Korespondensi Bisnis

12/01/2013

Korespondensi Bisnis Komunikasi Bisnis #4 Desi Harsanti Pinuji

Pengantar • Korespondensi bisnis : Berbagai macam aktivitas pertukaran informasi dan data melalui media surat menyurat dalam menunjang aktivitas bisnis antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya

• Media tertulis lebih banyak digunakan terutama bila : – Tidak diperlukan umpan balik langsung – Pesan terinci, kompleks dan memerlukan perencanaan seksama – Pesan ditujukan kepada penerima dalam jumlah banyak dan tersebar secara geografis – Menghindari distorsi

1/12/2013

copyright www.brainybetty.com 2006 All Rights Reserved

2

1

12/01/2013

Prinsip-prinsip Penulisan Pesan Bisnis

Empati

1/12/2013

Komposisi Pesan

Organisasi Pesan

Daya Tarik Pesan

Gaya Pesan


3

Empati Kemampuan untuk mengenali kerangka referensi (pengetahuan, perasaan dan emosi) orang lain untuk memproyeksikan dan mengkomunikasikan pemahaman terhadap orang lain

1/12/2013


4

2

12/01/2013

Faktor-faktor yang Harus Diperhatikan Usia Taraf ekonomi Latar belakang pendidikan atau pekerjaan Budaya Kedekatan Harapan-harapan 1/12/2013


5

Komposisi Pesan • Komposisi berhubungan dengan penempatan gagasan-gagasan dalam sebuah pesan bisnis. • Beberapa hal yang harus ada : • • • • • 1/12/2013

Kesatuan Pertautan Titik berat Komprehensif Relevansi copyright www.brainybetty.com 2006 All Rights Reserved

6

3

12/01/2013

Pengorganisasian Pesan • Menyangkut pembagian pesan yang disusun secara anatomis, yaitu pengantar, pernyataan, argumen dan kesimpulan. • Penting agar paragraf-paragraf dalam surat sesuai dengan fungsinya masing-masing. Keuntungannya adalah : • Pesan menjadi padat dan akurat • Hubungan antar gagasan lebih mudah dibedakan dan diingat • Reaksi terhadap penulisnya positif

1/12/2013


7

Pengorganisasian Pesan

Topikal

pendekatan langsung (deduktif)

Pendekatan tidak langsung (induktif)

Logis

Kronologis,

1/12/2013


8

4

12/01/2013

Daya Tarik Pesan Emosional

Rasional

Ganjaran

Motivasional

1/12/2013


9

Gaya Pesan • Berkaitan dengan kemampuan menyampaikan pesan dan memegang peran sangat penting untuk pembentukan citra produk. • Beberapa faktor yang dapat dijadikan perhatian adalah : • • • • • 1/12/2013

Bahasa Kaya perbendaharaan kata Mampu mengungkapkan hal-hal secara konkret Bisa diuji secara empiris Memiliki minat insani (human interest) copyright www.brainybetty.com 2006 All Rights Reserved

10

5

12/01/2013

Beberapa Jenis Pesan Pesan Positif Pesan Negatif Pesan Persuasif 1/12/2013


11

Pesan Positif • Pesan positif adalah pesan yang membawa kegembiraan bagi penerimanya • pengorganisasian pesan lebih bebas untuk dipilih. Namun biasanya memakai pendekatan deduktif, yaitu dimulai dengan ide pokok, penjelasan dan perincian. Bagian akhir berupa penutup yang santun berisi harapan tindakan yang dilakuan oleh penerima berita tersebut.

1/12/2013


12

6

12/01/2013

Pesan Negatif • Pesan negative adalah pesan yang tidak menyenangkan penerimanya, biasanya berupa surat penolakan. • Penyusunan pesan negatif harus hati-hati dan terkesan mementingkan penerima pesan. • Biasanya menggunakan pendekatan induktif yang memulai dengan penjelasan tertentu sebelum akhirnya menyampaikan gagasan utama.

1/12/2013


13

Pesan Persuasi • Ditujukan untuk membujuk audiens agar mengubah cara berpikirnya dan melakukan sesuatu yang diinginkan komunikator. • Harus direncanakan dengan baik salah satunya dengan memilih kalimat yang membuat audiens merasa tersanjung.

1/12/2013


14

7

12/01/2013

Surat Lamaran Kerja • Berfungsi untuk menyampaikan informasi yang berupa permohonan pekerjaan, menawarkan kemampuan diri dan menjadi wakil pelamar untuk berhadapan dengan pihak yang membutuhkan tenaga kerja. Biasanya menjadi cover letter dari resume.

1/12/2013


15

Resume • Merupakan presentasi penjualan formal pelamar yang disusun dalam suatu format yang teratur, mudah dipahami dan menarik perhaitan pembacanya. • Berdasarkan cara pengorganisasiannya, resume dibagi menjadi 3 macam : – Resume kronologis (chronological resume). – Resume fungsional (functional resume). – Resume kombinasi (combination resume).

1/12/2013


16

8

12/01/2013

Surat Klaim Rutin • Merupakan surat yang meminta penyesuaian, ketika penulis surat meminta untuk sesuatu kepada seseorang yang dapat memenuhinya • Beberapa saran penulisan : 1. 2. 3.

1/12/2013

Permintaan ditempatkan pada kalimat pertama Jelaskan dengan terperinci hal yang mendukung permintaan tersebut Surat ditutup dengan pernyataan yang menunjukkan penghargaan


17

Surat Order Hal-hal yang harus diperhatikan: – Kalimat yang menunjukkan order atau minat untuk membeli pada bagian awal surat – Nyatakan secara terperinci dan cermat butir-butir pesanan – Cantumkan rencana pembayaran dan tata cara pengiriman – Surat ditutup dengan kalimat yang menunjukkan kepercayaan pengirim surat

1/12/2013


18

9

12/01/2013

Surat Khusus • Merupakan surat yang tidak berhubungan secara langsung dengan bisnis. Contoh : kartu lebaran, natal, ucapan selamat hari jadi, belasungkawa dan ucapan terima kasih • Dibuat untuk menunjukkan empati dan membina hubungan baik dengan organisasi atau lembaga lain.

1/12/2013


19

Siaran Press (Press Release) • Dibuat untuk menyampaikan pesan pada masyarakat luas dengan bantuan media massa • Beberapa hal penting : 1. Gunakan kop surat perusahaan 2. Nyatakan tanggal pemuatan berita yang diinginkan 3. Cantumkan nama contact person 4. Berikan informasi yang lengkap dengan memperhatikan kepadatan dan kejelasan informasi

1/12/2013


20

10

12/01/2013

Referensi Budhiman, C.H., dkk. 2009. Komunikasi Bisnis Efektif. PT Pustaka Mandiri. Jakarta. Kusumastuti, Y.I. 2009. Komunikasi Bisnis. IPB Press. Bogor Tim Redaksi Cosmopolitan Indonesia. 2001. Career Handbook. PT Higina Alhadin. Jakarta 1/12/2013


21

11

Korespondensi Bisnis

Recommend Documents