Uitleg Jaarwerk 2008 Inhoud: Jaarwerk 2008 in het kort ........................................................................................................... 1 Advies: gebruik 'Loon Vandaag' ................................................................................................ 2 Voor welke instanties géén jaaraangiften meer?........................................................................ 4 Voor welke pensioenverzekeraars nog wél jaaraangiften? ........................................................ 5 Aangifte Detailhandel en Reiniging, Grootwinkelbedrijf via Pien / Interpolis.......................... 5 Aangifte voor meerdere werkgevers in één bestand (Pien / Interpolis en GBF)........................ 9 Jaaropgave t.b.v. de werknemer ............................................................................................... 11 Nadat u de jaarbestanden hebt aangemaakt.............................................................................. 13 Jaarwerk 2008 in het kort Advies: werk met 'Loon Vandaag'
Vanaf 2009 is 'Loon Vandaag' het startscherm van het Loon-pakket. Maar als u nu reeds 'Loon Vandaag' inschakelt, kunt u direct gebruik maken van de voordelen ervan. Zoals het lijstje met uw jaarwerk-taken 2008, dat Loon Vandaag u laat zien, en die u met één druk op de knop kunt starten vanuit Loon Vandaag. Let op: In deze uitleg 'Jaarwerk 2008' gaan we ervan uit dat u met 'Loon Vandaag' werkt. Risicogroepen 17 Detailhandel, 18 Reiniging en 19 Grootwinkelbedrijf • Draai de laatste verloning voor 2008 • Ga naar 'Loon Vandaag' • Markeer de taak 'Jaaropgave Pien / Interpolis...' • Klik op 'Start taak' • Draai de jaaropgave en sla die op • Lees in de brief (december 2008) van Pien / Interpolis hoe u de jaaropgave instuurt. Per diskette / CD of uploaden via het internet. • Aanleveren vóór 1 februari 2009 • Markeer in 'Loon Vandaag' de taak 'Jaarwerk' • Klik op 'Start taak' • Draai de overzichten, print ze en / of sla ze op • Deel de jaaropgaven uit aan de werknemers Risicogroepen 09 Grafische industrie of (Banket)bakkersbedrijf • Draai de laatste verloning voor 2008 • Ga naar 'Loon Vandaag' • Markeer de taak 'Jaaropgave Grafische bedrijfsfondsen (GBF)' c.q. Interpolis pensioen (Bakkers)' • Klik op 'Start taak'
1
• Draai de jaaropgave, en stuur de opgave in naar G.B.F. (diskette of CD) c.q. Interpolis / Beon (via www.bakkerspensioen.nl) • Aanleveren vóór 1 februari 2009 • Markeer in 'Loon Vandaag' de taak 'Jaarwerk' • Klik op 'Start taak' • Draai de overzichten, print ze en / of sla ze op • Deel de jaaropgaven uit aan de werknemers Alle overige risicogroepen • Draai de laatste verloning voor 2008 • Ga naar 'Loon Vandaag' • Markeer de taak 'Jaarwerk' • Klik op 'Start taak' • Draai de overzichten, print ze en / of sla ze op • Deel de jaaropgaven uit aan de werknemers Advies: gebruik 'Loon Vandaag' U hebt waarschijnlijk al gehoord of gelezen over 'Loon Vandaag'. 'Loon Vandaag' is het nieuwe startscherm van het Loon-pakket. U schakelt het in via de menu-optie ''Beeld', 'Toon Loon Vandaag', helemaal bovenin het Loon-pakket. Belangrijk(ste) onderdeel van 'Loon Vandaag' is de taken- en signaleringsfunctie. Daarmee ziet u precies wat voor Loon-taken er voor u aanstaande zijn. Bovendien kunt u met 'Loon Vandaag' een taak automatisch uit laten uitvoeren. En nu komt het: dat geldt ook voor o.a. de jaaropgaven naar de pensioenfondsen, en het draaien van de jaaroverzichten voor uw eigen dossiers. Ook die taken ziet u dus staan in de takenlijst:
Afbeelding: Het dialoogscherm 'Loon Vandaag', Startscherm
2
Naarmate de uiterste inleverdatum (1 februari 2009) voor het aanleveren bij de pensioenverzekeraar(s) dichter bij komt, zal de prioriteit verschuiven naar 'Normaal' (van 30 dagen tot 8 dagen vooraf). en 'Hoog' (8 dagen en minder vooraf). Met 'Loon Vandaag' hebt u dus steeds overzicht (letterlijk) wat u nog moet doen voor o.a. het jaarwerk, en hoeveel tijd u daar nog voor hebt. Taak direct starten Nog een voordeel: u kunt alle taken - dus ook de jaaropgave-taken - direct opstarten door de taak te markeren, en te klikken op 'Start taak'. Dan belandt u direct in het betreffende jaaropgave-scherm. Voor alle werkgevers Het overzicht met de (jaaropgave)taken kunt u ook oproepen voor alle werkgevers tegelijk. Vooral voor administratiekantoren is dat een handge optie. Klik daartoe op de knop 'Taken van alle werkgevers'. U krijgt dan dit scherm te zien:
Afbeelding: Het dialoogscherm 'Loon Vandaag', Taken van alle werkgevers
3
Alleen de jaarwerktaken? Als u bij 'Taken bij alle werkgevers' alléén de jaaropgave-taken wilt zien, vink dan in 'Loon Vandaag' eerst rechtsonder de optie 'Jaarwerk' aan:
Afbeelding: Het dialoogscherm 'Loon Vandaag', alleen 'Jaarwerk' Uiteraard kunt u ook in het scherm waarin de (jaaropgave)taken van alle werkgevers staan een taak direct opstarten. Markeer daartoe een taak, en klik op 'Start taak'. Kortom: 'Loon Vandaag' is een aanrader, zeker als u een administratiekantoor hebt. Overigens zal Loon vanaf 2009 standaard opstarten met 'Loon Vandaag'. Meer info? In dit document leest u meer over 'Loon Vandaag': www.roosroos.nl/loon2008/LoonVandaag.pdf Voor welke instanties géén jaaraangiften meer? Fiscus en UWV's Door de digitale aangiften loonheffingen vervalt voor vrijwel alle werkgevers de jaaropgave voor de fiscus. Met de digitale aangiften loonheffingen heeft de fiscus immers reeds de data en cumulatieven over 2008 in huis. Let op: Als er bij een werkgever over het jaar 2008 een verschil blijkt tussen diens administratie bij het UWV en die bij de fiscus, dan zal de werkgever over 2008 toch de jaarloongegevens bij de fiscus moeten aanleveren. Voorjaar 2009 ontvangen de betreffende werkgevers een brief hierover van de fiscus. De fiscus verwacht de jaarloongegevens 2008 bij maximaal 28.000 werkgevers te hoeven uitvragen. Dat wil zeggen zo'n 6,4%, of te wel één op de 16 werkgevers.
4
De jaaropgaven voor de UWV's (GAK, Cadans, Bouwnijverheid) zijn voor alle werkgevers per 2006 vervallen. A&O-Services A&O-Services kent geen jaaropgave. Als u de Periodieke LoonOpgaven (PLO's) hebt ingestuurd, is er geen jaaropgave nodig. Cordares Ook Cordares kent geen jaaropgave. Als u de Opgaven Loon en Premie (OLP's) hebt ingestuurd, is er geen jaaropgave nodig. Voor welke pensioenverzekeraars nog wél jaaraangiften? Met het Loon-pakket kunt u de digitale jaaropgaven 2008 verzorgen voor de volgende sectoren: • Detailhandel en Reiniging via pensioenverzekeraar Pien / Interpolis. • Bakkers, Banketbakkers en Bakkersdetailhandel via pensioenverzekeraar Interpolis (Beon) • Grafische industrie via de Grafische BedijfsFondsen (GBF). Onderstaand vindt u hierover nadere uitleg. Aangifte Detailhandel en Reiniging, Grootwinkelbedrijf via Pien / Interpolis 1) Kies tabblad 'Opgaven' bij de werknemer. U dient officieel 'Code Beroep' in te vullen. Maar als u niets invult, hanteert Loon (in het 'Overzicht') automatisch de code voor 'Onbekend'. Dit leidt niet tot een afkeuring van uw aangifte. 2) Ga (terug) naar 'Loon Vandaag' 3) Markeer de taak 'Jaaropgave Pien / Interpolis...' 4) Klik op 'Start taak', en volg de logica 5) Mocht u vóórdat u dit overzicht draait een melding krijgen over bijvoorbeeld een onjuist of ontbrekend aansluitnummer, lees dan de helptekst en los de fout op. Let ook op eventuele meldingen per werknemer op de tweede pagina van het overzicht.
5
Afbeelding: Het resultatenvenster Jaaropgave Pien / Interpolis 'Controle'
6
6) Geef als het getoonde overzicht in orde is 'F10:OK'. U ziet deze melding verschijnen:
Afbeelding: Het dialoogvenster Jaaropgave Pien / Interpolis, Opslaan Lees in de brief (december 2008) van Pien / Interpolis hoe u de jaaropgave instuurt. Per diskette / CD of uploaden via het internet. Zie ook stap 9). 7) Na 'F10:OK' kunt u de het jaaropgave-bestand ('Jogegeg') opslaan. U bepaalt zelf waar:
Afbeelding: Het dialoog- en invulvenster Jaaropgave Pien / Interpolis, Opslaan
7
Een open deur, maar verander de naam van het bestand niet, en breng ook geen wijzigingen aan in het bestand zelf. 8) Onthoud waar u het bestand opslaat want u moet zélf het Jogegeg-bestand opslaan op diskette / CD of uploaden naar een website. 9) In de brief die u in december 2008 van Pien / Interpolis hebt ontvangen, staat: - óf dat u het bestand JOGEGEG moet uploaden, en naar welke site dat moet gebeuren, - óf dat u het bestand JOGEGEG moet insturen via diskette of CD-rom, samen met het door Pien / Interpolis meegeleverde medium begeleidingsformulier. Er zijn zoveel criteria die bepalen waar en hoe u moet aanleveren dat Loon daar geen standaard keuze voor kan bieden. Administratiekantoren zullen meestal moeten uploaden via www.pensioenaanlevering.nl. Zie de brochure 'Jaaropgave 2008' van Interpolis hoe dat precies moet. Die brochure hebt u in december ontvangen. 10) Volg de door Pien / Interpolis aangegeven wijze van inzenden. 11) Aanleveren vóór 1 februari 2009. 12) Klaar! Vragen over de jaaropgave Pien / Interpolis? Pien: Tel.: 0900 – 235 74 36, E-mail:
[email protected], Internet: www.pien.nl Interpolis Pensioenbeheer: Tel. 030 - 245 39 22. Internet: in de meeste gevallen www.pensioenaanlevering.nl, maar dat is afhankelijk van uw sector.
8
Aangifte voor meerdere werkgevers in één bestand (Pien / Interpolis en GBF) Als u een administratiekantoor hebt, zal het voorkomen dat u voor de pensioenverzekeraar Pien / Interpolis of GBF aangifte wilt doen voor meerdere werkgevers in één bestand. Let op: Voor de 'Bakkers' mag u niet meerdere werkgevers in één bestand plaatsen. 1) Volg voor de 1e werkgever de weg omschreven bij de betreffende verzekeraar. 2) Bij de volgende werkgever(s) voor wie u de jaaraangifte doet, kunt u wederom die werkwijze volgen tót het opslaan van het jaaropgave-bestand. 3) Let op, u kunt bij 'opslaan' van het jaaropgave-bestand twee wegen bewandelen. a) U stopt vóór 'F10:OK', en slaat het jaaropgave-bestand dus niet op. b) U stopt niet. U geeft dus wél 'F10:OK', en slaat het jaaropgave-bestand daarna op. Tip: sla het bestand Jogegeg dan per werkgever op in een eigen map. Anders overschrijft u steeds het vorige Jogegeg-bestand. Of u nu weg 'a' of 'b volgt, Loon heeft het jaaropgave-bestand ook al 'onzichtbaar' voor u opgeslagen. U kunt het bestand vanaf stap 4) dus altijd oproepen. 4) Kies als u alle werkgevers voor de pensioenverzekeraar gedaan hebt vanuit 'Loon Vandaag' voor 'Administratie' (linksbovenaan) en dan voor de laatste optie 'Maak bestand met jaaropgave'. 5) Kies bij het naar beneden wijzende pijltje het gewenste pensioenfonds. Het scherm ziet er zo uit:
Afbeelding: Het dialoogvenster Combineren jaaropgave (Pien / Interpolis)
9
6) De reeds door u afgehandelde werkgevers staan standaard aangevinkt. Na 'F10:OK' verschijnt een controle-overzicht:
Afbeelding: Het resultatenvenster Combineren jaaropgave (Pien / Interpolis) 7) Als het overzicht in orde is, geeft u 'F10:OK' en volgt het bekende scherm waarmee u de jaaropgave kunt opslaan. 8) Na 'OK' wordt het bestand ('Jogegeg' voor Pien / Interpolis) met de meerdere werkgevers weggeschreven op de plaats die u zelf aangeeft. 9) Dit bestand kunt u versturen naar de pensioenverzekeraar. Dat zal voor administratiekantoren inzake Pien / Interpolis meestal betekenen dat zij moeten uploaden via www.pensioenaanlevering.nl. Let erop dat u de aanwijzingen van de pensioenverzekeraar opvolgt. 10) Aanleveren vóór 1 februari 2009.
10
11) Klaar! 12) Tip: U kunt deze werkwijze ook volgen om voor uzelf een (digitale) kopie te maken van het jaaropgave-bestand met meerdere werkgevers.
Jaaropgave t.b.v. de werknemer 1) Ga vanuit 'Loon Vandaag' naar ‘Overzichten’ 2) Kies voor 'Jaaropgaven’ 3) Kies ‘t.b.v. de werknemer’ en volg de logica. Op de jaaropgave zult u vanzelfsprekend de verplichte gegevens zien staan, en - indien gewenst - extra informatie:
Afbeelding: Het dialoogvenster Jaaropgave voor de werknemer • Als een werknemer gedurende 2008 bij u uit dienst is gegaan, en later dat jaar weer in dienst, dan heeft hij twee dienstverbanden bij u in 2008. U kunt de twee resulterende jaaropgaven samenvoegen als u dat wilt, via 'Voeg dienstverbanden samen in dit overzicht'. Dat scheelt de werknemer in kwestie 'optelwerk' bij onder andere zijn IB-aangifte, en huurtoeslag-formulier.
11
• U kunt de voorbedrukte jaaropgaven bestellen via www.mijnloon.nl, 'Stroken / Enveloppen'. • Een pdf van de jaaropgave is ook mogelijk. Via het afdrukken van de jaaropgave en dan kiezen voor 'Naar PDF-bestand'. De pdf van de jaaropgave ziet er zo uit:
Afbeelding: Het resultatenvenster Jaaropgave voor de werknemer • U kunt de pdf-jaaropgave ook e-mailen. Vink dan de laatste optie in het scherm aan. • Let op: U kunt de jaaropgaven voor de werknemers ook vanuit 'Serie-overzichten' draaien,
samen met de overige jaarwerk-overzichten voor uw eigen dossiers (zie pagina 13). Laatste jaar opgave werknemer? Voor het jaar 2008 is de jaaropgave voor de werknemer dus nog verplicht. De verwachting is dat de verplichte jaaropgave voor de werknemer per 2009 vervalt want vanaf dat jaar wil de fiscus de IBaangiften gaan 'voorinvullen'.
12
Nadat u de jaarbestanden hebt aangemaakt Als u de aangiften hebt gedaan, is het voor de boekhouder verstandig om - per werkgever - de volgende jaaroverzichten uit te printen, of op te slaan als digitaal bestand: • Jaaropgave werknemer • Journaal 1 • Loonstaten per werknemer • Nieuw: Overzicht aangiften loonheffingen. Deze toont de totaalbedragen van de aangiften 2008. • Subsidielijst • Verzamelloonstaat • Deze overzichten draait u in één keer uit: 1) Ga naar 'Loon Vandaag' 2) Kies voor 'Serie-overzichten' 3) Daar kiezen voor 'Jaarwerk' Het scherm ziet er zo uit:
Afbeelding: Het dialoogvenster Serie-overzichten, jaarwerk • Hiermee hebt u een compleet overzicht van alle belangrijke loondata voor het jaar 2008. Bij vragen of verloren data kunt altijd terugvallen op deze dossiers. • Let op: Als u meer dan deze zes standaardoverzichten wilt, klik dan op 'Voeg toe'. Werkt u met de nieuwste update? Tot slot een belangrijke opmerking: er bestaat altijd een kans dat er op het laatste moment kleine wijzigingen zijn rond de jaaropgaven. Controleer daarom voordat u de jaaropgaven gaat doen voor alle zekerheid of u met de allernieuwste versie van 2008 werkt. • Kies vanuit het hoofdscherm voor ‘Help’, en dan voor ‘Controleer of er een update is’. • Uiteraard meldt het Loon-pakket ook bij het opstarten reeds wanneer u met een oude update werkt.
13
