Lokakarya Fungsional Non Penet I
PENGKEMASAN DAN LAYANAN DOKUMENTASI-INFORMASI PADA INSTANSI RISET Harinoto Pusat Penelitian dan Pengembangan Petemakan, Bogor
PENDAHULUAN Produk dari lembaga riset adalah data dan informasi . Data dan informasi yang dihasilkan tersebut merupakan aset penting yang harus selalu dipelihara dan dikelola dengan balk . Data dan informasi hasil kegiatan penelitian balk yang bersifat primer maupun sekunder, pada umumnya dituangkan dalam berbagai media cetak baik yang diterbitkan pada instansi induk maupun dad luar instansi . Sedangkan jenis, bentuk dan seriesnya sangat beragam . Media cetak yang dihasilkan dari hasil kegiatan riset seperti, Jurnal Ilmiah dan Semi Ilmiah, jumlah terbitan maupun jumlah artikelnya sedemikian banyak, sehingga semakin memerlukan penanganan secara Iebih balk, karena apabila tidak ditangani dengan seksama akan sangat sulit untuk ditelusuri kembali . Banyaknya bahan informasi hasil penelitian yang berada pada suatu lembaga penelitian belum seluruhnya diolah secara balk, sistem koputerisasi belum dapat dimanfaatkan secara maksimal untuk memenuhi kepentingan para pengguna jasa informasi . Disamping itu, kelengkapan informasi setiap komoditi masih sangat terbatas sehingga upaya untuk menjawab kebutuhan pengguna belum terlaksana dengan baik, sehingga penelusuran melalui berbagai sumber informasi sangat diperlukan . Selanjutnya diharapkan kemudahan penemuan kembali materi infomasi yang diperlukan oleh para peneliti, ilmuwan atau para pengambil kebijakan dengan cepat, tepat dan akurat, sehingga diharapkan nantinya dapat meningkatkan ketepatan pengambilan keputusan pada semua sektor . Dengan adanya penyimpanan dokumentasi secara sistematis pada gilirannya para ilmuwan maupun para pengambil kebijakan dapat selalu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi baru sesuai dengan bidang minat dan disiplin ilmunya . Untuk mengantisipasi permasalahan tersebut di atas, maka perlu adanya suatu rangkaian kegiatan pendokumentasian data dan informasi ilmiah
212
lokakarys Fungsional Non Psneii yang balk dan berkesinambungan . Juga diharapkan dapat menghindari terjadinya duplikasi penelitian maupun untuk meningkatkan manfaat hasil . PERMASALAHAN Data dan informasi hasil kegiatan riset yang merupakan komoditas dan aset penting dari instansi riset tersebut umumnya pada saat sekarang ini belum dikelola dengan baik. Ditambah, data dan informasi tersebut tidak terkumpul dan tidak berada di satu tempat, bahkan beberapa diantaranya masih berada di tangan peneliti bersangkutan . Keadaan demikian jelas menambah problematik tersendiri . Disamping itu data dan informasi hasil penelitian diterbitkan dalam berbagai media cetak, baik di dalam instansi riset bersangkutan maupun di luar instansi, bahkan beberapa diantaranya diterbitkan pada media cetak luar negeri . Keadaan tersebut akan terus meningkat sesuai dengan majunya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi (iptek), berarti akan semakin bertambah pula jumlah penerbitan Keadaan ini sudah barang tentu akan menuntut tempat penyimpanan serta penanganan yang lebih serius . Apabila tidak ditangani dengan balk, maka kita akan semakin sulit untuk memanfaatkan aset riset tersebut untuk kepentingan Iptek itu sendiri . Ditambah lagi para pemakai informasi menghendaki pelayanan secara cepat, tepat dan akurat . Pekerjaan pendokumentasian bukan hanya sekedar menyimpan dan mengambil kembali apabila diperlukan, lebih dari itu, kegiatan tersebut melibatkan pemikiran, evaluasi, seleksi, pengelompokan, penyusunan dan sebagainya yang mampu memenuhi kebutuhan pengguna sesuai dengan kebutuhan dan bidang minatnya . PEMBAHASAN Hasil penelitian dapat dikatakan mempunyai daya guna dan hasil guna apabila hasil penelitian tersebut dimanfaatkan oleh para peneliti lain sesuai dengan bidangnya sebagai bahan referensi juga untuk kepentingan Iptek bagi para ilmuwan . Bagaimana para peneliti akan selalu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi sesuai dengan bidangnya, apabila bahan yang mereka perlukan sulit didapatkan . Maka dari itulah pentingnya pengelolaan informasi tersebut perlu terus menerus dibenahi, ditingkatkan agar dapat memenuhi selera pengguna informasi . Namun pekerjaan pengelolaan data dan informasi bukan merupakan pekerjaan yang mudah, karena pekerjaan tersebut merupakan pekerjaan yang berkesinambungan dan bertahap . Disamping itu, tidak kalah pentingnya pengadaan koleksi informasi sebagai salah satu upaya untuk pembinaan
21 3
Lokakarya Fungsional Non Penehd
koleksi yang tujuannya untuk menambah wawasan pengetahuan disamping sebagai bahan referensi para peneliti . Pada dasarnya pokok-pokok pengelolaan dan Iayanan dokumentasi informasi ada 3 pengelompokan yaitu : Pengembangan Koleksi ; Pengelolaan dan Layanan . 1 . Pengembangan Koleksi . Pengembangan koleksi mutlak diperlukan oleh suatu lembaga riset sesuai dengan bidang disiplin ilmunya . Untuk dapat menciptakan hasil riset yang berkualitas perlu ditunjang oleh ketersediaan informasi tentang penkembangan ilmu dan teknologi terbaru . Pada umumnya pengembangan koleksi dilakukan dengan tiga cara, yaitu melalui pembelian, tukar-menukar dan pemberian atau hadiah . Setiap kegiatan pengembangan koleksi akan timbul masalah baru dari masing-masing cara pengadaanya . Melalui pembelian misalnya, sering terbentur dalam masalah ketersediaan dana yang kurang memadai disamping masalah birokrasi administrasi . Pada tukar-menukar, masalah yang timbul umumnya dengan keterbatasan bahan penukarnya sangat terbatas oplagnya . Sedangkan melalui pemberian atau hadiah, tidak dapat diandalkan, karena sering mengandung informasi yang sudah kadaluarsa, juga kadang-kadang tidak relevan lagi dengan disiplin ilmu di instansi yang bersangkutan . Masalah lain, juga akan menimbulkan masalah baru terutama dalam penyimpanan dan seleksi . Apabila hanya mengandalkan dad ketiga cara pengadaan publikasi tersebut di atas dalam pengembangan koleksi, maka kurang dapat diharapkan ketersediaan koleksi yang mampu menjawab kebutuhan pengguna informasi . Menyadari hal itu perlu adanya kesigapan petugas informasi dalam upaya mamanfaatkan jasa perpustakaan lain (Resource Sharing) atau dapat juga memanfaatkan publikasi sekunder, misalnya dari PUSTAKA : Jasa Kesiagaan Informasi, Jasa Informasi Terseleksi, Jasa Penyebaran Informasi dan lain sebagainya . 2 . Pengolahan Dokumentasi Informasi . Pada dasarnya pengelolaan informasi bertujuan untuk menyajikan bahan informasi sedemikian rupa sehingga apabila sewaktu-waktu diperlukan dapat dengan mudah diketemukan kembali . Untuk mendukung kegiatan penelitian instansi induknya dengan mandat yang diembannya, keperluan informasi tentunya yang relevan dengan tugas dan fungsi organisasi induknya . Sehingga koleksinya lebih dititik beratkan pada literatur hasil-hasil penelitian . Pada gilirannya cara pengolahannya pun juga disesuaikan dengan koleksi yang dimiliki .
21 4
lokakarya Fungsional Non Pene&
a . Pengolahan Secara Manual . Pekerjaan ini memerlukan keseriusan, ketelitian dan konsep yang matang . Sehingga diharapkan hasil pengelolaan dokumentasi informasi tersebut bermanfaat . Hasil kegiatan tersebut dapat berupa : kumpulan abstrak, bibliografi, indeks, katalog dan lain sebagainya . b . Secara Komputerisasi . Kegiatan ini biasanya disebut dengan nama entri data, yaitu memasukkan data-data hasil penelitian menggunakan soft ware tertentu ke dalam komputer, setelah bahan-bahan informasi terlebih dahulu disiapkan . Komputerisasi dokumen, apalagi dalam jumlah yang besar dan beragam bukan merupakan pekerjaan yang mudah dan menyenangkan . Pekerjaan tersebut diperlukan keahlian khusus disamping juga kesabaran dan kecermatan . Jika dilakukan dalam waktu yang cukup lama dan terus menerus, akan terasa sangat membosankan . 3 . Layanan Informasi . Layanan informasi merupakan ujung tombak kegiatan dokumentasi informasi dalam melayani pengguna untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan . Sebagai ujung tombak dimana kegiatan tersebut Iangsung berhubungan dengan pengguna informasi dalam memanfaatkan sumber-sumber informasi yang kita miliki . Berikut beberapa layanan informasi yang umum untuk dipersiapkan . 3 .1 . Penelusuran Secara Manual . a . Melalui Bantuan Bahan Referensi . Bantuan bahan referensi adalah merupakan bentuk layanan kepada pengguna dimana dalam kegiatannya dalam penelusuran informasi menggunakan bahan-bahan referensi sebagai pembantu . Misalnya : Indeks subyek, indeks pengarang, bibliografi dan sebagainya . Baru selanjutnya dicari Iangsung dimana informasi yang dimaksud berada . b . Penelusuran Langsung . Bentuk layanan ini biasanya sudah diketahui sumber informasinya, bentuk, jenis dan keberadaan informasi tersebut . Dalam hal ini bentuk layanan ini tidak banyak memerlukan banyak waktu untuk dapat menemukan kembali informasi yang dimaksud .
21 5
Lokakarya Fungsional Non Peneliti
3 .2 . Penelusuran Secara Komputerisasi . a . Penelusuran data entri . Penelusuran ini merupakan bentuk penelusuran yang menggunakan sarana komputer dan soft ware tertentu, antara lain CDS-ISIS yang selama ini dipergunakan oleh unit-unit perpustakaan di bawah Badan Litbang Pertanian . Dimana informasi yang diperlukan oleh pengguna sudah berada di dalam memori komputer . Dengan layanan ini pengguna akan dapat informasi Iebih spesifik, cepat dan tepat sasaran serta dalam jumlah yang lebih banyak. Namun demikian penelusuran melalui cara data entri tersebut juga masih ditemukan kendala, dimana kelengkapan data dan informasi sangat bergantung pada ketersediaan data entri yang disimpan dalam memori . b . Penelusuran melalui CD-ROM . Berkembangnya teknologi di bidang teknologi informasi, CD-ROM (Compact Disc Read-Only-Memory) digunakan sebagai alat bantu penelusuran informasi dalam waktu yang singkat dan dapat memuat data dalam jumlah yang besar . Pelaksanaan dan pelanggan CD-ROM di Bogor adalah PUSTAKA dan Balitvet (Bidang Penyakit) . CD-ROM adalah disk plastik dengan sebuah pembungkus cermin metal yang dibaca dengan sebuah sinar laser kecil . Isi memory CD-ROM dibuat permanen sesuai rencana perusahaan (misal :AGRIS, AGRICOLA, CAB) dan tidak dapat ditukar . Karena untuk berlangganan CD-ROM diperlukan dana yang besar maka tidaklah mungkin seluruh instansi di bawah Badan Litbang Pertanian dapat berlangganan . Namun demikian untuk memanfaatkan perangkat tersebut, dapat berhubungan dengan PUSTAKA . c . Penelusuran melalui ONLINE DATABASE. Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi bidang informasi serta diikuti pula dengan perkembangan bidang telekomunikasi sehingga memungkinkan para pengguna dan pemakai informasi dapat menelusur informasi yang diperlukan dari jarak jauh dengan menggunakan online system . Online database adalah informasi yang disimpan pada file komputer dan dapat diakses melalui sebuah terminal jarak jauh dengan hubungan telekomunikasi . Online database dihimpun dan dipasarkan oleh perusahaan komersial dan konsorsium, bisa juga dalam bentuk konvensional (tercetak), (Kuslan, S . 1996) .
2 16
Lokakarya Fungsionai Non PeneIN
Kelebihan Online database (Date, 1990) adalah 1 . Ringkas, tidak memerlukan kertas berjilid jilid . 2 . Kecepatan, komputer dapat menemukan dan merubah data Iebih cepat dibandingkan menggunakan tenaga manusia . 3 . Kemutakhiran, informasi yang akurat dan mutakhir selalu tersedia pada saat permintaan . 4 . Online database tidak hanya memuat informasi yang mutakhir, tetapi juga dapat menelusur informasi yang retrospektif. 5. Data dapat diakses dengan menggunakan lebih dad satu access point dalam satu saat . 6 . Data yang duplikasi sangat kecil . 7 . Kapasitas penyimpanan besar dan cepat dalam mengolah data . KESIMPULAN . 1 . Banyaknya bahan informasi hasil penelitian yang berada pada suatu lembaga penelitian belum seluruhnya diolah secara baik, apalagi komputerisasi sehingga belum dapat dimanfaatkan secara maksimal untuk memenuhi kepentingan para pengguna jasa informasi . 2 . Pekerjaan edit entri hasil penelitian secara komputerisasi memerlukan waktu, tenaga dan sarana yang memadai . 3 . Para pengelola informasi baik di berbagai tingkatan bersama-sama membahas masalah pengelolaan informasi, agar koleksi yang kita miliki sebagai aset instansi mempunyai daya guna dan hasil guna yang maksimal, serta dapat dimanfaatkan untuk kepentingan ilmu pengetahuan dan teknologi bagi para ilmuwan, peneliti maupun para pengambil kebijakan . DAFTAR BACAAN DATE, C .J . 1990 . An introduction to database system . New York : AdditionWesley . KUSLAN, Sulastri . 1996 . Perbandingan antara Indeks tercetak, Online database dan CD-ROM . Jurnal Perpustakaan Pertanian, V(1), Januari 1996 . MANSJUR, S . 1993 . Dokumentasi hasil-hasil penelitian . Journal PerpustakaanPertanian 11(1), 1993 . MANSYUR, S . 1994 . Dokumentasi dan informasi . Jurnal Perpustakaan Pertanian, 111(2), Juli 1994 . SALEH, Abdul Rahman . 1996 . CDS/ISIS Penduan Pengelolaan Sistem Manajemen Basis Data untuk Perpustakaan dan Unit Informasi . Bogor : CV Saraswati Utama, 1996 . 21 7
