NYUGAT-MAGYARORSZÁGI EGYETEM NYUGAT-MAGYARORSZÁGI EGYETEM
KOCKÁZAT FELMÉRÉSI ÉS KEZELÉSI SZABÁLYZAT
KOCKÁZATFELMÉRÉSI ÉS -KEZELÉSI SZABÁLYZAT
SOPRON 2013 Jogszabályi háttér, fogalom és célmeghatározás
A szabályzat célja, hogy a Nyugat-Magyarországi Egyetem ( a továbbiakban: Egyetem ) SOPRON tevékenységének követhetőségének, átláthatóságának biztosítására, megfelelő kockázat2013 felmérési és - kezelési rendszer kialakítását a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/3011. ( XII. 31.) Kormányrendelet ( a továbbiakban: Ber. ) 6.§ (3) bekezdése alapján meghatározza.
Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. Törvény 69. § (2) bekezdése alapján a belső kontrollrendszer létrehozásért, működtetéséért és fejlesztéséért a költségvetési szerv vezetője felelős, s ennek alapján az Egyetem tekintetében a Rektornak a kockázatkezelés rendjének kialakítása során meg kell határozni azon intézkedéseket és megtételük módját, melyek csökkentik, illetve megszüntetik a kockázatokat. A kockázatelemzés során fel kell mérni, és meg kell állapítani az Egyetem tevékenységében, gazdálkodásában rejlő kockázatokat. A kockázatkezelés rendjének kialakítása során meg kell határozni azon intézkedéseket és megtételük módját, amelyek csökkentik, illetve megszüntetik a kockázatokat. A kockázatkezelés, mint módszer a vezetés gyakorlati eszköze, a tervezés és döntéshozatal, a végrehajtás alapvető része. A vezetőknek külön figyelmet kell fordítani arra, hogy a kockázatkezelést minden folyamatba beépítsék, és a szervezet minden tagja megértse a kockázatkezelés értékét. A kockázatkezelés elsősorban az Egyetem és szervezeti egységei feladatellátását támogató belső folyamat, és nem a szervezeteken kívüli hatóságok igényeit szolgálja. A kockázatkezelési rendszer az Egyetem kockázatkezelési eljárásnak, a kockázat azonosításának, mérésének és kezelésének meghatározására szolgál. A kockázat-felmérési és - kezelési rendszernek szoros összhangban kell működnie a folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés (továbbiakban: FEUVE) rendszerre vonatkozó rendelkezéssel, valamint az ellenőrzési tevékenység eredményeként feltárt szabálytalanságok kezelésével. Az Egyetem minden szervezetének, illetve szervezeti egységének felelőssége a tevékenységéhez kapcsolódó kockázatok azonosítása, értékelése és az értékelés eredménye alapján a hatékony kezelése. Ez a kockázat-felmérési és - kezelési rendszer működtetésére vonatkozó legfontosabb alapelv. A kockázat fogalma Kockázat valamilyen esemény, tevékenység, vagy tevékenység elmulasztása, amely a jövőben valószínűleg bekövetkezik, és ha bekövetkezik, akkor ennek általában negatív, egyes esetekben viszont pozitív hatása van az Egyetem céljainak elérésre. A negatív kockázatok eredhetnek abból, hogy a hátrányos események bekövetkeznek, vagy abból, hogy a kedvező lehetőségeket nem realizálják. A pozitív kockázatok pedig, felismerésük esetén, lehetőséget nyújtanak a célok gyorsabb, hatékonyabb, gazdaságosabb, eredményesebb elérésére. Az Egyetemet érő kockázatok három nagyobb csoportba sorolhatók: 1. Eredendő kockázat, amely szabálytalanságok vagy a megvalósítás során fellépő hibák előfordulásának kockázata. 2. Ellenőrzési kockázat: az ezen hibákat vagy szabálytalanságokat meg nem előző illetve fel nem táró folyamatba be nem épített ellenőrzési eljárásokból fakadó kockázat. 3. Megmaradó kockázat: a kockázatokra adott válasz után fennmaradó kockázat. Jellemzően előforduló, lehetséges kockázatok: • külső kockázatok,
• • •
pénzügyi kockázatok, tevékenységi kockázatok, emberi erőforrás kockázatok.
A működést, gazdálkodást befolyásoló lehetséges kockázatok típusai A kockázat lehet véletlenszerű esemény, hiányos ismeret vagy információ. Eredendő kockázat: a szabálytalanságok vagy a megvalósítás során fellépő hibák előfordulásának kockázata. Ellenőrzési kockázat: hibákat vagy szabálytalanságokat meg nem előző illetve fel nem táró folyamatba be nem épített ellenőrzési eljárásokból fakadó kockázat. Az Egyetemre jellemzően előforduló, lehetséges kockázati típusok: • stratégiai kockázatok, • pénzügyi, finanszírozási kockázatok, • működési, folyamatai kockázatok, • projekt kockázatok. Tekintettel arra, hogy a felsőoktatási intézmények, s így az Egyetem profiljából adódóan a pénzügyi, finanszírozási kockázatok elemzése és kezelése nem értelmezhető tevékenység, ezért a jelen szabályzat a stratégiai, működési, folyamati és projektkockázatok elemzésére és kezelésére vonatkozik. A kockázatkezelési hatáskör, felelősség A kockázat-felmérési és - kezelési rendszer bevezetését, működését koordináló szervezetként a Gazdasági Főigazgatóság irányítja. A koordinálási feladatokat a koordináló szervezeten belül a kockázatfelügyelő végzi a Rektor megbízása alapján. A koordináló szervezet munkáját az ad-hoc jelleggel működő Kockázatelemzési és Módszertani Bizottság felügyeli. A Bizottság tagjai a következők: • • • • •
Rektor, vagy az általa meghatalmazott egyik helyettese Gazdasági Főigazgató a Karok dékánjai, vagy az általuk meghatalmazott egyik helyettesük Minőségügyi vezető az Egyetemhez tartozó közoktatási intézmények, szervezetek vezetői vagy az általuk meghatalmazott képviselőjük. A Bizottság feladata: • • •
A koncepció és kockázatelemzési és kockázatkezelési stratégia jóváhagyása, a kockázatfelügyelő előterjesztéseinek, jelentéseinek elfogadása, tudomásul vétele, a kockázatmenedzsment rendszer működtetésével kapcsolatos egyéb döntések meghozatala.
Kockázat felmérés A kockázatelemzés felöleli az Intézmény valamennyi tevékenységi területét. A szervezeti egységek vezetőinek feladata az irányításuk alá tartozó területen a kockázati tényezők, elemek azonosítása, a kockázatok bekövetkezésének valószínűsítése, a kockázati hatás mérése. A kockázat-felmérési és - kezelési rendszerben a kockázatok feltárása és értékelése legalább éves gyakorisággal végrehajtandó tevékenység (a projektek kockázatfelmérésének kivételével). Természetesen, ha a külső vagy belső környezetben a két időtartam között olyan jelentős változás következik be, amely indokolttá teszi a korábbi kockázatelemzés eredményének frissítését, abban az esetben a kockázatfelmérés bármely időpontban elvégzendő. A szervezeti egységek vezetői – ha az éves ütemezéstől történő eltérést semmi nem indokolja - az éves munkaterv részeként elkészítik az általuk irányított terület célkitűzéseinek megvalósítását akadályozó kockázatok elemzését (azonosítás, értékelés), annak kezelési módját. A szervezeti egységek vezetői felmérik, mi jelenthet kockázatot az adott területen és mekkora kockázat nagysággal lehet számolni, és a meghatározott kockázati nagyság alapján milyen intézkedéseket kell elvégezni. A kockázat elemzés eredményét továbbítják a Gazdasági Főigazgatóságra. A kockázatkezelés intézményi szintű koordinációját a Gazdasági Főigazgató végzi. A kockázatkezelési eljárás során keletkezett javaslatokat intézkedési terv formájában jóváhagyásra terjeszti a Szenátus elé. A kockázatok felmérését támogatja a Szigma Integrisk® módszertan és szoftver, melynek kezelése az Informatikai Igazgatóság közreműködésével biztosított. Kockázati tűréshatár A Gazdasági Főigazgatóságnak – az érintett szervezeti egységek vezetőinek ajánlása szerint minden egyes kockázati tényező esetében meg kell határoznia azt a tolerancia szintet, tűréshatárt, amely azt mutatja, hogy az adott kockázattal kell-e foglalkozni, és hogyan, vagy annak viszonylag alacsony hatása, illetve kiküszöbölésének, az elérhető eredményhez képest, magas költsége miatt tudomásul veszi létezését, és „együtt él” vele. A kockázati tűrőképesség mértéke az alábbiak szerint határozható meg: - a lényegesség számviteli elvének figyelembevételével kerül meghatározásra. A kockázattal kiemelten kell foglalkozni, ha annak hatása az egyes mérlegsorokat 3 %-os mértékben, az egyes előirányzatokat 1.000.000 Ft nagysággal módosítja; - a normatív, állami támogatások kapcsán az eredeti igényléshez képest +/- 3 %-os mutatószám eltérés. Objektíven nem mérhető tevékenységek esetén a Rektor által egyedileg kerül meghatározásra. Az egyes beazonosított folyamatokhoz rendelt tűréshatár az alábbi:
Folyamatok
Tűréshatár
Elemi költségvetés tervezési folyamata
a kiemelten előirányzat szintjén az eredeti előirányzat és a teljesítés mutatószáma +/20 %-kal eltér ( kivéve a kormányzati hatáskörű előirányzat módosítás, illetve a tervezéskor nem ismert, év közben felmerülő esemény)
Normatíva igénylés, elszámolás
az eredeti igényléshez képest +/- 3 %-os mutatószám eltérés
Pénzügyi elszámolások pontatlansága
az éves pénzügyi bizonylatolás max. 5 %-os mértékű pontatlansága
Működési és erőforrás gazdálkodás
a módosított előirányzat és a teljesítés mutatószáma +/- 10 %-kal eltér
FEUVE működése és új elemekkel bővítése
-
Vagyongazdálkodás
a módosított előirányzat és a teljesítés mutatószáma +/- 10 %-kal eltér
Munkaerő gazdálkodás
a módosított előirányzat és a teljesítés mutatószáma +/- 10 %-kal eltér
Analitika és főkönyv kapcsolata
az éves pénzügyi bizonylatolás max. 5 %-os mértékű pontatlansága
Pénztár és bankszámlapénz kezelés
az éves pénzügyi bizonylatolás max. 5 %-os mértékű pontatlansága
Pályázati elszámolások
a pályázati összeg 2 %-os mértéke
Kötelezettség vállalás
az éves pénzügyi bizonylatolás max. 5 %-os mértékét érintő hiányosság
Közbeszerzési és beszerzési eljárások
Tulajdonosi jogkör gyakorlás gazdasági társaságokban
EU-s támogatások elszámolása
becsült érték és a valós piaci érték közötti eltérés nem lehet több, mint 3 %
-
a pályázati összeg 2 %-os mértéke
A kockázat azonosítása A kockázat azonosítás célja annak megállapítása, hogy melyek az Intézmény feladatellátást, működését veszélyeztető fő kockázatok. Az azonosítás meghatározó eleme a tevékenység jellege. A kockázatok azonosítását a feladatot ellátó szervezeti egység vezetője végzi. Javasolt elkészíteni az un. kockázati térképet. A szervezeti egységek vezetőinek tevékenységükben támaszkodniuk kell a belső ellenőrzés ajánlásaira, javaslataira. A költségvetési évre szóló munkaterv és a célkitűzések végrehajtását akadályozó tényezők, kockázatok azonosítását követően a kockázatok kiküszöbölésére vonatkozó intézkedés meghatározása szükséges. A választott intézkedés, kockázatkezelés hatását is szükséges felmérni, a felmérés eredményét szükséges összevetni az adott művelettel, tevékenységgel kapcsolatos eredetileg tervezett végeredménnyel. A kiemelten nagy kockázatú tevékenység esetében a szervezeti egység vezetője intézkedik a preventív ellenőrzésről. Ennek keretében folyamatos jelentést, beszámolót kér, vagy felkéri a belső ellenőrzést vizsgálat elvégzésére. Amennyiben a kockázat több szervezeti egység feladatkörét érinti, a kockázatkezelésre Kockázatkezelő Bizottságot lehet létrehozni. A Kockázatkezelő Bizottság tagjai a kockázat által érintett szervezeti egységek vezetői, illetve szükség szerint meghívott szakértők. A hatékony folyamatba épített ellenőrzés a legjobb eszköz a kockázatok kezelésére. Az ellenőrzési nyomvonal kiépítése alapján lehet a megfelelő kockázatelemzési tevékenységet ellátni.
A kockázatok értékelése Bizonyos típusú kockázatok számszerűsíthetők (pl. pénzügyi kockázatok), más kockázatok értékelésére szubjektívebb értékmérés áll rendelkezésre. A feltárt kockázatokkal kapcsolatos reakciókat az elviselhetőnek ítélt kockázati szint meghatározásával kell eldönteni, melynek meghatározásáért az intézmény vezetője a felelős. (Elfogadható kockázati szint: amely felett az intézmény mindenféleképpen válaszintézkedést tesz a felmerülő kockázatokra.) A feltárt kockázattal kapcsolatos reakciók: • kockázat átadása (pl. biztosítás révén), • kockázat elviselése (a válaszintézkedés aránytalanul magas költségei miatt), • kockázat kezelése (a kockázat elfogadható szintre való csökkentése), • kockázatos tevékenység befejezése. A kockázatkezelés időtartama A kockázatkezelés tevékenységét a döntés előkészítésnél, a költségvetési tervezés első szakaszában kell megkezdenie a szervezeti egység vezetőjének. A költségvetési év során folyamatosan – legalább negyedévente - nyomon kell követni a folyamatokat, frissíteni a kockázatkezelés megállapításait, illetve ellenőrizni a megtett intézkedések hatásait. A kockázatok és intézkedések nyilvántartása A kockázati kérdőívek nyilvántartása a Gazdasági Főigazgatóság feladata. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell minden kockázatra kiterjedően a bekövetkezés valószínűségét, az esetleg felmerülő kár mértékét, a kockázat kezelésére javasolt intézkedést, a felelős munkatárs nevét, amennyiben a Kockázatkezelő Bizottság végezte a tevékenységet, a tagok névsorát, a megtett intézkedést. A kockázat és intézkedés nyilvántartást az 1. számú melléklet tartalmazza. A kockázatkezelési eseteket a Gazdasági Főigazgatóság elemzi és szükség esetén javaslatot tesz az egyes tevékenységek szabályozásának korszerűsítésére. Jelen szabályzatot a Szenátus a 121/2013. (VI. 27.) sz. határozatával fogadta el, s egyben hatályon kívül helyezte a Szenátus 23/2009. (II. 26.) sz. határozatával módosított Gazdálkodási Szabályzat mellékletét képező FEUVE szabályzat III. fejezetét.
Sopron,2013. június 27.
Prof. Dr. Faragó Sándor rektor
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.
Iktatószám
Sorszám
Kockázatok és intézkedések nyilvántartása
Beküldő szervezeti egység
Azonosított kockázat megnevezése
1. számú melléklet
Bekövetkezés valószínűsége
Esetlegesen várható kárértéke
Kockázat kezelésre tett javaslat (*)
Felelős munkatárs neve
Megtett intézkedések
Intézkedés végrehajtásának időpontja
