Konsolidace IT Město Polná část první

Konsolidace IT Město Polná Technická specifikace

TECHNICKÁ SPECIFIKACE K VEŘEJNÉ ZAKÁZCE

„Konsolidace IT Město Polná – část první“ 1 Stav technické infrastruktury v lokalitě Současný stav HW a SW města Polná

1.1 HW 





Server HP Pro Liant ML 110G5, CPU Dual Core Intel Pentium E2160, 1800 MHz (9x200), 4 GB RAM, 500 GB HD, MS Windows Server 2003 Std. Realizace včetně rozvodů strukturované kabeláže na MěÚ Polná byla realizována v roce 2007. Úložiště Synology DS 413j, 2ks, kapacita 4TB a 6TB, využívané pro veškeré zálohování lokálních stanic, serveru, AV záznamy zastupitelstva atd. Obě úložiště byly pořízeny z Kraje Vysočina. Ve správě Městského úřadu Polná je v současné době celkem 38 stanic včetně serveru. Většina je stará více než 5 let, osazená převážně OS Windows XP. Postupně podle potřeby město pořizuje nové stanice s novějším operačním systémem.

1.2 SW 

   

V současné době městský úřad používá několik programů spouštěných ze serveru, ekonomický systém GINIS Express od firmy GORDIC spol. s r.o., spisovou službu EZOP od firmy SoftHouse s.r.o., ScanFlow (recognition server) od firmy Konica Minolta Business Solutions Czech, spol. s r. o. , ProxyPlus od firmy Fortech spol. s r.o. pro správu poštovních účtů, ostatní software využívá server pro sdílení dat. V současné době není zavedeno přihlašování do domény. Od firmy Asseco Solutions a.s. používá město modul pro stavební úřad. Místní hospodářství – odpady + bytové hospodářství jsou agendy vedené pod DOSem. Majetkový odbor využívá geografický a mapový systém MISYS od firmy GEPRO spol. s r. o.. Agendy matrika a evidence obyvatel jsou od firmy Gordic spol. s r.o..

1


2 Technické řešení 2.1 Návrh a popis architektury řešení V rámci veřejné zakázky bude realizován pouze bod D, body A, B a C jsou zde uvedeny pouze pro informaci. A) Konsolidace HW a SW úřadu včetně virtualizace aplikací, desktopů, serverů, infrastruktury V rámci konsolidace HW a SW v souvislosti se záměrem pořízení informačního systému na městském úřadě dojde k upgradu serveru, který bude pořízen spolu s operačním systémem a databází. Dále bude pořízen UPS k serveru z důvodu zvýšení bezpečnosti. B) Rozvoj služeb TC ORP a návaznost na TCK V rámci tohoto projektu nebude město Polná rozšiřovat rozvoj služeb TC a navazovat na TCK. C) Zvýšení bezpečnosti a bezpečnostní infrastruktura TC ORP V rámci tohoto projektu nemá město Polná v úmyslu zvyšovat bezpečnost a bezpečnostní infrastrukturu. D) Elektronizace procesů, digitalizace dat a propojení lokálních AIS s registry veřejné správy V dané oblasti je snahou města a dalším cílem nasadit SW, který by elektronizoval agendy, které prozatím nejsou nijak řešeny. Jedná se zejména o: 2.1.1

Rozpočet, účetnictví, výkazy

Agenda Rozpočet je v rámci ekonomického subsystému tvořena soustavou aplikačních komponent (produktů), které slouží ke sběru požadavků na rozpočet a jejich variantnímu balancování jednotlivými správci rozpočtu pro potřeby rozpisu schváleného rozpočtu včetně jejich začleňování do jednotlivých investičních a neinvestičních akcí. Řeší problematiku správy akcí a jejich začleňování do plánů kapitálových a běžných výdajů nebo i plánů příjmů. Svojí funkcionalitou řeší i oblast tvorby a realizace jednotlivých rozpočtových opatření. Většina operací agendy zpracování rozpočtu a také zpracování účetnictví má přímou vazbu do systémem udržovaného střednědobého rozpočtového výhledu. Klíčovými komponentami agendy Rozpočet jsou moduly:  Balancování rozpočtu;  Střednědobý rozpočtový výhled;  Pořizovač rozpočtových dokladů;  Evidence akcí. Agenda Zpracování účetnictví, kterou tvoří následující komponenty (moduly):  Finanční účtárna Zpracování všech prvotních účetních dokladů, jejichž účetní zpracování není prováděno přímo v evidenčních modulech ekonomického subsystému.  Účetní doklady 2


Kompletní zpracování opravných a speciálních účetních dokladů včetně možnosti zavedení počátečních stavů účetnictví bez využití dávkového rozhraní. Každý evidovaný účetní doklad má svého konkrétního vlastníka. Editaci dokladu smí provádět pouze vlastník dokladu. S cizími doklady, lze provádět pouze operace pasivní, tj. prohlížení, tisk apod.

Agenda Účetní a rozpočtové výstupy Umožňuje prohlížení účetního deníku a deníku rozpočtových zápisů, vytváření legislativně závislých, manažerských a controllingových výkazů a sestav, plánování automatického zpracování a zveřejnění výstupů (mail, file-systém, www). Klíčovými komponentami agendy Účetní a rozpočtové výstupy jsou moduly:  Účetní a rozpočtové výstupy Modul je určen ke zpracování všech přístupných účetních a rozpočtových dat z jednotlivých deníků. Zabezpečuje uživatelské omezení rozsahu zpracovávaných dat, prohlížení účetních a rozpočtových zápisů, prohlížení účetních a rozpočtových stavů, tvorbu účetních, rozpočtových a rozborových výstupů a kontrolních chodů, uložení požadavků, zveřejnění výstupů, odložené zpracování uložených požadavků.  Manipulace s daty V modulu se provádí v rámci zvoleného období v jednotlivých denících provozní činnosti uzavírání a otevírání dílčích účetních a rozpočtových období, jednotlivé kroky roční účetní uzávěrky včetně řízení celého procesu, import a export účetních a rozpočtových zápisů, průběžné přepočty a aktualizace stavů účetnictví a rozpočtu. 2.1.2

Zakázky a pohledávky

Agenda řeší evidenci, správu a účetní likvidaci prvotních dokladů, na základě kterých vznikají finanční závazky nebo pohledávky účetní jednotky. Evidence prvotních dokladů v rámci účetního období v libovolném počtu agendových knih. Každá kniha umožňuje evidovat závazky a pohledávky v různých měnách s přepočtem podle aktuálního nebo pevného kurzu. Evidované doklady lze přiřazovat do skupin pomocí uživatelem definovaných klíčů a poté dle přiřazených klíčů a množství dalších kritérií vybírat a vybrané doklady dále zpracovávat. Fakturační závazky a pohledávky lze vázat na smluvní procesy účetní jednotky zachycené specializovaným modulem, který eviduje jednotlivé uzavřené smlouvy s externími subjekty a v rámci smlouvy vyčleňuje výdajové finanční prostředky pro jejich následné použití. Systém automaticky při schválení krytí závazků finančními prostředky kontroluje jejich realizovatelnost v rámci rezervací prostředků aktuálního rozpočtu. Klíčovými komponentami agendy Finanční závazky a pohledávky jsou moduly:  Kniha došlých faktur;  Kniha poukazů;  Kniha odeslaných faktur;  Místní poplatky. 3


2.1.3

Ekonomika bez/hotovostní platby

Agenda bezhotovostní operace Agenda řeší problematiku realizace bezhotovostních úhrad jednotlivých závazků a pohledávek včetně procesu párování plateb na jednotlivé závazky a pohledávky. Bankovní výpisy se evidují v rámci účetního období v libovolném počtu agendových knih. Každá kniha umožňuje evidovat výpisy v různých měnách s poloautomatickým výpočtem kursových rozdílů. Klíčovými komponentami agendy Bezhotovostní operace jsou moduly:  Komunikace s bankou (platební centrum);  Kniha převodních poukazů. Agenda hotovostní operace Řeší tvorbu, evidenci a likvidaci prvotních dokladů, které jsou likvidovány úhradou nebo příjmem v hotovosti z (do) vlastní pokladny uživatele. Jednotlivé doklady je možno evidovat přímo na peněžní pokladně (v místě fyzického výdeje a příjmu peněz) nebo prostřednictvím přípravy dokladu na jiných místech organizace a následným předáním schváleného podkladu k výplatě nebo příjmu peněz na vlastní pokladnu. Klíčovými komponentami agendy Hotovostní operace jsou moduly:  Příprava pokladních dokladů  Pokladna 2.1.4

Ekonomika a majetek

Agenda řeší evidenci a zpracování operativní a účetní evidence veškerého vlastního i nevlastního majetku v prostředí dané organizace. Klíčovými komponentami agendy Majetek jsou moduly:  Evidence majetku  Inventarizace majetku 2.1.5

Mzdy a personalistika

Agenda personalistiky slouží k evidenci a správě kompletních personálních údajů o osobách v pracovněprávním vztahu k organizaci. Zajišťuje důslednou evidenci všech povinných údajů pro založení osobního spisu z hlediska platné legislativy. Klíčovými komponentami agendy Personalistiky jsou moduly:  základní personalistika - umožňuje evidovat a spravovat kompletní personální údaje o osobách v jakémkoliv pracovněprávním vztahu k organizaci, včetně archivace dat po ukončení pracovněprávního vztahu a zajišťuje důslednou evidenci všech povinných údajů pro vedení osobního spisu.  Systemizace - Systemizace slouží k vytváření a správě organizační struktury organizace. Aplikace umožňuje vytváření systemizovaných pracovních míst včetně archivace změn v čase. 4








Hodnocení - Hodnocení umožňuje vytvářet, spravovat a vyhodnocovat hodnocení zaměstnanců v organizaci, včetně archivace dat. Modul umožňuje hodnocení zaměstnanců ve zkušební době, řádná hodnocení i mimořádná. Řešení poskytuje možnost hodnotit zaměstnance i pracovní týmy. Zaměstnanci mohou být hodnoceni svými vedoucími popřípadě dalšími osobami na základě výběru uživatele. Modul umožňuje sebehodnocení zaměstnanců Vzdělávání - Vzdělávání umožňuje vytvářet plány vzdělávání zaměstnanců organizace a sledovat jejich plnění. Modul automaticky upozorňuje na vypršení platnosti školení, sleduje počet dnů školení, sleduje náklady na školení. Řešení nabízí možnost evidovat vnitropodniková školení a semináře, školení BOZP, školení řidičů, tak i školení pořádaná externími vzdělávacími společnostmi. Dovolenky - slouží k plánování dovolených zaměstnanců, jejich schvalování a evidování. Jeho součástí je funkcionalita workflow schvalovacího procesu dovolených v rámci organizační struktury. Modul vychází z platné legislativy dle Z č. 262/2006 Sb. Zákoníku práce a jeho hlavním účelem je zefektivnit proces evidence a schvalování dovolených, a tím páde ušetřit čas pracovníků zodpovědných za vedení této agendy.

Agenda Mezd Zabezpečuje sběr dat pro zpracování a vlastní zpracování platů. Modul Práce a mzdy zpracovává platy na základě dat pořízených nejen v samotném modulu, ale i dat získaných z jiných modulů. Provádí vlastní zúčtování platů, jedná se o výpočet jednotlivých složek platu nebo mzdy za odpracovanou dobu, ostatních osobních nákladů, náhrad platu nebo mzdy, nemocenských dávek, poskytnutých nemzdových prostředků. Další částí zúčtování je sumarizace složek vyúčtování za pracovníka, stanovení odvodů pojištění, daňových odvodů. Modul řeší provedení srážek ze mzdy, realizaci výplaty mzdy, zpracování ročního zúčtování daně, výkaznictví a elektronické zasílání dokladů příslušným institucím. Funkce modulu jsou rozděleny do měsíčního, čtvrtletního a ročního zpracování. Použití modulu Práce a mzdy poskytuje organizaci splnění zákonné povinnosti v podobě aktuální legislativy. Usnadňuje činnosti a automatizuje všechny procesů a úkoly mzdové účetní, kde se její role stává převážně kontrolní. Poskytuje striktní přístupová práva k datům, pomáhá s automatickým vytvářením účetních zápisů a bankovních příkazů. Vykonává výpočet a zpracování exekucí, nabízí možnost nepravidelné pracovní doby a použití individuálních kalendářů, zpětné zpracování včetně dodanění. Umožňuje přímé elektronické podání vybraných formulářů na Veřejné rozhraní pro e-podání ČSSZ, vytváří požadované formáty pro elektronické podání tiskopisů prostřednictvím Daňového portálu, prezentuje více jak 150 výstupních sestav a výsledné manažerské výstupy. 2.1.6

Registry

Subsystém Registry zabezpečuje vazby na základní registry (ISZR). Jedná se zejména o evidenci obyvatel a evidenci nemovitostí. 5


Jednotlivé moduly subsystému Registry umožňují vyhledávání údajů z jednotlivých registrů, jejich prohlížení a případný tisk ve zvoleném formátu. Systém je vzájemně provázaný, jak po stránce datové, tak i funkční (a to na vertikální i horizontální úrovni). Moduly obsahují nástroje umožňující vyhledávání informací dle různých kriterií, čímž se významně zrychluje práce. Komponenty subsystému Registry:  Evidence obyvatel - Modul řeší komplexním způsobem agendu evidence trvale bydlících obyvatel města. Mimo hlavní data občanů (rodné číslo, příjmení, jméno, adresa trvalého pobytu, rodiče, partneři) modul obsahuje další pomocné agendy (archiv bydlišť, archiv příjmení, kompletní agendu událostí apod.). Záznamy, které jsou vyřazeny z hlavní evidence z důvodu úmrtí nebo odstěhování, jsou uloženy v archivní evidenci (tzv. Mrtvá evidence).  Akce a volby - Tento modul řeší komplexním způsobem přípravu voleb všech typů (komunálních, parlamentních, krajských, do evropského parlamentu, popř. referend). Modul řeší následující okruhy přípravy voleb: Registr volebních okrsků, Zařazení objektu popř. voliče do volebního okrsku, Seznam nezahrnutých skupin občanů, Stálé volební seznamy, Aktuální volební seznamy. Umožňuje generovat požadované sestavy nutné k zajištění přípravy voleb (rozvrh volebních okrsků, roznáškové seznamy, tisk štítků, seznamy pro poštu apod.)  Evidence nemovitostí - Modul je určen pro prohlížení a prohledávání dat katastru nemovitostí, které se načítají dávkou ve výměnném formátu souboru popisných informací katastru nemovitostí České republiky.  Matrika - Modul řeší komplexním způsobem agendu matrik. Evidence matričních událostí (narození, uzavření manželství, úmrtí) a tvorba matričních dokladů odpovídá zákonu č. 301/2000 Sb. O matrikách, jménu a příjmení. Struktura evidenčních údajů je navržena tak, aby odpovídala stávajícím zvyklostem pro evidenci matričních událostí v knihách ze svázaných tiskopisů. Pomocí modulu lze také zpracovávat předepsaná statistická hlášení.  Kromě problematiky matričních událostí řeší modul agendu změn jmen, příjmení určení otcovství souhlasným prohlášením rodičů, přidělování státního občanství.  Od 1. března 2006 je v platnosti nový zákon o ověřování shody opisu nebo kopie s listinou a ověřování pravosti podpisu a o změně některých zákonů (zákon o ověřování), který nese číslo 21/2006 Sb. a k němu prováděcí vyhláška nesoucí číslo 36/2006 Sb. Oba tyto právní dokumenty plně určují metodiku vedení agendy spojené s tzv. vidimací (ověřením doslovné shody opisu nebo kopie vidimované listiny s jejím originálem) a legalizací (ověřením podpisu osoby), které mají právo provádět ve zmíněné vyhlášce vyjmenované úřady státní správy. Vzhledem k těmto novým zákonům umožňuje modul MTK evidovat legalizaci i vidimaci. Mimo základních údajů o vidimaci a legalizaci je možné v této aplikaci evidovat také údaje o osobách a příslušných poplatcích.  Přestupkové řízení - Tento modul řeší kompletní agendu přestupků. Postup zpracování přestupkového případu je zcela určen správním řádem (zákon č. 6


500/2004Sb., o správním řízení, ve znění pozdějších předpisů) a přestupkovým zákonem (zákon ČNR č. 200/1990 Sb., o přestupcích, ve znění pozdějších předpisů). Tento postup je v modulu plně implementován a v některých situacích automatizován. Každý případ přestupku je řešen od počátečního podání až po vytvoření rozhodnutí, případně vyřízení odvolání. K případu je možné výběrem z registru externích subjektů připojit budoucí účastníky řízení a ostatní osoby (obviněný, poškozený, navrhovatel, svědci, právní zástupci, aj.).

2.1.7

Spisová služba

Umožňuje evidenci veškerých údajů o dokumentech i spisech včetně sledování pohybu dokumentů v organizaci. Je určen pro kompletní správu dokumentů v organizaci. Systém plně vyhovuje platné legislativě a je možno jej použít jako výkonného a efektivního nástroje pro zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti původce. Spisová služba pracuje naprosto rovnocenně s analogovými i elektronickými dokumenty. Nasazení subsystému spisové služby je jednou ze základních podmínek pro splnění legislativních požadavků a eliminaci ztráty informací. Dále musí být zabezpečeno důsledné provozování tohoto systému na podkladě platných metodik činností, jež je vhodné doplnit odpovídající formou a četností kontrolní činnosti. Podpora elektronického podpisu a šifrování Podpora různých prostředků realizujících elektronický podpis a šifrování (smart karty, klíčenky, softwarové prostředky, atd.). Technologie šifrování integrovány v prostředí klientské stanice v návaznosti na systém Elektronická úřední deska Elektronická úřední deska umožňuje vyvěšovat elektronické dokumenty na portálu organizace a zpřístupňovat je občanům. Změnou konfigurace je možné aplikaci využít k vyvěšování dokumentů přístupných pouze v rámci úřadu. Dokumenty na úřední desce jsou pro přehlednost rozděleny do logicky uspořádaných složek. Jednotlivé moduly subsystému spisové služby jsou úzce provázané, pracují nad jednotnou vrstvou a využívají jednotnou metodiku a uživatelské rozhraní.

7


Obrázek 1 Funkční schéma

Základní sady uživatelských modulů spisové služby: Modul – Podatelna a e-Podatelna Modul slouží pro hromadný příjem, označování, evidenci a roztřiďování dokumentů. Také zajišťuje vnitroorganizační tok dokumentů. Uživateli je k dispozici i podpora hromadného návratu doručenek do organizace. Modul dále řeší definované funkce elektronické podatelny dle standardů ISVS. Modul zajišťuje automatický příjem emailových podání a datových zpráv z datové schránky organizace a jejich redistribuci v rámci organizace. Modul – Univerzální spisový uzel Modul je určen pro zapisování, tj. evidenci dokumentů, včetně přidělení, převzetí, vyřízení, přípravy k vypravení, případně stornování zápisu. Umožňuje evidovat veškeré údaje o písemnostech/dokumentech i spisech včetně sledování jejich pohybu v organizaci. Modul umožňuje dále pracovat s elektronickými dokumenty a jejich vypravování/odesílání elektronickou poštou a dovoluje přímé vypravení/odeslání do datových schránek ostatních subjektů s elektronickým podpisem. Modul – Výpravna Hlavní funkčnost modulu Výpravna organizaci zajišťuje příjem odesílaných zásilek od jednotlivých spisových uzlů, jejich evidenci, následné třídění a vypravení odesílaných zásilek mimo organizaci (poštou, doručovací službou, atd.). Uživatel má k dispozici obecné přehledové a vyhledávací funkce, pomocí kterých lze téměř libovolně vytvořit požadovaný přehled zásilek či dokumentů podle potřebných kritérií.

8


Modul e-Výpravna – rozšíření S ohledem na stále rostoucí potřebu elektronické komunikace, využití elektronického podpisu či značky a zároveň na nutnost zachování vysokého stupně bezpečnosti byl systém rozšířen o možnost odesílat elektronické zásilky z jednoho místa organizace, tzv. Elektronické výpravny. Toto místo může být z důvodu bezpečnosti jediným výstupním bodem úřadu pro zajištění elektronické komunikace. E-výpravna dovoluje centrálně vypravovat datové zprávy do datových schránek dotčených subjektů. Modul SPI – Spisovna a e-SPI Modul je určený pro správu centrálních i odborových spisoven a evidenci dokumentů/spisů v analogové i elektronické podobě v předarchivní péči. Uložené spisy již nevstupují zpět do „běžného života“, k základním evidenčním údajům se přidávají informace o lokaci (místě uložení) a o případných výpůjčkách. Základním výstupem z pohledu evidence jsou skartační návrhy. Modul předpokládá řádně vedenou evidenci dokumentů/spisů před vstupem do spisovny, zejména v oblasti zadávání spisových a skartačních znaků a skartačních lhůt. 2.1.8

Modul pro správu bytů a vyúčtování tepla

Modul má zajistit běžnou praxi ve 3 oblastech:  Nájemníci – nastěhování a změny  Pohledávky – převod předpisů  Platby - import plateb Veškeré pohledávky vznikající při správě bytů jsou tímto modulem předávány dál ke standardnímu zpracování a naopak. Pracovník správy bytů má tak aktuální přehled o pohledávkách a správě jednotlivých bytů. Modul musí být propojen na ekonomický systém úřadu. Modul pro porovnání s databází v insolvenčním rejstříku Modul pravidelně automatizovaně porovnává evidenci nájemců a vlastníků bytů s veřejně dostupnou databází insolventního rejstříku prostřednictvím k tomu určených webových služeb. Správce bytů má tak neustálý přehled o svých dlužnících evidovaných v insolvenčním rejstříku a může v řádných lhůtách reagovat na požadavky insolventního řízení a včas uplatnit své pohledávky. Přínosy modulu:  Odstraňuje pracné manuální vyhledávání dlužníků v insolvenčním rejstříku.  Zajišťuje 100% pravidelnost kompletního porovnání s minimální chybovostí.  Nevyžaduje předávání citlivých dat třetím osobám k provedení kontroly v rámci nabízených služeb.  Z dlouhodobého pohledu nejlevnější řešení.  Přihlášení každé pohledávky, která by nepřihlášením dopadla jako nedobytná, může znamenat zajištění až desítek tisíc Kč. Modul pro vyúčtování tepla Načítá 2 základní složky "Celkové náklady na teplo" a "Celkové náklady na TUV a až 5 dalších libovolných vedlejších domovních nákladů. 9


Modul pro odečty tepla Modul je určen pro ty, kteří sami zpracovávají odečty tepla, rozúčtovávají náklady na teplo. Modul v duchu vyhlášky 372/2001 Sb., §4 odst. 4 upraví přepočtené hodnoty tak, aby rozdíly v zúčtovacích jednotkách nepřekročily průměrný náklad o více než 40%. 2.1.9

SW Skenovací linky

bude pořízen jako součást IS, který bude sloužit pro digitalizaci dokumentů. Toto řešení umožňuje uživateli rychlý a velice efektivní převod papírových dokumentů do elektronické podoby a další práci s dokumenty již výhradně v elektronickém tvaru. Výhodou tohoto řešení je rychlost dostupnosti dokumentu, zmenšení množství kopírovaných dokumentů, minimalizace rizika ztráty dokumentu, výrazně vyšší dohledatelnost dokumentu, možnost řídit přístupová práva provázanosti a v neposlední řadě možnost na plnotextové prohledávání obsahu dokumentů. 2.1.10 Propojení na SW Stavební úřad Asseco

Zadavatel požaduje možnost napojení stávajícího SW Stavební úřad na Spisovou službu nebo dodání samostatného modulu „stavební úřad“, včetně migrace dat v plném rozsahu ze stávajícího systému stavební úřad užívaného MěÚ Polná. 2.1.11 Variantní návrhy technického řešení SW

Zvolené řešení bylo klasifikováno jako jediné přípustné. Jiný návrh technického řešení nebyl uvažován.

2.2 Specifické zadání technického řešení 2.2.1

SW a agendy úřadu Obecné požadavky na systém  Serverová část (jádro) musí využívat jednu centrální databázi k funkci všech aplikací. Systém musí splňovat tyto požadavky:  stavebnicová architektura, která je rozčleněna na subsystémy, kde použitelnost jednotné datové báze zajišťuje centrální databáze, do které jsou ukládány veškerá data systému. Jedinou výjimkou mohou být moduly správy bytů, které jsou provozovány na odděleném pracovišti a jsou propojeny do systému rozhraním  Identifikace všech dokumentů a subjektů jedinečným identifikátorem  Variabilnost - systém musí být konfigurovatelný  Bezpečnost – systém musí vyhovovat třídě bezpečnosti C2 (za předpokladu splnění dalších předepsaných opatření) 10


           

Možnost doložit bezproblémovou kontinuální funkčnost v čase u jednotlivých aplikací spolu s výčtem referenčních měst a kontaktů těchto aplikací, pro ověření tvrzení. Řízení procesů v reálném čase Deklarace a vynucení správného časového, věcného a organizačního sledu procesních úkonů Široké možnosti parametrizace a konfigurace systému Jednotné administrační prostředí. Automatické reinstalace nových verzí modulů systému Podpora obecných rozhraní (Banka, Česká pošta), elektronický přenos dat (výpisy, poukázky) Podpora formátu ISDOC Provázanost jednotných číselníků, které jsou využívány v systému SSL (státy, pošty, externí subjekty, ověření subjekty na ISZR) Kontrola subjektů na nespolehlivé plátce DPH, Možnost ověřování subjektů na Insolvenční rejstřík Propojení na CSÚIS - on-line odesílání dat v elektronické podobě do centrálního systému účetních informací státu, na Portál veřejné správy a Českou daňovou správu

Základní požadavky na funkčnost a výstupy ekonomického systému  každý zápis v deníku účetních zápisů nebo deníku zápisů rozpočtu je vázán na systémem evidovaný prvotní doklad (opravný účetní doklad, faktura, bankovní výpis, poukaz, smlouva, materiálový účetní doklad,…),  každý účetní doklad evidovaný v knize (deníku) získává současně uživatelsky formátovatelné agendové číslo, které zabezpečuje inkrementální identifikaci v rámci každé jednotlivé evidenční knihy (deníku),  každý účetní doklad evidovaný v knize (deníku) má jednoho konkrétního, systémem jednoznačně identifikovaného vlastníka, který jako jediný vlastní práva k provádění účetních úkonů nad daným dokladem a to v uživatelem definovaném rozsahu. Ostatní uživatelé mají k danému dokladu pouze prohlížecí práva. Vlastníka lze měnit pomocí funkce předání a oběh dokladu v rámci systému je evidován v historii,  z historie lze kdykoliv pro dané časové období zjistit vlastníka dokladu a jím v dokladu provedené změny,  legislativně závislé řešení, záruka legislativní správnosti  pro pořízení, uložení, opravy a další zpracování účetních dokladů platí striktně pravidla platná pro podvojné účetnictví,  automatizované zálohování dat je řešeno centrálně s využitím systémových prostředků,  systémem je minimalizováno jakékoliv duplicitní zadávání údajů,  účtování na základě automatických předkontací,  kontrola čerpání rozpočtu s možností parametrického ovlivnění její úrovně,  možnost integrace na systém třetích stran  samostatné okruhy účtování PAP - realizace vazeb 1:N UCT/PAP - realizace vazeb N:1 UCT/PAP  kontrola konzistence dokladů na PAP 11


 

agregovaný způsob ročních uzávěrek - řízené algoritmy uzavírání a otevírání DPH, daňová doloženost pro veškeré režimy, opravná a dodatečná přiznání i přes minulé roky

Jednotlivé aplikace musí umožňovat a zaznamenat třístupňovou autorizaci (správce rozpočtu-příkazce operace-účetní) všech prováděných operací podle zákona o finanční kontrole a indikaci osoby, která provedla operaci nebo její opravu nebo schválila provedení operace, a zaznamenání okamžiku této akce (datum a čas) v návaznosti na příslušné předpisy, např. zákon o finanční kontrole, zákon o účetnictví, atd. Možnost využití elektronického podpisu nebo značky pro garanci věrohodnosti, integrity a autenticity kontrolního procesu. Aplikace musí dovolovat administrátorsky nastavitelné logování přístupů a nastavení individuálních oprávnění přístupu.

Požadavky na agendy informačního systému Účetnictví  Kompletní dodávka metodiky účetnictví a rozpočtu, účtování pro Pomocný analytický přehled (formou příručky, pravidelně ročně aktualizované)  Kontrola na účetní rozvrh s možností nastavení práv úrovně na pořizování do účetního rozpočtu.  Kontrola na volné prostředky v rozpočtu  Možnost vytváření a zobrazení rezervačních zápisů (např. neproplacené faktury, se kterými je nutno počítat, …)  Správa účetních rozvrhů s možností řešení hloubky rezervačních zápisů (na které úrovni účetní věty se bude čerpání kontrolovat)  Možnosti výběru způsobu zaúčtování při hromadném účtování stejných případů – jednotlivě, hromadně s jednotlivými zápisy, kumulovaně – souhrn za stejné položky dokladu.  Vazba na související doklady např. faktury, …  Řešení kompenzací – zápočtové listy  Prohlížení rozpočtových a účetních dat dle druhů dokladu, období a dalších podmínek s možností dalšího rozpadu do detailu  Definice výběrových podmínek sestav s možností vícenásobných filtrů (možnost zadání několika různých rozsahů výběrových podmínek do jednoho dotazu)  Možnost odloženého zpracování a plánování generování výstupů s možností automatického zasílání mailem  Možnost ukládání nadefinovaných výběrových podmínek pro další použití  Tvorba legislativně závazných výstupů  Tisk účetních deníků, sestav čerpání rozpočtu  V rámci filtrů musí být možnost uložit do jednoho filtru neomezený počet rozsahů hodnot od do. A umožnit jejich uložení a opakované využití. Tvorba rozpočtu 12


     

Možnost vytváření dokladů ve stavu návrhu Zapracování systému schvalování čerpání rozpočtu Možnost programově omezit čerpání určité části rozpočtu dle přiřazených kompetencí pracovníků Kontrola na účetní rozvrh s možností odlišné kontroly pro rozpočet Možnost oprav chybně rezervovaných prostředků Kontrola na nemožnost podrozpočtování rezervovaných prostředků

Finanční řízení a kontrola (skrze celý ekonomický systém)  Možnost provádění předběžné kontroly před vznikem a po vzniku závazku nebo nároku elektronickou formou. Schvalovací postup bude doložen autorizovaným podpisem správce a příkazce operace s možností vložení skenu schvalovaného materiálu.  Tvorba a schvalování individuálních a limitovaných příslibů s pevnou vazbou na jejich čerpání v účetních agendách.  Vazba na evidenci smluv.  Vazba na evidenci došlých faktur.  Vazba na evidenci odeslaných faktur.  Vazba na rozpočet a účetnictví. Správa a vymáhání pohledávek  Správa jednotlivých druhů pohledávek (místní poplatky, správní poplatky, pronájmy, služby)  Automatické účtování předpisů a přijatých plateb dle předkontací.  Tvorba penalizací a úroků dle jednotlivých typů pohledávek  Možnost vzniku pohledávky z centrální evidence smluv.  Individuální šablony tiskových sestav na referenta a poplatek. Možnost uživatelské definice různých typů šablon pro tisk výměrů, upomínek, výzev, rozhodnutí, upozornění v závislosti na typu řízení.  Možnost jednotlivého i hromadného tisku upomínek.  Uživatelská definice šablon různých typů obálek, tisk obálek.  Precizní seznam dlužníků dle kritérií zadavatele prostřednictvím filtrů (dle klienta, dle druhu poplatku, dle analytických účtů, dle rozpočtové skladby, časová struktura pohledávek).  Tvorba opravných položek dle vyhlášky č. 410/2009 Sb.  On-line vazba na spisovou službu: o přenos údajů o doručeném dokumentu ze spisové služby o přenos údajů vlastního dokumentu do spisové služby a přidělení č.j. ze spisové služby o založení spisu z agendy do spisové služby nad doručeným dokumentem o vložení vlastního dokumentu agendy do příslušného spisu ve spisové službě o založení vypravení a předání k vypravení z agendy do spisové služby o tisk poštovní obálky z agendy s možností použití více typů šablon obálek Banka 13


 Možnost pozdržení navržené platby do doby rozhodnutí, případně vrácení platby přímo do agendy, ze které je příkaz vystaven  Komunikace s bankovními programy  Možnost řešení složenek AV, složenky B  Možnost zpravování avíz o obdržených platbách z karetních transakcí  Možnost zpětně měnit párování jednotlivých dokladů s automaticky zajištěním odúčtování takto měněné položky výpisu  Převody mezi vlastními účty města  Umožnění rozpisu platby zaplacené souhrnně na více párovaných položek  Párování hotovostních operací  Historie operací Pokladna  Možnost řešení plateb kartou  Možnost nastavit v pokladně účetní (pracovnice doplňuje podklad k zaúčtování a provádí zaúčtování dokladu v pokladně) režim i neúčetní, (kdy zaúčtování je prováděno na jiném místě systému)  Možnost zobrazení poplatníka (např. poplatek za psy, odpady,…) dle zadaného variabilního symbolu a automatické přednastavení položky dokladu, dle druhu poplatku aby nedocházelo k chybám  Pokladní uzávěrka  Vedení pokladní agendy - pokladní kniha, evidence cenin  Nastavení účetních předpisů ve vazbě na pokladní položky.  Evidence používaných měn  On-line vazba do účetnictví (přímé účtování na základě automatizovaných předkontací) a na rozpočet (hlídání čerpání rozpočtu).  Použití zálohových pokladních dokladů a jejich vyúčtování.  Vystavování daňových dokladů.  On-line vazba do evidence smluv – čerpání smluvních případů a kontrola čerpání rozpočtu smluvního případu. Mzdy a Personalistika  Sdružení libovolného počtu PPV k osobě, kompletní výpočet za osobu  Elektronické zasílání ELDP, ONZ, PVPOJ a dalších přímo z modulu. Možnost nastavení hesla nebo podpisového klíče  Výpočet libovolného počtu exekucí  Načítání dávek z externích docházkových a stravovacích systémů  Výstupní sestavy s možností definování vlastních  Přímé propojení na ekonomický modul banky a do účetnictví  Detailní účtování, které splňuje i přísné požadavky Státní pokladny  Kontrolních chody, které se starají o správné zadávání zdrojových dat včetně vyhodnocení externích vstupů  Libovolně rozložená pracovní doba  Automatizace všech úkolů. Role mzdové účetní je převážně kontrolní 14


      

 



Možnost zpětné opravy dat v plné šíři, včetně výhodnosti daně, správného výpočtu nemocenské, opravných platových výměrů Možnost zpracovávat cizí měny včetně uplatnění exekučních srážek z těchto prostředků Snadně pořizování dat včetně hromadného generování Striktní oddělení rolí, detailní nastavení Všechny povinné legislativní úpravy jsou realizovány včas, včetně výkladů Pravidelná aktualizace a legislativní závislost Možnosti zpracování a výpočty o Za jednotlivé pracovníky o Za skupinu pracovníků podle filtru o Za libovolná uskupení – NKS, Pracoviště Maximální automatizace všech výpočtů na základě variabilního nastavení složek Uzávěrky o Možnost definice jednotlivých kroků o Možnost provádění jednotlivých kroků za libovolná uskupení o Kompletní uzávěrka vždy za organizaci (IČ) Výstupy o Povinné legislativní výstupy a výkazy o Přehledové o Vlastní generátor sestav o Možnost převodu sestav do Wordu o Možnost převodu sestav do Excelu

Majetek a inventarizace  Vazba majetku na účetnictví – přímé proúčtování majetkových dokladů z modulu majetek  Uživatelsky měnit popisy a vlastnosti položek evidenční karty majetku  Tvorba souborů majetku evidenčních i účetních (samostatné karty sloučené buď pouze evidenčně, nebo i účetně)  Vazba na číselníky klasifikace majetku (CZ-CC,CZ-CPA, SKP)  Odpisy majetku včetně rozúčtování poskytnutých transferů  Řešení vazby na číselník budov, místností, středisek, odpovědných osob  Možnost vazby na rozpočtové prostředky  Řešení individuálních karet – definovaných inventárním číslem  Řešení hromadných skladových karet – skladová evidence  Technické zhodnocení  Změna ceny majetku  Inventarizace  Podpora automatických inventur – pomocí snímače čárových kódů s pamětí  Možnost zadání údajů o změně lokalizace majetku v průběhu automatické inventury  Vedení registru potenciálního technického zhodnocení. Průběžné vyhodnocení potenciálních pohybů pro zpracování technického zhodnocení.  Oceňování majetku reálnou hodnotou, tvorba opravných položek k majetkovým kartám pomocí majetkových dokladů. 15


 Evidence cizího majetku (zápůjčky, pronájem, leasing)  Vedení majetku svěřeného vlastním PO Registry Registrové agendy musí splňovat tyto požadavky:  Vazba na základní registry (ISZR)  Vyhledávání údajů z jednotlivých registrů  Provázanost po stránce datové i funkční  Vyhledávání informací v jednotlivých modulech dle různých kritérií  Import dat do databáze IS  Evidence obyvatel  Kompletní evidence trvale bydlících obyvatel města  Kompletní podklady pro přípravu voleb

Matrika  Kompletní evidence matričních událostí  Kompletní tisk matričních dokladů  Změna jmen a příjmení  Určení otcovství  Legalizace a vidimace Přestupkové řízení  Řešení kompletní agendy přestupků  Vzory šablon tiskových výstupů přestupkových řízení  Napojení na systém ekonomických agend a spisové služby Spisová služba  příjem zásilek z pošty v rozsahu doposud prováděného příjmu,  příjem zásilek kurýrní služby,  příjem osobních zásilek,  příjem faxů, telegramů,  příjem elektronických dokumentů/datových zpráv z e-podatelny,  označování dokumentů podacím razítkem a datem,  označování dokumentů identifikátorem ve tvaru čárového kódu generováním nebo na samolepící etiketě,  základní evidence v centrálním podacím deníku,  proces automatizovaného předávání příslušným útvarům oproti elektronickému potvrzení  převzetí dokumentů z podatelny,  předání dokumentů nadřízenému pracovníkovi k určení termínů a pokynů k vyřízení a zaznamenání těchto údajů do systému SSL,  vytvoření spisu,  vedení sběrného archu v elektronické podobě,  předání dokumentů referentu, 16


              

sledování termínů, nevyřízených dokumentů/spisů (evidence vyřízení), evidence vlastních dokumentů a její zadávání do centrální evidence, příprava dokumentů k vypravení (obálky, datové zprávy, evidence v SSL), konverze dokumentu do formátu dle zák. 300/2008 Sb., podpora použití e-podpisu a časového razítka, předarchivní péče, evidence dokumentů v příruční spisovně, tvorba balíků, předání dokumentů do centrální spisovny, předarchivní péče o analogové dokumenty/spisy, předarchivní péče o DZ a e-dokumenty, hlídání skartačních lhůt DZ a e-dokumentů, generování skartačních návrhů DZ a e-dokumentů, mimořádné skartace, zápůjčky, generování SIP balíčků pro předání do Krajského digitálního archivu.

Úkoly a usnesení Úkoly      

písemné zadání úkolu s termínem splnění, provázání hlavních a podřízených úkolů, evidence a sledování i složitých a strukturovaných úkolů, komunikace se zadavatelem úkolů, evidence postupu plnění úkolu, možnost předání úkolu nebo jeho části na další pracovníky.

Usnesení  snadná příprava jednání rady a zastupitelstva,  export materiálů na externí média, případně web,  evidence a prezentace výsledků hlasování,  napojení na spisovou službu a modul úkolů  vedení evidence všech jednání včetně uchovávání elektronických příloh

Požadavky na SW Skenovací linky  Možnost dávkové digitalizace (více dokumentů vloženo do podavače)  Automatická identifikace počtu dokumentů v dávce  Automatická detekce PID  Připojení digitalizovaného dokumentu k evidenční kartě  Možnost digitalizace dodejek  Vytěžení textu, možnost fultextového hledání  Standardní výstupní formáty (PDF/A)

17


Propojení stávajícího SW Stavební úřad firmy Asseco Zadavatel požaduje možnost napojení stávajícího SW Stavební úřad na Spisovou službu nebo dodání samostatného modulu „stavební úřad“, včetně migrace dat v plném rozsahu ze stávajícího systému stavební úřad užívaného MěÚ Polná. Požadavky na SW Správa bytů  zajištění běžné praxe v oblastech: o nastěhování a změna nájemníků o převod předpisů pohledávek o import plateb o Zajištění propojení s nabízeným ekonomickým systémem  Modul pro porovnání s databází v insolvenčním rejstříku o porovnání evidence nájemců a vlastníků bytů s databází insolvenčního rejstříku o automatická aktualizace z databáze insolvenčního rejstříku o přehled dlužníků evidovaných v insolvenčním rejstříku  Modul pro vyúčtování tepla a dalších služeb o práce s náklady na teplo o práce s náklady na TUV o další libovolné domovní náklady  Modul pro odečty tepla o zpracování odečtů tepla o rozúčtování nákladů na teplo o přepočet hodnot v duchu 372/2001 Sb., §4 odst. 4

2.2.2

Převody dat ze stávajících agend

Převod dat ze stávajících agend bude zajištěn minimálně v tomto rozsahu:  Převod předpisů plateb z modulu Daně, dávky, pohledávky systému GORDIC GINIS Express  Převod dat účetnictví z stávajícího ekonomického systému úřadu za minulých 5 let minimálně v rozsahu dat vystupovaných na Krajský úřad

2.2.3

Výčet nutných licencí a zvolený licenční model k dodávce

Zde doplní uchazeč licenční podmínky provozování řešení včetně počtů klientských a serverových licencí dle technické specifikace. Uchazeč je povinen nabídnout dostatečný počet klientských a serverových licencí dle minimálních požadavků zadavatele: Modul Účetnictví Místní příjmy a poplatky

Serverové omezení Do 15000 účetních zápisů měsíčně Do 12000 poplatníků ročně 18

Počet klientských licencí 2 4


Evidence smluv a objednávek

Do 500 smluv ročně

5

Odeslané faktury

Do 6000 faktur ročně

4

Došlé faktury

Do 6000 faktur ročně

2

Komunikace s bankou

Do 12000 příkazů ročně

2

Pokladna

Do 12000 dokladů ročně

4

Evidence majetku

Do 3000 evidenčních karet

2

Mzdy a personalistika

Do 100 osob

1

Registr obyvatel

Do 10000 obyvatel

1

Matriční agendy

Do 1000 zápisů ročně

1

Přestupky

Do 200 přestupků ročně

1

Spisová služba

Neomezená

28

Spisovna

Do 50000 dokumentů

1

Úkoly

Do 3000 úkolů ročně

7

Usnesení

Do 1000 usnesení ročně Do 5000 skenovaných dokumentů měsíčně

1

Skenovací linka

2.2.4

1

Časový harmonogram implementace

Milníky předpokládaného plnění: Dokončení výběrového řízení (květen/červen 2015) Realizace technického řešení - instalace HW a SW pro projekt (červen/červenec 2015) Testování a proškolení (srpen/září 2015) Pilotní provoz - běží pod kontrolou se zvýšeným dozorem dodavatele, který ověří kvalitu implementace a doladí případné problémy od termínu předání díla investorovi (září/říjen 2015) Předání díla dodavatelem, akceptace (k 30.10. 2015) 2.2.5

Požadavky na implementaci, školení a technickou podporu

Implementace bude realizována pracovníky vybraného dodavatele za součinnosti pracovníků Městského úřadu. Další požadavky:  Součástí implementace je zaškolení administrátorů na správu a základní údržbu instalovaných komponent.  Technická podpora.  Závěrečné předání proběhne formou vzájemně odsouhlasených funkčních testů.  Provozní zajištění bude realizováno pracovníky Městského úřadu Polná, které je rovněž plně odpovědné za jeho provoz. 19


Z pohledu energetických a materiálových toků je předpokládáno následující:  Realizace dodávky bude provedena pracovníky dodavatele za součinnosti pracovníků městského úřadu.  Provádění běžné údržby bude prováděno pracovníky městského úřadu.  Záruka a podpora provozu bude zajištěna pracovníky dodavatele/výrobce.  Provozní náklady tvořené především elektrickou energií (a dále další náklady spojené se zajištěním minimálních požadavků provoz) budou financovány z rozpočtu města.

20

Konsolidace IT Město Polná část první

Recommend Documents