LEVERINGEN FOTOKOPIEPAPIER SCHOLENGROEP 25 BRUGGE OOSTKUST OPEN OFFERTEAANVRAAG
Overheidsopdracht nr. mvds2015010 Opdrachtgever: scholengroep 25 Brugge Oostkust Ontwerper: financiële dienst, Rijselstraat 3 b te 8200 Sint-Michiels Openingszitting offertes: op 30 november 2015 om 10u
Inhoudsopgave
INHOUDSOPGAVE ................................................................................................................................................... 1 1.
ALGEMENE BEPALINGEN ................................................................................................................. 3
1.1 AANBESTEDENDE OVERHEID ................................................................................................................. 3 1.2 VOORWERP EN CLASSIFICATIE OPDRACHT ....................................................................................... 3 1.3 GUNNINGSWIJZE ........................................................................................................................................ 3 1.4 TOEPASSELIJKE WETTELIJKE BEPALINGEN ........................................................................................ 3 1.5 OVERIGE ALGEMEEN TOEPASSELIJKE BEPALINGEN ....................................................................... 4 2.
ADMINISTRATIEVE VOORSCHRIFTEN ........................................................................................ 5
2.1 PLAATSING VAN DE OPDRACHT ........................................................................................................... 5 2.1.1 SELECTIE ..................................................................................................................................................... 5 NON-DISCRIMINATIE: ............................................................................................................................................. 5 BELANGENVERMENGING: ...................................................................................................................................... 5 2.1.2 KWALITATIEVE SELECTIECRITERIA (ART. 67, 68 en 72 KB PLAATSING) .................................. 5 2.1.3 MODALITEITEN ........................................................................................................................................ 6 2.1.4 OFFERTE – OPENING, INDIENING, VORM EN INHOUD ............................................................... 6 2.1.5 PRIJS .............................................................................................................................................................. 7 2.1.6 GUNNINGSCRITERIA ART. 101 KB PLAATSING) ............................................................................. 9
1
PERCEEL 1: .............................................................................................................................................................. 9 PERCEEL 2: ............................................................................................................................................................ 10 2.2 UITVOERING VAN DE OPDRACHT ....................................................................................................... 11 2.2.2 BETALINGEN ........................................................................................................................................... 13 2.2.3 OVERIGE BEPALINGEN ........................................................................................................................ 15 2.2.4 SANCTIES EN RECHTSVORDERINGEN ............................................................................................ 15 3.
BIJZONDERE CONTRACTUELE BEPALINGEN .......................................................................... 16
TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN .............................................................................................................. 17 PERCEEL 1: LEVERING VAN A4 PAPIER ................................................................................................................. 17 UITSLUITINGSCRITERIA ................................................................................................................................ 17 PERCEEL 2: LEVERING VAN ALLERHANDE ANDERE PAPIERSOORTEN.................................................................. 18 UITSLUITINGSCRITERIA ................................................................................................................................ 18 OFFERTEFORMULIER ..................................................................................................................................... 20
2
1. ALGEMENE BEPALINGEN
1.1 AANBESTEDENDE OVERHEID Naam: Scholengroep 25 – Financiële dienst Adres: Rijselstraat 3 B te 8200 Sint-Michiels Contactpersoon: Michael Van de Straete Telefoon: 050800075 E-mail:
[email protected] Scholengroep 25, Vlaamse Openbare Instelling ingevolge het bijzonder decreet van 14 juli 1998 betreffende het gemeenschapsonderwijs, met maatschappelijke zetel te 8200 Brugge, Rijselstraat 3B, gekend onder ondernemingsnummer 0267.384.458 en rechtsgeldig vertegenwoordigd door dhr. W. Van Kerckvoorde, algemeen directeur. De aanbestedende overheid treedt voor deze opdracht op als aankoopcentrale of opdrachtencentrale in de zin van art. 2, 4° van de Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15.6.2006, ten aanzien van Scholengroep 23 Eeklo Maldegem
1.2 VOORWERP EN CLASSIFICATIE OPDRACHT Raamovereenkomst voor de levering van fotokopiepapier voor Scholengroep 25 Brugge Oostkust. CPV-code : 30197643 - fotokopiepapier Deze opdracht is een opdracht voor leveringen in de zin van art. 3 van de Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006.
1.3 GUNNINGSWIJZE De gunning van deze opdracht gebeurt via open offerteaanvraag.
1.4 TOEPASSELIJKE WETTELIJKE BEPALINGEN Op deze opdracht zijn onder meer toepasselijk: Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 (hierna: Wet Overheidsopdrachten); Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011 (hierna: KB Plaatsing); Koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari 2013 (hierna: KB Uitvoering); Wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 17 juni 2013.
3
1.5 OVERIGE ALGEMEEN TOEPASSELIJKE BEPALINGEN 1. De opdracht heeft een initiële looptijd van 1 jaar, te rekenen vanaf de datum vermeld bij de sluiting. Na het verstrijken van deze initiële looptijd kan de opdracht 3 maal verlengd worden met een periode van 1 jaar, op basis van artikel 37, § 2 van de Wet Overheidsopdrachten. Deze verlenging verloopt stilzwijgend, behoudens een andersluidend aangetekend schrijven van de aanbestedende overheid uiterlijk 1 maand vóór het verstrijken van de looptijd van de opdracht. 2.
Het gaat voor beide percelen over een raamovereenkomst met één ondernemer.
3. Scholengroep 25 Brugge Oostkust treedt op als opdrachtencentrale voor Scholengroep 23. Scholengroep 23 heeft zich echter nog niet geëngageerd om in te stappen in deze raamovereenkomst(en). Indien ze dat wel zou doen, geldt geenszins exclusiviteit. Scholengroep 25 wil voor Scholengroep 23 optreden als facilitator om toegang te krijgen tot de uit deze procedure voortvloeiende overeenkomst. Scholengroep 23 bestaat uit 36 vestigingsplaatsen.( http://www.sgr23meetjesland.be/vestigingenlijst.shtml#bs) Bestellingen vanuit Scholengroep 23 worden door de verantwoordelijke rekenplichtigen per vestigingsplaats uitgevoerd. Facturatie gebeurt per vestigingsplaats. Scholengroep 25 engageert zich enkel om te bemiddelen ivm de naleving van de voorwaarden uit de overeenkomst. Scholengroep 25 kan geenszins aansprakelijk worden gesteld voor enige fouten begaan door Scholengroep 23. 4. De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn mondelinge en schriftelijke relatie met de aanbestedende overheid. Van documenten die enkel in een andere taal beschikbaar zijn, kan de overheid een, desgevallend beëdigde, vertaling eisen. Elke partij is gerechtigd om de overeenkomst te allen tijde te beëindigen via aangetekend schrijven zonder opzeggingstermijn noch vergoeding en zonder voorafgaande gerechtelijke tussenkomst in geval van een ernstige contractuele wanprestatie begaan door de andere partij, zonder afbreuk aan het recht van de partij die de overeenkomst beëindigt om schadevergoeding te eisen voor de daadwerkelijk geleden schade en om enige andere rechtsvordering in te stellen tegen de andere Partij. Zullen onder meer als een ernstige contractuele wanprestatie beschouwd worden: 1.
Elke ernstige inbreuk op de bepalingen van de overeenkomst en, indien deze inbreuk herstelbaar is, de nalatigheid om deze inbreuk te herstellen binnen 30 kalenderdagen na verzending van een aangetekend schrijven door de andere Partij waarin hij de inbreuk omschrijft en het herstel ervan vraagt;
2. De nalatigheid om de overschrijding van de leveringstermijn te herstellen binnen 4 kalenderdagen na verzending van een schrijven waarin de inbreuk wordt omschreven en het herstel ervan wordt vraagt;
3. Het afsluiten van contracten met één van de scholen van Scholengroep 25, zonder voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de administratieve zetel van de scholengroep.
4
2. ADMINISTRATIEVE VOORSCHRIFTEN 2.1 PLAATSING VAN DE OPDRACHT
2.1.1 SELECTIE
2.1.1.1 UITSLUITING EN BELANGENVERMENGING (ART. 61-64 KB PLAATSING) Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in art. 61. Voor de Belgische inschrijver vraagt de aanbestedende overheid het RSZ-attest, de jaarrekeningen, het attest van fiscale schulden en het attest van niet-faling via elektronische weg op conform art. 60, §1. Volgende documenten moeten aan de offerte toegevoegd worden: -
de Belgische inschrijver: een uittreksel uit het strafregister;
de buitenlandse inschrijver: alle in bovenstaande artikelen vermelde attesten en uittreksels of evenwaardige documenten, uitgereikt door het betrokken land (attest fiscale schulden, uittreksel strafregister, attest niet-faling,…). Wanneer een document of attest niet wordt uitgereikt in het betrokken land of dit niet afdoend voor alle uitsluitingsgronden het nodige bewijs levert, kan ter vervanging een verklaring onder eed toegevoegd worden, of indien hierin niet wordt voorzien, een plechtige verklaring van de betrokkene voor een gerechtelijk of overheidsinstantie, notaris of bevoegde beroepsorganisatie van het land van oorsprong of herkomst.
Non-discriminatie: Overeenkomstig de Belgische overheidsopdrachtenreglementering heeft de aanbestedende overheid, in elke fase van de gunningsprocedure, de mogelijkheid om de inschrijver uit te sluiten die, bij wijze van een in kracht van gewijsde gegane strafrechtelijke uitspraak veroordeeld werd voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast.
Belangenvermenging: Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van onverenigbaarheid te bevinden, zoals bedoeld in art. 64 KB Plaatsing.
2.1.2 KWALITATIEVE SELECTIECRITERIA (ART. 67, 68 en 72 KB PLAATSING) Teneinde de financiële en economische draagkracht te kunnen beoordelen, moet de inschrijver volgende inlichtingen en documenten bij zijn offerte voegen: een verklaring betreffende de totale omzet en de omzet in de producten, waarop de opdracht betrekking heeft, van de laatste 3 afgesloten boekjaren.
5
De jaarrekeningen van de Belgische inschrijvers over de laatste 3 boekjaren worden door de opdrachtgever elektronisch opgevraagd. Buitenlandse inschrijvers moeten een kopie van hun gecertificeerde jaarrekeningen over de laatste 3 boekjaren bij hun offerte voegen. Scholengroep 25 vereist immers dat de inschrijver een jaaromzet heeft die minimaal twee maal het jaarbedrag van deze overheidsopdracht is. Deze voorwaarde geldt voor elk afzonderlijk perceel.
2.1.3 MODALITEITEN
2.1.3.1 PERCELEN (ART. 11 EN 89 KB PLAATSING) Deze opdracht is als volgt verdeeld in percelen: Perceel 1: A3 en A4 printpapier 80g/wit Perceel 2: andere papieren (meer details zie technische specificaties) De aanbestedende overheid heeft het recht één of meerdere percelen niet te gunnen en eventueel opnieuw te gunnen op dezelfde of op een andere wijze. Het is de inschrijver verboden verbeteringsvoorstellen te bieden in geval hij voor meerdere percelen een offerte indient en de door hem bepaalde percelen aan hem worden gegund. 2.1.3.2 VARIANTEN (ART. 9 KB PLAATSING) Het indienen van vrije varianten is toegestaan. Varianten dienen te voldoen aan de minimumeisen bepaald in de technische specificaties. De varianten worden ingediend in een afzonderlijk deel van de offerte. De inschrijver geeft steeds duidelijk aan wat zijn basisofferte is en wat zijn varianten zijn. 2.1.3.3 OPTIES (ART. 10 KB PLAATSING) Het indienen van vrije opties is verboden.
2.1.4 OFFERTE – OPENING, INDIENING, VORM EN INHOUD
2.1.4.1 OPENING VAN DE OFFERTES (ART. 92 KB PLAATSING) De opening van de offertes vindt plaats in openbare zitting op 30/11/2015 om 10h00 – Rijselstraat 3B – 8200 Brugge. De opening gebeurt electronisch. 2.1.4.2 INDIENING VAN DE OFFERTES (ART. 51 EN 90 KB PLAATSING) De offertes moeten elektronisch worden overgelegd via de e-tendering internetsite https://eten.publicprocurement.be/ die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 52, § 1 van het KB Plaatsing. De inschrijver wordt er op gewezen dat zijn offerte, overgelegd via e-tendering, elektronisch ondertekend moet worden met een geldige gekwalificeerde elektronische handtekening. Deze elektronische handtekening moet uitgaan van een bevoegd persoon. De inschrijver voegt tevens
6
de nodige documenten toe waaruit de bevoegdheid blijkt om de onderneming te binden (uittreksels van de statuten, volmacht,…). Indien meerdere personen samen moeten optreden (gezamenlijke bevoegdheid, combinatie), moeten zij elk een geldige gekwalificeerde elektronische handtekening plaatsen ofwel moet uit de toegevoegde documenten de machtiging blijken om namens meerdere personen of ondernemingen de offerte elektronisch te ondertekenen. Een gescande handtekening is onvoldoende. Een gekwalificeerde elektronische handtekening kan geplaatst worden door middel van een Belgische eID, of een gekwalificeerd certificaat dat kan aangekocht worden bij private actoren. Voor meer informatie omtrent de aankoop van een gekwalificeerd certificaat, zie: http://www.bestuurszaken.be/gekwalificeerde-certificaten Meer informatie omtrent het gebruik van e-tendering kan worden bekomen op de website http://www.publicprocurement.be of via de e-procurement helpdesk op het nummer +32 (0)2 790 52 00. 2.1.4.3 VORM EN INHOUD OFFERTE (ART. 80 EN 82 KB PLAATSING) Art. 80. De aandacht van de inschrijver wordt erop gevestigd dat hij zijn offerte moet invullen op het bij dit bestek behorende formulier. Art. 82. Hierna volgt een niet-limitatief overzicht van alle documenten die, naast het offerteformulier, bij de offerte gevoegd moeten worden: - alle documenten in het kader van selectie (zie A.1.); - alle gevraagde informatie ivm de specificaties van de papieren (vb. technische fiches van het papier) 2.1.4.4 VOORDRACHT VAN ONDERAANNEMERS (ART. 12 KB PLAATSING EN ART. 12 KB UITVOERING) De inschrijver vermeldt welk gedeelte van de opdracht hij voornemens is in onderaanneming te geven. (vb. transport)
2.1.5 PRIJS
2.1.5.1 PRIJSVASTSTELLING (ART. 13 KB PLAATSING) Deze opdracht is een opdracht volgens globale prijslijst waarvan alleen de eenheidsprijzen voor de prestaties forfaitair zijn: door de eenheidsprijzen op de hoeveelheden van de verrichte prestaties toe te passen wordt het te betalen bedrag vastgesteld. 2.1.5.2 PRIJSOPGAVE (ART. 16 KB PLAATSING) a) Indien zulks voor de nauwkeurigheid van de eenheidsprijzen vereist is, mag de inschrijver die tot vier decimalen preciseren. b) De inschrijver vermeldt de belasting over de toegevoegde waarde (BTW) en voegt ze bij de prijs van de offerte. Voor de opgave van de prijzen voor perceel twee garandeert de inschrijver dat geen andere van zijn klanten lagere prijzen aangerekend worden gedurende de ganse looptijd van de overeenkomst. De
7
leidend ambtenaar heeft het recht ter plaatse in de onderneming alle boekhoudkundige en andere bescheiden te controleren om – bij gegronde twijfel – een controle uit te voeren. 2.1.5.3 INBEGREPEN PRIJSELEMENTEN (ART. 19 KB PLAATSING) De levering, gebeurt op de plaats aangeduid door de verantwoordelijken ter plaatse op het gelijkvloers, in het gebouw. Voor beide percelen geldt daarenboven de levering op de eerste en derde verdieping: 2.1.5.4 Perceel 1 -
Voor perceel 1 kunnen we volgende bestelhoeveelheden A4 doorgeven die op een verdieping moeten geleverd worden: o
2 volledige palletten per jaar op de derde verdieping van MS Maerlant te Blankenberge. Er is geen lift. Er wordt wellicht een lift voorzien tegen eind 2016.
o
6 volledige palletten per jaar op de eerste verdieping van KA Maerlant te Blankenberge. Er is geen lift. Er wordt wellicht een lift voorzien tegen eind 2016.
o
4 palletten per jaar op de eerste verdieping van MS Brugge Centrum te Brugge. Deze school beschikt over een lift met MTM 630 kg
1 pallet = 40 dozen. In deze drie gevallen gelden dezelfde leveringsvoorwaarden als voor de andere scholen m.b.t. de minimale bestelhoeveelheid: er is gratis levering voor bestellingen vanaf 150 euro incl. btw. 2.1.5.5 Perceel 2 -
Voor perceel 2 kunnen we niet preciseren ifv de aantallen die op de verdieping dienen geleverd te worden, maar het gaat over kleine hoeveelheden, mits het vooral basisscholen zijn die gekleurd papier bestellen.
De hoofdzetel van de scholengroep doet ten hoogste één maal per jaar een “grotere” bestelling voor kwaliteitspapier voor de Xerox Color 560 printer. De meeste (vooral basis)scholen bestellen bij de aanvang van het schooljaar enkele riemen gekleurd papier. Voor perceel 2 geldt: er is gratis levering voor alle bestellingen vanaf 50 euro incl. btw. Ook retouren zijn gratis en kunnen binnen de 14 dagen na levering.
2.1.5.6 PRIJSHERZIENING (ART. 20 KB PLAATSING) Beide percelen: Een prijsherziening kan zowel een prijsverhoging als een prijsverlaging zijn. Het staat de leverancier vrij tijdens de uitvoering van de opdracht een prijsverlaging voor het geheel of voor een aantal producten toe te staan. Hij is hier evenwel toe verplicht, wanneer de kosten meer dan 5 % gedaald zijn t.o.v. de prijzen opgegeven in de offerte. In dat geval brengt de leverancier de leidend ambtenaar hiervan schriftelijk op de hoogte met vermelding van de datum, waarop de prijsverlaging van kracht wordt en de producten, waarop ze betrekking heeft.
8
In het omgekeerde geval, wanneer de kosten (zie verder index) met meer dan 3 % gestegen zijn, kan de inschrijver deze prijsverhoging doorvoeren, mits het voorleggen van officiële bewijsstukken en onder de ontbindende voorwaarde van het akkoord van de opdrachtgever. Dit akkoord is in principe een formaliteit, maar wanneer bijv. verschillende prijsverhogingen elkaar kort na elkaar opvolgen, zouden we kunnen een nieuwe procedure overwegen. Een prijs- of kostenverlaging, toegestaan bij ministeriële beslissing, moet integraal toegepast worden op de producten, waarop ze betrekking heeft. Een prijsverhoging is wettelijk mogelijk op basis van de parameters, die de reële kosten omvatten, zoals de lonen, de sociale lasten, de prijzen van de grondstoffen en de wisselkoersen. Als basis wordt de papierprijsindex voor houtvrij ongestreken papier genomen. Deze index wordt gepubliceerd door de Federatie van de Belgische grafische nijverheid, Febelgra. Indien een gegronde reden, of indien een inschrijver geen lid is van Febelgra en dus geen toegang heeft tot de indexgegevens, spreken we nadien af welke gelijkwaardige papierprijsindex we kunnen hanteren. (vb. PPI / Foex, …) De formule die hiervoor gebruikt wordt, is Pn = Po (( In/Io ) x 0,8 ) + 0,2 Pn = de nieuwe prijs, Po = de oude prijs In = de nieuwe index, Io = de oude index Een eenvoudige brief met de vermelding van een prijsverhoging door een producent, is niet voldoende. De producent of distributeur moet documenten bezorgen, waaruit duidelijk de berekening van de formule blijkt, zodat kan nagegaan worden of de gevraagde prijsverhoging inderdaad het gevolg is van een reële kostenstijging. De leidend ambtenaar heeft het recht ter plaatse in de onderneming alle boekhoudkundige en andere bescheiden te controleren, die de kostenstijging kunnen staven. Een prijsverhoging, toegestaan bij ministeriële beslissing, mag integraal toegepast worden op de producten, waarop ze betrekking heeft, indien de prijzen hierdoor hoger zijn geworden dan de prijzen, opgegeven in de offerte. Een prijsverhoging moet door de leverancier schriftelijk aangevraagd worden bij de scholengroep met toevoeging van de officiële bewijsstukken, waarop hij zich beroept. De inschrijver verbindt er zich toe om bij aanvang en minstens 1 x per jaar de nieuwe papierprijsindex aan te tonen. 2.1.5.7 PRIJSONDERZOEK (ART. 21 KB PLAATSING) Op verzoek van de aanbestedende overheid verstrekt de inschrijver alle nodige inlichtingen om het prijsonderzoek van zijn offerte mogelijk te maken. De aanbestedende overheid kan ofwel zelf overgaan tot, ofwel een persoon aanduiden voor het uitvoeren van alle verificaties van de boekhoudkundige stukken en alle onderzoeken ter plaatse, teneinde de juistheid na te gaan van de gegevens die de inschrijver in het raam van het prijsonderzoek heeft verstrekt.
2.1.6 GUNNINGSCRITERIA ART. 101 KB PLAATSING) Volgende criteria zijn van toepassing bij de gunning van de opdracht :
Perceel 1:
9
CRITERIUM 1: Prijs 90 % Regel van drie; Score offerte = (prijs laagste offerte / prijs offerte) * gewicht van het criterium prijs De gebruikte prijs is de totaalprijs voor de totale vermoedelijke hoeveelheden, nl. 9500000 x A4, en voor het wit A3-papier, nl. 70 000 vellen. CRITERIUM 2 : levertermijn 2% -
Zelfde dag = 2 %
-
24 h = 1 %
-
48 h = 0 %
CRITERIUM 3 : leveringskosten van elke bestelling onder de 150 euro incl. BTW : 8 % Regel van drie; Score offerte = (prijs laagste offerte / prijs offerte) * gewicht van het criterium leveringskosten
Perceel 2: CRITERIUM 1: Prijs 50 % Regel van drie; Score offerte = (prijs laagste offerte / prijs offerte) * gewicht van het criterium prijs. De gebruikte prijs is de totaalprijs voor : -
60 000 vel gecoated wit papier van ongeveer +/-120g (tolerantie 95g – 115g) en bij
-
10 000 vel pastelgekleurd papier van ongeveer +/-120g (tolerantie 95g – 115g) en bij
-
10 000 vel gewoon gekleurd papier van ongeveer +/-120g (tolerantie 95g – 115g)
CRITERIUM 2 : leveringskosten van een bestelling onder de 50 euro incl. BTW : 28 % Regel van drie; Score offerte = (prijs laagste offerte / prijs offerte) * gewicht van het criterium leveringskosten CRITERIUM 3 : diepte, lengte en breedte van het assortiment. : 10 % Het totaal aantal artikelen (mogelijk te bestellen referenties) binnen de omschrijvingen volgens de regel van 3. CRITERIUM 4 : levertermijn 2% -
Zelfde dag = 2 %
-
24 h = 1 %
-
48 h = 0 %
10
2.2 UITVOERING VAN DE OPDRACHT 2.2.1.1 ALGEMENE UITVOERINGSBEPALINGEN 2.2.1.2 LEVERINGSTERMIJN (ART. 116 KB UITVOERING) De leveringstermijn van 2 werkdagen vangt aan op de dag volgend op de datum (voor 14h00 besteld) waarop de opdracht is gesloten. De leveringstermijn omvat de tijd die nodig is voor de verrichtingen die de productie voorafgaan en de voorbereiding van de leveringen, inzonderheid de eventuele voorafgaande keuringen. 2.2.1.3 LEIDING EN TOEZICHT OP UITVOERING (ART. 11 KB UITVOERING) Het mandaat van de leidende ambtenaar bestaat enkel uit: a)
de technische en administratieve opvolging van de diensten tot en met de oplevering;
b)
de keuring van de prestaties, zowel de a priori als de a posteriori keuring;
c)
het nazicht van de schuldvorderingen en facturen;
d)
het opstellen van de processen-verbaal;
e)
de opleveringen;
f) het instaan voor het toezicht op de prestaties; dit toezicht omvat onder meer het geven van onderrichtingen, telkens wanneer het bestek of de opdrachtdocumenten onvolledig of onduidelijk zijn. 2.2.1.4 Art. 118 KB Uitvoering: Leveringsplaatsen
School
Straat
Nummer Gemeente
KA Zwinstede
A. Verweeplein
25
Knokke-Heist 8300
MS Zwinstede
A. Verweeplein
25
Knokke-Heist 8300
MPI De Bevertjes
Beernemstraat
4
Oedelem
8730
BS De Linde
Brieversweg
185
Sint-Kruis
8310
BS Jan Fevijn
Daverlostraat
132
Assebroek
8310
KA Jan Fevijn
Daverlostraat
132
Assebroek
8310
MS Jan Fevijn
Daverlostraat
132
Assebroek
8310
BS Einstein
Einsteinlaan
1
De Haan
8420
BS Zilvermeeuw
Groenestraat
69
Blankenberge 8370
MS Brugge Centrum
H. Losschaertstraat
5a
Brugge
11
Postcode
8000
BS Brugge De Springplank- De Pannebeke-De Regenboog Hugo Losschaertstraat
5
Brugge
BS Malpertuis
K. Andriesstraat
11
Ruddervoorde 8020
MPI De Kaproenen
Kaproenenhof
32
Sint-Michiels
8200
CLB De Klaver
Klaverstraat
49
Brugge
8000
BS Freinetschool De Boomhut
Koning Leopold III-laan 102
Sint-Andries
8200
BSBO La Ruche
Koninklijke baan
5
De Haan
8420
BSBO Basisschool Aan Zee
Koninklijke baan
5
De Haan
8420
SBSO Zeelyceum
Koninklijke baan
5
De Haan
8420
BS Freinetschool De Tandem
L. De Bruynestraat
56
Sint-Kruis
8310
BS Manitoba
Manitobalaan
48
Sint-Andries
8200
IVO Brugge
Manitobalaan
48
Sint-Andries
8200
BS Koning Boudewijn
Marechalstraat
48
Oostkamp
8020
SBSO De Varens
Nieuwe St.-Annadreef
27
Sint-Andries
8200
BS De Drie Beertjes
Parkstraat
4
Beernem
8730
BS MiniMAKZ
Piers de Raveschootlaan 54
Knokke-Heist 8300
BS De Ladder
Rijselstraat
110
Torhout
8820
Houtlandinstituut
Rijselstraat
110
Torhout
8820
KTA Brugge
Rijselstraat
7
Sint-Michiels
8200
Centrale administratie
Rijselstraat
3b
Sint-Michiels
8200
BS De Glimlach
Sint-Elooistraat
2
Zedelgem
8210
BS Brugge Centrum
Spiegelrei
15
Brugge
8000
KA 1 Brugge Centrum
St.-Clarastraat
46
Brugge
8000
BS De Valke
Torhoutstraat
65
Lichtervelde
8810
BS d'Oefenschool
Van Maerlantstraat
1
Blankenberge 8370
12
8000
KA Maerlant-Atheneum
Van Maerlantstraat
1
Blankenberge 8370
MS Maerlant
Van Maerlantstraat
1
Blankenberge 8370
BS Permeke
Varsenareweg
7c
Jabbeke
8490
2.2.2 BETALINGEN
2.2.2.1 PROCEDURE (ART. 127 KB UITVOERING) De factuur geldt als schuldvordering. De betaling vindt plaats binnen een termijn van 30 dagen na de datum van ontvangst van de factuur. Tijdens de Belgische schoolvakanties worden geen facturen behandeld noch betaald. De inschrijver gaat ermee akkoord dat, indien de eerste dag van een vakantie valt binnen de normale betalingstermijn, de betalingstermijn wordt verlengd met de duurtijd van de betreffende schoolvakantie. De factuur vermeldt steeds het intern bestelbonnummer. We kunnen immers facturen zonder bestelbonnummer niet verwerken in onze administratie. Facturatieadressen:
School
Straat
Nummer Gemeente
KA Zwinstede
A. Verweeplein
25
Knokke-Heist 8300
MS Zwinstede
A. Verweeplein
25
Knokke-Heist 8300
MPI De Bevertjes
Beernemstraat
4
Oedelem
8730
BS De Linde
Brieversweg
185
Sint-Kruis
8310
BS Jan Fevijn
Daverlostraat
132
Assebroek
8310
KA Jan Fevijn
Daverlostraat
132
Assebroek
8310
MS Jan Fevijn
Daverlostraat
132
Assebroek
8310
BS Einstein
Einsteinlaan
1
De Haan
8420
BS Zilvermeeuw
Groenestraat
69
Blankenberge 8370
MS Brugge Centrum
H. Losschaertstraat
5a
Brugge
8000
BS Brugge De Springplank- De Pannebeke-De Regenboog Hugo Losschaertstraat
5
Brugge
8000
BS Malpertuis
11
K. Andriesstraat
13
Postcode
8020
Ruddervoorde MPI De Kaproenen
Kaproenenhof
32
Sint-Michiels
8200
CLB De Klaver
Klaverstraat
49
Brugge
8000
BS Freinetschool De Boomhut
Koning Leopold III-laan 102
Sint-Andries
8200
BSBO La Ruche
Koninklijke baan
5
De Haan
8420
BSBO Basisschool Aan Zee
Koninklijke baan
5
De Haan
8420
SBSO Zeelyceum
Koninklijke baan
5
De Haan
8420
BS Freinetschool De Tandem
L. De Bruynestraat
56
Sint-Kruis
8310
BS Manitoba
Manitobalaan
48
Sint-Andries
8200
IVO Brugge
Manitobalaan
48
Sint-Andries
8200
BS Koning Boudewijn
Marechalstraat
48
Oostkamp
8020
SBSO De Varens
Nieuwe St.-Annadreef
27
Sint-Andries
8200
BS De Drie Beertjes
Parkstraat
4
Beernem
8730
BS MiniMAKZ
Piers de Raveschootlaan 54
Knokke-Heist 8300
BS De Ladder
Rijselstraat
110
Torhout
8820
Houtlandinstituut
Rijselstraat
110
Torhout
8820
KTA Brugge
Rijselstraat
7
Sint-Michiels
8200
Centrale administratie
Rijselstraat
3b
Sint-Michiels
8200
BS De Glimlach
Sint-Elooistraat
2
Zedelgem
8210
BS Brugge Centrum
Spiegelrei
15
Brugge
8000
KA 1 Brugge Centrum
St.-Clarastraat
46
Brugge
8000
BS De Valke
Torhoutstraat
65
Lichtervelde
8810
BS d'Oefenschool
Van Maerlantstraat
1
Blankenberge 8370
KA Maerlant-Atheneum
Van Maerlantstraat
1
Blankenberge 8370
MS Maerlant
Van Maerlantstraat
1
Blankenberge 8370
14
BS Permeke
Varsenareweg
7c
Jabbeke
8490
2.2.3 OVERIGE BEPALINGEN Alle kosten verbonden aan de leveringen vanaf 150 euro incl. btw zijn voor rekening van de inschrijver. Eventuele klachten zullen zonder meer verworpen worden. De levering gebeurt op afroep. De levering en het ter plaatse afladen gebeurt op kosten van de leverancier. Dit betekent dat de leverancier ervoor zorgt dat het voertuig voorzien is van de vereiste uitrusting voor de behandeling van de goederen en dat de bestuurder beschikt over een transportmiddel om de bestelling in het aangeduide lokaal af te leveren. Eventuele klachten zullen door de besteller zonder meer worden verworpen. De leverancier vergewist zich van de toegankelijkheid van de leveringsplaats met transportvoertuigen en transportmiddelen. De leveringen dienen te gebeuren op schooldagen tussen 9 en 12 uur en tussen 13 en 16 uur (behalve op woensdagnamiddag), tenzij anders kan afgesproken worden met de verantwoordelijke op het afleveradres. De leverancier is verantwoordelijk voor de aflevering van de bestellingen op het juiste adres, bij de op de bestelbon aangegeven persoon. De persoon die de levering in ontvangst neemt, ontvangt bij de levering één exemplaar van de afgetekende leveringsbon. De besteller erkent enkel die leveringsnota's die, duidelijk leesbaar, gedateerd en afgetekend zijn door de in ontvangst nemende persoon. Indien de leverancier ondanks de gemaakte afspraken om de een of andere reden, ter plaatse, verhinderd wordt de goederen te leveren, stelt hij de op de bestelbon vermelde contactpersoon hiervan onmiddellijk in kennis.
2.2.4
SANCTIES EN RECHTSVORDERINGEN
2.2.4.1 VERTRAGINGSBOETES (ART. 46 EN 123 KB UITVOERING) De laattijdige uitvoering van de opdracht geeft aanleiding tot de toepassing van een vertragingsboete. Het bedrag van deze boete wordt berekend overeenkomstig art. 123, eerste alinea van het KB Uitvoering. 2.2.4.2 RECHTSVORDERINGEN (ART. 73 KB UITVOERING) Elke rechtsvordering van de dienstverlener wordt ingesteld bij een Nederlandstalige Belgische rechtbank.
15
3. Bijzondere contractuele bepalingen 1. De leverancier garandeert dat de geleverde papierkwaliteit constant zal zijn gedurende de looptijd van het contract. Indien de in de offerte aangeboden papierkwaliteit omwille van factoren vreemd aan de leverancier niet meer aangeboden kan worden of deze kwaliteit moet betrokken worden bij een andere papierfabriek, dan moet de leverancier onverwijld een minstens evenwaardige kwaliteit voorstellen aan de aanbestedende dienst, voorafgaand aan eventuele leveringen van papier van deze kwaliteit. De aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor deze kwaliteit te beproeven om deze te aanvaarden of te verwerpen. Indien de leverancier overgaat tot het leveren van een andere kwaliteit zonder voorafgaandelijk akkoord van de aanbestedende overheid, behoudt de aanbestedende dienst zich het recht voor om het contract onmiddellijk te verbreken. Dit kan het geval zijn bij niet-fabrieksmerken. 2. Bijkomend ontbindend beding: een grote bekommernis voor de scholen van Scholengroep 25 is het vastlopen van het papier in de toestellen van Xerox. Indien, ondanks onze zorgvuldige selectie en testing van het papier, na de gunning, toch zou blijken dat het papier een merkbaar hoger aantal printerstoringen veroorzaakt, kan de overeenkomst ontbonden worden, zonder recht op toekenning van vergoedingen. 3. Bijkomend ontbindend beding: weigering om een jaarlijks overzicht te maken van de bestelde hoeveelheden per artikelnummer. Deze informatie wordt bezorgd aan de centrale administratie van de scholengroep. Dit kunnen we dan gebruiken om een meer gedetailleerde nieuwe aanbesteding te kunnen schrijven. 4. De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet mag worden bekendgemaakt.
16
TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN De inschrijver moet een kwalitatief hoogstaand, wit kringloopfotokopiepapier aanbieden dat gegarandeerd is voor het gebruik in fotokopieermachines, laserprinters en als schrijfpapier. Het papier moet voldoen aan alle uitsluitingscriteria.
Perceel 1: levering van A4 papier De vermoedelijke hoeveelheden zijn 9 500 000 vel per jaar (A4) en 70000 vel A3 per jaar. (gegevens uit 2013, ondertussen zijn de aantallen hoger) Het papier moet geschikt zijn voor dubbelzijdig printen in onze 80 Xerox Workcentre printers (types 5335, 5775, 5775A en 5745. Bovenstaande hoeveelheden zijn vermoedelijke hoeveelheden en verbinden ons tot geen enkele vorm van schadevergoeding, indien de aantallen niet worden bereikt. Er is gratis levering vanaf 150 euro incl. btw
UITSLUITINGSCRITERIA A) Een aantal van onderstaande gegevens (in cursief) komen van een website van een photocopierproducent. 1) witheid minstens 165 CIE 2) maximale hoogte van bramen 0,05 mm 3) snijtolerantie van maximaal 0,5 mm (lengte) en maximaal 90°+/-0,1° 4) statische wrijvingscoëfficiënt : 0,35 tot 0,67 (static friction coefficient) 5) vochtgehalte: 3,5 tot 5,7 % 6) papier voldoet aan de norm EN 12281 of DIN 19309 betreffende de doorloopeigenschappen op kopieermachines. 7) papier is geschikt voor gebruik in kopieertoestellen, laser- en inktjetprinters en als schrijfpapier. 8) gemiddeld metrisch gewicht: 80 gr/m² +/- 5 gr/m² 9) dikte minimaal 98 μm. 10) opaciteit: minimaal 90 % 11) recto/verso evenwaardige zijdes 12) Verpakking – zowel riemen als dozen: vochtvrij en correct verlijmd 13) per voorgestelde papiersoort een technische fiche bijgevoegd aan de offerte B) Het A4 papier zal door een evaluatiecomité manueel getest worden in verschillende van onze eigen fotokopiemachines van het merk Xerox, met belangrijkste types Workcentre 5335 en 5775. Elementen die we zullen beoordelen: - Opvallend vaak vastlopen van de machines - Dubbel nemen van bladeren - Krullen van bladeren - Nieten van documenten - Visuele controle van het oppervlak na bedrukking (rimpels) - … Het voorgestelde papier moet zowel voor A3 als A4 van hetzelfde type/merk zijn.
17
We zullen ook papier uit de verpakking halen, gedurende 1 week in een ruimte met een relatieve vochtigheid die de gemiddelde vochtigheidsgraad in België niet overschrijdt laten liggen en daarna de tests opnieuw uitvoeren. Zo simuleren we namelijk de toestand waarin papier zich in de lade van de kopiemachines kan bevinden na een verlengd weekend of vakantie. Ook de verpakking onderwerpen we aan een vochtdoorlaatbaarheidstest, omdat bij ons papier vaak voor langere tijd wordt gestockeerd. De papiersoort wordt ofwel goedgekeurd of afgekeurd. Vooral het vastlopen van de machine door vb. dubbelgenomen bladeren komt bij een aantal papiersoorten vaak voor. In functie van deze testing voegt de inschrijver 5 maal 500 vel A4 aan de offerte toe. Voor 1 van onze printers, een grote Xerox Color 560 is deze overeenkomst niet bindend. Deze printer staat op het hoofdkantoor en wordt gebruikt voor het maken van afdrukken van hogere kwaliteit. Er wordt in dit verband namelijk soms papier van bijzondere kwaliteit aangekocht.
Perceel 2: levering van allerhande andere papiersoorten. Alle andere papiersoorten A4 en A3 – (gekleurd – gecoated – wit zwaarder papier, …) voor gebruik in printers, scanners of als schrijfpapier. Uitgesloten van dit perceel zijn alle witte papieren A4/A3 van 70-90 gram. De inschrijver verbindt er zich toe het nodige te doen om eventuele bestellingen vanuit de scholen van dergelijk papier niet te verwerken en in voorkomend geval de scholen aan deze afspraak te herinneren. Op dit perceel geldt geen exclusiviteit, noch garantie op minimale bestelhoeveelheden. Naast de producten opgesomd in de inventaris, kunnen ook alle andere artikelen, binnen de categorie van het perceel, uit de catalogus van de firma het voorwerp uitmaken van deze overeenkomst. De overeenkomst betreft geen 100% exclusiviteitscontract. Indien de leverancier voor bepaalde toepassingen geen geschikte producten of materialen kan aanbieden, of indien de prijs ervan te hoog ligt, hebben de scholen het recht deze bij een andere firma aan te kopen. Het geschat aantal vellen is 80 000 Er is gratis levering vanaf 50 euro incl. btw
UITSLUITINGSCRITERIA 1) Minstens keuze uit 4 kleuren A4+A3 pastel (minstens 3 verschillende grammages tussen 75g en 180g) 2) Minstens keuze uit 8 kleuren A4+A3 gewoon (minstens 3 verschillende grammages tussen 75g en 180g) 3) Voor o.a. onze Xerox Color 560 printer: minstens 2 merken wit papier van 3 verschillende grammages tussen 80 en 160 gram) Er moet, naast het eigen merk, ook een productlijn van een gereputeerd merk aangeboden worden. Hiermee bedoelen wij een merk dat bij verschillende onafhankelijke verdelers wordt aangeboden.
18
De aangeboden papieren ifv de gunningscriteria voldoen aan de uitsluitingscriteria uit perceel 1, indien ze toepasbaar zijn, namelijk: 1) / 2) maximale hoogte van bramen 0,05 mm 3) snijtolerantie van maximaal 0,5 mm (lengte) en maximaal 90°+/-0,1° 4) statische wrijvingscoëfficiënt : 0,35 tot 0,67 (static friction coefficient) 5) vochtgehalte: 3,5 tot 5,7 % 6) papier voldoet aan de norm EN 12281 of DIN 19309 betreffende de doorloopeigenschappen op kopieermachines. 7) papier is geschikt voor gebruik in kopieertoestellen, laser- en inktjetprinters en als schrijfpapier. 8) / 9) / 10) / 11) recto/verso evenwaardige zijdes 12) Verpakking – zowel riemen als dozen: vochtvrij en correct verlijmd 13) per voorgestelde papiersoort (ifv gunningscriteria) een technische fiche bijgevoegd aan de offerte 14) /
19
OFFERTEFORMULIER MVDS2015010 A. ALGEMENE VERBINTENIS OFWEL
1
De ondergetekende (naam en voornaam, hoedanigheid of beroep, nationaliteit, adres, email):
OFWEL De vennootschap (handelsnaam of benaming, rechtsvorm, nationaliteit, zetel):
vertegenwoordigd door de ondergetekende(n)
OFWEL De ondergetekende(n) en/of de vennootschap(pen) die optreden als combinatie zonder rechtspersoonlijkheid (voor elke deelnemer dezelfde gegevens als hierboven):
1
Doorhalen wat niet van toepassing is.
20
combinatie die tegenover de overheid wordt vertegenwoordigd door één van hen, met name:
verbindt zich op zijn, resp. verbinden zich hoofdelijk op hun, roerende en onroerende goederen tot de uitvoering, overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van bovenvermeld bestek, van de in dat bestek beschreven opdracht, tegen de som van: PERCEEL 1:
Merk en type papier
Prijs per 500 vel
Prijs per 500 vel
(incl. alle kosten en taksen)
(incl. alle kosten en taksen)
A4
A3
Variant 1: ……………………………………………… Variant 2: ………………………………………………
Leveringstermijn (1 of 2 dagen)
21
Totaalprijs (9500000 A4 en 70000 A3)
Leveringskosten incl. Btw voor een levering onder 150 euro excl. Btw
PERCEEL 2: Merk en type papier
Prijs per 500 vel (incl. alle kosten en taksen)
A4 coated wit +/- 120g, geschikt voor color laser printing
Vermoedelijke Totaal hoeveelheid
60000
………………………………………………………….. A4 pastel +/- 120g (factor 70.000)
10000
………………………………………………………….. A4 gewoon gekleurd +/- 120g
10000
………………………………………………………….. TOTAAL
Leveringskosten incl. Btw voor een levering onder 50 euro excl. Btw
Aantal mogelijk te bestellen referenties binnen het gamma zoals beschreven in de technische voorschriften (enkel A4/A3 – papier)
Leveringstermijn (1 of 2 dagen)
B. ALGEMENE INLICHTINGEN (in geval van combinatie zonder rechtspersoonlijkheid afzonderlijk voor elke deelnemer:) - Ondernemingsnummer:
- BTW-nummer:
22
- RSZ-nummer:
C. ONDERAANNEMERS Er zullen onderaannemers worden aangewend: JA / NEE2
Gedeelte van de opdracht dat in onderaanneming wordt gegeven:
Volgende onderaannemers zullen hiervoor worden aangewend:
E. BETALINGEN De betalingen zullen geldig gebeuren door overschrijving op rekeningnr.: .............................................................................................................. van de financiële instelling .................................................................... geopend op naam van ..........................................................................
F. BIJLAGEN Bij deze offerte zijn eveneens gevoegd: - alle documenten in het kader van selectie, overeenkomstig het bestek; - de gedateerde en ondertekende documenten, die het bestek verplicht over te leggen; - de modellen, monsters en andere inlichtingen, die het bestek verplicht over te leggen. Gedaan te .................................................. op .......................................
2
Doorhalen wat niet van toepassing is.
23
De inschrijver(s),
De inschrijver wordt er op gewezen dat zijn offerte, overgelegd via e-tendering, elektronisch ondertekend moet worden met een geldige gekwalificeerde elektronische handtekening. Deze elektronische handtekening moet uitgaan van een bevoegd persoon. De inschrijver voegt tevens de nodige documenten toe waaruit de bevoegdheid blijkt om de onderneming te binden (uittreksels van de statuten, volmacht,…). Indien meerdere personen samen moeten optreden (gezamenlijke bevoegdheid, combinatie), moeten zij elk een geldige gekwalificeerde elektronische handtekening plaatsen ofwel moet uit de toegevoegde documenten de machtiging blijken om namens meerdere personen of ondernemingen de offerte elektronisch te ondertekenen. Een gescande handtekening is onvoldoende.
24
