in de QPro documentconsole.

34

2 QPro – Faxmodule Configuratie Voorbeeld 1

2.1 Korte Inleiding In dit hoofdstuk wordt ingegaan op hoe QPro geconfigureerd wordt. Aan de hand van een voorbeeldsituatie wordt dit uitgelegd. Belangrijk is dat u de QPro faxconsole aan heeft staan en dat u de handelingen zoals deze hieronder beschreven staan uitvoert. Op deze manier krijgt u snel door hoe de console werkt en welke opties er beschikbaar zijn. 2.2 Versturen van een fax met een actie en een transparant In dit voorbeeld wordt een fax verstuurd naar een willekeurig faxnummer. Aan deze faxjob wordt een actie gekoppeld. In dit geval zal de actie “Printen voor versturen” worden gebruikt. Aan de fax wordt ook nog een zelfgemaakt transparant gekoppeld. Voor dat dit kan gebeuren moet er eerst een transparant worden gemaakt in de documentconsole. Voordat de specifieke instellingen ingesteld worden, moet er een faxprinter worden toegevoegd, de QPF faxprinter. Als men een fax versturen wil kan men dit doen door af te drukken op deze faxprinter. Deze zorgt er vervolgens dat deze door QPro verwerkt kan worden. Nadat er op afdrukken is gedrukt komt de faxconsole naar voren waar de benodigde informatie (zoals het faxnummer) ingevoerd kan worden. 2.3 QPF Faxprinter Om een QPF Faxprinter toe te voegen op de cliëntmachine moet in QPro de faxdriver geïnstalleerd worden. Zie hiervoor 1.3.5 FaxPrinter. Als de driver geïnstalleerd is, staat deze printer in de lijst van printers. (Start Æ Instellingen Æ Printers). Deze printer kan nu ook geselecteerd worden als er op afdrukken wordt gedrukt om een fax te verzenden. 2.4 Printers Om een fax af te kunnen drukken moet er ten eerste een printer geïnstalleerd zijn op het netwerk en ten tweede moet deze in de lijst van printers in QPro worden toegevoegd (zie ook 1.5.5). Druk in het menu “beheer – printers” op toevoegen en voeg de gewenste printer toe. In dit voorbeeld HP Laserjet 2100.

35

2.5 Acties Klik in het menu “beheer - acties” (zie ook 1.5.6) op toevoegen en kies bij moment: “voor versturen”. Als omschrijving kan er bijvoorbeeld worden ingevoerd: “Voor versturen afdrukken op HP Laserjet 2100”. Onder het tabblad wordt weer op toevoegen geklikt. De te ondernemen actie is printen, selecteer vervolgens de printer waarop de fax afgedrukt moet worden en klik op OK. Nu is er een actie toegevoegd. Als er opnieuw een actie moet worden aangemaakt, bijvoorbeeld “doorsturen naar e-mail”, wordt opnieuw op toevoegen geklikt en worden de gewenste acties ingesteld. Het is dus mogelijk om meerdere acties per faxjob in te stellen. 2.6 Transparanten De volgende stap is het aanmaken van een transparant. Druk in het scherm “beheer – layouts” op toevoegen. Kies bij type “fax transparant” en bij omschrijving “kopie op de achtergrond”. Voer bij bestand “kopie.Qlayout” in en druk op Ok. Nu staat het fax transparant in de lijst. Als u deze aanklikt heeft u rechts in uw scherm de knop “Layout bewerken”. Als op deze knop geklikt wordt, opent zich de documentconsole met een leeg scherm (zie 4). In de document console kunnen o.a. transparanten worden gemaakt en bewerkt. Als het transparant naar wens is kan deze worden opgeslagen in de map: C:\Program Files\HSCG\QPro Server\Data\Layouts\

36

2.7 Word – Document De laatste stap is het schrijven van de fax, dit mag in MS – Word maar ook in andere softwarepakketten worden gedaan. Als de fax naar wens is wordt er op afdrukken geklikt en wordt QPF Faxprinter geselecteerd. Klik vervolgens op Ok. Nu komt de faxconsole naar boven. Zie figuur 1 voor de instellingen.

Figuur 1.

Als het gewenste telefoonnummer is ingegeven kan er op verzenden gedrukt worden. Eerst wordt de fax afgedrukt, vervolgens wordt deze verzonden.

37

2.8 Embedded Codes In de QPro fax module kan ook gebruik gemaakt worden van embedded codes. Het invoegen van embedded codes gebeurt op dezelfde manier als het invoegen van de zoek strings in een word - document. (Zie Print module 2.6.6 voor meer informatie). Een mogelijke invoer om bijvoorbeeld het faxnummer in het document op te nemen zou kunnen zijn: Print “^[D=123456”. ^[D= is de code om een faxnummer op te geven. 123456 is in dit geval het telefoonnummer. Een lijst van de meest gangbare embedded codes vind u hieronder. 2.8.1 Eenvoudige embedded codes De belangrijkste embedded codes zijn de codes die voor de verzending van een faxbericht absoluut noodzakelijk zijn (zoals het faxnummer) en die in het voorblad dienen te worden opgenomen (geadresseerde, onderwerp en dergelijke). Als de applicatie “printer - commando's” (wat in het word – document met “invoegen Æ veld” gedaan wordt) ondersteund, raadpleeg hiervoor dan de documentatie van de applicatie en gebruik deze om de embedded codes te versturen. Indien de applicatie geen printer commando's ondersteunt, selecteer dan altijd het “Courier – lettertype” wanneer er een embedded code ingevuld wordt. De volgende embedded codes kunnen worden gebruikt. ^[D= Het faxnummer waarnaar het document moet worden verzonden. Bijvoorbeeld: om een fax naar nummer 123456 te versturen wordt de code '^[D=123456' (zonder aanhalingstekens) in de tekst opgenomen. Het faxnummer mag maximaal 25 tekens lang zijn. ^[A= De geadresseerde. Deze wordt in het 'Aan:' veld op het faxvoorblad opgenomen. Om bijvoorbeeld een fax aan HSCG te versturen, wordt de code '^[A=HSCG BV' (zonder aanhalingstekens) in de tekst opgenomen. ^[S= De afzender. Deze wordt in het veld 'Van:' op het faxvoorblad opgenomen. Bijvoorbeeld: om een fax van Jan Jansen te versturen, wordt de code '^[S=Jan Jansen' (zonder aanhalingstekens) in de tekst opgenomen. ^[N= De persoon ter attentie van wie de fax wordt verzonden. Deze naam wordt in het 'T.a.v.:' veld op het faxvoorblad opgenomen. Bijvoorbeeld: om een fax ter attentie van de heer Snijder te versturen, wordt '^[N=Dhr. Snijder' (zonder aanhalingstekens) in de tekst opgenomen. ^[B= Het onderwerp van het faxbericht. Dit onderwerp wordt in het veld 'Betreft:' van het faxvoorblad opgenomen. Een faxbericht voor bijvoorbeeld de afdeling verkoop met daarin een bestelling, kan zo de code '^[B=Bestelling' (zonder aanhalingstekens) in de tekst hebben.

38

^[O= Opmerking. Deze wordt direct in het veld 'Opmerking' op het faxvoorblad ingevuld. Om bijvoorbeeld de opmerking 'Ter bevestiging van ...' toe te voegen, wordt de reeks '^[O=Ter bevestiging van ...' (zonder aanhalingstekens) in de tekst opgenomen. De lengte van het opmerkingenveld is begrensd tot 80 tekens. ^[C= De naam van het te gebruiken voorblad. Zo kan, om het voorblad van de afdeling Inkoop te gebruiken, de tekenreeks '^[C=DEMOVB1' (zonder aanhalingstekens) in de tekst worden opgenomen. QPro zal bij de verzending van het faxbericht het voorblad INKOOP.CVR gebruiken. Dit voorblad dient dan wel van te voren te zijn aangemaakt. ^[U= Uitgesteld faxen. Als deze embedded code in de tekst is opgenomen, dan wordt de verzending van het faxbericht uitgesteld tot het op deze code volgende tijdstip. Dit tijdstip dient in het formaat 'dd/mm/jj uu:mm' te worden opgegeven. Zo kan een document overdag worden aangemaakt, terwijl de verzending wordt uitgesteld totdat het goedkope telefoontarief van kracht is. Om bijvoorbeeld een faxdocument op 28 mei 2005 om acht uur 's avonds te verzenden wordt de code ^[U=28/05/05 20:00^] in de tekst opgenomen. ^[R= Resolutie. Naar keuze kan een faxdocument op hoge of lage resolutie worden verzonden, door de embedded code '^[R=Hoog' respectievelijk '^[R=Laag' (zonder aanhalingstekens) toe te voegen. Wordt deze code niet in de tekst opgenomen, dan geldt de in de PCL - Converter ingestelde resolutie. ^]

De verplichte afsluitcode aan het eind van de reeks embedded codes.

Voorbeeld aan de hand van eenvoudige embedded codes. Een faxbericht van de heer Jansen aan de heer Snijder, werkzaam bij de firma ABC, moet worden voorzien van het voorblad DEMOVB1.TRA. en verzonden naar nummer 0123-654321. Op het voorblad moet de opmerking 'N.a.v. ons telefoongesprek' vermeld staan en het onderwerp van de fax is: 'Bestelling'. Het document bestaat uit een voorblad plus 1 pagina. In de tekst wordt dan de volgende tekenreeks opgenomen: ^[D=0123-654321^[S=Dhr. Jansen^[A=ABC BV^[N=Dhr. Snijder^] ^[C=DEMOVB1^[B=Bestelling^[O=N.a.v. ons telefoongesprek^[P=2^] Moet de fax verzonden worden in hoge resolutie en moet de verzending worden uitgesteld tot 15:30, dan wordt hieraan de volgende tekenreeks toegevoegd: ^[R=Hoog^[U=15:30^]

39

2.8.2 Geavanceerde embedded codes In veel gevallen zullen de eenvoudige embedded codes voldoen. Er zijn echter situaties waarin er meer informatie in een voorblad moet worden geplaatst, of waarbij een bepaald document moet worden verzonden met andere instellingen dan die in QPro zijn aangebracht. Een vertrouwelijk faxbericht bijvoorbeeld mag niet in een gemeenschappelijke directory voor verzonden faxen terechtkomen, of bij het verzenden van een faxbericht over een dure satellietverbinding kan het ongewenst zijn dat het document na het optreden van een fout aan het einde van de pagina nog vijf keer opnieuw wordt verzonden. De volgende algemene codes zijn beschikbaar: ^[ML=[Ja | Nee(Default)] Gebruik deze code als u een gepersonaliseerde faxmailing wilt versturen. Plaats deze code minimaal 1 keer ergens in het document. QPro zal nu het aantal faxnummers (^[D=faxnummer^]) en het aantal pagina's waaruit het document bestaat tellen en deze waarden delen om te achterhalen uit hoeveel pagina's 1 fax bestaat. De verhouding tussen faxnummers en het aantal pagina's moet altijd 1:1 of 1:2 of 1:3 etc zijn. QPro koppelt de 1e fax aan het eerste nummer etc. ^[D=EMAIL^[[email protected]^] Met deze code kan een faxbericht als E-mail attachment worden verstuurd. U moet hiervoor wel in het bezit zijn van QPro – mail en dient de gebruiker QPro te zijn toegevoegd aan de QPro - mail gebruikers database. ^[NUL= Deze code geeft aan of de embedded codes in de tekst moeten worden overschreven met spaties of met nultekens. Normaliter worden de embedded codes in de tekst na te zijn verwerkt, met spaties overschreven. Dit heeft gevolgen voor de positie van de rest van de tekst. Door nu aan de tekst de tekenreeks '^[NUL=Ja' (zonder aanhalingstekens) toe te voegen zal de positie van de rest van de tekst niet worden beïnvloed door de lengte van de reeks embedded codes. De tekenreeks '^[NUL=Nee' heeft het tegenovergestelde effect: de embedded codes worden overschreven met spaties en de rest van de tekst schuift een overeenkomstig aantal posities op. ^[O1..9= Aanvullende opmerkingen. Indien het standaard veld voor opmerkingen in het voorblad niet toereikend is, kunnen met de codes '^[O1' t/m '^[O9' (zonder aanhalingstekens) extra opmerkingen worden toegevoegd en wel op de volgende manier: ^[O1=Dit is opmerking één^] ^[O2=Dit is opmerking twee^] enzovoort. De lengte van de extra opmerkingen is begrensd tot 80 tekens.

40

^[E1..9= Extra omschrijvingen, te gebruiken voor het opnemen van extra informatie in de faxlogfile. Om bij de vermelding van het betreffende faxdocument in de logfile een aantal regels met extra informatie toe te voegen, worden dan de volgende codes in de tekst opgenomen: ^[E1=Dit is extra logregel 1^] ^[E2=Dit is extra logregel 2^] De volgende embedded codes dienen om de vooraf in QPro - Console ingevoerde instellingen te wijzigen. Bij 'Zendinstellingen' en 'Printerinstellingen' kunnen er een aantal settings worden geplaatst die op 'Ja' of 'Nee' kunnen worden geforceerd, maar ook de waarde 'Gebruiker' kunnen hebben, waarbij een gebruiker deze instellingen met behulp van de geavanceerde embedded codes in het faxdocument kan kiezen. Eerst worden de individuele instellingen in QPro faxlog gebruikt, waarna deze aan de hand van de embedded codes zonodig worden gewijzigd. Voor de printerinstellingen (die het afdrukken van de verzonden faxberichten en transmissierapporten regelen) zijn de volgende embedded codes beschikbaar: ^[PQN=[QueueNaam] De print - queue via welke de verzonden fax of het transmissierapport moet worden afgedrukt. Om bijvoorbeeld het betreffende faxdocument na verzending af te drukken via de queue LASER1, wordt de code '^[PQN=LASER1' (zonder aanhalingstekens) aan de tekst toegevoegd. Wordt er bij deze code geen queue opgegeven (de reeks '^[PQN^]' wordt dan in de tekst geplaatst), dan wordt de fax niet afgedrukt. ^[PQS=[ServerNaam] De fileserver waarop de printer - queue zich bevindt, via welke de verzonden fax of het transmissierapport moet worden afgedrukt. Moet een fax worden afgedrukt via een queue Q1 op fileserver FS1, dan wordt de tekenreeks '^[PQN=Q1^[PQS=FS1^]' (zonder aanhalingstekens) toegevoegd. ^[PPT=[Printertype] Het printertype dat voor de afdruk van het verzonden faxdocument wordt gebruikt. Toegestane waarden zijn 'LaserJet Hoog', 'LaserJet Laag' en 'Matrix'. Om een verzonden document af te drukken op een matrixprinter wordt op die manier de code '^[PPT=Matrix' (zonder aanhalingstekens) aan de tekst toegevoegd. ^[PHS=[Ja | Nee] Deze code geeft aan of er horizontaal moet worden uitgevuld bij het afdrukken van de verzonden fax of het transmissierapport. Het horizontaal uitvullen kan bijvoorbeeld worden uitgeschakeld door de code '^[PHS=Nee' (zonder aanhalingstekens) in de tekst op te nemen.

41

^[PVS=[Schaal in procenten] De verticale schaalfactor die gehanteerd wordt bij het afdrukken van de fax of het transmissierapport. Moet een fax worden afgedrukt met een verticale schaalfactor van 80%, dan wordt de tekenreeks '^[PVS=80' (zonder aanhalingstekens) aan de tekst toegevoegd. ^[PDC=[Ja | Nee] Geeft aan of er bij het uitprinten van de verzonden fax gebruik gemaakt moet worden van PCL- 5 datacompressie. Wordt de fax of het transmissierapport afgedrukt op een andere printer (die met behulp van '^[PQN=' wordt geselecteerd) die geen PCL- 5 compressie ondersteunt, dan dient de code '^[PDC=Nee' (zonder aanhalingstekens) te worden toegevoegd. ^[PIC=[Initialisatiecode] Deze code specificeert een extra initialisatiecode voor de printer die het verzonden document afdrukt. Om bijvoorbeeld de initialisatie '@PJL RESET' naar de printer te sturen voor het afdrukken van het verzonden faxbericht, wordt de code '^[PIC=@PJL RESET' (zonder aanhalingstekens) aan de tekst toegevoegd. ^[PTR=[Ja | Nee | 0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 ] Geeft aan of u wel of niet een fax transmissie rapport wilt afdrukken en welke u wilt gebruiken. U dient wel een standaard printer geselecteerd te hebben in QPro - Fax Console bij uw gebruikers instellingen. Ja = FTR 1e pagina (gelijk aan code 2) Nee = Hele fax (gelijk aan code 1) 0

= Niets

1

= Hele fax

2

= FTR 1e pagina

3

= FTR 1e pagina en hele fax

4

= FTR alles

5 = FTR alles indien goed Voor de zendinstellingen zijn de volgende embedded codes beschikbaar: ^[ZBP=[Aantal] Het aantal maal dat QPro Server moet proberen het document opnieuw te verzenden als de ontvangende fax bezig (in gesprek) is. Om bijvoorbeeld een document tien maal opnieuw te verzenden als de ontvanger bezet is, moet de code '^[ZBP=10' (zonder aanhalingstekens) worden toegevoegd.

42

^[ZBW]=[Minuten] Het aantal minuten dat QPro Server moet wachten alvorens een document opnieuw te verzenden als de ontvangende fax bezig (in gesprek) is. Om tussen twee herhaalpogingen bij in gesprek tien minuten te wachten, moet de code '^[ZBW=10' (zonder aanhalingstekens) worden toegevoegd. ^[ZFP=[Aantal] Als ZBP, maar nu hebben de herhaalpogingen betrekking op transmissiefouten in plaats van op bezette faxnummers. ^[ZFW=[Minuten] Als ZBW, maar nu hebben de pauzes betrekking op transmissiefouten in plaats van op bezette faxnummers. ^[ZBB=[Ja | Nee] Geeft aan of er een startbericht naar de gebruiker moet worden gezonden wanneer de verzending van de fax begint. In dit geval moet de code '^[ZBB=Ja' (zonder aanhalingstekens) aan de tekst worden toegevoegd. ^[ZEB=[Ja | Nee] Geeft aan of er een stopbericht naar de gebruiker moet worden gezonden wanneer de verzending van de fax beëindigd wordt. Daarvoor moet dan de embedded code '^[ZEB=Ja' (zonder aanhalingstekens) aan de tekst worden toegevoegd. ^[ZKT=[Tekst] De koptekst die boven het faxbericht geplaatst wordt. Om de tekst 'Dit is een faxbericht' boven de fax te plaatsen, moet '^[ZKT=Dit is een faxbericht^] worden toegevoegd aan het document. ^[ZVP=[Ja | Nee] Deze code geeft aan of een onvolledige tekstpagina in het document bij de verzending als fax met witregels moet worden aangevuld tot een volledige faxpagina. In dit geval moet de code '^[ZVP=Ja' (zonder aanhalingstekens) in de tekst worden opgenomen. ^[ZVS=[Schaal in procenten] Deze code geeft de verticale schaalfactor aan waarmee het document moet worden verzonden. Stel dat het document bij de verzending op 95% van de oorspronkelijke hoogte moet worden verstuurd, dan wordt de code '^[ZVS=95' (zonder aanhalingstekens) in de tekst opgenomen.

43

2.8.3 Voorbeelden Een faxdocument moet worden verzonden en het transmissierapport moet via de queue BOEKHOUDING op fileserver FS2 worden uitgeprint. De desbetreffende printer kan niet goed overweg met PCL- 5 datacompressie. De verzonden fax moet niet worden bewaard, maar indien de verzending mislukt, dan moet de fax in de persoonlijke directory van de gebruiker worden bewaard. De volgende embedded codes moeten daarvoor aan het document worden toegevoegd: ^[PQN=BOEKHOUDING^[PQS=FS2^[PDC=Nee^[PTR=Ja^] ^[ZBM=Gebruiker^[ZBG=Niet^] Om ervoor te zorgen dat het document, indien de ontvangende fax in gesprek is, om de tien minuten opnieuw verzonden wordt met een maximum van 15 herhaalpogingen, moeten de volgende codes nog worden toegevoegd: ^[ZBP=15^[ZBW=10^]

44

3 QPro – Faxmodule Technisch

3.1 Uitleg QPro – Fax QPro - fax is een module om al uw faxverkeer te verwerken. Deze module maakt gebruik van een invoer een afhandeling en een uitvoer. De invoer is bij een uitgaande fax anders dan bij een inkomende fax. Dit geld ook voor de afhandeling en uitvoer. Onder afhandeling kunnen een aantal acties ingevoerd worden die uitgevoerd moeten worden na bijvoorbeeld het ontvangen of het versturen van een fax. Welke mogelijkheden er zijn staat beschreven in het configuratiedeel van de QPro – fax handleiding. Uitgaande Fax Invoer QPro Client

Afhandeling Fax Tosser

Uitvoer Fax Server

Inkomende Fax Invoer Fax Server

Afhandeling Fax Tosser

Uitvoer

3.1.2 Hoe werkt QPro - Fax? De werking van de Fax module is op te delen in 3 stukken. Invoer(QPro – Client), afhandeling(Fax Tosser) en in/uitvoer(Fax Server). 3.2 Invoer (Uitgaande Fax) In de “reis” die een faxopdracht aflegt wordt er een onderscheid gemaakt tussen invoer, afhandeling en uitvoer. Invoer kan gezien worden als bijvoorbeeld een word – document dat als fax wordt verstuurd. In de QPro – Client bevinden zich de volgende onderdelen. QPro - Client * Figuur 1 Faxdocument

GDI

Faxdriver

QPF

Faxconsole

45

3.2.1 Faxdocument Voor dat QPro3 in werking treed moet een (fax)document aangemaakt worden. Voorbeelden van aan te maken documenten zijn facturen, brieven en memo’s. Het meest gebruikelijke programma hiervoor is Microsoft Word. Nadat u het gewenste document gemaakt heeft kunt u dit afdrukken op de QPro faxprinter. Als dit gebeurd is wordt het document eerst door Microsoft – Word geconverteerd naar een “GDI bestand” (Graphical Device Interface. Dit is een interactieve, grafische interface voor het aansturen van randapparaten, zoals laserprinters en beeldschermen.) Dit bestand is in dit formaat geschikt om door de QPro - faxdriver verwerkt te worden. (Zie figuur 2.) Figuur 2 Tekstdocument Bestandformaat : DOC

Invoer

Microsoft - Word

Uitvoer

Tekstdocument Bestandformaat : GDI

3.2.2 Faxdriver Als het document afgedrukt wordt, gaat het naar de faxdriver. De faxdriver is verantwoordelijk voor het converteren van het document(zie figuur 3.) Figuur 3

Tekstdocument Bestandformaat : GDI

Invoer

Faxdriver

Uitvoer

Tekstdocument Bestandformaat : QPF

Zoals te zien in figuur 3 wordt het bestand geconverteerd naar “QPF”. Na de conversie komt de QPro Faxconsole naar voren.

46

3.2.3 QPro Faxconsole In deze console kan extra informatie aan het faxdocument worden toegevoegd. Het faxnummer kan hier worden ingevoerd en ook kan er een standaard lay-out aan het faxdocument worden toegevoegd. Ook kan de fax nog bewerkt worden in de QPro documentconsole. In de QPro fax console(Client) wordt het bestand geconverteerd van QPF – bestand naar QDOC – bestand. Dit wordt gedaan zodat het bestand bewerkt kan worden en transparanten toegepast kunnen worden.

47

3.3 Afhandeling (Uitgaande Fax) Voor dat de fax in de fax server komt, komt het in de fax tosser. Hier worden de eventuele acties gekoppeld aan het faxdocument. Dit is hieronder schematisch weergegeven. Faxtosser Figuur 4 Verzend Queue

QDoc

Verzendproces

QDoc

Actie Queue

QDoc

QDoc

Actieproces

QDoc

Zendrij Queue

QDoc

Verzonden Proces

QDoc QDoc Faxserver

Verzenden Fax

48

3.3.1 Verzendqueue De verzendqueue is de queue waar alle nog te versturen faxen in komen te staan. Deze worden daar geplaatst door de faxconsole en vanuit QPro – print d.m.v. de “PCL naar FAX conversie”. 3.3.2 Verzendproces De faxtosser haalt de faxen uit de verzendqueue en plaats deze in de faxdatabase. Vervolgens wordt er een actie geplaatst in de actiequeue om de aangemaakte fax te versturen. 3.3.3 Actiequeue De actiequeue is de queue waar opdrachten, voor het behandelen van de in de database geplaatste faxen, geplaatst kunnen worden. Deze acties worden gegenereerd door de faxconsole of door het verstuur/ontvang proces. Ook is het mogelijk dat acties andere acties genereren, bijvoorbeeld die voor het versturen van een fax. 3.3.4 Actieproces Bij de actie voor het versturen van een fax worden ook de acties geplaatst die afgehandeld moeten worden vóór het versturen van een fax. De actie voor het verzenden van faxen zorgt er ook voor dat de opdracht in de zendrij word geplaatst. Nadat de fax afgehandeld is in de zendrij, plaatst het verzonden proces opnieuw een actie voor het afhandelen van de acties die na het versturen uitgevoerd moeten worden. Er kunnen ook acties worden ondernomen als de fax niet verstuurd is. Dit zelfde geld voor het ontvangen proces. 3.3.5 Zendrijqueue Het actieproces plaatst hier de opdrachten voor de faxen die verstuurd kunnen worden. Deze worden vervolgens door de faxserver opgepakt en verstuurt. Mocht dit mislukken dan blijft de fax in deze queue staan tot het aantal pogingen verstreken is. Na het verstrijken van het aantal pogingen of een succesvolle poging wordt de fax gemarkeerd als afgehandeld waarna het verzonden proces de opdracht weer oppakt. 3.3.6. Verzondenproces Dit proces zorgt ervoor dat de database bijgewerkt wordt met de juiste status m.b.t. het verzenden / niet verzenden van de fax. Hierna wordt er een actie wel of niet goed versturen geplaatst, deze actie zorgt op zijn beurt voor de verdere acties die ingesteld zijn in de actie queue.

49

3.4 Uitvoer (Uitgaande Fax) Nu is het faxdocument aangekomen bij de faxserver deze zorgt ervoor dat het document daadwerkelijk verstuurd wordt. De volgende stap is dan het faxmodem. Hoe een faxmodem werkt wordt hier niet besproken omdat deze handleiding m.b.t. de software geschreven is. Wel wordt in het configuratiedeel ingegaan op hoe het modem geconfigureerd kan worden in de QPro faxconsole. 3.4.1 Verzenden Fax De laatste stap nadat alle gegevens zijn ingevoerd, de fax naar wens is en alle acties ingesteld en uitgevoerd zijn wordt de fax verzonden. Als de fax goed verzonden is bestaat er nog de optie dat er een actie na versturen, zoals het uitprinten van het gefaxte document plaatsvindt. Als deze actie ingesteld is laat de faxtosser het document in de zendrijqueue staan. Deze wordt opgepikt door het verzonden proces en daarna naar de actiequeue gestuurd. De actie wordt vervolgens uitgevoerd en als de afdrukopdracht is gegeven staat het faxdocument niet meer in de zendrijqueue.

50

3.5 Technisch schema QPro Fax module (Uitgaande Fax) Een technisch schema over de “reis” dat een faxdocument kan af kan leggen opgedeeld in invoer, afhandeling en uitvoer.(Zie Figuur 5.) Figuur 5

Schema Faxmodule Verzenden QPro - Client *

Faxdocument

GDI

Faxdriver

QPF

Faxconsole

Faxtosser ** Verzend Queue

QDoc

QDoc * = Invoer ** = Afhandeling *** = Uitvoer

Verzendproces

QDoc

Actie Queue

QDoc

QDoc

Actieproces QDoc

QDoc Verzonden Proces

Zendrij Queue

QDoc QDoc Faxserver ***

Verzenden Fax

51

3.6 Invoer (Inkomende Fax) Bij een inkomende fax is er alleen sprake van een invoer en afhandeling. Omdat er niks verstuurt wordt is er geen uitvoer. De binnenkomende fax is dus de invoer en na het ontvangen kunnen er ook hier weer acties aan het faxdocument worden toegewezen. Het document komt binnen in de fax server en wordt verwerkt door de fax tosser zoals te zien in Figuur 6. Figuur 6

Schema Faxmodule Ontvangen

Faxserver *

Ontvangen Fax

Faxtosser **

Ontvangqueue

QPF

QPF * = Invoer ** = Afhandeling

Ontvangproces

QPF

Actie Queue

QPF

Actieproces

52

3.6.1 Ontvangen Fax Als er een fax binnenkomt pikt de faxserver deze op. Deze plaatst de opdracht in de ontvangqueue. 3.7 Afhandeling (Inkomende Fax) Na het ontvangen van de fax door de faxserver wordt de fax afgehandeld in de faxtosser. Hier worden de eventuele acties gekoppeld aan het faxdocument. (Zie figuur 6). 3.7.1 Ontvangqueue De ontvangqueue is de queue waar alle ontvangen faxen in komen te staan. 3.7.2 Ontvangproces De faxtosser haalt de faxen uit de ontvangqueue en plaats deze in de faxdatabase. Vervolgens wordt er een actie geplaatst in de actiequeue om de bijbehorende acties uit te laten voeren. 3.7.3 Actiequeue De actiequeue is de queue waar opdrachten, voor het behandelen van de in de database geplaatste faxen, geplaatst kunnen worden. 3.7.4 Actieproces Het actieproces haalt het document uit de actiequeue en voert de acties uit die gekoppeld zijn aan het ontvangen van deze fax. Als deze acties uitgevoerd zijn is de fax verwerkt.

53

3.8 Faxconsole In de QPro Faxconsole kunnen de acties worden gedefinieerd alsook andere faxeigenschappen. Op deze manier kan de gehele QPro Faxmodule geconfigureerd worden.In (figuur 7) is een screenshot te zien van de QPro printconsole. In dit geval is er ingelogd als beheerder. Er kunnen dus zowel server als client instellingen worden gewijzigd. Figuur 7

54

4 QPro Document Console In QPro zit een tool waarmee documenten en lay-out’s gemaakt kunnen worden. Deze bevindt zich in de map (als u de standaard installatieprocedure aan gehouden heeft) C:\Program Files\HSCG\QPro Server\Tools. Door op het “QProdocumentconsole” icoontje te dubbelklikken opent zich het scherm zoals in figuur 1.

Figuur 1

Als er een nieuw document aangemaakt moet worden waarin gebruikt wordt gemaakt van zowel getekende als geschreven objecten zijn er 3 werkbalken die gebruikt kunnen worden. Hier onder wordt per werkblak beschreven waar de verschillende knoppen voor dienen.

55

Standaard

1. Onder de tab “ bestand” kan uit de onderstaande opties worden gekozen wat er met een bestand moet gebeuren. In het voorbeeld wordt op de “export optie” teruggekomen. De andere opties spreken voor zich.

56

2. Bij “actie” kan er gekozen worden om bijvoorbeeld een object te selecteren om hierop in te zoomen. Bij “tekenen” staan de verschillende tekenopties. Bij “volgorde” kan gekozen welke objecten op de voorgrond moeten komen en welke niet. Met de opties “groeperen” en “degroeperen” kunnen objecten aan elkaar worden verbonden zodat deze als één object bewerkt kunnen worden. Met de optie “handtekening/afbeelding overnemen” kan er een deel in het document geselecteerd worden en vervolgens in een ander document geplaatst worden met de optie “handtekening” plaatsen. Met “layout toepassen” kan een bestaande QPro – layout worden samengevoegd met een ander document. Met de optie “ontkoppel achtergrond” wordt de achtergrond ontkoppeld van de rest van het document

57

3. Onder het tabblad ‘beeld” kan het document vergroot en verkleind worden. Ook de weergave van de QPro document console kan hier ingesteld worden.

4. Bij deze tab kun alle pagina instellingen gedaan worden. Met “voorblad”, “stramien-blad” en “volgblad” kunnen bladen worden toegevoegd. Met “verplaatsen”, “ invoegen”, “toevoegen” en verwijderen kunnen extra pagina’s worden toegevoegd, bewerkt en verwijdert. “Ga naar” dient ervoor om tussen de verschillende bladen en pagina’s te kunnen navigeren.

58

Standaard

5. Maak een nieuw bestand aan. 6. Open een nieuw bestand. 7. Sla het huidige bestand op onder een andere naam. 8. Print het huidige bestand op een zelf aan te geven printer. 9. Knippen 10. Kopiëren 11. Plakken 12. Voegt een voorblad toe aan de huidige layout. 13. Voegt een stramienblad toe aan de huidige layout. 14. Voegt een volgblad toe aan de huidige layout. 15. Hier kan ingesteld worden hoe ver er ingezoomd wordt op het document. 16. Zoom in zodat de gehele pagina zichtbaar wordt in het venster. 17. Zoom in zodat de gehele pagina zichtbaar wordt in de breedte van het venster.

Opmaak

1. Letterkleur 2. Lettertype 3. Lettergrootte 4. Vet 5. Cursief 6. Onderstrepen 7. Links uitlijnen 8. Centreren 9. Rechts uitlijnen 10. Uitvullen 11. Lijnkleur 12. Lijntype 13. Lijndikte 14. Objectkleur 15. Objectpatroon

59

Tekenen

1. Selecteren van objecten en verplaatsen/veranderen van deze objecten. 2. Verplaats de huidige positie van het bekijkvenster (deze optie is altijd beschikbaar via de middelste muisknop. 3. Handtekening plaatsen. 4. Tekenen van een lijn. 5. Tekenen van rechthoek. 6. Tekenen van een cirkel. 7. Plaatsen van een afbeelding uit een bestand, klik na het openen op de positie’s waar de afbeelding geplaatst moet worden. 8. Groepeer de geselecteerde objecten tot 1 object. 9. Breng geselecteerde objecten 1 positie naar de voorgrond. 10. Selecteren van punten in een veelhoek of lijn en verplaatsen van deze selecties. 11. Sleep een vierkant om een gedeelte om op in te zoomen, druk op Ctrl of Shift tijdens een klik om uit te zoomen. 12. Handtekening/afbeelding overnemen van een gedeelte van de tekening d.m.v. slepen. 13. Tekenen van een lijn tussen elke klik van de linkermuisknop. 14. Tekenen van een tekstvak. 15. Tekenen van een veelhoek tussen elke klik van de linkermuisknop. 16. Plaatsen van een positie voor een pagina uit het originele document, deze posities worden gebruikt tijdens het samenvoegen. 17. Degroepeer het geselecteerde object. 18. Breng geselecteerde objecten 1 positie naar de achtergrond.

60

Voorbeeld Als u met behulp van de QPro document console een transparant wilt aanmaken kan dit. Als u een transparant naar wens heeft gemaakt m.b.v. de hierboven uitgelegde opties kunt u dit exporteren naar een .TRA bestand(transparant bestand). Dit kan gedaan worden onder het tabblad “bestand”. Kies bij “exporteren” voor de optie “transparant”. Nu kan de locatie worden opgegeven. Standaard bevindt de QPro - print transparanten map zich in deze directory: C:\Program Files\HSCG\QPro Server\Data\QP-Print\PCL\Transparanten. Als u van dit transparant gebruik wilt maken moet eerst de QPro – server opnieuw opgestart worden. Als dit gebeurd is kan het nieuwe transparant geselecteerd worden in het transparanten scherm in de QPro – printmodule. Als u het bestand als fax transparant wilt gebruiken in de QPro - faxmodule moet u deze opslaan in deze directory: C:\Program Files\HSCG\QPro Server\Data\Layouts.

61