KNOWLEGDE SHARING DALAM ORGANISASI BERBASIS ILMU PENGETAHUAN Oleh: Ida Ketut Kusumawijaya1), Partiwi Dwi Astuti2) E-mail:
[email protected] 1)
STIE Triatma Mulya-Bali Fakultas Ekonomi Universitas Warmadewa Bali
2)
ABSTRACT Knowledge management is an organizational process to create value based on knowledge organization’s asset. Though knowledge management process is not easy, but if organization didn't shared, implemented and developed, hence will open potency losing of knowledge and competitive advantage. For that reason, required knowledge sharing at organization, that can be developed knowledge in knowledge based organization. This research done to : (1) Identify and understand knowledge sharing applied by organization, (2) understand effectiveness knowledge sharing in knowledge based organization. The research applies qualitative approach, is literature research with data collecting technique applies interview, focus group discussion, and library research. Knowledge sharing as part of knowledge management, use to increases organization competitiveness strategy. There are 5 dimension utilized to design knowledge sharing in knowledge based organization: (a) Relational Dimension, identified as: Organizational Distance, Physical Distance, Institutional Distance, Knowledge Distance, Relationship Distance. (b) Knowledge Dimension, consisted: Knowledge Explicitness, Knowledge Embeddedness. (c) Dimension Recipient. (d) Dimension Source. (e) Dimension Environment. Keywords: Knowledge management, knowledge sharing, organization, knowledge based.
PENDAHULUAN Knowledge management merupakan proses suatu organisasi menciptakan nilai yang bersumber dari aset organisasi yang berbasis pada pengetahuan (Uriarte, 2008). Meskipun proses knowledge management tidak mudah, namun jika organisasi tidak menyebarkan, mengimplementasikan dan mengembangkan, maka akan membuka potensi kehilangan knowledge, efisiensi, produktivitas, dan keunggulan kompetitif (Kambiz, 2009). Oleh karenanya, maka diperlukan knowledge sharing pada organisasi, sehingga dapat dikembangkan knowledge organisasi dalam organisasi berbasis pengetahuan. Salah satu permasalahan dalam lingkungan internal organisasi yang paling krusial adalah keterbatasan penguasaan knowledge. Oleh karenanya diperlukan solusi untuk menciptakan daya saing melalui knowledge management karena untuk saat ini penguasaan knowledge merupakan kunci untuk memenangkan persaingan. Keefektifan pengelolaan
knowledge dan teknologi merupakan kunci penting untuk meningkatkan daya saing organisasi. Knowledge dan teknologi diciptakan dari personal knowledge yang harus disebarkan, diimplementasikan dan dikembangkan menjadi knowledge organisasi sehingga akan menjadi aset organisasi. Knowldege merupakan pengalaman, informasi tekstual, dan pendapat para pakar pada bidangnya. Keunggulan bersaing organisasi akan tercipta melalui knowledge sharing dengan menyebarkan knowledge dalam organisasi berbasis pengetahuan (knowledge based organization) (Bambang, 2006). Penelitian ini dilakukan dengan tujuan untuk : (1) Mengidentifikasi dan memahami knowledge sharing yang digunakan organisasi, (2) Memahami efektivitas knowledge sharing dalam organisasi berbasis pengetahuan (knowledge based organization). KAJIAN PUSTAKA Knowledge Knowledge merupakan campuran dari pengalaman, nilai, informasi kontekstual, pandangan pakar dan intuisi mendasar yang memberikan lingkungan dan kerangka untuk mengevaluasi dan menyatukan pengalaman baru dan informasi (Davenport & Laurence, 1997). Knowledge merupakan sumber daya yang sangat penting pada saat sekarang. Jadi, mengidentifikasi, menyimpan dan menerapkan pengetahuan dalam sebuah organisasi bisa membantu organisasi dalam mencapai tujuannya. Saat ini pengetahuan menjadi kunci keberhasilan perusahaan (Nonaka,I and Takeuchi, H, 1995). Kemampuan perusahaan secara keseluruhan dalam menciptaan pengetahuan baru, menyebarkannya dalam organisasi, dan mewujudkannya dalam produk, jasa dan sistem (Hadiana, A I, 2011). Terdapat 4 level knowledge (Quinn, J.B, Philip A, and Sidney G, 1998), yaitu : 1) Know what, menggambarkan cognitif knowledge yang diperoleh melalui pelatihan, pembelajaran, dan kualifikasi formal 2) know how, menggambarkan kemampuan untuk menterjemahkan knowledge yang bersifat teoritis ke aplikasi praktis 3) know why, menggambarkan knowledge dengan level pemahaman sistem dan menciptakan solusi bagi permasalahan baru 4) care why, menggambarkan kreativitas diri yang ada di dalam organisasi yang memungkinkan terjadi inovasi. Menurut Nonaka (1991) ada dua jenis knowledge yang ada pada setiap organisasi, yaitu: a) Tacit Knowledge merupakan knowledge yang tidak mudah dilihat dan dinyatakan, bersifat sangat pribadi, sulit diformulasikan dan dikodifikasikan, serta tersimpan di otak manusia, sehingga sulit dikomunikasikan dan dibagi ke orang lain. Tacit knowledge merupakan knowledge yang paling penting untuk kreativitas dan inovasi. b) Explicit Knowledge, merupakan knowledge yang dapat dinyatakan dalam kata-kata maupun angka-angka, dan mudah dikomunikasikan dalam berbagai bentuk. Knowledge Management Knowledge management didefinisikan sebagai proses menciptakan, memperoleh, menangkap, membagi, dan menggunakan knowledge, untuk meningkatkan pembelajaran dan kinerja organisasi (Scarbrough, H., Swan, J., and Preston, J., 1999), meliputi identifikasi, penciptaan, akuisisi, transfer, sharing, dan ekploitasi pengetahuan (Chyntia et al, 2005). Knowledge management merupakan hal penting untuk efisiensi organisasi dan memperbaiki daya saing organisasi (Egbu, 2000, 2001). Knowledge management memperkenalkan inovasi dan kewirausahaan, membantu mengelola perubahan, dan memberikan kebebasan dan kewenangan bagi karyawan (Nonaka, I., and Takeuchi, H. 1995). Tiwana (1999)
mendefinisikan knowledge management sebagai proses mengelola knowledge organisasi untuk menciptakan nilai bisnis dan mendukung keunggulan kompetitif melalui penciptaan, pengkomunikasian dan pengaplikasian knowledge yang diperoleh dari interaksi pelanggan untuk memaksimalkan pertumbuhan dan nilai bisnis. Knowledge Sharing Perubahan dari tacit knowledge ke explicit knowledge yaitu membentuk budaya organisasi saling berbagi pengetahuan (knowledge sharing) diantara semua anggota organisasi. Menurut Tobing, Paul, L, (2007) budaya knowledge sharing dalam organisasi tergantung: a) Peranan pemimpin dalam merumuskan visi, keterlibatan langsung, pemberian dukungan. b) Budaya organisasi yang memberikan iklim kepercayaan dan keterbukaan. c) Adanya kemauan dari pimpinan organisasi untuk mempromosikan knowledge sharing dan kolaborasi. d) Penghargaan organisas atas knowledge, pembelajaran dan inovasi. e) Kemampuan struktur organsiasi untuk beradaptasi dan mengeksekusi proses transformasi dan perubahan dengan efektif. Strategi dalam knowledge sharing menurut Yuliazmi (2005) adalah sebagai berikut: a) Knowledge map, memetakan dimana knowledge berada dalam organisasi. b) talk space, menyediakan tempat yang bertujuan untuk berbagi knowledge diantara anggota organisasi. c) Smart office layout, merancang ruang kerja yang efekif untuk kegiatan pembeajaran. d) Dedicated knowledge sharing event, mengadakan kegiatan knowledge fair atau forum untuk saling berbagi knowledge. e) common language, memiliki bahasa umum dalam berkomunikasi dengan seluruh anggota organisasi. f) knowledge leader, menentukan pemimpin yang menguasai logika dari knowledge sharing, memonitor partisipasi angota organisasi dan menjadi contoh dari sikap saling berbagi. g) change in culture, menciptakan budaya berbagi knowledge. h) room for tension, creative tension yaitu menyatukan anggota organisasi untuk menyelesaikan pemasalahan. Namun kendala dalam knowledge sharing disebabkan oleh: a) Mau berbagi pengetahuan namun tidak cukup waktu untuk melakukan, b) Tidak mempunyai keterampilan dalam knowledge management, c) Tidak ada komitmen dari manajer diatasnya, d) Tidak ada dana untuk melakukan knowledge management, e) Kegagalan untuk mendorong knowledge sharing menjadi budaya. METODE PENELITIAN Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif untuk memperoleh kedalaman apresiasi dari pemahaman knowledge sharing organisasi beserta kendalanya, sehingga dapat dikembangkan knowledge sharing dalam organisasi berbasis pengetahuan (knowledge based organization). Penelitian ini merupakan studi literatur dengan teknik pengumpulan data penelitian ini menggunakan wawancara, Focus Group Discussion (FGD), dan studi pustaka. HASIL DAN PEMBAHASAN Mengidentifikasi Dan Memahami Knowledge Sharing Yang Digunakan Organisasi. Menurut Nonaka, I., and Takeuchi, H. (1995), penciptaan pengetahuan selalu dimulai dari individu. Pengetahuan tersebut dikumpulkan dan kemudian dibakukan dalam sebuah organisasi sehingga dapat menjadi pengetahuan bagi orang lain. Dalam model ini terdapat empat model konversi pengetahuan yaitu: a) Tacit knowledge ke tacit knowledge
disebut dengan proses sosialisasi. Sosialisasi meliputi kegiatan berbagi tacit knowledge antar individu. Istilah sosialisasi digunakan karena tacit knowledge disebarkan melalui kegiatan bersama seperti tinggal bersama, meluangkan waktu bersama dan bukan melalui tulisan atau instuksi verbal. Dengan demikian, dalam kasus tertentu tacit knowledge hanya bisa disebarkan jika seseorang merasa bebas untuk menjadi seseorang yang lebih besar yang memiliki pengetahuan tacit dari orang lain. b) tacit knowledge ke explicit knowledge disebut dengan proses eksternalisasi. Eksternalisasi membutuhkan penyajian tacit knowledge ke dalam bentuk yang lebih umum sehingga dapat dipahami oleh orang lain. Pada tahap eksternalisasi ini, individu memiliki komitmen terhadap sebuah kelompok dan menjadi satu dengan kelompok tersebut. Dalam prakteknya, eksternalisasi didukung oleh dua faktor kunci. Pertama, artikulasi tacit knowledge seperti dialog. Kedua yaitu menterjemahkan tacit knowledge dari para ahli ke dalam bentuk yang dapat dipahami seperti dokumen, manual dan sebagainya. c) explicit knowledge ke explicit knowledge disebut dengan proses kombinasi. Kombinasi meliputi konversi explicit knowledge ke dalam bentuk himpunan explicit knowledge yang lebih kompleks. Dalam prakteknya, fase kombinasi tergantung kepada tiga proses yaitu penangkapan dan integrasi explicit knowledge baru termasuk pengumpulan data eksternal dari dalam atau dari luar institusi kemudian mengkombinasikan kedua data tersebut. Kedua, penyebarluasan explicit knowledge tersebut melalui presentasi atau pertemuan langsung. Ketiga, pengolahan kembali explicit knowledge sehingga lebih mudah dimanfaatkan kembali, misal menjadi dokumen rencana, laporan, manual, dan sebagainya. d) explicit knowledge ke tacit knowledge disebut dengan proses internalisasi. Internalisasi pengetahuan baru merupakan konversi dari explicit knowledge ke dalam tacit knowledge organisasi. Individu harus mengindentifikasi pengetahuan yang relevan dengan kebutuhannya di dalam pengetahuan organisasi tersebut. Dalam prakteknya, internalisasi dapat dilakukan dalam dua dimensi. Pertama yaitu dengan penerapan explicit knowledge dalam tindakan atau praktek langsung. Kedua yaitu dengan penguasaan explicit knowledge melalui simulasi, eksperimen, atau belajar sambil bekerja. Menurut Sveiby (2001) terdapat sembilan aliran knowledge sharing yang dapat meningkatkan kinerja karyawan, diantaranya: a) Between individual, upaya peningkatan komunikasi antar individu dalam organisasi, b) from individuals to external structure, aliran knowledge karyawan pada lingkungan luar organisasi yang dapat membangun reputasi organisasi, c) from external structure to individual, kompetensi karyawan dapat ditingkatkan melalui pembelajaran melalui feedback stakeholder, d) from individual competence into internal structure, mengkonversi knowledge yang dimiliki individu ke seluruh bagian yang ada dalam organisasi, e) from internal structure to individual competence, knowledge di distribusikan dalam organisasi untuk dapat meningkatkan kapasitas individu, f) within the external structure, knowledge di distribusikan pada lingkungan stakeholder eksternal organisasi, g) from the external to internal, knowledge yang diciptakan dari lingkungan luar organsasi dan dapat di konversi ke dalam aktivitas organisasi, h) from internal to external structure, knowledge yang berada pada sistem organisasi mampu meningkatkan kompetensi stakeholder lingkungan luar organisasi, i) within internal structure, integrasi knowledge dalam struktur organisasi dengan efektif.
Memahami Efektivitas Knowledge Sharing Dalam Organisasi Berbasis Pengetahuan (Knowledge Based Organization). Nonaka (1991) menyatakan bahwa organisasi berbasis pengetahuan (knowledge based organization) merupakan proses interaktif organisasi yang berasal dari proses internalisasi dan eksternalisasi pengetahuan. Pembelajaran organisasional terjadi pada bagian intersepsi dari tacit knowledge dan explicit knowledge selama interaksi berbagai individu dalam organisasi. Tacit Explicit Personal Tacit Know-How Individual Dependent Self-Motivated Creativity Know-What Know-Why Cultural Tacit Regulatory Assets Individual Independent Organizational Tacit (copyrights, patents, trademarks) Sumber: Nonaka (1991) Gambar: Tacit dan Explicit Knowledge Efektivitas knowledge sharing sebagai bagian dalam pengelolaan pengetahuan dapat digunakan sebagai strategi meningkatkan daya saing organisasi dengan menerapkan IRSA (identity, reflect, share, and apply) (Bambang, 2006): a) Identifikasi, knowledge asset yang ada di organisasi yang sebagian besar berada dalam memori pegawai atau berbentuk tacit knowledge, diinventarisir dengan baik dan dibuat pemetaan knowledge. b) Reflect, tacit knowledge diubah ke explicit knowledge agar dengan mudah dibagi dengan pegawai yang lain, inventarisir yang telah menjadi best practices sehingga mudah dipahami oleh orang lain, membuat analisis apakah ada gap antara knowledge yang sudah diinventarisir dengan knowledge yang dibutuhkan. c) Share dan Application, terdapat mekanisme sehingga pegawai dapat mengakses knowledge based system yang tersedia. Knowledge sharing merupakan aktivitas yang memungkinkan terjadinya pertukaran pengetahuan diantara individu, kelompok, dan unit organisasi pada berbagai tingkat organisasi yang berbeda. Terdapat 5 dimensi yang dipergunakan untuk merancang knowledge sharing dalam organisasi (Cummings, J, 2003), yaitu:
Sumber: Cummings, J, 2003 Gambar: 5 Dimensi Knowledge Sharing
Dimensi Relational. Dimensi relational adalah jenis hubungan yang berbeda diantara bagian atau departemen organisasi dalam melakukan knowledge sharing. Faktor relational organisai diidentifikasi menjadi: a) Organizational distance, hubungan yang melibatkan bagian organisasi seperti franchising, chains, federations, dan networks mampu mendistribusikan pengetahuannya lebih efektif diantara anggota organisasi dibandingkan dengan orang di luar organisasi, b) physical distance, hubungan yang ditentukan oleh jarak fisik dan geografi diantara anggota organisasi akan berpengauh pada efektivitas knowledge sharing organisasi. Hal ini disebabkan oleh hambatan komunikasi, membutuhkan waktu lebih banyak untuk mengadakan pertemuan, c) institutional distance, hubungan yang ditentukan oleh keserasian diantara bagian atau departemen yang ada dalam organisasi.Semakin menunjukkan keserasian hubungan antar bagian organisasi semakin dapat menciptakan keberhasilan dari knowledge sharing organisasi, d) knowledge distance, mengacu pada seberapa besar kesenjangan pengetahuan yang dimiliki sumber pengetahuan dan kemampuan menyerap oleh bagian yang menerima pengetahuan dalam organisasi. Semakin kecil kesenjangan diantaranya semakin efektif knowledge sharing yang terjadi dalam organisasi, e) relationship distance, ditentukan berdasarkan lama dan kualitas pengalaman diantara sumber pengetahuan dan penerima dalam melakukan knowledge sharing. Semakin lama diantara bagian tersebut bekerja sama dalam organisasi semakin mudah dan efektif knowledge sharing organisasi. Dimensi Knowledge Dua aspek dalam dimensi knowledge dalam organisasi adalah: a) Knowledge explicitness, dapat dilihat pada tingkat dimana pengetahuan dinyatakan secara lisan, tertulis dan mampu untuk diartikulasikan. Semakin pengetahuan berbentuk tacit knowledge semakin sulit untuk diartikulasikan, dan semakin pengetahuan berbentuk explicit knowledge akan semakin mudah untuk didistribusikan, b) knowledge embeddedness, dimaksudkan sebagai kompleksitas pengetahuan yang ditransfer, diabsorbsi, diadatasi dan diadopsi dalam organisasi diantara sumber dan penerima pengetahuan. Semakin tidak kompleks atau sederhana pengetahuan yang akan di distribusikan semakin efektif knowledge sharing organisasi. Dimensi Recipient Dimensi ketiga dalam knowledge sharing organisasi adalah recipient, yaitu perilaku anggota organisasi penerima pengetahuan yang terdiri dari motivasi, kemampuan absorbsi, proses belajar, pengalaman penerima pengetahuan. Usaha knowledge sharing akan lebih efektif apabila perilaku anggota organisasi penerima pengetahuan lebih termotivasi dalam menyerap pengetahuan organisasi. Dimensi Source Keberhasilan usaha knowledge sharing dipengaruhi oleh sumber-sumber budaya pembelajaran dalam organisasi. Kemampuan sumber pengetahuan dalam mengelola usaha knowledge sharing dapat meningkatkan proses pembelajaran penerima pengetahuan organsasi. Kemampuan sumber pengetahuan juga membantu meningkatkan kemampuan penerima dalam proses meminimalisir learning disabilities.
Dimensi Environment Lingkungan organisasi seperti anggota organisasi yang memiliki jiwa entrepreneur, perilaku anggota organisasi dalam proses learning dan kemampuan inovasi anggota organisasi akan meningkatkan efektivitas knowledge sharing organisasi.
KESIMPULAN Knowldege management merupakan proses suatu organisasi menciptakan nilai yang bersumber dari aset organisasi yang berbasis pada pengetahuan atau intelektual. Jika organisasi tidak menyebarkan, mengimplementasikan dan mengembangkannya, maka akan membuka potensi kehilangan knowledge, efisiensi, produktivitas, dan keunggulan kompetitif. Oleh karenanya, maka diperlukan knowledge sharing pada organisasi, sehingga dapat dikembangkan knowledge sharing dalam organisasi berbasis pengetahuan (knowledge based organization). Knowledge sharing sebagai bagian dalam pengelolaan pengetahuan dapat digunakan sebagai strategi meningkatkan daya saing organisasi. Terdapat 5 dimensi yang dipergunakan untuk merancang knowledge sharing dalam organisasi yaitu: (a) Dimensi relational diidentifikasi menjadi: organizational distance, physical distance, institutional distance, knowledge distance, relationship distance, (b) dimensi knowledge terdiri dari: knowledge explicitness, knowledge embeddedness, (c) dimensi Recipient. (d) dimensi source. (e) dimensi environment. DAFTAR PUSTAKA Bambang Setiarso. 2006. Pengelolaan Pengetahuan (Knowledge Management) dan Modal Intelektual (Intellectual Capital) untuk Pemberdayaan UKM. Prosiding Konferensi Teknologi Informasi & Komunikasi untuk Indonesia, Institut Teknologi Bandung, 34 Mei. Cummings, J, 2003, Knowledge Sharing: A Review of the Literature, Operations Evaluation Department Partnerships & Knowledge Programs (OEDPK), http:/www.worldbank.org/oed The World Bank Washington, D.C. Cynthia, CTL., Charles, E., David, B., Hong, X., and Ezekiel, C. 2005. Knowledge Manageent for Small Medium Enterprise: Capturing and Communicating Learning and Experiences. CIB W99 Working Commission 4th Triennial International Conference Rethinking and Revitalizing Construction Safety, Health, Environment and Quality. Port Elizabeth, South Africa, 17-20 May. Davenport, TH., and Laurence, P. 1997. Working Knowledge: How Organizations Manage What They Know. Harvard Business School Press. Boston. Egbu, CO. 2001. Knowledge Management in Small and Medium Enterprises in the Construction Industry: Challenges and Opportunities. Managing Knowledge:
Conversation and Critiques. Proceedings of an International Conference. University of Leicester, UK, 10-11th April. Hadiana, A I, 2011, Aspek manusia dalam penerapan knowledge management, Prosiding Konferensi Nasional ICT-M Politeknik Telkom, Bandung. Kambiz, T. 2009. Knowledge Management Issues in Fast Growth SMEs. Iranian Journal of Management Studies (IJMS), Vol. 2, No. 2, June, pp. 31-56. Nonaka, I. 1991. A Dynamic Theory of Organizational Knowledge Creation. Organization Science, 5, p. 14–37. Nonaka, I., and Takeuchi, H. 1995. The Knowledge Creating Company: How Japanese Companies Create the Dinamics of Innovation. Oxford University Press, New York. Quinn, J.B, Philip A, and Sidney G, 1998, Managing Professional Intellect: Making the Most of the Best, Harvard Business Review on Knowledge Management, Harvard Business School Publishing. Scarbrough, H., Swan, J., and Preston, J. 1999. Knowledge Management: A Literature Review. Institute of Personnel and Development. London. Sveiby, KE. 2001. A Knowledge-Based Theory of the Firm to Guide in Strategy Formulation. Journal Intellectual Capital, 2(4), pp. 344-358. Tiwana, A. 1999. The Knowledge Management Toolkit. Second Edition, Prentice Hall. United States of America. Tobing, Paul, L, 2007, Knowledge management: Konsep, Arsitektur dan Implementasi, Graha Ilmu, Jogjakarta. Uriarte A, Filemon. 2008. Introduction to Knowledge Management. ASEAN Foundation, Jakarta, Indonesia. Yuliazmi, 2005, Penerapan Knowedge Management pada Perusahaan Reasuransi: Studi Kasus PT Reasuransi Nasional Indonesia. http://riyogarta.com/downloads/thesis_yuliazmi.pdf. Diunduh pada hari Minggu 04 Agustus 2013 pukul 11.30 WITA.
