INHOUDSOPGAVE
Login .................................................................................................................................................... 2 Gebruikte symbolen ............................................................................................................................. 3 Bewerken diensten .......................................................................................................................... 5 Bewerken evenementen .................................................................................................................. 6 Bewerken ledensoort ..................................................................................................................... 7 Bewerken tijden ............................................................................................................................. 8 Schema soort .................................................................................................................................. 9 Schema schema tijden.................................................................................................................. 10 Bewerken Verenigings Informatie ................................................................................................ 11 Extra Status Website .................................................................................................................... 12 Extra Ledenbestand ..................................................................................................................... 13 Planning invullen bardiensten...................................................................................................... 16 Planning Automatisch plannen .................................................................................................... 17 Planning Verhinderingen ............................................................................................................. 18 Bardiensten Invullen bardienst ..................................................................................................... 19 Bardiensten mijn bardiensten....................................................................................................... 20 Bardiensten Mijn Gegevens ......................................................................................................... 21 Bardiensten Mijn Verhinderingen ............................................................................................... 22 Webmaster Utils Utilities............................................................................................................ 23 Webmaster Utils Importeren ledenbestand ................................................................................. 24 Webmaster Utils Exporteren ledenbestand ................................................................................. 25
Login
Login pagina Bardiensten On-Line
Alvorens men met het bardiensten on-line programma kan werken dient men eerst in te loggen. De gebruikersnaam én het wachtwoord worden door de vereniging uitgegeven.
Gebruikte symbolen
Printer symbool (print vriendelijk) Indien u op het printersymbool klikt wordt de huidige pagina in een nieuw venster getoond. Deze nieuwe pagina is “printvriendelijk” opgebouwd zodat u deze op normaal papier kunt uitprinten. Wereldbol symbool (exporteren naar html) De huidige pagina wordt in hmtl formaat getoond en kunt u opslaan. Excel symbool (exporteren naar Excel) De huidige pagina wordt in zijn total naar Excel geexporteerd. U kunt de geëxporteerde Excel bestanden normaal opslaan op u uw PC. Excel/csv (exporteren naar csv) Gelijk aan export naar Excel alleen dan in het .csv formaat
Zoeken Indien u op het “plus-teken” klikt worden de zoekmogelijkheden van dit scherm getoon. Om het zoekscherm te sluiten klikt u op het “min-teken” van het zoek symbool.
U kunt zoeken op speciale velden door in de rubrieken uw zoekcriteria in t vullen of u vult (bv een naam of een bondsnummer) het veld dat voor de zoekknop staat in en het systeem doorzoekt het hele bestand op dit gegeven. LET OP: Om terug te keren naar het totale bestandsoverzicht dient u te klikken op “ laat alles zien”
Aantal regels per pagina
U kunt zelf bepalen hoeveel regels u op uw scherm wilt zien. Selecteer dit bij “Records per Pagina” Bij grote bestanden kunt ook het paginanummer invoeren in de linkerkolom. Het systeem gaat dan direct naar deze pagina.
Toevoegen aan een bestand. Klik op de knop “Toevoegen” om records aan dit bestand toe te voegen.
Regel bekijken Klik op het vergrootglas om de dit record in detail te bekijken.
Regel wijzigen Klik op het potloodsymbool om de informatie van deze regel te wijzgen.
Regel verwijderen Klik op het X-symbool om deze regel uit het bestand te verwijderen.
De titelbalk boven ieder overzichtsscherm heeft speciale functies. Door te klikken op een kolomtitel wordt de betreffende kolom geselecteerd. Klikt u nogmaals op de kolomtitel dan wordt het overzicht van laag naar hoog gesorteerd volgens de geselecteerde kolom. Er verschijnt ter indicatie een driehoekje rechts van de kolomtitel. Klikt u wederom om de kolomtitel dan wordt het overzicht in omgekeerde volgorde getoond. Het indicatie driehoekje staat dan om zn kop. U kunt op ieder scherm op iedere kolomtitel sorteren.
Bewerken diensten
Klik op het betreffende symbool. Een dienst toevoegen Een dienst in detail bekijken Een dienst wijzigen Een dienst verwijderen Beschrijving van de rubrieken. Code Vul hier een unieke code voor deze dienst in Omschrijving Vul hier een zinvolle omschrijving van deze dienst in Print Begin Tijd JA = In printeroverzichten wordt de tijd geprint NEE = In printeroverzichten wordt de tijd NIET geprint Print Eind Tijd Idem Volgorde nr. Indien u meerdere diensten heeft kunt u hier bepalen in welke volgorde deze diensten op de overzichten komen. Nummer 1 komt bovenaan de lijst en 99 onderaan. Internet Planning JA = Deze diensten ook via het internet openstellen om in te vullen NEE = Deze diensten NIET via het internet aanbieden om in te vullen Punten Geef hieraan hoeveel punten deze dienst heeft. Iedere ingevulde dienst wordt met dit aantal punten verlaagd indien een lid deze dienst invult.
Bewerken evenementen
Klik op het betreffende symbool. Een evenement toevoegen Een evenement in detail bekijken Een evenement wijzigen Een evenement verwijderen Beschrijving van de rubrieken. Datum Selecteer de datum van het evenement. Evenementen worden zichtbaar bij het invullen van een dienst. Een evenement geldt voor de hele dag en er is 1 evenement per dag mogelijk. Evenement Kies een korte zinvolle naam voor dit evenement.
Bewerken ledensoort
Klik op het betreffende symbool. Een ledensoort toevoegen Een ledensoort in detail bekijken Een ledensoort wijzigen Een ledensoort verwijderen Beschrijving van de rubrieken. Soort Lid De lidsoort bepaalt hoeveel diensten/punten men moet draaien. Punten Dit is het aantal punten (diensten) wat een lid moet invullen per jaar. Als alle diensten gelijkwaardig zijn kunt u het beste “1” invullen. Omschrijving Kies een zinvolle omschrijving voor de ledensoort
Bewerken tijden
Klik op het betreffende symbool. Een tijd toevoegen Een tijd in detail bekijken Een tijd wijzigen Een tijd verwijderen Beschrijving van de rubrieken. Code De Code van deze tijd Tijdstip Begintijd van de dit tijdframe Eindtijd Eindtijd van dit tijdframe
Schema soort
Klik op het betreffende symbool. Een schema soort toevoegen Een schema soort in detail bekijken Een schema soort wijzigen Een schema soort verwijderen Beschrijving van de rubrieken. Schema naam/omschrijving Kies een zinvolle naam voor dit schema. Schema soorten bevatten geen tijden maar geven slechts de naam van het schema aan.
Schema schema tijden
Klik op het betreffende symbool. Een tijd aan een schema toe te voegen Een schema tijd in detail bekijken Een schema wijzigen Een schema tijd verwijderen Beschrijving van de rubrieken. Schema’s Schema’s worden samengesteld uit vooraf gedefinieerde schemasoort, een tijdstip en een soort dienst. Schema’s kunnen een onbeperkt aantal diensten bevatten maar gelden slechts voor 1 dag ! Schema samenstellen Klik op toevoegen
Selecteer een schema Selecteer een tijd Selecteer een soort dienst
Klik op de knop toevoegen om op te slaan.
Bewerken Verenigings Informatie
Klik op het betreffende symbool.
In detail bekijken Wijzigen Beschrijving van de rubrieken. Tabblad Verenigings Informatie Hier moet u na oplevering de verenigingsgegevens invullen. Deze gegevens worden onder andere gebruikt voor het versturen van emails. Bij KNLTB nummer vult u altijd 99999 in Reminders zijn herinneringen die per email aan verenigingsleden die binnenkort bv. hun bardienst moeten draaien. Alle leden die een correct email-adres hebben en die in de gekozen periode een dienst moeten draaien krijgen deze mail. Tabblad Planning Als u een aantal dagen voordat de dienst moet worden vervuld een automatische reminder wilt versturen vult u hier het aantal dagen. BV u wilt 10 dagen voor de uit te voeren dienst een automatische reminder versturen, dan vult u hier 10 in. Indien u 0 (NUL) invult worden er GEEN automatische 1e reminders verstuurd. U kunt eventueel vlak voor de uit voeren dient nogmaals een automatische reminder versturen. Indien u 0 (NUL) invult worden er GEEN automatische 2e reminders verstuurd. Tabblad Reminder Tekst Behalve de datum, tijdstip en tijdsduur wordt deze email aangevuld met de tekst die u hier kunt invullen. Tabblad Intern Uitsluitend in te vullen door BardienstenOnline.
Extra Status Website
Klik op het betreffende symbool.
Status van de website bekijken Status van de website wijzigen Beschrijving van de rubrieken. De website kent 3 verschillende status mogelijkheden.
Site is voor iedereen open en leden kunnen invullen Site is voor iedereen open maar leden kunnen NIETS invullen Site is voor alle leden gesloten maar is open voor admin en barcommissieleden om aan het rooster te werken.
Planbaar vanaf Hier vult u de begindatum in van de periode die u voor uw leden zichtbaar wilt maken om te in te vullen. Planbaar tot Hier vult u de einddatum in van de periode die u voor uw leden zichtbaar wilt maken om te in te vullen.
Extra Ledenbestand
Klik op het betreffende symbool. Een tijd aan een schema toe te voegen Een schema tijd in detail bekijken Een schema wijzigen Een schema tijd verwijderen Beschrijving van de rubrieken.
De in te vullen rubrieken zijn over een 3-tal tabbbladen verdeeld. Tabblad ALGEMEEN Hier vult u de naam en adresgegevens in. Het BONDSNUMMER dient een UNIEK nummer te zijn !!! Tabblad EXTRA Overige gegevens zoals email, telefoon en geboortedatum Tabblad PLANNING Soort Lid Hier vult u de soort lidcode in. Aan de hand hiervan kunnen later de rubrieken MoetDienst en GeplDienst automatisch worden ingevuld. Ook kunt u deze rubrieken handmatig invullen. PlanPrio Toekomstig gebruik. Standaard is 5 Rang De rang van het verenigingslid. Dit kan zijn: Normaal verenigingslid Barcommissie Administrator Normale verenigingsleden kunnen na het inloggen alleen diensten voor henzelf invullen en verwijderen. Ook kan men persoonlijk informatie wijzigen en verhinderdata opgeven. Barcommissieleden kunnen na het inloggen werken aan het barrooster en kunnen ook diensten voor leden invullen.
De administrator heeft ook Database rechten en is bestemd voor de webmaster van de vereniging. Password Standaard is dit de geboortedatum (dd-mm-jjjj) Voor nieuwe (niet geïmporteerde) leden dient u dit zelf in te vullen.
Planning Rooster maken en bijwerken
Het rooster is het hart van het systeem. Hierin legt u vast wanneer, hoeveel, hoelaat en wat voor diensten u het komende seizoen/periode nodig heeft. Als het rooster nog leeg is dan wordt automatisch de “toevoeg” functie getoond. Als er al data instaan wordt een overzicht getoond van de ingevoerde roosterdata. U kunt data toevoegen door op een datum in de meest linkerkolom te kiezen. Het systeem neemt deze datum dan mee naar de volgende scherm waarin u nieuwe roosterdata kunt toevoegen. U kunt roosterdata verwijderen door op
te klikken.
Selecteer een andere datum door op de kalender te klikken en een datum te kiezen Geef aan hoeveel dagen achter elkaar dit schema (of tijd en dienst) toegevoegd moet worden. Selecteer een schema of Selecteer een tijd (u dient dan ook een soort dienst te selecteren)
Klik op toevoegen om dit aan uw rooster toe te voegen. Het systeem keert terug naar de overzichtsweergave.
Planning invullen bardiensten
Handmatig bardiensten invullen is een veel gebruikte methode als men de leden niet zelf wil laten kiezen wanneer men zijn of haar bardiensten wil draaien. Bardiensten On-Line voorziet in een aantal hulpmiddelen om het handmatig plannen toch eenvoudig en gemakkelijk te houden.
Klik op de groene VRIJ knop om een verenigingslid op dit tijdstip in te vullen Er verschijnt een overzicht van het ledenbestand, selecteer de gewenste persoon en klik op zijn/haar bondsnummer. Het verenigingslid wordt nu op de gewenste dienst ingevuld OF
Klik in de Tijd/Autoplan kolom op de gewenste regel op de TIJD om het eerstvolgende beschikbare verenigingslid bij deze dienst in te vullen. Het systeem zoekt nu in het ledenbestand wij hiervoor in aanmerking komt.
Klik op de verwijder deze dienst knop deze dienst weer vrij te geven.
Het ledenbestand wordt na iedere verandering automatisch bijgewerkt.
Planning Automatisch plannen
Deze functie vult AUTOMATISCH alle nog niet ingevulde diensten in. Dit gebeurd aan de hand van de soort lidcode zoals vermeld in de ledengegevens. Het automatisch plannen dient in een aantal stappen te verlopen.
Klik op om de gewenste planfase te selecteren Kies alle diensten of selecteer 1 dienst Kies alle ledensoorten of selecteer 1 ledensoort Klik op de knop wijzigen om op te slaan Het systeem keert terug naar de overzichtsweergave
Klik op de tekst in de kolom PLAN Automatisch
Het systeem begint nu aan de automatische planning. Normaliter plan je eerst alle leden die NUL punten hebben, dan 1, dan 2 enz enz. Per Planningsrun wordt er maximaal 1 dienst per lid automatisch gepland. Maximaal negen stappen heb je om alles te plannen. Dat wil zeggen dat in het gunstigste geval IEDEREEN zijn maximaal aantal keren is ingepland. Dit hoeft NIET te betekenen dat alle diensten zijn ingevuld. Als er meer diensten zijn dan mensen beschikbaar, dan heb je waarschijnlijk een probleem.
Planning Verhinderingen
Klik op het betreffende symbool. Een verhinderingdatum toevoegen Een verhinderingdatum in detail bekijken Een verhinderingdatum verwijderen Beschrijving van de rubrieken. Bondsnummer Vul hier een geldig en aanwezig bondsnummer in Verhinderdatum Selecteer of vul de verhinderingdatum in.
Bardiensten Invullen bardienst
Dit is het Invulscherm voor alle leden met de rang normaal verenigingslid wat getoond wordt na het inloggen. Klik op de groene vrij button om deze dienst in te vullen.
Zoeken Indien u op het “plus-teken” klikt worden de zoekmogelijkheden van dit scherm getoon. Om het zoekscherm te sluiten klikt u op het “min-teken” van het zoek symbool.
U kunt zoeken op speciale velden door in de rubrieken uw zoekcriteria in t vullen of u vult (bv een naam of een bondsnummer) het veld dat voor de zoekknop staat in en het systeem doorzoekt het hele bestand op dit gegeven. LET OP: Om terug te keren naar het totale bestandsoverzicht dient u te klikken op “ laat alles zien”
Bardiensten mijn bardiensten
Mijn Bardiensten geeft een overzicht van de door u ingevulde bardiensten. U kunt uw ingevulde bardiensten verwijderen door te klikken op de verwijder deze dienst button.
Bardiensten Mijn Gegevens
Klik op het betreffende symbool.
Uw gegevens in detail bekijken Uw gegevens wijzigen
Uw verhinderingen bewerken Beschrijving van de rubrieken. Uw gegevens staan op een 2-tal tabbladen, tabblad algemeen en tabblad extra. U kunt uw gegevens wijzigen. Om de wijzigingen op te slaan klikt u op de knop veranderen.
Bardiensten Mijn Verhinderingen
Klik op het betreffende symbool. Een verhinderingdatum toevoegen Een verhinderingdatum in detail bekijken Een verhinderingdatum verwijderen Beschrijving van de rubrieken. Bondsnummer Uw bondsnummer staat reeds ingevuld wijzig dit niet !! Verhinderdatum Selecteer of vul de verhinderingdatum in. Om de verhinderdatum op te slaan klikt u op de knop Toevoegen.
Webmaster Utils Utilities
Een overzicht van de beschikbare webmaster utilities.
Webmaster Utils Importeren ledenbestand
Klik op de Bladeren om het importbestand te selecteren. Het te importeren ledenbestand moet een .csv bestand zijn, gescheiden door een puntkomma (;) De eerste regel is bestemd voor de rubrieknamen en de import zal plaatsvinden vanaf de tweede regel. importeer nieuw ledenbestand verwijderd eerst alle bestaande leden en leest het daarna importbestand in. Als u geen administrator heeft toegevoegd in uw import bestand kunt u alleen met de originele Bardiensten Administrator inloggen. wijzig bestaand ledenbestand wijzigt alle gegevens van de bestaande leden op basis van het verenigingsnummer (bondsnummer). Indien een niet aanwezig verenigingsnummer wordt ingelezen dan wordt deze toegevoegd aan het ledenbestand.
Klik daarna op de knop ‘start importeren’ om het importbestand in te lezen en te verwerken.
Webmaster Utils Exporteren ledenbestand
Klik op het ExportToCSV symbool om de export van het ledenbestand te starten.
