Konference VšeVěd 2016

Konference VšeVěd 2016 Program ICT podpory VaV fy DERS 2016 -2017 Josef Vlček, MBA, MSc (DERS s.r.o.)

DERS s. r. o. je držitelem certifikátu ISO 20000-1 : 2006 a 27001 : 2006 a Licence ITSM.

1

Úvod Proč se zabýváme řízením a jeho strategii ? Protože kdybychom se to v tomto komplexním živote nenaučili by jsme na tom ještě hůř. Tady jde o minimalizace ztrát. Kde se vzala tato metoda ? Metoda označovaná jako P3M3® byla vyvinutá Úřadem vlády (dříve známý jako Office of Government Commerce (OGC)) ve Spojeném království a byla použita k posouzení vyspělosti projektového řízení v organizaci. Proč jsme zvolili koncept použitý v této prezentaci a katalogu ders ? Protože se jedná o poslední stupeň vývoje řízení projektů a celosvětově aplikovanou best practice. Proč potřebujeme nějaký koncept ? Abych mohli správně vydefinovat jednotlivé prvky, jejich funkce a vazby. 2

Pokročilý koncept řízení projektů v organizaci

3 Hodnocení vyspělosti projektového managementu organizace dle CMMI (Capability Maturity Model Integration)


4

Pokročilý koncept řízení projektů v organizaci Situace: Projekt, program a portfolio (P3M3® ) jsou tři oblasti multiprojektového řízení, které jsou institucemi často realizovány téměř nezávisle na sobě. Vyspělý koncept Portfolio Program Projekt Management (P3M3), který má zásadní příspěvek pro nápravu tohoto stavu, je relativně nové pojetí projektového managementu. P3M3 má svůj původ v oblasti Total Quality Managementu, v mnohém vycházející z Capability Maturity Model Integration (CMMI) Software Engineering Institute. Koncept vytvořený společností ders ® strukturuje a integruje úlohy řízení projektů do svých produktů na základě principu P3M3. 5


Úroveň PORTFOLIA PROJEKTŮ Celkový rozsah aktivit a změn, které společně umožní dosažení strategických cílů organizace Portfolio je soubor programů, projektů a / nebo operací řízených jako skupina. Komponenty portfolia nemusí být nutně závislé, či dokonce příbuzné, ale jsou řízeny společně jako skupina pro dosažení strategických cílů příslušné organizační jednotky.

6


Úroveň PROGRAMU Program je podmnožina projektového portfolia tvořená skupinou souvisejících projektů , které jsou nutné a dostatečné pro dosažení očekávaných výsledků, řízených koordinovaným způsobem s cílem: „ získat přínosy a kontrolu, která není k dispozici na úrovni jednotlivého projektu“. Programy mohou zahrnovat prvky souvisejících činností nad rámec diskrétních projektů v rámci programu.

7


Úroveň PROJEKTU Na této úrovni jde především: a. Řízení rozpočtu, harmonogramu, zdrojů apod. pro dosažení požadovaných výsledků jednotlivého projektu. b. V případě grantů je zdůrazněna především administrativní úloha plnění požadavků poskytovatele jak před poskytnutím, tak v průběhu čerpání i po ukončení (kontroly).

8

Definice projektu podle obecně platných standardů

Project Management Institut: Dočasné úsilí prováděné s cílem vytvořit jedinečný produkt, službu nebo výsledek. ISO 21 500: Projekt je jedinečný proces, skládající se ze sady koordinovaných a řízených činností s datem zahájení a ukončení, podniknutých k dosažení cíle, vyhovující specifickým požadavkům, včetně omezení času, nákladů a zdrojů.

9

Definice projektu podle Rámce pro státní podporu výzkumu, vývoje a inovací (2014/C 198/01) „Projektem v oblasti VaV“ se rozumí operace, která zahrnuje činnosti spadající do jedné nebo několika kategorií výzkumu a vývoje definovaných v tomto rámci a která má splnit nedělitelný úkol přesné hospodářské, vědecké nebo technické povahy s předem jasně určenými cíli. Projekt v oblasti VaV může sestávat z několika pracovních oblastí, činností nebo služeb a zahrnuje jasné cíle, činnosti, které je třeba provést k dosažení těchto cílů (včetně jejich očekávaných nákladů) a konkrétní požadavky jako základ pro posouzení výsledků těchto činností a jejich srovnání s příslušnými cíli. Pokud není možné jasně od sebe oddělit dva nebo více projektů v oblasti VaV, a zejména pokud tyto projekty nemají samostatně vyhlídky na technologický úspěch, považují se za projekt jediný; 10

Koncept informační podpory VaVaI

11

Koncept informační podpory VaVaI Procesy: Informačně podporujeme hlavní (1), řídící (2) i podpůrné (3,4,5 procesy), včetně sdílení informací a provozní komunikace (6) v celém rozsahu životního cyklu projektu, ve vysoké variabilitě dle typu projektu, způsobu hodnocení, verifikace vůči (strategickým) cílům organizace, alokace zdrojů, zpracování dat výsledků a jejich export do centrálních agend řídících orgánů (IS VaVaI), nebo jako „vstupní suroviny“ k dalšímu transferu znalostí. Integrace: Produkty ders® jsou navrženy tak, aby vytvořily spolu s dalšími zdrojovými komponentami IS organizace integrované informační prostředí, které podporuje strategické řízení a řízení kvality VaVaI ve veřejných výzkumných organizacích.

12

Koncept informační podpory VaVaI Navržený soubor synergicky spolupracujících komponent IS vytváří stabilní, avšak přiměřeně flexibilní integrované prostředí. Komponenty konceptu reflektující hlavní (1), řídící (2) i podpůrné (3,4,5) procesy organizace v strategickém kontextu, podporující řízení kvality v organizaci; Koncept podporuje transformaci strategických cílů do hodnotících kritérií projektů zajišťuje tak nezbytnou komunikaci a provázanost mezi strategickou a prováděcí rovinou; Vzájemně spolupracující komponenty, datově integrovatelné s ostatními částmi IS organizace, fungují samostatně, ale největší přínos mají jako celek, jsou otevřené budoucím změnám; Podpora operativní komunikace a sdílení dokumentů je průřezové (6), napříč všemi komponenty konceptu. 13

Koncept informační podpory VaVaI

Komponnety konceptu ders ® v oblasti VaVaI

14

1. Granty a projekty Komponenta GaP je základní komponentou konceptu, umožňující nastavení a monitorování celého životního cyklu klasifikovaných projektů (VaVaI, FRVŠ, interní projekty apod.) a přidělených finančních zdrojů.

15

1. Granty a projekty Podporované fáze životního cyklu projektu v konceptu ders ® Koncept projektu

Plán rozsahu projektu

Indikace požadavku na zdroje

Rezervace / blokace kapacit

Iniciace projektu

Externí hodnocení

Interní hodnocení

Řízení realizace

Vypořádání projektu na konci

Ošetření výsledků

Export do IS VaVaI

16

1. Granty a projekty Funkce (1): • tvorba konceptů (projekty v šuplíku, „privátní informace autora“) s podporou automatické transformace do šablony návrhu projektu; • rozpad projektu na podprojekty a dílčí úlohy s parametry pro sestavení harmonogramu; • evidence cílů projektu, indikátorů; • alokace pracovní kapacity osob, vyhledání relevantních kompetencí, v závislosti na existenci databáze (PVAP), pro potřeby sestavení rozpočtu osobních nákladů v (PRZ); • alokace kapacity infrastruktury, v závislosti na dostupnosti databáze infrastruktury (SKVI);

17

1. Granty a projekty Funkce (2): • podpora automatizovaného sestavení rozpočtu způsobilých nákladů, např. osobní náklady dle ISPV a dopočet % přímých nákladů na zaměstnance (PRZ); • recenzi projektů (variabilní proces podle nastavení procesů (IGA), možnost autoevaluace); • podpora procesu podání žádosti o financování; • monitorování realizace projektu podle nastaveného workflow/kategorie projektů a harmonogramu; • vykazování odpracované doby (timeheet) a skutečného využití infrastruktury; • evidence čerpání finančních zdrojů proti rozpočtu (podmíněno integrací dat z účetního systému) a multizdrojového financování. 18

2.1 Správa projektového portfolia Úlohy multiprojektového řízení projektů (1),(2),(3):

19

2.1 Správa projektového portfolia

Funkce: SPP (správa projektového portfolia) je integrační komponenta a manažerská nadstavba, podporující: • nastavení struktury projektů, programů a protfolií projektů (3P), rozdílných rolí a úloh ve struktuře 3P a transformací strategických cílů do struktury cílů/parametrů do 3P struktury; • řízení Programů, Projektů a jejich Portfolií (3P) v celém životním cyklu; • SPP spolupracuje s komponentou GaP (CO hodnotit) a IGA (JAK) hodnotit a souhrnně řídit. 20

2.1 Správa projektového portfolia 1.

Úloha: nastavení, hodnocení a optimalizace projektů v rámci programu • Nastavení cílů programů - odvození parametrů ze strategických cílů, kauzálně nebo na základě hypotézy, kterých má být dosaženo. • Porovnání projektů programu podle jeho kritérií (proces hodnocení projektu v IGA). • Určení priorit mezi projekty, zvláště pokud máme omezené zdroje, je nutné kofinancování apod. • Posouzení závislosti mezi projekty (synergické, komplemetrární, vylučující se, apod. • Sdílené přínosy a rizika mezi projekty

Cíl: optimalizace projektů v programech

21

2.1 Správa projektového portfolia 2. Úloha: správa portfolia projektů (organizační jednotky, nebo organizace), optimalizace využití kapacit zdrojů všemi projekty: • Celkové cíle v oblasti výkonnosti zdrojů instituce • Celkové cíle v oblasti kvality • Celková efektivita (využití kapacity lidských, technických, finančních a dalších zdrojů) • Úspěšnost projektových žádostí apod. Cíl: zlepšení efektivity využití zdrojů

22

2.1 Správa projektového portfolia

3. Úloha řízení projektů Je realizována v komponentě GaP (navázané na hodnocení realizované v IGA, proti parametrům cílů vyjádřených v SPP)

23

2.2 Interní grantová agentura

24

2.2 Interní grantová agentura Funkce: Komponenta IGA podporuje: • procesy vlastní grantové soutěže, včetně pravidel interní finanční podpory projektům VaV (grantů) přidělených projektům grantovou komisí; • interní hodnocení všech nastavených kategorií návrhů projektů zvolenou metodou (kriteriální, oponentní, srovnávací). Propojení s komponentou GaP zajišťuje přípravu, hodnocení, schválení a monitorování projektů a přidělených finančních podpor. Propojení s komponentou SPP zajišťuje datové propojení cílů programů ve formě kritérií do hodnocení projektů a stanovení dosaženého skóre projektu.

25

2.2 Interní grantová agentura

Funkce: • IGA umožňuje nastavit několik soutěží v průběhu roku. • Projektové návrhy vytvořené v GaP se přihlašují do vyhlášené soutěže. • Každá soutěž může mít svůj vlastní proces schvalování žádostí a další specifika.

26

3.1 Podpora vedení akademických pracovníků

27


Funkce: hlavní úlohou PVAP je evidence hlavních aktivit a dosahovaných výsledků akademických pracovníků; za tím účelem aplikace pracuje obvykle s několika zdrojovými komponentami IS (personální systém, účetnictví, GaP, OBD, IPV, studijní systém, apod.) v závislosti na struktuře IS organizace; zajištění rychlé dostupnosti informací o dostupných zkušenostech vědců a volné kapacitě pro potřeby plánování projektu VaVaI; komunikace cílů mezi organizací a jednotlivcem; 28


Funkce: • přebírání identifikace pracovníka z pers. evidenčního systému, případně dalších částí IS; • strukturování požadavku sledovaných aktivit a získávání dat z interních i externích informačních zdrojů (např. IS VaVaI); • usměrňování aktivit na základě dosahovaných výsledků proti nastaveným osobním cílům odvozeným od konkrétních cílů pracoviště, fakulty; • plánování a optimalizaci vytížení pracovní kapacity, její rezervaci na identifikované úkoly (např. v GaP); • integraci dat z dalších evidenčních a plánovacích systémů; • sebehodnocení proti nastaveným kariérním cílům. 29

3.2 Správa kapacit výzkumné infrastruktury

30

3.2 Správa kapacit výzkumné infrastruktury

Funkce: • SKVI podporuje řízení využití kapacity infrastruktury, včetně např. i servisních a podpůrných pracovišť, pokud je zaveden systém vykazování činností. • Na základě indikovaného využití, či rezervovaných kapacit infrastruktury podporuje další plánování využití kapacit v projektech, zakázkách, případně dokládá využití kapacity infrastruktury v projektech. • Zabezpečuje indikovaný požadavek IS VaVaI na sledování využití přístrojů s PC nad 5 mil. Kč (Rámec společenství 2014 vyžaduje sledování využití 100% výzkumné infrastruktury 31

3.2 Správa kapacit výzkumné infrastruktury SKVI podporuje: • strukturování kapacit zdrojů (seskupování elementárních prvků); • nastavení disponibilní roční kapacity, správa kapacity zdrojů; • rezervace, jejich pořízení a schvalování, integrace na ostatní systémy (rozvrhy); • parametry rezervací - finanční, časové; • výpůjčky přístrojů a jejich správa, včetně vazby na ekonomický systém; • přístrojový deník přístroje, s vazbou na projekt, zakázku a činnost. Cíl: Zlepšování provozní efektivity prostřednictvím procesu optimalizace využití kapacity. 32

4.1 Správa zakázek

Funkce: Hlavním úkolem je podpora procesů zakázek hospodářské činnosti (organizace v roli dodavatele služeb na trhu) v pasivním (poptávky) i aktivním (nabídky) režimu, tedy procesů související s evidencí a hodnocením poptávek, zpracováním nabídek, jejich schválením, sledováním realizace a vypořádání. V případě, že má zakázka charakter projektu, včetně projektu komercializace duševního vlastnictví, je zde (SZ) zpracována a řízena její obchodní část a související interní procesy, vlastní plánování a realizace probíhají v (GaP). Zakázky je možné konfigurovat i v jiném režimu, např. interní služby. 33


Oblast správy obchodních kontaktů a aktivit • evidence obchodních aktivit i v případě aktivního nabízení služeb, produktů organizací. • kdo, kdy, s kým, o čem, výsledek, další postup. • zákaznická historie, možnost sestavení reportů (hodnocení zákazníků), těžení dat z dostupných součástí IS.

34


Oblast správy zakázek Slouží k podpoře celého procesu: • zpracování přijaté poptávky; • tvorba nabídky; • schvalovací proces; • vyúčtování a následné rozdělení financí do fondů. Aplikace má systém přístupových práv v závislosti na zvoleném procesu a systém pro podporu kalkulace dle interní směrnice/nařízení (včetně definice automaticky vypočítávaných povinných odvodů v souladu s legislativou). 35

4.2 Plánování rozpočtu zakázky, projektu

Funkce: Plánování rozpočtu zakázky (PRZ) Úkolem je kalkulace rozpočtu osobních nákladů zakázky na základě vyčíslení požadavku na kapacitu lidských zdrojů a jejich kvalifikaci. Plánování využití těchto kapacit probíhá v SZ, (případně v SZ navázané na GaP). Systém umožňuje plánování více variant rozpočtu, včetně možnosti přidat virtuální osoby, virtuální úvazky a plánování změny u současných úvazků.

36

4.2 Plánování rozpočtu zakázky, projektu

Možnost více variant stanovení výše osobních nákladů na pracovní pozici (normované interní náklady dle pracovního zařazení, získání hodnot z IS MPSV, manuální zadání). Dále je možné plánovat/evidovat pracovní smlouvy, dohody, příplatky. V závislosti na nastavení kalkulačního modelu je možné automatické doplnění položek (např. běžný spotřební materiál, příspěvek na krytí režijních nákladů). Komponenta je integrovaná s funkcí GaP a s primárními IS organizace (PaM, ekonomický IS).

37

5.1 OBD - evidence a vykazování publikační činnosti

Funkce: OBD je webová aplikace, která umožňuje uživatelský vstup bibliografických záznamů, jejich schvalování na základě uživatelsky definovaného workflow. Citace jsou následně kontrolovány dle metodiky RVVI ČR. Výsledný soubor bibliografických záznamů je potom exportován v dávce pro RIV (registr výsledků výzkumu a vývoje).

38

5.1 OBD - evidence a vykazování publikační činnosti

Přínosy: • Úplná správa dat výsledků VaVaI; • zajištění datové komunikace s IS VaVaI; • upozornění na publikování výsledku v predátorských časopisech dle seznamu Jeffrey Beall; • datová komunikace s GaP, PVAP, IGA; • vazba na indikátory projektu (detailní informace o výsledcích).

39

5.2 Správa duševního majetku

Funkce Úkolem je správa duševního majetku po celou dobu životního cyklu s cílem identifikace potenciálu a dosažení co nejlepšího možného zhodnocení. Zahrnuje data potřebná pro audit IP (případně due dilligence při prodeji). SDM přebírá data z OBD, GaP či jiných částí IS.

IP kontext

IPM životního cyklu IPM management system

40


Modul Okolnosti vzniku (BACKGROUND) nese základní informace: • Druh IP (patent, licence, průmyslový vzor, know how apod). • Původce a jeho práva, hodnocení IP. • Majetková práva a další vztahy a povinnosti/závazky v souvislosti s IP. • Zdroje financování (zásadní dopad veřejného financování). • Organizační příslušnost IP (kde je evidováno). Další významné skutečnosti 41


Modul CV má tři hlavní úlohy: Hodnocení komerčního potenciálu (dotazník zpracovávaný CTT): • technologické ověření (rešerše); • komerční ověření (předběžné zhodnocení původcem); • tržní ověření (na základě znalosti trhu, situace mezi konkurenty, jaké jsou překážky na trhu pro zavedení); Vyhodnocení optimálního způsobu komercializace (náklady a výnosy, rizika); Rozhodnutí o zařazení/nezařazení do komercializace. 42


• • • • • • •

Modul IP v procesu komercializace (projekt) zahrnuje: Odkaz na řízení projektu v GaP, záznam významných událostí, dosažení milníků do SDM: Cíle komercializace, licence, prodej; Rozhodnutí o způsobu a rozsahu zveřejnění; Úlohy v oblasti zajištění právní ochrany; Náklady spojené s vlastnictvím IP a prodejem; Příjmy z IP, pravidla jejich distribuce; Ukončení životního cyklu IP a vypořádání pohledávek/závazků. 43


Modul Podpora řízené komunikace zahrnuje: • Evidenci před-obchodních a obchodních aktivit, jednání, apod. ve vztahu k IP. Kdo, kdy s kým, o čem, výsledek, další postup. Tyto úlohy jsou integrovány s SZ; • Nastavení interní komunikace ve vztahu k zaznamenaným aktivitám; • Nastavení procesu asociovaných aktivit a úkolů k IP: tato funkce zahrnuje definici úkolu, jeho termíny - od kdy, do kdy má proběhnout, návaznosti aktivit (podmíněnost), přiřazení odpovědnosti a pravidel upozornění, případně jejich gradace. 44

Děkuji za váš čas a pozornost Josef Vlček Ředitel R&D&I Program portfolio management, market rollout www.linkedin.com/in/josef-vlček

45

Konference VšeVěd 2016

Recommend Documents