ŠKOLENÍ JARO 2007 SKALSKÝ DVŮR

ŠKOLENÍ JARO 2007 SKALSKÝ DVŮR

I. DEN p

o

n

d

l

í

P R O G R A M

2

3

.

4

.

2

0

0

7

K O L E N Í

09:30 – 09:45

ZAHÁJENÍ ŠKOLENÍ

09:45 – 10:45

Blok 1: OPERATIVNÍ A MARKETINGOVÝ proaktivity, jednání, úkoly kontakt.management, dotazníky nabídky

11:00 – 11:59

Blok 2: EKONOMICKÝ TEORETICKÝ Ekonomika v Soft-4-Sale vztahy s4s-eko struktura ekonomického modulu

12:00 – 13:14

OB D

13:15 – 14:00

Blok 3: FINAN NÍ banky, zápo ty, pokladny zahrani ní m na faktury vystavené i p ijaté

14:15 – 15:00

Blok 4: EKONOMICKÝ PRAKTICKÝ p evzetí doklad p iznání DPH, reverse-charge, souhrnné hlášení kursové rozdíly rozvaha a výsledovka

15:15 – 16:00

Blok 5: ZÁBAVNÝ S DOKUMENTY PDFmini p ipojené dokumenty centralizované obrázky v s4s automatická archivace

16:15 – 17:00

Blok 6: CENOVÝ A PRODUKTOVÝ poplatky REPO, APO režimy výpo tu cen íslování zboží, informace o zboží

17:15 – 18:00

Blok 7: SERVISNÍ reklamace servis za ízení školení, výkazy innosti Dotazový blok delší než obvykle

18:00 – XX:00

ODPO INEK + OSOBNÍ KONZULTACE

II. DEN ú

t

e

r

ý

2

4

.

P R O G R A M

4

.

2

0

0

K O L E N Í

09:00 - 09:10

ZAHÁJENÍ ŠKOLENÍ

09:10 - 10:00

Blok 1: TECHNICKÝ upgrade, service pack, patch, instalace p ístupová práva, uživatelé SQL verze komunikace: s4s-s4s, syncml, s4s-outlook

10:15- 11:00

Blok 2: INTERNETOVÝ Soft-4-Web v akci Help-Desk e-shop portál

11:15- 12:00

Blok 3: SKLADOVÝ párování doklad , provád ní doklad umíst ní na sklad , inventury minimální stavy zásob, robot

12:00 – 13:15

OB D

13:15 – 14:00

Blok 3: DOPRAVNÍ A AROVNÝ nový modul Doprava árové kódy, te ky árových kód speciální skladové analýzy

14:15 – 15:00

Blok 5: MANAŽERSKÝ Project Management schvalování dokument manažerské sestavy novinky v ovládání

15:15 – 16:00

Blok 6: OBCHODNÍ zakázkový systém - novinky dostupnost a logistika objednání optimalizované postupy

16:15 – 16:30

Blok 7: PLÁN 2007/2008

16:30 – 17:00

UKON ENÍ ŠKOLENÍ

rozvojový plán

7

Soft-4-Sale: dokumentace ke školení JARO 2007

ŠKOLENÍ JARO 2007 OVLÁDÁNÍ SYSTÉMU ............................................................................................................................8

TLAČÍTKO DNES V MALÉM KALENDÁŘI ...................................................................................... 8 ROZŠÍŘENÍ FUNKCÍ V HLEDÁNÍ TEXTU ...................................................................................... 8 NOVÝ SYSTÉM PŘI OVLÁDÁNÍ ROLETOVÉ NABÍDKY FIREM A ZBOŽÍ .............................................. 8 OTEVŘENÍ ČÍSELNÍKU ............................................................................................................ 10 DESIGNER MĚNÍ VÝŠKU SEKCE S ŘÁDKY ................................................................................ 10 TISKOVÉ SESTAVY NAD KONFIGURAČNÍMI ČÍSELNÍKY .............................................................. 10 PDF-MINI - TVŮRCE PDF V SOFT-4-SALE .........................................................................................12

VYTVOŘENÍ A NASTAVENÍ PDF ROZHRANÍ .............................................................................. 12 TISK S PDF-MINI .................................................................................................................. 13 AUTOMATICKÁ ARCHIVACE DOKLADŮ DO PDF ......................................................................... 14 SPRÁVA PŘIPOJENÝCH OBJEKTŮ ...................................................................................................16

NASTAVENÍ PŘIPOJENÝCH OBJEKTŮ ...................................................................................... 16 PŘEHLEDOVÁ SESTAVA ......................................................................................................... 17 ZBOŽÍ A CENY ......................................................................................................................................19

AUTOMATICKÉ PŘIPOJENÍ OBRÁZKŮ K CENÍKOVÝM KARTÁM .................................................... 19 AUTORSKÉ ODMĚNY ZA PŘÍSTROJE A NOSIČE......................................................................... 20 VRATNÉ OBALY ..................................................................................................................... 21 POUŽITÍ ZAHRANIČNÍCH CEN PRO KALKULACE A PŘECENĚNÍ ................................................... 23 BONUSOVÝ SYSTÉM – REDUKCE BODU VZHLEDEM K VÝŠI SLEVY ............................................. 24 JAK ZADAT SMLUVNÍ CENY..................................................................................................... 24 SUMA OBRATU V ŘÁDKU SMLUVNÍ CENY ................................................................................. 25 OPERATIVNÍ ŘÍZENÍ.............................................................................................................................26

PROAKTIVITY ........................................................................................................................ 26 SCHVALOVÁNÍ DOKUMENTŮ................................................................................................... 27 NOVÁ TISKOVÁ SESTAVA KNIHY JÍZD ...................................................................................... 27 KONTAKTY A MARKETING .................................................................................................................29

FIRMA .................................................................................................................................. 29 JEDNÁNI ............................................................................................................................... 30 ODESLÁNÍ HROMADNÉHO E-MAILU S OBRÁZKEM ..................................................................... 31 NABÍDKY ...............................................................................................................................................34

ROZŠÍŘENÍ FUNKČNOSTI KARTY NABÍDKY ............................................................................... 34 TISKY ................................................................................................................................... 35 ZAKÁZKY...............................................................................................................................................36

ZAKÁZKA .............................................................................................................................. 36 STŘEDISKA ZAKÁZKY ............................................................................................................ 36 AUTOMATICKÉ A HROMADNÉ PŘEPOČTY ................................................................................ 37 TISKY ZAKÁZEK..................................................................................................................... 37 SMLOUVY PODPORUJÍ RTF FORMÁTOVÁNÍ ............................................................................. 38 FINANCE................................................................................................................................................39

BANKOVNÍ VÝPISY................................................................................................................. 39 MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, 621 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: [email protected]

21.4.2007, revize: 97, Strana 5


PŘÍKAZ K ÚHRADĚ ZAHRANIČNÍ.............................................................................................. 40 TISK ZÁPOČTU – KONFIGUROVATELNÉ TEXTY ......................................................................... 40 FAKTURY.............................................................................................................................. 41 SKLAD ...................................................................................................................................................42

SKLADOVÁ ANALÝZA OBRÁTKOVOSTI ZÁSOB .......................................................................... 43 NEPOHYBLIVÉ ZÁSOBY .......................................................................................................... 46 SERVIS, ZAŘÍZENÍ................................................................................................................................48

PŘÍJEM EXISTUJÍCÍHO VÝROBNÍHO ČÍSLA NA SKLAD ................................................................ 48 ŘAZENÍ VÝROBNÍCH ČÍSEL ZBOŽÍ PŘI VYSTAVOVÁNÍ VÝDEJKY .................................................. 48 DOPLNĚNÍ VAZBY MEZI STORNOVANOU A NOVOU PRODEJKOU ................................................ 48 KALIBRAČNÍ PROTOKOL U KARTY ZAŘÍZENÍ ............................................................................. 49 SERVIS ................................................................................................................................ 50 LOGISTIKA ............................................................................................................................................51

DOPRAVA ............................................................................................................................. 51 REKLAMACE ......................................................................................................................... 55 GENERÁTOR PRODEJKY NAD DOKLADEM ZAPŮJČENÍ .............................................................. 57 STRATEGICKÉ NÁSTROJE .................................................................................................................58

PROJEKT MANAGEMENT ....................................................................................................... 58 TISKOVÉ SESTAVY ................................................................................................................ 58 EKONOMIKA .........................................................................................................................................61

VAZBY UVNITŘ SYSTÉMU S4S (OBCHODNÍ A ÚČETNÍ DATABÁZE) ............................................. 61 VNITŘNÍ STRUKTURA ÚČETNICTVÍ .......................................................................................... 62 NEŽ ZAČNETE ÚČTOVAT ........................................................................................................ 62 HLAVNÍ KNIHA

65

ÚČETNÍ DOKLADY

65

PRINCIP PŘEVZETÍ DOKUMENTU ............................................................................................ 66 SALDOKONTO

66

VÝKAZY

67

OBRATOVÁ PŘEDVAHA .......................................................................................................... 67 ROZVAHA ............................................................................................................................. 67 VÝSLEDOVKA ....................................................................................................................... 68 ZJEDNODUŠENÁ ROZVAHA A VÝSLEDOVKA ............................................................................. 68 DPH

68

DEFINICE VAZEB ................................................................................................................... 69 UZÁVĚRKA

70

ŽURNÁLY

71

MAJETEK

71

SOFT-4-WEB .........................................................................................................................................73

E-SHOP ................................................................................................................................ 73 HELP-DESK .......................................................................................................................... 75 PORTÁL ............................................................................................................................... 75 APLIKACE NA INTERNETU ...................................................................................................... 75 TECHNICKÁ SEKCE .............................................................................................................................80

SERVICE PACK ..................................................................................................................... 80 REIMPORT DATABÁZE DAT..................................................................................................... 80 INFORMACE O SOFT-4-SALE ................................................................................................. 80 MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, 621 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: [email protected]

21.4.2007, revize: 97, Strana 6


UZAMKNUTÍ SOFT-4-SALE..................................................................................................... 81 SQL DOTAZY (VÝKONNÉ A INFORMAČNÍ) ................................................................................ 81

MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, 621 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: [email protected]

21.4.2007, revize: 97, Strana 7


OVLÁDÁNÍ SYSTÉMU TLAČÍTKO DNES V MALÉM KALENDÁŘI Tlačítko “Dnes“ v malém kalendáři mělo dvojí funkčnost při již vyplněném datu: pokud již vyplněné datum je ve stejném měsíci jako je aktuální měsíc, tak první stisknutí tlačítka “Dnes“ doplnilo dnešní datum pokud ji vyplněné datum bylo v jiném měsíci než je aktuální měsíc, tak první stisknutí tlačítka “Dnes“ nejprve zobrazí aktuální měsíc a teprve druhé stisknutí doplní dnešní datum. Toto rozdílné chování je vyřešeno novou úpravou formuláře kalendáře. Byly zde přidána 2 nová funkční tlačítka (umístěná vedle měsíce/roku), která jsou viditelná pouze tehdy, pokud je měsíc/rok jiný než aktuální měsíc/rok. Tato tlačítka zobrazí kalendář v aktuálním měsíci/roce.

Obr.č. 1. Kalendář

ROZŠÍŘENÍ FUNKCÍ V HLEDÁNÍ TEXTU Hledání textu v operativních dokumentech (v menu Marketing) bylo rozšířeno o několik novinek: možnost hledání v Help-Desk požadavcích ve výsledku hledání se zobrazí datum (pokud zdrojový dokument takové datum má) z důvodu jednoduchého řazení přidána standardní nástrojová lišta, která umožní rychlého řazení a filtrování

NOVÝ SYSTÉM PŘI OVLÁDÁNÍ ROLETOVÉ NABÍDKY FIREM A ZBOŽÍ Nový způsob ovládání roletové nabídky (comboboxu) u firem a zboží řeší problém s tím, že nabídka comboboxu bývá často velmi rozsáhlá a uživatel má problém v orientaci a vyhledání konkrétní firmy či zboží.

LOGIKA FUNKCE Princip spočívá v tom, že pokud uživatel zadá do pole s nabídkou firem resp. zboží „*TEXT“ a provede poklepnutí (doubleclick) na toto pole, pak systém omezí nabídku řádků na firmy resp. zboží, kde se TEXT vyskytuje kdekoliv ve významných polích.


21.4.2007, revize: 97, Strana 8


Pro firmy: název firmy, fakturační název, město, ulice, stát, PSČ, IČO, zkratka, číslo firmy. Pro zboží: číslo zboží, název i zahraniční, popis, 4 tech. parametry, výrobce, dodavatel, typ zboží, zkrácený název, objednací číslo.

MOŽNOSTI ŘEŠENÍ Prakticky to znamená, že po zadání *TEXT na klávesnici, musí uživatel pomocí myši poklepnout (dvojklik) na dané pole. To je sice možné, ale z hlediska ergonomie velmi nepříjemné. Z toho důvodu bylo rozšířeno menu Rychlé akce o akci „Vyhledávací poklepnutí“, pro kterou si uživatel může navolit horkou klávesou, např. CTRL-0. Následně pak ovládání je plně pod kontrolou z klávesnice. Zadá „*Text“, stiskne CRTL-0 a dostane nabídku firem, kde se vyskytuje jméno Text. Ještě jedna významná výhoda tohoto způsobu ovládání (přes horkou klávesu) spočívá v tom, že reakce na dvojklik není dostupná na 100% polích (viz., šedý čtvereček na poli), ale rychlá akce a CTRL-0 funguje vždy! Pokud někdo touží po komplikovanějším řešení, pak je třeba ještě říct, že funguje i použití speciálních pozitivních kritérií zadaných na *(např. *((List=Praha;Brno).

VYHLEDÁNÍ FIRMY JINAK Speciální řešení hledání firmy ještě ve stejném poli reaguje na situaci, kdy pole firmy je zcela prázdné a přitom aktivuji opět funkci „Vyhledávací poklepnutí“. Pak se otevře vyhledávací formulář umožňující mimo jiné vyhledat firmu dle identifikačního čísla. Jakmile firmu najdu, nebo poklepnutím na řádek přenosu název firmy do prázdného pole, pak tlačítkem kde jsem původně stál, a okno pro vyhledání firmy se zavře. Řešení je dostupné v celém systému pro všechny formuláře a pro libovolné pole obsahující název firmy s funkčním poklepnutím (to jsou pole, u kterých je šedý čtvereček). Pokud je název firmy vyplněn, pak se na doubleclick otevře karta firmy, pokud firma vyplněna není, pak poklepnutím otevře vyhledávací okno, jenž po vyhledání firmu přenese do prázdného pole. Systém ještě kontroluje, zda pole není uzamčeno. Pokud by bylo, např. protože je doklad uzavřen, nebo protože uživatel nemá práva zápisu, pak se vyhledávací formulář vůbec neotevře.


21.4.2007, revize: 97, Strana 9


OTEVŘENÍ ČÍSELNÍKU Typickou uživatelskou situací, je stav kdy nabídka hodnot v roletovém menu není dostatečná a uživatel má okamžitou neodbytnou touhu tento číselník doplnit nebo naplnit. Musí ovšem najít příkaz v menu, jenž bývá často záludně schována pojmenován. Rychlá akce „Vyhledávací poklepnutí“, kterou jsme použili pro inteligentní vyhledání zboží a firmy, bude u všech ostatních roletových nabídek fungovat tak, že k roletové nabídce kde stojí kurzor otevře příslušný číselník. !

Databáze vztahů (pole – číselník) je naplněna v současnosti jen z 50%. V současném řešení obsahuje 400 zadaných vztahů z 960 existujících. V rámci distribuovaných service packu bude doplněna i tato databáze.

DESIGNER MĚNÍ VÝŠKU SEKCE S ŘÁDKY Uživatelskou novinkou je možnost rozšíření sekce s řádky dokladů i na výšku. Doklad se tak stává uživatelsky přehlednější. Např. při tvorbě nabídky dochází ke kopírování řádků mezi jednotlivými doklady a karta nabídky se tak stává nepřehlednou. V tom případě stačí, abyste nad kartou nabídky otevřeli designéra (modul Standard – Rychlé akce – Nastavení Designu). A v poli “Výška sekce položek“ nastavili vlastní parametry velikosti řádků dokladu.

TISKOVÉ SESTAVY NAD KONFIGURAČNÍMI ČÍSELNÍKY Nad konfiguračními číselníky systému Soft-4-Sale byly vytvořeny nové tiskové sestavy. Tisk je vyřešen jedinou sestavou, která je těsně před tiskem programově opravena, tak aby šlo o tisk toho konkrétního číselníku.

ŘEŠENÍ Nad formy číselníků se při aktivaci tisku vybuduje tisková sestava, která převezme vzhled formu číselníků. Sestava se vybuduje buď ze vzoru “Portrait“ (pokud je málo hodnot – tisk na výšku) a nebo ze vzoru “Landscape“ (pokud je více hodnot – tisk na šířku). U extrémně širokých formulářů se sestava uřeže, aby nepřesahovala šířku stránky (např. číselník obchodníků).


21.4.2007, revize: 97, Strana 10


Obr.č. 2. Ukázka zobrazení náhledu před tiskem nad číselníkem států pro INTRASTAT


21.4.2007, revize: 97, Strana 11


PDF-MINI - TVŮRCE PDF V SOFT-4-SALE PDF-mini přestavuje rozšířenou nadstavbu pro tvorbu dokumentů PDF. Umožňuje na „jeden klik“ vytvořit soubor PDF ze systému Soft-4-Sale a případně jej i odeslat. Tato systémová novinka Vám usnadní odeslání tiskového výstupu jako přílohy e-mailu přímo ze systému Soft-4-Sale. PDF-mini je nyní součástí standardní verze bez nutnosti nakoupit plnou licenci driveru PDF, ale zajistí tvorbu PDF dokumentů (zdarma) jen v systému Soft-4-Sale. V ostatních aplikacích se tiskárna používaná v PDF-mini bude jevit jako jen demo verze. V rámci využití možnosti PDF-mini jsme vybudovali i systém automatického zálohování dokumentů ve formátu PDF.

VYTVOŘENÍ A NASTAVENÍ PDF ROZHRANÍ V menu Konfigurace / Standard / Nastavení PDF rozhraní přibyla nová záložka PDF-MINI. Tato záložka slouží ke konfiguraci tvorby PDF dokumentů s plným ovládáním a řízením z prostředí S4S G5. , která slouží ke spuštění samotné Také nad tiskovými sestavami se objevila nová ikona funkce PDF-MINI. V případě použití této ikony, když ještě není nastavena příslušná konfigurace, systém sám automaticky otevře konfigurační okno již přímo na záložce PDFMINI.

Obr. č. 3: Nastavení PDF rozhraní

Při spuštění tohoto okna automaticky probíhá test, zda systém obsahuje vhodný PDF driver. Pokud ano, tato informace se zobrazí v horní části okna. Pokud ne, okno obsahuje nástroje, které tento stav mohou napravit. Jedná se o poslední verzi driveru PDF-XChange 3.60. Systém S4S pro správnou instalaci potřebuje mít v serverovém podadresáři Support. Toho lze dosáhnout dvojím způsobem. Použitím tlačítka Stáhni – provede se download instalačního souboru z ftp.mtj.cz a jeho rozbalení do žádaného adresáře. Nebo použitím tlačítka Najdi – uživatel bude vyzván k „ukázání“ instalačního souboru (buď ve formátu ZIP nebo EXE), který získal z našeho instalačního CD, nebo jiným způsobem, a má jej uložen někde na svém PC. Tento soubor je pak automaticky rozbalen opět do žádaného serverového adresáře Support. Jakmile se jedním z popsaných způsobů dostane instalační balíček do adresáře Support, stane se aktivním tlačítko Instaluj, jehož stiskem provedete instalaci aktuální verze driveru PDF-XChange na Váš počítač. Pokud již na PC je PDF-XChange instalováno a licencováno, dojde při instalaci pouze k update (aktualizaci) driveru, popřípadě vytvoření tiskárny žádaného jména. Pokud je balíček nainstalován bez licenčního klíče jako DEMO (nebyl dříve od nás, nebo jinde zakoupen), je možné jej kdykoli plně rozšířit i pro jiné aplikace zakoupením licence.


21.4.2007, revize: 97, Strana 12


DEMO verze driveru se projevuje tím, že v rozích vzniklého PDF souboru jsou umístěna žlutá loga. Pro využití PDF-MINI v Soft-4-Sale není nyní nutné licenci kupovat. Tento nástroj v sobě obsahuje „licenční kód“, který je okamžiku použití funkce doplněn, a vzniklé PDF dokumenty jsou tak plnohodnotné a čisté. Poslední položkou v konfiguračním okně je volba adresáře, kam se mají PDF dokumenty, vzniklé pomocí PDF_MINI, ukládat. Tato cesta se implicitně přebírá do nástroje pro tvorbu PDF dokumentů.

TISK S PDF-MINI Nad tiskovými sestavami mezi „tiskárnou“ a „obálkou“ lze najít novou ikonu komunikační okno PDF-MINI.

, která spustí

Obr. č. 4: Tisk s PDF-mini

Práce s PDF dokumentem nabízí dvě možnosti. Buď pouhé vytvoření PDF dokumentu s určitým názvem, uloženého ve zvoleném adresáři - tlačítko OK. Nebo vytvoření PDF dokumentu s určitým názvem, uloženého ve zvoleném adresáři a navíc jeho odeslání jako přílohy e-mailové zprávy – tlačítko OK + Email. Vytvoření PDF dokumentu opět nabízí dvě možnosti. Mezi nimi uživatel volí pomocí příznaku Nový soubor nebo Existující soubor. U nové souboru systém automaticky navrhuje název souboru (dle čísla tištěného dokladu) a umístění nového souboru (dle adresáře zadaného v konfiguraci). Oba dva parametry uživatel samozřejmě může změnit. Existující soubor v rozbalovacím poli nabízí 10 posledních vytvořených PDF souborů (včetně kompletní cesty uložení). Prostřednictvím ikony vedle tohoto pole lze vybrat jakýkoli existující PDF dokument přístupný z daného PC. Po vybrání souboru lze s ním dále pracovat, rozhodnout, jak se k němu má zachovat nově vznikající PDF. Jsou k dispozici možnosti Připojit na konec, Připojit na začátek, Přepsat, které není třeba blíže vysvětlovat. Možnost Indexovat se pokusí k vybranému souboru vytvořit nový s velmi podobným názvem +001 (např. Existuje soubor TEST001.PDF -> vytvoří se soubor TEST002.PDF) Další možností PDF-MINI je při vytvoření PDF dokumentu použít „podkladní“ soubor. V praxi to znamená, že můžete například na nabídce použít tzv. vodotisk (obrázek v pozadí). Je třeba takový soubor mít již předem připravený ve výsledné podobě – velikost obrázku, sytost barev apod. U podkladového souboru lze také zvolit, jak se má chovat. Je možné docílit toho, že podkladní obrázek bude pouze na první stránce dokumentu (volba Bez opakování). Může být na první stránce jeden obrázek a na všech následujících jiný (volba Opakování poslední stránky . . .). Nebo mohou být na stránkách dokumentu různé obrázky, pravidelně se opakující. MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, 621 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: [email protected]

21.4.2007, revize: 97, Strana 13


Poslední možností PDF-MINI je volba, zda se má nově vzniklý, nebo doplněný dokument zobrazit v programu Adobe Acrobat. Po stisku tlačítka OK + Email proběhne akce stejně jako při dřívějším použití ikony „obálka“. To znamená. Po vytvoření PDF souboru se systém pokusí najít u uvedené kontaktní osoby, případně kontaktu, e-mailovou adresu. Pokud se to z nějakého důvodu nepodaří, objeví se následující okno.

Obr. č. 5: Posílání PDF souboru e-mailem

V tomto okně máte možnost adresu dohledat v bázi kontaktů a osob S4S sami, máte možnost zadat adresu ručně (do pole Adresa) a nebo máte možnost prozatím pokračovat Bez adresy. Tlačítko OK – provede vytvoření nové e-mailové zprávy, do které připojí právě vytvořený nebo upravený PDF soubor. Pokud existuje právě otevřená e-mailová zpráva systém nabídne možnost přidání PDF souboru jako další přílohu k existující zprávě nebo vytvoření Nové zprávy.

Obr. č. 6: Kontrolní dotaz před vytvořením e-mailové zprávy

AUTOMATICKÁ ARCHIVACE DOKLADŮ DO PDF V menu Konfigurace / Obecné / Automatická archivace dokladů v PDF lze najít novou funkci, která umožňuje zatím některé vybrané dokumenty ze Soft-4-Sale „archivovat“ ve formátu PDF.

Obr. č. 7: Konfigurace automatické archivace dokladů

Z uvedeného obrázku je zřejmé, že konfigurace je tentokrát vázána na číslo satelitu,


21.4.2007, revize: 97, Strana 14


V poli Kořenový adresář lze poklepnutím vybrat místo kam se budou „archivované“ doklady ukládat. Tento kořenový adresář lze pro větší přehlednost opět automaticky dále členit na roky či měsíce dle data vzniku PDF souboru. Ještě další rozčlenění archivního stromu je možné u jednotlivých typů dokumentů v poli podsložka. Archivní strom je tvořen postupně v pořadí jak se položky zadávají. Např. Kořenový adresář / Rok / Podsložka

AUTOMATICKÁ ARCHIVACE V PDF SOUBORECH JE V SOUČASNÉ DOBĚ PŘIPRAVENA PRO: faktury vystavené faktury přijaté objednávky vystavené objednávky přijaté nabídky dodací listy záruční listy

Akce! – volba, jakým způsobem se má archivace provádět.

NO – nearchivovat. Implicitně nastavena volba. Funkčnost vypnuta. FO – Jen poprvé. Vytvoření a uložení PDF soboru se provede jen jednou při prvním splnění zadaných podmínek. AN – vždy jako nový. Při každém splnění zadaných podmínek se provede vytvoření a uložení nového PDF souboru. Předchozí soubory z téhož dokumentu zůstávají zachovány. Tuto volbu doporučujeme kombinovat z vhodným Sufixem (Datum, Čas nebo Číslo . . .), aby bylo možné jednotlivé soubory v případě jednoho adresáře od sebe odlišit. AO – vždy jen poslední. Při každém splnění zadaných podmínek se provede vytvoření a uložení nového PDF souboru. Předchozí soubory z téhož dokumentu (v témž adresáři) se odstraňují.

Jednotlivé dokumenty, tedy jejich PDF kopie, můžete v rámci kořenového adresáře ještě dále členit do podsložek, třeba podle typu dokumentu. K tomu slouží pole Podsložka (poklepnutím lze vybrat, případně vytvořit patřičný adresář). Pokud není použito členění dokumentů do podsložek a dokumenty nemají definovanou prefixovou číselnou řadu, je možné zde nadefinovat Prefix, který bude automaticky doplňován před číslo archivovaného dokumentu. Sufix najde své uplatnění hlavně při volbě, kdy se mají zachovat všechny archivované verze dokumentu. V tomto případě vhodný sufix umožní uložení několika archivních PDF souborů téhož dokumentu třeba v průběhu několika minut. Datum – za číslo dokladu doplní aktuální datum ve tvaru rrmmdd DatumČas - za číslo dokladu doplní aktuální datum i čas ve tvaru rrmmdd Číslo 2 zn. - za číslo dokladu doplní postupně čísla ve tvaru 01, 02, 03 . . . Číslo 3 zn. - za číslo dokladu doplní postupně čísla ve tvaru 001, 002, 003 . . . Vyjma uživatelů – lze definovat skupinu uživatelů daného satelitu, pro které se archivace dokumentů provádět nebude. Jen u uživatelů – lze definovat skupinu uživatelů daného satelitu, pro které se archivace dokumentů provádět bude. Obě dvě pole vzájemně lze kombinovat. U obou polí se poklepnutím otevře výběrové okno definovaných obchodníků/uživatelů.

PŘÍZNAKY P! – akce se spustí při stisknutí tlačítka Proveď na dokumentu. Z! – akce se spustí při stisknutí tlačítka Ulož nebo jiném uložení dokumentu. T! – akce se spustí při vytištění dokumentu.


21.4.2007, revize: 97, Strana 15


SPRÁVA PŘIPOJENÝCH OBJEKTŮ Systém Soft-4-Sale se dočkal rozšíření funkčnosti v oblasti správy připojených objektů.

NASTAVENÍ PŘIPOJENÝCH OBJEKTŮ V menu Konfigurace / Standard / Kořenový adresář objektů byly doplněny nové konfigurační volby.

HLAVNÍ NASTAVENÍ V první záložce Hlavní nastavení mimo standardní nástroj pro výběr cesty kořenového adresáře přibyl přepínač se třemi volbami, které se týkají akce, která by měla následovat po zrušení Připojeného objektu v Soft-4-Sale. Implicitní hodnotou je Dotaz pro výmaz ... V praxi to znamená, že po zrušení připojeného objektu u dokumentu S4S se systém zeptá zda má i fyzicky odstranit související soubor z PC (přesněji z cesty, která je k němu nastavena). Připojené soubory nemazat – systém se na nic neptá a soubory ponechává v uvedené cestě beze změny. Pouze se zruší vazba mezi S4S dokumentem a souborem na disku PC. Připojené soubory mazat bez dotazu – systém se nic neptá a bez varování smaže i fyzicky související soubor z disku PC.

Obr. č. 8: Konfigurace připojených objektů – Hlavní nastavení

KOPÍROVÁNÍ OBJEKTŮ Druhá záložka Kopírování objektů již umožňuje automatizovat správu připojených objektů. Cílem je mít všechny soubory připojeny z jednoho kořenového adresáře a současně v tomto kořenovém adresáři mít tyto soubory i fyzicky, byť je uživatel připojí na své stanici ze „svých“ Dokumentů. V horní části okna se znovu pro informaci ukazuje nastavený kořenový adresář, který je v následujícím poli možno ještě „upřesnit“. (Pokud adresář neexistuje, systém jej po dotazu vytvoří) Cílový adresář objektů je možno ještě dále automaticky členit na roky či na měsíce dle data připojení souboru. Aby se nestalo, že by se do jednoho adresáře snažily uložit dva soubory stejného jména, je možné pomocí příznaků zvolit jak Prefix, nebo jaký Sufix (nebo oba) se má k originálnímu jménu souboru doplnit. V posledním oddílu konfiguračního okna lze určit jak se má systém zachovat v případě, že uživatel připojí objekt jinak, než z kořenového adresáře.


21.4.2007, revize: 97, Strana 16


Obr. č. 9: Konfigurace připojených objektů – Kopírování objektů

Pokud není zaškrtnuta žádná akce, systém připojí soubor a upozorní, že nebyl připojen ze standardního adresářového stromu. Soubor se připojí v absolutní cestě ...

Obr. č. 10: Ukázka nastavení vložení objektu

... a současně se zaktivní tlačítka Přesun a Kopie, kterými lze vyvolat ruční akci zkopírování nebo přesunutí souboru dle nastavené konfigurace. Konfiguraci je možné ještě zkontrolovat nebo upravit přes tlačítko Nastavení. Pokud není zaškrtnuta ani volba neptát se před ruční akcí, systém se ještě jednou zeptá zda skutečně chcete připojený soubor zkopírovat (nebo přesunout) do kořenového adresáře. Po odklepnutí tlačítka Ano se změní cesta v připojeném objektu a připojený soubor se i fyzicky přemístí do struktury kořenového adresáře.

Obr. č. 11: Nastavení adresy vloženého objektu

Na posledním obrázku je vidět, že se změnila cesta k připojenému souboru v souladu s konfigurací. Originální název souboru byl doplněn o zkratku firmy a číslo dokladu, ke kterému byl připojen. Příznaky Automatická kopie a Automatický přesun provedou akci ihned bez jakýchkoli dotazů po odklepnutí upozornění, že soubor není připojen ze standardní struktury kořenového adresáře.

PŘEHLEDOVÁ SESTAVA Ke kontrole veškerých evidovaných připojených objektů slouží Přehled objektů, který byl doplněn o nové funkce – Testy objektů. Přehled objektů lze nalézt v menu Standard / Připojené objekty / Přehled objektů


21.4.2007, revize: 97, Strana 17


Obr. č. 12: Přehledové okno připojených objektů

Test objektů trvalý – vhodný ke spuštění na serveru systému S4S, protože výsledek se trvale zapisuje do tabulky objektů tedy do dat systému. Lze tedy kontrolu provádět postupně, po etapách, vhodnou volbou výběrových kritérií. Potom zaškrtnutím volby Ověřeno (nebo jejím časovým vymezením) lze pracovat jen s těmi objekty, které už ověřeny byly a nebo naopak nebyly. Test objektů dočasný – vhodný ke kontrole stavu objektů například na samostatných satelitech, noteboocích, kdy je například potřeba zjistit, zda správně probíhá synchronizace adresářů s připojenými soubory apod. Kontrola probíhá nad samostatnou tabulkou, která slouží jen pro ten konkrétní případ. Při další kontrole se tabulka buduje znovu. Test objektů – spustí akci testování. POZOR v závislosti na množství dat a zvolených kritérií tato akce může trvat velmi dlouho. Na druhou stranu akci lze v průběhu přerušit. Ověřeno – příznak, který říká, zda nad daným objektem již byla prováděna kontrola či nikoli. Existence zdrojového dokladu – příznak, který říká, zda k připojenému souboru stále ještě existuje v Soft-4-Sale dokument, ke kterému byl původně připojen. Mohou nastat případy, kdy se dokument z nějakého důvodu zruší nebo přejmenuje, ale v tabulce Objekty stále existuje vazba na doklad původní. Existence souboru na PC – přesněji v uvedené cestě. Tento příznak řeší opačný případ. V Soft-4-Sale existuje dokument a podle záznamu by k němu měl být připojen nějaký soubor. Opět se mohlo stát, že soubor ať už úmyslně nebo omylem smazal, vůbec nedošlo k synchronizaci adresářů satelitů apod. Ověřeno – rozbalovací pole. Nabízí přehled uživatelů systému. Lze tak filtrovat objekty, které „ověřil“ určitý uživatel. Přehled a kontrola objektů má pouze informativní charakter a všechny nalezené nedostatky je třeba napravit ručně.


21.4.2007, revize: 97, Strana 18


ZBOŽÍ A CENY AUTOMATICKÉ PŘIPOJENÍ OBRÁZKŮ K CENÍKOVÝM KARTÁM

Obr.č. 13. Připojení obrázků k ceníkovým kartám

Adresář obrázků – vyberete adresář, kde má systém obrázky hledat. Systém současně prohledává i jeho podadresáře. Nastavení implicitně přebírá cestu uvedenou ve ZBOŽÍ/KONFIGURACE/KOŘENOVÝ ADRESÁŘ OBRÁZKŮ. Povolené typy – konfigurace jednotlivých typů souborů s obrázky Shoda č. zboží – systém porovnává číslo zboží s názvem obrázku, pokud je shoda připojí obrázek ke zboží Shoda č. katalog - systém porovnává katalogové číslo zboží (na Základní kartě zboží pole OBJ.Č) s názvem obrázku, pokud je shoda připojí obrázek ke zboží Shoda č. uživatele - systém porovnává uživatelský popis (na Technické kartě zboží pole NÁZEV OBRAZU) s názvem obrázku, pokud je shoda připojí obrázek ke zboží. Mechanismus prochází tyto tři volby „shora“. To znamená, pokud najde obrázek odpovídající číslu zboží již nepokračuje dál. Pokud ale takový obrázek nenajde, porovnává obrázky s katalogovým číslem. Pokud ani tady neuspěje, hledá shodu číslem uživatelským.

Tlačítko START – spustí mechanismus, který prohledá uvedený adresář, včetně jeho podadresářů, libovolně dále členěných) a spáruje nalezené soubory s odpovídající kartou zboží.

Mechanismus nejprve prohledá uvedený adresář včetně jeho podadresářů a zapíše do tabulky všechny soubory, které nalezl a které odpovídají zadané konfiguraci. K těmto souborům se pokusí v ceníku zboží nalézt ekvivalentní ceníkovou kartu. Nakonec doplní do přehledu všechny ostatní ceníkové karty. Získáváte tak jednak přehled všech obrázků, které jsou uloženy v zadané stromové struktuře, jednak přehled obrázků, které se podařilo přiřadit k ceníkovým kartám a nakonec přehled ceníkových karet, ke kterým se obrázky najít nepodařilo – vše v jednom přehledu. Poklepnutím do pole OBRÁZEK lze daný obrázek otevřít a zkontrolovat je-li aktuální, či zdali vůbec existuje. Může se totiž jednat o „starý“ záznam z ceníkové karty, kdy byl obrázek ručně připojen, ale mezitím byl fyzicky odstraněn nebo přesunut jinam. Pomocí filtrů nad přehledem máte možnost tyto jednotlivé skupiny identifikovat, filtrovat a dále s nimi pracovat.


21.4.2007, revize: 97, Strana 19


shoda č. zboží: zobrazí takové položky, které byly propojeny na základě této shody shoda katalog č: zobrazí takové položky, které byly propojeny na základě této shody shoda uživatel č. zobrazí takové položky, které byly propojeny na základě této shody obrázek zrušen: u těchto položek existuje v technické kartě zboží záznam o připojení obrázku, ten se ale nenalézá v odpovídající adresářové struktuře dané konfigurací ani na původně zadané cestě. nový obrázek: to jsou položky, u kterých dosud neexistuje záznam o připojeném obrázku a pro které byl obrázek v dané adresářové struktuře nalezen nové umístění:to jsou položky, kde na ceníkové kartě je již evidováno spojení na obrázek, jehož název odpovídá konfiguraci, ale systém jej nyní nalezl v jiné „nové“ cestě. Obrázek mohl být přesunut například v rámci reorganizace struktury úložiště obrázků. sekund.neakcept: v adresářové struktuře byl nalezen „další“ obrázek, který by bylo možno ke kartě zboží připojit, ale zřejmě se jedná o duplicitu, kterou musí uživatel rozhodnout, jeden z obrázků smazat a proces spustit znovu bez obrázku: to jsou takové položky z ceníku S4S, ke kterým nebyl v minulosti obrázek připojen ani pro ně nebyl nyní nalezen

Další kriteria výběru umožňují definovat skupinu zboží, se kterou hodláte pracovat. Třídění lze zvolit dle čísla zboží nebo dle cesty k obrázku a to vzestupně či sestupně. V zeleném sloupci lze z definované skupiny ještě detailně vybrat pouze konkrétní položky, ať jednotlivě nebo hromadně pomocí tlačítek Označ zobrazené nebo Odznač zobrazené Tlačítko AKTUALIZUJ – provede zápis souborů s obrázky k položkám, které odpovídají nastaveným filtrům, do Technické karty zboží.

AUTORSKÉ ODMĚNY ZA PŘÍSTROJE A NOSIČE Dne 10.11.2006 nabyla účinnosti vyhláška č.488/2006 Sb. kterou se, v návaznosti na novelizaci autorského zákona, stanoví typy přístrojů k zhotovování rozmnoženin, typy nenahraných nosičů a výše paušálních odměn za tyto přístroje a nosiče dle autorského zákona. OSA (Ochranný svaz autorský) dostal od státu pověření kolektivně spravovat autorská práva k nejen hudebním dílům. Po doprodání starých zásob prodáváme nové zásoby vč. těchto poplatků, které se liší podle typu média (DVD, CD, HDD, MP3, USB disky, tiskárny, kopírky,...) a mohou dosahovat i několika set korun.

KDE SE TO PROJEVÍ Informace o autorské odměně jsou uvedeny na Kartě zboží – záložka Základní – AUTOR. P.

Obr.č. 14. Pole pro zadání autorského poplatku je umístěno na základní kartě zboží.

HROMADNÉ NASTAVENÍ Pro hromadné naplnění autorské odměny můžeme doporučit 2 způsoby: Import zboží, viz menu Standard – Importy dat – volba zboží do ceníku. Pole autorské odměny má interní název CENA AO, a pokud byste připravili Excel soubor obsahující jen dva sloupce (MAT ID a CENA AO), pak import v režimu „přepsat staré“ importuje nové hodnoty autorských poplatků. Hromadné manipulace zboží nově umožňuje nastavit i hodnotu autorské odměny pro vybrané karty zboží. Viz menu Zboží – Hromadné manipulace.


21.4.2007, revize: 97, Strana 20


AUTORSKÉ ODMĚNY NA PRODEJNÍM DOKLADU - FAKTUŘE Autorské odměny se objevuje pouze na prodejních dokladech. Řádek faktury obsahuje nové pole s autorskou odměnou. Autorská odměna se do prodejního dokladu přenese až po promáčknutí tlačítka na kartě prodejního dokladu (nabídky, faktury, prodejky, přijaté objednávky). O tom, na jakých prodejních dokladech bude autorská odměna zobrazována, rozhodnete v konfiguraci.

OPRAVA HODNOTY AUTORSKÉ ODMĚNY Oprava je možná dvěma způsoby: zadat hodnotu odměny na řádku faktury ručně opravit výši odměny přímo na kartách zboží a pak opravnou funkcí „obnova autorské odměny“ obnovit autorské odměny v celé faktuře. Viz tlačítko Oprava na faktuře

TISK FAKTURY S AUTORSKOU ODMĚNOU

Obr. č. 15: Tisk faktury s autorskou odměnou na položce 001a

Autorská odměna byla zahrnuta do standardní tiskové sestavy faktury Tiskne se jen v případě, že autorská odměna je nenulová

KONFIGURACE Konfigurace použití pole autorské odměny do faktury, prodejky, přij. objednávky a nabídky (vždy jako automaticky doplňovaný řádek) s konfigurovatelným číslem zboží a textem. Konfigurace čísla zboží umožňuje provádět následné analýzy a statistiky nad polem autorských odměn. Kdy např. v křížových tabulkách vyberete číslo zboží (autorských odměn), zadáte období od – do a systém Vám zobrazí přehled všech autorských odměn za dané období atd.

Obr. č. 16: Konfigurace režimu práce s autorskými poplatky

VÝŠE PAUŠÁLNÍ ODMĚNY Výše paušální odměny pro jednotlivá zařízení je přesně stanovena zákonem č. 216/2006 Sb.:

VRATNÉ OBALY Modul Zboží byl rozšířen o možnost evidence vratných obalů na skladě. Tato systémová novinka přináší nové řešení formy distribuce pro firmy, které vyrábí nebo prodávají výrobky resp. zboží, které musí být zákazníkovi dodáno v přepravním obalu (např. láhve na plyn).


21.4.2007, revize: 97, Strana 21


LOGIKA FUNKCE Plyn, chemické přípravky, nápoje a další produkty potřebují ke své distribuci přepravní nádoby (obaly, které umožňují bezpečné dodání a užití). Mnoho firem se potýká s problémem vyřešení evidence těchto tzv. „vratných obalů“. Soft-4-Sale nabízí řešení v podobě propojení nabízeného produktu společně s daným přepravním obalem. Díky nastavitelnému vzájemnému propojení, systém dokáže automaticky při prodeji přiřadit správný vratný obal k prodávanému produktu. Evidence těchto vratných obalů může být vedena na samostatném skladu, kde jsou zaznamenány veškeré příjmy i výdeje. Základem je definice nové karty zboží (obalu) a vzájemná provázanost.

DEFINICE KARTY ZBOŽÍ Pro každý typ obalu musí být založena nová karta zboží. To, že se zboží bude navenek tvářit jako vratný obal, nám zaručí nastavení příznaku „vratný obal“ na kartě zboží – záložka Základní. Po zatrhnutí volby „Vratný obal“ systém eviduje položku jako vratný obal.

PROVÁZANOST OBOU POLOŽEK Zboží, které k distribuci potřebuje vratný obal, musí být s vybraným typem vratného obalu provázáno. Vzájemnou provázanost zajistíme přiřazením typu vratného obalu na kartu zboží – záložka Technická.

Obr.č. 17. Definice typu vratného obalu pro konkrétní položku zboží – Karta zboží – záložka Technická

Z roletového menu vyberete typ vratného obalu a počet potřebných kusů k zajištění distribuce daného produktu. Roletové menu nabízí k výběru všechny evidované karty zboží s příznakem vratného obalu.

OBCHODNÍ DOKLADY Celý životní cyklus obchodní zakázky (poptávka, nabídka, faktura, dodací list, …) dokáže zachovat informace o přiřazených vratných obalech. Např. na prodejce systém reaguje, tak že po zadání řádku zboží “001“ s povinným obalem, automaticky doplní nový řádek (“001“) s přiřazeným obalem. Řádky s obaly se automaticky generují po zadání položky zboží, která je provázána s vratným obalem. Obdobná funkčnost je i na dodacím listu a faktuře při pořizování řádku zboží. Na tlačítko PLUS vygeneruje vratné obaly (pokud doklad vznikl např. generováním z nabídky nebo jinak bez obalu). Generátor výdejky z dodacího listu a faktury vystavené dokáže rozdělit zboží na více skladů (obaly mohou být evidovány na vlastním samotném skladu).

KONTROLA SALDOKONTA OBALŮ

Systém Soft-4-Sale dokáže hlídat i zpětnou kontrolu (vrácení/přijetí zpět na sklad) počtu zakoupených vratných obalů. Tato funkce eviduje saldokonto vratných obalů pro každého odběratele zvlášť, čímž předchází nechtěnému vykupování vratných obalů zpět a s tím souvisejícího nežádoucího hromadění vratných obalů na skladě. Kontrolu salda obalů nastavíte v menu Zboží – Konfigurace – Konfigurace vratných obalů. Systém tak na promáčknutí tlačítka

na vystavené faktuře a dodacím listě

přepočítá saldo obalů daného zákazníka a v návaznosti na nebo za pomocí tlačítka konfiguraci upozorní uživatele na neshodu.


21.4.2007, revize: 97, Strana 22


UPOZORNĚNÍ

Samotné smazání řádku s obalem na kartě obchodního dokladu není možné. Smazání řádku zboží samozřejmě možné je, ale nesmaže současně i řádek s obalem – zatím se musí smazat ručně. Vratné obaly nikterak nepočítají s výrobními čísly (jedná se o extra generované výdejky). V momentě vytvoření výdejky, systém automaticky zobrazí pouze výdejku na vydané zboží, ale ne na vratný obal. Kontrolu správnosti výdeje vratného obalu provedete promáčknutím ikony modré šipky výdejka evidována.

v nástrojové liště (související doklady), kde bude

INFORMACE NA KARTĚ ZÁKAZNÍKA Informace o historii evidence vratných obalů pro každého zákazníky získáte na nové záložce na marketingové kartě zákazníka, která zobrazuje saldo vratných obalů pro zákazníka nebo dodavatele.

KONFIGURACE Nastavení vlastností chování funkce vratných obalů je umístěna v menu Zboží – Konfigurace – Konfigurace vratných obalů. Zde nastavíte zapnutí kontroly a funkce vratných obalů jako hlavního konfiguračního pokynu (globální proměna). Dále zde nastavíte sklad vratných obalů (může mít svůj vlastní), formu reakce (upozornění) na záporné saldo obalů v podobě jen varování nebo zákaze prodeje. Cílem je předejít situaci, že lidé budou chodit vracet obaly k Vám, i když zboží bylo zakoupeno jinde. Funkce pro povolení samostatného prodeje obalů (možnost zadat ručně řádek s vratným obalem) zatím není aktivní. Změny v nastavení provedete, kliknutím na tlačítko Ulož.

Obr.č. 18. Konfigurace vratných obalů.

POUŽITÍ ZAHRANIČNÍCH CEN PRO KALKULACE A PŘECENĚNÍ Čtyři dostupné režimy "použití zahraničních cen pro kalkulace a přecenění" ovlivní jednak chování tlačítka PLUS na cenové kartě zboží a jednak všechny přepočty zahraničních cen. Režimy: prodejní + nákupní cena v Kč dle zahraničního nákupu, kurzu, cla, dopravy a marže (dle zahraniční ceny vypočte vše až po prodej) prodejní cena v Kč jen dle zahraniční katalogové ceny a kurzu (dle zahraniční prodejní ceny vypočte jen prodej) pouze nákupní cena v Kč dle zahraničního nákupu, kurzu, cla, dopravy (-nový-) (dle zahraniční ceny vypočte jen nákup, prodejní cena je fixována) bez vztahu na ceny v Kč (-nový-), zahraniční ceny neovlivní tuzemské Režim je systémový, ale lze jej třeba i dočasně změnit před přepočtem.


21.4.2007, revize: 97, Strana 23


BONUSOVÝ SYSTÉM – REDUKCE BODU VZHLEDEM K VÝŠI SLEVY Konfigurace bonusového systému byla rozšířena o novou volbu “použít redukci bodů vzhledem k výši slevy“ nebo-li “náhradní rabat“ (v procentech). Pro pochopení: v případě základní prodejní ceny chci přidělovat za každých 1000 Kč obratu 15 bodů. V případě slevy se tento příděl musí redukovat – čím větší sleva tím méně bodů. Zároveň platí, že čím větší rabat máme, tím méně “drastická“ musí redukce být (při stejné úrovni slevy). Vystihuje to následující vzorec: skutečný příděl bodů = 15 x (1 – (skutečná sleva/rabat)) Tak při rabatu 42% a slevě 15% dojde k redukci bodů na 9,64. Hodnotu “15“ si budete konfigurovat zvlášť v rámci současných možností Konfigurace bonusového systému.

HODNOTY PRO VYHODNOCENÍ VZORCE

vypočtená sleva položky z řádku dokladu hodnota obvyklého rabatu (nové pole) – zadávat se bude do definice dealerských slev a přepočtem dealerských slev se dostane do této tabulky.

Redukce probíhá jen pro varianty produktové (z řádků dokladů).

JAK ZADAT SMLUVNÍ CENY Novinkou v oblasti smluvních cen je možnost definice budoucí smluvní ceny/slevy pro danou položku. Tato smluvní cena bude platná v momentě dovršení data na kartě.

NASTAVENÍ Upravena reakce při zadání nové slevy/ceny, kdy zneplatnění původních definic pro danou položku je na dotaz. Je možné tak ponechat platnost stávající definice slevy/ceny a přidat novou s budoucím datem platnosti od (obdobné řešení je individuálním nastavováním platnosti jednotlivých cen/slev po povolení editace v přehledu cen/slev).

POSTUP

otevřeme kartu stávající definice smluvní ceny klikneme na ikonu pro zkopírování stávajícího záznamu do nového a potvrdíme tlačítkem ANO na otázku zda-li si přejeme zneplatnit ostatní definice k této smluvní ceně/slevě? Odpovíme NE. Tím zaručíme, že bude nadále platit stávající definice. V momentě dovršení data platnosti nově definované smluvní ceny bude platná jenom ta jedna.

Obr.č. 19. Postup definice nové smluvní ceny platné za určitý interval


21.4.2007, revize: 97, Strana 24


SUMA OBRATU V ŘÁDKU SMLUVNÍ CENY Využíváte-li při obchodování smluvní ceny, tak postupem času jste zjistili, že přibývání nových cen a jejich údržba (při změně cen) je dosti pracná. Přitom řada smluvních cen už se stává bezpředmětnými, protože zákazník daný produkt již neodebírá. Aby vám počet smluvních cen nepřerostl do gigantických rozměrů, potřebujete čas od času zneplatnit smluvní ceny právě u položek, kde už to nemá smysl. K tomu potřebujete zjistit, zda konkrétní zákazník danou položku odebral např. v posledním roce. Řešení spočívá v doplnění nového sloupce “Obrat v Kč“ do přehledu smluvních cen. Po spuštění generátoru nad přehledem smluvním cen, se doplní vždy aktuální obrat. U generátoru je možnost využít časového omezení od-do na datum zdanitelného plnění.

Obr.č. 20. Generátor pro doplnění obratu nad přehledem smluvních cen

Zároveň nad přehled smluv byl doplněn nový filtr “Obrat od-do“. Přehled smluvních cen je umístěn v menu Zboží – Smluvní ceny.


21.4.2007, revize: 97, Strana 25


OPERATIVNÍ ŘÍZENÍ PROAKTIVITY NASTAVENÍ PRIORITY U PROAKTIVIT Systém proaktivních událostí byl rozšířen o možnost nastavení úrovně priority proaktivní události. Nastavení typů úrovní proaktivních událostí provedete v menu Marketing – Proaktivní události – Číselník priorit proaktivit.

Obr.č. 21. Nastavení úrovně priority u proaktivních událostí

PROAKTIVITA NAD ŠKOLENÍM Nad kartu školení byl nově přidán generátor proaktivit můžete vázat libovolný počet proaktivních událostí.

. To znamená, že ke kartě školení

PROAKTIVITY I NAD POKLADNÍM DOKLADEM Generátor proaktivních událostí nově najdete i v nástrojové liště nad podkladními doklady. Kliknutím na ikonu s vybranou prodejkou.

systém vygeneruje nový proaktivní dokument, který je spjatý

PROAKTIVITY PŘÍMÉ A NEPŘÍMÉ

k firmě k zakázce k projektu

Systém Soft-4-Sale umožňuje sledování proaktivit přímých i nepřímých. Všechny proaktivity najdete pod záložkou . Nepřímá proaktivita je navázaná na dokument související se zakázkou, firmou nebo projektem.

HROMADNÉ POSUNUTÍ VŠECH PROAKTIVIT Do s4s sledovače, který je součástí instalační sady Utills, byla přidána volba hromadného posunutí všech proaktivit o stanovenou dobu (30 minut, 1 hodina, 2 hodiny, 4 hodiny, 8 hodin, 1 den, 1 týden). Díky této novince už nemusíte spouštět systém Soft-4-Sale v případě nutnosti posunutí proaktivit. Stačí, když na hlavním panelu pracovní plochy Windows kliknete pravým tlačítkem na ikonu sledovače a vyberete možnost přesunutí o zvolenou dobu. MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, 621 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: [email protected]

21.4.2007, revize: 97, Strana 26


SCHVALOVÁNÍ DOKUMENTŮ

Obr.č. 22. Konfigurace postupu schvalování dokumentů ve firmě

Pro každý typ dokladu lze stanovit samostatnou strategii (postup) schvalování a kontrol dokladů. Pro stanovení strategie schvalování máte tyto možnosti: neomezený počet schvalovacích kroků sekvenčně řazených v rámci schvalovacího postupu je umožněno i větvení tj. v rámci jedné fáze je umožněna volba jednoho z více možných kroků (např. Přijato – Odmítnuto) schvalovací postup může být ale také naprosto jednoduchý a může obsahovat jediný krok „Schválení“ v rámci provedení libovolného kroku může systém generovat automatické proaktivity zadanému seznamu uživatelů realizace každého kroků je ukládáno i jako historie k dokumentu (kdo – co – kdy) aktuální stav dokumentu v rámci procesu schvalování je:

výběrovým kritériem pro přehledy, tisky a křížové tabulky a současně hodnotou vhodnou pro sestavení křížové tabulky novou informaci na dokladu a na přehledu dokladů

KROK SCHVALOVACÍHO PROCESU Každý krok schvalovacího postupu je popsán následujícími informacemi: Pozice určuje řazení kroků Zkratka kroku se ukládá do karty dokumentu a bude viditelná na přehledech a křížových tabulkách (měla by být vypovídající) Stav po: textový popis jak bude dokument označován po provedení kroku (schválen) Akce: textový popis tlačítka, jenž bude připraveno na dokladu pro provedení kroku (Schvaluj) poP: příznak, že akce bude dostupná až po provedení dokladu Kdo může: seznam uživatelů, jenž mohou krok realizovat Práva: výše uživatelských práv nutná pro provedení kroku

krok může realizovat každý, jehož práva vyhovují, a nebo ti co jsou vyjmenování bez ohledu na práva

Heslo: příznak zda bude nutné zkrácené potvrzovací heslo uživatele Krok před: definice předcházejícího kroku. Pokud budou mít dva nebo více kroku společného předchůdce půjde o větvení schvalovacího procesu !: příznak, zda budou automaticky generovány proaktivity Komu proaktivity: seznam uživatelů komu má být po provedení kroku automaticky generována proaktivita Připomeň: časová prodleva pro připomenutí proaktivity od okamžiku provedení kroku

NOVÁ TISKOVÁ SESTAVA KNIHY JÍZD Tisková sestava “Tisk přehledu jízd“ byla rozšířena o typ výstupního formuláře “Cestovní náklady“, který dokáže za určité období vyhodnotit a vytisknout jízdy vozidla a to včetně souhrnných informací: ujeté kilometry cestovní náhrady + cena spotřebovaného paliva dle (TP), cena dle karty vozidla MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, 621 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: [email protected]

21.4.2007, revize: 97, Strana 27


Tisková sestava reaguje na příznak služební/soukromé/všechny jízdy, aby se daly vyhodnotit zvlášť.


21.4.2007, revize: 97, Strana 28


KONTAKTY A MARKETING FIRMA IBAN A SWIFT Karta kontaktů a formulář faktury přijaté byly rozšířeny o možnost zadání více údajů pro IBAN a SWIFT. Důvod Jedná se především o dodavatelské firmy, které vedou více účtů např. v zahraniční měně pro platební styk se zahraničím. Pak na kartě faktury přijaté kliknutím vyberete příslušné bankovní spojení z roletové nabídky. Postup nastavení Na kartě kontaktů klikneme na ikonu (další bankovní účty), kde do horního podbarveného řádku přidáme nové bankovní spojení a potvrdíme kliknutím na tlačítko . Následkem vložení nového účtu se Vám zobrazí přehled všech evidovaných účtů k danému kontaktu. Primární účet vyberete kliknutím na ikonu nad aktivním účtem. Poznámka: Seznam evidovaných účtů se zobrazí jedině v případě, že je evidováno více účtů. Takže buď NIC a nebo KOMPLET.

Obr.č. 23. Nastavení dalších čísel účtů

Použití Využití této nové možnosti nabízí především obchodováním se zahraničními dodavateli. Kata přijaté faktury nabízí možnost rychlého výběru zvoleného účtu z roletového menu.

Obr.č. 24. Výběr čísla účtu na kartě přijaté faktury

Na zahraniční přijaté faktuře se pak mění pole IBAN a SWIFT, dle aktuálního výběru.

Obr.č. 25. Výběr IBAN a SWIFT na kartě zahraniční přijaté faktury

ROZŠÍŘENÍ VÝBĚROVÝCH KRITÉRIÍ O OBRAT DODAVATELE Výběrové kritérium na filtraci hodnot podle dodavatelského obratu bylo doplněno do následujících formulářů: přehled kontaktů tisky MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, 621 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: [email protected]

21.4.2007, revize: 97, Strana 29


křížové tabulky definice marketingového výběru

AUTOMATICKÉ DOPLNĚNÍ LIMITU DLUHU V menu Kontakty – Konfigurace – Konfigurace kontaktů přibyla nová funkce pro automatické doplnění minimálního limitu dluhu u nově vzniklé firmy, tzv. hlídač pro neplatiče. Hodnotu tohoto limitu můžete nastavit konfiguračně.

JEDNÁNI RTF TEXT I U VZOROVÉHO JEDNÁNÍ Novinkou spisové služby je možnost využití formátování textu s pomocí RTF u vzorových záznamů spisové služby. Editaci textové pole ve formátu RTF spustíte kliknutím na ikonu . Menu Marketing – Spisová služba – Konfigurace – Vzorové záznamy spisové služby.

KARTA SPISOVÉ SLUŽBY ROZŠÍŘENA O POLE NA VĚDOMÍ PRO VÝBĚR FIREM

Na kartě jednání přibylo nové tlačítko s popisem Na Vědomí 2. Po promáčknutí tohoto tlačítka se uživateli zobrazí seznam firem pro výběr, kdo má být o jednání informován. Výběr Vám usnadní kritéria výběru. Např. při sjednání pojišťovací smlouvy vystupují 3 strany (pojistník/pojistitel/pojištěný). Pro tyto osoby/firmy budou informace distribuovány.

Obr.č. 26. Výběr firem na vědomí

DOTAZNÍK PRO OSOBY Systém dotazníků, který je umístěn v modulu Marketing byl rozšířen o přiřazení k osobě. Předchozí funkcionalita umožňovala zobrazení dotazníku na kartě referencí, spisové služby, poptávky případně firmy. V současné podobě je možné dotazníky přiřadit i ke konkrétní osobě.


21.4.2007, revize: 97, Strana 30


Obr.č. 27. Dotazník pro osoby

VYHODNOCENÍ DOTAZNÍKU Systém vyhodnocování dotazníků doznal několika podstatných změn. Nově lze vyhodnocovat konkrétní parametry a hodnoty vyplněných dotazníků pomocí křížových tabulek a to hned z několika hledisek: počet, první hodnota, poslední hodnota, minimum a maximum. Například: Zajímá nás počet lidí, kteří byli spokojeni se zimními podmínkami během letošní zimy. Aby to bylo jednoduché, budeme vyhodnocovat pouze odpovědi Ano/Ne. V křížové tabulce hodnot vyplněných dotazníků zvolíme jako „Parametr“ (Spokojen s počasím – Text) a do pole „Hodnota“ zadáme výraz Ano. Dále ve spodní části zvolíme, že nás zajímá zadaná hodnota „Dotaz val“ a konkrétně „Počet“. Následně klikneme na tlačítko „Ukaž“.

Obr.č. 28. Vyhodnocení dotazníků

ODESLÁNÍ HROMADNÉHO E-MAILU S OBRÁZKEM Systém Soft-4-Sale disponuje novinkou v podobě vkládání obrázku do hromadného e-mailu. Jedná se o operativní novinku, kterou ocení uživatelé při každodenním použití. Řešení spočívá v úpravě e-mailové zprávy ve formátu HTML, která je popsána níže.

POSTUP Nejprve je třeba upravit zdrojový kód HTML – před název souboru každého obrázku doplnit text cid: (dle příkladu).


21.4.2007, revize: 97, Strana 31


V Soft-4-Sale vytvořte vzorový dopis.

Obr.č. 29. Ukázka vzorového dopisu

Ke vzorovému dopisu připojte připravený HTML soubor, který bude tvořit HTML tělo (viz. pole HTML) a jako připojené objekty (ikona zeměkoule) i obrázky, které mají být v HTML tělo zobrazeny (v tomto příkladu "ruze.jpg" a "slogan.gif"). V marketinkovém výběru firem nebo osob se přes tlačítko E-mail prokliknete do následujícího okna.

Obr.č. 30. Nastavení parametrů rozeslání e-mailu

V tomto okně vyberte vzorový Hromadný dopis. Zobrazí se Vám, že k tomuto dopisu jsou v tomto případě připojeny dvě přílohy. HTML soubor spojený s tímto dopisem se objeví v sekci HTML tělo. Tlačítko Rozesílač vygeneruje tolik e-mailových zpráv, kolik e-mailových adres je uvedeno v poli Zaslat na tyto . . . Do každé takové zprávy se vloží html tělo a jako přílohy spolu půjdou obrázky, které se mají v html těle zobrazovat. Outlook při odeslání zpráv na základě upraveného html kódu propojí „vložené“ obrázky s přílohami a adresátovi se zobrazí e-mail ve formátu html, včetně obrázků. MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, 621 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: [email protected]

21.4.2007, revize: 97, Strana 32


Např.

Obr.č. 31. Ukázka umístění obrázku v e-mailu


21.4.2007, revize: 97, Strana 33


NABÍDKY ROZŠÍŘENÍ FUNKČNOSTI KARTY NABÍDKY Karta nabídky byla rozšířena o několik funkčních novinek s návazností na související formuláře přehledu, tisku (přehledy i křížové tabulky) a statistiky.

ZAOKROUHLENÍ ZAHRANIČNÍCH CEN

Obr.č. 32. Konfigurace zaokrouhlení zahraničních cen

NOVÉ POLE “DŮVOD“ Na kartu nabídky přibylo pole “Důvod“ jako možnost zadat zdůvodnění výsledku nabídky (např. zrušení výběr. Řízení, formální chyba nabídky, vysoká cena, nízká cena, atd.). Výběr provedete na základě naplnění nového číselníku “Zdůvodnění výsledku nabídky“, který je umístěný v menu Nabídky – Konfigurace. Nový číselník zdůvodnění výsledku nabídky s výchozím zdůvodněním pracuje nad novou nabídkou a všemi generátory nabídky. V číselníku lze nastavit výchozí hodnotu pro automatické doplňování nově vznikající nabídky, např. rozpracováno. Zdůvodnění bylo doplněno do povinných údajů karty nabídky.

NOVÉ PŘÍZNAKY “ŽÁDOST O VÝBĚROVÉ ŘÍZENÍ“ A “ŽÁDOST O ÚČAST“ Na kartě nabídky přibyli nová výběrová kritéria “Žádost o výběrové řízení“ a “Žádost o účast“ s možností zaškrtnutí daného pole.

ZAHRNUTÍ OD VÝBĚROVÝCH KRITÉRIÍ SOUVISEJÍCÍCH FORMULÁŘŮ Všechna nová výběrová kritéria byla zahrnuta do souvisejících formulářů: přehledy tisky (přehledů/křížových tabulek) statistiky

NOVÉ HROMADNÉ AKCE Možnost vypočítat cenu montáže pro jednotlivé položky jako % z ceny položky.

ROZŠÍŘENÍ VÝBĚROVÝCH KRITÉRIÍ NAD PŘEHLEDEM NABÍDEK Karta Přehledu nabídek a karta Kontaktní osoby byla rozšířena o kritéria respektive evidenci nabídek vytvořených danou osobou. , který vybere všechny Do přehledu nabídek doplněn filtr “Kon.osoba" nabídky svázané s danou kontaktní osobou. Filtr dohledává nabídky na základě čísla osoby a firmy, ke které daná osoba patří. Dále na základní kartě kontaktní osoby vznikla nová záložka “Nabídky“, která zobrazí všechny nabídky, na kterých je jako osoba uvedena osoba z aktivní karty osoby.


21.4.2007, revize: 97, Strana 34


PŘEVZETÍ INFORMACÍ O ZBOŽÍ Z NABÍDKY DO CENÍKU

Obr.č. 33. Převzetí informací o zboží z nabídky do ceníku

TISKY NOVÁ TISKOVÁ SESTAVA NAD PŘEHLEDEM NABÍDEK Přehledem nabídek byl rozšířen o novou tiskovou sestavu „Finanční přehled“, která nese podobný přehled jako v případě finančního přehledu zakázek (č. nabídky, zákazník, název nabídky, obchodník, prodejní ceny, nákupní ceny, …) Sestava je orientována z důvodu větší přehlednosti na šířku. Do výpočtu se počítá ta varianta nabídky, která je navolená na kartě nabídky – varianty.

TISK S ROZŠÍŘENÝM POPISNÝM TEXTEM

V tisku nabídek můžete najít nejen nové sestavy, ale i nové režimy tisku! MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, 621 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: [email protected]

21.4.2007, revize: 97, Strana 35


ZAKÁZKY ZAKÁZKA DOPLNĚNÍ TLAČÍTEK GENERÁTORŮ NAD KARTOU ZAKÁZKY V nástrojové liště nad kartou zakázky přibyly tlačítka pro generování Dodacího listu Konstrukční převodky

a

.

KARTA ZAKÁZKY ROZŠÍŘENA O ZDROJ PORADA Karta zakázky rozšířena o návaznost na kartu porady. Do záložky Osobní doplněn další zdroj Porada. Po jejím rozkliknutí se zobrazí karta příslušné porady.

Obr.č. 34. Výběr typu zdroje na kartě zakázky

PROPOJENÍ ZÁSILKY NA KARTU ZAKÁZKY Do přehledu zásilek a taky na kartu zásilky přibylo pole “Zakázka“. Uživatel tak může svázat zásilku se zakázkou. Poklepnutím na pole “Zakázka“ se otevře karta zakázky svázané se zásilkou a jednotlivé zásilky jsou vidět v záložce “Vedlejší“. Tím je jasně rozpoznatelné, zdali byl balík poslán nebo ne.

PROVÁZÁNÍ ŠKOLENÍ S KARTOU ZAKÁZKY Do záložky „Osobní na kartě zakázky přibyl výběr s odkazem na související školení.

PROVÁZANOST DODACÍCH LISTŮ Provázanost dodacích listů s jinými obchodními doklady byla rozšířena o možnost generování dodacího listu přímo z prodejky a naopak. Dále v nástrojové liště nad dodacím listem přibyla ikona pro zobrazení souvisejících dokladů. Díky tomu, bude možné sledovat, zda je na dodací list udělaný doklad.

STŘEDISKA ZAKÁZKY Pokud připustíme možnost činnosti více středisek pro jednu zakázku, nastávají komplikace při vyhledání zakázek, na kterých se podílí určité středisko.

HODNOCENÍ Finanční hodnocení zakázek, umožňuje kritérium výběru středisko a kumulace podle střediska.

VYHLEDÁNÍ Systém umožňuje naplnit automaticky dle dokladů zakázky seznam středisek, jenž se na zakázce podílely a podle tohoto seznamu pak filtruje přehled zakázek.


21.4.2007, revize: 97, Strana 36


Obr.č. 35. Dialog při přepočtu seznamu středisek zakázky

AUTOMATICKÉ A HROMADNÉ PŘEPOČTY Mezi akce, jenž lze naplánovat jako noční automatické, patří nově i přepočet nákladů a výnosů zakázek. Vzhledem ke složitosti omezujících parametrů je navržen systém kdy uživatel navolí složitý filtr zakázek jenž chce automatem přepočítávat a tento filtr uloží tlačítkem „Filtr pro automat“ a pak naplánuje akci přepočet zakázek již bez jakýchkoliv parametrů.

Obr.č. 36. Karta hromadného přepočtu zakázek

TISKY ZAKÁZEK TISK KARTY ZAKÁZKY Nad kartou zakázky byla vytvořena nová tisková sestava „Kontrola vydaného materiálu“. Cílem této sestavy je kontrola zboží vydaného na zakázku proti zboží, které je obsaženo v konstrukčních celcích, které jsou k dané zakázce přiřazeny v Knize zařízení (modul Logistika – Kniha zařízení a servis Přehled). Tyto zařízení můžete též zobrazit na kartě zakázky na záložce Servis. Tisková sestava nese informace o počtu kusů v zařízení, kusů výdej a stav, který uživatele upozorní v případě, že oba předchozí stavy na sebe nesedí.


21.4.2007, revize: 97, Strana 37


TISK PŘEHLEDŮ ZAKÁZEK Nové přehledové sestavy obsahují výstupy s vybudovaným seznamem středisek a s vyhodnocením,plánu a reality v zakázkách.

SMLOUVY PODPORUJÍ RTF FORMÁTOVÁNÍ Novinkou na kartě smlouvy je možnost formátování textu (RTF). Formátování textu umožňuje modifikaci: textů smluv odstavců smluv nadpisy mohou mít odlišné typy písma a mnohé další


21.4.2007, revize: 97, Strana 38


FINANCE BANKOVNÍ VÝPISY TISKOVÁ SESTAVA NAD PŘEHLEDEM BANKOVNÍCH VÝPISŮ Nad přehled bankovních výpisů je nová tisková sestava. Tiskovou sestavu zobrazíte pomocí tlačítka

v nástrojové liště nad otevřeným přehledem bankovních výpisů.

NOVÝ DESIGN PŘEHLEDU BANKOVNÍCH VÝPISŮ U přehledu bankovních výpisů byl pozměněn design (uspořádání) sloupců do přehlednější podoby. V současné podobě řádek bankovního výpisu ukazuje současně: starý zůstatek kredit debet nový zůstatek a to všechno v jedné měně. Tzn., jedná-li se o český potom v Kč nebo jedná-li se o zahraniční výpis pak v příslušné zahraniční měně.

DOPLNĚNÍ NOVÝCH ŘÁDKŮ NA BANKOVNÍ VÝPISY Uživatelskou novinkou při práci s bankovními výpisy je možnost přidání nového řádku bankovního výpisu přes pravé tlačítko myši. Systém nabídne v tzv., pop-up menu možnosti stejné jako je tomu už v případě přidání nového řádku u nabídky. Řádek lze: kopírovat, vložit, před, za, …

Obr.č. 37. Doplnění nových řádků na bankovní výpis

PAMĚŤ NASTAVENÍ POSLEDNÍHO ADRESÁŘE IMPORTU BANKOVNÍCH VÝPISŮ Při importu bankovních výpisů systém nově nabízí jako první možnost poslední zvolený adresář umístění výpisu. Předchází se tak zdlouhavému dohledávání umístění adresáře s obsahem bankovních výpisů.

ZAHRANIČNÍ BANKOVNÍ VÝPISY Novinkou v sekci bankovních výpisů je import zahraničních bankovních výpisů GPC v jiné měně. Systém sám dokáže rozpoznat řádky v jiné měně a částky na těchto řádcích naimportuje i s příznakem jiné měny na výpise. Na základě předcházejících výpisů sám přidělí měnu. Přepočet částek jiné měny na Kč (zaokrouhlení na haléře) se provede na základě doplnění aktuálního kurzu.


21.4.2007, revize: 97, Strana 39


PLATBA ZAHRANIČNÍCH FAKTUR V případě zaznamenávání platby u zahraničního výpisu, pak systém nabídne jen faktury, které jsou vedeny v měně stejné jako výpis a navíc na prvním místě se zobrazují faktury, jenž se dlužnou částkou nejvíce blíží platbě na výpise.

PŘÍKAZ K ÚHRADĚ ZAHRANIČNÍ Export bankovních příkazů v zahraniční měně byl rozšířen o formáty Multicash a ČSOB-HB).

Obr.č. 38. Export bankovních výpisů do formátu CSOB-HB a Multicash

TISK ZÁPOČTU – KONFIGUROVATELNÉ TEXTY Při volbě tiskového formuláře zápočtu může uživatel využít 2 nové volby pro tisk závěrečné rekapitulace Ano/Ne, která obsahovala závěrečné věty o celkovém saldu pohledávek a závazků + celkový součet.

Obr.č. 39. Nastavení tiskové sestavy zápočtu


21.4.2007, revize: 97, Strana 40


FAKTURY NOVÝ DESIGN – ZÁLOŽKY SOUČTŮ

NOVÝ DESIGN – ZÁLOŽKY ŘÁDKŮ

PAMĚŤ NA ZAOKROUHLOVÁNÍ VYSTAVENÝCH FAKTUR Novinkou u vystavených faktur je možnost uložení typu zaokrouhlení v případě, že se budete potřebovat v budoucnu vrátit k dané faktuře. Zaokrouhlení částky na vystavené faktuře můžete provést dvěma způsoby:

kouzelníka na kartě vystavené faktury přes ikonu nebo pomocí pole ZAOKR. FAK. ve spodní části karty vystavené faktury

PŘEHLED A KŘÍŽOVÁ TABULKA PLATEB FAKTUR VYSTAVENÝCH Novinkou v oblasti zakázek jsou funkce pro práci s přehledem plateb faktur vystavených. Jedná se o přehledový formulář a křížovou tabulku. Obě funkce jsou umístěny v menu Zakázky – Banky a platby. Přehled faktur vystavených zobrazuje souhrn všech faktur vystavených na řádcích s detailním pohledem na hodnoty sloupců: částky k úhradě, celkem, dlužná částka. Na přehledu je umístěno tlačítko , které provede přepočet všech evidovaných plateb u faktur vystavených a doplní aktuální stavy. Z pohledu manažerů tato funkce představuje mocný nástroj pro controlling úhrad plateb a hodnocení platební morálky klientů.

GENERÁTOR POKLADNÍCH DOKLADŮ NAD FAKTURAMI V nástrojové liště nad kartou vystavené a přijaté faktury byl doplněn nový generátor pokladních dokladů . Platba faktury vystavené a přijaté pokladnou vždy doplní do pole “0% DPH“ stejnou částku jako je celková částka na dokladu, z důvodů přenosu dat do účetnictví.


21.4.2007, revize: 97, Strana 41


SKLAD NOVÝ PŘÍZNAK PLATNÝ/NEPLATNÝ SKLAD V konfiguraci skladu systému Soft-4-Sale byl zaveden nový příznak platný/neplatný sklad, který ovlivňuje nabídku skladů v rozbalovacích polích. Takto zajistíte, aby se staré nepoužívané sklady neobjevovaly v nabídce skladů!

ROZŠÍŘENÍ HODNOT KŘÍŽOVÉ TABULKY SKLADŮ Křížová tabulka skladů byla rozšířena o nové hodnoty/kritéria zobrazení výsledku: hodnota minima (finanční vyjádření jen minimálních množství v poslední skladové ceně) hodnota po doplnění na minima (aktuální zásoby doplněné na minimální množství) hodnota optima (finanční vyjádření jen optimálních množství v poslední skladové ceně) hodnota po doplnění na optima (aktuální zásoby doplněné na optimální množství)

Obr.č. 40. Nové hodnoty křížové tabulky skladů

STANOVENÍ MINIMÁLNÍ STAVŮ ZÁSOB Tabulka Hromadného nastavení minimálního a optimálního množství zboží (Sklady – Administrace skladu) byla rozšířena o příznak platné/neplatné/vše. Systém, tak navrhne nastavit určité minimum nebo optimum pouze pro vybranou skupinu.

Obr.č. 41. Nový příznak “platné zboží“ na kartě hromadného nastavení

GENERÁTOR NÁVRHU MINIMÁLNÍCH STAVŮ ZÁSOB DLE SPECIÁLNÍ OBJEDNÁVKY

do speciální (stornované) vystavené objednávky uživatel připraví konstrukční celky a materiál a zboží, jenž chce mít na skladě dostupné jako minimální zásobu pro naplnění minimálních stavů se používá rozpad konstrukčních celků každý řádek se rozpadne na díly, ale stejné díly z různých řádků se nesčítají, ale použije se maximální hodnota po rozpadu


21.4.2007, revize: 97, Strana 42


na řádku může být přímo materiál a opět platí, že do minimálních stavů se zapíše maximum z řádků po rozpadu (díl A se rozpadá na A) generátor je směřován na konkrétní sklad (zadáno v generátoru) minimální stavy u celého skladu se před dohráním nových nulují pomocná tisková sestava ukazuje potencionální dopad na minimální stavy ještě existuje možnost volby s rozpadem/bez rozpadu řešení je funkční i pro nastavování optimálního množství

DATUM ZÁRUKY NA PŘÍJEMKÁCH Při vystavení příjemky se po rozkřiknutí jejího řádku zobrazí karta Řádek příjemky. V sekci “Výrobní čísla připojené k této příjemce“ je nově doplněno pole záruka. Po jeho vyplnění se záruka přenese na kartu zařízení s výrobním číslem. Poté když uživatel vystaví výdejku a s ní následně dodací list, pak do tiskových sestav: standard rozšířená verze s cenami a bez cen standard bez cen promítne zadané datum záruky.

AUTOMATICKÉ GENEROVÁNÍ VÝDEJKY S VAZBOU NA DODACÍ LIST Uživatelské si v menu Zakázky – Dodací listy – Konfigurace – Konfigurace dodacích listů může nastavit, jestli se má při provedení dodacího listu automaticky vygenerovat výdejka, může si také zvolit sklad a kód pohybu a dále jestli se má zboží vyskladnit obdobně jako u faktur.

Obr.č. 42. Konfigurace dodacích listů

Nebo se nabízí možnost uživatelského nastavení v konfiguraci skladu výběr implicitního skladu a tím obejde konfiguraci v dodacích listech.

SKLADOVÁ ANALÝZA OBRÁTKOVOSTI ZÁSOB

Obr.č. 43. Položky menu skladové obrátkovosti zásob

Skladová analýza obrátkovosti zásob je vyjádření ve dnech doby, za kterou je vyprodán průměrný stav zásob při průměrném vydávání. To znamená, že tento údaj reaguje na rychlost prodeje nakupovaného zboží. Pokud mám na skladě za 10 mil. zboží a každý den průměrně vydáván za 1 mil., pak je obrátkovost zásob 10 dní. To znamená, že při průměrném výdeji jsem schopen za 10 dní vyprodat průměrný stav zásob. Existuje tu ještě jeden pojem a jde o průměrný stav zásob. Tento průměrný stav zásob nemusí být ve schodě s konečným stavem zásob, protože pokud jsem schopen dnes MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, 621 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: [email protected]

21.4.2007, revize: 97, Strana 43


nakoupit za 10 mil. a zítra je za 9 mil. okamžitě vydávat ze skladu a toto udělám 3 x do měsíce, potom průměrný stav zásob není 10 mil., ale v podstatě jen velice nízká úroveň, protože existuje i mnoho dní, kdy na skladě leží pouze 1 mil. To znamená, že např. pokud za 100 dní mám na skladě 90 dní 1 mil. a 10 dní mám 9 mil., pak průměrný stav zásob bude někde blízký tomu 1 mil. Systém tedy pro vyhodnocování obrátkovosti zásob musí pro každou položku a pro celý sklad vypočítat průměrný stav zásob za určité období. To znamená, že tam zadává počet dní, za které bude vyhodnocován průměrný stav zásob. Současně za stejné období systém vyhodnocuje objem výdejů ze skladů pro každé položky a vlastně ke každé položce je schopen vyhodnotit obrátkovost položek. Jeden údaj obrátkovosti může být navázán na celkový vklad. To znamená, že může být finančně vyjádřen průměrný stav celého skladu a průměrný objem výdejů, který jsme schopni realizovat během jednoho dne. A podílem průměrný stav zásob/počet objem výdejů za jeden den se dozvíme, za kolik dní jsme schopni tento stav vyprodat. Tím získáme jedno velké číslo = obrátkovost vztaženou k celému skladu. Samozřejmě, že v rámci tohoto skladu každé z položek může mít obrátkovost jinou. Najdou se tam položky, které mají obrátkovost 10 denní a najdeme tam položky, které mají obrátkovost 100 denní. Pokud chceme obrátkovost sledovat až na úroveň konkrétní položky, potom jsme schopni sledovat obrátkovost jednotlivé karty. Systém vyhodnocení obrátkovosti nebo-li analýza obrátkovosti, umožňuje jednak pohled v přehledu na obrátkovost všech skladových karet a nebo obrátkovost vyhodnocená v křížové tabulce, kde mohu seskupit obrátkovost vůči skladu, vůči celé firmě, vůči typu zboží, vůči konkrétní položce, tzn. mohu nechat počítat v křížové tabulce obrátkovost libovolné položky nebo skupiny položek např. seskupeno podle typu výrobce podle jakéhokoliv parametru, který je uveden v přehledu.

KONFIGURACE ANALÝZY OBRÁTKOVOSTI SKLADU Menu – Sklad – Skladové analýzy – Konfigurace obrátkovosti zásob. Konfigurace obsahuje za pravé časový údaj, kterému dni chci obrátkovost vyhodnotit. Pokud tento údaj nevyplním, bude obrátkovost vyhodnocena k dnešnímu dni, tzn. k datu v systému počítače. To znamená, že pokud zadán určitý den jsem schopen vyhodnotit obrátkovost zpětně k libovolnému datu, ke kterému vedu skladové pohyby. Je samozřejmě nutné, aby toto datum bylo v oblasti, kde mám výdejky, kde mám příjmy (pohyby) na sklad. Druhý údaj je počet dnů na vyhodnocení obrátkovosti. Tzn. počet dnů, které slouží k tomu, aby se zprůměrovaly údaje. My potřebujeme pro průměrný počet obrátkovosti průměrný stav zásob ke každé položce a potřebujeme průměrný objem výdejů v rámci jednoho dne. Pokud řekneme, že to chceme spočítat s údajů za posledních 10 dnů, tak je velmi pravděpodobné, že výsledek obrátkovosti nebude přesný, protože za 10 dnů bude mít velké množství položek třeba nulové výdeje nebo bude mít náhodné nebo extremně vysoké stavy zásob. Je tedy dobré, aby počet dnů, které chci použít pro zprůměrňování, byl dostatečně veliký a současně, aby tento počet dnů nezasahoval časově před skaldovou uzávěrku, protože pokud systém má provedenou skladovou uzávěrku, pak před tímto datem nemám žádné příjmy ani výdaje. A tudíž pokud ten interval zasahoval před ní, pak by byl systém víceméně zmaten a tvářil by se tak, že v tomhle období nejsou žádné výdeje a je nulový stav zásob. Třetí parametr, který je uveden v konfiguraci je parametr kumulovat skladové karty. Tento parametr se jmenuje Obrátkovost bez ohledu na sklad. Obrátkovost bez ohledu na sklad znamená, že buďto budu na položku zboží A nahlížet samostatně na její obrátkovost na každém skladě a tudíž převod mezi sklady bude považován pro sklad, ze kterého se to vydává jako výdej i jako prodej. Tzn., pokud budu brát v potaz jednotlivé sklady, pak převody mezi těmito sklady budou představovat jakoby pohyb. Tato situace je správná např. v situaci, pokud mám sklad materiálu a sklad celkových výrobků do hotového výrobku se materiál přenáší konstrukční převodkou sestavením. Tzn., ze skladu materiálu se vydává materiál a na sklad hotových výrobků se přijímá hotový výrobek a převod mezi těmito dvěma sklady znamená v podstatě pro ten materiál jeho výdej. V takového situaci bychom obrátkovost měli kalkulovat s ohledem na sklad, tzn., měla by i převodka být považována za prodej materiálu. V případě, že řeknu, že chci obrátkovost bez ohledu na sklad tak vnitro skupinové převody nebudou považovány za výdej a celá ta položka se bude kumulovat co se týče množství a stavu zásob přes všechny sklady, které analyzuji. Tzn., že v takovém případě skladové převody nejsou považovány za výdej, ale průměrný stav zásob je vlastně dán průměrných stavem na všech skaldech, na kterých se tato položka může vyskytovat. V kombinaci se čtvrtým parametrem konfigurace výpočtu obrátkovosti, to je parametr pro které sklady bude počítána obrátkovost je možné dosáhnout situace, že můžeme pomocí tohoto čtvrtého MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, 621 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: [email protected]

21.4.2007, revize: 97, Strana 44


parametru označit např. 4 materiálové sklady, kde chci analyzovat obrátkovost a říct pro všechny tyto 4 materiálové sklady chci vypočítat obrátkovost. Systém bude analyzovat pouze všechny příjmy a výdeje na těchto čtyřech skladech a současně mohu říct, že obrátkovost budu upravovat bez ohledu na sklad. Tím se jako by ze čtyř skladů, které jsem označil v poli výběr skaldů. Pro všechny tyto čtyři sklady se pracuje ze stavem zásob jako by to byl vklad jeden jediný a obrátkovost se vyhodnocuje vůči všem těchto 4 skladům. Úplně nejjednodušší situace nastává v tom, že požádám o výpočet obrátkovosti pro jeden konkrétní sklad, tzn., že mohu si vybrat jeden jediný sklad a potom rozhodnutí, zda obrátkovost se bere bez ohledu na sklad nebo s ohledem na sklad je v tento moment irelevantní. Protože ne vždy to dá stejné výsledky. Pokud zvolím standardní situaci, že řeknu, že všechny sklady a obrátkovost s ohledem na sklad, tak na každém skladu určitá položka bude mít svou vlastní obrátkovost. Každý převod bude znamenat v podstatě z toho skladu, ze kterého se to převádí výdej, tzn. prodej této položky.

Obr.č. 44. Konfigurace výpočtu obrátkovosti zásob

OBRÁTKOVOST ZÁSOB NA PŘEHLEDU Obrátkovost zásob na přehledu má možnost filtrovat obrátkovosti podle intervalu od – do. Tato filtrace se vlastně týká filtrace obrátkovosti každé položky, tzn. každé skaldové karty. V případě, že se nebere potaz na sklad, tak každé karty zboží resp. materiálu. Tím lze odfiltrovat obrátky např. nulové, tam kde vlastně nedochází v tom zpracování k zjištění jakéhokoliv prodeje. Současně ho lze třídit podle obrátkovosti, tzn. vzestupně i sestupně a lze třídit i podle průměrného stavu zásob. Přehledová sestav obrátkovosti zásob má 3 základní sloupce a to obrátka uvedená ve dnech, potom je tady finanční hodnota výdeje jednoho dne a finanční hodnota průměrného stavu zásob. Pod tlačítkem suma, pak pro zvolené položky je zobrazen celkový průměrný stav těchto položek, tzn. součet průměrných stavů dá průměrný stav zásob celého výběru dle přehledu. Současně je tu i hodnota výdeje jednoho dne a opět se jedná v podstatě o průměrnou hodnotu a třetí informace ze součtového okna, ta podstatná je kumulovaná obrátkovost ve dnech. Doplňkovou informací je stav zásob počáteční a stav zásob konečný, protože ta obrátkovost má datum ke dni, tím se myslí stav konečný a potom tam má počet dní, což představuje interval pro zjištění obrátkovosti a tento interval vlastně určuje ten počáteční den, počáteční stav (den počátečního stavu).


21.4.2007, revize: 97, Strana 45


Obr.č. 45. Obrátkovost zásob na přehledu

NEPOHYBLIVÉ ZÁSOBY Tato analýza vyhledá pro uživatele ze všech skladových karet ty karty, které jeví charakter nepohyblivých zásob. Charakter nepohyblivých zásob je trochu složitý pojem, který si lze představovat různě a v různých firmách může mít různé pojetí. Je třeba si uvědomit, že za nepohyblivé zásoby je možné považovat zásoby, které se neměnily více jak 20 dní, 100 dní atd. Pro každou firmu pro každý sortiment je tato hranice nepohyblivosti jiná. Navíc je možné, aby uživatel analyzoval vliv této hranice na objem nepohyblivých zásob. Časový interval nepohyblivosti, si tedy můžeme představit jako parametr. V přehledu nepohyblivých zásob je opravdu parametrem a v rámci konfigurace přehledu nepohyblivých zásob jej uživatel může změnit. Druhá podmínka zpracování nepohyblivých zásob je podmínka k jakému dni chci tyto informace zpracovat. Standardní pohled na toto je takový, že chci zjistit informaci k aktuálnímu dni. Je ovšem možné, pokud si chce uživatel udělat představu o tom, jak se vyvíjely zpětně v minulosti nepohyblivé zásoby, zpracovávat analýzu nepohyblivých zásob i k určitému dni. Tzn. k minulému roku, k předminulému roku, pokud obsahuje skladový management opravdu veškeré skladové pohyby za toto období. Přehled nepohyblivých zásob uživateli dodá informaci o položkách, které se jeví jako nepohyblivé a o celkové hodnotě nepohyblivých zásob k tomu dni, ke kterému si uživatel nechal přehled zpracovat.


21.4.2007, revize: 97, Strana 46


Obr.č. 46. Nepohyblivé zásoby + jejich nastavení

SLOŽITĚJŠÍM POJMEM JE I TO, KTEROU SKLADOVOU KARTU JE MOŽNÉ POVAŽOVAT ZA NEPOHYBLIVOU:

Nejjednodušší situace je taková, že v průběhu období, které chce uživatel analyzovat, bylo trvale na skladě určité množství a při tom nebylo toto zboží vydáváno. Druhá situace, kdy je položka považována za nepohyblivou, je situace, kdy na skladě zpočátku bylo určité množství, ale došlo k dalšímu nákupu zboží, aniž by se v daném období položka prodávala.. Třetí a nejsložitější situací je stav, kdy položka stále leží na skladě, ale při tom jsou realizovány drobné výdeje. Současný systém analýzy nepohyblivých zásob pracuje tak, že za nepohyblivé zásoby považuje ty položky, jejichž objem výdejů ve sledovaném období je menší než polovina konečného stavu zásob. Představme si situaci, kdy na skladě je 100 ks, dojde k výdeji 20 ks a konečný stav na skladě je 80 ks. Těchto 80 ks lze považovat za nepohyblivé zásoby, protože těchto 80 ks se ve sledovaném období např. 90-ti dnech nehnulo. Tudíž leží na skladě 90 dnů a jsou tedy nepohyblivé. Pokud tedy celková hodnota výdejů nepřesahuje ani polovinu konečného stavu zásob, považuje ji systém za nepohyblivou, ale objem výdejů vidíte v přehledu. Současně jsou v rámci analýzy ignorovány veškeré převody. Převody do jiného skladu nejsou v současné chvíli považovány za výdeje. Také je nutné si uvědomit, že analýza bude mít většinou smysl jen pro určité sklady. Především pro sklady, které tvoří centrum prodeje (prodejní sklady) má smyl takto analyzovat. Sklady náhradních dílů budou vykazovat jistě ve velké míře efekt nepohyblivých zásob.


21.4.2007, revize: 97, Strana 47


SERVIS, ZAŘÍZENÍ PŘÍJEM EXISTUJÍCÍHO VÝROBNÍHO ČÍSLA NA SKLAD Před naskladněním zboží na sklad (příjem do skladu nebo přes složení konstrukčního celku) systém umožní přidělit existující výrobní číslo (VČ), které je vyskladněno. Díky tomu se snižuje pracnost a čas naskladnění zboží/výrobků s přiděleným výrobním číslem. Výběr existujícího výrobního čísla provedete v řádku zboží/výrobku příjemky. Na levé straně máte informace o řádku příjemky a na pravé straně máte na výběr z existujících vyskladněných výrobních čísel. Volbu provedete zatrhnutím položky.

Obr.č. 47. Výběr z existujících výrobních čísel

Kontrolu přiděleného sériového čísla provedete na kartě příjemky kliknutím na tlačítko Výrobní čísla.

ŘAZENÍ VÝROBNÍCH ČÍSEL ZBOŽÍ PŘI VYSTAVOVÁNÍ VÝDEJKY Uživatelskou novinkou systému Soft-4-Sale je přidání nástrojové lišty nad kartu řádku u výdejky a prodejky. Poklepnutím na kartu řádku výdejky/prodejky otevřete formulář “Řádek karty výdejky/prodejky v přípravě“, kde při výběru výrobního čísla můžete využít tlačítek pro řazení v nástrojové liště, např. k vyskladnění zboží podle stáří data naskladnění. Díky této funkci vyskladníte zboží s výrobním číslem s nejstarším datem naskladnění.

Obr.č. 48. Výběrová kritéria nástrojové lišty nad kartou řádku výdejky

DOPLNĚNÍ VAZBY MEZI STORNOVANOU A NOVOU PRODEJKOU Do pultového prodeje byla doplněna vazba mezi stornovanou a novou prodejkou s ohledem na výrobní čísla. Nová (stornující) prodejka musí nabízet ke “vrácení“ výrobní čísla ze související (stornované) prodejky. MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, 621 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: [email protected]

21.4.2007, revize: 97, Strana 48


Díky tomu při vytvoření vratné prodejky (při stornu) se ze zdrojové prodejky převezmou výrobní čísla, pokud k ní byl korektně proveden výdej ze skladu.

KALIBRAČNÍ PROTOKOL U KARTY ZAŘÍZENÍ Do nástrojové lišty nad kartou zařízení bylo přidáno tlačítko , které umožňuje generovat kalibrační protokol. Co to je kalibrace? Kalibrace je soubor činností, kterými se za daných podmínek stanoví vztah mezi hodnotami veličiny naměřenými měřicím přístrojem a odpovídajícími hodnotami pro dané zařízení.

KONFIGURACE Nastavení funkce pro kalibraci zařízení je umístěno v modulu Logistika – Kniha zařízení a servis – Konfigurace. Zde jsou umístěny číselníky: Typy laboratorních podmínek Číselník kalibračních skupina a kalibračních podmínek

ČÍSELNÍK TYPŮ LABORATORNÍCH PODMÍNEK Obsahuje 2 pole Podmínky a Platnost. Platnost určuje, zda se má při generování nového kalibračního protokolu daná podmínka do protokolu přenést.

ČÍSELNÍK KALIBRAČNÍCH SKUPIN A KALIBRAČNÍCH PODMÍNEK V tomto číselníku si uživatel nadefinuje jednotlivé kalibrační skupiny a k nim příslušné sady měřených hodnot. Každá skupina obsahuje svou vlastní sadu.

POSTUP V nástrojové liště nad kartou zařízení vyberete tlačítko , které Vám nabídne generování záručního nebo kalibračního protokolu. Po vygenerování kalibračního protokolu se převezmou údaje z karty zařízení + v sekci “laboratorní podmínky při měření“ se zobrazí všechny podmínky z číselníku typů kalibračních podmínek, které mají označené pole platnost. Po zvolení kalibrační skupiny se do sekce “sada měřených hodnot“ doplní všechny hodnoty z číselníku č. 2, které připadají dané kalibrační skupině. Kartu kalibračního zařízení je možné vidět na kartě zařízení v záložce “Protokoly“.

TISKOVÁ SESTAVA Kalibrační protokol má jednu standardní tiskovou sestavu, kterou zobrazíte přes tlačítko náhled

na liště nástrojů nad otevřenou kartou kalibračního protokolu.


21.4.2007, revize: 97, Strana 49


Obr.č. 49. Kalibrační protokol

TECHNICKÉ DYNAMICKÉ PARAMETRY Nová tabulka a nová záložka na kartě zařízení, která je převzata z dynamických technických parametrů ceníkové karty v momentě provedení příjemky. Technické dynamické parametry jsou samostatně editovatelné nezávisle na kartě zboží. Plus přibyla nová tisková sestava karty zařízení, která obsahuje zmíněné parametry.

Obr.č. 50. Výběr tiskové sestavy karty zařízení

V případě, že dojde k změně čísla zboží, systém provede aktualizaci technických parametrů až na základě dotazu Ano/Ne.

SERVIS

Průhled servisních zásahů na kartě firmy doplněn o název servisního zásahu, typ závady a hlášený stav zařízení + design. úpravy

ZDROJ NA ŘÁDKU ČINNOSTI Na řádek servisního zásahu a detailní kartu úkonu servisního zásahu (Zakázky – Servisní zásahy – Karta servisního zásahu) byl přidán odkaz na zdroj servisní činnosti. Dvojklikem na toto pole otevřete detailní kartu zdroje.

ROZŠÍŘENÍ ČÍSELNÍKU TYPU ÚKONŮ O ČASOVÝ LIMIT

Do číselníku servisních úkonů byla doplněna další položka množstevní limit (typicky počet hod). filtrace na nadlimitní je dostupná na přehledu úkonů, křížové tabulce a pro tisk detailního přehledu křížová tabulka má nové sledované hodnoty celkem limit, celkem nadlimit


21.4.2007, revize: 97, Strana 50


LOGISTIKA DOPRAVA Novinkou v systému je řešení dopravního problému. Cílem je nabídnout uživateli možnost plánování a sledování rozvozu zboží k určeným odběratelům vlastními auty. S tím je spojena i potřeba generování souvisejících dokladů, včetně tiskových výstupů. Doprava je umístěna v menu Logistika – Doprava.

Obr.č. 51. Menu Doprava

KONFIGURACE Pro správnou funkčnost je potřeba připravit následující nastavení: Logistika/Doprava/Konfigurace/Číselník vozidel (SPZ, váha, objem, případně další hodnoty) Logistika/Doprava/Konfigurace/Číselník tras (číslo trasy, případně popis trasy s udáním kilometrů) – zde vyplněné trasy je poté možno využít na kartě kontaktu pro pole trasa (kontakt může mít přiřazeno více tras)

Obr.č. 52. Karta kontaktu – trasa

Logistika/Doprava/Konfigurace/Konfigurace dopravních listů (volba počtu kopií při tisku obchodních dokumentů; určení v jakém technickém parametru je uvedena váha a objem; navýšení prodejních dokladů o náklady za dopravu, které jsou určeny procentem z celkové ceny přijaté objednávky s DPH; nastavení omezení na firmy, které neplatí dopravu – příznak opět na kartě kontaktu, viz. obr.2; nastavení hlavní pokladny)

Pokud jsou nastaveny předchozí body, můžeme se posunout k informacím odkud a jakým způsobem naplnit dopravní list.

NAPLNĚNÍ DOPRAVNÍHO LISTU Naplnění dopravního listu probíhá nad řádky přijatých objednávek. Zde je několik nástrojů pro třídění, filtrování, označování položek, které mají spadnout do dopravního listu.

Obr.č. 53. Zboží v přijatých objednávkách


21.4.2007, revize: 97, Strana 51


Jsou případy, kdy je nejprve zjistit naplnění jednotlivých tras. Může se jednat o finanční vyjádření, objemové, respektive váhové. K tomu je připraveno výkonné tlačítko , které vygeneruje přehled tras a pod tím přehled jednotlivých objednávek k danému odběrateli, kde je možnost výběru, do které trasy se daná objednávka napočítá. Označení řádků v přehledu zboží přijatých objednávek provedete přes výkonné tlačítko

dle výběru.

Obr.č. 54. Označení položek v přijatých objednávkách pro generování listu dopravy

Výběr položek přijatých objednávek, které chcete přenést do dopravního listu, a následné přenesení provedete pomocí výkonného tlačítka . Systém Vám nabídne buď vytvoření nového dopravního listu, nebo máte možnost přiřadit vybrané položky do již existujícího dopravního listu, který si vyberete z roletové nabídky umístěné pod tlačítkem „Doplň“.

Obr.č. 55. Způsob generování listu dopravy

LIST DOPRAVY List dopravy se skládá ze záložek: položky odběratelé doklady Každá z těchto záložek umožňuje jiný pohled na přepravní list.


21.4.2007, revize: 97, Strana 52


LIST DOPRAVY - POLOŽKY

Obr.č. 56. List dopravy - Položky

Na listu dopravy vyplníme vozidlo, řidiče, pokladnu. Každé vozidlo má svoji maximální váhu a objem, po promáčknutí PLUS se tyto hodnoty přepočítají (v případě překročení těchto hodnot, jsou čísla zobrazena červenou barvu). V případě, že chceme doplnit další položky do rozpracovaného dopravního listu, použijeme toto tlačítko. Otevře se seznam řádků přijatých objednávek již s nastavením určitých kritérií, aby nedocházelo k doplňování duplicit. Potvrzení položek může probíhat dvojím způsobem hromadně pomocí tlačítka Proveď! pro všechny položky (případně námi zvoleného odběratele) nebo jednotlivě mohu procházet řádky a zaškrtávat vyhovující. Potvrzené položky je možné zablokovat, aby nedocházelo k nechtěnému výdeji. K tomu nám slouží tlačítko Blokace. Před generováním obchodních dokladů, může ještě být definován sloupec pro zaokrouhlení ceny, kde již je počítáno s Dopravou. Jako kontrolní nástroj může sloužit záložka Odběratelé, kde jsou viditelné podstatné informace.


21.4.2007, revize: 97, Strana 53


LIST DOPRAVY - ODBĚRATELÉ

Obr.č. 57. List dopravy – Odběratelé

Záložka „Odběratelé“ umožňuje provádět změny pouze nad vybraným odběratelem (ikony přesunutí řádku nahoru/dolů, přepočet řádku, fakturace řádku). Vygeneruje a případně vytiskne (záleží na konfiguraci) sadu obchodních dokumentů, které se váží k dopravnímu listu – faktura, dodací list, výdejka, pokladní doklad (doklady jsou v přípravné fázi a čeká se, zda jsou všechny položky předány dle plánu nebo došlo ke změně). Pokud dojde ke změně způsobu platby nebo nepřebrání zboží, tak je nutné tuto změnu zaznamenat ve sloupci Akcept. Provede uložení souvisejících dokladů a výdej zboží ze skladu. V rámci této operace dojde i k převodu finančních prostředků z pokladny řidiče na pokladnu hlavní (na dokladu této pokladní transakci, je i informace, které faktury byly placeny).


21.4.2007, revize: 97, Strana 54


LIST DOPRAVY - DOKLADY

Obr.č. 58. List dopravy – Doklady

Záložka „Doklady“ zobrazí přehled vytvořených dokladů pro každou firmu zvlášť. Ikony (tisk a akceptace) opět umožňují práci nad konkrétním řádkem.

TISKOVÉ VÝSTUPY Nad dopravním listem jsou k dispozici 2 tiskové sestavy: standard (firma a rozpis jednotlivých položek k rozvozu) list pro řidiče (přehledná souhrnná tisková sestava, kterou dostává řidič společně s ostatními doklady)

REKLAMACE Systém reklamací doznal několika podstatných změn a rozšíření. Novinkou je umístění generátoru reklamací nad dodacím listem, čímž se zjednodušuje a urychluje generování nových reklamací s návazností na zboží vydané ze skladu.

KARTA REKLAMACE Na kartě reklamace byly zavedeny nová pole: stav rozpracovanosti zadáno urgováno opraveno a byla rozšířena o: Konec záruky v řádku reklamace dopočítávat z faktury plus 24 měsíců (případně konfigurovatelně) Na závěr tiskové sestavy “Vyřízení reklamace“ byly doplněny údaje o převzetí (zákazník převzal + razítko a podpis) Do řádku reklamace byly přidány dvě finanční pole. Kolik jsou náklady na opravu pro dodavatele/odběratele s možností sčítat a vyhodnocovat jak dodavatele, tak odběratele nákladově.


21.4.2007, revize: 97, Strana 55


U vyřízené reklamace u odběratele byla doplněna možnost zadání telefonního čísla na pevnou linku + mobil z karty kontaktů a otevírací doba (opět z karty kontaktů, pole infolinka). U vystavené reklamace byly do tiskové sestavy doplněny podpisy “Předal“ a “Převzal“ dle standardu. Do přehledu reklamací bylo doplněn sloupec “MĚSTO ODB“ Na kartu reklamace byl doplněn statut oprávněná/neoprávněná reklamace jak k zákazníkovi, tak dodavateli. S tím souvisí doplnění stavů na související formuláře (kritéria pro tisk přehledů, křížové tabulky) Opraven výběr faktur k reklamaci danému zákazníkovi. Nyní se nabízí pouze faktury vystavené k danému odběrateli. Pole dodáno v řádku reklamace má vazbu na příznak dodáno v reklamaci Při výběru/zadání zakázky, které se daná reklamace týká, systém automaticky nabídne pouze vystavené faktury z dané zakázky. Stejná logika platí i u faktury přijaté z dané zakázky, tzn., faktury přijaté.

STAV ROZPRACOVANOSTI Zavedení nového pole STAV ID (stav rozpracovanosti) s návazností na číselník stavů rozpracovaností umístěný v menu Číselníky. Stav rozpracovanosti byl doplněn i jako výběrové kritérium + pole do přehledů a tisků.

ZADÁNO Datum zadání reklamace, respektive přijetí zboží na reklamaci. Datum přijetí reklamace ocení především firmy obchodující s fyzickými osobami (konečnými uživateli), kde je zákonem dána 30 denní lhůta na vyřízení reklamace.

TISKOVÉ VÝSTUPY REKLAMACE Tiskové formuláře reklamací byly rozšířeny o další dva: převzetí reklamace vyřízení reklamace

Obr.č. 59. Formuláře tiskových výstupů reklamace

Nastavení tiskové sestavy provedete v menu Reklamace – Konfigurace – Tisková sestava reklamace.

KŘÍŽOVÉ TABULKY Menu Reklamace bylo rozšířeno o 2 typy křížových tabulek: Křížové tabulky reklamací Křížové tabulky zboží v reklamacích


21.4.2007, revize: 97, Strana 56


GENERÁTOR PRODEJKY NAD DOKLADEM ZAPŮJČENÍ Nástrojová lišta nad doklad o zapůjčení byla rozšířena o generátor prodejky. Generátor je obdobou generování nad dokladem vrácení, ale doba zapůjčení se v tomto případě bude odvozovat od termínu vrácení, pokud nebude termín vrácení vyplněn, nelze generovat prodejku, protože cena zapůjčení je závislá na době.


21.4.2007, revize: 97, Strana 57


STRATEGICKÉ NÁSTROJE PROJEKT MANAGEMENT

Obr.č. 60. Ukázka karty projektu

tlačítko na nástrojové liště: umožní spojit libovolný dokument k projektu a přitom jde o vazbu násobnou tzn. jeden dokument může být připojen k více projektům. Při použití tlačítka systém otevře nástroj pro vyhledání projektu nebo jeho fáze. tlačítko na kartě dokumentů: jeho existence v pravém horním rohu avizuje fakt, že tento dokument je připojen min. k jednomu projektu a po použití tlačítka systém otevře příslušný projekt (pokud je jen jeden) nebo seznam projektů.

TISKOVÉ VÝSTUPY Nové tiskové výstupy jsou dostupné jako varianty tisku projektu nebo v hromadných sestavách.

KARTA PROJEKTU Záložky alarmy a objekty zobrazují přímé a nepřímé proaktivity resp. přímé a nepřímé připojené objekty.

TISKOVÉ SESTAVY ANALÝZA OBCHODNÍCH JEDNÁNÍ U ZÁKAZNÍKŮ Křížová tabulka spisové služby byla rozšířena o novou volbu ovlivnění zdroje (všechna jednání dle filtru nebo všechny firmy dle filtru). Zároveň byl přidán nový filtr na statut firmy. Díky této novince můžete získat např. přehled firem náležící určitému obchodníkovi,


21.4.2007, revize: 97, Strana 58


s počtem realizovaných jednání (včetně nulového počtu) a kontrolovat tím frekvenci jednání s významnými klienty.

Obr.č. 61. Konfigurace křížové tabulky spisové služby

ROZBOR POHLEDÁVEK A ZÁVAZKŮ V systému Soft-4-Sale je nový rozbor pohledávek a závazků: jednak s možností rozboru zpětně ke dni strukturální pohled rozdělí saldokonto k intervalům dnů po splatnosti, které si může uživatel sám nakonfigurovat. podle zadaných dob po splatnosti (např.: 30 – 60 – 90, nebo 30 – 90 – 365), uživatel může zadat až 5 intervalových hodnot Sestavy byly vytvořeny dvě (menu Zakázky – Statistika – Speciální sestavy): rozbor salda (součty na jedinou stranu, bez detailních informací) detailní saldo (součty jsou také, ale jsou zobrazeny i doklady, které do příslušné skupiny patří) Sestava reaguje pouze na parametry: odložené Ano/Ne/Vše daňové doklady Ano/Ne/Vše prefix čísla FV, FP firma (lze tedy připravit rozbor pohledávek a závazků jednoho partnera – nebo malé skupiny)


21.4.2007, revize: 97, Strana 59


Obr.č. 62. Rozbor pohledávek a závazků

PŘEDVAHA DPH V systému Soft-4-Sale je rozbor DPH pro zadané období. Sestavy byly vytvořeny dvě (menu Zakázky – Statistika – Speciální sestavy): přehled (detailní dokladový přehled FV, FP, Pokladna) rekapitulace (součty pro jednotlivé typy dokladů)

TISK ADMINISTRATIVNÍ NÁROČNOSTI ZAKÁZEK Tisk administrativní náročnosti zakázek představuje novou funkci pro zjišťování efektivnosti administrativních sil, které zpracovávají zakázky. Obecně vzato je složitost standardních zakázek hlavní měrou dána počtem zpracovaných dokladů. Proto vznikla nová tisková sestava Zakázky – Tisk přehledu zakázek – Dokladový přehled, která obsahuje čísla zakázek a počty jednotlivých dokladů dle zadání, které jsou s danou zakázkou svázány.

ROZBOR SERVISNÍCH ČINNOSTÍ VE FIRMĚ Kompletace údajů o činnostech pracovníků firmy z těchto zdrojů: požadavky jednání nabídky plánování času úkoly servisní úkony


21.4.2007, revize: 97, Strana 60


EKONOMIKA Následující text je věnován stručnému seznámení se s položkami menu modulu Ekonomika. Podrobný 100 str. popis a interaktivní Help všech funkcí ekonomiky je součástí adresáře “Dokumentace” umístěném na flash-disku. Ekonomický modul systému Soft-4-Sale je určen pro zpracování finančního účetnictví a evidenci majetku malých a středních firem. V účetnictví je používáno účtování prostřednictvím předkontací, ale program rovněž umožňuje ve výjimečných případech použít i přímé účtování na souvztažné účty bez použití předkontace. Čísla účtů jsou šestimístná. První tři čísla tvoří syntetické účty, druhá tři čísla tvoří analytický účet. Ze systému lze vytisknout standardní sestavy účetní závěrky v plném i zkráceném rozsahu. Prostřednictvím rozlišení nákladových a výnosových účtů na daňové a nedaňové program v účetnictví řeší oblast týkající se daně z příjmů. V daňové evidenci jsou daňové a nedaňové příjmy a výdeje rozlišeny pomocí typu předkontace. Produkt umožňuje sledování nákladů a výnosů v členění na střediska, činnosti a zakázky.

VAZBY UVNITŘ SYSTÉMU S4S (OBCHODNÍ A ÚČETNÍ DATABÁZE)

Obr.č. 63. Schéma dělení dat na účetní a neúčetní databázi

PŘÍSTUPY:

obchodní a operativní data: jsou jediná společná pro mnoho roků a přitom distribuovaná na více míst (satelitů) pomocí replikací, data mají velkou míru volnosti účetní data: jsou vedena jako samostatná databáze pro jednotlivá účetní období, data nejsou distribuovaná, data mohou být dostupná jen vybranému okruhu uživatelů, zaúčtovaná data mají nízkou míru volnosti některé obchodní záznamy se mohou stát účetními zápisy v účetní databázi. Tento proces je řízený a nazýváme jej převzetí


21.4.2007, revize: 97, Strana 61


VNITŘNÍ STRUKTURA ÚČETNICTVÍ

Obr.č. 64. Vnitřní struktura účetnictví

NEŽ ZAČNETE ÚČTOVAT Na začátku použití ekonomického modulu vyžaduje systém tři základní kroky: nastavit práva k modulu, vytvořit účetní databázi a následně provést konfiguraci a nastavení číselníků. Jakmile je dostupné menu, může uživatel vytvořit prázdnou účetní databázi (s předplněným minimálním obsahem účetní osnovy). přístupová práva vytvoření a připojení účetní databáze Konfigurace a číselníky Detailnímu popisu prvních dvou zmíněných kroků se věnuje podrobná dokumentace k modulu Ekonomika, takže si je dovolíme na úvod přeskočit. Určitě se ale zastavíme u Konfigurace a číselníků.

KONFIGURACE Menu konfigurace obsahuje 6 položek pro detailní nastavení práce s modulem účetnictví.

FIREMNÍ KONFIGURACE Firemní konfigurace je složena z 5 záložek umožňují její podrobné nastavení: záložka období popisuje účetní období, ve kterém je účtováno a to formou “od-do“ včetně titulku, který se potom bude objevovat v hlavičce Soft-4-Sale, aby uživatel věděl v jaké verzi Soft-4-Sale uživatel je a s jakým účetnictvím je právě připojen záložka firma popisuje držitele respektive subjekt, pro který je účtováno, tzn. Vaší firmu záložka finanční úřad obsahuje informace o finančním úřadu, které budou použity v tiskových sestavách záložka daňové přiznání obsahuje důležité informace pro sestavení daňového přiznání DPH, tzn. správné obchodní jméno fyzické a právnické osoby, případně jméno oprávněného zástupce nebo účetní


21.4.2007, revize: 97, Strana 62


poslední záložka účetní obsahuje účty pro jednotlivé odvody, které mají především informativní charakter.

ÚČETNÍ KONFIGURACE Druhou konfigurací v systému na této úrovni je konfigurace účetní, která obsahuje 6 konfiguračních záložek: záložka členění definuje, zda bude nebo nebude účtováno na střediska, na činnosti a na zakázky. Je možné ke všem těmto členěním vyjet hlavní knihy, definovat výchozí hodnoty, které se automaticky doplňují do nových účetních dokladů při ručním vstupu záložka cizí měny umožňuje předdefinovat, zda se bude používat denní kurz, nebo pevný kurz. Pokud se jedná o denní kurz, pak existuje kurzovní lístek s možností zápisu aktuálních denních kurzů. Existuje i přehled veškerých kurzů zadaných a existuje i číselník cizích měn, pro které jsou kurzy sledovány. V rámci předkontace jsou připraveny vazby na předkontace pro kurzový zisk/ztrátu. U pohledávek a závazků a při ročním zúčtování u pokladen a bank kurzový zisk/ztráta jak bude účtována. Tzn., že je zde možné definovat předkontační předpisy pro kurzové rozdíly záložka DPH definuje, zda jste měsíční nebo kvartální plátce, zda jste plátce a v případné nového plátce od kdy záložka účtování umožňuje nastavení, zda se za datum zaúčtování bude považovat datum zdanitelného plnění. V každém řádku hlavní knihy je uvedeno vedle data účetního datum uskutečnění data zdanitelného plnění, a pokud toho datum je vyplněno a pokud zvolíte tu variantu, že účetní případ dává přednost datu zdanitelného plnění, pak veškeré tiskové výstupy typu rozvaha, výsledovka jsou zpracovávány podle tohoto data. Volba dobropisy přijaté a vydané účtovat kladně znamená změnu účetní metodiky z hlediska zaúčtování obchodního dokladu typu dobropis. Standardně se účtuje se zápornými částkami, tzn., že je možné tolerovat účtování v kladných částkách. K tomu ovšem musí odpovídat i předkontační předpis. U této situace potom je nutné v rámci konfigurace převzetí faktur vystavených a faktur přijatých je nutné správně se odkázat na jiný účetní předpis pro dobropisy než pro faktury vystavené a musí být otočené strany MD a DAL. Účty zaokrouhlení pro výnosy a pro náklady souvisí s možností účtovat haléřové zaokrouhlování s účetních dokladů převzetí, týká se především faktur vystavených/přijatých, ale týká se i pokladních dokladů výdajových, pultového prodeje záložka odpisy obsahuje nastavení, zda se odpisy budou účtovat podle daňového předpisu nebo se budou účtovat podle účetního předpisu jako roční odpisy nebo podle účetního předpisu jako měsíční odpisy. Navíc je tato možnost definována na každé kartě investičního majetku, tzn., tady se jedná spíš o přednastavení pro nové majetkové karty záložka žurnál umožňuje nastavení žurnálu změn. Žurnál změn je připraven s možností standardního režimu, kdy zapisuje textové informace o změnách údajů v hlavní knize. Rozšířená varianta si pamatuje obsah záznamu v hlavní knize a ukládá ho jako starý záznam a je možné se k němu kompletně vrátit. Ta varianta s vypnutým žurnálováním v podstatě umožňuje nežurnálovat změny, ke kterým dochází v hlavní knize a je spíše myšlena pro oblast testování tohoto systému. V rámci žurnálu je definován i uživatel, který hraje roli správce účetnictví, protože při některých událostech systém používá nástroj proaktivních dokumentů, aby upozornil správce na některé závažné situace, ke kterým došlo při zpracování některých účetních dokumentů.

ÚČETNÍ OSNOVA Účetní osnova je vlastně základním nástrojem účetnictví. Je zdrojem základních informací jako je číslo účtu a název účtu. Je třeba zmínit, že pracujeme s šestimístným číslem účtu, systém nedovoluje ukládat zkrácená čísla účtu a vyžaduje šestimístný kód, tzn., pokud nechcete používat analytické členění, používejte tři nuly na konci. Účetní osnovu máte možnost jednoduše dostat do číselníku i pomocí clipboardu z excelovské tabulky. Je zapotřebí dodržet pojmenování sloupců tak jak je pojmenoval Soft4-Sale což zjistíte, když si vyexportujete jeden řádek účetní osnovy nebo si předčtete přílohu dokumentace, kterou je datová struktura účetní databáze. Nejčastější variantou bude, import účetní osnovy jen na úrovni účet a popis s tím, že pak bude nutné dodat všechny doplňkové informace, které účetní osnova v Soft-4-Sale vyžaduje. Mezi ně patří i druh účtu: A (aktivní) MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, 621 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: [email protected]

21.4.2007, revize: 97, Strana 63


P (pasivní) R (rozvahový) N (nákladový) V (výnosový) D (podrozvahový) Z (závěrkový) I (vnitropodnikový) a mínus je neznámý účet tj. nový účet, u kterého ještě nebylo rozhodnuto, o jaký účet se jedná

Detailní popis konfigurace účetní osnovy modulu Ekonomika je podrobně popsána v manuálu, který je součástí USB disku.

ČÍSELNÉ ŘADY Číselník číselných řad popisuje číselné řady použité v systému. Číselné řady jsou tříděny do několika základních skupin: fakturační bankovní podkladní interní skladové A v rámci každého druhu je možné upřesňovat konkrétní číselnou řadu. Použité zkratky jsou v textovém formátu. Už u číselné řady si můžete definovat standardní předkontaci, která se nabídne, pokud k vytvoření nového účetního dokladu použijete pouze číselné řady.

PŘEDKONTACE

Obr.č. 65. Ukázka předkontace v systému Soft-4-Sale

Předkontace je řádek hned pod účetní osnovou. Předkontace definuje způsob zaúčtování účetního dokladu a kromě názvu, který by měl sloužit jako mnemotechnická pomůcka pro účetního s možností použití délky až 16 znaků libovolného textu pro označení předkontace říká, pro který typ účetního dokladu bude tato předkontace používána. Rozlišujeme tedy předkontace pro faktury, bankovní výpisy, pokladnu, interní doklady a skladové doklady. Současně už taky předkontace říká, pro jakou číselnou řadu bude používána respektive, jaká číselná řada bude dokumentu přidělena. Pak je jednoduchý název a účet MD, DAL na hlavní úrovni. Pokud je to dokument, který může nést DPH, je nutné ještě definovat MD, DAL pro sníženou a základní sazbu DPH. Tzn., ty jednoduché předkontace budou mít pouze účet MD a název a vazbu na typ řady a číselnou řadu dokumentů. U ostatních účetních dokladů budou vyplněny všech 6 čísel účtů. Předkontace bude používána jednak při převzetí účetního dokladu do účetnictví a jednak při zadávání interních dokladů ručně do účetnictví. Současně předkontace může sloužit i v rámci převzetí údajů z modulu majetek. Minimální počet předkontací, které potřebujete, je jedna předkontace pro každý druh účetního dokladu tzn., pro fakturu vystavenou jednu předkontaci, pro fakturu přijatou druhou předkontaci atd. Protože potom v rámci upřesnění předkontací převzetí účetních dokladů je možné se už odkazovat na konkrétní účty nebo užívat předkontace. Nastavení předkontace je umístěno v menu Ekonomika – Konfigurace – Předkontace. Horní část formuláře předkontace zobrazuje nastavení vybraného řádku předkontace. Zde můžete provádět veškeré úpravy, které se okamžitě promítají do řádku předkontace.


21.4.2007, revize: 97, Strana 64


KURZOVNÍ LÍSTEK Kurzovní lístek navazuje na číselník měn a umožňuje zadávat dnešní kurzy, nahlížet na poslední kurzy a je možné prohlížet vývoj kurzu určité měny.

HLAVNÍ KNIHA Hlavní kniha umožňuje základní náhled na hlavní knihu s možností libovolné filtrace a možností otevření libovolného řádku hlavní knihy s možností opravit tento řádek pro účetního s tím, že změna se zapisuje do žurnálu změn hlavní knihy.

ROZHRANÍ HLAVNÍ KNIHY Rozhraní hlavní knihy má v podstatě totožnou strukturu se strukturou zápisu v hlavní knize. Hlavním rozdílem je určitá “měkkost“ hlavní knihy, do které můžete zahrnout zápisy, které ještě neodpovídají přesně normám, tzn., mohou tam být špatně zadány střediska, zakázky, mohou tam být dokonce i špatně zadány účty. Rozhraní hlavní knihy představuje místo, do kterého lze dostat doklady buď z oblasti účetních dokladů, že posíláme doklady na rozhraní hlavní knihy nebo importem dat z jiného systému, který má předpřipravený řádky zaúčtování a není úplně možné importovat tyto řádky přímo do hlavní knihy, ale je možné, aby vstoupili na rozhraní hlavní knihy. V rámci tohoto rozhraní je potom připravena funkce pro převzetí nebo odeslání záznamu do hlavní knihy a v rámci tohoto odeslání už dojde ke kompletnímu ověření všech souvislostí, které v těchto záznamech mají být dodrženy. A pokud u určitého dokumentu jeho řádek nevyhovuje, tzn., že je použito špatné číslo účtu, špatné středisko, není doplněna činnost, je špatně číslo zakázky, neznámý kód DPH nebo jiná nuance, tak do hlavní knihy se nedostane nejen tento jediný řádek, který nese chybu, ale nedostanou se tam všechny řádky daného dokladu. Tzn., na rozhraní hlavní knihy jsou řádky skupinovány podle čísla dokladu a přenos probíhá po jednotlivých dokladech. V případě, že chcete do hlavní knihy počáteční stavy účtů, což je samozřejmě možné, tak je přeneste jako jeden jediný doklad, pravděpodobně doklad typu I (interní) s číselnou řadou PS (počáteční stav) a tento doklad bude doklad číslo 1 a bude mít nula řádků o zaúčtování počátečního stavu. Dojde-li k jakékoliv chybě v rámci převzetí dat do hlavní knihy, např. k chybě v čísle účtu nebo k chybějícímu řádku účtové osnovy, nedostane se do systému věta kompletní. V takovém případě všechny řádky zůstanou na rozhraní hlavní knihy. Předání dat na hlavní knihu probíhá formou přesunutí. Řádky z rozhraní zmizí a nově se zobrazí v hlavní knize.

PŘEHLEDY Přehledy hlavní knihy jsou v podstatě jenom sdružující přehledy nad hlavní knihou, které ukazují pouze hlavní řádky vztažené k dokladům. Hlavní kniha obratově otáčí pohled, tak že MD, DAL není na účtech, ale MD, DAL je finanční vyjádření. Ten obratový pohled v podstatě zdvojnásobuje počet vět v hlavní knize.

TISK Tisk hlavní knihy umožňuje jak jednoduché přehledy účetního deníku v tuzemské nebo zahraniční měně, tak obratové pohledy na hlavní knihu.

KŘÍŽOVÉ TABULKY Křížové tabulky slouží pro doplňkovou analýzu obsahu hlavní knihy.

ÚČETNÍ DOKLADY Sekce účetních dokladů umožňuje vést účetní doklady, jako obraz dokladů obchodních, které se převzaly ze systému Soft-4-Sale, ale také jako obraz ručně zadaných účetních interních účetních dokladů, které v postatě nemají žádný obraz v systému Soft-4-Sale. Existuje velký přehled účetních dokladů, ve kterém je možné filtrovat podle druhu a číselné řady konkrétních účetních dokladů, dále je možné vyvolávat funkci pro zadání nového


21.4.2007, revize: 97, Strana 65


účetního dokladu a především je možné konfigurovat a realizovat hromadné převzetí dokladů ze Soft-4-Sale.

ÚČETNÍ DOKLAD Účetní doklad je dokument, který je buď převzat z účetního systému, nebo je ručně zadán uživatelem. Nese veškeré atributy nutné k zaúčtování a má několik záložek. První dvě záložky představují klasicky položkový pohled na řádky v jednotkových cenách x množství a to buď v tuzemských, nebo zahraničních cenách, ale u těchto řádků je možné vyplňovat předkontace a z těchto řádků vznikají věty k zaúčtování. Převzetí jakéhokoliv dokumentu z systému Soft-4-Sale je funkce, která je předem konfigurována a která zpracuje účetní doklad tak, aby byl připraven k zaúčtování včetně připravených řádků pro zaúčtování. Po převzetí následuje odeslání dokumentu buď na rozhraní hlavní knihy, nebo přímo do hlavní knihy.

PRINCIP PŘEVZETÍ DOKUMENTU V systému Soft-4-Sale je zřejmé, který doklad byl již do účetnictví odeslán. V každém dokladu Soft-4-Sale je číslo identifikace účetního systému, do kterého byl dokument odeslán. Je možné požádat o opakované odeslání, pokud v cílové účetní databázi takový dokument neexistuje, bude založen jako nový. Pokud v cílové účetní databázi takový dokument již existuje, dojde k jeho výmazu včetně následného odmazání řádků v hlavní knize, pokud byl zaúčtován a vytvoření nového účetního dokladu připraveného k zaúčtování do hlavní knihy. Doklady k převzetí se nabízí pouze ty, které odpovídají účetnímu období, které je konfigurováno jako základní konfigurace této účetní databáze.

Obr.č. 66. Princip toku informací v systému Soft-4-Sale

Detailnímu popisu převzetí konkrétních dokladů do ekonomiky se věnuje manuál k modulu Ekonomika.

SALDOKONTO Princip saldokonta zpracovaného v účetnictví Soft-4-Sale spočívá na pohledu přímo do hlavní knihy přes párovací znaky. Párovacím znakem může být standardně pouze variabilní MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, 621 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: [email protected]

21.4.2007, revize: 97, Strana 66


symbol (VS). Za párovací znak je možné použít i speciální párovací symbol, který je na řádku hlavní knihy nebo je možné požádat o inteligentní zpracování párovacího znaku, tak že párovací symbol má přednost před variabilním symbolem v případě, že je vyplněn. Tzn., pokud máte dvě faktury přijaté se stejným variabilním symbolem od různých dodavatelů, je možné jako párovací znak uvádět P1, P2 a tyto znaky mají přednost před standardním variabilním symbolem. Je možné si vyžádat zpracovat saldokonto i pouze podle identifikačního čísla (IČ), které je v hlavní knize také zapsáno jako pomocná informace pro párování vůči odběratelům nebo dodavatelům. Saldokonto nemá zvláštní agendu, i když má zvláštní pohled a ten je vygenerován na základě požadavku uživatele na základě zvolené konfigurace pro rychlejší a jednodušší práci se saldokontem jako statický pohled. Je možné jej kdykoliv generovat znovu. Základem práce se saldokontem systému je tzv. dynamický pohled na saldokonto. Tento dynamický pohled znamená, že se neustále na základě existujících informací v hlavní knize variabilního symbolu, párovacího symbolu, IČ zpracovává za dané konfigurace saldokonto neuhrazených rozdílů. Uživatel může konfigurovat minimální úroveň rozdílů, kterou považuje za vyrovnanou. Může to být jedna koruna, může to být deset haléřů, ale i nula. V účetní osnově je připraven příznak “zda je nebo není saldokontní“ a je samozřejmě možné při tomto postupu si zapnout libovolný účet jako saldokontní a vyjet si dynamický pohled nebo si nechat vygenerovat statický pohled na saldokonto daného účtu a následně tento účet vypnout jako saldokontní. Tzn., že je možné s tím v průběhu libovolně manipulovat, protože informace pro budování saldokonta jsou vždy uloženy v hlavní knize a nemění se.

PŘEHLEDOVÁ SESTAVA Přehledová sestava zobrazuje aktuální pohled na saldokonto, který je možné omezit kritérii výběru a způsobem třídění.

TISKOVÁ SESTAVA Tisk saldokonta umožňuje 3 typy výstupu: Saldo Kč Součet salda Saldokonto

VÝKAZY OBRATOVÁ PŘEDVAHA Obratová předvaha má v podstatě dvě podoby (tiskovou a přehledovou). tisková podoba má možnost filtrace a skupinování. Tzn. buď to je to obratová předvaha celofiremní netříděná a nebo je tříděná prostřednictvím zakázek, činností nebo středisek. Zakázka, činnost, středisko má svou vlastní sekci obratové předvahy, která může být syntetická nebo analytická obdobným způsobem funguje přehled na obrazovce, kde je možné o odfiltrování předvahy požádat, systém ji vygeneruje a je možné ji potom v přehledu probírat

ROZVAHA Rozvaha ve zkráceném a v plném rozsahu jsou dva základní účetní výstupy, pro které už jsou připraveny některé informace v účetní osnově. V účetní osnově existují přímo řádky, do kterých vy vypíšete do kterého řádku ve zkrácené, a do kterého řádku v plném rozsahu má být účet aktivní respektive pasivní započten. Současně u účtů rozvážných říkáte, do kterého aktivního nebo pasivního řádku rozvahy má být aktivní nebo pasivní zůstatek tohoto účtu připočten. Tato definice je ještě zdvojena podle toho, jde-li o rozvahu v plném nebo zkráceném rozsahu. Vlastní definice rozvahy je součástí tohoto řešení. V systému je MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, 621 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: [email protected]

21.4.2007, revize: 97, Strana 67


předchystána standardní definice rozvahy ve zkráceném a plném rozsahu. Uživatel ji může libovolně měnit, ale potom změny, které udělá v rámci této definice, ať už jde o rozšíření nebo zkrácení této rozvahy, se musí promítnout do účetní osnovy, a účty, které tam mají zapadnout, musí být z hlediska čísel a řádků rozvahy správně zařazeny. Tisk a příprava vlastního výstupu výkazu rozvahy probíhá tak, že v rámci přípravy se zpracují a zapíší výsledky do definiční tabulky tak, aby uživatel buď přímo vytisknul formulář rozvaha a nebo nad výsledky, které systém dodá, mohl upravit některé řádky číselně a nebo požádal opakovaně o součet, protože v rámci rozvahy jednoho řádku se sčítají řádky pod sebou. A poté vytiskl rozvahu takto upravenou. Výsledek rozvahy se nejen tiskne na papír, ale také se ukládá do definiční karty rozvahy a to v úplné přesnosti až na haléře, ale i se zaokrouhlením v tisících. Stejně tak mohu požádat o tisk rozvahy v přesném znění respektive v tisících. Definiční karty rozvah by měli být dvě, ale systém umožňuje neomezené množství, tzn., můžete v rámci tisku rozvahy požádat o libovolnou jinou definici, takže si můžete připravovat různé provozní definice rozvah, které ovšem navazují na jednu jedinou stálou účetní osnovu. Zatím není možné v účetní osnově říkat, že tento řádek, tento účet účetní osnovy padá do rozvahy v plném rozsahu řádku č. 10 a pro druhý typ rozvahy do řádku č. 11. Prostě padá do řádku č. 10, a takto je možné s tím i pracovat. Je samozřejmě možné si zachovávat obrazy účetní osnovy a pak pomocí importu nebo excelovské tabulky vrátit jednoduše původní nastavení číselných řádků vůči rozvaze. Definice rozvahy umožňují zadat i zahraniční popisy, např. anglický nebo německý, tak aby se sestava dala vytisknout v jiné jazykové mutaci. V situaci, kdy si připravujeme novou variantu rozvahy např. v plném znění, takže máme základní rozvahu ve zkráceném, základní rozvahu v plném znění a mám potom třetí definici rozvahy, která má nějaké konkrétní jméno a toto je vlastně připravovaná definice té nové varianty v plném znění, se kterou pracujeme. Tzn., že můžeme tuto definici vést jako třetí definici, dokonce můžeme v rámci tisku si požádat nejen o standardní rozvahy v plném a zkráceném znění, ale můžeme si požádat o tisk libovolné rozvahy definované jako plná nebo zkrácená. V rámci definic rozvah, pouze dané řádky by měli být označeny jako standardní definice a budou používány při tisku, kdy se uživatelovi nekomplikuje otázka, jakou konkrétní rozvahu chce z hlediska definic tisknout.

VÝSLEDOVKA Na velmi podobném principu jako rozvaha funguje výsledovka. Opět máme výsledovku ve zkráceném a plném rozsahu. Opět účetní osnovy jsou přímo řádky u výnosových a nákladových účtů, do kterého řádku výsledovky zkrácené, a do kterého řádku výsledovky v plném rozsahu bude započten tento výnos nebo náklad. A v rámci definice výsledovky nebo rozvahy jsou dané řádky různě sumovány. Definice součtu se odkazuje na číslo řádku, tzn. R1+R2 (sečíst řádek 1 a 2), R1-R3 (znamená odečíst tyto řádky od sebe). Toto je normální logická definice sčítacích řádků, které se objevují v rozvaze či výsledovce. Opět jsou k dispozici dvě základní varianty v plném a zkráceném rozsahu, u kterých si je možné dělat různé modifikované kopie a zkoušet je upravovat podle představ vašeho finančního ředitele.

ZJEDNODUŠENÁ ROZVAHA A VÝSLEDOVKA Zjednodušená rozvaha a výsledovka, které na úrovni syntetiky nebo na úrovni analytiky rozebírají klasické aktivní a pasivní účty (klasické výnosové a nákladové účty). V podstatě zjednodušená forma dává standardní jednoduchý pohled na výsledek hospodaření, na vývoj rozvahy.

DPH Podklady pro DPH respektive přímý tisk celého přiznání DPH vyžaduje práci se zápisy v účetním deníku a v hlavní knize na účtech 343 tak, že každý řádek v účetní knize, který se týká DPH a který většinou vzniká automatickým generováním při převzetí účetních dokladů, ale může vznikat i na základě libovolného interního dokladu, musí nést: MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, 621 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: [email protected]

21.4.2007, revize: 97, Strana 68


informaci o DPH datum zdanitelného plnění kód typu DPH období a základ pro výpočet DPH

Např. při prodeji zboží za 1 000 Kč v 19% sazbě se samozřejmě objeví 1 000 Kč ve výnosech, ale současně se objeví řádek, který říká, že 190 Kč je na účet v členění účetní osnovy pro účet 19% sazby. Základ daně tj. 1 000 Kč je zopakován přímo na řádku, protože tyto základy pak budou kalkulovány jako součet základů. Je tam kód DPH, který navazuje na příslušné úspěšné plnění a je tam období automaticky zadané, které odpovídá datu zdanitelného plnění. Pokud dojde ke zjištění, že datum zdanitelného plnění se odkazuje na minulé období, které už bylo jedním daňovým přiznáním vykryto, pak se automaticky doplní jako nejbližší možné období a systém tuto skutečnost při převzetí nebo zápisu dokumentu do hlavní knihy uživateli oznámí, resp. zapíše do žurnálu událostí. Tzn., pokud jsme odevzdali daňové přiznání za květen a pořizujeme doklad, který se odkazuje zdanitelným plněním např. přijatou fakturu na květen, systém oznámí, že sice tam nechává květen, ale jako období k daňovému přiznání mu zapisuje červen.

DEFINICE VAZEB Definice vazeb až do daňového přiznání DPH je dvoustupňová. Kód DPH ještě neříká přesně, do kterého řádku daňového přiznání DPH má být tato částka zapsána. Informace se kombinují následovně. V účetní osnově pro účty 343 musí uživatel rozebrat tyto analytické účty tak, aby u každého z nich označil, zda se jedná o základní nebo sníženou sazbu daně. To je první informace, která se musí zavést do účetní osnovy. Současně existuje číselník typů DPH, který není závislí, zda se jedná o 5 nebo 19% daň, ale jde o logický pohled, zda dochází k uskutečnění zdanitelného plnění tuzemské nebo se jedná o dovoz zboží nebo se jedná o dovoz dopravy a na úrovni toho číselníku se neřeší, zda je to snížená nebo základní sazba daně. Tento číselník kód DPH je uživatelsky definovaný, ale v rámci prázdné účetní databáze je ukázkových způsobem přeplněn. Tento číselník se ve svém řádku odkazuje na normovaný kód DPH, což je jako by třetí úroveň číselníku a tento normovaný záznam se už odkazuje na konkrétní řádek v přiznání DPH a to jednak pro sazbu sníženou a jednak pro sazbu základní. V číselníku kódu DPH je umožněno také označit ty kódy, které představuje reversecharge tzn. u kterých je vazba ne na jeden typizovaný normovaný kód DPH, ale na dva. V tu chvíli se jedná o kód DPH při reversechargu. To znamená, že pokud dochází k použití tohoto kódu DPH při zápisu do hlavní knihy, systém nabídne k zaúčtování jeden řádek plus jeden řádek mínus o DPH.


21.4.2007, revize: 97, Strana 69


Obr.č. 67. Ukázka definice vazeb DPH v systému Soft-4-Sale

UZÁVĚRKA KURZOVÝCH ROZDÍLŮ Uzávěrka kurzovních rozdílů, dle zadané účetní konfigurace provede výpočet kurzovních rozdílů a vygeneruje interní doklady, které vyrovnají kurzové rozdíly na účtech: bankovních účtů v zahraniční měně na pokladnách v zahraniční měně na nevyrovnaných položkách saldokontních účtů vedených v zahraniční měně Uzávěrka kurzovních rozdílů samozřejmě vyžaduje v kurzovním lístku kurzy k poslednímu datu v rámci otevřeného účetního období, tzn., pokud máme otevřené účetní období do 30. 6. 2007, pak vyžaduje takto uzávěrka, aby k tomuto datu byl kurzovní lístek naplněn kurzy měn, které se objevují ve vašich zápisech v hlavní knize.

ÚČETNÍ UZÁVĚRKA Účetní uzávěrka provede uzavření zápisu v hlavní knize, vygeneruje doklad, který nazýváme doklad konečných stavů, a současně nabídne dva následné kroky: buďto otevře zcela nový soubor účetního období, tzn. nový soubor účetnictví, do kterého převezme veškeré číselníky, které jsou pro dané účetní období podstatné (střediska, účetní osnovy, konfigurace, …) a naplní zde jeden jediný interní doklad a to počáteční stavy, který odpovídá konečnému stavu účetnictví v běžném období a druhý interní doklad počátečního stavu přináší kompletní rozbor saldokontních účtů podle variabilních symbolů, tam kde zůstatky saldo konta byly nenulové. I na tuto operaci má vliv konfigurace saldokonta, kde se určuje jak nízká/vysoká částka se považuje za nevyrovnané saldokonto. Ty, u kterých je rozdíl nenulový, ale menší než nízká/vysoká částka se zůstatek neřeší. Rozbor se týká pouze těch, kde zůstatek je větší jak minimální hodnota a k těmto saldokontním informací se převezme i číselník firem (klientů, zákazníků, dodavatelů, …). Účetní uzávěrka je operace opakovatelná tzn., je možné nasměřovat účetní uzávěrku na již existující soubor účetního období, resp. již existující data roku 2007 a do těchto dat opakovaně dohrávat jednak počáteční stav, dále saldokontní rozbor, protože samozřejmě dochází k postupnému vyrovnávání saldokonta, takže se na počátku toho dalšího období vylepšuje nebo zmenšuje ten druhý doklad počátečních stavů, který nese saldokontní účty nevyrovnané a současně dochází i k doplňování číselníku resp. k aktualizaci číselníků podle aktuálního stavu. Znamená to, že pokud je ještě na závěr účetního období doplněno zcela nové středisko nebo nové číslo účtu, objeví se znovu tyto hodnoty v novém roce při opakované uzávěrce. Není nutné dané číselníky doplňovat v obou MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, 621 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: [email protected]

21.4.2007, revize: 97, Strana 70


rocích. Pokud ovšem dochází ke zrušení střediska případně čísla účtu v rámci starého účetního období a vy spustíte opakovaně účetní uzávěrku, v tom druhém období nedojde k zrušení, protože systém nedokáže rozlišit, zda účet (středisko), který je v novém období pro něho neznámí, zda tento účet byl zrušen úmyslně nebo tam vznikl právě proto, že si v novém roce připravili nová střediska. Chybějící údaje v číselníku budou doplněny, přečnívající údaje v číselnících zůstávají v novém roce. Systém umožňuje paralelně zpracovávat dva účetní soubory. Jednak pracovat s účetnictvím z roku 2006 a jednak pracovat s účetnictvím z roku 2007. Je samozřejmě možné i realizovat převzetí do různých těchto účetních systémů. Systém si hlídá datumově, zda-li odpovídá účetnictví, do kterého padá, takže by se nemělo stát, že byste si převzali fakturu vystavenou z roku 2007 do účetnictví z roku 2006, to systém nedovolí.

DATOVÁ UZÁVĚRKA Datová uzávěrka provede zápis o uzavření daného účetního souboru. Asistence z hlediska hlavní knihy zásadně bude bránit jakýmkoliv změnám a odmítne uložit jakýkoliv nový zápis do hlavní knihy. Tato operace je také vratná, ale znamená to, že vybranou datovou účetní uzávěrku někdo s nejvyššími právy a se znalostí nejvyšších hesel ze systému odstraní. O obou těchto zápisech existují zápisy v žurnálu změn událostí, které jsou pro normálního běžného uživatele nesmazatelné.

ŽURNÁLY Žurnály v systému Soft-4-Sale představují přehledy, kde jsou zaznamenány veškeré změny v zaúčtování ekonomických dokladů, ať už se jedná o změnu záznamu ve hlavní knize (Žurnál změn v hlavní knize) nebo o záznam chybové hlášky (Žurnál chybových zpráv), ke které došlo při nekorektním přenesení ekonomického dokladu do hlavní knihy.

ŽURNÁL ZMĚN V HLAVNÍ KNIZE Žurnál změn v hlavní knize je přehledová sestava evidující všechny změny v databázi hlavní knihy, ke kterým došlo za dané účetní období. Jedná se o bezpečnostní opatření, které má za úkol kontrolu změny již zaúčtovaných dokladů (ze zákona).

ŽURNÁL CHYBOVÝCH ZPRÁV Žurnál chybových zpráv představuje přehled všech evidovaných chybových hlášení, které zaznamenávají důvod, proč nebyl dokladů správně převzat. Pro uživatele se pak stává jednoduché zjistit důvod neúspěšného převzetí dokladu a sjednat okamžitou nápravu.

MAJETEK Modul majetek obsahuje řešení pro 2 agendy: Investiční majetek

plán daňových a účetních odpisů historie technického zhodnocení historické zápisy hlavní knihy (i z minulých účetních období) funkce pro import karet investičního majetku konfigurace vlastních účetních předpisů zatřídění inventáře majetku na místo a třídu

Drobný majetek

evidence drobného majetku zatřídění inventáře drobného majetku na místo a druh

PŘEHLEDOVÉ A TISKOVÉ SESTAVY Investiční i drobný majetek má svou vlastní přehledovou a tiskovou sestavu, nad kterou můžete využít množství výběrových kritérií a způsoby třídění k upřesnění cílové sestavy.

POŘÍZENÍ INVESTIČNÍHO A DROBNÉHO MAJETKU MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, 621 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: [email protected]

21.4.2007, revize: 97, Strana 71


Pořízení investičního a drobného majetku je spojeno se založením nové karty majetku. Založení nové karty investičního majetku můžete udělat dvěma způsoby: pomocí funkce “Pořízení investičního majetku“ nebo importem existujících karet investičního majetku Se založením nové karty majetku souvisí zahájení odpisování dle zvolené odpisové skupiny.

KONFIGURACE Menu Konfigurace obsahuje číselníky tříd drobného a investičního majetku, které můžete nastavit podle vašich požadavků. A daňové a účetní opisové skupiny, které jsou přednastaveny od výrobce s možností další konfigurace.


21.4.2007, revize: 97, Strana 72


SOFT-4-WEB Soft-4-Web představuje moderní nástroj pro online komunikaci mezi Vámi a Vaším zákazníkem. Soft-4-Web se skládá ze tří aplikací: Portálu, Help-Desku a E-shopu. Každé ze zmíněných řešení zajišťuje obsluhu jiné oblasti firemních procesů.

STRUKTURA ŘEŠENÍ Soft-4-Web se skládá jednoduše ze 3 částí:

1.

Soft-4-Sale – starý známý systém, má funkce kde nakonfigurujete, jaká data budou odcházet na internet a jaká budou přicházet ...

2. Guardien (vrátný) – program, který umí poslat data z databáze Soft-4-Sale do internetové databáze vaší aplikace a umí také přenosy opačné, objem dat je optimalizovaný, tedy malý (jen změny) a pro přenos lze používat zabezpečené chráněné kanály. Guardien již umí také přijímat připojené soubory od uživatele help-desku (fotku obrazovky) a také umí poslat obrázek zboží na internet pro e-shop. Guardien se postará o přenos nové objednávky do Soft-4-Sale a vytvoří tam i případně proaktivitu uživateli, jenž má na např. objednávku reagovat.

3.

Soft-4-Web PHP aplikace – to je ta aplikace kterou na internetu uvidí externí uživatel. Tato aplikace pracuje s daty, jenž dostane díky Guardienu ze Soft-4-Sale, a k této aplikaci přistupují uživatelé na internetu. Co tato aplikace dnes umí ? e-shop katalog zboží help-desk portál

E-SHOP E-shop představuje aplikaci pro online obchodování mezi Vámi a Vašimi klienty. Prostřednictvím e-shopu můžete zobrazit Vaše produkty na internetu a umožnit zákazníkům odesílat online poptávky po Vašich produktech/službách. Systém Soft-4-Sale v závislosti na konfiguraci tyto poptávky přijímá a připravuje k okamžitému zpracování.

PŘIHLÁŠENÍ Přihlášení do aplikace e-shop probíhá na základě registrace uživatele a následného přidělení uživatelského jména a hesla. Registrace uživatele může být na firmu i osobu. Soft4-Sale tuto informaci zpracuje a přenese do systému. FUNKČNOST

připojení obrázků v návaznosti na databázi v Soft-4-Sale zobrazení podrobných informací o produktu produkty můžete třídit do charakteristických skupin za pomocí marketingových výběrů zboží možnosti speciálních zvýhodněných nabídek „Top“, „Akce“, atd. opět pomocí marketingových výběrů zboží vyhledávání produktů podle zvoleného výrazu


21.4.2007, revize: 97, Strana 73


Obr. č. 68: Ukázka e-shopu na portálu Soft-4-Web

Obr. č. 69: Registrace nového uživatele e-shopu


21.4.2007, revize: 97, Strana 74


Obr. č. 70: Ukázka přehledu zboží v objednávce na e-shopu

HELP-DESK Servisní část nástroje Soft-4-Web řeší aplikace Help-Desk, díky které získáte Vy i Vaši zákazníci dokonalý přehled týkající se servisních požadavků. Požadavky na servis, úpravy i kalkulace budou sloučeny do jednoho prostředí. Objevené chyby, či požadavky, může zákazník prostřednictvím webového rozhraní hlásit a určit typ závažnosti. Bude vidět průběh řešení, přidělené lidské zdroje, termíny zahájení i ukončení prací. Vy pak můžete sledovat vytížení servisního oddělení, navrhovat zákazníkům ceny placených služeb (např. víceprací), žádat zákazníka o schválení a lépe organizovat práci. Vazba na modul Help-Desk je první aktivní částí Soft-4-Web. Aktivní znamená že uživatelé jenž se přihlásí na portál Soft-4-Web mohou své požadavky zadávat přímo na internetu. Vznik požadavků Help-Desku je tedy možný jak v lokálním systému Soft-4-Sale, tak v internetovém Soft-4-Web a obě části spolu data synchronizují.

PORTÁL Portál systému Soft-4-Sale představuje řešení pro obchodní a servisní oblast firemních procesů. Obchodní část představuje online evidenci přehledu dokladů zakázek vzniklých při obchodování s obchodními partnery, klienty, dealery, koncovými zákazníky. Každý z nich má možnost přístupu k online databázi přehledů dokladů realizovaných nebo rozpracovaných zakázek, prohlédnout a zkontrolovat obsah zakázky případně v jakém stavu se zakázka nachází.

APLIKACE NA INTERNETU PŘIHLÁŠENÍ Přihlášení do aplikace Soft-4-Web probíhá na základě přidělení loginu a hesla.


21.4.2007, revize: 97, Strana 75


Obr. č. 71: Přihlášení do aplikace Soft-4-Web

Po úspěšném přihlášení do portálu Soft-4-Web se Vám zobrazí informace o uživateli.

UŽIVATELSKÉ PROSTŘEDÍ Nejdůležitější komponentou uživatelského prostředí je Dokument Windows. Právě zde budou vznikat vaše požadavky a také zároveň uvidíte přehledy evidovaných požadavků.

Obr. č. 72: Dokument Windows

Součástí okna je jeho spodní část – stavový řádek. Obr. č. 73: Stavový řádek

Stavový řádek obsahuje informace o počtu záznamů v zobrazeném přehledu a prvky pro rychlé procházení mezi stránkami přehledu.

NÁSTROJOVÁ LIŠTA DOCUMENT WINDOW S pomocí funkcí nástrojové lišty okna Dokument Windows lze zadávat a měnit obsah informací zobrazených v Dokument Windows. Obr. č. 74: Nástrojová lišta

V manuálu se zaměříme na ovládání položek menu souvisejících s používáním Help Desku: Help Desk Hledání FullText Informace Odhlášení.

HELP DESK Menu Help Desku je tvořeno 4 položkami: Nový požadavek (pro založení nového požadavku) MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, 621 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: [email protected]

21.4.2007, revize: 97, Strana 76


Dle kategorie (zobrazí přehled požadavků, dle kategorie výběru) Dle modulů (zobrazí přehled požadavků pro zvolený modul) Dle stavu řešení (zobrazí přehled požadavků, dle stavu řešení)

Výběr položky provedete kliknutím myši.

NOVÝ POŽADAVEK Založení nového požadavku předchází výběr kategorie zařazení požadavku. Servisní (neplacená úprava v rámci jednoho z programů údržby) Obchodní (placená konfigurace Soft-4-Sale dle přání zákazníka = custom) Nápad (nápad na vylepšení Soft-4-Sale) Znalostní (otázka/odpověd) Výběr provedete kliknutím myši.

Obr. č. 75: Karta požadavku

Otevře se Vám prázdná karta požadavku (viz. obr. č. 5), kde vyplníte bíle podbarvená pole karty (typ požadavku, závažnost, požadovaný termín, verze s4s, kód zadavatele, modul, naléhavost) a kliknete na tlačítko Ulož ve spodní části obrazovky. Takto založený požadavek bude evidován v přehledu a na internetu jako ZAPSÁN a je v pozici čekající na reakci. Každá změna pozice životního cyklu požadavku (zapsán, přijat, fin. oceněn, atd.) se okamžitě promítá na internetu a zároveň s tím je generován a odeslán automatický email na adresu zákazníka/řešitele. Díky tomu uživatel získává neustálý přehled o stavu řešení požadavků. Při implementaci projektu Help-Desk u zákazníků došlo k rozšíření funkcionality Help-Desku: Na internetu v PHP i v systému Soft-4-Sale je k help-deskovému požadavku umožněn dialog formou otázka/odpověď. Nová záložka na kartě požadavku.

Obr. č. 76: Komunikace k požadavku na portálu Help-Desk


21.4.2007, revize: 97, Strana 77


Obr.č. 77. Složka komunikace karty help-desk požadavku v systému Soft-4-Sale

Na internetu fungují automatické notifikace formou automaticky odeslaného e-mailu (avizují se nové konfigurované situace, tj. změny v rámci požadavku) Automatická (konfigurovatelná) tvorba a přenos proaktivit do Soft-4-Sale při změnách požadavku nebo při zadání dotazu k požadavku na internetové aplikaci.

PŘEHLEDY V Help-Desku je na výběr hned několik typů přehledů evidovaných požadavků dle: Kategorie Modulu Stavu řešení Stavy řešení (životní cykly) položek na přehledech jsou barevně odlišeny. Nad každým z přehledů jsou umístěny kritéria výběru a způsobu omezení.

OVLÁDÁNÍ Ovládaní Help-desku je za pomoci myši. Údaje můžete zadávát ručně nebo výběrem z roletové nabídky.

OBCHODNÍ V obchodních menu jsou umístěny informace o obchodních dokladech evidovaných v systému Soft-4-Sale: dodacích listy faktury objednávky Obchodní doklady je možné třídit podle výběrových kritérií umístěných nad přehledem dokladů.


21.4.2007, revize: 97, Strana 78


SERVISNÍ Servisní menu obsahuje informace o opravách, servisních zásazích, požadavcích evidovaných v systému Soft-4-Sale: opravy servis požadavky Stejně jako u předchozích přehledů i zde je možné třídit podle výběrových kritérií umístěných nad přehledem dokladů.

HLEDÁNÍ FULLTEXT Pro snadné dohledání hledaných záznamů byla do nástrojové lišty přidána funkce “Hledání FullText“. Fulltext vyhledávání na portálu projde vybrané položky portálu Soft-4-Web a zobrazí všechny záznamy, kde se hledaný výraz objevuje. Na výběr máte s těchto položek: Help Desk Dodací listy Faktury Objednávky Opravy Servis Požadavky Volbu provedete zatrhnutím vybrané položky.

INFORMACE Funkce Informace v nástrojové liště zobrazí stručné informace o přihlášeném uživateli. Informace jsou čerpány z databáze kontaktů systému Soft-4-Sale.

ODHLÁŠENÍ Odhlásí uživatele z portálu Soft-4-Web.


21.4.2007, revize: 97, Strana 79


TECHNICKÁ SEKCE SERVICE PACK Jedním z našim prvořadých cílů je, aby správa systému Soft-4-Sale byla pro Vás co možná nejjednodušší. Na straně druhé je naší snahou zajistit Vám okamžitý přístup k nejnovějším funkcím a úpravám systému Soft-4-Sale, ale i nevyhnutelným opravám chybových hlášení souvisejících s vývojem tohoto výkonného nástroje pro řízení Vaši firmy. Proto jsme se začátkem roku rozhodli pro zavedení novinky v podobě Service Packu.

CO PŘEDSTAVUJE SERVICE PACK? Service Pack je balík úprav a drobných novinek vedoucích k zlepšení stability a uživatelské podpory systému Soft-4-Sale. Úpravy jsou umístěny v jednom instalačním souboru určeném pro danou konkrétní verzi systému. Service Pack nemá na rozdíl od původních plánů narůstající charakter, tzn., že před instalací aktuální verze Service Packu, určené pro Vaši verzi systému Soft-4-Sale, musíte postupně stáhnout a nainstalovat všechny verze předchozí, které jsou určeny právě pro Vaši verzi Soft-4-Sale.

JAK ZJISTÍM, ŽE JE DOSTUPNÝ NOVÝ SERVICE PACK? Vydání každé nové verze Service Packu je stejně jako v případě uveřejnění nové verze systému Soft-4-Sale avizováno formou e-mailu a systému RSS zpráv. Přehled všech dostupných verzí je umístěn na stránkách www.mtj.cz v sekci Ke stažení – Service Pack.

ČR VS. SR Service Pack vychází vždy ve dvou podobách. Jedna je určena pro české a druhá pro slovenské uživatele systému Soft-4-Sale.

INSTALACE SERVICE PACKU Instalace Service Packu může být provedena během provozu, avšak na základě zkušeností doporučujeme instalaci provádět přímo na centrále a ne ze satelitu.

REIMPORT DATABÁZE DAT Pro případy, že dojde k částečnému poškození dat Soft-4-Sale, např. nejde načíst karta nabídky, je v systému umístěna nová funkce nazvaná Reimport dat ze staré verze. Funkce je umístěna v modulu Systém – Upgrade – Reimport dat ze staré verze.

Obr.č. 78. Výběr spuštění reimportuj databáze

do zdrojových TDB databází (zálohuje stávající data s4s-dat1.mdb, s4s-dat2.mdb a použije přednastavený s4s-dat1.tdb a s4s-dat2.tdb, které jsou součástí instalační sady, distribuce MTJ Service) do aktuálních databází (vymaže a přepíše stávající datové soubory)

Tato volba je pouze v uživatelském režimu!

INFORMACE O SOFT-4-SALE Do karty “Informace o Soft-4-Sale“ byly přidány další relevantní údaje: MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, 621 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: [email protected]

21.4.2007, revize: 97, Strana 80


jazyková mutace číslo klienta číslo konfigurace

dále do pravé spodní části bylo umístěno “křížkovalo“ s funkcí automaticky uzavřít po 10ti , které okno uzavře ihned. sekundách a tlačítko Výchozí volba “křížkovadla“ je stanovena na volbu zaškrtnuto, aby byla zachována původní funkčnost. Navíc toto okno může být otevřeno při startu Soft-4-Sale a v tomto okamžiku se okno vždy musí uzavřít po 10ti sekundách.

UZAMKNUTÍ SOFT-4-SALE Soft-4-Sale umožňuje rychlé a jednoduché uzamknutí systému proti neoprávněnému použití jiným uživatelem. Nová funkce je umístěna v menu Systém – Správa systému (záložka Ostatní), kde můžete nastavit dobu nečinnosti, po které se systém Soft-4-Sale sám uzamkne. Jeho odemknutí je podmíněno opětovným vložením hesla.

Obr.č. 79. Nastavení uzamknutí systému Soft-4-Sale

SQL DOTAZY (VÝKONNÉ A INFORMAČNÍ) Do systému byla doplněna možnost spustit uživatelsky SQL dotaz. Funkce je implementována jako nový příkaz z menu „Systém – Servisní funkce – SQL Dotaz“ a zároveň je dostupná i nad oknem „Datové tabulky“ pod tlačítkem SQL. Smyslem obecného řešení je umožnit v MTJ připravit a pak poslat aktualizační SQL dotaz a ten si pak uživatel spustí přímo ve svých ostrých datech. Navíc je dotaz spuštěn nad aktivním systémem a může tedy využívat libovolné funkce přímo ze systému (datový patch takový komfort nemá)

SPUŠTĚNÍ SQL DOTAZU

vyžadována znalost systémového hesla akce poběží s potvrzovacími dotazy typu chceš opravit 300 záznamů ? akce poběží s informačními závěrečnými zprávami "Bylo aktualizováno 300 vět"


21.4.2007, revize: 97, Strana 81

ŠKOLENÍ JARO 2007 SKALSKÝ DVŮR

Recommend Documents