Leidraad Contractactiviteiten 2008

Leidraad Contractactiviteiten 2008

2

Inhoudsopgave

Voorwoord . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Leidraad Contractactiviteiten 2008 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 1 . . . . . . . . . Uitgangspunten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 1.1. . . . . . . . . . .Algemene uitgangspunten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 1.2. . . . . . . . . . .Financiële uitgangspunten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 1.3. . . . . . . . . . .Juridische uitgangspunten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

2 . . . . . . . . . Kennisvalorisatie & Valorisation Centre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 2.1. . . . . . . . . . .Kennisvalorisatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 2.2. . . . . . . . . . .Valorisation Centre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10 2.3. . . . . . . . . . .Organisatie van het Valorisation Centre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13 2.4. . . . . . . . . . .Holding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14

3 . . . . . . . . . Management van Contractonderzoek. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19 3.1. . . . . . . . . . .Inleiding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19 3.2. . . . . . . . . . .Definities Contractonderzoek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19 3.3. . . . . . . . . . .Projectorganisatie bij de TU Delft . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20 3.3.1 . . . . . . . . .Inleiding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20 3.3.2 . . . . . . . . .Projectmanagement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20 3.4. . . . . . . . . . .Project-portfoliomanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27 3.5. . . . . . . . . . .Financiering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27 3.5.1 . . . . . . . . .Inleiding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27 3.5.2 . . . . . . . . .Typen financiering. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28 3.5.3 . . . . . . . . .Soorten financiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28 3.6. . . . . . . . . . .Risicomanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29

4 . . . . . . . . . Contractonderwijs bij de TU Delft . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31 4.1. . . . . . . . . . .Delft TopTech. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31 4.2. . . . . . . . . . .In company of contractonderwijs op maat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31 4.3. . . . . . . . . . .Idee-ontwikkeling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31 4.4. . . . . . . . . . .Voorbereiding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31 4.5. . . . . . . . . . .Profiel van de deelnemers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33

5 . . . . . . . . . Financiën: Begroting & Projectadministratie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35 5.1. . . . . . . . . . .Begrotingstechnische aspecten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35 5.1.1 . . . . . . . . .Integrale projectbegroting. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35 5.1.2 . . . . . . . . .Marginale projectbegroting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .38 5.2. . . . . . . . . . .Projectadministratie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .38 5.2.1 . . . . . . . . .Inleiding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .38 5.2.2 . . . . . . . . .Voorbereiding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .39 5.2.3 . . . . . . . . .Uitvoering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .39 5.2.4 . . . . . . . . .Beëindiging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .40

6 . . . . . . . . . Juridische aspecten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .43 6.1. . . . . . . . . . .Inleiding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .43 6.2. . . . . . . . . . .Contractbepalingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .43 6.3. . . . . . . . . . .Tekenbevoegdheden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .45 6.4. . . . . . . . . . .Aansprakelijkheid en verzekering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .46 6.4.1 . . . . . . . . .Uitsluiting van aansprakelijkheid en vrijwaring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .46 6.4.2 . . . . . . . . .Schadedekking en uitsluitingen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .46

L E I D R A A D C O N T R A C TA C T I V I T E I T E N 2 0 0 8 T U D E L F T F I N A N C E & C O N T R O L E N V A L O R I S AT I O N C E N T R E

3

6.4.3 . . . . . . . . .Melding van schade . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .46 6.5. . . . . . . . . . .Geheimhouding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .46 6.6. . . . . . . . . . .Gastvrijheidverklaring en overdracht van rechten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .47 6.7. . . . . . . . . . .Intellectueel eigendom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .47 6.7.1 . . . . . . . . .Octrooien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .47 6.7.2 . . . . . . . . .Auteursrecht op publicaties. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .49 6.7.3 . . . . . . . . .Auteursrecht op software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .49 6.7.4 . . . . . . . . .Rechten van studenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .49 6.7.5 . . . . . . . . .Ander intellectueel eigendom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .49

7 . . . . . . . . . Personele aspecten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .51 8 . . . . . . . . . Subsidieprogramma’s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .53 8.1. . . . . . . . . . .Ministerie van Economische Zaken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .53 8.1.1 . . . . . . . . .Vernieuwing EZ-instrumentarium . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .53 8.1.2. . . . . . . . .Het financiële en juridische instrumentarium van EZ: de Innovatie Omnibus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .53 8.1.3. . . . . . . . .Overzicht EZ instrumenten: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .55 8.2. . . . . . . . . . .Zevende Kaderprogramma (KP7). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .55 8.2.1 . . . . . . . . .Voorbereiding van de aanvraag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .55 8.2.2 . . . . . . . . .Indienen van de aanvraag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .56 8.2.3 . . . . . . . . .Na positief advies: de onderhandelingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .56 8.2.4 . . . . . . . . .Contract afsluiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .56 8.2.5 . . . . . . . . .Networks of Excellence (NoE) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .56 8.3. . . . . . . . . . .NWO, persoonsgebonden subsidies: VENI, VIDI, VICI en TopTalent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .57

Manual KP7 / FP7 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .59 Cooperation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .59 Ideas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .93 People . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117 Capacities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147

Bijlagen Leidraad Contractactiviteiten 2008 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181 1 . . . . . . . . . . . .Modelbegroting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 . . . . . . . . . . . .BTW . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 . . . . . . . . . . . .Opbouw integrale tarieven personeel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 . . . . . . . . . . . .Vooraanmelding project voor controle inzake accountantsmededeling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 . . . . . . . . . . . .Gereedmelding project voor controle inzake accountantsmededeling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 . . . . . . . . . . . .Tijdregistratie TU Delft . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 . . . . . . . . . . . .Checklist contracten en modelcontract . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 . . . . . . . . . . . .Overeenkomst inzake onderzoek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 . . . . . . . . . . . .Verklaring ten behoeve van Contractonderzoek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 . . . . . . . . . . .Geheimhoudingsovereenkomst . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 . . . . . . . . . . .Geheimhoudingsverklaring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 . . . . . . . . . . .Gastvrijheidverklaring (algemeen) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 . . . . . . . . . . .Gastvrijheidverklaring voor onderzoeksactiviteiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 . . . . . . . . . . .Software licentieovereenkomst . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 . . . . . . . . . . .Proces Octrooiaanvragen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 . . . . . . . . . . .Checklist TU Delft for participating in an EU Network of Excellence (NoE) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 . . . . . . . . . . .Contract Preparation Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 . . . . . . . . . . .Marie Curie: Handleiding Aanstelling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 . . . . . . . . . . .Marie Curie: Fellowship Aanstellingsbrief . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 . . . . . . . . . . .NWO: VENI, VIDI, VICI en TopTalent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 . . . . . . . . . . .Samenwerkingsovereenkomst TU Delft voor afstudeer- en stageprojecten bij bedrijven . . . . . . . . . . . . . . . . 22 . . . . . . . . . . .Overeenkomst inzake overdracht van aanspraken op octrooi (studenten) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 . . . . . . . . . . .Licentieovereenkomst Starter – TU Delft. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 . . . . . . . . . . .Overeenkomst samenwerking Starter - TU Delft . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 . . . . . . . . . . .Algemene voorwaarden TU Delft . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 . . . . . . . . . . .VSNU-Gedragscode Marktactiviteiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 . . . . . . . . . . .Contactpersonen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .


183 187 189 191 193 197 199 203 207 209 211 213 215 217 221 223 225 229 233 237 241 247 249 253 257 261 263

4

Voorwoord

Voor u ligt de – geactualiseerde en uitgebreide – Leidraad Contracten 2008. Deze Leidraad bevat enerzijds de regels die voor iedereen gelden en waarop de universiteit geen uitzonderingen wil maken. Anderzijds bevat het nuttige tips en aanwijzingen om in de grote verscheidenheid van onderwijs en onderzoek overeenkomsten met derden ‘op maat’ te kunnen maken. Doel is de kwaliteit van de contracten van de TU Delft met derden te verhogen. Het is als zodanig richtinggevend, in het bijzonder op het gebied van tariefstelling, offertes, contracten en intellectueel eigendom. Niet alles wat erin staat is voortdurend voor iedereen van belang. De Leidraad is een naslagwerk dat naar behoeven kan worden geraadpleegd. Toch willen wij iedere wetenschapper en ondersteunende medewerker aanraden deze Leidraad ten minste eenmaal van a tot z door te nemen, zodat u zich de zakelijke dimensies van zijn universitaire werk beter realiseert. De TU Delft is een complexe organisatie, doorlopend in verandering. Onze activiteiten en organisatievormen zijn gevarieerder geworden, evenals onze relaties en contractpartners. Veel belangrijke veranderingen vinden plaats op het gebied van derde geldstroom-financiering. Met die term wordt de geldstroom bedoeld die voortvloeit uit alle onderwijs-, onderzoeksen valorisatieactiviteiten die de universiteit onderneemt op basis van specifieke contracten met overheidsorganen (van het supranationale tot het lokale niveau), met publieke organisaties, met op winst gerichte ondernemingen, en met individuele contractpartners (zoals cursisten in het postacademisch vervolgonderwijs of studenten in internationale studieprogramma’s). Deze taken hebben zich in de loop van de tijd ontwikkeld van een interessante nevenactiviteit van enkele groepen tot een essentieel onderdeel van het universitaire takenpakket, waarbij vrijwel alle wetenschappers in meer of mindere mate betrokken zijn. De universitaire organisatie heeft zich op deze veranderingen ingesteld, onder meer door het opzetten van een aparte afdeling die verantwoordelijk is voor de Kennisvalorisatie binnen de TU Delft, het Valorisation Centre.

Het opstellen en afsluiten van overeenkomsten vereist een specifieke expertise. In het bedrijfsleven zullen daarom onderzoekers zelden zelf onderhandelen en contracten opstellen. Om die reden adviseren wij iedereen die met contracten en zakelijke contacten met derden te maken heeft tijdig advies in te winnen bij de Technology Transfer Officer (TTO) of Contractmanager van uw eigen faculteit of het Valorisation Centre. Zo kan iedereen profiteren van de ervaringen die de universiteit al heeft opgedaan en van de vele standaardcontracten, modellen en -overeenkomsten die inmiddels voorhanden zijn en die de basis kunnen vormen voor iedere nieuwe overeenkomst ‘op maat’. De Leidraad Contractactiviteiten 2008 is een gezamenlijk product van het Valorisation Centre, Juridische Zaken, F&C en BMO en valt onder verantwoordelijkheid van de Directie F&C en het Valorisation Centre. Het domein Finance & Control is eigenaar van deze Leidraad, het beheer ervan ligt bij het Valorisation Centre. Hoewel de basis voor dit document de Leidraad 2005 is, hebben wij (veelvuldig) gebruik mogen maken van de Manual Contractactiviteiten van de Universiteit van Amsterdam. Tevens heeft de UvA ons het onderdeel “Cooperation” uit het Handboek KP7 ter beschikking gesteld. Hiervoor willen wij op deze plek onze grote erkentelijkheid uitspreken. Daarnaast gaat onze bijzondere dank uit naar Alie Kwint, die alle thema’s in het Handboek KP7 voor haar rekening heeft genomen. De voor u liggende Leidraad is een momentopname. Regelgeving, gegevens en inzichten veranderen. Om toch steeds zo actueel mogelijk te zijn, is de Leidraad een losbladig systeem, waardoor belangrijke wijzigingen gemakkelijk bijgevoegd kunnen worden. Tevens wordt de Leidraad elektronisch opgeslagen. In principe zal de Leidraad elk jaar worden geactualiseerd. De directie F&C en het Valorisation Centre danken alle betrokkenen voor hun bijdrage aan de totstandkoming van deze Leidraad en houden zich aanbevolen voor opmerkingen en suggesties.


5


6

Leidraad Contractactiviteiten 2008 Inleiding De Leidraad Contractactiviteiten 2008 is de actualisering en uitbreiding van de Leidraad 2005. De Leidraad is binnen de TU Delft hèt handboek bij het verkrijgen van een eenduidige werken benaderingswijze als het gaat om contractonderzoek en -onderwijs. Nieuw in de Leidraad 2008 zijn de hoofdstukken over Kennisvalorisatie, Contractonderwijs en Personeelsbeleid en de paragrafen over de risico’s bij het uitvoeren van onderzoeksprojecten, en persoonsgebonden subsidies (2e geldstroommiddelen). Tevens is een uitgebreide inleiding over projectmanagement toegevoegd. Met deze uitbreiding is de informatievoorziening over ondersteuning bij het uitvoeren van onderzoeksprojecten ten behoeve van derden aanzienlijk uitgebreid. Het Valorisation Centre is verantwoordelijk voor de kennisvalorisatie binnen de TU Delft. Belangrijkste aandachtgebieden zijn 2e en 3e geldstroomsubsidies, Intellectueel Eigendom, en de contacten met het bedrijfsleven. Samen met de facultaire TTO’s (Technology Transfer Officers) en Contractmanagers levert zij de informatie ten behoeve van en de ondersteuning en advisering bij het voorbereiden, uitvoeren en afronden van contractonderzoek en –onderwijs binnen de TU Delft. De TTO’s dienen de brug te slaan tussen onderzoek(ers) en de omgeving van de TU Delft. Op het niveau van afdelingen zullen secretarissen, dan wel wetenschappers moeten worden aangewezen die verantwoordelijk zijn voor valorisatie. Zij vormen het eerste aanspreekpunt voor de TTO’s. De Contractmanagers adviseren op de faculteiten de wetenschappers en de decaan op juridisch en financieel gebied bij gesubsidieerde onderzoeksprojecten.

De Leidraad is daarbij een praktisch hulpmiddel: • voor projectleiders en onderzoekers bij het maken van contractuele afspraken met derden en bij het opstellen van subsidieaanvragen en –begrotingen; • voor de facultaire contractmanagers kan de Leidraad dienst doen als naslagwerk bij het begeleiden en adviseren van projectleiders en als checklist bij het beoordelen van projectbegrotingen en contracten; • voor de financiële en projectadministraties kan de Leidraad fungeren als schakel tussen begroting en afrekening van projecten. In hoofdstuk 1 wordt kort aangegeven wat de uitgangspunten van de TU Delft zijn bij de contacten over projecten met derde partijen. Hoofdstuk 2 gaat uitgebreid in op de (nieuwe) kerntaak van universiteiten, namelijk Kennisvalorisatie. Binnen de TU Delft is het Valorisation Centre verantwoordelijk voor het opzetten en uitbreiden van deze taak. In de hoofdstukken 3 en 4 wordt het management van respectievelijk contractonderzoek en contractonderwijs beschreven. Dit laatste onderwerp is nieuw. Hoofdstuk 3 begint met een inleidende verhandeling over de aspecten van projectmanagement. Hoofdstuk 5 behandelt de begrotingen en de financiële aspecten van projecten, hoofdstuk 6 de juridische aspecten en hoofdstuk 7 de personele aspecten. In hoofdstuk 8 is zijn de achtergronden van het Zevende Kaderprogramma (KP 7) beschreven en is aangegeven hoe hier binnen de TU Delft mee om te gaan. Tevens staan de zaken rondom 2e geldstroomprojecten beschreven en wordt de Innovatie Omnibus van het Ministerie van EZ toegelicht.


7


8

Uitgangspunten 1

1.1

Algemene uitgangspunten

•

De TU Delft manifesteert zich als een internationaal toonaangevende universiteit, zowel op het gebied van onderwijs als op het gebied van onderzoek. Deze internationale erkenning is gebaseerd op de kwaliteit van producten van de TU Delft, namelijk onderwijs (ingenieurs) en onderzoek (kennis). De beoogde hoge kwaliteit van onderwijs en onderzoek maakt dat het bedrijfsleven en de maatschappij als geheel gebaat zullen zijn bij gebruik van dat onderwijs en de resultaten van de onderzoeksprojecten van de TU Delft. Deze kwaliteit kan slechts geleverd worden indien de geleverde producten en diensten inhoudelijk van hoog niveau, economisch haalbaar en organisatorisch goed uitvoerbaar zijn. De financiële middelen van de TU Delft worden verdeeld in 1e, 2e en 3e geldstroommiddelen. De 1e geldstroom komt rechtstreeks van het Ministerie van OC&W. Deze Rijksbijdrage is voornamelijk gebaseerd op het aantal afgestudeerden en promovendi en wordt benut voor zowel onderwijs- als onderzoekstaken. De middelen uit de 2e geldstroom komen uit onderzoekssubsidies van het NWO, STW, FOM en de KNAW. De overige externe middelen vallen onder de noemer 3e geldstroom. Het gaat hierbij om financiële middelen van de (overige) ministeries (EZ, SenterNovem, EVD, V&W, VWS, LNV, VROM), de Europese Unie en het bedrijfsleven. Voor de financiering van (innovatieve) onderzoeksprojecten is de TU Delft steeds meer aangewezen op het verwerven van middelen uit de 2e en 3e geldstroom. Het College van Bestuur richt zich met haar beleid op stimulering van 2e en 3e geldstroomprojecten en wil het aantal en de omvang ervan uitbreiden. Uit de algemene middelen van de universiteit krijgt elke faculteit een premie van 10% op de verworven 2e geldstroom. Dit wordt beschouwd als “seed money” en niet als dekking van de kosten van de projecten. Ten behoeve van de intensivering van de 3e geldstroomactiviteiten wordt gestreefd naar een systematische en meer gestructureerde werving van 3e geldstroommiddelen. Hiertoe worden duurzame netwerken met bedrijven, kennisinstellingen en overheden opgebouwd. Het Valorisation Centre heeft hierin een voortrekkersrol. De TU Delft hanteert de volgende uitgangspunten: • De TU Delft aanvaardt geen opdrachten tenzij deze bijdragen aan het wetenschappelijk onderzoek of bijdragen aan het wetenschappelijk onderwijs of een bijdrage leveren aan de kennisoverdracht van de universiteit naar de samenleving.

•

•

•

De TU Delft levert geen goederen of diensten aan derden in oneerlijke concurrentie met aanbieders die een op winststreven gebaseerd bedrijf voeren. De TU Delft voert alleen dan onderzoek in opdracht van derden uit als publicatie van de wetenschappelijke resultaten is gewaarborgd. De TU Delft hanteert in beginsel kostendekkende tarieven, dat wil zeggen prijsstelling naar externe partijen is gebaseerd op de integrale kostprijs, tenzij anders is vereist. De TU Delft onderschrijft de principes en uitwerkingen in de Nederlandse Gedragscode Wetenschapsbeoefening van de VSNU (d.d. 17 december 2004), zo is bepaald in de Regeling wetenschappelijke integriteit TU Delft.

De Leidraad is bedoeld als handboek voor alle medewerkers van de TU Delft die verantwoordelijk zijn voor de inhoudelijke, financiële, administratieve en juridische aspecten bij de overdracht van kennis en resultaten van onderzoek. Tegen deze achtergrond moet de Leidraad bevorderen dat: • de TU Delft door de (potentiële) afnemers van de diensten wordt gezien als een betrouwbare, pragmatische en consistente leverancier; • de rechten, verplichtingen en aansprakelijkheid van de contractpartijen helder zijn geformuleerd in contracten die juridisch afdwingbaar zijn; • de prijsstelling voor de te leveren diensten economisch verantwoord en commercieel haalbaar is; • de financiële en administratieve afwikkeling van de levering efficiënt en effectief geschiedt.

1.2

Financiële uitgangspunten

De diensten die voortkomen uit de kerntaken (onderwijs, onderzoek, kennisvalorisatie en maatschappelijke dienstverlening) van de TU Delft worden in principe geleverd tegen hun kostprijs. Dit vereist een heldere en eenduidige opbouw van de gemaakte kosten. Deze bestaat uit directe personeelskosten, kosten voor materiaal en materieel, kosten voor infrastructuur, de post onvoorzien en indirecte kosten. Soms dragen subsidieverstrekkers en externe opdrachtgevers bij op basis van de (directe) kosten (evt. met bepaalde opslagen/afslagen). Voor de bepaling van de hoogte van de bijdrage is daarom de aanwezigheid van een transparante en consistente projectbegroting een vereiste. Om een goede projectbegroting te kunnen opstellen en om als projectleider tijdig te kunnen beschikken over de juiste managementinformatie, dient u goed inzicht te hebben in de kostenstructuur van het project. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen integrale kosten en marginale kosten.


9

Bepaling van de integrale kosten levert inzicht in de totale kosten van een project. Inzicht in de marginale kosten geeft de mogelijkheid om te bepalen of de extra kosten die voor het project moeten worden gemaakt, opwegen tegen de extra opbrengsten. Tevens moet duidelijk zijn of de BTW binnen het project wel of niet verrekenbaar is. De universiteit kan er overigens bij gebaat zijn dat bepaalde diensten aan derden worden geleverd tegen een prijs die beneden de integrale kostprijs ligt. Niet-financiële opbrengsten die voortvloeien uit de kerntaken van de TU Delft spelen een belangrijke rol bij het bepalen en rechtvaardigen van de prijs van de te leveren diensten (bijv. wetenschappelijke meerwaarde, vrij gebruik van intellectueel eigendom; publiciteit). Om oneerlijke concurrentie te voorkomen zal de TU Delft, indien er tevens sprake is van private aanbieders van dezelfde diensten, haar diensten aanbieden tegen marktconforme tarieven.

1.3

Juridische uitgangspunten

Bij het uitvoeren van gesubsidieerd onderzoek of onderzoek in opdracht van derden gaat het om handelingen in het rechtsverkeer. De TU Delft is hierbij als rechtspersoon betrokken, daarom zal iedere medewerker die bij dergelijk onderzoek betrokken is, zich dienen te houden aan de voorschriften, regels en procedures zoals deze beschreven staan in de Mandaatregeling TU Delft, de Procuratieregeling en de regels en voorschriften betreffende Administratieve Organisatie en Interne Controle. Voor zover in het kader van deze Leidraad relevant, zijn de tekenbevoegdheden zoals die in de Mandaatregeling TU Delft zijn vastgesteld, beknopt weergegeven. De regeling geldt ook voor het uitbrengen van offertes.

Bij levering van diensten aan derden dient onderscheid gemaakt te worden tussen de navolgende drie betrokken partijen binnen de TU Delft: a) De contractpartij: de TU Delft is de publiekrechtelijke rechtspersoon, de contractpartij, waarmee de wederpartij een overeenkomst sluit. Namens de TU treedt op degene die krachtens de Mandaatregeling TU Delft bevoegd is het contract te tekenen. De contractpartij heeft de bevoegdheid om de TU Delft juridisch te binden. In de praktijk zijn dit het CvB, de decanen en de directeur BMO. De tekenbevoegdheid is gerelateerd aan de financiële omvang en/of de aard van de overeenkomst. b) De projectleider: de projectleider draagt de wetenschappelijk-inhoudelijke, economische en beheersmatige verantwoordelijkheid voor een project. c) De functionele partij: op facultair en universitair niveau bestaat een functionele verantwoordelijkheid. Op facultair niveau is dit de Contractmanager. Deze ondersteunt de contractpartij en de projectleider bij het vormgeven van het contract, de prijsstelling en het onderhandelen. Op universitair niveau vindt ondersteuning plaats door het Valorisatie Centrum. Hier worden de faculteitoverschrijdende zaken behandeld.


10

Kennisvalorisatie & Valorisation Centre In dit hoofdstuk wordt aangegeven wat Kennisvalorisatie voor de TU Delft is en de rol die het Valorisation Centre daarbij speelt binnen de TU Delft. Voor een uitgebreide beschrijving van Kennisvalorisatie verwijzen wij u naar de notitie “Kennisvalorisatie in de TU Delft, the Next Perspective”. Deze is verkrijgbaar bij het secretariaat van het Valorisation Centre (tel. 86751)

2.1

Kennisvalorisatie

Kennisvalorisatie staat in het middelpunt van de belangstelling. De wereldbevolking staat voor grote uitdagingen als gevolg van de combinatie van de toenemende bevolking en de consumptie per hoofd van de bevolking. Om deze uitdagingen het hoofd te bieden zijn er grote veranderingen nodig in de technologische mogelijkheden. Technologie biedt oplossingen en deze oplossingen moeten sneller dan ooit hun weg vinden naar de maatschappij. Ook de globale strijd tussen bedrijven en regio’s om het economische primaat zorgt voor (de noodzaak voor) een betere vraag articulatie en een versnelling in het naar de markt brengen van technologie. Valorisatie betekent een bepaalde waarde geven. Dit is een breed begrip. Goed onderzoek verlegt de grenzen van onze wetenschappelijke kennis. Dat is op zich een grote maatschappelijke en culturele waarde. Maar valorisatie van kennis is meer. Daar is pas sprake van als de kennis niet alleen bruikbaar is voor eigen vakgenoten, maar ook voor andere belanghebbenden, of dat nu bedrijven, overheden of maatschappelijke organisaties zijn. Valorisatie van kennis beperkt zich niet alleen tot de economische benutting, ook de creatie van maatschappelijke of culturele waarden wordt ertoe gerekend. Ervaringen door universiteiten laten zien dat kennisvalorisatie pas op lange termijn significante financiële winst oplevert voor een universiteit. Vooral de vermarkting van Intellectueel Eigendom in combinatie met een consequent starters en spin off beleid bieden goede mogelijkheden. Voor de TU Delft zal ook de toekomstige ontwikkeling van Technopolis opbrengsten kunnen genereren. Daarnaast kan kennisvalorisatie bijdragen aan de positionering van de TU Delft als speler in de wereldtop. Kennisvalorisatie is een manier om meer onderzoeksmiddelen aan te trekken en daarmee onderzoek te versterken: de universiteit wordt daardoor een interessante partner voor andere kennisinstellingen, bedrijven en overheden en aantrekkelijker voor studenten en medewerkers. Met een hoge valorisatiegraad kan de TU Delft laten zien dat zij een internationaal toonaangevende universiteit is. Dit kan ertoe bijdragen dat de TU Delft een preferred partner wordt. De jaarlijkse middelen die de Nederlandse overheid en de Europese Unie voor wetenschappelijk onderzoek en grootschalige onderzoekinfrastructuur ter beschikking stellen zullen

2

de komende jaren toenemen. (KP7, Kennisinvesteringsagenda van het Innovatieplatform, Innovatieprogramma’s, Fonds Economische Structuurversterking (FES), toename NWO-budget). Toepassingsgericht excellent wetenschappelijk onderzoek staat hierbij in dienst van economische groei. Voorzien wordt dat met deze ontwikkelingen het aandeel van overheidsgestuurde programmafinanciering de komende jaren verder zal toenemen en daarmee ook de kosten om dergelijke middelen te verwerven. Om succesvol te blijven wil de TU Delft de slagingskansen van grote onderzoeksprojecten vergroten. De juiste randvoorwaarden kunnen via drie manieren worden geschapen: • de TU Delft wil door middel van een actieve lobby richting subsidieverstrekkers meer afstemming bereiken van de inrichting van subsidieprogramma’s met haar eigen onderzoeksagenda; • de TU Delft zal intern de regie voeren op onderzoeksaanvragen in vooral grote programma’s; • de TU Delft zal haar wetenschappers meer ondersteuning bieden bij de indiening van aanvragen en de uitvoering van projecten. De TU Delft zal daartoe een netwerk van potentiële zakelijke managers opbouwen en administratief personeel ter beschikking stellen voor het leiden van projecten in consortia. In 3TU-verband zijn tot 2010 een drietal streefwaarden geformuleerd ten aanzien van kennisvalorisatie: • verhoging van de derde geldstroom, • verhoging van het aantal octrooien, • verhoging van het aantal spin-off bedrijven. De TU Delft wil deze doelstellingen bereiken door tot 2010: 1. de totale inkomsten uit 2e en 3e geldstroom te verhogen: van €98 miljoen per jaar in 2006 naar €130 miljoen in 2010. Verdeeld over de verschillende onderdelen waaruit deze geldstromen bestaan: • € 25 miljoen inkomsten op basis van strategische samenwerking met een beperkt aantal preferred industriële en institutionele partners, • € 101 miljoen inkomsten uit (inter)nationale consortia met name via overheidssubsidies, • € 4 miljoen inkomsten uit post-initieel onderwijs. 2. octrooien te vermarkten: 20 vermarkte octrooien per jaar (inclusief STW). Het aanvragen van octrooien en aanleggen van octrooiportefeuilles zegt op zichzelf niets; ongebruikte octrooien zijn geen vorm van een benutting van kennis buiten de universitaire kaders om. Gebruikte, of nog specifieker vermarkte, octrooien zijn dat wel. 3. verhoging van het aantal starters en/of spin-off bedrijven: verhoging van het aantal technostarters in de incubator van gemiddeld 8 per jaar (2004) naar 40 per jaar vanaf 2010.


11

Het voorgaande betekent het volgende: Kennisvalorisatie is bij de TU Delft wél: • ondersteuning van afgestudeerden en wetenschappelijk personeel bij de start van een eigen bedrijf op basis van kennis van de TU Delft • vermarkting van patenten, bijvoorbeeld in de vorm van licentieovereenkomsten met bedrijven • ontwikkeling van preferred partnerships met industrie en overheid • ontwikkeling van Technopolis • uitvoering onderzoeksprogramma’s gefinancierd uit publiekprivate samenwerking • facility-sharing met bedrijven • in company onderwijsprogramma’s voor bedrijven en overheden • toegankelijker maken van de TU Delft voor het MKB

•

•

Het verzorgen van een goede informatievoorziening naar wetenschappers, TTO’ers, contractmanagers en decanen over nationale en internationale subsidieprogramma’s. Het TU-breed toegankelijk maken van bestaande expertise op het gebied van projectsturing (programma manager overheid, contractmanagers, TTO’ers).

Bij de invulling van Kennisvalorisatie richt de TU Delft zich op de volgende aandachtsgebieden: 1) 2e en 3e geldstroomsubsidies, 2) Grote Bedrijven, 3) Starters, 4) Intellectueel Eigendom, 5) Midden & Kleinbedrijf, 6) Life Long Learning, 7) Technopolis Innovation Park. Deze aandachtsgebieden worden hieronder toegelicht.

Kennisvalorisatie is bij de TU Delft niet: • het afleveren van afgestudeerden aan de maatschappij • publicatie van onderzoek in wetenschappelijke tijdschriften • vastlegging van intellectueel eigendom in een patent

2.2

Valorisation Centre

Binnen de TU Delft worden de valorisatiedoelstellingen door de faculteiten tezamen met de Delft Research Centres verwezenlijkt. De taak van het Valorisation Centre is het creëren van de randvoorwaarden voor een optimale valorisatie van kennis. Het Valorisation Centre wil de faculteiten, de huidige DRC’s en hun geconsolideerde opvolgers stimuleren, ondersteunen en faciliteren waar het om kennisvalorisatie gaat. Doelstellingen zijn: • De kennisagenda van de TU Delft zodanig voor het voetlicht brengen, dat deze leidend is voor overheden bij het ontwerpen van nieuwe subsidieprogramma’s in 2e en 3e geldstroom. • Het formuleren van een 3TU-visie op spelregels, procedures en condities (juridisch, financieel, management, administratief) voor het meedoen aan consortia. Deze duidelijk intern en extern communiceren. • Het formuleren van een 3TU (integrale) kostprijs. • Het uitvoeren en succesvol afsluiten van penvoerderschappen in KP7 op enkele uitgekozen onderzoeksterreinen, die met de juiste ondersteuning de zichtbaarheid van de TU Delft in de Europese Unie vergroten.

1) 2e en 3e geldstroomsubsidies De TU Delft wil haar inkomsten uit 2e en 3e geldstroomsubsidies vergroten, opdat de wetenschappers van de TU Delft meer middelen hebben voor baanbrekend onderzoek en meer van hun onderzoek wordt gevaloriseerd. Een vergroting van het aantal subsidietoekenningen betekent bovendien een positieve kwaliteitsbeoordeling van het onderzoek van de TU Delft. Daardoor kan de TU Delft zich op een aantal onderzoeksgebieden positioneren als een instituut waar men niet om heen kan. Voor meer informatie kunt u terecht bij Greet Vink, tst. 83917, of Theresia Twickler, tst. 82127 Dienstverlening Valorisation Centre • plannen, scannen en zoeken naar nieuwe mogelijkheden binnen de grote subsidieprogramma’s waarin de TU Delft het penvoerderschap kan vervullen, • regisseren van de input vanuit de TU Delft in aanvraagrondes bij grote programma’s, • ondersteuning van penvoerders in het management van gesubsidieerde projecten, • ondersteunen en adviseren van contractmanagers in de contraceringsfase van gesubisideerde projecten, • coördinatie van TU belangen bij nieuwe financiële regelgeving van grote subsidieprogramma’s, • beheren van de algemene subsidiewebsite met alle relevante informatie voor de diverse doelgroepen binnen de TU Delft (WP, contractmanagers, projectmanagers, projectadministratie en F&C medewerkers), • verzorgen van trainingen voor TTO’s, contractmanagers en wetenschappelijk personeel op het gebied van: subsidies en subsidieaanvragen, financiële en juridische aspecten van subsidies, projectmanagement.


12

2) Grote Bedrijven De TU Delft wil haar rol als speler in de wereldtop bevestigen door een internationaal netwerk met grote bedrijven en overheidsinstellingen op te bouwen. Daarmee kan ze tevens haar (financiële) mogelijkheden voor onderzoek verbreden. De TU Delft wil naast veelal kortlopend contractonderzoek structurele samenwerkingsverbanden ontwikkelen met multinationals, grote technologische bedrijven en relevante overheidsorganisaties. Dit gebeurt door met deze partijen strategische en lange termijn afspraken te maken over onderzoek en trainingen (life long learning), knowledge-management en facilitysharing. Daarbij werken meerdere faculteiten nauw samen en kan de TU Delft zich voor deze bedrijven ontwikkelen tot preferred partner. Voor de ontwikkeling van proactieve relaties wordt op centraal

niveau regie gevoerd. Inhoudelijk is per relatie één accounthouder (een decaan) eindverantwoordelijke. Deze is op bestuurlijk niveau aanspreekpunt voor het bedrijf en overziet de relaties van de TU Delft met het bedrijf. De accounthouder zal worden bijgestaan door een secretaris/accountmanager, die voldoende tijd kan besteden aan netwerken, het versterken van de brede agenda en het opvolgen van gemaakte afspraken. Het Valorisation Centre zal ondersteuning bieden bij de vormgeving van deze relaties en de uitvoering van concrete werkzaamheden door support van de account manager bij het initiatief tot het ontwikkelen van nieuwe accounts. Op instellingsniveau kunnen de relaties van de grote bedrijven en overheidsinstellingen in grote niveaus worden beschreven: proactief, actief en, lingsniveau bezien, passief. Bij de benadering en de relaties zijn de volgende partijen betrokken:

Proactieve relaties

Actieve relaties

Agenda zettend

Actief volgend

Een initiërende, actieve rol van leden van het CvB, in afstemming met betrokken decanen en leidende wetenschappers.

Actief beleid van decanen met hun key hoogleraren.

Extra middelen voor ondersteuning

Middelen uit facultair budget

TU Delft met lijnen in drie vanuit instelinvulling van

Passieve relaties

Contacten liggen voornamelijk bij individuele wetenschappers

Tot 2010 richt de TU Delft zich in ieder geval op proactieve relaties met de volgende bedrijven: • Philips • Havenbedrijf Rotterdam • DSM • Essent • Ministerie van Verkeer en Waterstaat (met focus op Rijkswaterstaat) Dienstverlening Valorisation Centre Naar bedrijven

TU Delft intern

Scouting events organiseren • onderzoek • technologie (start-ups)

Trainingsmodule aanbieden: themagericht netwerken voor WP (via Delft TopTech)

High end Facility Sharing

Opzetten van een programmaorganisatie per bedrijf met één aanspreekpunt

Customer Days organiseren

Centrale database voor contacten en projecten

Personeelsuitwisseling / dubbelaanstellingen verzorgen Samenwerking t.a.v. onderwijs en trainingen stimuleren Strategisch overleg publiekprivate samenwerkingsverbanden in 2e en 3e geldstroom organiseren Voor nadere informatie kunt u terecht bij Jan Emmerzaal, tst. 86231, of Rolph Segers, tst. 88261.


13

3) Starters: YES!Delft De TU Delft wil het ontstaan en floreren van nieuwe bedrijvigheid op en rond de TU Delft stimuleren. Innovatieve bedrijven hebben meer dan andere type bedrijven de potentie om de motor van de Nederlandse economie te worden in termen van werkgelegenheid en strategische concurrentiepositie. De drempels tot aan marktintroductie zijn echter hoog door de relatief lange time-to-market en hoge investeringskosten. De TU Delft kan grote toegevoegde waarde leveren in de vorm van technologische ondersteuning en faciliteiten. Om dit te verwezenlijken hanteert de TU Delft een integrale aanpak waarin stimulering en ondersteuning centraal staan. Door zowel studenten, wetenschappelijk personeel en alumni met ondernemerschap in aanraking te brengen en door mogelijkheden te bieden om zich verder te verdiepen wil de TU meer ondernemers en ondernemende medewerkers creëren. Zij die daadwerkelijk de stap richting ondernemerschap zetten worden ondersteund middels faciliteiten, coaching en netwerk om drempels te verlagen en succeskans te verhogen. De ontwikkelde instrumenten moeten gezamenlijk leiden tot een

Awareness

Incubation

omgeving waarin ondernemerschap floreert. De TU Delft is in april 2005 in samenwerking met de gemeente Delft gestart met het bevorderen van ondernemerschap bij studenten en medewerkers, en met het ondersteunen van technostarters via de stichting YES!Delft. YES!Delft focust zich daarnaast op awareness en onderwijs in ondernemerschap en zet zich in het aantal vakken en studenten op dat gebied te vergroten. Mede hiertoe is het Delft Centre of Entrepreneurship opgezet, dat interfacultair onderwijs in ondernemerschap stimuleert en coördineert. Dit Centre is versterkt door het in samenwerking met de Universiteit Leiden en de Erasmus Universiteit Rotterdam Holland Program on Entrepreneurship (HOPE) op te richten. Hier worden ondermeer een master Ondernemerschap aangeboden. In 2007 is binnen de TU Delft een minor Ondernemerschap opgezet . Onderstaande figuur geeft inzicht in deze integrale aanpak, startend met een uitvoerig awarenessprogramma, met ondersteuning voor startende ondernemers en programma’s die moeten leiden tot impactvolle bedrijven:

Growth

Entrepreneurship centers

Yes!Delft

Technopartner SKE

Entrepreneurship programs

Talentenfabriek

SKE SEED

Various programs/courses

Area010

Mastering growth

School/College, HBO

Incubators

Growth program

and Universities

Start-up initiatives

Exceptional growth

Education on High

knowledge

transfer

•

Educate entrepreneurial skills

•

Incubation of new companies

•

Promoting entrepreneurship

•

Supporting start-ups

•

Awareness

•

Promoting entrepreneurship

Policy

Integral programs

20x20 program

•

Supporting growing companies

Single issue initiatives

Voor nadere informatie kunt u terecht bij het secretariaat van YES!Delft, tst. 82816.


•

Supporting exceptional growth

•

Promoting excellence

14

4) Intellectueel Eigendom De TU Delft wil de (financiële) mogelijkheden van Intellectueel Eigendom (IE) beter benutten in het proces van kennisvalorisatie. Zij wil op dit vlak het commercieel perspectief van de octrooien in de huidige portefeuille van de TU Delft identificeren en daadwerkelijk realiseren. Dit moet leiden tot meer aanvragen van octrooien met een duidelijk marktperspectief, en deze actief commercialiseren. Daarbij wil het Valorisation Centre de TU Delft-successen binnen en buiten de instelling zichtbaar te maken, zodat deze geslaagde business cases als ‘best practices’ breed bekend worden. Om onderzoek te kunnen valoriseren is het noodzakelijk eenduidig vast te leggen wie eigenaar is van het onderzoeksresultaat, onder meer door middel van octrooiaanvragen. Het is van belang dat de TU Delft zoveel mogelijk profiteert van de opbrengsten die octrooien kunnen genereren. Het Valorisation Centre biedt de specialistische ondersteuning bij het voorbereiden en uitwerken van octrooiaanvragen die daarvoor nodig is en voert het octrooibeheer uit (uit een vergelijking van BTA-punten met de eigen octrooienportefeuille van de TU Delft blijkt dat 75% van de octrooien van de TU Delft aan derden wordt overgedragen). Voor nadere informatie kunt u terecht bij Lieuwe Boersma, st. 81350, of Annegreeth Lahmeijer, tst. 89905. Dienstverlening Valorisation Centre 1) Workshop: ‘Het belang van Intellectueel Eigendom’ Regelmatig terugkerende workshop voor alle geïnteresseerden en betrokkenen bij Intellectueel Eigendom in de universiteit (met een onderscheid in ondersteunend personeel en wetenschappers). 2) Doen ondertekenen van stage- en afstudeercontracten door masterstudenten, waardoor Intellectueel Eigendom van de TU Delft beschermd wordt. 3) Assistentie bij aanmelding octrooien. Elke uitvinder krijgt per uitvinding een intakegesprek waarbij technische haalbaarheid en commercieel perspectief besproken worden en uitleg van de octrooiaanvraagprocedure gegeven wordt. 4) Advies en ondersteuning bij Business Case ontwikkeling. Advies en assistentie bij het bepalen van mogelijke business cases en/of bemiddelen bij het zoeken van assistentie van buiten hierin. 5) Octrooibeheer Aanvragen, begeleiden, in stand houden, financieel management van de eigen octrooiportefeuille van de TU Delft.

6) Contracten met derden Het bepalen van de beste strategie, uitonderhandelen, contract opstellen, voor overeenkomsten met derden t.a.v. octrooien. 7) IE-Contractbeheer Zorg dragen voor het nakomen van contractuele afspraken met derden. 8) Informatiebeheer en -uitwisseling ten behoeve van opbouw en beheer van de octrooiportefeuille per faculteit / sleutelgebied. Hierbij zal in samenspraak met decanen worden bepaald op welke gebieden octrooien zullen worden aangevraagd, waarop zal worden gescreend en gescout en welke octrooien in portefeuille blijven.

5) Midden & Klein Bedrijf De TU Delft ziet samenwerking met het MKB als een onderdeel van haar maatschappelijke taak. Zij wil een brug slaan tussen kennisontwikkeling en de toepassing van kennis in de praktijk van het MKB-bedrijfen. Zij richt zich daarbij met name op ondersteuning bij de vernieuwing van producten en diensten. De TU Delft levert op deze manier een actieve bijdrage om innovaties in het MKB – de ‘motor van de Nederlandse economie’ – mogelijk te blijven maken. Daarbij zal de TU Delft de kennismaking tussen MKB-bedrijven en studenten als ‘young professionals’ stimuleren en via hun begeleiders, docenten, onderzoekers de dialoog met MKB-bedrijven verdiepen en onderhouden. Deze MKB-bedrijven zijn met name hightech MKB en TUD alumni uit Design en Ontwerpen die hun eigen bedrijf hebben opgericht. Voor nadere informatie kunt u terecht bij Gert Jan van de Berg, tst. 82924.

6) Life Long Learning Een op kennis gebaseerde economie versterkt de noodzaak van life long learning. Het zorgt tevens voor een toenemende vraag naar specifiek postdoctorale opleidingen. Naast haar bestaande masteropleidingen, wil de TU Delft zich richten op het aanbieden van opleiding voor mensen met meerdere jaren werkervaring. De TU Delft wil zich met Delft TopTech BV in deze groeimarkt positioneren als aanbieder van hoogwaardige kennis. Voor gedetailleerde informatie wordt verwezen naar hoofdstuk 4, Management van Contractonderwijs.

2.3

Organisatie van het Valorisation Centre

Om kennisvalorisatie te ontwikkelen tot een integraal onderdeel van het universitaire bedrijf en de mentaliteit van onderzoekers en ondersteuners is het van belang kennisvalorisatie zo dicht mogelijk bij de werkvloer te brengen. Binnen de


15

TU Delft spelen twee groepen een belangrijke rol, namelijk de facultaire Technology Transfer Officers en de facultaire Contractmanagers.

deze starters zullen een technologie verder ontwikkelen vanuit de TU Delft, men zal een octrooi gebruiken of kennis middels een licentieovereenkomst gaan benutten.

Technology Transfer Officers De Technology Transfer Officers (TTO’s) dienen de brug te slaan tussen onderzoek(ers) en de omgeving van de TU Delft. Op het niveau van afdelingen zullen secretarissen, dan wel wetenschappers moeten worden aangewezen die verantwoordelijk zijn voor valorisatie. Zij vormen het eerste aanspreekpunt voor de TTO’s. Het netwerk van TTO’s heeft als primaire functie: het uitwisselen van ervaringen met en informatie over 2e en 3e geldstroomprojecten en valorisatieactiviteiten op facultair niveau. Het netwerk bestaat uit afgevaardigden van de acht faculteiten.

De holding zal ook een belangrijk instrument worden bij het beheer of aantrekken van risicokapitaal om in nieuwe bedrijven te investeren. De huidige generatie technostarters heeft de mogelijkheid voor een lening via het technostartersprogramma van het Ministerie van Economische Zaken – middels een overeenkomst met de Rabobank. Echter, in een volgende fase zal men meer kapitaal nodig hebben en daartoe is eigen kapitaal nodig, vermeerderd met bijvoorbeeld venture capitalists, de gemeente Delft, maar bijvoorbeeld ook via Europese investeringsfondsen. Het feit dat de TU Delft via haar holding zelf kapitaal investeert zal het makkelijker maken vreemd vermogen aan te trekken. Vanuit de holding wordt het beheer gevoerd over de verschillende aandelenparticipaties van de TU Delft. Tevens kan de holding de licentieovereenkomsten administratief bijhouden en desgewenst doorsluizen naar de verschillende faculteiten. De holding zal ook een belangrijk instrument worden bij het beheer of aantrekken van risicokapitaal om in nieuwe bedrijven te investeren. Een derde taak voor de holding is een werkgeversfunctie voor projectleiders van grote onderzoeksconsortia. De ambitie van de TU Delft is om meer consortia in EU verband te gaan coördineren. Daartoe zullen projectleiders aangetrokken moeten worden die in staat zijn meer dan één consortium te leiden. Dit zal veelal gebeuren met tijdelijke contracten. Mede daarom zijn dergelijke projectleiders duurder dan normaal, gegeven de mogelijkheden binnen de CAO Nederlandse universiteiten. Om toch dergelijke medewerkers te kunnen inzetten, zou een Delft Flexwerk BV moeten worden opgericht. Hierin kunnen de zakelijke leiders van consortia worden ondergebracht. Voor meer informatie kunt u terecht bij de directeur van het Valorisation Centre, Paul Althuis, tst 86751.

Contractmanagers Vanuit het F&C-domein zijn bij (zes) faculteiten Contractmanagers aangesteld. Zij worden functioneel aangestuurd door de directeur van het Valorisation Centre. Op de faculteiten adviseren zij de wetenschappers en de decaan op juridisch en financieel gebied bij gesubsidieerde onderzoeksprojecten.

2.4

Holding

Een belangrijk instrument bij de controle over en het beheer van de met kennisvalorisatie gegenereerde output is de Holding TU Delft BV. Een actieve holding TU Delft is van groot belang om de doelstellingen van de TU Delft te realiseren ten aanzien van (techno)starters, de vermarkting van intellectueel eigendom en een leidende rol van de TU Delft in onderzoeksconsortia. Nu er een actief beleid wordt uitgevoerd om het aantal technostarters drastisch te laten toenemen is het noodzakelijk om het belang van de TU Delft daarin goed te beheren. Veel van


16

Contactpersonen Valorisation Dit overzicht geeft de stand van zaken weer van november 2007. Check regelmatig de website van het Valorisation Centre voor de laatste updates. Valorisation Centre Directeur

Paul Althuis

015-27 86751

[email protected]

Office Manager

Debby van Vondelen

015-27 86751

[email protected]

Beleidsmedewerker

Annemarie Houkes

015-27 81631

[email protected]

Intellectueel Eigendom

Lieuwe Boersma

015-27 87003

[email protected]

Coen Haeseker

015-27 88160

[email protected]

Annegreeth Lameijer

015-27 89905

[email protected]

Stefanie Nuhn

015-27 89726

[email protected]

Jan Emmerzaal

015-27 86231

[email protected]

Rolph Segers

015-27 88261

[email protected]

Gert Jan van den Berg

015-27 82924

[email protected]

Marloes Campo

015-27 83835

[email protected]

Job Nijs

015-27 82816

[email protected]

Rolph Segers

015-27 88261

[email protected]

Greet Vink

015-27 83917

[email protected]

Theresia Twickler

015-27 82127

[email protected]

Marije Blomjous

015-27 87001

[email protected]

3mE

IJsbrand Haagsma

015-27 81617

[email protected]

BK

Marc van der Weegen

015-27 84277

[email protected]

CiTG

Iet Buijser

015-27 88326

[email protected]

EWI

Laura Zondervan

015-27 81027

[email protected]

IO

Sacha Silvester

015-27 82739

[email protected]

LR

Meine Oosten

015-27 81395

[email protected]

TBM

Marc Bosman

015-27 88057

[email protected]

Martijn Kuit

015-27 81906

[email protected]

Leslie Zachariah

015-27 81906

[email protected]

TNW

John Nijenhuis

015-27 83713

RID

Rik Linssen

015-27 85407

Grote Bedrijven

MKB

Technosprint / Starters

Overheid en Subsidies

Communicatieadviseur Technology Transfer Officers

[email protected]


17

Contractmanagers 3mE

Ernst Harting

015-27 83589

[email protected]

Peter de Jong

015-27 81985

[email protected]

Gyz Meurs

015-27 84628

[email protected]

Maarten de Groot

015-27 81172

[email protected]

EWI

Jan van den Bos

015-27 81548

[email protected]

EWI

Will Hub

015-27 81184

[email protected]

IO

Ernst Harting

015-27 83589

[email protected]

LR

Elleke Koornneef

015-27 87931

[email protected]

TNW

Daan Hoogwater

015-27 82608

[email protected]

Rogier van Loghem

015-27 89695

[email protected]

Pierre van Zinnen

015-27 81619

[email protected]

Delft Centre for Computational Science and Engineering

Cees Vuik

015-27 85530

[email protected]

Delft Earth

Anke Dahlmann

015-27 89511

[email protected]

Delft Centre for Information and Communication Technology

Laura Zondervan

015-27 81027

[email protected]

Delft Centre for Life Science and Technology

Han de Winde

015-27 86659

[email protected]

Delft Centre for Materials

algemeen

015-27 85570

[email protected]

Delft Center for Mechatronics and Microsystems

Richard van der Linde

015-27 86585

[email protected]

Transport Research Centre Delft

Felicita Huuksloot

015-27 89266

[email protected]

Delft Centre for Nanotechnology

Huub Salemink

015-27 83310

[email protected]

Delft Centre for Next Generation Infrastructures

Lydia Stougie

015-27 87041

[email protected]

Delft Center for Sustainable Energy: extraction, conversion and use

Karin van der Graaf

015-27 81773

[email protected]

Delft Centre for Sustainable Industrial Processes

Toine Paijens (MKB)

015-27 87078

[email protected]

Marloes Campo (overig)

015-27 83835

[email protected]

Delft Centre for Sustainable Urban Areas

Marjolein Spaans

015-27 82987

[email protected]

Water Research Centre Delft

Marcel Stive

015-27 85487

[email protected]

Bianca Stalenberg

015-27 85476

[email protected]

CiTG

OTB Valorisatieverantwoordelijken DRC’s


18

Delft Center for Entrepreneurship Directeur

Martijn Kuit

015-27 81906

[email protected]

Coordinator Onderwijs

Uldrik Speerstra

015-27 88678

[email protected]

Projectmanager Onderwijs en Onderzoek

Leonie Lispet

015-27 83753

[email protected]

Projectmanager Duurzaam Ondernemen

Esther Blom

015-27 89317

[email protected]

Projectmanager Academic Business Club Delft

Lianne Sleebos

015-27 83722

[email protected]

Communicatieadviseur

Marije Blomjous

015-27 87001

[email protected]

Business Manager (directeur)

Job Nijs

015-27 82816

[email protected]

Formule Manager

Lesley Mulder

015-27 82816

[email protected]

Awareness Manager

Anne Strobos

015-27 82816

[email protected]

Office Manager

Ramona Diaz

015-27 82816

[email protected]

Event Medewerker

Jody Verpoort

015-27 82816

[email protected]

Algemeen Directeur

Paul Althuis

015-27 81709

[email protected]

Office Manager

Martine Anspach

015-27 82122

[email protected]

Project Manager

Glenn Bijvoets

015-27 88659

[email protected]

Project Manager

Annemarie Houkes

015-27 81631

[email protected]

Senior Project Manager

Guus de Mari

015-27 85469

[email protected]

Project Manager

Petra Scheffers

015-27 82757

[email protected]

Senior Project Manager

Els Vergouw

015-27 87765

[email protected]

Project Assistent

Matthijs Sanderse

015-27 88225

[email protected]

Project Assistent

Esther Jansen

015-27 81381

[email protected]

Project Assistent

Rosa Verbeek

015-27 88224

[email protected]

Project Assistent

Vera Vercauteren

015-27 84039

[email protected]

Manager Marketing & Communicatie

Daniëlla Wijnveldt

015-27 85479

[email protected]

Manager Financiën & Beheer

Petra Wassenaar

015-27 85455

[email protected]

Administratief Assistente

Tonny van Gaalen

015-27 89655

[email protected]

Assistente

Thea Weijgertse

015-27 82994

[email protected]

YES!Delft

Delft TopTech BV


19


20

Management van Contractonderzoek 3

3.1

Inleiding

Alle derde geldstroom-onderzoek en onderzoeksactiviteiten die de universiteit onderneemt op basis van specifieke contracten met supraen (inter-)nationale overheidsinstellingen, met private en publieke non-profitorganisaties en met op winst gerichte ondernemingen, vatten we samen onder de noemer contractactiviteiten. Contractpartners kunnen zowel (overheids)instellingen en ondernemingen als individuele partners zijn. In dit hoofdstuk staat het contractonderzoek centraal. Informatie over contractonderwijs is te vinden in hoofdstuk 4. Ondanks de verscheidenheid van contractpartners en de typen van financiering hebben contractactiviteiten de volgende overeenkomsten: de instelling en de opdrachtgever ondertekenen op basis van een inhoudelijk en financieel (onderzoeks)voorstel een contract waarin de rechten en plichten van de contractpartners zijn vastgelegd. Tegen een overeengekomen prijs levert de instelling binnen een bepaalde periode de afgesproken producten en/of diensten. Het geheel aan activiteiten krijgt de status project. In dit hoofdstuk komen de aspecten van contractonderzoek aan de orde, vanaf de initiële fase tot en met de afronding van een project en de eindrapportage. De begrippen contractonderzoek, project, projectcyclus, projectvoorstel, projectdocument en typen financiering worden in paragraaf 2 nader omschreven. Paragraaf 3 behandelt verschillende aspecten van projectmanagement, kwaliteitsmanagement en portfoliomanagement van projecten. Paragraaf 4 geeft een overzicht van de soorten financiers en de daaraan verbonden typen van financiering. Paragraaf 5 gaat in op de risico’s die zich bij contractonderzoek kunnen voordoen.

3.2

Definities Contractonderzoek

Contractonderzoek Contractonderzoek wordt gedefinieerd als wetenschappelijk fundamenteel en/of toegepast onderzoek (inclusief onderzoekstraining en advisering door wetenschapper) dat geheel of ten dele door derden wordt gefinancierd Externe financiers zoals de Europese Unie, ministeries of bedrijven kennen elk hun eigen typen van financiering met daarbij behorende voorwaarden en procedures (zie paragraaf 4). Project Een project kan in algemene termen beschreven worden als: een verzameling van samenhangende initiatieven en activiteiten, gericht op het bereiken van een of meerdere nader omschreven doelen, met een van tevoren vastgesteld budget, binnen een overeengekomen tijdsbestek.

Projectcyclus Door elk project loopt eenzelfde rode draad, of het nu om een door de wetenschapper geheel zelf ontworpen project gaat, om een onderdeel uit een kaderprogramma of een reactie op een tender. Elk project start vanuit een andere situatie: de behoefte aan verwerving van wetenschappelijke kennis, aan toepassing van kennis of de huidige status van een bepaald onderzoeksthema waarin men verandering wenst aan brengen. Maar altijd zal een project beginnen met de identificatie van een probleem dat langs de weg van wetenschappelijk onderzoek of onderzoekstraining opgelost zal worden. Na de identificatiefase start de fase van de formulering. Op basis van de verkenningen gedurende de identificatiefase worden de doelstellingen, activiteiten, resultaten en kosten bepaald. De formuleringsfase wordt afgesloten met een projectaanvraag of -voorstel ten behoeve van de financiering door een potentiële financier. Vaak is de financier al gedurende de identificatiefase van een project bekend of kan hij worden opgespoord op basis van relevante beleidsvoornemens en/of actuele beleidsinitiatieven en activiteiten. Aansluitend volgen de externe beoordeling en evaluatie. De financier neemt het projectvoorstel in behandeling en de onderhandelingen over de inhoud, de voorgestelde onderzoeksmethode, de beoogde resultaten en het budget gaan van start. De beoordelingsfase wordt, indien de onderhandelingen goed zijn verlopen, afgesloten met de ondertekening van een contract tussen de universiteit en de externe financier. De projectverantwoordelijke kan beginnen met de uitvoering van de plannen en het project. De projectcyclus wordt afgesloten met de evaluatie en eindrapportage, die zowel op de wetenschappelijke inhoud betrekking hebben als op het beheersmatige resultaat. Het afrondende overleg vormt de laatste stap in de cyclus, maar kan ook leiden tot het opstarten van een nieuwe cyclus indien betrokkenen hun samenwerking willen voortzetten. Tijdsverloop projectidentificatie en formulering Bij programmafinanciering, tendering, opdrachten en advisering kan het identificatie- en formuleringsproces op basis van de door de financier gestelde voorwaarden één tot drie maanden vergen. Bij het zelf ontwerpen of opzetten van projecten kan dit proces drie tot zes maanden in beslag nemen. Het vervolg van de procedure – indiening, contractonderhandelingen, goedkeuring en contractering – kan afhankelijk van de financier en het type financiering binnen 3 tot 6 maanden rond zijn, maar kan ook oplopen tot 12 maanden. Dit betekent dat het gemiddeld 1 tot 1,5 jaar kan duren voor een project echt van start gaat. Projectvoorstel of subsidieaanvraag Een projectvoorstel of subsidieaanvraag is de weergave van de (wetenschappelijke) doelstellingen van de indiener en de nadere uitwerking van de wijze waarop deze doelstellingen gerealiseerd


21

zullen worden. Het omvat in elk geval: • het wetenschappelijk onderzoeksvoorstel, trainingsprogramma of de omschrijving van de opdracht c.q. diensten; • een begrotingsvoorstel betreffende de inzet van menskracht en middelen; • een logische planning van de verschillende activiteiten die nodig zijn om de doelen te bereiken. Het projectvoorstel is de basis voor het later te sluiten contract tussen de instelling en de externe financier en dient – na wederzijdse instemming – als uitgangspunt bij de uitvoering, monitoring en evaluatie van het project. Projectdocument Zoals gezegd, bestaat een projectvoorstel of -aanvraag uit verschillende onderdelen of dossiers die, na wederzijdse goedkeuring van het project door financier en uitvoerder, tezamen het projectdocument vormen. Deze term wordt vooral door supraen internationale financiers gehanteerd. Typen financiering In de context van deze Leidraad wordt onder type financiering verstaan: het kader waarin een project, zoals hierboven gedefinieerd, ondergebracht is. Het kader kan zijn: • een programma, bijvoorbeeld (inter)nationale en/of Europese onderzoeksprogramma's, • een op zich zelf staand project (vaak een door wetenschappers zelf ontworpen project-voorstel), • tenders (aanbestedingen) uitgeschreven door (inter)nationale organisaties, • opdrachten, • advies en consultancy, • diensten.

3.3

Projectorganisatie bij de TU Delft

3.3.1

Inleiding

Binnen de TU Delft wordt bij werkzaamheden ten behoeve van derden op projectmatige basis gewerkt. De wetenschappelijk manager of projectleider is in principe de verantwoordelijke voor het projectmanagement en wordt hierin bijgestaan door deskundigen op het gebied van planning, financiën, personeel en juridische zaken. Door het aangeven van te bereiken doelen, beschikbare middelen en het tijdpad kan gestructureerd worden gewerkt en kunnen een aantal zaken nauwkeurig en eenduidig worden geregeld en vastgelegd. Dit geeft de projectleider een goed beheersen sturingsinstrument. Om inzicht te krijgen en te houden in de projecten zal de faculteit een adequate en controleerbare projectadministratie moeten voeren in BaaN-Project (conform de Procuratieregeling).

3.3.2

Projectmanagement

Van projectmanagement is sprake gedurende de hele looptijd van een project. Vanaf de identificatiefase van een onderzoeksvoorstel, opdracht of het ontwerp van een trainingsprogramma, tot aan de afronding van het project in de wetenschappelijke eindrapportage en de financiële eindafrekening en de subsidievaststelling door de financier. Projectmanagement omvat drie sleutelbegrippen: • faseren • beheersen • beslissen. Onder faseren verstaan wij het in logische stappen verdelen van alle projectactiviteiten die noodzakelijk zijn om het gewenste projectresultaat te bereiken. Beheersen omvat alle sturende en regelende activiteiten die erop gericht zijn activiteiten in de fasen planmatig te doen verlopen. Bij het sleutelbegrip beslissen gaat het erom dat vanaf de start van het project tot aan het einde ervan bepaalde gespecificeerde beslissingen op de juiste plaats in het projecttraject plaatsvinden. Beslissen heeft dan ook een brugfunctie ten opzichte van faseren en beheersen. We onderscheiden twee soorten projectactiviteiten. Enerzijds de inhoudelijke activiteiten en anderzijds de beheersmatige activiteiten, die gericht zijn op het doelmatig en doelgericht beheersen en sturen van alle inhoudelijke activiteiten. Het inhoudelijke en het beheersmatige projectmanagement doorlopen gelijktijdig dezelfde projectcyclus en fasen, namelijk: 1. identificatiefase en voorbereiding, waaronder marketing en acquisitie; 2. formulering, risicoanalyse, interne goedkeuring en indiening voorstel; 3. beoordeling en waardering door externe financier, externe goedkeuring, contractering en financiering; 4. uitvoering en monitoring; 5. evaluatie, eindrapportage en afsluiting.

1. Identificatie- en voorbereidingsfase Deze fase loopt van de eerste oriëntatie op de mogelijkheid om een bepaalde contractactiviteit op te starten (marketing en acquisitie) tot aan het moment dat een globaal projectidee op tafel ligt. De identificatiefase start of bij de individuele wetenschapper c.q. onderzoeksgroep die een idee heeft voor het uitvoeren van een onderzoeksproject, of bij een financier die in een beleidsplan kenbaar maakt behoefte te hebben aan wetenschappelijk onderzoek, advies of training op een bepaald beleidsterrein. Hoe het idee ook begint, al in een vroeg stadium moet onderzocht worden wat de mogelijke marktwaarde en haalbaarheid ervan is.


22

Marketing en acquisitie Marketing betekent letterlijk: het op de markt brengen van goederen en diensten. Het omvat de activiteiten in een organisatie die gericht zijn op ruil van waarden tussen deze organisatie en belangengroepen in de maatschappij. Het verkrijgen van projectopdrachten is de verantwoordelijkheid van de wetenschappelijke staf, daarbij ondersteund en/of geadviseerd door de facultaire TTO-er en de contractmanager. Marketing wordt op basis van marktinformatie en -analyse toegepast in overeenstemming met de doelstellingen van de universiteit. Acquisitie is het verwerven of verkrijgen van (in dit geval) subsidies, fondsen of opdrachten. Het is een onderdeel van de marketingstrategie binnen een organisatie. Vijf strategische begrippen vormen de basis van de ontwikkeling van een goede marketingstrategie: • Marktsegmentatie: de markt is niet homogeen en bestaat uit segmenten die elk hun eigen kenmerken, behoeften en eigenschappen hebben. • Marktpositie: het selecteren en concentreren op een of meerdere marktsegmenten om zo de rol van marktleider zien te bereiken of te versterken. • Marktpenetratie: hoe een nieuw marktsegment binnen te dringen? Dit geschiedt meestal via acquisitie, het zelf ontwikkelen van een strategie en op basis van samenwerking. • Marketingmix: hoe de respons van bepaalde marktsegmenten te beïnvloeden? (Vaak worden hier de vier P’s van McCarthy aangehaald: product, place, promotion, price. Tegenwoordig worden daar, als het gaat om diensten, ook personnel en politics aan toegevoegd). • Timing: wanneer een nieuw idee voor een bepaald marktsegment te lanceren? Een té vroege lancering kan een lage respons of afkeuring tot gevolg hebben, een té late lancering kan het vernieuwende karakter negatief beïnvloeden. Timing is een belangrijke factor. Marketing staat aan het begin van de reeks van initiatieven die uiteindelijk moeten leiden tot contractactiviteiten. Vanuit de universiteit wordt vaak geen bewuste marketing bedreven, omdat veelal als bekend wordt voorondersteld welke onderzoeksthema’s, onderwerpen en trainingen voor welke marktsegmenten interessant zijn en derhalve financieringskansen hebben. Uit onderzoek is echter gebleken, dat de afstemming van vraag en aanbod tussen kennisinstellingen en het bedrijfsleven nog lang niet optimaal is. Kennisinstellingen zouden hun diensten beter af kunnen stemmen op de wensen van de verschillende gebruikersgroepen, voor zover zij passen binnen de missie en taakstelling van de instelling. Hiertoe kunnen onder andere ken-

nisnetwerken tot ontwikkeling worden gebracht en zou de contactfunctie bij de instelling verder geprofessionaliseerd kunnen worden, op centraal en decentraal niveau. De universiteit kan twee tracés volgen binnen het marketingtraject. Als kennisinstelling biedt zij herkenbare producten en diensten aan, zoals wetenschappelijk onderzoek, deskundige training en advies of contractonderwijs. Deze zijn interessant voor bepaalde marktsegmenten waarbinnen financiers naar leveranciers zoeken voor adviesopdrachten, consultancy of bijvoorbeeld postacademisch onderwijs. Voor andere producten en diensten zoekt de universiteit juist financiers of afnemers in specifieke marktsegmenten, bijvoorbeeld bij zelf-geïnitieerde onderzoeksprojecten of bij de werving voor contractonderwijs. In beide gevallen is het van belang dat de universiteit niet alleen beschikt over kennis en deskundigheid op het gebied van onderzoek, maar ook over kennis van soorten financiers. Kennis van de markt waarop zij wenst te opereren is even onontbeerlijk als de juiste strategie en timing om het kennisaanbod aan de doelgroepen te presenteren of het onder de aandacht van potentiële financiers te brengen. Hetzelfde geldt voor de doelstellingen en het beleid van externe financiers zoals (supra)nationale overheden en instellingen. De facultaire contractmanager en het Valorisation Centre kunnen u hierbij ondersteunen. Marketing en acquisitie spelen niet alleen een rol tijdens de voorbereidingsen formuleringsfase van het project, maar ook gedurende de projectmonitoring en -evaluatie. In de voorbereidingsfase worden onderwijs- en onderzoeksideeën omgezet in een opleidings- of projectvoorstel. Tevens wordt het zoektraject voor financiering van het idee of voorstel in gang gezet. Daaruit kunnen diverse opties voortvloeien: a. indienen van een project bij financier X, omdat deze in zijn beleidsdocumenten veel aandacht besteedt aan het te bestuderen terrein of mogelijk behoefte heeft aan een bepaald type opleiding of training; b. indienen bij financier Y, omdat deze onderzoeks- of onderwijsprogramma’s aanbiedt die bij het eigen thema aansluiten; c. reageren op tenders en/of opdrachten die een vergelijkbare problematiek aan de orde stellen. Bij opties a. en b. gaat het om middelenverwerving en wordt er naar een passende financier en financieringsvorm gezocht. Bij optie c. is men afhankelijk van wat er aangeboden wordt en zal men, om in aanmerking te komen voor het uitvoeren van de opdracht, ervaring moeten hebben op het terrein van de gevraagde expertise. In alle gevallen telt dat de ervaring en expertise duidelijk in de voorstellen moeten worden verwoord.


23

Tijdens het onderzoeken van alle financieringsopties vormt, naast het inhoudelijke aspect, ook de begroting een wezenlijk onderdeel van het al dan niet indienen van een project bij financier X, Y of Z. De universiteit kan besluiten voor een bepaald onderzoeksproject niet alle kosten in rekening te brengen, omdat het project voortvloeit uit of nauw aansluit bij het eerstegeldstroom-onderzoek, omdat zij een nieuwe markt wil binnendringen waarop ze nog niet de benodigde ervaring heeft opgebouwd, of omdat zij een samenwerking van de grond wil krijgen met een bepaalde organisatie. Daarnaast spelen het management, de planning en organisatie en daaraan gerelateerde uitvoeringsaspecten een rol bij de besluitvorming. Haalbaarheidsonderzoek en risicoanalyse Het in kaart brengen van vraag en aanbod en het inschatten van de haalbaarheid bij de lancering van een project speelt reeds in de acquisitiefase een belangrijke rol. Om een idee te krijgen van de haalbaarheid van een project zal naast een marktanalyse een ruwe schatting gemaakt moeten worden van de omvang van de activiteit in personeel en middelen alsmede van de benodigde infrastructuur. Vervolgens wordt een globale kostenraming opgesteld. De kansen op wetenschappelijk succes en uitvoerbaarheid moeten reëel worden ingeschat (prijs/prestatieverhouding). Ook moeten de mogelijke financiële en juridische risico’s in kaart worden gebracht. Belangrijk is zich steeds af te vragen of de activiteit past in het onderzoeks- respectievelijk het onderwijsprofiel en de agenda van de faculteit (zie ook par. 5, Risicomanagement). Follow up In de uitvoeringsfase kan bij de monitoring en evaluatierapportages met financiers overleg worden gevoerd over mogelijke verlenging of uitbreiding van het lopende project naar andere gebieden en/of doelgroepen, of kunnen gemeenschappelijke vervolgprojecten ontwikkeld worden die na het afronden van het lopende project of gedurende de looptijd ervan kunnen worden opgestart. Administratie en tijdschrijven Een goede administratie van projectgegevens is van wezenlijk belang voor de bewaking van en het verantwoording afleggen over de inhoudelijke en financiële voortgang van een project. Voor het voeren van goed projectmanagement is het belangrijk reeds in de acquisitie- of proposalfase de contractmanager en uw eigen afdeling F&C van uw faculteit te informeren. Zij kunnen dan tijdig advies geven en acties ondernemen die zullen bijdragen aan een vlotte afwikkeling van het te volgen traject. In de meeste subsidieregelingen mogen kosten gemaakt voor de datum van ingang van het contract niet worden gedeclareerd. Voor die programma’s waar dat wel geldt, is het dus belangrijk om de voorbereidingstijd- en kosten in het systeem vast te leggen. Conform diverse regelingen (KP7, sommige EZ) mag de TU Delft

op basis van haar integrale kostprijs declareren. Subsidieverstrekkers en commerciële opdrachtgevers willen dan wel een duidelijk beeld krijgen van de personele bezetting van projecten. “Wie doet wat en bij welk project?”, zodat de werkelijke inzet per medewerker zichtbaar wordt. Dit vraagt om een goede urenregistratie. Dit betekent dat TU-medewerkers moeten tijdschrijven via het TIM-registratiesysteem. Vooral bij integraal tijdschrijven is dit van belang, want hiervoor geldt dat ten minste het aantal uren per week waarvoor men formeel is aangesteld, moeten worden verantwoord. De voorschriften in het Financieel Handboek (van de directie F&C) zijn van toepassing bij de vastlegging in de (financiële) administratie. Let op: Bij diverse subsidieregelingen wordt het aantal uren waarvan bij de berekening van de subsidiebijdrage moet worden uitgegaan, voorgeschreven. Op basis van dit aantal uren wordt het rekentarief bepaald. Dit betekent dat (ten minste) dit aantal uren geschreven dient te worden. Dit aantal komt niet altijd overeen met het aantal uren waarmee de TU Delft rekent. Er ontstaat daadoor een verschil in het productieve aantal uren tussen beide benaderingen.

2. Projectformulering, interne goedkeuring en indiening Zodra duidelijk wordt dat een projectidee verder kan worden uitgewerkt, dient een nauwkeurige inschatting van de omvang van de werkzaamheden en de daarvoor benodigde middelen en personele inzet. Dit is nodig voor het bepalen van de integrale kosten van het project voor de universiteit en de prijs van het project (zie hoofdstuk 5). Gestreefd dient te worden naar een kostendekkend project. De subsidieaanvraag geschiedt door het indienen van de aanvraag met het projectvoorstel en de projectbegroting bij de betreffende subsidieverstrekker. Een goede offerte bevat de volgende zaken: • de doelstellingen van het project; • het beschrijven van het wetenschappelijk belang; • het belang voor de opdrachtgever; • een omschrijving van het project (de werkzaamheden); • het beoogde eindproduct; • de vraagprijs/het gevraagde subsidiebedrag; • de fasering, tijdsduur en opleveringsdatum; • de personele inzet; • het materialen gebruik; • eventuele risico’s van het project voor de faculteit of universiteit; • wijze van rapportage en (eind)afrekening.


24

Tevens dient u de wijze van organiseren te beschrijven en de kostenraming en overige voorwaarden aan te geven. Voor een correcte financiële en juridische onderbouwing verwijzen wij u naar de hoofdstukken 5 en 6 en de bijlagen 1 t/m 3. Bij een offerte dienen de algemene voorwaarden van de TU Delft te worden meegestuurd (zie bijlage 24). Op contracten, subsidieaanvragen en offertes is de Mandaatregeling van de TU Delft van toepassing. Wanneer een offerte of een subsidieaanvraag door de wederpartij is geaccepteerd, is de TU Delft daaraan gebonden (zie ook hoofdstuk 6). Begroting In verband met de vast te stellen vraagprijs of subsidiebedrag is het essentieel in een vroeg stadium een projectbegroting op te stellen waarin de integrale kostprijs voor de inzet van personeel en materieel is verwerkt. Menig opdrachtgever houdt er echter zijn eigen financieringsvoorwaarden op na, waardoor een integrale kostprijs niet altijd haalbaar is. Uit het vergelijken van de verwachte opbrengst met de integrale kosten blijkt hoeveel bij-financiering uit de 1e geldstroom is vereist (ook wel cofinanciering, matching of eigen bijdrage genoemd). De eventueel benodigde bij-financiering wordt afgewogen (beleidsmatig, financieel) tegen de bijdrage van het project aan het facultaire onderwijs en onderzoek. De faculteit zal moeten beoordelen of de materiële kosten van het project opwegen tegen de wetenschappelijke opbrengsten ervan. (zie voor integrale kostprijsberekening hoofdstuk 5). Belangrijk aandachtspunt is de BTW. Vastgesteld moet worden of opgevoerde posten al dan niet aan BTW-verrekening onderhevig zijn. Een foute inschatting kan tot forse kostenverhoging leiden. Een uitgebreide toelichting op de BTW-aspecten van een onderzoeksproject staat in bijlage 2. De belangrijkste aspecten met betrekking tot de begroting worden in hoofdstuk 5, onder “Begrotingstechnische aspecten”, uitvoerig behandeld. Voor aanvullend advies kunt u contact opnemen met de fiscalist van de concernafdeling F&C (tst. 86478). Kwaliteitsmanagement Kwaliteitsmanagement is een essentieel onderdeel binnen de projectcyclus. In de ontwerpen formuleringsfase richt het zich vooral op de kwaliteit van de onderzoeksvraagstelling en -formulering en de kwaliteit van de projectvoorstellen. Onvolledige of niet conform de voorwaarden van de financier ingediende voorstellen zullen de eerste beoordelingsronde niet doorstaan. De volgende aspecten zijn hierbij van belang.

Kwaliteit van de onderzoeks-, trainings- of adviesvraagstellingen: • Is de vraagstelling helder omschreven en in overeenstemming met de onderzoeks zwaartepunten van de onderzoeksgroep, het instituut respectievelijk de faculteit? • Kan de opdracht/het project binnen de gestelde termijn uitgevoerd worden zonder negatieve gevolgen voor andere onderzoeksprojecten? • Beschikt de onderzoeksgroep over de gevraagde deskundigheid? • Bevat het voorstel een adequate studieopzet en een overzicht van de stand van zaken op basis van literatuurstudie? • Zijn de vereiste gegevens om de vraagstellingen te kunnen beantwoorden beschikbaar en toegankelijk? • Welke uitkomsten worden verwacht (meerwaarde voor de instelling, mogelijke publicaties)? • Is rekening gehouden met voorbehoud t.a.v. het eigendomsrecht, het auteursrecht, het octrooi en de geheimhouding? Kwaliteit van de projectaanvraag of offerte Voldoet deze aan de algemene voorwaarden (zie bijlage 24) van de TU Delft respectievelijk de opdrachtgever? Is de begroting op basis van de integrale kostprijs opgesteld? Is met de financieringsvoorwaarden van de opdrachtgever rekening gehouden? Verwijst de aanvraag/offerte naar concreet uitgewerkte voorstellen, inclusief • planning, • omschrijving eindproducten, • termijnen voor tussentijdse rapportages en oplevering van het eindproduct? Is aangegeven wie het onderzoek, de training of de advieswerkzaamheden uitvoeren en wie de inhoudelijke respectievelijk de bestuurlijke eindverantwoordelijkheid draagt? Kwaliteit van het management en het projectteam Het projectleiderschap beïnvloedt het succes van een project in hoge mate. Het is evident dat de projectleider ook over leidinggevende kwaliteiten moet beschikken. Hij/zij draagt de eindverantwoordelijkheid voor het welslagen van het project en zal in het projectteam coördinerend, sturend, motiverend, conflictbeheersend en oplossingsgericht moeten kunnen optreden. Al bij de implementatie van een project moet duidelijkheid bestaan over de verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van zowel de projectleider, de onderzoekers binnen het team, betrokkenen buiten het team en de financieel of bestuurlijk verantwoordelijken binnen de afdeling, het instituut en de faculteit. Ook de kwaliteit van de onderzoekers binnen het projectteam draagt bij aan het welslagen van het project. Tijdens de selectieprocedure moet hiermee rekening worden gehouden. Anderzijds moet de individuele medewerker geïnformeerd wor-


25

den over wat hij/zij van de deelname aan het project kan verwachten en welke invloed zijn/haar deelname heeft op zijn/haar loopbaan. Een ander aandachtspunt is de klantgerichte werkwijze gedurende de uitvoering en bij de afronding van een project. Korte, heldere communicatielijnen, duidelijke aanspreekpunten, periodieke terugkoppeling over de voortgang van het project in de vorm van mondelinge of schriftelijke rapportages, tijdige facturering en levering van financiële overzichten zullen de samenwerking tussen opdrachtgever en de instelling bevorderen. Bij de afronding van een project moet de opdrachtgever in de gelegenheid worden gesteld commentaar te leveren op de concepteindrapporten. Indien mogelijk verzorgen projectleiders presentaties van de resultaten voor de opdrachtgever. Na afloop van projecten kan een evaluatie van de wensen met betrekking tot de nazorg en aanvullende advisering over de toepassing van onderzoeksresultaten inzichtelijk maken welke vervolgactiviteiten nodig zijn. Deze kunnen de basis vormen voor een vervolgaanvraag. Een kwaliteitssysteem is alleen zinvol als het regelmatig op naleving, functionaliteit en effectiviteit getoetst wordt. Met behulp van interne audits en analyses op basis van een (interne) evaluatie en de realisatiescore van uitgebrachte offertes/inschrijvingen kan kwaliteitsmanagement bijgestuurd worden.

3. Projectbeoordeling, goedkeuring en financiering Gedurende de goedkeurings- en financieringsfase van het project komen de volgende aspecten aan de orde: • externe beoordeling en evaluatie, • contractonderhandelingen, • contractering. Externe beoordeling en evaluatie Deze volgen meestal enige maanden na indiening van het projectvoorstel. De instelling wordt met een officieel schrijven van de financier op de hoogte gebracht van de ophanden zijnde goed- of afkeuring. De opdrachtgever c.q. financier laat in zijn schrijven weten of, en zo ja welke, wijzigingen in het voorstel noodzakelijk zijn en hoeveel geld er beschikbaar is voor het project. De reactie kan tot hernieuwde onderhandelingen leiden als zaken onduidelijk zijn. In geval van grote wijzigingen in de inhoud en/of de begroting moet de universiteit intern toetsen of de inhoudelijke wijzigingen de kwaliteit en haalbaarheid van het project niet aantasten en of zij het wenselijk acht het project onder de gewijzigde omstandigheden uit te voeren.

Elk aangepast projectvoorstel dient wederom getoetst te worden aan de onderzoeksplannen en agenda van de afdeling/ faculteit. De haalbaarheid van de financiering (herziening van het dekkingsplan) bij eventueel aangepast budget dient door de verantwoordelijke te worden getoetst en goedgekeurd. Indien nodig kunnen de onderhandelingen met de financier worden voortgezet om een aanvaardbaar compromis te bereiken. Contractonderhandelingen Het is belangrijk bij onderhandelingen altijd te vermelden dat deze vrijblijvend zijn totdat beide partijen het contract hebben ondertekend. Hulp bij gecompliceerde onderhandelingen is te verkrijgen bij de facultaire contractmanager of het Valorisation Centre. Contract Gemaakte afspraken dienen schriftelijk te worden vastgelegd in een overeenkomst. Deze dient door alle betrokken partijen rechtsgeldig te worden ondertekend. De ondertekenaar namens de TU Delft dient tekenbevoegd te zijn krachtens de Mandaatregeling. Voor advies kunt u terecht bij uw contractmanager. Het contract bevat een omschrijving van het project en uitvoeringsbepalingen, begin- en einddatum, prijs en prestatie, wijze van factureren, tenaamstelling van de factuur, betalingstermijnen en wijze van betaling. Tevens worden in het contract bepalingen opgenomen betreffende publicatierechten, geheimhouding, intellectuele rechten en aansprakelijkheid, bepalingen met betrekking tot tussentijdse beëindiging, het oplossen van geschillen en toepasselijk recht. In hoofdstuk 6, “Juridische aspecten”, wordt hier dieper op ingegaan. Let op: Veel financiers werken met hun eigen standaardcontracten en voorwaarden, waarvan de universiteit in veel gevallen niet mag afwijken (bijvoorbeeld EU-contracten). Indien een accountantsverklaring vereist is bij de afrekening van het project, dan verzoeken wij u, zodra u de subsidiebeschikking hebt ontvangen dan wel het contract is getekend, het project via uw projectadministratie aan te melden bij de Projectaccountant van F&C. Hiervoor kunt u bijlage 4, Vooraanmelding projecten, gebruiken. Op grond van de Wet Vermindering Afdracht (WVA), in het kader van de WBSO, kan de TU Delft voor haar 3e geldstroom financiers een korting realiseren ten laste van de door de TU Delft af te dragen loonbelasting en premies, mits het gaat om bedrijven die geregistreerd staan als een Nederlandse rechtspersoon. De Belastingdienst is er mee akkoord gegaan dat deze korting


26

direct in de boekhouding van de TU Delft kan worden opgenomen mits in het contract hieromtrent de volgende bepaling is opgenomen: “In de overeengekomen financiering is rekening gehouden met voordelen die de Technische Universiteit Delft op grond van de weten regelgeving kan behalen, waaronder bijvoorbeeld de Wet Vermindering Loonbelasting en Premie (WVA). De op deze wijze verkregen inkomsten kunnen derhalve rechtstreeks in de boekhouding van de TU Delft worden opgenomen”. Het opnemen van deze bepaling kan een financieel voordeel voor de TU Delft opleveren en voorkomt een zeer omslachtige administratie”.

4. Uitvoering en Monitoring Tijdens de uitvoering van het project vinden beheersmatige activiteiten plaats. Deze betreffen de personele organisatie, administratieve organisatie, tijdschrijven en rapportage. In deze paragraaf zullen wij nader op deze aspecten ingaan. Planning en beginfase Ieder project heeft een plannings- en beginfase die kan variëren van één maand tot zes maanden. Het is raadzaam om deze fase expliciet te vermelden in het werkplan en het tijdspad van de projectaanvraag, aangezien dit de projectstaf de mogelijkheid biedt het project naar behoren op te starten. In deze periode moeten meestal veel contacten gelegd worden, moet de communicatie tussen betrokkenen op gang komen of moeten onderzoeksprotocollen en/of trainingsmodules nog uitgewerkt, gedrukt en verspreid worden. Het kan handig zijn om in de planningsfase een workshop te organiseren om alle direct betrokkenen op de hoogte te brengen van het project, afspraken te maken en de agenda op te stellen voor de volgende maanden. De uitkomsten van een planningsfase dienen aan de projectfinancier medegedeeld te worden. Bijstellen werkplan indien het project is aangepast De eerste actie na goedkeuring van een aangepast projectvoorstel is het bijstellen van het oorspronkelijke werkplan en de daarbij behorende activiteitenagenda. Als een voorstel (= werkplan na de contract tekening) wordt aangepast, dient er een contractamendement komen. Indien een project met meerdere partners wordt uitgevoerd dienen deze vroegtijdig geïnformeerd te worden over mogelijke wijzigingen en aanpassingen, om zo vooraf hun beschikbaarheid te kunnen garanderen. Uitgifte subcontracten Indien een project met meerdere partners wordt uitgevoerd, dienen de taken per partner omgezet te worden in subcontrac-

ten waarin de wetenschappelijke bijdrage en de personele inzet per partner alsmede de planning en het deelbudget zijn opgenomen. Eén van de partners treedt op als penvoerder en draagt zorg voor de volledigheid van subcontracten en het opstellen van het consortium agreement. Voorbeelden van dergelijke contracten treffen we aan bij de EU-onderzoeksprogramma’s. Informatie over het opstellen van subcontracten wordt verstrekt door het Valorisation Centre. Samenwerkingsovereenkomst / Consortium Agreement Regelmatig worden projecten door meerdere partners uitgevoerd. Dit samenwerkingsverband, of Consortium, dient het de subsidieaanvraag gezamenlijk in. De afspraken tussen de partijen aangaande geheimhouding, eigendomsrechten en aansprakelijkheid worden in een samenwerkingsovereenkomst, of Consortium Agreement, vastgelegd. Een dergelijke overeenkomst is een gedetailleerde weergave van de algemene uitgangspunten die in het subsidiecontract zijn vastgelegd. Dit moet op een zodanige manier dat partners onderling een duidelijk kader van rechten en plichten hebben bij de uitvoering van het project. Sommige subsidieverstrekkers eisen dat de samenwerkingsovereenkomst onderdeel is van de projectaanvraag, andere eisen een dergelijke overeenkomst voor of na afsluiten van het contract. Maar ook in de gevallen dat een overeenkomst niet vereist is, is het wenselijk dat een schriftelijke samenwerkingsovereenkomst wordt gesloten. Het is belangrijk om al in het begin van het opstellen van een overeenkomst juridische ondersteuning te vragen van uw contractmanagers of het Valorisation Centre. Voor de EU-kaderprojecten worden door de TU Delft de door DESCA opgestelde standaardovereenkomsten gebruikt, zie ook www.desca-fp7.eu. Personele organisatie Het bij de uitvoering van een project betrokken personeel is deels in vaste dienst van de universiteit en heeft deels een tijdelijke aanstelling voor de periode van het project. Iedereen (zittend personeel, extra aangetrokken personeel, studenten en gasten) dient door de projectleider te worden gewezen op de ter zake doende contractclausules (in het bijzonder over kenniseigendom, geheimhouding, publicatie en rapportage) èn op rechten en plichten in het kader van Arbo- en milieuwetten en dergelijke. (Zie ook: bijlagen 12 en 9, resp. Gastvrijheidverklaring en Verklaring ten behoeve van contractonderzoek). Studenten en gasten moeten tevens een verklaring met betrekking tot kenniseigendom en geheimhouding ondertekenen. Een model hiervoor is als Bijlage 10, Geheimhoudingsovereenkomst, opgenomen. In hoofdstuk 7, Personeel, worden het aanstellingsbeleid en de rechtspositie behandeld.


27

Tijdschrijven Veel contracten stellen tijdschrijven verplicht. Het integraal tijdschrijven is onderdeel van de administratieve organisatie en geldt voor alle direct bij het project betrokkenen: de wetenschappers, het ondersteunende personeel (technici, laboratoriummedewerkers) en het administratieve personeel. Het is belangrijk in een vroeg stadium het personeel op het belang van het tijdschrijven te wijzen. U kunt hiervoor gebruikmaken van het TIM-registratiesysteem (zie bijlage 6). Rapportage & Audits Goed beheer en bewaking van een project vraagt om een goed administratief systeem en vraagt om goede afstemming tussen projectleider en projectadministratie. Vaak eisen subsidieverstrekkers of opdrachtgevers één of meer (tussen-)rapportages, waarin verslag wordt gedaan van de inhoudelijke en financiële ontwikkelingen van het project. Bij veel subsidieregelingen dient de financiële tussenrapportage bovendien als basis voor verdere bevoorschotting. Vaak is een standaardformaat aangegeven. De eindrapportage dient soms een verantwoording met betrekking tot kennisoverdracht en/of commercialisering te bevatten. Vaak wordt bij de verantwoording een accountantsverklaring vereist. Indien dit geval is, dient u bij aanvang van het project bij de projectaccountant van F&C, middels het vooraanmeldingsformulier, het project aan te melden (zie bijlage 4). Indien sprake is van vergoeding van kosten voor de aanvangsdatum, dient dit door de subsidieverstrekker te zijn aangegeven en contractueel te worden vastgelegd. Dit geldt ook voor kosten die gemaakt zijn na de contractdatum. Veelal betreft dit de kosten die aantoonbaar zijn voor het afronden van het project (accountantsonderzoek en tijd besteed aan eindrapportages). De aspecten met betrekking tot het financiële beheer zijn nader uitgewerkt in hoofdstuk 5, bij “Begrotingstechnische aspecten” en “Projectenadministratie”. Monitoring Gedurende de hele projectperiode dient de projectleider in goed overleg met de voor het projectbeheer verantwoordelijke persoon de voortgang en de kwaliteit van de werkzaamheden te bewaken. Rapportageprotocollen zijn een handig hulpmiddel bij de voortgangsbewaking. Deze protocollen kunnen tijdens een vergadering of een speciale monitoringbijeenkomst worden doorgesproken. Het inroosteren van dergelijke bijeenkomsten heeft het voordeel dat de agenda zich tot de relevante punten beperkt. De uitkomsten van rapportageprotocollen en monitoring kunnen vervolgens verwerkt worden in de rapportages aan

de financier. De meeste financiers werken met standaardrapporten, welke vaak zijn opgenomen in de bijlagen van het contract.

5. Projectevaluatie en -beëindiging Het project eindigt inhoudelijk na afronding van de wetenschappelijke activiteiten volgens contract en het inzenden van de eindrapportage aan de opdrachtgever. Na goedkeuring van de eindrapportage vindt de definitieve subsidietoekenning plaats. Vaak verlangt de subsidieverstrekker of opdrachtgever een accountantsverklaring. De eindafrekening en projectafsluiting vinden dan plaats nadat de verklaring is afgegeven. De projectadministratie stelt aan de hand van een door de projectaccountant opgesteld werkprogramma een controledossier samen, het “projectdossier”. Na afstemming met en eerste beoordeling door de projectaccountant (zie bijlage 5) van F&C op concernniveau wordt het projectdossier ter controle voorgelegd aan de externe accountant van de TU Delft. Na controle geeft deze een verklaring af. Soms is contractueel vastgelegd dat de opdrachtgever de accountant aanwijst. Voor afsluiting van het project binnen de financiële administratie dienen alle uitgaande facturen en declaraties te zijn betaald en dient te worden gecontroleerd of er nog inkoopfacturen worden verwacht dan wel nog andere verplichtingen aangaande het project lopen. Zodra dit niet meer het is geval is kan het project definitief worden afgesloten. NB. 1: Steeds vaker vindt afrekening van een subsidie plaats op basis van nacalculatie, bijv. Bsik en EU kader-projecten. NB. 2: Bij een ondeugdelijke administratie bestaat het risico dat de gevraagde subsidie wordt misgelopen en het reeds ontvangen voorschot moet worden terugbetaald. Projectevaluatie Een goede interne en externe projectevaluatie is van belang met betrekking tot de inhoudelijke impact van het project op de onderzoeksagenda/-plannen, de profilering van de faculteit/universiteit, de expertiseopbouw en de gewenste prijsstelling bij volgende projecten. Het kan voorkomen dat de financier een opdracht aan derden verstrekt om de impact van het project te evalueren met betrekking tot het beleid, de doelgroep en de doelmatigheid van het project als geheel. Projectevaluatie door middel van het verstrekken van een eindrapportage hoeft niet altijd uit te monden in projectbeëindiging. Het project kan ook verlengd worden omdat het gedurende de uitvoer vertragingen heeft opgelopen. Het kan ook het beginpunt zijn van een vervolgproject. Externe financiers tonen in


28

toenemende mate belangstelling voor het aangaan van langetermijn samenwerkingsrelaties.

3.4

Project-portfoliomanagement

Onder project-portfoliomanagement wordt verstaan: het continu bezien (via interne monitoring en evaluatie) van het totaal aan projecten en expertise dat een faculteit of beheerseenheid in portefeuille heeft. Verreweg de meeste faculteiten en andere beheerseenheden van de TU Delft hebben een breed `assortiment’ aan projecten of projectbemoeienis op basis van `subcontracting’. Het assortiment dient veelvuldig bezien te worden met betrekking tot zijn diepte en breedte (met andere woorden hoeveel projecten op dezelfde inhoudelijke thema’s, de beoordeling intern en extern van deze projecten, mogelijke vervolgprojecten en hoeveel projecten bij welke financier zijn ondergebracht). Project-portfoliomanagement zal op termijn bijdragen tot een evenwichtig assortiment van projecten en kennisproducten. In het ontwikkelingsproces van contractactiviteiten speelt portfoliomanagement een cruciale rol. Diverse faculteiten kennen slechts enkele financiers en enkele typen van financiering. Vanuit het oogpunt van risicospreiding en inhoudelijke vrijheid is een brede portfolio-opbouw wenselijk, want financiers kunnen hun beleid wijzigen, minder geld beschikbaar stellen aan bepaalde typen van onderzoek, lange tijd minder opdrachten uitbesteden of een duidelijker stempel op wetenschappelijke output gaan drukken.

tijdig te interveniëren of voorstellen te lanceren voor sub- en bijproducten op nieuwe of bestaande marktsegmenten, kan de orderportefeuille worden uitgebreid. Tegelijkertijd dient de huidige individuele expertise en onderzoeksen onderwijservaring in kaart gebracht te worden om te zien of de expertise aanwezig is om de producten tot stand te brengen. Een snelle speurtocht door het financieringsweb kan al gauw een beeld geven van de wensen aan de kant van de verschillende financiers. Vervolgens moet er voor het ontwikkelen van een marketingstrategie gekeken worden in hoeverre er sprake is van een`match’ en in hoeverre men nieuwe markten wenst binnen te dringen via bijvoorbeeld samenwerking, adviesdiensten en/of tendering. Ook kan via portfoliomanagement een betere spreiding van projecten onder soorten financiers en typen van financiering bewerkstelligd worden.

3.5

Financiering

3.5.1

Inleiding

De universiteit kent verschillende soorten financiers oftewel opdrachtgevers die, afhankelijk van de aard van de contractactiviteiten en het beleid van de financier, een opdracht aan een universiteit gunnen, met de universiteit willen samenwerken of reeds bestaande onderzoek of trainingsactiviteiten medefinancieren. De wijze van financiering en de omvang van de middelen die financiers voor bepaalde activiteiten beschikbaar stellen verschillen nogal.

In beginsel zijn er twee groeirichtingen te onderscheiden voor het huidige assortiment: expansie (het zoeken en ontwikkelen van `nieuwe markten’ c.q. financiers voor bestaande projecten, trainings- en adviesactiviteiten), en diversificatie (het zoeken van groeimogelijkheden in de richting van nieuwe contractactiviteiten en markten c.q. financiers).

De financiers kunnen in vier categorieën worden ingedeeld. Zowel ten aanzien van acquisitie, kostencalculaties als wat betreft de risicospreiding vereist iedere financier en elk type financiering een eigen benadering.

Project-portfoliomanagement en het bereiken van een goede marketingmix zijn daarom onlosmakelijk met elkaar verbonden. Portfoliomanagement vereist betrokkenheid van de verantwoordelijken voor contractactiviteiten gedurende de hele projectcyclus die in paragraaf 2 beschreven werd.

Internationale organisaties en instellingen: • Europese Unie (EU), • Verenigde Naties (VN), • Ontwikkelingsbanken (Wereldbank, EOF, ADB), • Internationale niet-gouvernementele organisaties (NGO's), zoals Ford Foundation, CARE, WWF e.d.

Goed portfoliomanagement gaat ervan uit dat een bevredigende marketingmix bereikt wordt, waarbij men op de diverse marktsegmenten projecten gefinancierd wenst te zien. Het omzetten van onderzoeksen onderwijsplannen in geïntegreerde onderzoeksen onderwijsagenda’s, waarbij duidelijk onderscheid wordt gemaakt tussen hoofd-, sub- en bijproducten is een van de beginpunten. Een goed gevoel voor timing is doorslaggevend bij het verwerven of continueren van (deel)projecten. Door

Soort financier:

Nationale organisaties en instellingen: • Ministeries, bijv. BuZa, OS, EZ, OCW, VWS, VenW, LNV; • Provincies en gemeenten • Semi-overheidsinstellingen en aan de overheid gelieerde organisaties, zoals SenterNovem, Nuffic, NWO, STW, FOM. ZonMW.


29

Niet-commerciële, Nederlandse (particuliere) organisaties • Belangengroepen, bijvoorbeeld vakbonden • Niet-gouvernementele organisaties (NGO's), zoals NOVIB, HIVOS, Natuurmonumenten; • Charitatieve instellingen, bijvoorbeeld Prins Bernhard Fonds, Astma Fonds, Collectebusfondsen; • Actiegroepen, zoals Greenpeace, Amnesty International. Bedrijven en commerciële organisaties: zoals bedrijven, banken, verzekeringsmaatschappijen.

3.5.2

Typen financiering

Bij de indeling van de verschillende typen van financiering is bewust gekozen voor het perspectief vanuit de financier en niet vanuit de universiteit. Onder `type financiering’ wordt verstaan: het kader waarin een project, zoals gedefinieerd in paragraaf 3.2, is ondergebracht. In de terminologie van de universiteit worden contractactiviteiten op het gebied van onderzoek bijna altijd als `project’ aangeduid, ook al vindt de onderzoek- of adviesopdracht in het kader van een programma of als reactie op een tender plaats. Programma’s Een programma is een kader waarin algemeen en of sectorgericht beleid en doelstellingen zijn gedefinieerd en van waaruit subsidie beschikbaar wordt gesteld voor het uitvoeren van projecten die in dat kader passen. Een programma omvat een veelvoud van projecten, die door verschillende universiteiten, onderzoeksbureaus e.a. worden ingediend en uitgevoerd. De meeste programmafinanciers, bijvoorbeeld de Europese Unie of de ontwikkelingsbanken, werken met standaardformulieren voor het indienen van projecten, standaardprocedures voor de beoordeling en goedkeuring van projectvoorstellen en met standaardovereenkomsten. Bij de programmafinanciering neemt de financier de hele identificatiefase en een deel van de formuleringsfase voor zijn rekening. De voorinvesteringen door de universiteit zijn in dit geval aanmerkelijk lager, aangezien alleen een aanvraag ingediend hoeft te worden. Meestal bouwen deze aanvragen voort op lopende activiteiten die aansluiten bij het programma van de financier. Projecten Als we de term project hanteren in relatie tot financiers, gaan we er in principe van uit dat de universiteit ook het ontwikkelingstraject van het onderzoek voor haar rekening neemt. Met andere woorden: de inzet en betrokkenheid van de onderzoeker(s) begint al bij de identificatiefase van een onderzoeksvoorstel en loopt via de formulering van het projectvoorstel tot aan de uitvoering van het project.

Aanbestedingen en opdrachten Bij aanbestedingen (tenders) neemt de financier de hele identificatie- en formuleringsfase voor zijn rekening. De voorinvesteringen door de universiteit zijn dan ook aanmerkelijk lager, aangezien er alleen een reactie op het door de financier opgestelde project hoeft te worden gegeven. Advies/consultancy Veel organisaties bieden adviesfuncties aan voor wetenschappers tegen een aantrekkelijke vergoeding, mits de individuele wetenschapper de vereiste status en de gewenste staat van dienst heeft. Deze organisaties gaan vaak zelf op zoek naar de voor hen geschikte adviseurs. De vergoedingen voor advies of consultancy omvatten meestal de personele inzet, secretariële ondersteuning, rapportage en reisen verblijfkosten. Op het eerste gezicht mag deze vorm van externe financiering voor een universiteit minder interessant lijken, maar de praktijk leert dat het op parttime basis leveren van adviseurs in de toekomst kan leiden tot het verkrijgen van grotere opdrachten. De universiteit verwerft via deze individuele wetenschapper/adviseur inzicht in de werkwijze van een financier, de door hem geplande of aangeboden programma’s en in de mogelijkheden of onmogelijkheden voor het aanbieden van zelf geïnitieerde projecten.

3.5.3

Soorten financiers

Nationale organisaties en instellingen De meeste activiteiten komen van de landelijke overheid en landelijk werkende semi-overheidsinstellingen. De overheid is niet altijd bereid de integrale kosten voor onderzoek te betalen. Bovendien vragen de aan de overheid gerelateerde organisaties en instellingen vaak een eigen bijdrage van de instelling, die in de begroting inzichtelijk gemaakt moet worden. In de praktijk kan dit inhouden dat bepaalde facilitaire voorzieningen niet vergoed worden. Het idee van de eigen bijdrage komt voort uit de vooronderstelling dat de universiteit profijt heeft van deze vorm van medefinanciering voor het reguliere onderzoek. Niet-commerciële Nederlandse (particuliere) organisaties De TU Delft voert al vele jaren onderzoeksen trainingsactiviteiten uit voor een breed scala van niet-commerciële organisaties, zoals een groot aantal niet-gouvernementele organisaties, charitatieve instellingen en actiegroepen. Meestal zijn de activiteiten erg toepassingsgericht en niet altijd kostendekkend. Toch zijn deze activiteiten belangrijk voor de universiteit, met name vanuit het oogpunt van de maatschappelijke dienstverlening, het onderhouden van contacten met de doelgroep waarvoor de resultaten van fundamenteel onderzoek van belang kunnen zijn en bij het voorzien in mogelijke stageplaatsen voor studenten.


30

Commerciële organisaties De samenwerking varieert van advies- en onderzoeksopdrachten via onderzoekssamenwerking tot overdracht van (beschermde) kennis. Het bedrijfsleven is voornamelijk geïnteresseerd in kennis die op korte termijn kan leiden tot concrete producten en diensten die tot grotere omzet leiden. In principe dient het bedrijfsleven de integrale kosten van het onderzoek te betalen. Technologieregelingen voor het bedrijfsleven Slechts in zeer speciale gevallen is het bedrijfsleven bereid fundamenteel wetenschappelijk onderzoek (mede) te financieren. Bedrijven kunnen daarbij van een aantal regelingen gebruikmaken. Deze zijn ingedeeld aan de hand van de fase van onderzoek en ontwikkeling waarop ze zich richten. Dat kan fundamenteel onderzoek zijn, maar ook toegepast onderzoek. Voorbeelden van deze regelingen zijn: • Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk De WBSO is een fiscale aftrek waarmee de overheid het speur- en ontwikkelingswerk door ondernemers en zelfstandigen bevordert. • EUREKA Dit stimuleringsprogramma heeft tot doel de samenwerking te bevorderen tussen Europese bedrijven en onderzoeksinstituten op het gebied van hoogwaardige technologie. • Innovatiegerichte Onderzoekprogramma's Hiermee wil de overheid fundamenteel strategisch onderzoek stimuleren bij universiteiten en ander non-profitonderzoeksinstellingen.

Internationale organisaties en instellingen De Verenigde Naties (VN), Ontwikkelingsbanken en Internationale niet-gouvernementele organisaties (NGO’s) kunnen belangrijk zijn voor de universiteit. Zij financieren bijvoorbeeld door wetenschappers uitgevoerde adviesfuncties en zijn bereid voor dit advies goed te betalen, afhankelijk van de vereiste status van de individuele wetenschapper en de gewenste staat van dienst. Ze vergoeden in veel gevallen alle kosten. Genoemde instellingen en de EU schrijven tenders uit waarop de universiteit kan meedingen. Het is mogelijk om zelfontwikkelde projecten bij deze instellingen aan te bieden voor financiering. Tevens kan de universiteit voorstellen indienen voor de uitvoering van programma’s. Dit kunnen onderzoeksprogramma’s zijn, maar ook trainingsactiviteiten en/of projecten op het gebied van de ontwikkelingssamenwerking. Een belangrijk aandachtspunt is de prijs/prestatieverhouding. Door het grote aanbod aan wetenschappelijk potentieel beschikken de internationale instellingen over een brede keuzemogelijkheid voor elke activiteit en bepaalt de beste kwaliteit voor de laagste prijs vaak hun keuze. In de praktijk komt het erop neer dat voorstellen afkomstig van Nederlandse universiteiten van hoge kwaliteit moeten zijn om voor financiering in aanmerking te komen.

3.6

Risicomanagement

“Deze tekst was bij de presentatie van de Leidraad nog niet beschikbaar. Voor nadere inlichtingen kunt u contact opnemen met het secretariaat van BMO, tst 83703, of [email protected] “


31


32

Contractonderwijs bij de TU Delft 4

4.1

Delft TopTech

De wereld verandert snel als gevolg van nieuwe technologie. Zaken doen is steeds concurrerender geworden, wat zich vertaalt in een adaptieve werkomgeving die ongekend is. Daarom vereist het opbouwen van een carrière tegenwoordig innovatieve vaardigheden die ondersteund worden door up-to-date kennis, vaardigheden en deskundigheid. Motieven Delft TopTech is de School of Executive Education van de TU Delft, die zich wijdt aan de ontwikkeling en organisatie van programma’s die erop gericht zijn de innovatieve en leidinggevende capaciteiten van individuen en organisaties te verbeteren. Zij werkt daarbij altijd vraaggericht. Zij is altijd op zoek naar deze voor de TU Delft relevante vraag en vertaalt deze dan in een voor de TU Delft interessant product. Dat kan een bestaand executive masterprogramma zijn, maar het kan ook een voor een specifiek bedrijf op maat gemaakt programma zijn.

4.2

In company of contractonderwijs op maat

Er is de laatste jaren een toenemende vraag van bedrijven naar specifieke, tailormade opleidingen voor professionals uit het eigen bedrijf of organisatie. In antwoord hierop kan TopTech samen met de betreffende vakgroep een programma op maat ontwikkelen. Hierin wordt de specifieke deskundigheid vanuit de TU Delft gecombineerd met expertise van aan de TU Delft of Delft TopTech gelieerde organisaties. Faculteiten hebben verschillende motieven om contractonderwijs te organiseren: • Het organiseren van contractonderwijs is financieel aantrekkelijk en betekent een verruiming van de financiële middelen. Contractonderwijs kan daarbij worden gezien als een vorm van risicospreiding. De instroom van studenten is al geruime tijd geen continue factor meer en via contractonderwijs kan een faculteit proberen nieuwe marktsegmenten aan te boren. Dit kan leiden tot een versteviging van de basis van de faculteit. • Een andere reden voor het organiseren van contractonderwijs is dat het kan leiden tot betere ontplooiingskansen voor docenten. Veel docenten vinden het stimulerend om niet alleen met reguliere studenten, maar ook met andere doelgroepen in contact te komen. Het geven van cursussen voor medewerkers van bedrijven, overheden en non-profitinstellingen kan bovendien leiden tot spin-offs in de vorm van opdrachten voor het verrichten van contractonderzoek. • Het derde motief vloeit uit de voorgaande twee voort. Contractonderwijs kan positieve effecten hebben voor het reguliere onderwijs. Het kan bijvoorbeeld een vernieuwende werking hebben op de inhoud en vorm daarvan.

•

De faculteit en docenten worden geprikkeld rekening te houden met wensen en behoeften in de samenleving. Ten slotte draagt contractonderwijs bij aan de profilering en promotie van faculteiten. Faculteiten presenteren zich als ondernemende organisaties, die openstaan voor ontwikkelingen in de maatschappij.

4.3

Idee-ontwikkeling

Het ontwikkelen van een idee voor een cursus of opleiding kan op twee manieren van start gaan. Vaak worden ideeën door wetenschappelijke medewerkers gegenereerd in reactie op signalen uit de maatschappelijke omgeving. Ook kloppen externe partijen (bedrijven of organisaties) bij universiteiten aan met concrete vragen voor te (ontwikkelen cursussen) en opleidingen. In beide gevallen is het van belang tijd te nemen voor de uitwerking van het idee en er met anderen over te praten. Door deze discussies (liefst met relatieve buitenstaanders die gevoel voor de markt en/of marketing hebben) kan het idee worden bekritiseerd en aangescherpt tot een eerste cursusconcept. De volgende vragen dienen tijdens deze discussies aan de orde te komen: • Biedt het concept een duidelijke meerwaarde voor potentiele doelgroepen? • Past het concept bij de universitaire achtergrond, qua niveau en aantrekkelijkheid voor docenten en cursisten? • Kan de cursus, met het oog op het bereiken van een kostendekkende exploitatie, met een zekere regelmaat worden gegeven? • Zijn de beoogde doelgroepen (en/of hun werkgevers) voldoende kapitaalkrachtig om een kostendekkende cursusprijs te kunnen betalen? • Zijn er voldoende docenten die bereid en in staat zijn aan de cursus of opleiding mee te werken? • Is er bij de initiatiefnemers voldoende bereidheid om tijd en geld te steken in een goede voorbereiding van de cursus of opleiding?

4.4

Voorbereiding

Een goede voorbereiding is essentieel voor het op de markt brengen van een succesvolle cursus of opleiding. Het opstellen van een bedrijfsplan is hiervoor een geschikte methode. Daartoe kan een klein team worden gevormd dat het concept uitwerkt en alle aspecten ervan op een rij zet en verantwoordelijk is voor de eventuele implementatie en uitvoering van het idee. De procesmatige kant (het creëren van een intern draagvlak en een ‘committment’ bij de dragers van het initiatief) is minstens zo belangrijk als het beschrijven van de zakelijke aspecten.


33

Het opstellen van een bedrijfsplan gebeurt in de regel door Delft TopTech. Ook de regie van dit proces, inclusief het schrijven van het plan, wordt in de meeste gevallen door Delft TopTech gedaan. Deze gang van zaken is zeker aan te bevelen als er sprake is van een samenwerking met een of meer externe partners. In zo’n geval is het nuttig een relatieve buitenstaander in te schakelen die probeert de belangen van alle partijen zo evenwichtig mogelijk in het plan tot uiting te brengen. De uitkomst moet een werkbaar plan zijn dat tot de verbeelding van alle partijen spreekt en dat rekening houdt met de organisatorische en financiële risico’s en de langetermijn effecten. Het is verstandig de gemaakte afspraken vast te leggen in een samenwerkingsovereenkomst waarin de rol van de betrokkenen helder is omschreven. Overzicht van de onderwerpen die aan bod komen bij het schrijven van een bedrijfsplan: • doelstellingen en randvoorwaarden • marktanalyse • productbeschrijving • organisatierisicoanalyse • organisatie en projectmanagement • financiën • stappenplan Marktanalyse Een goede marktanalyse is noodzakelijk om de haalbaarheid van een cursus of opleiding in te kunnen schatten. Zeker als een idee ‘intern’ geboren is, is het van groot belang de aantrekkelijkheid ervan te toetsen in de markt. In vrijwel alle gevallen worden ideeën op basis van zo’n marktanalyse aangepast. Als de analyse goed wordt uitgevoerd, kan een betrouwbare inschatting worden gemaakt van de kans van risico’s en de slaagkansen van het cursusconcept. Hiervoor is het wel noodzakelijk dat de volgende stappen worden gezet: • Voorbereiding: Aangeven van belangrijke trends en ontwikkelingen: in de eerste plaats wordt een beschrijving gegeven van belangrijke ontwikkelingen en trends die de markt rijp maken voor het nieuwe cursusconcept. Deze ontwikkelingen kunnen breed zijn, maar moeten ook kunnen worden toegespitst op dat deel van de markt waarop de cursus zich richt. • Bepalen van doelgroepen: Vervolgens wordt precies aangegeven voor welke doelgroepen de cursus – uitgaande van de beschreven ontwikkelingen – interessant zal zijn. Het verdient hierbij de voorkeur het aantal doelgroepen te beperken tot een of enkele duidelijk te omschrijven en aan te spreken (beroeps-)groepen. Daarbij dient in het achterhoofd te worden gehouden dat het cursusconcept voor doelgroepen voldoende interessant moet zijn om hiervoor tijd en geld vrij te maken (of om hun leidinggevende ervan te overtuigen dit voor hen te doen).

•

•

•

•

•

Analyse van andere aanbieders: Daarna wordt een inventarisatie gemaakt van andere aanbieders van vergelijkbare cursusconcepten. Dit kan geschieden door folders aan te vragen en te bellen en de programma’s te vergelijken op inhoud, prijs en andere voorwaarden. Het is van belang de nieuw op te zetten cursus in meer of mindere mate van het reeds bestaande aanbod te onderscheiden. Samenwerkingsmogelijkheden: Ten slotte kan worden bekeken of het voordelen biedt om samen te werken met andere organisaties of eenheden, binnen of buiten de universiteit. Dit kan een goede strategie zijn als beide partijen elkaar aanvullen en als bij bundeling van krachten sprake is van een duidelijke meerwaarde. Ook kan samenwerking een manier zijn om rechtstreekse concurrentie met elkaar te voorkomen. Het is in alle gevallen verstandig goede afspraken te maken over de verantwoordelijkheden van beide partijen en deze te laten vastleggen in een samenwerkingsovereenkomst. Analyse van de risico’s: Welke risico’s zou het te starten project (en daarmee de vakgroep/faculteit) kunnen lopen bij onvoldoende slaagkans en tegenvallend rendement. Wat zijn de effecten op langere termijn? Gesprekken met sleutelfiguren: Na het eerste deel van de marktanalyse, die grotendeels achter het bureau kan worden gemaakt, is het nuttig het cursusconcept voor te leggen aan een klein aantal sleutelfiguren. Dit zijn gezaghebbende personen in de markt, die een goede kijk hebben op de haalbaarheid van het concept en die een weloverwogen advies kunnen geven. De ervaring leert dat zes tot tien van dergelijke gesprekken veel constructieve informatie opleveren die tot aanscherping van het cursusconcept kan leiden. Ook krijgt men meer zicht op de netwerken die in de markt bestaan en die later, als de werving van cursisten begint, kunnen worden aangesproken. Marktonderzoek: Een laatste stap bestaat uit een kwantitatief marktonderzoek onder potentiële cursisten (en eventueel de beslissers die bepalen welke cursussen worden ingekocht). Een dergelijk onderzoek is pas effectief als het programma al redelijk goed is uitgewerkt en kan worden voorgelegd aan een of meer groepen respondenten (bijvoorbeeld in de vorm van een proefbrochure). Het marktonderzoek is bedoeld om de mening van cursisten over het aangeboden programma te vernemen. Op basis hiervan kunnen de laatste aanpassingen worden gemaakt die de kans van slagen vergroten. Ook kan duidelijk worden of en wanneer er voldoende cursisten worden geworven. Op basis van de uitkomsten van het marktonderzoek kan een ‘go/no-go’ beslissing worden genomen en kan eventueel worden besloten het programma uit te stellen of te beginnen met een pilot.


34

•

•

•

•

•

De meest efficiënte vorm van marktonderzoek is het voeren van telefonische gesprekken met ongeveer honderd respondenten. Als alternatief kan worden overwogen een schriftelijk marktonderzoek te houden of groepsgesprekken met respondenten te voeren. Ten slotte kan worden gekozen voor een combinatie van deze methoden. In alle gevallen worden tijdens het marktonderzoek adressen verzameld van geïnteresseerde kandidaten en organisaties. Delft TopTech coördineert de uitvoering van dit soort marktonderzoeken en zorgt voor duidelijke analyses van de eindresultaten. Productbeschrijving: In aansluiting op de marktanalyse kan het product (de cursus of opleiding) worden beschreven. Hierbij wordt achtereenvolgens aandacht besteed aan de volgende punten: Doelstellingen en studiebelasting: Omschrijving van de doelen en de omvang van de cursus in termen van contacturen en overige studiebelasting. Indien al bekend, kunnen ook de cursusdagen worden aangegeven. Curriculum: Uitgebreide beschrijving van de inhoud van het programma in de vorm van thema’s, modules of studiedagen. Cursisten moeten na lezing van het curriculum een duidelijk beeld van de programmaopbouw hebben. Eventueel kan een schematisch overzicht worden toegevoegd. Toelating cursisten: Beschrijving van de toelatingseisen waaraan kandidaten moeten voldoen, de toelatingsprocedure en het maximale aantal deelnemers. Docenten: Aangeven welke docenten betrokken zijn bij het programma. Het kan hierbij gaan om wetenschappelijke docenten en (internationale) gastdocenten. Voor beroepsgerichte bijscholingscursussen verdient het aanbeveling een mix van wetenschappelijke en praktijkdocenten in te schakelen.

•

•

Eindtermen: Nauwkeurige formulering van de kennis en vaardigheden die een cursist zich na afronding van het programma eigen moet hebben gemaakt. Bij masterprogramma’s en zware postdoctorale beroepsopleidingen dient een examencommissie te worden ingesteld die het niveau van de opleiding kan waarborgen. Kwaliteitszorg: aandacht moet worden besteed aan de evaluatie van het programma, zodat inzicht ontstaat in de waardering door cursisten en docenten. Evaluaties dienen als uitgangspunt voor een continue aanpassing en bijstelling van het programma.

4.5

Profiel van de deelnemers

Deelnemers aan TopTech programma’s leren hoe ze om moeten gaan met strategische kwesties en krijgen de kans hun eigen specialisme uit te breiden. Afstudeerders worden lid van een professioneel netwerk dat een belangrijke meerwaarde heeft voor de personen zelf en voor de organisaties waarvoor zij werken. De programma’s zijn gericht op medewerkers in het middenkader en managers van op technologie gebaseerde en ingestelde organisaties. Over het algemeen beschikken de deelnemers over enkele jaren praktijkervaring, en zij hebben veelal een wetenschappelijke of engineering achtergrond.


35


36

Financiën: Begroting & Projectadministratie 5.1

Begrotingstechnische aspecten

De vele contacten door verschillende medewerkers van de TU Delft met veelal dezelfde opdrachtgevers en subsidieverstrekkers vragen om een eenduidige financiële presentatie naar buiten. Voor een geloofwaardige communicatie met deze externe partijen is het van belang dat de TU Delft een correcte, transparante en consistente tariefstelling hanteert. Dit vereist een TU-breed uniform gehanteerde begrotingssystematiek. Voor het leveren van diensten aan derden is het van belang om te weten wat de integrale (totale) en de marginale (extra) kosten zijn van de door ons geleverde diensten of producten. Door de kosten te vergelijken met de materiële en immateriële opbrengsten kan worden bepaald of de dienst voor de TU Delft toegevoegde waarde heeft. Sommige subsidieverstrekkers verstrekken hun vergoedingen op basis van de additionele kosten van een project. In dit hoofdstuk wordt daarom een onderscheid gemaakt tussen de integrale projectbegroting en de marginale projectbegroting. Schematisch wordt aangegeven welke kosten in uw begroting kunnen worden opgenomen en hoe daarmee kan worden omgegaan. Let op: Uitgangspunt voor veel subsidieverstrekkers is: kosten zijn pas declarabel als ze werkelijk gemaakt, geadministreerd en betaald zijn. Hiertoe dienen ze met onderliggende, originele stukken onderbouwd te zijn!

5.1.1

Integrale projectbegroting

De integrale projectbegroting is een vooraf opgesteld financieel overzicht van alle verwachte kosten en opbrengsten die aan een project kunnen worden toegerekend (zie bijlagen 1 en 3). Het is de grondslag voor planning en de beheersing van het project. Het gaat daarbij om een effectieve, efficiënte en tijdige toerekening van ruimte, inzet van mensen en apparatuur en beschikbare gelden aan het project. De projectbegroting wordt opgesteld door de (beoogd) projectleider in overleg met de contractmanager. Na parafering door het facultaire hoofd F&C en/of de contractmanager wordt de begroting ter goedkeuring voorgelegd aan de decaan. De te hanteren tarieven staan vermeldt in de jaarlijkse, door F&C opgestelde, Tarievenbrief. De begroting bevat de volgende componenten: • Personeel • Materieel • Infrastructuur • Overhead • Onvoorzien

5

Belangrijk aandachtspunt is het aantal aan een project toe te rekenen uren (normuren) dat de verschillende subsidiegevers hanteren als uitgangspunt voor declaraties. De normuren zijn bepalend voor het tarief bij de betreffende subsidieverstrekker. Indien de tabellen in de Tarievenbrief onvoldoende houvast bieden kunt u contact opnemen met de contractmanager van uw faculteit of met F&C.

Personeel De integrale kostprijs voor personeel bevat de volgende bestanddelen: • Directe kosten: De directe personeelskosten zijn de brutosalarissen, sociale lasten en vakantiegeld, en persoonsgebonden lasten, volgens de voor het personeel geldende CAO Nederlandse Universiteiten. Deze schalen zijn geclusterd. Per cluster worden jaarlijks de gewogen gemiddelde kosten berekend, die in de integrale begroting worden gebruikt. De opbouw van de directe personeelskosten is in bijlage 3 uitgewerkt. • Indirecte kosten of overhead: Hieronder kunnen worden opgenomen huisvesting en exploitatie, indirecte en directe personele ondersteuning. Al het personeel dat bij het project is betrokken en een wezenlijke bijdrage levert, moet in de begroting worden opgenomen. Niet begroot en niet verantwoord (en dus niet geregistreerd) personeel komt niet in aanmerking voor subsidiëring. Personeelskosten moeten kunnen worden aangetoond op basis van een sluitende tijdregistratie (TIM-systeem, zie bijlage 6). Tijdens een project kan een onverwacht groot tijdsbeslag op personen worden gelegd in verband met eisen van de klant inzake rapportage, kennisoverdracht en exploitatie (waaronder bijvoorbeeld octrooien). Over de verantwoording hiervan en eventuele vergoeding hiervoor zult u van tevoren afspraken moeten maken met de subsidieverstrekker of opdrachtgever.

Materieel De materiële kosten van de integrale projectbegroting omvatten de volgende posten: • Materialen • Vervaardiging • Apparatuur: – Projectspecifieke apparatuur – Huur/lease apparatuur – Disciplinespecifieke apparatuur • Interne technische diensten • Interne wetenschappelijke diensten • Octrooikosten • Reis- en verblijfkosten


37

• •

Externe diensten Valutarisico

Materialen Alle materialen, grondstoffen en verbruiksgoederen voor het onderzoek vallen onder deze kostenpost. Ze worden tegen kostprijs (= aanschafprijs exclusief te betalen BTW) op de begroting opgevoerd. Uitzondering hierop vormen de (onderzoeks)projecten waarbij de TU Delft geen BTW kan verrekenen (zoals 2e geldstroomprojecten, EU projecten). De kostprijs is dan de aanschafprijs inclusief BTW. Vervaardiging Veelal worden apparatuur, opstellingen of proefstukken speciaal vervaardigd. Voor vervaardiging in de werkplaats van de faculteit behoren de integrale kosten per dienstverlening te worden opgevoerd. Voor vervaardiging door het projectpersoneel worden de arbeidskosten van de eigen (TU-)werkplaats opgevoerd bij de post “Personeel” op basis (controleerbare) urenregistratie. Materiaalkosten kunnen worden opgenomen onder de post “Materialen”. Indien de werkzaamheden (extern) worden uitbesteed kan het factuurbedrag opgevoerd worden. Apparatuur Onder deze post worden opgenomen: • Project specifieke apparatuur: Deze wordt voor een project nieuwe apparatuur aangeschaft en voor 100% verbruikt voor het project, dan wordt de totale aanschafwaarde inclusief installatie en sloopkosten (excl. BTW) opgenomen in de begroting. Hieronder vallen ook Pc’s, printers, software en dergelijke. Reeds aanwezige apparatuur kan worden opgenomen voor de boekwaarde (afschrijving op basis van de gebruikelijke methodiek). Om in aanmerking te komen voor subsidie dient de waarde onderbouwd te kunnen worden op basis van originele documenten, zoals facturen. Wanneer nieuwe apparatuur wordt aangeschaft die niet geheel voor het project wordt gebruikt, dan moet de geschatte restwaarde (op basis van de gebruikelijke afschrijvingsmethodiek) van de aanschafwaarde worden afgetrokken. Het verschil wordt opgenomen in de begroting. • Onderhoud Voor onderhoud is een bedrag van 10% van de aanschafwaarde per jaar gebruikelijk, maar u dient er rekening mee te houden dat voor veel (subsidie)regelingen deze kosten aangetoond moeten worden, bijv. door facturen. Zijn de werkelijke kosten van het onderhoud bekend (bijv. o.b.v. een onderhoudscontract) dan is dit het bedrag op basis waarvan wordt begroot.

•

•

Huur en lease apparatuur: Voor te huren of te leasen apparatuur worden de kosten volgens de offerte opgenomen in de begroting. Deze kosten moeten vermeerderd worden met de installatie- en sloopkosten. Disciplinespecifieke apparatuur: disciplinespecifieke apparatuur is apparatuur die niet specifiek is voor het project, maar door aanwezigheid en inzet wel bijdraagt aan het project. De kosten hiervan bestaan uit naar rato van gebruik toegerekende afschrijvingen en onderhoud. Dit dient aangetoond te kunnen worden, bijv. op basis van een logboek. De afschrijvingskosten worden opgevoerd in de begroting. U kunt deze bepalen op basis van de aanschafwaarde inclusief installatiekosten. De aanschafwaarde dient aangetoond te kunnen worden (bijv. door originele facturen). Ten behoeve van de (accountants)controle zult u hiervan apart aantekening moeten maken. Om de kosten te kunnen berekenen moet de levensduur worden bepaald. Deze kan het best worden gebaseerd op de bij de TU Delft gehanteerde levensduur van 3 of 5 of 10 jaar. Onderhoudskosten voor reeds afgeschreven apparatuur moeten kunnen worden aangetoond, bijv. door middel van tijdschrijven.

Interne technische diensten Voor leveringen door de Universiteitsdienst van de TU Delft worden de integrale kosten per dienstverlening, zoals bepaald door de betreffende dienstverlener, op de begroting opgevoerd. Interne wetenschappelijke diensten (of outillagekosten) Hieronder wordt verstaan: technisch-wetenschappelijke diensten met een servicekarakter waarvoor ten laste van het project een vergoeding moet worden betaald (er wordt intern gefactureerd). Voorbeelden zijn: routinematige analyses, het gebruik van een elektronenmicroscoop, diensten van DIMES, etc. Ook de inzet van zeer specifieke laboratoria kan onder deze post worden begroot. De door de dienstverlenende organisatie gehanteerde integrale kostprijs wordt op de projectbegroting opgevoerd. De personeelslasten moeten kunnen worden aangetoond middels tijdschrijven. N.B. • Bij 2e geldstroomprojecten worden interne uren niet vergoed, tenzij er met de subsidieverstrekker specifieke afspraken zijn gemaakt. • Bij EU-projecten kunnen deze kosten worden opgevoerd onder “overige kosten”; deze kostenpost mag echter pas na voorafgaande toestemming van de EU worden opgevoerd en zal derhalve reeds bij de contractonderhandelingen aan de orde moeten komen.


38

Octrooikosten Octrooikosten zijn te onderscheiden in kosten voor de aanvrage zelf, de kosten voor verlening en de kosten van instandhouding. De hierna genoemde kosten zijn inclusief kosten van een octrooigemachtigde. De bedragen zijn indicatief. • Aanvrage: De kosten voor een (eerste) Nederlandse octrooiaanvrage bedragen circa € 5.000 voor de eerste 12 maanden, inclusief een nieuwheidonderzoek. • Een octrooiaanvrage in het buitenland is meestal gebaseerd op het Nederlandse octrooischrift. In dat geval zijn de kosten: – voor een Europese octrooiaanvrage circa € 7.500, – voor een wereldwijde internationale (pct) aanvrage na 1 jaar circa € 10.000, inclusief preliminerary examination 8 maanden na aanvraag, – de kosten van de nationale fase na 30 maanden (direct na afloop van de pct-termijn) zijn sterk afhankelijk van het aantal landen dat wordt gekozen, een redelijk vaak voorkomende keuze is USA, Canada, Japan en Europa (alle landen), deze kost circa € 30.000, – enkele jaren nadat Europa (alle landen) is gekozen, volgt de Europese nationale fase, deze landenkeuze kost bij 10 landen € 25.000 • Verlening: Voordat een octrooi wordt verleend, moeten nog extra kosten worden gemaakt (taxen, eventuele vertaling, vertegenwoordiging). Men kan de bovengenoemde bedragen met een factor 2 à 3 vermenigvuldigen om de kosten voor een verleend octrooi te bepalen. • Instandhouding: De kosten voor het instandhouden van een octrooi worden hoger naarmate het octrooi langer loopt. De maximale looptijd van een octrooi is 20 jaar. Neem bij het begroten contact op met het Valorisation Centre voor een raming van deze kosten. Reis- en verblijfkosten Bij het begroten worden reisen verblijfkosten (ook congresdeelname e.d.) opgevoerd op basis van de te verwachten kosten. Deze kosten dienen achteraf te worden aangetoond. Bij EU-projecten is de luchthavenbelasting niet subsidiabel. Externe diensten Hierbij dient een onderscheid gemaakt te worden tussen 2e en 3e geldstroomprojecten. Zie hierna onder “BTW”. Valutarisico Valutarisico is het risico van een lager resultaat en een lagere (markt)waarde van activa en passiva als gevolg van veranderingen in wisselkoersen. Bij de TU Delft vindt slechts een beperkt

aantal transacties in vreemde valuta plaats. Uitgangspunt is dat posities in vreemde valuta met een tegenwaarde van meer dan € 250.000 worden vermeden. Bovendien dient er altijd een directe relatie te zijn met een vordering dan wel een verplichting. Mocht een positie in vreemde valuta met een hogere waarde dan € 250.000 worden ingenomen, dan dient deze positie te worden afgedekt. Hiertoe kunt u contact opnemen met concern F&C, tst. 86434. BTW Bij het opstellen van een projectbegroting dient u eerst de BTWstatus van het project vast te stellen aan de hand van de BTWbeslissingstabel (zie bijlage 2). Deze moet achteraf als voorblad aan de projectovereenkomst worden toegevoegd. Bij die 3e geldstroomprojecten die door én in opdracht van het bedrijfsleven worden gefinancierd, moeten bij externe levering van goederen en diensten (w.o. inhuur van personeel), de bedragen in de begroting exclusief BTW worden opgenomen. Bij de 2e geldstroomprojecten moeten de bedragen van de materiële lasten inclusief BTW in de begroting worden opgenomen. Let op: de materiële lasten bij STW-projecten dienen exclusief BTW te worden opgenomen. Aangezien wij bij de (interne) personele uitgaven geen omzetbelasting verschuldigd zijn, mogen de bedragen van de personeelslasten exclusief BTW in de begroting worden opgenomen. Infrastructuur Hieronder wordt verstaan: de technologische infrastructuur. Een groot deel van de kosten van de algemene infrastructuur van de universiteit is reeds begrepen in de overhead. Binnen technologische infrastructuur worden onderscheiden: • Basisinrichting laboratoria • Nutsvoorzieningen laboratoria • Wettelijke voorzieningen (Arbo, milieu, afval en dergelijke) Basisinrichting laboratoria / Ruimteverbruik De kosten voor de basisinrichting worden verkregen door te bepalen welke delen daarvan nodig zijn bij de uitvoering van een project. Hiervoor is een transparante tijdregistratie noodzakelijk. Afschrijvingen moeten worden aangetoond c.q. onderbouwd. Eventuele kosten moet worden aangetoond middels onderliggende stukken of tijdschrijven. Nutsvoorzieningen laboratoria De werkelijke kosten dienen te worden geschat. Het werkelijk verbruik moet worden aangetoond ten behoeve van afrekening door subsidieverstrekker, bijv. originele facturen.


39

Wettelijke voorzieningen (Arbo, milieu, afval en dergelijke) Soms moeten er kosten worden gemaakt om negatieve effecten van het project voor personeel of omwonenden te verminderen. De bepalingen in de Arbo-wet en de Veiligheidswet kunnen kosten van voorzieningen voor het ingeschakelde personeel met zich meebrengen. Milieuwetten – zoals de Hinderwet en Wet Chemische Afvalstoffen – kunnen leiden tot bijvoorbeeld kosten voor een vergunning, het treffen van aanvullende voorzieningen, ontmantelingkosten en afvoerkosten. Neem in geval van twijfel altijd contact op met de Unit Arbeidshygiëne, Veiligheid en Milieu. Let erop dat bij beëindiging van een project veelal ook hoort het ontmantelen van installaties en/of het afvoeren van overtollige (chemische) stoffen via CMC/DAAS. Overhead De overhead bestaat uit drie componenten, te weten: A. Huisvesting en exploitatielasten, B. Indirecte personele ondersteuning, C. Directe personele ondersteuning. Voor een nadere toelichting zie bijlage 3, “opbouw integrale tarieven personeel”. Onvoorzien De post “Onvoorzien” wordt opgevoerd om de niet te voorziene kosten van technisch/wetenschappelijke projecten op te vangen. Een opslagpercentage van 5% tot 10% over het totaal van de kosten is gebruikelijk.

5.1.2

een project de extra kosten van het project dekt. De werkelijke kosten dienen na afronding van het project ten behoeve van de subsidieverstrekker aangetoond te worden. De marginale projectbegroting heeft betrekking op de volgende posten: a. Projectafhankelijk personeel: dit zijn de totale directe personeelskosten van het projectafhankelijke personeel. Bij het opstellen van de marginale projectbegroting kunt u de bedragen uit de Tarievenbrief van het betreffende kalenderjaar hanteren. Ingehuurd personeel wordt begroot op basis van de werkelijke kosten. b. Projectafhankelijke materiële uitgaven: dit zijn de begrote materiële uitgaven die specifiek ten behoeve van het project gedaan moeten worden. Let op: bij capaciteitsproblemen kunt u gedwongen worden uit te wijken naar andere dienstverleners. Dit kan aanzienlijk meer kosten met zich mee brengen. c. Projectafhankelijke basisinrichting, ruimtegebruik, laboratoria: hier kunnen de volgende posten in worden opgenomen: • Nieuwe projectoverschrijdende voorzieningen en apparatuur. Deze worden beschouwd als toevoeging aan de infrastructuur. • Bovennormaal ruimtegebruik. De extra benodigde opslag-, kantoor-, dan wel laboratoriumruimte, d.w.z. het aantal extra m2 boven het genormeerde aantal. Hiervoor moet dus extra worden betaald. TU Delft Vastgoedbeheer hanteert daartoe de volgende tarieven per m2 VVO (= verhuurbaar vloeroppervlak) per jaar.

Marginale projectbegroting

De marginale projectbegroting is van belang omdat sommige subsidieverstrekkers slechts op basis van additionele kosten vergoeden. Tevens dient zij om te bepalen of de opbrengst van

Ondertekenen van formele documenten Voor alle aanvragen bij de EU en SenterNovem, ongeacht de hoogte van de gevraagde subsidie, geldt dat ze altijd door de directeur BMO dienen te worden getekend!

Opslag

Kantoor

Low tech

High tech

2005

46.43

105.38

129.70

200.44

Contractueel vastegelegd

2006

46.99

106.64

131.26

202.85

Index 1,2%

2007

47.79

108.45

133.49

206.30

Index 1,7%

2008

48.32

109.64

134.96

208.57

Index 1,1,%

N.B. Tot en met 2004 werd door Vastgoed uitgegaan van het Nuttig Vloeroppervlak (NO); NO * 1,35 = VVO

5.2

Projectadministratie

5.2.1

Inleiding

Om projecten zo effectief en efficiënt mogelijk te kunnen beheren is het noodzakelijk dat u goed registreert welke handelingen

er plaatsvinden. Op basis van deze registratie kunt u zowel de inhoudelijke als de financiële voortgang van een project bewaken, kunt u gemaakte afspraken in de gaten houden, en kunt u de (eind)controle door de accountant laten plaatsvinden en verantwoording aan de opdrachtgever of subsidieverstrekker afleggen.


40

Iedere actie dient te worden vastgelegd. In de voorbereidingsfase gaat het om de uitwerking van een projectidee of gesprekken met anderen, een kopie van een ingediende proposal, afspraakbevestigingen, gespreksverslagen met opdrachtgevers of subsidieverstrekkers, en het definitieve contract. Bij de uitvoering van het project zullen gegevens omtrent uren- en materiaalverbruik, machine-uren, en alle financiële handelingen moeten worden vastgelegd. Ook afwijkende afspraken met een subsidieverstrekker zullen goed vastgelegd en bewaakt dienen te worden. In deze paragraaf worden achtereenvolgens de voorbereidingsen uitvoeringsfase en de beëindiging van een project en de te verrichten werkzaamheden beschreven. Ten slotte wordt aangegeven hoe een dossier is opgebouwd.

5.2.2

Voorbereiding

Na de acquisitie van een project dient de financiering te worden geregeld en moet het projectvoorstel met een uitgewerkte begroting concreet worden uitgewerkt. Vervolgens wordt de subsidie aangevraagd respectievelijk het contract opgesteld. Tevens dient een samenwerkingsovereenkomst (consortium agreement) te worden opgesteld en ondertekend door alle partners. Na toekenning van de subsidie of het tekenen van het contract kan met het project worden begonnen. Al deze handelingen en de uitkomsten ervan zullen moeten worden geadministreerd. Hiertoe moeten in het projectdossier de volgende zaken worden opgenomen: • Afspraken en toezeggingen: maak ten allen tijde gespreksverslagen en laat de gemaakte afspraken schriftelijk door uw gesprekspartners bevestigen. Deze zijn de basis van uw projectvoorstel. • Kopie van intentieverklaringen/proposals en consortium agreements. • Kopie van (concept) projectplannen/offertes: incl. de diverse versies. • Kopie begrotingen: incl. de diverse versies. • Toekenning subsidie c.q. opdracht en eventuele aanpassingen van contracten.

5.2.3

Uitvoering

Om tot een juiste en tijdige informatievoorziening te komen, dienen de volgende zaken te worden bijgehouden: • Personeelskosten: de bruto personeelslasten incl. de sociale lasten die op het project drukken. • Urenverbruik: veel subsidieverstrekkers vragen om een sluitende urenverantwoording. Dit betekent dat projectmedewerkers alle uren zullen moeten (gaan) bijhouden.

Toelichting: • Personeelskosten: Medewerkers die voor een specifiek project zijn aangetrokken, kunnen al hun uren op het betreffende project schrijven. Zij dienen daarbij rekening te houden met het aantal productieve uren dat door de betreffende subsidieregeling wordt voorgeschreven (zie hierna). Veel subsidieverstrekkers eisen een tijdverantwoording van de normaal in een week te werken uren. Dit houdt in dat u alle werkbare uren per week dient te verantwoorden. Het kan betekenen dat ook de uren die geen betrekking hebben op het betreffende project inzichtelijk moeten worden gemaakt. De volgende categorieën kunnen daarbij worden gebruikt: • Onderzoek betreffende project • Ander onderzoek (1e, 2e, 3e geldstroom) • Onderwijs • Ziekte • Verlof • Overig, evt. uit te splitsen naar: – management – maatschappelijke dienstverlening Voor EU-projecten geldt dat ook de niet aan het project bestede uren worden geregistreerd. Bij het ontbreken van een goede tijdverantwoording bestaat het risico dat de EU haar bijdrage intrekt resp. dat u reeds ontvangen gelden moet terug betalen. Tijdschrijven dient te geschieden in TIM (zie bijlage 6). Iedere medewerker moet zijn/haar eigen uren bijhouden. Per project zal per medewerker moeten worden bijgehouden hoeveel tijd hij/zij aan een project heeft besteed. Ieder tijdregistratieformulier dient door de projectleider te worden geparafeerd/getekend. Veelal is door de subsidieverstrekker het aantal productieve uren per jaar voorgeschreven. Het voor een medewerker te hanteren uurtarief is dan het bruto jaarsalaris verhoogd met de sociale lasten van de betreffende medewerker (zie de betreffende Tarievenbrief) gedeeld door dit aantal uren. Is er geen aantal uren vastgesteld dan moet het jaarsalaris worden gedeeld door het werkelijk aantal uren zoals dat bij de tariefsbepaling bij de TU Delft geldt (zie de betreffende Tarievenbrief). •

Machinegebruik: de aanschaffingsprijs resp. de afschrijvingskosten van een machine of van apparatuur mogen ten laste van een project worden geboekt. U dient de investering als MVA op te nemen. We onderscheiden de volgende mogelijkheden: – De machine wordt uitsluitend voor het project gebruikt: kosten in één keer afschrijven naar het project. De kosten


41

•

•

drukken op het project, maar het apparaat staat in de activalijst. Op deze manier heeft de TU Delft een juist inzicht in de investeringen in apparatuur en inventaris (bijv. voor verzekeringen). (Registratie vindt plaats in de MVA-module van BaaN). • Een machine kan niet (geheel) ten laste van één project geboekt worden, namelijk indien: - Er wordt gewerkt met een reeds voor de aanvang van het project in uw bezit zijnde machine. - De machine is ook na afronding van het project nog te gebruiken. - De machine ook voor andere projecten c.q. doeleinden wordt gebruikt. In deze gevallen wordt de betreffende machine naar rato van gebruik op het project geboekt. De betreffende machine is niet geheel subsidiabel, maar subsidiëring vindt plaats naar evenredigheid van het gebruik ten behoeve van het betreffende project. U dient bij te houden hoeveel uren een machine of apparaat ten behoeve van het betreffende project wordt gebruikt. Dit kan gebeuren in een “logboek” (bijv. m.b.v. een urenteller of elektronische registratie). Materiaalverbruik: u dient bij te houden hoeveel en wat er gebruikt wordt. Op basis van de inkoopfacturen wordt de kostprijs bepaald. Deze administratie kunt u ook gebruiken bij de registratie van bijv. het verbruik van gevaarlijke stoffen, ten behoeve van veiligheidsprocedures en -voorschriften. Voor goederen die niet of nauwelijks per project te identificeren zijn (bijv. gassen) is het gewenst om van tevoren met de externe accountant een correcte manier van administreren af te spreken. Reis- en verblijfkosten: hieronder vallen ook de kosten voor congresdeelname.

BaaN-Project Registratie van projecten gebeurt in BaaN-Project. Van belang is of de output (rapportages, verslaglegging) die het BaaN-systeem levert, aansluit bij de verantwoordings- en informatie-eisen van de subsidieverstrekker of opdrachtgever. Dit zal voordat het project van start gaat moeten worden geverifieerd! Indien dit niet voldoende is, zullen van tevoren afspraken met de accountant en de subsidievertrekker moeten worden gemaakt over hoe registratie en/of verantwoording zal geschieden. Leg deze afspraken vast. Uw contractmanager kan u hierbij ondersteunen. Indien nodig zal de externe accountant kunnen worden ingeschakeld.

5.2.4

Beëindiging

Projectcontrole Ter ondersteuning van de beheerseenheden en voor een efficiëntere uitvoering van de accountantscontrole, vindt er na afronding van het project een eerste projectcontrole plaats door de projectaccountant van F&C. Op basis van het onderstaande werkprogramma en met behulp van een controle-checklist wordt beoordeeld of het controledossier aan alle relevante vereisten voldoet teneinde tot een goedkeurende verklaring te kunnen komen. Na afronding van een project waarvoor een accountantsverklaring is vereist of gewenst, dient het formulier “Gereedmelding” (bijlage 5) te worden ingevuld en samen met het te controleren projectdossier, via uw projectadministratie bij de projectaccountant van F&C te worden aangeleverd. De projectaccountant dient dit pakket ten minste 4 weken voordat de accountantsverklaring bij de subsidieverstrekker moet worden ingeleverd, te hebben ontvangen. Het werkprogramma is een “check” die (zowel voor de projectleider als voor de projectaccountant) ter beoordeling of accountantscontrole kan plaatsvinden. Projectcontrole kan plaatsvinden als aan de volgende minimumvoorwaarden is voldaan: • per project worden de opbrengsten en kosten binnen een zelfde dimensiecode geboekt; • per dimensiecode wordt niet meer dan één project verantwoord; • afschriften van inkomende facturen en bestelbonnen (bij lopende verplichtingen) dienen voorhanden te zijn; • een cijfermatig aansluiting tussen de totale werkelijke kosten (veelal de bijlage bij de uitgaande factuur) en de in het grootboek verantwoorde kosten dient aanwezig te zijn; • verschillen dienen te zijn verklaard; • zichtbaar gecontroleerde aansluitingen met BaaN (bijv. d.m.v. een vinkje of expliciete verwijzing); • zichtbare aansluiting BaaN met inkomende en uitgaande facturen; • facturering dient in overeenstemming te zijn met de contractuele afspraken en aan (wettelijke) voorschriften te voldoen; • inkomende en uitgaande facturen dienen in BaaNproject te zijn verwerkt en verplichtingen dienen te zijn afgehandeld; • de BTW dient correct en consequent overeenkomstig de regeling te zijn toegepast (zie ook bijlage 2); • de overige kosten, afschrijvingskosten, personele kosten, nutsvoorzieningen e.d., dienen gespecificeerd en onderbouwd te zijn. Een project waarvoor bij de eindverantwoording een accountantsverklaring vereist is, dient bij aanvang middels het “Voor-


42

aanmeldingsformulier” (bijlage 4), aan de projectaccountant te worden aangemeld. De projectaccountant zal dan voor u de toekomstige projectcontroles inplannen. Van de hiervoor genoemde afschriften van het onderzoeksvoorstel, de begroting, het getekende contract e.d., de eindverantwoording en de uitgaande facturen met bijlagen, alsmede overzichten van het grootboek en specificaties van berekende extra comptabele kosten, dient u kopieën te maken ten behoeve van de externe accountant. Indien u niet aan alle voorwaarden kunt voldoen, dient u direct contact op te nemen met uw projectadministratie of de projectaccountant van F&C. TIP Controleer op basis van de toekenningsbrief/contract of: • alle bijlagen aanwezig zijn; • de genoemde periode in overeenstemming is met de periode van de kostenspecificatie; • de genoemde subsidie in overeenstemming is met de gevraagde subsidie in de verantwoording; • voldaan is aan alle verplichtingen en voorwaarden.

Dossieropbouw Teneinde een goedkeurende accountantsverklaring te verkrijgen dient de projectadministratie over alle (bovenstaande) relevante gegevens betreffende het project te beschikken. De gegevens dienen helder, gestructureerd en toegankelijk te zijn. Voor het controle-projectdossier dient de volgorde van het werkprogramma (bijlage 5) te worden aangehouden. Checklist projectgegevens: TABBLAD A Algemeen • Documentatie inputformulieren/algemene projectgegevens (indien van toepassing); • Het onderzoeksvoorstel c.q. projectvoorstel; • De goedgekeurde begroting (incl. interne meerjarenbegroting, begroot financieel effect beheerseenheid); • Eventueel vereiste 1e geldstroombijdragen; • Van toepassing zijnde regelingen en/of onderzoeksvoorwaarden; • Het door de opdrachtgever goedgekeurde eindrapport (voorblad); • De subsidieaanvraag; • Voorwaarden, regelingen en controleprotocol; • Alle relevante documentatie die op het project betrekking heeft of die als bijlage bij de toezeggings– of opdrachtbrief is meegestuurd; • Het Contract; • De getekende overeenkomst of opdrachtverstrekking;

• • • •

De subsidiebeschikking en eventuele aanpassingen; De projectperiode en de eventuele goedkeuringsbrief voor een verlenging; Bij EU-projecten: kopie van het CPF-formulier; De verantwoording c.q. de cost statement.

TABBLAD B Personeelskosten • Aanstellingsbrief met gegevens (namen, voorletters, personeelsnummer, salarisschaal) van projectmedewerkers (d.i. een brief uit het dossier van P&O); • De gehanteerde tarieven (plus herkomst ervan); • Gehanteerde opslagpercentages; • Berekende loonkosten; • Urenverantwoording. TABBLAD C Materiële kosten & Materiaal/reiskosten • Een aan BaaN gerelateerde samenvatting van de kosten; • Afschriften van bestelbonnen (bij lopende verplichtingen); • Facturen; • Een specificatie van de nutsvoorzieningen, met een onderbouwing van de afzonderlijke componenten (koppeling aan tijdregistratie, verwijzing naar leidraadtarieven). TABBLAD D Afschrijvingen • Afschrijvingsoverzicht: de berekening van deze kosten op basis van de economische levensduur, tenzij anders met opdrachtgever of subsidieverstrekker is afgesproken; • Aanschafwaarde activa, afschrijvingspercentage en periode; • Onderhoudscontract; • Onderhoudsoverzicht; • Facturen. TABBLAD E BTW TABBLAD F Overigen • Afschriften van uitgaande (concept)facturen en declaraties met eventuele bijlagen; • Voorschotten; • Toewijzingsbrieven incl. de bijlagen; • Voortgangsrapportages; • Een afschrift van het (door de opdrachtgever goedgekeurde) (eind)rapport. • Accountantsverklaring(en), van reeds eerder afgegeven deelverantwoordingen en jaarrekeningen, en van participerende partijen; • Bankafschriften van ontvangen voorschotten.


43


44

Juridische aspecten 6

6.1

Inleiding

De naar aanleiding van gesprekken en andere vormen van overleg gemaakte afspraken over de uit te voeren werkzaamheden, verplichtingen en opbrengsten (bijv. onderzoek, onderwijs) worden schriftelijk vastgelegd in een overeenkomst of contract. Daarvoor gelden een aantal minimumeisen waaraan moet zijn voldaan. Eén van die eisen is dat het contract moet zijn getekend door een daartoe bevoegd persoon. Naast eisen zijn er ook zaken waarvan het wenselijk is er iets over vast te leggen in de overeenkomst. Te denken valt aan bepalingen betreffende geheimhouding van bedrijfsgegevens of onderzoeksresultaten, aan rechten om resultaten te publiceren, om octrooi aan te vragen op een vinding of om kennis of software in licentie te geven. Hierbij spelen niet alleen de belangen van de contractpartijen een rol, maar zijn ook persoonsgebonden aspecten in het geding, zoals auteursrechten, rechten van uitvinders, gastvrijheidverklaringen en geheimhouding. Subsidieverstrekkers werken vaak met eigen voorwaarden en contractmodellen. Voor de door de Europese Unie en SenterNovem gesubsidieerde projecten is het nodig om een door alle betrokken partijen getekende overeenkomst (consortium agreement) te hebben (zie ook hoofdstuk 3). Bij elk project zijn personen betrokken. Meestal zijn deze personen in dienst van de TU Delft. Het kan echter ook voorkomen dat er studenten of gasten aan een project meewerken. Alle bij het project betrokken personen – zittend personeel, extra aangetrokken personeel, studenten en gasten – moeten expliciet worden gewezen op de terzake doende contractclausules (in het bijzonder die over kenniseigendom, geheimhouding, publicatie en rapportage) en op rechten en plichten in het kader van Arboen milieuwetten, veiligheid, aansprakelijkheid en dergelijke. De projectleider is hiervoor verantwoordelijk. Hij kan daarbij de hulp inroepen van de facultaire contractmanager. De Vereniging Nederlandse Universiteiten (VSNU) heeft een universitaire gedragscode met betrekking tot marktactiviteiten opgesteld. De TU Delft heeft zich hieraan geconformeerd. De gedragscode is van toepassing op de marktactiviteiten van de universiteiten. De universiteiten verplichten zich onder andere om voor dit soort activiteiten een minimale prijs te berekenen ter grootte van de integrale kostprijs en administratief te kunnen aantonen dat in voorkomende gevallen deze prijs is berekend (zie bijlagen 1 en 3). Let op: bij samenwerkingsovereenkomsten met bedrijven dient u rekening te houden met de Europese bepalingen inzake staatssteun. Het aanwenden van overheidsmiddelen, ook door universiteiten, kan namelijk leiden tot ongeoorloofde staatssteun.

Daarnaast kunnen mededingingsbepalingen een rol spelen. Dit laatste kan met name aan de orde zijn bij de overdracht van octrooien of het in licentie geven van intellectuele rechten. Zie bijvoorbeeld de desbetreffende bepalingen in de Bsik-regeling. Raadpleeg bij twijfel over deze zaken de facultaire contractmanager, het Valorisation Centre of Juridische Zaken.

6.2

Contractbepalingen

Bij relatief eenvoudige opdrachten zoals kortlopende onderzoekopdrachten, adviezen, analyses en dergelijke, kan het voldoende zijn om te verwijzen naar de Algemene Voorwaarden van de TU Delft (zie bijlage 24. Deze voorwaarden dienen tegelijk met de offerte te worden aangeboden aan de wederpartij en in de aanbiedingsbrief moet expliciet worden vermeld dat de algemene voorwaarden van de TU Delft van toepassing zijn. Indien de wederpartij bij acceptatie van de offerte eigen algemene voorwaarden van toepassing verklaart en de opdracht wordt door de TU Delft geaccepteerd zonder te melden dat daarmee niet wordt ingestemd, zijn die voorwaarden van toepassing op de opdracht. Wanneer aanbod en aanvaarding naar verschillende algemene voorwaarden verwijzen, dan komt aan de tweede verwijzing (die waarnaar bij de aanvaarding wordt verwezen) geen werking toe, wanneer daarbij niet tegelijk uitdrukkelijk de toepassing van de in de eerste verwijzing aangegeven algemene voorwaarden (die van het aanbod) van de hand wordt gewezen. Wij raden u aan om in moeilijke gevallen een jurist van de afdeling Juridische Zaken te consulteren. In een contract moeten ten minste de volgende zaken worden genoemd: • het onderwerp waarover het gaat, • de voorwaarden die zijn overeengekomen, • de prijs en de wijze van betalen, • de starten einddatum, • de wijze van levering van resultaten, • van wie die resultaten zijn, • aansprakelijkheden, • toepasselijk recht (zie bijlage 7, Checklist contracten en modelcontract). Bij grote contracten zoals consortium agreements (meerpartijen contracten) is het gebruikelijk om in een van de eerste artikelen de meest belangrijke begrippen te definiëren.

Partij De “Technische Universiteit Delft” is (altijd) de rechtspersoon waarmee de wederpartij een overeenkomst sluit. De TU Delft wordt in het contract daarom als partij vermeld en dus niet een faculteit of individuele medewerker. Als nadere specificatie kan daaraan worden toegevoegd de naam van de faculteit waar


45

het project wordt uitgevoerd. Vermeld wordt ook wie degene is die het contract, gelet op de mandaatregeling, ondertekent en dus de TU Delft in dezen vertegenwoordigt (zie de paragraaf “Tekenbevoegdheden”).

Onderwerp en te leveren prestatie Essentieel is dat eenduidig wordt vastgelegd wat partijen over en weer van elkaar mogen verwachten. Dit kan het noemen van een projecttitel zijn met verwijzing naar een meer gedetailleerde beschrijving in een bijlage. In ieder geval moet helder zijn of het gaat om een te leveren resultaat of om een inspanningsverplichting. Bij een resultaatsverbintenis wordt vastgelegd welk “product” (bijvoorbeeld een testrapport, meetresultaten van een analyse, een advies en dergelijke) er op welk moment en voor welke prijs wordt geleverd. Bij een inspanningsverplichting wordt afgesproken hoeveel werk in welke periode tegen welke prijs zal worden geleverd, ongeacht het eindresultaat. In het laatste geval is het wenselijk om aan te geven op basis van welke criteria of milestones zal worden beoordeeld of aan de aangegane verplichting is voldaan, bijvoorbeeld op welke momenten een (tussen)rapportage zal worden geleverd en hoeveel uren op welk niveau aan het project zullen worden besteed. Registratie gebeurt door middel van tijdschrijven.

Eigendom van de resultaten Het is belangrijk om in het contract vast te leggen van wie de rechten op de resultaten van het uit te voeren onderzoek of project zullen zijn. Resultaten kunnen zijn knowhow, software, octrooieerbare kennis, auteursrechtelijk beschermd werk, modellen, (nieuwe) werkmethoden en dergelijke. De eigenaar van de resultaten beschikt over de rechten en bepaalt of daarmee iets wordt gedaan en door wie. Uitgangspunt is dat de intellectuele eigendom (auteurs-, model- en octrooirechten) toekomt aan de TU Delft. Ook dient te worden vastgelegd van wie de in het project of onderzoek ingebrachte (achtergrond)kennis is en wat de wederpartij daarmee mag doen. Meer hierover is beschreven in de paragraaf “Intellectueel eigendom”.

Publicatierechten en geheimhouding

Tegenover de levering van resultaten staan vergoedingen of tegenprestaties. Meestal zullen dit financiële vergoedingen zijn. Vastgelegd dient te worden wanneer de betalingen zullen plaatsvinden. Het is daarbij mogelijk af te spreken dat bij aanvang een gedeelte van de bedongen prijs vooruit te ontvangen, na levering van (een) tussenrapportage(s) nog een betaling en na afloop de rest (bijvoorbeeld 10%). Ook andere varianten, zoals periodieke betalingen, zijn mogelijk. Van belang is dat de tegenprestaties eenduidig omschreven wordt vastgelegd. Daarnaast is vergoeding in natura, bijvoorbeeld het leveren van apparatuur of menskracht mogelijk. In het contract hoort een bepaling te staan waarin dit is opgenomen.

Eén van de hoofdtaken van de TU Delft is het doen verschijnen van wetenschappelijke publicaties waarin de resultaten van het onderzoek in de wetenschappelijke tijdschriften wereldkundig worden gemaakt. In het contract dienen daarover duidelijke afspraken te worden vastgelegd. In beginsel claimt de TU Delft alle rechten op publicatie. Het komt nogal eens voor dat bedrijven geheimhouding verlangen. Daarbij dient onderscheid te worden gemaakt tussen bedrijfsgegevens en resultaten uit het onderzoek of project. Geheimhouding van bedrijfsgegevens kan voor een bepaalde termijn redelijk zijn en de TU Delft heeft er meestal geen belang bij om deze gegevens te openbaren. Een periode van 5 jaar komt is gebruikelijk. Geheimhouding van onderzoekresultaten dient tot een minimum beperkt te blijven. Een regelmatig voorkomende bepaling is dat de wederpartij het recht heeft om vóórdat tot publicatie wordt overgegaan, het concept in te zien en eventueel aan te geven of daartegen bezwaren bestaan. Een publicatie kan op die manier een te bepalen periode (meestal maximaal 3 maanden) geheim worden gehouden. In het geval dat het gaat om octrooieerbare kennis, is een periode van 6 maanden tot (maximaal) 1 jaar gebruikelijk. Zie verder de paragraaf “Intellectueel eigendom”.

Accountantscontrole

Aansprakelijkheid en vrijwaring

In toenemende mate komt het voor dat aan het einde van het project een accountantsverklaring is vereist. Met name bij gesubsidieerde projecten wordt deze eis gesteld. Afspraken hierover dienen in het contract te worden opgenomen. Ingeval van licentiecontracten, waarbij de TU Delft een licentie verstrekt op eigen knowhow of octrooien, moet altijd contractueel worden vastgelegd dat de TU Delft de mogelijkheid heeft om de boeken van de wederpartij door een accountant te laten controleren.

Altijd opgenomen moet worden een bepaling waarin staat dat de TU Delft niet aansprakelijk is voor schade veroorzaakt door het gebruik van de resultaten uit het door de TU Delft verrichte onderzoek, tenzij deze schade is ontstaan als gevolg van een toerekenbare tekortkoming (wanprestatie) van de TU Delft. De wederpartij dient de TU Delft te vrijwaren voor schade die ontstaat als een derde gebruik maakt van de door de TU Delft aan de wederpartij geleverde resultaten. Zie verder de paragraaf “Aansprakelijkheid en verzekering”.

Betalingen


46

Wat te doen bij geschillen In één van de laatste bepalingen van een contract wordt vastgelegd aan welke instantie geschillen zullen worden voorgelegd. De TU Delft verklaart altijd het Nederlands recht van toepassing, tenzij er dringende redenen zijn om een bepaald buitenlands rechtsstelsel te kiezen. Ingeval van contracten met de EU zal bijvoorbeeld altijd Belgisch recht van toepassing worden verklaard. In contracten met bedrijven kan worden bepaald dat bij geschillen partijen eerst de plicht hebben om te trachten door onderhandelingen tot elkaar te komen en als dat niet lukt de hulp van een mediator in te roepen of arbitrage te vragen. Zie bijlage 7 voor modelbepalingen voor beide mogelijkheden.

6.3

Tekenbevoegdheden

Bij elk project worden opdrachten gegeven of ontvangen en overeenkomsten gesloten. Er worden contracten getekend waarbij partijen zich juridisch binden aan de daarin verwoorde voorwaarden en afspraken. Dit zijn handelingen in het rechtsverkeer waarbij de TU Delft als juridische entiteit is betrokken.

Daarom dienen de “spelregels” voor het ondertekenen van contracten in overeenstemming te zijn met de Mandaatregeling TU Delft (artikel 22) en de regels en voorschriften inzake administratieve organisatie en interne controle. Voor zover in het kader van deze Leidraad relevant, zijn de tekenbevoegdheden zoals die in de Mandaatregeling TU Delft zijn vastgesteld hierna beknopt weergegeven. De regeling geldt uiteraard ook voor het uitbrengen van offertes. Bij contracten met de (Commissie van de) Europese Unie, Ministerie van Buitenlandse Zaken/DGIS, SenterNovem (incl. WBSO) gaat het om het verkrijgen van subsidies. Alle offertes, subsidieaanvragen en contracten met een integrale begroting boven het bedrag van € 1.000.000, maar lager dan € 5.000.000 dienen door de portefeuillehouder kennisvalorsitatie te worden getekend (zie tabel). De Europese Unie erkent als rechtsgeldige ondertekening alleen de handtekening van degenen die door het College van Bestuur als tekenbevoegde voor contracten met de Europese Unie zijn aangemeld. Voor advisering op dit vlak kunt u terecht bij uw facultaire contractmanager of bij het Valorisation Centre.

Tabel 1: Tekenbevoegdheid contracten 2e en 3e geldstroom algemeen

Integrale begroting

Tekenbevoegdheid

Procedure

< € 1.000.000

beheerder (decaan)

via facultaire contractmanager

≥ € 1.000.000 en < € 5.000.000

Portefeuillehouder Kennisvalorisatie na advies dir. BMO en F&C

via facultaire contractmanager en Valorisation Centre

≥ € 5.000.000

College van Bestuur


NB. Voor alle contracten en offertes waarvoor de tekenbevoegdheid buiten de beheerseenheid ligt, geldt dat deze eerst worden ondertekend nadat ze zijn voorzien van de paraaf van de bevoegde functionaris van de beheerseenheid.

Intellectuele rechten die toebehoren aan de TU Delft (zie hierna onder “Intellectueel eigendom”) kunnen juridisch alleen worden overgedragen of in licentie worden gegeven door of namens de rechtspersoon TU Delft (en dus niet door een faculteit of onderzoekgroep). Daarvoor geldt de tekenbevoegdheid zoals die in

de Mandaatregeling TU Delft is vastgelegd (artikel 23). Omdat vindingen en rechten daarop direct raken aan het onderzoek in de wetenschappelijke groepen, dient bij het verkopen of in licentie geven van intellectueel eigendom de uitvinder/auteur en de hoogleraar van de betreffende groep betrokken te worden.

Tabel 2: Tekenbevoegdheid bij verkoop of licentie van intellectueel eigendom

Bedrag

Tekenbevoegdheid

Procedure

< € 1.000.000

beheerder (decaan) na advies portefeuillehouder kennis-valorisatie en dir. BMO


≥ € 1.000.000 en < € 5.000.000

Portefeuillehouder Kennisvalorisatie na advies dir. BMO en F&C


≥ € 5.000.000

College van Bestuur


NB. Voor alle contracten geldt dat deze slechts dan worden ondertekend indien ze zijn voorzien van de paraaf van de bevoegde functionaris van de beheerseenheid.


47

6.4

Aansprakelijkheid en verzekering

De TU Delft is aansprakelijk voor schade aan derden die veroorzaakt wordt door personen die voor de universiteit meewerken aan een project, ook al zijn deze niet in dienst van de universiteit. Indien de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van een persoon is deze ook zelf aansprakelijk, hoewel dit niet wil zeggen dat een vergoeding van de schade geheel is uitgesloten (vergelijk art. 1.17 lid 1 CAO-NU). In beginsel is het mogelijk de aansprakelijkheid voor de universiteit uit te sluiten of te beperken. Dit is een punt van onderhandelen. Schade als gevolg van opzet of grove schuld van de TU Delft is niet af te wentelen op de wederpartij. Levert het project een (groot) risico op voor lijf en goed van de betrokken medewerker(s), gast(en) of student(en), dan moeten zij daar expliciet op worden gewezen.

6.4.1

Uitsluiting van aansprakelijkheid en vrijwaring

Aansprakelijkheid voor schade kan op diverse manieren ontstaan. Schade wil zeggen dat er financieel nadeel is. Dat kan bij de opdrachtgever zijn, bij de TU Delft of bij de bij het project betrokken personen. Schade ontstaan door medewerkers van de TU Delft binnen het kader van de onderzoeksopdracht is in beginsel voor rekening van de TU Delft tenzij het redelijk is dat aansprakelijkheid voor risico van de opdrachtgever is. Dit laatste kan het geval zijn als de uitvoering van het project niet binnen de TU Delft plaatsvindt maar elders, bijvoorbeeld bij het bedrijf van opdrachtgever. Schade door gebruik van apparatuur waarmee iets mis gaat, is in beginsel voor rekening van de gebruiker van die apparatuur, tenzij degene onder wiens verantwoordelijkheid de apparatuur valt, aantoonbaar nalatig geweest is met betrekking tot onderhoud en/of veiligheidsvoorzieningen. Schade ten gevolge van een niet toerekenbare tekortkoming (overmacht) moet altijd worden uitgesloten. Ten slotte bestaat nog de mogelijkheid dat derden schade lijden door toepassing van onderzoekresultaten die door de TU Delft zijn bereikt. De TU Delft dient voor claims van derden altijd contractueel te worden gevrijwaard door de wederpartij .

6.4.2

Schadedekking en uitsluitingen

De universiteit heeft een aansprakelijkheidsverzekering afgesloten voor schade ten gevolge van claims van bedrijven, die zijn veroorzaakt in het kader van contractresearch. Bij elke schade die tot betaling leidt is er een beperkt eigen risico. De schade wordt alleen vergoed als gebleken is dat deze noch met opzet, noch met uitdrukkelijk goedvinden is veroorzaakt. Andere gronden die tot uitsluiting van vergoeding van schade kunnen leiden zijn onder meer verjaring, inbreuk op intellectuele eigendoms-

rechten (patenten, auteursrechten en dergelijke), overschrijden van opleveringsdata en andere tijdsplanningen. De schade wordt uitsluitend vergoed indien de overeenkomst wordt aangegaan met inachtneming van de algemeen gebruikelijke voorwaarden voor contractresearch. Het is derhalve van belang om contractuele zaken zorgvuldig te begeleiden. Productaansprakelijkheid wordt per gebeurtenis die tot schade heeft geleid, vergoed tot € 2.500.000. Het maximum is € 5.000.000 per jaar. Voor export of werkzaamheden ten behoeve van of naar bedrijven of personen in de USA of Canada geldt dat de aansprakelijkheid niet is gedekt. Dit houdt in dat men bijvoorbeeld bij verkoop van software aan bedrijven in de USA of Canada extra zorgvuldig moet handelen vanwege de grote mate van bereidheid tot procesvoering aldaar en de potentieel zeer hoge kosten daarvan. Bij toegewezen schadevergoeding of overeengekomen “minnelijke” schikking kan het om zeer grote bedragen gaan. Neem bij dit soort gevallen altijd en tijdig contact op met de facultaire contractmanager of met Juridische Zaken.

6.4.3

Melding van schade

Zodra een gebeurtenis heeft plaatsgevonden op grond waarvan schadevergoeding kan worden geclaimd, dient de verzekeraar met spoed te worden ingelicht. Voor het begeleiden van deze kwesties kan een beroep worden gedaan op de facultaire contractmanager of op een jurist. Indien wordt voorgesteld om te komen tot een minnelijke schikking, is het eveneens noodzakelijk de verzekeraar te raadplegen.

6.5

Geheimhouding

Geheimhouding van zaken door personeel van de TU Delft is reeds geregeld in de CAO Nederlandse Universiteiten (artikel 1.16). Op grond van deze CAO is de ambtenaar verplicht alles geheim te houden voor zover die verplichting uit de aard van de zaak volgt, of waarvan de geheimhouding uitdrukkelijk is opgelegd. Ook na beëindiging van het dienstverband blijven deze clausules uit de CAO van toepassing. Het is dan ook niet per se nodig dat wetenschappers op persoonlijke titel geheimhoudingsverklaringen van klanten ondertekenen. Wel kan het wenselijk zijn een verklaring te tekenen, gelet op de belangen van beide partijen. Betrokkenen zullen naar verwachting dan extra alert zijn (zie de bijlagen 10 en 11, inzake geheimhouding). Dit ligt anders voor gasten en studenten: zij dienen zich door middel van het tekenen van de “Gastvrijheidverklaring” (zie bijlagen 12 en 13) en de “Verklaring ten behoeve van contractonderzoek” (bijlage 9) te binden aan de TU Delft. Daarna kunnen ze gehouden worden aan de bepalingen van het contract dat is afgesloten met een derde. Dus pas dan mogen ze deelnemen aan het project.


48

De mate van vereiste geheimhouding van verkregen resultaten volgt uit hetgeen geregeld is in de contracten met derden. In het algemeen moet zo min mogelijk geheimhouding worden bedongen. (Zie hiervoor ook bijlage 7 : “Checklist contracten en modelcontract”). Als geheimhouding aan de orde is (bijvoorbeeld vanwege een in te dienen octrooiaanvraag), dan is het van belang de periode daarvan zo kort mogelijk te houden en in elk geval niet langer dan 6 maanden te laten duren.

6.6

Gastvrijheidverklaring en overdracht van rechten

Het komt nogal eens voor dat mensen die niet in dienst zijn bij de TU Delft tijdelijk onderzoek komen doen, metingen verrichten of gebruik maken van faciliteiten. Dit kunnen gastmedewerkers zijn die afkomstig zijn van andere instellingen of bedrijven, maar ook studenten. Met het tekenen van de (algemene) gastvrijheidverklaring verklaart de ondertekenaar dat hij/zij zich onderwerpt aan de geldende voorschriften en aanwijzingen zoals die gelden voor en bij de TU Delft, uiteraard met name van die regels die gelden op de plek waar het werk zal plaatsvinden. Om hier in voorkomende gevallen een beroep op te kunnen doen, is het van groot belang dat de gast of student bij het moment van ondertekenen kennis heeft genomen of kunnen nemen van de betreffende voorschriften. Tevens stemt de ondertekenaar ermee in datgene geheim te houden waarvan wordt meegedeeld dat geheimhouding gewenst is of waarvan dit volgt uit de aard der zaak of datgene waarvan de ondertekenaar redelijkerwijs kan vermoeden dat geheimhouding geboden is. Ten slotte stemt de ondertekenaar ermee in de TU Delft te vrijwaren voor schade en daaruit voortvloeiende aansprakelijkheid bij overtreding zijnerzijds van de voorschriften. Het komt ook voor dat bij de TU Delft contractonderzoek voor een externe opdrachtgever wordt verricht. Soms eisen opdrachtgevers dat de individuele medewerkers van de TU Delft schriftelijk verklaren zich te zullen houden aan bepalingen inzake geheimhouding en intellectuele rechten. Daarvoor kan gebruik worden gemaakt van de ‘Verklaring ten behoeve van Contractonderzoek’ (zie bijlage 9). Ten slotte is er de mogelijkheid dat in relatie met onderzoek of in het kader van onderwijsprojecten resultaten worden gevonden waarop een intellectueel recht van toepassing is. Als dit recht toebehoort aan een individueel persoon, maar de faculteit heeft er belang bij dat de rechten overgaan naar de TU Delft, dan kan de individuele rechthebbende zijn/haar rechten overdragen door een daartoe strekkende verklaring te ondertekenen (zie ook par. 6.7.4, Rechten van studenten).

6.7

Intellectueel eigendom

Vrijwel alle contracten met derden bevatten een regeling ten aanzien van intellectueel eigendom (zie bijlage 7: Checklist contracten). Als formele contractpartner moet de instelling dan ook de mogelijkheden hebben daaraan te voldoen. Daartoe moeten met personeel en studenten/gasten nadere regelingen worden getroffen. • Werknemers van de TU Delft (zowel met vaste als tijdelijke aanstelling) dienen zich volgens art. 1.20 CAO-NU te houden aan hetgeen door de werkgever, met inachtneming van wettelijke bepalingen, in redelijkheid wordt bepaald ten aanzien van het auteursrecht en het octrooirecht. Voorts geven de artikelen 1.21 tot en met 1.23 CAO-NU nadere bepalingen over de meldingsplicht van een mogelijk octrooieerbare vinding en een auteursrechtelijk beschermd werk, overdracht en behoud van rechten alsook over vergoedingen. • Studenten en gasten moeten de bovengenoemde gastvrijheidverklaring (bijlage 12) en de verklaring ten behoeve van contractonderzoek (bijlage 9) tekenen.

6.7.1

Octrooien

De voor de TU Delft geldende procedures voor octrooiaanvragen, het beheer van de octrooiportefeuille en het daaraan verbonden budget, zijn centraal geregelde zaken, behorend tot de taken van het Valorisation Centre. De TU Delft is en blijft rechthebbende van een door haar aangevraagd octrooi totdat het eventueel is verkocht. Een octrooiaanvraag wordt geïnitieerd door de uitvinder(s). Het melden van een uitvinding is verplicht. Daarvoor is een uitvindingen aanmeldformulier beschikbaar. De uitvinder dient de instemming van zijn Decaan/Directeur te verkrijgen voordat een octrooiaanvraag wordt ingediend. De toestemming wordt vastgelegd op het autorisatieformulier. Beide genoemde formulieren zijn beschikbaar via de website van de TU Delft (http://www.tudelft.nl/live/pagina.jsp?id=b3656c9c-0ae941aa-b2ea-9dded03d3a60&lang=nl). Ingevulde formulieren dienen te worden ingeleverd bij de octrooimedewerkers van het Valorisation Centre, al of niet via de technology transfer officer (TTO) dan wel contractmanager van de faculteit (zie namenlijst elders in de leidraad). De octrooimedewerkers zijn mevrouw S.J. Nuhn (86751, [email protected]), mevrouw A.A. Lameijer (89905, [email protected]) of de heer L. Boersma (81350, [email protected]). Voor advies over het invullen van de formulieren kunt u terecht bij het Valorisation Centre (zie ook bijlage 15). Om nut en kans van een octrooiaanvraag te bepalen zal één van de octrooimedewerkers contact opnemen met de uitvinder(s) en


49

een afspraak maken om de octrooieerbaarheid en de toepassingsmogelijkheden te bespreken. Voor wat dit laatste betreft zal er een business case opgezet moeten worden, dat wil zeggen het in kaart brengen van de markt, de commerciële mogelijkheden, de in te schatten investeringen en de te verwachten ontwikkelingstijd die nodig zijn om een toepassing marktrijp te maken. Om de kansen voor octrooieerbaarheid in te schatten is een literatuurscan (desk research naar bestaande literatuur) nodig. Deze wordt uitgevoerd door informatiespecialisten van de universiteitsbibliotheek van de TU Delft. Betrokkenheid van de uitvinder is voor de kwaliteit van de literatuurscan van belang. Voor de literatuurscan neemt de uitvinder contact op met de TU bibliotheek via e-mail [email protected] of via het aanvraagformulier voor literatuuronderzoek. De informatiespecialisten mevrouw N.U. Will (84788, [email protected]) of de heer E. Rumondor (84790, [email protected]) nemen contact op met de uitvinder(s) voor het bespreken van de literatuurscan. Het uitvinding aanmeldformulier vormt het uitgangspunt voor de eventuele octrooiaanvraag, aangevuld met de resultaten van de literatuurscan. Voor vragen over de literatuurscan kan de uitvinder direct contact opnemen met de genoemde informatiespecialisten. Voordat een octrooiaanvraag kan worden ingediend dient de decaan van de faculteit akkoord te gaan. Het daarvoor bestemde autorisatieformulier wordt door de uitvinder ingevuld en via de facultaire contractmanager of TTO ter goedkeuring en ondertekening (fase 1) voorgelegd aan de decaan en daarna ingeleverd bij de octrooimedewerkers van het Valorisation Centre. Deze geven vervolgens een externe octrooigemachtigde opdracht om de octrooiaanvraag in gang te zetten. De octrooigemachtigde schrijft de octrooiaanvraag en overlegt waar nodig met de uitvinder(s) en met de octrooimedewerkers. Daarna wordt de octrooiaanvraag ingediend. De datum van indiening wordt prioriteitsdatum genoemd. Namens de TU Delft onderhoudt het Valorisation Centre de contacten met externe octrooibureaus en fungeert daarvoor als aanspreekpunt en opdrachtgever. Als regel wordt gestart met een (Nederlandse) octrooiaanvrage met verzoek om een zogenoemd Nieuwheidonderzoek van het internationale type uit te voeren (20-jarige octrooiaanvrage). Dit heeft als voordeel dat voor relatief lage kosten een door externe deskundigen opgesteld nieuwheidrapport beschikbaar komt, terwijl de Nederlandse prioriteitsdatum door de meeste landen wordt erkend. In bijzondere gevallen kan direct met een Europese of een wereldwijde aanvraag worden gestart. Voor het einde van het prioriteitsjaar moet worden besloten of de octrooiaanvraag beperkt zal blijven tot de eerste aanvraag of dat er ook in andere landen of wereldwijd zal worden ingediend. Dit laatste wordt gedaan in een zogenaamde PCT-procedure

(Patent Cooperation Treaty). Bij een Europese aanvraag moet binnen een jaar na de datum van indienen worden aangegeven in welke landen een octrooi wordt gewenst. De feitelijke landenkeuze vindt plaats bij toewijzing van het octrooi (gemiddeld 4 jaar na prioriteitsdatum) door aan te geven in welke van de eerder aangewezen landen het octrooi geregistreerd moet worden. Bij het nemen van de beslissing wordt in ieder geval rekening gehouden met de resultaten van het nieuwheidonderzoek, met de business case en met de stand van ontwikkeling van de vinding van dat moment. Ook hier moet de decaan beslissen (fase 2). Het in fase 1 ingevulde autorisatieformulier wordt nu bij het gedeelte “fase 2” ingevuld en getekend. Ook dit loopt via de facultaire contractmanager of TTO. Aan het einde van de PCT-fase, 30 maanden na prioriteitsdatum, volgt het moment van landenkeuze (fase 3). Uitgangspunt is dat er voor de vinding een reële commerciële toepassing is gevonden. Dit kan een licentie zijn, of verkoop of een starter. In nauw overleg tussen Valorisation Centre en faculteit (contractmanager, TTO, decaan) worden de mogelijkheden besproken en een keuze voor het vervolg gedaan. Met uitzondering van de literatuurscan (kosten voor rekening faculteit), worden de kosten voor het aanvragen van octrooi betaald uit een centraal budget. Verrekening van de gemaakte kosten vindt plaats op het moment dat er inkomsten zijn verkregen met het aangevraagde octrooi. Volgens 3TU-beleid gaat van deze inkomsten, na aftrek van gemaakte octrooikosten, een derde deel naar de faculteit, een derde deel naar het centrale octrooibudget en een derde deel naar de uitvinder(s) privé. Vaststelling van de formele beloningsregeling IP door het College van Bestuur wordt in 2008 verwacht. Octrooiaanvragen worden in het allocatiemodel maximaal tweemaal beloond met 4 output punten, één keer voor een aanvraag binnen Europa en één keer voor een octrooi in een land buiten Europa. Daarvoor gelden de volgende voorwaarden: • binnen Europa: de aanvraag is op naam van TU Delft (of op gezamenlijke naam van TU Delft en een bedrijf) ingediend en het nieuwheidonderzoek betreffende de prioriteitsaanvraag heeft een positief resultaat opgeleverd. Een resultaat wordt positief genoemd als de examiner tegen tenminste de helft van de eerste zes claims geen onweerlegbaar bezwaar heeft, of • de aanvraag is op naam en voor rekening van een externe partij ingediend, terwijl de vinder(s) in dienst van de TU Delft is (zijn). Eens per jaar worden de gegevens aangeleverd, tegelijk met de bijdragen voor het wetenschappelijk verslag. De ambtelijk secretaris van de Vaste Commissie Begeleiding Toepassing Allocatiemodel (BTA) (de heer T. Barendse) zorgt ervoor dat de punten voor octrooiaanvragen worden ingebracht bij de commissie, waarna opname in het allocatiemodel plaatsvindt. Voor de centraal geregistreerde vindingen (de op naam van TU Delft ingediende aanvragen) geeft het Valorisation Centre door welke


50

aanvragen voor beloning in aanmerking komen. In het laatst genoemde geval informeert de faculteit de ambtelijk secretaris BTA.

6.7.2

Auteursrecht op publicaties

Voor medewerkers van TU Delft komt het auteursrecht op publicaties toe aan TU Delft. Dat geldt ook als de publicatie een relatie heeft met werk voor derden, tenzij contractueel anders is bepaald. De instelling zal echter nimmer enige publicatie willen tegenhouden, tenzij daarover bepalingen zijn opgenomen in contracten met derden. Als dan gelden de contractuele bepalingen, die over het algemeen niet verder zullen gaan dan een beperkt uitstel van publicatie (maximaal 6 maanden) om de kennis te kunnen beschermen.

6.7.3

Auteursrecht op software

Het auteursrecht op software en bijbehorende documentatie komt toe aan de TU Delft, tenzij contractueel anders is bepaald. Omdat auteursrecht geen registratierecht is, is het aan te bevelen bij het ontwikkelen van software de diverse stadia bij te houden in een logboek en ook de diverse versies van het ontwikkelde computerprogramma te bewaren. Men kan het eigen werk ook (tegen betaling) elektronisch laten registreren via de website www.file-reg.com of www.file-reg.nl . Op deze wijze is bij een eventuele latere inbreuk het eigen recht aan te tonen. Het gaat hier dus alleen om het bewijs van eigen rechten te vergemakkelijken en niet om het verkrijgen van een recht door registratie. Auteursrecht ontstaat vormvrij. Indien de werknemer software ontwikkelt die voor exploitatie in aanmerking kan komen, is hij verplicht dit schriftelijk te melden bij de contractmanager van de faculteit. Deze draagt vervolgens zorg voor centrale aanmelding. In veel gevallen is aan de universiteit ontwikkelde software niet geschikt om op de markt te brengen. Voor zover dat redelijkerwijs van hem verwacht kan worden zal de werknemer behulpzaam zijn bij alle werkzaamheden die nodig zijn ten behoeve van het marktrijp maken van de software. Als de software marktrijp is, zet de facultaire contractmanager zich samen met de werknemer in voor de exploitatie van de software. De contractmanager zorgt voor afstemming op facultair en centraal niveau. Indien uit deze exploitatie inkomsten worden verkregen, worden de voor exploitatie en marktrijp maken van die software ooit gemaakte kosten op deze inkomsten in mindering gebracht. Het resterende deel van de inkomsten wordt verdeeld naar analogie van de regeling voor inkomsten uit octrooien.

Indien de software is ontwikkeld in het kader van een project waarbij derden betrokken zijn, zal hetgeen overeengekomen is met die derde (meestal in de vorm van een contract) van belang zijn en is de werknemer verplicht overeenkomstig te handelen. Naast de projectleider van het project moet ook het Valorisation Centre worden ingelicht. Indien wordt besloten om niet over te gaan tot exploitatie van de software, wordt de werknemer daarvan schriftelijk in kennis gesteld en is hij/zij zelf gerechtigd voor eigen rekening en risico de software te exploiteren.

6.7.4

Rechten van studenten

Studenten zijn geen werknemers van de TU Delft. Dat betekent dat de wettelijke bepalingen betreffende intellectuele eigendom van de werkgever niet van toepassing zijn. De student is eigenaar van de auteursrechten op zijn verslagen en zijn scriptie, tenzij bij overeenkomst anders is bepaald. In een afstudeerovereenkomst of in een stageovereenkomst zou anders bepaald kunnen zijn. Met name bij stages bij bedrijven is het heel gebruikelijk dat de resultaten tijdens de duur van de overeenkomst ter beschikking staan aan de stagiair, maar als die werkzaamheden leiden tot een uitvinding waarvoor octrooi wordt aangevraagd, dan is de stagegever de rechthebbende, tenzij anders is overeengekomen. In de afstudeerovereenkomst staat een soortgelijke bepaling met betrekking tot de opdrachtgever van de afstudeeropdracht. Komt het bij het aan de TU Delft uitgevoerde afstudeerwerk tot een uitvinding, dan is de TU Delft rechthebbende. Doet de student een vinding die geen verband houdt met de afstudeerwerkzaamheden, dan is de student rechthebbende. De TU Delft zal daarvoor geen octrooi aanvragen, tenzij de betreffende faculteit/onderzoekgroep belang heeft bij het aanvragen van een octrooi. In dat geval wordt aan de student een afstandsverklaring voorgelegd. Na ondertekening daarvan wordt de aanvraagprocedure voor een octrooi in gang gezet en gelden voor de student dezelfde regels als voor een werknemer in geval van octrooiaanvragen. In de bijlagen 20 en 21 zijn modellen opgenomen van resp. een afstudeerovereenkomst, een afstandsverklaring en een stageovereenkomst.

6.7.5

Ander intellectueel eigendom

Met betrekking tot elk ander intellectueel eigendomsrecht, zoals bijvoorbeeld voortvloeiend uit de Eenvormige Benelux Modellenwet, de Wet inzake de Bescherming van Topografieën van Halfgeleiderproducten (Chipswet) of de Databankenwet, wordt gehandeld overeenkomstig het in deze regeling bepaalde. Indien er door wetgeving nieuwe intellectuele eigendomsrechten in het leven geroepen worden, zal dit door Juridische Zaken binnen de TU Delft bekend worden gemaakt in het universiteitsblad Delta en via de website.


51

Met betrekking tot de vergoeding zal, na aftrek van kosten voor verkrijging en handhaving, het bepaalde in de deze paragraaf zoveel mogelijk van overeenkomstige toepassing zijn op andere intellectuele eigendomsrechten.


52

Personele aspecten 7

“Deze tekst was bij de presentatie van de Leidraad nog niet beschikbaar. Voor nadere inlichtingen kunt u contact opnemen met het secretariaat van P&O, tst 83428, of [email protected] “


53


54

Subsidieprogramma’s 8

In dit hoofdstuk wordt in het kort ingegaan op het nieuwe subsidieinstrumentarium van het Ministerie van Economische Zaken, de Innovatie Omnibus, de belangrijkste persoonsgebonden subsidies van NWO, te weten de Vernieuwingsimpuls en de regeling “Top Talent”, en het Zevende Kaderprogramma (KP7) van de Europese Unie. Gezien de complexiteit van de regelingen adviseren wij u bij subsidieaanvragen binnen deze programma’s u te laten bijstaan door uw contractmanager en/of het Valorisation Centre. De toelichting op KP7 is opgenomen als apart handboek in deze Leidraad.

8.1

Ministerie van Economische Zaken

8.1.1

Vernieuwing EZ-instrumentarium

De Nederlandse overheid wil het Nederlandse bedrijfsleven stimuleren om zo duurzame economische groei te bevorderen. Ondernemers moeten sneller en eenvoudiger aan de slag kunnen en de toegang tot kennis en kapitaal voor ondernemers moet vereenvoudigd worden. De ontwikkeling van het middenen kleinbedrijf (MKB) is daarbij van groot belang. Daarom heeft het Ministerie van Economische Zaken (EZ) zijn subsidiepakket anders georganiseerd. Er is een algemeen geldend basispakket, Hieronder vallen bijv. de Innovatievouchers en de WBSO. Tegelijkertijd wil EZ met een aantal nieuwe initiatieven eventuele financiële knelpunten van ondernemers verhelpen. Naast het basispakket zal EZ een programmatisch pakket introduceren waarmee men op een aantal specifieke gebieden topprestaties wil bevorderen. De thema’s ICT en Duurzame Energie blijven bestaan. Daarnaast is gekozen voor de beleidsterreinen Innovatie, Gebiedsgericht Beleid en Internationaal Ondernemen. Ook de organisatie rondom de EZ-subsidies zal veranderen. De voorlichting en advies voor alle ondernemers wordt verbeterd. Om de toegang tot kennis en kapitaal te verbeteren komt er één centraal loket van SenterNovem, EVD en Octrooicentrum Nederland. Verder introduceert EZ het concept van ondernemerspleinen in alle regio’s en zijn er innovatie programma’s op de gebieden op de volgende gebieden: • High Tech Systemen & Materialen, • Water, • Food & Flowers, • Maritiem, • Automotive Het ministerie van Economische Zaken maakt in 2008 geld vrij voor de uitvoering van drie innovatieprogramma’s op het gebied van chemie, materialen, Life Sciences en gezondheid. Tevens lopen er verkenningen naar Diensteninnovatie en ICT, Logistiek en supply chains en Veiligheid. Verder worden door het nieuwe kabinet maatschappelijke innovatieprogramma’s gestart op technologiegebieden waarop

Nederland kan uitblinken en die kunnen bijdragen aan de realisatie van maatschappelijke doelen. In 2008 starten in het kader van “Nederland Ondernemend Innovatieland (NOI)” drie programma’s, namelijk rond Energie, Zorg en Water. De innovatie sleutelgebieden aanpak met bovengenoemde thema’s wordt voortgezet. Op maatschappelijk relevante probleemgebieden komen programma’s die innovatieve oplossingen moeten aandragen. Er is een Programma Opkomende Markten en er zijn programma’s voor de zes gebieden uit de nota ‘Pieken in de Delta’. De huidige instrumenten voor regionaal beleid worden door EZ gebundeld tot één gebiedsgerichte regeling. Internationaal gaat EZ, in overleg met de Dutch Trade Board, publiekprivate actieplannen opstellen.

8.1.2.

Het financiële en juridische instrumentarium van EZ: de Innovatie Omnibus

In 2005 is in het kader van de herijking van het financiële instrumentarium van EZ besloten tot een vernieuwing van de juridische basis voor subsidieverlening. Voor subsidies in het kader van programmatisch innovatiebeleid is besloten om een Innovatie Omnibus te ontwikkelen. Dit instrument zou in de plaats komen van een reeks aparte regelingen, zoals het Besluit IS, de IOP regeling, TTI’s, etc.. Inmiddels is de ambitie verbreed en wordt de Innovatie Omnibus het basisinstrument voor zo veel mogelijk innovatiesubsidies. De Innovatie Omnibus staat daarmee ook open voor de inzet bij de nieuwe maatschappelijke innovatieprogramma’s van het kabinet. Het wordt een financieel-juridische “toolbox” met gestandaardiseerde modules die het door slim combineren mogelijk maken financieel en juridisch maatwerk te leveren voor subsidiewensen. De Innovatie Omnibus is dus geen instrument waar subsidiedoelen in staan, maar wel diverse subsidiemogelijkheden, die klaar staan voor gebruik. De definitieve Innovatie Omnibus wordt in juridische zin een Algemene maatregel van bestuur (AMvB). Dat betekent dat de definitieve Innovatie Omnibus veel meer dwingend zal zijn dan de huidige, experimentele regeling, die als ministeriële regeling was gepubliceerd. Een AMvB geeft continuïteit en rechtszekerheid. Concrete subsidieregelingen zullen ministeriële regelingen zijn die ondergeschikt zijn aan de Innovatie Omnibus. Een ministeriële regeling mag niet afwijken van de AMvB waar deze “onder hangt”. Afwijkingen zijn alleen toegestaan als de AMvB dat expliciet toestaat


55

Juridisch model:

Kaderwet EZ subsidies

AMvB Innovatie Omnibus (Kaderregeling)

Ministeriele regeling op grond waarvan subsidie aanvragen kunnen worden ingediend.

De Innovatie Omnibus zal net als de huidige experimentele regeling een toolbox zijn met juridische bouwstenen die nodig zijn voor subsidieverlening. Deze bouwstenen kunnen gebruikt worden voor: 1. subsidieregelingen die gebaseerd zijn op de Innovatie Omnibus, en 2. individuele subsidies zonder dat daar een regeling aan ten grondslag ligt. In beide gevallen is er sprake van een document dat juridisch hangt onder de Innovatie Omnibus. Uit dat document blijkt welke bouwstenen van de Innovatie Omnibus van toepassing zijn.

De werkelijke inhoud van een subsidieregeling onder de Innovatie Omnibus bestaat uit antwoorden op vragen als: • Voor wie is de regeling bedoeld? • Voor welke activiteiten/projecten? • Wat is het doel? • Wat zijn de subsidiepercentages? • Gaat het om subsidie, krediet of garantie? • Hoe vindt de selectie plaats, tender of anders? • Wat is de indieningstermijn? • Wat is het budget? Procedures, kostengrondslagen, maximale subsidiepercentages, verplichtingen, etcetera die hier op aansluiten zitten “voorgeprogrammeerd” in de Innovatie Omnibus.

Schematisch meer in detail

Innovatie Omnibus AMvB

MR programma Point One Watertechnologie FND

MR Uitdagerskrediet Innovatievouchers

Voorbeeld: Innovatiesubsidies bij Energie

Etc.

Etc.

Innovatieprogramma’s

Ook werking voor basispakket voor innovatieprojecten excl. kapitaalmarktpakket. (Relatie met PiD afhankelijk van besluitvorming MT OI)

Bij het opstellen van deze manual wordt nog aan de nadere uitwerking van de Innovatie Omnibus gewerkt.


Ook bruikbaar voor innovatie buiten OI

56

8.1.3.

Overzicht EZ instrumenten:

1. Ondernemerschapbeleid: gericht op het bieden van ruimte aan ondernemers. Het omvat instrumenten ter verbetering van de toegang tot kapitaal, voorlichting aan ondernemers o.a. via KvK, de regelagenda, het starterbeleid, menselijk kapitaal en duurzaamheidsvraagstukken. 2. Industriebeleid: creëren van goede randvoorwaarden; geven van oplossingen voor knelpunten in specifieke sectoren en t.b.v. specifieke doelgroepen, bijvoorbeeld scheepsbouw, defensiegerelateerde industrie. 3. Innovatiebeleid: gericht is op het versterken van het vernieuwingsvermogen van het Nederlandse bedrijfsleven. Hiertoe wordt een basispakket ingezet, gericht op elke ondernemer die wil innoveren (o.a. innovatievouchers, WBSO) en een programmatisch pakket, gericht op specifieke thema’s waarop Nederland kan uitblinken (zie ook hieronder “Innovatie Omnibus”). 4. Regionaal economisch beleid: gericht op het benutten van kansen in de regio’s door de opzet en uitvoering van de zgn. Pieken in de Delta-programma’s, het Grote Steden Beleid (GSB), de Europese Structuurfondsen, bereikbaarheid en op een goede beschikbaarheid van bedrijventerreinen. 5. Het Energierapport 2005 “Nu voor later” is de beleidsagenda van EZ op het energieterrein voor de komende jaren. De energiehuishouding is van vitaal belang voor de Nederlandse economie en samenleving. Nu zijn nieuwe impulsen nodig voor een duurzame energievoorziening later. Energie moet schoon, betaalbaar en beschikbaar zijn en blijven. Het ministerie van Economische Zaken streeft naar een duurzame en doelmatige energiehuishouding die goed scoort op economische efficiëntie, milieukwaliteit en nationale en internationale voorzieningszekerheid. 6. Rijksbreed ICT-beleid: Het Ministerie van Economische Zaken kiest ervoor om samen met andere ministeries slim gebruik van ICT te stimuleren. EZ heeft als coördinerend ministerie de verantwoordelijkheid voor het rijksbrede ICT-beleid. Het ministerie wil met het ICT-beleid slim gebruik van communicatienetwerken bevorderen, nieuwe ontwikkelingen stimuleren, voor stabiliteit zorgen en de spelregels voor consumenten en marktpartijen formuleren. Zo ontstaat dynamiek en innovatie, een goede bijdrage aan duurzame economische groei, en veilig en vertrouwd gebruik van telecommunicatie en ICT.

Een actueel en breed overzicht van dit overheidsbeleid staat in de rijksbrede ICT-agenda (Vervolg Rijksbrede ICT –Agenda 2006–2007 Acties voor “Nederland in Verbinding”).

8.2

Zevende Kaderprogramma (KP7)

In deze paragraaf wordt in het kort het aanvraagtraject van KP7-projecten beschreven. Voor een uitgebreide beschrijving van de aspecten die bij een subsidieaanvraag in het kader van KP7 van belang zijn, verwijzen wij u naar het handboek KP7.

8.2.1

Voorbereiding van de aanvraag

De oproepen voor voorstellen (zgn. Calls) binnen KP7 staan meestal maar 3 maanden open. Het is dus belangrijk dat een consortium al in een vroeg stadium wordt geformeerd. In de werkprogramma’s van de diverse thema’s van KP7 zijn roadmaps te vinden die toekomstige oproepen en data van open gaan en sluiten aangeven. Zodra het consortium is bestendigd is het raadzaam om een zgn. Consortium Agreement (CA) op te stellen. Voor Collaborative Projects zijn standaard agreements ontwikkeld door DESCA. Zie website www.desca-fp7.eu In verband met het bewaken van het TU-instellingsbelang is het wenselijk dat bij het opstellen van een CA vroegtijdig contact wordt opgenomen met uw contractmanager of Juridische Zaken. Veel voorstellen kunnen elektronisch worden aangemaakt (via de op de site staande EPSS-tool) en online door alle deelnemers ingevuld. Deelnemers confirmeren hun deelname door een A2formulier. In sommige gevallen wordt om een Letter of Inent gevraagd (te tekenen door decaan). De coördinator is uiteindelijk verantwoordelijk voor indiening. Bij het begroten van de projectaanvraag dient u uit te gaan van de integrale kosten, zoals deze worden gecommuniceerd via de Tarievenbrief. U vindt deze informatie bij uw contractmanager. NB. De EU vereist voor de verantwoording van haar projecten integraal tijdschrijven van alle bij het projectbetrokken medewerkers, dus ook van het vaste personeel. Tijdverantwoording dient te geschieden op basis van de normaal volgens aanstelling in een week te werken tijd. Alle meer gewerkte uren doen er niet toe. Het door TU Delft gebruikte integrale registratiesysteem “TIM” voldoet aan alle eisen van de EU.


57

Voor vragen ten aanzien van de door de EU toegestane kosten, kunt u terecht bij uw contractmanager of het Valorisation Centre. Bij de voorstellen worden algemene gegevens van de instelling gevraagd. Een voorbeeld hiervan is te vinden op de subsidiewebsite van het Valorisatie Centrum.

8.2.2

Indienen van de aanvraag

Voorstellen moeten worden ingediend voor of op de datum en tijd zoals aangegeven in de specifieke call-tekst. U wordt verzocht uw contractmanager van de opgestelde begroting en de betreffende voorwaarden op de hoogte te brengen. Uw inzending wordt bevestigd door een “acknowledgement of Receipt” formulier of e-mail. Voor sommige oproepen geldt een 2-staps indiening waarbij een eerste, beknopt voorstel wordt ingediend en bij positief advies, een tweede, uitgebreid voorstel. Voorstellen in de zogeheten FET-onderdelen kunnen meestal doorlopend worden ingediend. Elke 3 maanden is er een evaluatieronde.

8.2.3

Na positief advies: de onderhandelingen

Na positief advies worden de coördinator en enkele prominente vertegenwoordigers van het consortium uitgenodigd door de EU-project officer om tot een contract te komen. Meestal wordt er door de EU minder budget aangeboden dan oorspronkelijk is aangevraagd en zal er onderhandeld moeten worden over de grootte en samenstelling van het consortium, het budget en een aangepast werkplan (Technical Annex). Het is van belang dat niet alleen de coördinator onderhandelt namens het consortium, maar dat er een uitgebalanceerde vertegenwoordiging (3 à 4 leden) aanwezig is. Denk er ook aan dat tijdens de onderhandelingen veelal ook administratieve en organisatorische vragen aan de orde komen. De aanwezigheid van een projectmanager is daarom van belang. Indien u verwacht dat er kosten worden gemaakt voor het inhuren van technisch of wetenschappelijke diensten binnen de TU Delft (zoals inhuren van DTO) waarvoor er een interne doorberekening van kosten plaats gaat vinden, zorg er dan voor dat de facturering duidelijk de personele kostenpost aangeeft (aantallen uren x KP7 tarief), los van de materiële kosten. Wanneer er een geaccepteerd onderhandelingsakkoord ligt, zullen de deelnemers een Grant Preparation Form (GPF-formulier) moeten aanleveren waarin de juridische status van de organisaties wordt gecontroleerd en het budget tot in detail wordt vast gelegd. De GPF’s worden elektronisch aangemaakt en dienen door de decaan te worden ondertekend.

8.2.4

Contract afsluiten

Het contract (= Grant Agreement) wordt gesloten tussen de EU en de coördinator van het project. Er zijn twee zaken die geregeld moeten worden bij het afsluiten van het contract: • Een Consortium Agreement (TU Delft hanteert het DESCAmodel) getekend door alle deelnemende instellingen (i.c. decaan). • Een Accession to the Contract formulier, getekend door alle deelnemende instellingen, waarmeede instelling aangeeft zich te verbinden aan het contract. Dit formulier moet, afhankelijk van het contract, binnen 30 tot 60 dagen na ondertekening door de coördinator van het EU-contract, ingediend zijn bij de EU (via de coördinator). Subsidiabele kosten In de Algemene Voorwaarden (Annex II) van de EU staat aangegeven welke kostenrubrieken wel en niet subsidiabel zijn. NB. Sommige klanten kennen een zgn. BTW-vrijstelling. In deze gevallen worden de begrotingsposten waarop BTW van toepassing is met het BTW-bedrag verhoogd (zie ook bijlage 2, BTW). Management: de coordinator en partijen kunnen aanspraak maken op management budget. Hierin zijn o.a. de audit kosten zijn opgenomen. Vergeet deze kosten niet bij het begroten! Zodra een partij € 375.000 of meer heeft ontvangen aan voorschotten en betalingen van de EU, dient er een audit certificaat te worden overlegd bij de eerstvolgende declaratie (via het cformulier aan de coördinator).

8.2.5

Networks of Excellence (NoE)

Deelname aan Networks of Excellence heeft consequenties op de lange termijn. Een NoE heeft een maximale looptijd van 7 jaar met als doel om daarna over te gaan in een Center of Excellence of een ander juridische eenheid op Europees niveau.. Dit betekent dat de onderzoeksgroep en de TU Delft als instelling zich voor lange tijd committeert aan het netwerk. Om er voor te zorgen dat het speerpuntenbeleid van de TU Delft en deelname aan NoE’s elkaar versterken in plaats van tegenwerken, is door het CvB een checklist uitgegeven waarmee onderzoekers die willen instappen in een NoE, of een NoE willen opzetten, hun voorstel inhoudelijk dienen af te dekken op decentraal en centraal niveau (zie bijlage 16 voor de checklist). Bij NoE’s moeten alle kosten worden aangegeven, dus niet alleen de netwerkkosten! De vaste kosten moeten met een redelijke schatting worden aangegeven.


58

In grote projecten zoals IP’s en NoE’s, waarbij besluiten worden genomen op IPR gebied of besluiten met juridische gevolgen, is elke instelling vertegenwoordigd in de zogenaamde General Assembly. De vertegenwoordigers mogen namens de instelling besluiten. Daarom zal er vroegtijdig een TU Delft vertegenwoordiger moeten worden geïdentificeerd die in de Assembly plaats neemt. Deze vertegenwoordiger zal op TU-niveau beslissingen moeten (kunnen) nemen. Via BJO kan een mandaatbrief geregeld worden voor de door de betrokken faculteit voorgedragen vertegenwoordiger in de Assembly.

8.3

NWO, persoonsgebonden subsidies: VENI, VIDI, VICI en TopTalent

Het doel van de Vernieuwingsimpuls is vernieuwing van het wetenschappelijk onderzoek. Voor het programma staat centraal dat talentvolle, creatieve onderzoekers de gelegenheid krijgen hun onderzoek uit te voeren en op deze wijze in- of door te stromen bij de wetenschappelijke onderzoeksinstellingen. Doelgroep voor de Vernieuwingsimpuls zijn jonge, excellente onderzoekers met een opvallend en origineel talent en een grote fascinatie voor het doen van uitdagend en grensverleggend onderzoek. Kenmerkend is het risicovolle karakter.

Vernieuwingsimpuls richt zich op de allerbeste onderzoekers; gehonoreerde kandidaten behoren tot de beste 10 – 20% van hun populatie. Van de onderzoekers wordt verwacht dat zij ook anderen van de oorspronkelijkheid en de potentie van hun ideeen weten te overtuigen. De Vernieuwingsimpuls richt zich op drie verschillende fasen in de wetenschappelijke carrière van onderzoekers. Een ander initiatief is het ruimte geven aan jong, creatief talent om hun promotietraject zelf in te vullen. De minister stelt daarom voor de periode 2007-2010 in totaal 16 miljoen euro beschikbaar voor een subsidieprogramma gericht op deze doelgroep. NWO heeft in overleg met de VSNU een programma opgezet met een prestigieus karakter, gericht op afstuderend toptalent met eigen, creatieve onderzoeksideeën. Er is nog één subsidieronde, in 2008. Succesvolle kandidaten kunnen direct aansluitend op het afstuderen met hun eigen promotieonderzoek aan de slag gaan. Voor de interne procedure bij de TU Delft zie bijlage 20.

Gezien het doel van het programma is het evident dat kandidaten in staat moeten zijn zelfstandig een onderzoek te formuleren en uit te voeren. Dat betekent dat de kandidaten hun kunde op het vakgebied al op en of andere wijze hebben bewezen. De


59


60

Manual Framework Programme 7 Preface Manual Framework Programme Seven (FP7) The Valorisation Centre of TU Delft made this manual for its scientific and supporting staff to be able to understand and prepare each step in an FP7 project, from project idea to contract awarding. The implementation process is described in the Manual Contract activities TU Delft. The contract managers and technology transfer officers at faculty level are the ones directly in touch with the scientists looking for grants or planning to submit a grant proposal. The Valorisation Centre coordinates all aspects of grants at central level (financial, legal and managerial aspects). As such they can further assist the scientists, contract managers and technology transfer officers if needed and operate as an intermediary between implementation and policy making levels as well as the internal and external stakeholders.

In this Manual you can find an extensive summary of the four themes of FP7, • Cooperation, • Ideas, • People, • Capacities. Scientist and their support staff can use this Guide if they want to apply for an FP7 grant or need to know whether there are possibilities to do so. More detailed information is available on http://cordis.europa.eu/fp7. We would like to express our great gratitude to Mrs. Alie Kwint, the author of this manual, and the University of Amsterdam, that allowed us to copy the chapter “Cooperation”.


61

Cooperation


62

Table of contents

1 . . . . . . . . . FP7 and the Cooperation programme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63 1.1. . . . . . . . . . .FP7 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63 1.2. . . . . . . . . . .FP7 and the Cooperation programme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63 1.3. . . . . . . . . . .Political objectives of the Cooperation programme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .64 1.4. . . . . . . . . . .Funding modalities in the Cooperation programme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .64 1.5. . . . . . . . . . .The 10 themes of the Cooperation programme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .65

2 . . . . . . . . . Before Proposal preparation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .67 2.1. . . . . . . . . . .Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .67 2.2. . . . . . . . . . .Check the relevance of your proposal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .67 2.3. . . . . . . . . . .Find a call for proposals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .67 2.4. . . . . . . . . . .Roles in the project consortium . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .68 2.4.1 . . . . . . . . .Which role to choose? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .68 2.5. . . . . . . . . . .The one page proposal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .69 2.6. . . . . . . . . . .Find the best partners . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .69

3 . . . . . . . . . Proposal Writing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .71 3.1. . . . . . . . . . .Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .71 3.2. . . . . . . . . . .Proposal writing plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .71 3.3. . . . . . . . . . .Preparatory meeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .71 3.4. . . . . . . . . . .The proposal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .72 3.4.1 . . . . . . . . .Part A . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .72 3.4.2 . . . . . . . . .Part B . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .72 3.4.2.1 . . . . . . .Cover page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .73 3.4.2.2 . . . . . . .Part B.1.: Scientific and/or technical quality, relevant to the topics / area addressed by the call . . . . . . . . . . . .73 3.4.2.3 . . . . . . .Part B.2. Implementation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .74 3.4.2.4 . . . . . . .Part B.3. Impact. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .74 3.4.2.5 . . . . . . .Part B.4. Ethical issues . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .75 3.4.2.6 . . . . . . .Part B.5. Consideration of gender aspects (for Collaborative Projects) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .75 3.5. . . . . . . . . . .Budget . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .75 3.6. . . . . . . . . . .Person months . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .77

4 . . . . . . . . . Submission, evaluation and negotiation process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .79 4.1. . . . . . . . . . .Submission of the proposal through EPSS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .79 4.1.1 . . . . . . . . .Registration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .79 4.1.2 . . . . . . . . .Part A and part B of the proposal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .79 4.1.3 . . . . . . . . .Submission of your proposal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .79 4.2. . . . . . . . . . .The evaluation process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .80 4.2.1 . . . . . . . . .General description of the evaluation process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .80 4.2.2 . . . . . . . . .Project negotiations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .81 4.2.3 . . . . . . . . .Grant Agreements and Consortium Agreements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .81

5 . . . . . . . . . Relevant documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .83 5.1. . . . . . . . . . .Overview of documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .83 5.2. . . . . . . . . . .FP7 legal basis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .84 5.3. . . . . . . . . . .The information package . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .84 5.3.1 . . . . . . . . .The call for proposals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .84 5.3.2 . . . . . . . . .Work Programme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .84 5.3.3 . . . . . . . . .The Guide for Applicants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .84 5.4. . . . . . . . . . .Legal documents for implementation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .85 5.5. . . . . . . . . . .Guidance documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .85


63

6 . . . . . . . . . Annexes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .87 6.1. . . . . . . . . . .Explanation and template for the One page proposal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .87 6.2. . . . . . . . . . .Template Division of Scientific work . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .89 6.3. . . . . . . . . . .Template Proposal Planner. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .90 6.4. . . . . . . . . . .Example Gantt chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .91 6.5. . . . . . . . . . .Example Pert chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .92


64

FP7 and the Cooperation programme 1

1.1

FP7

1.2

The Framework Programme (http://cordis.europa.eu/fp7/home_ en.html) is the Research Funding Programme of the European Commission. The official and full name of FP7 is 7th Framework Programme for Research and Technological Development. It will last for seven years, from 2007 until 2013, and it has a total budget of over € 50 billion. The European Commission considers FP7 a key tool to respond to Europe’s needs in terms of jobs and competitiveness, and to maintain leadership in the global knowledge economy. The money available for FP7 will (for the most part) be spent on grants to research actors all over Europe and beyond, in order to co-finance research, technological development and demonstration projects. Grants are determined on the basis of calls for proposals (http://cordis.europa.eu/fp7/dc/index.cfm) and a peer review process. The review process is highly competitive. The Framework Programmes have two main strategic objectives: • to strengthen the scientific and technological base of European industry; • to encourage its international competitiveness, while promoting research that supports EU policies. The picture below shows an overview.

FP7 and the Cooperation programme

FP7 consists of four main parts, called Specific Programmes, complemented by a part for nuclear research and the JRC. The Specific Programmes are: • Cooperation: This Specific Programme supports transnational research projects in ten pre-defined research areas, with the objective to improve Europe’s ability to address its major social, economic, health, environmental and industrial challenges of the future. Please see http://cordis.europa. eu/fp7/cooperation/home_en.html for additional information. • Ideas: This Specific Programme is new in FP7 and supports frontier research projects carried out by excellent researchers. This programme is executed by the European Research Council. Please see http://cordis.europa.eu/fp7/ ideas/home_en.html and http://erc.europa.eu for additional information. • People: This programme, also known as the Marie Curie programme, supports projects aiming at the training and career development of researchers. Please see http:// cordis.europa.eu/fp7/people/home_en.html for additional information. • Capacities: This Specific Programme supports research infrastructures, regional research clusters and Small & Medium size Enterprises (SMEs). Please see http://cordis.

Coherence of the overall strategy

Knowledge

Growth

Ideas

Capacities

Cooperation

People

Basic research

Applied research

Knowledge Based Economy

EU Competitiveness

Knowledge Based Society

EU Public Interest

S&T excellence

Market

Source: Interface Europe


65

europa.eu/fp7/capacities/home_en.html for additional information. This Handbook is devoted to the Cooperation Programme. The Cooperation Programme is by far the largest of the 4 programmes. It has an overall budget of € 32,4 billion for the period 2007 – 2013. This represents just over 64% of the total budget available for the whole Framework Programme.

1.3

Political objectives of the Cooperation programme

The Cooperation programme is sub-divided into 10 thematic research areas. These ten areas reflect the most important fields of knowledge and technology, where trans-national cooperation is needed to address Europe’s challenges of the future. The main focus of the Cooperation programme is to address a number of European policy gaps: social, economic, public health, environmental and industrial challenges of the future. The European Commission has asked (and will continue to ask) for input for the content of the Cooperation programme from actors in the research sector. Most notably, European Technology Platforms (ETP’s) provide input for content of the Cooperation programme and for calls that will be published. This programme supports all types of research activities carried out by different research bodies in trans-national cooperation and aims to gain or consolidate leadership in key scientific and technology areas.

1.4

Funding modalities in the Cooperation programme

The objective of Small- or Medium Scale Collaborative Projects (“STREPS” in FP6) is to “target a specific objective with a sharply focused approach”. Small- or Medium Scale Collaborative Projects have a fixed work plan for the duration of the project and the main deliverables are not expected to change during the project. Large Scale Collaborative Projects (“LP’s” in FP6) are dealing with an integrated set of activities and multiple issues. The consortium of Large Scale Collaborative Projects has a large degree of autonomy to change and update the content, partnership and work plan. Networks of Excellence. The objective of a Network of Excellence is to create a network of research organizations lasting over the duration of the life span of the project, evolving into a European entity with a legal basis. The EU policy behind Networks of Excellence is to overcome fragmentation of research organizations in Europe and to overcome barriers to integration. A Network of Excellence consists of participants from different countries. Coordination and support actions (CSA). Examples of activities that can be funded by CSA’s are the organization of small conferences, seminars or workshops, the execution of studies, the setting up of expert groups, providing assistance to prepare for future EU research activities, like creating roadmaps or “preparing” future research proposals. Support actions can be carried out by a consortium but also by a single participant.

2. Coordination of national research programmes The European Commission aims to better co-ordinate national research programmes from the Member States and Associated States. Two action lines are foreseen:

The European Commission will support trans-national cooperation through a number of so-called ‘instruments’. These are:

The ERA-NET schemes aim at developing and strengthening the coordination of national and regional research programmes.

1. Collaborative research

Article 169-projects aim to integrate parts of national and regional programmes for implementing jointly, together with the Commission, a real European research programme.

Most research funding in FP7 will go to collaborative research. Collaborative research will be carried out through a number of funding schemes (‘instruments’): Collaborative Projects are research projects carried out by a consortium with partners form different countries. The expected result of a Collaborative project is Scientific Output. Collaborative projects can be divided into Small– or Medium Scale Collaborative projects and Large Scale Collaborative Projects.

Please see http://cordis.europa.eu/fp7/coordination/home_en. html for more information.

3. European Technology Platforms (ETP’s) European Technology Platforms bring together stakeholders under industrial leadership. These platforms define and implement a Strategic Research Agenda (SRA) in a specific research area. ETP’s have been set up in a number of areas where


66

Europe’s competitiveness, economic growth and welfare depend on important research and technological progress in the medium to long term. They are powerful actors in the development of European research policy. For more information, please see http://cordis.europa.eu/technology-platforms/home_en.html.

4. Joint Technology Initiatives (JTI’s) A limited number of European Technology Platforms has created Joint Technology Initiatives (JTI’s). These are long-term public-private partnerships with a legal basis (as opposed to the ETP’s which do not have a legal basis). Given their legal basis, these initiatives will combine private sector investment and/or national and European public funding, including grant funding from the Research Framework Programme and loan finance from the European Investment Bank. For more information, please see http://cordis.europa.eu/fp7/art171_en.html.

1.5

The 10 themes of the Cooperation programme

All themes, like the whole Framework Programme, address gaps identified by the European Commission. The gaps identified for the themes can be social, economic, environmental or international. The 10 themes of the cooperation programme are:

1. Health The objective of health research under FP7 is to improve the health of European citizens (the social gap) and boost the competitiveness of health-related industries and businesses (the economic gap), while addressing global health issues such as anti-microbial resistance, HIV/AIDS, malaria, tuberculosis and emerging pandemics (the international gap). For this theme € 6 billion is available. Please see http://cordis.europa.eu/fp7/cooperation/health_en.html.

2. Food, Agriculture & Fisheries and Biotechnology The objectives of Food, Agriculture & fisheries and Biotechnology are sustainable development in agriculture, forestry and marine (environmental gap), further consumer protection (the health of European citizens is addressed here, social gap) and alternative energy crops (economic/environmental gap). For this theme € 1.9 billion is available. Please see http://cordis.europa.eu/fp7/ kbbe/home_en.html.

3. Information and Communication Technologies The objective of ICT research under the EU’s Seventh Framework Programme is to improve the competitiveness of European industry – as well as to enable Europe to master and shape the future developments of these technologies so that the demands of its society and economy are met (economic/societal gap). For this theme € 9.1 billion is available. Please see http://cordis. europa.eu/fp7/ict/).

4. Nanosciences, Nanotechnologies, Materials and new Production Technologies The core objective of the ’Nanosciences, Nanotechnologies, Materials and new Production Technologies (NMP)’ theme is to improve the competitiveness of European industry and generate the knowledge needed to transform it from a resource-intensive to a knowledge-intensive industry. This would establish Europe as the international leader in NMP (economic objective). For this theme € 3.5 billion is available. Please see http://cordis.europa. eu/fp7/cooperation/nanotechnology_en.html.

5. Energy The objective of the energy theme is to aid the creation and establishment of the technologies necessary to adapt the current energy system into a more sustainable, competitive and secure one. It should also depend less on imported fuels and use a diverse mix of energy sources, in particular renewables, energy carriers and non polluting sources (economic and environmental gap). For this theme € 2.35 billion is available. Please see http://cordis.europa.eu/fp7/energy/home_en.html.

6. Environment (incl. Climate Change) The main objective of the environment theme is to promote sustainable management of both man-made and natural environment and its resources. The two main goals are to promote the sustainable management of the environment and its resources through increasing knowledge about the interactions between the climate, biosphere, ecosystems and human activities, and secondly to develop new technologies, tools and services, that address global environmental issues (environmental gap). For this theme € 1.9 billion is available. Please see http://cordis. europa.eu/fp7/environment/home_en.html.

7. Transport (incl. Aeronautics) The central objective of transport research under FP7 is to develop safer, ’greener‘ and ’smarter‘ pan-European transport systems that will benefit all citizens, respect the environment,


67

and increase the competitiveness of European industries in the global market. The transport sector is an important sector in Europe. Also it is for instance responsible for 25% of the CO2 emmission of the EU. So both economic and environmental gaps are to be bridged regarding this theme. For this theme € 4.1 billion is available. Please see http://cordis.europa.eu/fp7/cooperation/transport_en.html.

8. Socio-economic Sciences and Humanities The European Union recognizes that today’s societal problems can not be solved with technology alone. This theme therefore is important for the future of Europe. According to the EU “funding ‘Socio-economic sciences and the humanities’ (SSH) will contribute to an in-depth, shared understanding of the complex and interrelated socio economic challenges Europe is confronted with.” Research in this theme should help bridge societal gaps. For this theme € 610 million is available. Please see (http:// cordis.europa.eu/fp7/cooperation/socio-economic_en.html.

9. Space The aim of the Space theme is to support a European Space Programme, focusing on applications such as ‘Global monitoring for environment and security’ (GMES) with benefits for citizens and for the competitiveness of the European space industry. It is important because Europe has built up excellent technologi-

cal competence, both nationally and through ESA. Sustaining a competitive industry, including manufacturers, service providers and operators, requires new research and technologies. Space applications bring important benefits to citizens by virtue of technological spin-off effects and are indispensable in a high tech society. Space is a part of Europe’s security policy as well as Europe’s enterprise policy. For this theme € 1.4 billion is available. Please see http://cordis.europa.eu/fp7/cooperation/space_en.html.

10. Security The Security theme focuses on applying European knowledge to security threats that are faced by Europe, and by the European citizens, organizations and structures. The main focus lies on terrorism, natural disasters and crime (economical and societal gaps). It is important because security related research is an important building block for supporting European freedom, security and justice. It will also contribute to developing technologies and capabilities in support of other European Community policies in areas such as transport, civil protection, energy, environment and health. For this theme € 1.4 billion is available. Please see http://cordis.europa.eu/fp7/cooperation/security_en.html. Open calls for all themes can be found on http://cordis.europa. eu/fp7/dc/index.cfm?fuseaction=UserSite.FP7OpenCallsPage.


68

Before Proposal preparation 2

2.1

Introduction

A successful European project will give you many benefits. However, the investment in time that you have to make to prepare and submit the project can be large. This chapter will give you a short overview of the actions you should undertake before proposal writing. TU Delft offers support in proposal writing on faculty level through the contract managers. At central level, staff of Valorisation Centre (VC) of Delft University is available to assist you when preparing, writing and submitting a project proposal. TU Delft offers training days and proposal writing courses through its Valorisation Centre. Please see www.subsidies.tudelft.nl. At any time during the preparation phase and the writing phase, you can contact the National Contact Point EG-Liaison (www. egl.nl) for information and support. You can also ask for support and advice from colleagues who have previously submitted (successful) proposals to the same programme as you intend to do. When you intend to write and submit a project proposal, you should get the commitment of the Head of your department and of your Dean. Commitment must be obtained before the proposal is submitted. You should obtain commitment as soon as possible, so that you know that you are authorized to spend time on writing the proposal. Also, early commitment will facilitate the signature procedure after approval of your proposal. You must arrange for commitment through the contract manager of your faculty.

2.2

Check the relevance of your proposal

Your project proposal begins with an idea for a research project. Even though your idea might be very important to you, you apply for funding from the European Commission, so it must be relevant to the European Commission as well. Most projects in the Cooperation programme will be executed as either Collaborative projects or as Coordination and Support Activities. The key objective of Collaborative projects is to produce scientific knowledge. The key objective of Coordination and Support Activities is to support or prepare European research activities. Although the 7th Framework Programme funds research projects and projects to support research, its background is largely political. This means that, apart from good science, you must also consider the political, economical and social relevance of your proposal.

You can check the relevance of Collaborative proposals by answering the following questions: • What problem are you trying to solve? The collaborative projects aim for research that enhances the position of the European Union. Make clear that your proposal addresses a vital problem and support this with facts and figures. • Is it a European problem? The EC is willing to contribute to projects, but only if there is a European added value. If evaluators come to the conclusion that your problem can be solved nationally, your proposal will be put aside. Refer to European policies, to stress the fact that the EC acknowledges the problem field as well and that you might contribute to the solution. • Is the solution already available? Only innovative proposals have any chance of success. Check if similar projects have been executed http://cordis.europa.eu/fp6/projects.htm. You can check the relevance of CSA-proposals by answering the following questions: • Which research activity are you aiming to support and why? Is your project needed to support the European research projects or policies? • Is there a European dimension related to your project? Even though some CSA’s can be executed by one organization, there must be a clear European added value. A purely national project will not be funded by the European Commission. In addition, for all projects, you should ask yourself: • What is the urgency, why now? Describe what would happen if you would not do this now. What is the impact? • Why are you (and your partners) the best people and institutes to execute this project? It is important to allow time for discussion about the project idea with your project partners. Once you have a strong and relevant project idea, it will be relatively easy to write the proposal. You can not write a good proposal if the project idea does not fully comply with the objectives of the programme. It is recommended that you check the relevance of your proposal with a peer or advisor from Valorisation Centre Delft. You can also contact the National Contact Point (www.egl.nl).

2.3

Find a call for proposals

Mostly, research proposals can be submitted in response to a call for proposals. The European Commission will publish these calls in the Official Journal, but also on the EU website (http:// cordis.europa.eu/fp7/dc/index.cfm). An overview of expected calls and deadlines (‘the roadmap’) can be found in each Workprogramme.


69

Your project idea must correspond (almost) exactly to the call. If your idea does not cover all aspects of the call, it might be wiser to wait for another call for proposals. You may also consider adapting your idea. In this case, think carefully if the project will still be interesting enough for yourself. Ask yourself whether your project will weaken if you make too many adjustments for it to fit in the call for proposals. In general, you should have a project idea and see if it fits in a call, rather than formulating an idea after the call has been published. Furthermore it is important to note that if a project proposal might fit to several FP7 themes, choose for the theme in which your project results in the biggest scientific advance. Try to avoid crosscutting proposals! European Technology Platforms are powerful actors in the development of European research policy. The platforms define Strategic Research Agendas in specific area’s, and therefore contribute to the formulation of calls for proposals. Please see http://cordis.europa.eu/technology-platforms/home_en.html. It is recommended that you check with a peer or advisor from Valorisation Centre whether your proposal fits in a call. Advisors from Valorisation Centre can inform you about the roadmap for calls that suit your ideas. You can also contact the National Contact Point (www.egl.nl).

2.4

Roles in the project consortium

As a general rule, a project consortium for a Collaborative Project or for a Coordination Action within FP7 has three or (preferably) more partners (including the coordinator) from at least 3 different EU countries. A Support Action may be submitted by a single organization. This chapter deals with project consortia. The role you choose or accept depends amongst others on your experience with FP7 projects and the amount of time you have available. The following roles are possible within a Collaborative or CSA project within FP7: • coordinator (coordination can be split into scientific and administrative coordination) • participant • subcontractor (third party) The coordinator acts as the contact (cf. Grant Agreement) with the Commission and controls the general direction of the project and funds. In general, the coordinator is the initiator of the project plan, he/she coordinates the writing of the project proposal and sets up the consortium. The coordinator is responsible for the overall functioning of the consortium. The coordinator signs the Grant Agreement with the European Commission.

A participant is generally responsible for part of the work in the project, for example for one or more work packages or tasks. Each participant plays an essential and substantial role in the project. A participant is also a full contractor for the European Commission (although the participants signature procedure is arranged by the coordinator). A subcontractor performs a very specific task or limited part of the project. Subcontracting is only possible for side-activities of the project. Core activities of the project should not be subcontracted, but carried out by the partners. The subcontractor is a third party and usually a subcontractor obtains no intellectual property rights for the work done under the contract. The subcontractor does not sign a contract with the European Commission, but is responsible to the partner who subcontracts the party.

2.4.1

Which role to choose?

Being the coordinator gives visibility to your institute and if your project succeeds, it enhances your success in future applications for grants. On the other hand, being the coordinator involves additional activities, including managerial and administrative activities. The coordinator should ideally have experience in coordinating European projects, and should have access to support services such as an experienced administrative project manager. At Faculty level, the project administration is responsible for a sound financial administration of EU-projects. For specific management support however, you should contact the Valorisation Centre. If you have experience as a participant in a European project and the support structure is in place, you might consider becoming the coordinator. In this case, it is essential that you ask an experienced colleague or an advisor from Valorisation Centre as a sounding board. Especially smaller CSA-projects are a suitable learning environment for new coordinators. When you have no or little experience as a participant in a European project, you still may consider becoming the coordinator of a research project. It will be a great learning experience and it might considerably enhance your career. In this case, you must contact Valorisation Centre in an early stage. Staff from Valorisation Centre will discuss with you if and how you can take on the coordination of your project. If you are not interested in or have no time for project coordination, you might consider the position of participant and get some grip on the routines and particularities of a European project, whilst not having the overall responsibility.


70

2.5

The one page proposal

If you have a project idea for a proposal, it is recommended that you formulate the core issues of your project (the objective of your project, call for proposals you wish to submit to, proposed partnership, duration, estimation of budget) in a one-page proposal. A template for the one-page proposal can be found in the annex. This one-page proposal • will help you to think critically and systematically about all aspects of your project idea • can serve as the basis for a draft proposal • can be sent to potential project partners to invite them to join the network/partnership • can be used to get commitment and/or assistance from your own faculty or institute. Often, the person taking the initiative will be the future coordinator of the project. Usually, the coordinator is also responsible for writing and submitting the proposal. The coordinator should collaborate with the other partners and ask for their input. The one page proposal should be not more then one or two A4. It is recommended to circulate the one page proposal to the project partners, to ask for their input and to secure their involvement in the project.

2.6

Find the best partners

A project consortium for a Collaborative Project or for a Coordination Action must consist of minimum 3 partners from 3 different countries, but often the consortia are bigger. The call may indicate the preferred size of the project. Considering the high level of competitiveness, your consortium should have the best organizations from Europe or, if necessary, from third countries. If a similar proposal is being prepared elsewhere in Europe, leaving you with 2nd best partners, it is probably better to try and get into the other consortium your-

self. The best organization for your project is an organization with the required expertise, the necessary equipment and the willingness to devote time and energy to your project. Ideally, your project partners are the very best in their specific areas of expertise. As the project partners should be the best organizations in their specific areas, most of them will be known to the project coordinator, and they will already be part of the professional network of the coordinator. If possible and relevant, the coordinator can ask organizations with who he/she has collaborated before, provided of course that the collaboration was successful. The European Commission likes consortia where partners have collaborated before successfully, as successful cooperation is likely to take place again. You should determine the type of organizations you need in your consortium to achieve the desired end results. This obviously involves research organizations (from academia and/or from industry), but can also include organizations such as consumer organizations, patients representations, environmental lobby groups etc. Building a consortium will be time consuming, often taking up to one year. You should therefore start approaching potential consortium partners well in advance of the publication of the call. The Rules for Participation provides details of participation in FP7 and eligibility of partners. There are rules with regards to the eligibility of countries (please see http://cordis.europa.eu/fp7/ who_en.html#countries) and the eligibility of consortia (please see http://cordis.europa.eu/fp7/who_en.html#consortia). Specific details for your project will be mentioned in the call for proposals. There are several websites such as http://cordis.europa.eu/fp7/ partners_en.html and http://www.senternovem.nl/egl/algemeen/partnersearch.asp dedicated to finding partners for your research projects.


71


72

Proposal Writing 3

3.1

Introduction

Proposal preparation is quite demanding, especially so for the coordinator. Between the call for proposals and the closing date lie usually three months. This might seem ample time to prepare, but experience shows that you need to use this time as efficiently as possible in order to deliver a sound and feasible proposal. It is important that you secure time and assistance in advance, if possible even before the call has been published. Usually the coordinator is responsible for writing the proposal. It is important however to include members of the consortium in this process. The coordinator should ask the members of the consortium for their input and comments. The whole consortium will be responsible for the work to be carried out, so they all should agree with the proposal. You can contact the contract manager of your faculty or staff from Valorisation Centre for support in the proposal writing process. As for the budget, you must contact the contract manager in an early stage of the proposal writing phase. Furthermore, you can show your proposal to a colleague, preferably a colleague who has been successful in Framework Programme projects. The National Contact Points (www.egl.nl) will also provide you with advice or read your proposal and discuss it with you. For specific issues, ad hoc expert consultancy may be needed. Depending on the topic and objective of your proposal, it might also be useful to obtain feedback from stakeholders. This chapter has been written for Collaborative Projects and for Coordination and Support Actions. For support for other funding mechanisms, please contact Valorisation Centre.

3.2

Proposal writing plan

Writing the proposal can be daunting. Project proposals for Collaborative Projects and for Coordination and Support Actions in FP7 demand dedication, concentration and coordination. At the same time, this complex and time-consuming task must be finalized before the closing date of the call for proposals. A proposal writing plan can help to structure and plan this process. The proposal writing plan should detail all work that needs to be done before the deadline of the proposal. In addition, it details the responsibilities: it should include names of the person(s) responsible for specific parts of the work and deadlines. The proposal writing plan should be planned backwards, i.e. counting back from the deadline for the call. The coordinator normally writes the proposal writing plan. The coordinator should circulate the draft proposal writing plan amongst the members of the consortium to ask for their input.

The proposal writing plan consists of the following elements: • consent on the one page proposal • division of the work in work packages (scientific, implementation and impact) • division of work and roles in the project (who does what in the project) • division of tasks in the proposal writing phase (content + deadline) • compiling the proposal • submission of the proposal Templates for the division of scientific work and for the proposal writing plan can be found in the annex.

3.3

Preparatory meeting

It is strongly recommended to organize a preparatory meeting. The preparatory meeting enables to discuss with the whole consortium how to proceed, to divide responsibilities etc. Furthermore, it can help build a sound foundation for the project, cohesion within the consortium and commitment to the project. If you do have the means, a face-to-face meeting would be best. Please keep in mind however that the European Commission will not reimburse costs that are made for this meeting. Obviously, the meeting does not have to take place in an expensive hotel, you can also organize it on TU Delft premises. You can also try and combine your preparatory meeting with a meeting that already takes place, e.g. a large scientific conference where all or most of your partners already attend. If a face-to-face meeting is not feasible, consider a virtual meeting, such as a teleconference or a videoconference. During the meeting, the following subjects should be discussed and decided upon: • a formal consent on the one page proposal • division of the work in work packages (scientific, implementation and impact) • division of work and roles in the project (who does what in the project) • division of tasks in the proposal writing phase (content + deadline) • agreement on background knowledge and other specific IPR rules, if appropriate • discussion and signing of support letter (or a letter of commitment, letter of intent, memorandum of understanding). The meeting should formally give their consent on the one page proposal. The one page proposal may have changed, e.g. because new potential partners have indicated their interest to participate.


73

Writing the project proposal is a common effort of all project partners. The project partners generally write the Work Package they are responsible for. The coordinator generally writes the general parts of the proposal. It is very highly recommended that all partners write a support letter, indicating their commitment to the project, including their commitment to contribute to the drafting of the project. The support letter should also authorize the coordinator to submit the project proposal on behalf of the partners. The coordinator should make sure that all partners have committed themselves. Templates for the division of scientific work and for the proposal writing plan can be found in the annex.

3.4

The proposal

A project proposal for a Collaborative Proposal or for a Coordination and Support Action consists of a part A and a part B. Both parts must be submitted for the proposal to be eligible.

3.4.1

Part A

The A-forms contain administrative, financial and legal information about the proposal and the consortium partners. The project summary is important, and you should pay sufficient attention to it. It will be used during the selection of evaluators. Furthermore, a clear summary enables the evaluator to start reading the full proposal with already a basic understanding of your proposal. The budget must also be indicated in the A-forms. Contract managers and staff from Valorisation Centre provide support and advice for completing the A-forms. A template for an A-form can be found on the website (www.subsidies.tudelft. nl).

3.4.2

Part B

Part B is the core of all proposals. In part B, the details of the work you intend to carry out will be described, as well as the implementation and impact of the project and ethical issues. When writing part B, you should follow the instructions in the Guide for Applicants closely. You should note that each programme has its own Guide for Applicants. It is your responsibility to make sure that you use the correct and most updated version. The most updated version can be found on internet: http://cordis.europa.eu/fp7/dc/

Project proposals are evaluated against a set of evaluation criteria. By following the instructions in the Guide for Applicants very closely, you can make sure that you have covered all items that the evaluators can award points for. The evaluation criteria and sub-criteria are mentioned in the Guide for Applicants belonging to your proposal. Most Guide for Applicants indicate a maximum number of pages you can use for your proposal. You should follow these guidelines. Evaluators can get annoyed by proposals that are much too long, or where a very small font size is being used. Furthermore, the European Commission has the right to discard any part that goes beyond the maximum number of pages. The quality of your proposal should not depend on a large amount of text. Please note that evaluators will only judge what is written in the proposal: during evaluations they will not be able to check websites for additional information. They are also instructed to judge your proposal on the basis of the provided text, they are instructed not to make any assumptions or interpretations. This is why it is highly recommended to show your proposal to Valorisation Centre staff or the National Contact Point (www.egl.nl), who are not scientifically involved and thus read your proposal from another point of view. Part B.1. deals with scientific aspects of your proposal, part B.2. deals with the implementation of the project and part B.3. deals with the impact of your proposal. It is for these parts that you will receive points from the evaluator. Part B.4. deals with ethical issues and part B.5. deals with gender aspects. You should note that the parts for the research project, its implementation and its impact are equally important in terms of the number of points you may get from the evaluators. So, even if you feel most comfortable writing the scientific part, you must also pay attention to the other parts. Competition is fierce and you cannot afford to loose points in the non-scientific parts. Part B contains: • A cover page • Table of content • Core proposal: – B.1: Scientific and/or technical quality – B.2: Implementation – B.3: Impact – B.4: Ethical issues – B.5: Consideration of gender aspects (not for CSA)


74

3.4.2.1 Cover page

1.2.

The Cover page mentions the title and acronym of the proposal, the funding scheme, the Work Programme that is addressed, the name of the coordinator and a list of participants.

3.4.2.2 Part B.1.: Scientific and/or technical quality, relevant to the topics / area addressed by the call The evaluators are peers, working in more or less the same area as you, so you can use scientific terminology. You should assume however that you and your project partners are the absolute specialists in the proposals specific topic, so be careful with too specialist terminology. Educate the evaluators, do not assume that they know what you know. Educate them with facts and figures (e.g. due to the aging population, occurrence of illness xxx is predicted to grow with x% in the next x years. Development of this new ITapplication will allow patients to stay home for a longer period, thereby saving yyy euros in hospital bills and improving the quality of life of the patients). Use ‘buzz words’ to attract the evaluator’s attention, such as ‘this project proposal is innovative because it will provide answers to x’. Part B.1. consists of: 1.1 Concept and objectives 1.2 Progress beyond the state-of-the-art (collaborative projects) or contribution to the co-ordination of high quality research (coordination actions) 1.3 Science and Technology (S/T) methodology and associated work plan 1.1. Concept and objectives You should start by writing the objective of your proposal. What is it that you will do? And how does that relate to the call for proposals? When a proposal is partially relevant because it only partly addresses the topic(s) of the call, you will receive less points during the evaluation process no matter how excellent the science in itself might be. Be reasonable when describing the objectives of your project. Is it achievable and feasible within the lifespan of the project? If your proposal is over-ambitious, the evaluators will find it unrealistic. If it is too modest, the evaluators will find it not innovative enough, or they might award you less funding for your plans.

Progress beyond the state-of-the-art (for collaborative projects) You should show the evaluators that you are well aware of the latest scientific developments in your scientific area. It is common to use references to describe the current state-of-the-art in your area. You should then describe a ‘gap’, i.e. a problem that needs to be solved or a new methodology that has to be developed. Then you should describe what your project will do to fill this gap. By filling this gap, you automatically will make progress beyond the state-of-the-art. Progress beyond the start-of-theart means that you will do something new, something that has not been done before. 1.2.

Contribution to the co-ordination of high quality research (for coordination actions) You should indicate how the area addressed by your project will benefit from the co-ordination (including networking) that you propose. 1.3.

S/T methodology and associated work plan (Collaborative Projects) or Quality and effectiveness of the co-ordination mechanisms, and associated work plan (CSA) The exact order of subtopics varies between the Collaborative Projects and the Coordination and Support Activities. Please check the relevant Guide for Applicants for details. In any case, the following topics must be discussed. You should describe the overall strategy of the work plan: how will you carry out the various scientific parts of the work? Which scientific/technological methodologies will you apply? Give a general description of how the work is broken down into work packages. The number of work packages should be in accordance with the size of the project. You should then show the timing of the different work packages and their components, following the logical phases of the project. It is advisable to include a separate work package for consortium management and, if applicable, one for integration and evaluation or one for dissemination. To show the timing of the work, it is recommended that you use a Gantt chart or similar. An example of a Gantt chart is provided in the annex. Gantt charts can easily be made in Excel (see for example http://office. microsoft.com/en-us/excel/HA010346051033.aspx). You must provide a detailed work description broken down in work packages. In the Guide for Applicants you will find a number of tables that need to be completed: the Work package list, the deliverables list, the description of each work package and summary, a summary effort table and a list of milestones. Try to limit the number of deliverables and milestones, as you will have to account for each one of them during the course of


75

the project. So, for a project of 5 partners and 2 years it is not wise to have 35 deliverables and 5 work packages in which each participant is involved. Last but not least, you must provide a graphical presentation of the parts of the work, showing the interdependencies of all parts of the project. You can use a Pert diagram or similar for this purpose. An example of a Pert diagram is provided in the annex.

3.4.2.3 Part B.2. Implementation The European Commission wants to make sure that the funding they provide will be well managed. They also want to make sure that the funding they provide will be used by the best consortium for this specific project. You should pay attention to part B.2., it is equally important as the S&T part. Part B.2. consists of: 2.1. Management structures and procedures 2.2. Individual participants 2.3. Consortium as a whole (only if relevant for Support Actions) 2.4. Resources to be committed 2.1. Management structure and procedures The management structure of your project should reflect the complexity of the project and the size of the consortium. For large projects it may make sense to create several decision making bodies, such as a scientific board or an advisory board apart from the daily management committee. The organizational structure should make clear who is responsible for what part of the work, and who has overall responsibility. Procedures relate to agreements such as the number of meetings that you will organize and who will organize them and the ways of communication (by e-mail, through a virtual shared working space). It should also indicate what the consortium will do in case of scientific disagreement or when unforeseen events take place that might challenge the project. The procedures have to appropriate for the type and size of the project. 2.2. Individual participants For each project partner, a brief description of the organization, their tasks in the project and their previous experience relevant to those tasks should be described. A short profile of staff members who will do the work should be added. Obviously, the European Commission prefers to see partners with relevant (EU) experience as this will contribute to the quality and efficiency of

the implementation of the project. The coordinator should ask the project partners to provide him/her with this information. 2.3. Consortium as a whole The coordinator should describe how the individual partners together form a consortium that is not only capable of doing the work, but that is also the best consortium to do the work. If partners of the consortium have collaborated before, it should be mentioned here. Previous successful cooperation will help to convince the evaluators that cooperation for this project will be successful as well. The composition of the consortium should be explained in relation to the objectives of the project and to the work to be carried out in order to achieve these objectives. It is important to describe the complementarity of the partners in the consortium: are all tasks covered? And are there no gaps in the expertise required? Is there no (large) overlap of expertise of the partners? 2.4. Resources to be committed A project budget has been given in form A3. A staff effort table has been completed in section 1.3 of the proposal. In this section, you describe the rationale behind the figures and numbers of your budget. You should describe how the overall financial plan for the project is adequate: did you not over-estimate or under-estimate the budget for your project? In case you have subcontracting costs foreseen and the subcontractor is already known, it is important to already describe the subcontractor in this part of the proposal. Your contract manager can provide you with the information on cost categories based on his/her experiences with EU-projects. The budget should be made or checked with help from your contract manager or financial officer.

3.4.2.4 Part B.3. Impact This part deals with the expected impact of your research project: you must show that your project will provide an answer to the needs of the European Commission. These needs are translated into expected impacts. Part B.3. consists of: 3.1. Expected impacts listed in the work programme, 3.2. Dissemination and/or exploitation of project results, and management of intellectual property.


76

3.1. Expected impacts listed in the work programme The Work Programme that is relevant to your project indicates the expected impact per topic / area / activity. In this part of your project proposal you should describe how your project will contribute to the expected impact. Explain why a European approach rather than a national approach is needed to create sufficient impact. You may also find some inspiration for expected impact in the Specific Programme Cooperation, in the section where your topic is described. Another source for inspiration is the collection of Green Papers from the European Commission (please see http://europa.eu/documents/comm/ green_papers/index_en.htm). Green Papers are discussion documents and indicate which topics are currently of interest to the European Commission. Place your project proposal in its context: which other national or international research activities are taking place? Are there any assumptions and external factors that may influence whether the impacts will be achieved? You should be realistic: if there are risks or uncertainties involved, it is better to mention them (and say what you will do in case a risk becomes reality) rather than not mention them (and during the project having to explain to the European Commission why you have not achieved the impacts you had foreseen). 3.2.

Dissemination and/or exploitation of project results, and management of intellectual property (Collaborative Projects) and Spreading excellence, exploiting results, disseminating knowledge (Coordination and Support Actions) This chapter is very important to the European Commission. They wish to make sure that the end result of your project will be used. The topics in the calls for proposals are basically requests for solutions from the European Commission. Since the Commission asks for a solution for ‘their’ problem, the project proposal should explain the way and logistics how and to whom project results find their way outside the project consortium. In other words: how will you disseminate the knowledge that you will generate in the project? You can think of websites, reports, databases, conferences etc. Who will have access to it? Especially for Coordination and Support Actions, the engagement with stakeholders outside the network and the public at large should be described. IPR issues should be tackled as soon as possible during the preparation of the project. Any relevant issues must be discussed with the project partners. IPR issues can influence the way a project is conducted, but also the exploitation of the project results after the end of the project. Therefore, you must inform the European Commission in your proposal about the IPR

agreements that the consortium has decided upon, for example who will have access to the project results including IPR. Your contract manager or staff at the Valorisation Centre can help you with IPR-issues.

3.4.2.5 Part B.4. Ethical issues Ethical issues are much more important in FP7 than in previous Framework Programmes. In this section you must describe in detail any ethical issue that may arise from your proposal. Furthermore, you should indicate that you are working according to regulations and legislation from ethical committees and regulatory organizations. If there are no relevant ethical issues you can think of, just state so clearly. All project proposals must include the Ethical issues table which can be found in the relevant Guide for Applicants. The table must be completed even if there are no ethical issues arising from your proposal.

3.4.2.6 Part B.5. Consideration of gender aspects (for Collaborative Projects) This part of the proposal will not be evaluated, but it will be discussed during negotiations should your proposal be successful. Nevertheless, you should pay attention to this chapter as it will influence the mindset of the evaluator. In this chapter you should indicate how you will promote gender equality in your project or in your field of research. You could indicate how you will promote the participation of both sexes in your project team, how you plan to make your research area more attractive to one of the sexes. Some research topics have a gender aspects in themselves, e.g. health research or social research may be focused on one of the sexes. You can also think of awareness raising activities or actions aimed at a wider public, where you aim to address both sexes.

3.5

Budget

Eligible and non-eligible costs First of all, the European Commission makes a distinction between eligible and non-eligible costs. The project budget may only contain the eligible costs. Eligible costs are those costs that can be identified in the costing system and that are needed to carry out the project. Eligible costs must be identifiable (they must be recorded in the accounts), true (costs must be incurred by the organization during the duration of the project, they must be determined according to the usual accounting and management principles


77

and practices of the organization) and economic (they must be related to the specific project only, and be economic, efficient and effective). Ineligible costs are for example interest owed, VAT, costs made before the project started etc. Ineligible costs may not be included in the budget. Direct and indirect costs Eligible costs can be divided into direct costs and indirect costs. Direct costs are all those eligible costs that can be attributed directly to the project. Indirect costs (also sometimes – mistakenly – referred to overheads) are all the structural and support costs of an administrative, technical and logistical nature that are necessary for the functioning of the organization where

the research is carried out. They can not directly be attributed to the project, hence the name indirect costs. Direct costs: • personnel costs • durable equipment • subcontracting • travel and subsistence • consumables Indirect costs: • heating • security • library • etc.

Maximum reimbursement rates

Research and technological development activities

Demonstration activities

Other activities

Network of Excellence

50% or 75%

–

100%

Collaborative project

50% or 75%

50%

100%

Coordination and Support Action

–

–

100%

Source: FP7 Grant Agreement – Annex II – General Conditions, European Commission, 2007

Basics for calculating the budget The European Commission has determined a number of cost categories (RTD-activities, demonstration activities and other). Each category has a maximum rate of reimbursement of eligible costs. This may differ for the funding scheme (Network of Excellence, Collaboration project and Coordination and Support Activity). Please see the table below.

costs related to the project, and also all indirect costs related to the project. For all CSA projects, the indirect costs are calculated as 7% of all direct eligible costs.

Please note that Research and Technological Development (RTD) activities may be reimbursed up to 50% for large companies, but up to 75% for SME’s and for non profit public bodies such as TU Delft. RTD activities include the scientific coordination.

Contact your contract manager As you can see, drawing up a budget is complicated. You should go and see your contract manager for assistance as early in the proposal writing phase as possible. This applies when you are the coordinator of the project, but also when you are a partner in a project.

In addition, the indirect costs can be calculated. The way to calculate these indirect costs depends on the cost model that is used by the participants. TU Delft uses the Full Cost Real Indirect Cost System. This means that TU Delft can identify all direct

For the calculation of the budget for other types of activities and funding schemes, most notably activities related to SME’s, please contact Valorisation Centre.

TU Delft identifies the FP7 personnel fees each year and communicates them to the contract managers by means of the socalled “tarievenbrief”. You must liaise with the contract manager in order to calculate the personnel costs of your project.


78

As described above, the European Commission will not reimburse all costs that are related to your project. This means that there will be a difference between the internal, actual budget of your project (all costs) and the external budget that will be drawn up for the European Commission (eligible costs only). Your contract manager can assist you in drawing up both budgets by using different calculation models.

3.6

Person months

For each partner, it should be decided how many person months will be available to carry out the work in the project. The number of person months per partner is necessary to calculate the personnel costs and therefore the budget. Most often, the coordinator will indicate the number of person months available for each partner. Partners should have the opportunity to discuss this with the coordinator, especially when they feel that the amount of work they have to do requires more personnel input. It is important to rationalize the number of person months that is requested. During contract negotiations, the European Commission might ask the consortium to do the same amount of work with less person months. In those cases you need to be able to demonstrate and clarify why you need a certain number of person months, so that you can hopefully prevent a cut in person months.


79


80

Submission, evaluation and negotiation process 4.1

Submission of the proposal through EPSS

For almost all calls, the submission of proposals must be done electronically. The system to be used is called Electronic Proposal Submission Service (EPSS). EPSS is a web based application and is available via internet. It allows the coordinator (and other consortium partners if any) from a consortium to prepare and submit their proposal jointly. Some calls indicate a two-step submission procedure. The information provided in this chapter relates to the one-stage submission procedure. The general explanation of submission, evaluation and negotiation is relevant for two-step submissions too, but please refer to the relevant Guide for Proposals for the exact procedure for the two-step submission procedure.

4.1.1

Registration

Before you can use EPSS, the coordinator must register. Access to EPSS is call- and sub-scheme-specific. This means that you have to choose first for which call for proposals you wish to submit a proposal. You will gain access through the respective CORDIS call page (please see http://cordis.europa.eu/fp7/dc/ index.cfm). Choosing the right call will lead you to the EPSS start page (please see https://www.epss-fp7.org/epss/). Click on ‘register’, fill in the registration form and submit it. EPSS will send passwords and usernames for both the coordinator and the partners by e-mail. These passwords and usernames are valid for only one proposal. The coordinator may change the passwords for both the coordinator and for the other participants. The coordinator should then inform the participants what their passwords and usernames are for EPSS. The coordinator has access to the whole proposal. Participants can view all proposal information, but can only edit A2 forms (information about their own organization). Register well in time before the deadline, to allow time for the EPSS to provide you with usernames and passwords. Do not wait to register just a few days before the deadline as the EPSS will swamped with registration requests. Some calls will also indicate that you have to register a certain time in advance of the deadline. It is important to do so! Usually it takes a few days to get the usernames and passwords.

4.1.2

After the participants have obtained a password from the coordinator, each participant can enter its own data. The coordinator should check whether all partners have filled in the form(s) for which they are responsible. To avoid this double checking and to avoid dependency on other people’s time schedules, the coordinator may consider to not distribute the passwords to the partners, but to fill in all the partner forms yourself. Part B must be uploaded as a pdf-file. It is the coordinator’s responsibility to do this.

4.1.3

Submission of your proposal

Completing the A-forms and uploading a part B does not mean that you have submitted a proposal. You must expressly press the ‘Submit’-button in EPSS in order to submit a proposal. If you just upload a file or modify the A forms, EPSS will save the changes you have made. It will however not recognize this as a submitted proposal. By selecting the ‘Submit now’ button, EPSS will save your files as a project proposal. Only the coordinator can do this! When entering data in the A-forms, you should save early and often. The EPSS system will time-out after 30 minutes of ‘nonactivity’ on your part. When you edit a form without actually saving or validating, the system will not recognize this as an activity. The system will eject you and you may loose the data you have entered. When you save or validate, the time-out of 30 minutes will reset to 30 minutes, giving you time again to continue working in EPSS. EPSS allows you to modify and improve the proposal and resubmit the proposal in EPSS (by pressing the Submit-button) up until the deadline of the call. Each submission of the proposal overwrites the previously submitted version. This means that you can upload and submit a draft proposal well before the deadline. By doing so, there is in any case a proposal registered in the system. Submitting an early version of your proposal allows you to get acquainted with the system. Any technical difficulties will appear and can be solved at an early stage. It also allows you to practice the conversion of your proposal to a pdf-file and it will give you an indication of how long this takes, especially when the page layout is complex or contains graphics.

Part A and part B of the proposal

The EPSS will show the A-forms that belong to the type of project that you wish to submit a proposal for. The coordinator should enter names and details of other project partners in the EPSS (proposal set-up). Once a participant is added the system automatically creates an A2 and A.3.1 form for this participant.

It is strongly recommended to upload and submit the final version of your proposal well on time before the deadline. Important: it is your responsibility to submit on time, the European Commission will not accept your it-problems or a slow server as an excuse for over-time submission.


4

81

The proposal is successfully submitted when you receive a screen with the text ‘The proposal with ID xxxxxxx has been been successfully submitted at date + time’. The coordinator will also receive an e-mail from EPSS to acknowledge receipt of the proposal. If you encounter any problems, please contact the EPSS help desk: EPSS help desk Phone: 0032 223 33760 E-mail: [email protected] Full details of EPSS and submission in EPSS can be found in the EPSS Guide, which can be found on http://cordis.europa. eu/fp7/epss_en.html.

4.2

The evaluation process

4.2.1

General description of the evaluation process

The experts evaluate the proposal against a set of pre-determined evaluation criteria. The evaluation criteria (and an explanation) can be found in the Work Programme and in the relevant Guide for Applicants. Once all experts have evaluated the proposal individually, the three experts that assessed the proposal convene in a consensus meeting, and discuss the project. The outcome of this meeting is a report with scores and comments (Evaluation Summary Report). Thresholds will be applied to the scores. The thresholds indicate the minimum score that must be obtained for a specific evaluation criterion. The threshold for individual criteria will be 3 out of 5. The overall threshold, applying to the sum of the score for the three criteria, will be 10. After the consensus meetings, all proposals will be ranked according to the evaluation results (ranked list). The budget that is available for the call will then be awarded to the proposals that are highest on the list and that have passed all thresholds, until the budget is exhausted.

Shortly after the deadline, the European Commission will send an acknowledgement of receipt to the e-mail address of the proposal coordinator. The European Commission will then perform an eligibility-check. After this check, all eligible proposals will be evaluated by independent experts.

The Commission will send an official letter regarding the outcome of the evaluations to the coordinators of all proposals. As soon as you receive the evaluation letter, please inform your contract manager.

Each proposal is read and assessed by three independent experts. These experts are peer researchers with high expertise. They must sign a declaration of no conflict of interest and a confidentiality agreement.

In case of a negative evaluation, the letter offers the possibility of a redress procedure. The redress procedure should only be started when you find clear and proven errors in the evaluation summary report.

Evaluation criteria applicable to Collaborative project proposals S/T QUALITY “Scientific and/or technological excellence (relevant to the topics addressed by the call”

IMPLEMENTATION “Quality and efficiency of the implementation and the management”

IMPACT “Potential impact through the development, dissemination and use of project results”

•

•

•

• •

Soundness of concept, and quality of objectives Progress beyond the state-of-the-art Quality and effectiveness of the S/T methodology and associated work plan

• • •

Appropriateness of the management structure and procedures Quality and relevant experience of the individual participants Quality of the consortium as a whole (including complementarity, balance) Appropriateness of the allocation and justification of the resources to be committed (budget, staff, equipment)

Source: Guide for Applicants: Collaborative projects FP7-HEALTH-2007-B, European Commission, 2007


•

Contribution, at the European and/or international level, to the expected impacts listed in the work programme under the relevant topic/ activity Appropriateness of measures for the dissemination and/or exploitation of project results, and management of intellectual property.

82

Evaluation criteria applicable to Co-ordination and support actions (Co-ordination) S/T QUALITY “Scientific and/or technological excellence (relevant to the areas addressed by the call”



•

•

•

• •

Soundness of concept, and quality of objectives Contribution to the co-ordination of high quality research Quality and effectiveness of the co-ordination mechanisms, and associated work plan

• • •


•

Contribution, at the European and international level, to the expected impacts listed in the work programme under the relevant activity/area Appropriateness of measures for spreading excellence, exploiting results, and disseminating knowledge, through engagement with stakeholders, and the public at large.

Source: Guide for Applicants: Coordinating actions FP7-ENERGY-2007-1, European Commission, 2007

Applicants from proposals that have received the highest score (proposals that are on the priority list) will be invited to proceed to project negotiations.

4.2.2

The Project Officer(s) from the European Commission may request one or more negotiation meetings to be held. If this is the case, please contact your contract manager or Valorisation Centre for assistance and advice.

Project negotiations

The coordinator is formally invited (by letter) to start contract negotiations with the European Commission. The negotiations comprise of: 1. The technical/scientific negotiations During this part of the process, the work to be carried out will be discussed. Most importantly, the proposal may have to be adapted to meet the recommendations or requirements from the European Commission. This can include slight changes in work, in deliverables etc. Furthermore, the full work plan of the project will be detailed. The list of deliverables will be finalized, including their content, timing and dissemination level. Project milestones will be decided upon, including how they will be assessed. Last but not least, a time schedule will be established for project reviews. 2. Financial and legal negotiations In conjunction with the technical/scientific negotiations, the total costs, total eligible costs and maximum Community financial contribution will be determined. Also, the project start date and the duration of the project will be agreed upon, as well as the timing of reporting.

If the negotiation process goes well, it results in a signed Grant Agreement between the European Commission, and the coordinator and the other participants. The coordinator and the other participants now become beneficiaries.

4.2.3

Grant Agreements and Consortium Agreements

Grant Agreement In order to prepare the Grant Agreement, the coordinators of successful proposals are invited to prepare the Grant Agreement Preparation Forms (GPF’s) and a Description of Work that will become Annex I of the contract with the European Commission. The GPF’s contain information to identify the project partners / beneficiaries of the Grant Agreement. The GPF’s must be filled in using the so-called GPF-editor, this is an electronic format that is made available by the European Commission. The GPF’s are compatible with the A-forms that were used for the submission of the project, so part of the information needed can be transferred onto the GPF’s.


83

The GPF’s indicate the status of the participants (“validated”). TU Delft has arranged for a centralized registration at the EU (DG Research) and thus the GPF of TU Delft should indicate “Validated”. If this is not the case, please contact the Valorisation Centre. In case your partners are indicated as being not validated, they must submit legal supporting documents. More information can be found in the Negotiation Guidelines, please see ftp://ftp.cordis.europa.eu/ pub/fp7/docs/negotiation_en.pdf. The mandate rules of TU Delft dictate that your Dean must sign GPF-forms and subsequent Grant Agreements for contracts in which TU Delft has a financial commitment of up to € 1 million. All the above must be signed at Valorisation Centre. Apart from the Dean, you should mention a second person from the Faculty who can sign in case the Dean is absent. The Description of Work describes the project to be carried out. It will become Annex I to the Grant Agreement. Therefore you should pay careful attention to Annex I, as it will become a contractual document. You are committed to do what is written in Annex I! The Negotiation Guidance Notes provide the structure of the Description of Work / Annex I. Annex 6 of this document provides templates for all tables that need to be included in the Description of Work. Annex I follows the lines of the project proposal that has been submitted. You should take the proposal as a basis, but you must include the consortium’s responses to the recommendations and requests from the European Commission.

It is possible that, during the negotiations, the European Commission asks you to make modifications to the proposal. In these cases, you must discuss with your partners which modifications you are prepared to make. Is the project still interesting and feasible? There is room for negotiation with the European Commission, but you have to convince the officials with strong arguments. As coordinator, you must secure the approval of all partners, before negotiating an issue with the Commission or agreeing to an offer. You can get support form your contract manager or staff of the Valorisation Centre in the negotiation process.

Consortium Agreement A Consortium Agreement is compulsory for all projects, unless this is specifically excluded in the call for proposals. The Consortium Agreement deals with the relationship and responsibilities between the members of the consortium. The European Commission is not involved in this process. Of course, the Consortium Agreement may not contradict the Grant Agreement. In the Consortium Agreement, specific attention should be given to IPR-issues and to authors rights. Your contract manager or the contract specialist at the Valorisation Centre can support you in de elaboration of a consortium agreement for your project. TU Delft uses the DESCA standard consortium agreement (see http://www.earto.org/DESCA/descahome.htm) .


84

Relevant documents 5

5.1

Overview of documents

A huge collection of documents related to FP7 is available. It is important to know that you do not have to read all of these documents before you start writing a project proposal. The table below provides an overview of the most important documents, and it tells you when to use the document.

Below the table you will find additional information about all of these documents. Documents from the information package have been described in details, as these documents are absolutely necessary during the writing phase of the project.

type of document

title

when to use the document

FP7 legal basis

Framework Programme VII Decision

background information

Specific Programmes

provides input for objective and impact of proposal during writing phase

Rules for Participation

to be consulted on specific questions

Website Policy papers EU

http://europa.eu/documents/comm/green_ papers/index_en.htm

in proposal preparation to link the proposal idea to Europe’s policies and needs

Website European Technology Platforms

http://cordis.europa.eu/technologyplatforms/home_en.html

to see if and how the proposal idea fits Europe’s research agenda

Website with database of all Framework projects

http://cordis.europa.eu/fp6/projects.htm

to see if there are already other initiatives in your research area

information package

Work Programmes

absolutely necessary during writing phase

Calls for proposals (call fiches)


Guide for Applicants


Rules for submission, evaluation, selection, award


Standard Model Grant Agreements

absolutely necessary during negotiation phase

Rules on verification of existence, legal status, operational and financial capacity


Guidance Notes on Audit Certification

absolutely necessary during reporting phase

Guide for beneficiaries

useful during execution of the project

Guide to financial issues

explains financial issues

Guide to IPR

explains IPR

Checklist for Consortium Agreements

very useful when compiling a CA

Negotiation Guidance Notes

absolutely necessary during negotiating phase

templates for Description of Work


to be published: Reporting Guide

absolutely necessary during project

Ethics checklist


Supporting documents Ethics


legal documents for implementation

guidance documents

Source: Alie Kwint, 2007


85

5.2

FP7 legal basis

Three documents constitute the legal basis for FP7: •

•

•

Framework Programme 7 Decision. This decision from 18 December 2006 constitutes the political basis for the whole of FP7. The Specific Programme Cooperation. This document is the political basis for the Cooperation programme. The Specific Programme Cooperation may provide input during the writing phase of the proposal with regards to the objective of your proposal and the expected impact of your proposal. The Rules for Participation: the rules provide the legal basis for the Framework Programme.

5.3.2

Work Programme

The Work Programmes are designed to implement the Specific Programmes. Work Programmes generally are valid for 1 year, with a possible outlook to the year after. The Work Programme contains: • policy context of the programme and approach • an overview of calls in year x: description and objectives of all programmes and research areas and implementation of the calls (overview of calls, call identifier, date of publication, deadline, budget) • information about the evaluation procedure • information about the Community funding

When to use the work programme? These documents can be found on http://cordis.europa.eu/fp7/ find-doc_en.html.

5.3

The information package

Documents in the so-called information package are essential when preparing and submitting a project proposal. These documents are: • the call for proposals • the Work Programme belonging to this call • the Guide for Applicants belonging to the call These documents are call-specific, which means that each call will have its own Guide for Applicants and the relevant version of the Work Programme. To be on the safe side, it is best to find the call first and to download the other documents that are in the same information package. Information packages can be found on http://cordis.europa.eu/fp7/dc/index.cfm.

5.3.1

•

The call for proposals

A call for proposals can be seen as the official invitation from the European Commission to write and submit proposals. All calls will be published in the Official Journal of the European Union. All calls will also be published in the CORDIS website: http://cordis.europa.eu/fp7/dc/index.cfm. The call fiche indicates the call identifier, the date of publication and the deadline, the budget, the topics called and short information about the evaluation procedure.

•

•

The topic for calls describe in detail what the European Commission calls for in the proposal. You should check whether your idea fits (almost) perfectly into one of these calls. You should also check whether the funding scheme(s) that is/are available is suitable to the type of project you wish to carry out. The policy context describes the objectives of the theme or research area. You can refer to this chapter when writing the objectives of your proposal (your proposal will help to achieve the EC’s objectives). This chapter can also give you inspiration when writing the potential impact of your project. The expected outcome will help you writing the potential impact of your project.

5.3.3

The Guide for Applicants

Each call has its own Guide for Applicants. You should check the call identifier whether you are using the correct Guide for Applicants. The Guide for Applicants contains: • General information about how to get started, who can apply, funding schemes, how to apply, deadlines, procedures etc. (this part is general in all Guides for Applicants) • A timetable and specific information for the call • Evaluation criteria and evaluation procedure • Instructions for completing Part A of the proposal • Instructions for drafting part B of the proposal

When to use the call for proposals? You can only submit a proposal in response to a call for proposals.


86

When to use the Guide for Applicants? •

•

•

•

•

•

•

The Guide for Applicants should not leave your side when you are preparing and writing the proposal. You should take the time to read the whole document at least once. Read the general part for a general overview about how to write and submit a project proposal. This will give you a general idea of what lies ahead of you. Read the specific information for your call. There might be specific procedures or recommendations applicable to this call. Follow the instructions for completing part A. This ensures that you will provide all information the European Commissions wants to receive from all project partners and from the proposal. Follow the instructions for drafting part B rigorously, even though this may seem childish or repetitive. Do not try to invent your own system, this will only annoy the evaluators. Make sure that you have answered each and every question and each and every sub-question in the instructions. Read the evaluation criteria and try and look at your proposal through the eyes of an evaluator: How does your proposal address the evaluation criteria?

5.4

Legal documents for implementation

The Framework Programme is very complex from a legal point of view. A number of documents have been produced to establish clear rules for both participants and the European Commission. The legal documents are: • Rules for submission, evaluation, selection, award. This document describes the evaluation process in general terms.

•

Standard Model Grant Agreements (MGA). Once your project is funded, you must sign a Grant Agreement with the European Commission. Rules on verification of existence, legal status, operational and financial capacity. This document explains how and what the European Commission will check if FP7 beneficiaries (those who receive funding) are eligible for funding.

These documents can be found on http://cordis.europa.eu/fp7/ find-doc_en.html.

5.5

Guidance documents

The European Commission has also published a number of Guidance documents. These documents are most often based on one or more official, legal documents. They provide an explanation in ‘normal English’ of the official documents that are often hard to understand. The official documents prevail over any statement contained in the guides. The guidance documents provide information and tips on specific items. So far, the European Commission has issued the following Guidance documents: • Guidance Notes on Audit Certification • Guide for beneficiaries • Guide for Financial Issues • Guide to IPR • Checklist for Consortium Agreements • Negotiations Guidance Notes • Templates for Description of Work • Reporting Guide (not available yet) • Ethics checklist • Supporting Documents Ethics All these documents can be found on http://cordis.europa.eu/ fp7/find-doc_en.html.


87


88

Annexes 6

6.1

Explanation and template for the One page proposal

In the one page proposal you should indicate: the programme, call and the funding scheme: Describe for which programme and which call you propose a project. Describe which funding scheme you plan to address. title of the proposal + acronym: The title should be clear, simple and compact. It should give the reader an idea of the core of the project, for example by enclosing the main project outcome in the title. Start the title with the most important words and avoid unnecessary words. The acronym is the short name for the project. The acronym in itself must make some sense. Try and avoid the use of numbers in the acronym as well as words that are very general, such as ‘ euro’, ‘nano’ or ‘socio’. Avoid at all cost to use an acronym that has been used before or an acronym that is so general that it might be used by another project as well. objective of the proposal: your proposal should have a clear objective. Formulate this in an active way, e.g. ‘this project will provide a better understanding of xxx’ or ‘ this project will lead to improved testing methods for yyy’.

deliverables + first users: A deliverable is a result of the project, something the project accomplished: prototypes, documents, software, patents, methodology, network, workshop, course and so on. Deliverables will be achieved through the life span of the project. For each deliverable you can identity a first user. phases of work: Divide the work in logical phases. Depending on the type of proposal, it might be necessary to provide for contingency plans. Also depending on the type of proposal, a go/no go decision might be foreseen. organizations involved and their roles: Provide a list of organizations involved and their roles, e.g. ‘coordinator’, or ‘ participant responsible for Workpackage 2’. Indicate the level of their commitment. If the consortium is not complete yet, indicate for which parts of the work you are still looking for project partners. expected cost and duration: Indicate the duration of the project. This is usually indicated in number of months. In the call for proposals you will find the maximum duration allowed for a project. Indicate the expected cost of the whole project.

background: Write the background with the future evaluator in mind. Never assume that the relevance of your project will be obvious to the evaluator. Instead, educate him/her, where possible with facts and figures. The background of the proposal relates to the relevance of your project idea.


89

One page proposal (template)

From To CC Date Subject

Work programme, topic and funding scheme (e.g. NoE, Collaborative project)

Title and acronym

Objective of the proposal

Background

Deliverables and first users Results, for example

Users, for example

Routes for Exploitation, for example

Technical development / Software/ New Material

Business

Product / Service / improved process

Demonstration / pilot site

Policy makers

Patent / copyright

Data / Database

Public services

New Standard

Protocol

Research centers

Education

Knowledge / Methodology

Education bodies

Policy

CD Rom / video / website / publications

Social services

Public service

Workshop / conference

Standard body

Further R&D

Phases of work

Organizations involved and their roles number

name, for example

role in project, for example

commitment, for example

Coordinator(=partner 1)

University of x, faculty of x

Coordination

Committed

Partner 2

Company y

Responsible for WP2

Waiting for commitment letter

Partner 3

Consumer organization z

Responsible for WP3

To be confirmed

Partner 4

NGO zz

Task leader 3.6.

Expected cost and duration

Source: Sean McCarthy, How to write a competitive proposal for Framework 7, Hyperion Ltd.


90

6.2

Template Division of Scientific work

Work package

Work package name

Responsible partner

Contributing partners

WP1 WP2 WP3 WP4 WP5 WP6 etc

Source: How to write a competitive proposal for Framework 7, Hyperion Ltd.


91

6.3

Template Proposal Planner

Job to be done

Responsible Person

Overall responsibility for submission of the proposal PART A Acknowledgement of receipt form Form A1: Summary Form A2: Partner details

Each partner

Project Effort form Form A3: Summary of costs PART B 1.

Scientific and/or technical quality relevant to call

1.1

Concepts and objectives

1.2

Progress beyond the state of the art

1.3

S/T methodology and associated work-plan (Maximum 20 pages)

1.3 (i) Overall strategy of the work-plan

Coordinator

1.3 (ii) Gantt Chart

Manager

1.3 (iii) Breakdown of the work 1.3a

Work-package List

1.3b

Deliverables List

1.3c

Description of each work-package

1.3d

Summary effort table

1.3e

List of Milestones

WP Leaders

1.3 (iv) Pert Chart Risk and Contingency Plans 2.

Implementation

2.1

Management Structure and procedures (5 pages)

2.2

Individual Participants (1 page per participant)

2.3

Consortium as a whole (four pages)

Each partner

Subcontractors ? International Partners? Future additional partners? 2.4

Resources to be committed (two pages)

Cost Other sources of income for the work 3.

Impact

3.1

Expected Impacts

3.2

Dissemination of project results

Exploitation of project results Management of intellectual property 4.

Ethical Issues

5.

Consideration of gender aspects

Letter of Intent or Consortium Agreement? Source: How to write a competitive proposal for Framework 7, Hyperion Ltd.


Deadline

92

6.4

Example Gantt chart

Task

Description

1

Development of Methodology

1.1

Workshop on user needs

1.2

Draft of methodology

1.3

Evaluation of methodology

2

Specification of Integrated System

2.1

Inventory of resources in selected regions

2.2

Review of existing facilities

2.3

Specify technical developments required

2.4

Impact analysis of different scenarios

2.5

Prepare detailed business plans

3

Feasibility Studies for each region

Months 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10 11 12 13 14 15 16 17 18

Review existing practices Review technologies (state of the art) Sensitivity analysis of scenarios Report on most suitable options

4

Project Management and Coordination

Milestones and Deliverables Guideline for Methodology Interim Reports Business Plans for four regions

Draft

Final

Public Workshop on results Final Report Source: How to write a competitive proposal for Framework 7, Hyperion Ltd.


93

6.5

Example Pert chart Pert Chart (Example)

WP1 Co-ordination and Project Management Workpackage Leader: 1 Partners: All

WP2 Title: Workpackage Leader: Partners:



WP6 Exploitation Plan Workpackage Leader: Partners: All Source: How to write a competitive proposal for Framework 7, Hyperion Ltd.



94

Ideas


95

Manual FP7 Ideas Programme Table of contents 1 . . . . . . . . . FP7 and the Ideas programme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .95 1.1. . . . . . . . . . .FP7 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .95 1.2. . . . . . . . . . .FP7 and the Ideas programme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .95 1.3. . . . . . . . . . .Political objectives of the Ideas programme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .95 1.4. . . . . . . . . . .Key issues in the Ideas programme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .96 1.5. . . . . . . . . . .2 ERC Grants schemes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .97 1.5.1 . . . . . . . . .The ERC Starting Independent Researcher Grants (ERC Starting Grants) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .97 1.5.2 . . . . . . . . .The ERC Advanced Investigator Grants (ERC Advanced Grants) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .97

2 . . . . . . . . . Proposal writing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .99 2.1. . . . . . . . . . .Preparation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .99 2.2. . . . . . . . . . .The relevance of your project idea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .99 2.3. . . . . . . . . . .A relevant call for proposals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .99 2.4. . . . . . . . . . .Who is involved / interaction PI – co-investigator – host – team . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .99 2.5. . . . . . . . . . .Writing the proposal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100 2.5.1 . . . . . . . . .The A-forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100 2.5.2 . . . . . . . . .The research proposal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100 2.5.2.1 . . . . . . .The cover page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101 2.5.2.2 . . . . . . .Information about the principal investigator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101 2.5.2.3 . . . . . . .A description of the research project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102 2.5.2.4 . . . . . . .A description of the research environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 2.5.3 . . . . . . . . .Supporting documentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

3 . . . . . . . . . Submission, evaluation and negotiation process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 3.1. . . . . . . . . . .Submission process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.2. . . . . . . . . . .Submission of the proposal through EPSS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.2.1 . . . . . . . . .Registration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.2.2 . . . . . . . . .Part A, the research proposal and supporting documentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.2.3 . . . . . . . . .Submission of your proposal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.3. . . . . . . . . . .Evaluation process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.3.1 . . . . . . . . .General procedure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.3.2 . . . . . . . . .Evaluation criteria and check of ethical issues . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.3.3 . . . . . . . . .Evaluation panels. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.3.4 . . . . . . . . .The interview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.5. . . . . . . . . . .Outcome of evaluation process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

105 105 105 105 105 106 106 106 106 107 107

4 . . . . . . . . . Financial and contractual issues . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109 4.1. . . . . . . . . . .the ERC Grant Agreement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.2. . . . . . . . . . .The Supplementary Agreement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.3. . . . . . . . . . .Eligible costs and project budget for ERC Grants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.3.1 . . . . . . . . .Eligible costs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.3.2 . . . . . . . . .How to calculate the budget . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

109 109 109 109 109

5 . . . . . . . . . Relevant documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111 5.1. . . . . . . . . . .Overview of documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2. . . . . . . . . . .FP7 legal basis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.3. . . . . . . . . . .The information package . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.3.1 . . . . . . . . .The call for proposals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.3.2 . . . . . . . . .Work Programme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.3.3 . . . . . . . . .The Guide for Applicants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.4. . . . . . . . . . .Legal documents for implementation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.5. . . . . . . . . . .Guidance documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

111 111 111 112 112 112 113 113

6 . . . . . . . . . Annexes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115 6.1. . . . . . . . . . .Example Gantt chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115 6.2. . . . . . . . . . .Example Pert chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116


96

FP7 and the Ideas programme 1

1.1

FP7

The 7th Framework Programme for Research and Technological Development (in short: FP7) is the research funding programme of the European Commission. FP7 will last from 2007 until 2013, and it has a total budget of over € 50 billion. Please see http:// cordis.europa.eu/fp7/home_en.html for additional information.

This Handbook is devoted to the Ideas Programme. The overall budget for the Ideas Programme is over € 7,5 billion for the period 2007 – 2013. This represents almost 15% of the total budget available for the whole Framework Programme. The Ideas Programme is implemented by the European Research Council (ERC).

1.3 Most of the money available for FP7 will be spent on grants awarded to researchers and research organisations from academia and industry for their research projects. Usually, the grants provide co-financing for the projects. These projects can involve research, technological development and/or demonstration activities. Projects can range from basic research to applied research. The European Commission uses the funding made available through FP7 to achieve a number of ‘political’ objectives of growth, competitiveness and employment. All FP7 actions combined should support the European Union’s Lisbon Strategy to become the ‘most dynamic competitive knowledge-based economy in the world’.

1.2

•

•

•

The strategic objective of the Ideas programme is to “stimulate scientific excellence by supporting and encouraging the very best, truly creative scientists, engineers and scholars to be adventurous and take risks in their research. The scientists should go beyond established frontiers of knowledge and the boundaries of disciplines”. The ERC believes that frontier research is a necessary condition to achieve new (and sometimes unexpected) scientific and technological steps forward. These new discoveries are at the basis of further research and technological development, and can lead to new industries, new markets, new applications and social innovations.

FP7 and the Ideas programme

FP7 consists of four main parts, called Specific Programmes, complemented by a part for nuclear research and the JRC. The Specific Programmes are: •

Political objectives of the Ideas programme

Cooperation: This Specific Programme supports transnational research projects in ten pre-defined research areas, with the objective to improve Europe’s ability to address its major social, economic, health, environmental and industrial challenges of the future. Please see http://cordis.europa. eu/fp7/cooperation/home_en.html for additional information. Ideas: This Specific Programme is new in FP7 and supports frontier research projects carried out by excellent researchers. This programme is executed by the European Research Council. Please see http://cordis.europa.eu/fp7/ ideas/home_en.html and http://erc.europa.eu for additional information. People: This programme, also known as the Marie Curie programme, supports projects aiming at the training and career development of researchers. Please see http:// cordis.europa.eu/fp7/people/home_en.html for additional information. Capacities: This Specific Programme supports research infrastructures, regional research clusters and Small & Medium size Enterprises (SMEs). Please see http://cordis. europa.eu/fp7/capacities/home_en.html for additional information.

The ERC aims to contribute to Europe becoming the most dynamic and competitive knowledge-based economy in the world. The Ideas programme aims to reinforce excellence, dynamism and creativity in European research. In addition, the ERC wants to improve the attractiveness of Europe for the best researchers and for industrial research investment. The ERC aims to achieve these political objectives by providing funding for excellent researchers with excellent project ideas. The ERC also aims to improve the attractiveness of Europe by giving attention to communication and dissemination of research results.

The role of the European Research Council The Ideas-programme is one of the four Specific Programmes of FP7. The European Union (represented by the European Commission) adopts the annual work programmes as put forward by the European Research Council (ERC), and provides financing for the grants. It also guarantees the autonomy of the ERC, and it assures the integrity and accountability of the ERC. The Ideas-programme is implemented by the European Research Council. The ERC consists of a Scientific Council and a Dedicated Implementation Structure. The ERC Scientific Council is the policymaker of the ERC. It formulates the scientific funding strategy and methodologies of


97

the Ideas programme, it writes the annual work programme (including funding rules and selection criteria) and monitors the implementation of the work programme, including the evaluation process. The Council has 22 members, all from the scientific community. The Dedicated Implementation Structure is responsible for the implementation and management of the Ideas-programme. It executes the work programme, implements calls for proposals and organizes the evaluation process. It will also manage the grant agreements. The DIS will become the Executive Agency by mid-2008.

1.4

Calls for proposals, 2-stage submission and 2-stage evaluation Researchers are invited to submit proposals following a call for proposals. The ERC may decide to apply a 2-stage submission procedure. This means that applicants are invited to submit an outline proposal for stage 1. The highest ranking projects will be invited to proceed to the 2nd stage of the application process and to submit a full proposal. The ERC may also decide to apply a 2-stage evaluation procedure. This means that applicants submit a full proposal. During the evaluation, all proposals will be evaluated on one criterion. Consequently, a ranking list is drawn up. The highest ranking proposals will be evaluated in full.

Key issues in the Ideas programme

Key objective The Ideas-programme provides financial support to individual teams, lead by an independent Principal Investigator. The ERC provides ERC grants to a single researcher (Principal Investigator) heading an individual research team, to conduct a frontier research project. Excellence as sole criterion The main evaluation criteria are the excellence (and potential) of the Principal Investigator, and the excellence of the proposed research project. Frontier research The ERC no longer speaks of basic research, but of frontier research. This applies to research that is characterized by an absence of disciplinary boundaries. Proposals of an interdisciplinary nature which cross the boundaries between different fields of research, proposals in new and emerging fields and “highrisk, high-gain” proposals are encouraged. Frontier research is not per se the same as basic research! Investigator-driven research The ERC will invite project proposals in any field of research. Researchers can freely choose their research topic. There are some exceptions, notably for research proposals directed towards nuclear energy applications. Some frontier research activities and methodologies may have ethical implications or may raise questions which will require a sound ethical assessment. This may result in proposals not being accepted or being accepted only under certain conditions. In essence, ERC-supported research should aim to broaden scientific and technological knowledge. As such, projects should not be linked to commercial objectives.

Portability of the grant Normally, the PI will stay at the same host organization for the duration of the project. However, in certain cases it is allowed for the PI to transfer his/her project from one host organization to another during the course of the project. The PI should request the portability of his/her grant to the ERC, providing the ERC with the reasons for wishing to move to another institution. The ERC will analyse the request and decide whether the transfer will be allowed. In that case, the PI is entitled to transfer the remainder of the grant to the new host institution. The portability of a grant is normally not allowed in the first two years of the project. The request of portability must be seriously considered. The ERC will analyse the request, and this may involve a review of the project. Furthermore, the PI should consider the quality of the working relationship with his/her host institution in case the ERC does not agree with the proposed transfer. Contrary to the Marie Curie Actions, there is no requirement of trans-national mobility.

1.5

2 ERC Grants schemes

Two ERC Grant schemes are available: the ERC Starting Grant and the ERC Advanced Grant.


98

1.5.1

The ERC Starting Independent Researcher Grants (ERC Starting Grants)

•

ERC Starting Independent Researcher Grants are designed to support researchers (Principal Investigators) at the stage at which they are starting or consolidating their own independent research team or, depending on the field, establishing their independent research programme. The Principal Investigator has the freedom to choose the research topic and the power to assemble his/her research team meeting the needs of the project. The team can be of national or trans-national character.

•

The host organization must be situated in the EU or an Associated Country. The host organization can also be an International European Interest Organisation (such as CERN, EMBL, etc.) or the European Commission’s Joint Research Centre. This institution will host and engage the Principal Investigator for at least the duration of the grant.

Funding The funding for an ERC Starting Grant will range from €100,000 to €400,000 per year for a period of up to 5 years, thus to a maximum of €2 million per grant.

1.5.2 The ERC Starting Grants also aim to provide a structure to researchers for the transition from working under a supervisor to becoming an independent research leader. Requirements for Principal Investigators • The PI must have been awarded his/her first PhD (or equivalent doctoral degree) more than 2 and less than 9 years prior to the deadline of the call for proposals. Extensions of this period are allowed in certain cases, e.g. maternity & paternity leave, long-term illness and national service. PI’s who have obtained their first PhD less than 2 years prior to the deadline of the call are not eligible. The reference date is the date of PhD award as referred to on the original PhD certificate. Other than the extensions mentioned above, the ERC makes no allowances at all, not even for a day. The ERC has published a document regarding this requirement, please see http://erc.europa.eu/pdf/phd-and-equivalentdoctoral-degrees-the-erc-policy_en.pdf. • The PI must be fully independent of senior colleagues or in the process of establishing independence. Independence implies that the PI has the authority to: – Apply for funding independently of senior colleagues – Direct the project, manage the research funding and make appropriate resource allocation decisions – Publish as senior author and invite as co-author only those who have contributed substantially to the reported work – Supervise team members, including research students or others – Have access to reasonable space and facilities for conducting the research • The PI can be of any age. • The PI can be of any nationality and he/she can reside in any country in the world at the time of the application. Requirements for the host organization • The host organization must be a legally recognized public or private organization

The ERC Advanced Investigator Grants (ERC Advanced Grants)

The ERC Advanced Grants are attractive and prestigious grants for top class individual scientists and scholars. Excellent scientists currently working outside the EU are encouraged to apply. ERC Advances Grants aim to finance ground-breaking, highgain/high-risk research in the frontiers of knowledge that opens new opportunities and directions. Multi- and interdisciplinary research is encouraged, as well as the use of unconventional approaches and investigations. Requirements for Principal Investigators • The PI can be at any career stage. PI’s with less than 9 years of post PhD experience are eligible to submit a proposal for an Advanced Grant. However, it might be wiser for them to submit a proposal for a Starting Grant. • The PI must be fully scientifically independent (please see above). • The PI can be of any age. • The PI can be of any nationality and he/she can reside in any country in the world at the time of the application. Following the high over subscription of the first call for proposals, the ERC has now published an overview of indicative benchmarks regarding the recent track record (in the last 10 years) of the PI. These benchmarks can be found in the latest Work Programme. This overview should give an indication to PI’s whether they would qualify for an ERC Advanced Grant. Requirements for the host organization • The host organization must be a legally recognized public or private organization • The host organization must be situated in the EU or an Associated Country. The host organization can also be an International European Interest Organisation (such as CERN, EMBL, etc.) or the European Commission’s Joint Research Centre.


99

• •

This institution will host and engage the Principal Investigator for at least the duration of the grant. The host organization commits to a number of conditions of independence for the PI.

for co-investigator projects, when major equipment must be purchased of when the PI comes from a third country).

Funding The funding for an ERC Advanced Grant will range from €100,000 to €500,000 per year for a period of up to 5 years, thus to a maximum of €2,5 million per grant. Exceptionally, funding may go up to €3,5 million per grant, but only when appropriate (e.g.


100

Proposal writing 2

2.1

Preparation

The Ideas-programme is new in FP7 and so far, not much experience has been built up. However, the first indicators are that this is an extremely popular programme. The budget is substantial, but with the large number of applications, the expected success rate will be very low. Even though the ERC-proposals are not very large, writing a high-quality proposal requires a solid preparation. TU Delft offers training days and proposal writing courses through its Valorisation Centre (VC). Staff of Valorisation Centre can also assist scientific staff in preparing, writing and submitting a proposal. Please see www.subsidies.tudelft.nl. At any time during the preparation phase and the writing phase, you can contact the National Contact Point EG-Liaison (www. egl.nl) for information and support. You can also ask for support and advice from colleagues who have previously submitted (successful) proposals to similar programmes, such as the EURYI programme. TU Delft coordinates the submission process for ERC project proposals. Any scientist who wishes to write and submit a proposal for the IDEAS programme must contact the Valorisation Centre.

2.2

The relevance of your project idea

The first call for ERC Starting Grants resulted in an overwhelming number of applications (over 9.000). This is of course due to the attractiveness of the scheme. However, one can wonder if all of these proposals are really relevant to the call. The relevant of the project ideas is not related to the choice of the scientific topic of the proposal. As the ERC Grants are characterized by an investigator-initiated approach, all scientific areas can be the subject of the research proposals. The relevance of your project idea should relate to the strategic objective of the Ideas-programme: excellence of the researcher and excellence of the project. It is therefore very important to question yourself whether you really belong to the target group of the Ideas-programme: you must be an excellent researcher with an excellent project. In the latest Workprogramme, a list of indicative benchmarks for PI’s wishing to submit a proposal for an Advanced Grant has been included. This list relates to the track-record of significant research achievements in the last 10 years of the PI. The Workprogramme states that ‘There is little prospect of an application succeeding in the absence of such a record’.

A preliminary proposal must be submitted to Valorisation Centre in order to be reviewed by a Review Panel of senior scientists and the Rector Magnificus of TU Delft. The panel will provide advise to the scientist about the proposal and how to improve it when needed.

2.3

A relevant call for proposals

Applications for ERC grants can be submitted only in response to a call for proposals. The European Commission will publish these calls in the Official Journal (http://europa.eu/.int/eur-lex/ en/oj), but also on the EU website(http://cordis.europa.eu/fp7/ dc/index.cfm) and on the ERC website (http://erc.europa.eu). An overview of expected calls and deadlines (‘the roadmap’) can be found in the Ideas Workprogramme. It is recommended that you check the ERC website or the website of Valorisation Centre’s grants division (www.subsidies.tudelft. nl) regularly. In the first year of its existence, the ERC has made some adjustments to the dates of calls and deadlines. Please be aware that the ERC enforces strict rules with regards to reapplications and multiple applications for an ERC Grant. Please read the relevant section in the Work Programme carefully. Think carefully whether your application will not be stronger if you wait one or two years before submitting a proposal. Submitting a mediocre proposal in 2008 may prohibit you from submitting in following years!

2.4

Who is involved / interaction PI – co-investigator – host – team

Several actors are involved in an ERC grant. The relationships between these actors are described below. The Principal Investigator (PI) The ERC Grants will support projects that will be carried out by individual teams, headed by a single Principal Investigator. The requirements for the PI have been described in chapter 1.5. The PI selects his/her individual team according to the needs of the project. The PI submits the proposal in conjunction with the host organization. The team members The constitution of the individual team should be considered in relation to the project to be carried out. There is no formal limitation to the number of team members. However, the number of team members should be necessary to achieve the objectives of the project. Also, the PI must have the capacity to lead the number of team members in his/her individual team.


101

Very often, the team includes team members with whom the PI already works (i.e. researchers from his/her current research group or from the same organization). The team can also include new team members.

specified in the grant award. This presupposes that in such cases the scientific added value is properly justified and accepted during evaluation by the peer review panels.

2.5 Depending on the research project, the PI can also include team members from other research organizations. It is expected that in most cases the research team is located in the host organization of the PI. However, the team may also involve individuals from other organizations in the same or in other countries. Therefore, the research team can either be national or transnational. When the PI includes team members from other research organizations, the scientific added value must be clearly demonstrated. The team members can be of any nationality and any age. The team members do not have to be independent. The team members may include different actors, such as technical staff, research assistants, PhD students, senior researchers etc. No confirmation or commitment from the team members is necessary, it is the host institution who should commit itself to the project. In certain fields, research is often performed individually. In these cases, the PI can work independently. For ERC Advanced Grants and as an exception, interdisciplinary proposals may be submitted by Co-Investigators. This is only allowed when the proposal necessarily needs knowledge and skills from more than one discipline. In this case, the PI may identify one or more members of his/her team as co-investigators. The host institution The PI applies for an ERC grant in conjunction with a host institution. At the time of submitting an ERC proposal, the PI does not have to be employed by the host organization. However, there should be an agreement on how the relationship will be established should the proposal be successful. Once the proposal is successful, the grant will be awarded to the host institution that will host the PI. The host organization must grant the PI the independence to manage the research funding for the duration of the project. The host organization must administer the ERC grant, and provide administrative support in managing the ERC research grant. Normally, the applicant legal entity will be the only participating legal entity (87% of proposals for the first call for Starting Grants has one legal entity). Other legal entities, including those located in third countries, may however be involved and receive funding to support the work of additional team members, if so

Writing the proposal

The ERC proposals consist of three parts: part A, the research proposal and supporting documentation. All parts must be submitted before the deadline, otherwise the proposal is not eligible. This applies to the supporting documentation too!

2.5.1

The A-forms

The A-forms contain administrative, financial and legal information about the research proposal, the PI and the host institution. If applicable, information about additional host organizations from team members must also be provided. You should also provide information about the budget that you request. The abstract (project summary) is important, and you should pay sufficient attention to it. It will be used during the assignment of proposals to the evaluators. Furthermore, a clear summary enables the evaluator to start reading the full proposal with already a basic understanding of your proposal. Please see the grants regulations website from Valorisation Centre (www.subsidies.tudelft.nl) for an example of an A2 form.

2.5.2

The research proposal

This is the core of your project proposal. In short, it provides information about the PI, a description of the research project and of the research environment. When writing the research proposal part, you should follow the instructions in the Guide for Applicants closely. You should note that each ERC funding scheme has its own Guide for Applicants. It is your responsibility to make sure that you use the correct and most updated version. Until now, there have been changes to the Guide for Applicants between the opening of the call and the subsequent deadline. Even then, it remains your responsibility to use the latest version of the Guide for Applicants. The most updated version can be found on internet: http://cordis.europa.eu/fp7/dc/index.cfm?fuseaction=UserSite. IdeasCallsPage&id_activity=11 Project proposals are evaluated against a set of evaluation criteria. By following the instructions in the Guide for Applicants very closely, you can make sure that you have covered all items that the evaluators can award points for. The evaluation criteria are mentioned in the Guide for Applicants, and form the basis for the instructions for writing the proposal.


102

The ERC provides strict limits to the number of pages you can use for the entire proposal, but also for the components of the proposal. The ERC also provides layout parameters (such as font size). You should follow these guidelines. Evaluators can get annoyed by proposals that are much too long, or where a very small font size is being used. Furthermore, the ERC has the right to discard any part that goes beyond the maximum number of pages. The ERC specifically states that the number of pages that is allowed should be enough for you to show the excellence of yourself and of your proposal.

find important, e.g. the leadership of a research team, the initiative you took to set up a new research line etc.

Please note that evaluators will only judge what is written in the proposal: during evaluations they will not be able to check websites for additional information. They are also instructed to judge your proposal on the basis of the provided text, they are instructed not to make any assumptions or interpretations.

You can also list other important achievements, such as patents, awards, invitations to give key lectures, supervision of students etc.

The research proposal consists of: • A cover page • Information about the principal investigator • A description of the research project • A description of the research environment

2.5.2.1 The cover page The cover page contains basic information, such as the name of the PI, the project title etc. It also contains the project summary. You can copy the summary from the A-forms. Other information needs of course to be the same as in the A-forms.

2.5.2.2 Information about the principal investigator The information given in the following chapter is written based on the Guide for Applicants for Starting Grants and on the Workprogramme 2008. You should check the Guide for Applicants relevant to your proposal to see the exact order of items, and to see the exact requirements for each section. ERC Starting Grants You must provide your scientific CV: your education and training, key qualifications and professional experience. As the requirements for PhD ownership are very strict, you must be very precise in dating the exact date of award of your PhD plus any possible extensions of the period. The ERC has provided a document with exact rules of what qualifies as a PhD, please see http://erc.europa.eu/pdf/phd-and-equivalent-doctoral-degreesthe-erc-policy_en.pdf. You must also list your principal scientific activities and responsibilities. You can think of any (international) collaboration in research projects. You can also state any other skills that you

You can list a maximum of 5 publications that are relevant to this proposal. The evaluators will look at the quality of the journals you have published in. They will also look at the type of publications: do they entail ground-breaking and independent creative thinking? The 5 publications must be included in the text, they should not be mentioned in an annex. You should use standard syntax for the citation of the publications.

After the huge number of proposals received for the first call, the ERC has announced that it will evaluate the CV’s with special emphasis on excellent track records (papers published in journals of high impact, highly cited publications, monographs, invited talks at established international conferences etc). You must provide a self evaluation: you must describe how your skills and achievements contribute to or prove your potential of becoming an independent research leader. You should relate past achievements (your skills, collaborations, supervision of students etc) to your potential to become an independent research leader. For example: “I have taken the initiative for project xx, which has led to a patent yy. This shows that I show initiative and that I can initiate new productive lines of thinking”. Thirdly, you must provide a funding ID. This is an overview of any current research grants, scholarships, bursaries etc from which you benefit for work related to the ERC grant application. This applies to both ongoing or future work. You should describe how the ERC grant will complement other sources of funding. The ERC evaluators will look at the sources of the funding you have obtained, as this provides an indication of the excellence of your research projects. Prestigious grants are considered more important than small travel grants. If you have applied for several grants for the duration of the ERC project, it is important to indicate how the grants relate to the project. Some grants may provide funding for equipment or traveling. These grants still allow you to work full-time on the ERC grant. If you have other funding paying your personnel costs, you should indicate how much of your time (e.g. 1 day / week) you will spend on that grant, and what you intend to pay from the ERC grant (e.g. the remaining 4 days / week plus personnel costs of the team members). Please keep also in mind the duration of different grants that you have applied for or obtained. The ERC evaluators will also judge whether you need additional funding in order to become an independent researcher.


103

ERC Advanced Grants You must provide a scientific leadership profile. This should include a self-evaluation of your research achievements. These should show that you have the capacity to move science across the borders and to truly advance science. It should also include a presentation of your major scientific of scholarly contributions to science. You should prove that your contributions were internationally recognized and that they were made known to a larger audience, you can do this by mentioning publications, citations, prizes and awards etc. You should also provide evidence of efforts and your ability to inspire younger researchers towards high quality research. You can do this by providing a research mentoring record and to give information about the research career of the researchers that you supervised. You must provide a scientific CV including a funding ID. Please see above. You must provide a 10-year track-record. The ERC has published a list with activities, and you must describe how your 10 year track-record fits to these activities: you must cite the top 10 publications as senior author, any research monographs and any translations thereof (if applicable), granted patents (if applicable), invited presentations, research expeditions that you have led (if applicable), prizes and awards. You must include a short summary of your scientific leadership profile as well as a summary of the data of your 10-year track record. The ERC will provide an electronic template for this. You must also provide an extended synopsis of your proposal (5 pages). The short summary of your scientific leadership profile, the summary of data of your 10-year track-record and the extended synopsis are extremely important. The ERC reserves the right to make a first selection of applicants in case the number of applications is very high, which is very likely. The first selection will be made on these three documents, so you must make sure that these are of excellent quality and are well-presented.

2.5.2.3 A description of the research project ERC Starting Grants and ERC Advanced Grants Your proposal will be judged on the excellence of the research project. Everything you write in this chapter of the proposal must show that you are submitting a proposal for an excellent research project.

You can attract the attention of the evaluators by using ‘buzzwords’. These are words that you can copy from the instructions in the Guide for Applicants, such as ‘interdisciplinary’, or ‘high-risk research’. You make the life of the evaluators easier when you point out the interdisciplinary nature of your project, rather than them looking for it. You must describe the state-of-the-art in your research field, and the objectives of the project. Remember that the ERC aims to support frontier research. The ERC invites scientists to be adventurous and to be truly innovative. Interdisciplinary research is encouraged, as well as high-risk/high-gain research. You should address important challenges and set ambitious objectives for the project. You can describe the current state-of-the art, identify a ‘gap’ and then describe how your project will aim to fill that scientific gap. By careful describing the state-of-the-art, you can show the evaluators that you are an expert in your field. The ‘gap’ is a problem that needs to be solved or a new methodology that has to be developed. By filling this gap, your project will be new and innovative. The objective of the ERC projects is to really move the frontiers of science. Regarding the use of references: it is up to the PI if, what and how many key references need to be referred to in the research proposal. It is not allowed to add a list of references as annex to the research proposal, you must still respect the maximum number of pages. It is recommended that only references are cited which provide important key information to the peer reviewers to assess the scientific value of the proposal in view of the evaluation criterion “Quality of the proposed research project”, i.e. how and why the project is important for the field, and what impact it may have, such as how it may open up new horizons or opportunities for science, technology or scholarship. Standard syntax should be used for the citation of references (such as “name of first author, abbreviation of journal, edition number (year) page number”). You must describe the methodology of your proposed project. You can use tools such as the Gantt-chart to explain the timing of the work, or a Pert-chart to show the interdependencies of the work you plan to undertake. Make sure to include clear deliverables, and clear intermediate and final goals. Please see the annex for examples. You should relate the methodology to the current state-of-theart, but also to the proposed outcome of your project. Again, remember that ERC projects aim to be adventurous and innovate. Therefore, a new, creative or unconventional approach is appreciated. However, the methodology should of course be


104

fitting for the project you propose, and it should be feasible and realistic. You should however think of possible risks involved and provide contingency plans if necessary. You must describe the resources that you need for your project. Resources is to be understood in a wide sense: it includes the size and nature of the team. Size refers to the number of people (and person months) that you plan to include in your individual team. You should carefully think how many people and with what expertise and skills you need in your team to achieve the objectives of your project. Resources also relate to infrastructure and equipment that you need for your project. You should specify which infrastructure and equipment is already available, but also what new equipment you will need to buy. Applicants for ERC Advanced Grants must also make reference to the high-gain/high-risk balance of their project. Is the high risk for your project justified in relation to the possible outcome?

2.5.2.4 A description of the research environment

You must include the overall budget that you request for your project. You should provide a break down in personnel costs, equipment and infrastructure, consumables, travel, publication costs and any envisaged subcontracting costs. You must how the budget will be spread during the course of the project. The information you provide in this section is an explanation of the costs that you have to provide in form A. Please see chapter 4.3. for additional information. The Guide for Applicants provides information about the eligibility of costs for ERC projects. It is recommended that you ask for support when drafting the budget of your proposal. Support can be obtained from the contract manager of your faculty. Scientific support is provided by the Review Panel (through Valorisation Centre), please see chapter 2.2. Support can also be obtained from the National Contact Point (www.egl.nl). It is possible to work with additional participants. You should explain why you work with more than one institution, and describe the scientific value of this institution.

2.5.3

Supporting documentation

Applicants for Starting Grants should describe how the project will enable you to make or to consolidate the transition to becoming an independent research leader. As this is one of the main objectives of the Starting Grant, you should carefully write this section of the proposal. Some host institutions provide a permanent position for PI’s after their ERC project has ended. If not, the ERC projects are that prestigious that it will in any case enhance your career prospects. The projects will also provide you with a number of years of experience in leading a team, which will help you to become independent.

Three supporting documents must be included:

Applicants for Advanced Grants must include a binding statement from the host organization that the host will fulfill the conditions of independence of the PI. A template is available to this end.

The main reason for ineligibility of proposals for the first call was related to the fact that support letters from host organizations were submitted after the deadline or were not signed. It is important to obtain the (signed) support letters on time and to submit them as part of your proposal. You should realize that it might take some time for the relevant person of your host institute to sign!

You should describe the quality of the host institution. You can think of the facilities of the host institution, but also of the quality of the research carried out and the quality of the researchers of the host organization (scientific and intellectual environment). You should also describe in what way the host organization will assist you during the execution of the project. It is recommended to write this part of the proposal together with the proposed host organization.

Support from the host organization (for Starting Grants, a different degree of commitment is required for stage 1 and for stage 2). The Guide for Applicants provides templates for the support statement. You should use these forms: these forms include all information that the ERC wants to see. Furthermore, the experts will recognize the forms which speeds up the process of evaluation, they can then spend more time to actually discuss your proposal.

Proof of eligibility: the PI should submit scanned copies of documents providing his / her eligibility for the grant. An Ethical Issues Table must be provided, even for research projects that do not involve ethical issues. For stage 2 of Starting Grants, additional information must be provided regarding the management of the ethical issues. You can find the Ethical Issues Table in the Guide for Applicants.


105


106


Submission process

All ERC proposals must be submitted by the Principal Investigator. The ERC may use a one or two-stage application procedure, followed by a one or two-stage evaluation procedure. Two-stage application procedure: For the first stage, an outline proposal must be submitted. After evaluation of the outline proposals, a number of Principal Investigators will be invited to submit a full proposal. The number of PI’s who are invited to submit a full proposal is approximately double the number of proposals that will be funded. PI’s who have submitted a full proposal may be invited for an interview with the evaluators in Brussels. This procedure was followed for the 2007 call for the ERC Starting Grants. Two-stage evaluation procedure: All applicants must submit a full proposal (one-stage application procedure). The evaluation procedure however will be performed in two stages. At the first stage, the emphasis will be on the quality of the PI. The number of proposals that will proceed to the second step of the evaluation is 2 – 3 higher than the budget for the call. This procedure will be followed for the 2008 call for the ERC Advanced Grants.

3.2


All ERC proposals must be submitted electronically through EPSS. EPSS is a web based application and is available via internet. It allows the Principal Investigator to prepare, upload and submit the proposal.

3.2.1

Registration

Before you can use EPSS to submit an ERC proposal, the Principal Investigator must register. Access to EPSS is call-specific. This means that you have to choose first for which call for proposals you wish to submit a proposal. You will gain access through the respective CORDIS call page (please see http://cordis.europa. eu/fp7/dc/index.cfm). Choosing the right call will lead you to the EPSS start page (please see https://www.epss-fp7.org/epss/). Click on ‘register’, fill in the registration form and submit it. EPSS will send a password and username to the PI. These passwords and usernames are only valid for one proposal. Register well in time before the deadline, to allow time for EPSS to provide you with a username and password. Do not wait to register just a few days before the deadline as EPSS will swamped with registration requests. If registered on time, it usually takes a few days to get the username and password.

The ERC may ask PI’s to register before a certain date (pre-registration). This will enable the ERC to arrange the evaluation process for large numbers of proposals. For the first call for Starting Grants, PI’s needed to indicate their intention to submit a proposal at the latest three weeks before the deadline. Technically, pre-registration means that a login and a password for EPSS are requested. Pre-registration is a strong recommendation, but not a formal eligibility criterion.

3.2.2

Part A, the research proposal and supporting documentation

EPSS will show the A-forms for the ERC grant that you apply for. The research proposal must be uploaded as a pdf-file. It is the PI’s responsibility to do this. The supporting documentation must be scanned and uploaded as pdf-files. Make sure that the pdf-files are not password-protected!

3.2.3


Completing the A-forms and uploading the research proposal and the supporting documentation does not mean that you have submitted a proposal. You must expressly press the ‘Submit’button in EPSS in order to submit a proposal. If you just upload a file or modify the A forms, EPSS will save the changes you have made. It will however not recognize this as a submitted proposal. By selecting the ‘Submit now’ button, EPSS will save your files as a project proposal. EPSS allows you to modify and improve the proposal and resubmit the proposal in EPSS (by pressing the submit-button) up until the deadline of the call. Each submission of the proposal overwrites the previously submitted version. This means that you can upload and submit a draft proposal well before the deadline. By doing so, there is in any case a proposal registered in the system. Submitting an early version of your proposal allows you to get acquainted with the system. Any technical difficulties will appear and can be solved in an early stage. It also allows you to practice the conversion of your proposal to a pdf-file and it will give you an indication of how long this takes, especially when the page layout is complex or contains graphics. It is strongly recommended to upload and submit the final version of your proposal well on time before the deadline. Important: it is your responsibility to submit on time, the European Commission will not accept your it-problems or a slow server as an excuse for over-time submission.


3

107

If you encounter any technical problems, please contact the EPSS help desk: Phone: 0032 223 33760 E-mail: [email protected] Full details of EPSS and submission in EPSS can be found in the EPSS Guide, which can be found on http://cordis.europa. eu/fp7/epss_en.html.

3.3

Evaluation process

3.3.1

General procedure

After the deadline, all PI’s will receive an acknowledgement of receipt by e-mail. The ERC will carry out an eligibility check of the proposals. The proposal must be complete and it must be eligible for type of grant that is applied for. All parts of the proposal must be submitted before the deadline. ERC Grant Proposals will be evaluated by experts within the structure of high level panels. If necessary, a proposal may be evaluated in two or more panels. Each proposal is read by 3 – 4 experts. Usually this is done remotely, i.e. at the place where the experts live and work. Each experts writes an Individual Assessment Report for the proposal. Then, the proposals are discussed by the panels during consensus meetings, and a ranked list is compiled. Applicants will receive feedback in the form of Evaluation Report. This report contains the strengths and weaknesses of the proposal and the scores of the proposal. The Work Programme may decide that a two-stage submission procedure applies (e.g. the call for ERC Starting Grants in 2007). In this case, the procedure as described above until the panel meetings will apply. Applicants will be informed whether they are invited to submit a full proposal (second stage). These full proposals will be evaluated by at least 2 panel members and at least 2 additional specialist referees. PI’s may be invited for an interview by the relevant ERC Panel. Then, the panels decide on a final scoring and on a final ranked list. The experts evaluate the proposal against a set of pre-determined evaluation criteria. Experts are instructed to only evaluate that what is described and presented in the proposal, they are instructed not to make any assumptions or interpretations about the project. The evaluation criteria (and an explanation) can be found in the Work Programme and in the relevant Guide for Applicants.

A final ranked list of proposals is drawn up. The budget that is available for the call will then be awarded to the proposals that are highest on the list, until the budget is exhausted. A detailed overview of the evaluation process is described in the ERC Guide for Peer Reviewers.

3.3.2

Evaluation criteria and check of ethical issues

ERC proposals will be evaluated on a sole criterion: excellence. The experts will apply this criterion to the three parts of the project proposal. Experts will evaluate and score the Potential of the Principal Investigator and the Quality of the proposed research project. For these two evaluation criteria, the experts will give marks on a scale from 0 – 5 for each criterion (scale from 0 – 4 for call for Advanced Grants 2008). The third part of the proposals ‘Research environment’ will be evaluated and be given a pass/fail comment. No scores are given for this part of the proposal. The full proposal will therefore be evaluated on a scale of 0 – 10 points (0-8 points for call for Advanced Grants 2008). An overall quality threshold of 8 points out of 10 must be achieved in order to be eligible for funding. (threshold of 2 for each evaluation criteria for Advanced Grants 2008). The panels also check whether the proposals adhere to fundamental ethical principles. Proposals may be rejected on ethical grounds following an ethical review procedure.

3.3.3

Evaluation panels

The Ideas programme has an investigator-initiated approach, which means that the topic of the research project is chosen freely by the Principal Investigator. However, for the purposes of evaluation, the applicants must choose a panel, that corresponds to the scientific field of the research proposal. A large number of panels is set up. A full overview is provided in the Guide for Applicants. At least one panel must be indicated in the A-forms of the proposal. You can also indicate keywords in the A-forms. Especially for interdisciplinary projects, it is important to choose the panels and keywords carefully! Evaluators are selected and allocated to your proposal with the help of the choice of panels and keywords that you have made. Panels may be assisted by additional experts: renowned specialists in particular research domains. These additional experts are not part of the panel, and provide individual assessments on a proposal-by-proposal basis.


108

The Scientific Council of the ERC has divided the panels in three main research domains. The call budget will be pre-allocated to these areas. The precise allocation can be found in the latest issue of the work programme. • Physical sciences & engineering: plm 39% of the budget • Life sciences (incl. Medical sciences): plm 34% of the budget • Humanities & social sciences: plm 14% of the budget The Scientific Council has 13% of the overall budget reserved for proposals that are excellent but beyond the budget allocated to the specific research domain. In other words: when in one domain many excellent proposals are submitted, the budget share of that domain may be increased. The reserve budget can also be used to fund interdisciplinary projects.

3.3.4

pretend to be the interviewers. If you ask peer scientists, make sure that they also interview you about the non-scientific parts of your proposal. All scientists who submitted a proposal for an ERC grant should have reported this to Valorisation Centre. Principal Investigators who are invited for an interview will be offered interview training (presentation techniques, interviewing) by the Faculty TBM through Valorisation Centre.

3.5

Outcome of evaluation process

After the panel meetings and possible interviews, all proposals will be ranked according to the evaluation results (ranked list). The ERC will send an official letter to the PI’s of all proposals to inform them of the outcome of the evaluation.

The interview

The ERC foresees in the option of inviting PI’s for an interview. The objective of this interview is to present their project to the members of the evaluation panel. The PI’s will receive an invitation for an interview. The invitation states which panel will conduct the interview, and it provides a date and time slot for the interview. The interview will last 20 – 30 minutes. The panel will invite the PI to make a presentation about the research project (5 – 10 minutes). As a minimum, the PI should provide 15 colour paper copies of the presentation for distribution to the panel. The PI can also choose to give a powerpoint presentation to the panel. The PI needs to bring the presentation with him/her on a memory stick. Paper copies still need to be provided. The remaining time will be devoted to questions and answers. The type of questions that will be asked relate to the evaluation criteria. These evaluation criteria are listed in detail in the Ideas Work Programme and in the annex of the relevant Guide for Applicants. PI’s will receive a reimbursement for their travel and subsistence costs. PI’s who are invited for an interview should carefully prepare themselves. At this point in the evaluation process, the success rate is approx. 50%! PI’s should read each and every evaluation criterion and prepare how their research proposal relates to that particular criterion. Practice the presentation in front of (a number of) colleague(s) and ask them to question you. Provide your colleagues with the evaluation criteria and ask them to

ERC DIS prepares grant agreements for projects that have received the highest scores and for which enough funding is available. It is possible that the evaluators have formulated specific conditions or questions relating to the project proposal. Specific conditions can relate to adjustments to the budget. The PI and the host organization will be informed about these conditions. The ERC may also ask questions to the PI or the host organization about the project and about the foreseen management of the project. The grant agreement is drawn up by the ERC DIS, taking into account the proposal that was submitted, the specific conditions that were formulated by the evaluators and additional information that has been received. The formal grant agreement is awarded to the host organization (formally: the applicant legal entity). When no agreement between the PI – host organization and the ERC can be reached, grant preparations may be terminated. The grant preparation involves no negotiation between the PI – host organization on the one hand and the ERC on the other hand. It is therefore very important that you think carefully about how you formulate the research proposal, including its timing and deliverables. These will become, without too much alteration, part of the grant agreement and will therefore become a contractual obligation. As no ERC grants have been concluded yet, it remains to be seen how much influence the PI and host organization will have during the negotiation process, and whether the negotiation process is truly a take it or leave it process.


109

Any PI being invited for contract negotiations should contact his/her contract manager at the faculty and Valorisation Centre. For advice about negotiations and tips and tricks you can contact the Valorisation Centre (Grants division). From the website (www.subsidies.tudelft.nl) you can download the general (TU Delft) parts of the Grant Preparation Forms. Grant agreements must be signed by the Dean of PI’s Faculty (through the contract manager).


110

Financial and contractual issues 4

4.1

the ERC Grant Agreement

The Grant Agreement is the contract between the ERC and the applicants. It establishes the rights and obligations of both parties, including the names of the host organization and the PI, the start date and duration of the project, the maximum amount of funding and the timing for the submission of reports. For the Ideas-programme, a specific ERC Grant Agreement has been developed. The ERC Grant Agreement exists of the ERC Core Contract and annexes. Important annexes are Annex I, which is the Description of work. Annex II provides the general conditions of the contract, it exists for projects with a single host organization (single beneficiaries) and for projects with more than one host organizations (multiple beneficiaries). Even though the Principal Investigator was responsible for writing and submitting the project proposal, the ERC Grant Agreement will be concluded with the host organization (or applicant legal entity). The ERC signs the ERC Grant Agreement after the PI’s host organization has signed the Grant Agreement, and after it has received a signed Supplementary Agreement (please see below). In case more than one beneficiaries is involved, the host organization where the PI will work is called the principal beneficiary. The principal beneficiary will make sure that other beneficiaries will receive the funding that they are entitled to. There is no obligation between beneficiaries to conclude a Consortium Agreement. However, they must make ‘appropriate internal arrangements’ amongst themselves to ensure the efficient implementation of the project. These can include arrangements regarding the internal organization and decision making procedures, rules on dissemination and use and access rights, the distribution of the funding and the settlement of internal disputes. Please contact Valorisation Centre for support and advice.

4.2

The Supplementary Agreement

clude the host organization’s commitment to grant the PI the basic support and independence to manage the research funding for the duration of the project. Obviously, the Supplementary Agreement may not be in contradiction to the ERC Grant Agreement. The ERC provides a template with minimum requirements for the Supplementary Agreement. This template can be downloaded from http://cordis. europa.eu/fp7/calls-grant-agreement_en.html#ideas_ga. Annex II of the ERC Agreement gives an overview of items that must be included in the Supplementary Agreement. For the elaboration, negotiation and conclusion of the “internal agreement”, please contact your contract manager.

4.3

Eligible costs and project budget for ERC Grants

4.3.1

Eligible costs

The ERC grant can cover up to 100% of total eligible costs of the research, plus a contribution towards indirect costs. This contribution is calculated as maximum 20% of the total eligible direct costs (excluding subcontracting). Costs must be in line with the host organization’s own accounting rules. Direct eligible costs are all costs which support all research, management, training and dissemination activities necessary for the implementation of the project. They include: • Personnel costs • Equipment costs • Consumables • Travel and subsistence costs • Publication costs Indirect eligible costs are those costs which cannot be identified as directly attributable to the project, but which are incurred in direct relationship with the project’s direct eligible costs.

4.3.2

How to calculate the budget

The ERC Grant Agreement is signed with the host organization. The ERC Core Contract stipulates that the host organization and the Principal Investigator must conclude a Supplementary Agreement. A copy of the Supplementary Agreement must be sent to the ERC.

When calculating the budget, the host organization and the Principal Investigator should work closely together. The PI should not only work with scientists from the host organization, but should also include administrative and support staff for the calculation of the budget. The contract managers positioned at each faculty, support their PI’s in drawing up the budgets. They all have expertise to define fees and other eligible costs.

In the Supplementary Agreement, the host organization and PI describe their relationship. The host organization and the PI must conclude this agreement to ensure the minimum requirements for the project implementation. It should in any case in-

As Principal Investigator, you should indicate the number of hours you plan to work on the project. You should also take into account the number of hours your team members will work on the project. The number of hours combined with salary costs


111

will give you the personnel costs. When the PI is already regularly employed by the host organization, his/her salary costs related to the project can still be included in the budget for the ERC grant proposal. In this case, the host organization needs to prove this to external auditors by providing time sheets or similar tools. It should be noted that it is the host organization that will pay the salary of the PI once the ERC grant is obtained. The PI is engaged by the host institution and consequently the salary is paid by them. Personnel costs related to the proposed research project can be covered by the ERC Grant. Therefore, the host institution is allowed to charge part or all of the PIs salary to the ERC Grant.

The Principal Investigator should also – after consultation with the host organization – indicate which new equipment may be necessary for the project, and which consumables are necessary. When calculating the budget, you should keep in mind that the ERC Grants provide a maximum amount per year (€400,000 for an ERC Starting Grant and €500,000 for an ERC Advanced Grant). This applies notably when new equipment or expensive consumables need to be bought. The 20% overheads are to be included in the maximum amount.


112


5.1


A huge collection of documents related to FP7 is available. It is important to know that you do not have to read all of these

documents before you start writing a project proposal. The table below provides an overview of the most important documents, and it tells you when to use the document.

type of document

title


FP7 legal basis



Specific Programmes



to consult on specific questions

Work Programmes




information package


guidance documents

ERC specific



ERC Rules for submission, evaluation, selection, award


ERC Model Grant Agreements

absolutely necessary when grant is offered

ERC Supplementary Agreement

absolutely necessary when grant is offered







Guide to IPR

explains IPR



Ethics checklist




Guide for ERC peer reviewers

background information about evaluation procedure and criteria, useful during writing phase

ERC Guide for Grant holders (not published yet)

necessary during execution of the project


Below you will find additional information about all of these documents. Documents from the information package have been described in detail, as these documents are absolutely necessary during the writing phase of the project.

5.2

FP7 legal basis

•

proposal with regards to the objective of your proposal and the expected impact of your proposal. The Rules for Participation: the rules provide the legal basis for the Framework Programme.


Three documents constitute the legal basis for FP7: • Framework Programme 7 Decision. This decision from 18 December 2006 constitutes the political basis for the whole of FP7. • The Specific Programme Ideas. This document is the political basis for the Ideas programme. The Specific Programme Ideas may provide input during the writing phase of the

5.3


Documents in the so-called information package are essential when preparing and submitting a project proposal. These documents are: • the call for proposals


113

• the Work Programme belonging to this call • the Guide for Applicants belonging to the call Together they constitute the information package.

•

To understand and calculate the budget for your project proposal.

5.3.3 These documents are call-specific, which means that each call will have its own Guide for Applicants and the relevant version of the Work Programme. To be on the safe side, it is best to find the call first and to download the other documents that are in the same information package. Information packages can be found on http://cordis.europa.eu/fp7/dc/index. cfm?fuseaction=UserSite.IdeasCallsPage&id_activity=11

5.3.1

The call for proposals

A call for proposals can be seen as the official invitation from the ERC to write and submit proposals for specific ERC Grants. All calls will be published in the Official Journal of the European Union. All calls will also be published in the CORDIS website: http://cordis.europa.eu/fp7/dc/index.cfm?fuseaction=UserSite. IdeasCallsPage&id_activity=11. The call fiche indicates the call identifier, the date of publication and the deadline, the budget, the topics called and short information about the evaluation procedure.

There is a specific Guide for Applicants for each ERC Grant scheme, and they will be updated regularly. You must check if you are using the right and latest Guide for Applicants. The Guide for Applicants contains: • General information about the ERC and the ERC Grant schemes: who can apply, what kind of projects, how to apply etc • Information about the evaluation process, including the evaluation criteria and an overview of the panel structure • Information about managing the ERC Grants • Instructions for completing Part A of the proposal, including annexes • Instructions for drafting the description of the Research Project

When to use the Guide for Applicants? •

When to use the call for proposals? • You can only submit a proposal in response to a call for proposals. •

5.3.2

Work Programme

The Work Programmes are designed to implement the Specific Programmes. Work Programmes generally are valid for 1 year, with a possible outlook to the year after. The Work Programme contains: • policy context of the programme • an overview of calls in year x: description and objectives of the ERC Grants and implementation of the calls (overview of calls, call identifier, date of publication, deadline, budget) • information about the evaluation procedure • information about the Community funding

When to use the work programme? •

•

You should read the policy context of the Ideas programme so that you learn the overall objective of the Ideas programme. The description of the ERC Grants describes in detail what kind of projects and what type of applicants the ERC calls for. You should check whether you and your research idea are conform the ERC’s expectations.


•

•

•

The Guide for Applicants should not leave your side when you are preparing and writing the proposal. You should take the time to read the whole document at least once. Read the general part for a general overview about how to write and submit a project proposal. This will give you a general idea of what lies ahead of you. Follow the instructions for completing part A. This ensures that you will provide all information the ERC wants to receive from you, the host organization and the project. Use the templates that are provided for the supporting documents. This way your supporting documents contain all the information that is needed. Follow the instructions for drafting the description of the Research Project, even though this may seem childish or repetitive. Do not try to invent your own system, this will only annoy the evaluators. Make sure that you have answered each and every question and each and every sub-question in the instructions. Read the evaluation criteria and try and look at your proposal through the eyes of an evaluator: How does your proposal address the evaluation criteria?

Documents from the information package can best be downloaded from the call page: http://cordis.europa.eu/fp7/dc/index.cfm?fuseaction=UserSite.IdeasCallsPage&id_activity=11. The Work Programme and the Guide for Applicants can also be found on http://erc.europa.eu/index.cfm?fuseaction=page. display&topicID=23.


114

5.4


The Framework Programme is very complex from a legal point of view. A number of documents have been produced to establish clear rules for both participants and the European Commission / ERC. The legal documents are: • Rules for submission, evaluation, selection, award. This document describes the evaluation process in general terms. Please note that there is a specific document for ERC projects. • Standard Model Grant Agreements (MGA). Once your project is funded, you must sign a Grant Agreement. Please note that there is a specific MGA for ERC Grants. • ERC Supplementary Agreement. This agreement arranges the relationship between the PI and the host organization. It must be attached to the Grant Agreement: without the Supplementary Agreement the Grant Agreement is void. • Rules on verification of existence, legal status, operational and financial capacity. This document explains how and what the European Commission will check if FP7 beneficiaries (those who receive funding) are eligible for funding. These documents can be found on http://erc.europa.eu/index. cfm?fuseaction=page.display&topicID=23 and on http://cordis. europa.eu/fp7/find-doc_en.html.

5.5

Guidance documents

The European Commission has also published a number of Guidance documents. These documents are most often based on one or more official, legal documents. They provide an explanation in ‘normal English’ of the official documents that are often hard to understand. The official documents prevail over any statement contained in the guides. The guidance documents provide information and tips on specific items. A number of these documents are relevant to the ERC Grant schemes. These are: • Guidance Notes on Audit Certification • Guide for Financial Issues • Guide to IPR • Checklist for Consortium Agreements • Ethics checklist • Supporting Documents Ethics All these documents can be found on http://cordis.europa.eu/ fp7/find-doc_en.html. In addition, the ERC has provided two documents that also can be considered as guidance documents. These are: • Guide for ERC peer reviewers • ERC Guide for Grant holders (not published yet) These documents can be found on http://erc.europa.eu/index. cfm?fuseaction=page.display&topicID=23.


115


116

Annexes 6

6.1 Task

Example Gantt chart Description

Months 1

1


1.1


1.2


1.3


2


2.1


2.2


2.3


2.4


2.5


3


2

3

4

5

6

7

8

9

10 11 12 13 14 15 16 17 18


4



Draft

Final

Public Workshop on results Final Report Source: Sean McCarthy, How to write a competitive proposal for Framework 7, Hyperion Ltd.


117

6.2






WP6 Exploitation Plan Workpackage Leader: Partners: All Source: Sean McCarthy, How to write a competitive proposal for Framework 7, Hyperion Ltd.



118

People


119

Table of contents

FP7 and the People programme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121 1.1. . . . . . . . . . .FP7 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.2. . . . . . . . . . .FP7 and the People Programme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.3. . . . . . . . . . .Political objectives of the People programme. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.4. . . . . . . . . . .Key issues in the People Programme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.4.1 . . . . . . . . .The Marie Curie fellows and career stage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.4.2 . . . . . . . . .Bottom-up approach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.4.3 . . . . . . . . .Transnational and intersectorial mobility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.5. . . . . . . . . . .An overview of Marie Curie Actions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.5.1 . . . . . . . . .Marie Curie Initial Training Networks (ITN) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.5.2 . . . . . . . . .Intra-European Fellowships for Career Development (IEF) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.5.3 . . . . . . . . .European Reintegration Grant (ERG) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.5.4 . . . . . . . . .Co-funding of Regional, National and International Programmes (COFUND) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.5.5 . . . . . . . . .Industry-Academia Partnerships and Pathways (IAPP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.5.6 . . . . . . . . .International Outgoing Fellowships for Career Development (IOF) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.5.7 . . . . . . . . .International Incoming Fellowship (IIF) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.5.8 . . . . . . . . .International Reintegration Grants (IRG) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.5.9 . . . . . . . . .International Research Staff Exchange Scheme (IRSES) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.5.10 . . . . . . . .Additional activities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.6. . . . . . . . . . .Choosing the right Marie Curie Action . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

121 121 121 121 121 122 122 122 122 123 123 123 123 123 124 124 124 124 124

Proposal writing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125 2.1. . . . . . . . . . .Preparation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2. . . . . . . . . . .The relevance of your project idea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.3. . . . . . . . . . .A relevant call for proposals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.4. . . . . . . . . . .Before writing the proposal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.5. . . . . . . . . . .The host organization(s) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.6. . . . . . . . . . .Writing the proposal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.6.1 . . . . . . . . .A-forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.6.1.1 . . . . . . .A list of participants (for host-driven actions) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.6.1.2 . . . . . . .S&T quality (all actions) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.6.1.3 . . . . . . .Training / Transfer of Knowledge (for host-driven and IEF, IIF and OIF) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.6.1.4 . . . . . . .Researcher (for individual driven actions) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.6.1.5 . . . . . . .Implementation (all actions) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.6.1.6 . . . . . . .Impact (all actions) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.6.1.7 . . . . . . .Ethical issues (all actions) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.6.2 . . . . . . . . .Annexes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

125 125 125 125 126 127 127 128 128 129 130 130 131 131 131

Submission, evaluation and negotiation process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133 3.1. . . . . . . . . . .Submission of the proposal through EPSS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.1.1 . . . . . . . . .Registration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.1.2 . . . . . . . . .Part A and part B of the proposal and referees assessments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.1.3 . . . . . . . . .Submission of your proposal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.2. . . . . . . . . . .The evaluation process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.2.1 . . . . . . . . .General description of the evaluation process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.2.2 . . . . . . . . .Evaluation panels. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.2.3 . . . . . . . . .Outcome of evaluation process: invitation for negotiations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .


133 133 133 133 134 134 134 134

120

Contractual and financial issues . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137 4.1. . . . . . . . . . .Marie Curie Grant Agreement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.2. . . . . . . . . . .Agreement host organization – fellow. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.3. . . . . . . . . . .Consortium Agreement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.4. . . . . . . . . . .Eligible costs and project budget in Marie Curie actions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

137 137 137 137

Relevant documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139 5.1. . . . . . . . . . .Overview of documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2. . . . . . . . . . .FP7 legal basis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.3. . . . . . . . . . .The information package . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.3.1 . . . . . . . . .The call for proposals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.3.2 . . . . . . . . .Work Programme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.3.3 . . . . . . . . .The Guide for Applicants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.4. . . . . . . . . . .Legal documents for implementation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.5. . . . . . . . . . .Guidance documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

139 139 139 140 140 140 141 141

Annexes . . 143 6.1. . . . . . . . . . .Division of countries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.2. . . . . . . . . . .Explanation and template for One page proposal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.3. . . . . . . . . . .Example Gantt chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.4. . . . . . . . . . .Example Pert chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

143 143 145 146


121


122

FP7 and the People programme 1

1.1

FP7

The 7th Framework Programme for Research and Technological Development (in short: FP7) is the research funding programme of the European Commission. FP7 will last from 2007 until 2013, and it has a total budget of over € 50 billion. Please see http:// cordis.europa.eu/fp7/home_en.html for additional information.

This Handbook is devoted to the People Programme. The overall budget for the People Programme is over € 4,7 billion for the period 2007 – 2013. This represents 9,3% of the total budget available for the whole Framework Programme.

1.3

Political objectives of the People programme

Most of the money available for FP7 will be spent on grants awarded to researchers and research organisations from academia and industry for their research projects. Usually, the grants provide co-financing for the projects. These projects can involve research, technological development and/or demonstration activities. Projects can range from basic research to applied research.

The strategic objective of the People programme is to “strengthen, quantitatively and qualitatively, the human potential in research and technology in Europe, by stimulating people to enter into the profession of researcher, encouraging European researchers to stay in Europe, and attracting to Europe researchers from the entire world, making Europe more attractive to the best researchers“.

The European Commission uses the funding made available through FP7 to achieve a number of ‘political’ objectives of growth, competitiveness and employment. All FP7 actions combined should support the European Union’s Lisbon Strategy to become the ‘most dynamic competitive knowledge-based economy in the world’.

The quantity and quality of Europe’s human resources is considered as one of the main competitive edges in science and technology. It is recognized that Europe needs abundant and highly trained and qualified researchers in order to advance science and to underpin innovation. In addition, Europe must become or maintain an attractive place to carry out research.

1.2

The European Commission aims to reach these political objectives by implementing the Marie Curie Actions. The Marie Curie Actions exist of a number of funding modalities for international mobility of researchers, and of funding modalities to support European policy in this field. An overview of all actions can be found in chapter 1.5.

FP7 and the People Programme

FP7 consists of four main parts, called Specific Programmes, complemented by a part for nuclear research and the JRC. The Specific Programmes are: • Cooperation: This Specific Programme supports transnational research projects in ten pre-defined research areas, with the objective to improve Europe’s ability to address its major social, economic, health, environmental and industrial challenges of the future. Please see http://cordis.europa. eu/fp7/cooperation/home_en.html for additional information. • Ideas: This Specific Programme is new in FP7 and supports frontier research projects carried out by excellent researchers. This programme is executed by the European Research Council. Please see http://cordis.europa.eu/fp7/ideas/ home_en.html for additional information. • People: This programme, also known as the Marie Curie programme, supports projects aiming at the training and career development of researchers. Please see http:// cordis.europa.eu/fp7/people/home_en.html for additional information. • Capacities: This Specific Programme supports research infrastructures, regional research clusters and Small & Medium size Enterprises (SMEs). Please see http://cordis. europa.eu/fp7/capacities/home_en.html for additional information.

1.4

Key issues in the People Programme

Although each Marie Curie Action has its own distinct features and objectives, a number of key issues apply to all Marie Curie Actions. These key issues are described below.

1.4.1

The Marie Curie fellows and career stage

The Marie Curie Actions are aimed at researchers at all stages of their careers. Researchers are referred to as Early Stage Researchers (ESR), Experienced Researchers (ER) or Visiting Scientists (VS). An Early Stage researcher (ESR) is a researcher who is in the first four years (full-time equivalent) of his/her research career, starting at the date of obtaining the degree which would formally entitle them to embark on a doctorate, either in the country in which the degree was obtained or in the country in which the research training is provided, irrespective of whether or not a doctorate is envisaged.


123

An Experienced Researcher (ER) must, at the time of recruitment (i) be in possession of a doctoral degree, independently of the time taken to acquire it, or (ii) have at least four years of full-time equivalent research experience, including the period of research training, after obtaining the degree which formally allowed them to embark on a doctorate in the country in which the degree/diploma was obtained or in the host country (irrespective of whether or not a doctorate was envisaged).

IAPP), the involvement of the private sector in the consortium is compulsory. In all other Marie Curie Actions, the involvement of the private sector is considered a key feature.

1.5

An overview of Marie Curie Actions

1.5.1

Marie Curie Initial Training Networks (ITN)

When deciding whether a researcher is ESR or ER, reference is made to the number of years of research experience, not to the age of the researcher.

The objective of this action is to improve career perspectives of early stage researchers in both public and private sectors, thereby making research careers more attractive to young people.

1.4.2

ITN’s are networks of host institutions that collaborate on a joint research programme. The ITN provide training opportunities to researchers in the context of this joint research programme. Host institutions must be involved in research training, and may come from universities, research centers and industry.

Bottom-up approach

Almost all Marie Curie Actions will be based on open competition, following a call for proposals. The Marie Curie Actions have a bottom-up approach: the topics of the projects are chosen freely by the applicants, and can range from humanities to sciences. There are some exceptions, most notably where fundamental ethical issues come into play or for research that is covered by the EURATOM Treaty. Research with military applications may also be excluded.

1.4.3

Transnational and intersectorial mobility

A key-feature of the Marie Curie Actions is the transnational mobility of researchers. As a general rule, researchers must be nationals of a Member State, Associated country or third country other than the country of the premises of the host organization where they will carry out their project. Researchers must not have resided or carried out their main activity (work, studies, etc) in the country of their host organization for more than 12 months in the 3 years immediately prior to the date of selection by the host institution. Short stays such as holidays are not taken into account. There are exceptions to these rules, most notably for researchers with double nationalities, researchers who have legally resided and worked in a third country for a certain length of time and for researchers recruited by international organizations. For full details, please see chapter 1.2. of the People Work Programme 2008. Host organizations for all Marie Curie Actions are organizations active in research and in the training of researchers. This includes organizations from the academic sector (universities, research schools, research organizations, academic hospitals etc) and from the private sector (multinationals, SME’s, start-ups, spin-offs, publishing agencies, banks etc). The private sector is to be seen in a wide sense. In two Marie Curie Actions (ITN and

The host institutions prepare and submit the project proposal. Once this is funded, the network partners recruit research fellows to be trained. Fellows must be in the first five years of their research career, i.e. ESR’s and ER’s who have just obtained their doctorate degree. The network can also recruit a limited number of Visiting Scientists (VS): Experienced Researchers with outstanding past achievements in international training and collaborative research, from either the public or private sector. Visiting Scientists should transfer their knowledge to the fellows in the network. Normally, an ITN will be a multi-site network, consisting of at least three participants. However, usually multi-site ITN’s are larger and have 6 – 10 partners. Under certain conditions, also mono-sites and twinnings are considered for this action. Industry participation in the consortium is compulsory. Depending on the research sector and on the proposed project, industry can participate at three levels: • full partner: they receive research fellows for a full research period at their premises and are involved in the scientific project • provider of research training and complementary training, usually for shorter periods of time • member of the supervisory board of the network Industry must be involved at the highest possible level, depending on the research area and research project. Each ITN must have a Supervisory Board. As part of the training programme, the network may organize training events that are open to both the researchers recruited in the network and to external researchers. Examples of these training events are conferences and summer schools.


124

The project carried out may last up to 48 months. However, the ESR-fellows recruited can stay for a maximum of 36 months. Eligible ER may stay for a maximum of 24 months. The mobility rule applies. It is expected that the budget will range from € 1,5 million for mono-sites and twinnings, € 2,5 million for the typical multi -site, and up to € 4,5 million for the largest multi -sites.

1.5.2

Intra-European Fellowships for Career Development (IEF)

The objective of this action is to support the career development of Experienced Researchers (ER) at different stages of their careers, and to enhance their individual competence diversification. The action aims to support researchers in attaining and/or strengthening a leading and independent research position. EIF-projects are individual projects from Experienced Researchers. The ER’s write and submit a project proposal in liaison with the host organization where they wish to carry out their research project. For IEF-fellowships, researchers must be nationals of a Member State or Associated Country. Host organizations must be established in a Member State or Associated Country. A list of these countries can be found in the annex. The mobility rule applies. The project carried out can last from 12 – 24 months.

1.5.3

European Reintegration Grant (ERG)

Experienced Researchers who have been a Marie Curie fellow can submit a project proposal in liaison with the proposed host organization. This host organization may be located in the country of the fellow’s nationality. The timeslot for submissions of these proposals is restricted.

Co-funding of Regional, National and International Programmes (COFUND)

This action does not provide funding to researchers or host organizations directly. Instead, it aims at providing co-funding for regional and national funding programmes to provide for and reinforce international mobility programmes. It is therefore an indirect way to fund international mobility for Experienced Researchers.

Industry-Academia Partnerships and Pathways (IAPP)

The aim of this action is to build and strengthen long lasting relationships between public research organizations and private commercial enterprises. Increased sharing of knowledge and increased understanding of the different cultural settings and skill requirements of both sectors should be achieved. The partnership should exist of at least one partner from the public sector and at least one partner from the commercial sector. The participants should also be from at least two different Member or Associated countries, of which at least one must be from a Member State. However, it is expected that the partnerships can be bigger, and up to 5 – 7 participants. The partnership can achieve the objectives by exchanging staff members to the organization of the other sector (two-way secondments). Staff members to be seconded may be Early Stage Researchers and Experienced Researchers and can also include technical and research managerial staff. The objectives can also be achieved by recruiting new Experienced Researchers into the partnership and by organizing networking activities. As a rule, transnational mobility is a requirement, but there are some exceptions.

1.5.6

The objective of this action is to assist Experienced Researchers with the (re)integration into a research career after they have carried out a research project in another country than their own as a Marie Curie fellow.

1.5.4

1.5.5

International Outgoing Fellowships for Career Development (IOF)

The objective of this action is to support the career development of Experienced Researchers, by giving them the opportunity to be trained in a high-level research organization based in a third country, i.e. a country outside the European Union or Associated Countries. OIF-projects are individual projects from experienced researchers. The project will consist of research in a high-level research organization in a third country (“the partner organization”), followed by a mandatory return phase in an organization in a Member State or Associated Country (the “return host organization”). Researchers write and submit their project proposal in liaison with the return host organization. The researchers must be nationals of a Member State or Associated State. The project duration is 12 – 24 months for the outgoing phase and maximum 12 months for the return phase. The transnational mobility requirement applies.


125

1.5.7

International Incoming Fellowship (IIF)

The objective of this action is to attract first class researchers from third countries to work in a host organization in the Member States and the Associated Countries. By doing so, mutually beneficial scientific relationships between the EU and third countries will be developed. IIF-projects are individual projects from experienced researchers. The ER’s write and submit the project proposal in liaison with a host organization.

The partnership will exist of at least two organisations in two different Member States or Associated Countries and one or more in countries with which the EU has an S&T agreement or is in the process of negotiating one. The partners will aim for long-term cooperation through a joint programme of exchange of researchers. Staff to be exchanged are researchers, but technical and management staff can also participate. The project can last for 24-48 months, but the secondment period for exchanged staff is 1-12 months.

1.5.10 Additional activities For IIF-fellowships, researchers must be nationals of a third country. The host organization must be established in a Member State or Associated Country. A return phase to the country of origin and to the return host organization may be included if the researcher originates from an International Cooperation Partner Country. Please see the annex for a description of ICPC countries. A full list is available in the People Workprogramme 2008.

A number of activities will not be carried out through calls for proposals. These are actions that are aimed to support the European Union’s policy with regards to removing obstacles to mobility and enhancing the career perspectives of researchers in Europe. Examples are scientific diasporas and Mobility strategy and career development.

1.6 The project carried out can last from 12 – 24 months, with a possible return phase of maximum 12 months.

1.5.8

International Reintegration Grants (IRG)

The objective of this action is to assist Experienced Researchers with the (re)integration into a Member State or Associated Country after they have carried out research outside Europe for at least 3 years. This action should counter brain-drain from Europe to third countries. Experienced Researchers who have carried out research outside Europe for at least 3 years can submit a project proposal in liaison with the proposed host organization. The host organization must be located in a Member State or Associated Country.

1.5.9

International Research Staff Exchange Scheme (IRSES)

The objective of this (new) action is to strengthen research partnerships between European research organisations and organisations from countries with which the EU has an S&T agreement or is in the process of negotiating one, and countries covered by the European neighbourhood policy. An overview of these countries can be found on http://ec.europa.eu/research/ iscp/pdf/icpc_countries_en.pdf and in the Guide for Applicants for IRSES.

Choosing the right Marie Curie Action

A host organization: • can apply (with partners) for ITN, IAPP and IRSES • can invite Experienced Researchers they know to prepare and submit a project proposal for EIF, IIF, ERG and IRG in liaison with them • can send Experienced Researchers from their staff to a third country with an OIF and ask them to return to their organization to transfer the knowledge Early Stage Researchers: • can not submit their own research proposal • can apply for research vacancies that exist in ITN. Vacancies will be published on the CORDIS website. • can be exchanged in IAPP and IRSES Experienced Researchers: • can submit their own research proposal for EIF, IIF, OIF, ERG and IRG in liaison with a host organization • can apply for research vacancies in ITN and IAPP • can be exchanged in IAPP and IRSES


126

Proposal writing 2

2.1

Preparation

Writing a project proposal is time consuming. For most Marie Curie Actions, the competition is fierce. This means that only the very best proposals will be awarded. And even though most People-proposals are not very large, writing a high-quality proposal still requires a solid preparation. Staff of Valorisation Centre (VC) of Delft University is available to assist you when preparing, writing and submitting a project proposal. TU Delft offers training days and proposal writing courses through its Valorisation Centre. Please see www.subsidies.tudelft.nl. At any time during the preparation phase and the writing phase, you can contact the National Contact Point EG-Liaison (www. egl.nl) for information and support. You can also ask for support and advice from colleagues who have previously submitted (successful) proposals to the Marie Curie programme.

2.2

The relevance of your project idea

The main objective of the People programme is to provide training to researchers in all stages of their research career, and to enable the transfer of knowledge between people, research organizations and sectors. Therefore, the main objective of your project proposal should relate to the training of researchers and/or to the transfer of knowledge too. The People Programme aims to train researchers, therefore a research project is indispensable. However, the research part is not the objective in itself, but should be considered as a tool to achieve the objective of training and transfer of knowledge. The quality of the research of the project is important, but will be considered and evaluated in relation to the training aspects related to the research.

calls and deadlines (‘the roadmap’) can be found in the People Workprogramme. Please see http://cordis.europa.eu/fp7/dc/index.cfm?fuseaction=UserSite.PeopleCallsPage&id_activity=12. As all Marie Curie Actions have a bottom-up approach, all research topics will be eligible for the call. However, the Marie Curie Actions differ in their specific objectives and in the eligible participants per action. Therefore, it is important to select the right type of Marie Curie Action. You should closely check: • The objective of your project in relation to the specific objective of each Marie Curie Action, e.g. the training of PhD students in an ITN-project or the strengthening of international cooperation with an institution in a third country in an OIF-project • The eligibility of the participant(s) for this specific type of Marie Curie Action, e.g. at least one industrial and one academic partner in a IAPP-project • The eligibility of researchers for a specific type of Marie Curie action, e.g. an Experienced Researcher from Ghana for an IIF-project. You should make sure that your projects fulfils the requirements and objectives of a specific call (almost) exactly. If you have to make adaptations to your project idea and/or to the partnership to make it fit with a specific call, you should ask yourself whether the adaptations have strengthened your project and partnership. Also, if you have to make too many adjustments for a project to fit in a call, consider if this project is still interesting enough for you. If not, it might be wiser not to apply for this specific Marie Curie Action.

It is important to allow time for discussion about the project idea with your project partners, or between researcher and host organization. Once you have a strong project idea that is relevant to the People Programme, it will be relatively easy to write the proposal. You can not write a good proposal if the project idea does not fully comply with the objectives of the People programme.

You should take into consideration that most Marie Curie Actions have one call and one deadline per year. After the deadline, a period of several months is needed for the evaluation of proposals and for the negotiation of contracts. In order to start your potential Marie Curie project at a certain date, you may have to submit a proposal a year before that date. Example: if you wish PhD students to start in an ITN-project at the start of the academic year of 2008, you will have to wait until April 2008 before the call opens. The consequent deadline is in September 2008, with a possible contract signed at the end of 2008 or early 2009.

2.3

2.4

A relevant call for proposals

Mostly, research proposals can be submitted in response to a call for proposals. The European Commission will publish these calls in the Official Journal, but also on the EU website (http:// cordis.europa.eu/fp7/dc/index.cfm). An overview of expected

Before writing the proposal

Host-driven actions ITN, IAPP and IRSES are known as host-driven actions. ITN, IAPP and IRSES projects are initiated, written and submitted by the network/partnership.


127

If you have a project idea for one of these Marie Curie Actions, it is recommended that you formulate the core issues of your project (the objective of your project, call for proposals you wish to submit to, proposed partnership, duration, estimation of budget) in a one-page proposal. Please see the annex for a template for the one-page proposal. This one-page proposal • will help you to think critically and systematically about all aspects of your project idea • can serve as the basis for a draft proposal • can be sent to potential project partners to invite them to join the network/partnership • can be used to get commitment and/or assistance from your own faculty or institute Often, the person taking the initiative will be the future coordinator of the project. Usually, the coordinator is also responsible for writing and submitting the proposal. The coordinator should collaborate with the other partners and ask for their input. Consortiums for ITN, IAPP and IRSES may range from two partners (three for ITN) up to more than ten partners. It is very important that the project idea is discussed with all these partners. It is a good investment to allow time for this process. Once the idea has been discussed and formulated, the actual writing of the proposal will be easy. The scientist involved in the project (either as coordinator or as partner) must arrange written commitment from the Faculty for writing the project proposal and subsequently executing the project. Usually, this commitment may be obtained from the scientific superior. When the commitment is obtained, the scientist should contact the contract manager of his/her faculty. It is important that the contract manager is contacted as soon as possible, so that further procedures for the project submission and execution can be discussed. Individual-driven actions EIF, IIF, OIF, ERG and IRG are known as individual-driven actions. This means that the researcher takes the initiative for writing and submitting the project proposal. Generally speaking, it is the researcher who transforms his/her own idea into a project proposal. The proposal must be submitted in liaison with the host organization. As an absolute minimum, the host organization must indicate that they are willing to host the fellow if the project should be funded. However, input from the host organization during the preparation, writing and submission period is indispensable for a strong proposal.

In reality, during the preparation phase, the separation between these two roles is not so strict. When a researcher approaches a host institute with a research proposal, the proposal might be modified slightly to fit better in the institute’s overall research plan. It might also be altered because the host organization suggests to use a different research approach, making use of their specific infrastructure. Host institutes can also assist the researcher to write the proposal, especially when the researcher is not very experienced in writing proposals. When a scientist at TU Delft (as host organization) knows an Experienced Researcher he or she would like to recruit on a Marie Curie contract, TU Delft can invite this researcher to submit a Marie Curie proposal in liaison with them. This must be discussed with the scientific superiors, to see whether TU Delft or the institute or department involved has sufficient capacity to host the Marie Curie fellow(s). Generally speaking, the more interaction between fellow and host organization takes place, the stronger the proposal will be. By discussing the project • the researcher can check his idea with researchers who are (more) experienced in the field • the host can indicate which infrastructures are available, which training courses can be followed, which support structures are available etc • the host can indicate which training or transfer of knowledge will be achieved • host and fellow can make sure that the project proposed is of interest to the fellow and at the same time fits in the overall research programme of the host organization.

2.5

The host organization(s)

Host-driven actions Depending on the type of Marie Curie Action, the consortium has a minimum of 2 (3 for ITN) partners, but the network can be much bigger. You should discuss with your scientific colleagues or superiors the preferred size of the consortium; not only from a scientific point of view (what expertise is needed for this project?), but also from a capacity point of view (how many fellows can your department host at the same time?). You can also contact Valorisation Centre or the National Contact Point EG-Liaison (www.egl.nl) with regards to the preferred size for your project. The composition of the network or partnership should be carefully thought over: do the partners have the required expertise for the training project or for the transfer of knowledge project? This applies to scientific expertise, but also to experience in providing training.


128

Are all areas of the project covered? In an ITN, complementary expertise is needed to cover all parts of the project. In IAPP and IRSES, the aim is to transfer the specific knowledge and expertise between partners. The overlapping of experience and expertise should be kept to a minimum. Gaps in experience should be avoided. If there are gaps, then you need to find an additional partner. The one-page proposal should already indicate which ‘type’ of partner you need for the project. Each Marie Curie Action has its own requirements with regards to the type of organization (industry partners and academic partners) and in terms of the location of the organization. Please check the relevant Guide for Applicants. In all host-driven actions, you should pay attention to the division of roles in the network / partnership. The following roles can be distinguished: • Coordinator: the coordinator acts as the contact with the Commission and controls the general direction of the project and funds. In general, the coordinator is the initiator of the project plan, he/she coordinates the writing of the project proposal and sets up the consortium. The coordinator is responsible for the overall functioning of the consortium. The coordinator signs a contract with the European Commission. • Participant: A participant is generally responsible for part of the work in the project. Related to Marie Curie Actions, the participant will be responsible for training one or more researchers, and for participating in network– or partnership-wide events. Each participant plays an essential and substantial role in the project. A participant signs a contract with the European Commission. • Associated partners (in ITN): organizations contributing to the research training programme, without being formally part of the consortium. These Associated Partners do not sign a contract with the European Commission. They are not responsible for ‘full-time’ training of researchers in this project. One organization will be the coordinator of the network/partnership. Ideally, the coordinator should have previous experience in coordinating Marie Curie projects. However, especially for smaller networks and partnerships, this can be an ideal situation to learn to coordinate a network or partnership. In that case, it is wise to have more experienced colleagues and/or partners working closely with you. Valorisation Centre can allocate a project manager to project coordinators at TU Delft with the view of supporting these project coordinators with the management of their project(s). If you are new to Marie Curie fellowships, it might be wiser to consider the role of participant. This way you can learn the routines and characteristics of the Marie Curie programme. The

role of partner is also a good choice if you do not have a lot of time that you can spend on the Marie Curie project. If some or all partners of the whole partnership have collaborated before, it is worth mentioning this. Previous, successful cooperation will convince the evaluators that the cooperation will run smoothly again. Individual-driven actions The number of host organizations involved in an individualdriven fellowship is in any case one. In IOF, a return phase is compulsory and a ‘return host organization’ is involved. In IIF, the fellow may in some cases return to his/her own country and institute (the ‘return host organization’). The selection of the host organization by the fellow must be done carefully. The aim of individual fellowships is to strengthen the research careers of the researchers, by deepening and diversifying their research competences. The host organization that is selected must be able to provide this type of training. You should not only give attention to the name and scientific reputation of the host organization. The host organization should have the infrastructure that you need for your projects, or should provide other ways of access to important infrastructure. You should also check whether the scientist in charge has experience in supervising fellows, and whether he/she has sufficient time to do so. You should also check whether there are opportunities to widen your network, e.g. through direct contacts or through attending conferences.

2.6

Writing the proposal

All Marie Curie proposals consist of an A-part and a B-part. Both parts must be submitted, otherwise the proposal is not eligible. Some Marie Curie Actions allow for additional documents, such as commitment letters from industry for ITN or references for individual fellowships. If this is the case, it will be clearly mentioned in the relevant Guide for Applicants.

2.6.1

A-forms

The A-forms contain administrative, financial and legal information about the proposal and information about the host organization(s) involved in the project. The project summary is important, and you should pay sufficient attention to it. It will be used during the selection of evaluators. Furthermore, a clear summary enables the evaluator to start reading the full proposal with already a basic understanding of your proposal.


129

The A-forms contain information about the host organization(s) involved in the project. In the case of individual-driven actions, information must be provided about the researcher. In addition, the ‘funding request’ must be indicated: the number of person months related to your project must be indicated. Please see the grants regulations website from Valorisation Centre (www.subsidies.tudelft.nl) for an example of an A2 form. Part B Part B is the core of all proposals. In part B, the research project will be described, as well as the training or transfer of knowledge to be provided, the implementation and impact of the project and ethical issues. For individual driven actions, information about the researcher is to be provided. When writing part B, you should follow the instructions in the Guide for Applicants closely. You should note that each Marie Curie Action has its own Guide for Applicant. It is your responsibility to make sure that you use the correct and most updated version. The most updated version can be found on internet: http://cordis.europa.eu/fp7/dc/index.cfm?fuseaction=UserSite. PeopleCallsPage&id_activity=12 Project proposals are evaluated against a set of evaluation criteria. By following the instructions in the Guide for Applicants very closely, you can make sure that you have covered all items that the evaluators can award points for. You should know that each evaluation criteria has a specific weighting, this varies per Marie Curie Action. Interestingly, the scientific part of the proposal will give you a maximum of 25 or 30% of the points that you may get from the evaluators. So even if you feel most comfortable writing the S&T part, you must also pay attention to the other parts. Competition is fierce, so you must pay top attention to all parts of the proposal. Most Guide for Applicants indicate a maximum number of pages you can use for your proposal. You should follow these guidelines. Evaluators can get annoyed by proposals that are much too long, or where a very small font size is being used. Furthermore, the European Commission has the right to discard any part that goes beyond the maximum number of pages. The quality of your proposal should not depend on a large amount of text. Please note that evaluators will only judge what is written in the proposal: during evaluations they will not be able to check websites for additional information. They are also instructed to judge your proposal on the bases of the provided text, they are instructed not to make any assumptions or interpretations.

Part B contains: • A list of participants (for host-driven actions) • S&T quality (all actions) • Training / Transfer of Knowledge (for IEF, IIF and OIF) • Researcher (for individual driven actions) • Implementation (all actions) • Impact (all actions) • Ethical issues (all actions) Important: the specific requirements per chapter vary per Marie Curie Action. You should use the appropriate Guide for Applicants to get a full overview of topics that you need to address. Below you will find additional information and tips for writing each part of part B. This is not a complete overview, but rather a selection of points that you need to pay attention to.

2.6.1.1 A list of participants (for host-driven actions) For host-driven actions, you must provide an overview of the partners in the network or partnership. For ITN-proposals, the consortium can also name so-called ‘associated partners’. You should use the table that is provided in the relevant Guide for Applicants.

2.6.1.2 S&T quality (all actions) Your proposal will be evaluated by your peers: researchers in your scientific field. This means that you can use scientific terminology to describe the S&T quality. However, the evaluators may not be the absolute specialists in the topic of your proposal, so be careful with too specialist terminology. You should educate the evaluators with facts and figures relating to your research topic (e.g. due to the continued demand for energy sources, the need for alternative sources remains high. Development of hydraulic energy will provide x% of the predicted energy consumption in Europe in 2010). To attract the evaluators’ attention, you should use ‘buzz-words’. These are words that you can copy from the Guide for Applicants, such as ‘innovative’, ‘intersectorial’, ‘interdisciplinary’. You make life of the experts easier when you point out the interdisciplinary aspects of your proposal instead of the experts having to search for the interdisciplinary aspects. You should describe the proposed scientific project that you intend to carry out. A useful method to do so is to describe the current state-of-the art, to identify a ‘gap’ and to describe how your project will aim to fill that scientific gap. By careful describing the state-of-the-art, you can show the evaluators that you are aware of the latest developments in your field. The ‘gap’ is


130

a problem that needs to be solved or a new methodology that has to be developed. By filling this gap, your project will be new and innovative. The methodology to be used should be explained. You can use a Gant-chart to explain the timing of the work and work packages. An example of a Gantt chart is provided in the annex. Gantt charts can easily be made in Excel (see for example http:/ /office.microsoft.com/en-us/excel/HA010346051033.aspx). You can use a Pert-diagram to show the interdependencies of all parts of the project. An example of a Pert diagram is provided in the annex. The methodology needs to be solid. If you use a new approach, highlight this well. For host-driven actions, it is important that the project is a common project where all partners are involved, each with their own expertise and role. The project should be more than a collection of individual projects. You should describe how the partners in the network or partnership provide complementary input to the research proposal and how this will create an innovative project. In addition, if applicable, you should describe how the methodologies complement each other. When writing the S&T quality of the project, you should have the overall objective of your project in mind: training of researchers and/or transfer of knowledge. So, what is the role of the fellows to be recruited in the overall research project? What is the role of the staff to be exchanged in the research project? For individual-driven projects, you should also keep the overall objective of your project in mind: training and/or transfer of knowledge. For individual-driven actions, this will depend to a large extent on the quality of the host institute. What will the researcher learn when working at this particular institute? What is the institute’s experience on the research topic, and what is its track record of work, collaborations, projects, publications, patents etc? Information should also be provided about the host organization’s experience in providing training and supervision to researchers. It is highly recommended that the host institute provides information to the researcher about this part of the proposal. It is also important to write down what you want the evaluators to evaluate. You should not assume that they will give more points just because the host organization is a prestigious institute.

2.6.1.3 Training / Transfer of Knowledge (for hostdriven and IEF, IIF and OIF) Networks or partnerships (host-driven actions) should describe the quality of the training or transfer of knowledge programme: what kind of training will you offer to the fellows to be recruited? The proposals must describe what the fellows will learn in scientific terms. For example: new knowledge and new techniques. The proposal must also describe what the fellows will learn in terms of so-called complementary skills: presentation skills, grant writing, IPR-issues, ethics and project management. It is also important to consider different modalities for the training: they can range from training-on-the-job, attendance of conferences to internet-based discussion with fellow-researchers in the network. It is important to be as precise and detailed as possible. For ITN and in a number of cases for IAPP, you still have to recruit the researchers. In these cases, you should still describe what the researchers will learn, based on a profile of the researchers. You should also describe how you plan to organize the training project. This involves a description of the role of each partner in the overall training or transfer of knowledge project. For ITN, you should clearly describe what the benefit is of a network providing the training, instead of one host organization providing the training. For IAPP, you should describe how knowledge will be transferred between the two sectors, and how the knowledge that has been obtained by one researcher will benefit the whole organization. You should indicate how many researchers you plan to recruit and/or to exchange. This should include a break-down in early stage researchers and experienced researchers. The number of researchers to be recruited or exchanged must of course be in relation to the research project. Each researcher should have a clear role in the project. The evaluators will also judge the number of researchers in respect of the capacity of the partnership or network to train and supervise fellows and to absorb transferred knowledge. You should think carefully about the balance between Early Stage Researchers and Experienced Researchers that you wish to recruit and/or to transfer. The choice between ESR and ER should be made based on their specific role in the project. Think also about the length of time that you wish to recruit a researcher, and provide a motivation for this in your project proposal. If you recruit an ESR in an ITN, a period of 36 months is to be


131

recommended. This period allows the ESR to get as much training as possible in a given subject. If you recruit a very Experienced Researcher for the transfer of knowledge, you can think of 4 periods of 1 month. You can use a Gantt chart to indicate when and for what length of time you plan to recruit or transfer the researchers. For individual-driven actions, you should describe what the training objectives are. These objectives can be purely scientific: acquiring new knowledge in your field, learning new techniques or new methodologies, or acquiring knowledge and expertise in a new research field. The European Commission strongly believes that it takes more than excellent science to make an excellent researcher. You should therefore pay attention to complementary skills, such as research management, ethics, presentation and communication of science to a wider audience. You should also describe how the acquisition of these new skills will be beneficial for your research career. The role of the host institution is important. The proposal should include an overview of the host’s expertise and experience in mentoring / tutoring researchers. Obviously, it is wise to work with a supervisor who has previous experience in supervising research fellows. Also, the experience of the organization or department as a whole in training researchers should be described. This part of the proposal should be written in close cooperation with the host institute.

2.6.1.4 Researcher (for individual driven actions) Researchers who submit a proposal for an individual-driven action (IEF, IIF, IOF, ERG and IRG), must include a description of the researcher. This part of the proposal is very important, as this is the place where you can ‘sell’ yourself. You should not be modest about yourself or about your capacities. Competition for these fellowships is high and you should promote yourself the best you can! This part of the proposal should start with a scientific/professional CV. In addition, you should describe your major achievements as a researcher. If possible, you should include your role in funded projects, important publications and patents, invitations to conferences etc. You are asked to describe three major accomplishments in your research career. Apart from the scientific achievements, you should also pay attention to skills such as independent thinking, taking initiative, project management skills and leadership.

You should relate your profile and experience to the project that you propose. First, it must be clear that you have the right skills, experience and attitude for the project that you propose. Secondly, you must clearly indicate what you will learn from the project that you propose, both in scientific terms and in terms of personal development. You should indicate how this training project will enhance your scientific career.

2.6.1.5 Implementation (all actions) Networks of partnerships (host-driven actions) should describe their capacity to carry out the research project and to host and train researchers. Networks and partnerships should describe which organizations are involved in the project, and what their specific role is in the project. The proposals should describe how the partners are complementary, and how synergies will arise from the cooperation. All information that is provided about the organization’s expertise, the infrastructure and facilities, and the key scientific staff should convince the evaluators that this is the best place for training researchers. The European Commission wants to make sure that the project is well managed, and that the funding that they will provide is well used. Therefore, each proposal must describe how the project will be managed from an organizational and financial point of view. You should provide details of responsibilities within the project: who is in charge of the scientific part of the project and who is in charge of finances? What communication methods are being used? ITN’s must have a Supervisory Board. Pay attention to the composition and responsibilities of this Board (in this section and in other sections of the proposal if relevant)! Host-driven projects must describe how they ensure effective dissemination of the project during and after the project. Examples are project website, summer schools or publications etc. Host-driven actions must provide a recruitment strategy. You should describe how and where you plan to advertise the research vacancies. You should also provide information on how you will organize the job interviews (if any) and how you plan to select the applicants. You can refer to the European Charter for Researchers and on a Code of Conduct for the Recruitment of Researchers (European Commission Recommendation of 11 March 2005). Individual-driven projects must include a description of the quality of infrastructures, the facilities and international collaborations of the host organization in relation to the project that is proposed. Is this the right place for the researcher and this specific research / training project?


132

The host organization and applicant must show that the project is feasible and credible, by providing a work plan (work to be carried out, deliverables and milestones). The applicant and host organization must also describe how the project will be implemented and managed. They should indicate who is responsible for which part of the project, including financial management of the project and the writing and submission of reports. Even though the host organization will receive the funds for managing the project, the Marie Curie fellow can be made responsible for managing the funds under the supervision of the host organization. It will be a learning experience in project management. The project should contain information about practical and administrative arrangements and support for the fellow who comes from another country. What kind of support will be given with regards to settling in, obtaining permits, finding housing etc? You can refer to a European network that is set up for this purpose, called ERA-MORE. ERA-MORE the Netherlands provides information to foreign researchers and to organizations hosting foreign researchers who are planning to come to the Netherlands. Please see www.eracareers.nl.

sector? How will they become better researchers after having worked on this project? How will they become professionally mature and independent? How will the diversification of their skills influence their future career? Host-driven actions must describe how their project will result in long-term collaboration between partners and between the academic and industrial sector.

2.6.1.7 Ethical issues (all actions) Ethical issues are much more important in FP7 than they were in previous Framework Programmes. Although you can not receive any point during the evaluation phase for this section of the proposal, it is important to pay sufficient attention to this chapter. You should describe any ethical issue that may arise in your research proposal. Each proposal must complete the Ethical issues table that can be found in the appropriate Guide for Applicants. Based on the information in the table and in the proposal in general, evaluators may decide to invite the applicants for an ethical review.

2.6.2

Annexes

2.6.1.6 Impact (all actions) In general, this chapter of the proposal should describe how the project proposed will help to reach the political objectives of the Marie Curie Actions, namely to improve and further the scientific careers of the researchers, and to overcome fragmentation of research in Europe. In all proposals, attention must be given at the career prospects of the researchers. How will this project benefit them directly, in terms of employability in the academic and industrial research

In a limited number of Marie Curie Actions, you can include additional information. You can only do so if this is clearly mentioned in the Guide for Proposers, otherwise the additional information will be rejected. Examples of allowed additional information are: • Commitment letters from industry for ITN-proposals • References from independent referees for individual fellowships


133


134



deadline. It is important to do so! Usually it takes a few days to get the usernames and passwords.

For almost all calls, the submission of proposals must be done electronically. The system to be used is called Electronic Proposal Submission Service (EPSS). EPSS is a web based application and is available via internet. It allows the coordinator (and other consortium partners if any) from a consortium or the researcher from an individual action (and his/her host organization) to prepare and submit their proposal jointly.

3.1.1

3.1.2

Part A and part B of the proposal and referees assessments

EPSS will show the A-forms that belong to the Marie Curie Action that you wish to submit a proposal to. You should fill out the forms for which you are responsible. Part B must be uploaded as a pdf-file. It is the coordinator’s responsibility (or researchers responsibility for individual-driven actions) to do this.

Registration

Before you can use EPSS, you must register. Access to EPSS is call- and sub-scheme-specific. This means that you have to choose first for which call for proposals you wish to submit a proposal. You will gain access through the respective CORDIS call page (please see http://cordis.europa.eu/fp7/dc/index. cfm). Choosing the right call will lead you to the EPSS start page (please see https://www.epss-fp7.org/epss/). Click on ‘register’, fill in the registration form and submit it. EPSS will send passwords and usernames for both the coordinator and the partners by e-mail. These passwords and usernames are only valid for one proposal. In the case of individual-driven actions, it is the researcher who is formally responsible for initiating, writing and submitting the project. With regards to EPSS, it is the researcher who should register as the proposal coordinator. The researcher can choose to share the password with the host organization, so that the host organization can complete their part of the proposal through EPSS. In the case of individual-driven actions, up to three referees can be nominated in EPSS. The EPSS system will automatically send a login and password to the referee by e-mail. It is highly recommended that the researcher checks whether the referee has received the EPSS login details.

The referees can upload their assessments through EPSS. These assessments are automatically added to the proposal by the EPSS system once the proposal has been submitted too. When the nominated referee uploads a referee’s assessment the proposal coordinator will receive an e-mail to confirm that an assessment has been uploaded but the assessment itself will not be visible to the coordinator.

3.1.3


Completing the A-forms and uploading a part B does not mean that you have submitted a proposal. You must expressly press the ‘SUBMIT’-button in EPSS in order to submit a proposal. If you just upload a file or modify the A forms, EPSS will save the changes you have made. It will however not recognize this as a submitted proposal. By selecting the ‘Submit now’ button, EPSS will save your files as a project proposal. EPSS allows you to modify and improve the proposal and resubmit the proposal in EPSS (by pressing the SUBMIT-button) up until the deadline of the call. Each submission of the proposal overwrites the previously submitted version. This means that you can upload and submit a draft proposal well before the deadline. By doing so, there is in any case a proposal registered in the system.

The coordinator (or researcher for individual-driven actions) may change the passwords for both the coordinator and for the other participants. The coordinator should then inform the participants what their passwords and usernames are for EPSS. The coordinator has access to the whole proposal. Participants can view all proposal information, but can only edit A2 forms (information about their own organization).

Submitting an early version of your proposal allows you to get acquainted with the system. Any technical difficulties will appear and can be solved in an early stage. It also allows you to practice the conversion of your proposal to a pdf-file and it will give you an indication of how long this takes, especially when the page layout is complex or contains graphics.

Register well in time before the deadline, to allow time for EPSS to provide you with usernames and passwords. Do not wait to register just a few days before the deadline as EPSS will swamped with registration requests. Some calls will also indicate that you have to register a certain time in advance of the

It is strongly recommended to upload and submit the final version of your proposal well on time before the deadline. Important: it is your responsibility to submit on time, the European Commission will not accept your it-problems or a slow server as an excuse for over-time submission.


3

135

If you encounter any problems, please contact the EPSS help desk:

tion criteria and for each Marie Curie Action can be found in the People Workprogramme 2008.

EPSS help desk Phone: 0032 223 33760 E-mail: [email protected]

After the weights and thresholds have been applied to the scores, a final ranked list or proposals is drawn up. The budget that is available for the call will then be awarded to the proposals that are highest on the list, until the budget is exhausted.

Full details of EPSS and submission in EPSS can be found in the EPSS Guide, which can be found on http://cordis.europa. eu/fp7/epss_en.html.

3.2


3.2.1


Shortly after the deadline, the European Commission will send an acknowledgement of receipt to the e-mail address of the proposal coordinator. The European Commission will then perform an eligibility-check. After this check, all eligible proposals will be evaluated by independent experts. Each proposal is read and assessed by three independent experts. These experts are peer researchers with high expertise. They must sign a declaration of no conflict of interest and a confidentiality agreement. The experts evaluate the proposal against a set of pre-determined evaluation criteria. Experts are instructed to only evaluate that what is described and presented in the proposal, they are instructed not to make any assumptions or interpretations about the project. The evaluation criteria (and an explanation) can be found in the Work Programme and in the relevant Guide for Applicants. Once all experts have evaluated the proposal individually, the consensus assessment starts. The three experts that assessed the proposal convene in a consensus meeting, and discuss the project. The outcome of this meeting is a report with scores and comments. In all Marie Curie Actions, a system of weights and thresholds apply for the evaluation criteria. For a number of evaluation criteria, thresholds are in place. The thresholds indicate the minimum score that must be obtained for a specific evaluation criterion. In addition, a general threshold for the whole project must be passed. If one or more thresholds are not met, the proposal will not be funded. In addition, weights are applied to the scores that were awarded by the experts. A weight indicates the importance of the specific criterion in relation to the other criteria. A full table with weights and thresholds for all evalua-

3.2.2

Evaluation panels

The Marie Curie programme has a bottom-up approach, which means that the topic of the research project is chosen freely by the researchers. However, for the purposes of evaluation, the applicants must choose one of eight major areas of science (‘the panels’). This panel must be indicated in the A-forms of the proposal. You should choose the panel that corresponds to the core discipline of the project, and you can finetune or define other disciplines by adding additional keywords. Especially for interdisciplinary project, choose your panel and keywords carefully! Evaluators are selected and allocated to your proposal with the help of the keywords There is no pre-defined budget for each panel. The budget depends on the number of proposals that is submitted to each panel. The panels are: Chemistry (CHE); Social and Human Sciences (SOC); Economic Sciences (ECO), Information science and Engineering (ENG); Environmental and Geo –Sciences (ENV); Life Sciences (LIF); Mathematics (MAT), and Physics (PHY). A full breakdown of each scientific area into sub-disciplines can be found in the Guide for Applicants, under the description of part A.

3.2.3

Outcome of evaluation process: invitation for negotiations

After the consensus meetings, all proposals will be ranked according to the evaluation results (ranked list). The Commission will send an official letter to the coordinators of all proposals. Applicants from proposals that have received the highest score (proposals that are on the priority list) will be invited to proceed to project negotiations. The negotiations consist of technical/scientific negotiations and of legal/financial negotiations. The aim of the negotiations is to sign a Grant Agreement.


136

In order to prepare the Grant Agreement, the coordinators of successful proposals will receive a letter that invites them to prepare the Grant Agreement Preparation Forms (GPF’s) and a Description of Work that will become Annex I of the contract with the European Commission. The GPF’s contain information to identify the project partners / beneficiaries of the Grant Agreement. The GPF’s must be filled in using the so-called GPF-editor. This is an electronic format which will be made available by the European Commission when the first FP7 contracts will be signed. The GPF’s are compatible with the A-forms that were used for the submission of the project, so part of the information needed can be transferred onto the GPF’s. The general parts of the Grant Preparation Forms with specific TU Delft information can be downloaded from the website of Valorisation Centre (www.subsidies.tudelft.nl). The Description of Work describes the project to be carried out. It will become Annex I to the Grant Agreement. Therefore you should pay careful attention to Annex I, as it will become a contractual document. You are committed to do what is written in Annex I!

It is possible that, during the negotiations, the European Commission asks you to make modifications to the proposal. This applies specifically to host-driven actions where more partners are involved. In these cases, you must discuss with your partners which modifications you are prepared to make. Is the project still interesting and feasible if you can recruit less researchers than requested? There is room for negotiation with the European Commission, but you have to convince the officials with strong arguments. In general, no modifications are requested in the case of individual-driven actions. For Marie Curie projects, the negotiations are usually done by exchange of letters and documents. Only very large networks or partnerships may be invited to Brussels for a negotiation meeting with officials from the European Commission. Any scientist being invited for contract negotiations should contact his/her contract manager at the faculty and/or the Valorisation Centre (Grants division). The contract manager will support you during the negotiation process. Grant agreements must be signed by the Dean of the relevant Faculty. The contract manager will inform you of the correct signature procedures.


137


138

Contractual and financial issues 4

4.1

Marie Curie Grant Agreement

The aim of contract negotiations is to sign a Grant Agreement. For the People Programme, a specific Grant Agreement has been developed. The Grant Agreement exists of a core contract, a description of work (Annex I) and additional annexes, for specific Marie Curie Actions. It should be noted that the Grant Agreement is a contract between the host organization(s) and the European Commission. Even in the case of individual fellowships, the Grant Agreement is signed between the European Commission and the host organization. The Grant Agreement must be signed in duplicate by the Dean of your Faculty and returned to the European Commission for signature. You should arrange this through the contract manager at your faculty. The Grant Agreement usually enters into force after signature by the Commission. The European Commission returns the signed Grant Agreement to the Dean. The scientist involved will receive it through the contract manager of his/her faculty.

4.2

Agreement host organization – fellow

Annex III of the Grant Agreement stipulates that the host organization must sign an employment contract (“agreement”) with the Marie Curie fellow(s). Any scientist at TU Delft who is involved as supervisor of incoming Marie Curie fellows must contact his/her P&D division as soon as possible. TU Delft has made a standard employment contract for Marie Curie fellows, that is based on and includes all contractual obligations from the People Programme. Please see www.subsidies.tudelft.nl. P&O officers can inform you about the strict guidelines with regards to the employment of Marie Curie fellows. Marie Curie fellows must be advised to carefully read the employment contract before signing it. It is advisable not to start the fellowship until the agreement between the fellow and the host organization has been signed. No payments can and will be made by both the European Commission and the host organisation until the agreement has been signed.

4.3

Consortium Agreement

A Consortium Agreement is not compulsory for Marie Curie Actions. However, especially for host-driven actions where a partnership or network is involved, it is recommended to draw up and sign a Consortium Agreement. The Consortium Agreement deals with the relationship and responsibilities between the members of the consortium. The Eu-

ropean Commission is not involved in this process. Of course, the Consortium Agreement may not contradict the Grant Agreement. In the Consortium Agreement, specific attention should be given to IPR-issues and to authors rights. The contract manager of your faculty or staff from the Grants division from Valorisation Centre can provide support when drafting Consortium Agreements, or in reading Consortium Agreements that you may receive from others.

4.4

Eligible costs and project budget in Marie Curie actions

At the time of preparation and submission of a Marie Curie proposal, it is not necessary to calculate the budget. The basis for calculating the budget is the number of person-months for Early Stage Researchers and Experienced Researchers (and possibly external researchers attending a network activity). The European Commission will calculate the budget, based on the information that you provide with regards to the number of person-months. However, for your own administration, it is wise to calculate the budget of your proposal. For large networks or partnerships you should do this to see if your project does not consume a too large part of the budget available for the whole call. You should liase with the contract manager of your faculty to calculate the budget. The contract manager knows the financial rules of all FP7 programmes. Eligible costs can be divided into • expenses for the activities carried out by the researcher • expenses for the activities carried out by the host organization for the benefit of the researcher Expenses for the activities carried out by the researcher comprise: A. monthly living allowance: a gross Community contribution to the salary costs of the fellow, A. mobility allowance: This is a monthly payment of a fixed amount to cover expenses related to the mobility (relocation, family expenses, language courses, etc.), B. travel allowance: a payment given once per year based upon the direct distance between the location of origin and the host institution of the researcher, C. Career Exploratory Allowance: a fixed amount per year, D. contribution to the participation expenses of eligible researchers: a contribution managed by the host organization for expenses related to the participation of the researchers in research and training activities.


139

The monthly living allowance and the mobility allowance are based on reference rates for ESR, ER and experienced ER, multiplied by a correction coefficient that reflects the cost of living in a certain country. The travel allowance, the Career Exploratory Allowance and the contribution to the participation expenses of eligible researchers are fixed amounts. Expenses for the activities carried out by the host organization for the benefit of the researcher comprise: E. A contribution to the research / training / transfer of knowledge programme expenses: this contribution is to be used for the execution of the partnership project / programme, participation of researchers in research of transfer of knowledge activities and a contribution related to the coordination between participants. Fixed amount, F. Contribution to the organization of international conferences, workshops and events,

G. management costs (including certification on financial statements) (3% of the total Community contribution), H. contribution to overheads (10% of direct costs), I. other costs. Full details of these payment modalities are to be found in the People Workprogramme. The Guide for Applicants for each Marie Curie Action will indicate which of the expenses listed above (A – I) are eligible for the specific Action you apply for. The Guide for Applicants will also provide an example of calculation of the budget of your project. It should be noted that funding for COFUND and for ERG and IRG is different from what has been described above. For details, please see the People Workprogramme and the relevant Guide for Applicants.


140


5.1




type of document

title


FP7 legal basis



Specific Programmes



to consult on specific questions

Work Programmes




information package


guidance documents















Guide to IPR

explains IPR









Ethics checklist





Below you will find additional information about all of these documents. Documents from the information package have been described in detail, as these documents are absolutely necessary during the writing phase of the project.

5.2

•

The Rules for Participation: the rules provide the legal basis for the Framework Programme.


FP7 legal basis 5.3

Three documents constitute the legal basis for FP7: • Framework Programme 7 Decision. This decision from 18 December 2006 constitutes the political basis for the whole of FP7, • The Specific Programme People. This document is the political basis for the People programme. The Specific Programme People may provide input during the writing phase of the proposal with regards to the objective of your proposal and the expected impact of your proposal,


Documents in the so-called information package are essential when preparing and submitting a project proposal. These documents are: • the call for proposals • the Work Programme belonging to this call • the Guide for Applicants belonging to the call Together they constitute the information package.


141

These documents are call-specific, which means that each call will have its own Guide for Applicants and the relevant version of the Work Programme. To be on the safe side, it is best to find the call first and to download the other documents that are in the same information package. Information packages can be found on http://cordis.europa.eu/fp7/dc/index.cfm.

5.3.1

•

•

The policy context describes the objectives of the Marie Curie Actions. You can refer to this chapter when writing the objectives of your proposal (your proposal will help to achieve the EC’s objectives). This chapter can also give you inspiration when writing the potential impact of your project. To understand and calculate the budget for your project propsal

The call for proposals 5.3.3

A call for proposals can be seen as the official invitation from the European Commission to write and submit proposals for specific Marie Curie Actions. All calls will be published in the Official Journal of the European Union. All calls will also be published on the CORDIS website: http://cordis.europa.eu/fp7/dc/index. cfm?fuseaction=UserSite.PeopleCallsPage&id_activity=12. The call fiche indicates the call identifier, the date of publication and the deadline, the budget, the topics called and short information about the evaluation procedure.


5.3.2


There is a specific Guide for Applicants for each Marie Curie Action, and they will be updated regularly. You must check if you are using the right and latest Guide for Applicants. The Guide for Applicants contains: • General information about how to get started, who can apply, how to apply, deadlines, procedures etc. (this part is general in all Guides for Applicants) • Information about the specific Marie Curie Action: explanation of the action and activities, eligibility, financial regime, how to apply and submit a proposal • Evaluation criteria and evaluation procedure • Instructions for completing Part A of the proposal (and annexes if applicable) • Instructions for drafting part B of the proposal

Work Programme When to use the Guide for Applicants?

The Work Programmes are designed to implement the Specific Programmes. Work Programmes generally are valid for 1 year, with a possible outlook to the year after. The Work Programme contains: • policy context of the theme and approach • an overview of calls in year x: description and objectives of all Marie Curie Actions and implementation of the calls (overview of calls, call identifier, date of publication, deadline, budget) • information about the evaluation procedure • information about the Community funding

•

•

•

•


•

You should read the policy context of the People programme so that you learn the overall objective of the People programme. The overview of Marie Curie Actions describes in detail what kind of projects by what type of applicants the European Commission calls for. You should check whether your research idea fits (almost) perfectly into one of these calls, and whether you or your consortium are eligible for submitting a proposal in this call.

•

The Guide for Applicants should not leave your side when you are preparing and writing the proposal. You should take the time to read the whole document at least once. Read the general part for a general overview about how to write and submit a project proposal. This will give you a general idea of what lies ahead of you. Follow the instructions for completing part A. This ensures that you will provide all information the European Commissions wants to receive from all project partners and from the proposal. Follow the instructions for drafting part B rigorously, even though this may seem childish or repetitive. Do not try to invent your own system, this will only annoy the evaluators. Make sure that you have answered each and every question and each and every sub-question in the instructions. Read the evaluation criteria and try and look at your proposal through the eyes of an evaluator: How does your proposal address the evaluation criteria? Take also good notice of the weights and thresholds for each criterion!

Documents from the information package can best be downloaded from the call page: http://cordis.europa.eu/fp7/dc/index.cfm?fuseaction=UserSite.PeopleCallsPage&id_activity=12.


142

5.4


The Framework Programme is very complex from a legal point of view. A number of documents have been produced to establish clear rules for both participants and the European Commission. The legal documents are: • Rules for submission, evaluation, selection, award. This document describes the evaluation process in general terms. • Standard Model Grant Agreements (MGA). Once your project is funded, you must sign a Grant Agreement with the European Commission. Please note that there is a specific MGA for Marie Curie Actions. • Rules on verification of existence, legal status, operational and financial capacity. This document explains how and what the European Commission will check if FP7 beneficiaries (those who receive funding) are eligible for funding. These documents can be found on http://cordis.europa.eu/fp7/ find-doc_en.html.

5.5

Guidance documents

The European Commission has also published a number of Guidance documents. These documents are most often based on one or more official, legal documents. They provide an explanation in ‘normal English’ of the official documents that are often hard to understand. The official documents prevail over any statement contained in the guides. The guidance documents provide information and tips on specific items. A number of these documents are relevant to the Marie Curie Actions. These are: • Guidance Notes on Audit Certification • Guide for Financial Issues • Guide to IPR • Checklist for Consortium Agreements • Reporting Guide (not available yet) • Ethics checklist • Supporting Documents Ethics All these documents can be found on http://cordis.europa.eu/ fp7/find-doc_en.html.


143


144

Annexes 6

6.1

Division of countries

EU Member States (MS) Austria, Belgium, Bulgaria, Cyprus, Czech Republic, Denmark, Estonia, Finland, France, Germany, Greece, Hungary, Ireland, Italy, Latvia, Lithuania, Luxembourg, Malta, The Netherlands, Poland, Portugal, Romania, Slovakia, Slovenia, Spain, Sweden, United Kingdom

title of the proposal + acronym: The title should be clear, simple and compact. It should give the reader an idea of the core of the project, for example by enclosing the main project outcome in the title. Start the title with the most important words and avoid unnecessary words. The acronym is the short name for the project. The acronym in itself must make some sense. Try and avoid the use of numbers in the acronym as well as words that are very general, such as ‘ euro’, ‘nano’ or ‘socio’. Avoid at all cost to use an acronym that has been used before or an acronym that is so general that it might be used by another project as well.

Associated Countries (AC) a) Iceland, Liechtenstein, and Norway (subject to amendment procedure of EEA agreement) b) Switzerland, Israel (subject to satisfactory conclusion of bilateral S/T agreements) c) Turkey, Croatia, Serbia and FYROM (subject to satisfactory completion of the decision-making procedure associating these countries via a Memorandum of Understanding) Other countries may become associated during the course of FP7. The latest news will be posted on the CORDIS website.

International Cooperation Partner Countries (ICPC) The ICPC are a series of low-income, lower-middle income and upper-middle-income countries . Organisations from these countries can participate and receive funding in FP7, providing that certain minimum conditions are met. A full list of these countries can be found in the Guide for Applicants.

Other (non-AC, non-ICPC) Third countries (OTC) This group comprises countries that are not part of any of the three previous country groups mentioned above, such as the United States, Canada, Japan, Australia, Singapore etc.

6.2

Explanation and template for One page proposal

objective of the proposal: your proposal should have a clear objective. Formulate this in an active way, e.g. ‘this project will provide training for xxx Marie Curie fellows in the scientific area of yyy’. background: Write the background with the future evaluator in mind. Never assume that the relevance of your project will be obvious to the evaluator. Instead, educate him/her, where possible with facts and figures. The background of the proposal relates to the relevance of your project idea. deliverables + first users: A deliverable is a result of the project, something the project accomplished. The main deliverable in People-projects will be training and/or transfer of knowledge. In addition, deliverables may include prototypes, documents, software, patents, methodology, network, workshop, courses and so on. Deliverables will be achieved through the life span of the project. phases of work: Divide the work in logical phases. Depending on the type of proposal, it might be necessary to provide for contingency plans. Also depending on the type of proposal, a go/no go decision might be foreseen. organizations involved and their roles: Provide a list of organizations involved and their roles, e.g. ‘coordinator’, or ‘participant responsible for training xxx fellows’ or ‘industry in Supervisory Board’. Indicate the level of their commitment. If the consortium is not complete yet, indicate for which parts of the work you are still looking for project partners.

In the one page proposal you should indicate: the programme, call and the funding scheme: Describe for which programme and which call you propose a project. Describe which funding scheme you plan to address.

expected cost and duration: Indicate the duration of the project. This is usually indicated in number of months. In the call for proposals you will find the maximum duration allowed for a project. Indicate the expected cost of the whole project.


145




Title and acronym


Background


Users, for example



Business



Policy makers

Patent / copyright

Data / Database

Public services

New Standard

Protocol

Research centers

Education


Education bodies

Policy


Social services

Public service


Standard body

Further R&D

Phases of work


name, for example





Coordination

Committed

Partner 2

Company y

Responsible for WP2


Partner 3


Responsible for WP3

To be confirmed

Partner 4

NGO zz

Task leader 3.6.




146

6.3

Example Gantt chart

Task

Description

1


1.1


1.2


1.3


2


2.1


2.2


2.3


2.4


2.5


3


Months 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10 11 12 13 14 15 16 17 18


4



Draft

Final

Public Workshop on results Final Report Source: Sean McCarthy, How to write a competitive proposal for Framework 7, Hyperion Ltd.


147

6.4






WP6 Exploitation Plan Workpackage Leader: Partners: All Source: Sean McCarthy, How to write a competitive proposal for Framework 7, Hyperion Ltd.



148

Capacities


149

Table of contents

1 . . . . . . . . . FP7 and the Capacities programme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151 1.1. . . . . . . . . . .FP7 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.2. . . . . . . . . . .FP7 and the Capacities programme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.3. . . . . . . . . . .Political objectives of the Capacities programme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.4. . . . . . . . . . .7 Areas in the Capacities programme. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.4.1 . . . . . . . . .Research infrastructures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.4.2 . . . . . . . . .Research for the benefit of SMEs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.4.3 . . . . . . . . .Regions of knowledge and support for regional research-driven clusters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.4.4 . . . . . . . . .Research potential of Convergence Regions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.4.5 . . . . . . . . .Science in Society . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.4.6 . . . . . . . . .Support to the coherent development of research policies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.4.7 . . . . . . . . .International cooperation (INCO) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.5. . . . . . . . . . .Funding mechanisms in the Capacities programme. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

151 151 151 151 151 152 153 153 153 154 154 154

2 . . . . . . . . . Proposal preparation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157 2.1. . . . . . . . . . .Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2. . . . . . . . . . .Check the relevance of your proposal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.3. . . . . . . . . . .Find a call for proposals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.4. . . . . . . . . . .Roles in the project consortium . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.4.1 . . . . . . . . .Which role to choose? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.5. . . . . . . . . . .The one page proposal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.6. . . . . . . . . . .Find the best partners . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

157 157 157 158 158 159 159

3 . . . . . . . . . Proposal writing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161 3.1. . . . . . . . . . .Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.2. . . . . . . . . . .Proposal writing plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.3. . . . . . . . . . .Preparatory meeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.4. . . . . . . . . . .The proposal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.4.1 . . . . . . . . .Part A . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.4.2 . . . . . . . . .Part B . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.4.2.1 . . . . . . .Cover page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.4.2.2 . . . . . . .Part B.1.: Scientific and/or technical quality, relevant to the topics / area addressed by the call . . . . . . . . . . 3.4.2.3 . . . . . . .Part B.2. Implementation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.4.2.4 . . . . . . .Part B.3. Impact. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.4.2.5 . . . . . . .Part B.4. Ethical issues . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.4.2.6 . . . . . . .Part B.5. Consideration of gender aspects (for Collaborative Projects) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.5. . . . . . . . . . .Budget . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.6. . . . . . . . . . .Person months . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

161 161 161 162 162 162 162 162 163 164 165 165 165 166

4 . . . . . . . . . Submission, evaluation and negotiation process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167 4.1. . . . . . . . . . .Submission of the proposal through EPSS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.1.1 . . . . . . . . .Registration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.1.2 . . . . . . . . .Part A and part B of the proposal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.1.3 . . . . . . . . .Submission of your proposal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.2. . . . . . . . . . .The evaluation process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.2.1 . . . . . . . . .General description of the evaluation process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.2.2 . . . . . . . . .Grant Agreements and Consortium Agreements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

167 167 167 167 168 168 169

5 . . . . . . . . . Relevant documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171 5.1. . . . . . . . . . .Overview of documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171 5.2. . . . . . . . . . .FP7 legal basis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171 5.3. . . . . . . . . . .The information package . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171


150

5.3.1 . . . . . . . . .The call for proposals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.3.2 . . . . . . . . .Work Programme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.3.3 . . . . . . . . .The Guide for Applicants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.4. . . . . . . . . . .Legal documents for implementation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.5. . . . . . . . . . .Guidance documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

172 172 172 173 173

6 . . . . . . . . . Annexes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175 6.1. . . . . . . . . . .Explanation and template for One page proposal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.2. . . . . . . . . . .Template Division of Scientific work . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.3. . . . . . . . . . .Template Proposal Planner. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.4. . . . . . . . . . .Example Gantt chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.5. . . . . . . . . . .Example Pert chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

175 177 178 179 180


151


152

FP7 and the Capacities programme 1

1.1

FP7

The 7th Framework Programme for Research and Technological Development (in short: FP7) is the research funding programme of the European Commission. FP7 will last from 2007 until 2013, and it has a total budget of over € 50 billion. Please see http:// cordis.europa.eu/fp7/home_en.html for additional information. Most of the money available for FP7 will be spent on grants awarded to researchers and research organizations from academia and industry for their research projects. Usually, the grants provide co-financing for the projects. These projects can involve research, technological development and/or demonstration activities. Projects can range from basic research to applied research. The European Commission uses the funding made available through FP7 to achieve a number of ‘political’ objectives of growth, competitiveness and employment. All FP7 actions combined should support the European Union’s Lisbon Strategy to become the ‘most dynamic competitive knowledge-based economy in the world’.

1.2

This Handbook is devoted to the Capacities Programme. The overall budget for the Capacities Programme is € 4,1 billion for the period 2007 – 2013. This represents just over 8% of the total budget available for the whole Framework Programme.

1.3

Political objectives of the Capacities programme

This programme is a collection of 7 different and quite broad areas of research and support activities. The strategic objective of the Capacities programme is to “enhance research and innovation capacities throughout Europe and ensure their optimal use.” The programme supports a number of research activities, notably for SME’s and for 3rd countries (the INCO-programme), and it supports existing and new Research Infrastructures. The programme also has a strong political outlook, it aims to support the coherent development of policies, it aims to contribute to EU policies to improve the coherence of Member State policies and it aims to find synergies with regional and cohesion policies such as the Structural Funds and the CIP-programme.

FP7 and the Capacities programme 1.4

FP7 consists of four main parts, called Specific Programmes, complemented by a part for nuclear research and the JRC. The Specific Programmes are: • Cooperation: This Specific Programme supports transnational research projects in ten pre-defined research areas, with the objective to improve Europe’s ability to address its major social, economic, health, environmental and industrial challenges of the future. Please see http://cordis.europa. eu/fp7/cooperation/home_en.html for additional information. • Ideas: This Specific Programme is new in FP7 and supports frontier research projects carried out by excellent researchers. This programme is executed by the European Research Council. Please see http://cordis.europa.eu/fp7/ ideas/home_en.html and http://erc.europa.eu for additional information. • People: This programme, also known as the Marie Curie programme, supports projects aiming at the training and career development of researchers. Please see http:// cordis.europa.eu/fp7/people/home_en.html for additional information. • Capacities: This Specific Programme supports research infrastructures, regional research clusters and Small & Medium size Enterprises (SME’s). Please see http://cordis. europa.eu/fp7/capacities/home_en.html for additional information.

7 Areas in the Capacities programme

The European Commission aims to achieve the objectives of the Capacities programme through the implementation of activities in 7 areas.

1.4.1

Research infrastructures

This programme aims to optimize the use and development of the best research infrastructures existing in Europe. It also wants to help create new research infrastructures of pan-European interest needed by the European scientific community in all fields of science and technology. This will help the European scientific community to remain at the forefront of the advancement of research, and industry to strengthen its base of knowledge and its technological know-how. Research Infrastructures in all fields of science and technology can be supported (bottom-up approach). By promoting e-infrastructures and virtual infrastructures, the European Commission wants to contribute to change the way science is conducted. With a budget of over € 1.8 billion for the duration of FP7, this programme is the largest in the Capacities programme. Research Infrastructures include: • major equipment or sets of instruments used for research purposes such as radiation sources or observatories


153

•

•

•

knowledge-based resources such as collections, archives, structured information or systems related to data management, data banks Information and Communication Technology-based infrastructures such as grids, digital libraries, archives, data storage any other entity of a unique nature that is used for scientific research.

The European Commission will only fund research infrastructures or networks of research infrastructures with clear interest for the European scientific community (academic, public and industrial). National facilities with a clear national public or user group will not be funded. The European Commission may fund: Support to existing research infrastructures: • Integrating Activities – These activities will ensure that European researchers will have access to the best research infrastructures to conduct their research. This will result in providing a wider and more efficient access to, and use of, the research infrastructures existing in the EU Member States, Associated Countries and at international level when appropriate, • ICT-based e-Infrastructures – These activities will support a number of interrelated topics designed to foster the emergence of a new research environment in which ‘virtual communities’ share and exploit the collective power of European scientific and engineering facilities, such as GEANT. Support to new research infrastructures • Design studies – Funding includes exploratory awards and feasibility studies for new research infrastructures with a clear European dimension and interest, • Construction of new infrastructures – The European Commission will primarily follow the recommendations from ESFRI (please see http://cordis.europa.eu/esfri/). The work programme Research Infrastructures identifies priority projects for possible Community support. Accompanying Measures Policy development – Funding will be provided for the support of the coordination of national and/or regional policies and programmes in the field of research infrastructures. More information can be found in the Workprogramme for Research Infrastructures, please see http://cordis.europa.eu/ fp7/capacities/research-infrastructures_en.html.

1.4.2

Research for the benefit of SMEs

The strategic objective of this area is to strengthen the innovation capacity of European SME’s and their contribution to the development of new technology based products and markets. SME’s that have little or no research capability may outsource research to complement their own core capability. Also researchintensive SME’s may outsource research to complement their own core research capability. These SME’s may include spinoffs, inclubators etc. Providers of research services are called RTD performers, and can include universities and research centers. Research projects may be carried out in the entire field of science and technology with a bottom-up approach. The budget available for the duration of FP7 is € 1,3 billion. The European Commission may fund: Support for SME’s who wish to outsource research activities to RTD performers. • Research for SME’s – SME’s with a need for research capability may apply to work with an RTD provider on a research project, • Research for SME associations – SME associations can apply for funding for projects that identify and address problems that are applicable for the whole SME sector. More than in FP6, the emphasis will be on the research and technological development part of the projects. The RTD provider will ‘sell’ research activity to an SME that needs this research capability, and may charge an agreed price to the SME. The SME in turn may charge these costs to the project. Developing and coordinating support to SME’s at national level • These are projects with a political aim, namely to promote that national and regional research programmes for SME’s establish common objectives and evaluation methods. Funding may be provided through Article 169 initiatives (please see http://cordis.europa.eu/fp7/art169_en.html) , by providing exploratory awards to SME’s to prepare proposals and by ERA-NET projects (please see http://cordis. europa.eu/coordination/era-net.htm). Support measures • Additional measures to reinforce the impact of participation in SME-specific research projects may be funded. Examples are impact assessments and studies.


154

More information can be found in the Workprogramme for SME research, please see http://cordis.europa.eu/fp7/capacities/ research-sme_en.html.

1.4.3

Regions of knowledge and support for regional research-driven clusters

The objective of this programme is to strengthen the research potential of European regions, in particular by encouraging and supporting the development of regional research-driven clusters. The research-driven clusters bring together universities, research centers, enterprises and regional authorities, with a special focus on clusters from members of adjacent regions in different Member States. The clusters should assist in producing regional research strategies, which regional authorities can integrate into their economic development strategy. The budget available is € 126 million. The European Commission may fund: • Analyses, development and implementation of research agendas for regional or cross-border clusters, e.g. through the analysis of existing regional RTD plans, preparation of an overview of strengths and weaknesses of the regions, providing overviews of RTD actors • Mentoring of regions with a less-developed research profile by highly developed ones, e.g. through organizing events or through the exchange of personnel • Initiatives to improve integration, e.g. through sharing infrastructures, enhancing knowledge transfer or promoting networking • Dissemination activities, e.g. conferences, workshops or publications More information can be found in the Workprogramme for Regions of Knowledge, please see http://cordis.europa.eu/fp7/ capacities/regions-knowledge_en.html.

1.4.4

Research potential of Convergence Regions

This action will fund strategic partnerships between research groups in the convergence and outermost regions of the European Union with well established research groups elsewhere in Europe. The aim of these partnerships is to unlock their potential and development, and to increase the visibility of these research groups.

Convergence regions are regions having per capita gross domestic product (GDP) less than 75 % of the average GDP of the EU-25. Outermost regions are: Guadeloupe, French Guiana, Martinique and Réunion (the four French overseas departments), the Canaries (Spain), and the Azores and Madeira (Portugal). A budget of € 340 million is available for these activities for the duration of FP7. ‘Research potential’ is a bottom-up scheme, the projects may address any research theme of FP7. The European Commission may fund: • exchange know-how and experience through trans-national two-way secondments of research staff between the selected centers in the convergence regions • the recruitment by the selected centers of incoming experienced researchers, including managers, for involvement in transfer of knowledge and/or in the training of researchers • the acquisition and development of certain research equipment for centers in the convergence regions • the organization of workshops and conferences to facilitate knowledge transfer involving both the selected centers’ own research staff and invited researchers • dissemination and promotional activities to ensure increased visibility of the selected centers and their activities. More information can be found in the Workprogramme for Research potential, please see http://cordis.europa.eu/fp7/ capacities/convergence-regions_en.html.

1.4.5

Science in Society

The European Commission recognizes that there is a growing reservation with regard to certain scientific developments and how these developments relate to for example respecting fundamental values. The EC believes that scientific achievements can only be successfully implemented in society when the general public is informed about science, understands science and has the option of raising possible societal concerns. The programme Science in Society aims to bring science closer to the public, by for example renewing science communication or by encouraging a societal dialogue on science. It also aims to promote the progress of women in scientific careers and to play a role in the political area of formulating science policies. The available budget is € 330 million for the duration of FP7.


155

The European Commission may fund activities in the following areas: • A more dynamic governance of the science and society relationship – informing the public about science, a better integration of society’s aspirations and concerns in the research process, informing the public about the real participation of science in the European society and explaining the evolving role of universities in society, • Strengthening potential and broadening horizons – reinforcing the role of women in scientific research and attracting young people to science, • Science and society communicate – promoting the dialogue between public and policy makers, and scientists. More information can be found in the Workprogramme for Science in Society, please see http://cordis.europa.eu/fp7/capacities/science-society_en.html.

1.4.6

Support to the coherent development of research policies

This programme aims to assist EU-countries to develop more effective research and development policies. This should improve public research, its link with industry and will foster private investment in research. This in turn will contribute to the implementation of the Lisbon strategy. For the duration of FP7, a budget of € 70 million is available. The European Commission may fund activities in two areas: • Monitoring and analysis of research-related public policies and industrial strategies – to provide information and analyses in support of the design, implementation, evaluation and trans-national coordination of public research-related policies and strategies • Coordination of research policies – to strengthen the coordination of research policies through sharing and validating good practices, bringing together the relevant stakeholders and encouraging peer reviews More information can be found in the Workprogramme for Policy coherence, please see http://cordis.europa.eu/fp7/capacities/ research-policies_en.html.

1.4.7

International cooperation (INCO)

The strategic objective of this programme is to become competitive and play a leading role at world level, by designing and executing a strong and coherent international science and technology policy. This international policy focuses on supporting European competitiveness through strategic partnerships with 3rd countries, facilitating contacts with partners in 3rd countries and addressing specific problems of 3rd countries. This programme will complement activities in the Cooperation programme (theme-oriented international cooperation research actions) and in the People programme (international exchange of researchers). Third countries are divided in several categories, please see http://ec.europa.eu/research/iscp/pdf/icpc_countries_en.pdf for an overview and http://ec.europa.eu/research/iscp/index. cfm for the latest developments. The budget for the INCO-programme is € 180 million for the duration of FP7. The European Commission may fund activities of: • Bi-regional coordination of S&T cooperation including priority setting and definition of S&T cooperation policies, • Bilateral coordination for the enhancement and development of S&T partnerships, • Supporting coordination of national policies and activities of Member States and associated countries on international S&T cooperation More information can be found in the INCO-Workprogramme, please see http://cordis.europa.eu/fp7/capacities/internationalcooperation_en.html.

1.5

Funding mechanisms in the Capacities programme

The funding mechanism for most projects in the Capacities programme is either a Coordination Action or a Support Action. Research Infrastructures and Science in Society also call for Collaborative Projects. The SME-programme has its own specific funding mechanism, whilst Research policies uses a number of very specific funding mechanisms.


156

x

SME

x

x

Regions of Knowledge

x

x

Research potential

x

x

Science in Society

x

x

Research Policies

x

x

INCO

x

x

Expert grants

x

Public procurement

Collaborative Projects

x

Grant to a named beneficiary

CSA Support

Research Infrastructures

Research for the benefit of specific groups

CSA Coordination

The table below provides an overview of funding mechanisms.

x

x

x

x

x


The minimum number of participating legal entities for each funding scheme is explained in the Rules for Participation. Please also read the specific Work Programme carefully, as the Work Programme might indicate different or additional requirements per instrument or per call. The funding limits are also indicated in the Work Programmes of each programme.

Collaborative projects are research projects, and the expected outcome is scientific output (new knowledge, new technology, new products etc). The European Commission distinguishes between Small of Medium Scale projects and Large Scale objectives. A Collaborative project exists of at least 3 independent legal entities, each of which is established in a Member State or Associated Country, and no two of which are established in the same Member State or Associated Country. A Coordination and Support Action (CSA) – Coordination action focuses on the coordination of research activities and policies. Examples of Coordination actions are the organization of events – including conferences, meetings, workshops or seminars –,

related studies, exchanges of personnel, exchange and dissemination of good practices, together with management of the action. No support will be provided for research activities themselves. The consortium must exists of at least 3 independent legal entities, each of which is established in a Member State or Associated Country, and no two of which are established in the same Member State or Associated Country. A Coordination and Support Action (CSA) – Support Action normally exists of one specific activity and often one specific event. Examples are conferences, seminars, studies and analyses, working groups and expert groups, information and communication activities, information and awareness activities and feasibility studies. A Support Action must be carried out by at least 1 independent legal entity.


157


158

Proposal preparation 2

2.1

Introduction

A successful European project will give you many benefits. However, the investment in time that you have to make to prepare and submit the project can be large. This chapter will give you a short overview of the actions you should undertake before proposal writing. TU Delft offers support in proposal writing on faculty level through the contract managers. At central level, staff of Valorisation Centre (VC) of Delft University is available to assist you when preparing, writing and submitting a project proposal. TU Delft offers training days and proposal writing courses through its Valorisation Centre. Please see www.subsidies. tudelft.nl. At any time during the preparation phase and the writing phase, you can contact the National Contact Point EG-Liaison (www. egl.nl) for information and support. You can also ask for support and advice from colleagues who have previously submitted (successful) proposals to the same programme as you intend to do. When you intend to write and submit a project proposal, you should get the commitment of the Head of your department and of your Dean. Commitment must be obtained before the proposal is submitted. You should obtain commitment as soon as possible, so that you know that you are authorized to spend time on writing the proposal. Also, early commitment will facilitate the signature procedure after approval of your proposal. You must arrange for commitment through the contract manager of your faculty.

2.2

You can check the relevance of Collaborative proposals by answering the following questions: • What problem are you trying to solve? The collaborative projects aim for research that enhances the position of the European Union. Make clear that your proposal addresses a vital problem and support this with facts and figures. • Is it a European problem? The EC is willing to contribute to projects, but only if there is a European added value. If evaluators come to the conclusion that your problem can be solved nationally, your proposal will be put aside. Refer to European policies, to stress the fact that the EC acknowledges the problem field as well and that you might contribute to the solution. • Is the solution already available? Only innovative proposals have any chance of success. Check if similar projects have been executed. You can check the relevance of CSA-proposals by answering the following questions: • Which research activity are you aiming to support and why? Is your project needed to support the European research projects or policies? • Is there a European dimension related to your project? Even though some CSA’s can be executed by one organization, there must be a clear European added value. A purely national project will not be funded by the European Commission. In addition, for all projects, you should ask yourself: • What is the urgency, why now? Describe what would happen if you would not do this now. What is the impact? • Why are you (and your partners) the best people and institutes to execute this project?

Check the relevance of your proposal

Your project proposal begins with an idea for a research project. Even though your idea might be very important to you, you apply for funding from the European Commission, so it must be relevant to the European Commission as well. Most projects in the Capacities programme will be executed as either Collaborative projects or as Coordination and Support Activities. The key objective of Collaborative projects is to produce scientific knowledge. The key objective of Coordination and Support Activities is to support or prepare European research activities. Although the 7th Framework Programme funds research projects and projects to support research, its background is largely political. This means that, apart from good science, you must also consider the political, economical and social relevance of your proposal.

It is important to allow time for discussion about the project idea with your project partners. Once you have a strong and relevant project idea, it will be relatively easy to write the proposal. You can not write a good proposal if the project idea does not fully comply with the objectives of the programme. It is recommended that you check the relevance of your proposal with a peer or advisor from Valorisation Centre Delft. You can also contact the National Contact Point (www.egl.nl).

2.3

Find a call for proposals

Mostly, research proposals can be submitted in response to a call for proposals. The European Commission will publish these calls in the Official Journal, but also on the EU website (http:// cordis.europa.eu/fp7/dc/index.cfm). An overview of expected calls and deadlines (‘the roadmap’) can be found in each Workprogramme.


159

Your project idea must correspond (almost) exactly to the call. If your idea does not cover all aspects of the call, it might be wiser to wait for another call for proposals. You may also consider adapting your idea. In this case, think carefully if the project will still be interesting enough for yourself. Ask yourself whether your project will weaken if you make too many adjustments for it to fit in the call for proposals. In general, you should have a project idea and see if it fits in a call, rather than formulating an idea after the call has been published. It is recommended that you check with a peer or advisor from Valorisation Centre whether your proposal fits in a call. Advisors from Valorisation Centre can inform you about the roadmap for calls that suit your ideas. You can also contact the National Contact Point (www.egl.nl).

2.4

Roles in the project consortium

As a general rule, a project consortium for a Collaborative Project or for a Coordination within FP7 has three or (preferably) more partners (including the coordinator) from at least 3 different EU countries. A Support Action may be submitted by a single organization. This chapter deals with project consortia. The role you choose or accept depends amongst others on your experience with FP7 projects and the amount of time you have available. The following roles are possible within a collaborative or CSA project within FP7: • coordinator (coordination can be split into scientific, general coordination and administrative coordination) • participant • subcontractor The coordinator acts as the contact with the Commission and controls the general direction of the project and funds. In general, the coordinator is the initiator of the project plan, he/she coordinates the writing of the project proposal and sets up the consortium. The coordinator is responsible for the overall functioning of the consortium. The coordinator signs a contract with the European Commission. A participant is generally responsible for part of the work in the project, for example for one or more work packages or tasks. Each participant plays an essential and substantial role in the project. A participant signs a contract with the European Commission. A subcontractor performs a very specific task or limited part of the project. Subcontracting is only possible for side-activities of the project. Core activities of the project should not be subcontracted, but carried out by the partners. The subcontractor

is a third party and usually a subcontractor obtains no intellectual property rights for the work done under the contract. The subcontractor does not sign a contract with the European Commission, but is responsible to the partner who subcontracts the party. With regards to the SME-activities, the following roles can be distinguished: • SME or SME association • RTD-performer An SME employs fewer than 250 persons and has an annual turnover not exceeding € 50 million, and/or an annual balance sheet total not exceeding € 43 million. Additional conditions for autonomy apply. Please see http://ec.europa.eu/enterprise/ enterprise_policy/sme_definition/index_en.htm for more information. An RTD-performer is any legal entity that provides research results to the SME. RTD-performers can be other enterprises, but also universities or research centers.

2.4.1

Which role to choose?

Being the coordinator gives visibility to your institute and if your project succeeds, it enhances your success in future applications for grants. On the other hand, being the coordinator involves a huge amount of work, including a huge amount of managerial and administrative work. The coordinator should ideally have experience in coordinating European projects, and should have access to support services such as an experienced administrative project manager. At Faculty level, the project administration is responsible for a sound financial administration of EU-projects. For specific management support however, you should contact the Valorisation Centre. If you have experience as a participant in a European project and the support structure is in place, you might consider becoming the coordinator. In this case, it is essential that you ask an experienced colleague or an advisor from Valorisation Centre as a sounding board. Especially the small projects in the Capacities programme are a suitable learning environment for new coordinators. When you have no or little experience as a participant in a European project, you can still consider becoming the coordinator of a research project. It will be a great learning experience and it might considerably enhance your career. In this case, you must contact Valorisation Centre in an early stage. Staff from Valorisation Centre will discuss with you if and how you can take on the coordination of your project.


160

If you are not interested in or have no time for project coordination, you might consider the position of participant and get some grip on the routines and particularities of a European project, whilst not having the overall responsibility. With regards to SME-activities, the role to choose is obviously that of the RTD-performer. Due to the character of the action, the RTD-performer (university) can charge all RTD-costs to the SME.

2.5

The one page proposal

If you have a project idea for a proposal, it is recommended that you formulate the core issues of your project (the objective of your project, call for proposals you wish to submit to, proposed partnership, duration, estimation of budget) in a one-page proposal. A template for the one-page proposal can be found in the annex. This one-page proposal • will help you to think critically and systematically about all aspects of your project idea • can serve as the basis for a draft proposal • can be sent to potential project partners to invite them to join the network/partnership • can be used to get commitment and/or assistance from your own faculty or institute. Often, the person taking the initiative will be the future coordinator of the project. Usually, the coordinator is also responsible for writing and submitting the proposal. The coordinator should collaborate with the other partners and ask for their input. The one page proposal should be not more then one or two A4. It is recommended to circulate the one page proposal to the project partners, to ask for their input and to secure their involvement in the project.

2.6

Considering the high level of competitiveness, your consortium should have the best organizations from Europe or, if necessary, from third countries. If a similar proposal is being prepared elsewhere in Europe, leaving you with 2nd best partners, it is probably better to try and get into the other consortium yourself. The best organization for your project is an organization with the required expertise, the necessary equipment and the willingness to devote time and energy to your project. Ideally, your project partners are the very best in their specific areas of expertise.

Find the best partners

A project consortium for a Collaborative Project or for a Coordination Action must consist of minimum 3 partners from 3 different countries, but often the consortia are bigger. The call may indicate the preferred size of the project.

As the project partners should be the best organizations in their specific areas, most of them will be known to the project coordinator, and they will already be part of the professional network of the coordinator. If possible and relevant, the coordinator can ask organizations with who he/she has collaborated before, provided of course that the collaboration was successful. The European Commission likes consortia where partners have collaborated before successfully, as successful cooperation is likely to take place again. You should determine the type of organizations you need in your consortium to achieve the desired end results. This obviously involves research organizations (from academia and/or from industry), but can also include organizations such as consumer organizations, patients representations, environmental lobby groups etc. The Rules for Participation will provide details of participation in FP7 and eligibility of partners. There are rules with regards to the eligibility of countries (please see http://cordis.europa.eu/fp7/ who_en.html#countries) and the eligibility of consortia (please see http://cordis.europa.eu/fp7/who_en.html#consortia). Specific details for your project will be mentioned in the call for proposals. There are several websites such as http://cordis.europa.eu/fp7/ partners_en.html and http://www.senternovem.nl/egl/algemeen/ partnersearch.asp dedicated to finding partners for your research projects.


161


162

Proposal writing 3

3.1

Introduction

Proposal preparation is quite demanding, especially so for the coordinator. Between the call for proposals and the closing date lie usually three months. This might seem ample time to prepare, but experience shows that you need to use this time as efficiently as possible in order to deliver a sound and feasible proposal. It is important that you secure time and assistance in advance, if possible even before the call has been published. Usually the coordinator is responsible for writing the proposal. It is important however to include members of the consortium in this process. The coordinator should ask the members of the consortium for their input and comments. The whole consortium will be responsible for the work to be carried out, so they all should agree with the proposal. You can contact the contract manager of your faculty or staff from Valorisation Centre for support in the proposal writing process. As for the budget, you must contact the contract manager in an early stage of the proposal writing phase. Furthermore, you can show your proposal to a colleague, preferably a colleague who has been successful in Framework Programme projects. The National Contact Points (www.egl.nl) will also provide you with advice or read your proposal and discuss it with you. For specific issues, ad hoc expert consultancy may be needed. Depending on the topic and objective of your proposal, it might also be useful to obtain feedback from stakeholders. This chapter has been written for Collaborative Projects and for Coordination and Support Actions. For support for other funding mechanisms, please contact Valorisation Centre.

3.2

Proposal writing plan

Writing the proposal can be daunting. Project proposals for Collaborative Projects and for Coordination and Support Actions in FP7 are complicated and can be large. At the same time, this complex and time-consuming task must be finalized before the closing date of the call for proposals. A proposal writing plan can help to structure and plan this process. The proposal writing plan should detail all work that needs to be done before the deadline of the proposal. In addition, it details the responsibilities: it should include names of the person(s) responsible for specific parts of the work and deadlines. The proposal writing plan should be planned backwards, i.e. counting back from the deadline for the call. The coordinator normally writes the proposal writing plan. The coordinator should circulate the draft proposal writing plan amongst the members of the consortium to ask for their input.

The proposal writing plan consists of the following elements: • consent on the one page proposal • division of the work in work packages (scientific, implementation and impact) • division of work and roles in the project (who does what in the project) • division of tasks in the proposal writing phase (content + deadline) • compiling the proposal • submission of the proposal Templates for the division of scientific work and for the proposal writing plan can be found in the annex.

3.3

Preparatory meeting

It is strongly recommended to organize a preparatory meeting. The preparatory meeting enables to discuss with the whole consortium how to proceed, to divide responsibilities etc. Furthermore, it can help build a sound foundation for the project, cohesion within the consortium and commitment to the project. If you do have the means, a face-to-face meeting would be best. Please keep in mind however that the European Commission will not reimburse costs that are made for this meeting. If a face-to-face meeting is not feasible, consider a virtual meeting, such as a teleconference or a videoconference. During the meeting, the following subjects should be discussed and decided upon: • a formal consent on the one page proposal • division of the work in work packages (scientific, implementation and impact) • division of work and roles in the project (who does what in the project) • division of tasks in the proposal writing phase (content + deadline) • agreement on background knowledge and other specific IPR rules, if appropriate • discussion and signing of support letter Writing the project proposal is a common effort of all project partners. The project partners generally write the Work Package they are responsible for. The coordinator generally writes the general parts of the proposal. It is very highly recommended that all partners write a support letter, indicating their commitment to the project, including their commitment to contribute to the drafting of the project. The support letter should also authorize the coordinator to submit the project proposal on behalf of the partners. The coordinator should make sure that all partners have committed themselves.


163

Templates for the division of scientific work and for the proposal writing plan can be found in the annex.

3.4

The proposal

A project proposal for a Collaborative Proposal or for a Coordination and Support Action consists of a part A and a part B. Both parts must be submitted for the proposal to be eligible.

3.4.1

Part A

The A-forms contain administrative, financial and legal information about the proposal and the consortium partners. The project summary is important, and you should pay sufficient attention to it. It will be used during the selection of evaluators. Furthermore, a clear summary enables the evaluator to start reading the full proposal with already a basic understanding of your proposal. The budget must also be indicated in the A-forms. Contract managers and staff from Valorisation Centre provide support and advice for completing the A-forms. A template for an A-form can be found on the website (www.subsidies.tudelft.nl).

3.4.2

Please note that evaluators will only judge what is written in the proposal: during evaluations they will not be able to check websites for additional information. They are also instructed to judge your proposal on the basis of the provided text, they are instructed not to make any assumptions or interpretations. This is why it is highly recommended to show your proposal to Valorisation Centre staff or the National Contact Point (www.egl.nl), who are not scientifically involved and thus read your proposal from another point of view.

Part B

Part B is the core of all proposals. In part B, the details of the work you intend to carry out will be described, as well as the implementation and impact of the project and ethical issues. When writing part B, you should follow the instructions in the Guide for Applicants closely. You should note that each programme has its own Guide for Applicant. It is your responsibility to make sure that you use the correct and most updated version. The most updated version can be found on internet: http://cordis.europa.eu/fp7/dc/.

Part B.1. deals with scientific aspects of your proposal, part B.2. deals with the implementation of the project and part B.3. deals with the impact of your proposal. It is for these parts that you will receive points from the evaluator. Part B.4. deals with ethical issues and part B.5. deals with gender aspects. You should note that the parts for the research project, its implementation and its impact are equally important in terms of the number of points you may get from the evaluators. So, even if you feel most comfortable writing the scientific part, you must also pay attention to the other parts. Competition is fierce and you cannot afford to loose points in the non-scientific parts. The evaluation criteria and sub-criteria are mentioned in the Guide for Applicants belonging to your proposal. Part B contains: • A cover page • Table of content • Core proposal: – B.1: Scientific and/or technical quality – B.2: Implementation – B.3: Impact – B.4 : Ethical issues – B.5 : Consideration of gender aspects (not for CSA)

3.4.2.1 Cover page Project proposals are evaluated against a set of evaluation criteria. By following the instructions in the Guide for Applicants very closely, you can make sure that you have covered all items that the evaluators can award points for. Most Guide for Applicants indicate a maximum number of pages you can use for your proposal. You should follow these guidelines. Evaluators can get annoyed by proposals that are much too long, or where a very small font size is being used. Furthermore, the European Commission has the right to discard any part that goes beyond the maximum number of pages. The quality of your proposal should not depend on a large amount of text.

The Cover page mentions the title and acronym of the proposal, the funding scheme, the Work Programme that is addressed, the name of the coordinator and a list of participants.

3.4.2.2 Part B.1.: Scientific and/or technical quality, relevant to the topics / area addressed by the call The evaluators are peers, working in more or less the same area as you, so you can use scientific terminology. You should assume however that you and your project partners are the absolute specialists in the proposals specific topic, so be careful with too specialist terminology.


164

Educate the evaluators, do not assume that they know what you know. Educate them with facts and figures (e.g. due to the aging population, occurrence of illness xxx is predicted to grow with x% in the next x years. Development of a new treatment plan will slow down the occurrence with x %.) Use ‘buzz words’ to attract the evaluator’s attention, such as ‘this project proposal is innovative because it will provide answers to x’. Part B.1. consists of: 1.1 Concept and objectives 1.2 Progress beyond the state-of-the-art (collaborative projects) or contribution to the co-ordination of high quality research (coordination actions) 1.3 S/T methodology and associated work plan 1.1. Concept and objectives You should start by writing the objective of your proposal. What is it that you will do? And how does that relate to the call for proposals? When a proposal is partially relevant because it only partly addresses the topic(s) of the call, you will receive less points during the evaluation process no matter how excellent the science in itself might be. Be reasonable when describing the objectives of your project. Is it achievable and feasible within the lifespan of the project? If your proposal is over-ambitious, the evaluators will find it unrealistic. If it is too modest, the evaluators will find it not innovative enough, or they might award you less funding for your plans. 1.2.

Progress beyond the state-of-the-art (for collaborative projects) You should show the evaluators that you are well aware of the latest scientific developments in your scientific area. It is common to use references to describe the current state-of-the-art in your area. You should then describe a ‘gap’, i.e. a problem that needs to be solved or a new methodology that has to be developed. Then you should describe what your project will do to fill this gap. By filling this gap, you automatically will make progress beyond the state-of-the-art. Progress beyond the start-of-theart means that you will do something new, something that has not been done before. 1.2.

Contribution to the co-ordination of high quality research (for coordination actions) You should indicate how the area addressed by your project will benefit from the co-ordination (including networking) that you propose.

1.3.

S/T methodology and associated work plan (Collaborative Projects) or Quality and effectiveness of the coordination mechanisms, and associated work plan (CSA) The exact order of subtopics varies between the Collaborative Projects and the Coordination and Support Activities. Please check the relevant Guide for Applicants for details. In any case, the following topics must be discussed: You should describe the overall strategy of the work plan: how will you carry out the various scientific parts of the work? Which scientific/technological methodologies will you apply? Give a general description of how the work is broken down into work packages. The number of work packages should be in accordance with the size of the project. You should then show the timing of the different work packages and their components, following the logical phases of the project. It is advisable to include a separate work package for consortium management and one for assessment of progress and results. To show the timing of the work, it is recommended that you use a Gantt chart or similar. An example of a Gantt chart is provided in the annex. Gantt charts can easily be made in Excel (see for example http://office.microsoft.com/en-us/ excel/HA010346051033.aspx). You must provide a detailed work description broken down in work packages. In the Guide for Applicants you will find a number of tables that need to be completed: the Work package list, the deliverables list, the description of each work package and summary, a summary effort table and a list of milestones. Try to limit the number of deliverables and milestones, as you will have to account for each one of them during the course of the project. So, for a project of 5 partners and 2 years it is not wise to have 35 deliverables and 5 work packages in which each participant is involved. Last but not least, you must provide a graphical presentation of the parts of the work, showing the interdependencies of all parts of the project. You can use a Pert diagram or similar for this purpose. An example of a Pert diagram is provided in the annex.

3.4.2.3 Part B.2. Implementation The European Commission wants to make sure that the funding they provide will be well managed. They also want to make sure that the funding they provide will be used by the best consortium for this specific project. You should pay attention to part B.2., it is equally important as the S&T part. Part B.2. consists of: 2.1. Management structures and procedures


165

2.2. Individual participants 2.3. Consortium as a whole (only if relevant for Support Actions) 2.4. Resources to be committed 2.1. Management structure and procedures The management structure of your project should reflect the complexity of the project and the size of the consortium. For large projects it may make sense to create a scientific board or an advisory board. The organizational structure should make clear who is responsible for what part of the work, and who has overall responsibility. Procedures relate to agreements such as the number of meetings that you will organize and who will organize them and the ways of communication (by e-mail, through a virtual shared working space). It should also indicate what the consortium will do in case of scientific disagreement or when unforeseen events take place that might challenge the project. The procedures have to appropriate for the type and size of the project. 2.2. Individual participants For each project partner, a brief description of the organization, their tasks in the project and their previous experience relevant to those tasks should be described. A short profile of staff members who will do the work should be added. Obviously, the European Commission prefers to see partners with relevant (EU) experience as this will contribute to the quality and efficiency of the implementation of the project. The coordinator should ask the project partners to provide him/her with this information. 2.3. Consortium as a whole The coordinator should describe how the individual partners together form a consortium that is not only capable of doing the work, but that is also the best consortium to do the work. If partners of the consortium have collaborated before, it should be mentioned here. Previous successful cooperation will help to convince the evaluators that cooperation for this project will be successful as well. The composition of the consortium should be explained in relation to the objectives of the project and to the work to be carried out in order to achieve these objectives. It is important to describe the complementarity of the partners in the consortium: are all tasks covered? And are there no gaps in the expertise required? Is there no (large) overlap of expertise of the partners?

2.4. Resources to be committed A project budget has been given in form A3. A staff effort table has been completed in section 1.3 of the proposal. In this section, you describe the rationale behind the figures and numbers of your budget. You should describe how the overall financial plan for the project is adequate: did you not over-estimate or under-estimate the budget for your project? In case you have subcontracting costs foreseen and the subcontractor is already known, it is important to already describe the subcontractor in this part of the proposal. Your contract manager can provide you with the information on cost categories based on his/her experiences with EU-projects. The budget should be made or checked with help from your contract manager or financial officer.

3.4.2.4 Part B.3. Impact This part deals with the expected impact of your research project: you must show that your project will provide an answer to the needs (translated into expected impacts) of the European Commission. Part B.3. consists of: 3.1. Expected impacts listed in the work programme 3.2. Dissemination and/or exploitation of project results, and management of intellectual property 3.1.

Expected impacts listed in the work programme The Work Programme that is relevant to your project indicates the expected impact per topic / area / activity. In this part of your project proposal you should describe how your project will contribute to the expected impact. Explain why a European approach rather than a national approach is needed to create sufficient impact. You may also find some inspiration for expected impact in the Specific Programme Capacities, in the section where your sub programme is described. Another source for inspiration is the collection of Green Papers from the European Commission (please see http://europa.eu/documents/comm/green_papers/index_en.htm). Green Papers are discussion documents and indicate which topics are currently of interest to the European Commission. Place your project proposal in its context: which other national or international research activities are taking place? Are there any assumptions and external factors that may influence whether the impacts will be achieved? You should be realistic: if there are risks or uncertainties involved, it is better to mention them (and say what you will do in case a risk becomes reality) rather than not mention them (and during the project having to explain


166

to the European Commission why you have not achieved the impacts you had foreseen).

3.4.2.6 Part B.5. Consideration of gender aspects (for Collaborative Projects)

3.2.

This part of the proposal will not be evaluated, but it will be discussed during negotiations should your proposal be successful. Nevertheless, you should pay attention to this chapter as it will influence the mindset of the evaluator.

Dissemination and/or exploitation of project results, and management of intellectual property (Collaborative Projects) and Spreading excellence, exploiting results, disseminating knowledge (Coordination and Support Actions) This chapter is very important to the European Commission. They wish to make sure that the end result of your project will be used. The topics in the calls for proposals are basically requests for solutions from the European Commission. Since the Commission asks for a solution for ‘their’ problem the project proposal should explain how results find their way into applications. In other words: how will you disseminate the knowledge that you will generate in the project? You can think of websites, reports, databases, conferences etc. Who will have access to it? Especially for Coordination and Support Actions, the engagement with stakeholders outside the network and the public at large should be described.

In this chapter you should indicate how you will promote gender equality in your project or in your field of research. You could indicate how you will promote the participation of both sexes in your project team, how you plan to make your research area more attractive to one of the sexes. Some research topics have a gender aspects in themselves, e.g. health research or social research may be focused on one of the sexes. You can also think of awareness raising activities or actions aimed at a wider public, where you aim to address both sexes.

3.5

Budget

Eligible and non-eligible costs First of all, the European Commission makes a distinction between eligible and non-eligible costs. The project budget may only contain the eligible costs.

IPR issues should be tackled as soon as possible during the preparation of the project. Any relevant issues must be discussed with the project partners. IPR issues can influence the way a project is conducted, but also the exploitation of the project results after the end of the project. Therefore, you must inform the European Commission in your proposal about the IPR agreements that the consortium has decided upon, for example who will have access to the project results including IPR. Your contract manager or staff at the Valorisation Centre can help you with IPR-issues.

Eligible costs are those costs that can be identified in the costing system and that are needed to carry out the project. Eligible costs must be identifiable (they must be recorded in the accounts), true (costs must be incurred by the organization during the duration of the project, they must be determined according to the usual accounting and management principles and practices of the organization) and economic (they must be related to the specific project only, and be economic, efficient and effective).

3.4.2.5 Part B.4. Ethical issues

Ineligible costs are for example interest owed, VAT, costs made before the project started etc. Ineligible costs may not be included in the budget.

Ethical issues are much more important in FP7 than in previous Framework Programmes. In this section you must describe in detail any ethical issue that may arise from your proposal. Furthermore, you should indicate that you are working according to regulations and legislation from ethical committees and regulatory organizations. All project proposals must include the Ethical issues table which can be found in the relevant Guide for Applicants. The table must be completed even if there are no ethical issues arising from your proposal.

Direct and indirect costs Eligible costs can be divided into direct costs and indirect costs. Direct costs are all those eligible costs that can be attributed directly to the project. Indirect costs (also sometimes –mistakenly– referred to overheads) are all the structural and support costs of an administrative, technical and logistical nature that are necessary for the functioning of the organization where the research is carried out. They can not directly be attributed to the project, hence the name indirect costs.


167

Direct costs: • personnel costs • durable equipment • subcontracting • travel and subsistence • consumables

Basics for calculating the budget The European Commission has determined a number of cost categories (RTD-activities, demonstration activities and other). Each category has a maximum rate of reimbursement of eligible costs. This may differ for the funding scheme (Network of Excellence, Collaboration project and Coordination and Support Activity). Please see the table below.

Indirect costs: • heating • security • library • etc.

Maximum reimbursement rates

Research and technological development activities

Demonstration activities

Other activities

Network of Excellence

50% or 75%

–

100%

Collaborative project

50% or 75%

50%

100%

Coordination and Support Action

–

–

100%

Source: FP7 Grant Agreement – Annex II – General Conditions, European Commission, 2007

Please note that Research and Technological Development (RTD) activities may be reimbursed up to 50% for large companies, but up to 75% for SME’s and for non profit public bodies such as TU Delft. RTD activities include the scientific coordination. In addition, the indirect costs for collaborative can be calculated. The way to calculate these indirect costs depends on the cost model that is used by the participants. TU Delft uses the Full Cost Real Indirect Cost System. This means that TU Delft can identify all direct costs related to the project, and also all indirect costs related to the project. For all CSA projects, the indirect costs are calculated as 7% of all direct eligible costs. For the calculation of the budget for other types of activities and funding schemes, most notably activities related to SME’s, please contact Valorisation Centre. Contact your contract manager As you can see, drawing up a budget is complicated. You should go and see your contract manager for assistance as early in the proposal writing phase as possible. This applies when you are the coordinator of the project, but also when you are a partner in a project. TU Delft identifies the FP7 personnel fees each year and communicates them to the contract managers by means of the socalled “tarievenbrief”. You must liaise with the contract manager in order to calculate the personnel costs of your project.

As described above, the European Commission will not reimburse all costs that are related to your project. This means that there will be a difference between the internal, actual budget of your project (all costs) and the external budget that will be drawn up for the European Commission (eligible costs only). Your contract manager can assist you in drawing up both budgets by using different calculation models.

3.6

Person months

For each partner, it should be decided how many person months will be available to carry out the work in the project. The number of person months per partner is necessary to calculate the personnel costs and therefore the budget. Most often, the coordinator will indicate the number of person months available for each partner. Partners should have the opportunity to discuss this with the coordinator, especially when they feel that the amount of work they have to do requires more personnel input. It is important to rationalize the number of person months that is requested. During contract negotiations, the European Commission might ask the consortium to do the same amount of work with less person months. In those cases you need to be able to demonstrate and clarify why you need a certain number of person months, so that you can hopefully prevent a cut in person months.


168



may consider to not distribute the passwords to the partners, but to fill in all the partner forms yourself.

For almost all calls, the submission of proposals must be done electronically. The system to be used is called Electronic Proposal Submission Service (EPSS). EPSS is a web based application and is available via internet. It allows the coordinator (and other consortium partners if any) from a consortium to prepare and submit their proposal jointly.

4.1.1

Registration

Before you can use EPSS, you must register. Access to EPSS is call- and sub-scheme-specific. This means that you have to choose first for which call for proposals you wish to submit a proposal. You will gain access through the respective CORDIS call page (please see http://cordis.europa.eu/fp7/dc/index. cfm). Choosing the right call will lead you to the EPSS start page (please see https://www.epss-fp7.org/epss/). Click on ‘register’, fill in the registration form and submit it. EPSS will send passwords and usernames for both the coordinator and the partners by e-mail. These passwords and usernames are valid for only one proposal. The coordinator may change the passwords for both the coordinator and for the other participants. The coordinator should then inform the participants what their passwords and usernames are for EPSS. The coordinator has access to the whole proposal. Participants can view all proposal information, but can only edit A2 forms (information about their own organization). Register well in time before the deadline, to allow time for EPSS to provide you with usernames and passwords. Do not wait to register just a few days before the deadline as EPSS will swamped with registration requests. Some calls will also indicate that you have to register a certain time in advance of the deadline. It is important to do so! Usually it takes a few days to get the usernames and passwords.

4.1.2

Part B must be uploaded as a pdf-file. It is the coordinator’s responsibility to do this.

4.1.3


Completing the A-forms and uploading a part B does not mean that you have submitted a proposal. You must expressly press the ‘Submit’-button in EPSS in order to submit a proposal. If you just upload a file or modify the A forms, EPSS will save the changes you have made. It will however not recognize this as a submitted proposal. By selecting the ‘Submit now’ button, EPSS will save your files as a project proposal. When entering data in the A-forms, you should save early and often. The EPSS system will time-out after 30 minutes of ‘nonactivity’ on your part. When you edit a form without actually saving or validating, the system will not recognize this as an activity. The system will eject you and you may loose the data you have entered. When you save or validate, the time-out of 30 minutes will reset to 30 minutes, giving you time again to continue working in EPSS. EPSS allows you to modify and improve the proposal and resubmit the proposal in EPSS (by pressing the Submit-button) up until the deadline of the call. Each submission of the proposal overwrites the previously submitted version. This means that you can upload and submit a draft proposal well before the deadline. By doing so, there is in any case a proposal registered in the system. Submitting an early version of your proposal allows you to get acquainted with the system. Any technical difficulties will appear and can be at an early stage. It also allows you to practice the conversion of your proposal to a pdf-file and it will give you an indication of how long this takes, especially when the page layout is complex or contains graphics.

Part A and part B of the proposal

EPSS will show the A-forms that belong to the type of project that you wish to submit a proposal for. The coordinator should enter names and details of other project partners in EPSS (proposal set-up). Once a participant is added the system automatically creates an A2 and A.3.1 form for this participant. After the participants have obtained a password from the coordinator, each participant can enter its own data. The coordinator should check whether all partners have filled in the form(s) for which they are responsible. To avoid this double checking and to avoid dependency on other people’s time schedules, the coordinator

It is strongly recommended to upload and submit the final version of your proposal well on time before the deadline. Important: it is your responsibility to submit on time, the European Commission will not accept your it-problems or a slow server as an excuse for over-time submission. If you encounter any problems, please contact the EPSS help desk: EPSS help desk Phone: 0032 223 33760 E-mail: [email protected]


4

169

Full details of EPSS and submission in EPSS can be found in the EPSS Guide, which can be found on http://cordis.europa. eu/fp7/epss_en.html.

4.2


4.2.1


Shortly after the deadline, the European Commission will send an acknowledgement of receipt to the e-mail address of the proposal coordinator. The European Commission will then perform an eligibility-check. After this check, all eligible proposals will be evaluated by independent experts. Each proposal is read and assessed by three independent experts. These experts are peer researchers with high expertise. They must sign a declaration of no conflict of interest and a confidentiality agreement. The experts evaluate the proposal against a set of pre-determined evaluation criteria. The evaluation criteria (and an explanation) can be found in the Work Programme and in the relevant Guide for Applicants.

Thresholds will be applied to the scores. The thresholds indicate the minimum score that must be obtained for a specific evaluation criterion. The threshold for individual criteria will be 3 out of 5. The overall threshold, applying to the sum of the three individual scores, will be 10. After the consensus meetings, all proposals will be ranked according to the evaluation results (ranked list). The budget that is available for the call will then be awarded to the proposals that are highest on the list and that have passed all thresholds, until the budget is exhausted. The Commission will send an official letter regarding the outcome of the evaluations to the coordinators of all proposals. As soon as you receive the evaluation letter, please inform your contract manager. In case of a negative evaluation, the letter offers the possibility of a redress procedure. The redress procedure should only be started when you find clear and proven errors in the evaluation summary report. Applicants from proposals that have received the highest score (proposals that are on the priority list) will be invited to proceed to project negotiations.

Once all experts have evaluated the proposal individually, the three experts that assessed the proposal convene in a consensus meeting, and discuss the project. The outcome of this meeting is a report with scores and comments.

Evaluation criteria applicable to Co-ordination and support actions (Co-ordination) S/T QUALITY “Scientific and/or technological excellence (relevant to the areas addressed by the call”



•

•

•

• •

Soundness of concept, and quality of objectives Contribution to the co-ordination of high quality research Quality and effectiveness of the co-ordination mechanisms, and associated work plan

• • •


Source: Guide for Applicants: Collaborative projects FP7-INFRASTRUCTURES-2007, European Commission, 2007


•

Contribution, at the European and international level, to the expected impacts listed in the work programme under the relevant activity/area Appropriateness of measures for spreading excellence, exploiting results, and disseminating knowledge, through engagement with stakeholders, and the public at large.

170

4.2.2

Grant Agreements and Consortium Agreements

The negotiations consist of technical/scientific negotiations and of legal/financial negotiations. The aim of the negotiations is to sign a Grant Agreement.

Grant Agreement In order to prepare the Grant Agreement, the coordinators of successful proposals will receive a letter that invites them to prepare the Grant Agreement Preparation Forms (GPF’s) and a Description of Work that will become Annex I of the contract with the European Commission. The GPF’s contain information to identify the project partners / beneficiaries of the Grant Agreement. The GPF’s must be filled in using the so-called GPF-editor. This is an electronic format which will be made available by the European Commission when the first FP7 contracts will be signed. The GPF’s are compatible with the A-forms that were used for the submission of the project, so part of the information needed can be transferred onto the GPF’s. The GPF’s indicate the status of the participants (“validated”). TU Delft has arranged for a centralized registration at the EU (DG Research) and thus the GPF of TU Delft should indicate “Validated”. If this is not the case, please contact the Valorisation Centre. In case your partners are indicated as being not Validated, they must submit legal supporting documents. More information can be found in the Negotiation Guidelines, please see ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/negotiation_en.pdf. The mandate rules of TU Delft dictate that your Dean must sign GPF-forms and subsequent Grant Agreements for contracts in which TU Delft has a financial commitment of up to 1 million euros. All the above must be signed at Valorisation Centre. Apart from the Dean, you should mention a second person from the Faculty who can sign in case the Dean is absent.

The Description of Work describes the project to be carried out. It will become Annex I to the Grant Agreement. Therefore you should pay careful attention to Annex I, as it will become a contractual document. You are committed to do what is written in Annex I! It is possible that, during the negotiations, the European Commission asks you to make modifications to the proposal. In these cases, you must discuss with your partners which modifications you are prepared to make. Is the project still interesting and feasible? There is room for negotiation with the European Commission, but you have to convince the officials with strong arguments. As coordinator, you must secure the approval of all partners, before negotiating an issue with the Commission or agreeing to an offer. You can get support form your contract manager or staff of the Valorisation Centre in the negotiation process.

Consortium Agreement A Consortium Agreement is compulsory for all projects, unless this is specifically excluded in the call for proposals. The Consortium Agreement deals with the relationship and responsibilities between the members of the consortium. The European Commission is not involved in this process. Of course, the Consortium Agreement may not contradict the Grant Agreement. In the Consortium Agreement, specific attention should be given to IPR-issues and to authors rights. Your contract manager or the contract specialist at the Valorisation Centre can support you in de elaboration of a consortium agreement for your project. TU Delft uses the DESCA standard consortium agreement (see http://www.earto.org/DESCA/descahome.htm) .


171


172


5.1




type of document

title


FP7 legal basis



Specific Programmes



to consulted on specific questions

Work Programmes




information package


guidance documents















Guide to IPR

explains IPR









Ethics checklist





Below you will find additional information about all of these documents. Documents from the information package have been described in details, as these documents are absolutely necessary during the writing phase of the project.

5.2

•

proposal and the expected impact of your proposal. The Rules for Participation: the rules provide the legal basis for the Framework Programme.


FP7 legal basis

Three documents constitute the legal basis for FP7: • Framework Programme 7 Decision. This decision from 18 December 2006 constitutes the political basis for the whole of FP7. • The Specific Programme Capacities. This document is the political basis for the Capacities programme. The Specific Programme Capacities may provide input during the writing phase of the proposal with regards to the objective of your

5.3


Documents in the so-called information package are essential when preparing and submitting a project proposal. These documents are: • the call for proposals • the Work Programme belonging to this call • the Guide for Applicants belonging to the call


173

These documents are call-specific, which means that each call will have its own Guide for Applicants and the relevant version of the Work Programme. To be on the safe side, it is best to find the call first and to download the other documents that are in the same information package. Information packages can be found on http://cordis.europa.eu/fp7/dc/index.cfm.

5.3.1

•

•

The policy context describes the objectives of the theme or research area. You can refer to this chapter when writing the objectives of your proposal (your proposal will help to achieve the EC’s objectives). This chapter can also give you inspiration when writing the potential impact of your project The expected outcome will help you writing the potential impact of your project.

The call for proposals 5.3.3

A call for proposals can be seen as the official invitation from the European Commission to write and submit proposals. All calls will be published in the Official Journal of the European Union. All calls will also be published in the CORDIS website: http://cordis.europa.eu/fp7/dc/index.cfm. The call fiche indicates the call identifier, the date of publication and the deadline, the budget, the topics called and short information about the evaluation procedure.



Each call has its own Guide for Applicants. You should check the call identifier whether you are using the correct Guide for Applicants. The Guide for Applicants contains: • General information about how to get started, who can apply, funding schemes, how to apply, deadlines, procedures etc. (this part is general in all Guides for Applicants) • A timetable and specific information for the call • Evaluation criteria and evaluation procedure • Instructions for completing Part A of the proposal • Instructions for drafting part B of the proposal

When to use the Guide for Applicants? 5.3.2

Work Programme •

The Work Programmes are designed to implement the Specific Programmes. Work Programmes generally are valid for 1 year, with a possible outlook to the year after. The Work Programme contains: • policy context of the programme and approach • an overview of calls in year x: description and objectives of all programmes and research areas and implementation of the calls (overview of calls, call identifier, date of publication, deadline, budget) • information about the evaluation procedure • information about the Community funding


The topic for calls describes in detail what the European Commission calls for in the proposal. You should check whether your idea fits (almost) perfectly into one of these calls. You should also check whether the funding scheme(s) that is/are available is suitable to the type of project you wish to carry out

•

•

•

•

•

The Guide for Applicants should not leave your side when you are preparing and writing the proposal. You should take the time to read the whole document at least once Read the general part for a general overview about how to write and submit a project proposal. This will give you a general idea of what lies ahead of you Read the specific information for your call. There might be specific procedures or recommendations applicable to this call Follow the instructions for completing part A. This ensures that you will provide all information the European Commissions wants to receive from all project partners and from the proposal Follow the instructions for drafting part B rigorously, even though this may seem childish or repetitive. Do not try to invent your own system, this will only annoy the evaluators. Make sure that you have answered each and every questions and each and every sub-question in the instructions Read the evaluation criteria and try and look at your proposal through the eyes of an evaluator: How does your proposal address the evaluation criteria?


174

5.4


The Framework Programme is very complex from a legal point of view. A number of documents have been produced to establish clear rules for both participants and the European Commission. The legal documents are: • Rules for submission, evaluation, selection, award. This document describes the evaluation process in general terms. • Standard Model Grant Agreements (MGA). Once your project is funded, you must sign a Grant Agreement with the European Commission. • Rules on verification of existence, legal status, operational and financial capacity. This document explains how and what the European Commission will check if FP7 beneficiaries (those who receive funding) are eligible for funding. These documents can be found on http://cordis.europa.eu/fp7/ find-doc_en.html.

5.5

Guidance documents

The European Commission has also published a number of Guidance documents. These documents are most often based on one or more official, legal documents. They provide an explanation in ‘normal English’ of the official documents that are often hard to understand. The official documents prevail over any statement contained in the guides. The guidance documents provide information and tips on specific items. So far, the European Commission has issued the following Guidance documents: • Guidance Notes on Audit Certification • Guide for beneficiaries • Guide for Financial Issues • Guide to IPR • Checklist for Consortium Agreements • Negotiations Guidance Notes • Templates for Description of Work • Reporting Guide (not available yet) • Ethics checklist • Supporting Documents Ethics All these documents can be found on http://cordis.europa.eu/ fp7/find-doc_en.html.


175


176

Annexes 6

6.1

Explanation and template for One page proposal

In the one page proposal you should indicate: the programme, call and the funding scheme: Describe for which programme and which call you propose a project. Describe which funding scheme you plan to address. title of the proposal + acronym: The title should be clear, simple and compact. It should give the reader an idea of the core of the project, for example by enclosing the main project outcome in the title. Start the title with the most important words and avoid unnecessary words. The acronym is the short name for the project. The acronym in itself must make some sense. Try and avoid the use of numbers in the acronym as well as words that are very general, such as ‘ euro’, ‘nano’ or ‘socio’. Avoid at all cost to use an acronym that has been used before or an acronym that is so general that it might be used by another project as well. objective of the proposal: your proposal should have a clear objective. Formulate this in an active way, e.g. ‘this project will provide a better understanding of xxx’ or ‘ this project will lead to improved testing methods for yyy’.

deliverables + first users: A deliverable is a result of the project, something the project accomplished: prototypes, documents, software, patents, methodology, network, workshop, course and so on. Deliverables will be achieved through the life span of the project. For each deliverable you can identity a first user. phases of work: Divide the work in logical phases. Depending on the type of proposal, it might be necessary to provide for contingency plans. Also depending on the type of proposal, a go/no go decision might be foreseen. organizations involved and their roles: Provide a list of organizations involved and their roles, e.g. ‘coordinator’, or ‘ participant responsible for Workpackage 2’. Indicate the level of their commitment. If the consortium is not complete yet, indicate for which parts of the work you are still looking for project partners. expected cost and duration: Indicate the duration of the project. This is usually indicated in number of months. In the call for proposals you will find the maximum duration allowed for a project. Indicate the expected cost of the whole project.

background: Write the background with the future evaluator in mind. Never assume that the relevance of your project will be obvious to the evaluator. Instead, educate him/her, where possible with facts and figures. The background of the proposal relates to the relevance of your project idea.


177




Title and acronym


Background


Users, for example



Business



Policy makers

Patent / copyright

Data / Database

Public services

New Standard

Protocol

Research centers

Education


Education bodies

Policy


Social services

Public service


Standard body

Further R&D

Phases of work


name, for example





Coordination

Committed

Partner 2

Company y

Responsible for WP2


Partner 3


Responsible for WP3

To be confirmed

Partner 4

NGO zz

Task leader 3.6.




178

6.2

Template Division of Scientific work

Work package

Work package name

Responsible partner

Contributing partners

WP1 WP2 WP3 WP4 WP5 WP6 etc

Source: How to write a competitive proposal for Framework 7, Hyperion Ltd.


179

6.3

Template Proposal Planner

Job to be done

Responsible Person

Overall responsibility for submission of the proposal PART A Acknowledgement of receipt form Form A1: Summary Form A2: Partner details

Each partner

Project Effort form Form A3: Summary of costs PART B 1.

Scientific and/or technical quality relevant to call

1.1

Concepts and objectives

1.2

Progress beyond the state of the art

1.3

S/T methodology and associated work-plan (Maximum 20 pages)

1.3 (i) Overall strategy of the work-plan

Coordinator

1.3 (ii) Gantt Chart

Manager

1.3 (iii) Breakdown of the work 1.3a

Work-package List

1.3b

Deliverables List

1.3c

Description of each work-package

1.3d

Summary effort table

1.3e

List of Milestones

WP Leaders

1.3 (iv) Pert Chart Risk and Contingency Plans 2.

Implementation

2.1

Management Structure and procedures (5 pages)

2.2

Individual Participants (1 page per participant)

2.3

Consortium as a whole (four pages)

Each partner

Subcontractors ? International Partners? Future additional partners? 2.4

Resources to be committed (two pages)

Cost Other sources of income for the work 3.

Impact

3.1

Expected Impacts

3.2

Dissemination of project results

Exploitation of project results Management of intellectual property 4.

Ethical Issues

5.

Consideration of gender aspects

Letter of Intent or Consortium Agreement? Source: How to write a competitive proposal for Framework 7, Hyperion Ltd.


Deadline

180

6.4

Example Gantt chart

Task

Description

1


1.1


1.2


1.3


2


2.1


2.2


2.3


2.4


2.5


3


Months 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10 11 12 13 14 15 16 17 18


4



Draft

Final

Public Workshop on results Final Report Source: How to write a competitive proposal for Framework 7, Hyperion Ltd.


181

6.5

Example Pert chart

Pert Chart (Example)





WP6 Exploitation Plan Workpackage Leader: Partners: All Source: How to write a competitive proposal for Framework 7, Hyperion Ltd.



181

Bijlagen


182


183

Modelbegroting 1

Integrale projectbegroting

Werkwijze TU Delft Begrotingstool

Ten behoeve van het opstellen van een interne projectbegroting is een modelbegroting ontwikkeld die voor alle beheerseenheden van de TU Delft geldt. De modelbegroting is opgesteld als Excelspreadsheet. Deze sheets zijn beschikbaar via de facultaire contractmanagers en managers F&C, en zijn binnenkort tevens via de website van F&C op te vragen, www.fenc.tudelft.nl. De begroting is uitsluitend bedoeld voor intern gebruik als beslissingsondersteunend instrument en niet als vervanging voor de externe begrotingen die met het projectvoorstel moet worden meegestuurd naar bijvoorbeeld SenterNovem of de EU.

De TUDelft begrotingstool is een spreadsheet met 4 tabbladen: 1. Fill in -> • In dit tabblad worden alle projectgegevens ingevuld, zowel de algemene gegevens als de financiële gegevens. • De kosten kunnen per jaar worden ingevuld. • De salarislasten worden berekend op basis van de bruto schaalsalarissen vermeerderd met de sociale lasten volgens de tarievenbrief.

In de begroting zijn zoveel mogelijk posten opgenomen die kunnen voorkomen bij het maken van een integrale projectbegroting. De begroting kan worden gebruikt als beslisdocument om de financiële haalbaarheid van het project te bepalen. Daarnaast kunnen de begrotingsgegevens in Baan-Projects worden ingevoerd zodat in de kwartaalrapportages de realisatie met de begroting vergeleken kan worden. Uitgangspunten: Voor het invullen van de gegevens wordt uitgegaan van de directe kosten. Samenvatting: ALGEMENE PROJECTGEGEVENS: Zie specificatie FINANCIELE PROJECTGEGEVENS: LASTEN A. Personeel: brutosalaris + sociale lasten B. Verbruiksuitgaven C. Andere kosten D. Afschrijvingen E. Externe rekencapaciteit (computer) F. Reiskosten en laboratoriumgebruik BATEN

€ € € € € €

€

PROJECTRESULTAAT

–––––––––––––– €

2. Print IKP -> Dit tabblad wordt automatisch gevuld en geeft een samenvatting weer van de projectbegroting verdeeld in 3 kolommen: 1. de kosten tegen de IKP-tarieven voor personeel + overige directe kosten. 2. de kosten voor personeel voor de faculteit, met uitsluitend de facultaire opslag voor de sociale lasten + overige directe kosten. 3. de marginale kosten voor de faculteit, dit zijn uitsluitend de kosten voor tijdelijk personeel + overige directe kosten. 3. Print BSIK NL -> Dit tabblad wordt automatisch gevuld een geeft de personele lasten weer volgens de BSIK richtlijnen. • De personeelslasten worden berekend door het brutosalaris te nemen vermeerderd met de werkgeverslasten op basis van 1650 productieve uren per jaar bij een volledige aanstelling. • Het overzicht op dit tabblad geeft de kostenindeling weer zoals die ook wordt gebruikt in de BSIK-begrotingen. • De opslag ter dekking van de algemene kosten is maximaal 50% van de personeelslasten. De externe accountant van TU Delft heeft voor de jaren 2004 en 2005 een verklaring afgegeven dat het maximale percentage van 50% gebruikt kan worden. 4. Print EU FC -> Dit tabblad wordt automatisch gevuld en geeft de personele lasten weer volgens de regels uit KP7, waarbij gewerkt wordt in de begroting met schaalclusters. In KP7 mag de integrale kostprijs gehanteerd worden waarbij maximaal 75% subsidie wordt gegeven. Vooralsnog wordt in de begrotingstool uitgegaan van de maximale subsidie tenzij op het blad “Fill in” anders staat aangegeven. • Het overzicht op dit tabblad geeft de kostenindeling weer zoals wordt gehanteerd binnen KP7 waarbij de kosten voor het gebruik van duurzame apparatuur en de kosten voor labgebruik apart uit de begroting worden gehaald. De reden hiervoor is dat binnen KP7 deze kosten worden verondersteld deel uit te maken van de integrale kostprijs van de


184

organisatie.

Auditcertificate Y/N:

Specificatie Algemene projectgegevens De algemene projectgegevens die bij elke projectbegroting ingevuld worden zijn belang voor het verdere verloop van het project, bijvoorbeeld of er een accountantsverklaring moet worden aangeleverd of dat de WBSO-regeling van toepassing is. Registration# Het interne registratienummer van het project Faculty: De faculteit waar het project wordt uitgevoerd Section: De verantwoordelijke sectie binnen de faculteit Status: De status van het project: offerte, aanvraag of contract? Project title: De (verkorte) projecttitel Section code: De Baan dim-1 code van de sectie Contactperson: De contactpersoon voor dit project Teleph.nr.: Het telefoonnummer van de contactpersoon Completed by: Door wie wordt de begroting ingevuld? index/year: Eventueel kan de TUD-kosten index worden toegepast, dit is het percentage dat F&C centraal hanteert voor de jaarlijkse kostenaanpassing. Baan-code: Als er al een BaaNcode is, welke? VAT (Y/N): Betreft het project een BTW-belaste prestatie? Volg hierbij de instructie van de BTW tabel in bijlage 2. WBSO (Y/N): Komt het project in aanmerking voor WBSO-subsidie? Coordinator(Y/N): Is TU Delft coördinator van het project? Matching obligation?: Is er een eigen bijdrage (in uren of geld) verplicht in dit project? Ext.contractnr.: Het externe registratienummer Faculty overhead: Eventueel kan de opslag ter dekking van algemene kosten worden aangegeven. Dit is het percentage van de personeelslasten aan opslag ter dekking van de indirecte kosten. Dit kan per faculteit verschillen. Start: De (geplande) startdatum van het project end: De (geplande) einddatum van het project Fill-out date: De datum waarop de begroting wordt gemaakt External sponsor(s): De externe financier(s) van het project

Moet er een accountantsverklaring worden opgeleverd? % of funding: Indien al bekend kan er een subsidiepercentage worden ingevuld. type of funding: Betreft de financiering 1e, 1e add., 2e of 3e geldstroomfinanciering? funding programme: Welk subsidieprogramma/regeling is van toepassing? Rel.theme DRC: Met welk D(elft) R(esearch) C(entre) heeft dit project een relatie?

Planning of scientific output In het begrotingsmodel wordt ook gevraagd om per output categorie het aantal te verwachten punten in te vullen. Dit kan van belang zijn als de financiële haalbaarheid van het project ter discussie blijkt te staan of als men in een later stadium het project wil evalueren op wetenschappelijke planning en realisatie.

Financiële projectgegevens De in te vullen financiële gegevens bestaan uit: KOSTEN A: Personeel: brutosalaris + sociale lasten B. Verbruiksuitgaven C. Andere kosten D. Afschrijvingen E. Externe rekencapaciteit (computer) F. Reiskosten en laboratoriumgebruik BATEN External funding: 3rd ‘geldstroom’ External funding:2nd ‘geldstroom’ DUT funding, obligated matching: 1st ‘geldstroom’ DUT extra funding, earmarked: 1st ‘geldstroom’ other: “____________” Bij alle posten, met uitzondering van de personeelslasten, moet rekening worden gehouden met de BTW. Als bij de algemene projectgegevens is aangegeven dat het project een BTW-belaste prestatie betreft, zal het tabblad aangeven dat de kosten exclusief BTW zijn. De BTW op de uitgaven kan dan worden teruggevraagd en zijn voor het project dus geen kostenpost. In Baan-Projects zullen de kosten dan ook zonder BTW op het project geboekt worden. Als is aangeven dat het project geen BTW-belaste prestatie betreft, dan is de BTW een kostenpost. De kosten zullen dan inclusief de BTW op het project worden geboekt. Het is dus van belang om de BTW-positie van het project juist te beoordelen. (zie BTW beslissingstabel, bijlage 2). Bij twijfel kan contact worden opgenomen met M. Gangadin, fiscalist van de TU Delft.


185

KOSTEN A. Personeellasten Bij de in te vullen personeellasten moeten per medewerker de volgende gegevens worden ingevuld: • vast of tijdelijk dienstverband • naam en functie van de betrokken medewerker • personeelsnummer • schaalcluster volgens de tarievenbrief, of schaalsalaris met periodiek • de te hanteren tijdseenheden, maanden, dagen of uren. Daarna kan per jaar het aantal tijdseenheden worden ingevuld. De salarislasten worden berekend op basis van de bruto schaalsalarissen vermeerderd met de sociale lasten volgens de tarievenbrief. B. Verbruiksuitgaven Bij de in te vullen verbruiksuitgaven kunnen de kosten per jaar worden aangegeven. De volgende gegevens kunnen worden ingevuld: • Consumables • Experimental set-up • Update and expansion equipment • General lab. materials • Samples • In-house manufacturing of equipment, services (CW/ DTO) • Other C. Andere kosten Bij de in te vullen andere kosten kunnen de kosten per jaar worden aangegeven. De volgende gegevens kunnen worden ingevuld: • Software, books, printing • Subcontracting of external employees and/or lease of equipment • overige andere kosten. D. Afschrijvingen Voor de berekening van de afschrijvingen moeten de volgende gegevens worden ingevuld: • value (K€): (aanschafwaarde) • life span (yrs): (levensduur 3, 5 of 10 jaar) • standard hours: (het aantal normuren dat de apparatuur per jaar heeft) • proj. use (%): (de mate van gebruik (%) van de apparatuur ten behoeve van het project) • duration: (het aantal maanden dat het apparaat wordt ingezet voor het project)

Na invulling van de gevraagde gegevens zal de afschrijving automatisch worden berekend en worden verdeeld over de looptijd van het project. E. Externe rekencapaciteit Het gaat hier om de kosten van het gebruik van bijzondere computers waarbij de kosten worden bepaald door de computertijd te vermenigvuldigen met het bijbehoren tarief. De kosten kunnen per jaar worden aangegeven. F. Laboratoriumgebruik en reiskosten • Laboratoriumgebruik Voor de berekening van de kosten van laboratoriumgebruik moeten de volgende gegevens worden ingevuld: • Type Lab Space: (het type labruimte, high-tech of lowtech) • Lab space, number of sqm: (het aantal m2 dat van de ruimte wordt gebruikt) • during: (het aantal maanden dat deze ruimte wordt gebruikt) Als de gevraagde gegevens zijn ingevuld zullen de kosten voor labgebruik automatisch worden berekend en worden verdeeld over de looptijd van het project. Reiskosten en symposia De kosten voor reizen en symposia kunnen per jaar worden aangeven. BATEN External funding: 3rd ‘geldstroom’ Hierbij kunnen per jaar de inkomsten van de financierende partij worden ingevuld als het om een derde geldstroomfinanciering gaat. External funding: 2nd ‘geldstroom’ Hierbij kunnen per jaar de inkomsten van de financierende partij worden ingevuld als het om een tweede geldstroomfinanciering gaat. DUT funding, obligated matching: 1st ‘geldstroom’ Hierbij kan per jaar worden aangeven wat de verplichte eigen bijdrage in geld is van het project. DUT extra funding, earmarked: 1st ‘geldstroom’ Hierbij kan per jaar worden aangegeven welke inkomsten er vanuit de additionele 1e geldstroom ten goede komen van het project. Dit kunnen bijvoorbeeld DRC gelden zijn. Other “____________” Hierbij kunnen de andere inkomsten per jaar worden aangegeven als deze niet in bovenstaande categorieën kunnen worden geplaatst.


186

Financieel resultaat Na het invullen van alle kosten en baten van het project volgt automatisch het financiële resultaat van het project. Uitgangspunt van TU Delft is dat bij voorkeur de externe dekking van het project minimaal 100% van de IKP tarieven moet zijn. Dit is de 1e kolom van de het tabblad “print IKP”. Ondertekening Als de begroting in ingevuld moet het tabblad “print IKP” wor

den uitgeprint en worden ondertekend door de indiener van het project, de sectieleider en de afdelingsvoorzitter. De ondertekende begroting moet als bijlage naast het te ondertekenen contract worden voorgelegd aan de decaan van de betreffende faculteit. De decaan heeft dan altijd de controle dat, naast de paraaf van de facultaire contractmanager, ook de leidinggevenden en verantwoordelijken van de afdeling naar de begroting hebben gekeken en voor akkoord hebben ondertekend.


187

BTW 2

Doelstelling De Technische Universiteit Delft is in 1842 bij koninklijk besluit opgericht en is een publiekrechtelijke instelling. De universiteit drijft in beginsel geen onderneming en staat niet ingeschreven bij de Kamer van koophandel. Doelstelling van de universiteit is het geven van onderwijs en het doen van fundamenteel onderzoek. De activiteiten van de universiteit behoren in beginsel tot de taak van de overheid en zijn op grond van de wet op de omzetbelasting en de vennootschapsbelasting vrijgesteld van belastingen. De BTW die de universiteit betaalt bij de aanschaf van goederen die betrekking hebben op de activiteiten die zij als overheid verricht, mag zij in beginsel niet als voorbelasting in aftrek brengen. De BTW op inkoop behoort in dat geval tot de exploitatielasten.

Productonderzoek Naast de activiteiten die de universiteit uit hoofde van haar doelstelling verricht, doet zij contract research in opdracht van derden (meestal het bedrijfsleven). Voor het onderzoek dat de universiteit in opdracht van deze derden doet, geldt geen vrijstelling van de wet op de omzetbelasting. Dat betekent dat over verrichte prestaties BTW in rekening moet worden gebracht en moet worden afgedragen aan de belastingdienst. De betaalde BTW op ten behoeve van ingekochte goederen en diensten mag echter wel als voorbelasting worden teruggevraagd. Indien van te voren niet duidelijk is of een bepaald goed ten behoeve van een vrijgestelde project of van een belast project of beide, wordt gebruikt, valt dit goed onder de zgn. pro rata regeling. Op basis van de verhouding tussen belaste en vrijgestelde omzet wordt de door de TU Delft te verreken BTW bepaald. Een deel van de BTW die ten behoeve van het gemengd gebruik is betaald, kan zodoende worden teruggevraagd. Heeft u vragen over de mate en wijze van toepassing van BTW zaken voor uw project, neemt u dan contact op met de Directie F&C, Afdeling CIC, toestel 86478. 1. BTW-aspecten bij het begroten In de projectbegroting moeten de materiële kosten inclusief de BTW worden opgenomen. Deze kosten kunnen exclusief BTW worden opgenomen als men er van zeker is dat de opdrachtgever zelf de onderzoeksresultaten wil ontvangen van het project waarvoor hij de bijdrage betaalt. In gevallen waar geen sprake is van levering van een prestatie jegens de bijdrage die wordt ontvangen, mag de betaalde BTW niet worden afgetrokken.

2. BTW-aspecten bij inkoop van goederen en diensten Tijdens de uitvoering van het project worden allerlei goederen aangeschaft en diensten van derden betrokken. De BTW op facturen kan alleen door de administratie bij de belastingdienst worden teruggevorderd als er sprake is van levering van een prestatie jegens de bijdrage. In andere gevallen mag de BTW tijdens de uitvoering van het project niet worden teruggevraagd. Daartoe is het handig dat de projectleider de BTW afzonderlijk codeert. In de praktijk zal dit overigens veelal door de financieel medewerker van het project gebeuren. 3. Facturering De facturering geschiedt klantspecifiek (conform de externe begroting). Er wordt onderscheid gemaakt tussen: • “Normale” klanten: hoog BTW-tarief. • Uitzondering 1: Europese Unie (EU): geen BTW, dus geen nultarief maar vrijgesteld. • Uitzondering 2: NWO (behalve STW) en IOP-Expertisecentrums zijn vrijgesteld van BTW. • Voor facturering gelden verder de factureringsregels zoals die begin 2004 aan alle administrateurs en Funcoleden zijn toegestuurd. Voorbeeld Factuur (declaratie bij belaste projecten) Een factuur aan een opdrachtgever wordt opgesteld overeenkomstig het volgende model: • Werk TU Delft. (bedrag excl. BTW) • Inkopen door TU Delft t.b.v. opdracht. (bedrag excl. BTW) Totaal geleverd (som excl. BTW) BTW 19% over “Totaal geleverd” (bedrag aan BTW) Totaal door Technische Universiteit Delft te ontvangen (bedrag incl. BTW) Bij vrijgestelde projecten geldt inclusief BTW i.p.v. exclusief BTW

Statuspaling van projecten. BTW-beslissingstabel bij onderzoek in opdracht van derden Onderstaand vindt u aanwijzingen die van belang kunnen zijn om de juiste BTW-status van de 2e en 3e geldstroomprojecten te bepalen. In geval van twijfel verzoek ik u contact op te nemen met de afdeling Fiscale Zaken van F&C, tel 86478. Let op: de BTW bij de TU Delft wordt op de wettelijk voorgeschreven manier bepaald.


188

Dienstverlening door de TU Delft 1. Betreft het een onderwijsactiviteit in Nederland en of in het buitenland ( incl. beroepscursus)? Ja _ Je hoeft geen BTW op de factuur te vermelden (vrijstelling = BTW-code V) Nee _ Ga naar vraag 2 2. Betreft het onderzoek in opdracht van de Rijksoverheid: bijvoorbeeld een Ministerie en staat er tegenover de bijdrage geen prestatieverplichting? Ja _ Geen BTW verschuldigd – de betaalde BTW is niet aftrekbaar (BTW-code V) Nee _ Dan is de bijdrage vrijgesteld _ Ga naar vraag 3 3. Betreft het onderzoek in opdracht van NUFFIC of CICAT en betreft het diensten die in het buitenland plaatsvinden (subsidie van het Ministerie van buitenlandse zaken)? _ Op de uitgaande factuur 0% BTW vermelden Ja (BTW-code N) Nee _ Ga naar vraag 4 4. Betreft het onderzoek in opdracht van de EU, NWO, SenterNovem, KNAW, ziekenhuis, Universiteit, Collectebusfonds, Waterschappen etc. en blijkt uit de onderliggende overeenkomst dat er prestaties en resultaatverplichtingen zijn overeengekomen, bijvoorbeeld overdracht van onderzoeksresultaat?

Ja Nee

_ _

een met BTW belaste project (BTW-code H) dan is het project vrijgesteld = Vooraftrek niet mogelijk (BTW-code V)

5. Betreft het onderzoek in opdracht van de STW en blijkt uit de onderliggende overeenkomst dat er prestaties en resultaatverplichtingen zijn overeengekomen bijvoorbeeld: overdracht van onderzoeksresultaat? Ja _ een met BTW belaste project (BTW-code H) Nee _ dan is het project vrijgesteld = Vooraftrek niet mogelijk (BTW-code V) Let op!: 1. Bij materiële uitgaven ten behoeve van het STW-project, waarvan de kosten aan STW worden gefactureerd, mag de inkoop-BTW altijd worden teruggevraagd. 2. Onder prestatieverplichting of resultaatverplichting wordt verstaan; dat er uit een overeenkomst moet blijken dat er sprake is van levering van een prestatie, dan wel overdragen van het onderzoeksresultaat dat uit het onderzoek zal worden verkregen waarvoor de opdracht is verleend. 3. Subsidies en bijdragen waar tegen over prestatieverplichtingen worden overeengekomen, zijn altijd belast met BTW. 4. Subsidies en bijdragen waar tegen over geen prestatieverplichtingen zijn overeengekomen, zijn, ongeacht wie de bijdrage verstrekt, altijd vrijgesteld.


189

Opbouw integrale tarieven personeel De integrale personeelstarieven zijn opgebouwd uit de directe salariskosten, inclusief de sociale lasten en daar bovenop een bedrag voor overhead. De bedragen staan vermeld in de jaarlijks door het Expertisecentrum te verspreiden Tarievenbrief.

Directe salarissen Bruto salarissen volgens de TU Delft salarisschalen Voor de bruto salarissen wordt uitgegaan van de gebruikelijke CAO salarisschalen. Teneinde tot hanteerbare tarieven te komen worden deze schalen gegroepeerd in clusters. Deze clusters zijn zo samengesteld dat personeel met globaal eenzelfde taakniveau binnen een cluster valt. Voor de bepaling van de tarieven wordt uitgegaan van een gewogen clustergemiddelde. Het uitgangspunt voor de weging is de werkelijke samenstelling van het personeelsbestand binnen zo’n cluster. De “directe personeelskosten 2008” zijn berekend op basis van het voor 2008 gewogen bruto salaris per personeelsschaal of -cluster en het voor de desbetreffende schaal of cluster geldende opslagpercentage voor sociale lasten, personeelsgebonden kosten en wachtgeldreserveringen. Bij het opstellen van declaraties geldt de prijsafspraak met deze klanten. Veelal houdt dit in dat wordt afgerekend op basis van de werkelijke salariskosten. In dat geval worden de opslagpercentages volgens Tabel 2a toegepast op het werkelijke brutosalaris van een individuele werknemer volgens de voor 2008 in de CAO geldende schalen. Sociale lasten De sociale lasten zijn niet als een vast percentage van het brutosalaris te geven doordat er verschillende grenswaarden en maxima gelden voor de diverse samenstellende delen. Voor ieder clustergemiddelde is het overeenkomstige bedrag aan sociale lasten vastgesteld, het gaat hier om werkgeverslasten. Onder de sociale lasten van de werkgever vallen: • Pensioen OP/NP (te betalen door werkgever minus te verhalen op werknemer). • Bovenwettelijk invaliditeitspensioen IPbw (te betalen minus te verhalen). • Premie FPU. • Pseudo-premie WW (te betalen minus te verhalen). • Premie WAO. • Tegemoetkoming in ziektekosten (ZNU). • Reservering voor uitstroomkosten Vakantie-uitkering De vakantie-uitkering is vastgesteld op 8% van het bruto salaris.

Persoonsgebonden lasten Dit zijn personeelslasten die direct aan het functioneren van het personeelslid gerelateerd kunnen worden. Ze zijn voor het gehele personeel omgerekend naar een gemiddeld bedrag per maand. Hieronder vallen: • Kosten voor ambtstoelagen, gratificaties. • Kosten voor de premiespaarregeling. • Kosten voor verplaatsing en opleiding. • Kosten voor werving en gezondheidszorg. • Kosten voor overwerk. De bovengenoemde posten sociale lasten, vakantie-uitkering en persoonsgebonden kosten vormen samen het “opslagpercentage sociale lasten” op het gemiddelde brutosalaris per cluster.

Overhead Om de integrale personeelstarieven te bepalen is het noodzakelijk dat op de directe personeelstarieven nog een toeslag komt. De directe personeelstarieven worden nog verhoogd met de overhead. Het is van belang om te weten welke posten wel en welke niet in de overhead zijn begrepen. Posten die reeds in de overhead zijn opgenomen en in de tarieven verwerkt, mogen niet nog eens apart op de begroting worden opgevoerd. Binnen de instelling worden drie soorten overhead opgenomen in de tarieven: • Overhead A, Huisvesting en exploitatielasten. • Overhead B, Indirecte personele ondersteuning. • Overhead C, Directe personele ondersteuning. Overhead A, Huisvesting en exploitatielasten • Afschrijving gebouwen. • Directe huisvesting zoals huur, wettelijke lasten, veiligheid, schoonmaken. • Indirecte huisvesting, brandweer, transport, EHBO, klein beheer, etc. • Onderhoud gebouwen • Nutsvoorzieningen, voorzover persoonsgebonden • Bureaukosten • Meubilair, postverzending, papier, PC’s, printers, etc. • Specifieke wetenschappelijke literatuur • Representatiekosten Voor de berekening van het onderhoud gebouwen is het gemiddelde over vier jaar in de tarieven opgenomen.


3

190

Overhead B, Indirecte personele ondersteuning • Universiteitsdienst • FD (Facilitaire Dienst) • BTUD (Bibliotheek TU Delft) • DTO (Dienst Technische ondersteuning) Overhead C, Directe personele ondersteuning Aan de diensten aan derden toe te rekenen directe ondersteuning bestaat uit personen die ondersteunende ambtelijke taken op respectievelijk centraal, faculteit- of vakgroepniveau verrichten, rechtstreeks ten dienste van deze diensten aan derden. •

Faculteitniveau Binnen de faculteit vindt directe ondersteuning plaats door een specifiek voor diensten aan derden aangestelde functionaris, de Financiële Administratie, de afdeling Personeel & Organisatie en de Technische Dienst.

•

Vakgroepniveau Door de vakgroepbeheerder en -secretaresse geleverde ondersteuning valt onder de overhead.

NB: Onder secretariële ondersteuning wordt niet verstaan “bovennormale” ondersteuning zoals het typen van omvangrijke rapporten in het kader van het project. In dat geval zal de inzet van de secretaresse onder projectonafhankelijk personeel op de begroting moeten worden opgevoerd. In de Tarievenbrief 2008 zijn de integrale personeelskosten per schaalcluster weergegeven in euro’s (per uur, per dag, per maand en per jaar voor het jaar 2008). De tarieven zijn gebaseerd op het werkelijk aantal te werken uren.

NWO-stichtingen (inclusief STW) Voor NWO geldt dat alleen de directe personeelskosten van voor het project aangetrokken personeel en directe materiële kosten subsidiabel zijn. Indien bij het opstellen van de begroting nog niet duidelijk is hoe de in dienst te nemen onderzoeker precies wordt ingeschaald, kunt u zich baseren op het betreffende schaalcluster uit tabel 2a, Tarievenbrief 2008. Bij de einddeclaratie moet u wel het werkelijke salaris van de onderzoeker in aanmerking nemen. Deze mogen worden verhoogd met de gewogen sociale lasten uit tabel 2a. Omdat bijv. de NWO-stichtingen en de EU (bij het AC-kostenmodel) alleen vergoedingen toekennen aan projectafhankelijk personeel, is het goed om de projectbegroting te verdelen in projectafhankelijk en projectonafhankelijk personeel. •

Projectafhankelijk personeel: al dat personeel dat speciaal voor het project wordt aangesteld.

•

Projectonafhankelijk personeel: al dat personeel dat een dienstverband heeft dat niet afhankelijk is van het al dan niet doorgaan van een project.

Dit onderscheid is niet van belang voor de te hanteren tarieven. Vraagprijs De vraagprijs voor een project hangt niet alleen af van zuiver financiële factoren. De kwaliteit van het te leveren werk, de behoefte van de markt aan dat werk, de concurrentie en de wetenschappelijke waarde voor de faculteit, zijn factoren die bij de prijszetting meewegen. De vraagprijs kan daarom (beduidend) hoger zijn dan het bedrag van de integrale kosten begroting.

Let op: In de praktijk komt het voor dat door de subsidieverstrekker voor een mensjaar een bepaald aantal uren voorschrijft (bijv. Bsik, IS). Hierdoor verandert het uurtarief waartegen mag worden gedeclareerd.


191

Vooraanmelding project voor controle inzake accountantsmededeling

4

Vooraanmelding project voor controle*) F&C Projectaccountancy B.J.

DOSSIER

CODE

SUBCODE

BLAD

Inzake: accountantsverklaring

1.1

Naam project:

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––: ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

1.2

Faculteit / vakgroep:

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

1.3

Projectleider / tel.:

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

1.4

Opdracht- of subsidiegever:

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

1.5

Extern nummer:

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

1.6

Grootboek-rekeningnummer(s):

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Dossiercode (TU-nummer):

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

1.7

Periode waarop betrekking:

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

1.8

Bedrag van de integrale kostenbegroting:

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

1.9

Maximaal te ontvangen subsidie:

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

1.10

Belaste prestatie voor de BTW? (nee/zo ja: ____________%)

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

1.11

Vermoedelijke controlemaand:

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

1.12

Bijzonderheden:

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

1.13

Datum aanmelding:

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

1.14

Aangemeld door:

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

*)

Verzenden aan: Projectaccount TU Delft T.a.v. de heer A.H.J. Fennema Stevinweg 1 2628 CT DELFT


192


193

Gereedmelding project voor controle inzake accountantsmededeling Inleiding Dit werkprogramma dient ter ondersteuning van de projectadministrateur bij het opstellen (van een onderbouwing) van de financiële (eind)verantwoording van 2e en 3e geldstroomprojecten. Een goede uitvoering van de stappen in dit werkprogramma waarborgt een deugdelijke onderbouwing en maakt een efficiënte controle door de afdeling projectcontrole en de externe accountant, mogelijk. Voor de opbouw van het projectdossier is een standaard dossierindeling ontwikkeld die is bijgevoegd bij dit werkprogramma. Gebruik van dit werkprogramma en de standaard dossierindeling is verplicht voor alle projecten waarvoor een accountantsverklaring dient te worden afgegeven. Gebruik voor overige projecten wordt sterk aanbevolen.

Projecten zullen niet door de afdeling projectcontrole in behandeling worden genomen in geval van niet (volledig) afgewerkte werkprogramma’s en/of een onvolledig dossier. Deze dossiers zullen derhalve niet aan de accountant worden voorgelegd. Indien er onduidelijkheden zijn over (delen van) dit werkprogramma, kan contact worden opgenomen met A.H.J. (Anton) Fennema (015-27 86476) Het werkprogramma bestaat uit de volgende secties: 1 Algemene projectgegevens 2 Bevestiging door de projectleider 3 Uitgevoerde werkzaamheden 4 Bevindingen en bijzonderheden.

Algemene projectgegevens Projectnaam

Projectnummer

Extern:

BaaN:

Subsidiegever

Looptijd (begindatum – einddatum)

Datum en referentie toekenningsbrief

Eventuele andere deelnemers

Is TU Delft penvoerder?

Subsidieregeling

Maximaal subsidiebedrag

Faculteit / sectie

Projectleider

Projectadministrateur


nee / n.v.t.

5

194

Bevestiging door de projectleider

De projectleider erkent zijn/haar verantwoordelijkheid voor de financiële eindverantwoording van het onderhavige project en bevestigt naar beste weten het volgende: • Alle verantwoorde uren zijn daadwerkelijk gemaakt, betaald en besteed aan het project. • Alle verantwoorde kosten zijn gemaakt, betaald en besteed aan het project. • Alle opbrengsten, die specifiek zijn ontvangen voor dit project van andere subsidieverstrekkers dan voor welke deze verantwoording op grond van eerder vermelde subsidieregeling wordt opgesteld, zijn volledig verantwoord. • Alle bijzonderheden die voor de oordeelsvorming door de projectcontroleur en/of extern accountant relevant kunnen zijn, zijn gerapporteerd. Projectleider: ________________________________________________________________

Datum: ____________________________________

Uitgevoerde werkzaamheden Ref.

Omschrijving

Uitgevoerd door

A

Eindverantwoording en regeling

A.1

Ga na of de subsidieregeling een format voorschrijft voor het opstellen van de eindverantwoording en pas deze toe (licht eventuele afwijkingen toe).

A.2

Indien geen format wordt voorgeschreven, beoordeel of de mate van detaillering toereikend/passend is in de situatie (zoek bijvoorbeeld aansluiting bij het format van de begroting).

A.3

Ga na of de definitieve eindverantwoording: • volledig is ingevuld; • rekenkundig juist is.

A.4

Ga na of in de eindverantwoording tenminste de volgende elementen zijn opgenomen: • volledige omschrijving van de projectnaam; • extern projectnummer; • datum; • naam van de uitvoerende entiteit (bv. TU Delft of stichting ___________); • looptijd van het project.

A.5

Laat de verantwoording dateren en ondertekenen door de projectleider.

A.6

Voeg de toekenningsbrief van de subsidiegever in het projectdossier, inclusief brieven in verband met wijzigingen/verlengingen etc.

A.7

Voeg de begroting toe in het dossier en geef een analyse van afwijkingen met de realisatie.

B

Personeelskosten

B.1

Ga na of de subsidieregeling eisen stelt aan de urenregistratie (bijvoorbeeld een ‘sluitende’ urenregistratie). Vermeld het betreffende artikelnummer uit de subsidieregeling. Vermeld afwijkingen van de gestelde norm onder ‘Bevindingen en bijzonderheden’

Review afd. projectcontrole


195

B.2

Ga na en stel vast dat gedurende de looptijd van het project voldoende beheersingsmaatregelen zijn getroffen die de betrouwbaarheid van de urenregistratie waarborgen. Stel ten minste het volgende vast: • De urenbriefjes zijn periodiek (ten minste maandelijks) door de projectmedewerkers ingevuld en ingeleverd. • De urenbriefjes zijn door de projectleider tijdig geaccordeerd

B.3

Stel vast dat de berekeningssystematiek van de personeelstarieven overeenkomstig de bepalingen van de subsidieregeling is (vermeld het artikelnummer).

B.4

Indien personeelstarieven niet zijn berekend overeenkomstig de door de subsidieregeling voorgeschreven systematiek, licht onder ‘Bevindingen en bijzonderheden’ het gekozen alternatief toe en vermeld waarom deze alternatieve methode in deze situatie is toegestaan.

B.5

Stel een specificatie op van de personeelskosten op een dusdanig gedetailleerd niveau, dat de details zijn terug te leiden naar de brondocumenten (urenregistratie; tariefberekeningen) en dat de totalen zijn aan te sluiten op de eindverantwoording.

B.6

Stel een berekening op van de uurtarieven per medewerker per jaar en voeg de relevante documentatie hierbij (bv. inschalingsbrieven, salarisoverzichten e.d.) of verwijs naar de relevante tabel uit de ‘Leidraad voor contracten met derden’.

B.7

Voeg kopieën van de urenregistratie bij het dossier en maak een samenvattend overzicht van de uren om de details uit de urenregistratie eenvoudig te herleiden naar de specificatie van de personeelskosten.

B.8

Indien de subsidiegever voorschrijft dat bepaalde medewerkers specifiek voor het betreffende project zijn aangesteld, neem documentatie op in het dossier waaruit deze specifieke aanstelling blijkt (kopie aanstellingsformulier/ mutatieformulier P&O).

C

Materiële kosten (niet zijnde afschrijvingen)

C.1

Stel een specificatie op van de materiële kosten op een dusdanig gedetailleerd niveau, dat de details zijn terug te leiden naar de brondocumenten (facturen e.d.) en de totaalbedragen naar de eindverantwoording.

C.2

Voeg kopieën van de facturen/overige brondocumenten bij in het dossier.

C.3

Stel vast dat de projectleider de facturen/overige brondocumenten heeft goedgekeurd.

C.4

Voeg een kopie uit BaaN projects toe en verklaar eventuele verschillen tussen de materiële kosten volgens BaaN en de specificatie genoemd onder C.1.

C.5

Stel een specificatie op van de opgevoerde kosten voor nutsvoorzieningen. Geef een onderbouwing van de afzonderlijke componenten (bv. koppeling aan de tijdregistratie, verwijzing naar de leidraad tarieven).

D

Afschrijvingen

D.1

Stel een specificatie op van de afschrijvingen, met daarin opgenomen per afgeschreven item: • aanschafwaarde activa; • afschrijvingspercentage; • afschrijvingsperiode; • eventuele correctiefactor (bv. i.v.m. tijdsevenredig verbruik).


196

D.2

Voeg een onderbouwing van de aanschafwaarde toe in het dossier (bv. factuur, informatie uit subadministratie vaste activa)

D.3

Vermeld het artikelnummer op grond waarvan het afschrijvingspercentage is gebaseerd.

D.4

Geef een toelichting bij de afschrijvingsperiode en de eventuele correctiefactor.

E

BTW

E.1

Geef aan of het project BTW-plichtig is of BTW-vrijgesteld (geef de overwegingen weer voor de beslissing). Stel vast dat de BTW-code in BaaNprojects juist is opgenomen.

F

Overige onderwerpen

F.1

Stel een specificatie op van de verzonden voorschotnota’s en voeg de betreffende nota’s bij.

F.2

Stel een specificatie op van eventuele andere specifiek voor dit project ontvangen subsidies of bevestig dat deze er niet zijn. Voeg relevante documentatie (bv. toekenningsbrieven) toe.

F.3

Indien het project heeft geleid tot het proefschrift, voeg tenminste het voorblad en de samenvatting in het dossier.

Bevindingen en bijzonderheden

Ref.

Vermeld specifieke bevindingen en bijzonderheden naar aanleiding van de uitgevoerde werkzaamheden. Vermeld in de kolom “Ref.” de betreffende stap uit het werkprogramma.

Omschrijving


197

Tijdregistratie TU Delft 6

Voor de medewerkers van de TU Delft is een applicatie beschikbaar voor tijdregistratie. Deze applicatie heet TimEnterprise(TIM). Met de introductie van TIM als gemeenschappelijk systeem is het registreren van de aan- en afwezigheid eenvoudiger en is een veelvoud van werkwijzen geüniformeerd. Voor de 2e en 3e geldstroomprojecten is het met toenemende mate noodzakelijk een sluitende tijdsverantwoording bij te houden. Om hieraan tegemoet te komen wordt bij de TU Delft TIM ingezet. Tim heeft een geautomatiseerde koppeling met de projectadministratie in het financiële systeem BaaN. In TIM zijn de projectcodes van BaaN beschikbaar en worden de geregistreerd uren na goedkeuring ook in de projectadministratie van BaaN geboekt. Alle medewerkers van de universiteit hebben toegang tot deze applicatie: https://hours.tudelft.nl/web.

Algemeen Bij tijdregistratie dient te worden gekozen voor de koppeling aan de tijdverantwoording van een projectmedewerker en niet van een project. Dat heeft als voordeel dat een projectmedewerker het formulier zelf invult en ondertekent en dus zelf voor de inhoud verantwoordelijk is. Een probleem hierbij is dat de tijdverantwoording van een project door verzameling van de formulieren van de projectmedewerkers moet worden samengesteld. Dat geeft extra overhead, terwijl het bovendien bij de gekozen systematiek praktisch on-

Naam De naam van de projectmedewerker zelf. Dagtaak Als de dagtaak afwijkt van 10/10, gelieve het aantal fte’s te vermelden al naar gelang van toepassing (bijvoorbeeld: 1/10, 2/10 …9/10). Projectnummer/BaaN-code Ieder project moet eenduidig geïdentificeerd kunnen worden. Een project in uitvoering heeft normaliter één vaste BaaN-code. Projecten in het voorstadium hebben nog geen BaaN-code. Wel is dan vrijwel altijd al een TU dossiercode toegekend (door de faculteit of centraal, afhankelijk van de bilaterale afspraken). Het is aan te bevelen vanwege de duidelijkheid en continuïteit in ieder geval de dossiercode te vermelden; de BaaN-code is dan aanvullend. Het niet invullen van een code heeft tot gevolg, dat de uren niet aan een project kunnen worden toegeschreven. Projectnaam/activiteit Hier kan kort de projectnaam, het projectacroniem of een specifieke activiteit worden vermeld. Bestede uren per dag Het is aan te bevelen af te ronden op hele uren; de wet van de grote getallen zorgt in het algemeen voor een juiste grootte van de integrale prestatie. Een eventuele kolom na zondag kan gebruikt worden om overwerk te vermelden als de faculteit dit op prijs stelt.

mogelijk is de projectleiders de formulieren te laten paraferen, omdat een projectmedewerker dan al zijn projectleiders langs moet voor parafen. Daarom zal parafering kunnen geschieden door de formele chef van de projectmedewerker. Dit houdt niet in dat de projectleider niet langer verantwoordelijk is voor hetgeen de projectmedewerker in zijn project presteert.

Onderzoek Op deze regels kan het werk voor de verschillende projecten worden geregistreerd. Indien nodig kan men een regel reserveren voor niet-projectonderzoek.

Hierna staan aspecten genoemd die bij tijdregistratie dienen te worden meegenomen.

Totaal onderzoek Opgemerkt moet worden dat het de bedoeling is een realistische weergave van het werk te verkrijgen, ook als dat zou inhouden dat er meer dan 8 uur per dag is gewerkt.

Week, jaar Bijvoorbeeld bovenaan rechts kan het weeknummer en jaar worden vermeld. Het is in de praktijk belangrijk ervoor te zorgen dat de formulieren daadwerkelijk elke week worden ingevuld. Paraaf De paraaf van de chef van de projectmedewerker. Registratiepunt Gezien de bovengenoemde noodzaak om vanuit de formulieren van de verschillende medewerkers de tijdverantwoording per project samen te stellen, ligt het voor de hand de formulieren op één bepaald punt te verzamelen.

Overige taken Op deze regels kunnen de overige activiteiten (onderwijs, bestuur, adviezen, cursussen etc.) worden geregistreerd. Dat hoeft niet zeer uitvoerig, het is immers de bedoeling dat het formulier primair voor onderzoeksverantwoording wordt gebruikt. Er dient een integrale verantwoording van alle gemaakte uren nagestreefd te worden, dit wordt ondermeer door de EU voorgeschreven.


198


199

Checklist contracten en modelcontract Onderstaande checklist geeft de minimale eisen aan waaraan een volwaardig contract moet voldoen. Aan de hand hiervan kunt u contracten in eerste instantie opstellen en beoordelen. Voor advies over een contract kunt u uw Contractmanager of de afdeling Juridische Zaken raadplegen. De punten worden behandeld in de meest gebruikelijke volgorde. Van deze volg-

7

orde kan worden afgeweken. Per punt worden cursief enkele aandachtspunten gegeven, waarna vervolgens een standaardformulering is opgenomen. De woorden “contract” en “overeenkomst” zijn willekeurig door elkaar gebruikt. Ze hebben een gelijke betekenis.

Partijen • • •

Voor TU Delft is dit alleen de rechtspersoon Technische Universiteit Delft. Faculteiten, onderzoekscholen en instituten zijn geen separate juridische entiteiten en kunnen als zodanig geen partij zijn bij een contract; Alleen de tekenbevoegde kan TU Delft vertegenwoordigen, zie Mandaatregeling TU Delft; Ook bij buitenlandse contracten blijft de (juridische) naam Technische Universiteit Delft.

Partijen: 1.

TECHNISCHE UNIVERSITEIT DELFT gevestigd te Delft, Stevinweg 1, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door de voorzitter College van Bestuur, namens deze krachtens Mandaatregeling TU Delft [1], hierna te noemen: “TU Delft”,

en 2.

[2], gevestigd te [3], ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door [4], [5], hierna te noemen: “Opdrachtgever”,

[1] [2] [3] [4] [5]

Naam en functie tekenbevoegde TU Delft, Naam opdrachtgever Adres opdrachtgever Functie tekenbevoegde opdrachtgever Naam tekenbevoegde opdrachtgever

Overwegingen / Considerans Geef zo goed mogelijk de intentie van het contract aan. Vermeld hier een beschrijving van het doel en de aanleiding van de overeenkomst. Geef aan waarom beide partijen belang of voordeel van het aangaan van de overeenkomst verwachten en benoem dat voordeel. NB:

Onderstaande formulering is zeer algemeen. Het verdient aanbeveling de considerans uitgebreider op te nemen, echter hiertoe is geen eenduidige standaardformule aan te geven.

overwegende, • • •

dat beide partijen ten behoeve van wetenschap en onderwijs nauwere samenwerking op gemeenschappelijke onderzoeksgebieden willen nastreven, dat voor het onderzoek op het gebied van __________________________________________________________________________, van belang is dat een samenwerking tussen partijen tot stand komt,

Inspanningsverplichting •

Creëer een inspanningsverbintenis door op te nemen, dat de TU Delft zich zal inspannen maar geen resultaat garandeert. Indien planning en voortgang is opgenomen, zorg dan dat dit eenduidig is vermeld.

komen overeen als volgt:


200

Artikel n: Inspanningsverplichting n.1 n.2

TU Delft verricht een onderzoek, getiteld: ____________ hierna te noemen “het Onderzoek”, zoals dat nader is beschreven in Bijlage 1, die als zodanig deel uitmaakt van deze overeenkomst; TU Delft zal ervoor zorgdragen dat het Onderzoek naar beste weten en kunnen verricht wordt, onder inachtneming van criteria en standaarden die gelijk zijn aan die welke normaliter gelden ten aanzien van onderzoekingen die door TU Delft ten behoeve van TU Delft worden verricht. TU Delft garandeert echter niet dat de verwachte resultaten ook zullen worden bereikt.

Prestaties van de klant / het Geld • •

Neem het bedrag van de integrale begroting op als kosten voor TU Delft en het bedrag van de klant als bijdrage in vergoeding van die kosten. Vermeld alle bedragen excl. BTW. Neem een betalingsschema op waarin wordt vermeld wanneer er hoeveel wordt betaald.

Artikel n: Prestaties n.1 De totale kosten van TU Delft voor het onderzoek bedragen € ____________ (bedrag) excl. BTW; n.2 De financiële bijdrage van Opdrachtgever aan het onderzoek zal € ____________ (bedrag) excl. BTW bedragen; n.3 TU Delft kan het verschuldigde bedrag in gelijke bedragen aan het eind van ieder kalenderkwartaal declareren middels een factuur, waarop de verschuldigde omzetbelasting afzonderlijk is vermeld; n.4 Opdrachtgever zal het gedeclareerde bedrag betalen binnen dertig (30) dagen na ontvangst van de desbetreffende factuur.

Recht op resultaat •

Neem het bedrag van de integrale begroting op als kosten voor TU Delft en het bedrag van de klant als bijdrage in vergoeding van die kosten. Vermeld alle bedragen excl. BTW.

Artikel n: Rechten op resultaat n.1 n.2

De resultaten van het Onderzoek staan tijdens de duur van deze overeenkomst ter interne beschikking van beide Partijen; Het intellectuele eigendomsrecht en het industriële eigendomsrecht en het recht om deze rechten aan te vragen berust bij de TU Delft.

Publicatie • • • •

Publicatie moet altijd mogelijk zijn; Uitstel of aanpassing wordt alleen verleend bij gegronde redenen van de klant; maximaal een half jaar. Let op: Uitstel bij proefschriften is vaak niet mogelijk zonder financiële consequenties; Regel dat de klant na melding van de publicatie één maand tijd krijgt om uitstel te vragen. Als na één maand nog geen reactie is gekomen mag TU Delft publiceren; De klant mag alleen publiceren als TU Delft toestemming geeft, met vermelding van TU Delft en auteur.

Artikel n: Publicatie n.1 n.2

TU Delft is gerechtigd de in het kader van het Onderzoek verkregen resultaten te publiceren; Voor zodanige publicatie zal TU Delft een concept hiervan voorleggen aan Opdrachtgever. Indien Opdrachtgever over de publicatie overleg wenst, zal zij dit binnen één (1) maand na indiening door TU Delft schriftelijk aan TU Delft laten weten. In onderling overleg tussen TU Delft en Opdrachtgever kan dan uitstel van publicatie worden verleend tot maximaal zes (6) maanden, of de tekst van de publicatie zodanig worden aangepast dat de commerciële belangen van Opdrachtgever hierdoor redelijkerwijs niet worden geschaad. Indien één (1) maand na indiening door TU Delft een verzoek tot overleg niet is ontvangen, is TU Delft gerechtigd te publiceren;


201

n.3

Opdrachtgever is niet gerechtigd te publiceren zonder toestemming van TU Delft. Aan toestemming kunnen voorwaarden worden verbonden.

Geheimhouding • • •

Bedrijfsgegevens van de klant, zoals omzetgegevens, productiegeheimen kunnen door TU Delft maximaal 5 jaar geheimgehouden worden; Resultaat van het lopende onderzoek kan tijdens het onderzoek geheimgehouden worden tot maximaal een half jaar na het uitbrengen van een (tussen-) rapport (zie ook “Publicatie”); Zorg dat er geen annexen of dergelijke zijn waarin de individuele onderzoeker zich separaat aan de klant bindt of kan binden.

Artikel n: Geheimhouding n.1

n.2

Partijen verplichten zich tot geheimhouding voor maximaal vijf jaar van elkaars bedrijfsgegevens waarvan zij bij de uitvoering van het Onderzoek hebben kennis genomen en waarvan uitdrukkelijk is medegedeeld, dat geheimhouding noodzakelijk voor de wederpartij is. Deze geheimhoudingsverplichting is niet van toepassing voor: a. Gegevens, die al in het bezit waren van een Partij op het moment dat deze aan haar werden medegedeeld door de wederpartij; b. Gegevens, die reeds algemeen bekend zijn op de dag dat deze aan een Partij werden medegedeeld door de wederpartij; c. Gegevens, die rechtmatig door een Partij van derden zijn verkregen; d. Gegevens, die na de datum van inwerkingtreding van deze Overeenkomst algemeen bekend zijn geworden, anders dan door onrechtmatig handelen of nalaten van Partijen; TU Delft verplicht zich tot geheimhouding van de resultaten van het Onderzoek tot aan het uitbrengen van een (tussen) rapport. Indien dit redelijkerwijs noodzakelijk blijkt ten behoeve van exploitatie van de resultaten van het onderzoek, zal in overleg deze termijn verlengd worden met een half jaar.

Aansprakelijkheid • • •

Zorg dat aansprakelijkheid voor schade uit wanprestatie beperkt blijft tot het bedrag dat de klant bijdraagt; Indien de klant de resultaten uit het onderzoek aan derden verstrekt, dient TU Delft gevrijwaard te worden voor aanspraken van die derde; Let op productaansprakelijkheid. Het risico kan zo groot zijn, dat de klant dat risico niet kan dragen. In zulke gevallen moet de TU eisen dat de klant zich tegen productaansprakelijkheid verzekert om te voorkomen dat bij faillissement van de klant de TU Delft dat risico moet dragen. Neem in deze gevallen contact op met de afdeling Juridische Zaken.

Artikel n: Aansprakelijkheid n.1 n.2

n.3

Voor alle schade, die Opdrachtgever lijdt ten gevolge van wanprestatie van TU Delft is TU Delft aansprakelijk, doch ten hoogste tot het bedrag van de bijdrage van Opdrachtgever; Indien Opdrachtgever enig resultaat, verkregen van TU Delft, gebruikt of toepast dan wel derden in de gelegenheid stelt deze te (laten) gebruiken of toe te passen, vrijwaart Opdrachtgever TU Delft voor aanspraken harerzijds, c.q. voor aanspraken van derden wegens schade, tenzij deze schade het gevolg is van opzet of grove schuld van TU Delft; Opdrachtgever is aansprakelijk voor de schade, die TU Delft en/of de door haar ingeschakelde personen lijden tijdens de uitvoering van het onderzoek op het terrein van Opdrachtgever, tenzij sprake is van grove schuld van TU Delft of de door haar ingeschakelde personen.

Overmacht •

Als de uitvoerder van het onderzoek (bijv. de promovendus) met naam genoemd wordt in het contract, zorg dan dat onder overmacht ook ziekte van deze uitvoerder valt. (Het is overigens niet aan te bevelen namen van uitvoerders in een contract te vermelden).


202

Artikel n: Overmacht n.1

n.2

TU Delft is niet aansprakelijk indien zij niet, niet tijdig of niet volledig aan de verplichtingen jegens Opdrachtgever kan voldoen als gevolg van overmacht; (Eventueel - indien onderzoeker met naam genoemd - onder overmacht worden mede begrepen ziekte of het niet meer beschikbaar zijn van de in artikel genoemde onderzoeker). Ingeval van overmacht zullen Partijen overleg plegen over de verdere uitvoering van het Onderzoek.

Duur en beëindiging •

In het contract dient opgenomen te worden wanneer het begint en wanneer het eindigt.

Artikel n: Duur en beëindiging n.1

Deze Overeenkomst treedt in werking op ____________ en zal eindigen op ____________.

Toepasselijk recht •

Nederlands recht dient van toepassing te zijn op de overeenkomst en geschillen worden uitgevochten voor de Nederlandse rechter.

Artikel n: Toepasselijk recht n.1

n.2

n.3

Indien tussen Partijen een geschil ontstaat over de totstandkoming, de uitleg, de uitvoering of het niet juist of niet tijdig uitvoeren van een tussen Partijen gesloten Overeenkomst of een andere rechtsverhouding, of indien een der Partijen meent dat van een zodanig geschil sprake is, zijn Partijen verplicht te trachten door onderhandelingen tot overeenstemming te komen, alvorens het geschil aan de burgerlijke rechter voor te leggen; Slagen Partijen er niet in tot overeenstemming te komen, dan komen Partijen ten aanzien van alle geschillen welke mochten ontstaan naar aanleiding van de onderhavige overeenkomst, dan wel van nadere overeenkomsten die daarvan het gevolg mochten zijn, overeen deze geschillen te behandelen overeenkomstig het ACB Mediation-reglement van de Stichting ADR te Den Haag. Indien met betrekking tot deze geschillen door Partijen geen vergelijk wordt bereikt overeenkomstig dat Reglement, zullen deze geschillen op verzoek van de meest gerede Partij worden beslecht door de bevoegde Nederlandse rechter of [keuze maken] overeenkomstig het Arbitrage Reglement van het Nederlands Arbitrage Instituut te Rotterdam; Op deze Overeenkomst is het Nederlands recht van toepassing.

Aldus opgemaakt en overeengekomen in n-voud, Technische Universiteit Delft

Naam: Plaats: Datum: NB:

[naam Opdrachtgever]

_________________________________________ ___________________________________ Naam: ___________________________________ Plaats: _________________________________________

________________________________________

Datum:

________________________________________

1) Voor advies kunt te allen tijde terecht bij de afdeling Juridische Zaken van de directie BMO. 2) Naast dit model onderzoekscontract zijn bij Juridische Zaken diverse modellen beschikbaar, die als hulpmiddel kunnen dienen bij het opstellen van (meer) definitieve contractuele stukken. Ook is het mogelijk deze modellen te hanteren bij de beoordeling van door derden aangeboden contractuele documenten. Deze modellen kunnen niet blindelings worden gebruikt, ook niet als concept. Neem voor een nadere invulling van het betreffende contractuele stuk contact op met Juridische Zaken. Voorbeelden van beschikbare modellen zijn: samenwerkingsovereenkomst, geheimhoudingsverklaring, intentieverklaring, afstudeerovereenkomst, stageovereenkomst.


203

Overeenkomst inzake onderzoek 8

De ondergetekenden, 1.

TECHNISCHE UNIVERSITEIT DELFT, gevestigd te Delft, Stevinweg 1, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door ____________ , hierna te noemen: “TU Delft”,

en 2.

____________ gevestigd te ____________ ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door ____________ , hierna te noemen: “Opdrachtgever”,

overwegende dat: • •

beide partijen ten behoeve van wetenschap en onderwijs nauwere samenwerking op gemeenschappelijke onderzoeksgebieden willen nastreven, het voor het onderzoek op het gebied van ____________ van belang is dat een samenwerking tussen partijen tot stand komt,


Artikel 1: Onderzoek 1.1 1.2

TU Delft verricht een onderzoek, getiteld: ____________, hierna te noemen “het Onderzoek”, zoals dat nader is beschreven in Bijlage 1, die als zodanig deel uitmaakt van deze overeenkomst; TU Delft zal ervoor zorgdragen dat het Onderzoek naar beste weten en kunnen verricht wordt, onder inachtneming van criteria en standaarden die gelijk zijn aan die welke normaliter gelden ten aanzien van onderzoekingen die door TU Delft ten behoeve van TU Delft worden verricht. TU Delft garandeert echter niet dat de verwachte resultaten ook zullen worden bereikt.

Artikel 2: Financiën 2.1 2.2

De totale kosten van TU Delft voor het onderzoek bedragen € ____________ excl. BTW. De financiële bijdrage van Opdrachtgever aan het onderzoek zal € ____________ excl. BTW bedragen; TU Delft kan het verschuldigde bedrag in gelijke bedragen aan het eind van ieder kalenderkwartaal declareren middels een factuur, waarop de verschuldigde omzetbelasting afzonderlijk is vermeld. Opdrachtgever zal het gedeclareerde bedrag betalen binnen dertig (30) dagen na ontvangst van de desbetreffende factuur.

Artikel 3: Recht op resultaat 3.2 3.3

De resultaten van het Onderzoek staan tijdens de duur van deze overeenkomst ter interne beschikking van beide Partijen; Het intellectuele eigendomsrecht en het industriële eigendomsrecht en het recht om deze rechten aan te vragen berust bij de TU Delft.

Artikel 4: Publicatie 4.1 4.2

TU Delft is gerechtigd de in het kader van het Onderzoek verkregen resultaten te publiceren; Opdrachtgever is niet gerechtigd te publiceren zonder toestemming van TU Delft. Aan toestemming kunnen voorwaarden worden verbonden.

Artikel 5: Geheimhouding Partijen verplichten zich tot geheimhouding voor maximaal vijf jaar van elkaars bedrijfsgegevens waarvan zij bij de uitvoering van het Onderzoek hebben kennis genomen en waarvan uitdrukkelijk is medegedeeld, dat geheimhouding noodzakelijk voor de wederpartij is. Deze geheimhoudingsverplichting is niet van toepassing voor;


204

a. Gegevens, die al in het bezit waren van een Partij op het moment dat deze aan haar werden medegedeeld door de wederpartij; b. Gegevens, die reeds algemeen bekend zijn op de dag dat deze aan een Partij werden medegedeeld door de wederpartij; c. Gegevens, die rechtmatig door een Partij van derden zijn verkregen; d. Gegevens, die na de datum van inwerkingtreding van deze Overeenkomst algemeen bekend zijn geworden, anders dan door onrechtmatig handelen of nalaten van Partijen.

Artikel 6: Aansprakelijkheid 6.1 6.2

6.3

Voor alle schade, die Opdrachtgever lijdt ten gevolge van wanprestatie van TU Delft is TU Delft aansprakelijk, doch ten hoogste tot het bedrag van de bijdrage van Opdrachtgever, genoemd in artikel 3; Indien Opdrachtgever enig resultaat, verkregen van TU Delft, gebruikt of toepast dan wel derden in de gelegenheid stelt deze te (laten) gebruiken of toe te passen, vrijwaart Opdrachtgever TU Delft voor aanspraken harerzijds, c.q. voor aanspraken van derden wegens schade, tenzij deze schade het gevolg is van opzet of grove schuld van TU Delft; Opdrachtgever is aansprakelijk voor de schade, die TU Delft en/of de door haar ingeschakelde personen lijden tijdens de uitvoering van het onderzoek op het terrein van Opdrachtgever, tenzij sprake is van grove schuld van TU Delft of de door haar ingeschakelde personen.

Artikel 7: Overmacht TU Delft is niet aansprakelijk indien zij niet, niet tijdig of niet volledig aan de verplichtingen jegens Opdrachtgever kan voldoen als gevolg van overmacht. Ingeval van overmacht zullen Partijen overleg plegen over de verdere uitvoering van het Onderzoek.

Artikel 8: Duur en beëindiging van de overeenkomst Deze Overeenkomst treedt in werking op ____________ en zal eindigen op ____________.

Artikel 9: Toepasselijk recht en geschillen Indien tussen Partijen een geschil ontstaat over de totstandkoming, de uitleg, de uitvoering of het niet juist of niet tijdig uitvoeren van een tussen Partijen gesloten Overeenkomst of een andere rechtsverhouding, of indien een der Partijen meent dat van een zodanig geschil sprake is, zijn Partijen verplicht te trachten door onderhandelingen tot overeenstemming te komen, alvorens het geschil aan de burgerlijke rechter voor te leggen; Op deze Overeenkomst is het Nederlands recht van toepassing; Alle geschillen, die ontstaan uit deze Overeenkomst zullen worden beslecht in Nederland en wel door de terzake bevoegde rechter. Aldus overeengekomen en in ____________-voud opgemaakt, de Technische Universiteit Delft:

de Opdrachtgever:

Handtekening: Naam: Plaats: Datum:

Handtekening:

________________________________________

Datum:

________________________________________

_________________________________________ ___________________________________ Naam: ___________________________________ Plaats: _________________________________________


205

Eventueel op te nemen, indien klant dat wenst: 4.2

5.2

Voor zodanige publicatie zal TU Delft een concept hiervan voorleggen aan Opdrachtgever. Indien Opdrachtgever over de publicatie overleg wenst, zal zij dit binnen een (1) maand na indiening door TU Delft schriftelijk aan TU Delft laten weten. In onderling overleg tussen TU Delft en Opdrachtgever kan dan uitstel van publicatie worden verleend tot maximaal 6 (zes) maanden, of de tekst van de publicatie zodanig worden aangepast dat de commerciële belangen van Opdrachtgever hierdoor redelijkerwijs niet worden geschaad. Indien een (1) maand na indiening door TU Delft een verzoek tot overleg niet is ontvangen, is TU Delft gerechtigd te publiceren. TU Delft verplicht zich tot geheimhouding van de resultaten van het Onderzoek tot aan het uitbrengen van een (tussen-) rapport. Indien dit redelijkerwijs noodzakelijk blijkt ten behoeve van exploitatie van de resultaten van het onderzoek, zal in overleg deze termijn verlengd worden met een half jaar.

Indien onderzoeker met naam genoemd: 7.2 Onder overmacht worden mede begrepen ziekte of het niet meer beschikbaar zijn van de in artikel ____________ genoemde onderzoeker.


206


207

Verklaring ten behoeve van Contractonderzoek Ondergetekende, Naam: Geboorteplaats en –datum:

________________________________________________________________________________________

Adres: Personeelslid / Student(e) / Gastmedewerk(st)er bij de Faculteit der: ________________________________________________________________________________________ Afdeling:

________________________________________________________________________________________

kennis genomen hebbende van het contract tussen de Technische Universiteit Delft en: ________________________________________________________________________________________

inzake:

________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________

verklaart, datgene te doen c.q. na te laten wat voor uitvoering, zowel naar de letter als naar de geest, van het onderwerpelijke contract door de Technische Universiteit Delft nodig is. Ondergetekende zal zich met name houden aan alle geheimhoudingsbepalingen. Ondergetekende erkent door het ondertekenen van deze verklaring dat het intellectuele c.q. industriële eigendomsrecht op het resultaat van het onderzoek toebehoort aan de Technische Universiteit Delft. De aan de Technische Universiteit Delft geldende regelingen m.b.t. intellectueel eigendom (zie de “Leidraad Contractactiviteiten”) zijn van toepassing. Ondergetekende verbindt zich, voor zover overdracht nog niet kon plaatsvinden of heeft plaatsgevonden, overdracht van dit recht zodra mogelijk bij (onderhandse) akte te bevestigen.

Handtekening: Naam: Plaats:

_________________________________________ _________________________________________ _________________________________________

Datum:

_________________________________________


9

208


209

Geheimhoudingsovereenkomst 10

Partijen: 1.

TECHNISCHE UNIVERSITEIT DELFT, gevestigd te Delft, Stevinweg 1, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door ____________, hierna te noemen: “TU Delft”,

en 2.

____________, gevestigd te ____________, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door____________, hierna te noemen: “Bedrijf”,

overwegende dat: • •

TU Delft en Bedrijf voornemens zijn elkaar van vertrouwelijke informatie te voorzien teneinde te onderzoeken of samenwerking tussen partijen mogelijk is, TU Delft en Bedrijf wensen dat de andere partij deze vertrouwelijke informatie geheimhoudt,


Artikel 1 1.1 1.2

Partijen stemmen erin toe dat zij door de andere partij worden voorzien van vertrouwelijke informatie betreffende ----- (onderwerp) teneinde te onderzoeken of samenwerking tussen partijen mogelijk is (doel); Alle mondelinge informatie zal binnen twee maanden na verstrekking schriftelijk door de verstrekkende partij worden bevestigd. Alle schriftelijke informatie, hierna te noemen: “Vertrouwelijke Informatie”, zal als vertrouwelijk of confidentieel worden gemerkt.

Artikel 2 2.1 2.2 a. b. c. d. e. f.

Partijen verplichten zich tot geheimhouding voor maximaal vijf jaar vanaf ondertekening van deze overeenkomst van elkaars vertrouwelijke informatie waarvan zij hebben kennis genomen conform artikel 1. Deze geheimhoudingsverplichting is niet van toepassing voor: Gegevens, die al in het bezit waren van een Partij op het moment dat deze aan haar werden medegedeeld door de wederpartij; Gegevens, die reeds algemeen bekend zijn op de dag dat deze aan een Partij werden medegedeeld door de wederpartij; Gegevens, die rechtmatig door een Partij van derden zijn verkregen; Gegevens, die na de datum van inwerkingtreding van deze Overeenkomst algemeen bekend zijn geworden, anders dan door onrechtmatig handelen of nalaten van Partijen. Gegevens, die door de INFORMATIE-VERSTREKKENDE PARTIJ worden verstrekt op niet-vertrouwelijke basis; Gegevens,die door de INFORMATIE-ONTVANGENDE PARTIJ onafhankelijk van van de INFORMATIE-VERSTREKKENDE PARTIJ afkomstige INFORMATIE worden ontwikkeld.

Artikel 3 3.1

3.2

De INFORMATIE-ONTVANGENDE PARTIJ zal de INFORMATIE geheim houden en niet mededelen aan enige derde en slechts aan die medewerkers van de eigen Partij, die de INFORMATIE redelijkerwijs nodig kunnen hebben voor het doel als vermeld in artikel 1.1, en die net zo zullen zorg dragen de INFORMATIE van de andere Partij(en) geheim en vertrouwelijk te houden binnen de eigen organisatie zoals zij dat gewoonlijk doen met eigen informatie. Partijen verplichten zich de aan hen verstrekte Vertrouwelijke informatie op geen enkele wijze in gewijzigde noch in ongewijzigde vorm in exploitatie te nemen of toe te passen voor welk doel dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de informatie verstrekkende partij.

Artikel 4 Partijen zullen geen octrooi aanvragen, waar ook ter wereld, met betrekking tot de aan hen door de andere partij verstrekte Vertrouwelijke


210

informatie en zij zullen niemand die tot haar organisatie behoort of daarmede een band heeft, in de gelegenheid stellen dit te doen, tenzij met voorafgaande schriftelijke toestemming van de informatie verstrekkende partij.

Artikel 5 Deze overeenkomst heeft een duur van 5 (vijf ) jaar, te rekenen vanaf de datum van laatste ondertekening van deze Overeenkomst. De verplichting tot geheimhouding geldt voor een periode van 5 (vijf ) jaar vanaf de datum van mededeling van de INFORMATIE

Artikel 6 Alle materialen, zoals documenten, tekeningen, modellen, apparaten, sketches, ontwerpen en opstellingen, welke worden verschaft aan de INFORMATIE-ONTVANGENDE PARTIJ door de INFORMATIE-VERSTREKKENDE PARTIJ en die eigendom zijn van de INFORMATIE-VERSTREKKENDE PARTIJ zullen eigendom blijven van die partij en zullen, samen met daarvan gemaakte kopieën, aan die partij worden geretourneerd meteen na het schriftelijk verzoek daarom.

Artikel 7 7.1 7.2

Op deze Overeenkomst is het Nederlands recht van toepassing. Geschillen welke uit deze Overeenkomst voortvloeien en welke niet in onderling overleg kunnen worden opgelost, zullen uitsluitend worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te ’s-Gravenhage/ c.q. beslist door arbitrage volgens het reglement van het Nederlands Arbitrage Instituut.

Aldus in 2-voud overeengekomen, de TU Delft

Bedrijf

Handtekening:

_________________________________________

Handtekening:

________________________________________

Naam: Plaats: Datum:

_________________________________________ _________________________________________ _________________________________________


________________________________________ ________________________________________ ________________________________________


211

Geheimhoudingsverklaring 11

____________, hierna te noemen : ____________, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door ____________, verklaart hierbij dat: a.

b.

c.

d. e.

____________ erin toestemt dat zij door de Technische Universiteit Delft, hierna te noemen “TU Delft”, wordt voorzien van vertrouwelijke informatie betreffende een uitvinding ____________. (omschrijving). Alle mondelinge informatie zal binnen twee maanden na verstrekking schriftelijk door de TU Delft worden bevestigd. Alle schriftelijke informatie, hierna te noemen informatie, zal als vertrouwelijk of confidentieel worden gemerkt; ____________ alle voornoemde informatie die haar door TU Delft zal worden verstrekt, zal behandelen als vertrouwelijke informatie die zij derhalve voor derden strikt geheim zal houden en dat zij deze geheimhoudingsplicht ook zal opleggen aan haar medewerkers; ____________ zich bindt aan voornoemde plicht tot geheimhouding voor de duur van 10 (tien) jaren na de dag van ter beschikking stelling van de betreffende informatie door TU Delft of totdat de verstrekte gegevens van openbare bekendheid zijn geworden buiten haar verantwoordelijkheid; zij is echter niet tot geheimhouding verplicht betreffende die delen van de verstrekte informatie waarvan zij ten genoegen van TU Delft kan aantonen dat deze reeds van openbare bekendheid waren, reeds in haar bezit waren dan wel via een derde, niet tot geheimhouding verplichte partij in haar bezit kwamen; ____________ zich verplicht voornoemde informatie op geen enkele wijze in gewijzigde noch in ongewijzigde vorm in exploitatie te nemen of toe te passen voor welk doel dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van TU Delft; ____________ geen octrooi zal aanvragen, waar ook ter wereld, met betrekking tot de aan haar verstrekte informatie en dat zij niemand die tot haar organisatie behoort of daarmede een band heeft, in de gelegenheid zal stellen dit te doen, tenzij met voorafgaande schriftelijke toestemming van TU Delft en tenzij de octrooiaanvrage betrekking heeft op informatie waarvan zij ten genoegen van TU Delft kan aantonen dat zij over deze informatie beschikte voordat zij door TU Delft geïnformeerd was of de beschikking kreeg door een derde, niet tot geheimhouding verplichte partij.


_________________________________________ _________________________________________ _________________________________________ _________________________________________


212


213

Gastvrijheidverklaring (algemeen) Gastvrijheidverklaring Naam en voorletters:

________________________________________________________________________________________

Geboorteplaats en –datum:

________________________________________________________________________________________

Adres in Nederland:

________________________________________________________________________________________

Adres in het buitenland (indien van toepassing): ________________________________________________________________________________________ Nationaliteit:

________________________________________________________________________________________

Naam werkgever:

________________________________________________________________________________________

Adres werkgever:

________________________________________________________________________________________

Artikel 1 Ondergetekende aanvaardt de gastvrijheid hem/haar verleend door de Technische Universiteit Delft in het kader van de samenwerking tussen (werkgever), en (faculteit/instituut). Deze verklaring geldt voor het tijdvak van ____________ tot ____________.

Artikel 2 Ondergetekende stemt er mee in zich te zullen onderwerpen aan de voorschriften en aanwijzingen (bijvoorbeeld inzake veiligheid en milieu) zoals deze gelden voor en bij de Technische Universiteit Delft. Hieronder dienen te worden verstaan wettelijke voorschriften en voorschriften van de Technische Universiteit Delft.

Artikel 3 Ondergetekende stemt er mee in datgene geheim te houden waarvan dit wordt medegedeeld of waarvan geheimhouding uit de aard der zaak volgt of waarvan hij/zij kan weten of redelijkerwijs kan vermoeden dat geheimhouding geboden is.

Artikel 4 Ondergetekende stemt er voorts mee in de Technische Universiteit Delft te vrijwaren voor schade en daaruit voortvloeiende aansprakelijkheid ten gevolge van overtreding van de voorschriften of van de bepalingen inzake geheimhouding.

Artikel 5 Artikel 3 en artikel 4 blijven van kracht na beëindigen van de gastvrijheid.


12

214

Artikel 6 Ondergetekende aanvaardt dat hij/zij dan wel zijn/haar werkgever (een deel van) de aan zijn/haar verblijf verbonden verbruikskosten/overheadkosten, nader bepaald op € ____________ per maand, aan de Technische Universiteit Delft zal vergoeden.

Artikel 7 Ondergetekende verklaart dat deze verklaring niet strijdig is met elders door hem/haar aangegane verplichtingen.

Artikel 8 Ondergetekende zal zonodig de verklaring ten behoeve van contractonderzoek ondertekenen terzake van verplichtingen die voortvloeien uit een contractuele relatie tussen de Technische Universiteit Delft en (een) derde(n), indien hij/zij bij contractonderzoek betrokken wordt. Aldus opgemaakt in tweevoud, Voor akkoord:


_________________________________________ ___________________________________ Naam: ___________________________________ Plaats: _________________________________________

________________________________________

Datum:

________________________________________


215

Gastvrijheidverklaring voor onderzoeksactiviteiten Naam en voorletters:

________________________________________________________________________________________

Geboorteplaats en –datum:

________________________________________________________________________________________

Adres in Nederland:

________________________________________________________________________________________

Adres in het buitenland (indien van toepassing): ________________________________________________________________________________________ Nationaliteit:

________________________________________________________________________________________

Naam werkgever:

________________________________________________________________________________________

Adres werkgever:

________________________________________________________________________________________

hierna te noemen “Ondergetekende”

Artikel 1 Ondergetekende aanvaardt de gastvrijheid hem/haar verleend door de Technische Universiteit Delft in het kader van de samenwerking tussen (betrokkene/werkgever), en Faculteit ____________ Afdeling / Dienst ____________ Deze verklaring geldt voor het tijdvak van ____________ tot ____________.

Artikel 2 Ondergetekende stemt er mee in zich te zullen onderwerpen aan de voorschriften en aanwijzingen (bijvoorbeeld inzake veiligheid en milieu) zoals deze gelden voor en bij de Technische Universiteit Delft. Hieronder dienen te worden verstaan wettelijke voorschriften en voorschriften van de Technische Universiteit Delft.

Artikel 3 Ondergetekende stemt er voorts mee in de Technische Universiteit Delft te vrijwaren voor schade en daaruit voortvloeiende aansprakelijkheid ten gevolge van overtreding van de voorschriften of van de bepalingen inzake geheimhouding.

Artikel 4 Ondergetekende stemt er mee in dat alle informatie door TU Delft verstrekt of uit Onderzoek verkregen, zal behandelen als vertrouwelijke informatie en die derhalve voor derden strikt geheim zal houden en zich bindt aan voornoemde plicht tot geheimhouding voor de duur van 10 (tien) jaren na de dag van ter beschikking stelling van de betreffende informatie door TU Delft of totdat de verstrekte gegevens van openbare bekendheid zijn geworden buiten verantwoordelijkheid van ondergetekende. Ondergetekende is echter niet tot geheimhouding verplicht betreffende die delen van de verstrekte informatie waarvan Ondergetekende ten genoegen van TU Delft kan aantonen dat deze reeds van openbare bekendheid waren, reeds in bezit waren van Ondergetekende dan wel via een derde, niet tot geheimhouding verplichte partij zijn verkregen.


13

216

Artikel 5 Ondergetekende verplicht zich om voornoemde informatie en verkregen informatie uit Onderzoek op geen enkele wijze in gewijzigde noch in ongewijzigde vorm in exploitatie te nemen of toe te passen voor welk doel dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van TU Delft.

Artikel 6 Ondergetekende stemt er mee in geen octrooi aan te vragen, waar ook ter wereld, met betrekking tot de aan haar verstrekte informatie en dat zij niemand die tot haar organisatie behoort of daarmede een band heeft, in de gelegenheid zal stellen dit te doen, tenzij met voorafgaande schriftelijke toestemming van TU Delft en tenzij de octrooiaanvrage betrekking heeft op informatie waarvan zij ten genoegen van TU Delft kan aantonen dat zij over deze informatie beschikte voordat zij door TU Delft geïnformeerd was of de beschikking kreeg door een derde, niet tot geheimhouding verplichte partij.

Artikel 7 Artikel 3, 4, 5 en artikel 6 blijven van kracht na beëindigen van de gastvrijheid.

Artikel 8 Ondergetekende aanvaardt dat hij/zij dan wel zijn/haar werkgever (een deel van) de aan zijn/haar verblijf verbonden verbruikskosten/overheadkosten, nader bepaald op € ____________ per maand, aan de Technische Universiteit Delft zal vergoeden.

Artikel 9 Ondergetekende verklaart dat deze verklaring niet strijdig is met elders door hem/haar aangegane verplichtingen.

Artikel 10 Ondergetekende zal zonodig de verklaring ten behoeve van contractonderzoek ondertekenen terzake van verplichtingen die voortvloeien uit een contractuele relatie tussen de Technische Universiteit Delft en (een) derde(n), indien hij/zij bij contractonderzoek betrokken wordt. Gast


Afdelingsvoorzitter _________________________________________ ___________________________________ Naam: ___________________________________ Plaats: _________________________________________

________________________________________

Datum:

________________________________________

Dit formulier dient u volledig ingevuld en ondertekent in te leveren bij de afdeling P&O.

Voor akkoord,

_______________________________________ Hoofd Personeel & Organisatie


217

Software licentieovereenkomst 14

De partijen: De Technische Universiteit Delft, Faculteit ____________, kantoor houdend in Delft, Nederland, wettelijk vertegenwoordigd door ____________, die hierna TU Delft zal worden genoemd; en ____________ kantoor houdend in ____________, wettelijk vertegenwoordigd door ____________, die hierna de Licentienemer zal worden genoemd; overwegende dat: •

TU Delft heeft ontwikkeld en is de eigenaar van ____________ en van de bijbehorende documentatie;

•

dat de TU Delft bereid is om de Licentienemer een Softwarelicentie te verschaffen met als enig doel het ____________ volgens de voorwaarden van deze overeenkomst.

komen het volgende overeen:

1 Definities: “Product onder Licentie” betekent ____________ en bijbehorende documentatie, zoals verder gedefinieerd in bijlage 1; Volgende 3 definities toevoegen indien er slechts een aanpassing wordt gecommercialiseerd: • “Commercieel Product” betekent een eindproduct dat gebaseerd is op, of gebruik maakt van, het Product onder Licentie, met inbegrip van eventuele door de Licentienemer te ontwikkelen extra interfaces. Binnen het Commercieel Product kan het Product onder Licentie niet worden afgescheiden of geïdentificeerd als apart onderdeel, zoals nader is gedefinieerd in bijlage 2. • “Commercieel Productlicentie” betekent dat het één gebruiker is toegestaan het Commercieel Product te gebruiken. Het aantal Commercieel Productlicenties is gelijk aan het aantal gebruikers dat het Commercieel Product tegelijkertijd mag gebruiken. • “Afleveren” betekent ter beschikking gesteld door de Licentienemer onder de voorwaarden gesteld door de Licentienemer aan de specifieke site van een klant. Toevoegen indien commercialisering bestaat uit het verstrekken van licenties aan derden: • “Licentiekosten”betekent de bedragen betaald aan de Licentienemer per Commercieel Productlicentie, hetzij in de vorm van verhuur, licentiekosten, verkoopprijs, of andere, voor het recht om het Commercieel Product of een onderdeel daarvan te mogen gebruiken, maar met uitzondering van extra diensten, onderhoud, onderdelen ontwikkeld voor speciale doeleinden, belastingen op verkopen, en transportkosten, mits deze apart staan vermeld op de factuur. Toevoegen indien per site betaald dient te worden: • “Site” betekent de locatie waar het Commercieel Product wordt gebruikt.

2 Licentieverstrekking 2.1

Onder de voorwaarden hierin beschreven verstrekt de TU Delft aan de Licentienemer een niet-overdraagbare, niet-exclusieve licentie op het Product onder Licentie met als enig doel toe te staan dat de Licentienemer ____________ De Licentienemer heeft niet het recht om derde partijen het recht te geven om het Product onder Licentie te commercialiseren.

2.2

In het geval dat de Licentienemer een fout ontdekt in het Product onder Licentie of last heeft van een storing die te wijten kan zijn aan het Product onder Licentie zal de Licentienemer de TU Delft onmiddellijk op de hoogte stellen van zo’n fout of storing.


218

Indien licentienemer geen veranderingen in de broncode mag aanbrengen: 2.3 Het is de Licentienemer niet toegestaan om de Broncode van het Product onder Licentie verder te ontwikkelen, te veranderen of aan te passen zonder toestemming van de TU Delft. De Licentienemer mag echter wel programmeerfouten in de Broncode verhelpen. In het geval dat de Licentienemer de Broncode van het Product onder Licentie wil ontwikkelen, veranderen of aanpassen, kan de TU Delft besluiten dit voor haar rekening te nemen en een afzonderlijke overeenkomst volgens de standaardregels van de TU Delft afsluiten. Indien licentienemer wel veranderingen in de broncode mag aanbrengen: 2.4 De Licentienemer mag kopieën maken van en wijzigingen aanbrengen in het Product onder Licentie voor eigen gebruik, maar alleen wanneer dit nodig is voor het doel dat wordt beschreven in artikel 2.1. In elk van deze benodigde kopieën en gewijzigde versies zullen dezelfde eigendom- of auteursrechtbepalingen zijn opgenomen als in het Product onder Licentie dat de TU Delft aan de Licentienemer heeft geleverd. De Licentienemer mag het Product onder Licentie of wijzigingen hiervan niet verkopen of overdragen anders dan is beschreven in artikel 2.1. Indien licentienemer software incorporeert in eigen product: 2.5 De Licentienemer zal gratis een functionerende kopie van het Commercieel Product ter beschikking stellen aan de TU Delft met als enig doel de demonstratie en ontwikkeling van het Commercieel Product.

3 Financiering Indien eenmalig bedrag gevraagd: 3.1 De Licentienemer stemt er in toe om aan de TU Delft binnen dertig (30) dagen na de ondertekening van deze overeenkomst door beide partijen een éénmalig niet-restitueerbaar bedrag van ____________ Euro (€____________ te betalen, exclusief BTW, invoerrechten en belastingen, welke door de Licentiehouder zullen worden betaald. 3.2

De TU Delft zal de Licentienemer een factuur toesturen voor het bovengenoemde bedrag binnen tien (10) dagen na de uitvoering van de overeenkomst door beide partijen.

Eenmalig bedrag plus royalties 3.1 Na de ondertekening van deze Overeenkomst zal de Licentienemer aan de TU Delft een niet-restitueerbaar bedrag betalen van ____________ Euro (€____________). Daarna zal de Licentienemer vervolgroyalty’s betalen die bedragen: 3.2

De Licentienemer zal een royalty betalen aan de TU Delft van ____________ procent (____________) van de Licentiekosten. Het minimale royaltybedrag per Commercieel Productlicentie zal zijn:

Alle bedragen zijn exclusief BTW. 3.3

Ieder half jaar zal de Licentienemer verantwoording afleggen aan de TU Delft en royalty’s betalen aan de TU Delft binnen dertig (30) dagen na het eind van ieder half kalenderjaar. De Licentienemer zal complete en kloppende handelsboeken en documenten betreffende de distributie van het Product onder Licentie bijhouden die zodanig gedetailleerd zijn dat het mogelijk is de aan de TU Delft te betalen royalty’s te verifiëren. De TU Delft, of accountants ten behoeve van de TU Delft, zullen het recht hebben om kopieën te maken van de boeken en documenten van de Licentienemer en ze te inspecteren voor zover deze betrekking zullen hebben op de berekening van royalty’s die aan de TU Delft moeten worden betaald ingevolge hiervan. In het geval dat zulke inspecties aantonen dat er te weinig is aangegeven en betaald en dit meer dan vijf procent bedraagt (5%) voor welke periode van zes (6) maanden dan ook, zal de Licentienemer de kosten van het onderzoek betalen.

4 Eigendomsbescherming en vertrouwelijkheid Iedere kopie van het Commercieel Product zal dezelfde eigendom- of auteursrechtbepalingen bevatten als het Product onder Licentie dat de TU Delft aan de Licentienemer heeft geleverd. De oorsprong van het Product onder Licentie, de TU Delft, zal expliciet in de documentatie, presentaties en software worden genoemd.


219

De Licentienemer erkent de vertrouwelijke aard van het Product onder Licentie en wiens eigendom het is. De Licentienemer zal het Product onder Licentie behandelen als vertrouwelijke informatie van de TU Delft. De Licentienemer zal de broncode van het Product onder Licentie niet onthullen aan enige partij die niet tot de Licentienemer behoort. De Licentienemer stemt verder toe in het treffen van normale veiligheidsmaatregelen om het Product onder Licentie tegen diefstal of toegang door derde partijen te beschermen, en om de TU Delft onmiddellijk schriftelijk op de hoogte te stellen van omstandigheden betrekking hebbend op ieder bezit, kennis of gebruik van het Product onder Licentie of van een onderdeel daarvan door wie dan ook buiten de Licentienemer, en de Licentienemer zal samenwerken met de TU Delft op iedere manier die redelijkerwijs verwacht kan worden bij het weer in bezit krijgen van het Product onder Licentie en het voorkomen van verder onrechtmatig gebruik. De TU Delft zal verplicht zijn om geheimhouding te betrachten met betrekking tot alle informatie van de Licentienemer waarvan zij kennis heeft genomen tijdens de overeenkomst en waarover ze expliciet is geïnformeerd dat geheimhouding noodzakelijk is voor de Licentienemer. De TU Delft claimt en reserveert voor zichzelf alle rechten en voordelen die worden verleend onder alle copyrightwetten en alle internationale copyrightafspraken in het Product onder Licentie, waaronder het recht om over het Product onder Licentie te publiceren.

5 Beperking van aansprakelijkheid, afzien van garantie, vrijwaring De Licentienemer erkent dat het Product onder Licentie een onderzoekshulpmiddel is en dat het wordt geleverd zoals het is, zonder bijbehorende services van de TU Delft. De TU delft doet geen uitspraak en geeft geen garanties van welke aard dan ook, niet expliciet en niet impliciet, m.b.t. geen enkele kwestie, waaronder, maar niet beperkt tot, impliciete garanties m.b.t. verkoopbaarheid of geschiktheid voor enig bepaald doel of dat het gebruik van het product onder licentie geen patent of copyright zal schenden. De Licentienemer komt overeen dat de TU Delft niet aansprakelijk zal worden gesteld met betrekking tot welke claim van de Licentienemer of een derde partij dan ook die voortkomt uit of wegens het gebruik van het Product onder Licentie, noch zal de TU Delft aansprakelijk zijn voor enige speciale indirecte schade of schade voortvloeiend uit de licentierechten verleend ingevolge hiervan. De Licentienemer zal de TU Delft vrijwaren van en verdedigen tegen welke claims, eisen, verliezen, schade, aansprakelijkheid en kosten dan ook (waaronder redelijke advocaathonoraria en -kosten) gemaakt of opgelopen door de TU Delft als gevolg van zulke claims door derde partijen.

6 Termijn van de overeenkomst; beëindiging 6.1

De termijn van deze Overeenkomst zal beginnen bij de aflevering van het Product onder Licentie door de TU Delft, en zal voortduren tot de toestemming van zowel de TU Delft als de Licentienemer om deze overeenkomst te beëindigen.

6.2

In het geval dat de Licentienemer in gebreke blijft bij het uitvoeren van enige verplichting onder deze overeenkomst, en als het verzuim niet binnen dertig (30) dagen na opmerking opschrift van het in gebreke blijven is verholpen, mag de TU Delft deze Overeenkomst beëindigen vijftien (15) dagen na schriftelijke kennisgeving.

6.3

Na de beëindiging van deze overeenkomst zal de Licentienemer onmiddellijk alle kopieën van het Product onder Licentie in bron en doelvorm die op dat moment in haar bezit zijn retourneren naar de TU Delft. De Licentienemer zal onmiddellijk ophouden met het afleveren van het Product onder Licentie in welke vorm dan ook; de TU Delft heeft het recht om een accountant te laten controleren of geen kopieën van het Product onder Licentie worden afgeleverd na de termijn van deze overeenkomst. Licentienemer zal zo’n accountant toegang geven tot haar kantoor.

7 Algemeen 7.1

Als wordt geconstateerd dat enige hierin beschreven bepaling onwettig, ongeldig of onuitvoerbaar, zal deze afgescheiden worden van de overeenkomst en de rest van de overeenkomst zal volledig van kracht blijven.


220

7.2

Deze Overeenkomst mag alleen schriftelijk worden gewijzigd; beide partijen moeten het document ondertekenen.

7.3

Deze Overeenkomst zal in alle opzichten onderworpen zijn aan de Nederlandse wet.

7.4

Als de gehele Overeenkomst wordt beëindigd, zullen de bepalingen in de Clausules 3, 4, en 5 na de beëindiging van kracht blijven.

Licentienemer: Naam: Titel: Datum: Handtekening:

Technische Universiteit Delft: ___________________________________ Naam: _________________________________________ _________________________________________ _________________________________________

Titel: Datum: Handtekening:

________________________________________ ________________________________________ ________________________________________


221

Proces Octrooiaanvragen 15

Indiening (fase 1)

Octrooigemachtigde dient octrooi in

Aanmelden vinding

De octrooigemachtigde schrijft de octrooiaanvraag en overlegt waar nodig met Valorisation Centre en uitvinder. De octrooiaanvraag wordt ingediend.

Formulier aanmelden vinding invullen en inleveren bij een van de octrooimedewerkers, Lieuwe Boersma (81350/87003, [email protected]), Annegreeth Lameijer (89905, [email protected]) en Stefanie Nuhn (86751, [email protected]) van het Valorisation Centre (Valorisation Centre).

Bepalen nut en kans Een van de octrooimedewerkers van het Valorisation Centre neemt na ontvangst van het aanmelden vinding formulier contact op voor een afspraak om de octrooieerbaarheid en de business case te bespreken. Voor het literatuuronderzoek neemt de uitvinder contact op met de bibliotheek van de TU Delft via e-mail [email protected] of via het aanvraagformulier voor literatuuronderzoek. De informatiespecialisten Nicole Will of Eric Rumondor nemen contact op met de uitvinder voor het bespreken van het literatuuronderzoek. Betrokkenheid van de uitvinder is voor de kwaliteit van het literatuuronderzoek van belang. Het formulier aanmelden vinding vormt het uitgangspunt en wordt aangevuld met het resultaat van het literatuur onderzoek. Voor vragen over het literatuuronderzoek kan de uitvinder direct contact nemen met Nicole Will ([email protected], 84788) of Eric Rumondor ([email protected], 84790). Een inhoudelijk OCN onderzoek naar de kans op verlening kan via het Valorisation Centre worden uitgevoerd door Marco ven der Wel van het Octrooi Centrum Nederland (OCN) (m.vanderwel@ tudelft.nl, op donderdagen van 13:00-17:00 via 86751).

Akkoord faculteit (fase 1) Fase 1 van het autorisatieformulier wordt via de Technology Transfer Officer dan wel Faculteitssecretaris dan wel Contractmanager (in de faculteiten zijn dit de hierna genoemde personen: EWI Wil Hub, TBM Martijn Kuit, 3ME IJsbrand Haagsma, IO Sacha Silvester, TNW Daan Hoogwater, CITG Iet Buijser, BK Herman Schoffelen, LR Meine Oosten) door de decaan getekend en aan het VC verstrekt. Het door de decaan ingevulde en getekende autorisatieformulier wordt aan het Valorisation Centre ter hand gesteld en het Valorisation Centre geeft na ontvangst de octrooigemachtigde opdracht de aanvraag in gang te zetten.

Einde prioriteitsjaar Resultaat nieuwheidonderzoek (fase 2) Ongeveer negen maanden na indiening ontvangt het Valorisation Centre het resultaat van het nieuwheidonderzoek; hiertegen kan bij een ongunstige uitslag in overleg met het Valorisation Centre en i.s.m. de octrooigemachtigde verweer gepleegd worden.

Uitwaaieren De beslissing over uitwaaieren naar Europa of wereldwijd moet genomen worden. Deze beslissing is afhankelijk van de business case en moet uiterlijk genomen worden voor afloop van het prioriteitsjaar, een jaar na indiening.

Akkoord faculteit (fase 2) Fase 2 van het autorisatieformulier wordt via de Technology Transfer Officer dan wel Faculteitssecretaris dan wel Contractmanager door de decaan getekend en aan het Valorisation Centre verstrekt. Het door de decaan ingevulde en getekende autorisatieformulier met bijlagen wordt aan het Valorisation Centre ter hand gesteld en het VC geeft na ontvangst de octrooigemachtigde opdracht voor stopzetting dan wel Nederlandse, Europese of wereldwijde voortzetting. (Bij verlening binnen Europa en bij verlening buiten Europa worden via de BTA 4 publicatiepunten toegekend. Aanmelding van de verleningen bij Ted Barendse is de verantwoordelijkheid van uitvinder en faculteit.)

Verlening (fase 3) In stand houden, vervreemden of doen vervallen Ongeveer 30 maanden na aanvraagdatum moet bepaald zijn of het octrooi in de TU Delft portefeuille blijft, omdat vanaf dit moment aanzienlijke kosten gemaakt gaan worden bij voortzetting. Hier is de status van de business case bepalend; als er een gunstige overeenkomst met een marktpartij is kan het octrooi via het Valorisation Centre in stand gehouden worden, als het octrooi om inhoudelijk/wetenschappelijke redenen in stand ge-


222

houden moet worden komen de kosten voor rekening van de faculteit en als het octrooi dient te vervallen kunnen uitvinder en Valorisation Centre nog besluiten te trachten het te verkopen aan een derde partij.

Het door de decaan ingevulde en getekende autorisatieformulier met bijlagen wordt aan het Valorisation Centre ter hand gesteld.

Taksen Akkoord faculteit (fase 3) Fase 3 van het autorisatieformulier wordt via de Technology Transfer Officer dan wel Faculteitssecretaris dan wel Contractmanager door de decaan getekend en aan het Valorisation Centre verstrekt.

Twee keer per jaar overlegt het Valorisation Centre met de decanen over de facultaire octrooiportefeuille. Tijdens dit overleg wordt bepaald voor welke octrooien in welke landen voor het volgende jaar opdracht tot taksbetaling gegeven zal worden en voor welke niet meer. Deze keuze wordt op het autorisatieformulier vermeld.


223

Checklist TU Delft for participating in an EU Network of Excellence (NoE) 1.

Introduction

The Participation in a European NoE by researchers or research groups can mean amongst others: • The co-programming of the partners research activities • • • •

The common use of research infrastructures Joint management of the research portfolio Staff mobility or exchanges Issues regarding intellectual property right (IPR)

These aspects can interfere with the policy of the TU Delft. It is therefore needed that before one joins a NoE, certain aspects are checked. Additional to the standard procedures for proposals a checklist is provided herewith for NoE’s. This checklist should be filled in by the project leader , and should be signed by the responsible person(s) before proposing or contract negotiations.

2.

Proposal Stage

Issue The project leaders are requested to formulate an answer to the issues mentioned hereunder.

Person to discuss with and who has to sign.

How does the NoE proposal relate to the policy of the research portfolio of the faculty and TU Delft?

Dean

How does the NoE proposal relate to the policy of the research portfolio of the research spearhead?

Scientific director research spearhead (optional)

What activities of the participants within the NoE are being subsidised by the EU, and how relates this to the costs made and time spend?

Dean

3.

CPF Stage (Contract Preparation)

Issue The project leaders are requested to formulate an answer to the issues mentioned hereunder

Person to discuss with and who has to sign.

Is there any knowledge involved, which has IPR issues related to it?

Corporate & Legal Affairs

How is the assembly/management of the NoE organised? The TU Delft must be participating in the general assembly or management team of the consortium of the NoE.

Faculty Contract Manager

Is the person who is representing the TU Delft authorised to take decisions about the research portfolio of the TU Delft?

Dean


16

224


225

Contract Preparation Forms 17

Proposal Number

Proposal Acronym

Participant number

Information on Participants 1 of 3 (one Form per Participant) Participating organisation Organisation legal name

TECHNISCHE UNIVERSITEIT DELFT (DELFT UNIVERSITY of TECHNOLOGY)

Organisation short name

TUD

Legal address PO Box

5

Postal Code

2600 AA

Cedex

Country

NETHERLANDS

Street name and number Town

DELFT

Internet homepage

WWW.TUDELFT.NL

Legal registration number

VAT number

If necessary, legal trade register Activity TypeHE, RES, IND, OTH

HE

Legal status Is your organisation governmental or “private”? (GOV/PRIV)

GOV

If your organisation is governmental, is it an international (intergovernmental) or a national governmental organisation? (INO/NAO)

NAO

If your organisation is an international governmental organisation, is it an international European interest organisation? (YES/NO) If your organisation is “private”, is it a public body? (YES/NO)

-

If your organisation is “private” and is not a public body, is its participation guaranteed by a Member State or an Associated State? (YES/NO) Is your organisation commercial (i.e. engaged in an economic activity) or non-commercial? (C/NC)

NC

If your organisation is “private” commercial, please specify the type If your organisation is “private” commercial, please complete the following table Annual turnover (in euro)

Number of employees

Balance sheet total (in euro)

Year

Is your organisation controlled by 25% or more by one or several legal entity(ies)?) (YES/NO) Is your organisation an SMEs (Industrial) Association/Grouping? (YES/NO)

NO

Cost model: Full Costs(FC), Full cost flat rate (FCF), Additional Costs (AC)

AC

Are there dependencies between your organisation and (an)other participant(s) in the proposal? (YES / No)

NO

If yes, participant number

If yes, organisation short name






226

Total R&D expenditure (in euro)

202950000

Number of R&D personnel

2300

Number of researchers and engineers

Female

550

1750

Proposal Number

Proposal Acronym

Male Participant number

Information on Participants 2 of 3 (one Form per Participant) Administrative official authorised to sign the contract Name

KRUL

Title

MR

First name(s) Position

Phone

+31-15-278xxxx

e-mail

[email protected]

Director Corporate and Legal Affairs

JOHAN Sex Female = F, Male = M

Fax

+31-15-278xxxx

First name(s)

JAN

M

Second administrative official authorised to sign the contract Name

NUIJTEN

Title

Position

Sex: Female = F, Male = M

Phone

Fax

e-mail Main department/faculty/institute/laboratory carrying out the work Department/Faculty/Institute /Laboratory name Address (if different from legal address) PO Box

Postal Code

Cedex


Country

Authorised contact person / Team Leader Name Title

First name(s) Position

Sex: Female = F, Male = M

Phone

Fax

Email Other major department/faculty/institute/laboratory carrying out the work (if necessary) Department/Faculty/Institute /Laboratory name Address (if different from legal address) PO Box

Postal Code

Cedex


Country

Previously submitted similar proposals or signed contracts? (YES / NO) If yes, programme name(s) and year If yes, proposal or contract number(s)


227

Optional section: If requested during negotiation, please complete the following table: Does your project include socio-economic research activities? (YES/NO) If Yes, what is the estimated allocated total cost of resources and means that address these activities? (in €) Does your project include foresight methods? (YES/NO) How many person months of the tasks in this project are allocated to scientists with a prevailing educational background in social, economic and/or human sciences? Proposal Number

Proposal Acronym

Participant number

Information on Participants 3 of 3 (one Form per Participant) Certified Declaration by each participant (including the coordinator - participant n°1) I certify that the information relating to our organisation set out in forms A2, A3 and A5 is accurate and correct, that the estimated costs meet the criteria for eligible costs for FP6 projects, as established by the EC contract and our normal cost accounting principles, and that they reflect the estimated costs expected to be incurred in carrying out the work described in Annex I (description of work). I also certify that Organisation legal name

TECHNISCHE UNIVERSITEIT DELFT

is committed to participate in the above mentioned project; a) has stable and sufficient sources of funding to maintain its activity throughout its participation in the project and to provide any counterpart funding necessary. b) has or will have the resources as and when needed to carry out its involvement in the above mentioned project. As required by Article 93 of Council Regulation (EC, Euratom) N° 1605/2002 of 25 June 2002 on the Financial Regulation applicable to the general budget of the European Communities [OJ L248, 16.09.2002, p. 1], I certify that none of the following cases apply to our organisation: a) it is bankrupt or being wound up, is having its affairs administered by the courts, has entered into an arrangement with creditors, has suspended business activities, is the subject of proceedings concerning those matters, or is in any analogous situation arising from a similar procedure provided for in national legislation or regulations; b) it has been convicted of an offence concerning its professional conduct by a judgement which has the force of res judicata; c) it has been guilty of grave professional misconduct proven by any means which the contracting authority can justify; d) it has not fulfilled obligations relating to the payment of social security contributions or the payment of taxes in accordance with the legal provisions of the country in which it is established or with those of the country of the contracting authority or those of the country where the contract is to be performed; e) it has been the subject of a judgement which has the force of res judicata for fraud, corruption, involvement in a criminal organisation or any other illegal activity detrimental to the Communities’ financial interests; f) following another procurement procedure or grant award procedure financed by the Community budget, it has been declared to be in serious breach of contract for failure to comply with its contractual obligations. I understand that any potential contractor who has committed an irregularity in the implementation of any other indirect action may be excluded from the selection procedure at any time, with due regard being given to the principle of proportionality (as provided for in Article 10.5 of the Rules for participation and dissemination of results of the Sixth Framework Programmes). Name Date DD/MM/YYYY

KRUL

First name (s) Signature of the administrative official authorised to sign the contract or to commit the organisation


JOHAN

228

The participant organisation is aware that: a) any potential contractor who can not certify that none of the above situations apply, shall be excluded from participation in any future contract; b) any potential contractor having been found guilty of misrepresentation in supplying the information required as a condition for participation in the contract or failing to supply such information shall be excluded from participation in any future contract; Only for non-public bodies: Legal documents establishing the organisation are attached YES/NO If NO, date (dd/mm/yyyy) and Commission programme name for delivery of legal documents during last six months or confirmation that the information provided more than six months ago has not changed (and the date and name of Commission programme to which information was provided)


229

Marie Curie: Handleiding Aanstelling Handleiding aanstelling, beloning en opleiding Marie Curie fellows (Early Stage Researchers en Experienced Researchers) Grondslag: EU – TU Delft contract inclusief bijlagen (7e Kaderprogramma) CAO NU

5. 6. 7.

1. Aanstelling 1. Marie Curie fellows worden bij de TUD aangesteld voor bepaalde tijd. 2. De duur van de aanstelling is voor de Beginnende Onderzoeker (Early Stage Researcher) minimaal 3 en maximaal 36 maanden en voor de Ervaren Onderzoeker (Experienced Researcher) minimaal 2 en maximaal 24 maanden. 3. De aanstelling geschiedt volgens de bepalingen van de CAO NU en het gestelde in het EU – TU Delft contract bijlage III. 4. De aanstelling vindt plaats voor de volledige werktijd.

8.

9.

18

van levensonderhoud (cost living allowance) en bijdrage in de mobiliteitskosten (mobility allowance). Jaarlijks wordt in de maand mei een vakantietoelage toegekend ter hoogte van 8% van het bruto jaarsalaris. Jaarlijks wordt een eindejaarsuitkering toegekend ter grootte van 3% van het bruto jaarsalaris. Bij aanstellingen die langer dan 1 jaar duren wordt een eenmalige toelage voor loopbaanoriëntatie (career development allowance) uitgekeerd ter grootte van € 2000. Dit is een belastingvrije toelage die niet hoeft worden onderbouwd. Jaarlijks wordt conform Marie Curie voorschrift 1 maal een reiskostenvergoeding (travel allowance) uitgekeerd aan de hand van tarieven als gesteld in Bijlage III van het EU-TU Delft contract. Het bedrag is een belastingvrije reistoelage en hoeft niet te worden onderbouwd met reisdocumenten. Aan het einde van de aanstelling vindt een afrekening plaats.

4. Persoonlijk loopbaanontwikkelingsplan 2. UFO profiel 1. Voor de Beginnende Onderzoeker die in het kader van een promotietraject wordt aangesteld geldt het UFO profiel van promovendus. Indien geen sprake is van promotie geldt het profiel van onderzoeker, niveau 4. 2. Voor de Ervaren Onderzoeker geldt het UFO profiel van onderzoeker.

3. Beloning 1. Voor de Beginnende Onderzoeker is, afhankelijk van het gekozen UFO profiel, de salarisschaal van de promovendus of salarisschaal 10 van toepassing. 2. De Beginnende Onderzoeker wordt bij indiensttreding ingeschaald in trede 0 van de betreffende schaal. 3. De Ervaren Onderzoeker met 4 ervaringsjaren opgedaan tijdens het promotie-onderzoek wordt ingeschaald in salarisschaal 10, trede 5. Voor ieder ervaringsjaar meer geldt een hoger salarisnummer. Inschaling in schaal 11 vindt plaats als er aan de UFO criteria zoals gesteld bij Onderzoeker 3 wordt voldaan en er sprake is van minimaal 7 ervaringsjaren (inclusief ervaring opgedaan tijdens het promotie-onderzoek). Inschaling in salarisschaal 12 vindt plaats als er aan de UFO criteria van Onderzoeker 2 wordt voldaan en er sprake is van minimaal 13 ervaringsjaren (inclusief promotie-onderzoek). Inschaling in salarisschaal 13 vindt plaats als er aan de UFO criteria van Onderzoeker 1 wordt voldaan en er sprake is van minimaal 18 ervaringsjaren (inclusief promotie-onderzoek). 4. Het bruto maandsalaris is inclusief de in bijlage III van het EU –TU Delft contract genoemde vergoeding voor kosten

Voor fellows die voor meer dan 6 maanden worden aangesteld moet een Persoonlijk Loopbaanontwikkelingsplan (Personal Career and Development Plan) door de faculteit worden opgesteld.

5. Zorgverzekeringswet De fellow is verzekeringsplichtig op grond van de Zorgverzekeringswet en is dan ook verplicht een basiszorgverzekering af te sluiten.

6. Fiscale regelingen De fellow die conform de eis zoals gesteld door de belastinginspecteur over minimaal 2½ jaar onderzoekservaring beschikt en specialistische kennis bezit die in Nederland niet te vinden is wordt tijdens het arbeidsvoorwaardengesprek gewezen op de mogelijkheid om de 30% vergoedingsregeling aan te vragen. De belastinginspecteur bepaalt of de 30% vergoedingsregeling wordt toegepast. Indien de 30% vergoedingsregeling bij indiensttreding wordt aangevraagd komt de fellow niet meer in aanmerking voor de extraterritoriale belastingvrije vergoedingen zoals de jaarlijkse reiskostenvergoeding. Deze vergoedingen worden dan ook niet meer separaat in de aanstellingsbrief genoemd.

7. Informatie EC over aanstelling Binnen 20 dagen na aanstelling van de fellow moet door de faculteit een kopie van de aanstellingsbrief naar de Europese Commissie worden gestuurd.


230

Toelichting: Ad 1 Naast de mogelijkheid om fellows aan te stellen kent het Marie Curie programma de mogelijkheid om aan fellows een studiebeurs te geven. Deze handleiding beperkt zich tot de fellows die worden aangesteld. De Beginnende Onderzoekers betreft de fellow die nog niet gepromoveerd is. De Ervaren onderzoeker betreft de fellow die gepromoveerd is en minstens 4 jaar onderzoekservaring (inclusief het promotie-onderzoek) heeft. Ad 3.3 De UFO criteria voor het profiel Onderzoeker 3 luiden: • Zelfstandigheid, zorgen voor afbakening en structurering van het eigen onderzoek en het leveren van een bijdrage aan de 2e en 3e geldstroomfinanciering voor zowel het eigen als andermans onderzoek. Voor indeling in het profiel Onderzoeker, niveau 2 moet sprake zijn van drie van de volgende vier criteria: • Zelfstandig uitvoeren van onderzoek op breed of specialistisch onderzoeksgebied. • Coördineren van en zorgdragen voor realisatie van samenhangende onderzoeksprojecten die een belangrijk deel uitmaken van onderzoeksprogramma. • Initiëren van, verwerven van en verantwoording afleggen over 2e en 3e geldstroomfinanciering voor zowel het eigen als andermans onderzoek. • Deelnemen aan werkgroepen, commissies of projectteams binnen de capaciteitsgroep. Voor indeling in niveau 2 moet aan 3 van de 4 van de hiervoor genoemde criteria worden voldaan. Voor indeling in het van Onderzoeker, niveau 1 moet voldaan worden aan de volgende criteria: • Zelfstandig uitvoeren van onderzoek op breed of specialistisch onderzoeksgebied. • Inhoudelijk begeleiden van wetenschappelijk personeel bij de uitvoering van onderzoek. • Coördineren van en zorgdragen voor realisatie van onderzoeksprogramma. • Initiëren van, verwerven van en verantwoording afleggen over 2e en 3e geldstroomfinanciering voor zowel het eigen als andermans onderzoek. • Geven van leiding aan werkgroepen, commissies of projectteams binnen de capaciteitsgroep. Ad 3.4 Het bedrag van de vergoeding voor levensonderhoud zoals genoemd in bijlage III van het EU – TU Delft contract betreft een jaarlijks bedrag inclusief alle verplichte inhoudingen krachtens de Nederlandse wetgeving. Voor Nederland moet dit bedrag met 3,9% worden verhoogd.

De maandelijkse bijdrage in de mobiliteitskosten betreft een bruto bedrag. Deze bijdrage bedraagt voor onderzoekers zonder familie € 500,- en voor onderzoekers met familie (gehuwd of gelijkwaardige status en/of kinderen) € 800,-. Voor Nederland moeten deze bedragen worden verhoogd met bovengenoemde correctiefactor van 3,9%. Ad 3.7 lage voor loopbaanoriëntatie wordt aan het begin van het tweede jaar uitgekeerd. Ad 3.8 Voor het bepalen van de hoogte van de jaarlijkse reiskostenvergoeding wordt gebruik gemaakt van de tabel zoals opgenomen in bijlage III van het EU –TU Delft contract. De eerste reiskostenvergoeding wordt betaald bij indiensttreding. Vervolgens wordt de reiskostenvergoeding jaarlijks betaald. Ad 3.9 De TU Delft compenseert aan het einde van de aanstelling een eventueel tekort tussen hetgeen is uitgekeerd in de vorm van salaris en vergoedingen zoals genoemd in artikel 3.1 – 3.9 en de vergoedingen die conform de Marie Curie regeling zijn voorgeschreven. Deze compensatie vindt plaats in de vorm van belastbaar inkomen. Ad 4 Het persoonlijk loopbaanontwikkelingsplan is verplicht voor fellows die voor langer dan 6 maanden worden aangesteld. In het persoonlijk loopbaanontwikkelingsplan, dat door de onderzoeker en de begeleider moet worden opgesteld, worden de behoeften inzake opleiding en wetenschappelijke doelstellingen vermeld alsmede de beoogde maatregelen om die doelstellingen te bereiken. Het persoonlijk loopbaanontwikkelingsplan moet als bijlage bij de aanstellingsbrief worden gevoegd. Indien geen persoonlijk loopbaanontwikkelingsplan vereist is moet een overzicht van de activiteiten als bijlage bij de aanstellingsbrief worden opgenomen. Ad 5. De fellow draagt in Nederland loonbelasting af en valt daarom onder de Zorgverzekeringswet. Alleen in gevallen waarbij de fellow in twee landen werkt en in het buitenland woont zou dit anders kunnen zijn. In dit geval dient de faculteit dit voor de indiensttreding door te geven aan bureau buitenland van P&O diensten. Ad 6. Indien er sprake is van fellows die, conform de eis zoals gesteld door de belastingdienst, minimaal 2½ jaar onderzoekservaring hebben die tevens over specialistische kennis die in Nederland niet te vinden beschikken kan de 30% vergoedingsregeling bij


231

de belastingdienst worden aangevraagd. De fellow krijgt in het arbeidsvoorwaardengesprek de keuze voorgelegd tussen: a. een hoger brutosalaris inclusief daarbij horende pensioenopbouw (het normale salarisschaal) en b. een hoger netto salaris met behulp van de 30% vergoedingsregeling (een lager schaalsalaris met belastingvrije toelage). De medewerker wordt geïnformeerd over het feit dat deze verlaging consequenties heeft voor alle aan het loon gerelateerde beloningen en uitkeringen zoals het pensioen en de sociale verzekeringsuitkeringen.

Bij instemming van de fellow met toepassing van de regeling wordt conform het gestelde in de “Uitvoeringsrichtlijn TU Delft toepassing 30% vergoedingsregeling regeling bij buitenlandse werknemers” gehandeld. De betrokken hoogleraar verantwoordt de specialistische kennis richting belastingdienst. De belastinginspecteur bepaalt of de 30% vergoedingsregeling mag worden toegepast.


232


233

Marie Curie: Fellowship Aanstellingsbrief

19

Delft University of Technology University Corporate Office HR Services Stevinweg 1 2628 CN Delft The Netherlands www.po.tudelft.nl Dear ____________, We are pleased to confirm our decision to employ you at Delft University of Technology, under the terms and conditions below. Legal position Your legal position has been regulated in the CAO Nederlandse Universiteiten [Collective Labour Agreement for Dutch Universities] (hereinafter: the “CAO”). The CAO shall constitute an integral part of your employment contract. This means that changes in the CAO and the TU regulations based on it shall also apply to your legal position. The text of the CAO can be found at WWW.VSNU.nl (click “employers’ organisation”, click “CAO”), and other information regarding terms and conditions of employment can be found at www. tudelft.nl (click “Campus Portal”, click “Human Resources”, click “terms and conditions of employment and regulations”). Position You will be appointed as a Marie Curie fellow on the research project “____________” contract number ____________. You will be assigned to the faculty of ____________, of the OTB Research Institute for Housing, Urban and Mobility Studies of the University Corporate Office, Department of ____________, in the Research Group of ____________. Your supervisor will be ____________. The EC – TU Delft contract and a Personal Development Plan or abstract of training activities is attached as Annex 1 and 2 to this letter. Date of appointment The date of employment shall be ____________ pursuant to Article 2.2(1) of the CAO. Appointment for a definite period The employment as an EC-fellow will start ____________ and will end on ____________. From ____________ till ____________ you will be offered an additional contract as a PhD-student. This additional contract is not within the Marie Curie fellowship. Probation period A two-month probationary period shall apply, pursuant to article 2.2(2) of the CAO. Number of Working hours and hours of leave You are required to dedicate yourself full time to your research training activities unless there are duly specified reasons connected to personal or family circumstances. The TU provides the option of flexible working hours. Based on a standard 38-hours working week for full-time employment, agreements shall be made annually that 36, 38 or 40 hours shall be worked per week. With a 38-hour working week, you shall be entitled to the standard 248 hours of holiday; with a 36-hour working week, you shall be entitled to 152 hours of holiday and, with a 40-hour working week, 344 hours of holiday. To determine your number of working hours, hours of leave and the specific hours you shall be working, you must complete the “Working Hours Option Form”, which was given to you during the meeting regarding your employment terms and conditions, and return it to your supervisor. Marie Curie Contract You shall commit yourself to complete, sign and transmit to the supervisor the evaluation and follow up questionnaires referred to in Article III.2 of annex III of the contract. You will keep the supervisor informed for three years following the end of the project of any change in your contact details.


234

You will acknowledge the support of the Community under a Marie Curie Host Fellowship for Early Stage Researchers Training in any related publications or other media in accordance with Article III.4 of the contract. You are bound to follow the TU Delft’s rules of conduct for Scientific Staff as well as the TU Delft’s rules and regulations regarding safety, environment, secrecy and Intellectual Property Rights. You shall transfer ownership of knowledge, obtained during the work, to TU Delft. You shall treat confidential any information that is labelled or marked as such and any other information obtained, including information of third parties, of which you can reasonably understand as confidential. You will not assign any of the rights and obligations under this contract to any other party. There are several secondments part of the training. During the secondments you will perform the research training activities at the premises of other partners in Marie Curie Training network. You will remain employed by the TU Delft during these exchanges. You will be subject to and required to observe all rules, regulations, policy and requirements of the host Party, including but not limited to non-disclosure of confidential information, health and safety, security and export control requirements, conduct, hour of work and predetermined firm holidays. Your employment will be in conformity with the provisions of the EC – TU Delft contract, see Annex 1. TU Delft shall ensure that you have the same rights as any other staff member of TU Delft. The Dutch Law will govern this agreement. Salary Your salary scale has been determined in accordance with the rules of the University Job Classification System (UFO). In the framework of UFO (Job Ranking System of the Dutch Universities) the job profile has been fixed on ____________ UFO-code _________ ___. The related salary scale is ____________ (see Annex A, Table 2, of the CAO). Your gross monthly salary shall be € ____________. Your salary has been determined in accordance with step ____________, scale ____________ as stated in annex 1, table 3, of the CAO for Dutch Universities. There will be deductions for the regular social charges according point 1 of article III.7, annex III of the EC contract. The salary includes a monthly mobility allowance of € ____________. During the term of your appointment you are entitled to avail of a tax-free extraterritorial allowance amounting to approximately 30% of your gross salary. The tax inspector is responsible for approving this request and for determining the period for which this 30% rule is valid. The reduction of your gross income has consequences for all benefit and payments that are related to your salary, such as your pension and your social security payments. After the reduction your actual monthly gross salary will be € ____________ ( ____________ / ____________ ). A Travel Allowance will be paid to you upon taking up the appointment. Only one travel allowance will be paid per year and the amount is based on the direct distance between the “place of origin” and the Netherlands (see Annex III of the contract) € ______ ______ indien 30% volgende tekst opnemen The travel allowance is taxable. With the final payment, any possible difference between the amount paid and the amount to be paid according to Marie Curie article III.7, 1 (Contribution to the benefit of the researcher) annex III of the contract will be equalized. You are not allowed to receive other incomes than those received under this contract. After the first yearly review you will receive a single career exploratory allowance of € ____________. Holiday allowance and year-end bonus Each year in the month of May, you shall receive a holiday allowance equal to 8% of your remuneration (including any allowance(s)) and in the month of December, a structural year-end bonus equal to 3% of your annual salary (excluding any allowance(s)).


235

Health insurance The new Health Insurance Act came into effect on 1 January 2006. Everyone in paid employment now pays an income-dependent contribution equivalent to 6.5 % of their income. This contribution will be reimbursed by Delft University of Technology and transferred on your behalf, via the tax authorities, to the combined health insurance companies. Delft University of Technology offers you the choice of two collective health insurance schemes, in which you can participate if you so wish. The schemes in question are the Ohra Zorgverzekering and the Achmea Zilveren Kruis Beter Af Polis. The basic cover packages of both providers are the same, but the supplementary packages differ. For detailed information, I would refer you to the insurance companies’ websites. ADSL You may be eligible for reimbursement for an ADSL connection. For more information about this, please see the TU website. Pension You shall be covered by the General Pension Fund for Public Employees (ABP). A pension premium shall be withheld from your salary each month. A request for a pension value transfer must be filed with the pension insurer within two months after you join the pension scheme. Result & Development Cycle You will participate in the Result & Development Cycle of the TU Delft. Information about this cycle will be attached as Annex 3. Individueel Keuzepakket Arbeidsvoorwaarden (IKA) [Individual Employment Terms and Conditions Options] As a staff member of Delft University of Technology, you may formulate part of your employment terms and conditions package each year using the Employment Terms and Conditions Options Model. For more information, please see www.ika.tudelft.nl. If you accept these terms and conditions of employment, you may consider this letter proof of your appointment. Please sign a copy of the letter and return it to us in the enclosed envelope. Yours sincerely, On behalf of the Executive Board of TU Delft The Dean of the faculty of ____________ of the Director of the OTB Research Institute for Housing, Urban and Mobility Studies of the Vice President for Education, For approval:


236


237

NWO: VENI, VIDI, VICI en TopTalent VENI Doel: Deze subsidievorm biedt de pas gepromoveerde onderzoeker de mogelijkheid om gedurende drie jaar haar/zijn ideeën te ontwikkelen. Wie kan aanvragen Gepromoveerde onderzoekers, tot maximaal 3 jaar na promotie (gerekend vanaf de promotiedatum tot de deadline van de desbetreffende Veni-ronde). Criteria: • Passendheid qua profiel in de doelgroep; • Behorend tot de beste 10 – 20% van zijn/haar populatie; • Wetenschappelijke uitnemendheid blijkend onder meer uit proefschrift, publicaties en/of andere wetenschappelijke verworvenheden; • Aanstekelijke fascinatie voor onderzoek of technologie; • Overtuigingskracht; • Duidelijke indicatie dat de onderzoeker een opvallend talent bezit voor het doen van wetenschappelijk onderzoek. Wat kan aangevraagd worden De subsidie bedraagt maximaal € 208.000. Voor VENI-aanvragen is nog geen TU Delft-brede interne werkwijze ontwikkeld. Een aantal faculteiten kent wel een eigen interne werkwijze. Wel kunnen VENI-kandidaten die door NWO uitgenodigd worden voor een interview, gebruik maken van de mogelijkheid onder begeleiding van een oefenpresentatie (zie interne werkwijze bij VIDI- en VICI-aanvragen) te geven.

VIDI Doel: Deze subsidievorm is gericht op de onderzoeker die na zijn/haar promotie al een aantal jaren onderzoek op postdoc niveau heeft verricht en daarbij heeft aangetoond vernieuwende ideeën te genereren en succesvol zelfstandig tot ontwikkeling te brengen. Onderzoekers worden in staat gesteld een eigen vernieuwende onderzoekslijn te ontwikkelen en daartoe zelf één of meer onderzoekers aan te stellen. Wie kan aanvragen Onderzoekers die maximaal 8 jaar geleden gepromoveerd zijn (gerekend vanaf de promotiedatum tot de deadline van de desbetreffende Vidi-ronde). Hoogleraren kunnen niet meedingen in de Vidi-ronde.

20

Criteria • Passendheid qua profiel in de doelgroep; • Behorend tot de beste 10-20% van zijn/haar populatie; • Wetenschappelijke uitnemendheid blijkend onder meer uit proefschrift, publicaties en/of andere wetenschappelijke verworvenheden; • Aanstekelijke fascinatie voor onderzoek of technologie; • Overtuigingskracht\aantoonbaar in staat om vernieuwende ideeën te genereren en succesvol zelfstandig tot ontwikkeling te brengen; • Goede nationale en internationale positie; • In staat om (bege)leiding te geven aan andere onderzoekers en medewerkers. Wat kan aangevraagd worden De subsidie bedraagt maximaal € 600.000. Voor de VIDI-aanvragen bestaat een interne procedure opgesteld, zie hierna.

VICI Doel: Deze subsidievorm is gericht op de senior-onderzoeker die heeft aangetoond met succes een eigen vernieuwende onderzoekslijn tot ontwikkeling te kunnen brengen en als coach voor jonge onderzoekers te kunnen fungeren. Het programma biedt de onderzoeker de gelegenheid een eigen onderzoeksgroep op te bouwen, vaak vooruitlopend op een structurele hoogleraarpositie. De onderzoekslijn krijgt structurele inbedding binnen de onderzoeksinstelling. Wie kan aanvragen Onderzoekers die maximaal 15 jaar geleden gepromoveerd zijn (gerekend vanaf de promotiedatum tot de deadline van de desbetreffende Vici-ronde). Ook recent benoemde hoogleraren kunnen een voorstel indienen. Voor hen geldt dat zij maximaal 3 jaar geleden benoemd zijn en maximaal 15 jaar geleden zijn gepromoveerd. Criteria: • Passendheid qua profiel in de doelgroep: • Behorend tot de beste 10% van zijn/haar populatie; • Wetenschappelijke uitnemendheid blijkend onder meer uit proefschrift, publicaties en/of andere wetenschappelijke verworvenheden; • Aanstekelijke fascinatie voor onderzoek of technologie; • Overtuigingskracht; • Talrijke publicaties van internationale statuur en/of andere wetenschappelijke verworvenheden; • Aantoonbaar in staat om met succes een eigen vernieuwende onderzoekslijn tot ontwikkeling te brengen;


238

• •

Heeft zowel nationaal als internationaal een vooraanstaande positie; Aantoonbare leidinggevende en coachende vaardigheden.

Wat kan aangevraagd worden De subsidie bedraagt maximaal € 1.250.000. Voor de VICI-aanvragen bestaat een interne procedure opgesteld (zie hierna).

Interne Werkwijze TU Delft Begeleiding & ondersteuning van kandidaten a) begeleiding binnen de faculteit De faculteit is verantwoordelijk voor het vinden, motiveren en begeleiden van potentiële kandidaten. Binnen de faculteit vindt de inhoudelijke ondersteuning plaats. De definitieve voorstellen worden binnen de TU Delft ingediend bij het coördinatieteam persoonsgebonden subsidies. b) interne voorronde voor VIDI-, VICI- -kandidaten Interne adviescommissie De adviescommissie heeft een tweeledige taak: 1. In de eerste plaats adviseert de commissie de aanvrager over met name de presentatieaspecten van het voorstel. Met het advies kunnen de kandidaten hun voorstel aanscherpen. 2. de adviescommissie adviseert de Rector Magnificus over de kansrijkheid in de NWO-competitie. Aan de hand van het schriftelijke voorstel en de contacten met de kandidaat wordt het advies opgesteld. Op basis van dit advies over de kansrijkheid en overleg met de commissie besluit het CvB welke kandidaten een inbeddingsgarantie ontvangen voor de indieningdeadline bij NWO Het deelnemen aan de interne voorronde en de advisering van de commissie is (vooralsnog) niet verplicht. Van decanen en afdelingsvoorzitters wordt echter verwacht dat zij hun kandidaten met nadruk adviseren om deel te nemen aan de interne voorronde en de interne advisering. Om deel te nemen aan de interne voorronde en de advisering door de commissie moeten de volgende stappen worden doorlopen: 1. in een vroegtijdig stadium wordt het voorstel met de faculteit afgestemd. 2. De begroting wordt afgestemd met de contractmanager van de faculteit.

3. De decaan ondertekent de inbeddingsgarantie. 4. De aanvraag wordt ingediend bij het College van Bestuur, p/a mw. A. sloot, BMO/IB, Stevinweg 1 2628 CN Delft ([email protected]). De indiening geschiedt in 8-voud. Aanvragen moeten zijn opgesteld volgens de NWO-richtlijnen (www.nwo.nl/vernieuwingsimpuls) 5. De commissie kan beslissen voorstellen niet in behandeling te nemen om de volgende redenen: • er is niet voldaan aan de NWO-richtlijnen voldoen • het voorstel is niet voorzien van een facultaire inbeddingsgarantie. 6. Ieder voorstel wordt door twee leden van de adviescommissie gelezen en van commentaar en coachend advies voorzien. De advisering vindt zoveel mogelijk plaats in interactie met de kandidaat. 7. De adviescommissie adviseert de rector over de kansrijkheid bij NWO van elk voorstel. Het advies wordt gegeven aan de hand van de NWO-criteria. 8. De adviezen over de kansrijkheid en over het al dan niet verstrekken van een inbeddingsgarantie worden teruggekoppeld aan de decanen en de betrokken kandidaat 9. Het CvB ontvangt het advies van de commissie over de kansrijkheid van de voorstellen en kandidaten. Op basis van dit advies en overleg met de commissie besluit het College van bestuur welke kandidaten een inbeddingsgarantie ontvangen. 10. De kandidaat ontvangt per e-mail bericht over het besluit van het CvB. 11. Aanvragers die een inbeddingsgarantie ontvangen, kunnen deze komen ophalen bij het coördinatieteam. Het komt regelmatig voor dat het CvB zorg draagt voor de levering van de inbeddingsgaranties bij NWO. 12. Indienen van de aanvraag bij NWO. c) ondersteuning bij het presenteren van voorstellen Kandidaten die door NWO voor een interview worden uitgenodigd worden in de gelegenheid gesteld een “proef” presentatie te houden. Met deze proefpresentatie wordt getracht zoveel mogelijk aan te sluiten op de presentatie bij NWO. Bij deze proefpresentatie wordt de kandidaat geadviseerd door een docent van de faculteit TBM. Op uitnodiging van de kandidaat kunnen ook vakinhoudelijke deskundigen bij deze proefpresentatie aanwezig zijn. Interne deadline VIDI en VICI: zes weken voor NWO-deadline


239

Toptalent Doel: In de notitie ‘Onderzoekstalent op waarde geschat’ van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap worden initiatieven voorgesteld die het promoveren aantrekkelijker kunnen maken. Een van deze initiatieven is het ruimte geven aan jong, creatief talent om hun promotietraject zelf in te vullen. De minister stelt daarom voor de periode 2007-2010 in totaal 16 miljoen euro beschikbaar voor een subsidieprogramma gericht op deze doelgroep. NWO heeft in overleg met de VSNU een programma opgezet met een prestigieus karakter, gericht op afstuderend toptalent met eigen, creatieve onderzoeksideeën. Er zijn twee subsidierondes, in 2007 en in 2008. Succesvolle kandidaten kunnen direct aansluitend op het afstuderen met hun eigen promotieonderzoek aan de slag gaan. Wie kan aanvragen De Colleges van Bestuur van de 13 Nederlandse universiteiten met een onderzoekstaakstelling en Open Universiteit Nederland kunnen een beperkt aantal aanvragen (zie Verdeelsleutel) bij NWO indienen. Bij deze aanvragen gaat het om zeer getalenteerde laatstejaars studenten die ingeschreven staan of ingeschreven stonden bij een tweejarige onderzoeksmasteropleiding (WO). Universiteiten kunnen besluiten om ook studenten die geen tweejarige onderzoeksmasteropleiding volgen maar van vergelijkbaar niveau zijn toe te laten tot het programma. Kandidaten mogen niet voor 1 september 2007 en niet na september 2008 zijn afgestudeerd dan wel afstuderen. Studenten mogen eenmaal als kandidaat worden opgevoerd. Zie voor nadere informatie de Toptalent-programmabrochure 2008. Wat kan aangevraagd worden De toe te kennen persoonsgebonden lumpsum subsidies bedragen voor de promotieplaats maximaal € 180.000 (op basis van de personele kosten van een vierjarige promovendus-aanstelling en een zeer beperkt bedrag aan bijbehorende onderzoekskosten). De subsidies worden door NWO gefinancierd, de universiteit staat garant voor eventuele meerkosten, facilitaire voorzieningen en begeleiding. Verdeelsleutel Er is voor de indiening van aanvragen een verdeelsleutel opgesteld op basis van de studentenaantallen per instelling. Het maximum aantal kandidaten dat bij NWO mag worden voorgedragen door een College van Bestuur is: 17 voor Universiteit Utrecht, 15 voor Universiteit van Amsterdam, 14 voor Rijksuniversiteit Groningen, 11 voor Erasmus Universiteit Rotterdam, 11 voor Vrije Universiteit Amsterdam, 10 voor Universiteit Leiden, 10 voor Radboud Universiteit Nijmegen, 8 voor Technische Universiteit Delft, 7 voor Universiteit Maastricht, 7 voor Universi-

teit van Tilburg, 5 voor Universiteit Twente, 5 voor Technische Universiteit Eindhoven, 5 voor Wageningen Universiteit en Researchcentrum, en 5 voor Open Universiteit Nederland. Er is geen verdeelsleutel van toepassing op de honoreringen. Universitaire selectie De universiteiten maken eerst een interne selectie van kandidaten. De kandidaten schrijven daartoe een zeer beknopt onderzoeksvoorstel conform het voorgeschreven NWO-formulier. Het onderzoeksvoorstel strekt zich uit over de lengte van een promotietraject: een periode van 4 jaar (of bij deeltijd maximaal 5 jaar). Daarnaast zorgen de kandidaten voor een aanbevelingsbrief van een hoogleraar bij een Nederlandse universiteit die bereid is bij eventuele honorering als promotor op te treden. De interne selectie van de kandidaten en de doorgeleiding van een beperkt aantal kandidaten naar NWO (zie “Verdeelsleutel”) is de verantwoordelijkheid van de Colleges van Bestuur. Zij dragen zorg voor een open en transparante procedure.

TU Delft selectieprocedure 1) Doelgroep Zeer getalenteerde laatstejaars Masterstudenten die cum laude zijn afgestudeerd, of uiterlijk in september 2008 (naar verwachting) cum laude afstuderen. 2) Aanvraag Studenten die een aanvraag bij het College van Bestuur willen indienen moeten de volgende stukken overleggen: • Ingevuld aanvraagformulier. Hiervoor is een speciaal formaat door NWO ontwikkeld. Deze is beschikbaar via de website van NWO. • Aanbevelingsbrief van een hoogleraar van de TU Delft. Deze hoogleraar moet bereid zijn om bij honorering van het voorstel door NWO als promotor van de kandidaat op te treden. • Een kopie van de cijferlijst van het eerste jaar van de (research) masteropleiding. 3) Beoordeling De aanvragen worden beoordeeld door een commissie bestaande uit hoogleraren van de TU Delft onder voorzitterschap van de Rector Magnificus. De commissie wordt ondersteund door een secretaris. De commissie zal bij haar beoordeling onder andere rekening houden met de volgende punten: Kwaliteit van de kandidaat: • prestaties van de studenten, • indicatie dat de kandidaat talent bezit voor het doen van wetenschappelijk onderzoek,


240

• •

relevante academische ervaring, motivatie en overtuigingskracht.

Kwaliteit van het onderzoeksvoorstel: • originaliteit en vernieuwing, • doeltreffend qua aanpak, • potentie tot belangrijke bijdrage aan de maatschappij en wetenschap of technologie. Naast de drie documenten genoemd bij punt 2, kan de beoordelingscommissie besluiten aanvullende informatie te verkrijgen via het raadplegen van referenten of door de kandidaat uit te nodigen voor een gesprek.

NWO-selectie Na de selectie en voordracht door de universiteiten worden door NWO de meest talentvolle studenten geselecteerd. De kandidaten worden op de persoonlijke kwaliteit beoordeeld en op de kwaliteit van het onderzoeksplan. De hoogst geprioriteerde kandidaten worden uitgenodigd voor een interview. Voor meer informatie over de selectieprocedure bij NWO wordt verwezen naar de website van NWO: www.nwo.nl/toptalent.

Contactpersonen TU Delft: A. Sloot MPA, [email protected] Drs. A.G.C.A. Suijkerbuijk, [email protected]


241

Samenwerkingsovereenkomst TU Delft voor afstudeer- en stageprojecten bij bedrijven Faculteit ____________

1. 1.1.

Partijen: De Technische Universiteit Delft, vertegenwoordigd door de decaan van de Faculteit ____________, in dezen vertegenwoordigd door ____________ hierna te noemen de TU Delft,

en 1.2.

(naam bedrijf ) ____________, in dezen vertegenwoordigd door de bedrijfsleider, hierna te noemen het bedrijf,

en 1.3.

(naam en studienummer studenten) ____________, studienr. ____________

als student ingeschreven bij de Technische Universiteit Delft voor de opleiding ____________, hierna te noemen “student”, overwegende dat: 1.

2.

3.

De TU Delft, zich realiserend dat het voor haar studenten van belang is om reeds tijdens de opleiding met een bedrijf samen te leren werken, dat haar eigen academische positie gebaat is bij toetsing van haar kennis en werkwijze aan de praktijk; en dat het bedrijf belang heeft bij het duurzaam waarborgen van zijn concurrentiepositie, Het bedrijf, zich realiserend dat het voor zijn bedrijfsvoering van belang is om kennis, creativiteit en capaciteit tegen gepaste vergoeding uit te breiden middels samenwerking met de TU Delft; en dat zowel de TU Delft als haar studenten belang hebben bij het op gepaste wijze publiceren van projectresultaten, De student, zich realiserend dat samenwerking met een bedrijf een unieke leerervaring met zich meebrengt die tegelijk bijzondere eisen stelt aan werkwijze, communicatie en recht op resultaat,

komen overeen om samen te gaan werken in een project dat hieronder in de specifieke bepalingen in paragraaf 2 nader is omschreven en waarop tevens de in paragraaf 3 opgenomen algemene bepalingen van toepassing zijn. De student vervult bij deze samenwerking de rol van oplosser en uitvoerder, de TU Delft de rol van universiteitsmentor en beoordelaar, het bedrijf de rol van bedrijfsmentor en probleemeigenaar.

2.

Specifieke bepalingen

2.1.

Onderwerp van het project

1.

Titel van het project: ____________

2.

Korte omschrijving van de probleemstelling: ____________

3.

Doel en toepassingsgebied van de resultaten: ____________

4.

Beoogd aantal verslagen (incl. tussentijdse verslagen): ____________

5.

Realisatie prototype: er is wel/niet* een prototype voorzien.


21

242

2.2. 1.

2.

3.

2.3.

Tijdsduur en begeleiding Het project is gepland in de volgende periode Begindatum: _____________________________________

einddatum:

_____________________________________

TU Delft wijst aan als begeleider(s): Naam: ______________________________________ Adres: ______________________________________ Telefoon: ______________________________________ E-mail: ______________________________________

Naam: Adres: Telefoon: E-mail:

_____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________

Bedrijf wijst aan als begeleider(s): Naam: ______________________________________ Adres: ______________________________________ Telefoon: ______________________________________ E-mail: ______________________________________

Naam: Adres: Telefoon: E-mail:

_____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________

Vergoeding

Op dit project is wel/niet* een vergoeding van het bedrijf aan de TU Delft van toepassing. Indien wel van toepassing, dan verbindt bedrijf zich om voor de in artikel 1 bedoelde periode de hierna vermelde vergoeding over te maken op het op de factuur aangegeven rekeningnummer ten name van TU Delft. Door het bedrijf te verstrekken vergoeding: € ____________ (excl. BTW).

2.4.

Geheimhouding

De resultaten van dit project worden wel/niet* gerekend tot geheim te houden gegevens. Indien niet dan geldt algemene bepaling 17. Indien wel, dan is de einddatum van het embargo ____________ of ____________ maanden na einddatum van het project.

2.5.

Overige afspraken

In afwijking van en/of in aanvulling op de hierboven weergegeven specifieke bepalingen en den hieronder weergegeven algemene bepalingen voor samenwerkingsovereenkomsten, zijn verder nog de volgende afspraken van toepassing: ____________ * Doorhalen wat niet van toepassing is

3. 1. 2. 3.

Algemene bepalingen voor samenwerking in afstudeer- en stageprojecten Deze algemene bepalingen zijn van toepassing op elk afstudeer- en stageproject van studenten die zijn ingeschreven als student bij de TU Delft en deels bij een instelling of bedrijf, niet zijnde de TU Delft, hun project verrichten. De overeenkomst is niet van kracht, zolang de specifieke bepalingen 2.1 tot en met 2.4 niet zijn ingevuld en de overeenkomst niet door alle partijen is ondertekend. Eventuele afwijkingen van deze algemene bepalingen dienen met redenen te zijn omkleed en zijn slechts van kracht indien opgenomen in de specifieke bepalingen met een duidelijke verwijzing naar de algemene bepaling waarvan wordt afgeweken.

Projectwerkzaamheden 4. Het bedrijf stelt de student in de gelegenheid om bij, voor of met het bedrijf projectwerkzaamheden te verrichten. 5. Het bedrijf en de TU Delft verplichten zich zorg te dragen voor een adequate begeleiding van de werkzaamheden. 6. De student volgt bij zijn projectwerkzaamheden de aanwijzingen op van zijn begeleider(s). 7. De student zal buiten het kader van hetgeen is vastgelegd in deze samenwerkingsovereenkomst geen andere activiteiten bij het bedrijf verrichten. 8. Gedurende de uitvoering van de projectwerkzaamheden blijft de student ingeschreven bij de TU Delft.


243

Gedragsregels 9. De student zal in het belang van orde, veiligheid en gezondheid gegeven gedragsregels, voorschriften en aanwijzingen, zoals deze voor het personeel van het bedrijf van toepassing zijn, in acht nemen als hij/zij zich bij het bedrijf bevindt, en op weg van TU Delft naar bedrijf en terug zijnde, de gegeven gedragsregels, voorschriften en aanwijzingen, zoals deze voor het personeel van TU Delft van toepassing zijn, in acht nemen. De student zal tijdig worden geïnformeerd terzake de van toepassing zijnde regels en voorschriften. Vergoeding van onkosten 10. Naast wat onder specifieke bepalingen is overeengekomen, vergoedt het bedrijf eventuele door de student gemaakte reisen verblijfskosten en andere projectgerelateerde onkosten volgens de daartoe strekkende regelingen van het bedrijf. Indien het bedrijf niet beschikt over een dergelijke regeling, worden genoemde kosten – uitsluitend aan te gaan in voorafgaand overleg – achteraf op vertoon van bonnen en kwitanties door het bedrijf aan de student vergoed. 11. De in het kader van de stage te maken kosten voor materialen, presentaties, en het maken van modellen en/of prototypen zijn voor rekening van het bedrijf. Voor zover van toepassing (bij voorbeeld de materiaalkosten doch niet de arbeidskosten) zal de TU Delft deze kosten declareren bij het bedrijf. 12. De student declareert gemaakte onkosten niet later dan twee weken na beëindiging van het project, hetzij bij het bedrijf, hetzij bij de TU Delft. Declaraties na deze datum komen te vervallen en de onkosten komen in dat geval voor rekening van de student. Aanwezigheid, verlof, ziekte 13. De dagen waarop bij de TU Delft niet wordt gewerkt, worden niet gerekend tot de projectperiode. 14. De student zal gedurende de projectperiode niet zonder toestemming van de TU Delft afwezig zijn. 15. De student werkt aan het project het aantal dagen dat voor het behalen het betreffende aantal ECTS punten genormeerd is of zoveel als nodig is voor een adequate uitvoering van het afstudeerwerk. Verzoeken om extra verlof kunnen slechts worden toegestaan door de TU Delft begeleider en na overleg met de overige leden van de student en eventueel het bedrijf. 16. Bij ziekte informeert student de TU Delft begeleider en de overige leden van de student. Bij langdurige ziekte worden de gevolgen daarvan voor project en student met begeleiders en studententeam besproken. Geheimhouding 17. De student en de TU Delft verplichten zich tot geheimhouding voor maximaal twee jaar vanaf kennisname, van die bedrijfsinformatie waarvan zij bij de uitvoering van de opdracht hebben kennis genomen en waarvan het bedrijf hen uitdrukkelijk schriftelijk heeft meegedeeld, dat geheimhouding noodzakelijk is. Deze geheimhoudingsverplichting is niet van toepassing voor: a. gegevens die al in het bezit zijn van de student en/of de TU Delft op het moment dat deze aan de student en/of TU Delft worden meegedeeld; b. gegevens die al algemeen bekend zijn op de dag dat deze aan de student en/of de TU Delft worden meegedeeld; c. gegevens die rechtmatig door de student en/of de TU Delft van derden zijn verkregen; d. gegevens die na de datum waarop deze aan de student en/of de TU Delft zijn bekend gemaakt algemeen bekend zijn geworden, anders dan door onrechtmatig handelen of nalaten van de student en/of de TU Delft. 18. De resultaten van de werkzaamheden worden niet gerekend tot geheim te houden gegevens te behoren tenzij uitdrukkelijk anders is aangegeven in specifieke bepaling 2.4 van deze overeenkomst. 19. Indien voor bepaalde resultaten van de werkzaamheden wordt overwogen om octrooi aan te vragen, zullen deze resultaten geheim worden gehouden totdat octrooi is aangevraagd of tot het moment waarop uitdrukkelijk is besloten om geen octrooi aan te vragen. De periode van geheimhouding zal in dit verband maximaal zes maanden bedragen. 20. Indien er in het kader van het project gegevens of resultaten zijn waarop geheimhouding van toepassing is, maar waarvoor ook bekendmaking aan derden noodzakelijk is, zal dit niet geschieden zonder toestemming van bedrijf of van de aanvrager van het octrooi, indien van toepassing. Het gebruik van een schriftelijke geheimhoudingsverklaring in het contact met derden is in dat geval verplicht. Recht op resultaten 21. De door partijen ingebrachte kennis en know-how (achtergrondinformatie) blijven eigendom van de inbrengende partij. Partijen verstrekken elkaar om niet over en weer het recht om de door hen ingebrachte kennis en know-how toe te passen ter uitvoering van het project.


244

22.

23. 24.

25. 26. 27.

Indien een partij voor het commercieel exploiteren van de resultaten van de werkzaamheden gebruik moet maken van de door de andere partij ingebrachte kennis en know-how, zal dit slechts mogelijk zijn nadat de inbrengende partij tegen marktconforme voorwaarden een daartoe strekkende licentie heeft verleend aan de exploiterende partij. De resultaten van de werkzaamheden staan voor gebruik binnen het toepassingsgebied van de opdracht ter beschikking van bedrijf met in acht neming van wat hierna is gesteld met betrekking tot aanspraak op intellectuele rechten. Bedrijf heeft het recht de resultaten op het toepassingsgebied van de opdracht voor derden te gebruiken en door derden te laten gebruiken, met in acht neming van wat hiervoor is gesteld met betrekking tot ingebrachte kennis en know-how en van wat hierna is gesteld met betrekking tot aanspraak op octrooi. De TU Delft heeft ook het recht de resultaten voor derden te gebruiken en door derden te laten gebruiken, tenzij de belangen van het bedrijf daardoor ernstig worden geschaad. Het bedrijf dient dit aannemelijk te maken. De TU Delft heeft het recht de resultaten intern te gebruiken voor het eigen onderzoek en onderwijs. De resultaten van de werkzaamheden staan tijdens de duur van de overeenkomst ter beschikking van student ten einde de werkzaamheden te kunnen uitvoeren, uitmondend in verslagen en eventueel prototype(s) en/of model(len).

Octrooirecht 28. Indien de werkzaamheden van de student leiden tot een uitvinding waarvoor octrooi wordt aangevraagd, en het onderwerp is inhoudelijk voor het grootste deel geformuleerd rond een vraagstelling van het bedrijf, dan komt de aanspraak op octrooi toe aan het bedrijf, tenzij de uitvinding geen verband houdt met het onderwerp van de werkzaamheden dan wel indien partijen anders overeenkomen. In het geval dat door bedrijf octrooi wordt aangevraagd, zal de TU Delft gedurende een periode van zes maanden, te rekenen vanaf de prioriteitsdatum, het eerste recht hebben om een licentie om niet te verkrijgen voor toepassingen buiten het werkgebied van de opdracht. 29. Indien de werkzaamheden van de student leiden tot een uitvinding waarvoor octrooi wordt aangevraagd, en het onderwerp is inhoudelijk voor het grootste deel geformuleerd rond een vraagstelling van de TU Delft, dan komt de aanspraak op octrooi toe aan de TU Delft, tenzij de uitvinding geen verband houdt met het onderwerp van de werkzaamheden dan wel indien partijen anders overeenkomen. In het geval dat door de TU Delft octrooi wordt aangevraagd, zal het bedrijf gedurende een periode van zes maanden, te rekenen vanaf de prioriteitsdatum, het eerste recht hebben om tegen marktconforme voorwaarden een licentie te verkrijgen. 30. Alle kosten verbonden aan een aanvraag en/of instandhouding van een octrooi zullen door de aanvragende partij worden gedragen, tenzij anders overeengekomen wordt. 31. Indien de student een voor octrooi vatbare uitvinding heeft gedaan waarvoor het bedrijf octrooi heeft aangevraagd, zullen de studentleden van het team als uitvinders in de octrooiaanvrage en in het octrooi worden vermeld en hebben zij, in verband met het geldelijk belang van de uitvinding en met de omstandigheden waaronder zij plaatshad, op grond van artikel 12, zesde lid van de Rijksoctrooiwet, recht op een billijke financiële compensatie door bedrijf. 32. Indien de student een voor octrooi vatbare uitvinding heeft gedaan waarvoor de TU Delft octrooi heeft aangevraagd, zullen de studentleden van het team als uitvinders in de octrooiaanvrage en in het octrooi worden vermeld. In het geval dat TU Delft inkomsten verwerft met of door toepassing van dit octrooi, heeft de student recht op een deel van de inkomsten conform de daarvoor bij TU Delft geldende beloningsregeling voor uitvinders. Auteursrecht en publicaties 33. Het auteursrecht op het (de) verslag(en) berust bij de student, zodat die het recht heeft tot openbaarmaking en verveelvoudiging. Hierbij wordt rekening gehouden met hetgeen van toepassing is met betrekking tot geheimhouding onder specifieke bepaling 2.4 en algemene bepalingen 17 t/m 20 hierboven. De TU Delft heeft recht op maximaal vijf exemplaren van dit (deze) verslag(en) ten behoeve van de TU- en Faculteitsbibliotheken en de onderzoekgroep waartoe de TU Delft begeleider(s) behoort (behoren). 34. Met uitzondering van de rechten op het (de) verslag(en) berusten alle auteursrechten bij bedrijf, tenzij het onderwerp van het project inhoudelijk voor het grootste deel is geformuleerd rond een vraagstelling van de TU Delft, bij wie in dat geval de auteursrechten berusten. 35. Na beëindiging van de projectwerkzaamheden stelt de student aan het bedrijf een eindrapport ter hand. Hij geeft de TU Delft-begeleider(s) hiervan een afschrift. Afstudeerscripties worden aan de TU Delft begeleider ter hand gesteld met een afschrift aan het bedrijf.


245

36.

37. 38.

Indien het bedrijf van oordeel is dat zijn commerciële belangen door openbaarmaking van het rapport redelijkerwijs kunnen worden geschaad, kan de tekst van het rapport in overleg tussen begeleiders en studententeam worden aangepast, voordat de student het rapport openbaar maakt. Indien het bedrijf binnen een maand na het ter handstellen van het rapport geen verzoek heeft gedaan tot overleg, is de student na afloop van deze maand gerechtigd het rapport ongewijzigd openbaar te maken. Een en ander laat onverlet het recht van de student om de oorspronkelijke tekst van het rapport aan de begeleidende docent ter hand te stellen. Deze zal dit exemplaar als vertrouwelijk behandelen.

Modelrecht en merkenrecht 39. In het kader van de opdracht gemaakte prototypen zijn het eigendom van de partij die de kosten daarvoor heeft gemaakt, tenzij door partijen anders is overeengekomen. 40. Indien de werkzaamheden van de student leiden tot een model, en het onderwerp van het project is inhoudelijk voor het grootste deel geformuleerd rond een vraagstelling van het bedrijf en de kosten voor het ontwikkelen en maken ervan zijn gedragen door het bedrijf, dan heeft het bedrijf het recht om een eerste depot in te dienen en verkrijgt daarmee het uitsluitend recht op het model verkregen, tenzij partijen anders overeenkomen. 41. Indien de werkzaamheden van de student leiden tot een model, en het onderwerp van het project is inhoudelijk voor het grootste deel geformuleerd rond een vraagstelling van de TU Delft en de kosten voor het ontwikkelen en maken ervan zijn gedragen door de TU Delft, dan heeft de TU Delft het recht om een eerste depot in te dienen en verkrijgt daarmee het uitsluitend recht op het model verkregen, tenzij partijen anders overeenkomen. Tot drie maanden na afloop van deze overeenkomst heeft bedrijf het eerste recht om een licentie op het model te krijgen tegen dan overeen te komen voorwaarden. 42. Zowel het bedrijf als de TU Delft heeft gedurende de looptijd van deze overeenkomst het recht om in overleg met de ander het prototype of model op daartoe overeengekomen momenten te gebruiken voor demonstratiedoeleinden. 43. Indien de projectwerkzaamheden van de student leiden tot een merknaam waarvoor het bedrijf bescherming aanvraagt en verkrijgt, dan komt de eigendom van het merk met daarbij behorende rechten toe aan het bedrijf, tenzij partijen anders overeenkomen. 44. In het geval een model of merknaam commercieel worden benut en de opbrengsten boven gemiddeld winstgevend zijn, heeft de student recht op een billijke vergoeding, zo mogelijk aansluitend bij geldende beloningsregelingen. Genoemde ‘boven gemiddelde winstgevendheid’ zal in onderling overleg nauwkeurig worden gedefinieerd. Aansprakelijkheid en vrijwaring 45. Het bedrijf zal ten behoeve van de student een verzekering met voldoende dekking sluiten voor het risico van aansprakelijkheid op grond van onrechtmatige daad, alsmede voor schade geleden door student in het kader van de projectwerkzaamheden, welke te wijten is aan het bedrijf en/of zijn werknemers. 46. De TU Delft zal ter zake van schade welke de student tijdens deze projectwerkzaamheden mocht veroorzaken, bedrijf tegen aanspraken van derden vrijwaren, indien deze schade te wijten is aan zijn opzet, grove schuld en/of grove nalatigheid. 47. De TU Delft zal niet aansprakelijk worden gesteld door het bedrijf op grond van onrechtmatige daad van de student in het kader van de projectwerkzaamheden dan wel door de student in verband met door hen tijdens deze projectwerkzaamheden geleden directe en/of indirecte schade. 48. Indien het bedrijf enig resultaat, verkregen uit de werkzaamheden van de student, gebruikt of toepast, dan wel derden in de gelegenheid stelt deze te (laten) gebruiken of toe te passen, vrijwaart het bedrijf de student en de TU Delft voor aanspraken hunnerzijds c.q. voor aanspraken van derden wegens directe en/of indirecte schade, tenzij deze schade het gevolg is van opzet, grove schuld en/of grove nalatigheid van de student respectievelijk de TU Delft. Duur en beëindiging overeenkomst 49. Deze overeenkomst treedt in werking op de eerste dag waarop alle partijen hebben getekend en eindigt op de datum waarop de student het eindcijfer voor het project krijgt toegekend. 50. Het bedrijf is gerechtigd deze overeenkomst terstond te beëindigen indien: a. de student naar het oordeel van het bedrijf de voorschriften of aanwijzingen van de begeleiders niet opvolgt; b. de student zijn geheimhoudingsplicht uit deze overeenkomst jegens bedrijf niet nakomt; c. de student zich anderszins zodanig gedraagt dat van het bedrijf redelijkerwijze niet kan worden gevergd dat deze zijn medewerking aan de projectwerkzaamheden blijft verlenen; d. het bedrijf redelijkerwijze niet in staat is verder medewerking te verlenen aan het project.


246

51.

52. 53.

De TU Delft is gerechtigd deze overeenkomst terstond te beëindigen en de student terug te trekken, indien naar het oordeel van de TU Delft de projectwerkzaamheden zodanig verlopen dat de leerdoelen voor de student niet naar behoren kunnen worden behaald. Voor de inhoud van deze leerdoelen wordt verwezen naar de studiegids van de betreffende opleiding. In het geval de student zich tussentijds terugtrekt uit het project, treden Partijen in overleg over de voorwaarden waaronder terugtrekking zal geschieden en over de wijze waarop het project zal worden beëindigd. Voorts eindigt deze overeenkomst: a. aan het einde van de overeengekomen periode; b. bij onderling goedvinden van partijen; c. bij overlijden van de student of bij faillissement van bedrijf.

Toepasselijk recht en geschillen 54. Op de overeenkomst is het Nederlands recht toepasselijk. 55. Bij problemen tijdens de projectwerkzaamheden richt de student zich, afhankelijk van de aard daarvan, eerst tot de TU Delft begeleider(s). 56. Geschillen tussen de student en de TU Delft begeleider(s) worden voorgelegd aan de TU Delft eindverantwoordelijke. 57. Indien de bedrijfsbegeleider, de TU Delft begeleider(s) en de student niet tot een oplossing kunnen komen, wordt het geschil voorgelegd aan een door de decaan aan te wijzen bemiddelaar en een vertegenwoordiger van het bedrijf. 58. Alle geschillen die ontstaan tussen partijen en die niet op de hiervoor aangegeven wijze worden opgelost, zullen worden beslecht door de daartoe bevoegde rechter in Nederland. Aldus overeengekomen en in drievoud opgemaakt, TU Delft:

___________________

Bedrijf:

___________________

Studententeam:

Naam:

___________________

Naam:

___________________

Namen:

Handtekening:

___________________

Handtekening: ___________________

Handtekeningen: –––––––––––––––––––––

Plaats:

___________________

Plaats:

___________________

Plaats:

––––––––––––––––––––––

Datum:

___________________

Datum:

___________________

Datum:

––––––––––––––––––––––

––––––––––––––––––––––


247

Overeenkomst inzake overdracht van aanspraken op octrooi (studenten) Overeenkomst inzake overdracht van aanspraken op octrooi De ondergetekenden, TECHNISCHE UNIVERSITEIT DELFT, gevestigd te Delft, Stevinweg 1, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door ____________ (naam begeleider); hierna te noemen: ‘TU DELFT’, enerzijds en ____________ (naam student), wonende te ____________ (woonplaats), geboortedatum: ____________ (datum), student[e] bij de Faculteit Ontwerp, Constructie en Productie, studienummer ____________ (nummer), hierna te noemen ‘Student[e]’, anderzijds Overwegende dat: •

Student[e] in het kader van haar/zijn studie gaat werken aan een onderzoek getiteld: ____________ (titel)

•

TU DELFT de intellectuele c.q. industriële eigendomsrechten voortvloeiend uit dit onderzoek wenst te verkrijgen;

Komen overeen als volgt: 1 2 3

Student[e] draagt door ondertekening van deze overeenkomst voor zover mogelijk reeds thans het intellectuele c.q. industriële eigendomsrecht op de resultaten uit bovengenoemd onderzoek over aan de TU Delft; Student[e] bevestigd de overdracht van dit recht zodra mogelijk bij (onderhandse) akte; Student[e] zal voor het overdragen van de haar/hem eventueel toekomende rechten uit een eventuele octrooi-aanvrage c.q. een verleend octrooi een vergoeding ontvangen als ware zij personeelslid van de TU Delft. De vergoedingsregeling is beschreven in de vigerende ‘Leidraad Contractactiviteiten’.

4

In een eventuele octrooi-aanvrage zal Student[e], voor zover mogelijk, vermeld worden als (een van de) uitvinder(s).

In tweevoud opgemaakt en ondertekend te Delft, TU Delft: Student[e]: Datum: Naam: Handtekening:

_________________________________________ ___________________________________ Naam: _________________________________________

Datum:

________________________________________

Handtekening:

________________________________________


22

248

De ondergetekenden, TECHNISCHE UNIVERSITEIT DELFT, gevestigd te Delft, Stevinweg 1, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door ____________ (naam begeleider); hierna te noemen: ‘TU Delft’, enerzijds en ____________ (naam student), wonende te ____________ (woonplaats), geboortedatum: ____________ (datum), student[e] bij de Faculteit Ontwerp, Constructie en Productie, studienummer ____________ (nummer), hierna te noemen ‘Student[e]’, anderzijds Overwegende dat: •

Student[e] in het kader van haar/zijn studie gaat werken aan een onderzoek getiteld: ____________ (titel)

•

TU DELFT de intellectuele c.q. industriële eigendomsrechten voortvloeiend uit dit onderzoek wenst te verkrijgen;

Komen overeen als volgt: 1 2 3

4

Student[e] draagt door ondertekening van deze overeenkomst voor zover mogelijk reeds thans het intellectuele c.q. industriële eigendomsrecht op de resultaten uit bovengenoemd onderzoek over aan de TU Delft; Student[e] bevestigd de overdracht van dit recht zodra mogelijk bij (onderhandse) akte; Student[e] zal voor het overdragen van de haar/hem eventueel toekomende rechten uit een eventuele octrooi-aanvrage c.q. een verleend octrooi een vergoeding ontvangen als ware zij personeelslid van de TU Delft. De vergoedingsregeling is beschreven in de ‘Leidraad Contractactiviteiten’. In een eventuele octrooi-aanvrage zal Student[e], voor zover mogelijk, vermeld worden als (een van de) uitvinder(s).

In tweevoud opgemaakt en ondertekend te Delft, TU Delft: Student[e]: Datum: Naam: Handtekening:

_________________________________________ ___________________________________ Naam: _________________________________________

Datum:

________________________________________

Handtekening:

________________________________________


249

Licentieovereenkomst Starter – TU Delft De ondergetekenden, 1.

TECHNISCHE UNIVERSITEIT DELFT, gevestigd Stevinweg 1, 2628 CN Delft, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door ____________, hierna te noemen: “TU Delft”, enerzijds; en

2.

STARTER BV gevestigd te Delft, Rotterdamseweg 145, ten dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door ____________, hierna te noemen: “STARTER”, anderzijds,

gezamenlijk te noemen “Partijen”, overwegende dat: • • • •

TU Delft rechthebbende is van de Vinding: ‘ ____________ ’ (OCT-..-; dat op de Vinding op naam van de TU Delft een Octrooi is aangevraagd, zoals nader omschreven in Artikel 1; dat TU Delft geïnteresseerd is in de commercialisering van de in het Octrooi beschreven technologie; dat STARTER de in het Octrooi beschreven technologie wenst te (doen) produceren en te commercialiseren en dat STARTER bereid is een vergoeding te betalen aan TU Delft;

Besluiten overeen te komen:

Artikel 1 - Definities De Vinding: _________________________________________________________________________________________ [titel vinding] Het Octrooi: De octrooiaanvrage, hetwelk betrekking heeft op de Uitvinding, onder nummer ____________ Is aangevraagd d.d. ____________, en de daarop te verlenen octrooien. Het Product: Door of met toestemming van STARTER product, apparaat of instrument waarin (een deel van) de in het Octrooi vervatte technologie is verwerkt.

Artikel 2 - Licentieverlening 2.1 2.2

TU Delft verleent hierbij aan STARTER een exclusieve onherroepelijke niet-overdraagbare licentie op het Octrooi, uitsluitend voor toepassingen op het gebied van ____________ voor de regio ____________ STARTER aanvaardt voornoemde licentie en draagt, indien noodzakelijk, zelf zorg voor de inschrijving van de licentie in de daartoe bestemde registers en de betaling van de daaraan verbonden kosten.

Artikel 3 - Contactpersonen 3.1 • • 3.2

Contactpersonen voor deze overeenkomst zijn: voor STARTER: de heer/mevrouw ____________, [+ adresgegevens van contactpersoon STARTER] voor TU Delft: de heer/mevrouw ____________, [+ adresgegevens van contactpersoon TU Delft] Partijen zullen elkaar schriftelijk op de hoogte stellen van een wijziging van de contactpersonen.

Artikel 4 - Vergoeding 4.1

Als vergoeding voor het in artikel 2 verkregen recht is STARTER aan de TU Delft verschuldigd een royalty van € ____________ per eenheid verkocht Product.


23

250

4.2 4.3

4.4

4.5

4.6

4.7

4.8 4.9

Naast de in lid 1 genoemde royalty zullen de gemaakte en de te maken kosten voor het aanvragen en in stand houden van het Octrooi voor rekening zijn van licentienemer. In januari volgend op het jaar van sluiten van de overeenkomst zal STARTER de tot dan gemaakte, in lid 2 genoemde kosten voor 50% vergoeden. TU Delft zal STARTER daartoe voor 1 januari een factuur sturen. STARTER zal deze factuur binnen 30 dagen na ontvangst betalen. In januari van elk jaar volgend op het in artikel 4.3 genoemde jaar zal STARTER de tot dan toe gemaakte, in lid 2 genoemde kosten vergoeden, onder aftrek van de tengevolge van lid 3 betaalde kosten. TU Delft zal STARTER een factuur zal sturen. STARTER zal deze factuur binnen 30 dagen na ontvangst betalen. De in lid 1 genoemde vergoeding is verschuldigd tot een maximum van € ____________ of gedurende ____________ jaar of na ____________ jaar voor het vervolg tegen een bedrag van € ____________ per verkocht product. [keuze maken en daarna kan het Octrooi tegen dan te bepalen voorwaarden worden overgedragen aan STARTER] Betaling van de conform artikel 4.1 verschuldigde vergoeding vindt één maal per jaar plaats. Eén maal per jaar, uiterlijk 30 maart, zendt STARTER een overzicht van de verkoop van het Product in het voorgaande jaar aan TU Delft. TU Delft zal STARTER vervolgens voor de haar toekomende vergoeding een factuur sturen. STARTER zal deze factuur binnen 30 dagen na ontvangst betalen. Indien en voor zover TU Delft twijfels zou hebben met betrekking tot de juistheid van de door STARTER gedane opgaven, heeft TU Delft het recht zelf een onafhankelijke accountant te benoemen die de boeken op het punt van de verschuldigdheid van royalties kan controleren. Indien de bevindingen van deze laatste 5% of meer afwijken ten nadele van de TU Delft ten opzicht van de door STARTER gedane opgave, komen de kosten voor een dergelijk onderzoek voor rekening van STARTER. Alle kosten en vergoedingen genoemd in dit artikel zijn exclusief BTW. Op de facturen zal BTW afzonderlijk vermeld worden.

Artikel 5 - Octrooirechten en productverbeteringen 5.1 5.2

5.3

5.4

5.5

Partijen verbinden zich elkaar onmiddellijk in te lichten omtrent iedere concurrerende activiteit gerelateerd aan het Product of de Uitvinding van concurrerende ondernemingen die zij tegenkomen. In geval de geldigheid van een verkregen Octrooi door een derde wordt betwist, hetzij door het instellen van een oppositieprocedure of door het aanspannen van een of meer procedures voor nationale rechters, als mede wanneer een mogelijke inbreuk op een van de octrooien wordt vastgesteld of vermoed, zullen partijen per geval (d.w.z. per procedure of combinatie van samenhangende procedures) overleggen over de daarop te nemen actie, waaronder de wijze waarop actie wordt ondernomen, de keuze van de daarvoor in te schakelen externe deskundigen en de financiering van de aan de actie verbonden kosten. Partijen zullen de gemaakte afspraken schriftelijk vastleggen. TU Delft verplicht zich om gedurende de looptijd van deze overeenkomst de Uitvinding te beschermen door het aanvragen en in stand houden van octrooien. Bij beslissingen inzake voortzetting en landenkeuze zal TU Delft tijdig overleggen met STARTER. TU Delft verplicht zich om de taksen te voldoen om Octrooi (aanvrage) in stand te houden. STARTER zal deze taksen vergoeden volgens regelingen bepaald in artikel 4 lid 3 en lid 4. Het staat TU Delft vrij om voor eigen rekening octrooiaanvragen in te dienen in andere dan de in lid 4 genoemde landen. Ingeval STARTER in andere dan de in lid 4 genoemde landen een octrooiaanvrage wenst te zien ingediend, zal TU Delft na schriftelijk verzoek van STARTER een octrooiaanvraag voor de betreffende landen indienen. De kosten komen voor rekening van STARTER. Beide partijen verplichten zich elkaar onmiddellijk in kennis te stellen van de door hen gevonden verbeteringen van de Uitvinding, c.q. van de daarbij behorende knowhow. Indien een partij op verbeteringen van de Uitvinding een nieuwe octrooiaanvraag indient, zal deze als eerste aan de andere partij worden aangeboden en zal deze partij een redelijke periode, doch niet langer dan drie maanden de gelegenheid krijgen hiervoor in onderling overleg eveneens de rechten te verwerven. Indien en voor zover partijen in deze periode niet tot elkaar komen zal de partij met de nieuwe octrooiaanvraag deze rechten elders mogen aanbieden.

Artikel 6 - Overdracht van rechten 6.1

TU Delft zal niet anders dan na voorafgaand overleg met STARTER rechten en plichten uit deze overeenkomst overdragen aan derden.


251

6.2

Indien TU Delft het Octrooi beoogt te verkopen of het eigendom dreigt te verliezen zal het Octrooi als eerste aan STARTER worden aangeboden en zal STARTER een redelijke periode, doch niet langer dan drie maanden, de gelegenheid krijgen hiervoor in onderling overleg eigenaar te worden van het Octrooi. Indien en voor zover partijen niet tot elkaar komen zal TU Delft het Octrooi elders mogen aanbieden.

Artikel 7 - Vrijwaring STARTER stelt TU Delft niet aansprakelijk voor en vrijwaart TU Delft tegen eventuele schadeclaims van derden voortvloeiende uit het gebruik, de toepassing of commercialisering van het Octrooi dan wel het Product, en tegen alle claims die ontstaan doordat het Octrooi dan wel het Product inbreuk maakt op rechten van derden behoudens indien deze schade het gevolg is van opzet of grove schuld van de zijde van TU Delft.

Artikel 8 - Publicatie TU Delft is gerechtigd de Vinding en de resultaten van onderzoek met de Vinding te publiceren. Alvorens tot zodanige publicatie over te gaan zal TU Delft een concept hiervan indienen bij STARTER. Binnen één maand na indiening kan STARTER indien zij door de publicatie ernstig in haar commercieel belang geschaad wordt, TU Delft verplichten de publicatie maximaal 6 maanden uit te stellen of de tekst van de publicatie zodanig aan te passen dat haar belangen niet worden geschaad. Indien een maand na indiening bij STARTER geen schriftelijke reactie van STARTER is ontvangen is TU Delft gerechtigd te publiceren.

Artikel 9 - Inwerkingtreding en beëindiging van de overeenkomst 9.1 9.2

9.3 9.4

Deze overeenkomst treedt in werking op de datum van ondertekening van de laatst tekenende Partij en zal eindigen op het moment dat alle octrooien op de Vinding zijn vervallen. Indien STARTER of TU Delft haar verplichtingen op grond van deze Overeenkomst niet, niet tijdig of niet volledig nakomt, zal de andere Partij de in gebreke zijnde Partij schriftelijk een redelijke termijn stellen waarbinnen deze alsnog aan haar verplichtingen moet voldoen. Indien de in gebreke zijnde Partij na het verstrijken van de gestelde termijn nog niet aan haar verplichtingen heeft voldaan, dan heeft de andere Partij het recht hetzij nakoming te vorderen, hetzij zonder rechterlijke tussenkomst en zonder nadere in gebreke stelling de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden, onverminderd haar recht op schadevergoeding. De Overeenkomst kan ontbonden worden op verzoek van een van beide Partijen na schriftelijk vastgelegde consensus met de andere Partij over de voorwaarden waaronder ontbonden wordt. Indien STARTER in een van de volgende omstandigheden verkeert: a. faillissement of surseance van betaling; b. verlies van rechtspersoonlijkheid, liquidatie, feitelijke beëindiging of ontbinding. c. verlies om welke reden ook van het vrije beheer of de vrije beschikking over haar vermogen, heeft TU Delft het recht zonder gerechtelijke tussenkomst de overeenkomst schriftelijk te ontbinden. In dat geval heeft TU Delft het eerste recht om de rechten van STARTER op de Vinding en de daaraan gelieerde patenten en patentaanvragen over te nemen.

Artikel 10 - Toepasselijk recht en geschillen 10.1 10.2 10.3

Op deze Overeenkomst is het Nederlands recht van toepassing. Alle geschillen die ontstaan uit deze Overeenkomst zullen worden beslecht in Nederland en wel door de ter zake bevoegde rechter. Indien tussen Partijen een geschil ontstaat over de totstandkoming, de uitleg, de uitvoering of het niet juist of niet tijdig uitvoeren van deze Overeenkomst of indien een der Partijen meent dat van een zodanig geschil sprake is, zijn Partijen verplicht te trachten door onderhandelingen tot overeenstemming te komen, alvorens het geschil aan de burgerlijke rechter voor te leggen.


252

Aldus overeengekomen en getekend in tweevoud, Starter: Plaats: Datum: Naam: Functie: Handtekening:

TU Delft: ___________________________________ Plaats: _________________________________________ ___________________________________ Naam: _________________________________________ _________________________________________

Delft Datum:

________________________________________

Functie: Handtekening:

________________________________________ ________________________________________


253

Overeenkomst samenwerking Starter - TU Delft De ondergetekenden, 1.

TECHNISCHE UNIVERSITEIT DELFT, gevestigd Stevinweg 1, 2628 CN Delft, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de decaan van de faculteit ____________, prof. ____________, hierna te noemen: “TU Delft”, enerzijds; en

2.

STARTER BV gevestigd te Delft, Rotterdamseweg 145, ten dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door ____________, hierna te noemen: “STARTER”, anderzijds,

gezamenlijk te noemen “Partijen”, Overwegende dat: •

• •

Zowel STARTER als TU Delft baat hebben bij zowel technisch als fundamenteel onderzoek naar en de ontwikkeling van ____________, hierna te noemen: “speur- en ontwikkelingswerk”. - TU Delft de intentie heeft nader speur- en ontwikkelingswerk te verrichten met als doel wetenschappelijke artikelen te publiceren en onderwijs te geven. - STARTER de intentie heeft nader speur- en ontwikkelingswerk te verrichten met als doel commercialisering van de resultaten. Partijen de intentie hebben gezamenlijk speur- en ontwikkelingswerk te verrichten. Partijen hun afspraken formeel wensen vast te leggen.

Besluiten overeen te komen:

1 Speur- en ontwikkelingswerk 1.1

1.2 • • • • • • • • • 1.3 1.4

1.5

Indien voor een bepaald project nader speur- en ontwikkelingswerk op het gebied van ____________ dan wel de benodigde componenten hiervoor dan wel de industriële toepassing hiervan naar inzicht van één van de Partijen noodzakelijk is, zal zij als eerste met de andere Partij in overleg treden teneinde te bezien of samenwerking op dit gebied tussen Partijen mogelijk en gewenst is. Samenwerking kan onder andere bestaan uit één of meer van de volgende trajecten: Het geven van (gast)college door STARTER. Het begeleiden van ontwerpprojecten door STARTER. Het ter beschikking stellen van stage- en afstudeerplekken door STARTER. Het aanbieden van stagiaires, afstudeerders en promotieplekken door TU Delft. Het ter beschikking stellen van commerciele informatie en kennis door STARTER. Het ter beschikking stellen van ingenieursuren door (één van) de Partijen. Het gezamenlijk doorlopen van subsidietrajecten. Het gezamenlijk schrijven van wetenschappelijke publicaties. Het gezamenlijk aanvragen van een octrooi. Per traject zullen vooraf schriftelijke afspraken worden gemaakt over wie rechthebbende zal zijn van de tijdens het traject bevonden resultaten. Uitgangspunt is daarbij dat ingebrachte kennis blijft toebehoren aan de partij die deze heeft ingebracht. Indien het resultaat van gezamenlijk speur- en ontwikkelingswerk leidt tot één of meerdere octrooieerbare vindingen, is de Partij die de vinding heeft gedaan gerechtigd om op eigen naam octrooi aan te vragen. Indien niet is te onderscheiden wie van de Partijen de vinding heeft gedaan, zullen Partijen op gezamenlijke naam octrooi aanvragen. Partijen zullen in nader overleg treden omtrent het praktische en financiële traject van de octrooiaanvrage en de gemaakte afspraken schriftelijk vastleggen. Indien één Partij schriftelijk verklaart af te zien van het indienen van een octrooiaanvrage is de andere Partij gerechtigd dat op eigen rekening als nog te doen mits de gerechtvaardigde belangen van de eerstgenoemde Partij hiermee niet worden geschaad. Indien TU Delft onafhankelijk van STARTER speur- en ontwikkelingswerk verricht in het kader van het in artikel 1.1 afgesproken gebied en de resultaten hiervan octrooieerbaar zijn, zal TU Delft als eerste STARTER benaderen voordat zij een


24

254

1.6

derde (commerciële) partij benadert voor het gezamenlijk aanvragen en/of het in licentie geven van het octrooi. STARTER zal binnen drie maanden schriftelijk te kennen geven of zij van dit recht gebruik wil maken. De gemaakte afspraken zullen contractueel worden vastgelegd. Indien STARTER onafhankelijk van TU Delft speur- en ontwikkelingswerk verricht in het kader van het in artikel 1.1 afgesproken gebied en de resultaten hiervan leiden tot een octrooi, zal STARTER kosteloos voor onderzoek en onderwijs doeleinden een onoverdraagbare licentie afgeven aan TU Delft, onder nadere overeen te komen voorwaarden.

2 Publicatie 2.1

2.2

2.3

Partijen zullen bij alle publicaties met betrekking tot de resultaten van gezamenlijk speur- en ontwikkelingswerk (uiteenlopend van folders tot aan wetenschappelijke verslagen) vermelden dat de kennis in samenwerking met de andere Partij is gegenereerd. Tenzij het werk er zich niet voor leent of anders door Partijen schriftelijk overeengekomen wordt . Indien blijkt dat resultaten van gezamenlijk speur- en ontwikkelingswerk octrooieerbaar zijn heeft een Partij bij een geschil omtrent publicatie het recht de publicatie op te houden tot de datum van publicatie van de octrooiaanvraag, maar niet langer dan maximaal zes maanden. Na publicatie van de octrooiaanvraag is er geen beperking van publicatie voor de andere Partij. Eerstgenoemde Partij zal geen gebruik maken van dit recht dan onder zwaar wegende belangen. Partijen zullen wetenschappelijke publicaties op het gebied van de resultaten van gezamenlijk speur- en ontwikkelingswerk vooraf ter inzage indienen bij de andere Partij. Indien de andere Partij bezwaren heeft tegen de publicatie verzoekt zij binnen twee maanden na indiening om overleg. In overleg kan de publicatie zodanig worden aangepast dat de belangen van de andere Partij redelijkerwijs niet worden geschaad. Indien Partijen niet tot een overeenstemming komen heeft een Partij het recht de publicatie op te houden tot een maximum van zes maanden na ter inzage indiening aan de andere Partij. Eerstgenoemde Partij zal geen gebruik maken van dit recht dan onder zwaar wegende belangen.

3 Contactpersonen 3.1 • • 3.2

Contactpersonen voor deze overeenkomst zijn: voor STARTER: de heer/mevrouw ____________, STARTER voor TU Delft: de heer/mevrouw ____________ (contractmanager faculteit) Partijen zullen elkaar schriftelijk op de hoogte stellen van een wijziging van de contactpersonen.

4 Geheimhouding 4.1

4.2

Partijen verplichten zich tot geheimhouding voor maximaal vijf jaar van elkaars bedrijfsgegevens. De vijf jaarstermijn gaat steeds in op het moment dat de bedrijfsgegevens worden verstrekt. Per geval wordt schriftelijk en gedateerd vastgelegd welke gegevens het betreft. Alle verstrekte bedrijfsgegevens zullen als vertrouwelijk of confidentieel worden aangemerkt. Deze geheimhoudingsverplichting is niet van toepassing voor: a. gegevens, die al in het bezit waren van een Partij op het moment dat deze aan hun werden medegedeeld door de wederpartij; b. gegevens, die reeds algemeen bekend zijn op de dag dat deze aan een Partij werden medegedeeld door de wederpartij; c. gegevens, die rechtmatig door de ontvangende Partij van derden zijn verkregen; d. gegevens, die na de datum van inwerkingtreding van deze Overeenkomst algemeen bekend zijn geworden, anders dan door onrechtmatig handelen of nalaten van de ontvangende Partijen. e. gegevens uit soortgelijk onderzoek als overeengekomen, maar plaatsvindend elders binnen TU Delft zonder enige relatie met de in het kader van deze overeenkomst uitvoerenden.

5 Aansprakelijkheid 5.1

Partijen zijn tegenover elkaar niet aansprakelijk voor schade die ontstaat door gebruik of toepassing van de resultaten uit gezamenlijk speur- en ontwikkelingswerk. Indien een Partij de resultaten gebruikt of toepast dan wel derden in de gelegenheid stelt de resultaten te laten gebruiken of toe te passen vrijwaart zij de andere Partij voor aanspraken harerzijds, c.q. voor aanspraken van derde wegens schade, tenzij een Partij aan kan tonen dat deze schade het gevolg is van opzet of grove schuld van de andere Partij.


255

6 Overdracht van resultaten door STARTER 6.1

Partijen verbinden zich om bij overdracht van de gezamenlijke resultaten aan een derde, die niet gelieerd is aan één der Partijen (onder gelieerd wordt verstaan dat die Partij zeggenschap heeft over de derde, dat de derde zeggenschap heeft over die Partij of dat die Partij en de derde onder dezelfde zeggenschap functioneren) ervoor zorg te dragen dat alle verplichtingen aan de andere Partij uit deze overeenkomst worden overgedragen. Overdracht aan een derde zal niet zonder onderling overleg tussen Partijen geschieden.

7 Inwerkingtreding en beëindiging van de overeenkomst 7.1 7.2 7.3 7.4

7.5

Deze overeenkomst treedt in werking op de datum van ondertekening van de laatst tekenende Partij en heeft een looptijd van ____________ jaar. Bij een looptijd van langer dan drie jaar dient de Overeenkomst iedere drie jaar opnieuw schriftelijk bekrachtigd te worden, uiterlijk twee maanden voor afloop van de Overeenkomst. Gebeurt dit niet, dan vervalt de overeenkomst. De Overeenkomst kan ontbonden worden op verzoek van een van beide Partijen na consensus met de andere Partij over de voorwaarden waaronder ontbonden wordt. Indien STARTER of TU Delft haar verplichtingen op grond van deze Overeenkomst niet, niet tijdig of niet volledig nakomen, zal de andere Partij de in gebreke zijnde Partij schriftelijk een redelijke termijn stellen waarbinnen deze alsnog aan haar verplichtingen moet voldoen. Indien de in gebreke zijnde Partij na het verstrijken van de gestelde termijn nog niet aan haar verplichtingen heeft voldaan, dan heeft de andere Partij het recht hetzij nakoming te vorderen, hetzij zonder rechterlijke tussenkomst en zonder nadere in gebreke stelling de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden, onverminderd haar recht op schadevergoeding. Indien STARTER in een van de volgende omstandigheden verkeert: a. faillissement of surseance van betaling; b. verlies van rechtspersoonlijkheid, liquidatie, feitelijke liquidatie of ontbinding. c. verlies om welke reden ook van het vrije beheer of de vrije beschikking over haar vermogen, heeft TU Delft het recht zonder gerechtelijke tussenkomst de overeenkomst schriftelijk te ontbinden. In dat geval heeft TU Delft het eerste recht om de rechten van STARTER op de resultaten en daaraan gelieerde patenten en patentaanvragen over te nemen.

8 Toepasselijk recht en geschillen 8.1 8.2 8.3

Op deze Overeenkomst is het Nederlands recht van toepassing. Alle geschillen die ontstaan uit deze Overeenkomst zullen worden beslecht in Nederland en wel door de ter zake bevoegde rechter. Indien tussen Partijen een geschil ontstaat over de totstandkoming, de uitleg, de uitvoering of het niet juist of niet tijdig uitvoeren van deze Overeenkomst of indien een der Partijen meent dat van een zodanig geschil sprake is, zijn Partijen verplicht te trachten door onderhandelingen tot overeenstemming te komen, alvorens het geschil aan de burgerlijke rechter voor te leggen.

Aldus overeengekomen en getekend in tweevoud, Starter: Plaats: Delft Datum: Naam: Functie: Handtekening:

TU Delft: ____________ Plaats: _________________________________________ ___________________________________ Naam: _________________________________________ _________________________________________

Datum:

________________________________________

Functie: Handtekening:

Decaan ________________________________________


256


257

Algemene voorwaarden TU Delft 25

ALGEMENE VOORWAARDEN VOOR HET UITVOEREN VAN OPDRACHTEN DOOR DE TECHNISCHE UNIVERSITEIT DELFT Zie ook: www.tudelft.nl/voorwaarden

Artikel 1: Begripsomschrijving In deze algemene voorwaarden voor opdrachten, verstrekt aan de TU Delft, wordt onder TU Delft verstaan de rechtspersoon Technische Universiteit Delft, gevestigd te Delft. De opdrachtgever is de natuurlijke persoon of rechtspersoon, die aan de TU Delft een opdracht verstrekt.

Artikel 2: Aard en omvang van de opdracht, offerte 2.1 2.2 2.3

De aard en omvang van de opdracht wordt bepaald door de in de offerte opgenomen omschrijving van de werkzaamheden. Wijzigingen, aanvullingen en uitbreidingen, die later worden overeengekomen, worden geacht hiervan deel uit te maken; Acceptatie van de offerte en van de wijzigingen, aanvullingen en uitbreidingen geschiedt door een schriftelijke bevestiging van de opdrachtgever; De offerte geldt gedurende een periode van één (1) maand, gerekend vanaf de datum van het verzenden van de offerte.

Artikel 3: Prijs en betaling 3.1 3.2 3.3 3.4

3.5 3.6

De in de offerte uitgebrachte prijs is of een vaste prijs of een prijs, die wordt bepaald op basis van nacalculatie. Nacalculatie geschiedt volgens de geldende tarieven bij de TU Delft. Deze tarieven kunnen jaarlijks worden herzien en doorberekend; Indien in de offerte sprake is van nacalculatie kan, op verzoek van de opdrachtgever bij het verstrekken van de opdracht, in de factuur een specificatie van het bedrag worden gegeven; Alle in de offerte genoemde bedragen zijn exclusief omzetbelasting, tenzij nadrukkelijk anders vermeld; TU Delft is gerechtigd opdrachtgever periodiek te factureren voor reeds verrichte werkzaamheden. Tevens kan de TU Delft een gedeeltelijke vooruitbetaling verlangen of zekerheid van betaling tot maximaal het bedrag van de opdracht. Facturen worden gezonden naar het adres van de opdrachtgever, tenzij anders wordt overeengekomen; Bij niet tijdig vooruitbetalen of niet tijdig verstrekken van de verlangde zekerheid kan de TU Delft niet gehouden worden tot het beginnen van de werkzaamheden dan wel tot voortzetten daarvan; De opdrachtgever is verplicht tot betaling van de factuur in Euro’s binnen 30 dagen na de factuurdatum. Indien de opdrachtgever deze betalingstermijn overschrijdt is hij verplicht, na door de TU Delft in gebreke te zijn gesteld, tot betaling van zowel de wettelijke rente, gerekend vanaf de vervaldag, als de kosten van invordering buiten rechte.

Artikel 4: Uitvoering van de opdracht 4.1

4.2

4.3

De opdracht zal binnen de in de offerte vermelde (geraamde) termijnen worden uitgevoerd, tenzij dit redelijkerwijs naderhand onmogelijk blijkt te zijn. Indien en zodra blijkt, dat een termijn dreigt te worden overschreden, zal de TU Delft dit aan de opdrachtgever melden en in overleg een nadere afspraak dienaangaande maken. De in de offerte vermelde termijnen zullen nimmer zijn te beschouwen als fatale termijnen, tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen; Met de uitvoering van de opdracht zal worden begonnen zodra de door de opdrachtgever te verstrekken gegevens, monsters, apparaten of andere zaken aan de TU Delft zijn verstrekt. Indien hierbij vertraging optreedt, zal de termijn als bedoeld in artikel 4.1 hierdoor worden verlengd; Bij opdrachten met een ( geschatte ) looptijd van meer dan zes maanden, zal op verzoek van opdrachtgever, bij de schriftelijke bevestiging van de offerte, tussentijds rapport kunnen worden uitgebracht.

Artikel 5: Transport, opslag en terugzending van zaken (goederen) 5.1 5.2 5.3

Zaken dienen op het in de offerte vermelde adres te worden bezorgd en afgehaald, tenzij anders is overeengekomen; De kosten van in- en uitladen,verpakken en van vervoer van de in de overeenkomst vervatte zaken worden afzonderlijk in rekening gebracht. Deze kosten zijn niet in de prijs inbegrepen; Het in- en uitladen, verpakken en het vervoer van zaken is voor rekening en risico van de opdrachtgever;


258

5.4

5.5

De TU Delft zal zaken, die ten behoeve van de opdracht zijn bezorgd gedurende ten hoogste een maand na afloop van de opdracht bewaren, tenzij anders is overeengekomen. Na het verstrijken van deze periode staat het de TU Delft vrij op kosten van de opdrachtgever passende maatregelen te treffen; De TU Delft heeft het recht gegevens, apparaten en/of andere zaken en dergelijke, in (mede) eigendom van de opdrachtgever, onder zich te houden, zolang de opdrachtgever niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan.

Artikel 6: Geheimhouding 6.1

6.2 6.3

6.4

6.5

De TU Delft verplicht zich tot geheimhouding voor maximaal vijf jaar vanaf kennisname, van datgene van de opdrachtgever, waarvan zij bij de uitvoering van de opdracht heeft kennis genomen en waarvan haar uitdrukkelijk is medegedeeld, dat geheimhouding noodzakelijk is voor de opdrachtgever. Deze geheimhoudingsverplichting is niet van toepassing voor: a. Gegevens, die al in het bezit zijn van de TU Delft op het moment dat deze aan de TU Delft worden medegedeeld; b. Gegevens, die reeds algemeen bekend zijn op de dag dat deze aan de TU Delft worden medegedeeld; c. Gegevens, die rechtmatig door de TU Delft van derden zijn verkregen; d. Gegevens, die na de datum waarop deze aan de TU Delft zijn bekend gesteld algemeen bekend zijn geworden, anders dan door onrechtmatig handelen of nalaten van de TU Delft. De TU Delft en de opdrachtgever verplichten zich tot geheimhouding van de resultaten van de opdracht tot een half jaar na het uitbrengen van een (tussen) rapport, tenzij anders is overeengekomen; Indien ten gevolge van het bekend maken van de resultaten van de opdracht door de opdrachtgever bij derden misverstanden zijn ontstaan, ontheft dit de TU Delft van de verplichting tot geheimhouding voorzover dit redelijkerwijs nodig is om die derden behoorlijk te informeren. Alvorens dit laatste te doen informeert de TU Delft eerst de opdrachtgever; De verplichting tot geheimhouding van de TU Delft geldt niet indien en voorzover er sprake is van strijd met de taken en doelstellingen van de TU Delft, zoals deze zijn neergelegd in de wet of indien er sprake is van strijd met of krachtens ministeriële besluiten; De verplichting tot geheimhouding geldt evenmin voor de TU Delft, indien er gevaar dreigt voor personen, zaken, het milieu of de volksgezondheid. De TU Delft stelt de opdrachtgever hiervan op de hoogte.

Artikel 7: Recht op resultaten 7.1

7.2

7.3 7.4

De resultaten van de opdracht staan voor gebruik binnen zijn onderneming ter beschikking van de opdrachtgever. Dit recht is exclusief gedurende de geheimhoudingsperiode zoals vermeld in artikel 6.2, behoudens het bepaalde in artikel 7.2. Het intellectuele eigendomsrecht en het industriële eigendomsrecht berust bij de TU Delft. Deze kan deze rechten onder nader overeen te komen voorwaarden overdragen. Gedurende de periode van geheimhouding als vermeld in artikel 6.2 heeft de TU Delft het recht de resultaten voor haar eigen onderzoek en onderwijs te gebruiken, tenzij de belangen van de opdrachtgever hierdoor worden geschaad. Deze dient dit aannemelijk te maken. Na de periode als vermeld in artikel 6.2 heeft de TU Delft het recht de resultaten voor derden te gebruiken en door derden te laten gebruiken, tenzij de belangen van de opdrachtgever hierdoor ernstig worden geschaad. Deze dient dit aannemelijk te maken; In de gevallen als vermeld in artikel 7.2 zal nadat door de opdrachtgever aannemelijk is gemaakt, dat zijn belangen worden geschaad resp. ernstig worden geschaad in overleg een passende regeling worden getroffen; Indien de resultaten in de vorm van een rapport en dergelijke zijn neergelegd, is het rapport enz. het eigendom van de opdrachtgever, behoudens het auteursrecht van de TU Delft.

Artikel 8: Publicatie 8.1 8.2

Rapporten en dergelijke mogen door de opdrachtgever slechts letterlijk, in hun geheel en met vermelding van de naam van de TU Delft worden gepubliceerd, tenzij schriftelijk toestemming is verkregen voor een andere vorm van publiceren; De TU Delft heeft het recht over de door haar gebruikte methodes en/of technieken te publiceren, na het verstrijken van de geheimhoudingsperiode van artikel 6.2 en deze voor onderwijs en onderzoek te gebruiken.


259

Artikel 9: Aansprakelijkheid 9.1 9.2

9.3

9.4

Voor alle schade, die de opdrachtgever lijdt ten gevolge van wanprestatie van de TU Delft is de TU Delft aansprakelijk, doch ten hoogste tot het bedrag dat de opdrachtgever overeenkomstig het bedrag van de offerte verschuldigd is; Indien de opdrachtgever enig resultaat, verkregen van de TU Delft, gebruikt of toepast dan wel derden in de gelegenheid stelt deze te (laten) gebruiken of toe te passen, vrijwaart opdrachtgever de TU Delft voor aanspraken zijnerzijds, c.q. voor aanspraken van derden wegens schade, tenzij deze schade het gevolg is van opzet of grove schuld van de TU Delft; De opdrachtgever is aansprakelijk voor de schade, die de TU Delft en/of de door haar ingeschakelde personen lijden tijdens de uitvoering van de opdracht op het terrein van de opdrachtgever, tenzij sprake is van schuld van de TU Delft of de door haar ingeschakelde personen; De TU Delft is niet aansprakelijk voor schade, die het gevolg is van gebreken van aan de TU Delft toegeleverde zaken, die door de TU Delft zijn doorgeleverd aan de opdrachtgever, tenzij en voor zover de TU Delft haar leverancier aansprakelijk kan stellen voor die schade.

Artikel 10: Overmacht (niet toerekenbare tekortkoming) De TU Delft is niet aansprakelijk indien zij niet of niet tijdig aan de verplichtingen jegens de opdrachtgever kan voldoen als gevolg van overmacht. Onder overmacht worden mede begrepen omstandigheden, die een normale uitoefening van de werkzaamheden verhinderen.

Artikel 11: Wanprestatie (toerekenbare tekortkoming) Indien opdrachtgever of de TU Delft zijn verplichtingen op grond van deze overeenkomst niet, niet tijdig of niet volledig nakomt, zal de andere partij de in gebreke zijnde partij schriftelijk een redelijke termijn stellen waarbinnen deze alsnog aan zijn verplichtingen moet voldoen. Indien de in gebreke zijnde partij na het verstrijken van de gestelde termijn nog niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan, dan heeft de andere partij het recht hetzij nakoming te vorderen, hetzij zonder rechterlijke tussenkomst en zonder nadere in gebreke stelling de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden, onverminderd zijn recht op schadevergoeding tot ten hoogste het bedrag vermeld in de offerte.

Artikel 12: Toepasselijk recht en geschillen 12.1 12.2 12.3

12.4

Op alle overeenkomsten tussen de opdrachtgever en de TU Delft is het Nederlands recht toepasselijk; Alle geschillen, die ontstaan uit de opdracht zullen worden beslecht in Nederland en wel door de terzake bevoegde rechter; Indien tussen partijen een geschil ontstaat over de totstandkoming, de uitleg, de uitvoering of het niet juist of niet tijdig uitvoeren van een tussen partijen gesloten overeenkomst of een andere rechtsverhouding, of indien een der partijen meent dat van een zodanig geschil sprake is, zijn partijen verplicht te trachten door onderhandelingen tot overeenstemming te komen, alvorens het geschil aan de burgerlijke rechter voor te leggen; Partijen kunnen in afwijking van het vermelde in artikel 12.2 met wederzijdse instemming besluiten tot arbitrage in Nederland.

Artikel 13: Herziening van de algemene voorwaarden 13.1 13.2

Herziening van deze algemene voorwaarden door de TU Delft is mogelijk. De datum van in werking treden wordt bij de bekendmaking c.q. het deponeren van de voorwaarden vermeld; De herziene voorwaarden zijn vanaf de datum van in werking treden van toepassing op nog niet geaccepteerde offertes.

Artikel 14: Verblijf bij de TU Delft 14.1 14.2

Bij verblijf op het terrein van de TU Delft dan wel in gebouwen van de TU Delft zijn de opdrachtgever en/of zijn personeel verplicht de regels, welke bij de TU Delft gelden na te leven; Indien dit wordt verzocht, zullen de opdrachtgever en/of zijn personeel daartoe een verklaring ondertekenen.


260

Artikel 15: Protesteren Aanspraken van de opdrachtgever jegens de TU Delft welke verband houden met de uitvoering van de opdracht vervallen, indien deze niet zijn ingesteld binnen zes maanden nadat de opdracht is uitgevoerd. De mededeling aan de TU Delft dient schriftelijk te geschieden.

Artikel 16: Slotbepalingen 16.1 16.2

Afwijking van deze voorwaarden is mogelijk, indien beide partijen dit schriftelijk overeenkomen; Deze algemene voorwaarden treden in werking op 1 januari 1992. Zij zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel en fabrieken voor Delft en omstreken onder depotnummer 895.


261

VSNU-Gedragscode Marktactiviteiten Universitaire Gedragscode met betrekking tot Marktactiviteiten

I

Preambule

De bij de vereniging van samenwerkende Nederlandse universiteiten VSNU aangesloten universiteiten, hierna te noemen: de universiteiten, hebben eerder afgesproken dat zij het initiatief zullen nemen voor een op te stellen gedragscode met betrekking tot marktactiviteiten. De contouren voor deze gedragscode zijn door de universiteiten in 1999 vastgesteld en in afwachting van de inhoud van de te verwachte wetgeving is de gedragscode aangehouden. In 2001 is het wetsvoorstel Wet markt en overheid aan de Tweede Kamer aangeboden en in 2004 heeft de regering besloten dit wetsvoorstel in te trekken en is een ander middel gekozen om het doel van gelijke concurrentieverhoudingen te bereiken. Thans wordt gewerkt aan een voorstel om in de Mededingingswet gedragsregels voor overheden die als onderneming goederen en diensten aanbieden op te nemen. Het betreft o.a. de volgende gedragsregels: 1. Overheidsorganisaties mogen hun ondernemingsactiviteiten niet financieren met collectieve middelen. 2. Overheidsorganisaties mogen gegevens die zij hebben vanuit hun publieke functie niet gebruiken voor commerciële doeleinden. 3. Overheidsorganisaties mogen de eigen overheidsbedrijven geen onevenredige voordelen geven. Bij dit voorstel zijn voor de universiteiten twee kanttekeningen van belang: De universiteiten zijn van mening dat zij slechts voor een gering deel van hun activiteiten in concurrentie treden met particuliere ondernemingen, het betreft de zogenaamde marktactiviteiten. Dit is een sectorspecifieke definitie, die bewust afwijkt van de gebruikelijke term van economische activiteiten. Toepassing van de term economische activiteiten op de universitaire sector leidt er onder andere toe dat fundamenteel onderzoek met gemengde publieke en private financiering niet meer mogelijk zou zijn. Dit betreft bijvoorbeeld onderzoek dat mede wordt gefinancierd door NWO, de EU en de collectebusfondsen (KWF, Hartstichting enz.) Bovendien zullen de in de Mededingingswet op te nemen gedragsregels gelden voor overheidsorganisaties. De vraag is of privaatrechtelijke universiteiten daaronder vallen. Als dat niet het geval is zullen eventuele concurrentievoordelen van de privaatrechtelijke universiteiten ten opzichte van particuliere ondernemingen niet worden weggenomen en zal er bovendien een ongelijkheid ontstaan tussen enerzijds publiekrechtelijke universiteiten en anderzijds privaatrechtelijke universiteiten. De universiteiten zijn derhalve van mening dat een gedragscode die zowel geldt voor de publiekrechtelijke als de privaatrechtelijke universiteiten betere waarborgen biedt, dat oneigenlijke concurrentievoordelen van de universiteiten ten opzichte van particuliere ondernemingen worden weggenomen en alleen betrekking heeft op die activiteiten waar ongewenste marktverstoring kan optreden. De door de universiteiten in 1999 vastgestelde contouren voor een gedragscode zijn nog steeds actueel en de universiteiten hebben besloten deze contouren nader uit te werken in een definitieve gedragscode. De gedragscode bevat regels die de universiteiten ter voorkoming van mogelijke marktverstoring in acht zullen nemen bij het uitoefenen van marktactiviteiten.

II

Analyse omvang marktactiviteiten

Traditioneel worden bij de universiteiten drie inkomensbronnen, geldstromen, onderscheiden: De eerste geldstroom betreft de directe rijksbijdrage van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en het Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit De tweede geldstroom betreft de indirecte rijksbijdrage die wordt toegekend door de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek en de Koninklijke Nederlandse Akademie voor Wetenschappen. De derde geldstroom betreft enerzijds publieke gelden waarmee fundamenteel onderzoek wordt gefinancierd zoals EU-gelden, collectebusfondsen en subsidies van het Ministerie van Economische Zaken, en anderzijds inkomsten uit activiteiten die niet met publieke gelden worden gefinancierd zoals bijvoorbeeld contractonderwijs- en onderzoek, alsmede het collegegeld. De inkomsten van de veertien universiteiten in het jaar 2003 bedroegen in totaal 4,8 miljard Euro, als volgt gespecificeerd: • eerste geldstroom: 3,2.miljard Euro • tweede geldstroom: 0,3 miljard Euro • derde geldstroom: 1,3 miljard Euro


26

262

• •

waarvan collegegelden 0,3 miljard Euro collectebusfondsen 0,1 miljard Euro

De eerste en tweede geldstroom dienen uitsluitend ter financiering van de taken die de universiteiten op grond van de wet dienen te vervullen, het grootste deel van de derde geldstroom dient eveneens ter financiering van deze taken. Slechts een klein deel van de derde geldstroom betreft activiteiten die niet tot de wettelijke taken van de universiteiten zijn te rekenen. Dit betreft de activiteiten die onder deze gedragscode vallen, de zgn. marktactiviteiten. De inkomsten met betrekking tot deze activiteiten worden geschat op 2% van de totale inkomsten van de universiteiten in hiervoor genoemde drie geldstromen.

III

Uitgangspunten

De gedragscode is gebaseerd op de volgende uitgangspunten: 1. De gedragscode heeft betrekking op marktactiviteiten. Er is sprake van marktactiviteiten als aan twee criteria is voldaan: a. de activiteiten worden verricht op markten waar daadwerkelijk particuliere ondernemingen opereren en waar niet alleen sprake is van concurrentie tussen universiteiten onderling b. de activiteiten worden verricht op markten waar prijzen met een winstopslag worden gehanteerd 2. Marktverstoring kan ontstaan door: a. kruissubsidiëring van de marktactiviteiten met publieke gelden b. het gebruik van beschermde persoonsgegevens die voor de uitoefening van de publieke taak zijn verkregen en uit dien hoofde niet voor derden toegankelijk zijn 3. De gedragscode beoogt marktverstoring te voorkomen door het stellen van regels die de universiteiten bij het uitoefenen van marktactiviteiten in acht zullen nemen, en door een klachtenprocedure in de gedragscode op te nemen die bijdraagt aan de naleving en controle van de gedragscode.

IV

Reikwijdte

De gedragscode is van toepassing op de marktactiviteiten als hiervoor omschreven en uitgeoefend door de universiteiten en de aan de universiteiten gelieerde rechtspersonen waarin universiteiten in overwegende mate de zeggenschap uitoefenen.

V

Regels ter voorkoming van marktverstoring

1.

De universiteiten verplichten zich voor het verrichten van marktactiviteiten als hiervoor omschreven minimaal een prijs te berekenen ter grootte van de integrale kostprijs. De integrale kostprijs als hiervoor bedoeld zal worden vastgesteld met inachtneming van de waarderingsgrondslagen zoals deze zijn opgenomen in de Richtlijnen voor het jaarverslag voor het hoger onderwijs. De universiteiten dragen er zorg voor dat administratief kan worden aangetoond dat voor de marktactiviteiten de integrale kostprijs is berekend. Ten aanzien van de heffing van omzetbelasting en/of vennootschapsbelasting met betrekking tot marktactiviteiten conformeren de universiteiten zich aan de geldende belastingwetgeving te dezer zake. De universiteiten verplichten zich bij het verrichten van marktactiviteiten waarbij gebruik wordt gemaakt van beschermde persoonsgegevens die aan de universiteiten beschikbaar zijn gesteld in verband met de uitoefening van de publieke taak en die uit dien hoofde niet voor derden toegankelijk zijn, voor het gebruik van die gegevens, voorzover deze op de markt een meerwaarde vertegenwoordigen, deze meerwaarde in de prijs door te berekenen.

2. 3. 4. 5.

VI

Klachten

Een ondernemer die van mening is dat een universiteit deze gedragscode heeft overtreden kan hierover schriftelijk een klacht indienen bij het College van Bestuur van de betreffende universiteit. Het College van Bestuur zal binnen vier weken na indiening van de klacht schriftelijk en gemotiveerd op de klacht reageren.


263

Contactpersonen 27

Faculteit Bouwkunde (Bk) Dienst Financiële en Economische Zaken

•

Hoofd

Hoekstra, M.

•

Contractmanager

geen

TTO

015-27 84238

Weegen, M.C. v.d.

015-27 84277

Faculteit Civiele Techniek en Geowetenschappen (CiTG) Dienst Financiële en Economische Zaken

•

Hoofd

Laarhoven, M.J.P. van

015-27 83316

•

Coördinator contractmanagement

Meurs, M.G.

015-27 84628

•

Contractmanager

Groot, M. de

015-27 81821

Buijser, I.M.

015-27 88326

TTO Faculteit Elektrotechniek, Wiskunde en Informatica (EWI) Dienst Financiële en Economische Zaken

•

Hoofd

Kok, R.F.

015-27 81892

•

Contractmanager

Hub, W.D.J.

015-27 81184

•

Contractmanager

Bos, J.D. van den

015-27 81548

Zondervan, L.M.

015-27 81027

TTO Faculteit Industrieel Ontwerp (IO) Dienst Financiële en Economische Zaken

•

Hoofd

Kieffer, P.G.A.

015-27 81978

•

Contractmanager

Harting, E.J.

015-27 83589

Silvester, S.

015-27 82739

TTO Faculteit Luchtvaart- en Ruimtevaarttechniek (LR) Bureau Financiële en Economische Zaken

•

Hoofd

Hoekstra, M.

015-27 85214

•

Contractmanager

Koornneef-Krak, E.J.H.

015-27 87931

Oosten, M.P.

015-27 81395

015-27 88058

TTO Faculteit Techniek, Bestuur en Management (TBM) Dienst Financiële en Economische Zaken

•

Hoofd

Laarhoven, M.J.P. van

•

Contractmanager

geen

TTO

Bosman, M.

015-27 88057

Faculteit Technische Natuurwetenschappen (TNW) Dienst Financiële en Economische Zaken

•

Hoofd

Kooijman, Th.H.A.

015-27 85252

•

Contractmanager

Hoogwater, D.A.

015-27 82608

•

Contractmanager

Loghem, R. van

015-27 89695

Nijenhuis. J.

015-27 83713

TTO


264

Faculty of Mechanical, Maritime and Materials Engineering (3mE) Dienst Financiële en Economische Zaken

•

Hoofd

Kieffer, P.G.A.

015-27 81978

•

Contractmanager

Harting, E.J.

015-27 83589

Haagsma, IJ.G.

015-27 81617

TTO Onderzoeksinstituut OTB Financieel Economische Zaken

•

Hoofd/contractmanager

Zinnen, P.J. van

015-27 81619

•

Hoofd

Wit, P. de

015-27 82075

•

Fiscalist

Gangadin, M

015-27 86478

•

Projectaccountant

Fennema, A

015-27 86476

•

Programmamanager Overheid

Vink, M.H.

015-27 83917

•

EU-programma’s

Twickler, T.G.M.

015-27 82127

•

Intellectueel Eigendom

Boersma, L.

015-27 87003

Lameijer, A.A,

015-27 89905

Nuhn, S.J.

015-27 86751

Sloot, A.

015-27 86392

Suijkerbuijk, A.G.C.A.

015-27 82101

Finance & Control

Valorisation Centre

NWO Subsidies


Leidraad Contractactiviteiten 2008

Recommend Documents