NYUGAT-MAGYARORSZÁGI EGYETEM
LELTÁROZÁSI ÉS LELTÁRKEZELÉSI SZABÁLYZAT
SOPRON 2014
TARTALOMJEGYZÉK
Általános fogalmak ...................................................................................................................... 3 A leltárral szemben támasztott tartalmi és alaki követelmények.................................................... 5 A leltározás bizonylati rendje ....................................................................................................... 5 A leltározás .................................................................................................................................. 6 Leltárfelelősség .......................................................................................................................... 14 Záró rendelkezés ....................................................................................................................... 14 1sz. melléklet ......................................................................................................................... 16 2. sz. melléklet ....................................................................................................................... 17 3. sz. melléklet ....................................................................................................................... 18 4. sz. melléklet ....................................................................................................................... 19 5. sz. melléklet ....................................................................................................................... 20 6. sz. melléklet ....................................................................................................................... 21 7. sz. melléklet ....................................................................................................................... 22
2
A leltározási szabályzat célja, hogy a Nyugat-magyarországi Egyetemen a leltározási kötelezettség egységes elveken alapulva kerüljön végrehajtásra.
1. § Általános fogalmak (1) A leltárkészítés kötelezettsége A számvitelről szóló 2000 évi C. törvény (a továbbiakban: Sztv.) 69. § (1) bekezdése szerint a könyvek év végi zárásához, a beszámoló elkészítéséhez olyan leltárt kell összeállítani, amely tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza a gazdálkodó szervezetnek a mérleg fordulónapján meglévő eszközeit és forrásait mennyiségben és értékben. Az Sztv. 14. § (1) bekezdése alapján a Számviteli Politika keretében kell elkészíteni az eszközök és források leltárkészítési és leltározási szabályzatát. Az államháztartás számviteléről szóló 4/2013. ( I. 11. ) Kormányrendelet (a továbbiakban: Korm. rendelet ) 22.§ (1) bek. alapján az éves költségvetési beszámoló elkészítéséhez, a mérleg tételeinek alátámasztásához olyan leltárt kell összeállítani és megőrizni, amely tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza a mérlegben szereplő eszközöket és forrásokat. A leltározás végrehajtását az Sztv. alapján kell teljesíteni. E jogszabályok alapján a Nyugat-magyarországi Egyetem szervezeti egységeinek leltározási kötelezettségét, e feladatok végrehajtását és ellenőrzését jelen szabályzat tartalmazza. A szabályzatban használt fogalmak, definíciók a fent hivatkozott, számviteli jogszabályoknak megfelelőek. (2) A leltár és leltározás és kapcsolódó fogalmak a) A leltár olyan részletes kimutatás, amely az összes eszközt és azok forrásait a valóságos helyzetnek megfelelően mennyiségben, minőségben, értékben – egy adott időpontra vonatkoztatva – tartalmazza. b) A leltárkészítés a nyilvántartások alapján összeállított mennyiséget és értéket tartalmazó kimutatás készítése, melyet megelőz a leltározás. c) A leltározás az Egyetem tulajdonában lévő, befektetett és forgóeszközök, valamint azok forrásai, továbbá az idegen tulajdonú eszközök valóságban meglévő állományának megállapítása. A leltározási tevékenységhez tartozik a hiányok és többletek megállapítása és azok rendezése (elszámolása), valamint a selejtezendő és értékcsökkent eszközök feltárása is. A leltározás módja annak a meghatározását jelenti, hogy a leltározást hogyan, mi módon kell végrehajtani. A leltározás elvégzésének módja – a számviteli törvény értelmében – lehet: - mennyiségi felvétel: tényleges megszámlálás, mérés - egyeztetés: főkönyvi számláknak az analitikus nyilvántartásokkal vagy egyéb okmányokkal ( fizetési számlakivonat egyeztető levelek, analitikus nyilvántartások stb.) való egybevetése, összehasonlítása. Egyeztetés alapján készíthető el a leltár, - ha a leltározandó eszközök, források természetes mértékegységben (mennyiségben) nem értelmezhetőek, továbbá
3
- a csak mennyiségben nyilvántartott eszközöknél és kötelezettségeknél, valamint az idegen helyen tárolt – letétbe helyezett, portfólió kezelésben, vagyonkezelésben lévő értékpapírok közé nem tartozó – eszközöknél. d) Leltár értékelése: a leltározott eszközök és források értékének megállapítása. e) Leltárkörzet: az Egyetem keretgazdálkodási egységei f)
Leltárhely: az egyes keretgazdálkodási egységeknél az Ügyrendjükben vagy SZMSZ-ükben megfogalmazott szervezeti egységek
g) Leltárhelyiség: a leltárhelyen belül található helyiségek h) Leltárkülönbözet: leltározás során megállapított mennyiség, érték és a könyvviteli nyilvántartások különbözete. i)
Leltárhiány: a szabályszerűen átadott és átvett eszközökben keletkezett, a természetes mennyiségi csökkenés és a kezeléssel járó veszteség mértékét maghaladó összeg.
(3) A leltározás célja - a mérleg valódiságának biztosítása a tényleges eszköz- és kötelezettség-állományok megállapításával; - a tulajdon védelme és az eszközökért felelősök elszámoltatása; - a csökkent értékű készletek, valamint a használaton kívüli eszközök feltárása; - a könyvelés, illetve nyilvántartások ellenőrzése és egyúttal a bizonylati fegyelem megszilárdításának elősegítése. (4) A leltár típusai a) A felvétel teljesítése szerint Tételes (teljes) vagyonmegállapító leltár, amely az éves mérleg valódiságát alátámasztó dokumentáció, amely eszközt és forrást tartalmaz. Részleltár, amely a költségvetési szerv eszközeinek és forrásainak egy-egy részéről készített leltár. b) A leltározás célja szerint Átadó-átvevő (elszámoló) leltár, amely az anyagilag felelős dolgozó személyében bekövetkezett változáskor készül, ez az elszámoltatásnak, az anyagi és büntetőjogi felelősség megállapításának az alapokmánya, tevékenységük, szakszerűségének és gondosságának ellenőrzésére irányul. Idegen leltár, amely a költségvetési szerv használatában, kezelésében, de nem a tulajdonában lévő vagyontárgyakról készül. Ezt a leltárt az eszköz tulajdonosának meg kell küldeni. c) Leltározás időtartama, időpontja szerint Fordulónapi leltározás: előre meghatározott napon a leltárfelvételi helyen minden eszközfajta leltározásra kerül. A mennyiségben is számba vehető eszközök és készletek leltározási időpontjának meghatározásakor figyelembe kell venni, hogy a mérleg fordulónapjához minél közelebbi időpontban történjen a leltározás.
4
Az Egyetemen a folyamatos mennyiségi nyilvántartás vezetés mellett legalább három évente kerül sor a mennyiségi leltárfelvételre.
2. § A leltárral szemben támasztott tartalmi és alaki követelmények (1) Tartalmi követelmények -
-
teljesség: a leltárnak a költségvetési szerv valamennyi eszközét és forrását tartalmaznia kell, azokból semmi nem maradhat ki. valódiság: minden leltárnak a valóságot – az eszközöknek a leltározás során fellelt tényleges mennyiségét és helyesen megállapított értékét – kell tükröznie, mely előfeltétele a mérleg valódiságának. világosság: a leltárnak áttekinthetően – leltározási helyenként (raktárak, munkahelyek stb.) és ezen belül fajta, típus, méret és minőség szerinti részletezéssel – kell tartalmaznia az eszközöket.
(2) A leltár alaki követelményei A leltárfelvételi bizonylatok és egyéb dokumentációk (jegyzőkönyvek, kimutatások) előírás szerinti, egyértelmű és hiánytalan kitöltése. A leltárnak tartalmaznia kell: - a keretgazdálkodási egység megnevezését, - a leltár megjelölését, - a leltárhely megjelölését, - a bizonylatok sorszámát, - a leltározás megkezdésének és befejezésének időpontját, - a leltár fordulónapját, ha nem folyamatos leltárfelvételről van szó - a leltározott eszközök és források szabatos meghatározását, - a leltározott eszközök és források ténylegesen talált mennyiségét, összértékét, - a leltárkülönbözetek (hiányok és többletek) kimunkálását, - a leltározás végrehajtásáért és ellenőrzéséért felelős, valamint a számadásra kötelezett személyek aláírását.
3. § A leltározás bizonylati rendje (1) A leltározás során alkalmazható nyomtatványok: -
a számítógépes adatfeldolgozás alapján készített leltárívek, a leltárfelvételi jegy, a leltárfelvételi ív, a leltárfelvételi összesítő befektetett eszközöknél a számítógépes program által előállított vonalkódos leltározásnak megfelelő bizonylatok
A leltár-nyomtatványokat szigorú számadású nyomtatványként kell kezelni. Ezzel kapcsolatban a sorszámozás, nyilvántartás, elszámoltatás rendjét a Gazdasági Főigazgató szabályozza, a végrehajtást ellenőrzi.
5
(2) A mérleg bizonylatai A Korm. rendelet alapján a mérleg tételeinek alátámasztásához olyan leltárt kell összeállítani és megőrizni, amely tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza a mérlegben szereplő eszközöket és forrásokat. Ennek érdekében a mérleg bizonylati alátámasztásaként az éves beszámolóhoz mellékelve meg kell őrizni: - a leltározási szabályzatot, a leltározási ütemtervet, utasítást, valamint ezek kiegészítéseit és módosításait. - a leltározás szabályszerű végrehajtását igazoló bizonylatokat (leltárfelvételi ívek, leltárfelvételi összesítők, leltárkülönbözetekről felvett jegyzőkönyvek), - a leltározás ellenőrzése során készített feljegyzéseket, - az értékelésnél használt dokumentációkat (önköltségszámítás, utókalkuláció, eszközök és források értékelésének szabályzata), - az eszközök selejtezéséről felvett jegyzőkönyveket. A szabályszerűen végrehajtott leltározás alapján helyesbített főkönyvi számlák és az azok alapján készített főkönyvi kivonat, illetve a főkönyvi könyvelés adataival egyező analitikus nyilvántartások a mérleg bizonylatai. A mérleg bizonylati alátámasztásaként az éves beszámolóhoz mellékelve meg kell megőrizni:
4. § A leltározás (1) A leltározással kapcsolatos hatáskörök és felelősségek a) Rektor
-
A Rektor a leltárak elkészíttetésével biztosítja az Egyetem kezelésében lévő vagyon védelmét biztosító törvényi előírások, rendeletek maradéktalan betartását, a mérleg valódiságát biztosító jogszabályi előírások maradéktalan érvényesítését. Hatáskörébe tartozik: a Gazdasági Főigazgató által előkészített leltárütemterv jóváhagyása, a leltározási és leltárkészítési szabályzat Szenátus elé történő terjesztése, a leltárhiányokért történő felelősségre vonás megállapítása, leltárhiány esetében az anyagi felelősség érvényesítése.
b) Gazdasági Főigazgató A Gazdasági Főigazgató felelős a leltározási tevékenység irányításáért, ütemezéséért, az előírások betartásért. Hatáskörébe tartozik: - az írásban kinevezett leltárfelelősök nyilvántartásba vétele, - a leltározási ütemterv alapján a leltározás elrendelése az egyetemi szintű és a leltározási körzetekre bontott leltározási utasításban, - a leltározás központi ellenőrzése, - a leltározás megismétlésének elrendelése, - a leltárértékelés megszervezése, - a leltáreltérések megállapítása, annak számviteli rendezésének felterjesztése a Rektor felé, kompenzálás engedélyezése, ezek könyvviteli elszámoltatása, a leltár főösszesítő jóváhagyása,
6
-
a leltáreltérések számviteli rendezésének engedélyezése.
A Gazdasági Főigazgató a hatáskörébe tartozó feladatokat a szervezeti egységhez tartozó csoport(ok) útján gyakorolja. b) Keretgazdálkodási egység vezető: Hatáskörébe tartozik: - leltározási körzeten belül a vagyontárgyak kezelésének és megőrzésének megszervezése, ellenőrzése, - a felügyelete alá tartozó szervezeti egységek vezetői által kijelölt leltárfelelősök írásos megbízása, annak továbbítása a Gazdasági Főigazgató felé, a leltárkörzetéhez tartozó leltárhelyek leltározási programjának jóváhagyása, keretgazdálkodási egységre vonatkozó leltározási utasításának elkészítése a Gazdasági Főigazgató által kiadott egyetemi szintű leltározási utasítás alapján, a leltározáshoz szükséges leltározói megbízások kiadása (leltározó, leltárellenőr), - a leltározás végrehajtásának biztosítása, - intézkedés az eltéréseket előidéző okok lehetőség szerinti megszüntetésére. - a leltározási körzet feladatainak ellátásához szükséges anyagok, áruk megfelelő raktározási feltételeinek biztosítása. A keretgazdálkodási egység vezetője fenti hatáskörét Ügyrendben vagy SZMSZ-ében megjelölt helyettesére átruházhatja. c) A szervezeti egységek (intézetek/egyéb egységek) vezetői: Hatáskörébe tartozik: - a leltárhely jellegzetességeinek figyelembe vételével az optimális számú leltárfelelős(ök) kijelölése, s erről a keretgazdálkodási egység vezetőjének írásbeli értesítése, - bármely ok miatt megszűnő leltárfelelősi megbízás esetében haladéktalanul köteles gondoskodni az új leltárfelelős kijelöléséről, - a leltározás előkészítéséhez, gyors és pontos végrehajtásához a személyi és tárgyi feltételek megteremtése. d) Leltárfelelős: A leltárhelyen belül felel a befektetett eszközök személyre történő kiadásáról és az eszközfelelősség dokumentálásáról köteles gondoskodni. Megbízása írásos kinevezés alapján történik, melynek hatálya visszavonásig érvényben marad. Kötelességei: - a leltárhely területén használatba kerülő vagyontárgyak átvételét igazoló okmányoknak a Gazdasági Főigazgatóság ezzel megbízott Számviteli Előadó felé történő eljuttatása. (Az érintett okmánynak tartalmaznia kell az eszközfelelős aláírását, az okmányra fel kell vezetni a szakfeladat számát, az esetleges gyári számokat, a leltárhely pontos nevét és számítógépes kódját. Már leltárban lévő eszközhöz tartozék beszerzése esetén köteles feltüntetni az érintett eszköz vonalkódját, ill. a csere, javítás tényét, ha nem értéknövelő beruházásról van szó.) A számlamásolatot haladéktalanul továbbítja a vagyongazdálkodási ügyintéző felé; - a leltári vagyontárgy Egyetemen belüli áthelyezésekor átadó-átvevő bizonylatot állít ki, azt az átadó és átvevő aláírásával hitelesíti, az érintett leltárhelykódokat feltünteti, majd haladéktalanul továbbítja a vagyongazdálkodási ügyintézőhöz; - az eszközfelelős közalkalmazotti jogviszonyának megszűnésekor az eszköz meglétéről írásbeli dokumentumot köteles eljuttatni a vagyongazdálkodási ügyintézőhöz, - a leltározáshoz előkészíti a leltározandó leltári tárgyakat, gondoskodik arról, hogy minden eszköz számba vehető és hozzáférhető legyen. A leltár időpontjában javításon ill. otthoni használatban lévő eszközökről az átvételi elismervényeket, engedélyeket bemutatja.
7
-
Gondoskodik a vonalkódok eszközökre való rögzítéséről, ill. ha ez nem lehetséges, a leltárhelyen ellenőrizhető módon való megőrzéséről. a leltáreltérések keletkezésének okairól írásban indoklást ad, kezdeményezi a felesleges vagyontárgyak feltárását, összeállítja a selejtezésre javasolt eszközök listáját
e) Eszközfelelős: A befektetett eszközök megfelelő használatért felelős személy. Az eszközfelelőst a melléklet szerinti kinevezés alapján szervezeti egység vezető javaslatára a munkáltatói jogkört gyakorló keretgazdálkodási egység vezető jelöli ki. Felelőssége: az Mt. 180. § alapján felel a rábízott, és kizárólagos használatában, kezelésében lévő eszközben bekövetkezett hiányért, vagy kárért. Köteles az eszközt őrizetében tartani, szakszerűen használni, és vagyonvédelméről gondoskodni (megőrzési felelősség). Ha egy eszközért több közalkalmazott felel, valamennyi közalkalmazottnak alá kell írni az eszközfelelősi megbízást. Kár esetén a kárt vétkességük arányában, ha ez nem állapítható meg, közrehatásuknak megfelelően, ha ez sem állapítható meg, munkabérük arányában viselik f) leltári készletekért felelő közalkalmazott felelőssége: azon közalkalmazottak, akik munkakörüknél fogva leltári készletet kezelnek, az Mt. leltárhiányért való felelősség szabályai szerint (182-188. §) a leltárfelelősségi megállapodás alapján az átadott leltári készletért teljes felelősséggel tartoznak. Ezen munkaköröket a munkáltatói jogkörű vezető állapítja meg. A leltárhiányért való felelősség szabályait a leltárfelelősségi megállapodás tartalmazza. A leltárkörzetből vagyontárgyat elszállítani csak a leltárfelelős tudtával és aláírt okmánnyal lehet. Otthoni eszközhasználat esetén az írásos engedélyt a keretgazdálkodási egység vezetőjének kell kiállítania, azokat a leltárfelelős köteles megőrizni. (2) Leltározás előkészítése, szervezése a) Leltározási ütemterv Az ütemterv összeállításának célja a leltározásra kerülő eszközök, illetve a közreműködő szervezeti egységek munkájának összehangolása, a feldolgozás folyamatosságának, zökkenőmentességének biztosítása. A leltározási ütemtervet a Gazdasági Főigazgató készíti el és a Rektori jóváhagyás után megküldi a keretgazdálkodási egységek vezetői részére ill. nyilvánosságra hozza az egyetemi honlapon. Az ütemterv tartalmazza: - az adott naptári évben a leltározásra kötelezett leltárkörzetek nevét - a leltározandó eszközök, források körét - a leltározás fordulónapját - a leltározás módját - a leltározással kapcsolatos összes munkafolyamat megkezdésének és befejezésének időpontját - a leltár kiértékelésének határidejét - az eltérések miatt esetleg szükségessé váló felelősségre vonás határidejét - a záró-jegyzőkönyv elkészítésének határidejét - Rektor jóváhagyását. b) Leltározási utasítás A Rektor által jóváhagyott leltározási ütemterv alapján a Gazdasági Főigazgató egyetemi szintű, leltározási körzetekre bontott leltározási utasítást ad ki.
8
A leltározási ütemterv és a Gazdasági Főigazgató által kiadott egyetemi szintű leltározási utasítás alapján a keretgazdálkodási egységek vezetői a leltározási körzetükre vonatkozó leltározási utasítás állítanak ki, s egyidőben írásos megbízást adnak a leltározásban résztvevő leltározóknak ill. ellenőröknek a leltári feladatok ellátásához. Összeállítják a leltározási csoportokat. Az utasítás tartalmazza a leltárkörzethez tartozó leltárhelyek - leltári fordulónap időpontját, - az ütemtervnek megfelelően a leltározás kezdő és befejező időpontját, - a leltározásban résztvevő leltározók és ellenőrök nevét. A leltározási utasítást és a névre szóló megbízásokat a leltározás megkezdése előtt egy hónappal meg kell küldeni: - a leltárfelelősöknek - a leltározóknak - a leltárellenőröknek A leltározás befejező időpontját úgy kell meghatározni, hogy a leltárfelvételi íveket a központi analitika még az éves zárás előtt fel tudja dolgozni, melynek végső határideje: a tárgyévet követő január 31. ) c) Leltározási körzetek meghatározása Leltározási körzet a fizikailag elhatárolható, azonosító kódokkal megjelölt és azonosítható terület. (Karok ill. karokhoz nem tartozó szervezeti egységek). A leltárkörzethez tartozó leltárhelyekre leltárfelelőst kell kijelölni, aki köteles gondoskodni a körzetébe tartozó eszközök vagyonvédelméről. Amennyiben a körzetében kiadott eszközöknél hiányt észlel azt haladéktalanul köteles jelezni a keretgazdálkodási egység vezetőjének , aki erről haladéktalanul köteles tájékoztatni a Gazdasági Főigazgatót. A leltári körzetek segítségével biztosítható az Egyetem egész területére vonatkozóan a leltárfelvétel teljes körűsége. (3) A leltározás személyi feltételei a) Leltározás vezetője A leltározásért egyetemi szinten a Gazdasági Főigazgató felel. A leltárkörzetek tekintetében a leltározás vezetője a keretgazdálkodási egység vezetője. Feladata: - a leltározó csoportok kialakítása - megbízólevelek kiállítása - a leltározók felkészítése - a leltározáshoz szükséges tárgyi feltételek biztosítása (nyomtatványok, mérőeszközök stb.) - a leltározás szabályszerűségének biztosítása - a leltározás végrehajtásának szakmai irányítása, ellenőrzése - leltárértekezlet megtartása, azon a feladatok ismertetése b) Leltározási csoportok Összetétele: - leltárfelelős vagy raktáros - leltározók (min. 2 fő) - leltárellenőr. E három tisztség összeférhetetlen.
9
A leltározási csoport tagjainak kijelölésére és megbízására, a leltározási utasításban részletezettek alapján kerül sor. A leltározási csoportba olyan dolgozókat kell kijelölni, akiknek a leltározási körzetben kellő helyi illetve szakismeretük van. A csoport tagjai kötelesek a megbízást elfogadni és teljesíteni, kivéve, ha összeférhetetlenség áll fenn. c) Leltározó Felelős leltári alapbizonylatok szakszerű, valóságnak megfelelő kitöltéséért, valamint a leltárértekezleten elhangzott utasítások pontos betartásáért. A leltárfelvétel megkezdésekor átveszi az üres bizonylatokat, vonalkód olvasót. A leltározást a leltárfelelős által megjelölt sorrendben végzi, kihagyás nélkül. d) Leltárellenőr (Leltárkörzetenként egy-egy fő) A leltárellenőr a leltározási körzet leltározásának teljes folyamatában részt vesz. Munkafeladata a következő: - a leltározás megfelelő előkészítésének és feltételek biztosításának ellenőrzése, - ellenőrzi a leltározásra kijelölt személyek megjelenését, - a mennyiségi felvételek helyességének, szakszerűségének ellenőrzése - a leltárfelvétel során észlelt hiányosságok, esetleges visszaélések, szabályok megsértése esetén köteles megtenni a szükséges intézkedéseket, - a leltár összeállítás szabályosságának ellenőrzése, - a leltárfelvétel befejezése után ellenőrzi a leltárfelvétel teljes körűségét, - mennyiségi felvételek helyességét legalább szúrópróbaszerűen ellenőrzi, - szabálytalanság esetén a leltározás vezetőjét köteles értesíteni. A leltárellenőrt a Gazdasági Főigazgató bízza meg. e) A központi analitikus nyilvántartást végzők (Számviteli Előadó) A tárgyi eszközök és raktári készletek leltározásával kapcsolatosan felelős: - a leltárelszámolás alapját képező nyilvántartások naprakész állapotáért, az adatok, bizonylatok valódiságáért, - összeállítja a leltári dokumentációt, és azt átadja a leltározás vezetőjének, - az éves mérlegbe beállítandó készletértékek megállapításáért, azok leltárokkal való alátámasztásáért - felelős a leltárkülönbözetek kimutatásáért - a leltár szerinti készletértékeket és a könyvszerinti készletértékeket egybeveti és megállapítja azok egyezőségét vagy az eltéréseket. A tényleges leltárfelvételben munkaköri összeférhetetlenség miatt nem vehetnek részt, a leltározási tevékenységet számviteli szakmai szempontból irányíthatják. (4) A leltározás tárgyi feltételeinek biztosítása A leltározás megkezdése előtt a szükséges tárgyi feltételek biztosításáért a Gazdasági Főigazgató a felelős. Gondoskodnia kell: - a szükséges nyomtatványokról, - a leltározáshoz szükséges mérőeszközökről. A leltározási bizonylatokat, illetve az ahhoz szükséges vonalkód olvasót leltározási körzetenként, átvételi elismervény ellenében az analitika adja át a leltározási csoportok vezetőinek, vagy megbízottjuknak. A leltárbizonylatok kitöltésénél a következőket kell betartani: - a nyomtatványokat, mint a leltár bizonylatait tintával (golyóstollal) kell kitölteni,
10
-
valamennyi rovatot ki kell tölteni, a kitöltésre nem kerülő rovatokat megsemmisítő vonallal át kell húzni a leltárbizonylatokat folyamatos sorszámmal kell ellátni, a leltározásban közreműködők a leltározás bizonylatait aláírásukkal hitelesítik. vonalkódos leltár esetén a számítógépes program által megkövetelt munkafolyamat szerint kell eljárni
Egyéb előkészítő feladatok: - gondoskodni kell a raktárakban ill. munkahelyeken tárolt készletek ill. eszközök megfelelő azonosíthatóságáról, vonalkódok meglétéről - biztosítani kell a különböző cikkek egymástól elkülönített tárolását, - a raktárban el kell különíteni a csökkent értékű készleteket, - az idegen tulajdonú készletek elkülönített tárolásáról gondoskodni kell, - a felesleges és selejtes vagyontárgyakat a szabályzatban foglaltak szerint lehetőség szerint raktárba kell szállítani, vagy ennek hiányában a leltárhelyen elkülönítetten tárolni. Lehetőség szerint a leselejtezésről még a leltározás megkezdése előtt gondoskodni kell. (5) Leltárfelvétel A leltározás lehet: - mennyiségi felvétel vagy - egyeztetéssel történő felvétel. a) Mennyiségi felvétel (nyilvántartás független felvétel) A mennyiségi felvétel mindig tényleges megszámlálást vagy mérést jelent. A mennyiségi felvétel során a leltározást végző személyeknek ellenőrizniük kell, hogy a leltározott eszköz teljesértékű-e. A leltározás során a mennyiség felvételét az alábbiak szerint kell elvégezni: - a megszámlálással megállapítható eszközöket darabszám szerint, a méterben, kilogrammban, literben mérhető anyagokat ennek megfelelő módon, - a nagy tömegű, ömlesztett halmazt képviselő anyagokat köbözés útján, - a hulladékot mérleggel való méréssel. - a leltározandó eszközök azonosítása érdekében gondoskodni kell a gépeken és egyéb berendezési tárgyakon felszerelt leltári számok, vonalkódok, valamint a márka, típus, teljesítmény és egyéb adatjelző táblák olvashatóságáról. - különös gondot kell fordítani a befektetett eszközök értékében benne lévő tartozékok leltározására. Vizsgálni kell, hogy ezek az analitikus nyilvántartásokban szerepelnek-e, a nyilvántartások hiányait pótolni kell. - az épületeket és egyéb építményeket a helyszínen a helyszínrajzok, térképek alapján kell leltározni. Gondoskodni kell róla, hogy a rajzok az aktuális állapotot tartalmazzák, vagyis az új épületeket berajzolják, a bontásokat abból töröljék. A felmérést a központi nyilvántartásban szereplő mértékegységgel azonos mértékegységben kell végezni. A már leltározott eszközöket a kettős leltározás elkerülése érdekében meg kell jelölni, a jelölés történhet festék, zsírkréta, címke vagy egyéb jelzés alkalmazásával. A leltárkülönbözetek megállapítása céljából a mennyiségi felvétel adatait utólag össze kell hasonlítani az analitikus nyilvántartások adataival. A leltározási feladatokat az éves ütemtervben úgy kell meghatározni, hogy legalább 2 évenként sor kerüljön egyes leltári körzetek tárgyi eszközeinek mennyiségi felvétellel történő leltározására. b) Egyeztetéssel történő felvétel (nyilvántartáson alapuló felvétel) Az analitikus nyilvántartásban rögzített mennyiségek összehasonlítása, egyeztetése a helyszínen talált mennyiségekkel (rovancsolás). Kiterjed:
11
követelésekre, értékpapírokra, pénzeszközökre, a csak mennyiségben nyilvántartott kisértékű tárgyi eszközökre és az ingatlanokra, immateriális javakra. A követelésekről, a mérleg fordulónapjára vetítve egyeztetéssel végzett leltárt kell készíteni, mely forintértékben tételesen – adósonként és vevőként – is ellenőrizhető módon tartalmazza a követeléseket. A leltárban a követeléseket a mérlegben szereplő csoportosításban kell kimutatni. Az egyeztetés alapja: - a vevőkkel, adósokkal szembeni követelés esetén a vonatkozó számlák és a vevők, adós visszaigazoló levele (egyeztető levél, belső egyeztetés; - a költségvetéssel kapcsolatos követelés esetén az adóelszámolásról szóló bizonylatok, illetve adóbevallás; - a pénzintézettel szembeni követelés esetén az egyenlegek - a munkavállalókkal szembeni követelés esetén az analitikus nyilvántartások. Az egyeztetés során feltárt eltéréseket a mérlegkészítés előtt rendezni kell. Az értékpapírokra vonatkozó mérlegadatot december 31-i fordulónapra vetítve kell leltárral alátámasztani, a leltárt egyeztetéssel végrehajtott leltározás alapján kell összeállítani. A pénzeszközök leltározását minden év december 31-ével, egyeztetéssel kell elvégezni, a pénztári pénzkészlet estében jegyzőkönyvezett rovanccsal. Az egyeztetés kétlépcsős: I. az eszközök egybevetése a vonatkozó analitikus nyilvántartással, II. az analitikus nyilvántartások egyeztetése a főkönyvvel. Módszerei: belső egyeztetés (immateriális javak, ingatlanok, kisértékű eszközök, fizetési számlák) egyeztetőlevél (követelés) személyes egyeztetés (jelentős összegű követelés, kötelezettség esetén) speciális egyeztetés (saját tőke, tartalékok, aktív és passzív pénzügyi elszámolás) (6) Átadott eszközök leltározása Az egyetem által külső partnernek üzemeltetésre, kezelésre, használatba átadott eszközök leltározása, a partnerrel történő egyeztetést követően mennyiségi felvétellel történik. A leltározás megtörténtéről a partner írásban nyilatkozni köteles, melynek keretében a vagyonban bekövetkezett változásokat és azok dokumentálását köteles bemutatni. A Gazdasági Főigazgatóságnak kell gondoskodnia az eszközállomány számbavételének megtörténtéről. A könyvviteli mérlegében kimutatott üzemeltetésre, kezelésre, használatba átadott eszközök, mérlegtételeit a partner által összeállított hitelesített leltárral kell alátámasztania. Az partner leltározási kötelezettségét, a leltár tartalmi elemeit és az átadásának határidejét az partnerrel kötött szerződés rögzíti. A partnertől kapott leltárkimutatás adatait a számviteli nyilvántartásában (főkönyvi és analitikus) szereplő adatokkal köteles egyeztetni, az egyeztetés során megállapított leltáreltéréseket az partnerrel rendeznie kell, a szükséges helyesbítéseket a főkönyvi könyvelésben és analitikus nyilvántartásokban rögzítenie kell.
12
A partnernek az év végi leltározást január 10-ei határidővel kell elvégeznie, és a leltár kimutatásokat ezen időpontig kell megküldenie. A leltárkimutatásokkal kapcsolatos tartalmi követelményeknek a partner által összeállított részletező egyedi nyilvántartás, valamint azok összesített kimutatása felel meg. Az esetleges leltáreltérések rendezését a mérlegkészítés napjáig kell elvégezni, s egyúttal az partnerrel az egyeztetést végrehajtani. Ezen eszközök esetében minden évben biztosítani kell a leltározást. Az üzemeltetési, kezelési, használati szerződés megszűnésekor az eszközök átvétele tételes leltár alapján történik. (7) Átvett eszközök leltározása A leltározási körzeten belül az egyetemi vagyontól elkülönítve kell leltározni az idegen szervezet vagy személy tulajdonában lévő vagyontárgyakat. Az idegen tulajdonú eszközök leltárát meg kell küldeni az eszközt átadó tulajdonosnak. (8) A leltár összesítése A szervezeti egységek a leltárbizonylatokat a leltárbefejezését követően a Vagyongazdálkodási ügyintéző részére adják át feldolgozás végett. A kompenzálás szabályai szerint csak az a leltárkülönbözet kompenzálható, amelynél a többlet, ill. a hiány azonos cikkcsoportba tartozó, megközelítően hasonló értékű, minőségű, rendeltetésű, és emiatt összetéveszthető, felcserélhető és helyettesíthető. A kompenzálást a leltáreltérés okairól készült jegyzőkönyvek alapján a Vagyongazdálkodási ügyintéző vezetőjének előterjesztésére a Gazdasági Főigazgató engedélyezi. A nyilvántartásokkal való egyeztetés során meg kell állapítani a feltárt hibákat, amelyek lehetnek például: -
leltár átadás-átvételi bizonylatolás hiánya aktiválás elmaradása selejtezett eszköz újra leltározása, hibás bevételezés, hiányzó bizonylatok könyvelésének elmaradása, stb.
(9) Leltárkiértékelés A Vagyongazdálkodási ügyintéző a leltározott mennyiségeket összeveti a központi nyilvántartás adataival, és megállapítja a leltáreredményt, amely lehet: - egyező leltár - leltártöbblet - leltárhiány A leltárkiértékelést a felvétel befejezését követő 30 napon belül be kell fejezni, eredményéről értesíteni kell a keretgazdálkodási egység vezetőjét. Az esetleges eltéréseket december 31-ei időponttal az analitikus ill. főkönyvi nyilvántartásban le kell rögzíteni, könyvelni. Leltártöbblet vagy hiány esetén a keretgazdálkodási egység vezetője köteles a leltáreltérés okait haladéktalanul megvizsgálni, s erről írásban a Rektort tájékoztatni. A leltárhiányért való felelősség megállapítását célzó vizsgálat lefolytatására az 5. § rendelkezései irányadóak. A leltári körzetek egyeztetett és helyesbített leltárai alapján az intézményi leltári főösszesítő elkészítéséről a Gazdasági Főigazgató intézkedik.
13
(10) Leltárellenőrzés A leltározás az egyetemi tulajdon védelmének és a mérlegvalódiság biztosításának fontos eszköze, ezért különös gondot kell fordítani végrehajtásának ellenőrzésére. A keretgazdálkodási egység vezetője a munkafolyamatba épített ellenőrzés keretében köteles a leltározásnak e szabályzatba foglalt végrehajtását ellenőrizni. A munkafolyamatba épített ellenőrzés része a leltárellenőr tevékenysége. A Gazdasági Főigazgató megbízott képviselője útján szúrópróbaszerűen ellenőrzi az egyes leltározási körzetekben folyó leltárfelvételi munkát. A szabályzatban foglaltak betartását a belső ellenőr a jóváhagyott éves munkaterve alapján az ellenőrzési programjának megfelelően vizsgálhatja. (11) Értékelés Az értékelés az Egyetem tulajdonát képező, illetve kezelésébe vagy használatába adott eszközök, valamint kötelezettségei forint-értékének meghatározása a mérlegkészítés alkalmával. Az értékelést az Számlarendjének előírásai szerint a Gazdasági Főigazgatóság Pénzügyi és Számviteli Osztálya végzi el. 5. §
Leltárfelelősség (1) A leltárhiányért való felelősség megállapítását célzó vizsgálat lefolytatására a keretgazdálkodási egység vezetője által okok meghatározása alapján a Gazdasági Főigazgató javaslatára a Rektor ad megbízást. (2) A leltárhiányért való felelősség megállapításának szabályait a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. tv. (Mt.) tartalmazza: -
közalkalmazott általános kártérítési felelőssége [Mt. 179. §, Kjt. 82. §],
-
közalkalmazott megőrzési felelőssége [Mt. 180. §],
-
közalkalmazott leltárhiányért való felelőssége [Mt. 182-190. §].
6. § Záró rendelkezés (1) A 2013.december 31-ei rendező mérleget alátámasztó leltározás miatt a soron következő leltározást legkésőbb 2016. december 31-ei fordulónappal kell elvégezni. (2) Jelen szabályzat 4.§ (6) bekezdése szerinti vagyonkezelői jog esetén az írásbeli megállapodást a szabályzat hatályba lépéstől számított 30 napon belül meg kell kötni, melyért az érintett keretgazdálkodási egység vezetője felel.
14
(3) Jelen szabályzatot a Szenátus a 126/2014. (IX. 18.) sz. határozatával fogadta el, s egyben a korábbi azonos tárgyú szabályzat hatályát veszti. (4) A szabályzat az elfogadás napján lép hatályba, és a folyamatban lévő ügyekben is alkalmazni kell.
Sopron, 2014. szeptember 18. Prof. Dr. Faragó Sándor Rektor
15
1sz. melléklet
Leltározási ütemterv 20… évre A tényleges leltárfelvételt 20… év …hó…. napjától hó…napjáig kell elvégezni.
20… év ….
A leltározás az alábbi vagyontárgyakra terjed ki: ………………………………………. ………………………………………. ……………………………………… Leltárkörzet Neve
Leltározás Felelős módja (folyamatos ill. ford.napi)
……………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………. A leltárfelvétel záró jegyzőkönyvét legkésőbb 20…év ……hó…..napjáig kell elkészíteni, ill. a központi analitikának vagy számviteli osztálynak leadni. A leltáreltéréseket a könyvelésben legkésőbb a mérleg fordulónapjáig rendezni kell. Dátum ……………………………….. Gazdasági Főigazgató Jóváhagyta:
……………………………….. Rektor 16
2. sz. melléklet
Leltározási utasítás A 200….év ….hó …..napján kiadott intézményi leltári ütemterv alapján értesítem, hogy ………………………….leltári egységnél 20…év….hó…..naptól, 20…év….hó….napig leltározást tartunk. A leltározásban résztvevő dolgozók: ………………………………….
leltározó
………………………………….
leltározó
………………………………….
Leltárellenőr
Dátum …………………………. keretgazdálkodási egység vezetője
17
3. sz. melléklet
Megbízólevél ………………………………név …………………..beosztás részére. Megbízom, hogy a ……..számú ……………….leltározási körzetben 20…..év…..hó…..napján kezdődő leltározásnál mint ……………… (leltározó vagy leltárellenőr) a leltározással kapcsolatos feladatokat elvégezze. A leltárfelvételt a Leltározási és Leltárkezelési Szabályzat, valamint a ………sz. Leltározási utasítás alapján kell előkészíteni ill. végrehajtani. A leltárfelvétel kezdési időpontja: ……………………………. Zárójegyzőkönyv leadásának időpontja ……………………….
Dátum ………………………………………… keretgazdálkodási egység vezető
18
4. sz. melléklet
Jegyzőkönyv (a leltározás befejezéséről) Készült 200……év…..hó…..nap a ………………………..leltárhelyen végrehajtott leltárfelvétel befejezése alkalmával. Jelen van: ………………………….. ………………………….. ………………………….. …………………………..
leltárfelelős leltározó leltározó leltárellenőr
Jelenlévők kijelentik és aláírásukkal igazolják, hogy a fent jelzett leltárhelyen a 20….év….hó….napjától 20…..év…..hó…..napjáig tartott leltárfelvétel az előírt utasítások betartásával történt. A leltárfelvétel eredménye a valóságos és tényleges helyzetet tükrözi. A leltárhely leltárfelelőse kijelenti, hogy a leltárfelvételen rögzített eszközök hiánytalanul megvannak és azokat további kezelésre, ill. megőrzésre átveszi. k.m.f. …………………… leltározó
…………………… ……………….. ….. leltározó leltárellenőr …………………… leltárfelelős
19
5. sz. melléklet
Jegyzőkönyv (pénzeszközök és értékcikkek leltározásáról) Készült 20……év…..hó……nap során a házipénztárnál megtartott leltározás alkalmával. Jelen vannak: ………………………. ………………………. ………………………. ……………………….
pénztáros leltározó leltárellenőr pénztárellenőr
Jelenlevők megállapítják, hogy a pénztárzárást követően a pénztárban a következő címletű és összegű készpénz valamint az alábbi értékcikkek voltak: Készpénz: Címlet . . . . Összesen:
db érték
…………………………………………………………………………. Értékcikk fajta, név . .
Értéke, jellege
k.m.f. Aláírások 20
6. sz. melléklet
Megbízólevél leltárfelelősi feladatok ellátására Megbízom ……………………………..név…………….munkakör, hogy az irányításom alá tartozó ……………………….nevű leltárhelyen a leltárfelelősi teendőket ellássa. Feladatát részletesen a Leltározási és Leltárkezelési Szabályzata tartalmazza. A megbízás visszavonásig érvényes. Dátum ………………………………………. keretgazdálkodási egység vezető A megbízást tudomásul vettem: …………………………………………. Leltárfelelős (Jelen megbízás 1 példányát aláírás után továbbítani kell a Gazdasági Főigazgatóságra)
21
7. sz. melléklet
Eszközfelelősi megbízás Átvevő közalkalmazott neve, munkaköre, elérhetősége: Átadó szervezeti egység neve, munkáltatói jogkörű vezetője, elérhetősége: Megőrzési felelősségre átadott eszköz (a továbbiakban: eszköz) neve, gyártmánya, gyári száma, típusa, állapota (sérülések): Eszköz használati utasítása, egyéb specifikációja: Átadó szervezeti egység vezetője jelen okirattal átvevő közalkalmazottnak kizárólagos használatra átadja az eszközt. A közalkalmazott jogosult az eszközt a munkahelyén / munkahelyén kívül is munkaköri feladati teljesítésével összefüggésben használni. A közalkalmazott köteles az eszközt állandóan őrizetében tartani, a használati utasítás szerint saját maga használni, kezelni, az eszköz vagyonvédelmét biztosítani, az eszközt károsodástól és külső behatástól megóvni, azt a munkáltató felhívására ellenőrzésre bemutatni, illetőleg visszaszolgáltatni. A közalkalmazott az átvett eszközért teljes kártérítési felelősséggel tartozik. Dátum átadó
átvevő
leltárfelelős
22
