LAMPIRAN I PEDOMAN WAWANCARA Penelitian ini memakai teknik wawancara dalam pengumplan data, dan dalam pelaksanaannya dilakukan wawancara yang mendalam agar mendapatkan data yang relevan dan akurat. Berikut adalah pedoman wawancara yang akan dilakukan dalam penelitian ini: 1. Mencakup tentang proses kearsipan. 2. Mencakup tentang penyebab kendala otomasi arsip yaitu: a. Mencakup tentang SDM bidang kearsipan. b. Mencakup aplikasi otomasi kearsipan. c. Mencakup tentang Infrastruktur penunjang otomasi arsip.
Unsur-unsur - Proses Kearsipan
Item Pertanyaan - Siklus Hidup
Pertanyaan 1. Bidang
apa
saja
di
dalam
perusahaan ini yang mengelola arsip? 2. Arsip
jenis
apa
saja
yang
diotomasikan di perusahaan ini? 3. Ada
berapa
arsip
yang
diotomasikan disini? 4. Bagaimanakah proses pengelolaan arsip masuk dan arsip keluar di PT. Pelindo I Medan? 5. Apakah ada standar operasional khusus untuk pengelolaan arsip di
Universitas Sumatera Utara
perusahaan ini? - Kendala Otomasi Kearsipan
- SDM
1. Apakah perusahaan ini memiliki kriteria
khusus
untuk
dapat
menjadi seorang arsiparis? 2. Apa latar belakang pendidikan seorang arsiparis di perusahaan ini? 3. Apakah seorang arsiparis disini memiliki
pemahaman
dalam
bidang TI? 4. Bagaimana kemampuan Bahasa Inggris arsiparis di perusahaan ini? 5. Apakah para arsiparis dibekali dengan berbagai pelatihan untuk mengelola data perusahaan? 6. Siapa saja yang boleh membuka arsip
perusahaan?
pegawai
biasa
Apakah
yang
bukan
arsiparis juga boleh? 7. Bagaimana mengelola Athenaeum
pihak arsip
arsiparis
menggunakan
Light
8.5
ini?
Bagaimana proses input maupun output datanya? 8. Apakah
arsiparis
memiliki
pengetahuan yang sangat baik
Universitas Sumatera Utara
dengan aplikasi Athenaeum Light 8.5? 9. Apakah sebelum menggunakan Athenaeum Light 8.5, seorang arsiparis
diberi
pembekalan
mengenai
penggunaan
aplikasi
tersebut? 10. Selama
penguunaan
aplikasi
Athenaeum Light 8.5, apakah arsiparis yang mengelolanya tetap orang yang sama atau adakah tugas arsiparis itu diberikan pada pihak
lain
seperti
pegawai
magang? - Aplikasi otomasi
1. Kenapa
memilih
Athenaeum
Light
aplikasi 8.5
sebagi
aplikasi otomasi arsip? 2. Apakah aplikasi Athenaeum Light 8.5 adalah aplikasi pertama kali yang digunakan untuk otomasi di perusahaan ini? 3. Apa saja fitur dari Athenaeum Light 8.5 yang sering digunakan disini? 4. Apa
penyebab
penggunaan
Athenaeum Light 8.5 dihentikan? 5. Setelah Athenaeum Light 8.5
Universitas Sumatera Utara
tidak digunakan lagi, bagaimana pengelolaan arsip di perusahaan ini? 6. Setelah
tidak
digunakannya
Athenaeum Light 8.5, apakah perusahaan
membuat
ketentuan
baru
suatu mengenai
spesifikasi aplikasi otomasi yang akan digunakan selanjutnya? - Infrastruktur
1. Perangkat
komputer
yang
penunjang
digunakan untuk mengelola arsip
aplikasi
apakah
kompetibel
dengan
Athenaeum Light 8.5? 2. Apakah
jaringan
komputer
maupun internet yang digunakan untuk otomasi sudah baik? 3. Bagaimana dengan keamanan data yang disimpan di dalam sistem yang terotomasi? 4. Bagaimana
dengan
kapasitas
memori dari perangkat komputer? Apakah memadai untuk aplikasi Athenaeum Light 8.5 dan proses otomasinya? 7. Apakah ada masa pemeliharaan atau service untuk aplikasi yang digunakan
agar
tetap
dapat
Universitas Sumatera Utara
berfungsi dengan baik selama ini? - Dana
1. Apakah ada alokasi dana khusus untuk
melakukan
pengurusan
arsip di perusahaan ini?
Universitas Sumatera Utara
LAMPIRAN II HASIL TRANSKRIP WAWANCARA
1. Hasil Transkrip Wawancara Informan I dan II Wawancara ini diambil pada tanggal 19 Juni 2014 Pada pukul 14.00 wib. Bertempat di PT PELINDO (Persero) I Medan . Berikut adalah hasil wawancara, penulis disimbolkan dengan P dan informan pertama disimbolkan dengan I1 sedangkan informan kedua disimbolkan dengan I2.
P : “Selamat pagi pak, Perkenalkan saya Gally Pak Rozi, Pak Dimas. saya mahasiswa usu yang kemaren datang kesini, Saya mau wawancara masalah otomasi arsip di PT. Pelindo I pak, I1 I2 : Iya dek, kita langsung saja ya. P : “ Baik Pak. Bidang apa saja di dalam perusahaan ini yang mengelola arsip pak?” I1 : “semua bidang, semua bidang mengelola arsip” P : “Yang diotomasikan?” I1 : “Yang diotomasikan adalah arsip yang bernomor dari perusahaan, semua surat keluar” P : “Kalau yang diotomasikan menggunakan athenaeum itu pak, berapa jumlah yang dimasukkan ke dalam athenaeum itu pak?” I1 : tujuh ribuan, selama satu tahun. Dia pertahun P : tujuh ribu satu tahun? Udah 2,5 tahun lah ya kan pak? I1 : iya, sekitar tujuh ribuan, dia pertahun, dia gak tentu, tergantuk produk arsipnya, gak tentu dia. Kemaren yang 2012 itu sekitar tujuh ribuan, tujuh ribu surat, itu yang surat keluar aja
Universitas Sumatera Utara
P : oo. Kalau surat yang masuknya gak diarsipkan ya pak? I1 : enggak, gak diarsipkan P : kalau proses pengelolaan arsip keluarnya itu bagaimana pak? Prosesnya, dari keluar kan, jadi kita mau otomasinya itu,kalau diotomasikan itu bagaimana pak prosesnya itu? Ada bagan prosesnya gak pak? I1 : ada, dari dia konsep, konsep dari misalnya itu kan kita dari lima direktorat, semua penomorannya itu kan dari sini, dari sinilah penomoran, setelah dinomori, haa itu contohnya itu semua dari bidang yang di keranjang itu, aa baru kami teken baru kami arsip digitalisasi, jadi dari lima direktorat itu trus bernomor, nomor kan centralnya disini, setelah bernomor baru kami digitalisasi P : itu standar operasional pengelolaannya ada gak pak? SOP nya gitu pak I1 : ada, dia di SK ada P : nantik boleh gally lihat pak? I1 : boleh, namanya ********** RAP sistem administrasi perkantoran P : kalo divisi arsipnya berapa orang yang mengelola arsip ini, yang diotomasi ini pak? I1 : arsip itu penanggung jawab divisi umum, yang bertanggung jawab itu divisi umum, bukan divisi ya, bagian umum. Dibawah direktorat personalia dan umum. Jadi bagian umum dibawah direktorat personalia dan umum P : jadi organisasi pengelolaannya ada gak pak? Mulai dari pembuatan sampai akhir I1 : ada ada, nantik saya kasih liat lah P : kalau tentang SDMnya pak, perusahaan ini memiliki kriteria khusus untuk menjadi seorang arsiparis gak pak? I1 : Itu gak ada, kriteria khusus gak ada, istilahnya memang yang latar belakangnya dari pendidikan arsiparis itu gak ada, jadi semua yaaa seperti kami sudah beberapa kali ganti seperti saya, sekarang saya sebagai penanggung jawabnya itu kan. Jadi gak ada kriteria untuk itu
Universitas Sumatera Utara
P : o iya pak, jadi latar belakangnya itu gak ada dimintak ya pak. Jadi itu, kalau otomasi itu kan berhubungan dengan Bahasa inggris, jadi menguasai gak pak karyawannya atau arsiparisnya I1 : enggaaak, cuman kan Bahasa-bahasa yang dari program itu ya taulaah kalau gak tau kan dibukak-bukak aja P : itu gunanya diotomasikan apa pak? I1 : pertama, itu untuk mencari atau temu baliknya gampang, haa temu baliknya supaya cepat P : itu dipinjamkan atau cemana pak? I1 : ada yang dipinjamkan, kalau yang asli kan tidak boleh dipinjamkan P : yang meminjam itu siapa aja yang boleh pak? I1 : yang meminjam ya yang memerlukan, hanya pegawai, tidak boleh pihak luar, kalau pihak luar harus ada surat dari atasan P : bisa gak pak bapak terangkan bagaimana proses input menggunakan athenaeum ini pak? Mengerti kan pak? I1 : ya mengertilah yang di programnya itu P : Bapak memiliki pengetahuan yang baik tentang atheneam ini pak? Atau bapak mengenal betul gak aplikasi ini pak? I
: sebenarnya gak mengerti, gak mengerti betul lah, cuman kalau untuk penggunaannya bisa. Penggunaan athenaeum itu sangat berguna bagi saya karena saya tidak menguasai, itu kan program dari apa kan dari usu jurusan ilmu perpustakaan. Kami bisa menggunakan. Tapi kalau paham sekali enggak.
P : jadi itu sebelum dimasukkan aplikasi itu disini, itu gak dikasih pembekalan dari apa, gak ada buku panduan athenaeum gitu pak, ada manualnya pak? I1 : ada, ada buku panduannya kemarin dari si tama P : kalau yang mengelola athenaeum ini orangnya sama aja atau gimana pak? Ada berganti-ganti atau gimana pak? Yang di athenaeum ini yang diotomasi ini?
Universitas Sumatera Utara
I1 : itu kami memberdayakan anak PKL yang jurusan komputerlah minimal. Kemaren ada juga pas yang magang dari usu itu kami pakek juga P : o ya pak, itu yag pegawai magang tadi itu anak mana pak? I1 : sama, adik kelasnya si tama, ade ilham namanya. P : jadi bapak ngawasnya sekali sekali aja gitu ya pak? I1 : ya kami ini kalau kira-kira ada kendala kami arahkan, Cuma itu program athenaeum itu kuang inii, kurang P : Ya pak. Kenapa bapak memilih aplikai athenaeum pak? I1 : karena sementara ini kami mesih belum mempunyai program sama sekali untuk penemuan arsip secara cepat dan menurut saya itu sementara yang paling Bagus, gitu. Karena kami kan belum digitalisasi, baru itu yang kami tau, yang pertama kali tau program P : kalau fitur-fitur di athenaeum itu yang sering digunakan apa aja pak? I1 : Dimas, apa-apa saja fitur itu yg sering digunakan di athenaeum light itu? I2 : ya itulah, yang “upload” gambar ini, upload filenya itu, ada beberapa yang gak digunakan juga ya pak, banyak menu yang gak digunakan, I1 : fitur yang digunakan cuman pencarian aja I2 : ya, yang digunakan itu pas nge-upload, pas masuk ke data base nya, pencarian, paling dua itu aja I1 : peminjaman gak ada I2 : yang lain-lain gak ada, karena yang dibutuhin untuk kearsipan P : jadi itu kalau ada yang mau minjam gimana prosesnya pak? I1 : kita print hardcopynya, kita pinjamkan. Kan kalau diprintkan bukan yang aslinya berarti kan.. itu pun yang sifatnya yang umum, yang biasa, kalo yang kira-kira rahasia gak bisa, harus ada surat dari atasan I1 : sangat terbantu dengan program athenaeum itu, cuman kan kita kalo bisa yang lebih bagus lagi. Kalo bisa program scan nya pun udah masuk sendiri.
Universitas Sumatera Utara
P : pakai barcode gitu ya pak I1 : aa macam gitu dia, itu kan dia udah tau dia nomornya sendiri serialnya apaa, kalau bisa kayak gitu ya kan. BIsa baca nomor Dim, bisa baca nomornya bla bla bla I2 : Barcode ituu P : iya, disitu gak ada barcode nya ya pak? Kalau di athenaeum ini pak I1 : ada nama barcodenya tapi barcodenya itu bukan barcode ini, suruh buat sendiri barcode berapa git, ha kami gak sampek kesitu yang digunakan gak sampek kesitu. Cuman pencarian kembali, initinya cuman itu aja. Peminjaman pun gak ada kami pergunakan, karena peminjaman itu kan harus disebutkan nomor identitasnya nomor apanya gitu kan P : rata-rata dalam sehari itu, digitalisasi itu, memasukkan datatanya itu, berapa banyaknya pak? I1 : ratusan, seratus lebih lah P : satu file itu berapa kapasitasnya pak? Satu lembar yang discan itu kapasitas memory nya I2 : itu tergantung ini, tergantung DPI nya, daftar isinya P : oo kita yang nentuin gitu, jadi disini detailnya berapa? I2 : disini standarnya 300, 200 tapi biasa standartnya P : kalau 3oo berapa mega? Bisa jadi ak bang kalau itu over capacity dia gitu, aplikasinya, kan udah banyak yang dimasukin kedalam I2 : over gitu? Ini kan kalau ini hardisknya tergantung hardisk. P : bukan ke aplikasi itu? Soalnya kan aplikasinya portable gitu I2 : enggak, ini enggak portable, ini kan scan. Kalau yang athenaeum itu dia nyimpannya di hardisk, dia filenya itu kan satu folder tuh, kemudian dia ada folder lagi, namanya data SK pak, nah folder itulah yang menyimpan arsip itu I1 : jadi yang di athenaeum itu apanya?
Universitas Sumatera Utara
I2 : jadi yang di athenaeum itu manggil dia, untuk manggil data yang di folder itu pak P : pak dimas udah lama disini? I2 : baru setahun lah, I1 : dia lebih memahami kan, karena kita bagi tugas, kalo saya kan cuman menggunakan kan I2 : athenaeum itu bisa dijadiin web dek? P : gak Pak. Penyebab itu dihentikan kenapa pak? I2 : kemarin pernah error, yang 2013 pak, penyebabya apa pak? Aku gak ngerti I1 : ya errornya gak tau, tiba-tiba pas mau dimasukkan data lagi dibuka bisa, cuman mau dimasukkan data lagi dia reset lagi. I2 : iya, leg dia, hang P : lamban? Gak jalan gitu pak ya? I2 : tapi dia memproses gitu, kayak kita mendetect hardisk, dia membaca databasenya lagi, disusunnya lagii I1 : dan itu berulang kali, dia tiap mau dientry data lagi, dia gitu lagii I2 : jadi setelah itu pakek yg excel aja lagi yang hyperlink itu jadinya I1 : nantik kita liat yg itu, yang rusak ituu P : setelah gak digunakannya ini, perusahaan ada gak berfikir mau mencari aplikasi baru atau memperbaiki gitu pak? I1 : selalu, selalu berfikir untuk keinginan untk yang terbaik, kalo bisa yang sudah berbasis web gitu, ada, keinginan itu pasti. Kalau ada yang terbagus, mana mungkin kita yang terjelek P : menurut bapak apa aja kendala athenaeum light ini pak? I1 : kendalanya itu banyak ya dim ya?
Universitas Sumatera Utara
I2 : Iya banyak, kendalanya itu yang pertama, dia gak web base, jadi hanya terproses didini aja, jadi ketika kita dimana gitu kita gak bisa proses, kedua yang error itu tadilah, kita gak tahu penyebab error trus nyembuhinnya kita gak tau P : gunanya web base apa pak? I2 : jadi kita bisa bukak dimana aja, kita mau online kan I1 : tapi harus pakek password lah. Ada id nya, jadi kita bisa bukak dimana aja P : perangkat penunjang aplikasi ini, misalnya CPU nya, itu memadai pak? I2 : o itu bisaa, mau kekmana pun bisaa P : sesuai gak dengan permintaan aheneaum ini gitu? I2 : o udah pasti bisa lah, athenaeum kan portable kan? Kalau menurut aku sih yang begitu apa, sedangkan spesifikasinya udah lumayan lah P : disini, jaringan internetnya lancar pak? I2 : internet yaa agak ini sih, agak lola I1 : internet yaa lancer dikit laah, cuman bisaaa I2 : belanja online pun bisa, udah mantap laah hahaha P : hahaha, aaa jadi mas pemeliharaan aplikasi ini bang, ada gak masa pemeliharaan seperti service, apa gimana atau diupdate gitu I2 : itu dia gak ada, dari aplikasi ini dari pertama dikasih sampe sekarang itu ya gak ada update, gak ada cara bake up macam yan kejadian gitu kalau back up gak ada, kan kalau gitu kita istilahnya kehilangan kan, kita jadi ulang lagi. Ha back up gitu gak ada, kita back upnya ya copy paste, di cop,trus dipindahin kemana gitu, jadi klau satu rusak, satu ada ya pak yaa P : sampai sekarang gak bisa juga dibuka ya pak? I2 : lama ya pak ya I1 : ya pokoknya dari yang 2013 itu udah ini, kami cuman 2010, 2011, 2013.
Universitas Sumatera Utara
P : kalau alokasi dana untuk otomasi arsip ini ada pak? I1 : itu isa diaktifkan, bisa diaktifkan tergantung nantik, jadi mungkin yang disampaikan dululah programnya seperti apa yakan, itu barulah nantik P : yaa, ararti ini athenaeum ini gak sesuai lah dengan kebutuhan perusahaan I1 : kurang sesuai lah, tapi sebenarnya kalo gak ngehang gitu dia agak lumayan bagus. Penyebab nge hang nya itu apa gitu kan P : kan gini bang, banyak aplikasi yang lebih bagus dari ANRI pun kana ada, SIKD itu I2 : oo, itu berbasis web ya? P : iya I2 : oo berarti dia open sourece ya? P : udah, itu kan dari ANRI langsung, I2 : apa namanya? P : SIKD bang, Sistem Informasi Kearsipan Dinamis, dari ANRI I2 : gak bisa didownload? P : itu, yang say abaca panduannya, kalau mau install, hubungi pihak ANRI I2 : kalau kita udah bisa download gitu? P : kayaknya gak ada download-annya, jadi langsung hubungi I1 : Ya kalau bagus, ya bagus juga, kalau kammu bisa ini P : banyak juga, indofile, cobaklah dicari, nantik hasil apa saya ini ada sarannya gitu pak, skripsi saya ini ada kesimpulan dan saran apa perangkat terbaik gitu lah pak I1 : yaa kesimpulannya ya itu tadi, kalo bisa yang sudah baguslah, tetapi kalau ada penawaran yang lebih bagus lagi bisa dibicarakan, gitu P : jadi bapak juga pengelola arsipnya gitu?
Universitas Sumatera Utara
I1 : iya P : jadi berapa orang pak? I1 : saya disini , ya saya sama dimas P : sama ibu yang tadi ibuk apa pak? I1 : satu lagi ibuk Mulyawaty, SE, MM. temui lah nantik, dia atasan saya. Apalagi kira-kira? Kalau tekniknya Tanya dimas, saya Cuma sudah ngeliat programna baru tau ini pencarian gitu, kalau tekniknya itu P : itu yang ada di athenaeum itu pak, yang dari file dari tahun berapa I1 : 2010, 2011, 2012. P : yang sebelumnya gak dimasukkan pak I1 : belum sebenarnya kami kan kemarin kan dari 2011, kan dapa programnya itu kan 2011, kami mau berjalan mundur, 2010 , sambil menjalankan 2012 2013, tapi sampai di 2013 itulah ada kendala itu kemarin. Kalau ngehangnya nantik kita liat P : ya pak I1 : kira-kira apalai yang mau dipertnyakan? Nantik wawancara lagi sama atasan saya P : kalau gally ada perlu lagi, boleh gally Tanya lewas sms bapak ya pak? I1 : boleeh, kenapa gak boleh? Kan intinya untuk perbaikan. Ada program baru yang mau ditawarkan kira-kira? P : haa nantik ya pak I1 : kalau ada program baru yang mau ditawarkan nantik ngomong sekalian sama buk waty P : Baik Pak, terimakasih atas waktunya ya pak.
2. Hasil Transkrip Wawancara Informan III
Universitas Sumatera Utara
Wawancara ini diambil pada tanggal 19 Juni 2014 Pada pukul 14.00 wib. Bertempat di PT PELINDO (Persero) I Medan . Berikut adalah hasil wawancara, penulis disimbolkan dengan P dan informan pertama disimbolkan dengan I1
P
: Permisi buk
I3
: ya silahkan, maaf menunggu lama, tadi ibuk ada rapat. Apa yang bisa ibuk bantu?
P
: ini buk perkenalkan nama saya gally buk, gally lagi nyusun skripsi dari mahasiswa jrusan ilmu perpustaaan dan informsai USU, mau meneliti tentang otomasi arsip disini, jadi sebelunya gally mau nanya, bidang aoa saja di perusahaan ini yang mengelola arsip buk?
I3
: kalau arsip kita terpusat, jadi central life, dan itu namanya Tata Usaha Perkantoran, itulah bidang yang mengelola seluruh arsip di kantor kita, begitu.
P
: organisasi arsipnya ada disini buk? Staf khusus gitu
I3
: oo kalau khusus gak ada, dia punya bidang tugas yang lain salah satu tuganya itu adala pengelolaan arsip, penataan arsip, tapi disamping penataan arsip dia punya tugas yang lain lagi, tapi petugasnya pak rozi kebetulan.
P
: yang diotomasikan itu jenis arsip apa
I3
: kalau sekarang kita itu sudah pakek aplikasi, namanya e office, jadi kalau surat masuk surat keluar itu, kalau surat masuk scan kemudian di send by sistem kalok surat keluar itu berakhirnya, misalnya ibuk konseptor nih, mau ditandatangani oleh dirut, ibuk konsep di dalam aplikasi itu kemudian ibuk send jadi semua nanti ditandatangani, tapi kalok yang di athenaeum itu untuk surat keluar saja
P
: o ya buk, kalao yang MSI itu sudah lama dipakai buk?
I3
: kita mulai bangun itu Juni 2013, 6 bulan kita bangun sistem kemudian mulai 1 Januari 2014 kita berlakukan itu
Universitas Sumatera Utara
P
: melalui email aja gitu ke
I3
: bukan email, memang aplikasi, jadi ini dibangun oleh Telkom, semua, kalau ibuk mau buat surat masuk, ini nantik masuknya di sini, cuman dia lagi gak punya surat ni, semua udah ibuk disposisi, jadi kalau kita liat contohnya ini surat masuk untuk disposisi. Jadi kalau ada surat dari eksternal, misalnya dari USU, masuk ke kami, itu di scan oleh Bnag Dimas, di send ke ibuk, dia akan masuk kesini ini dia ibuk bukak, dia 15 menit sekali harus masukkan username, nah ini beda sama athenaeum, kalau ini dia tracking langsung disini, ibuk gak perlu lagi, mulai Januari 2014 ibuk gak perlu athenaeum lagi sebenarnya, gituu karena surat otomatis sudah bisa di track disini cuman kita surat keluarnya itu masih yang tempat lain kan belum digital, jadi tetap harus hardcopy langsung ditandatangan lagi setelah ditandatangani distempel dinomer baru itu digitalisasi lagi gitu, karena belum terhubung semua, kecuali memang semua instansi sudah bisa menerima ini
P
: o yaa, ini udah berbasis web buk?
I3
: udah
P
: di cabang sudah bisa di akses?
I3
: jadi kalau pak dirut lagi ke kebetulan ini lagi ke belanda, kita telpon, pak ada surat nih kita kirim mohon approve ya pak, nah dia akan approve dari sana kembali ke ibuk sudah approval, o ini ada nih, ada surat masuk ini kali ya? Ini halaman depannya, emudian kalau ibuk liat ada notifikasi seperti ini maka ibuk berate punya pr nih, ada 3 disposisi msk berarti ibuk tindak lanjutin, nah ini harus ibuk proses kalau enggak gak bisa turun ke bawah, begitu juga sebaliknya dari bawah ke atas pun kalau ibuk gak approve dia gak bisa naik. Kelemahan athenaeum kemudian adalah dia belum berbasis web
P
: ha iya, berarti itu tidak sesuai dengan kebutuhan
I3
: ya, kadang pas kita rapat di Jakarta kita butuh arsip kita misalnya coba cari surat keputusan direksi tentang ini, kita sdah scan itu tapi ibuk harus tetap telpon pak rozi, pak rozi tolong dong cariin, kemudian dia buka di athenaeum, kemudian dia akan email ke ibuk, baru ibuk buka email disana
Universitas Sumatera Utara
P
: karena pak rozi kan eh itu kan gak khusus arsip ya kan buk tugas pokoknya berarti itu aka da ya buk?
I3
: tugas pokok pak rozi?
P
: cuman mengelola itu saja?
I3
: sebenarnya dia dual tugas, jadi dia yang oertama itu penataan arsip, yang kedua dia apa yaa, jadi misalnya ada bidang yang mau bikin surat dia kerjasama sama JNE, TIKI untuk pengiriman surat-surat. Tapi kalau yang ada email nya sih biasanya di send by email, cuman kan gak semua instansi juga terima softcopy
P
: jadi kalau latar belakang arsiparisnya gak perlu dari
I3
: arsiparis kita gak punya
P
: o ya ya, jadi gak ada arsiparisnya gitu lah ya buk
I3
: yang punya certificate arsiparis kita gak punya, tapi ibuk dan pak rozi pernah beberapa kali diklat yang terkait arsip, tapi bukan sebagai arsiparis , tetapi sebagai unit pengelola arsip. Kalau afiliasinya kan ANRI ya, nah kita punya hubungan yang sangat baik dengan ANRI kemudian kalau di daerah kan juga ada unit pengelola arsip daerah sebagai jembatan ke ANRI gitu.
P
: kalau ANRI kan punya SIKD, itu gak dioperasikan disini buk?
I3
: pernah ditawarkan, jadi ANRI beberapa kali datang, kita wajtu itu sudah presentasi, udah sampai akhir lah, cuman kami pakai yg Telkom ini, sebenarnya masing-masing pnuya kelebihannya masing-masing kalau ANRI dia free of charge, Cuman kekhawatiran manajemen waktu itu servernya ada di ANRI, kalau Telkom dia kan servernya ada disini, kekhawatirannya adalah, dokumen yang kita anggap rahasia bisa diakses oleh pihak luar, itu aja. Kita sudah ditawarin sih produk-produknya ANRI
P
: jadi athenaeum ini boleh dikatakan tidak diperlukan lagi ya buk
I3
: untuk 2014, karena kita pakek MSE, tracking surat sudah lewat MSE, tapi memang kita masih butuhkan karena kan ini jalan ke belakang. direksi mintak, untuk digitalisasi dokumen sepuluh tahun ke belakang karena penyimpanan hard copy itu butuh ruang yang luas, sehingga dirubah dengan
Universitas Sumatera Utara
dgitalisasi aslinya nantik bisa musnah, yang permanen adalah digital dokumen, ini kita sedang proses scan, kalau nantik pak rozi liatkan, itu kita ada ruang arsip di bawah disitu ada anak-anak magang yang kita jadi untuk menyelesaikan program itu P
: oo satu lagi buk kan kata pak rozi lagi bermasalah atheneaumnya, makanya gally meneliti kenapa bermasalah itu
I3
: oo, kemaren gini, ibuk sempat hire anak magang kan pak rozi welcome ni, pak ini udah di scan belum kita udah kasih tau, jadi ini di scan 3000 gitu, waktu input jadi dia hrus, secara teknik mungkin pak rozi yang bisa jelasin ya, tapi tiba-tiba pak rozi lapor, buk athenaeum bermasalah, waduh! Jadi gimana? Kita perlu ini buk, kita pakek hyperlink aja
P
: excel ya buk
I3
: iya, excel hyperlink, ternyata lebih simple akhirnya kita pekek hyperlink. Nah tapi memang untuk cabang-cabang kita udah sosialosasi athenaeum, jadi beberapa cabang pakai athenaeum. Hyperlink kita pekek terkadang menjadi back up nya athenaeum sebenarnya, nah yang dibawah ibuk belum putuskan memang athenaeum atau hyperlink, kemaren kalau ibuk bilang pak rozi kalau athenaeum bermasalah bapak bisa pakai hyperlink, tapi kalau athenaeum bisa, mungkin kita coba athenaeum jadi adek-adek ini masih scan aja dulu, scan terus nantik temen-temen IT kami kan gak bisa berdiri sendiri nih, iya tim TU itu gak berdiri sendiri kami butuh koordinasi dengan tim IT kan di kantor ini untuk IT ada bidangnya sndiri
P
: itu kan arsip disini kan banyak ya buk kan sangat sibuk sekali, kenapa gak dbikin organisasi arsip gitu buk?
I3
: sebenarnya kalau ANRI menyarankannya begitu, harus ada unit yang mengelola arsipnya gitu kan tapi belum disetujui, kita idak usulkan, yang namanya perubahan organiasi pasti harus bikin, ya gitu sih. Kalau pak rozi udah pengen banget karena yang kita alami kemaren-kemaren kebocoran dokumen, trus kehilangan dokumen itu karena tidak ada penangung jawabnya, gapapa nantik ternyata setelah dianalisis rekomendasinya itu saran, kan biasanya bab akhir itu saran dan kesimpulan ya setelah pembahasan analisa segala macam mungkin nantik kalau perlu struktur organisasi segala macam boleh. Di perpustakaan, gally turun satu lantai
Universitas Sumatera Utara
disitu banyak, nantik bisa jadi rekomendasi kalau ada yang belum dapat datanya boleh minta pak rozi. P
: kalau SOP nya ada buk?
I3
: ada, jadi kita punya Softcopynya kalau perlu pak rozi ada, hardcopy nya juga.
P
: ada kan buk pokoknya
I3
: ada ada
P
: ya nantik gally mintak ke pak rozi aja
I3
: ya ada, jadi semua dokumen itu ada tittlenya, surat masuk, surat keluar, nota dinas, semua ada dan itu ditetapkan dalam sebuah surat keputusan direksi. Evakuasi kita lakukan ketika mereka tittle itu sudah berubah dan evaluasi terakhir, penetapannya itu 2013
P
: kalau pemangkasan arsip ada buk?
I3
: retensi?
P
: iya
I3
: kita punya yang namanya jadwal retensi arsip, itu juga ada di dalam sebuah ketetapan direksi hmm retensi terekhir ibuk lakukan tahun 2012 apa 2013 git, nah setiap 6 bulan sekali ada tim pemusnahan, jadi masing-masing bidang ada berita acaranya, ada contohnya ini. Kita baru melakukan itu
P
: satu lagi buk, mengenai athenaeum, mengapa memilih athenaeum awalnya buk?
I3
: waktu itu ada mahasiswa USU juga, jadi kita bermasalah dengan arsip waku itu ibuk belum menjabat di pelindo nah kemudian kita diskusikan bagaimana jalan keluarnya trus ada anak magang yang dari usu dimintalah untuk membantu, kemudian disiapin satu ruangan khusus, dibuatin alatnya, komputer, scanner, semua mereka bantu untuk mengimplementai athenaeum itu di awal baru kita Pak rozi.
P
: berarti proses otomasinya ini pertamakali lah ya buk? Memakai athenaeum di Pelindo ini?
Universitas Sumatera Utara
I3
: ya, itu 2011,
P
: kayaknya itu aja dulu ya buk
I3
: ya, nantik untu pendukung-pendukungnya gally bsa hubungi pak rozi, kalau hardcopy ada di pustaka lantai 3 untuk struktur itu standar, mana tau yang gini-gini kan yang diperhatiin yang variable ya nantik berorientasi ke SOP itu lansung dapat SK nya aja, kalau ada aturannya lah gitu
Universitas Sumatera Utara