Konsolidovaný statut útvaru interního auditu a nesrovnalostí
Verze 2.0 Revize č. 1 platná od 1. 10. 2011
Platná od
Rev. č.
1. 10. 2011
1
Předmět revize
Zpracoval
Zrevidoval
Komplexní aktualizace
Ing. D. Novák
Ing. K. Böhmová
Schválil
I. Grüner
KONSOLIDOVANÝ STATUT ÚTVARU INTERNÍHO AUDITU A NESROVNALOSTÍ
Regionální rada regionu soudržnosti Jihozápad, s ohledem na nařízení Rady (ES) č. 1083/2006 ze dne 11. července 2006 o obecných ustanoveních o Evropském fondu pro regionální rozvoj, Evropském sociálním fondu a Fondu soudržnosti a o zrušení nařízení (ES) č. 1260/1999, s ohledem na nařízení Komise (ES) č. 1828/2006 ze dne 8. prosince 2006, kterým se stanoví prováděcí pravidla k nařízení Rady (ES) č. 1083/2006 o obecných ustanoveních týkajících Evropského fondu pro regionální rozvoj, Evropského sociálního fondu a Fondu soudržnosti a k nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1080/2006 o Evropském fondu pro regionální rozvoj, s ohledem na zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o finanční kontrole“) a vyhlášku č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon o finanční kontrole, ve znění pozdějších předpisů, s ohledem na mezinárodně uznávané standardy, zejména Rámec profesionální praxe interního auditu a Standardy mezinárodní organizace nejvyšších kontrolních institucí INTOSAI (dále jen „Standardy“), s ohledem na usnesení vlády ČR ze dne 11. července 2007 č. 760 a smlouvu o výkonu auditu uzavřenou dne 21. 9. 2007 mezi Ministerstvem financí a Regionální radou regionu soudržnosti Jihozápad (dále jen „smlouva o výkonu auditu“), vydává tento statut:
2
Část I. Článek 1 Úvodní ustanovení 1. Účelem statutu je stanovit poslání, organizační začlenění, odpovědnosti a pravomoci útvaru interního auditu a nesrovnalostí (dále jen „ÚIA“) v rámci Regionální rady regionu soudržnosti Jihozápad (dále jen „Regionální rada“). 2. Statut je závazný zejména pro zaměstnance ÚIA, dále pro ostatní zaměstnance Regionální rady a příslušné orgány Regionální rady v rozsahu přiměřeném k jejich pracovní náplni a specifikovaném níže.
Článek 2 Poslání ÚIA 1. Posláním ÚIA je poskytovat nezávislé a objektivní přezkoumávání a vyhodnocování operací a vnitřního kontrolního systému Regionální rady, včetně předkládání doporučení ke zdokonalování kvality vnitřního kontrolního systému, k předcházení nebo ke zmírnění rizik a k přijetí opatření k nápravě zjištěných nedostatků. ÚIA dále zajišťuje konzultační činnost. 2. ÚIA zároveň zajišťuje výkon auditu jako pověřený subjekt auditního orgánu (dále také „pověřený auditní subjekt“ nebo „PAS“) Regionálního operačního programu NUTS II Jihozápad (dále jen „ROP Jihozápad“) v rozsahu stanoveném ve smlouvě o výkonu auditu. 3. Auditní činnosti vyplývající z poslání ÚIA vymezeného v bodech 1. a 2. jsou si svou povahou a účelem blízké a vzájemně čerpají z výsledků svých činností. 4. Činnosti vyplývající z poslání ÚIA vymezeného v Článku 2 bod 1. se řídí Statutem interního auditu. 5. Činnosti vyplývající z Článku 2 bod 2. se řídí Statutem pověřeného subjektu auditního orgánu, který je přílohou č. 1 tohoto statutu.
Část II. Statut interního auditu
Článek 3 Předmět interního auditu
1. ÚIA v rámci nezávislého a objektivního přezkoumávání a vyhodnocování operací a vnitřního kontrolního systému zjišťuje, zda a) jsou dodržovány zákony, jiné obecně závazné právní předpisy, interní předpisy Regionální rady a zda jsou plněna přijatá opatření, b) rizika vztahující se k činnosti Regionální rady jsou včas rozpoznávána a zda jsou přijímána odpovídající opatření k jejich vyloučení nebo zmírnění,
3
c) řídící kontrola poskytuje vedoucím zaměstnancům spolehlivé a včasné provozní, finanční a případně další požadované informace, d) provozní a finanční kritéria stanovená pro hospodárný, efektivní a účelný výkon Regionální rady jsou plněna; pokud nejsou tato kritéria stanovena právními předpisy, technickými nebo jinými normami, musí být stanovena ředitelem úřadu Regionální rady (dále jen „ÚRR“), a to na základě objektivně zjištěných skutečností, e) zavedený vnitřní kontrolní systém Regionální rady je dostatečně účinný, reaguje včas na změny ekonomických, právních a jiných podmínek, f) dosažené výsledky při plnění rozhodujících úkolů Regionální rady poskytují dostatečné ujištění, že schválené záměry a cíle jsou plněny. 2. Na základě svých zjištění předkládá ÚIA řediteli ÚRR doporučení ke zdokonalování kvality vnitřního kontrolního systému, k předcházení nebo ke zmírnění rizik a k přijetí opatření k nápravě zjištěných nedostatků. 3. ÚIA poskytuje konzultační služby, a to formou: a) konzultační zakázky, u které bude předem písemně definován její program (např. právní a jiné poradenství, školení), b) účasti ve výborech (např. výbor pro řízení rizik), pracovních skupinách (např. pracovní skupina pro nesrovnalosti) nebo projektových týmech, c) běžné výměny informací. Vedoucí ÚIA má právo odmítnout provedení konzultační služby, jestliže by byla ohrožena nezávislost ÚIA nebo by se jednalo o běžnou provozní činnost v odpovědnosti jednotlivých útvarů ÚRR. 4. Podrobnější postupy pro výkon auditu a konzultací budou upraveny v manuálu interního auditu.
Článek 4 Organizační začlenění, nezávislost a objektivita ÚIA 1. ÚIA je funkčně nezávislý a organizačně oddělený od řídících a výkonných útvarů, je organizačně podřízený řediteli ÚRR a funkčně podřízený předsedovi Regionální rady. 2. Funkční podřízenost znamená, že předseda Regionální rady: a) schvaluje hodnocení rizik ze strany interního auditu a související plány interních auditů, b) přijímá zprávy od vedoucího ÚIA o výsledcích činnosti interního auditu nebo o dalších záležitostech, které bude vedoucí ÚIA považovat za nutné, včetně osobních schůzek s vedoucím ÚIA, c) jmenuje a odvolává vedoucího ÚIA při splnění splnění podmínky stanovené §29 odst. 2 písm. d) zákona o finanční kontrole. 3. Nezávislost ÚIA je zabezpečena vyloučením účasti auditorů z činnosti výkonné a provozní povahy a způsobem hodnocení výsledků jejich činnosti.
4
4. Nezávislost je dále zajištěna pravidelnou komunikací vedoucího ÚIA s vedoucími zaměstnanci ÚRR, ředitelem ÚRR a předsedou Regionální rady. Tato komunikace se uskutečňuje prostřednictvím: a) účasti vedoucího ÚIA na poradách vedení ÚRR, b) možnosti vedoucího ÚIA předkládat návrhy k projednání Výboru Regionální rady a účastnit se jeho jednání, c) možnosti vedoucího ÚIA informovat předsedu Regionální rady o snížení nezávislosti a objektivity interního auditu a s předsedou Regionální rady osobně projednat závažná zjištění interního auditu a vysoké zbytkové riziko, d) osobního setkávání vedoucího ÚIA s předsedou Regionální rady při projednávání souhrnných (ročních) výsledků interního auditu. 5. Interní auditoři postupují nestranně, objektivně a nezaujatě a vyhýbají se střetům zájmu. Interní auditoři nesmí hodnotit takové činnosti a procesy, za jejichž provádění byli v předchozích 12 kalendářních měsících odpovědni. 6. Činnost ÚIA řídí vedoucí ÚIA. Vedoucí ÚIA koordinuje interní audity a auditní činnosti vymezené Statutem pověřeného subjektu auditního orgánu, který je přílohou č. 1 tohoto statutu.
Článek 5 Profil interního auditora 1. Normy profesionálního chování interních auditorů vycházejí ze Standardů a z Etického kodexu útvaru interního auditu a nesrovnalostí, který je přílohou č. 2 tohoto statutu. 2. Zaměstnanci ÚIA jako celku musí disponovat znalostmi, dovednostmi a dalšími schopnostmi, které jsou nezbytné pro plnění jeho povinností a odpovědností. Z tohoto důvodu dbá vedoucí ÚIA o trvalé zvyšování kvalifikace interních auditorů a o náležité profesionální provádění interních auditů. Ředitel ÚRR podporuje vytváření a udržení náležité profesionální úrovně ÚIA. 3. Odborná způsobilost každého interního auditora je prokázána osobními vlastnostmi a schopností aplikovat znalosti a dovednosti a dokladována certifikáty nebo osvědčeními ze školení a seminářů a zprávami z vlastních interních auditů. 4. Dalšími kvalifikačními požadavky na každého auditora jsou: a) vysokoškolské vzdělání, případně středoškolské vzdělání a minimálně 3 letá praxe v oblasti interního auditu nebo veřejnosprávní kontroly, a prokazatelné proškolení v příslušných předpisech a zákonech, b) praxe min. 2 roky spojená s auditní či obdobnou činností s výjimkou uvedenou v písm. a), c) schopnost naslouchat, pozitivní přístup, organizační schopnosti, orientační schopnosti a všeobecný přehled v různých oblastech činnosti Regionální rady.
Článek 6 Hodnocení a zvyšování kvality ÚIA
5
1. Vedoucí ÚIA vypracuje a pravidelně aktualizuje program zabezpečení a zvyšování kvality interního auditu, který zahrne všechny aspekty činnosti interního auditu, a průběžně sleduje jeho efektivnost. 2. Pro ujištění, že práce ÚIA probíhají v souladu se Standardy a dosahují svých cílů, jsou prováděna interní a externí hodnocení kvality. 3. Interní hodnocení kvality jsou prováděna periodicky a hodnotí především: a) kvalitu práce ÚIA, b) kvalitu dohledu, c) soulad práce ÚIA se Standardy, d) dodržování postupů stanovených v manuálu IA, e) úroveň plnění výkonnostních standardů a ukazatelů. 4. Externí hodnocení kvality je prováděno nezávislým subjektem zpravidla jednou za 3 roky podle Standardů a hodnotí: a) statut funkce interního auditu, b) nezávislost a objektivitu interního auditu, c) účinnost a účelnost přístupu k formulaci strategie a plánů interního auditu, d) kvalitu dohledu, e) soulad se Standardy, f) soulad s manuálem IA, g) úroveň plnění výkonnostních standardů a ukazatelů.
Článek 7 Odpovědnosti a povinnosti interních auditorů 1. Vedoucí ÚIA a interní auditoři nesou odpovědnost za: a) kvalifikovaný a profesionální výkon interního auditu v souladu s právními předpisy; přitom vycházejí ze Standardů a z doporučení poskytovaných v rámci harmonizace a koordinace metodiky pro zajištění jednotného výkonu interního auditu ve veřejné správě, b) objektivní informování vedoucích zaměstnanců o všech zjištěních, která se týkají jimi řízených auditovaných útvarů ÚRR nebo auditovaných procesů, za něž nesou odpovědnost, c) bezodkladné informování předsedy Regionální rady a ředitele ÚRR o snížení nezávislosti a objektivity interního auditu. 2. Vedoucí ÚIA a interní auditoři neodpovídají za auditovanou činnost vykonávanou útvary v řídící odpovědnosti příslušných vedoucích zaměstnanců. 3. Vedoucí ÚIA a interní auditoři jsou povinni: a) poskytovat pouze takové služby, pro které mají nezbytné znalosti, zkušenosti a schopnosti, b) zachovávat diskrétnost a mlčenlivost o všech skutečnostech zjištěných v průběhu výkonu interního auditu, c) postupovat při výkonu interního auditu produktivně, systematicky a s jasnou představou, čeho je třeba dosáhnout pro objektivní a úplné prověření a vyhodnocení vybraného vzorku uskutečňovaných operací a fungování řídící kontroly, a to při dodržení největší možné míry
6
d)
e)
f) g) h) i)
j)
k)
l) m)
respektu k zájmům auditovaných subjektů na plynulém a bezporuchovém zajišťování činností ÚRR, zabezpečit veškeré potřebné podklady a důkazy pro zprávu o výsledcích z vykonaného interního auditu, dokládat zjištění a z nich vyplývající závěry a navazující doporučení, jakož i veškerou vlastní dokumentaci a učinit všechna nezbytná opatření proti jejich jakémukoliv zneužití nepovolanou osobou; vést řádnou a průkaznou dokumentaci v auditním spisu k internímu auditu a archivovat veškerou dokumentaci a pracovní materiály z jimi vykonaných interních auditů podle zvláštního předpisu1 a v souladu s manuálem IA informovat vedoucí zaměstnance odpovědné za auditovaný subjekt, a to buď na základě jejich vyžádání, nebo v případě zjištění závažných nedostatků, postupovat při své činnosti tak, aby nebyla narušena jejich nezávislost a objektivita, upozorňovat na nežádoucí skutečnosti a rizika, která ovlivňují nebo v budoucnosti mohou ovlivňovat činnost Regionální rady, udržovat a rozšiřovat svou odbornou kvalifikaci účastí na všech formách vzdělávání týkajících se rozvíjení osobnosti a kvalifikace interního auditora a rozvíjet znalosti a dovednosti v oborech nezbytných pro vykonávání interních auditů, na základě provedeného interního auditu a jeho závěrů projednaných s auditovaným subjektem vypracovat auditní zprávu, která zpravidla obsahuje doporučení (nápravná opatření), a předložit ji řediteli ÚRR a předsedovi Regionální rady, předkládat řediteli ÚRR návrhy na uložení splnění doporučení v případě, kdy auditovaný subjekt odmítne přijmout doporučení, čímž na sebe bere takový stupeň rizika, který je podle názoru interního auditora nepřijatelný; sledovat a vyhodnocovat plnění opatření přijatých auditovanými subjekty, v souladu s § 31 odst. 3 zákona o finanční kontrole vypracovat souhrnnou roční zprávu z vykonaných auditů a předložit ji řediteli ÚRR a předsedovi Regionální rady.
4. Vedoucí ÚIA a interní auditoři jsou povinni v zájmu objektivity výkonu interního auditu a právní jistoty vedoucích zaměstnanců a ostatních zaměstnanců ÚRR, kteří zajišťují auditovanou činnost, oznámit vedoucímu ÚIA jim známé skutečnosti, které nasvědčují o jejich podjatosti vzhledem k jejich vztahu k předmětu interního auditu nebo k zaměstnanci zajišťujícímu auditovanou činnost nebo skutečnosti, pro které hrozí střet zájmů. Tyto skutečnosti jsou povinni oznámit bezprostředně po tom, co se o nich dozví. 5. Ve věci o vyloučení interního auditora z vykonávání auditu z důvodu rizika podjatosti nebo hrozícího střetu zájmu rozhodne vedoucí ÚIA bez zbytečného odkladu. V případě vedoucího ÚIA rozhodne o vyloučení z vykonávání interního auditu předseda Regionální rady, případně ředitel ÚRR.
Článek 8 Oprávnění interních auditorů 1. Na základě postavení a činnosti interního auditu přísluší vedoucímu ÚIA oprávnění: a) rozhodovat o stanovení koncepce činnosti ÚIA,
1
Spisový a skartační řád vydaný Rozhodnutím ředitele č. 7
7
b) rozhodovat o plánovaných a vyžádaných interních auditech podle zákona o finanční kontrole a o následných interních auditech ve věci realizace přijatých opatření k odstranění nedostatků a doporučení ke zdokonalení kvality vnitřního kontrolního systému, c) přístupu ke všem informacím, dokladům, systémům, operacím a veřejným prostředkům orgánu veřejné správy, které souvisejí s auditovanou činností včetně informací potřebných pro sestavení plánů interního auditu, přípravu interních auditů a sledování opatření k nápravě zjištěných nedostatků a eventuálních doporučení ÚIA ke zlepšování efektivnosti řízení rizik, řídících a kontrolních procesů a správy a řízení ÚRR, d) účasti na schůzkách s právnickými a fyzickými osobami, které se týkají systému vnitřních kontrol, interního auditu a rizik vyplývajících z činnosti ÚRR. 2. Vedoucí ÚIA a interní auditoři jsou oprávněni: a) vyžadovat informace o veškerých skutečnostech souvisejících se zkoumanou činností v rozsahu stanoveným zvláštními právními předpisy2), od vedoucích zaměstnanců a zaměstnanců, kteří disponují nebo mohou disponovat informacemi týkajícími se předmětu interního auditu, procesu jeho přípravy nebo okolností spojených s vykonáváním tohoto interního auditu, b) vstupovat při výkonu interního auditu na jednotlivá pracoviště ÚRR v rozsahu stanoveným zvláštními právními předpisy a zde nahlížet do písemných podkladů, písemné dokumentace, databází automatizovaných informačních systémů, které obsahují informace týkající se předmětu interního auditu, účetnictví Regionální rady nebo jeho vedení a ostatních agend vedených pomocí prostředků výpočetní techniky nebo v elektronické podobě, c) vyžadovat v souvislosti s vykonávaným interním auditem ústní nebo písemná vysvětlení vedoucích zaměstnanců a zaměstnanců ke zkoumané činnosti a ke zjištěným skutečnostem, d) jednat se všemi vedoucími zaměstnanci a zaměstnanci bez ohledu na jejich postavení v řídící a organizační struktuře ÚRR, e) vyhotovovat fotodokumentaci, videozáznamy, opisy, popřípadě výpisy z originálních dokladů a získávat nezbytná data z automatizovaných informačních systémů v tištěné podobě, popř. kopie databází, případně dalších souborů v elektronické podobě; v odůvodněných případech převzít originály dokladů, u kterých hrozí nebezpečí jejich ztráty nebo zneužití; proti písemnému potvrzení převzít doklady a tyto doklady pak řádně ochraňovat a zabránit přístupu nepovolaných osob k nim, f) vstupovat do všech automatizovaných informačních systémů orgánu veřejné správy při výkonu monitorovací funkce ÚIA tak, aby nemohlo dojít ke změně dat, g) mít k dispozici kopie zpráv předávaných externím auditorem nebo jiným kontrolním orgánem z provedených interních auditů nebo kontrol. 3. Vedoucí ÚIA a interní auditoři nejsou oprávněni: a) vykonávat jakékoliv provozní činnosti pro Regionální radu; výkon činností spojených s evidencí a hlášením nesrovnalostí se nepovažuje za provozní činnost, b) řídit činnost ostatních zaměstnanců ÚRR, kteří nejsou zaměstnanci ÚIA, s výjimkou případů, kdy jsou tito zaměstnanci zařazeni do auditorských týmů.
2)
Například § 16 odst. 1 písm. j) zákona č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků a o změně některých zákonů; zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů; zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů.
8
Část III. Statut pověřeného subjektu auditního orgánu Činnosti vyplývající z Článku 2 bod 2. se řídí Statutem pověřeného subjektu auditního orgánu, který je uveden v příloze č. 1 tohoto statutu.
Část IV. Etický kodex Všichni zaměstnanci ÚIA jsou povinni dodržovat Etický kodex útvaru interního auditu a nesrovnalostí, který je přílohou č. 2 tohoto statutu. Dohled nad dodržováním etického kodexu je v odpovědnosti vedoucího ÚIA.
Předseda Regionální rady regionu soudržnosti Jihozápad
Datum: ..........................................
Podpis: ……………………………...
9
Příloha č. 1 Konsolidovaného statutu útvaru interního auditu a nesrovnalostí
STATUT POVĚŘENÉHO SUBJEKTU AUDITNÍHO ORGÁNU
Předseda Regionální rady regionu soudržnosti Jihozápad, s ohledem zejména na článek 59, článek 62 odst. 1 písm. a) a b) a odst. 3 a článek 71 odst. 1 písm. b) nařízení Rady (ES) č. 1083/2006 ze dne 11. července 2006 o obecných ustanoveních o Evropském fondu pro regionální rozvoj, Evropském sociálním fondu a Fondu soudržnosti a o zrušení nařízení (ES) č. 1260/1999, s ohledem na článek 23 a přílohy V. a XII. nařízení Komise (ES) č. 1828/2006 ze dne 8. prosince 2006, kterým se stanoví prováděcí pravidla k nařízení Rady (ES) č. 1083/2006 o obecných ustanoveních týkajících se Evropského fondu pro regionální rozvoj, Evropského sociálního fondu a Fondu soudržnosti a k nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1080/2006 o Evropském fondu pro regionální rozvoj, s ohledem na § 16 zákona č. 248/2000 Sb., o podpoře regionálního rozvoje, ve znění pozdějších předpisů, s ohledem na usnesení vlády ze dne 11. července 2007 č. 760, včetně přílohy Zásady pro činnost auditního orgánu a pověřených subjektů auditního orgánu (dále jen „Zásady“), s ohledem na smlouvu o výkonu auditu uzavřenou mezi Ministerstvem financí a Regionální radou regionu soudržnosti Jihozápad dne 21. 9. 2007, s ohledem na mezinárodně uznávaný Etický kodex, definici interního auditu a standardy obsažené v mezinárodním Rámci profesionální praxe interního auditu (dále jen „mezinárodní standardy“) a s ohledem na Organizační řád Úřadu Regionální rady regionu soudržnosti Jihozápad,
vydává tento statut
Článek I Základní ustanovení (1) Regionální rada regionu soudržnosti Jihozápad (dále také jen „regionální rada regionu soudržnosti“ nebo „pověřený auditní subjekt“) je na základě usnesení vlády ČR č. 760 ze dne 11. července 2007 pověřeným subjektem auditního orgánu, kterým je Ministerstvo financí, pro
10
Regionální operační program NUTS II Jihozápad, schválený pro čerpání finančních prostředků z fondů Evropské unie v letech 2007 až 2013 (dále jen „operační program“). (2) Tento statut se vydává na základě vzorového statutu pověřeného subjektu auditního orgánu, který zpracovalo Ministerstvo financí. Vydání tohoto statutu bylo ministru financí uloženo usnesením vlády ČR č. 760 ze dne 11. července 2007. (3) Regionální rada regionu soudržnosti jako pověřený auditní subjekt zajišťuje plánování, organizování, koordinaci a výkon auditů řídících a kontrolních systémů operačního programu nezávisle na ostatních orgánech státní správy, případně dalších právnických a fyzických osobách podílejících se na řízení, kontrole a užití prostředků z fondů Evropské unie; funkce pověřeného auditního subjektu vykonává odděleně od funkce řídícího orgánu operačního programu. (4) Pověřený auditní subjekt není oprávněn pověřit výkonem auditu řídících a kontrolních systémů operačního programu další orgány státní správy, právnické nebo fyzické osoby. V případě, že výkon auditu vyžaduje specifickou odbornost, pověřený auditní subjekt může k jeho výkonu přizvat osobu, která touto odborností disponuje a není zaměstnancem regionální rady regionu soudržnosti. (5) Tento statut stanoví zejména postavení útvaru regionální rady regionu soudržnosti, který zajišťuje činnosti spojené s funkcí regionální rady regionu soudržnosti jako pověřeného auditního subjektu a odpovědnost a oprávnění tohoto útvaru a příslušných vedoucích pracovníků a ostatních zaměstnanců zajišťujících tyto činnosti. Dále stanoví hlavní úkoly a činnosti regionální rady regionu soudržnosti jako pověřeného auditního subjektu.
Článek II Základní organizační uspořádání, nezávislost a objektivita pověřeného auditního subjektu (1) Činnosti regionální rady regionu soudržnosti jako pověřeného auditního subjektu spojené s výkonem auditu zajišťuje útvar interního auditu a nesrovnalostí (dále jen „útvar interního auditu“). Pověření k výkonu této činnosti vyplývá z Organizačního řádu Úřadu Regionální rady regionu soudržnosti Jihozápad. (2) Vedoucí útvaru interního auditu zajišťuje výkon auditu v souladu s tímto statutem, Zásadami, smlouvou o výkonu auditu a Manuálem pro audit řídících a kontrolních systémů operačních programů spolufinancovaných v programovém období let 2007 až 2013 z Evropského fondu regionálního rozvoje, Evropského sociálního fondu, Fondu soudržnosti a Evropského rybářského fondu v souladu s nařízeními Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1080/2006 a č. 1081/2006, nařízeními Rady (ES) č. 1083/2006, č. 1084/2006 a č. 1198/2006 a nařízeními Komise (ES) č. 1828/2006 a č. 498/2007, vydaným Ministerstvem financí (dále jen „Manuál“). (3) Manuál obsahuje soubor minimálních standardů a doporučení pro auditní činnost. Pověřený auditní subjekt je oprávněn, zejména tehdy, vyžadují-li to specifické podmínky řízení a kontroly konkrétního operačního programu, se od tohoto Manuálu odchýlit. Odchylky od Manuálu musí být projednány s odborem 52 - Auditní orgán - CHJ Ministerstva financí a používány pouze s jeho souhlasem.
11
(4) Zaměstnanci regionální rady regionu soudržnosti, kteří se podílejí na výkonu auditu při zajišťování činnosti pověřeného auditního subjektu (dále jen „auditoři“) se nesmí účastnit na činnosti regionální rady regionu soudržnosti jako řídícího orgánu operačního programu. Útvar interního auditu nenahrazuje činnost jiných organizačních útvarů regionální rady regionu soudržnosti při vytváření, zavádění a zajištění řídících a kontrolních mechanismů, za které regionální rada regionu soudržnosti jako řídící orgán operačního programu odpovídá podle příslušných právních aktů Evropské unie. (5) Při zajišťování výkonu auditu, zejména při určení jeho rozsahu, způsobu provádění a předávání svých zjištění jsou auditoři pověřeného auditního subjektu nezávislí na jakýchkoliv příkazech ostatních vedoucích zaměstnanců regionální rady regionu soudržnosti; neodpovídají za auditované procesy vykonávané útvary zajišťující činnost regionální rady regionu soudržnosti jako řídícího orgánu operačního programu. (6) Vedoucí útvaru interního auditu je povinen bez zbytečného odkladu informovat předsedu regionální rady regionu soudržnosti a ředitele odboru 52 - Auditní orgán – CHJ Ministerstva financí, usoudí-li, že hrozí riziko oslabení nezávislosti a objektivity pověřeného auditního subjektu v důsledku a) omezení zdrojů vyhrazených pro zajištění funkce pověřeného auditního subjektu, b) nedodržování pravidel stanovených tímto statutem spočívající například v omezování přístupu auditorů pověřeného auditního subjektu k 1. záznamům a doprovodným dokumentům nezbytným k vypracování podkladů pro auditní strategii a plánovací dokumenty auditního orgánu, 2. informacím nezbytným pro plnění funkce pověřeného auditního subjektu tím, že ostatní zaměstnanci regionální rady regionu soudržnosti odpírají tyto informace poskytnout. (7) Předseda regionální rady regionu soudržnosti vytváří trvale podmínky pro a) aktivní podporu auditorů pověřeného auditního subjektu při plnění jejich úkolů uvnitř regionální rady regionu soudržnosti jako řídícího orgánu, b) vyloučení jakýchkoliv nežádoucích zásahů směřujících z vnitřního nebo z vnějšího prostředí k ovlivnění nebo znemožnění nezávislosti a objektivity pověřeného auditního subjektu, anebo směřující k ovlivnění činnosti nebo výsledků činnosti vedoucího útvaru interního auditu nebo auditorů pověřeného auditního subjektu, c) to, aby útvar interního auditu nebyl využíván jako zdroj dodatečných kapacit pro řešení jiných než auditorských činností vykonávaných v souvislosti s realizací operačního programu. (8) Je-li zřízen u regionální rady regionu soudržnosti výbor pro audit, plní podle svého statutu i funkci orgánu dohledu nad dodržováním nezávislosti pověřeného auditního subjektu při plnění auditní funkce a úkolů z ní vyplývajících, a a) je místem k projednávání informací o zdánlivém či faktickém narušení nezávislosti a objektivity, předaných mu vedoucím útvaru interního auditu v případě porušení těchto principů, b) nesmí při předkládání svých stanovisek, návrhů a doporučení předsedovi regionální rady regionu soudržnosti a auditnímu orgánu v souladu se svým statutem omezovat oprávnění vedoucího útvaru interního auditu a ostatních auditorů pověřeného auditního subjektu, založené tímto statutem, především jeho oprávnění k přímému přístupu k předsedovi regionální rady regionu soudržnosti a auditnímu orgánu.
12
Článek III Oprávnění a povinnosti (1) Předseda regionální rady regionu soudržnosti poskytne vedoucímu útvaru interního auditu ke splnění úkolů útvaru veškeré podmínky, které jsou nutné zejména pro a) vypracování podkladů pro strategii auditu a roční plány auditu auditního orgánu, b) vytvoření a udržování podmínek pro nezávislý výkon auditu uvnitř regionální rady regionu soudržnosti k získání názoru nutného pro - podání objektivních ujištění o správném a řádném využití prostředků poskytovaných z příslušného fondu Evropské unie, - vypracování auditních zpráv a podkladů pro výroční kontrolní zprávy a závěrečnou zprávu, vydávání výročních stanovisek a prohlášení při ukončení operačního programu vydávaných auditním orgánem. (2) Vedoucímu útvaru interního auditu přísluší oprávnění rozhodnout zejména o následujících typech auditů, které vycházejí z auditní strategie a ročního plánu auditů auditního orgánu 1. auditech za účelem ověření účinného fungování řídicího a kontrolního systému operačního programu (dále jen „audit systému“), 2. auditech operací na vhodném vzorku pro ověření vykázaných výdajů (dále jen „audit operací“), 3. auditech systémů nebo auditech operací navržené předsedou regionální rady regionu soudržnosti nebo příslušnými vedoucími zaměstnanci, 4. auditech, které jsou u pověřeného auditního subjektu vyžádány k tomu oprávněným orgánem, 5. následných auditech k ověření realizace doporučení k odstranění nedostatků, zjištěných předchozími audity, přičemž při plánování auditní činnosti bere na zvláštní zřetel vzorek projektů pro audit operací, který je vybírán odborem 52 Auditní orgán – CHJ Ministerstva financí i výsledky z kontrol vykonaných u regionální rady regionu soudržnosti jako řídícího orgánu Nejvyšším kontrolním úřadem a jinými kontrolními nebo auditními orgány a výsledky vlastních vykonaných auditů. (3) Vedoucí útvaru interního auditu je oprávněn podílet se na koncepci auditní činnosti pověřeného auditního subjektu. (4) Vedoucí útvaru interního auditu může delegovat některá svá oprávnění při plnění úkolů útvaru na vedoucí auditních týmů, kteří přímo řídí a koordinují práci auditorů pověřeného auditního subjektu. Tím se nezbavuje odpovědnosti za zajištění funkcí pověřeného auditního subjektu, úkolů z nich vyplývajících a dosahované výsledky auditní činnosti. (5) Předseda regionální rady regionu soudržnosti při jmenování vedoucího útvaru interního auditu do funkce postupuje v souladu s ustanovením § 29 zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole. (6) Vedoucí útvaru interního auditu je konzultantem předsedy regionální rady regionu soudržnosti pro obsah tohoto statutu. (7) Vedoucí útvaru interního auditu a auditoři pověřeného auditního subjektu jsou oprávněni k
13
a) přístupu ke všem záznamům a doprovodným dokumentům nezbytným k vypracování příslušných plánovacích dokumentů a k popisu řídících a kontrolních systémů operačního programu, b) vyžadování a přejímání ústních nebo písemných informací nezbytných k plnění funkcí a úkolů pověřeného auditního subjektu, c) pořizování fotodokumentace, videozáznamů, opisů, popřípadě výpisů z originálních dokladů a získávání nezbytných dat z automatizovaných informačních systémů v tiskové podobě, eventuálně kopií databází, příp. dalších souborů v elektronické podobě, pokud to nevylučuje zvláštní právní předpis, d) odebrání v odůvodněných případech originálů dokladů, u kterých hrozí nebezpečí jejich ztráty nebo zneužití, a to převzetím dokladů proti potvrzení, e) přístupu do všech automatizovaných informačních systémů regionální rady regionu soudržnosti, a to v rozsahu nezbytném k plnění funkcí a úkolů pověřeného auditního subjektu. (7) S odvoláním na zásady uvedené v článku VI odst. 2 tohoto statutu jsou auditoři zejména povinni a) poskytovat takové služby, pro které mají nezbytné znalosti, zkušenosti a schopnosti, zachovávat obezřetnost a diskrétnost při používání a ochraně informací získaných v průběhu auditu a nepoužijí získané informace v průběhu své činnosti pro jakýkoliv osobní prospěch a ani žádným jiným způsobem, který by byl v rozporu s právními akty Evropské unie nebo vnitrostátními předpisy, anebo na újmu zákonných a etických cílů regionální rady regionu soudržnosti, b) postupovat při výkonu auditu systematicky a s náležitou péčí, odpovědně a při dodržení největší možné míry respektu k zájmům auditovaného subjektu na plynulém a bezporuchovém zajišťování jeho činnosti, c) zabezpečit veškeré potřebné podklady pro zjištění, závěry, auditní zprávu a navazující doporučení, jakož i veškerou auditní dokumentaci, a učinit všechna nezbytná opatření proti jejich jakémukoliv zneužití nepovolanou osobou; své názory, závěry a stanoviska musí auditoři doložit významnými, spolehlivými a dostatečnými důkazy, d) uchovávat veškerou dokumentaci k auditům a pracovní materiály vznikající při činnosti pověřeného auditního subjektu v souladu s právními akty Evropské unie, vnitrostátními právními předpisy a vnitřními předpisy pro zajištění spisového a skartačního pořádku; tím není dotčena povinnost auditorů předat originály dokumentů k archivaci řídícímu orgánu, e) upozorňovat na nežádoucí skutečnosti a rizika, která ohrožují nebo ovlivňují, anebo mohou nepříznivě ovlivnit nebo ohrozit výkon řádné správy a řízení operačního programu, f) v zájmu objektivity výkonu auditu oznámit ihned vedoucímu útvaru interního auditu jim známé skutečnosti, které nasvědčují o jejich podjatosti vzhledem k jejich vztahu k předmětu auditu nebo k osobám, které zajišťují výkon funkce řídícího nebo zprostředkujícího subjektu a dalším právnickým či fyzickým osobám jako příjemcům veřejných prostředků v rámci operačního programu; stejně postupují v případě, že se dozví o skutečnosti, pro které u nich v souvislosti s výkonem auditu hrozí střet zájmů.
Článek IV Hlavní úkoly pověřeného auditního subjektu (1) Regionální rada regionu soudržnosti vůči auditnímu orgánu zajišťuje všechny činnosti stanovené ve smlouvě o výkonu auditu ze dne 21. 9. 2007 uzavřené mezi Ministerstvem financí a Regionální radou regionu soudržnosti Jihozápad.
14
(2) Vedoucí útvaru interního auditu poskytuje předsedovi regionální rady regionu soudržnosti informace a odborné konzultace o tom, zda a) cíle schválené auditní strategie, plánů a programů auditní činnosti jsou dodržovány, b) rizika v rámci realizace operačního programu jsou odpovídajícím způsobem řízena a jsou pod kontrolou, c) řídící a kontrolní systémy zavedené v regionální radě regionu soudržnosti jako řídícím orgánu fungují hospodárně, efektivně a účinně, d) informace, které řídící a kontrolní systémy zpracovávají a vytvářejí, jsou přesné, úplné a vyhovují potřebám realizace operačního programu, e) vynakládání zdrojů ve všech činnostech zabezpečovaných regionální radou regionu soudržnosti jako řídícím orgánem je hospodárné, efektivní a účelné, f) vedení účetnictví regionální radou regionu soudržnosti jako řídícím orgánem je úplné, průkazné a správné, g) právní akty Evropské unie a vnitrostátní obecně závazné právní předpisy a vnitřní opatření přijatá v mezích těchto předpisů jsou při realizaci operačního programu ze strany regionální rady regionu soudržnosti jako řídícího orgánu dodržovány, h) příjemci dotací z operačního programu dodržují pravidla stanovená pro tento operační program, i) funkčnost a bezpečnost počítačových informačních systémů je zajištěna, j) systémy v regionální radě regionu soudržnosti jako řídícím orgánu dostatečně zohledňují rizika podvodu a korupce a zda je vyvinut systém shromažďování informací o podvodech a jejich vyhodnocování, aby mohla být přijata adekvátní opatření, k) doporučení k odstranění zjištěných nedostatků a ke zkvalitnění řídících a kontrolních systémů z vykonaných auditů jsou uskutečňována. (3) Vedoucí útvaru interního auditu dále projedná výsledky a doporučení z vykonaných auditů s vedoucími zaměstnanci auditovaných útvarů regionální rady regionu soudržnosti jako řídícího orgánu a vyžádá si jejich písemné stanovisko, zejména ve věci převzetí odpovědnosti za riziko případného neprovedení doporučovaných opatření k nápravě zjištěných nedostatků, které auditor považuje za nepřijatelné pro realizaci operačního programu.
Článek V Přístup dalších osob k informacím Pověřený auditní subjekt může poskytnout informace, popřípadě i dokumentaci, které získal při výkonu auditu dalším osobám pouze se souhlasem odboru 52 - Auditní orgán – CHJ Ministerstva financí . Bez jeho souhlasu lze tyto informace poskytnout oprávněným orgánům Evropské unie (jimi pověřeným osobám), Nejvyššímu kontrolnímu úřadu a orgánům činným v trestním řízení a příslušným orgánům, které ve své působnosti jsou oprávněny činit opatření k nápravě zjištěného stavu.
Článek VI Odborná úroveň a zvyšování kvality auditu (1) Audit mohou vykonávat pouze osoby, které mají předpoklady obsáhnout znalosti a dovednosti, nutné pro jeho řádný výkon.
15
(2) Vedoucí útvaru interního auditu je povinen dbát o vytváření a udržení náležité profesionální úrovně auditní činnosti, zejména o dodržování zásad integrity, objektivity, důvěrnosti a kompetentnosti v činnosti auditorů. Ke splnění povinnosti v oblasti péče o trvalý profesní rozvoj plánuje vzdělávací aktivity podle zaměření jednotlivých auditorů a plánovaných auditů. (3) Vedoucí útvaru interního auditu zajistí v souladu s mezinárodními standardy a Manuálem vypracování a aktualizaci programu pro zabezpečení a zvyšování kvality auditu, který zahrne všechny aspekty této činnosti a průběžné monitorování jeho efektivnosti. Interní hodnocení programu zabezpečení a zvyšování kvality pověřeného auditního subjektu musí být provedena nejméně jednou za dva roky; jeho výsledky ověřuje odbor 52 Auditní orgán – CHJ Ministerstva financí. Činnost pověřeného auditního subjektu musí být prověřena nejméně jednou za pět let nezávislým externím hodnotitelem.
Článek VII Závěrečné ustanovení (1) Tento statut vyhlašuje předseda regionální rady po jeho předchozím projednání s odborem 52 Auditní orgán – CHJ Ministerstva financí také po jeho vyhlášení obdrží jeden jeho výtisk. Tento statut bude zveřejněn na internetových stránkách regionální rady regionu soudržnosti. (2) Vedoucí zaměstnanci útvarů regionální rady regionu soudržnosti, které se podílejí na činnosti regionální rady regionu soudržnosti jako řídícího orgánu, zajistí bez zbytečného odkladu po vyhlášení tohoto statutu seznámení pracovníků těchto útvarů s jeho obsahem; totéž učiní i vedoucí útvaru interního auditu vůči zaměstnancům jím řízeného útvaru.
Článek VIII Účinnost
Tato revize statutu nabývá účinnosti dnem 1. 10. 2011.
Předseda Regionální rady regionu soudržnosti Jihozápad
Datum: ..........................................
Podpis: ……………………………...
16
Příloha č. 2 Konsolidovaného statutu útvaru interního auditu a nesrovnalostí
ETICKÝ KODEX ÚTVARU INTERNÍHO AUDITU A NESROVNALOSTÍ
Část I. Všeobecná ustanovení Článek 1 Úvodní ustanovení
1) Činnost Útvaru interního auditu a nesrovnalostí (dále jen „ÚIA“) se řídí obecnými ustanoveními, která jsou formulována v Etickém kodexu zaměstnanců Regionální rady regionu soudržnosti Jihozápad. 2) Současně se zaměstnanec ÚIA řídí doporučeními, která jsou obsažená v Etickém kodexu mezinárodního Institutu interních auditorů, která jsou důležitá pro nezávislé a objektivní plnění funkce interního auditu. Část II. Článek 2 Obecné zásady 1) Interní auditor a) nepřijímá úkoly, které jsou v rozporu s nezávislým plněním jemu stanovených úkolů v rámci výkonu interního auditu, b) nezapojuje se do činností, které jsou v rozporu se zájmy Regionální rady regionu soudržnosti Jihozápad (dále jen „Regionální rada“) nebo které by mu bránily plnit povinnosti a úkoly objektivně a nezávisle, c) nesmí v zájmu objektivnosti auditovat činnosti, za jejichž výkon nesl v minulosti odpovědnost. Článek 3 Pravidla výkonu interního auditu 1) Interní auditor při výkonu své činnosti uplatňuje následující pravidla: a) pravidlo integrity, 1. interní auditor svou práci vykonává čestně, s náležitou péčí a odpovědně, 2. interní auditor dodržuje zákony a poskytuje a zveřejňuje informace, které jsou vyžadovány ze zákona nebo profesí, 3. interní auditor se vědomě nezapojuje do jakýchkoli nezákonných aktivit nebo se nezúčastňuje činností, které by diskreditovaly profesi interního auditu nebo Regionální radu 4. interní auditor respektuje zákonné a etické cíle Regionální rady a přispívá k jejich dosažení,
17
b) pravidlo objektivity 1. interní auditor se neúčastní žádných aktivit nebo vztahů, které mohou narušovat nebo být chápány jako narušení jejich objektivního úsudku. Takováto spoluúčast se týká činností a vztahů, které mohou být v konfliktu se zájmy společnosti, 2. interní auditor nepřijímá nic, co by mohlo narušit nebo být chápáno jako narušení jeho profesionálního úsudku, 3. interní auditor uvádí všechny známé skutečnosti, které jsou mu známy a které, kdyby nebyly uvedeny, by mohly zkreslit zprávu o činnostech, které byly předmětem auditu, c) pravidlo důvěrnosti 1. interní auditor je obezřetný při použití a ochraně informací, které získá v průběhu plnění svých povinností, 2. interní auditor nepoužívá získané informace pro jakýkoli osobní prospěch a ani žádným jiným způsobem, který by byl v rozporu se zákonem nebo na újmu zákonných a etických cílů organizace, d) pravidlo kompetentnosti 1. interní auditor poskytuje pouze takové služby, pro které má nezbytné vědomosti, dovednosti a zkušenosti, 2. interní auditor všechny své služby provádí v souladu se Standardy pro profesionální praxi interního auditu, 3. interní auditor nepřetržitě zdokonaluje svou odbornost a kvalitu a účinnost svých služeb.
Část III. Závěrečná ustanovení (1) Tento Etický kodex ÚIA je závazný pro všechny zaměstnance ÚIA.
18
