m 15 maart

Final communication Exposanten Zorg & ICT 2013 13 t/m 15 maart

Inhoudsopgave Algemene beursinformatie ........................................................................................................ 4 Belangrijke telefoonnummers .................................................................................................... 5 Telefoonnummers projectteam voor de beurs vanaf maandag 29 oktober 12.00 uur ......... 5 Telefoonnummers projectteam tijdens de beurs .................................................................. 5 Telefoonnummers veiligheid en vervoer ............................................................................... 5 Overige telefoonnummers ..................................................................................................... 5 Toegang tot de beurs tijdens de opbouw .................................................................................. 6 Parkeren ..................................................................................................................................... 6 Parkeren tijdens op- en afbouw ............................................................................................. 6 Parkeren tijdens de beurs ...................................................................................................... 6 Expeditie ................................................................................................................................. 6 Facilitair ...................................................................................................................................... 7 Exposanten Lounge ................................................................................................................ 7 Informatiebalie ....................................................................................................................... 7 Organisatiekantoor................................................................................................................. 7 EHBO ....................................................................................................................................... 7 Toiletten ................................................................................................................................. 7 Garderobe / Bewaarservice / Extra pinautomaat .................................................................. 7 Schoonmaak ........................................................................................................................... 7 Badgereader ........................................................................................................................... 7 Horecafaciliteiten tijdens de beurs ............................................................................................ 8 Rookverbod ................................................................................................................................ 8 Deelnemerspakket ..................................................................................................................... 8 Exposanten enquête .................................................................................................................. 8 Opbouw Standaard standbouw ................................................................................................. 9 Opbouw .................................................................................................................................. 9 Afbouw ................................................................................................................................... 9 Opbouw Eigen standbouw ......................................................................................................... 9 Afbouw ................................................................................................................................... 9 Posters op de wanden ............................................................................................................ 9 Activiteiten ................................................................................................................................. 9 Voorkoming geluidsoverlast................................................................................................... 9 Activiteiten op uw stand ...................................................................................................... 10 Alcoholgebruik op uw stand ................................................................................................. 10

2

Verkoopvergunning / Directe verkoop ................................................................................ 10 Persmap ................................................................................................................................ 10 Promotie door de gangpaden .............................................................................................. 10 Enkele laatste tips voor deelname ........................................................................................... 11 Voorafgaand aan de beurs ................................................................................................... 11 Tijdens de beurs ................................................................................................................... 11 Follow up .............................................................................................................................. 11 Routebeschrijving Brabanthallen ............................................................................................. 12

3

Algemene beursinformatie Locatie: Hal: Opbouw eigen standbouw:

Jaarbeurs Utrecht Hal 10 en 11 Zaterdag 9 maart 08.00 – 17.00 uur Zondag 10 maart 08.00 – 17.00 uur Maandag 11 maart 08.00 – 22.00 uur Dinsdag 12 maart 08.00 – 17.00* uur * Vanaf dinsdag 12 maart 15.00 uur mogen er geen auto’s en andere gemotoriseerde voertuigen meer in de hallen in verband met de schoonmaak van de gangpaden. De hallen zijn dan alleen nog toegankelijk voor het afwerken van de stand. Toegang is mogelijk via een beperkt aantal ingangen. Opbouw standaard standbouw: Dinsdag 12 maart 08.00 – 17.00 uur ** ** Deelnemers die gebruik maken van standaard standbouw kunnen hun stand inrichten vanaf dinsdag 12 maart. Eerder is de stand niet opgeleverd en kunt u dus niets afleveren op uw stand. Afbouw eigen standbouw:

Vrijdag Zaterdag Zondag

15 maart 16 maart 17 maart

Afbouw standaard standbouw:

Vrijdag 15 maart

16.00 – 24.00 uur 07.00 – 17.00 uur 07.00 – 17.00 uur

16.00 – 22.00 uur.

LET OP! Helaas merken wij regelmatig dat tijdens de eerste momenten van de afbouw waardevolle spullen verdwijnen. Zorg er dus voor dat er te allen tijde iemand bij uw waardevolle spullen aanwezig is. Laat uw spullen niet onbewaakt achter. Eén minuutje is genoeg om uw laptop, tas of camera mee te nemen! Openingstijden exposanten:

Woensdag Donderdag Vrijdag

13 maart 14 maart 15 maart

08.00 – 20.00 uur 08.00 – 18.00 uur 08.00 – 18.00 uur

Openingstijden bezoekers:

Woensdag Donderdag Vrijdag

13 maart 14 maart 15 maart

10.00 – 17.00 uur 10.00 – 17.00 uur 10.00 – 16.00 uur

Entree bewijs op- en afbouw:

Alleen op- en afbouwpassen.

Toegangsregeling:

Alleen een exposantenbadge geeft tijdens de beursdagen toegang tot de beursvloer vanaf 08.00 uur.

Parkeren op- en afbouw: Tijdens de beursdagen dient u als exposant te parkeren op het hoofdparkeerterrein van Jaarbeurs Utrecht. U dient hiervoor parkeerkaarten en/of abonnementen te bestellen bij het digitaal handboek van Expopoint.

4

Belangrijke telefoonnummers In deze paragraaf vindt u de belangrijkste telefoonnummers van het projectteam van Zorg & ICT 2013.

Telefoonnummers projectteam voor de beurs vanaf maandag 29 oktober 12.00 uur Eline Pijpers - Havermans

T.030 295 2899

Telefoonnummers projectteam tijdens de beurs Naam

Telefoonnummer

Angelique Budding

030 295 2612

Robbert kroese

06 51333 154

Audrey Wilschut

06 5143 9351

Sabine de Leeuw

030 295 2730

Organisatiekantoor Customer service VNU Exhibitions

030 295 2999

Telefoonnummers veiligheid en vervoer Naam

Telefoonnummer

Alarm bij grote calamiteiten

030 295 5666

EHBO

030 295 5349

Treininformatie

0900 9292

Taxiservice

030 2300 400

Beveiliging

030 295 5333

Overige telefoonnummers Naam ExpoPoint: Voor: stroomaansluitingen, watervoorzieningen, technische voorzieningen, catering op de

Telefoonnummer

CEVA logistics, opslag

030 291 6050

Deli Delivery, Standcatering

030 295 5369

030 298 5770

5

Toegang tot de beurs tijdens de opbouw U ontvangt automatisch een aantal op- en afbouwpassen per post. Deze zijn bestemd voor u, uw collega’s en derden die in opdracht van u werkzaam zijn op uw stand tijdens de op- en afbouw. Het aantal passen dat u automatisch ontvangt, is gebaseerd op de oppervlakte van uw stand. U moet tijdens opbouw en afbouw als persoon in het bezit zijn van een op- en afbouwpas. Om de veiligheid zo goed mogelijk te garanderen, zal onze beveiliging controleren op aanwezigheid van toegangsbewijzen (exposantenbadges en op- en afbouwpassen). De exposantenbadges bieden uiteraard toegang tot de beurs tijdens alle beursdagen .

Parkeren Parkeren tijdens op- en afbouw U kunt tijdens de opbouw en afbraak de hallen met lichte bestelwagens en personenauto´s tegen een waarborgsom van € 50,00 bereiken. Deze mogen maximaal 1 uur op het terrein verblijven. Deze regeling is bedoeld om de aan- en afvoer op een goede wijze te laten verlopen. Bij het binnenrijden van het terrein ontvangt u een toegangskaart waarop de tijd staat vermeld wanneer u het terrein uiterlijk weer dient te verlaten. Vrachtauto’s zijn van deze regeling vrijgesteld maar moeten wel direct na het lossen het terrein rond de hallen verlaten. Het gehele logistieke plan rondom de beurs kunt u tevens bekijken in het digitale handboek van Expopoint.

Parkeren tijdens de beurs Tijdens de beursdagen dient u als exposant te parkeren op het hoofdparkeerterrein van Jaarbeurs Utrecht. U dient hiervoor parkeerkaarten en/of abonnementen te bestellen bij het digitaal handboek van Expopoint.

Expeditie Voor assistentie bij het verzenden, laden en lossen van uw goederen kunt u contact opnemen met expediteur Ceva Logistics, die op het Jaarbeursterrein is gevestigd. Zie ook de plattegrond in de bijlagen.

6

Facilitair Exposanten Lounge De Exhibitor Lounge is in hal 11 stand nummer 11.A007. U bent hier van harte welkom voor een kopje koffie tijdens de beursdagen.

Informatiebalie De informatiebalie bevind zich aan de rechterzijde na binnenkomst in Entree Oost. De andere informatiebalie bevindt zich bij Entree West aan de rechterzijde. Bezoekers kunnen hier uiteraard ook terecht met eventuele vragen.

Organisatiekantoor Tijdens de opbouw is het organisatiekantoor 10 open. Tijdens de beurs kunt u bij ons terecht in de Exhibitor Lounge, voor vragen en een lekker kopje koffie.

EHBO Tijdens de beurs is er EHBO aanwezig, die bevindt zich bij de hoofdingang van de Jaarbeurs. Bij ernstige gevallen of gevallen met spoed dient er gebeld met Eline Pijpers- Havermans t. 06 5134 6251 en de EHBO t. 030-295 5333.

Toiletten U kunt gratis gebruik maken van de toiletten. De toiletten bevinden zich in hal 7 links vooraan en links achteraan. Als u van hal 7 naar hal 8 loopt zijn de toiletten bij binnenkomst in hal 8 aan de linker en rechterkant. Als u van hal 8 naar hal 9 loopt zijn de toiletten aan de rechterkant.

Garderobe / Bewaarservice / Extra pinautomaat De garderobe bevindt zich bij entree oost. U kunt hier tegen betaling (€ 1,50,-) gebruik van maken. De pinautomaat bevindt zich ook bij entree oost.

Schoonmaak Schoonmaak van uw stand is een voorziening die word geleverd door Jaarbeurs Utrecht en zit in de standpakketten Compact en Ideaal. De standschoonmaak zal dagelijks plaatsvinden.

Badgereader Het ophalen van de badgereader bij het kantoor van Marvel bij Entree West.

7

Horecafaciliteiten tijdens de beurs Op de beursvloer bevinden zich meerdere horecapunten. Bij deze horecapunten kunt u terecht voor gekoelde dranken, koffie / thee, gebak en luxe belegde broodjes en aanvullende warme en koude gerechten. Wilt u echter iets extra’s verzorgen op uw stand, dan kunt u contact opnemen met de Deli Delivery. t. 030 295 5369. Deli Delivery levert een breed assortiment aan dranken met toebehoren, sandwiches en borrelgarnituren tot diverse lunchpakketten die lekker, vers en gezond zijn. De producten zijn gemakkelijk verpakt en eenvoudig te nuttigen. Deli Delivery levert een breed assortiment aan dranken met toebehoren, sandwiches en borrelgarnituren tot diverse lunchpakketten die lekker, vers en gezond zijn. De producten zijn gemakkelijk verpakt en eenvoudig te nuttigen. Wilt u iets verzorgen voor uw gasten op uw stand? Deli Premium verzorgt de exclusieve standcatering met vele mogelijkheden. Van Live Cooking, het inzetten van een topbarista, het serveren van uitmuntende hapjes bij een ontvangst tot een prikkelende borrel, walking dinner of een actief ontbijt in de ochtend. De catering is onderscheidend op uw stand, zodat u, uw gast, relatie of klant kan verrassen. Wij hopen u van harte te mogen ontvangen in het Exposanten restaurant van Zorg & ICT 2013! Voor verdere inlichtingen en reserveringen voor uw standbemanning verwijzen wij u naar het digitale exposantenhandboek.

Rookverbod Wij willen u erop attenderen dat ook de Jaarbeurs Utrecht rookvrij is. Tijdens de beurs geldt een rookverbod. Wij verzoeken u dan ook niet te roken in het gebouw. Buiten nabij de hoofdentree zal een gelegenheid worden gecreëerd om te roken.

Deelnemerspakket Op de laatste opbouwdag van Zorg & ICT 2013 zult u het deelnemerspakket ontvangen.

Exposanten enquête Op de laatste dag van Zorg & ICT zal aan u gevraagd worden om de exposantenenquête in te vullen. U wordt vriendelijk verzocht deze in te vullen, zodat wij de resultaten kunnen gebruiken als input voor Zorg & ICT 2015. De enquête ontvangt u tijdens de beurs in uw stand.

8

Opbouw Standaard standbouw Opbouw Dinsdag 12 maart 08.00 – 17.00 uur ** ** Deelnemers die gebruik maken van standaard standbouw kunnen hun stand inrichten vanaf dinsdag 12 maart. Eerder is de stand niet opgeleverd en kunt u dus niets afleveren op uw stand.

Afbouw Bij afname van standaardstandbouw gelden de volgende opbouwtijden: Vrijdag 15 maart 16.00 – 22.00 uur.

Opbouw Eigen standbouw Opbouw Bij afname van eigen standbouw gelden de volgende opbouwtijden: Zaterdag 9 maart 08.00 – 17.00 uur Zondag 10 maart 08.00 – 17.00 uur Maandag 11 maart 08.00 – 22.00 uur Dinsdag 12 maart 08.00 – 17.00* uur * Vanaf dinsdag 12 maart 15.00 uur mogen er geen auto’s en andere gemotoriseerde voertuigen meer in de hallen in verband met de schoonmaak van de gangpaden. De hallen zijn dan alleen nog toegankelijk voor het afwerken van de stand. Toegang is mogelijk via een beperkt aantal ingangen.

Afbouw Voor het ontruimen van de stand geldt de volgende afbouwtijden: Vrijdag 15 maart Zaterdag 16 maart Zondag 17 maart (alleen voor stand met eigen standbouw)

16.00 – 24.00 uur 07.00 – 17.00 uur 07.00 – 17.00 uur

Posters op de wanden Indien u een poster wilt bevestigen op de standbouwwanden, is dit mogelijk. Wij verzoeken u schilderstape te gebruiken wanneer u iets op de wand bevestigd en daarop kunt u tape en/of dubbelzijdig tape gebruiken. Het is verboden om de posters gelijk vast te plakken met plakband en/of dubbelzijdig tape in verband met beschadiging van de wand. Indien de wand beschadigd raakt, wordt dit bij u in rekening gebracht.

Activiteiten Voorkoming geluidsoverlast Zorg ervoor dat anderen geen hinder ondervinden van de activiteiten op uw stand. Met name geluidoverlast kan erg storend zijn voor omliggende standhouders die gesprekken voeren met klanten. Het is een goed idee om uw directe buren vooraf te informeren als u op de stand activiteiten organiseert die mogelijk tot enige overlast kunnen leiden. Als u gebruik gaat maken van versterkt geluid, dient u toestemming te vragen aan de organisatie. Hiertoe kunt u het 'aanvraagformulier vergunning audiovisuele apparatuur' gebruiken die u na

9

ingelogd te hebben, in het handboek kunt vinden. Wij behouden ons echter altijd het recht voor de toestemming in te trekken in geval van (geluids-) overlast. Houdt u rekening met het maximum aantal decibel van ca. 50 Db.

Activiteiten op uw stand Wilt u iets op uw stand organiseren na sluiting van de beurs? Vraag hiervoor eerst toestemming bij de Project Coördinator d.m.v. het formulier “Activiteiten op uw stand” via het formulier in het handboek. Collega-standhouders mogen geen overlast ondervinden van de bijeenkomst. Indien er toch tijdens de beurs klachten binnenkomen, behoudt VNU Exhibitions zich het recht voor maatregelen te treffen. U kunt dit formulier tevens vinden in het digitale exposanten handboek.

Alcoholgebruik op uw stand Het schenken van alcohol kan onderdeel zijn van uw gastheerschap. Help dan ook mee om te zorgen dat uw en onze gasten hun alcoholgebruik binnen de perken houden en veilig thuiskomen. Gelieve alcohol te schenken na 15.00 uur.

Verkoopvergunning / Directe verkoop Directe verkoop is normaliter tijdens de beurs niet toegestaan mits dit bij het karakter van de beurs past. Mocht u gebruik willen maken van de mogelijkheid tot directe verkoop dan kunt u hiervoor het formulier “Verkoopvergunning” in vullen en retourneren. U kunt dit formulier tevens vinden in het digitale exposantenhandboek.

Persmap Indien u voorlichtingsmateriaal voor de vakpers heeft, kunt u uw persmappen afleveren bij de Exposanten Lounge van Zorg & ICT. Indien u de persmappen tijdens de opbouw wilt afleveren kan dit bij het organisatiekantoor. Deze is gevestigd in entree oost, na binnenkomst aan de linker zijde. Enkele tips voor de invulling van uw persmap:  Specifieke bedrijfs-/productinformatie  Fotomateriaal  Goed persbericht (titel, korte omschrijving noviteiten/activiteiten, noot voor redactie)

Promotie door de gangpaden Wij willen u erop wijzen dat het niet is toegestaan om promotie te maken in de gangpaden. Waarom is het maken van promotie door de gangpaden niet toegestaan? Op last van de brandweer is het noodzakelijk dat alle gangpaden vrije doorloop bieden, daarom is het plaatsen van reclameborden in de gangpaden en alle andere mogelijke materialen voor promotie niet toegestaan. Het ontplooien van promotionele activiteiten buiten uw stand is alleen toegestaan in overleg met en na goedkeuring van de organisator. In het algemeen zult u een vergoeding moeten betalen. Als u interesse heeft om bijvoorbeeld reclamemateriaal uit te delen bij de ingang of een reclameobject wilt plaatsen, neem dan contact op met Robbert Kroese, T. 030 – 295 2605, [email protected].

10

Enkele laatste tips voor deelname Graag geven wij u nog enkele tips en adviezen om uw deelname aan Zorg & ICT 2013 tot een succes te maken.

Voorafgaand aan de beurs Unieke, bedrijfsgebonden registratielink Voor elke exposant van Zorg & ICT 2013 is een registratielink aangemaakt, deze link kunt u kopiëren vanuit het klantenportaal. Deze link is voorzien van een uniek kenmerk en is gekoppeld aan uw bedrijf. Alle personen die zich via deze link registreren, komen tevens in uw lijst van registraties te staan. Zet de unieke link dus op uw website en maak optimaal gebruik van de registratiemodule. Hier zitten geen kosten aan verbonden.

Tijdens de beurs Plaats een beursaanbieding Bezoekers zijn dol op beursaanbiedingen, ze zijn nauwelijks aanwezig op de beurs. Dat kan twee redenen hebben: ze zijn er niet of we herkennen ze niet. Zorg dus voor een aanbieding, gebruik hem in het voortraject als lokkertje en adverteer hem in uw stand.

Follow up En dan begint het pas In veel opzichten begint uw beurs pas als uw stand alweer is afgebroken. Documentatie versturen, contacten opvolgen, offertes maken, persberichten schrijven: menig exposant heeft zich eraan vertild. Laat uw verkoopafdeling follow-up acties inplannen voor de weken na de Zorg & ICT 2013. Agenda Maak al ruim voor de beurs uw agenda vrij. Reserveer zoveel tijd voor uw opvolging als u op basis van uw targets denkt nodig te hebben. Wees snel Opgevraagde documentatie verstuurt u het liefst nog tijdens de beurs. Afspraken maakt u in de eerste twee weken na de beurs, als het beurscontact nog vers in het geheugen ligt van uw klant.

11

Routebeschrijving Jaarbeurs Openbaar vervoer Bezoekers en exposanten kunnen het Jaarbeurscomplex per openbaar vervoer uitstekend bereiken. Het complex grenst aan het Centraal Station. Utrecht CS is het meest centraal gelegen station van Nederland met minimaal elk half uur sneltreinverbindingen uit zes richtingen. Een combinatie van auto en openbaar vervoer is heel goed mogelijk. In de omgeving van Utrecht zijn diverse stations met een Park & Ride voorziening. Auto Het Jaarbeurscomplex ligt tussen het centrum van Utrecht en de A2. U kunt uw auto parkeren op een van de vele parkeerterreinen. Vul hier uw postcode in voor de snelste route naar het Jaarbeurscomplex. Vanuit Amsterdam (A2) Volg op de A2 de borden ‘Jaarbeurs’. Neem afrit 8 (Centrum). Sla linksaf richting Centrum. Volg de borden ‘Jaarbeurs ‘. Vanuit Den Haag / Rotterdam/Arnhem (A12) Volg op de A12 Ring Utrecht Zuid. Volg borden ‘Jaarbeurs’ en neem afrit 17 (Jaarbeurs, Kanaleneiland). Sla linksaf de Europalaan op . Deze gaat over in de Overste Den Oudenlaan. Volg borden ‘Jaarbeurs’. Vanuit Den Bosch / Breda (A2/A27) Volg op de A2 de richting A12 Den Haag. Volg Ring Utrecht. Vervolgens houdt u de borden ‘Jaarbeurs’ aan. Op de parallelweg A12 neemt u afrit 17 (Jaarbeurs, Centrum). Sla rechtsaf de Europalaan op. Deze gaat over in de Overste Den Oudenlaan. Volg borden ‘Jaarbeurs’. Vanuit Amersfoort (A28) Volg op de A28 de richting A27 Breda. Vervolgens de richting A12 Den Haag. Via de parallelweg A12 neemt u afrit 17 (Jaarbeurs, Centrum). Sla rechtsaf de Europalaan op. Deze gaat over in de Overste Den Oudenlaan. Volg borden ‘Jaarbeurs’. Vanuit Hilversum (A27) Volg op de A27 de richting Utrecht / Den Haag (A12). Volg de borden ‘Jaarbeurs’. Via de parallelweg A12 neemt u afrit 17 (Jaarbeurs, Centrum). Sla rechtsaf de Europalaan op. Deze gaat over in de Overste Den Oudenlaan. Volg borden ‘Jaarbeurs’.

12

Bijlagen

13