Leeszaalreglement Stadsarchief Gent Goedgekeurd in de gemeenteraad van 28 januari 2002 Gewijzigd in de gemeenteraad van 29 juni 2004 Bekendgemaakt op 31 januari 2002 en op 1 juli 2004
Openbaarheid en raadpleegbaarheid Artikel 1 Bescheiden van de stedelijke overheid en van overheden die bescheiden bij de stedelijke archiefdienst in bewaring gaven, zijn openbaar of kunnen door personen die daartoe gerechtigd zijn, worden ingezien in de mate dat de informatie wettelijk of volgens het Gemeentelijk reglement op het inzagerecht van de burger (GR 16 februari 1998) valt onder de passieve of actieve openbaarheid. Alle andere bescheiden van bestuurlijke aard worden in principe openbaar wanneer zij ouder zijn dan 30 jaar.
Artikel 2 Als uitzondering op artikel 1 wordt de niet-openbaarheid voor derden verlengd tot een termijn van 100 jaar voor dossiers die de persoonlijke levenssfeer raken en tot 30 jaar voor bescheiden die informatie bevatten inzake de belangen vermeld in artikel 6 al. 1 sub 1° tot 8° in de wet van 11 april 1994 betreffende de openbaarheid van bestuur.
Artikel 3 Voor bescheiden jonger dan de gestelde termijnen onder de artikels 1 en 2 kan het college van burgemeester en schepenen, desgevallend samen met andere bevoegde instanties, uitzonderingen toestaan, mits de raadpleger een belang doet blijken in de zin van de wet betreffende de openbaarheid van bestuur en/of verklaart de wet tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens te respecteren. De aanvraag gebeurt via het Stadsarchief.
Artikel 4
Particuliere bescheiden worden in lezing gegeven volgens de beschikkingen van de overeenkomst van bewaargeving of van schenking. Ontbreekt een overeenkomst, dan wordt het archiefbestand openbaar wanneer de bescheiden 30 jaar oud zijn. Zowel met als zonder overeenkomst zijn artikels 2 en 3 van kracht. Deze termijn wordt bepaald aan de hand van de datum van het jongste stuk in de dossiers.
Artikel 5 De stadsarchivaris kan beslissen dat bescheiden niet geraadpleegd kunnen worden omwille van het risico van beschadiging bij slechte materiële toestand of bij gebrek aan inzicht in de inhoud van een archief (in het bijzonder wanneer de persoonlijke levenssfeer van derden in het gedrang kan komen).
Artikel 6 Het college van burgemeester en schepenen beslist in principe of en in welke mate raadpleegbaarheid ook het nemen van fotokopieën of het bezorgen van afschriften impliceert. Fotokopieën en afschriften van bestuursdocumenten, overgedragen aan de archiefdienst, worden rekening houdend met de openbaarheid van bestuur bezorgd door en onder verantwoordelijkheid van de stadsarchivaris. De aanvragen gebeuren op de aanvraagformulieren van het Stadsarchief en worden opgenomen in een bijzonder register.
Artikel 7 Bij iedere reproductie die onmiddellijke of later zichtbare schade kan veroorzaken, is de archivaris bevoegd die vorm van reproductie te verbieden. Fotokopiëren wordt slechts uitzonderlijk - en dit door de archivaris - toegestaan, maar nooit voor ingebonden stukken of andere banden, noch voor stukken op perkament, originele foto’s, of voor ingekleurde stukken. Fotokopieën van losse stukken kunnen worden gemaakt, mits de omvang of de materiële toestand dit toelaten.
Artikel 8 De lezer verbindt zich ertoe de auteurswet auteursrechten van anderen te eerbiedigen.
Artikel 9
na
te
leven
en
de
Aan particulieren wordt in geen geval archief in bruikleen gegeven. Voor tentoonstellingen, microverfilming, digitalisering en restauratie kunnen bescheiden uitgeleend worden. Alle aanvragen moeten worden voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen, dat beslist na advies van de archivaris. De uitgeleende stukken zullen worden verzekerd van nagel tot nagel en worden tentoongesteld in goede materiële omstandigheden zoals beschreven in de voorwaarden tot bruikleen.
De dienstverlening, rechten en plichten van de lezer Artikel 10 De leeszaal is toegankelijk voor het publiek volgens de tarieven gesteld in het retributiereglement en op de dagen en uren bepaald door het college van burgemeester en schepenen.
Artikel 11 Bij het eerste bezoek van elk kalenderjaar legitimeert de lezer zich met een officieel document, identiteitskaart of ander. Zijn naam en adres en het doel van zijn onderzoek worden ingeschreven in een register van lezers, dat ook een geautomatiseerd bestand kan zijn. Deze gegevens worden verder voor statistische doeleinden bijgehouden. De lezer heeft het recht over zijn gegevens te beschikken en eventueel de verbetering ervan te vragen. Pas na deze inschrijving kunnen de geautomatiseerde toegangen worden geraadpleegd. Bij de inschrijving verklaart de lezer in te stemmen met de opname in dat bestand en van het leeszaalreglement kennis te hebben genomen.
Artikel 12 De lezer ontvangt bij inschrijving een lezerskaart. Deze kaart dient als kennisgeving van de inschrijving en als onderpand bij het raadplegen van microfilms in zelfbediening. Zij dient te allen tijde te worden voorgelegd.
Artikel 13 De lezer tekent bij per dagdeel (voormiddag, namiddag) het leeszaalregister, waarin de afgeleverde stukken worden ingeschreven. De lezer bekrachtigt deze gegevens met zijn handtekening.
Artikel 14
De bescheiden worden aangevraagd op daartoe bestemde formulieren. De archivaris kan het aantal in lezing te geven bescheiden beperken. De bescheiden worden in de leeszaal geraadpleegd.
Artikel 15 De lezer consulteert de beschikbare vervangingskopieën op microfilm. Alleen de archivaris kan uitzonderingen hierop toestaan.
Artikel 16 De lezer heeft vrije toegang tot de handbibliotheek in de leeszaal. Andere publicaties worden aangevraagd in de leeszaal door middel van de daartoe beschikbare formulieren. Publicaties worden niet uitgeleend. De bibliotheek van het stadsarchief is geen uitleenbibliotheek.
Artikel 17 Van archiefbescheiden en kostbare werken kunnen foto’s of microfilms besteld worden. Plannen uit bouwdossiers kunnen via planafdrukken gereproduceerd worden. Fotokopieën (artikel 7) worden gemaakt door archiefmedewerkers, hetzij onmiddellijk indien de dienstverlening het toestaat, hetzij op afspraak. Voor commercieel gebruik wordt een reproductierecht gevraagd. De tarieven voor het verkrijgen van prints, kopieën en foto’s zijn vervat in het retributiereglement. Artikel 18 Wie een publicatie laat verschijnen waarvoor gebruik wordt gemaakt van om het even welke informatie die berust in het stadsarchief, is gehouden het stadsarchief als vindplaats van de bronnen te vermelden, volgens de formulering aangereikt door de archivaris. Bij commerciële publicaties worden twee exemplaren aan het stadsarchief afgestaan. In alle andere gevallen staat de auteur één exemplaar van deze publicatie aan de archiefdienst af. Ook een exemplaar van de onderzoeksresultaten, bijvoorbeeld in de vorm van een eindverhandeling, wordt geschonken aan het stadsarchief. De auteur van een eindverhandeling kan de vrije raadpleging van het werk tot maximaal 10 jaar beperken. Dit gebeurt bij voorkeur door middel van een schriftelijke verklaring te voegen bij het exemplaar dat aan het stadsarchief wordt geschonken. Dit exemplaar is bestemd voor de bibliotheek van het stadsarchief.
Artikel 19 De archivaris en de archiefmedewerkers oriënteren en adviseren de lezer. Zij kunnen beperkte opzoekingen doen voor derden tegen betaling zoals vervat in het retributiereglement. De lezer kan gebruikmaken van de beschikbare toegangen in de leeszaal, zowel in papieren als in digitale vorm.
Artikel 20 De lezer kan tegen beslissingen van de archivaris beroep aantekenen bij het college van burgemeester en schepenen. Dit beroep werkt niet opschortend. Bij ontstentenis van enige beslissing van het college van burgemeester en schepenen blijft die van de archivaris gehandhaafd.
Beveiliging van het archief en van de informatie Artikel 21 Het college van burgemeester en schepenen verzoekt de lezer, die inzage krijgt in informatie en hierbij ontdekt dat bepaalde gegevens niet in de openbaarheid horen te vallen, de archivaris te verwittigen en verwijst in het bijzonder naar het gestelde in de artikels 2 en 6.
Artikel 22 De stukken worden met zorg behandeld. Het is niet toegestaan bescheiden uit archiefmappen te halen, de materiële verbindingen (liassering) tussen stukken te doorbreken, de ordening van de bescheiden te wijzigen of er aantekeningen in aan te brengen. De archivaris en de archiefmedewerkers zijn gerechtigd de lezer de nodige richtlijnen te geven.
Artikel 23 De lezer volgt de aanwijzingen van de archivaris en de archiefmedewerkers inzake de juiste omgang met de archiefstukken:
− Hij gebruikt de aanwezige hulpmiddelen (leeskussens en -planken en dergelijke). − Hij maakt alleen aantekeningen met potlood op papier/schrijfblok of op portable computer.
− Hij gebruikt archiefstukken niet als schrijfsteun of onderlegger. − Hij schrijft niet op de archiefstukken. − Hij mag prenten en kaarten niet doortekenen. − Bijzonder kostbare materialen (bijvoorbeeld originele foto’s) worden - op aanwijzing van de leeszaalvoorzitter - alleen met katoenen handschoenen vast genomen. Het stadsarchief stelt een exemplaar van de handschoenen ter beschikking. Wie schade toebrengt aan archiefstukken dient een vergoeding te betalen, vast te stellen door de archivaris.
Artikel 24 De lezer gebruikt de vestiaires. Mobiele telefoons, mappen, persoonlijke boeken, jassen en tassen (inbegrepen computertassen, dameshandtassen, aktentassen, plastic tassen, rugzakken en boekentassen), zijn niet toegestaan in de leeszaal. Huisdieren zijn uiteraard niet toegelaten.
Artikel 25 In de leeszaal wordt niet gegeten, gedronken of gerookt. Overleg tussen de lezers over het onderzoek gebeurt buiten de leeszaal zodat andere lezers in stilte kunnen werken.
Artikel 26 De toegang tot de archiefbewaarplaats is aan de lezer verboden.
Artikel 27 Bij (poging tot) diefstal wordt de politie op de hoogte gesteld.
Artikel 28 De archivaris kan de toegang tot de leeszaal ontzeggen aan wie dit reglement overtreedt.
Terminologie in het Archief- en leeszaalreglement Stadsarchief
Het Stadsarchief is in zijn totaliteit één archiefbestand, dit wil zeggen een organisch gegroeid geheel van archiefbescheiden, die ongeacht hun datum, vorm en drager, naar hun aard bestemd zijn te berusten onder het college en de daaronder ressorterende centrale en buitendiensten die deze bescheiden hebben ontvangen of opgemaakt uit hoofde van hun activiteiten of vervulling van hun taken. Een stedelijk archief omvat meer dan alleen maar het archief van de administratie en het bestuur. Personen of instellingen belast met een stedelijke opdracht vormen eveneens archief dat organisatorisch thuishoort in het stadsarchief. Voorbeelden zijn: verenigingen zonder winstoogmerk, instellingen van openbaar nut, sociale huisvestingsmaatschappijen, gemeentebedrijven, regies. Vallen eveneens hieronder de kabinetsarchieven, dat wil zeggen het geheel van bescheiden dat gevormd wordt in uitvoering van het ambt van burgemeester en schepenen. Archieven van OCMW’s, kerkfabrieken, polders en wateringen maken geen deel uit van het stadsarchief maar kunnen wel in een stadsarchief bewaard worden.
Archiefzorg De nieuwe gemeentewet artikel 132 legt de bestuurlijke verantwoordelijkheid over het stedelijk archief in handen van het college van burgemeester en schepenen: in strikte zin voor het samenstellen, het bewaren en de inventarisatie van het stedelijk archief; bij uitbreiding houdt dit in: het voorzien van financiële middelen, archiefbewaarplaatsen, een leeszaal, deskundig personeel, het vastleggen van voorschriften voor het archiefbeheer en van regels in verband met de openbaarheid van archiefbescheiden. Krachtens de Archiefwet van 24 juni 1955 artikel 1 tweede en derde lid valt deze verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en schepenen onder het toezicht van de Algemene Rijksarchivaris.
Archiefbeheer De archivaris staat in voor de begeleiding van de archiefvorming in de administratie, de selectie, de acquisitie, het toegankelijk maken, het bewaren, het beschikbaar stellen en het valoriseren van archieven.
Archiefruimte Een ruimte bestemd voor de bewaring van archiefbescheiden voorafgaand aan de overbrenging naar de archiefbewaarplaats, dus onder het beheer van de administratie.
Archiefbewaarplaats Een speciaal ingerichte ruimte of een geheel van ruimtes voor de permanente bewaring van archiefbescheiden, onder het beheer van de stadsarchivaris.
Overdracht Is zowel het overbrengen van archiefbescheiden naar de archiefruimte (het archief blijft onder dezelfde beheerder) als naar een archiefbewaarplaats (onder de archivaris).
Ordeningsplan Een ordeningsplan is een schema voor de indeling van een te vormen archiefbestand en de rangschikking van zijn bestanddelen.
Bestuursdocument De omschrijving zoals bepaald in het Gemeentelijk reglement op het inzagerecht van de burger (GR 16 februari 1998): alle beschikbare informatie in geschreven, visuele, auditieve of geautomatiseerde vorm, opgesteld door of in opdracht van het stadsbestuur, waaruit hetzij een bestuursbeslissing blijkt, hetzij een handeling blijkt die tot een bestuursbeslissing heeft bijgedragen.
Bestuursdocument van persoonlijke aard De omschrijving zoals bepaald in het Gemeentelijk reglement op het inzagerecht van de burger (GR 16 februari 1998): bestuursdocument dat een beoordeling of een waardeoordeel bevat van een met naam genoemd of gemakkelijk identificeerbaar natuurlijk- of rechtspersoon of de beschrijving van een gedrag waarvan het ruchtbaar maken aan die persoon kennelijk nadeel kan berokkenen.
Archiefbescheiden/Archiefstukken Zijn al die bescheiden die ongeacht hun vorm, naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of vervulling van zijn/haar taken.
