KOMPLEX MŰKÖDÉSI RENDSZERELEMZÉSI DOKUMENTUM

ÁROP 1.A.2/B-2008-0014 MŰKÖDÉSI RENDSZERELEMZÉS (ÁROP 1.a, 1.b, 1.c)

VESZPRÉM MEGYEI JOGÚ VÁROS POLGÁRMESTERI HIVATALA 8200 Veszprém, Óváros tér 9.

KOMPLEX MŰKÖDÉSI RENDSZERELEMZÉSI DOKUMENTUM Készítette:

Indikátorok, amelyek teljesítéséhez a dokumentum hozzájárul: felülvizsgált szervezeten belüli eljárások száma a hivatal szervezetfejlesztési intézkedései által érintett főállású munkavállalóinak aránya szervezetfejlesztést segítő, multiplikálható tanulmányok száma

Budapest, 2010 – 02 – 28 A projekt az Európai Unió Támogatásával, az Európai Szociális Alap társfinanszírozásával valósul meg.

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014 TARTALOMJEGYZÉK

1. Előzmények .................................................................................................................... 3 2. A hivatal alapdokumentumainak felülvizsgálata ......................................................... 4 2.1. Veszprém megyei jogú város polgármesteri hivatalának szervezeti és működési szabályzata szabályszerűségének vizsgálata .......................................................................... 6 2.2. Veszprém megyei jogú város polgármesteri hivatalának közszolgálati szabályzata szabályszerűségének vizsgálata ............................................................................................. 7 2.3. Veszprém megyei jogú város polgármesteri hivatalának közbeszerzési szabályzata szabályszerűségének vizsgálata ............................................................................................. 8 3. Swot analízis ................................................................................................................ 10 4. Munkanap‐fényképezés .............................................................................................. 15 4.1. Preambulum .................................................................................................................. 15 4.2. Megállapítások .............................................................................................................. 16 4.3. Összehasonlító adatok .................................................................................................. 28 5. A működés hatékonyságának vizsgálata .................................................................... 45 5.1. Önkormányzati források................................................................................................ 46 5.2. Önkormányzatiság......................................................................................................... 48 5.3. Önkormányzati kötelezettségek ................................................................................... 50 5.4. Önkormányzati intézkedések ........................................................................................ 53 5.5. Humán erőforrás és támogató infrastruktúra .............................................................. 56 5.6. Önkormányzat megítélése ............................................................................................ 58 5.7. Szolgáltatás.................................................................................................................... 60 5.8. Partnerkapcsolatok ....................................................................................................... 62 6. Javaslatok, súlyponti prioritások meghatározása ...................................................... 65 6.1. A dokumentum‐felülvizsgálat alapján........................................................................... 65 6.2. A Swot analízis alapján .................................................................................................. 72 6.3. Munkanap‐fényképezés alapján: .................................................................................. 73 6.4. A működési hatékonyság‐vizsgálat alapján................................................................... 73

Mellékletek: -

Kérdőívek, adatlap nyomtatványok o

Előzetes információs adatlap

o

SWOT kérdőív

o

Hatékonyságfejlesztés

2

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014

1. A

ELŐZMÉNYEK Controll

Holding

Zrt.

tanácsadói

és

szakértői

a

nyitó

értekezleten

megfogalmazott pályázati – szakmai célok teljesítése érdekében széles körű és a teljes

hivatal

működésére

és

dokumentációs

rendszerére

kiterjedő

felülvizsgálatot végeztek. A hivatal működési folyamata és a hozzárendelhető dokumentációs környezet könnyen és gyorsan átlátható, hiszen a szervezet Magyarországon legrégebben auditált minőségirányítási rendszert működtet, Magyar Közigazgatási Minőség Díjjal rendelkezik és a jegyző asszony személyében Magyarország egyik legfelkészültebb vezetője által irányított. A hivatal vezetői köre a több mint 15 éves irányítási rendszergyakorlat tapasztalatait

felhasználva

dokumentációkkal,

a

szervezeti

egység

minőségirányítási

folyamatszabályozásokkal

rendelkezik.

szinten

rendszerben

A

tanácsadók

átlátható

rögzített, és

a

leírt

szakértők

megvizsgálták a minőségirányítási rendszer dokumentumait és tanulmányunkban rögzített helyeken és módokon változtatásokat és korrekciókat hajtottak végre azzal a szándékkal, hogy aktualizálják az új 9001-es szabvány követelményeit, valamint

beépítsék

az

ÁROP

pályázatban

megfogalmazott

partner-

és

ügyfélközpontúság, lakossági és civil környezettel való kapcsolattartás módját. A működési folyamat dokumentumok áttekintésével párhuzamosan a vezetői kör adatszolgáltatására és tájékoztatására építve elemeztük és a tanulmányban összefoglaltuk a vezetői kör álláspontját, véleményét a jelenlegi működésről, a fejlesztés irányairól. Az

ÁROP

pályázat

teremtette

meg

először

a

munkanap-fényképezés

elvégzésének szakmai kereteit. Oktatást és képzést követően a kutatásba bevont munkatársak megismerték a munkanapra vonatkozó kutatás lényegét, az adatrögzítés módját. A vezetés pedig rögzítette az elemzéssel kapcsolatos elvárásait.

A

kutatás

lebonyolítását,

a


elemzését

tanulmányunkban helyeztük el.

3

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014

2.

A HIVATAL ALAPDOKUMENTUMAINAK FELÜLVIZSGÁLATA

Célkitűzések: Annak vizsgálata, hogy folyamatosan megtörtént-e a vonatkozó jogszabályok

által

kötelezendően

készítendő

szabályzatok

aktualizálása,

jogszabályi követése. Veszprém Megyei Jogú Város Önkormányzat alábbi szabályzatainak ellenőrzése: 1. Hivatali SZMSZ 2. Közszolgálati szabályzat 3. Közbeszerzési és beszerzési szabályzat Az ellenőrzés típusa:

Szabályszerűségi ellenőrzés

Jogszabályi hivatkozás: -

a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény (Kbt)

-

a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény

-

az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény

-

a Munka Törvénykönyvéről szóló 1992. évi XXII. törvény

-

a köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvény

-

a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény

-

a hatáskörről szóló 1991. évi XX. törvény

-

a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény

-

a jogalkotásról szóló 1987. évi XI. törvény

-

az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet (régi Ámr.)

-

az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet (új Ámr.)

-

a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI.26.) Korm. rendelet;

-

az államháztartás szervezeti beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet

4

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014 Az ellenőrzés típusa:

Szabályszerűségi ellenőrzés

Az ellenőrzés időszaka:

2009. második félévi állapotnak

megfelelően. Az ellenőrzés részletes feladatai: Szabályzatok ellenőrzési

ellenőrzése, munkalap

különösen

az

szempontjainak

megfelelően. Az ellenőrzés tervezett időtartama: Megjegyzés:

2010. január 01 – 2010. január 31.

Az ellenőrzési munkát jelen ellenőrzési programban

hivatkozott

jogszabályi

előírások szerint kell végezni. Melléklet: munkalapok

5

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014 MUNKALAP Ellenőrzés végrehajtáshoz Ellenőrzés témája: Veszprém Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatalának Szervezeti és Működési Szabályzata vizsgálata Az ellenőrzéshez kapcsolódó vizsgálat során, az ellenőrzés témájával kapcsolatosan az alábbiak összegezhetőek: 2.1. Veszprém Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatalának Szervezeti és Működési Szabályzata szabályszerűségének vizsgálata Sor-

Megnevezése

szám

Igen (I)

Megjegyzés

Nem (N) Részben (R)

1.

módosításra került-e az új Ámr. 9. § (1)

(N)

24. oldal 14.1-14.9

(R)

1-4 oldal

bekezdése alapján a költségvetési szervek csoportosításával kapcsolatos elnevezés? (régi Ámr 14. §) 2.

a szabályzat tartalmazza-e teljes körűen az az új Ámr. 20. § (2) bekezdése alapján a költségvetési szervek szervezeti és működési szabályzatának kötelező tartalmi elemeit?

3.

a szabályzat kiegészítésére sor került-e az új Ámr. 155.159 §-i alapján?

(R) 29. oldal 2. számú melléklet

6

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014 2.2. Veszprém Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatalának Közszolgálati Szabályzata szabályszerűségének vizsgálata Sor-

Megnevezése

szám

Igen (I)

Megjegyzés


1.

a szabályzat alkotására való

(N)

szabályzat felhatalmazó része

felhatalmazó jogszabályhely hivatkozása megfelelő-e? 2.

a munkaidő és munkavégzés szabályai

(I)

4-7. §

(N)

a szabályzat nem

megfelelnek-e a Ktv. 37-41/B §-ainak? 3.

az összeférhetetlenség szabályai megfelelnek-e a Ktv. 21-22. §-ának?

4.

a helyettesítési díj megállapítása

tartalmazza (I)

megfelel-e a Ktv. 49/B §-ának? 5.

6.

a szabályzat tartalmazza-e a cafetéri-

11. § (N)

juttatásra vonatkozó előírásokat a Ktv.

a szabályzat nem

49/F. § szabályai szerint?

tartalmazza

a nyugállományú köztisztviselőkre vonatkozó rendelkezések megfelelnek-e

(I) teljes dokumentum

a Ktv. 49/J. §-ának?

7

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014 2.3. Veszprém Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatalának Közbeszerzési Szabályzata szabályszerűségének vizsgálata

Sorszám

Megnevezése

Igen (I)

Megjegyzés


1.

A közbeszerzési eljárásban résztvevő személyek és szervezetek bemutatása teljeskörű-e?

(I)

1.1. alfejezet Az előkészítés fogalom meghatározásnak a Kbt 4. § 14. pontjában foglaltakkal kiegészítése javasolt

Meghatározásra került a közbeszerzési eljárások előkészítésének rendje?

(R)

Előzetes összesített tájékoztató vonatkozásában a 5/2009. (III. 31.) IRM rendeletben foglaltak az irányadóak Az anyagi fedezet igazolása vonatkozásában a hatályos Kbt 48 § (2) bekezdésnek figyelembevétele indokolt

3.

Meghatározásra került a közbeszerzési eljárások lefolytatásának rendje?

Kiegészítés javasolt, tekintettel arra hogy egyszerű eljárásban egy érvényes ajánlattétel nem eredményez eredménytelenséget(1.5. 1. pont) (R)

Írásbeli összegzés küldés szabályainak aktualizálása 96 § alapján szükséges Szerződéskötési szabályok kiegészítése javasolt a kizáró okok utólagos igazolása esetén,

8

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014

4.

A belső ellenőrzés felelősségi rendje beépítésre került?

(I)

6. fejezet

5.

A szabályzat tartalmazza a közbeszerzési eljárások dokumentálási rendjét?

(I)

3. fejezet

6.

Az ajánlatkérő nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont személyek, illetőleg szervezetek felelősségi köre bemutatásra került?

(I)

6.

7.

Nevesítésre került az eljárás során hozott döntésekért felelős személy, személyek, illetőleg testületek?

1.1.2. alfejezet (I)

Beszerzések esetének meghatározása teljeskörű-e? (R)

8.

1. fejezet

Mellékletek aktualizáltak-e?

A beszerzések Kbt hatálya alá tartozása vizsgálatakor az egybeszámítási szabályokat is figyelembe venni szükséges 1. számú függelék aktualizálása javasolt, szükség szerint a költségvetési törvényben foglaltakra hivatkozással

(R)

4. számú mellékletben a szerződéstervezet melléklete a pénzforgalmi felhatalmazó nyilatkozat a Kbt 54 §-a szerint, annak átvezetése szükséges

9

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014

3.

SWOT ANALÍZIS

A vezetői visszajelzések alapján meghatároztuk a hivatal erős és gyenge pontjait,

a

fejlesztési

lehetőségeket,

feltérképeztük

a

veszélyeket.

A

Polgármesteri Hivatal 9 köztisztviselője önállóan alkotta meg véleményét, melyeket összegezve - a Közös Értékelési Keretrendszer 9 kritériuma alapján csoportosítva, majd súlyozva – készítettük el elemzésünket. A Kritériumok közötti belső súlyozást az alábbi ábra szemlélteti:

HR‐gazdálkodás 9%

Stratégia és tervezés 10%

Együttműködés és erőforrások 12%

Munkatársakkal kapcsolatos eredmények 7%

Folyamatok 15%

Vezetés 10%

Ügyfél központú eredmények 16%

A társadalmi környezetre gyakorolt hatás eredményei 9%

Az alapvető teljesítménycélokkal kapcsolatos eredmények 12%

10

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014

GYENGESÉGEK Említési arány

Megállapítások 1 Irodák közötti információáramlás 2 Munkaszervezés 3 Bürokrácia 4 Stratégia és tervezés 5 Ügyfélközpontú eredmények mérése 6 "Követő" magatartás innovatív hozzáállás helyett 7 Infrastruktúra 8 Politika hatása

Megállapítások

9 Hivatali szintű felelősségérzet

Kritérium szorzója

Érték

33,33%

9

3,00

33,33%

9

3,00

22,22%

10

2,22

22,22%

10

2,22

11,11%

16

1,78

11,11%

15

1,67

11,11%

12

1,33

11,11%

10

1,11

11,11%

7

0,78

1

3,00

2

3,00

3

2,22

4

2,22 1,78

5 1,67

6 1,33

7 1,11

8 0,78

9 0,00

0,50

1,00

1,50

2,00

2,50

3,00

A feldolgozás során kapott adatsorból megállapítható, hogy a megkérdezettek a szervezeti egységek belső kommunikációjára, illetve a munkaszervezésre vonatkozóan fogalmaztak meg elsősorban gyenge pontokat. Az irodák közötti információáramlás gyengesége, illetve a belső információs adattár és tudásbázis hiánya éppúgy említésre került, mint a szervezeten belüli párhuzamosságok jelenléte, valamint a hivatali dolgozói létszám aránytalanságai a megnövekedett feladatokkal szemben. A stratégiák és pénzügyi tervek összhangjának megteremtésével elkerülhető az a tendencia, amely jelen van az önkormányzat életében: sok esetben – a prioritások változása miatt is – elmarad a tervezést követő megvalósítási szakasz.

11

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014

ERŐSSÉGEK Említési arány

Megállapítás 1 Kiválóan képzett, felkészült munkatársak 2 Magas színvonalú munkavégzés 3 Szoftverek aktualizáltsága, rendelkezésre állása 4 Vezetői értekezlet rendszere 5 Fejlesztési tervek kommunikációja 6 Szakmai szempontok érvényesülése a döntésekben

Érték

55,56% 33,33%

Kritérium szorzója 9 9

11,11% 11,11% 11,11%

12 10 10

1,33 1,11 1,11

11,11%

10

1,11

5,00 3,00

5,00

Megállapítások

1

3,00

2

1,33

3

1,11

4

1,11

5

1,11

6

0,00

0,50

1,00

1,50

2,00

2,50

3,00

3,50

4,00

4,50

5,00

A polgármesteri hivatal magas szakmai színvonalon, jól képzett, felkészült munkatársak odaadó munkájával működik. Rendelkezésre állnak a szükséges szoftverek, gondoskodnak azok karban‐tartottságáról , aktualizáltságáról. A vezetői értekezletek rendszeressége nagy mértékben segíti a problémák megbeszélését, megoldását.

12

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014

LEHETŐSÉGEK Említési arány

Megállapítás 1 Eszközök, infrastruktúra, e‐közigazgatás fejlesztése 2 Belső intranet rendszer 3 Tréningek szervezése 4 Szakmaiság további növelése 5 Ügyfélszolgálati tér kialakítása 6 Folyamatfejlesztés 7 Szakmai tapasztalatcserék szervezése 8 Pályázatokon való aktív részvétel 9 Bürokratizmus csökkentése 10 Szervezeti felépítés struktúrájának megváltoztatása 11 Gyakornoki rendszer bevezetése 12 Munkatársak motivációjának növelése


Érték

55,56% 33,33% 33,33% 22,22%

12 12 9 9

6,67 4,00 3,00 2,00

11,11% 11,11% 11,11% 11,11%

16 15 10 10

1,78 1,67 1,11 1,11

11,11%

10

1,11

11,11% 11,11% 11,11%

9 9 7

1,00 1,00 0,78

6,67

1 4,00

2 3,00

Megállapítások

3 2,00

4

1,78

5

1,67

6 7

1,11

8

1,11

9

1,11

10

1,00

11

1,00

12 0,00

0,78 1,00

2,00

3,00

4,00

5,00

6,00

7,00

A fentiekben megfogalmazott lehetőségek között a legnagyobb említési arányban az infrastrukturális fejlesztéseket csatolták vissza a megkérdezettek, elsősorban az elektronikus ügyintézés lehetőségeinek bővítése, az irodai eszközök, irodai infrastruktúra szempontjából elmaradottabb irodák felzárkóztatása szerepelt a megfogalmazott vélemények között.

13

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014

VESZÉLYEK Megállapítás

Említési arány


Érték

22,22% 22,22% 11,11%

16 7

3,56 1,56 1,33

1 Munkavégzés színvonala csökken 2 Fluktuáció nő 3 A politika befolyása nő 4 Átgondolatlan jogalkotás – tervezhetőség hiánya 5 Forráshiány nő 6 Létszámcsökkentés

12 10

11,11% 11,11% 11,11%

1,11 1,11 1,00

10 9

3,56

1

1,56

Megállapítások

2

1,33

3

1,11

4

1,11

5

1,00

6

0,00

0,50

1,00

1,50

2,00

2,50

3,00

3,50

4,00

A kérdőívet kitöltők „veszély”‐ként definiálták a hivatali munkavégzés minőségének romlását olyan tényezők eredményeként, mint az állandó túlterheltség, a motiváció hiánya, vagy az információhiány. A fluktuáció növekedésének okaként elsősorban a köztisztviselők alulfizetettségét, motiválatlanságát említették. Egyes területek esetében a betanítási időszak alatt a munkavégzés hatékonysága csökkenhet.

14

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014

4.

MUNKANAP-FÉNYKÉPEZÉS

4.1. PREAMBULUM

Az Államreform Operatív Program (továbbiakban: ÁROP) keretén belül a polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése tárgyú felhívásra Veszprém Megyei Jogú Város Önkormányzata sikeresen pályázott. A Váti Kht. - mint Közreműködő Szervezet - és a Veszprémi Önkormányzat között megkötött szerződés alapján „Veszprém Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése a hatékonyabb működés érdekében” elnevezésű, ÁROP-1.A.2/B-2008-0014. számú projekt végrehajtásához támogatásban részesült. A projekt lebonyolításával az Önkormányzat a Controll Holding Tanácsadó Zrt-t bízta meg. A szervezetfejlesztési projekt az alábbi területekre terjed ki:

A döntési mechanizmus korszerűsítése

A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása

A partnerség erősítése.

A szervezetfejlesztési projekt részeként – a vezetői tanácsadás és a stratégiai menedzsment tanácsadáshoz kapcsolódóan – a Controll Holding Tanácsadó Zrt. munkanap-fényképezést végzett. Jelen tanulmány a Polgármesteri Hivatalban dolgozó 41 fő köztisztviselő 5 egymást követő munkanapon végzett tevékenysége során kitöltött adatlapok és tapasztalatok feldolgozásából készült. A Polgármesteri Hivatal 255 fős teljes létszámához viszonyítottan a kutatásban résztvevők aránya 16 %. Megj.: a kitöltött adatlapok közül egy okmányirodai ügyintéző nem szolgáltatott a teljes munkanapjáról folyamatos adatokat (napi szinten munkaidejéből 150200 perccel nem

számolt

el), így

az ő

adatlapjait

feldolgozhatatlannak

minősítettük, a statisztikai adatsoron nem szerepeltetjük.

15

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014 4.2. MEGÁLLAPÍTÁSOK

4.2.1.

Munkanap-fényképezés előkészítése

A

Controll

Holding

Tanácsadó

Zrt.

tanácsadója

2010.02.04-én

tájékoztató előadást tartott a Polgármesteri Hivatal köztisztviselői részére. Az előadás során ismertetésre került a munkanap-fényképezés – mint szervezetfejlesztési bemutatásra

került

résztechnika a

–háttere,

Hivatalnál

illetve

alkalmazott

részletesen módszertan

(önfényképezés, kérdőív, stb.). A Controll Holding Zrt. tanácsadója a munkatársak részéről felmerült kérdésekre választ adott és közösen kijelölték a munkanap-fényképezés időpontját / időtartamát.

4.2.2. Munkanap-fényképezés elvégzése (adatfelvétel) A Hivatal vezetősége a munkanap-fényképezés idő intervallumát 2010. február 8 – 12. közötti munkanapokon határozta meg, ettől az időintervallumtól eltérő kérdőív-töltés 6 fő esetében fordult elő. A résztvevő köztisztviselők az alábbi szervezeti bontásban bocsátottak rendelkezésünkre adatokat: Szervezeti egység

Összesen [Fő]

Férfi [Fő]

Nő [Fő]

Jegyzői Iroda

4

0

4

Szociálpolitikai, Egészségügyi és Közigazgatási Iroda

4

0

4

Gyámhivatal

4

NA

NA

Városfejlesztési és Városüzemeltetési Iroda

6

2

4

Városépítészeti Iroda

7

NA

NA

Adóhivatal

8

NA

NA

Okmányiroda

8

NA

NA

Összesen:

41

Jelmagyarázat: NA = nincs adat. Megjegyzés: a kitöltés bizonyos irodákon anonim, vissza nem ellenőrizhető módon történt, vezetői beleegyezéssel.

16

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014 A munkanap-fényképezés során a Hivatal beosztott dolgozói kétféle, előre megszerkesztett formanyomtatványt töltöttek ki: •

Munkanap-fényképezés adatlap (1. számú melléklet)

•

Ügyintéző feladatköre (2. számú melléklet).

Az adatlapokat kitöltő munkatársak közvetlen felettesei további egy előre megszerkesztett formanyomtatványt töltöttek ki: • A

Adatlap - ügyintézők képességeiről (3. számú melléklet)

Hivatal

valamennyi

kitöltött

formanyomtatványt

megküldött

feldolgozásra a Controll Holding Tanácsadó Zrt. munkatársainak.

4.2.3.

Adatfeldolgozás A kitöltött formanyomtatványokat a Controll Holding Tanácsadó Zrt. kijelölt tanácsadói statisztikai, illetve dokumentum elemzési módszerek segítségével az alábbi módon dolgozták fel:

A. Munkanap-fényképezés adatlap A Hivatal köztisztviselői az öt egymást követő munkanap során percnyi pontossággal rögzítették tevékenységüket. A feldolgozás alapján

vizsgáltuk

a

dolgozók

munkaidő-kihasználását,

a

munkaidőn belül végzett tevékenységek arányát a rendelkezésre álló időalaphoz mérten, illetve a hasznos munkaidő és egyéb elfoglaltságok alakulását. A

számítás

alapja

a

hivatali

munkarend

volt,

percben

meghatározva. Veszprém M.J.V. Önkormányzat Polgármesteri Hivatala pontjában,

Szervezeti

és

Közszolgálati

Működési

Szabályzatának

Szabályzatában,

továbbá

III.9. 4/2007.

(XI.15.) sz. Jegyzői utasításban (a rugalmas munkaidőrend szabályzata) rögzítettek szerint a munkaidő heti 40 óra, az alap munkaidőre irányadó munkaidő-beosztás a következő: hétfőtől csütörtökig 7.30-tól 16.00 óráig, pénteken 7.30-tól 13.30-ig.

17

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014

A törzsidő az alábbiak szerint alakul: hétfőn és szerdán 7.30-tól 16.00 óráig, kedden és csütörtökön 8.00-tól 15.00-ig, pénteken 8.00-tól 12.00 óráig (kivétel az Okmányiroda, ahol hétfőtől csütörtökig 7.30-tól 14.30-ig tart). A munkaidő alap a vizsgált öt – egymást követő – munkanap tekintetében valamennyi vizsgált szegmensben azonos, heti 2400 perc. Ebből az egyéb elfoglaltság (személyes és biológiai ügyek

intézése

együttesen)

hasznos

időalapja

a

Hivatal

szervezeti egységeinél heti szinten 150 perc.

Megjegyzések: Néhány esetben előfordult, hogy a köztisztviselők nyilvánvaló számszaki tévedéssel határozták meg az adott tevékenységre fordított időtartamot, ezekben az esetekben a helyes perc adatokat – ahol egyértelmű volt – kijavítottuk. Más esetekben két tevékenység között nem jegyeztek perc adatokat, nem számoltak el napi szinten 5 – 20 perc időtartammal, illetve az is több esetben előfordult, hogy az adatlap utolsó oszlopában nem összesítették a napi adatokat (ez utóbbi esetben az összesítést tanácsadóink megtették). A feldolgozásban keletkező eredmények a munkanapfényképezésbe bevont dolgozók által szolgáltatott adatok feldolgozásával

keletkeztek,

azok

tényleges

valóság-

tartalmát nem tudjuk igazolni. Minden munkatárs szignáltatta adatlapját a munkanap végén közvetlen felettesével. A vezetők szignálása az adatlapokon hiánytalanul megtalálható.

18

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014

A kiértékelés az adatlapon rögzített alábbi kategória bontás szerint történt: 01 érdemi ügyintézés személyesen, 02 érdemi ügyintézés telefonon, 03

ügyek

kezelésével

kapcsolatos Együtt:

tevékenységek,

hasznos munkaidő

04 belső kommunikáció, 05 kommunikáció társszervekkel 06 továbbképzés, konferencia 07

személyes

ügyek

(hivatalon belül és kívül), 08 biológiai ügyek intézése.

intézése Együtt: egyéb elfoglaltság

Az eredményeket az alábbi grafikus ábrák szemléltetik:

19

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014 1. sz. ábra

Munkaidő-kihasználtság a hivatalban 120 100%

100

80

60

40

20

0 Jegyzői Iroda

Szoc.pol Eü és Közig. Iroda

Gyám hivatal

Városfejl. és VÜZI

1 Érdemi ügyintézés személyesen 3 Ügyek kezelésével kapcsolatos tevékenységek 5 Kommunikáció társszervekkel (hivatalon belül és kívül) 7 Személyes ügyek intézése (hivatalon belül és kívül)


Adóhivatal

Okm ányiroda

Hivatali átlag

2 Érdemi ügyintézés telefonon 4 Belső kommunikáció, társszervekkel való együttműködés 6 Továbbképzés, konferencia 8 Biológiai ügyek intézése

20

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014 2. sz. ábra

1 3 5 7

Érdemi ügyintézés személyesen Ügyek kezelésével kapcsolatos tevékenységek Kommunikáció társszervekkel (hivatalon belül és kívül) Személyes ügyek intézése (hivatalon belül és kívül)

2 4 6 8

Okmányiroda

Adóhivatal



Jegyzői Iroda


65 60 55 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0

Gyámhivatal

A különböző tevékenységek eloszlása a teljes munkaidő arányában

Érdemi ügyintézés telefonon Belső kommunikáció, társszervekkel való együttműködés Továbbképzés, konferencia Biológiai ügyek intézése

21

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014 A kapott értékekből megállapítható, hogy a teljes munkaidőt vizsgálva

a

egységeinél

munkaidő 98.6%

és

kihasználtság 103.1%

a

hivatal

között

alakult

szervezeti (szórása:

1.7446). A munkaidő kihasználtsága a Hivatali átlagtól (100.7%) a(z) × Szociálpolitikai Egészségügyi és Közigazgatási Iroda esetében 2.4% ponttal felfelé (103.1%); × Gyámhivatal esetében 1.4% ponttal felfelé (102.1%); × Adóhivatal esetében 0.8% ponttal felfelé (101.4%); × Jegyzői Iroda esetében 0.7% ponttal felfelé (101.3%); Ø Városfejlesztési és Városüzemeltetési Iroda esetében 1.4% ponttal lefelé (99.2%); Ø Városépítészeti Iroda esetében 1.7% ponttal lefelé (99.0%); Ø Okmányiroda esetében 2.1% ponttal lefelé (98.6%) tért el. (A grafikonok alapjául szolgáló táblázat számadatait a 4. sz. melléklet tartalmazza.)

A diagramok és a kapott értékek vizsgálata során az alábbi megállapításokat tesszük: •

a személyes – érdemi – ügyintézés, ügyfélfogadás 50% körüli értéket mutat a Jegyzői, Szociálpolitikai Egészségügyi és Közigazgatási Iroda, valamint a Gyámhivatal munkatársai esetében. A szórás értéke relative magas: 12.1214.

•

A telefonon folytatott ügyintézés a vizsgált időszakban kifejezetten alacsony értékeket mutat (átlagosan 3.4%), ami abból (is) adódik, hogy a kitöltött adatlapokon a telefonálás ritkán került feltüntetésre, mint elkülöníthető tevékenység.

Jellemzőbb

volt,

hogy

a

munkatársak

a

személyes, illetve ügykezelési tevékenységüket szakították meg 2-5 percre és szerezték be a munkájukhoz szükséges

22

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014 információt, illetve nyújtottak tájékoztatást telefonon. A legmagasabb érték sem éri el az 5%-ot (Adóhivatal – 4.5%). •

Az

ügykezelési

sok(féle)

tevékenységek

feladat

teljesítése

körébe

beletartozik.

meglehetősen Ezt

a

tényt

támasztja alá, hogy a legmagasabb értéket az Adóhivatal 60.3%-os mérése mutatja, ugyanakkor a Jegyzői Irodán 23.5%-ot

mértünk.

Átlagosan

munkaidejük

36.9%-át

fordítják a kutatásban részt vevők ügykezelési tevékenységek körébe eső feladatok végrehajtására. •

A kommunikációs tevékenységeket – külön kérésre – két részre

bontottuk,

egyrészt

belső,

másrészt

külső

kommunikációra. A belső kommunikáció esetében az átlag 7.5%,

a

külső

kommunikáció

esetében

2.3%

a

teljes

munkaidőhöz viszonyítottan. A munkatársak átlagosan napi 2 – 60 perc közötti időtartamokat töltenek kommunikációval, legmagasabb értéket a Városépítészeti Irodán mért 12.3%-os belső kommunikációs tevékenység jelenti. A szórás mindkét kommunikációs tevékenység esetében alacsony: 2.5409 a belső, 2.0855 a külső mutató értéke. •

A

„továbbképzés,

konferencia”

kódszámmal

ellátott

tevékenység a mérés időtartama alatt a teljes munkaidőhöz viszonyítottan

0.3%-os

arányt

mutat;

a

Szociálpolitikai

Egészségügyi és Közigazgatási, valamint a Városépítészeti Irodán volt ilyen jellegű tevékenység. •

A

Jegyzői

Iroda,

Közigazgatási

Szociálpolitikai

Iroda,

Egészségügyi

Gyámhivatal

és

valamennyi

dolgozójának munkaközi szünet igénybe vétele a vizsgált időszak 5 munkanapján meghaladta a megengedett napi 30 percet,

a

túllépést

minden

esetben

ledolgozták,

heti

ledolgozott munkaidejük napi átlaga eléri, esetenként meg is haladja a 480 percet. •

A Városfejlesztési és Városüzemeltetési Iroda dolgozói közül 1 fő, a Városépítészeti Irodáról 5 fő, az Adóhivatalból 1 fő, az

23

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014 Okmányirodáról 3 fő munkaidejének átlaga heti szinten nem éri el a 480 percet. A kötött törzsidőt és a kötetlen peremidőt figyelembe véve a jelenleg nem vizsgált hetek tekintetében a havi munkaidőkeret letöltése ettől függetlenül biztosítható. •

A Szociálpolitikai Egészségügyi és Közigazgatási Iroda két munkatársa külön 09-es kategóriával jelölte a munkanapfényképezés adatlapjainak kitöltésére fordított időt. Ezeket az értékeket kapcsolatos

átcsoportosítottuk

a

tevékenységek

közé,

03,

ügyek

ahova

a

kezelésével hivatal

más

munkatársai is sorolták ezt a tevékenységet. Megjegyzendő, hogy a két munkatárs egyike napi 50-80 percet is eltöltött az adatok felvezetésével.

Ha

összevontan

kezeljük

a

személyes

és

biológiai

ügyek

intézésére fordított ún. „egyéb elfoglaltságokat”, 100%-nak tekintve a hasznos munkaidő-kihasználtság tekintetében a heti 2250 percet, illetve egyéb elfoglaltság tekintetében a 150 percet, a kapott értékek alapján a szervezeti egységek hasznos munkaidő-alap kihasználása az alábbiak szerint alakul:

24

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014 3. sz. ábra

A hasznos munkaidő és az egyéb elfoglaltságok aránya az egyes szervezeti egységeknél 250

200

150

100

50

0 Jegyzői Iroda


Munkaidő kihasználtság

Gyámhivatal


Egyéb elfoglaltság


Munkaidő kihasználtság átlaga

Adóhivatal

Okmányiroda

Egyéb elfoglaltság átlaga

25

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014 A hasznos munkaidő és egyéb elfoglaltságok arányát szemléltető grafikonon

jól

látható,

hogy

míg

a

hasznos

munkaidő

kihasználtsága valamennyi iroda esetében közel azonos arányok között mozog és kiegyenlített (93.0% – 98.7%), addig a rendelkezésre

álló

munkaközi

szünet

felhasználása

szélsőségesebb értékeket mutat (135.3% - 202.0%). Megállapítjuk,

hogy

a

vizsgált

időszak

mutatószámai

összességében átlagos értékeket mutatnak. A hasznos munkaidő-alap átlagosan 95,8%-ot mutat, míg az egyéb elfoglaltságok átlaga 173.1%. A hasznos munkaidő és egyéb elfoglaltságok percben kifejezve az 5. sz. mellékletben kerülnek bemutatásra.

B. Adatlap a feladatkörökről A

Hivatal

köztisztviselői

a


során

rögzítették feladatköreiket az erre a célra előre megszerkesztett formanyomtatványon. A

feldolgozás

során

az

adatlapokon

szereplő

feladatokat

összehasonlítottuk az adott dolgozó munkaköri leírásában előírt tevékenységekkel (azokban az esetekben, ahol név szerint beazonosítható volt a munkanap-fényképezésben részt vevő személye). Az összehasonlítás során megállapítottuk, hogy a vizsgált

esetekben

a

munkaköri

leírások

és

a

végzett

tevékenységek között eltérés nem mutatkozik, a munkaköri leírások

módosításra,

kiegészítésre

a

feladatkörök

leírása

tekintetében nem szorulnak.

C. Adatlap az ügyintézők képességeiről A Hivatal vezető beosztású tisztségviselői egyetlen alkalommal értékelték beosztott dolgozóik képességeit az erre a célra előre megszerkesztett formanyomtatványon. Az értékelés során 4

26

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014 fokozat (1-2-3-4, ahol az ’1’ a gyenge, a ’4’ a kiemelkedő képességet jelöli) állt rendelkezésre.

Az összehasonlítás, illetve az elemzés elvégzéséhez táblázatban összesítettük az adatokat. Az eredményeket az alábbi táblázat és grafikus ábra mutatja:

Szempontok

Jegyzői

Városép. Okmány.

Városf.

Adói. Szoc. Gyám. Átlag

Általános közigazgatási ismeretek Jogszabályismeret

3,50

3,00

3,50

3,33

3,13

3,00

3,00

3,21

3,75

3,29

4,00

3,83

3,63

4,00

4,00

3,78

Tárgyalóképesség

3,50

3,14

4,00

3,67

3,88

4,00

3,25

3,63

Felfogóképesség

3,00

3,71

4,00

3,67

3,75

4,00

3,00

3,59

Lényeglátás

3,25

3,57

4,00

3,50

3,25

4,00

3,00

3,51

Emlékezőtehetség

3,50

3,14

3,88

3,67

3,38

4,00

3,50

3,58

Fogalmazási készség

3,25

2,14

3,63

3,83

3,00

3,33

3,75

3,28

Szóbeli kifejezőkészség

3,50

3,00

4,00

3,83

3,88

4,00

4,00

3,74

Kreativitás

3,00

3,29

3,50

3,67

3,38

4,00

2,25

3,30

Szervezőképesség

3,25

3,29

3,88

3,83

3,00

4,00

2,25

3,36

Kezdeményezőképesség

3,25

2,86

3,88

3,50

3,25

3,33

2,50

3,22

Döntési képesség

3,25

3,29

3,75

3,50

3,00

4,00

2,75

3,36

Alkalmazkodóképesség

4,00

3,14

4,00

4,00

3,75

3,67

3,25

3,69

Kollegalitás

4,00

3,43

4,00

3,83

3,88

4,00

2,75

3,70

Ügyfélfogadási kultúra

4,00

3,43

4,00

3,83

4,00

4,00

3,50

3,82

Precizitás, igényesség

3,75

3,14

4,00

3,83

3,63

4,00

3,25

3,66

Időbeosztás

3,00

3,29

4,00

3,50

3,50

4,00

2,75

3,43

Gyorsaság

3,00

3,14

3,88

3,50

3,38

4,00

3,25

3,45

Teherbírás

4,00

3,14

3,88

3,67

3,88

4,00

3,75

3,76

27

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014

Képességvizsgálat adatsora

Ált.közig.ismeretek Jogszab.ismeret Tárgyalóképesség Felfogóképesség Lényeglátás Emlékezőtehetség Fogalmazási készség Szóbeli kifejezőkészség Kreativitás Szervezőképesség Kezdeményezőképesség Döntési képesség A vizsgált Alkalmazkodóképesség

szempontok

legmagasabbra Kollegalitás

tekintetében

a

szervezetnél

értékelt képesség az ügyfélfogadási kultúra,

Ügyfélfogadási kultúra teherbírás, Precizitás, igényesség

jogszabályismeret

és

a

szóbeli

kifejezőkészség.

Időbeosztás

Gyorsaság Gyenge Teherbírás

pontot nem definiálunk; legkisebb átlagértéket az

általános 0,00

0,50

közigazgatási 1,00

1,50

2,00

ismeretek 2,50

3,00

3,50

és

4,00

a

kezdeményezőképesség mutat.

4.3. ÖSSZEHASONLÍTÓ ADATOK

4.3.1. A hasznos munkaidő és egyéb elfoglaltságok aránya: Hasznos munkaidő

Egyéb elfoglaltságok

180,0 100,0

160,0 140,0

80,0

120,0

60,0

96,2

99,1

101,4

100,0

95,8

40,0

80,0

165,7

173,1

154,9 125,8

60,0 40,0

20,0

20,0 0,0

0,0 Város

Bp-i kerület

M.J.V.

Veszprém

Város

Bp-i kerület

M.J.V.

Veszprém

Az összehasonlításban szereplő mutatók elemzése alapján megállapítható, hogy

a

hasznos

munkaidő

kihasználtsága

Veszprém

esetében

a

28

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014 legalacsonyabb (95,8%) értéket mutatja, míg az egyéb elfoglaltságok átlaga 173,1%-kal a legmagasabb. Ez egyrészt esetenként a pontatlan adatlapkitöltésből, másrészt a Veszprém esetében egyedinek minősített rugalmas munkaidőrendből adódhat (távozás csúszással, később érkezés, stb.). 4.3.2. Hasonló szervezeti egységek munkanap-fényképezési mutatóinak összehasonlító elemzése 4.3.2.1. Okmányiroda A hasznos munkaidő és egyéb elfoglaltságok aránya: Okmányirodai munkaidő-kihasználtság összehasonlító adatok 96,1

Veszprém

135,3

92,4

M.J.V.(1)

166

85,6

Város

250,7

96,4

M.J.V.(2)

158,4

94,6

Bp.-i kerület

194,3

munkaidő-kihasználtság aránya

egyéb elfoglaltság aránya

Az összehasonlító elemzés az alábbi – fontosnak ítélt – háttérinformációkra alapozottan készült:

A

Hivatali okmányiroda

Kutatásban részt vettek létszáma

Adatfelvétel időpontja

M.J.V.(1)

5 fő

2009. decemberi

Város

2 fő

2009. novemberi

M.J.V.(2)

10 fő

2009. júliusi

Budapesti kerület

5 fő

2009. szeptemberi

hasznos

munkaidő-kihasználtság

Veszprém

M.

J.

V.

Önkormányzat

Polgármesteri Hivatalának Okmányirodáján a vizsgált összehasonlító adatok tükrében a második legjobb eredményt hozza. Az adatok 85,6 – 96,4 % között szóródnak.

29

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014 Az egyéb elfoglaltságok arányát tekintve a szórás jóval magasabb: 135,3 (Veszprémben mért érték) és 250,7 közé tehető. A városi okmányiroda 2 fő által reprezentált kutatási eredményei, novemberi mérés alkalmával alacsony hasznos munkaidő-kihasználtságot és igen magas egyéb elfoglaltságot mutatnak. Ezzel szemben a 10 fő által reprezentált M.J.V. (2) 96% feletti hasznos munkaidő-kihasználtsága, illetve 158%-os egyéb elfoglaltság aránya – adódóan a vizsgált létszám nagyságából, valamint a júliusi mérési időpontból – kiegyenlítettebb adatokat mutat. Veszprém mérési eredménye az összehasonlításban kifejezetten pozitívnak ítélhető.

4.3.2.2. Adóhivatal Az összehasonlító elemzésben résztvevők száma szervezeti egységenként 2 – 8 fő között mozgott. Az adatfelvételi időpontok 2009. júliusától 2010. februárjáig terjedően kerültek rögzítésre. Adóhivatali munkaidő-kihasználtság Összehasonlító adatok 95,8 Veszprém 185,3

99,5 M.J.V.(1) 107,3

96,5 M.J.V.(2) 141



Az adóhivatali munkaidő-kihasználtságának vizsgálata magas veszprémi egyéb

elfoglaltságot

kihasználtság

95%

mutat, feletti,

azonban

levonhatjuk

miután azt

a

a

hasznos

munkaidő-

következtetést,

hogy

a

munkatársak a napi 480 perces munkaidő-alapjuk túlteljesítésével részben kompenzálnak.

30

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014

31

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014 4.3.2.3. Gyámhivatal Az összehasonlító elemzésben résztvevők száma szervezeti egységenként 2 – 10 fő között mozgott. Az adatfelvételi időpontok 2009. júliusától 2010. februárjáig terjedően kerültek rögzítésre. Gyámhivatali munkaidő-kihasználtság összehasonlító adatok

Veszprém

Város

M.J.V.(2)

Bp.-i kerület

98,4 157,3 98,9 96,7 94,4 154 99,3


175


A három vizsgált szervezeti egység tekintetében a Gyámhivatal mutatja a legmagasabb munkaidő-kihasználtsági (azon belül is hasznos munkaidőkihasználtsági) adatokat. Veszprém adatsora az összehasonlításban kifejezetten pozitívnak értékelhető, a munkaidő-kihasználtság csaknem 100%-os, míg az egyéb elfoglaltságok aránya sem magas, csupán 157,3%.

4.3.3. Képesség-vizsgálat hivatali szinten Néhány kiválasztott város, megyei jogú városok, illetve budapesti kerület hivatali szinten számított összesített átlag eredményét tekintve az alábbi grafikont mutatjuk be:

32

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014 Képességvizsgálat adatsora

4 3,5 3

3,3 3,05

3,41

3,53 2,92

3,14

3,06

2,5 2 1,5 1 0,5 0 Város(1)

M.J.V.(1)

Képesség-vizsgálat adatsoraVáros(3) Bp-i kerület Veszprém

Város(4)

M.J.V.(2)

Fentiekből látható, hogy nincsenek nagy különbségek a kapott átlag értékek között, ami adódik abból a tényezőből, hogy 0-tól 4-ig terjedő skálán vizsgáljuk a képességeket. Veszprém Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatalában mért eredmények alapján a 3,53 átlag átlagon felülinek minősíthető.

33

A KITÖLTÖTT ADATOK HELYESSÉGÉT A CONTROLL ZRT. TANÁCSADÓI BE NEM JELENTETT IDŐPONTBAN ELLENŐRZHETIK! 1. sz. melléklet

1.sz. adatlap

MUNKANAP-FÉNYKÉPEZÉS

(kitöltendő legalább 5 egymást követő munkanapra) Szervezeti egység: A mérés napja:

A kitöltő neve: 2010. _______ hó ____ nap

Beosztása:

Alkalmazandó kódok:

01 Érdemi ügyintézés személyesen (tárgyalás ügyféllel / képviselőjével, helyszíni szemle lefolytatása, határozathozatal, stb.) 02 Érdemi ügyintézés telefonon 03 Ügyek kezelésével kapcsolatos tevékenységek (ügyiratszerkesztés, iktatás, adatrögzítés, stb.) 04 Belső kommunikáció (tárgyalás vezetővel, tárgyalás társosztállyal, munkamegbeszélés, stb.) A napi tevékenység időrendi felsorolása (KÓDSZÁM MEGJELÖLÉSÉVEL!)

Kommunikáció társszervekkel (hivatalon belül és kívül) 06 Továbbképzés, konferencia 07 Személyes ügyek intézése (hivatalon belül és kívül) 08 Biológiai ügyek intézése (táplálkozás, kávézás, WC, stb.) 05

A tevékenység időigénye Kezdete (óra, perc)

Befejezése (óra, perc)

Összesen (percben)

34

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014 2. sz. melléklet

35

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014 3. sz. melléklet

36

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014 Átlag értékek irodai bontásban:

4.sz.melléklet

Tevékenység

Jegyzői Iroda


Gyámhivatal



Adóhivatal

Okmányiroda

01 Érdemi ügyintézés személyesen

50,9

49,4

51,6

29,3

33,2

20,5

41,5

02 Érdemi ügyintézés telefonon

3,9

4,3

2,4

3,2

3,4

4,5

1,8

03 Ügyek kezelésével kapcsolatos tevékenységek

23,5

29,8

28,6

42,1

34,7

60,3

39,4

04 Belső kommunikáció, társszervekkel való együttműködés

5,6

7,3

8,1

8,1

12,3

4,1

6,9

05 Kommunikáció társszervekkel (hivatalon belül és kívül)

4,8

1,0

1,7

5,6

2,0

0,4

0,5

06 Továbbképzés, konferencia

0,0

0,8

0,0

0,0

1,6

0,0

0,0

07 Személyes ügyek intézése (hivatalon belül és kívül)

0,5

0,2

2,2

1,7

1,0

0,2

0,3

08 Biológiai ügyek intézése

12,1

10,4

7,7

9,2

10,8

11,3

8,1

101,3

103,1

102,1

99,2

99,0

101,4

98,6

Összesen

37

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014 5.sz.melléklet Munkaidő és egyéb elfoglaltság percben kifejezve

2157

Hivatali átlag

260 2162

Okmányiroda

203 2156

Adóhivatal

278


283

2092

2120

Városfejlesztési Iroda

262 2215

Gyámhivatal

236 2221

Szociálpolitikai Iroda

253 2130

Jegyzői Iroda

303

0

500

1000

Egyéb elfoglaltságok percben

1500

2000

2500

Munkaidő-kihasználtság percben

38

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014

39

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014

40

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014

41

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014

42

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014

43

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014

44

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014

5.

A MŰKÖDÉS HATÉKONYSÁGÁNAK VIZSGÁLATA

A Polgármesteri Hivatalban a szervezeti átalakítás hatékonyabbá tételéhez és az ehhez kapcsolódó vizsgálat elkészítéséhez 12 munkatárs bevonásával került kitöltésre a két oldalas kérdőív. A kérdőívben szereplő 27 állítás egy részére „egyetért”, „nem ért egyet” vagy „nincs információ” válasz megjelölésével lehetett választ adni, a következő 4-4 kérdésre, amelyek a partnerkapcsolatokra kérdeztek rá, „kitűnő”, „megfelelő”, vagy „átlagon aluli” válaszokat lehetett megjelölni. Az állítások már a kérdőíven is több főcsoportra osztva jelentek meg, azonban az elemzésben az állításokat tovább

strukturáltuk.

Egy

kérdéskörbe

2-5

azonos

témájú

állítást

csoportosítottunk. Az elemzésben az egyes csoportokat, tényezőket külön-külön tekintjük át. A

kérdőíven

kapcsolatos

található

kérdések

kérdéskörre,

a

kiterjedtek

személyi

az

önkormányzat

állományra,

forrásaival

önkormányzatiságra,

az

önkormányzati kötelezettségekre, intézkedésekre, belső infrastruktúrára, az önkormányzat megítélésére, illetve az szolgáltatási színvonalra és partner- és intézményi kapcsolatokra. A kérdőív felméri a válaszadók nemét, korát, a közigazgatásban eltöltött idejét is. A kérdőív utolsó két kérdése pedig a település vállalkozóbarát és non-profit barát jellemzőire kérdez rá nyitott kérdésként. A kérdőíven X jelöléssel kellett megadni a megfelelő válaszokat. A kérdőív kitöltése önkéntes és anonim volt. A teljes kérdőív megtalálható jelen elemzés mellékletében. A kérdőívre választ adó 12 munkatárs közül 29 nő, 11 férfi található, többségük 31-40

év

közötti.

Egyenlő

megoszlásban

találhatunk

közöttünk

a

közigazgatásban hosszabb, illetve rövidebb ideje dolgozókat. Kitöltőre vonatkozó adatok Neme: Kora: Közigazgatásban eltöltött évek száma: Előző munkahely:

Férfi: 5 20-30 0 0-5 5

31-40 41-50 1 5 6-10 10-20 0 2 Versenyszféra: 3 Közigazgatás: 5 Egyéb: 4

Nő: 7 516 215

45

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014 5.1. Önkormányzati források

Az önkormányzati források kapcsán megfogalmazott állítások témájában 4 állítás jelent meg. Az állításokra minden munkatárs válaszolt. A kérdések a munkatársak meglátását mérték fel abban a témában, hogy hogyan alakulnak az önkormányzat forrásai és milyenek a pályázati lehetőségek, hogyan lehet egy önkormányzat sikeres a pályázatokon. A kérdéseknél viszonylag alacsony volt azoknak az aránya, akik a „nincs információm” válaszlehetőséget jelölték meg, kivétel ez alól a vezetők kapcsolati rendszerét firtató kérdés esetében, ahol a válaszadók 33,33%-a jelölte meg ezt a válaszlehetőséget.

1. csoport - önkormányzati források Állítások Az állam egyre több forrást von el az önkormányzatoktól. Az állam a forráselvonással arra kényszeríti az önkormányzatokat, hogy egyre több pályázaton induljanak. Szakmailag kidolgozott pályázati anyaggal bármelyik település nyerhet pályázatokon. Az a település lehet sikeres, melynek vezetője országos, kormányzati kapcsolatokkal rendelkezik.

Érvényes elemszám

egyetért

nem ért egyet

nincs információm

12

91,67%

0,00%

8,33%

12

91,67%

8,33%

0,00%

12

8,33%

83,33%

8,33%

12

50,00% 16,67% 33,33%

A következő diagramon százalékos megoszlásban ábrázoljuk az egyes állításokra megjelölt válaszokat. Látható, hogy abban a kérdésben volt a legnagyobb egyetértés a válaszadók között (91,67%-os arány), amelyik azt állította, hogy az állam egyre több forrást von el az önkormányzatoktól, illetve, hogy kényszerítő erőt

jelent

az

állam

részéről

a

pályázati

lehetőségek

kiaknázása

az

önkormányzatok részéről. Csupán 8,33% véleménye az, hogy a szakmailag kidolgozott pályázati anyaggal bármelyik település nyerhet pályázatokon. Az utolsó kérdésben jelentkezett a legnagyobb információhiány (33,33%), de itt a többség, a válaszadók 50%-a jelölte meg azt, hogy egyetért azzal, hogy csak az

a

település

lehet

sikeres,

amelynek

vezetője

országos,

kormányzati

kapcsolatokkal rendelkezik.

46

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014

1. csoport ‐ önkormányzati források Érvényes megoszlás 0,00%

20,00%

40,00%

60,00%

80,00%

100,00% 120,00%

Az állam egyre több forrást von el az önkormányzatoktól. Az állam a forráselvonással arra kényszeríti az önkormányzatokat, hogy egyre több pályázaton induljanak. Szakmailag kidolgozott pályázati anyaggal bármelyik település nyerhet pályázatokon. Az a település lehet sikeres, melynek vezetője országos, kormányzati kapcsolatokkal rendelkezik. egyetért

nem ért egyet

nincs információm

A következő táblázatokban kérdésenként mutatjuk be az egyes állításokra megjelölt válaszokat, és azok százalékos megoszlását.

Az állam egyre több forrást von el az önkormányzatoktól Érvényes Kumulatív Gyakoriság Megoszlás megoszlás megoszlás egyetért 11 91,67% 91,67% 91,67% nem ért egyet 0 0,00% 0,00% 91,67% nincs információ 1 8,33% 8,33% 100,00% összesen 12 100,00% 100,00% hiányzó adat 0 0,00% Az állam a forráselvonással arra kényszeríti az önkormányzatokat, hogy egyre több pályázaton induljanak Érvényes Kumulatív Gyakoriság Megoszlás megoszlás megoszlás egyetért 11 91,67% 91,67% 91,67% nem ért egyet 1 8,33% 8,33% 100,00% nincs információ 0 0,00% 0,00% 100,00% összesen 12 100,00% 100,00% hiányzó adat 0 0,00% Szakmailag kidolgozott pályázati anyaggal bármelyik település nyerhet pályázatokon Érvényes Kumulatív Gyakoriság Megoszlás megoszlás megoszlás egyetért 1 8,33% 8,33% 8,33% nem ért egyet 10 83,33% 83,33% 91,67% nincs információ 1 8,33% 8,33% 100,00% összesen 12 100,00% 100,00% hiányzó adat 0 0,00%

47

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014

Az a település lehet sikeres, melynek vezetője országos, kormányzati kapcsolatokkal rendelkezik Érvényes Kumulatív Gyakoriság Megoszlás megoszlás megoszlás egyetért 6 50,00% 50,00% 50,00% nem ért egyet 2 16,67% 16,67% 66,67% nincs információ 4 33,33% 33,33% 100,00% összesen 12 100,00% 100,00% hiányzó adat 0 0,00%

5.2. Önkormányzatiság

Az önkormányzatiságra vonatkozó kérdéscsoport 3 állítást tartalmazott, amely az önkormányzati költségvetésre és szerepkörre kérdezett rá.

2. csoport - önkormányzatiság Állítások


A települési vezető fő feladata, hogy egyensúlyban tartsa az önkormányzat költségvetését.

12

75,00% 25,00% 0,00%

12

58,33% 41,67% 0,00%

12

50,00% 25,00% 25,00%

Az önkormányzatiság akkor teljes, ha a település önállóan tud intézményeket (óvoda, iskola, stb.) fenntartani. A települési társulások, alapítványok és egyházak bevonása az ellátásba széles mozgásteret biztosít az önkormányzatok számára a költségvetési egyensúly fenntartására, megteremtésére.

egyetért

nem ért egyet

nincs információm

A táblázatban olvasható állításokra adott válaszokat a következő diagramon százalékos megoszlásban is ábrázoljuk. A megkérdezett munkatársak mintegy 75%-a értett egyet azzal, hogy a települési vezető fő feladata, hogy egyensúlyban tartsa az önkormányzat költségvetését. Hasonló arányokat kaptunk a következő két kérdés esetében, ahol 58,33, illetve 50%-os arányban értettek egyet az állításokkal a megkérdezettek. A válaszadók mintegy 25%-a nem tudott információt adni arra vonatkozóan, hogy egyetért-e azzal, hogy települési társulások, alapítványok és egyházak bevonása az ellátásba széles mozgásteret biztosít az önkormányzatok számára a költségvetési egyensúly fenntartására, megteremtésére.

48

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014

2. csoport ‐ önkormányzatiság Érvényes megoszlás 0,00%

20,00% 40,00% 60,00% 80,00% 100,00% 120,00%

A települési vezető fő feladata, hogy egyensúlyban tartsa az önkormányzat költségvetését.

Az önkormányzatiság akkor teljes, ha a település önállóan tud intézményeket (óvoda, iskola, stb.) fenntartani.

A települési társulások, alapítványok és egyházak bevonása az ellátásba széles mozgásteret biztosít az önkormányzatok számára a költségvetési egyensúly fenntartására, megteremtésére.

egyetért

nem ért egyet

nincs információm


A települési vezető fő feladata, hogy egyensúlyban tartsa az önkormányzat költségvetését Érvényes Kumulatív megoszlás megoszlás Gyakoriság Megoszlás egyetért 9 75,00% 75,00% 75,00% nem ért egyet 3 25,00% 25,00% 100,00% nincs információ 0 0,00% 0,00% 100,00% összesen 12 100,00% 100,00% hiányzó adat 0 0,00% Az önkormányzatiság akkor teljes, ha a település önállóan tud intézményeket (óvoda, iskola, stb.) fenntartani Érvényes Kumulatív Gyakoriság Megoszlás megoszlás megoszlás egyetért 7 58,33% 58,33% 58,33% nem ért egyet 5 41,67% 41,67% 100,00% nincs információ 0 0,00% 0,00% 100,00% összesen 12 100,00% 100,00%

49

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014

A települési társulások, alapítványok és egyházak bevonása az ellátásba széles mozgásteret biztosít az önkormányzatok számára a költségvetési egyensúly fenntartására, megteremtésére Érvényes Kumulatív Gyakoriság Megoszlás megoszlás megoszlás egyetért 6 50,00% 50,00% 50,00% nem ért egyet 3 25,00% 25,00% 75,00% nincs információ 3 25,00% 25,00% 100,00% összesen 12 100,00% 100,00% hiányzó adat 0 0,00% 5.3. Önkormányzati kötelezettségek

Az

önkormányzati

kötelezettségekre

vonatkozó

kérdéscsoport

5

állítást

tartalmaz, amely a különféle önkormányzati kötelezettségekre kérdez rá (pl. bérek, közüzemi számlák, segélyek kifizetése) különböző prioritásokban. Az 5 állítás közül 3-ra 1-1 megkérdezett nem válaszolt, 2 állításra pedig 2-2 fő.

3. csoport - önkormányzati kötelezettségek Állítások


Az önkormányzatnak teljesítenie kell a bérek, tiszteletdíjak kifizetését a költségvetés helyzetétől függetlenül. Az önkormányzatnak teljesíteni kell a közüzemi számlák kifizetését a költségvetés helyzetétől függetlenül. Az önkormányzatnak teljesíteni kell kötelezettségeinek megfizetését a költségvetés helyzetétől függetlenül. Az önkormányzatnak teljesítenie kell a szociális és segélyezési kötelezettségeiket a költségvetés helyzetétől függetlenül. Az önkormányzatnak a működés kockáztatása mellett is kötelessége a település fejlesztése.

12

egyetért

nem ért egyet

nincs információm

91,67% 8,33%

0,00%

90,91% 0,00%

9,09%

11

11 54,55% 18,18% 27,27% 12 66,67% 33,33% 0,00% 12 0,00% 100,00% 0,00%

A fenti táblázatban látható válaszok megoszlását az áttekinthetőség kedvéért diagramon is szemléltetjük. Ez alapján jól látszik, hogy a munkatársak jelentős része

(91,67,

illetve

90,91%)

érzi

úgy,

hogy

az

önkormányzati

50

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014 kötelezettségeket, úgy mint bérek kifizetését, közüzemi számlák teljesítését a költségvetés helyzetétől függetlenül teljesíteni kell. A

megkérdezettek

több

mint

fele

(54,55%)

gondolja

úgy,

hogy

az

önkormányzatnak teljesíteni kell kötelezettségei megfizetését a költségvetés helyzetétől függetlenül is. Már nem ilyen egyértelmű a válasz a szociális és segélyezési kötelezettségek tekintetében,

ahol

a

válaszadók

66,67%-aértett

egyet

azzal,

hogy

a

költségvetési helyzettől függetlenül teljesíteni kell ezeket a kifizetéseket. Abban azonban jelentős egyetértés látszik, hogy az önkormányzatnak a működés kockáztatása mellett már nem feltétlen kötelezettsége a település fejlesztése: 66,67%-uk gondolja így. A

kérdések

tekintetében

viszonylag

alacsony

azoknak

az

aránya,

akik

információhiány miatt nem tudtak választ adni a témakör kérdéseire.

3. csoport ‐ önkormányzati kötelezettségek Érvényes megoszlás 0,00%

20,00 40,00 60,00 80,00 100,0 120,0 % % % % 0% 0%

Az önkormányzatnak teljesítenie kell a bérek, tiszteletdíjak kifizetését a költségvetés helyzetétől függetlenül. Az önkormányzatnak teljesíteni kell a közüzemi számlák kifizetését a költségvetés helyzetétől függetlenül. Az önkormányzatnak teljesíteni kell kötelezettségeinek megfizetését a költségvetés helyzetétől függetlenül. Az önkormányzatnak teljesítenie kell a szociális és segélyezési kötelezettségeiket a költségvetés helyzetétől függetlenül.

Az önkormányzatnak a működés kockáztatása mellett is kötelessége a település fejlesztése.

egyetért

nem ért egyet

nincs információm

51

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014

Az önkormányzatnak teljesítenie kell a bérek, tiszteletdíjak kifizetését a költségvetés helyzetétől függetlenül Érvényes Kumulatív Gyakoriság Megoszlás megoszlás megoszlás egyetért 11 91,67% 91,67% 91,67% nem ért egyet 1 8,33% 8,33% 100,00% nincs információ 0 0,00% 0,00% 100,00% összesen 12 100,00% 100,00% hiányzó adat 0 0,00% Az önkormányzatnak teljesíteni kell a közüzemi számlák kifizetését a költségvetés helyzetétől függetlenül Érvényes Kumulatív Gyakoriság Megoszlás megoszlás megoszlás egyetért 10 83,33% 90,91% 90,91% nem ért egyet 0 0,00% 0,00% 90,91% nincs információ 1 8,33% 9,09% 100,00% összesen 11 91,67% 100,00% hiányzó adat 1 8,33% Az önkormányzatnak teljesíteni kell kötelezettségeinek megfizetését a költségvetés helyzetétől függetlenül Érvényes Kumulatív Gyakoriság Megoszlás megoszlás megoszlás egyetért 6 50,00% 54,55% 54,55% nem ért egyet 2 16,67% 18,18% 72,73% nincs információ 3 25,00% 27,27% 100,00% összesen 11 91,67% 100,00% hiányzó adat 1 8,33% Az önkormányzatnak teljesítenie kell a szociális és segélyezési kötelezettségeiket a költségvetés helyzetétől függetlenül Érvényes Kumulatív Gyakoriság Megoszlás megoszlás megoszlás egyetért 8 66,67% 66,67% 66,67% nem ért egyet 4 33,33% 33,33% 100,00% nincs információ 0 0,00% 0,00% 100,00% összesen 12 100,00% 100,00% hiányzó adat 0 0,00%

52

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014

Az önkormányzatnak a működés kockáztatása mellett is kötelessége a település fejlesztése Érvényes Kumulatív Gyakoriság Megoszlás megoszlás megoszlás egyetért 8 66,67% 66,67% 66,67% nem ért egyet 4 33,33% 33,33% 100,00% nincs információ 0 0,00% 0,00% 100,00% összesen 12 100,00% 100,00% hiányzó adat 0 0,00% 5.4. Önkormányzati intézkedések

Az

önkormányzati

intézkedésekre

vonatkozó

kérdéscsoport

5

állítást

tartalmazott. Kevés állításra érkezett válasz „nincs információm” megjelöléssel, „hiányzó adat” nem volt.

4. csoport - önkormányzati intézkedések Érvényes elemszám

Állítások

A forráshiányossá vált önkormányzatok egyszeri konszolidációja a központi költségvetés terhére. A túlzott kötelezettségvállalások miatt fizetésképtelenné vált önkormányzatok egyszeri konszolidációja a központi költségvetés terhére. Az állami támogatások rendszerének egyszerűsítése, átláthatóbbá tétele. Helyi adók arányának növelése.

12

Közvetlen lakossági hozzájárulás növelése.

12

egyetért

nem ért egyet

nincs információm

75,00% 25,00% 0,00% 12 0,00% 91,67% 8,33% 12 100,00% 0,00%

0,00%

12 41,67% 41,67% 16,67% 33,33% 50,00% 16,67%

A

megkérdezettek

75%-a

szerint

szükséges

a

forráshiányossá

vált

önkormányzatok egyszeri konszolidációja a központi költségvetés terhére, azonban az egyetértők aránya 0%-ra esik vissza, ha ezt leszűkítjük a túlzott kötelezettségvállalások miatt nehéz helyzetbe került önkormányzatokra. Egyetértés

mutatkozik

abban,

hogy

az

állami

támogatások

rendszerét

egyszerűbbé, átláthatóbbá kell tenni. A megkérdezettek 100% értett ezzel egyet. Megoszlottak a vélemények abban a két kérdésben, növelni kellene-e a helyi adókat vagy a közvetlen lakossági hozzájárulást. A válaszadók 41,67, illetve 33,33%-a egyetértett ezzel az állítással.

53

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014 Információhiány ez utóbbi két kérdés esetén 16,67%-ban jelentkezett.

4. csoport ‐ önkormányzati intézkedések Érvényes megoszlás 0,00%

20,00 40,00 60,00 80,00 100,0 120,0 % % % % 0% 0%

A forráshiányossá vált önkormányzatok egyszeri konszolidációja a központi költségvetés terhére.

A túlzott kötelezettségvállalások miatt fizetésképtelenné vált önkormányzatok egyszeri konszolidációja a központi költségvetés terhére.

Az állami támogatások rendszerének egyszerűsítése, átláthatóbbá tétele.

Helyi adók arányának növelése.

Közvetlen lakossági hozzájárulás növelése.

egyetért

nem ért egyet

nincs információm


A forráshiányossá vált önkormányzatok egyszeri konszolidációja a központi költségvetés terhére Érvényes Kumulatív Gyakoriság Megoszlás megoszlás megoszlás egyetért 9 75,00% 75,00% 75,00% nem ért egyet 3 25,00% 25,00% 100,00% nincs információ 0 0,00% 0,00% 100,00% összesen 12 100,00% 100,00% hiányzó adat 0 0,00%

54

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014

A túlzott kötelezettségvállalások miatt fizetésképtelenné vált önkormányzatok egyszeri konszolidációja a központi költségvetés terhére Érvényes Kumulatív Gyakoriság Megoszlás megoszlás megoszlás egyetért 0 0,00% 0,00% 0,00% nem ért egyet 11 91,67% 91,67% 91,67% nincs információ 1 8,33% 8,33% 100,00% összesen 12 100,00% 100,00% hiányzó adat 0 0,00% Az állami támogatások rendszerének egyszerűsítése, átláthatóbbá tétele Érvényes Kumulatív Gyakoriság Megoszlás megoszlás megoszlás egyetért 12 100,00% 100,00% 100,00% nem ért egyet 0 0,00% 0,00% 100,00% nincs információ 0 0,00% 0,00% 100,00% összesen 12 100,00% 100,00% hiányzó adat 0 0,00%

egyetért nem ért egyet nincs információ összesen hiányzó adat

Helyi adók arányának növelése Érvényes Gyakoriság Megoszlás megoszlás 5 41,67% 41,67% 5 41,67% 41,67% 2 16,67% 16,67% 12 100,00% 100,00% 0 0,00%

Közvetlen lakossági hozzájárulás növelése Érvényes Gyakoriság Megoszlás megoszlás egyetért 4 33,33% 33,33% nem ért egyet 6 50,00% 50,00% nincs információ 2 16,67% 16,67% összesen 12 100,00% 100,00% hiányzó adat 0 0,00%

Kumulatív megoszlás 41,67% 83,33% 100,00%


55

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014 5.5. Humán erőforrás és támogató infrastruktúra

Az

önkormányzati

infrastruktúrára

vonatkozó

kérdéscsoport

4

kérdést

tartalmazott. A kérdésekre minden megkérdezett válaszolt. Az állítások mindegyike a hivatali berendezésekkel, hivatali struktúrával és a támogató funkciókkal volt kapcsolatos.

5. csoport – HR és infrastruktúra Érvényes elemszám

Állítások

Az irodán használt számítógépes alkalmazások, berendezések jól használhatóak, segítik a munkavégzést A belső értékelési rendszer a valós viszonyokat tükrözi

12

A felépítése, a struktúra, az irodák funkciói a hatékonyságot szolgálják

12

Az önkormányzat biztosítja a munkatársak számára a megfelelő képzéseket

12

Az

irodán

használt

számítógépes

egyetért nem ért egyet

nincs információm

75,00% 25,00%

0,00%

66,67% 25,00%

8,33%

58,33% 41,67%

0,00%

58,33% 41,67%

0,00%

12

alkalmazások,

berendezések

jól

használhatóságával a megkérdezettek 75%-a értett egyet, a többi 25% véleménye nemleges. A munkatársak mintegy 66,67%-a gondolja úgy, hogy a hivatal belső értékelési rendszere fogalmazott

a

valós meg

viszonyokat és

1

főnek

tükrözi, nem

25%-uk volt

ettől

eltérő

információja

véleményt

adott

állítás

igazságtartalmáról. A hivatal felépítését, struktúráját, az irodák funkcionalitását a megkérdezettek alig több mint fele (58,33%) gondolja megfelelőnek, a fennmaradó 41,67% azonban ezzel az állítással nem ért egyet. A megkérdezettek 58,33%a szerint az önkormányzat biztosítja a munkatársak számára a megfelelő képzéseket, a többiek ezzel az állítással nem értenek egyet.

56

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014

5. csoport ‐ HR és infrastruktúra Érvényes megoszlás 0,00%

20,00 40,00 60,00 80,00 100,0 120,0 % % % % 0% 0%

Az irodán használt számítógépes alkalmazások, berendezések jól használhatóak, segítik a munkavégzést

A belső értékelési rendszer a valós viszonyokat tükrözi

A felépítése, a struktúra, az irodák funkciói a hatékonyságot szolgálják


egyetért

nem ért egyet

nincs információm

Az irodán használt számítógépes alkalmazások, berendezések jól használhatóak, segítik a munkavégzést egyetért nem ért egyet nincs információ összesen hiányzó adat egyetért

9 3 0 12 0 9

75,00% 25,00% 0,00% 100,00% 0,00% 75,00%

75,00% 25,00% 0,00% 100,00%

75,00% 100,00% 100,00%

75,00%

75,00%

A hivatal belső értékelési rendszere a valós viszonyokat tükrözi Érvényes Kumulatív Gyakoriság Megoszlás megoszlás megoszlás egyetért 8 66,67% 66,67% 66,67% nem ért egyet 3 25,00% 25,00% 91,67% nincs információ 1 8,33% 8,33% 100,00% összesen 12 100,00% 100,00% hiányzó adat 0 0,00%

57

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014

A hivatal felépítése, a struktúra, az irodák funkciói a hatékonyságot szolgálják


Gyakoriság 7 5 0 12 0

Megoszlás 58,33% 41,67% 0,00% 100,00% 0,00%

Érvényes megoszlás 58,33% 41,67% 0,00% 100,00%




Gyakoriság 7 5 0 12 0

Megoszlás 58,33% 41,67% 0,00% 100,00% 0,00%



5.6. Önkormányzat megítélése

Az önkormányzat megítélését vizsgáló kérdéskörben 2 állítást tartalmazott a kérdőív.

Minkét

kérdés

a

hivatal

megítélésére

kérdezett

rá

más

önkormányzatokkal összehasonlítva jelenleg, és 5 év távlatban.

6. csoport - önkormányzat megítélése Állítások


Az önkormányzati feladatok ellátása jelenleg jobban működik a településen, mint máshol az országban

12

58,33% 0,00% 41,67%

Az önkormányzati feladatok ellátása 5 év múlva rosszabbul működik, mint máshol az országban

12

0,00% 58,33% 41,67%

egyetért

nem ért egyet

nincs információm

Mindkét kérdés tekintetében jelentős volt azon munkatársak aránya (41,67%), akik úgy érezték, hogy nincs elég információjuk a kérdés megítélésében. Akiknek volt véleményük a témában, mindannyian pozitívan látják a kérdéseket, tehát inkább úgy gondolják, hogy az önkormányzati feladatok ellátása jobban működik a településükön, mint más hivatalokban az országban, és így lesz ez 5 év múlva

58

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014 is. Senki sem gondolja úgy, hogy a települési önkormányzatuk rosszabb más hivatalokénál, és senki sem borúlátó az elkövetkező 5 év tekintetében sem. A következő diagramon segítségével szemléltetjük a fenti adatokat:

6. csoport ‐ önkormányzat megítélése Érvényes megoszlás 0,00%

20,00%

40,00%

60,00%

80,00%

100,00%

120,00%

Az önkormányzati feladatok ellátása jelenleg jobban működik a településen, mint máshol az országban

Az önkormányzati feladatok ellátása 5 év múlva rosszabbul működik, mint máshol az országban

egyetért

nem ért egyet

nincs információm


Az önkormányzati feladatok ellátása jelenleg jobban működik a településen, mint máshol az országban Érvényes Kumulatív Gyakoriság Megoszlás megoszlás megoszlás egyetért 7 58,33% 58,33% 58,33% nem ért egyet 0 0,00% 0,00% 58,33% nincs információ 5 41,67% 41,67% 100,00% összesen 12 100,00% 100,00% hiányzó adat 0 0,00%

59

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014

Az önkormányzati feladatok ellátása 5 év múlva rosszabbul működik, mint máshol az országban Érvényes Kumulatív Gyakoriság Megoszlás megoszlás megoszlás egyetért 0 0,00% 0,00% 0,00% nem ért egyet 7 58,33% 58,33% 58,33% nincs információ 5 41,67% 41,67% 100,00% összesen 12 100,00% 100,00% hiányzó adat 0 0,00% 5.7. Szolgáltatás

A

hivatali

ügyintézést

vizsgáló

kérdéscsoport

4

állítást

tartalmazott,

a

munkatársak munkájára, az ügyintézés színvonalára és az ügyintézés menetére vonatkozóan.

7. csoport - szolgáltatás Állítások


A munkatársak segítőkészek, udvariasak, gyorsan és pontosan intézik a lakosság ügyeit

11

100,00% 0,00% 0,00%

A szolgáltatás színvonalas

11

100,00% 0,00% 0,00%

A szolgáltatás színvonala fejlesztésre szorul

12

66,67% 33,33% 0,00%

Az ügyintézés vontatott, bürokratikus

12

16,67% 83,33% 0,00%

egyetért

nincs nem ért egyet információm

A megkérdezettek valamennyien úgy érzik, hogy a munkatársak segítőkészek, udvariasak,

gyorsan

és

pontosan

intézik

a

lakosság

ügyeit,

továbbá

a

szolgáltatási színvonal magas. Figyelemreméltó, hogy egyik állítás tekintetében sem érkezett ellenvélemény. Fentiek ellenére azonban 66,67% véleménye mégis az, hogy bár a színvonal jelenleg megfelelő, az ügyintézés fejlesztésre szorul. A megkérdezettek 1/3-a szerint nincs teendő a kérdésben. Mindössze 2 fő, azaz a válaszadók 16,67%-a gondolja úgy, hogy az ügyintézés vontatott, bürokratikus, 85% meglátása ezzel ellentétes. A fenti táblázatban látható válaszok megoszlását az áttekinthetőség kedvéért diagramon is szemléltetjük.

60

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014

7. csoport ‐ szolgáltatás Érvényes megoszlás 0,00%

20,00%

40,00%

60,00%

80,00%

100,00%

120,00%

A munkatársak segítőkészek, udvariasak, gyorsan és pontosan intézik a lakosság ügyeit

A szolgáltatás színvonalas

A szolgáltatás színvonala fejlesztésre szorul

Az ügyintézés vontatott, bürokratikus

egyetért

nem ért egyet

nincs információm

A következő táblázatokban kérdésenként mutatjuk be az egyes állításokra megjelölt válaszokat, é s azok százalékos megoszlását.

A munkatársak segítőkészek, udvariasak, gyorsan és pontosan intézik a lakosság ügyeit Érvényes Kumulatív Gyakoriság Megoszlás megoszlás megoszlás egyetért 11 91,67% 100,00% 100,00% nem ért egyet 0 0,00% 0,00% 100,00% nincs információ 0 0,00% 0,00% 100,00% összesen 11 91,67% 100,00% hiányzó adat 1 8,33%

61

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014

A szolgáltatás színvonalas Gyakoriság 11 0 0 11 1


Megoszlás 91,67% 0,00% 0,00% 91,67% 8,33%


A szolgáltatás színvonala fejlesztésre szorul Érvényes Gyakoriság Megoszlás megoszlás egyetért 8 66,67% 66,67% nem ért egyet 4 33,33% 33,33% nincs információ 0 0,00% 0,00% összesen 12 100,00% 100,00% hiányzó adat 0 0,00%


Az ügyintézés vontatott, bürokratikus Érvényes Gyakoriság Megoszlás megoszlás 2 16,67% 16,67% 10 83,33% 83,33% 0 0,00% 0,00% 12 100,00% 100,00% 0 0,00%




5.8. Partnerkapcsolatok

Az ügyfélfogadással kapcsolatos 4 állításra „kitűnő”, „megfelelő”, vagy „átlagon aluli” válaszlehetőséget lehetett megjelölni. A második állításra egy munkatárs nem válaszolt. Valamennyi esetben a „megfelelő” válaszlehetőséget jelölték meg a legtöbben. „Átlagon aluli” megjelölés nem érkezett. Mindezek a válaszok, és az előző kérdéscsoport válaszait együttesen tekintve elmondhatjuk, hogy az ügyintézés és az ügyfélfogadás terén nincsenek nagy hiányosságok, az többnyire mindent kielégítően működik az ott dolgozó munkatársak véleménye alapján. A következő táblázat és diagram mutatja be részletesen a kérdésekre adott válaszok megoszlását.

62

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014

8. csoport - partnerkapcsolatok Érvényes megfele átlago elemszá kitűnő lő n aluli m

Állítások A fizikai körülményeket

12

0,00% 100,00% 0,00%

A szolgáltatási kultúra az ügyintézők részéről

11

27,27% 72,73% 0,00%

A szolgáltatást igénybe vevők várakozási ideje

12

8,33% 91,67% 0,00%

A szolgáltatás átlagos időtartama

12

8,33% 91,67% 0,00%

8. csoport ‐ partnerkapcsolatok Érvényes megoszlás 0,00%

20,00%

40,00%

60,00%

80,00%

100,00%

120,00%

A fizikai körülményeket

A szolgáltatási kultúra az ügyintézők részéről

A szolgáltatást igénybe vevők várakozási ideje

A szolgáltatás átlagos időtartama

kitűnő

megfelelő

átlagon aluli


63

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014

kitűnő megfelelő átlagon aluli összesen hiányzó adat

A fizikai körülmények Érvényes Gyakoriság Megoszlás megoszlás 0 0,00% 0,00% 12 100,00% 100,00% 0 0,00% 0,00% 12 100,00% 100,00% 0 0,00%


A szolgáltatási kultúra az ügyintézők részéről Érvényes Kumulatív Gyakoriság Megoszlás megoszlás megoszlás kitűnő 3 25,00% 27,27% 27,27% megfelelő 8 66,67% 72,73% 100,00% átlagon aluli 0 0,00% 0,00% 100,00% összesen 11 91,67% 100,00% hiányzó adat 1 8,33% A szolgáltatást igénybe vevők várakozási ideje Érvényes Kumulatív Gyakoriság Megoszlás megoszlás megoszlás kitűnő 1 8,33% 8,33% 8,33% megfelelő 11 91,67% 91,67% 100,00% átlagon aluli 0 0,00% 0,00% 100,00% összesen 12 100,00% 100,00% hiányzó adat 0 0,00%

kitűnő megfelelő átlagon aluli összesen hiányzó adat

A szolgáltatás átlagos időtartama Érvényes Gyakoriság Megoszlás megoszlás 1 8,33% 8,33% 11 91,67% 91,67% 0 0,00% 0,00% 12 100,00% 100,00% 0 0,00%


64

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014

6.

JAVASLATOK, SÚLYPONTI PRIORITÁSOK MEGHATÁROZÁSA

6.1. A dokumentum-felülvizsgálat alapján

A meglévő dokumentációs rendszer és a működés irányításába bevonható dokumentumok felülvizsgálatát szakértők elvégezték. A tapasztalatok, valamint más önkormányzati működéssel való összevetés alapján az alábbi fejlesztési javaslatokat fogalmazzuk meg: 6.1.1.

Veszprém

Megyei

Jogú

Város

Polgármesteri

Hivatalának

Szervezeti és Működési Szabályzata Értékelés: Veszprém Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatalának Szervezeti és Működési Szabályzata a jelenleg hatályos jogszabályi követelménynek részben felel meg. Javaslat: A szabályzat felülvizsgálata, módosítása, aktualizálása. Indoklás: Az

államháztartás

működési

rendjéről

szóló

292/2009.

(XII.

19.)

Kormányrendelet (a továbbiakban: új Ámr.) 2010. január 1. napján hatályba lépő rendelkezései nem kerültek átvezetésre. Az új Ámr. 2010. január 1. napján hatályba lépő kiemelendő módosításai: 1.

A régi Ámr. 14. §-a 2009-ben módosult, amely a költségvetési szervek csoportosításának egyes szabályait határozza meg. A költségvetési szervek egyes típusai közötti különbségtétel alapját a feladatellátáshoz gyakorolt funkciók határozzák meg. Ennek alapján önállóan működő és gazdálkodó, vagy önállóan működő (de önállóan nem gazdálkodó) költségvetési szervek között kell különbséget tenni. Az alapító szerv kötelessége, hogy a költségvetési szervet valamely funkciócsoportba besorolja. (14. § (1)-(2) bek.) Ezt követően a jogszabály pontosan meghatározza azt, hogy mely költségvetési

szervet

kell

rendelkezése

hiányában

– –

törvény az

vagy

önállóan

kormányrendelet működő

és

eltérő

gazdálkodó

65

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014 funkciócsoportba

besorolni,

illetve

ezen

túlmenően

mely

szervek

minősíthetőek ilyen funkciójú költségvetési szervnek. (14. § (3)-(4) bek.). A 14. § (5) bekezdése határozza meg azt, hogy különösen mely költségvetési szerv sorolható be az önállóan működő költségvetési szervek csoportba. Az ezen csoportba sorolt költségvetési szervek besorolásával egyidejűleg az irányító, illetőleg felügyeleti szervnek rendelkeznie kell az Ámr. 14. § (6) bekezdésének a)-b) pontjaiban meghatározottakról. A régi Ámr ezen jogszabályhelyének rendelkezése beépült az új Ámr-be (9. §). 2.

Az

új

Ámr.

20.

§

(2)

bekezdése

rögzíti

a

költségvetési

szerv

szabályzataira vonatkozó előírásokat, melyen belül az szmsz kötelező elemeit a (2) bekezdés tartalmazza az alábbiak szerint: „20. § (1) A költségvetési szerv szervezeti felépítését, feladatait és működési folyamatait - e rendeletben és más jogszabályokban foglaltak figyelembevételével - a szervezeti és működési szabályzat határozza meg. (2) A költségvetési szerv szervezeti és működési szabályzatának - a külön jogszabályban meghatározottakon kívül - tartalmaznia kell a) a költségvetési szerv létrehozásáról szóló jogszabályra, határozatra történő hivatkozást, b) a költségvetési szerv törzskönyvi azonosító számát, alapító okiratának keltét, az alapító okirat számát, az alapítás időpontját, c) az ellátandó, és a szakfeladatrend szerint (szakfeladat számmal és megnevezéssel) kiegészítő,

besorolt

kisegítő

és

alaptevékenységek, vállalkozási

rendszeresen

tevékenységek,

ellátott

valamint

az

alaptevékenységet meghatározó jogszabályok megjelölését, d) azon gazdálkodó szervezetek részletes felsorolását, amelyek felett a költségvetési szerv alapítói, illetve tulajdonosi (tagsági, részvényesi, szavazatelsőbbségi) jogokat gyakorol,

66

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014 e) a szervezeti felépítést és a működésk rendjét, a szervezeti egységek (ezen belül a jogi személyiségű szervezeti egység és a gazdasági szervezet) megnevezését, engedélyezett létszámát, feladatait, és a szervezeti egységek közötti kapcsolattartás rendjét, f) a 21. § (3) bekezdésében előírtakat, g) a nem jogi személyiségű szervezeti egységek vezetőjének azon jogosítványait, amelyek körében a költségvetési szerv képviselőjeként járhat el, h) a szervezeti és működési szabályzatban nevesített valamennyi munkakörhöz

tartozó

feladat-

és

hatásköröket,

a

hatáskörök

gyakorlásának módját, a helyettesítés rendjét, az ezekhez kapcsolódó felelősségi szabályokat, i) a költségvetési szerv szervezeti ábráját, j) külön jogszabályban szabályozott esetek kivételével a munkáltatói jogok gyakorlásának - ideértve az átruházott munkáltatói jogokat is rendjét, k) az irányító szerv által a 16. § (1)-(3) bekezdésében foglaltak szerint a költségvetési szervhez rendelt más költségvetési szervek felsorolását.” 3.

A FEUVE tekintetében megváltozott az új Ámr. 155-161. §-ai az alábbiak szerint: „VIII. FEJEZET BELSŐ KONTROLLRENDSZER A BELSŐ KONTROLLRENDSZER KIALAKÍTÁSA ÉS MŰKÖDTETÉSE 155. § (1) A költségvetési szerv vezetője a költségvetési szerv működésének kialakítani,

folyamatára működtetni

és és

sajátosságaira fejleszteni

a

tekintettel szervezet

köteles belső

kontrollrendszerét, ezen belül folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzéseket (FEUVE) működtetni. A belső kontrollok kialakítása során a költségvetési szerv vezetője figyelembe veszi a pénzügyminiszter által közzétett, az államháztartási belső kontroll standardokra vonatkozó irányelvet.

67

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014 (2) A belső kontrollrendszer tartalmazza mindazon elveket, eljárásokat és belső szabályzatokat, melyek alapján a költségvetési szerv érvényesíti a

feladatai

ellátására

szolgáló

előirányzatokkal,

létszámmal

és

a

vagyonnal való szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás követelményeit. (3) A

belső

költségvetési

kontrollrendszer szerv

kialakítása

vezetőjének

és működtetése

figyelembe

kell

során

vennie

a a

pénzügyminiszter által közzétett módszertani útmutatókban foglaltakat. (4) A belső kontrollrendszer fejlesztése során figyelembe kell venni az államháztartási külső ellenőrzést és belső ellenőrzést végző szervek által megfogalmazott ajánlásokat és javaslatokat. KONTROLLKÖRNYEZET 156.

§

(1)

A

költségvetési

szerv

vezetője

köteles

olyan

kontrollkörnyezetet kialakítani, amelyben a) világos a szervezeti struktúra, b) egyértelműek a felelősségi, hatásköri viszonyok és feladatok, c) meghatározottak az etikai elvárások a szervezet minden szintjén, d) átlátható a humánerőforrás-kezelés. (2) A költségvetési szerv vezetője köteles elkészíteni és rendszeresen aktualizálni a költségvetési szerv ellenőrzési nyomvonalát, amely a költségvetési szerv működési folyamatainak szöveges vagy táblázatba foglalt, vagy folyamatábrákkal szemléltetett leírása, amely tartalmazza különösen a felelősségi és információs szinteket és kapcsolatokat, irányítási és ellenőrzési folyamatokat, lehetővé téve azok nyomon követését és utólagos ellenőrzését. KOCKÁZATKEZELÉS 157. § (1) A költségvetési szerv vezetője köteles a kockázati tényezők figyelembevételével

kockázatelemzést

végezni

és

kockázatkezelési

rendszert működtetni. (2) A kockázatelemzés során fel kell mérni és meg kell állapítani a költségvetési

szerv

tevékenységében,

gazdálkodásában

rejlő

kockázatokat.

68

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014 (3)

A

kockázatkezelés

keretében

meg

kell

határozni

az

egyes

kockázatokkal kapcsolatos intézkedéseket és megtételük módját. (4) A szervezet működésében rejlő kockázatos területek kiválasztására objektív kockázatelemzési módszert kell alkalmazni a pénzügyminiszter által kiadott módszertani útmutatók alapján. KONTROLLTEVÉKENYSÉGEK 158. § (1) A költségvetési szerv vezetője köteles a szervezeten belül kontrolltevékenységeket kialakítani, melyek biztosítják a kockázatok kezelését, hozzájárulnak a szervezet céljainak eléréséhez. (2) A költségvetési szerv vezetője köteles a költségvetési szerv belső szabályzataiban legalább az alábbiakat szabályozni: a) engedélyezési és jóváhagyási eljárások, b) az információkhoz való hozzáférés, c) fizikai kontrollok (hozzáférés az eszközökhöz), d) beszámolási eljárások. INFORMÁCIÓ ÉS KOMMUNIKÁCIÓ 159. § (1) A költségvetési szerv vezetője köteles olyan rendszereket kialakítani

és

működtetni,

melyek

biztosítják,

hogy

a

megfelelő

információk a megfelelő időben eljutnak az illetékes szervezethez, szervezeti egységhez, illetve személyhez. (2) Az információs rendszerek keretében a beszámolási rendszereket úgy kell működtetni, hogy azok hatékonyak, megbízhatóak és pontosak legyenek, a beszámolási szintek, határidők és módok világosan meg legyenek határozva. MONITORING 160. § A költségvetési szerv vezetője köteles olyan monitoring rendszert működtetni, mely lehetővé teszi a szervezet tevékenységének, a célok megvalósításának nyomon követését.

69

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014

A SZABÁLYTALANSÁGOK KEZELÉSE 161.

§

A

költségvetési

szabálytalanságok

szerv

kezelésének

vezetője

köteles

eljárásrendjét,

amely

szabályozni -

a

a

fejezetet

irányító szervek kivételével - a költségvetési szerv szervezeti és működési szabályzatának mellékletét képezi.” 6.1.2.

Veszprém

Megyei

Jogú

Város

Polgármesteri

Hivatalának

Közszolgálati Szabályzata Értékelés: Veszprém

Megyei

Jogú

Város

Polgármesteri

Hivatalának

Közszolgálati

Szabályzata a jelenleg hatályos jogszabályi követelménynek részben felel meg. Javaslat: A szabályzat felülvizsgálata, módosítása, aktualizálása. Indoklás: A Magyar Köztársaság 2010. évi költségvetését megalapozó egyes törvények módosításáról szóló 2009. évi CIX. törvény (a továbbiakban: Tv.) 2010. január 1. napjával módosítja a köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvényt (a továbbiakban: Ktv.). A közszolgálati szabályzat módosítása a Tv. 1. § (13) bekezdése alapján jelentősen megváltoztatja a köztisztviselők juttatásairól szóló eddigi rendelkezéseket. A módosítás alapján hatályba lépő cafetéria juttatási rendszer beépítésre kell, hogy kerüljön a közszolgálati szabályzatba. A szabályzat felülvizsgálatának idejében a Ktv. 49/F. § (8) bekezdése alapján folyamatban

lévő

végrehajtási

rendelet

előírásait

a

módosításnál

szintén

figyelembe kell venni. Módosultak továbbá a Ktv. összeférhetetlenségi szabályai (21-22. §.).

70

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014 6.1.3.

Veszprém

Megyei

Jogú

Város

Polgármesteri

Hivatalának

Közbeszerzési és beszerzési szabályzata Értékelés: Veszprém Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatalának Közbeszerzési és beszerzési szabályzata a jelenleg hatályos jogszabályi követelménynek részben felel meg. Javaslat: A szabályzat felülvizsgálata, módosítása, aktualizálása. Indoklás: A szabályzat 2009. április 01. –től lépett hatályba. A Kbt későbbiekben történő módosítása csak részben került átvezetésre. A Kbt 6. § (1) bekezdése rögzíti, hogy az ajánlatkérő köteles meghatározni a közbeszerzési eljárásai előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendjét, a nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont személyek, illetőleg szervezetek felelősségi körét és a közbeszerzési eljárásai dokumentálási rendjét, összhangban a vonatkozó jogszabályokkal. Ennek körében különösen meg kell határoznia az eljárás során hozott döntésekért felelős személyt, személyeket, illetőleg testületeket. Ennek figyelembevételével különösen az alábbiak vonatkozásában módosítás indokolt a csatolt munkalapok szerint: -

eljárás előkészítésének fogalom meghatározása

-

a közbeszerzési és tervpályázati hirdetmények, a bírálati összegezések és az éves statisztikai összegezések mintáiról szóló 5/2009. (III. 31.) IRM rendelet beépítése

-

anyagi fedezet vizsgálatának szabályozása

-

egyszerű eljárás esetén az eredménytelenség szabályainak pontosítása

-

írásbeli összegezés küldésének szabályozása

-

kizáró okok utólagos igazolásának szabályozása, nem megfelelő igazolás esetén a jogkövetkezmények szabályainak beépítése

-

értékhatárokra

utalásnál

egybeszámítási

szabályok

meghivatkozása

illetve

értékhatárokra hivatkozás aktualizálása a szerződés részeként a pénzforgalmi felhatalmazó nyilatkozatra utalás a Kbt 54 §-a szerint.

71

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014 6.2. A SWOT analízis alapján

A megkérdezett vezetői kör értékelte a jelenlegi rendszer erősségét és a működés gyengeségeit. Az alábbi táblázatban foglaltuk össze, melyek azok a feladatok, jelenségek, melyekkel az elkövetkező években rövid és középtávú terv szintjén a vezetésnek, mint szervezetfejlesztési céllal, foglalkoznia kell.

ERŐSSÉGEK Kiválóan képzett, felkészült munkatársak Jól szervezett, magas színvonalú munkavégzés Szoftverek aktualizáltsága, rendelkezésre állása Vezetői értekezlet rendszere Fejlesztési tervek kommunikációja Szakmai szempontok érvényesülése a döntésekben LEHETŐSÉGEK Eszközök, infrastruktúra, e‐közigazgatás fejlesztése Belső intranet rendszer Tréningek szervezése Szakmaiság további növelése Ügyfélszolgálati tér kialakítása Folyamatfejlesztés Szakmai tapasztalatcserék szervezése Pályázatokon való aktív részvétel Bürokratizmus csökkentése Szervezeti felépítés struktúrájának megváltoztatása Gyakornoki rendszer bevezetése Munkatársak motivációjának növelése

GYENGESÉGEK Irodák közötti információáramlás Munkaszervezés Bürokrácia Stratégia és tervezés Ügyfélközpontú eredmények mérése "Követő" magatartás innovatív hozzáállás helyett Infrastruktúra Politika hatása Hivatali szintű felelősségérzet VESZÉLYEK Munkavégzés színvonala csökken Fluktuáció nő A politika befolyása nő Átgondolatlan jogalkotás – tervezhetőség hiánya Forráshiány nő Létszámcsökkentés

72

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014 6.3. Munkanap-fényképezés alapján

A szervezetben a rendelkezésre álló munkaidőt - a vizsgált időszakot alapul véve – a munkatársak megfelelően kihasználják, túlmunka igénybevétele csak néhány munkatárs esetében volt megfigyelhető (Jegyzői Iroda – 1 fő, Szociálpolitikai, Egészségügyi és Közigazgatási Iroda – 1 fő, Gyámhivatal – 1 fő, Adóhivatal – 1 fő). Jelenlegi mérés nem mutat túlterheltséget a hivatal dolgozói, irodái körében. •

Az ügyek kezelésével kapcsolatos tevékenységek az irodák eltérő tevékenység-szerkezetéből adódóan nehezen összehasonlíthatóak. A kimutatott

eltérésekből

kommunikáció eligazítások

adódóan

szervezése,

a

tervszerűségének

figyelmet személyes

érdemel

a

belső

egyeztetések,

vezetői

biztosítása,

időtartamának

és

rendszerességének szabályozása. •

Javasoljuk a munkaköri leírások egységesítését, aktualizálását és legalább évente egyszeri felülvizsgálatát.

•

Javasolt

a

munkatársak

általános

(és

szakmaspecifikus)

közigazgatási ismereteinek folyamatos bővítése, kezdeményező és fogalmazási képességének, valamint kreativitásának fejlesztésére tréningek tartása. •

A kapott értékek összehasonlíthatósága érdekében a munkanapfényképezés rendszeres időközönkénti ismétlését javasoljuk.

Az adatfelvételben résztvevők körének kijelölésekor fokozottan ügyeljenek arra, hogy – a szélsőséges értékek kiküszöbölése érdekében – irodánként minimum 23 fő vegyen részt a kutatásban 6.4. A működési hatékonyság-vizsgálat alapján

A vizsgálat legfőbb pozitív eredménye, hogy a vizsgált területek egyikén sem mutatható ki olyan mértékű hatékonyságra negatívan ható szervezeti probléma, ami azonnali beavatkozást igényelne. Az önkormányzati források elvonása kényszerítő tényezőként hat az önkormányzatra abban az irányban, hogy a hiányzó költségvetést pályázatokon elnyert támogatásokból finanszírozza.

73

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014 A benyújtott pályázat jó szakmaisága a megkérdezettek véleménye szerint nem mindig elég a sikerhez, a pályázat nyertességhez. Ez indukálja azt a kérdésfeltevést is, hogy vajon rendelkezik-e az önkormányzat képzett projektmenedzserrel, pályázatíróval. Nélkülük ugyanis sem megírni, sem a támogatási szerződésekben foglaltakat teljesíteni nem, vagy csak nagyon nehezen

tudja

az

szakmaiságában

önkormányzat.

magabiztos

Veszprém

köztisztviselői

esetében

kör

a

többnyire

jól

képzett,

alkalmas

a

pályázatokkal kapcsolatos többlet terhek viselésére, ugyanakkor – természetesen nemcsak

ezen

a

területen

–

igény

mutatkozik

a

folyamatos

képzésre,

továbbképzésre is. Az önkormányzati kötelezettségek teljesítésére vonatkozó kérdéscsoport két kérdésben

megosztotta

a

válaszadókat.

Vajon

teljesíteni

kell-e

az

önkormányzatnak szociális és segélyezési, illetve egyéb kötelezettségét akkor, ha nehéz költségvetési helyzetben van? Függetleníteni lehet-e a költségvetési helyzetétől kötelezettségei kifizetését? Azzal egyetértettek a válaszadók, hogy településfejlesztést csak akkor hajtson végre az önkormányzat, ha a működését ezzel nem kockáztatja. Ugyanakkor a munkabérek, tiszteletdíjak kifizetését nem tennék függővé a költségvetés helyzetétől, azokat minden körülmények között ki kell fizetni, csakúgy, mint a közüzemi számlákat. A forráshiányossá vált önkormányzatok központi költségvetés terhére történő egyszeri

konszolidációjával

a

megkérdezettek

kétharmada

egyetértett.

Ugyanakkor az állami támogatások rendszerének egyszerűsítését, átláthatóbbá tételét minden válaszadó igényli. Az infrastruktúrára és humán erőforrásra vonatkozó kérdéscsoport megosztotta a köztisztviselőket. Teljes egyetértés egyik állítás tekintetében sem született. Megállapíthatjuk tehát, hogy az infrastruktúra bizonyos területeken kiválóan működik, ugyanakkor vannak olyan szegmensek, irodák, ahol fejlesztésre szorul. Az

igények

felmérése,

kielégítése,

a

megváltozott

külső

környezet

által

gerjesztett fejlesztési irányok folyamatos innovációt indukálnak. Elmondható, hogy a belső értékelési rendszer többnyire valós viszonyokat tükröz és a képzés is – részben legalábbis – biztosított azok számára, akik igénylik.

74

ÁROP‐1.A.2/B‐2008‐0014 Az

önkormányzat

megítélésére

vonatkozó

két

állítás

esetében

–

bár

összehasonlítási alapja csupán 7 köztisztviselőnek volt – megállapíthatjuk, hogy akinek rálátása van más önkormányzatok munkájára, az egyértelműen pozitívan nyilatkozott a tekintetben, hogy hogyan minősítené a veszprémi önkormányzat feladatellátási funkciójának működését és véleményük szerint nem lesz rosszabb minőségű az elkövetkező 5 év távlatában sem. A szolgáltatási színvonal tárgyában vizsgált állítások során azt a következtetést vonjuk le, hogy a szolgáltatás magas színvonalával, a köztisztviselők kiváló munkájával,

a

bürokrácia-mentességre

való

törekvéssel

többségében

egyetértenek a válaszadók és a szolgáltatási színvonal folyamatos szinten tartását, fejlesztését fontos feladatként értékelik.

75

KOMPLEX MŰKÖDÉSI RENDSZERELEMZÉSI DOKUMENTUM

Recommend Documents