1 OCMW Mechelen Lange Schipstraat 27 2800 Mechelen
LEVERING EN PLAATSING VAN OVERGORDIJNEN VOOR HET WOONZORGCENTRUM HOF VAN EGMONT VAN HET OCMW MECHELEN
ALGEMENE OFFERTEVRAAG
2
I.
ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN
1. WETGEVING 1.1 De Wet van 8 juli 1976 (B.S. 05.08.1976) betreffende de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn en het Decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn; 1.2 De Wet van 24 december 1993 (B.S. 22.01.1994) betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten; 1.3 Het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 (B.S. 26.01.1996) betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies van openbare werken; 1.4 Het Koninklijk Besluit van 26 september 1996 (B.S. 18.10.1996) tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken en de bijlage Algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten van aanneming van werken, leveringen en diensten en voor concessies voor openbare werken; 1.5 Het Algemeen Reglement op de Arbeidsbescherming (ARAB). 1.6 De Wet van 4 augustus 1996 (B.S. 18.9.1996) betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk; 1.7 Alle latere wijzigingen en aanvullingen op voormelde besluiten, geldig op de datum van de bekendmaking van de opdracht; 2. OPDRACHTGEVEND BESTUUR OCMW van Mechelen, Lange Schipstraat 27 te 2800 Mechelen 3. VOORWERP VAN DE OPDRACHT De uit te voeren opdracht omvat de levering en plaatsing van overgordijnen voor het wzc Hof van Egmont van het OCMW Mechelen 4. BEPALING VAN DE OPDRACHT Doel van de opdracht is de vervanging van de bestaande overgordijnen. De opdracht is opgedeeld in 2 fasen: -fase 1 : de vervanging van de gordijnen in de maneblusserswijk en de diensten A3-4 en A5-6. Deze fase moet zijn uitvoering vinden in 2010. -fase 2 : de vervanging van de gordijnen op niveau 1, niveau 2 en dienst C3-6. Deze fase vindt vermoedelijk zijn uitvoering in 2011 mits goedkeuring van de budgetaanvraag. 5. PRIJSBEPALING Wat de prijsbepaling betreft wordt de opdracht aangezien als een opdracht op grond van werkelijke uitgaven. Per fase dient er een afzonderlijke prijsbepaling te gebeuren.
3 De opgegeven eenheidsprijzen zijn forfaitair. In de prijzen zit vervat : -de kosten voor de nodige plaatsbezoeken en opmetingen ter plaatse -de kosten van het leveren, uitpakken en ophangen van de overgordijnen -de kosten voor het afbreken van de bestaande rails en het ophangen van de nieuwe rails -de kosten voor het verwijderen van het verpakkingsmateriaal en volledig opruimen van de werkplaats -de kosten voor de documentatie en certificaten -de kosten voor de terugname van de oude gordijnen en rails De prijsopgave dient te vermelden: 1. de nettoprijs per lopende meter en voor het ophangsysteem het aantal meter rails 2. het totaal van de sommen (= netto eenheidsprijs zonder BTW x hoeveelheid) De inschrijvers moeten voor de gunning van de opdracht alle nodige inlichtingen verstrekken om het onderzoek van de prijzen mogelijk te maken.
Er is geen prijsherziening toegelaten. 6. VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE De in te dienen offerte en stalen zullen worden opgesteld rekening houdend met alle gegevens die in dit lastenboek zijn opgenomen. De offerte en de inventaris met eventuele bijlagen dient opgemaakt op de daartoe bestemde documenten van het bestek. Bij voorkeur is er ook een elektronische versie beschikbaar die op eenvoudige vraag overhandigd wordt. Alle documenten gevoegd bij de inschrijving dienen in het Nederlands te zijn opgesteld. De documenten moeten door de inschrijver of zijn gemachtigde worden ondertekend. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, moeten eveneens door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend worden. Indien de inschrijver in het bestek of in de aanvullende documenten van de opdracht zodanig vergissingen of leemtes vaststelt dat het hem onmogelijk is een prijs te berekenen of dat de vergelijking van de offerte niet meer opgaat, geeft hij daarvan onverwijld schriftelijk kennis aan het OCMW. 7. BIJ TE VOEGEN ATTESTEN EN VERKLARINGEN
a. Een recent attest van de Administratie van de directe belastingen en van de BTW dat aantoont dat de opdrachtnemer alle verplichtingen is nagekomen. b. Een document waaruit blijkt dat de inschrijver zich niet in staat van faillissement bevindt. De inschrijver verklaart op woord van eer niet in staat van faillissement of van vereffening te verkeren, zijn werkzaamheden niet te hebben gestaakt of geen gerechtelijk akkoord te hebben bekomen. c. Attest waarin de inschrijver bewijst dat hij verzekerd is voor zijn personeel en schade eventueel toegebracht aan de opdrachtgever en aan derden. (Burgerlijke aansprakelijkheid en Arbeidsongevallenverzekering). d. Het attest van de kwaliteit van onontvlambaarheid van de gordijnen ( M1-attest)
4 e. Indien u niet antwoordt op één van de verplichte voorgaande punten of bij eventueel aanvullende vraag in verband met deze criteria, riskeert u uitgesloten te worden van mededinging (zie selectievoorwaarden – punt 16) 8. INDIENEN VAN DE OFFERTE De offertes moeten in tweevoud worden ingediend in een definitief gesloten omslag waarop vermeld zijn: -de datum van de zitting waarop de offertes worden geopend -de verwijzing naar het bestek ”Leveren en plaatsen van gordijnen voor het woonzorgcentrum Hof van Egmont van het OCMW van Mechelen” . Er dient maar 1 staal per voorstel meegegeven te worden. Bij inzending over de post, per aangetekend schrijven, wordt die gesloten omslag geschoven in een tweede gesloten omslag met opgave van het adres dat in het bestek is aangegeven en met de vermelding “Offerte leveren en plaatsen van gordijnen voor het woonzorgcentrum Hof van Egmont van het OCMW van Mechelen”. Iedere offerte moet bij de heer voorzitter van het OCMW Mechelen, Lange Schipstraat 27 te Mechelen toekomen alvorens hij de zitting opent. Opmerking: -Zelfklevende omslagen die zonder sporen geopend en opnieuw gesloten kunnen worden, zijn niet toegelaten. De omslag moet definitief verzegeld zijn. -Inschrijvingen die via taxipost of een (express)koeriersdienst worden bezorgd, worden niet als aangetekende zending beschouwd. 9. OPENING VAN DE OFFERTES De opening van de offertes heeft plaats op maandag,14 juni 2010 te 10.00 u op de maatschappelijke zetel van het OCMW, Wezenzaal 0, Lange Schipstraat 27 te 2800 Mechelen. 10. GESTANDDOENINGSTERMIJN De inschrijvers zijn gehouden hun offertes gedurende 120 kalenderdagen, te rekenen vanaf de dag volgend op de opening der offertes, aan te houden. 11. BORGTOCHT De borgtocht is niet van toepassing op deze opdracht.
5
12. BETALINGEN Elke factuur zal binnen de wettelijk gestelde termijn na ontvangst van een maandelijks regelmatig opgestelde factuur betaald worden. De termijn, waarvan sprake in artikel 15, § 2 van de bijlagen aan het Koninklijk Besluit van 26 september 1996, neemt slechts een aanvang voor zover de aanbestedende overheid in het bezit is van de regelmatig opgemaakte factuur alsmede van de andere eventuele vereiste bescheiden. De facturen worden ingediend in tweevoud. Zij moeten volgende vermeldingen dragen: - naam en adres van de firma - BTW nummer - post- of bankrekeningnummer - factuurnummer - “echt en onvergolden verklaard voor de som van …Euro”, (in letters) - datum en handtekening. De onvolledige of foutieve facturen zullen aan de inschrijver teruggezonden worden. Per bestelling hoort 1 factuur; dit houdt in dat naleveringen op dezelfde factuur komen als de hoofdbestelling; facturatie gebeurt evenwel na de levering. Verkeerde leveringen of beschadigd materiaal bij de levering dient teruggenomen te worden en nadien gecrediteerd. 13. MIDDELEN VAN OPTREDEN Wanneer de aannemer de hem door het lastenboek opgelegde verplichtingen niet nakomt of deze op een onjuiste of onvolledige wijze vervult zodat de goede werking en de belangen van het woonzorgcentrum in het gedrang komt, kan de opdracht éénzijdig ontbonden worden nadat de gebreken 3 maal per gemotiveerd schrijven zijn gemeld. De inschrijver moet zonder verwijl zijn tekortkoming herstellen. Hij kan per aangetekende zending gericht aan het OCMW binnen de 15 dagen volgend op de postdatum van het toezenden van het afschrift van het pv, zijn verweermiddelen doen gelden. Het nietantwoorden binnen de gestelde termijn, geldt als erkenning van de vastgestelde feiten. Het betreft volgende situaties: - het niet-respecteren van de afspraken, leveringstermijnen en de tekortkomingen in de geleverde hoeveelheden - wanneer de kwaliteit niet overeenstemt met de voorschriften zoals bepaald in het bestek - elke gebrekkige uitvoering die niet in overeenstemming is met de voorschriften van het bestek Voor het beslechten van geschillen zijn enkel de rechtbanken van Mechelen bevoegd. In geval van ernstige vertraging of weigering van levering behoudt het OCMW zich het recht voor, onmiddellijk en zonder verdere formaliteiten, de vervangende goederen aan te kopen bij derden. 14. DE GUNNINGSWIJZE De wijze van gunnen is de algemene offerteaanvraag.
6
15. BEOORDELING VAN DE OFFERTES De ingediende offertes zullen beoordeeld worden door een beoordelingscommisie bestaande uit een team met de directeur, de adjunct-hoofd facilitaire diensten wzc Hof van Egmont en het hoofd facilitaire diensten van de woonzorgcentra, eventueel bijgestaan door interne deskundigen. 16. SELECTIECRITERIA Alvorens de offerte zelf te onderzoeken, gaat het OCMW over tot de kwalitatieve selectie van de inschrijvers in overeenstemming met art.69 tot 72 van het KB van 08/01/01996 betreffende overheidsopdrachten. Dit houdt in -dat al de gevraagde attesten en verklaringen (zie punt 7) werden voorgelegd -de offerte is opgesteld conform de vragen en de voorwaarden gesteld in het lastenboek 17. GUNNINGSCRITERIA Het OCMW kiest uit de regelmatig ingediende offertes de voordeligste regelmatige offerte rekening houdend met de hierna vermelde gunningscriteria: -de prijs/ assortiment – essentieel -kwaliteit van de gordijnen en het ophangingssysteem - belangrijk 18. METING VAN DE GUNNINGSCRITERIA Er wordt gevraagd voldoende gegevens door te geven zodat al de aspecten van de gunningscriteria kunnen beoordeeld worden. Geen vermelding of beschrijving van de zaken die aangewend worden bij de meting van de gunningscriteria kunnen aanleiding geven tot minder gunstige beoordelingen. De voorwaarden beschreven in de offerte worden beschouwd als de meest gunstigste voorwaarden. Dit houdt in dan in geval gunstigere voorwaarden kunnen gegeven worden dan hetgeen beschreven is in het bestek, dit mee in de offerte dient opgenomen te worden. 1)prijs / assortiment Uit het beschikbaar assortiment (stofkwaliteit en dessin) wordt een selectie gemaakt van gordijnen die in aanmerking komen. De prijzen van deze selectie worden vergeleken om te komen tot een beoordeling. De prijs wordt vergeleken : -per lopende meter stof -aantal meter rails van de ophanging -totale prijs -van de dienstverlening (leveren en ophangen)
7
2) kwaliteit van de gordijnen en het ophangsysteem - beschrijving van de gordijnen en de mogelijke ophangsystemen 19. BIJKOMENDE INFORMATIE Voor bijkomende inlichtingen kunnen worden bekomen bij het hoofd facilitaire diensten, dhr. Moens (tel 015 / 41 29 44). Uitsluitend vragen die een algemene draagwijdte kennen en die tot verdere verduidelijking van de bepalingen van het bestek aanleiding kunnen geven, zullen door het OCMW worden beantwoord. Verzoeken die verder gaan dan een louter ter verduidelijking of het bekomen van bijkomende informatie en die al een zeker overleg of onderhandeling zouden impliceren aangaande bepaalde onderdelen alsook vragen na de uiterste indieningstermijn, zullen niet beantwoord worden. Iedere vraag of verzoek tot informatie dient te verwijzen naar een welbepaald hoofdstuk of onderdeel van het bestek en zoveel mogelijk naar een paginanummer. Enkel deze vragen die uitsluitend schriftelijk worden gesteld zullen worden beantwoord. Het OCMW zal de gestelde vragen anoniem maken en schriftelijk bezorgen aan alle inschrijvers. De gestelde vragen en antwoorden zullen vervolgens een onderdeel vormen van het Bestek. 20. ONDERAANNEMING De aanbestedende overheid erkent geen enkele onderaannemer of gedeeltelijke inschrijver. De firma die de diensten verstrekt is verantwoordelijk voor elk element dat deel uitmaakt van de opdracht.
8
II. TECHNISCHE BEPALINGEN
21. ALGEMEENHEDEN De beschrijving van de technische bepalingen is niet exclusief en kan gewijzigd worden ingevolge suggesties van de inschrijver en desgevallend op vraag van de opdrachtgever. Door eenvoudig indienen van zijn offerte verklaart de inschrijver de toestand ter plaatse te kennen. Hij wordt hierdoor tevens geacht te beschikken over alle inlichtingen die noodzakelijk waren om zijn prijsofferte met kennis van zaken te kunnen indienen. 22. BESCHRIJVING VAN DE MATERIALEN - KENMERKEN -De overgordijnen dienen ter vervanging van de bestaande overgordijnen -De overgordijnen dienen van een onontvlambare kwaliteit M1 – ingeweven te zijn (trevira CS of gelijkwaardig) – attest mee te leveren -De vloei dient min 60% te bedragen -Het ophangsysteem moet eenvoudig herstelbaar zijn. -De gordijnrails moeten uit metaal of aluminium vervaardigd zijn -De onderzoom moet minimum 10 cm omgestikt zijn -De zijzoom moet minimum 1 cm omgestikt zijn -De gordijnen moeten meermaals wasbaar zijn op min 40° met behoud van hun onontvlambaarheidkwaliteit M1; dit dient geattesteerd te zijn. -De gordijnen mogen niet krimpen in de was. -De lengte van de gordijnen moet tot 1 cm tot onderkant aan het vensterbank zijn -De gordijnen moet kreukherstellend zijn -Het gewicht moet minimum 260 gr/m² zijn -De gordijnen moeten een anti-statisch en anti-allergisch uitgevoerd worden -De gordijnen moeten in goede staat geleverd worden (motvrij, schimmelvrij, …) Van al de verschillende soorten die worden aangeboden, moet per kleur en per tekening een staal (min. grootte A4) gegeven worden. Aanbiedingen zonder begeleiding van een staal worden niet in aanmerking genomen. Het is niet noodzakelijk dat al de gordijnen voor het gehele project dezelfde kleur en/of dessin hebben. Er kunnen zich variaties voordoen in de gehele bestelling. Dit houdt in dat de kleurkeuze per gang kan variëren. 23. PLAATSING -De overgordijnen dienen opgehangen te worden. Gezien dit ook in de kamers van de bewoners dient te gebeuren, kan de plaatsing maar in afspraak met de betrokken diensten via de contactpersoon. De plaatsing dient te gebeuren tussen 8:30 en 17:30 in respect van de bewoner die zich eventueel in de kamer bevindt. -De verwijderde gordijnen dienen meegenomen te worden door de inschrijver.
9 24. RAMING HOEVEELHEDEN De vermoedelijke hoeveelheden worden opgegeven. Deze dienen ter plaatse worden nagekeken. De opgegeven hoeveelheden in de offerte zijn op verantwoordelijkheid van de inschrijver en dienen de volledige vraag te dekken. Fase 1 : Maneblusserswijk : gelijkvloers : -aantal ramen : 1e en 2e verdieping : -aantal ramen :
33 ramen 69 ramen
A3-4 en A5-6 -aantal ramen :
108 ramen
Glazen zaal : -afscheidingsgordijn lengte :
8 meter + 4 meter
Fase 2 : Niveau 2 : -aantal ramen :
67 ramen
Niveau 1 : -aantal ramen :
67 ramen
C3-6 : -aantal ramen :
96 ramen
Gelijkvloers (excl vergaderzaal, Dijlepot, rokersruimte, nieuwe spreekkamer) : -aantal ramen : 27 ramen -Indien er voorgesteld wordt de ophanging uit te voeren met haakjes, dient een reservehoeveelheid bij de levering geleverd te worden : 2000 stuks Opmerking : Er dient rekening gehouden te worden met een afwijking van 10% van de hoeveelheid. Voor dit aantal moet dezelfde eenheidsprijs gehanteerd te worden.
