• LANGKAH MUDAH MELAKUKAN RESERVASI TIKET KERETA API • BATAS WAKTU RESERVASI • PENGISIAN DATA PENUMPANG DAN MEMILIH KURSI • KETENTUAN JUMLAH PENUMPANG, USIA, DAN KARTU IDENTITAS • KATEGORI USIA PENUMPANG DAN PENUKARAN E-TICKET • 3 KELAS KERETA API DAN KETENTUAN BAGASI • KETENTUAN UMUM KERETA API • KETENTUAN TARIF • KETENTUAN BOARDING • KETENTUAN RESERVASI • RESCHEDULE & CANCELATION • CARA MARK UP HARGA TIKET KERETA API • SPLIT RESERVASI KERETA API • FAQ
LANGKAH MUDAH MELAKUKAN RESERVASI TIKET KERETA API
• Login ke Portal Via (masukkan User Id dan Password) • Klik “Kereta Api” di halaman utama (homepage) • Pilih Nama Kota dan Nama Stasiun (Lokasi keberangkatan dan Tujuan Akhir) • Tentukan Tanggal Keberangkatan (Klik Kalender) • Masukkan Jumlah Penumpang (Maks. 4 total penumpang dewasa dan anak-anak dalam satu PNR) • Klik “Search Trains” untuk mencari Kereta Api
BATAS WAKTU RESERVASI 6 jam sebelum keberangkatan adalah time limit untuk dapat melakukan reservasi tiket Kereta Api melalui Portal Via. Apabila waktu keberangkatan kurang dari 6 jam, maka akan tampil pemberitahuan yang menjelaskan bahwa reservasi tidak dapat dilakukan.
Reservasi tiket Kereta Api dapat dilakukan mulai 90 hari sebelum keberangkatan
Setelah klik “Search Train” akan tampil List Kereta Api dengan seluruh informasi detilnya
1. Nama Kereta 2. Stasiun/Kota Asal keberangkatan 3. Jam Keberangkatan 4. Stasiun/Kota Tujuan 5. Jam kedatangan 6. Kelas Kereta Api (Ekonomi/Bisnis/Executive) 7. Harga Dewasa 8. Harga Anak-anak 9. Harga Bayi (infant) 10. Jumlah Seat tersedia (availability) 11. Pastikan anda telah memilih tanggal dan jadwal kereta yang benar sesuai dengan keinginan penumpang. 12. Klik “Book” sesuai dengan jadwal Kereta Api yang anda pilih untuk melanjutkan reservasi anda.
PENGISIAN DATA PENUMPANG DAN MEMILIH KURSI
• Isi Nama penumpang dewasa, dan pilih jenis kartu identitas yang digunakan, serta nomor kartu identitas. Untuk pelajar yang belum memiliki KTP/SIM/PASPOR, diwajibkan untuk memasukkan nomor Kartu Pelajar. Via tidak bertanggung jawab apabila terjadi permasalahan dengan penumpang yang tidak menyertakan kartu identitas. • Isi Nama Anak-anak, dan usia anak tersebut. • Isi Nama Bayi(Infant), dan tanggal lahirnya sesuai format DD/MM/YYYY(contoh:15/02/2012) • Isi Nomor Telpon, Email dan Nama penumpang • Klik “Choose Seats” untuk memilih kursi sesuai dengan keinginan penumpang.
Setelah anda klik “Choose Seats” untuk memilih kursi, akan tampil layar seperti dibawah ini. Klik “Change Seat” dipojok kanan atas untuk meneruskan proses pemilihan kursi.
Setelah anda klik “Choose Seat”, maka anda akan diberikan waktu 5 menit untuk memilih dan mengkonfirmasi kursi (seat) anda.
Perhatikan detil Gerbong kereta dan Kursi yang telah anda isi di pojok kanan atas. • Anda dapat memilih Gerbong dengan meng-klik EKS-1 • Pada saat anda meng-klik “Change Seat”, sistem akan otomatis memilih kursi untuk anda. (seat) • Kursi berwarna Merah adalah kursi yang sudah terisi. • Kursi berwarna Orange adalah kursi yang telah ditetapkan sistem untuk anda. • Kursi berwarna Hijau adalah kursi kosong.
• Untuk merubah posisi kursi anda, klik terlebih dahulu kursi berwarna Orange sehingga kursi itu menjadi berwarna Hijau, lalu klik kursi berwarna Hijau sesuai pilihan penumpang sehingga seat tersebut berubah menjadi berwarna Orange. • Klik “Confirm Seating” apabila penumpang sudah setuju dengan posisi kursinya (seat)
Convenience fee : Admin fee dari Via dengan biaya IDR 7,500 per 1 PNR Agent akan mendapatkan komisi IDR 6,000 Per 1 PNR
-Klik “Issue Ticket” untuk melanjutkan proses reservasi tiket. -Perhatikan Notifikasi yang muncul, dan pastikan bahwa jadwal dan jurusan kereta api yang dipilih sudah sesuai, dan nama penumpang sudah benar. -Klik “Continue’ untuk melanjutkan. -Klik “Cancel” untuk membatalkan.
Contoh Tiket :
-Klik “Print Ticket” untuk mencetak e-tiket kereta api. -Klik “ Back to Home” untuk kembali ke halaman utama. -PENTING !! E-Tiket harus ditukarkan dengan Tiket Asli di Stasiun asal, paling lambat 1 jam sebelum keberangkatan, dengan membawa KARTU IDENTITAS diri yang sah
KETENTUAN JUMLAH PENUMPANG, USIA, DAN KARTU IDENTITAS
-Agent dapat melakukan reservasi untuk 4 penumpang (dewasa dan anak-anak) dalam 1 PNR. Infant tidak dihitung, dan memiliki ketentuan khusus. -Apabila anda ingin melakukan reservasi tiket untuk lebih dari 4 penumpang, maka anda harus melakukan reservasi terpisah dengan ketentuan yang sama (4 penumpang dalam 1 PNR). -4 Penumpang dalam satu PNR dapat dibagi dalam beberapa komposisi -4 Dewasa – 0 Anak-anak -3 Dewasa – 1 Anak-anak -2 Dewasa – 2 Anak-anak -1 Dewasa – 3 Anak-anak -Hanya penumpang Dewasa (adult) dan Anak-anak (children) yang akan dikenakan biaya penuh dan akan mendapatkan kursi (seat). -Bayi (infant) akan dikenakan harga khusus dan tidak mendapatkan kursi (seat). -Jumlah bayi tidak boleh melebihi dengan jumlah penumpang dewasa. Maksimal jumlah bayi (infant) adalah mengikuti jumlah Penumpang dewasa. Contoh: Apabila dalam 1 PNR terdapat 3 penumpang dewasa, maka maksimal jumlah bayi (infant) dalam PNR tersebut adalah 3 bayi (infant). -Apabila pada saat reservasi jumlah bayi (infant) melebihi jumlah penumpang dewasa, maka akan muncul notifikasi bahwa jumlah bayi (infant) melebihi jumlah penumpang dewasa.
KATEGORI USIA PENUMPANG DAN PENUKARAN E-TICKET
3 KELAS KERETA API DAN KETENTUAN BAGASI
CARA MARK UP HARGA TIKET KERETA API -Klik “Control Panel”, lalu klik “Settings” -Isi nominal Markup yang diinginkan -Klik “Update Markup” untuk menyimpan settingan Markup anda
-Maksimum Markup adalah sebesar Rp. 50.000,- per PNR (kode booking), bukan per pax.
-Mark up hanya akan tampil di Invoice, dan tidak akan tampil pada tiket. -Mark up akan ditambahkan dengan Convenience Fee. Contoh: Apabila Mark up yang ditetapkan agent sebesar Rp.32.500,- per PNR, maka Convenience Fee akan menjadi Rp. 40.000,- (Rp.7.500,- + Rp.32.500,-).
-Pada invoice diatas terlihat bahwa Convenience Fee adalah sebesar Rp. 40.000,- hasil dari Convenience Fee sebesar Rp.7.500,- ditambah dengan Mark up sebesar Rp.32.500,-Kwitansi (invoice) tidak dapat digunakan untuk menukar tiket asli kereta api.
Contoh : jika ingin issued reservasi tiket kereta api dengan penumpang 2 dewasa dan 2 infant
Mitra via dapat isi data penumpang pada Train Information dengan lengkap, seperti dibawah ini :
Jika sudah mengisi data dengan lengkap, mitra via dapat lakukan issued tiket dengan klik opsi Issue Ticket. Berikut ini tampilan saat klik opsi choose seats, jika mitra via dapat ingin ganti tempat duduk, dapat klik opsi change seat, namun jika tidak ingin rubah tempat duduk / sesuai tempat duduk yang telah ditentukan, maka mitra via dapat klik continue.
SPLIT RESERVASI KERETA API Split adalah memisahkan penumpang dan mendapat kode booking baru
Contoh : Jika dalam reservasi FMNID untuk satu orang lebih dengan satu kode PNR, maka hanya dapat komisi IDR 6,000 / FMNID ,namun jika agent ingin mendapatkan komisi lebih, maka dapat lakukan split saat reservasi sehingga masing-masing penumpang akan mendapat kode pnr yang berbeda.
Issued normal 1 FMNID ----1 KODE PNR---4 PAX ( servis fee via IDR 7,500, and commission IDR 6,000 ) Issued Split 1 FMNID ----4 KODE PNR---4 PAX ( servis fee via IDR 30,000 and commission IDR 24,000 )
Saat mitra via lakukan reservasi kereta api dan ingin lakukan split (kode boking terpisah), pada step pengisian nama penumpang, mitra via dapat klik centang opsi split kode booking untuk memisahkan penumpang dan mendapat kode PNR yang berbeda. Pada pengisian mobile number, harus di isi dengan nomer telepon yang berbeda-beda tiap penumpang ( tidak boleh sama).
FAQ 1.
Q: Bagaimana cara melakukan reservasi tiket kereta api melalui portal Via?
A: •
Login ke Portal Via (masukkan User Id dan Password)
•
Klik “Kereta Api” di halaman utama (homepage)
•
Pilih Nama Kota dan Nama Stasiun (Lokasi keberangkatan dan Tujuan Akhir)
•
Tentukan Tanggal Keberangkatan (Klik Kalender)
• PNR)
Masukkan Jumlah Penumpang (Maks. 4 total penumpang dewasa dan anak-anak dalam satu
•
Klik “Search Trains” untuk mencari Kereta Api
• Pastikan anda telah memilih tanggal dan jadwal kereta yang benar sesuaidengan keinginan penumpang. • Klik “Book” sesuai dengan jadwal Kereta Api yang anda pilih untuk melanjutkan reservasi anda. • Isi Nama penumpang dewasa, dan pilih jenis kartu identitas yang digunakan, serta nomor kartu identitas. Untuk pelajar yang belum memiliki KTP/SIM/PASPOR, diwajibkan untuk memasukkan nomor Kartu Pelajar. Via tidak bertanggung jawab apabila terjadi permasalahan dengan penumpang yang tidak menyertakan kartu identitas. •
Isi Nama Anak-anak, dan usia anak tersebut.
•
Isi Nama Bayi (Infant), dan tanggal lahirnya sesuai format DD/MM/YYYY(contoh:15/02/2012)
•
Isi Nomor Telpon, Email dan Nama penumpang
•
Klik “Choose Seats” untuk memilih kursi sesuai dengan keinginan penumpang
•
Klik “Issue Ticket untuk melanjutkan proses reservasi tiket.
• Perhatikan Notifikasi yang muncul, dan pastikan bahwa jadwal dan jurusan kereta api yang dipilih sudah sesuai, dan nama penumpang sudah benar. •
Klik “Continue’ untuk melanjutkan.
•
Klik “Print Ticket” untuk mencetak e-tiket kereta api
2.Q: Berapa banyak jumlah penumpang yang dapat di issued dalam 1 PNR (kode booking)? -4 Dewasa - 0 Anak-anak -3 Dewasa - 1 Anak-anak -2 Dewasa - 2 Anak-anak -1 Dewasa - 3 Anak-anak -1 Dewasa – 1 Infant -1 Dewasa – 1 anak-anak – 2 Infant -2 Dewasa – 1 Anak-anak – 3 Infant -1 Dewasa – 2 Anak-anak – 3 Infant -3 Dewasa – 1 Anak-anak – 4 Infant -4 Dewasa – 4 Infant
3.Q: Bagaimana ketentuan reservasi untuk Bayi (infant)? A: Bayi (infant) tidak mendapatkan kursi (seat), dan bayi akan dikenakan biaya tersendiri (note: saat ini bayi dikenakan biaya sebesar 10% dari harga tiket penumpang dewasa, namun ketentuan ini dapat berubah sewaktu-waktu mengikuti kebijakan PT. Kereta Api Indonesia)). Jumlah Bayi (infant) yang dapat diisued dalam 1 PNR mengikuti jumlah penumpang dewasa (adult), dan tidak boleh melebihi jumlah penumpang dewasa (adult). Contoh: Apabila dalam 1 PNR ada 3 penumpang dewasa, maka jumlah bayi (infant) yang dapat ditambahkan dalam PNR tersebut adalah maksimal sebanyak 3 bayi (infant).
4.Q: Apakah Agent dapat melakukan reservasi tiket kereta api, jika jam keberangkatan kurang dari 6 jam? A: Tidak bisa. 6 jam adalah batas terakhir untuk melakukan reservasi kereta api melalui portal Via.com.
5.Q: Mohon jelaskan kategori usia Dewasa (adult), anak-anak (children), dan bayi (infant) dalam reservasi Kereta Api! A: -Dewasa (adult) usia 10 Tahun keatas -Anak-anak (children) usia 3 - 9 Tahun -Bayi (infant) usia dibawah 3 Tahun
6.Q: Apa saja kelas Kereta Api yang tersedia pada saat melakukan reservasi? A: Kelas yang tersedia adalah Ekonomi, Bisnis, dan Executive.
7.Q: Apakah E-Ticket harus ditukarkan dengan Tiket Asli? A: IYA. E-Ticket harus ditukarkan dengan Tiket Asli di stasiun keberangkatan, paling lambat 1 jam sebelum waktu keberangkatan, dengan membawa E-Tiket asli dan Kartu Identitas asli.
8.Q: Bagaimana prosedur apabila penumpang ingin melakukan pembatalan atau perubahan jadwal kereta api? A: Penumpang dapat mengurusnya di stasiun terdekat, paling lambat 30 menit sebelum keberangkatan (PT.KAI tidak melayani permintaan apabila waktu keberangkatan kurang dari 30 menit, dan tiket dianggap hangus).
9.Q: Apakah ada biaya yang dikenalan pada saat melakukan pembatalan atau perubahan jadwal? A: ADA. Biaya administrasi yang dikenakan adalah sebesar 25% dari harga tiket diluar bea pesan.
10. Q: Dokumen apa yang diperlukan pada saat melakukan pembatalan atau perubahan jadwal? A: Penumpang harus mengisi form pembatalan, dengan melampirkan tiket asli yang akan dibatalkan beserta fotokopi Kartu Identitas yang sesuai dengan nama yang tercetak pada tiket.
11. Q: Berapa biaya administrasi yang dikenakan Via pada saat reservasi tiket Kereta Api? A: Biaya admin yang dikenakan sebesar Rp. 7.500,- yang didalamnya sudah termasuk komisi Agent sebesar Rp. 6000 / PNR
12. Q: Bagaimana ketentuan Mark up Kereta Api? A: Maksimal Markup adalah Rp. 50.000,- per PNR (kode booking), bukan per penumpang (pax). Mark up hanya akan terlihat di invoice dan tidak akan tampil pada tiket.
13. Q: Berapa maksimal bagasi yang dapat dibawa oleh penumpang? A: Total berat bagasi adalah 20 kg dengan volume maksimal 100 dm3. Kelebihan bagasi akan dikenakan biaya oleh PT. KAI.
14. Q: Apakah penumpang dapat membeli tiket Kereta Api apabila tidak memiliki Kartu Identitas? A: Penumpang diatas 17 tahun harus memberikan nomor KTP/SIM/PASPOR pada saat melakukan reservasi tiket. Untuk calon penumpang dibawah 17 tahun, dapat memberikan nomor Kartu Pelajar pada saat reservasi. Via.com tidak bertanggung jawab apabila penumpang tidak diperbolehkan untuk menaiki kereta api oleh PT. KAI akibat dari kesalahan informasi yang diberikan pada saat reservasi tiket.
15. Q: Apakah Kartu Identitas asli harus ditunjukkan pada saat boarding? A: IYA. Kartu Identitas asli harus ditunjukkan pada saat boarding, untuk menyesuaikan nama yang tertera pada tiket dan pada Kartu Identitas .
16. Q: Jika dalam reservasi FMNID untuk satu orang lebih dengan satu kode PNR, maka berapa komisi yang didapatkan ? A: hanya dapat komisi IDR 6,000 / FMNID.
17. Q: Bagaimana jika agent ingin mendapatkan komisi lebih dalam 1 FMNID? A: Agent dapat lakukan split saat reservasi sehingga masing-masing penumpang akan mendapat kode pnr yang berbeda.
18. Q: Jika issued tiket kereta api untuk 4 penumpang dari split kode booking, tetapi hanya 3 kode booking yang memiliki opsi print dan 1 kode booking lainnya tidak ada opsi print? A: ada kemungkinan 1 tiket tersebut mengalami kendala teknik, mitra via dapat hubungi helpdesk VIA di nomor 021-29222333 dan email :
[email protected] untuk konfirmasi tiket tersebut.
