LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN KHITANAN MASSAL. Terima Kasih Cisitu OLEH : PANITIA PELAKSANA

3 dan 4 Juli, 2011

Laporan Pertanggungjawaban

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN

KHITANAN MASSAL “Terima Kasih Cisitu”

OLEH : PANITIA PELAKSANA

BIRO SOSIAL KEMASYARAKATAN DEPARTEMEN EKSTERNAL KELUARGA ASRAMA MAHASISWA BUMI GANESHA ITB 2011 Paguyuban EL’99 - Bumi Ganesha |Khitanan Massal Terima Kasih Cisitu

1

3 dan 4 Juli, 2011


A. Pendahuluan Seperti kata pepatah “kacang tak lupa pada kulitnya”, alumni Elektro „99 ingin mengucapkan terima kasih kepada masyarakat Cisitu atas hospitality dan openness masyarakat Cisitu kepada alumni Elektro „99 selama ketika mereka menjadi mahasiswa. Niat baik alumni Elektro ‟99 tersebut disambut baik oleh Keluarga Asrama Mahasiswa (KAM) Bumi Ganesha ITB yang berada dalam lingkungan masyarakat Cisitu. KAM Bumi Ganesha ITB yang dalam hal ini diwakili oleh Biro Sosial Kemasyarakatan yang juga memiliki niat yang sama akhirnya melakukan kerjasama akan hal tersebut. Hingga akhirnya disepakati bahwa KAM Bumi Ganesha ITB yang merangkul masyarakat sekitar sebagai penyelenggara kegiatan dan alumni Elektro ‟99 sebagai donatur penuh dan penentu kegiatan yang dilaksanakan. Adapun tujuan pelaksanaan kegiatan ini adalah: 1. Sebagai bentuk pengabdian masyarakat dan kepedulian sosial masyarakat sekitar. 2. Sebagai sarana silaturahmi antara Alumni Elektro 99, KAM Bumi Ganesha ITB, dengan warga RW 10 dan RW 12 Cisitu Lama Bandung. B. Bentuk Kegiatan Kerjasama KAM Bumi Ganesha ITB dan Alumni Elektro ‟99 berupa kegiatan khitanan massal dengan tema “Terima Kasih Cisitu”. Kegiatan khitanan massal ini dilakukan dalam 2 sesi kegiatan, yaitu arak-arakan dan khitanan massal. C. Susunan Kepanitiaan Berdasarkan kesepakatan, kegiatan ini sepenuhnya dilaksanakan oleh KAM Bumi Ganesha ITB beserta masyarakat sekitar. Susunan panitia terlampir. D. Perencanaan dan Persiapan Berikut beberapa kegiatan yang dilakukan pada tahap perencanaan dan persiapan” 1. Tahap perencanaan (Februari-Juni 2011) - Kabir Sosial Kemasyarakatan melakukan koordinasi dan kesepakatan dengan Alumni Elektro ‟99 (Pak Ilham dan Pak Erfan) dan tokoh masyarakat Cisitu (Ketua RW 10 dan 12, Bendahara RW 10, dan Pembina pemuda setempat) tentang perencanaan kegiatan. Perencanaan awal adalah kegiatan khitananan massal akan dilaksanakan pada tanggal 10 Juli 2011 dengan inti acara dilaksanakan di Asrama Bumi Ganesha dan Seno Medika Klinik. - Kabir Sosial Kemasyarakatan mencari informasi dari lembaga pendidikan, masyarakat setempat, dan badan pengurus Asrama Bumi Ganesha dalam merencanakan waktu yang tepat untuk melaksanakan khitanan massal . - Kabir Sosial Kemasyarakatan melakukan koordinasi dan kesepakatan dengan Seno Medika Klinik tentang pelaksanaan khitan. Koordinasi Paguyuban EL’99 - Bumi Ganesha |Khitanan Massal Terima Kasih Cisitu

2

3 dan 4 Juli, 2011


awal disepakati bahwa khitan dilaksanakan pada tanggal 10 Juli 2011, namun disepakati lagi menjadi tanggal 4 Juli 2011. - Kabir Sosial Kemasyarakatan awalnya menargetkan sejumlah 50 peserta khitan terbatas pada daerah Cisitu. Karena kuota tidak terpenuhi, kabir mencari peserta khitan ke daerah Plesiran, Taman hewan, Lembang, Panti Asuhan, Panti Yatim Indonesia, Pesantren Babussalam, Miftakhul Khoir Tubagus Ismail, Dago, kebon Bibit, Sekeloa, Rumah Amal Salman dan daerah Cimbeluit. - Kabir Sosial Kemasyarakatan melakukan Open Recruitment bagi warga Bumi Ganesha ITB yang ingin menjadi panitia. Sedangkan bagi bagi masyarakat yang berpartisipasi sebagai panitia, di atur oleh Bang Zul selaku Pembina pemuda setempat. - Kabir Sosial Kemasyarakatan merencanakan dan melakukan publikasi, seperti publikasi di dunia maya, membuat tema publikasi, desain poster serta rencana penyebarannya. - Melakukan koordinasi dengan pihak penunjang acara seperti Damri untuk transportasi, Taman Budaya untuk musik arak–arakan serta kesenian galengan, dan urusan konsumsi. 2. Tahap persiapan (Juni-Juli 2011) - Panitia melakukan koordinasi dengan semua pihak terkait seperti warga Asrama Bumi Ganesha, Alumni Elektro ‟99 dan Tokoh Masyarakat. - Panitia melakukan penempelan poster sebulan sebelum acara khitan. - Panitia menghubungi pihak penunjang (Seno Medika Klinik, Damri, dll) dan pengisi acara (Taman Budaya dan mahasiswa FK UNPAD) untuk koordinasi. - Panitia menyiapkan logistik acara khitanan massal seperti konsumsi, andong untuk arak-arakan, kebutuhan peserta khitan, dan sebagainya. E. Pelaksanaan Kegiatan Kegiatan khitanan massal ini dilakukan dalam 2 sesi kegiatan, yaitu arakarakan dan khitanan massal. 1. Arak-arakan a. Tanggal : 3 Juli 2011 b. Waktu : 08.00-12.00 WIB c. Tempat : Asrama Bumi Ganesha ITB dan wilayah sekitar Cisitu d. Deskripsi Pelaksanaan Kegiatan : Sebelum melaksanakan kegiatan arak-arakan, para peserta khitanan massal beserta pihak keluarga dan masyarakat sekitar berkumpul di Asrama Bumi Ganesha ITB. Para peserta khitan terlebih dahulu melakukan registrasi dan diberikan baju muslim untuk arak-arakan. Acara diawali dengan kata sambutan dari Alumni Elektro ‟99 dan Ketua RW 10 di lapangan Asrama Bumi Ganesha. Arak-arakan sekitar 1,5 jam dari pukul 09.00 dengan rute Asrama Bumi Ganesha – Asrama Mahasiswa Asing – SDN Cisitu – LIPI – Pusdiklat Geologi – Asrama Paguyuban EL’99 - Bumi Ganesha |Khitanan Massal Terima Kasih Cisitu

3

3 dan 4 Juli, 2011


Bumi Ganesha. Khusus untuk peserta khitan menggunakan andong. Arak-arakan diikuti sekitar 100 orang partisipan yang berlangsung dengan meriah dan menimbulkan sedikit kemacetan di Jalan Cisitu Lama. Setelah arak-arakan selesai, dilanjutkan dengan beberapa acara hiburan dari panitia. 2. Khitanan Massal a. Tanggal : 4 Juli 2011 b. Waktu : 10.30-16.30 WIB c. Tempat : Asrama Bumi Ganesha ITB dan Seno Medika Klinik d. Deskripsi Pelaksanaan Kegiatan : Para peserta beserta keluarga dikumpulkan di Asrama Bumi Ganesha untuk diberangkatkan menuju Seno Medika Klinik. Pemberangkatan dilakukan pukul 11.30 dengan menggunakan bus Damri dan sebagian menggunakan kendaraan pribadi. Sesampai di Seno Medika Klinik, Peserta diarahkan untuk ishoma terlebih dahulu dan dikumpulkan di aula. Adapun acara yang dilaksanakan adalah pengarahan kegiatan khitan, penyuluhan kesehatan oleh mahasiswa FK Unpad, pemberian plakat penghargaan kepada pengisi acara, dan potong tumpeng. Setelah itu, peserta khitan dibagikan sarung dan dilakukan khitan secara sekaligus. Sedangkan pihak keluarga menunggu sambil menyaksikan acara hiburan dari panitia. Acara dimeriahkan oleh Tari Indang, Tari Sajojo, doorprize dan grup musik dari Asrama Bumi Ganesha. Setelah kegiatan di Seno Medika Klinik selesai, peserta dipulangkan menuju Asrama Bumi Ganesha menggunakan Bus Damri dan sebagian menggunakan kendaraan pribadi. Sesampai di Asrama Bumi Ganesha, peserta dipersilahkan kembali ke kediaman masingmasing. F. Peserta Kegiatan Berikut data peserta khitan massal yang melakukan pendaftaran: No

Nama

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Muhammad Wildan Ahsan Muhammad Birli Malesin Naufal Rasya Mariosaputra Epan Kurniawan Dirly Fachrial Putra Miftah Putra Malesin Gilang Ramadhan

Umur (Tahun) 3 3 3 3,5 4 4 4 4 4 4 5

Alamat Jalan Cisitu Lama RT 07/10 Cibeunying i no 5 RT 03/14 Desa Ciburial Kecamatn Cimenyan Bandung Jalan Cisitu Lama RT 09/12 Jalan Cisitu Lama RT 05/12 Kp ciharegeum RT 01/10 Cihampelas blk 280 RT 10/02 Taman Hewan 06 RT 04/08 Taman Hewan 11/56 RT01/08 Desa Ciburial Kecamatn Cimenyan Bandung Kp Buniasih RT 03/01 Desa Langensari Lembang

Paguyuban EL’99 - Bumi Ganesha |Khitanan Massal Terima Kasih Cisitu

4

3 dan 4 Juli, 2011


12 Dimas 5 Kp Buniasih RT 03/01 Desa Langensari Lembang 13 Realdi 6 RT 01/07 Kelurahan Padasuka Kecamatan Cimenyam 14 Bagus Riyangan 6 RT 01/07 Kelurahan Padasuka Kecamatan Cimenyam 15 Alen desaosa 6 Jalan Cisitu Lama RW 12 16 Nurhadi Santosa 6 Jalan Cisitu Lama RW12 17 Eklino 6 Jalan Cisitu Lama RW 12 18 Reza Alfareza 6,5 Pasir Layung Atas RT 03/01 Cibeunying 19 Sadam 7 Jalan Cisitu Lama RT 08/12 20 Ilham 7 Jalan Cisitu Lama 23 RT 08/12 21 Aldi 7 Jalan Cisitu Lama RT 05/12 22 Fajar 7 Jalan Cisitu Lama RT 05/12 23 Rifki 7 Jalan Cisitu Lama RW 12 24 Jeni legiana 7 Jalan Cisitu Lama RW 12 25 Riski 9 Jalan Cisitu lama RT 11/12 26 Faisal 9 Jalan Cisitu Lama 19 RT 04/10 27 Hilman 10 RT 01/07 Kelurahan Padasuka Kecamatan Cimenyam 28 Arif Ramdgani 11 Jalan Cisitu Lama 11 RT 05/10 29 Ahmad Haerul 11 Jalan Cisitu Lama 11 b RT 05/10 30 Reinur Khim 13 Jalan Cisitu Lama 11 b RT 05/10 Pada pelaksanaannya, 3 peserta khitan mengundurkan diri karena dirasa belum siap dikhitan. Sehingga jumlah peserta yang dikhitan adalah 27 orang. G. Laporan Keuangan

No

Rincian

1 2

Donasi alumni elektro 99 Biaya khitan Kesenian sunda + sound + music arak2an Sewa bus Damri Plakat penghargaan Poster Khitanan Baju koko anak anak Alat tulis Peminjaman amplifier Cat bibit Cat tembok Acrylic 75 ml Kuas 12 (2) dan koas 3 (2) Fotocopy Sarung

3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

Pengali

Satuan

Harga Satuan (Rp)

Pemasukan Pengeluaran (Rp) (Rp) 22.500.000

27

orang

250.000

6.750.000 1.100.000

1 3 1 35

Unit Buah Rim Buah

650.000 100.000 500.000

1 3 2 3

Unit Buah Kg pc

85.000 5000 15.000 17.000

650.000 300.000 500.000 1.800.000 258.000 85.000 15.000 30.000 51.000 15.000

1 30

Buah Buah

13.500 30.000

13.500 900.000


5

3 dan 4 Juli, 2011


16 17

Sewa delman 4 Buah 500.000 500.000 Pulsa pak zul rt 03 1 Voucher 100.000 100.000 Makanan parcel 18 424.300 bingkisan Perlengkapan logistik 19 110.000 arak2an 20 Angpao 27 Buah 50.000 1.350.000 Uang kebersihan seno 21 50.000 medika Sewa angkot tari indang 22 1 Unit 50.000 50.000 (cisitu - cicadas) Sewa angkot cisitu 23 1 Unit 50.000 100.000 lembang 24 Konsumsi snack arak2an 120 Kotak 2500 300.000 25 Konsumsi makan siang 110 Kotak 15.000 1.650.000 26 Aqua 8 Dus 15.000 120.000 27 Baterai handycam 1 Buah 20.000 20.000 Konsumsi 28 pemuda+panitia ( snack 100.000 )+ rokok 29 Tali rafia 1 Buah 20.000 20.000 30 Uang transportasi 4 Orang 10.000 40.000 31 Uang parkir seno medika 10.000 32 38 amplop 38 Amplop 300 11.400 Konsumsi penari saman ( 33 10 Botol 2500 25.000 saat latihan ) 34 Uang tansport FK unpad 150.000 35 Sewa proyektor 1 Buah 50.000 50.000 36 Spanduk arak2an 1 Buah 30.000 30.000 Jumlah 22.500.000 17.678.200 Sisa 4.821.800 Sehingga kesimpulan keuangan ini adalah surplus, dimana adanya sisa keuangan yang disebabkan pengurangan jumlah peserta khitanan massal. H. Dokumentasi Kegiatan Terlampir I. Kesulitan dan Hambatan Beberapa kesulitan dan hambatan yang terjadi adalah: 1. Tanggal pelaksanaan yang direncanakan tidak tepat dan harus diubah. Hal ini terjadi akibat informasi yang diterima keliru dan tidak ada peninjauan lebih lanjut. Tanggal pelaksanaan yang dimajukan membuat panitia harus berusaha lebih keras karena waktu persiapan menjadi lebih singkat.


6

3 dan 4 Juli, 2011


2. Minat masyarakat terhadap khitanan massal sedikit dan adanya kegiatan serupa, yaitu khitanan masal yang dilakukan oleh lembaga dan yayasan tertentu seperti Mizan Amanah, Pesantren Babussalam, Ibu – Ibu Peduli, Bank Jabar, mahasiswa UNPAD, Rumah Amal Salman, dan Darul Hikam beberapa bulan sebelumnya sehingga peserta khitan sedikit. 3. Kurangnya kesigapan panitia dalam memikirkan dan mempersiapkan kegiatan selanjutnya yang akan dilakukan. Kendala ini menyangkut halhal teknis di hari pelaksanaan, seperti persiapan logistik, penguasaan teklap dan peserta. J. Kesimpulan dan Saran Meskipun terdapat hambatan yang telah disampaikan diatas, namun acara khitanan massal ini berjalan dengan aman, tertib, dan lancar, serta mendapat apresiasi dari masyarakat sekitar. Adapun beberapa saran untuk perbaikan kegiatan selanjutnya adalah: 1. Mencari informasi akurat dan menentukan kegiatan apa yang lebih menarik, tepat, bermanfaat, dan mampu dilaksanakan di masyarakat berdasarkan tujuan yang diinginkan. 2. Kontrol kinerja panitia di hari pelaksanaan perlu ditingkatkan dan perlu adanya penegasan tentang penguasaan kegiatan oleh panitia, baik dari segi persiapan, jadwal, peserta, dan tugas masing-masing panitia. K. Penutup Terima kasih kami terutama kami ucapkan kepada Alumni Elektro ‟99 yang telah menginisiasikan agar acara ini terlaksana, Seno Medika Klinik, Mahasiswa FK UNPAD, dan pihak lain yang membantu. Tak lupa pula rasa terima kasih kami ucapkan kepada masyarakat Cisitu yang mendukung susksesnya acara ini. Permohonan maaf yang tulus kami sampaikan jika terdapat banyak kesalahan dalam penyelenggaraan kegiatan ini. Mudahmudahan kegiatan dan laporan pertanggungjawaban ini dapat menjadi salah satu acuan dalam merencanakan dan melaksanakan kegiatan yang lebih baik lain di masa yang akan datang. Bandung, 17 Juli 2011 Mengetahui, Presiden KAM Bumi Ganesha ITB

Ketua Panitia Pelaksana Khitanan Massal

Muhamad Reda G. Pangestu

Arif Pandu Winata


7

3 dan 4 Juli, 2011


LAMPIRAN 1 | Susunan Panitia Penanggung Jawab

: M. Reda Galih Pangestu

Pengawas dan Pengendali

: Ilham Togi Sihombing

Ketua Panita

: Arif Pandu Winarta

Tim Acara

: Yoga Sukma Anggita (Kortim) : M. Zakaria : Yatrizal : Makmun : Husein

Tim Logistik

: Arief Dimas Kusmanto (Kortim) : Rahmat Maulana : Puji Riyanto : Ikhya Ulumuddin

(Logistik berupa konsumsi dibantu oleh Bibi Asrama Bumi Ganesha ITB) Tim Humas

: M. Fatkhurrozi (Kortim) : M. Ridwan : M. Mirza Haikal

Tim Pengamanan

: M. Ibrahim Adam (Kortim) : Deni Fajar Sidik

Tim Kreatif dan Dokumentasi : Seiful Huda (Kortim) : M. Novel

(Tim kreatif dibantu oleh ketua RT 3 dan 5 serta RW 10 dan 12)


8

3 dan 4 Juli, 2011


LAMPIRAN 2 | Dokumentasi Kegiatan - Hari Pertama (Minggu, 3 Juli 2011)


9

3 dan 4 Juli, 2011

-


Hari ke-2 (Senin, 4 Juli 2011)

Foto dan video selengkapnya dilampirkan pada CD Dokumentasi.


10

3 dan 4 Juli, 2011


LAMPIRAN 3 | Realisasi Acara 1. Arak - arakan (3 juli 2011) No 1

Waktu 07.00 – 08.00

Kegiatan Persiapan panitia

2

08.00 – 09.00

Pra acara

3

09.00 – 09.20

Mobilisasi peserta ke penempatan arak – arakan

4

09.20 – 10.10

Arak – arakan

Keterangan - Panitia menyiapkan logistik - Menghubungi pihak – pihak terkait - Mengecek sound sistem - Menyiapkan meja registrasi dan absensi peserta khitan - Peserta dibagikan baju koko, celana, dan peci sebagai seragam arak arakan - Peserta dan orang tua memasuki lapangan Bumi Ganesha - Peserta mengisi absensi yang disediakan panitia - Pembukaan oleh MC dan doa untuk mengawali acara - Sambutan dari Presiden BG ( Reda Galih ) - Sambutan dari Pihak elektro 99 ( bapak Ervan ) - Sambutan dari pihak RW 10 ( bapak Wahyu ) - Panitia memastikan delman sudah siap berada di tempat - Panitia memastikan titik – titik rawan di daerah arak – arakan - Panitia mempersiapkan logistik arak – arakan - Panitia mengatur formasi barisan peserta arak – arakan - Panitia membagikan bendera dan mahkota ke masing – masing peserta - Panitia memberikan spanduk rombongan khitanan massal kepada anak anak Cisitu untuk berada di paling depan - Panitia mengkonfirmasi kehadiran tim kesenian galengan - Panitia bekerja sama dengan pemuda mengamankan titik – titik


11

3 dan 4 Juli, 2011


5

10.10 – 10.20

Penampilan dari pemusik arak – arakan

6

10.20 – 10.30

Door prize

7

10.30 – 10.55 10.55 – 11.05

Penampilan team kesenian Galengan Foto bersama dan penutup

8

yang rawan macet - Panitia membagikan hadiah alat tulis kepada peserta - Panitia membagikan konsumsi berupa snack dan air minum kepada peserta, orang tua, dan pemuda yang ikut bertisipasi dalam acara arak – arakan - MC membagikan doorprize kepada peserta yang berhasil menjawab pertanyaan

- MC mengingatkan kembali orang tua dan peserta bahwa besok anaknya dikhitan - Panitia membersihkan sampah setelah acara - MC mempersilahkan peserta untuk kembali ke rumah masing – masing

2. Acara Khitan : 4 Juli 2011 No 1

Waktu 10.00 – 10.30

Kegiatan Persiapan panitia

2

10.30 – 11.30

Peserta dan orang tua mulai berdatangan

3

11.30 – 12.30

Perjalanan ke seno medika

Keterangan - Panitia menyiapkan logistik ( laptop, speaker, proyektor ) - Menyiapkan meja registrasi dan absensi peserta khitan - Mengkonfirmasi mahasiswa FK Unpad - Mengkonfirmasi bus Damri - Menyiapkan parcel dan angpao - Mengabsensi peserta - Mengarahkan peserta dan orang tuanya ke lapangan - Mengarahkan orang tua ke dalam bus - Panitia memastikan barang – barang yang akan dibawa tidak tertinggal - Sebagian orangtua menggunakan kendaraan pribadi


12

3 dan 4 Juli, 2011


4

12.30 – 13.00

Tiba di Seno Medika Klinik, mobilisasi ke aula, ishoma

5

13.00 – 13.30

Penyuluhan Hidup Sehat mahasiswa FK Unpad

6

13.30 – 13.40

7

13.40 – 14.00 14.00 – 14.10

Pemberian plakat penghargaan dan pemotongan tumpeng Pertunjukan tari Saman BG Sosialisasi petunjuk teknis khitan Peserta dikhitan

8

9

14.10 – 15.10

10

15.10 – 15.30

Doorprize

- Panitia mengecek sound di medika klinik - Panitia menyiapkan meja absensi dan meja penyuluhan untuk FK Unpad - Panitia menyiapkan layar dan proyektor - MC mempersilahkan orangtua untuk sholat terlebih dahulu - Panitia mengkonfirmasi mahasiswa FK Unpad - Panitia menyiapkan konsumsi makan siang, sarung, dan parcel - Pihak Seno medika Klinik mengatur alur peserta masuk dan mengambil nomer - Mengkonfirmasi penari saman BG - Panitia mengabsensi peserta khitan dan membagikan konsumsi kepada orang tua dan peserta khitan

- Panitia membagikan sarung kepada peserta sebelum dikhitan - Peserta dikhitan sesuai nomor khitan - Sembari menunggu khitan hiburan karaoke BG - Penampilan Tari sajojo - Panitia memberikan doorprize kepada peserta yang berani tampil ke depan - Panitia mempersiapkan parcel dan angpao


13

3 dan 4 Juli, 2011

Laporan Pertanggungjawaban - Panitia mengkonfirmasi kehadiran bus Damri - Ada beberapa anak dan orang tua yang pulang terlebih dahulu karena ingin langsung pulang

11 12

15.30 – 15.45 15.45 – 16.30

Pembagian angpao dan parcel Perjalanan pulang ke Asrama Bumi Ganesha

- Peserta khitan yang berdomisili di lembang pulang menggunakan angkot cisitu

-Sekian-


14

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN KHITANAN MASSAL. Terima Kasih Cisitu OLEH : PANITIA PELAKSANA

Recommend Documents