LAPORAN AKHIR KERJASAMA. Lembaga Pengabdian, Pendidikan, Pelatihan Dan Pengembangan Masyarakat Universitas Airlangga (LP4M UA)

LAPORAN AKHIR

KERJASAMA

Dinas Pendapatan, Pengelolaan Keuangan, Dan Aset (DPPKA) Kota Tarakan

Lembaga Pengabdian, Pendidikan, Pelatihan Dan Pengembangan Masyarakat Universitas Airlangga (LP4M UA)

TAHUN 2016

KATA PENGANTAR Dengan mengucapkan syukur ke hadirat Allah SWT, atas limpahan rahmat dan hidayah-Nya, sehingga Laporan Akhir Studi Kelayakan Pembangunan Gedung Arsip Pemerintah Kota Tarakan Tahun Anggaran 2016 ini dapat diselesaikan dengan baik. Studi Kelayakan Pembangunan Gedung Arsip Pemerintah Kota Tarakan Tahun Anggaran 2016 ini disusun untuk menjalankan amanat UU Nomor 23 Tahun 2014 Tentang Pemerintahan Daerah, yaitu BAB IV, bagian ketiga, pasal 12 ayat (2) huruf (r) yaitu kearsipan adalah salah satu dari Urusan Pemerintahan Wajib, yang dilaksanakan baik Pemerintah Pusat, Provinsi, maupun Kabupaten/Kota serta untuk melaksanakan fungsi pengamanan administrasi guna membantu Pengelola Barang milik daerah menyampaikan: laporan hasil pengadaan bulanan, semesteran dan tahunan [Pasal 42 permendagri Nomor 19 Tahun 2016 ayat (1) dan (3)] serta peraturan perudang-undangan tentang pengelolaan arsip sebagai barang milik negara/daerah. Kesimpulan berdasarkan kajian dari aspek hukum maupun aspek organisasi menunjukkan bahwa rencana pengadaan Gedung Arsip Kota Tarakan dinyatakan layak. Untuk itu, beberapa rekomendasi yang dapat dilaksanakan sebelum pembangunan Gedung Arsip Pemerintah Kota Tarakan dapat dilihat pada Bab 5 dari dokumen ini. Tarakan, September 2016 Kepala DPPKA Kota Tarakan,

Arbain, S.E., M.AP NIP. 196803181994031007

ii

DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL ............................................................................................. i KATA PENGANTAR............................................................................................ ii DAFTAR ISI .................................................................................................. iii DAFTAR TABEL.................................................................................................. iv BAB I PENDAHULUAN .................................................................................... 1 1.1. Latar Belakang ................................................................................. 1 1.2. Tujuan .............................................................................................. 4 1.3. Manfaat ........................................................................................... 5 BAB II TINJAUAN PUSTAKA ............................................................................ 6 2.1. Otonomi Daerah .............................................................................. 6 2.2. Inovasi Daerah ................................................................................. 8 2.4. Gedung Arsip sebagai Sarana Penyelenggaraan Kearsipan Daerah ............................................................................................. 12 BAB III METODE ANALISIS ............................................................................... 17 3.1. Aspek Hukum................................................................................... 17 3.2. Aspek Organisasi dan Manajemen .................................................. 19 BAB IV ANALISIS .............................................................................................. 21 4.1. Analisis Aspek Hukum...................................................................... 21 4.2. Analisis Aspek Organisasi dan Manajemen ..................................... 28 BAB V PENUTUP ............................................................................................. 32 5.1. Kesimpulan ...................................................................................... 32 5.2. Rekomendasi ................................................................................... 37 DAFTAR PUSTAKA

iii

DAFTAR TABEL Tabel 4.1 Tabel 4.2

ANALISIS ASPEK HUKUM TERHADAP PEMBANGUNAN GEDUNG ARSIP PEMERINTAH KOTA TARAKAN ..................... ANALISIS ASPEK ORGANISASI DAN MANAJEMEN TERHADAP PEMBANGUNAN GEDUNG ARSIP PEMERINTAH KOTA TARAKAN ...............................................

iv

23 29

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Setiap kegiatan menimbulkan dan memerlukan data sebagai masukan pengambil

keputusan.

Efektifitas

keputusan

yang

diambil

dalam

penyelenggaraan Pemerintahan Daerah ditentukan oleh kuantitas dan kualitas data sehingga menentukan capaian kinerja dari setiap keputusan penentu kebijakan. Untuk menentukan kebijakan tertentu, data masa lalu merupakan sumber informasi utama. Data masa lalu dapat diperoleh dari dokumendokumen yang telah dibuat sebelum rencana kebijakan yang akan diambil dan tersimpan sebagai arsip, yaitu sekumpulan warkat yang memiliki kegunaan tertentu yang disimpan secara sistematis sehingga setiap saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat. Dalam konteks penyelenggaraan pemerintahan, arsip didefiniskan sebagai “rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara” (UU RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).

Dengan demikian, arsip dapat

berbentuk naskah, foto, film, rekaman suara, peta, gambar bagan, dan dokumen-

Studi Kelayakan Pembangunan Gedung Arsip Pemerintah Kota Tarakan Tahun 2016

dokumen lain dalam segala bentuk dan sifatnya, asli atau salinan, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu organisasi, sebagai bukti organisasi dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya, prosedur kerja atau kegiatan yang dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi. Kualitas pengeloaan arsip yang baik akan mempermudah untuk mendapatkan informasi masa lalu secara cepat. Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah mengamanatkan bahwa pemerintah wajib menyampaikan pertanggungjawaban atas pelaksanaan APBN dalam bentuk laporan keuangan sebagai bentuk pertanggungjawaban atas barang milik Negara (BMN). Informasi BMN memberikan sumbangan yang signifikan dalam laporan keuangan/neraca terutama yang berkaitan dengan pos-pos persediaan, aset tetap, maupun aset lainnya. Pemerintah wajib melakukan pengamanan terhadap BMN. Pengamanan meliputi pengamanan fisik, pengamanan administrasi, dan pengamanan hukum. Dengan demikian, kearsipan berfungsi sebagai sarana pengamanan administrasi yang dibutuhkan sistem penatausahaan untuk menciptakan pengendalian atas BMN yang efektif. Mengingat arti pentingnya pengelolaan arsip dalam penyelenggaraan pemerintahan, UU Nomor 23 Tahun 2014 Tentang Pemerintahan Daerah, yaitu BAB IV, bagian ketiga, pasal 12 ayat (2) huruf (r) menegaskan bahwa kearsipan adalah salah satu dari Urusan Pemerintahan Wajib, yang dilaksanakan baik Pemerintah Pusat, Provinsi, maupun Kabupaten/Kota. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip; sedangkan penyelenggaraan kearsipan adalah

2


keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya (UU 43 Tahun 2009). Urusan pemerintahan bidang kearsipan yang menjadi kewenangan Kabupaten/Kota mencakup 3 (tiga) sub urusan, yaitu: pengelolaan arsip, pelindungan dan penyelamatan arsip, dan perizinan. Sub urusan Pengelolaan Arsip adalah kegiatan untuk: (a) Pengelolaan arsip dinamis Pemerintah Daerah kabupaten/kota dan BUMD kabupaten/kota; (b) Pengelolaan arsip statis yang diciptakan oleh Pemerintahan Daerah kabupaten/kota, BUMD kabupaten/kota, perusahaan swasta yang kantor usahanya dalam 1 (satu) Daerah kabupaten/kota, organisasi kemasyarakatan tingkat Daerah kabupaten/kota, organisasi politik tingkat Daerah kabupaten/kota, pemerintahan desa dan tokoh masyarakat tingkat Daerah kabupaten/kota; dan (c) Pengelolaan simpul jaringan dalam SIKN melalui JIKN pada tingkat kabupaten/kota. Urusan kearsipan yang wajib dilaksanakan

Pemerintah

Daerah

pada

sub

urusan

Pelindungan

dan

Penyelamatan Arsip, mencakup: (a) Pemusnahan arsip di lingkungan Pemerintah Daerah kabupaten/kota yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun; (b) Pelindungan

dan

penyelamatan

arsip

akibat

bencana

yang

berskala

kabupaten/kota; (c) Penyelamatan arsip Perangkat Daerah kabupaten/kota yang digabung

dan/atau

dibubarkan,

serta

pemekaran

Kecamatan

dan

Desa/kelurahan; (d) Melakukan autentikasi arsip statis dan arsip hasil alih media yang dikelola oleh lembaga kearsipan kabupaten/kota; dan (e) Melakukan

3


pencarian arsip statis yang pengelolaannya menjadi kewenangan Daerah kabupaten/kota yang dinyatakan hilang dalam bentuk daftar pencarian arsip. Pada sub urusan Perizinan, urusan kearsipan yang wajib dilaksanakan adalah penerbitan izin penggunaan arsip yang bersifat tertutup yang disimpan di lembaga kearsipan Daerah kabupaten/kota. Untuk melaksanakan amanat UU Nomor 23 Tahun 2014 tersebut, Pemerintah Kota Tarakan bermaksud untuk membangun sebuah gedung arsip sebagai pusat pengelolaan arsip dinamis maupun arsip statis. Namun, sebelum rencana tersebut diwujudkan, diperlukan suatu kajian awal sebagai informasi untuk menilai efektifitas program atau kegiatan pembangunan gedung arsip tersebut. Kajian awal tersebut dilakukan melalui kegiatan “Studi Kelayakan (Feasibility Study) Pembangunan Gedung Arsip Kota Tarakan Tahun 2016”.

1.2 Tujuan Studi Kelayakan (Feasibility Study) Pembangunan Gedung Arsip Kota Tarakan Tahun 2016”, yang meliputi kajian tentang: 1. Peningkatan efisiensi; 2. Perbaikan efektivitas; 3. Perbaikan kualitas pelayanan; 4. Tidak menimbulkan konflik kepentingan; 5. Berorientasi kepada kepentingan umum; 6. Dilakukan secara terbuka;

4


7. Memenuhi nilai-nilai kepatutan; dan 8. Dapat dipertanggungjawabkan hasilnya tidak untuk kepentingan diri sendiri.

1.3 Manfaat Manfaat yang diperoleh dari studi kelayakan ini adalah sebagai dasar pertimbangan pembangunan gedung arsip Kota Tarakan, yang meliputi dasar hukum, gambaran umum, analisis, dan rekomendasi Pembangunan Gedung Arsip Kota Tarakan

yang memenuhi 8 (delapan) prinsip inovasi daerah, yaitu:

peningkatan efisiensi, perbaikan efektivitas, perbaikan kualitas pelayanan, tidak menimbulkan konflik kepentingan, berorientasi kepada kepentingan umum, dilakukan secara terbuka, memenuhi nilai-nilai kepatutan, dan dapat dipertanggungjawabkan hasilnya tidak untuk kepentingan diri sendiri.

5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Otonomi Daerah Otonomi Daerah adalah hak, wewenang, dan kewajiban daerah otonom untuk mengatur dan mengurus sendiri Urusan Pemerintahan dan kepentingan masyarakat setempat dalam sistem Negara Kesatuan Republik Indonesia (UU Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah Pasal 1 ayat 5). Pemberian otonomi yang seluas-seluasnya kepada Daerah dilaksanakan berdasarkan prinsip negara kesatuan. Dalam negara kesatuan kedaulatan hanya ada pada pemerintahan negara atau pemerintahan nasional dan tidak ada kedaulatan pada Daerah. Oleh karena itu, seluas apa pun otonomi yang diberikan kepada Daerah, tanggung jawab akhir penyelenggaraan Pemerintahan Daerah akan tetap ada ditangan Pemerintah Pusat. Untuk itu Pemerintahan Daerah pada negara kesatuan merupakan satu kesatuan dengan Pemerintahan Nasional. Sejalan dengan itu, kebijakan yang dibuat dan dilaksanakan oleh Daerah merupakan bagian integral dari kebijakan nasional. Pembedanya adalah terletak pada bagaimana memanfaatkan kearifan, potensi, inovasi, daya saing, dan kreativitas Daerah untuk mencapai tujuan nasional tersebut di tingkat lokal yang pada gilirannya akan mendukung

pencapaian

keseluruhan.

6

tujuan nasional secara


Prinsip pelaksanaan otonomi daerah sebagaimana diatur dalam pasal 13 ayat (1) UU 23 Tahun 2014) adalah: akuntabilitas, efisiensi, dan eksternalitas, serta

kepentingan

strategis

nasional.

Prinsip

akuntabilitas

adalah

penanggungjawab penyelenggaraan suatu Urusan Pemerintahan ditentukan berdasarkan kedekatannya dengan luas, besaran, dan jangkauan dampak yang ditimbulkan oleh penyelenggaraan suatu Urusan Pemerintahan; prinsip efisiensi berarti

bahwa

penyelenggara

suatu

Urusan

Pemerintahan

ditentukan

berdasarkan perbandingan tingkat daya guna yang paling tinggi yang dapat diperoleh;

prinsip

eksternalitas

adalah

penyelenggaraan

suatu

Urusan

Pemerintahan ditentukan berdasarkan luas, besaran, dan jangkauan dampak yang timbul akibat penyelenggaraan suatu Urusan Pemerintahan; dan yang dimaksud dengan prinsip kepentingan strategis nasional adalah penyelenggara suatu Urusan Pemerintahan ditentukan berdasarkan pertimbangan dalam rangka menjaga keutuhan dan kesatuan bangsa, menjaga kedaulatan Negara, implementasi hubungan luar negeri, pencapaian program strategis nasional dan pertimbangan lain yang diatur dalam ketentuan peraturan perundang-undangan (penjelasan pasal 13 ayat (1) UU 23 Tahun 2014). Untuk mencapai keempat prinsip ideal tersebut masih sulit dicapai karena beberapa permasalahan, seperti: (1) efisiensi dan efektifitas penggunaan anggaran yang diakibatkan kebocoran yang terjadi walau sebenarnya bukan semata-mata dikarenakan korupsi, tetapi pada kebijakan pengelolaan yang kurang tepatnya sehingga sulit dideteksi penyebab utamanya; (2) kualitas 7


pelayanan publik sebagai akibat dari ketersediaan sarana yang masih kurang sehingga tidak mampu melayani masyarakat secara maksimal; dan (3) kurangnya regulasi yang mampu memfasilitasi upaya mencapai efektifitas dan efisiensi penggunaan anggaran yang seharusnya dapat dialokasikan untuk mengangkat potensi daerah guna menciptakan kesejahteraan masyarakat di daerah. Untuk mengatasi berbagai masalah tersebut, Peraturan Pemerintah Nomor 27 Tahun 2014 Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah pasal 3 ayat (1) mengamanatkan bahwa Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah dilaksanakan berdasarkan

asas fungsional, kepastian

hukum, transparansi, efisiensi,

akuntabilitas, dan kepastian nilai, yang selanjutnya diatur dalam pasal (2) yang menyebutkan bahwa

Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah meliputi 11

tahap, yaitu: 1.

Perencanaan Kebutuhan dan penganggaran,

2.

Pengadaan,

3.

Penggunaan,

4.

Pemanfaatan,

5.

Pengamanan dan pemeliharaan,

6.

Penilaian,

7.

Pemindahtanganan,

8.

Pemusnahan,

9.

Penghapusan,

10.

Penatausahaan, dan pembinaan, 8


11.

Pengawasan dan pengendalian. Lingkup pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah tersebut merupakan

siklus logistik yang lebih terinci sebagai penjabaran dari siklus logistik sebagaimana yang diamanatkan dalam penjelasan Pasal 49 ayat (6) UndangUndang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara. 2.2. Kebijakan Pengelolaan Barang Milik Daerah Barang milik daerah adalah semua barang yang dibeli atau diperoleh atas beban APBD atau berasal dari perolehan lainnya yang sah (UU No. 1 Tahun 2004; UU 23 Tahun 2014; PP No. 27 Tahun 2014; dan PERMENDAGRI No. 19 Tahun 2016), yang diperoleh melalui pengadaan berdasarkan prinsip efisien, efektif, transparan dan terbuka, bersaing, adil, dan akuntabel (pasal 41 ayat (1) Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 27 Tahun 2014 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah). Barang milik negara/daerah merupakan potensi ekonomi yang dimiliki oleh negara/daerah. Potensi ekonomi bermakna adanya manfaat finansial dan ekonomi yang dapat diperoleh pada masa yang akan datang, yang dapat menunjang peran dan fungsi pemerintahan daerah sebagai pemberi pelayanan publik kepada masyarakat. Barang milik negara/daerah yang selama ini diharapkan dapat bermanfaat dalam meningkatkan fungsi pelayanan kepada masyarakat, pengelolaannya banyak menimbulkan permasalahaan. Banyak laporan keuangan dari lembaga pengguna barang tidak memperoleh pendapat 9


apapun (disclaimer) dari lembaga pemeriksa keuangan, bahkan di banyak tempat terjadi sengketa terkait dengan kepemilikan barang milik negara/daerah. Kondisi tersebut semakin mengurangi tingkat efisiensi dan pengelolaan barang milik negara/daerah dalam mendukung terciptanya tata pemerintahan yang baik (good governance). Salah satu penyebab terjadinya keadaan tersebut adalah bahwa pengelolaan barang milik negara/daerah belum dilaksanakan secara komprehensif termasuk penertiban dokumen/arsip yang berkaitan dengan barang milik negara/daerah. Banyaknya kasus yang berkaitan dengan barang milik negara/daerah dalam hubungannya dengan perseorangan maupun organisasi di luar pemerintahan, menuntut kita untuk mengambil langkah-langkah guna menertibkan penataan dokumen yang berkaitan dengan keberadaan barang milik negara/daerah. Oleh karena itu, sebagai pemegang kekuasaan pengelolaan Barang

Milik

Daerah,

Gubernur/Bupati/Walikota

berwenang

dan

bertanggungjawab menetapkan kebijakan pengelolaan Barang Milik Daerah (Pasal 5 ayat (1) dan (2) PP 27 Tahun 2014), termasuk kebijakan pengelolaan arsip sebagai aset daerah. 2.3. Inovasi Daerah Majunya suatu bangsa sangat ditentukan oleh inovasi yang dilakukan bangsa tersebut. Untuk itu maka diperlukan adanya perlindungan terhadap kegiatan yang bersifat inovatif yang dilakukan oleh aparatur sipil negara di Daerah dalam memajukan Daerahnya. Untuk memacu kreativitas Daerah guna 10


meningkatkan daya saing Daerah memerlukan kriteria yang obyektif sehingga dapat dijadikan pegangan bagi pejabat Daerah untuk melakukan kegiatan yang bersifat inovatif. Dengan cara tersebut inovasi akan terpacu dan berkembang tanpa ada kekhawatiran menjadi obyek pelanggaran hukum. Dalam arti luas, inovasi adalah kegiatan penelitian, pengembangan, penerapan, pengkajian, perekayasaan, dan pengoperasian yang selanjutnya disebut kelitbangan yang bertujuan mengembangkan penerapan praktis nilai dan konteks ilmu pengetahuan yang baru atau cara baru untuk menerapkan ilmu pengetahuan dan teknologi yang telah ada ke dalam produk atau proses produksi. Menurut pasal 386 ayat (2) UU 23 Tahun 2014, inovasi adalah semua bentuk pembaharuan dalam penyelenggaraan Pemerintahan Daerah. Meskipun masih terkendala dengan ketidakcukupan regulasi,

inovasi daerah adalah

kebutuhan mendesak karena inovasi dan regulasi adalah satu paket yang sama, yaitu

menuju peningkatan kinerja penyelenggaraan pemerintahan daerah.

Dengan demikian, dalam menghadapai dinamika permasalahan publik dan dinamika sebuah kawasan, Pemerintah Daerah dituntut untuk melakukan inovasi daerah guna meningkatkan pelayanan publik maupun peningkatan daya saing daerah. Dengan diberlakukannya Undang-undang Nomor 23 Tahun 2014 yang sebagian materinya diubah dengan Perpu Nomor 2 Tahun 2014 tentang Perubahan atas Undang-undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah, dan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015 Tentang Perubahan Kedua 11


Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 Tentang Pemerintahan Daerah, semakin membuka peluang daerah untuk melakukan inovasi. Peluang daerah untuk melakukan inovasi secara khusus diatur dalam Bab XXI UU Nomor 23 Tahun 2014,

yang menyebutkan bahwa dalam rangka peningkatan kinerja

penyelenggaraan Pemerintahan Daerah, Pemerintah Daerah dapat melakukan inovasi [pasal 386 ayat (1)]. Inovasi adalah semua bentuk pembaharuan dalam penyelenggaraan Pemerintahan Daerah [pasal 386 ayat (2)]. Inisiatif inovasi dapat berasal dari kepala daerah, anggota DPRD, aparatur sipil negara, Perangkat Daerah, dan anggota masyarakat [pasal 388 ayat (1)]. Selanjutnya, mengenai jenis, prosedur dan metode penyelenggaraan Pemerintahan Daerah yang bersifat inovatif ditetapkan dengan Perkada. Kepala daerah melaporkan inovasi Daerah yang akan dilaksanakan kepada Menteri. Laporan paling sedikit meliputi cara melakukan inovasi, dokumentasi bentuk inovasi, dan hasil inovasi yang akan dicapai. Dalam merumuskan kebijakan inovasi, Pemerintahan Daerah mengacu pada 9 prinsip, yaitu: peningkatan efisiensi; perbaikan efektivitas; perbaikan kualitas pelayanan; tidak ada konflik kepentingan; berorientasi kepada kepentingan umum; dilakukan secara terbuka; memenuhi nilai-nilai kepatutan; dan dapat dipertanggungjawabkan hasilnya tidak untuk kepentingan diri sendiri (Pasal 387 UU 23 Tahun 2014). 2.4. Gedung Arsip sebagai Sarana Penyelenggaraan Kearsipan Daerah Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang

12


dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (pasal 1 ayat (2) UU No. 43 Tahun 2009, dan PP No 28 Tahun 2012), dan kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip (pasal 1 ayat (1) UU No. 43 Tahun 2009, dan PP No 28 Tahun 2012). Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan yang meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya (pasal 1 butir 23 UU 43 Tahun 2009), tanggung jawab setiap Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota dan dilaksanakan oleh Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota (Pasal 6 ayat (3) UU 43 Tahun 2009), dan merupakan salah satu Urusan Pemerintahan Wajib, yang dilaksanakan baik Pemerintah Pusat, Provinsi, maupun Kabupaten/Kota (pasal 12 ayat (2) huruf (r) UU Nomor 23 Tahun 2014), dan wajib dibentuk oleh pemerintahan daerah kabupaten/kota (Pasal 16 ayat (4) UU 43Tahun 2009) Urusan pemerintahan bidang kearsipan yang menjadi kewenangan Kabupaten/Kota mencakup 3 (tiga) sub urusan, yaitu: pengelolaan arsip, pelindungan dan penyelamatan arsip, dan perizinan. Sub urusan Pengelolaan Arsip adalah kegiatan untuk: (a) Pengelolaan arsip dinamis Pemerintah Daerah kabupaten/kota dan BUMD kabupaten/kota; (b) Pengelolaan arsip statis yang diciptakan oleh Pemerintahan Daerah kabupaten/kota, BUMD kabupaten/kota, 13


perusahaan swasta yang kantor usahanya dalam 1 (satu) Daerah kabupaten/kota, organisasi kemasyarakatan tingkat Daerah kabupaten/kota, organisasi politik tingkat Daerah kabupaten/kota, pemerintahan desa dan tokoh masyarakat tingkat Daerah kabupaten/kota; dan (c) Pengelolaan simpul jaringan dalam SIKN melalui JIKN pada tingkat kabupaten/kota. Urusan kearsipan yang wajib dilaksanakan

Pemerintah

Daerah

pada

sub

urusan

Pelindungan

dan

Penyelamatan Arsip, mencakup: (a) Pemusnahan arsip di lingkungan Pemerintah Daerah kabupaten/kota yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun; (b) Pelindungan

dan

penyelamatan

arsip

akibat

bencana

yang

berskala

kabupaten/kota; (c) Penyelamatan arsip Perangkat Daerah kabupaten/kota yang digabung

dan/atau

dibubarkan,

serta

pemekaran

Kecamatan

dan

Desa/kelurahan; (d) Melakukan autentikasi arsip statis dan arsip hasil alih media yang dikelola oleh lembaga kearsipan kabupaten/kota; dan (e) Melakukan pencarian arsip statis yang pengelolaannya menjadi kewenangan Daerah kabupaten/kota yang dinyatakan hilang dalam bentuk daftar pencarian arsip. Pada sub urusan Perizinan, urusan kearsipan yang wajib dilaksanakan adalah penerbitan izin penggunaan arsip yang bersifat tertutup yang disimpan di lembaga kearsipan Daerah Kabupaten/Kota. Ruang

lingkup

penyelenggaraan

kearsipan

meliputi

keseluruhan

penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lain sesuai dengan ketentuan peraturan 14


perundang-undangan (Pasal 5 ayat (1) UU 43 Tahun 2009), dengan asas: kepastian hukum, keautentikan dan keterpercayaan, keutuhan, asal usul (principle of provenance), aturan asli (principle of original order), keamanan dan keselamatan, keprofesionalan, keresponsifan, keantisipatifan, kepartisipatifan, akuntabilitas, kemanfaatan, aksesibilitas, dan kepentingan umum (Pasal 4 UU 43 Tahun 2009). Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan yang meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya (pasal 1 butir 23 UU 43 Tahun 2009, ); wajib dibentuk oleh pemerintahan daerah kabupaten/kota (Pasal 16 ayat (4) UU 43Tahun 2009). Dari aspek organisasi dan manajemen, arsip daerah kabupaten/kota adalah lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota (Pasal 24 ayat (1) UU No. 43 Tahun 2009) dengan kewajiban melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari: satuan kerja perangkat daerah kabupaten/kota dan penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota, desa atau yang disebut dengan nama lain,

perusahaan,

organisasi

politik,

organisasi

kemasyarakatan,

dan

perseorangan (Pasal 24 ayat (4) UU No. 43 Tahun 2009). Selain itu, lembaga kearsipan kabupaten/kota bertugas dalam: pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja perangkat daerah kabupaten/kota dan penyelenggara pemerintahan 15


daerah kabupaten/kota; dan pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah kabupaten/kota (Pasal 25 No. 43 Tahun 2009). Dalam melaksanakan tugasnya, lembaga kearsipan daerah harus didukung sumber daya manusia yang profesional dan memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan (pasal 16 ayat (2) dan pasal 29 UU 43 Tahun 2009; pasal 11 huruf (a) UU No. 05 Tahun 2014), dan prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya, (Pasal 5 ayat (1) UU 43 Tahun 2009). Dalam hal ini, gudang arsip diperlukan sebagai sarana pengamanan administrasi arsip sebagai aset negara/daerah. Petunjuk dan acuan bagi instansi pemerintah pusat dan daerah dalam mengelola arsip aset negara/daerah agar terhindar dari kemungkinan kerusakan, kehilangan dan pemusnahan diatur dalam Perka ANRI No. 09 Tahun 2012, dengan tujuan agar teridentifikasi dan terkelolanya arsip aset negara/daerah di setiap lembaganegara dan pemerintahan daerah sesuai dengan kaidah-kaidah yang benar dalam pengelolaan dokumen/arsip. Ruang Lingkup yang diatur dalam Pedoman Pengelolaan Arsip Aset Negara/Daerah meliputi: (a) identifikasi arsip aset; (b) penelusuran arsip aset; (c) penataan arsip aset; (d) perlindungan dan pengamanan arsip aset; (e) penyelamatan dan pemulihan arsip aset; dan (f) akses informasi arsip aset (Pasal 3 Perka ANRI No. 09 Tahun 2012).

16

BAB III METODE ANALISIS

3.1. Aspek Hukum 3.1.1. Metode pendekatan Metode pendekatan dalam penelitian ini adalah pendekatan peraturan perundang-undangan (statue aproach) (Marzuki, 2008: 29). Suatu penelitian normatif tentu harus menggunakan pendekatan perundang-undangan, karena yang akan diteliti adalah berbagai aturan hukum yang menjadi fokus sekaligus tema sentral suatu penelitian. 3.1.2. Sumber Data Bahan hukum primer, yaitu semua bahan/materi hukum yang mempunyai kedudukan mengikat secara yuridis. Bahan hukum primer terdiri dari peraturan perundang-undangan yang terkait dengan penelitian dan bahan hukum sekunder, yaitu berupa bahan atau materi yang berkaitan dan menjelaskan mengenai permasalahan dari bahan hukum primer yang terdiri dari buku-buku dan literatur-literatur terkait kebijakan pengelolaan barang milik daerah, khususnya tentang pengelolaan arsip daerah. 3.1.3. Pengumpulan dan Pengolahan Data Bahan hukum dikumpulkan melalui prosedur inventarisasi dan identifikasi peraturan perundang-undangan, serta klasifikasi dan sistematisasi bahan hukum sesuai permasalahan penelitian. Oleh karena itu, teknik pengumpulan data yang


digunakan dalam penelitian ini adalah dengan studi kepustakaan. Studi kepustakaan dilakukan dengan cara membaca,menelaah, mencatat membuat ulasan bahan-bahan pustaka yang ada kaitannya kebijakan pengelolaan arsip daerah. 3.1.4. Analisis Data Analisis aspek hukum dalam kajian ini dilakukan dengan cara mensistematika terhadap bahan-bahan hukum tertulis. Sistematisasi berarti membuat klasifikasi terhadap bahan-bahan hukum tersebut untuk memudahkan pekerjaan analisis dan konstruksi. Metode yang dilakukan dalam penelitian hukum normatif adalah analisis deskriptif kualitatif yaitu analisa terhadap data yang tidak bisa dihitung. Bahan hukum yang diperoleh dibahas, diperiksan dan dikelompokkan ke dalam bagian-bagian tertentu untuk diolah menjadi informasi. Hasil analisis bahan hukum akan diinterpretasikan menggunakan metode interpretasi sistematis dan gramatikal. Pemilihan interpretasi sistematis ditujukan untuk menetukan struktur hukum dalam penelitian ini. Interpretasi sistematis (systematische interpretatie, dogmatische interpretatie) adalah menafsirkan dengan memperhatikan naskah-naskah hukum lain. Yang ditafsirkan adalah pasal-pasal suatu undang-undang, ketentuan yang sama, satu asas dalam peraturan lainnya dijadikan sebagai acuan. Dalam penafsiran ini, penelitian mencari ketentuan-ketentuan yang saling berhubungan sekaligus apakah hubungan tersebut menentukan makna selanjutnya. Akan tetapi, dalam hubungan tatanan hukum yang tidak terkodifikasi, merujuk pada sistem 18


dimungkinkan sepanjang karakter sistematis dapat diasumsikan (diandaikan). Selanjutnya interpretasi gramatikal (what does it linguitically mean?) yaitu metode penafsiran hukum pada makna teks yang di dalam kaidah hukum dinyatakan. Penafsiran dengan cara demikian bertitik tolak pada makna menurut pemakaian bahasa sehari-hari atau makan teknis-yuridis yang lazim atau dianggap sudah baku (Hoft, 2001:25). Interpretasi gramatikal dalam penelitian ini terkait dengan makna teks dalam tujuan kebijakan pengelolaan barang milik daerah, khususnya dalam penyelenggaraan kearsipan sebagai salah satu urusan wajib yang diselenggarakan Pemerintah dan Pemerintah Daerah. 3.2. Aspek Organisasi dan Manajemen Efektifitas pada dasarnya berhubungan dengan pencapaian tujuan atau target kebijakan (hasil guna). Efektifitas merupakan hubungan antara keluaran dengan tujuan atau sasaran yang harus dicapai. Kegiatan operasional dikatakan efektif apabila proses kegiatan mencapai tujuan dan sasaran akhir kebijakan. Pendekatan untuk mengetahui efektifitas suatu metode tertentu yang sudah diaplikasikan dapat dianalisis dengan metode kuantitatif, yaitu dengan analisis pre-test dan post-test dan diuji dengan uji-t. Namun, karena metode baru yang dievaluasi dalam kajian ini belum diterapkan, maka pendekatan kuatitatif tersebut tidak dapat digunakan karena data kuantitiatif yang akan diuji tidak tersedia. Dengan demikian, metode analisis yang digunakan dalam kajian ini adalah pendekatan kualitatif deskriptif, yaitu menganalisis hubungan antara rencana dengan harapan yang ingin dicapai

19


menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku. Dengan demikian, kriteria efektifitas program dalam kajian ini adalah kesesuaian pembangunan pembangunan gedung arsip sebagai konsekuensi dari kebijakan pengelolaan barang milik daerah yang direncanakan dengan amanat peraturan perundangundangan yang berkaitan dengan kebijakan pengelolaan barang milik daerah, yang dalam hal ini penyelenggaraan kearsipan sebagai salah satu urusan wajib yang diselenggarakan Pemerintah dan Pemerintah Daerah, dengan asumsi kebijakan yang diusulkan tersebut dapat berfungsi sesuai dengan perencanaan.

20

BAB IV ANALISIS 4.1. Analisis Aspek Hukum Analisis aspek hukum dalam kajian ini dilakukan dengan cara mensistematika terhadap bahan-bahan hukum tertulis. Sistematisasi berarti membuat klasifikasi terhadap bahan-bahan hukum tersebut untuk memudahkan pekerjaan analisis dan konstruksi. Metode yang dilakukan dalam penelitian hukum normatif adalah analisis deskriptif kualitatif yaitu analisa terhadap data yang tidak bisa dihitung. Bahan hukum yang diperoleh dibahas, diperiksan dan dikelompokkan ke dalam bagian-bagian tertentu untuk diolah menjadi informasi. Hasil analisis bahan hukum akan diinterpretasikan menggunakan metode interpretasi sistematis dan gramatikal. Pemilihan interpretasi sistematis ditujukan untuk menetukan struktur hukum dalam penelitian ini. Interpretasi sistematis (systematische interpretatie, dogmatische interpretatie) adalah menafsirkan dengan memperhatikan naskah-naskah hukum lain. Yang ditafsirkan adalah pasal-pasal suatu undang-undang, ketentuan yang sama, satu asas dalam peraturan lainnya dijadikan sebagai acuan. Dalam penafsiran ini, penelitian mencari ketentuan-ketentuan yang saling berhubungan sekaligus apakah hubungan tersebut menentukan makna selanjutnya. Akan tetapi, dalam hubungan tatanan hukum yang tidak terkodifikasi, merujuk pada sistem dimungkinkan sepanjang karakter sistematis dapat diasumsikan (diandaikan). Selanjutnya interpretasi gramatikal (what does it linguitically mean?) yaitu 21


metode penafsiran hukum pada makna teks yang di dalam kaidah hukum dinyatakan. Penafsiran dengan cara demikian bertitik tolak pada makna menurut pemakaian bahasa sehari-hari atau makna teknis-yuridis yang lazim atau dianggap sudah baku (Hoft, 2001:25). Interpretasi gramatikal dalam penelitian ini terkait dengan makna teks dalam tujuan kebijakan pengelolaan barang milik daerah, khususnya pengadaan jasa pemeliharaan kendaraan dinas dan kendaraan operasional milik Pemerintah Kota Tarakan dan hubungannya dengan rencana pengadaan bengkel (workshop) yang dikelola UPTD Perbengkelan untuk melaksanakan fungsi pemeliharaan sebagai bentuk inovasi daerah.

22


Tabel 4.1 ANALISIS ASPEK HUKUM TERHADAP PEMBANGUNAN GEDUNG ARSIP DAERAH DI KOTA TARAKAN ASPEK/FAKTOR

1. URUSAN PEMERINTAHAN

2. PENENTU KEBIJAKAN

3. PENGELOLAAN

SUMBER HUKUM

 Penyelenggaraan kearsipan kabupaten/kota menjadi tanggung jawab Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota dan dilaksanakan oleh Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota (Pasal 6 ayat (3) UU 43 Tahun 2009)  UU Nomor 23 Tahun 2014 Tentang Pemerintahan Daerah, yaitu pasal 12 ayat (2) huruf (r) menegaskan bahwa kearsipan adalah salah satu dari Urusan Pemerintahan Wajib, yang dilaksanakan baik Pemerintah Pusat, Provinsi, maupun Kabupaten/Kota. Gubernur/Bupati/Walikota adalah pemegang kekuasaan pengelolaan Barang Milik Daerah yang berwenang dan bertanggungjawab menetapkan kebijakan pengelolaan Barang Milik Daerah (Pasal 5 ayat (1) dan (2) PP 27 Tahun 2014; dan Pasal 9 PERMENDAGRI Nomor 19 Tahun 2016  Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah dilaksanakan berdasarkan asas fungsional, kepastian hukum, transparansi, efisiensi, akuntabilitas, dan kepastian nilai, yang meliputi: perencanaan kebutuhan dan penganggaran, pengadaan, penggunaan, pemanfaatan, pengamanan dan pemeliharaan, penilaian, pemindahtanganan, pemusnahan, penghapusan, penatausahaan dan pembinaan, pengawasan dan pengendalian (Pasal 3 PP Nomor 27 tahun 2014; dan

KEBIJAKAN LAMA

KEBIJAKAN BARU

 Masing-Masing SKPD

 Terpusat semua SKPD

 Tidak Bertentangan


EVALUASI KELAYAKAN KEBIJAKAN BARU

untuk

Layak

 Masing-Masing SKPD  Tidak Bertentangan  Masing-Masing SKPD  Tidak Bertentangan

 Terpusat semua SKPD

untuk Layak

 Tidak Bertentangan  Terpusat untuk semua SKPD 

Tidak Bertentangan

Layak

23


ASPEK/FAKTOR

SUMBER HUKUM





 4. INOVASI

 

Pasal 1 butir 28 Permendagri Nomor 19 Tahun 2016) Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (pasal 1 ayat (2) UU No. 43 Tahun 2009) Arsip Aset Negara/Daerah atau arsip aset adalah informasi mengenai sumber daya ekonomi yang dikuasai dan / atau dimiliki oleh pemerintah sebagai akibat dari peristiwa masa lalu dan dari mana manfaat ekonomi dan/atau sosial di masa depan diharapkan dapat diperoleh, baik oleh pemerintah maupun masyarakat, serta dapat diukur dalam satuan uang, termasuk sumber daya nonkeuangan yang diperlukan untuk penyediaan jasa bagi masyarakat umum dan sumber daya yang dipelihara karena sejarah dan budaya (Pasal 1 butir 2 Perka ANRI No. 09 Tahun 2012) Inovasi adalah semua bentuk pembaharuan dalam penyelenggaraan Pemerintahan Daerah (pasal 386 ayat (2) UU 23 Tahun 2014). Dalam rangka peningkatan kinerja penyelenggaraan Pemerintahan Daerah, Pemerintah Daerah dapat melakukan inovasi [pasal 386 ayat (1)]. Inisiatif inovasi dapat berasal dari kepala daerah, anggota

KEBIJAKAN LAMA

KEBIJAKAN BARU

 Tidak inovatif

 Inovatif

 Tidak bertentangan



Layak

24


ASPEK/FAKTOR

5. PENGAMANAN

6. PELAPORAN

SUMBER HUKUM

DPRD, aparatur sipil negara, Perangkat Daerah, dan anggota masyarakat [pasal 388 ayat (1)]. Selanjutnya, mengenai jenis, prosedur dan metode penyelenggaraan Pemerintahan Daerah yang bersifat inovatif ditetapkan dengan Perkada. Kepala daerah melaporkan inovasi Daerah yang akan dilaksanakan kepada Menteri. Laporan paling sedikit meliputi cara melakukan inovasi, dokumentasi bentuk inovasi, dan hasil inovasi yang akan dicapai.  Dalam merumuskan kebijakan inovasi, Pemerintahan Daerah mengacu pada 9 prinsip, yaitu: peningkatan efisiensi; perbaikan efektivitas; perbaikan kualitas pelayanan; tidak ada konflik kepentingan; berorientasi kepada kepentingan umum; dilakukan secara terbuka; memenuhi nilai-nilai kepatutan; dan dapat dipertanggungjawabkan hasilnya tidak untuk kepentingan diri sendiri (Pasal 387 UU 23 Tahun 2014).  Pengelola Barang, Pengguna Barang dan/atau Kuasa Pengguna Barang wajib melakukan pengamanan Barang Milik Negara/Daerah yang berada dalam penguasaannya, yang meliputi: pengamanan administrasi, pengamanan fisik, dan pengamanan hukum (Pasal 42 PP Nomor 27 Tahun 2014; dan Pasal 318 PERMENDAGRI Nomor 19 Tahun 2016)  Pengguna Barang wajib menyampaikan laporan hasil pengadaan barang milik daerah kepada Gubernur/ Bupati/Walikota melalui Pengelola Barang milik daerah

KEBIJAKAN LAMA

KEBIJAKAN BARU

 Kurang efektif

 Efektif



 Kurang efektif dan cenderung tidak dapat dimonitoring dan

 Efektif karena Organisasi Pengelola Kearsipan dapat


Layak

Layak

25


ASPEK/FAKTOR

SUMBER HUKUM

untuk ditetapkan status penggunaannya, yang terdiri dari: laporan hasil pengadaan bulanan, semesteran dan tahunan. [Pasal 42 PERMENDAGRI Nomor 19 Tahun 2016 ayat (1) dan (3)]

7. TEMPAT PENYIMPANAN ARSIP

8. UPTD GEDUNG ARSIP KOTA TARAKAN SEBAGAI PENGELOLA KEARSIPAN

Arsip aset disimpan pada tempat khusus sehingga dapat mencegah/menghambat unsur perusak fisik arsip dan sekaligus mencegah pencurian informasinya. Lokasi penyimpanan arsip aset dapat dilakukan baik secara on site ataupun off site. Penyimpanan on site, adalah penyimpanan arsip aset yang ditempatkan pada ruangan tertentu dalam satu gedung atau perkantoran dalam lingkungan lembaga pencipta arsip (Lampiran I Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor Tahun 2012 Tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Aset Negara/Daerah : 17-18) Pada dinas Daerah kabupaten/kota dapat dibentuk unit pelaksana teknis dinas Daerah kabupaten/kota untuk melaksanakan kegiatan teknis operasional dan/atau kegiatan teknis penunjang tertentu”. Kegiatan teknis operasional adalah kegiatan teknis yang secara langsung berhubungan dengan pelayanan masyarakat; sedangkan kegiatan teknis penunjang tertentu adalah kegiatan untuk mendukung

KEBIJAKAN LAMA

KEBIJAKAN BARU

dievaluasi karena pencatatan dilakukan secara manual sehingga kurang mampu menyiapkan data yang diperlukan secara cepat dan akurat

memberikan laoporan setiap saat.

 Tidak bertentangan  Di setiap SKPD dan di setiap Ruang Kerja Staf 





Satu Gedung untuk Arsip semua SKPD (terutama arsip tidak aktif)



Tidak bertentangan

Tidak bertentangan

 Belum ada

 Tidak dibentuk (altenatif pertama)


 Dibentuk (alternatif kedua)

Layak

Layak

26


ASPEK/FAKTOR

SUMBER HUKUM

pelaksanaan tugas organisasi induknya (Pasal 41 Peraturan Pemerintah Nomor 18 tahun 2016, dan penjelasan pasal 41 ayat (1) PP Nomor 18 Tahun 2016).

KEBIJAKAN LAMA

KEBIJAKAN BARU



27


4.2. Analisis Aspek Organisasi dan Manajemen Analisis aspek organisasi dan manajemen bertujuan untuk mengetahui efektifitas pembangunan bengkel (workshop) sebagai konsekuensi dari kebijakan pengelolaan barang milik daerah (khusus pemeliharaaan kendaraan dinas dan kendaraan operasional) di lingkungan Pemerintah Kota Tarakan. Metode analisis yang digunakan dalam kajian ini adalah pendekatan kualitatif deskriptif, yaitu menganalisis hubungan antara rencana dengan harapan yang ingin dicapai menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku. Pendekatan ini digunakan karena metode baru yang dievaluasi dalam kajian ini belum diterapkan.

Keputusan layak atau tidak layak dibuat

berdasarkan kesesuaian pembangunan gudang barang sebagai konsekuensi dari kebijakan pengelolaan barang milik daerah yang direncanakan dengan amanat peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan kebijakan pengelolaan barang milik daerah dengan asumsi kebijakan yang diusulkan tersebut dapat berfungsi sesuai dengan perencanaan.

28

Studi Kelayakan Gedung Arsip Pemerintah Kota Tarakan Tahun 2016

Tabel 4.2

ANALISIS ASPEK ORGANISASI DAN MANAJEMEN PEMBANGUAN GEDUNG PEMERINTAH KOTA TARAKAN ASPEK/FUNGSI

1.

2.

KEBIJAKAN PENGELOLAAN BARANG MILIK DAERAH

INOVASI

HUBUNGANNYA DENGAN AMANAT UU, PP, DAN PERMEN  Manajemen pengelolaan arsip/dokumen, yang dimulai dari kegiatan identifikasi, penataan, pelindungan, pengamanan, penyelamatan, pemulihan, dan pemanfaatan arsip (termasuk arsip aset) Negara/Daerah pada di Kota Tarakan

KEBIJAKAN LAMA  Masing-Masing SKPD  Kurang Efekif

KEBIJAKAN BARU


 Terpusat untuk semua SKPD  Lebih Efektif Layak

 Gubernur/Bupati/Walikota adalah pemegang kekuasaan pengelolaan Barang Milik Daerah yang berwenang dan bertanggungjawab menetapkan kebijakan pengelolaan Barang Milik Daerah (Pasal 5 ayat (1) dan (2) PP 27 Tahun 2014; dan Pasal 9 PERMENDAGRI Nomor 19 Tahun 2016  inovasi adalah semua bentuk pembaharuan dalam penyelenggaraan Pemerintahan Daerah (pasal 386 ayat (2) UU 23 Tahun 2014).

 Tidak inovatif, karena melakukan yang sudah biasa dilakukan

 Dalam rangka peningkatan kinerja penyelenggaraan Pemerintahan Daerah, Pemerintah Daerah dapat melakukan inovasi [pasal 386 ayat (1)].

 Kurang Efekif

 Inovatif, dan dapat memenuhi 9 Prinsip Inovasi  Lebih Efektif Layak

 Inisiatif inovasi dapat berasal dari kepala daerah, anggota DPRD, aparatur sipil negara, Perangkat Daerah, dan anggota masyarakat [pasal 388 ayat (1)].  Dalam merumuskan kebijakan inovasi, Pemerintahan Daerah mengacu pada 9 prinsip, yaitu: peningkatan efisiensi; perbaikan efektivitas; perbaikan kualitas

29


ASPEK/FUNGSI

3.

4.

PENGELOLAAN ARSIP ASET NEGARA/DAERAH

PEMBENTUKAN UPTD GEDUNG ARSIP KOTA TARAKAN SEBAGAI PENGELOLA KEARSIPAN

HUBUNGANNYA DENGAN AMANAT UU, PP, DAN PERMEN pelayanan; tidak ada konflik kepentingan; berorientasi kepada kepentingan umum; dilakukan secara terbuka; memenuhi nilai-nilai kepatutan; dan dapat dipertanggungjawabkan hasilnya tidak untuk kepentingan diri sendiri (Pasal 387 UU 23 Tahun 2014).  Pengelolaan Arsip Aset Negara/Daerah (Pasal 3 Perka ANRI No. 09 Tahun 2012), meliputi: (a) identifikasi arsip aset; (b) penelusuran arsip aset; (c) penataan arsip aset; (d) perlindungan dan pengamanan arsip aset; (e) penyelamatan dan pemulihan arsip aset; dan (f) akses informasi arsip aset  Ruang lingkup penyelenggaraan kearsipan meliputi keseluruhan penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan (Pasal 5 ayat (1) UU 43 Tahun 2009) Pada dinas Daerah kabupaten/kota dapat dibentuk unit pelaksana teknis dinas Daerah kabupaten/kota untuk melaksanakan kegiatan teknis operasional dan/atau kegiatan teknis penunjang tertentu”. Kegiatan teknis operasional adalah kegiatan teknis yang secara langsung berhubungan dengan pelayanan masyarakat; sedangkan kegiatan teknis penunjang tertentu adalah kegiatan untuk

KEBIJAKAN LAMA

KEBIJAKAN BARU

 Kinerja Pengelolaan arsip di setiap SKPD tidak dapat diukur, karena IKK setiap SKPD berbeda

 Mudah, karena dikelola satu SKPD sehingga IKK-nya terukur.

 Kurang Efektif

 Belum ada  Kurang efektif


 Efektif

 UPTD Gedung Arsip Kota Tarakan dibentuk sebagai organisasi pengelola urusan kearsipan.

Layak

 Lebih efektif

30


ASPEK/FUNGSI

5. TEMPAT PENYIMPANAN ARSIP

HUBUNGANNYA DENGAN AMANAT UU, PP, DAN PERMEN mendukung pelaksanaan tugas organisasi induknya (Pasal 41 Peraturan Pemerintah Nomor 18 tahun 2016, dan penjelasan pasal 41 ayat (1) PP Nomor 18 Tahun 2016). Arsip aset disimpan pada tempat khusus sehingga dapat mencegah/menghambat unsur perusak fisik arsip dan sekaligus mencegah pencurian informasinya. Lokasi penyimpanan arsip aset dapat dilakukan baik secara on site ataupun off site. Penyimpanan on site, adalah penyimpanan arsip aset yang ditempatkan pada ruangan tertentu dalam satu gedung atau perkantoran dalam lingkungan lembaga pencipta arsip (Lampiran I Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor Tahun 2012 Tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Aset Negara/Daerah : 17-18)

KEBIJAKAN LAMA



Di setiap SKPD dan di setiap Ruang Kerja Staf



Kurang efektif dan kurang efisien

KEBIJAKAN BARU



Satu Gedung untuk Arsip semua SKPD (terutama arsip tidak aktif)



Efektif dan efisien


Layak

31

BAB V PENUTUP 5.1. Kesimpulan 5.1.1. Aspek Hukum Berdasarkan kajian aspek hukum, rencana pengadaan Gedung Arsip Kota Tarakan tidak bertentangan dengan hukum sehingga dinyatakan layak, karena: 1.

Gubernur/Bupati/Walikota adalah pemegang kekuasaan pengelolaan Barang

Milik

Daerah

yang

berwenang

dan

bertanggungjawab

menetapkan kebijakan pengelolaan Barang Milik Daerah (Pasal 5 ayat (1) dan (2) PP 27 Tahun 2014; dan Pasal 9 PERMENDAGRI Nomor 19 Tahun 2016. 2.

Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah wajib dilaksanakan berdasarkan asas fungsional, kepastian hukum, transparansi, efisiensi, akuntabilitas, dan kepastian nilai, yang meliputi: perencanaan kebutuhan dan penganggaran, pengadaan, penggunaan, pemanfaatan, pengamanan dan pemeliharaan,

penilaian,

penghapusan,

penatausahaan

pemindahtanganan, dan

pembinaan,

pemusnahan, pengawasan

dan

pengendalian (Pasal 3 PP Nomor 27 tahun 2014; dan Pasal 1 butir 28; Permendagri Nomor 19Tahun 2016). 3.

Dalam rangka peningkatan kinerja penyelenggaraan Pemerintahan Daerah, Pemerintah Daerah dapat melakukan inovasi [pasal 386 ayat (1)]. 32


Inovasi adalah semua bentuk pembaharuan dalam penyelenggaraan Pemerintahan Daerah (pasal 386 ayat (2) UU 23 Tahun 2014). Inisiatif inovasi dapat berasal dari kepala daerah, anggota DPRD, aparatur sipil negara, Perangkat Daerah, dan anggota masyarakat [pasal 388 ayat (1)], sepanjang mengacu pada 9 prinsip, yaitu: peningkatan efisiensi; perbaikan efektivitas; perbaikan kualitas pelayanan; tidak ada konflik kepentingan; berorientasi kepada kepentingan umum; dilakukan secara terbuka;

memenuhi

nilai-nilai

kepatutan;

dan

dapat

dipertanggungjawabkan hasilnya tidak untuk kepentingan diri sendiri (Pasal 387 UU 23 Tahun 2014). 4.

Pengelola Barang, Pengguna Barang dan/atau Kuasa Pengguna Barang wajib melakukan pengamanan Barang Milik Negara/Daerah yang berada dalam penguasaannya, yang meliputi: pengamanan administrasi, pengamanan fisik, dan pengamanan hukum (Pasal 42 PP Nomor 27 Tahun 2014; dan Pasal 318 PERMENDAGRI Nomor 19 Tahun 2016).

5.

Pengguna Barang wajib menyampaikan laporan hasil pengadaan barang milik daerah kepada Gubernur/ Bupati/Walikota melalui Pengelola Barang milik daerah untuk ditetapkan status penggunaannya, yang terdiri dari: laporan hasil pengadaan bulanan, semesteran dan tahunan [Pasal 42 PERMENDAGRI Nomor 19 Tahun 2016 ayat (1) dan (3)].

6.

Pembangunan Gedung Arsip Kota Tarakan dilakukan untuk melaksanakan fungsi pengamanan administrasi [Pasal 42 PERMENDAGRI Nomor 19

33


Tahun 2016 ayat (1) dan (3)] untuk membantu Pengelola Barang milik daerah menyampaikan: laporan hasil pengadaan bulanan, semesteran dan tahunan [Pasal 42 PERMENDAGRI Nomor 19 Tahun 2016 ayat (1) dan (3)]. 7.

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga

pendidikan,

perusahaan,

organisasi

politik,

organisasi

kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (pasal 1 ayat (2) UU No. 43 Tahun 2009) 8.

Arsip Aset Negara/Daerah atau arsip aset adalah informasi mengenai sumber daya ekonomi yang dikuasai dan / atau dimiliki oleh pemerintah sebagai akibat dari peristiwa masa lalu dan dari mana manfaat ekonomi dan/atau sosial di masa depan diharapkan dapat diperoleh, baik oleh pemerintah maupun masyarakat, serta dapat diukur dalam satuan uang, termasuk sumber daya nonkeuangan yang diperlukan untuk penyediaan jasa bagi masyarakat umum dan sumber daya yang dipelihara karena sejarah dan budaya (Pasal 1 butir 2 Perka ANRI No. 09 Tahun 2012)

9.

Arsip

aset

disimpan

pada

tempat

khusus

sehingga

dapat

mencegah/menghambat unsur perusak fisik arsip dan sekaligus mencegah pencurian informasinya. Lokasi penyimpanan arsip aset dapat

34


dilakukan baik secara on site ataupun off site. Penyimpanan on site, adalah penyimpanan arsip aset yang ditempatkan pada ruangan tertentu dalam satu gedung atau perkantoran dalam lingkungan lembaga pencipta arsip (Lampiran I Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor Tahun 2012 Tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Aset Negara/Daerah : 17-18) 10.

Gedung Arsip dapat dikelola UPTD, karena pada Dinas Daerah Kabupaten/Kota dapat dibentuk Unit Pelaksana Teknis Dinas Daerah kabupaten/kota untuk melaksanakan kegiatan teknis operasional dan/atau kegiatan teknis penunjang tertentu (pasal 41 ayat (1) PP Nomor 18 Tahun 2016).

5.1.2. Aspek Organisasi dan Manajemen Berdasarkan evaluasi dari aspek organisasi dan manajemen, proyek pembangunan gedung arsip daerah sebagai sarana pengamanan dan pengelolaan arsip daerah lebih efektif dengan dibandingkan dengan kebijakan sebelumnya sehingga dinyatakan layak untuk dilaksanakan, karena: 1. Ruang lingkup penyelenggaraan kearsipan meliputi keseluruhan penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan sehingga perlu dikelola secara terpadu.

35


2. Gedung arsip berguna sebagai tempat penyimpanan arsip sehingga dapat mencegah/menghambat unsur perusak fisik arsip dan sekaligus mencegah pencurian informasinya. 3. Unit pengelola gedung arsip daerah yang didukung sumber daya manusia yang profesional dan memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya, sehingga mampu melakukan tugas dalam (a) mengidentifikasi arsip aset; (b) penelusuran arsip aset; (c) penataan arsip aset; (d) perlindungan dan pengamanan arsip aset; (e) penyelamatan dan pemulihan arsip aset; dan (f) akses informasi arsip aset. 4. Pembentukan unit organisasi sebagai pengelola gedung arsip lebih efektif dan efisien, serta tidak bertentangan dengan peraturan perundang-udangan yag berlaku, karena menurut pasal 41 Peraturan Pemerintah Nomor 18 tahun 2016, pada dinas Daerah kabupaten/kota dapat dibentuk unit pelaksana teknis dinas Daerah kabupaten/kota untuk melaksanakan kegiatan teknis operasional dan/atau kegiatan teknis penunjang tertentu.

5.2. Rekomendasi Berdasarkan kesimpulan kajian aspek hukum dan aspek organisasi dan manajemen, maka rekomendasi yang dapat diberikan

terhadap rencana

pembangunan Gedung Arsip Pemerintah Kota Tarakan adalah sebagai berikut:

36


1.

Sebagai langkah awal, kebijakan pengelolaan barang milik daerah Pemerintah Kota Tarakan, khususnya kebijakan pengelolaan arsip sebagai aset daerah harus ditetapkan dalam Peraturan Walikota dengan berkonsultasi kepada menteri terlebih dahulu.

2.

Pembentukan UPTD Gedung Arsip dalam Peraturan Walikota setelah Peraturan Walikota tentang kebijakan pengelolaan barang milik daerah ditetapkan, jika diperlukan.

3.

Dengan mengacu pada Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 09 Tahun 2012 Tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Aset Negara/Daerah Susunan organisasi UPTD Gedung Arsip sebagai pelaksana kegiatan teknis penunjang untuk mendukung pelaksanaan tugas organisasi induknya ditetapkan dengan Peraturan Walikota.

4.

Pemerintah Kota Tarakan dapat membangun Gedung Arsip (hardware) dan Sistem Informasi Manajemen Gedung Arsip (software) secara simultan setelah Peraturan Walikota tentang pembentukan UPTD Gedung Arsip ditetapkan.

5.

Jika Gedung Arsip tidak dikelola UPTD, maka susunan organisasi dan personalia pada Badan Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tarakan harus disesuaikan dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 09 Tahun 2012 Tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Aset Negara/Daerah.

37

DAFTAR PUSTAKA Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 105 Tahun 2004 Tentang Pengelolaan Arsip Statis Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 Tentang Organisasi Dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2005 Tentang Pedoman Perlindungan, Pengamanan Dan Penyelamatan Dokumen/ Arsip Vital Negara Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 09 Tahun 2012 Tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Aset Negara/Daerah Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 2016 Tentang Petunjuk Pelaksanaan Sistem Klasifikasi Keamanan Dan Akses Arsip Dinamis Di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia Peraturan Kepala Arsip Nasional RI No. 03 Tahun 2006 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional RI sebagaimana telah dua kali diubah, terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip RI No. 5 Tahun 2010 Peraturan Kepala Arsip Nasional RI No. 09 Tahun 2012 Tentang Peraturan Pedoman Pengelolaan Arsip Aset Negara/Daerah Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 06 Tahun 2005 Tentang Pedoman Perlindungan Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen/Arsip Aset Negara terhadap Musibah/Bencana Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 1979 Tentang Penyusutan Arsip Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 Tentang Pemerintahan Daerah Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan

38

LAPORAN AKHIR KERJASAMA. Lembaga Pengabdian, Pendidikan, Pelatihan Dan Pengembangan Masyarakat Universitas Airlangga (LP4M UA)

Recommend Documents