LAPORAN VISITASI UNIVERSITAS HANG TUAH-SURABAYA 6-7 MEI 2014
REVIEWER: SONNY PAMUJI LAKSONO INSI FARISA DESY ARYA
Komentar dan Rekomendasi Nama Perguruan Tinggi : Universitas Hang Tuah Surabaya Skema
:C
Reviewer
: 1. SONNY PAMUJI LAKSONO 2. INSI FARISA DESY ARYA
1. Komentar Umum Dari visitasi dalam rangka evaluasi implementasi program hibah kompetisi peningkatan kualitas pendidikan dokter pada proyek HPEQ di UHT Suarabaya, secara keseluruhan dapat dikatakan berjalan dengan baik. Secara umum pelaksanaan program dari tahun 1 sampai akhir dari proyek dapat terselesaikan dengan baik, walaupun pada tahun 1 dan awal tahun ke 2 tersendat-sendat, peyelesaikan tetapi sampai akhir tahun program dapat dilaksanakan dengan baik. Komitmen pimpinan sudah cukup baik, termasuk kinerja dari tim monevin, yayasan juga bereran dalam proses monitoring dan dukungan dana dampingan dalam pelaksanaan program ini. Dosen tersosialisasikan dan dapat merasakan manfaat dari kegiatan PHK PKPD ini dalam hal peningkatan kapasitas dibidang pengajaran dan penelitian. Dari sisi peningkatan pengembangan staf kependidikan dapat dirasakan terutama terkait dengan peningkatan kapasitas di bidang IT, yang berdampak positif terhadap peningkatan kualitas pendidikan dan pengelolaan perpustakaan. walaupun mereka mengeluhkan dengan program ini jam bekerja mereka bertambah ke hari sabut dan minggu, dikarenakan banyaknya kegiatan (ex. IHT dll). Kinerja PIU cukup baik terutama di awal tahun ke dua sampai akhir tahun pelaksanaan program. Yang awalnya penyerapan sangat kurang, tetapi karena kerja keras dan rasa tanggung jawab akan amanah yang sudah diberikan, akhirnya dapat menyelesaikan proyek dengan baik. Hal ini terlihat penyerapan anggaran sampai 100%. 2. Komitmen Pimpinan Pimpinan di tingkat Universitas dan Fakultas bahkan yayasan memberikan usaha yang optimal agar kegiatan hibah PHK PKPD ini dapat berjalan dengan baik. Yayasan selalu memonitor, terutama dalam hal penyerapan dana. Rektor ikut memantau dan memberikan arahan terkait pelaksanaan kegiatan ini, hal ini pula dilakukan oleh wakil rektor dan dekan di fakultas dengan cara berkonsultasi ke pusat, agar dapat melaksanakan kegiatan ini dengan baik. Hal ini pun membuahkan hasil yang cukup memuaskan. Pimpinan Universitas menyadari peran strategis PHK PKPD sebagai peluang untuk meningkatkan kualitas institusi, khususnya untuk meningkatkan akreditasi FK menjadi A. Komunikasi dan koordinasi yang berjalan di internal UHT maupun FK UHT berjalan cukup baik, dimana keterbukaan dan persepsi yang sama tentang hibah PHK PKPD sebagai hibah bagi semua, serta PIU sebagai pihak pengelola hibah, terbentuk dengan baik. Tim Monevin atas yang melakukan tugasnya terhadap pengelolaaan PHK PKPD dibawah koordinasi PJM telah melakukan tugas dengan baik, terutama dalah hal penghitungan indikator kinerja dan hasil-hasil penghitungan indikator kinerja terkomunikasikan dengan baik dengan PIU maupun seluruh civitas akademika yang terkait. Hal ini terlihat dari hasil diskusi dengan kurang lebih 20 dosen, 24 mahasiswa dana 10 staf kependidikan, yang dapat merasakan manfaat dari program
PHK PKPD ini. Dari kegiatan-kegiatan atau program yang dianggap penting tapi tidakdapat dilaksanakan, pimpinan institusi berkomitmen untuk dapat melaksanakan program tersebut dengan cara memasukkan ke dalam program kerja yang ada di UHT. 3. Kemajuan Pelaksanaan PHK-PKPD dan Ketercapaian Indikator a. Pelaksanaan kegiatan secara umum dapat berjalan dengan baik, 76,5 % dari program awal yang diusulkan dpat dilaksanakan dengan baik. Program utama yang dilaksanakan oleh FK UHT mencakup : I. Program Peningkatan Implementasi KBK – PBL: a. Pengembangan kurikulum berdasarkan KIPDI II, b. Pengembangan kinerja penelitian, Program yang pertama dengan rangkaian kegiatan yang ditujukan untuk pengembangan kurikulum berdasarkan KIPDI II untuk tahun 2011 dan 2012 telah dilaksanakan, walaupun ada beberapa kegiatan yang tidak dapat dilaksanakan, diantaranya Hibah Pengajaran: Pengembangan penyusunan modul dan kriteria penilaian yang sesuai dengan SKDI 2011, IHT: Pengembangan pembuatan bentuk soal vignette 2011, DEGREE Program S2: u/Pengembangan SDM 2011 dan DEGREE Program S3: u/Pengembangan SDM 2012. Di tahun 2013 dari 4 pogram yang diusulkan hanya 1, yaitu program Degree Program S2&S3: untuk pengembangan SDM 2013, yang tidak dapat terlaksana. Hal ini dikarenakan SDM yang direncakan akan diberangkatkan tidak jadi karena sudah mendapatkan beasiswa dari dana lain. Dari aktivitas penelitiann ahmpir seluruh kegiatan dari awal tahun sampai berkahirnya proyek dapat berjalan dengan baik, hanya Lokakarya: Peningkatan kualitas proposal 2011 dan Hibah Penelitian: Implementasi penelitian 2012 yang tidak dapat dijalankan. Hasil capaian terkait penelitian, belum menacapai secara optimal, hal ini dikarenakan kurangnya moivasi SDM Dosen untuk melakukan penelitian yang didanai oleh HPEQ dikarenakan sulitnya administrasi dan output yang diharapkan. II. Program Peningkatan Kompetensi Lulusan untuk Mencapai Standar Kompetensi nasional a. Peningkatan ketrampilan klinik, b. Pengelolaan Informasi Kegiatan-kegiatan yang dirancang pada program kedua di tahun 2013 tidak semuanya dapat dilaksanakan, karena leterbatasan waktu yang sudah mendekati berakhirnya tahun anggaran dan ketidaksanggupan lagi dari PIU untuk dapat melaksanakannya dalam waktu dekat. Beberapa kegiatan yang tidak dilaksanakan, berkaitan dengan komponen biaya Lokakarya teknologi Informasi pada dunia kedokteran bagi dosen FK UHT 2013, IHT aplikasi teknologi informatika dalam dunia kedokteran / aplikasi spss pada public health bagi dosen FK UHT 2013, dan Lokakarya pembuatan E – jurnal 2013. Sedangkan IHT pembuatan blue print pembelajaran ketrampilan klinis 2013, Lokakarya sistem ujian OSCE 2013, Hibah keterampilan klinis pembuatan manual modul keterampilan klinis, NDT TOT pengelolaan IT Kedokteran 2013 meliputiL implementasi E-health system Managemen, Implementasi E-learning Studio for Medicine, Academics, VBA Programming for Excel, Development E-journal System, dan System Analis and Desugn dan IHT pelatihan pembacaan item analisis hasil ujian dengan program DMR dan
development software bagi dosen FK UHT dapat berjalan dengan baik, walaupun seperti halnya pengelooaan IT Kedokteran masih dalam tahap pengembangan, belum dapat diimplementasikan secara optimal. Rangkuman Kegiatan Aktivitas 2013: I. Program Peningkatan Implementasi KBK-PBL berupa: a. Aktivitas Pengembangan Kurikulum berdasarkan KIPDI III dengan subaktivitas sebagai berikut: No Kegiatan Telaksana Tidak In terlaksana & Progress Pemotongan Hibah 1 Lokakarya psikologis dalam proses belajar mengajar 2013 √ 2 Hibah pengajaran kurikulum 2013 √ Lokakarya Persiapan Intership 2013 3 √ DEGREE Program S2 & S3: u/Pengembangan SDM 4 √ 2013 b. Aktivitas Pengembangan Kinerja Penelitian dengan subaktivitas sebagai berikut: 1 IHT pelatihan etik dasar bagi dosen 2013 √ 2 Lokakarya penentuan metode dan besar sampel penelitian √ bagi dosen 2013 3 IHT penulisan karya ilmiah 2013 √ 4 Hibah penelitian 2013 √ II. Program Peningkatan Kompetensi Lulusan untuk mencapai Standar Kompetensi Nasional berupa 2 aktivitas sebagai berikut: A. Peningkatan Ketrampilan Klinik melalui subaktivitas sebagai berikut: 1 IHT pembuatan blue print pembelajaran ketrampilan klinis √ 2013 2 Lokakarya sistem ujian OSCE 2013 √ 3 Hibah ketrampilan klinis pembuatan manual modul √ ketrampilan klinis 2013 B. Aktivitas Peningkatan Pengelolaan Informasi dengan subaktivitas sebagai berikut: 1 Lokakarya teknologi Informasi pada dunia kedokteran bagi √ dosen FK UHT 2013 2 IHT aplikasi teknologi informatika dalam dunia kedokteran / √ aplikasi spss pada public health bagi dosen FK UHT 2013 3
NDT TOT pengelolaan IT kedokteran 2013 meliputi : Implementasi E-Health System Management, Implementasi E-Learning Studio for Medicine Academics, VBA Programming for Excel, Development E- journal System, dan System Analis and Design
√
No Kegiatan
4 5
Lokakarya pembuatan E – jurnal 2013 IHT pelatihan pembacaan item analisis hasil ujian ujian dengan program DMR dan development software analisis bagi dosen FK UHT 2013
Telaksana Tidak In terlaksana & Progress Pemotongan Hibah √ √
a. Ketercapaian area intervensi : No
1
Area Intervensi
Implementasi KBK berbasis SPICES
Hasil yang dicapai Implementasi yang meliputi komponen : Ketersediaan Modul, Dosen, Tutor, Instruktur Skil Lab., Pembimbing Akademik, Implementasi Modul, Manajemen Modul dan Penjaminan Mutu, pada dasarnya tidak semua komponen tersebut dipenuhi melalui program PHK-PKPD
Ketercapaian Indikator (Hanya grantee) Untuk program yang diajukan melalui PHKPKPD telah terpenuhi 90%
Penguatan sarana-prasarana Penunjang KBK :
2 Lab Biomedik/Lab Dasar :
Sembilan bangunan laboratorium Biomedik telah ada bukan krn program PHK-PKPD. Tersedianya jenis manekin lengkap (18 jenis sesuai standar OSCE Nasional) dan CBT Centre adalah melalui program PHKPKPD
Untuk program PHK-PKPD telah 90%
Penguatan FK 1.Memiliki Sarana RS Pendidikan (MOU) 3 2. Penelitian
Telah memiliki MOU dgn RS Pendidikan bukan dengan Program PHK-PKPD Jumlah penelitian memperlihatkan perubahan yang fluktuatif dari mulai thn 2011-2013, selama PHKPKPD : yaitu 19-30 proposal. Publikasi nasional antara : 39-46 publikasi
Terealisasi 90%
3. Penjaminan Mutu
4. Sistem Seleksi Mahasiswa
6. Layanan Administrasi
4
7.Pengembangan sistem informasi akademik Penguatan MEU 1. Establishment MEU 2. Ahli Pendidikan MEU
3. Manajemen MEU
4. Sumberdaya MEU
5 6 7
Unggulan spesifik
Dokumen tata kerja (SOP) dan Pengembangan dokumen Penjaminan Mutu terealisasi melalui program PHK-PKPD Dalam instrument ada rasio keketatan pendaftar dan yang diterima 1:10. PIU UHT tidak mengajukan Program aktifitas Pengembangan system Seleksi Mahasiswa baru melalui Program PHK-PKPD Jumlah karyawan kependidikan yang mencapai 23 org pada akhir thn 2013. melalui intervensi program PHK-PKPD Sudah memiliki system informasi Akademik yg diajukan melalui intervansi program PHK-PKPD;.
Telah disosialisasikan dan diimplementasikan . Perlu analisis ulang rasio antara mhs pendaftar dan yg diterima sesuai dengan standart Mutu yg telah ditetapkan. Tercapai
Tercapai
Struktur Organisasi MEU dan SK MEU telah ada sebelum program PHK-PKPD Tidak ada perencanaan menambah 0% ahli pendidikan (Medical Education) berpendidikan S2 melalui degree training dalam Program PHK-PKPD Struktur organisasi MEU yg tdd komisi-komisi kurikulum, komisi monev, komisi assesment dan evaluasi, komisi pengembangan telah ada tanpa melalui intervensi Program PHK-PKPD Adanya ruangan MEU dan Fasilitas sarana prasarana MEU telah ada tanpa program PHK-PKPD Hanya khusus untuk grantee Skema A, PIU UHT tidak mengembangkan unggulan spesifik melalui Program PHK-PKPD
Pengembangan capacity building Kemitraan (hanya skema A & B)
-
-
a. Ketercapaian indikator utama dan indikator lainnya :
No
1. 2. 3.
4. 5. 6. 7.
1. 2. 3.
4.
1. 2. 3.
4.
Target Capaian Kesesuaian Indikator 2013 Akhir denganAkhir 2013 Tahun 2013 Indikator Keberhasilan Aktivitas I-A Base Line
Jumlah modul N/A 24 30 Melebihi Target standar Modul Modul % tutor standar N/A 60% 59,02% Mendekati target % 0 66% 69,2% Melebihi Target penyelesaian kurikulum prodi % penggunaan N/A 55% 46% Kurang dari target soal vignette % IPK ≥ 2,5 50% 65% 84,38% Melebihi Target % kelulusan 60% 65% 68,75% Melebihi Target tepat waktu % kelulusan 58% 70% 51,2% Di bawah Target UKDI Indikator Keberhasilan Aktivitas I-B Jumlah 20 23 15 Di bawah Target penelitian Jumlah 10 13 8 Di bawah Target publikasi Jumlah 0 3 0 Di bawah Target publikasi terakreditasi Jumlah 0 10 15 Melebihi Target penelitian melibatkan mahasiswa Indikator Keberhasilan Aktivitas II-A % kelulusan 30% 80% 96,44% Melebihi Target OSCE local % kelulusan 0 55% 59,3% Melebihi Target OSCE nasional % kemampuan N/A 70% 72,73% Melebihi Target instruktur keterampilan klinik % indeks N/A 70% 75,65% Melebihi Target kepuasaan mahasiswa
No 1.
2.
3.
Indikator Keberhasilan Aktivitas II-B Target Capaian Kesesuaian Base Indikator 2013 Akhir denganAkhir Line 2013 Tahun 2013 Kurikulum baru Penguasaan tersusun & akan pengelolaan N/A 95% diimplementasikan informasi pada TA.2013/2014 Kurikulum baru Indeks Sangat tersusun dan akan kepuasan N/A baik diimplementasikan mahasiswa thd (5) pada TA.2013/2014 praktikum skill Kurikulum baru Standar Sangat tersusun dan akan keterampilan N/A Baik diimplementasikan pengelolaan (5) pada TA.2013/2014 informasi
b. Intake mahasiswa No
2011 Intake 172
2012 Daya Tampung 220
Intake 181
2013 Daya Tampung 220
Intake 219
Daya Tampung 260
Dari tabel intake mahasiswa di atas nampak bahwa penerimaan mahasiswa oleh FK UHT selama ini sangat ideal karena selalu lebih sedikit dari daya tampung yang ada tiap tahunnya. Hal ini tentunya dapat memberi kesempatan bagi FK untuk memberikan pelayanan optimal bagi mahasiswa. Serta membuka kesempatan bagi dosen untuk lebih mengembangkan diri dan keilmuannya. c. Kendala dalam pencapaian indiaktor kinerja utama dan cara mengatasinya Diakhir tahun ketiga sampai berakhirnya proyek, nampak tidak terlalu ada kendala yang berarti, hanya awal-awal tahun yang berat, dikarenakan komunikasi dan koordinasi secara terbuka dan intensif antar civitas akademika yang belum terbanguan dangan baik, sehingga pengelolaan atas kegiatan-kegiatan dalam program PHK PKPD tidak berjalan dengan optimal dan kurang mendapatkan dukungan yang partisipatif dari berbagai pihak di internal FK UHT. Hal ini diperbaikai di pertengahan tahun kedua sampai akhir tahun dengan komunikasi yang baik antar seluruh civitas akademika UHT termasuk pengelola proyek ke pusat. Yang pada akhirnya pengelolaan dan pelaksanaan program dapat berjalan dengan baik.
4. Aspek Administrasi dan Keuangan (serapan anggaran, capaian fisik) Aspek Pengadaan Barang : Permasalahan Pengadaan Textbook 2011-2012 yg dihadapi PIU UHT, merupakan masalah yang cukup berat bagi tim pengadaan. Tetapi masalah ini dapat terselesaikan dengan baik berkat konsolidasi yang kuat dengan Tim Pengadaan Pusat (CPCU) dan BPKP cabang Jawa Timur. Terselesaikannya masalah pengadaan Textbook ini memberikan motivasi yang kuat dalam melaksanakan tugas pengadaan selanjutnya. Dengan pemekaran jumlah pengadaan dari 10 aktivitas menjadi 12 aktivitas tidak menjadikan kendala yang berarti. Hingga saat ini seluruh pengadaan barang dan pembayaran hampir sudah terselesaaikan, hanya ada 3 kegiatan pengeadaan yang belum terbayarkan 100%, yaitu Medical Research Journal 2013, PreClinic Laboratory Equipments 2013, dan Civil Work. Di bagian pengadaan dengan keberhasilan menjalankan proses lelang, menyebabkan peningkatan infrastruktur sarana dan prasarana yang dibutuhkan dalam proses belajar mengajar. Dengan selesainya proses pengadaan Curriculum and Skills Laboratory Equipment pada tahun 2011 dan 2012 membawa kemudahan dalam proses instruktor (Skills Laboratorium). Pengadaan Audio Visual 2011 memberikan kemudahan dalam evaluasi tutorial. Pengadaan textbook memberikan peningkatan dalam jumlah judul yang sangat dalam proses akreditasi dan pembelajaran bagi civitas FK UHT. Dalam pelaksanaan proyek HPEQ sampai akhir proyek, PIU mengalami kendala silih berganti. Tetapi kendala-kendala itu tampaknya dapat diatasi dengan baik dengan konsolidasi yang kuat dengan Reviewer, CPCU Pusat, BPKP dan komitmen dari pimpinan. Kendala terbesar yaitu kurangnya sumber daya manusia yang berkomitmen di lingkungan kampus sendiri untuk melaksanakan kegiatan tersebut. Dukungan dari CPCU Pusat dan BPKP dalam memberikan pengetahuan dan motivasi mengenai pelaksanaan PHK-PKPD (HPEQ Project) di Universitas UHT.
Hasil pengamatan dokumen Pengadaan Barang Tahun 2013 No Paket Pengadaan Kelengkapan dokumen STATUS
Serapan Keu
1
Completion
IT Equipment
HPS, Bid Document, Advertism,Berita acara pembukaan penawaran, BA Evaluasi Tehnis,Harga,dan kualifikasi,penetapan pemenang lelang, Bank Garansi,Kontrak,BA Pemeriksaan pekerjaan, BA serah Terima, Permohonan pembayaran, BA persetujuan pembayaran
LENGKAP
No
Paket Pengadaan Kelengkapan dokumen
STATUS
Serapan Keu
2
Visual Audio and Equipment
HPS, Bid Document, Advertism,Berita acara pembukaan penawaran, BA Evaluasi Tehnis,Harga,dan kualifikasi,penetapan pemenang lelang, Bank Garansi,Kontrak,BA Pemeriksaan pekerjaan, BA serah Terima, Permohonan pembayaran, BA persetujuan pembayaran
LENGKAP
Completion
3
Manequin Equipment
HPS, Bid Document, NOL WB LENGKAP Advertism,Berita acara pembukaan penawaran, BA Evaluasi Tehnis,BER, NOL WB untk BER.Harga,dan kualifikasi,penetapan pemenang lelang, Bank Garansi,Kontrak,BA Pemeriksaan pekerjaan, BA serah Terima, Permohonan pembayaran, BA persetujuan pembayaran
Completion
4
Curiculum Text Book
HPS, Bid Document, NOL WB Advertism,Berita acara pembukaan penawaran, BA Evaluasi Tehnis,BER,.Harga,dan kualifikasi,penetapan pemenang lelang, Bank Garansi,Kontrak,BA Pemeriksaan pekerjaan, BA serah Terima, Permohonan pembayaran, BA persetujuan pembayaran
Completion
LENGKAP
5. Praktek Baik (Good Practices) Praktek baik dari pelaksanaan program PHK PKPD terlihat dari pengelolaan sampai akhir pelaksaan dengan baik, dimana akuntabilitas dapat terlihat. Hal ini dapat dirasakan oleh pimpinan institusi maupun pengelola program. Peningkatan kapasitas PIU terutama dalam pengelolaan dana hibah. Koordinasi dan komunikasi yang baik, yang dilakukan vertika maupun horizontal dapat mengatasi hamabtan yang ada serta memperoleh output ataupun hasil yang optimal. Hal lain yang dapat menjadi praktik baik adalah manajemen keuangan versi world bank sudah sangat baik. 6. Rekomendasi a. Rekomendasi untuk grantees: a. Menyelesaikan masalah pembayaran pengadaan barang yang yaitu Medical Research Journal 2013, PreClinic Laboratory Equipments 2013, dan Civil Work. b. Mengimplementasikan sistem IT yang sudah dirancang untuk digunakan secara optimal c. Memasukkan kegiatan-kegiatan yang belum terlaksana dan sangat penting bagi peningkatan kualitas pendidikan kedokteran di UHT ke dalam Proker Fakultas atau Universitas. b. Rekomendasi untuk CPCU: a. Dikarenakan banyaknya perubahan pada organisasi pengelola grantee yang menyababkan pemahaman yang tidak sama, antara pengelola baru dan dalam, diharapkan CPCU Memberikan pelatihan bagi para pengelola grantee secara berkala. b. Dalam hal hibah penelitian, SOP dan output yang diharapkan sebaiknya ditinjau kembali, karen hal ini menyebabkan animo ataupun motivasi untuk mengusulkan proposal penelitian kurang optimal.
Dokumentasi Kegiatan Visitasi UHT Tgl. 6-7 Mei 2014
Gambar 1. Pertemuan dengan Pimpinan Institusi
Gambaran 2. Pertemuan dengan Dosen UHT
Gambar 3. Pertemuan dengan Staf Kependidikan
Gambar 4. Desk Evalation saat Visitasi
Gambar 5. Justifikasi Nilai UKDI
Gambar 6. Daftar Barang HPEQ yang telah diterima oleh bagian pengadaan dan sudah ada di Gudang Skill Lab UHT
Gambar 7. Center Control CCTV di R. Tutorial
Gambar 8. Pengadaan Manekin HPEQ
Gambar 9. Pengadaan Lab. Biokimia: Alat Elektroforesis
Gambar 10. Pengadaan Lab. Biokimia: Alat DNA Sequensing
Gambar 11. Pengadaan LCD Sebanyak 14 Buah
Gambar 12. Pengadaan Lab. Faal 2013: Sepedah Stasioner dan Spirometri Collins
Gambar 13. Pengadaan Lab. Histologi 2013: Mikroskop Multihead
Gambar 14. Pengadaan buku-buku perpustakaan Tahun 2012
Gambar 15. Pengadaan 2012: Laptop Untuk OSCE Sejumlah 46 Unit
Gambar 16. Pengadaan CBT Center: 150 Unit PC, Meja dari ProkerUHT
Gambar 17. Pengadaan 2012: 1 Unit Slit Lamp lengkap dengan Teaching Monitor
Gambar 18. Chamber Hiperbarik: Salah satu keuunggulan UHT, karena mempunyai alat ini guna menyokong kedokteran kelautan.
Gambar 19. Ruang Kuliah Teater Kapasitas 260 Orang: Keseriusan UHT dalam upaya untuk mendapatkan akreditasi A
