Langetermijnbeleid 2015-2020
E.S.U.V. Messed Up
31-03-2015
1. Inleiding
5
10
15
In dit langetermijnbeleid worden de plannen van Messed Up voor de komende vijf jaar gepresenteerd. Dit beleid gaat over de periode september 2015 – april 2020. Komende verenigingsbesturen kunnen aan de hand van dit langetermijnbeleid hun eigen beleid formuleren. Dit langetermijnbeleid is opgesteld door het tiende bestuur. "We beginnen met het beschrijven van een strategisch kader in hoofdstuk 2, hier wordt uitgelegd wat Messed Up is en waar wij voor staan. In hoofdstuk 3 analyseren we de vereniging op 3 niveaus waarbij de vereniging van buiten naar binnen geanalyseerd wordt. Eerst bekijken we de niet door Messed Up te beinvoelden factor in de macro-omgeving met behulp van de DESTEP-analyse methode. Op een niveau lager worden de factor bekeken waar Messed Up indirecte invloed op heeft als zijnde floorball vereniging in Enschede. Op deze meso-omgeving wordt de een analyse gedaan op basis van het Vijfkrachtenmodel van Porter. De factoren waar de vereniging zelf over kan beslissen behoren tot de microomgeving waar een interne analyse voor gebruikt wordt. Uit deze analyses volgen de kansen, bedreigingen, sterktes en zwaktes van de vereniging in een zogenoemde SWOTanalyse. Aan de hand van deze SWOT-analyse is een strategisch plan afgeleid in hoofdstuk 4 met beleidspunten voor de komende vijf jaar."
20
25
Ditte Moejes Kristel de Groot Xavier Veul Mark Beerstra Dennis Pel
2. Strategisch kader 30
Missie Messed Up geeft haar leden de mogelijkheid om alle vormen van floorball te beoefenen met daarnaast de gezelligheid van een vereniging waarbij iedereen elkaar kent. Visie De missie is vertaald naar een visie die aangeeft hoe Messed Up er in de toekomst uit wil zien. De visie luidt:
35
40
- Messed Up is een groeiende vereniging qua ledenaantal. - Messed Up bevordert het niveau van floorball door verschillende trainingen aan te bieden en door haar leden te stimuleren om competitie te spelen. - De vereniging heeft een gezellige en aangename sfeer waardoor leden elkaar ook buiten trainingen of door Messed Up georganiseerde activiteiten zien en spreken. - Door clinics te geven aan onder andere middelbare scholen, wordt de sport floorball gepromoot. 2
Kernwaarden Binnen Messed Up wordt gewerkt vanuit de volgende kernwaarden:
45
50
-
Dynamisch Plezier Teamwork Uitdaging Doordat floorball een veelzijdige sport is, heeft het een dynamisch karakter. We willen dat leden plezier hebben in wat ze doen terwijl ze samenwerken in teamverband. Ook proberen we iedereen op zijn eigen niveau een uitdaging te bieden.
55
3. Onderzoek 3.1. Externe analyse 3.1.1. Analyse van de macro-omgeving met behulp van de DESTEP-analyse
60
65
Demografisch Zoals te zien in grafiek 1, zijn er begin jaren ’90 gemiddeld meer dan 200.000 kinderen per jaar geboren. Deze mensen zijn inmiddels rond de 18-20 jaar en hebben de leeftijd om te gaan studeren. Afgelopen jaren ging ongeveer een kwart van de jongeren naar het wetenschappelijk onderwijs toe (CBS, 2014) en ook hier zit een stijgende lijn in. Dit zou betekenen dat er steeds meer toekomstige studenten zijn die voor Enschede kunnen kiezen. Hoewel er volgens het CBS niet veel verschil zit tussen het aantal mannen en het aantal vrouwen dat geboren wordt, heeft Messed Up voornamelijk mannelijke leden. De studenten die in Enschede studeren doen dit vaak voor de kleinschalige sfeer of voor een specifieke opleiding.
Aantal mensen
Bevolkingsprognose 220000 210000 200000 190000 180000 170000
18 jaar 19 jaar 2015 2020 2030 2040 2050 Jaartal
70 Grafiek 1, Bevolkingsprognose
75
Economisch De regering heeft met ingang van studiejaar 2015/2016 de regelgeving omtrent de studiefinanciering veranderd. Dit houdt in dat nieuwe bachelor en master studenten een 3
lening krijgen in plaats van een prestatiebeurs. Of door deze maatregel minder jongeren gaan studeren is nog niet bekend.
80
85
De X-tra Card is vervangen door de Union Card. Hierdoor wordt sporten duurder wanneer je bij meerdere verenigingen lid bent. Daarentegen is sporten met de Union Card wel goedkoper dan wanneer een student lid wordt bij een burgervereniging. Voor burgers is het echter wel financieel aantrekkelijker geworden om lid te worden bij Messed Up. Messed Up is grotendeels afhankelijk van subsidies. De verwachting is dat deze subsidies niet zullen afnemen zolang het aantal leden niet afneemt. De economie begint langzaam weer aan te trekken en dit biedt mogelijkheden voor Messed Up. Een betere economie betekent meer mogelijkheden tot sponsoring of het geven van clinics waar Messed Up geld mee verdient.
90 Sociaal/cultureel Mensen die kiezen voor een teamsport doen dit niet puur vanwege de sport. De sociale omgang met het team dat bij de sport komt kijken, is ook vaak een belangrijke factor. 95
100
Politiek-juridisch Zoals genoemd is de studiebeurs voor nieuwe studenten afgeschaft door de overheid. Dit kan zowel positief of negatief uitvallen voor Messed Up. De negatieve kant zou zijn dat de continuïteit van commissies en het bestuur niet meer zeker zijn. De maatregel kan echter ook positief uitvallen. Wanneer studenten niet bij een studentenvereniging gaan omdat het te veel tijd kost, zouden ze eerder kunnen overwegen om bij een sportvereniging te gaan.
105
Op de Universiteit Twente is er een nieuw onderwijsmodel ingevoerd. Dit onderwijsmodel wordt door weinig studenten positief ontvangen. Het is dan ook de vraag of dit de aanstroom van nieuwe studenten omlaag gaat brengen. Het Saxion heeft dit onderwijsmodel niet geïmplementeerd. 3.1.2. Analyse van de meso-omgeving met behulp van het Vijfkrachtenmodel van Porter
110
115
Afnemerskracht Wanneer studenten willen floorballen via de Union Card, is Messed Up de enige optie. Afnemers van floorball zijn vaak nieuwe studenten die geen binding hebben met de sport. Leverancierskracht Er zijn niet veel leveranciers op de markt voor floorballmateriaal in Nederland. Wel is de vereniging volledig vrij in haar keuze voor een leverancier. 4
Qua zalen is er maar één leverancier die in aanmerking komt voor Messed Up, namelijk het Sportcentrum. Hier kan Messed Up goedkope zalen reserveren voor trainingen. Deze prijzen, na aftrek subsidie, zullen niet bij een andere sporthal gehaald kunnen worden. 120
125
130
135
140
145
150
155
Substitutiemogelijkheden Er is in de buurt van Enschede geen substitutiemogelijkheid. Toetreeddrempels Een nieuwe vereniging oprichten via de Universiteit Twente is relatief makkelijk wanneer je voldoende geïnteresseerden zijn. Echter is het lastig om minimaal 20 geïnteresseerden te vinden voor een floorballvereniging wanneer Messed Up momenteel maar uit 2,5x zo veel leden bestaat. De kans dat er een nieuwe floorballvereniging bij komt in Enschede is dus niet zo groot. Concurrentie Er zijn ongeveer 40 sportverenigingen, 20 cultuurverenigingen en 7 gezelligheidsverenigingen voor studenten. Daarnaast zijn er in Enschede nog vele burgerverenigingen te vinden waar studenten ook lid van kunnen worden. Omdat studenten maar een beperkt aantal dingen kunnen doen, is het van belang om Messed Up te onderscheiden van de overige verenigingen. 3.2. Interne analyse Structuur De structuur van Messed Up is een verenigingsstructuur. De vereniging wordt geleid door het bestuur. Dit bestuur bestaat uit minimaal drie leden, een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Het bestuur wordt ieder jaar in september opgevolgd. Een bestuur bestuurt de vereniging dus één jaar. Naast het bestuur is er een Raad van Advies (RvA) die, gevraagd en ongevraagd, advies kan geven aan het bestuur. Wanneer het bestuur er met de RvA niet uit komt, beslist de Algemene Leden Vergadering (ALV). Dit is een vergadering waar alle leden van Messed Up welkom zijn en stemrecht hebben. En bijzondere vorm van een lidmaatschap is een donateursschap. Donateurs hebben geen zeggenschap op de ALV maar doneren ieder jaar een vastgesteld minimum bedrag aan de vereniging. Commissies en teams Activiteiten en toernooien worden georganiseerd door verschillende commissies of door de teams. Iedere commissie bestaat uit leden van de vereniging met een 5
160
165
170
175
180
185
190
195
bestuursverantwoordelijke erbij. De bestuursverantwoordelijke is de eindverantwoordelijke voor alles wat binnen de commissie gebeurd. Messed Up heeft grootveld teams en kleinveld teams. Momenteel zijn er twee heren teams en een half damesteam. Het damesteam speelt samen met Delft zodat competitie mogelijk is. Bij kleinveld zijn er twee teams, dit is het maximum door het beschikbare aantal vrouwen. Financiën Messed Up krijgt geld door lidmaatschap van leden, subsidies, sponsoring, eigen ledenbijdrage competitie, bardagen, eigen ledenbijdrage aan activiteiten en donateursgelden. Daar moeten alle kosten van betaald worden. De financiële situatie van Messed Up is momenteel stabiel. Het contract met de hoofdsponsor loopt december 2015 af waardoor de stabiele financiële situatie in gevaar kan komen. Er wordt vanuit gegaan dat er een nieuwe sponsor wordt gevonden waardoor de financiele situatie stabiel blijft. Marketing Om nieuwe leden te krijgen moet er gepromoot worden. De meest voorname promotie ligt bij de Kick-In, de introductieweek van studenten van de Universiteit Twente en de HOI, de introductieweek van studenten van het Saxion. Hier zijn aankomende studenten vaak op zoek naar een vereniging en heb je de mogelijkheid om deze leden aan te trekken. Ook door het jaar heen zijn er promotiemogelijkheden. In september is er het After Kick-In Toernooi (de AKIT) waar geïnteresseerden de sport in een toernooivorm vier weken kunnen testen. In april/mei is er het vriendentoernooi waar iedereen welkom is om met een, al dan niet zelf gemaakt, team aan deel te nemen. Voor het vriendentoernooi is er een open training waarbij deelnemers alvast wat kunnen oefenen met de sport. Communicatiemiddelen - Infomail – De infomail wordt door het bestuur verstuurd naar de leden. Aankomende evenementen en andere mededelingen kunnen hier in staan. - Website – Op de website kunnen leden zich inschrijven voor activiteiten, kunnen ze een jaaragenda vinden en kunnen ze via het gastenboek met elkaar communiceren. Daarnaast is alle informatie over de vereniging er ook te vinden. - Mondelinge communicatie – Veel communicatie naar leden toe is mondeling. Er zijn meerdere mogelijkheden voor mondelinge communicatie. - Facebook – Via Facebook kunnen zowel leden als niet leden in contact komen met de vereniging en reageren op berichten die geplaatst worden. Publieksgroepen (stakeholders) Alles stakeholdes van Messed Up worden geclassificeerd aan de hand van het Linkagemodel van Grunig en Hunt (Van Riel, 2003). De verschillende stakeholders worden ingedeeld naar de soort afhankelijkheidsrelatie (linkage) die Messed Up met de stakeholder heeft. Hier worden Enabling linkages verbinden de Messed Up met stakeholders die het 6
200
205
210
215
220
225
230
235
240
bestaan van de organisatie mogelijk maken. Functional linkages verbinden Messed Up met groepen die maken dat de organisatie daadwerkelijk functioneert. Normative linkages heeft Messed up met groepen die op een of andere wijze een oordeel vellen over de vereniging. Diffused linkages hebben alle overige groepen die op een een of andere wijze een belang hebben bij Messed Up. Enabling linkages: - Het Sportcentrum regelt de zalen en een deel van de materialen. Via het sportcentrum kan ook, gesubsidieerd, nieuw materiaal aangeschaft worden. - De Sportkoepel is de overkoepelende organisatie van de Enschedese studentensportverenigingen. Er kunnen verschillende subsidies aangevraagd worden en ook de subsidie voor materiaal, zaalhuur en studenttrainers komt hier vandaag. Al deze zaken worden vastgelegd in een huissponsorcontract dat de sportkoepel en het bestuur ieder jaar vernieuwen. - Messed up heeft sponsoren. Deze sponsor(en) geven geld in de ruil voor de afspraken die zij met de vereniging gemaakt hebben. In december 2015 loopt het huidige sponsorcontract met hoofdsponsor Excellence Group af. De sponsorcommissie is daarom op zoek naar een nieuwe hoofdsponsor. - De Student Union is de koepelorganisatie voor de belangen van alle studentenverenigingen in Enschede. Messed Up kan hier subsidies aanvragen voor toernooien of andere evenementen. - De gemeente Hengelo en gemeente Enschede zijn afnemers (geweest) van clinics. Hier wordt Messed Up voor betaald. - De NeFUB zorgt ervoor dat er een competitie is en maakt floorball in Nederland mogelijk. Functional linkages: - Functional input: o Bestuursleden o Commissieleden - Functional output: o Studenten Universiteit Twente o Studenten Saxion o Promovendi o Werknemers van de Universiteit Twente Normative linkages: - Overheid - Universiteit Twente - NeFUB - Student Union Diffused linkages: - Overige floorball-verenigingen in Nederland 7
245
-
D.B.V. de Stretchers Buitenlandse floorball-verenigingen UT-nieuws Blue Falcons Delft Kick-In commissie
3.3. SWOT 3.3.1. Sterktes
250
1. Iedereen kent elkaar waardoor nieuwe leden snel opgenomen worden in de vereniging; 2. Financieel stabiel; 3. Enige aanbieder van floorball in de buurt van Enschede. 3.3.2. Zwaktes
255
260
1. Veel reistijd bij wedstrijden; 2. Kleine naamsbekendheid door grote hoeveelheid sportverenigingen; 3. Snel wisselend bestuur.
3.3.3. Kansen
1. Betere overdracht tussen besturen; 2. Betere promotie. 3.3.4. Bedreigingen
265
1. Twents Onderwijs Model; 2. Onzekerheid gevolgen afschaffing studiebeurs; 3. Weinig vrouwen.
4. Beleid 270
275
280
Doordat de leden van Messed Up elkaar allemaal kennen, zullen nieuwe leden snel opgenomen worden binnen de vereniging. Dit heeft ook als bijkomend voordeel dat nieuwe leden lang lid blijven en ook actief worden. Er dient gezorgd te worden voor een open laagdrempelige vereniging. Activiteiten moeten voor iedereen open zijn net als het spelen van competitie. Het laagste team accepteert alle leden, uitzonderingen daar gelaten, en er dient een goede doorstroom mogelijk te zijn naar hogere teams waarbij gezorgd wordt voor een goede verdeling van het aantal mensen. Door de verschillende inkomsten, heeft Messed Up op dit moment een stabiele financiële situatie. Deze situatie is goed om de continuïteit van de vereniging te kunnen waarborgen. Van deze inkomsten zijn een aantal erg stabiel zoals de sponsoring de Universiteit Twente, de bardagen en de contributie van de leden. Een minder zekere bron van inkomsten voor de 8
285
290
295
300
305
komende vijf jaar is echter de sponsoring van derden. Het is noodzakelijk om het niveau van deze sponsoring goed in de gaten te houden. Het streven is om het aandeel inkomsten van sponsors rond een minimum van 15% van de begroting te houden. Omdat er in de buurt van Enschede geen andere floorball aanbieders zijn, zullen alle geïnteresseerden bij Messed Up terecht komen. Hierdoor speel je al snel op een van de hoogste niveaus wat een leuke ervaring is. Dit is ook een goed punt voor Messed Up om zichzelf te profileren. De reistijd die hier uit volgt is ook meteen een zwakte. Wanneer leden competitie willen spelen, houdt dit in dat ze al snel een hele dag kwijt zijn wanneer ze een wedstrijd moeten spelen. De reistijd is over het algemeen langer dan de wedstrijd zelf. Hierdoor is er een grotere stap om competitie te gaan spelen. Het is dan ook zeer wenselijk om een aantal wedstrijddagen in Enschede te houden. Een andere zwakte is de naamsbekendheid van Messed Up. Doordat de vereniging relatief klein is, kennen veel studenten ons niet. Het aantrekken van nieuwe leden wordt hierdoor, en door de relatief onbekende sport, daardoor een stuk lastiger gemaakt. Een belangrijk moment in het verkrijgen van zowel naamsbekendheid als nieuwe leden is de Kick-In. Dit is dan ook verreweg het belangrijkste promotiemoment van het jaar en dient, zeker met de zomervakantie als grote onderbreking in het ritme, veel aandacht te krijgen. Als laatste zwakte is er het bestuur dat jaarlijks wisselt. Wanneer een bestuur nieuw is, moet er veel ontdekt worden. Na een half jaar heb je eindelijk alles door en ben je alweer aan het zoeken naar opvolging. Om ervoor te zorgen dat de opstarttijd van een nieuw bestuur zo klein mogelijk is, dient het kandidaat-bestuur eerder betrokken te worden bij het bestuursproces waarbij er meer wordt gedaan dan enkel mee vergaderen. Daarnaast is het belangrijk om een goed archief bij te houden. Een goede manier om dit voor elkaar te krijgen is door een gedeelde map bij te houden gedurende het jaar in bijvoorbeeld dropbox of Google drive. Deze map kan aan het einde van het jaar, na filtering, volledig worden geupload op WESP.
310
315
320
Het kandidaatsbestuur krijgt van het huidige bestuur een draaiboek aangeleverd met daarin de taken per bestuurstaak uitgesplitst. Daarnaast is er als toekomstig penningmeester of secretaris vaak nog wat extra uitleg over de systemen die gebruikt worden. Door deze manier van overdragen, heeft een nieuw bestuur vaak nog veel vragen. Er is een zekere mate van kennis vereist voor ten minste de volgende systemen: WESP, het financieel systeem, DMS en het ledenbestand. Het is aan te raden om het kandidaat bestuur te betrekken bij het voorbereiden van de wissel-ALV. Hierdoor heeft de kandidaat penningmeester al een incasso en een begroting op orde maken achter de rug. Iets dergelijks geld ook voor de andere systemen. Een andere kans is te vinden bij de promotie. Momenteel wordt er op de Kick-In gepromoot en daarnaast worden er af en toe posters opgehangen voor het vriendentoernooi en de open 9
325
330
335
340
345
350
355
training. Door van te voren een plan te maken waarin staat hoe je de promotie van een evenement wilt aanpakken kan dit veel beter worden opgepakt. Daarnaast heb je een jaar later al een plan liggen wat alleen bijgeschaafd hoeft te worden aan de hand van de evaluatie. Op deze manier hopen we meer en effectiever te promoten voor Messed Up. Het doel hiervan is om meer leden aan te trekken. Een derde kans is het krijgen van meer wedstrijddagen in Enschede waardoor de gemiddelde reistijd afneemt. Hierdoor is het voor mensen een minder grote stap om competitie te gaan doen. Ook maakt het het verenigingsgevoel beter doordat je makkelijk naar elkaars wedstrijden kan kijken. Naast kansen zijn er ook bedreigingen voor Messed Up. Het Twents Onderwijs Model bevalt veel studenten niet zo goed. Dit zou kunnen betekenen dat er minder studenten naar Enschede komen maar ook dat studenten minder tijd steken in commissies of bestuur. Indien dit het geval is, zal dit ook gevolgen hebben voor Messed Up omdat alles van de inzet van commissies, teams en het bestuur afhankelijk is. Een mogelijkheid kan zijn om meer leden te hebben die allemaal iets kleins doen, waardoor je minder afhankelijk bent van een klein aantal leden dat alles doet. Daarnaast is er onzekerheid over de gevolgen van de afschaffing van de studiebeurs. Of dit positief of negatief uit gaat vallen voor Messed Up is voorlopig nog afwachten. Wanneer het negatief uit dreigt te vallen, is het zaak om te kijken wat Messed Up kan doen om de gevolgen zo klein mogelijk te maken. Hierbij kan worden gedacht aan het verminderen van het aantal activiteiten of het uit handen nemen van bestuurstaken door gewone leden. De laatste bedreiging is de verhouding man/vrouw binnen de vereniging. Momenteel zijn er een stuk minder vrouwen dan mannen. Dit is vooral en probleem bij de teams. Bij grootveld kan geen volledig damesteam gevormd worden waardoor we samen spelen met verenigingen uit Delft en Breda. Niet samen trainen maar wel samen spelen is niet de ideale situatie. Ook bij kleinveld heeft het damesgehalte gevolgen. Doordat er een stuk minder dames dan heren zijn die willen spelen, kunnen we niet meer dan twee teams inschrijven. Hierdoor hebben de heren veel wissels waardoor ze minder kunnen spelen. Wanneer er wordt gekeken naar de promotie, zal er dus ook gekeken moeten worden naar hoe we meer vrouwen kunnen aanspreken als vereniging. Hierbij kan worden gedacht aan een specifieke promotie gericht op een van de vrouwrijke opleidingen aan de Universiteit Twente.
5. Literatuurlijst CBS. Prognose bevolking 2015-2060, 2014. Riel van, C.B.M., Identiteit en imago. Recente inzichten in corporate communication theorie & praktijk, Academix Service, 2003.
10
