KOMUNIKASI ORGANISASI SESI 2 / KOMUNIKASI BISNIS PRODI MANAJEMEN SEMESTER 7 STIE YASA ANGGANA GARUT
PENTINGNYA BERKOMUNIKASI EFEKTIF Komunikasi adalah prasyarat kehidupan Manusia, Fakta : 1. Individu menghabiskan 70% dari waktu mereka untuk berkomunikasi – menulis, membaca, berbicara, mendengar 2. Komunikasi yang buruk merupakan sumber konflik antar personal 3. Sebuah ide betapapun hebatnya tidak berguna hingga dapat disampaikan dan dipahami orang lain
MISCOMMUNICATIOS “Kesalahan komunikasi dapat menimbulkan akibat yang fatal”
• Komunikasi adalah suatu aktifitas yang sangat penting dan tidak dapat dipisahkan dari kehidupan manusia. Peranan komunikasi yang efektif, merupakan persyaratan bagi pencapaian tujuan tujuan komunikasi. • Proses komunikasi itu sendiri kali dianggap sebagai akar dari semua persoalan persoalan yang timbul di dunia.
MENGAPA PERLU BERKOMUNIKASI? • Komunikasi mendatangkan efektivitas kerja yang lebih besar. • Komunikasi menempatkan orang-orang pada tempat yang seharusnya. • Komunikasi membawa orang untuk terlibat dalam organisasi dan meningkatkan motivasi untuk menghasilkan kinerja yang baik. • Komunikasi meningkatkan komitmen terhadap organisasi.
FUNGSI KOMUNIKASI
Fungsi
Kontrol Motivasi Ekspresi Emosi Informasi
PROSES KOMUNIKASI TAHAP 1 Pengirim Mempunyai Ide
TAHAP 2 Pengirim Mengubah Ide Menjadi Pesan
TAHAP 3 Pengirim Mengirimkan Pesan
SALURAN / MEDIA
(Mas’ud, 2004:7)
TAHAP 6 Penerima Mengirim Umpan Balik
TAHAP 5 Penerima Menafsirkan Pesan
TAHAP 4 Penerima Menerima Pesan
ARAH KOMUNIKASI
Ke Bawah Arah Komunikasi
Contoh : Instruksi, Arahan kerja,Informasi kebijakan dan prosedur kerja
Contoh : Feedback, Kuesioner
Ke Atas
Lateral (horizontal) Sumber : R.L. Simpson. 1959
Contoh : Antar Individu yang setara.
PENGERTIAN ORGANSASI • Stephen P. Robbinss Organisasi merupakan suatu kesatuan sosial yang dikoordinasikan dengan batasan-batasan yang relatif dapat diidentifikasi dan bekerja terus menerus untuk mencapai tujuan bersama • Stoner Organisasi ialah suatu pola hubungan melalui orang atau sekelompok orang di bawah pengarahan manajer untuk mengejar tujuan bersama. • Max Weber Organisasi ialah suatu kerangka terstruktur yang di dalamnya berisikan wewenang, tanggung jawab dan pembagian kerja untuk menjalankan masing-masing fungsi tertentu.
JADI ORGANISASI adalah suatu kesatuan sosial dari sekelompok manusia, yang saling berinteraksi menurut suatu pola tertentu sehingga setiap anggota organisasi memiliki fungsi dan tugasnya masingmasing. Organisasi sebagai sistem terbuka ketidakpastian lingkungan
CIRI CIRI ORGANISASI • Adanya pembagian tugas dan tangung jawab • Adanya pusat kekuaasaan • Adanya subtitusi SDM
• Adanya ketergantungan antar anggota organisasi • Adanya interaksi yg berulang – ulang • Adanya koordinasi antar komponen
FUNGSI KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI • Komunikasi memungkinkan pertukaran informasi • Komunikasi membantu menghubungkan sekelompok anggota dalam organisasi dengan anggota lainnya
TUJUAN ORGANISASI • Organisasi bisnis, tujuan utama profit ekonomi • Organisasi nirlaba atau non laba, tidak pada laba • Organisasi BUMN, profit berorientasi sosial • Organisasi Koperasi, ekonomi rakyat berwatak sosial
KOMUNIKASI ORGANISASI Gibson dan Hodgetts (1991): • Penyampaian informasi dan pengetahuan diantara anggota-anggota organisasi dengan maksud untuk mencapai efisiensi dan efektivitas organisasi. Goldhaber (1990): • Sebuah proses pembuatan dan pertukaran pesan-pesan dalam sebuah jaringan hubungan-hubungan interdependensi untuk menangani ketidakpastian lingkungan.
PENYALURAN IDE DALAM ORGANISASI • Ide ( gagasan ), perumusan : dalam perumusan disini, seseorang / pengirim / sender disampaikan dalam kata-kata • Penyaluran ( trasmitting ) : penyaluran biasanya melalui lisan, tertulis, mempergunakan symbol, isyarat dsb • Tindakan : Misalnya perintah2 dilaksanakan • Pengertian : kata-katan pengirim akan menjadi ide baru bagi receiver • Penerimaan
POLA KOMUNIKASI
Formal
Jaringan Rantai Jaringan Roda Seluruh Saluran
Komunikasi Organisasi
Informal (grapevine)
Email Instant Messaging
Berbantuan Komputer Knowledge Management
Intranet / Ekstranet Video Conference
KOMUNIKASI ORGANISASI Sumber : Robbins, 2007
SALURAN KOMUNIKASI FORMAL • Komunikasi dari atas ke bawah ( top down / downward ) • Komunikasi dari bawah ke atas ( bottum up / upward ) • Komunikasi horizontal • Komunikasi diagonal
KOMUNIKASI DARI ATAS KE BAWAH ( TOP DOWN / DOWNWARD ) Umumnya terkait dengan tanggung jawab dan wewenang seseorang dalam organisasi
KOMUNIKASI DARI BAWAH KE ATAS ( BOTTUM UP /
UPWARD ) Partisipasi bawahan dalam proses pengambilan keputusan akan sangat membantu pencapaian tujuan organisasi
KOMUNIKASI HORIZONTAL
Terjadi antara bagian bagian yang memiliki posisi sejajar / sederajat dalam suatu organisasi
KOMUNIKASI DIAGONAL
Melibakan komunikasi antar dua tingkat ( level ) oragnisasi yg berbeda
PEMILIHAN SALURAN KOMUNIKASI Laporan formal, buletin
Pidato yg direkam sebelumnya
Kelompok kerja
Pidato langsung
Konferensi video
Kekayaan saluran rendah
Kekayaan saluran tinggi
Memo, surat
E-mail
Voice mail
Percakapan Telepon
Percakapan tatap muka
Sumber : Robbins, 2007 hal 26
KEBUTUHAN INFORMASI PADA BERAGAM LEVEL PADA STRUKTUR ORGANISASI Informasi yang dibutuhkan staf/karyawan (Pekerjaan dan kebutuhan individu): • Peluang untuk pengembangan karir • Informasi keamanan kerja • Peluang mengikuti pelatihan • Prospek di masa depan
• Fakta tentang gaji • Manfaat program • Program-program pelayanan
INFORMASI YANG DIBUTUHKAN STAF/KARYAWAN (PEKERJAAN DAN KEBUTUHAN INDIVIDU): • Informasi tentang organisasi/perusahaan:
• Sejarah organisasi • Kedudukan dalam industri • Struktur organisasi • Pertumbuhan organisasi
• Kedudukan finansial • Kegiatan penelitian • Hubungan dengan pihak lain
• Kebijakan organisasi • Rencana Pengembangan • Hubungan dengan komunitas
INFORMASI YANG DIBUTUHKAN OLEH SUPERVISOR • Tanggung jawab supervisor
• Batas-batas kewenangan • Hubungan dan kebijakan dengan bagian lain, serta prosedur penyampaian keluhan
• Fungsi-fungsi dalam hubungan dengan manajemen yang lebih tinggi dan departemen/bagian lain
INFORMASI YANG DIBUTUHKAN MANAJEMEN LEVEL ATAS • Sikap staf/karyawan terhadap organisasi • Seberapa jauh pemahaman staf/karyawan tentang aturanaturan, kebijakan-kebijakan, dan program-program organisasi • Bagaimana staf/karyawan dapat memberi kontribusi yang lebih besar bagi efisiensi pelaksaan kegiatan organisasi • Mengantisipasi keluhan dan komplain dari staf/karyawan sebelum berkembang menjadi “bom”
MASALAH KOMUNIKASI UMUM YANG MEMEGANG ORGANISASI PADA TINGKAT RENDAH EFEKTIVITAS • MANAJER MENGGUNAKAN KOMUNIKASI SEBAGAI PROSES KOREKTIF DARIPADA SEBAGAI PROSES PENCEGAHAN. Manajer tidak sabar untuk berkomunikasi dengan karyawan sampai setelah serikat sedang mencoba untuk menata tanaman. Sebagai masalah muncul, manajer harus berkomunikasi. Upaya Larut komunikasi sering dilihat oleh karyawan sebagai manipulasi. • MANAJER MENGAMBIL ORIENTASI SOLUSI UNTUK MASALAH KOMUNIKASI DARIPADA ORIENTASI KAUSAL. Upaya masalah komunikasi sering untuk sementara mengurangi gejala. Penelitian masalah diperlukan, terkait dengan faktor-faktor penyebab yang spesifik.
• KESALAHAN MANAJER DALAM PENGOLAHAN INFORMASI UNTUK KOMUNIKASI. Pengiriman pesan tidak menjamin pemahaman pesan. Manajer perlu menentukan efektivitas transmisi informasi mereka. • MANAJER TIDAK MEMILIKI KONSEP DIRI YANG AKURAT DARI PERAN MEREKA DALAM PROSES KOMUNIKASI. yaitu tidak akurat menyadari bagaimana orang lain melihat mereka. Kecuali manajer dipandang sebagai kredibel, namun, pesan mereka mungkin ditolak. • MANAJER TIDAK MENGAKUI KOMUNIKASI ORGANISASI SEBAGAI AREA FUNGSIONAL TUNDUK PADA PERBAIKAN DAN KECANGGIHAN. Manajer membutuhkan sistem pelaporan yang memberitahu mereka untuk kebutuhan perbaikan dalam fungsi komunikasi pada waktunya untuk menghindari kondisi krisis.
HAMBATAN-HAMBATAN KOMUNIKASI KOMUNIKASI DALAM BERORGANISASI TIDAK SELAMANYA BERJALAN DENGAN MULUS SEPERTI YANG DI HARAPKAN. SERINGKALI DALAM KOMUNIKASI TERJADI KESALAHPHAMAN ANTARA SATU ANGGOTA DENGAN ANGGOTA LAIN. ROBBINS MERINGKASKAN BEBERAPA HAMBATAN KOMUNIKASI SEBAGAI BERIKUT:
• PENYARINGAN (FILTERING) : Hambatan ini merupakan komunikasi yang dimanipulasikan oleh si pengirim sehingga namapak bersifat menyenagkan penerima. • PRESEPSI SELEKTIF : Hambatan ini merupakan keadaan dimana penerima pesan didalam proses komunikasi melihat dan mendengar atas dasar keperluan, motivasi, latar brlakang pengalaman, dan ciri ciri pribadi lainnya. • PERASAAN : Hambatan ini merupakan bagaimana perasaaan peenerima pada saat dia menerima pesan komunikasi akan mempengaruhi cara dia menginterpretasikan pesan. • BAHASA : Kata-kata memiliki makna yang berbeda antara seseorang dengan orang lain. kadang kadang arti dari sebuah kata tidak berada pada kata itu sendiri tetapi pada kita. • HAMBATAN STRUKTUR : Hambatan ini bisa disebut hambatan organisasi. yaitu hambatan yang disebabkan oleh adanya perbedaan tingkat, perbedaan job dalam struktur organisasi. • HAMBATAN JARAK : Hambatan ini bisa disebut hambatan geografis, dair segi jarak atau geografis komunikasi akan lebih mudah berlangsung apabila antara kedua belah pihak yang saling mengadakan interkasi itu berada di suatu tempat yang tidak berjauhan • HAMBATAN LATAR BELAKANG : Setiap orang mempunyai latar belakang yang berbeda, perbedaan latar belakang dapat menimbulkan, suatu GAP atau hambatan dalam proses komunikasi
HAMBATAN-HAMBATAN KOMUNIKASI • Hambatan Fisik : cuaca, ruang, alat komunikasi, ganguan kesehatan, • Hambatan Semantik : kata kata yg dipergunakan dalam komunikasi kadang2, mempunyai arti mendua tidak jelas atau berbelit belit anatara pemberi pesan dan penerima • Hambatan psikologis dan sosial : kadang-kadang mengganggu komunikasi, misalnya; perbedaan nilai-nilai serta harapan yang berbeda antara pengirim dan penerima pesan.
KLASIFIKASI KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI DARI SEGI SIFATNYA • Komunikasi Verbal • Komunikasi Non Verbal DARI SEGI MENURUT LAWAN-NYA DARI SEGI ARAHNYA
• Satu lawan satu
• Ke atas
• Satu lawan banyak
• Ke Bawah
• Lawan kelompok
• Horizontal • Satu Arah
DARI SEGI KERESMIANNYA
• Dua Arah
• Formal • Informal
KEGIATAN ORGANISASI YG BERHUBUNGAN DENGAN PERTUKARAN INFORMASI • Menetapkan tujuan • Membuat dan melaksanakan keputusan • Mengukur prestasi kerja • Merekruit dan mengembangkan staff • Pelayanan pelanggan • Negosiasi dengan pemasok • Membuat produk • Berinteraksi dengan pertauran yang ada
MENGELOLA KOMUNIKASI AGAR EFEKTIF PENANGANAN PESAN PESAN RUTIN • Mengurah jumlah pesan yg tidak efektif • Intruksi yang jelas PENANGANAN KRISIS KOMUNIKASI • Keterampilan komunikasi akan di uji pada saat organisasi mengalami krisis komunikasi
TEKNIK KOMUNIKASI 1. Komunikasi informatif [informative communication] 2. Komunikasi persuasif [persuasive communication] 3. Komunikasi instruktif/ koersif [instructive/ coersive communication]
4. Hubungan manusiawi [human relation] TUJUAN KOMUNIKASI
1. Perubahan sikap [attitude change] 2. Perubahan pendapat [opinion change] 3. Perubahan perilaku [behaviour change]
4. Perubahan sosial [social change]
UUUUHH AHHHH NGANTUK ( LANJUT SESI 3 YAHH )
