Könyvtár és Távoktatási Központ
Szakdolgozatok könyvtári archiválása Készítették:
Farkas Rózsa Hernyák Gábor Kincses Julianna Nyitrai László
Szolnok 2013.
A Szakdolgozatok könyvtári archiválásának folyamata I.
A tervezet célja: A munkafolyamatok egyszerűsítése, a hibák csökkentése, a Szakdolgozatok információtartalmának minél gyorsabban történő szolgáltatása a felhasználók felé. Helytakarékosság: hosszútávon nem megoldott a CD-k raktározása.
II.
Alkalmazási terület: A Szolnoki Főiskola Könyvtár és Távoktatási Központ [röviden: Könyvtár]
III. A Szakdolgozatok könyvtári archiválási folyamatának leírása 1.
A Hallgatóknak a szakdolgozatot a
[email protected] című, egyedi, nagyméretű postafiókra kell elküldeniük. Az elküldéssel párhuzamosan a Neptun rendszer Kérvénykezelő moduljában a „Kérvény a szakdolgozat könyvtári archiválási szempontjainak elfogadásához” című nyomtatványt is ki kell töltenie (ld. 2. sz. melléklet)
A postafiókot az IOK a könyvtári informatikus kérésére a szakdolgozat Tanulmányi és Oktatásszervezési Központ [TOK] által meghatározott leadási határidejét megelőző két héttel korábban nyitja meg.
Korábban, illetve a határidő lejárta után, nincs mód a dolgozat továbbítására.
A postafiók maximum 20 Mb –os állományméretet képes befogadni.
A postafiókhoz a központvezető, a szakdolgozatok feldolgozásával megbízott könyvtári alkalmazott, a könyvtári informatikus van hozzárendelve.
A végleges tárolást a könyvtári informatikus (Exchange Outlook .pst fájlban) is végrehajtja az erre a célra kialakított intézményi tárhelyen.
A
[email protected] postafiók kiemelten védett és szűrt fiók, annak felügyelete a könyvtári informatikus feladata. A fiók minden művelete naplózásra kerül, a naplóállományok 2 hétre visszamenőlegesen kerülnek megőrzésre.
2.
A Könyvtár a szakdolgozatokat csak .pdf formátumban és egy db állományként fogadja be.
Megfelelő állomány, formátum:
teljes dolgozat a címoldaltól az utolsó mellékletig mindent tartalmaz, mindenben megegyezik a nyomtatott formátummal.
több fájl csak abban az esetben fogadható el (ha a melléklet formátuma indokoltan nem lehet. pdf formátum pl.: hang-, videoanyag vagy speciális programmal készült tervrajz).
3.
Az elektronikusan beküldött dolgozat „kiváltja” a CD-t.
4.
Visszajelzés:
A postafiókba (
[email protected]) érkezés tényét a levelező rendszer automatikusan visszajelzi:
„Tisztelt Hallgató! Levelét rendszerünk fogadta, szakdolgozatának formai megfeleléséről a Neptun rendszerben kitöltött kérvényére adott válaszból értesül.”
A megfelelő formátumú (1 .pdf formátumú fájl), elfogadott beküldés vagy hiánypótlás
tényét a könyvtáros Neptunban kitöltött „Kérvény a szakdolgozat könyvtári archiválási szempontjainak elfogadásához” című nyomtatványon jelöli: „ A dolgozat könyvtári archiválásra alkalmas” „A dolgozat könyvtári archiválásra nem alkalmas. Kérem, az alábbi hibákat javítsa ki, majd küldje el újból a dolgozatát a
[email protected] címre.”
Hiányosság esetén a könyvtáros pontosan jelzi, hogy mit kell javítani. A Hallgatónak a hibát, hibákat korrigálnia kell, és újból elküldeni a dolgozatot a végleges formában a verzió megjelölésével. Az elküldéssel párhuzamosan a Neptun rendszer Kérvénykezelő moduljában a „Kérvény a szakdolgozat könyvtári archiválási szempontjainak elfogadásához” című nyomtatványt is ki kell töltenie (ld. 2. sz. melléklet)
Az új verzió megfeleléséről szintén a Neptunban kap – a fentiekben leírt módon – üzenetet, mely üzenetet a dolgozat beszedésével megbízott tanszéki munkatárs is nyomon követheti az elfogadást/elutasítást. Az újra beküldött szakdolgozatról ilyenkor már a hallgató nem kap automatikus üzenetet a levélfogadás tényéről.
A dolgozat formai elfogadását/elutasítását a könyvtáros legkésőbb a beérkezést követő harmadik munkanapon 16.00 óráig köteles jelölni a Neptunban.
Indokolt esetben, előre egyeztetett időpontban a szakdolgozat személyesen is leadható a Könyvtárban. Ebben az esetben a formai ellenőrzés a helyszínen megtörténik, az elfogadásról azonban hivatalos értesítést csak a fentiekben leírt módon, Neptun rendszerben kell kérvényezni a Hallgatónak, mely kérvényre „A dolgozat könyvtári archiválásra alkalmas” választ kapja meg a könyvtárostól.
IV. Az archiválási folyamathoz kapcsolódó mellékletek 1.
sz. melléklet: Segédlet a szakdolgozatok elektronikus küldéséhez
1.sz. melléklet
Segédlet a szakdolgozatok elektronikus küldéséhez Kedves Végzős Hallgatónk! A Szolnoki Főiskola Könyvtár és Távoktatási Központja [röviden: Könyvtár] az elkészített diplomamunkákat archiválja, és 2004 óta elektronikus formában, teljes szöveggel – a szerzői jogok védelmével – az érdeklődők rendelkezésére bocsátja az Olvasóteremben erre kijelölt gépein. A végzős Hallgatók az elkészített diplomamunkáikat kötelesek a Tanulmányi és Oktatásszervezési Központ [TOK] által megjelölt határidőig és a megadott formátumban eljuttatni a Szolnoki Főiskola Könyvtárába. A sikeres, elfogadott/visszaigazolt beküldés a záróvizsgára bocsátás feltétele. A dolgozatok beküldésére vonatkozó szabályok: 1.
Elektronikus szakdolgozat formátuma:
A szakdolgozatok kizárólag. pdf formátumban és egy db állományként továbbíthatóak.
Nem fogadható el az a dolgozat, amely több fájlból áll, vagy formailag hiányos
A szakdolgozat kötelező szerkezeti elemei és dokumentumai: CÍMOLDAL Az oktatási intézmény megnevezése (felül) Székhely és szak (felül) A dolgozat címe (középen) A szerző neve A benyújtás helye (SZOLNOK) A benyújtás éve (alatta) Amennyiben
a
dolgozat
bizalmas
információkat
tartalmaz,
a
„BIZALMAS” feliratot a dolgozat jobb felső sarkában kell elhelyezni. Ebben az esetben Titkosítási kérelmet kell kitöltenie.
TARTALOMJEGYZÉK IRODALOMJEGYZÉK MELLÉKLETEK és a 2. SZÁMÚ NYILATKOZAT aláírással ellátott példánya (elektronikusan beadott szakdolgozatban értelemszerűen szkennelt formátumban).
Ettől a szabálytól csak azokban a kivételes esetekben lehet eltérni, ha a melléklet formátuma indokoltan nem lehet .pdf formátum (pl.: hang-, video- vagy speciális programmal készült tervrajz stb.). Az elektronikus szakdolgozat állományának elnevezése:
2.
A Hallgató neve és a névazonosságok kiszűrését, az egyedi azonosítást szolgáló Neptun kód. Pl.: csaladnev_keresztnev_neptunkod_VER01.pdf
3.
Az elnevezés elemeit alulvonással kell elválasztani.
Kettős keresztnév esetében elegendő az első megjelölése.
Az állomány elnevezésében semmilyen ékezet nem alkalmazható.
Az elnevezés végén hivatkozni kell a javítás utáni verzió sorszámára (VER01…)
A továbbítás módja:
A dolgozatot a segédletben leírt módon a
[email protected] egyedi postafiók címre kell csatolva továbbítani. Az elküldéssel párhuzamosan a Neptun rendszer Kérvénykezelő moduljában a „Kérvény a szakdolgozat könyvtári archiválási szempontjainak elfogadásához” című nyomtatványt is ki kell töltenie (ld. 2. sz. melléklet)
A postafiók az aktuális szemeszterre vonatkozó, a TOK által meghatározott leadási határidő előtti két hétben érhető el.
Korábban, illetve a határidő lejárta után, nincs mód a küldésre.
Indokolt esetben, előre egyeztetett időpontban a szakdolgozat személyesen is leadható a Könyvtárban. Ebben az esetben a formai ellenőrzés a helyszínen megtörténik, az elfogadásról azonban hivatalos értesítést csak a fentiekben leírt módon, Neptun rendszerben kell kérvényezni a Hallgatónak, mely kérvényre „A dolgozat könyvtári archiválásra alkalmas” választ kapja meg a könyvtárostól.
2.
A beküldés visszaigazolása:
A postafiókba (
[email protected]) érkezés tényét
a levelező rendszer
automatikusan visszajelzi: „Tisztelt Hallgató! Levelét rendszerünk fogadta, szakdolgozatának formai megfeleléséről a Neptun rendszerben kitöltött kérvényére adott válaszból értesül.”
Kiemelten fontos figyelni a beküldést követő esetleges üzeneteket, hibaüzeneteket. A központi fiók kiemelt védelemmel ellátott (SPAM és vírusszűréssel). Hibaüzenet esetén az abban megjelölt hiba (a levél mérete meghaladja a maximálisan megengedett méretet, a levelek fogadása bármely levelező rendszer hibája miatt megszakadt) elhárítását követően újra el kell küldeni a szakdolgozatot és a mellékletet. A megfelelő formátumú (1 .pdf formátumú fájl), elfogadott beküldés vagy hiánypótlás tényét a könyvtáros a Neptunban kitöltött „Kérvény a szakdolgozat könyvtári archiválási szempontjainak elfogadásához” című nyomtatványon jelöli: „ A dolgozat könyvtári archiválásra alkalmas” „A dolgozat könyvtári archiválásra nem alkalmas. Kérem, az alábbi hibákat javítsa ki, majd küldje el újból a dolgozatát a
[email protected] címre.”
Hiányosság esetén a könyvtáros pontosan jelzi, hogy mit kell javítani. A Hallgatónak a hibát, hibákat korrigálnia kell, és újból elküldeni a dolgozatot a végleges formában a verzió megjelölésével. Az elküldéssel párhuzamosan a Neptun rendszer Kérvénykezelő moduljában a „Kérvény a szakdolgozat könyvtári archiválási szempontjainak elfogadásához” című nyomtatványt is ki kell töltenie (ld. 2. sz. melléklet)
Az új verzió megfeleléséről szintén a Neptunban kap – a fentiekben leírt módon – üzenetet, mely üzenetet a dolgozat beszedésével megbízott tanszéki munkatárs is nyomon követheti az elfogadást/elutasítást. Az újra beküldött szakdolgozatról ilyenkor már a hallgató nem kap automatikus üzenetet a levélfogadás tényéről. A dolgozat formai elfogadását/elutasítását a könyvtáros legkésőbb a beérkezést követő harmadik munkanapon 16.00 óráig köteles jelölni a Neptunban.
5. Újraküldés:
Amennyiben a jelentkezés ellenére az adott záróvizsga időszakban mégsem védi meg dolgozatát a Hallgató (nem záróvizsgázik), a következő alkalommal az aktualizált dolgozatát újból el kell küldenie az ismertetett módon.
6. Határidők az aktuális beadási időszakra vonatkozóan
A szakdolgozatok elektronikus továbbításának végső határideje: 2014. szeptember 25.
A
[email protected] e-mail címhez tartozó postafiók és a Neptun „Kérvénykezelő” modul megnyitásának időpontja: 2014. szeptember 15.
A
Neptun
„Kérvénykezelő”
modul
zárásának
időpontja:
2014.
szeptember
30.
Figyelem! Az elektronikus feltöltés feldolgozása hosszadalmas folyamat, ennek következtében az esetleges hiánypótlás csak a 09. 25-ig feltöltött szakdolgozatok esetében díjmentes. A 2014. 09. 26. – 09. 30. között feltöltött hiányos dolgozatok esetén különeljárási díj kiszabása történik. Kérjük, ennek megfelelően, körültekintően járjanak el a dolgozat leadásával kapcsolatos kötelezettségeik területén! -------------------------------------------------------------------------------Sikeres záróvizsgát kívánva köszönjük megértésüket, segítő közreműködésüket.
