KNOWLEDGETREE DOKUMENTUMMENEDZSMENT KÉZIKÖNYV SZOFTVER. E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 1

KNOWLEDGETREE DOKUMENTUMMENEDZSMENT SZOFTVER

KÉZIKÖNYV

E-közigazgatás keretrendszer kialakítása

1

A dokumentum az Új Magyarország Fejlesztési Terv keretében, az Államreform Operatív Program támogatásával, az „Elektronikus közigazgatási keretrendszer” tárgyú kiemelt projekt megvalósításának részeként készült. A dokumentum elkészítésében részt vett:


2

1. Metaadat-táblázat Megnevezés Cím (dc:Title) Kulcsszó (dc:Subject) Leírás (dc:Description)

Típus (dc:Type) Forrás (dc:Source) Kapcsolat (dc:Relation) Terület (dc:Coverage) Létrehozó (dc:Creator) Kiadó (dc:Publisher) Résztvevı (dc:Contributor) Jogok (dc:Rights) Dátum (dc:Date) Formátum (dc:Format) Azonosító (dc:Identifier) Nyelv (dc:Language) Verzió (dc:Version) Státusz (State) Fájlnév (FileName) Méret (Size) Ár (Price) Felhasználási jogok (UserRights)

Leírás KnowledgeTree dokumentummenedzsment szoftver – kézikönyv Kézikönyv, projektmenedzsment A kézikönyv elısegíti a KnowledgeTree dokumentummenedzsment szoftver használatban vételét (beleértve az offline üzemmódban történı használathoz szükséges telepítést is) az érintett szervezetek (pl. települési önkormányzatok) informatikusai (rendszergazdái) tekintetében. Szöveg . . Magyarország e-Közigazgatási Keretrendszer Kialakítása projekt Miniszterelnöki Hivatal KOPINT-DATORG Zrt . 2008. MS-Word . HU V1 . EKK_ekozig_ KnowledgeTree_kezikonyv_081128_V1.doc . .


3

2. Verziókövetési táblázat A dokumentum neve A dokumentum készítıjének neve A dokumentum jóváhagyójának neve A dokumentum készítésének dátuma Verziószám Összes oldalszám A projekt azonosítója

2.1. Verzió V1 V2 V3

Dátum 2008.11.28

KnowledgeTree dokumentummenedzsment szoftver. Kézikönyv KOPINT-DATORG 2009.09.21. V1 64 E-közigazgatás keretrendszer kialakítása.

Változáskezelés A változás leírása Minıségbiztosításra átadva


4

3. Szövegsablon Megnevezés 5. Elıszó (Foreword) 6. Bevezetés (Preamble) 7. Alkalmazási terület (Scope) 8. Rendelkezı hivatkozások (References) 9. Fogalom-meghatározások (Definitions) 10-11. A tanulmány egyedi tartalma (UniqueContent) 12. Bibliográfia 13. Rövidítésgyőjtemény 14.. Fogalomtár 15 Ábrák 16. Mellékletek (Appendix)

Leírás A Kézikönyv környezetének bemutatása Megközelítés (célok, terjedelem) és módszertan Bemutatja, hogy a Kézikönyv milyen fıbb szakmai területekre terjed ki Bemutatja, hogy kinek és milyen célú felhasználásra készült a kézikönyv A legalapvetıbb, átfogó fogalmak meghatározása A Kézikönyv egyedi tartalma A dokumentum készítése során felhasznált szakirodalom A dokumentumban használt rövidítések A dokumentumban használt, fontosabb fogalmak és azok magyarázata A dokumentumban megtalálható ábrák jegyzése A dokumentum mellékletei


5

4. Tartalomjegyzék 1.

METAADAT-TÁBLÁZAT

3

2.

VERZIÓKÖVETÉSI TÁBLÁZAT

4

2.1.

VÁLTOZÁSKEZELÉS

4

3.

SZÖVEGSABLON

5

4.

TARTALOMJEGYZÉK

6

5.

ELİSZÓ

8

6.

BEVEZETÉS

6.1. 6.2.

MEGKÖZELÍTÉS - A KÉZIKÖNYV CÉLJA MÓDSZERTAN – A DOKUMENTUM-KÉSZÍTÉS MÓDSZERTANA

10 10 10

7.

ALKALMAZÁSI TERÜLET (SCOPE)

11

8.

RENDELKEZİ HIVATKOZÁSOK (REFERENCES)

12

9.

FOGALOM-MEGHATÁROZÁSOK (DEFINITIONS)

13

9.1. 9.2.

MI A DOKUMENTUMMENEDZSMENT SZOFTVER? MELYEK A DOKUMENTUMMENEDZSMENT RENDSZER FİBB FUNKCIÓI?

13 13

10. A PROJEKT DOKUMENTÁCIÓKEZELÉSI ALRENDSZERREL SZEMBENI KÖVETELMÉNYEK

14

10.1. 10.2. 10.3. 10.4.

14 15 16 16

KÖVETELMÉNYCSOPORTOK FUNKCIONÁLIS KÖVETELMÉNYEK TECHNIKAI KÖVETELMÉNYEK A SZERVEZET ALKALMAZKODÓKÉPESSÉGÉNEK SZEREPE

11. KNOWLEDGETREE (NYÍLT FORRÁSKÓDÚ) DOKUMENTUMMENEDZSMENT RENDSZER 11.1.

17

A KNOWLEDGETREE PROJEKT DOKUMENTUMMENEDZSMENTET TÁMOGATÓ SZOFTVER

ÜZEMBE HELYEZÉSE 11.1.1. A KNOWLEDGETREE SZOFTVER ONLINE ÜZEMMÓDJA 11.1.2. A KNOWLEDGETREE SZOFTVER OFFLINE ÜZEMMÓDJA


19 19 20

6

11.2. A KNOWLEDGETREE PROJEKT DOKUMENTUMMENEDZSMENTET TÁMOGATÓ SZOFTVER HASZNÁLATA 11.2.1. KIK SZÁMÁRA JAVASOLT A KNOWLEDGETREE SZOFTVER HASZNÁLATA? 11.2.2. MILYEN ISMERETEK, TAPASZTALATOK SZÜKSÉGESEK A KNOWLEDGETREE HASZNÁLATÁHOZ? 11.2.3. A LEGALAPVETİBB PROJEKT DOKUMENTUM MENEDZSMENT ISMERETEK RÖVID ÖSSZEFOGLALÁSA 11.3. A KNOWLEDGETREE DOKUMENTUMMENEDZSMENT RENDSZER FİBB FUNKCIÓI 11.4. A KNOWLEDGETREE DOKUMENTUMMENEDZSMENT SZOFTVER HASZNÁLATÁNAK KÖLTSÉGEI 11.4.1. AZ ONLINE HASZNÁLAT KÖLTSÉGEI 11.4.2. AZ OFFLINE HASZNÁLAT KÖLTSÉGEI

56 56 56

12.

BIBLIOGRÁFIA

58

13.

RÖVIDÍTÉSGYŐJTEMÉNY

59

14.

FOGALOMTÁR

61

15.

ÁBRÁK

64

16.

MELLÉKLETEK

65


37 37 38 38 39

7

5. Elıszó A kormány egyik kiemelt célja a közigazgatási folyamatok ügyfélközpontúságának növelése, a szolgáltatások színvonalának és hatékonyságának javítása. Az „Elektronikus közigazgatási keretrendszer kialakítása" projekt (röviden: Projekt) az Új Magyarország Fejlesztési Terv (2007 – 2013) Államreform Operatív Programja kiemelt projektje. A kiemelt projekt fejlesztéseit 897 millió forint európai uniós és hazai társfinanszírozásban hajtják végre. A fejlesztés kedvezményezettje a Miniszterelnöki Hivatal Informatikai Államtitkársága. A fenti, kiemelt kormányzati célhoz a Projekt úgy járul hozzá, hogy megteremti az informatikai és szabályozási feltételeket, kidolgozza a szükséges módszertani hátteret, hozzájárul a szolgáltatásokban és az infrastruktúrában meglévı, szükségtelen párhuzamosságok felszámolásához és a deregulációhoz. A Projekt feladata, sok más egyéb mellett, az interoperabilitás és a biztonságos e-közigazgatási rendszer létrehozásához minimálisan szükséges szabványok, követelmények, eljárásrendek meghatározása, módszertani útmutatók készítése, illetve a további e-közigazgatási fejlesztésekhez a projektmenedzsment módszertan és a szakmai monitoring rendszer kialakítása. A Projekt keretében kidolgozott szabványokat egy, az összes fejlesztı által elérhetı szabványtárban teszik majd közzé. Mivel a késıbbi projektek résztvevıinek alkalmazniuk kell az e-közigazgatási keretrendszer elıírásait, ezért a projektmenedzsment-módszertan és a szakmai monitoring rendszer kialakítása, valamint a projektmenedzsmentet és a projekt dokumentációk kezelését támogató szoftverekhez Kézikönyv és Oktatási anyag kidolgozása is a projekt részét képezi. Az ÚMFT Államreform Operatív Program „Elektronikus közigazgatási keretrendszer kialakítása" kiemelt alprojektjei: ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─

Folyamatleíró módszertan és eszközrendszer kidolgozása Interoperabilitási követelmények meghatározása IT biztonsági követelmények meghatározása Alkalmazásfejlesztési keretrendszer kidolgozása Szabványtár kidolgozása E-közigazgatási pilot projektek indítása Projektmenedzsment módszertan kidolgozása A koordinációs elısegítése Termékek, szolgáltatások értékelésének, auditjának elıkészítése


8

A projekt megteremti az e-közigazgatási rendszerfejlesztés központi koordinációjához és irányításához szükséges tudáshátteret. Az „E-közigazgatási keretrendszer kialakítása” projekt (Projekt) „E-közigazgatási pilot projektek indítása” alprojekt (Alprojekt) célja komplex támogatás, segítségnyújtás az ÚMFT Közigazgatási Reform Programok (Programok) projektjei s ennek révén a programok és az ÚMFT sikeres megvalósításához, a célok eléréséhez. Az Alprojekt keretében négy, tartalmában egymással szorosan összefüggı dokumentum készül: ─ ─ ─ ─

dotProject – Kézikönyv dotProject - Oktatási segéd. A jelenlegi ajánlások – javaslatok és adaptáció KnowledgeTree – Kézikönyv KnowledgeTree – Oktatási segédanyag

A Szakmai monitoring keretrendszernek koncepcionális szinten fı komponense van: ─ projektmenedzsment (tervezés, követés) ─ projekt dokumentációk kezelése A két komponens természetesen szorosan együttmőködik, együtt alkotják az integrált rendszert. A támogató szoftvercsomagra azért van feltétlenül szükség, mert az ÚMFT Közigazgatási Reform Programok projektjei, méretüknél, összetettségüknél, jelentıségüknél fogva nem valósíthatók meg sikeresen nem csak a megfelelı módszertanok, módszerek, technikák szakszerő és hatékony alkalmazása nélkül, de megfelelı szoftver-támogatás nélkül sem eredményesen (l.”projekt-háromszög” - határidı, minıség, költség). A jelen Kézikönyvben a projektgazda szervezetek projektvezetıi (projektadminisztrátorai) számára áttekintjük a Knowledgetree szoftver üzembe helyezésének és használatának legfontosabb feladatait. E kötet célja a szoftver gyakorlati alkalmazásának, napi használatának támogatása, míg a szoftver használatára történı felkészülést a „Knowledgetree – oktatási anyag” címő kötet hivatott elısegíteni.


9

6. Bevezetés 6.1.

Megközelítés - A kézikönyv célja

A „KnowledgeTree dokumentummenedzsment szoftver. Kézikönyv” címő dokumentum (Dokumentum) célja, szoros összefüggésben a Projekt céljával, hogy ─ elısegítse a KnowledgeTree dokumentum-menedzsment szoftver használatban vételét (beleértve az offline üzemmódban történı használathoz szükséges telepítést is) az érintett szervezetek (pl. települési önkormányzatok) informatikusai (rendszergazdái) tekintetében ─ elısegíteni a KnowledgeTree dokumentummenedzsment szoftver használatát az érintett szervezetek (pl. települési önkormányzatok) munkatársai (projektvezetık, projektadminisztrátorok) számára A Kézikönyvnek választ kell adni az alábbi kérdésekre: ─ Hogyan vegyük használatba a KnowledgeTree dokumentummenedzsment szoftvert online, illetve offline üzemmódban? ─ Hogyan használjuk a KnowledgeTree dokumentummenedzsment szoftvert projektek dokumentumainak tárolására, aktualizálására, gyors visszakeresésére?

6.2.

Módszertan – a dokumentum-készítés módszertana

A Kézikönyv elkészítése során a nemzetközi legjobb mőszaki gyakorlat (best engineering practice) technikáit, módszereit, és dokumentációs formáit fogjuk alkalmazni. Figyelembe vesszük a feltételezett felhasználók feltételezett, elvárható, alapvetı informatikai („digitális írástudás”) és projektekkel kapcsolatos ismereteit, illetve tapasztalatát is.


10

7. Alkalmazási terület (scope) A „KnowledgeTree dokumentummenedzsment szoftver. Kézikönyv” címő Dokumentumban, bemutatjuk a szoftver használatba vételéhez szükséges, legfontosabb tevékenységeket (offline, illetve online használat esetén is). Ugyancsak bemutatjuk, hogyan lehet a szoftver segítségével új projekt-dokumentumokat rögzíteni, korábbiakat módosítani, aktualizálni, dokumentumokat gyorsan visszakeresni, illetve a rendszerbıl törölni. Nem célja a Kézikönyvnek természetesen sem alapvetı informatikai (rendszergazdai, illetve felhasználói) ismereteket nyújtani, ezek meglétét feltételezzük. Nem tartozik a Kézikönyv feladatai közé alapvetı projektvezetési vagy projekt módszertani ismeretek nyújtása sem, ezek meglétét szintén feltételezzük. A jelen Kézikönyv, a benne foglaltak célközönségét elsıdlegesen azok a (fıleg kisebb) szervezetek alkotják, amelyek közigazgatás-fejlesztési (és további) projekteket hajtanak végre (például települési önkormányzatok, amelyek nem rendelkeznek projektvezetést támogató alkalmazással). E szervezeteken belül a Kézikönyv egyrészt azon rendszergazdákat segíti, akik feladata lesz a szoftver telepítése, illetve annak alkalmazása során a végfelhasználók informatika-oldali támogatása, másrészt azok a projektvezetıket (projektadminisztrátorokat), akik a fejlesztési projekteken dolgoznak (végfelhasználók). A Kézikönyv célközönségbe tágabb értelem beleértendık a Közigazgatási Reform Programokhoz tartozó projektek (és további projektek) projektgazda-szervezeteinek a vezetıi és munkatársai, valamint a projektek közremőködıi (beszállítók, szolgáltatók, tanácsadók, szakértık stb.) is. Még tágabb értelemben ide számíthatók mindazon szervezetek és személyek is, amelyek, illetve akik a Közigazgatási Reform Programok projektjei (és további projektek) eredményeként létrejövı termékek (pl. információs rendszerek) és szolgáltatások (pl. elektronikus ügyintézés felhasználói s így az e termékek, szolgáltatások által biztosított elınyök (pl. tér és idı korlátok nélküli ügyintézés) élvezıi lesznek.


11

8. Rendelkezı hivatkozások (references) „Knowledgetree dokumentummenedzsment szoftver. Kézikönyv” c. Dokumentum kidolgozására az Új Magyarország Fejlesztési Terv Államreform Operatív Programja „Eközigazgatási keretrendszer kialakítása” kiemelt projekt (Projekt) keretében készül. A Kézikönyv a Miniszterelnöki Hivatal Informatikai Államtitkársága és az Új Magyarország Fejlesztési Terv Közigazgatási Reform Programjai (Elektronikus Közigazgatás Operatív Program, Államreform Operatív Program), valamint további programok és projektek projektgazda-szervezetei számára készült. Kidolgozására annak érdekében került sor, hogy támogassa, elısegítse a program projektjeinek sikeres, eredményes végrehajtását, illetve annak érdekében is elsısorban a projektmenedzsment és a dokumentációkezelési feladatokat.


12

9. Fogalom-meghatározások (definitions) 9.1.

Mi a dokumentummenedzsment szoftver?

A dokumentummenedzsment rendszer egy olyan, komplex szoftvercsomag, amely támogatja az Új Magyarország Fejlesztési Terv Közigazgatási Reform Programjai keretében megvalósuló projektekhez (és további projektekhez) szükséges dokumentációk tárolását, aktualizálását, visszakeresését, elısegítve ezzel e projektek sikeres, hatékony megvalósítását és ezen keresztül a Közigazgatási Reform Program és az ÚMFT (valamint további programok, tervek) céljai elérését.

9.2. Melyek a dokumentummenedzsment rendszer fıbb funkciói? A dokumentummenedzsment szoftver fıbb funkciói: ─ Dokumentumok felvitele (beleértve: metaadatok megadása) ─ Dokumentumok le- és visszatöltése, kikölcsönzése / visszaadása ─ Dokumentumok aktualizálása ─ Dokumentumok törlése ─ Dokumentumok keresése ─ A rendszer törzsadatainak kezelése, rendszeradminisztráció


13

10. A projekt dokumentációkezelési alrendszerrel szembeni követelmények Ebben a fejezetben azt vizsgáljuk, hogy mely (fontos) tényezık támasztanak követelményeket a szakmai monitorig keretrendszer projekt dokumentációkezelési alrendszerével szemben, és melyek ezek a követelmények? Ebben a fejezetben az E-közigazgatási keretrendszer részeként megvalósuló Szakmai monitoring keretrendszer projekt dokumentációkezelési alrendszerével kapcsolatos követelményeket specifikáljuk. A Szakmai monitoring keretrendszer – projekt dokumentációkezelési alrendszer egy olyan, komplex szoftver, amelynek feladata az Új Magyarország Fejlesztési Terv (ÚMFT) Közigazgatási Reform Programjai (EKOP, ÁROP) keretében megvalósuló nagy, összetett informatikai fejlesztési projektek megvalósítása során jelentkezı projekt dokumentációkezelési feladatok átfogó, hatékony informatikai támogatása és ennek révén e projektek, valamint ezen keresztül a Közigazgatási Reform Programok és az ÚMFT sikeres megvalósításának elısegítése. A cél olyan rendszer (szoftver-csomag) kiválasztásának elısegítése, amely rendszer komplex módon és hatékonyan támogathatja a projektdokumentációs feladatokat az alábbi, fıbb projekt-területeken: ─ projekttervezés, projektirányítás ─ projekt pénzügyi tervezése, elszámolása ─ az Európai Regionális Fejlesztési Alapra, Európai Szociális Alapra és Kohéziós Alapra vonatkozó szabályozásból, illetve az ezen alapok pályázatai támogatásával megvalósuló projektekre vonatkozó szabályozásból adódó dokumentálási feladatok támogatása (pályázatírás, riportok, elszámolások stb.)

10.1.

Követelménycsoportok

Az elektronikus dokumentumkezelı rendszerek legkézenfekvıbb elınye, hogy a dokumentumok és a velük elvégzendı munkafolyamatok követhetıvé, visszakereshetıvé, átláthatóvá és ez által hatékonyabbá válnak. Nem elhanyagolható elıny, hogy a dokumentumok rendszerezetten, strukturáltan kerülnek tárolásra és integrált keresık segítségével visszakereshetıvé válnak. A projektdokumentáció-kezelési alrendszerrel szemben támasztott fıbb követelményeket az alábbi csoportokba foglalva elemezzük: ─ funkcionális követelmények; ─ technikai követelmények; ─ a szállítóval szembeni, fıbb követelmények, valamint a szervezet alkalmazkodóképességének szerepe


14

10.2.

Funkcionális követelmények

A projekt dokumentációkezelési alrendszerrel szemben támasztott funkcionális követelmények a következık: ─ A projektek teljes életciklusa alatt kezelje a keletkezı dokumentációkat, dokumentumokat (mind az elektronikus, mind pedig a papír alapú dokumentumokat, utóbbiakat természetesen elektronikus formában – szkennelve, digitalizálva) ─ Lehessen a különbözı dokumentumokat mind projekthez, mind pedig konkrét projektfeladathoz hozzárendelni ─ Kövesse és tartsa nyilván a projekt során keletkezı dokumentumok verzióit, azok változásait, jelölje külön a dokumentumok végleges verzióját (megkülönböztetés a munkaverzióktól) ─ Biztosítsa, hogy egy adott dokumentáción egyidıben csak egy projekttag dolgozhasson (kikölcsönzés / visszacsatolás, check in/check out) ─ Biztosítsa az alábbi keresési lehetıségeket: o kulcs-indexek alapján o metaadatok alapján o tartalom szerint (opcionális) ─ Tartalmazzon rövid szöveges leírási lehetıséget a fájl tartalmát illetıen ─ Adjon lehetıséget a fájl-jelölı kulcsszavak megadására ─ Adjon lehetıséget azonos nevő fájlok tárolására ─ Adjon lehetıséget egy dokumentum „véglegessé” nyilvánítására ─ Adjon lehetıséget egy „véglegessé” nyilvánított dokumentum ismételt kikölcsönözhetıvé tételére ─ Különböztesse meg a legfrissebb, és megelızı verziókat ─ Adjon lehetıséget fı, és alverzió számok megadására ─ Tartalmazzon automatikus (félautomatikus) verziókövetést ─ Tartalmazzon áttekintı nézetet egy fájlhoz tartozó megelızı verziók áttekintésére ─ Tartsa nyílván, hogy ha a fájlt kikölcsönözték, kinél van az utolsó verzió ─ Adjon lehetıséget kapcsolódó (ügyfél/alvállalkozó) cég, és a fájl összerendelésére ─ Adjon lehetıséget a fájlok kategorizálására ─ Hozzáférés, jogosultságkezelés o a dokumentum-hozzáférés legyen összhangban a projekthez, projektfeladathoz történı hozzáféréssel, és ne legyen túlbonyolított o tegye lehetıvé különbözı hozzáférési jogosultságú felhasználók (projekttagok, alvállalkozók és további szereplık) o valósítson meg kiegészítı jogosultságkezelést per file jelleggel ─ Tegye lehetıvé könyvtárak kezelését ─ Akadályozza meg a véletlen felülírást ─ Lehessen szőrni a projektekhez/feladatokhoz csatolt fájlokra ─ Legyen lehetıség automatikus dokumentumgenerálásra (projekt / feladat / határidı, pl. automatikus riport a határidı elérésekor vagy más esemény bekövetkezésekor) ─ Biztosítson automatikus e-mail küldést esemény bekövetkezésekor - fájlmozgás, kikölcsönzés, új feladat, feladat változása (az e-mail küldés opcionális lehetıség legyen) ─ Támogassa dokumentum sablonok használatát (pl. pályázatíráshoz) ─ Legyen egyszerő a felhasználói felület, minél egyszerőbb struktúrájú legyen („minél kevesebb kattintással lehessen dolgozni”)


15

─ legyen a felhasználók által könnyen elfogadható

10.3.

Technikai követelmények

A projekt dokumentációkezelési alrendszerrel szembeni technikai követelményeket az alábbiakban foglalhatjuk össze. ─ Teljeskörő együttmőködés, kétirányú „átjárhatóság” a projektvezetési alrendszer és a projekt dokumentációkezelési alrendszer között. ─ Külsı (interneten keresztüli) hozzáférés is biztosított legyen a dokumentumokhoz (külsıs projekttagok, illetve belsıs projekttagok otthoni munkavégzése, valamint távmunkavégzés lehetısége). ─ A böngészın (browser) keresztül történı használat preferált, de ennek hiánya nem kizáró ok. ─ Legalább logikai szintő kapcsolat a projektgazda szervezet által használt pénzügyi rendszerrel. ─ Könnyen, gyorsan telepíthetı, üzembe helyezhetı alkalmazói rendszer szállítása. ─ Platform-függetlenség (multi-platformos támogatás). ─ Open Source megoldás elıny, de nem követelmény.

10.4.

A szervezet alkalmazkodóképességének szerepe

A dokumentumkezelı rendszerek bevezetésének talán legkritikusabb pontja, hogy a felhasználók hogyan fogadják az új rendszert. Még ha a dokumentumkezelés valamennyi egyéb célja is megvalósul, az ebbıl a szempontból eredménytelen rendszerek csak korlátozott sikereket érhetnek el. Ugyanakkor a felhasználók rendkívül elégedettek lesznek a munkájukat gördülékenyebbé tevı, hatékonyságukat növelı és a feladataikat megkönnyítı rendszerrel. A tapasztalatok szerint a felhasználók azokat a rendszereket fogják elfogadni, amelyek minimális betanulást igényelnek, és lehetıvé teszik a dolgozók számára a szándékuknak megfelelı munkavégzést. Az ismerıs és ösztönösen használható kezelıfelületek abban is segítenek, hogy a felhasználók a rendszert pusztán a jelenlegi munkafolyamat kiterjesztéseként fogadják el, ne pedig egy teljesen új eljárásként kezeljék. A könnyen használható eszközök a dokumentumkezelési megoldás elfogadására ösztönzik a felhasználókat. Összegezve a felhasználói elfogadottság akkor lesz a leggyorsabb, ha a felhasználók valóban a személyes munkájuk hatékonyságát és korszerősítését segítı eszközként tekintenek a tartalomkezelési rendszerre. A felhasználók a dokumentumok gyorsabb megtalálását elısegítı, a jóváhagyási folyamatokat meggyorsító, valamint a feladatok felesleges ismétlését minimálisra csökkentı rendszereket fogják elfogadni és támogatni. Ajánlott, hogy a szervezet rendelkezzen kijelölt kulcsfelhasználóval, aki az átlag felhasználónál mélyebben ismeri a rendszer elemeit, képes az átlagfelhasználó ismeretein túlmenı konfigurációs módosításokra is. A tudástranszfer hatékony módja az on-the-job


16

training, vagyis a tervezés pillanatától a projektzárásig javasolt a kulcsfelhasználók részvétele az implementáció során. A dokumentumkezelı rendszerek sikertelen bevezetésének oka legtöbbször nem valamilyen technikai probléma, hanem az, hogy nem felel meg maradéktalanul a szervezeti igényeknek. A dokumentummenedzsment rendszer bevezetések több mint felében nem teljesülnek a szervezetek elızetes várakozásai ezek közül is a leggyakoribb probléma, hogy nem térül meg a projekt, mivel a bevezetett rendszert a munkatársak nem hajlandók a terveknek megfelelıen használni. Elıfordul, hogy egy dokumentummenedzsment-rendszer a felhasználókon bukik meg, mivel nem tartják ergonomikusnak, nem felel meg az igényeiknek, nem tetszik a felhasználói felület, vagy egyszerően túl bonyolultnak találják a szoftver mőködését. Ilyen esetekben a munkatársak hamar megtanulják, milyen módon kerülhetik meg a dokumentumkezelı rendszert, és e-mailben vagy akár egy pendrive-on cserélik ki egymás között a dokumentumokat. Ennek következtében a munkavégzés hatékonysága nem javul, vagyis hiába történt meg a befektetés; emellett biztonsági szempontból is rendkívül aggályos lehet a dokumentumok megkerülı csatornákon keresztüli cseréje. A rendszer bevezetése kapcsán a felhasználókat négy csoportba lehet sorolni abból a szempontból, hogy a változásokra hogyan reagálnak: ─ a támogatók nyitottak a változásra, és egészen biztosan használni fogják az új rendszert, ─ a tanácstalanoknak nincsen kialakult véleményük, így jó kommunikációval könnyen meg lehet gyızni ıket az alkalmazás elınyeirıl, ─ az elutasítók csoportjába tartozó dolgozók úgy érzik, hogy a változások egzisztenciájukban érintik ıket, ezért ellenállnak azoknak, ─ az elfogadók vegyes csoportot alkotnak: ık nem fogják elszabotálni a rendszer bevezetését, de nem is érdekli ıket különösebben annak sikere; különbözı indokokkal, de elfogadják a változásokat. A gyakorlat szerint a támogatókat szükségtelen gyızködni, az elutasítókat pedig nem mindig lehet, illetve nem feltétlenül érdemes, ezért elsısorban a tanácstalanok és az elfogadók felé kell irányítani a kommunikációt, hogy pozitív várakozás alakuljon ki bennük a rendszerrıl. Ha a dokumentumkezelı rendszert használók kerülnek többségbe, akkor az ellenzıket is könnyebben elfogadókká lehet tenni. Mindehhez hatékony belsı marketingre van szükség, valamint a projekt bevezetése elıtt már szükséges az alkalmazottak fele a megfelelı kommunikáció.

11. KnowledgeTree (nyílt forráskódú) dokumentummenedzsment rendszer A KnowledgeTree nyílt forráskódú, web alapú dokumentum menedzsment szoftver, amely rendelkezik a nagy gyártók dokumentumkezelı rendszereinek összes tulajdonságával. Az open source megoldások közül ez az egyik legnépszerőbb és legszélesebb körben használt dokumentumkezelı rendszer. Az alkalmazást teamek, valamint kis és közepes mérető szervezetek számára tervezték.


17

A KnowledgeTree integrálható a Microsoft Windows és Office rendszerekkel. A KnowledgeTree szoftver mögött egy fejlesztıi közösség is áll, amely közösség saját portállal rendelkezik, ez a KnowledgeTree Forge portál (www.forge.knowledgetree.com) A KnowledgeTree™ kereskedelmi forgalomban kapható szoftver, nyílt forráskódú elektronikus dokumentum kezelı rendszer. A KnowledgeTree Community Edition a KnowledgeTree rendszer nyílt forráskódú, ingyenes változata, amely ingyenesen letölthetı, használható, módosítható. Anélkül, hogy kereskedıhöz kötıdne, s könnyen hozzáférhetı forráskóddal a KnowledgeTree rugalmasabb és kötséghatékonyabb alternatívát kínál, mint a kereskedelmi szoftverek. Mit jelent számunkra a GNU GPL? • • • •

A KnowledgeTree Community Edition változatát ingyenesen letölthetjük és használhatjuk Módosíthatjuk az alkalmazás forráskódját Tovább adhatjuk (másoknak átadhatjuk) a KnowledgeTree Community Edition forráskódját és az általunk végzett módosításokat A KnowledgeTree Community Edition használata azonban kötelezettségekkel is jár a részünkrıl

A program legutolsó verziója: 3.5.4. A KnowledgeTree képes együttmőködni a Microsoft® Office®, Microsoft® Windows® és a Linux® rendszerekkel. A KnowledgeTree többféle változatban rendelkezésre áll •

•

KnowledgeTreeLive: a szoftver mind dokumentum menedzsment szoftver szolgáltatás (lásd: http://www.knowledgetree.com/products/knowledgetree_editions_feature_matrix) KnowledgeTree Community Edition: ingyen letölthetı, GPLv3 open source licence alatti hozzáféréssel a forráskódhoz

KnowledgeTree Community Edition • A KnowledgeTree nyílt forráskódú változata. Ingyen letölthetı, használható, módosítható és továbbadható, alávetve a GNU GPLv3 open source licenc terminológiának • A KnowledgeTree Community Edition azzal a szándékkal készült, hogy a nyílt forráskódú közösség és a korábbi alkalmazók használják • A KnowledgeTree Community Edition ingyenes, de ez nem tartalmaz minden kereskedelmi jellemzıt és nem tarozik hozzá kereskedelmi támogatás. A közösségi támogatási erıforrások megtalálhatók a KnowledgeTree Community Support Page –n. • A minıség „mélységeit” a nyílt forráskód közösség kezdeményezései határozzák meg


18

11.1. A Knowledgetree projekt dokumentummenedzsmentet támogató szoftver üzembe helyezése A Knowledgetree dokumentum menedzsment rendszer a szokásosnak nevezhetı LAMP, azaz Linux, Apache, MySQL, PHP technológiára épülı megoldás. A szoftver használata alapvetıen három különbözı módon lehetséges: ─ Software-as-a-Service – szolgáltatásként igénybevehetı, mely a világ bármely pontjáról elérhetı, nincs szükség a szoftver vagy az operációs rendszer karbantartására (KnowledgeTreeLive) ─ Software Appliance – virtualizált környezetbe, vagy célhardverre telepíthetı verzió, melyhez nem szükséges operációs rendszer. Ezen környezet karbantartására szintén nincs szükség, a rendszer automatikusan frissíti magát. (KnowledgeTree Community Edition) ─ Saját telepítés – saját szerverre telepíthetı megoldás, elérhetı verziók: KnowledgeTree Premium, KnowledgeTree Plus, KnowledgeTree Basic, KnowledgeTree Community Tekintettel a javasol felhasználásra, az elsı két használati módot tekintjük célszerőnek, s jelen Kézikönyvben is ezt a kettıt mutatjuk be részletesebben is. 11.1.1.

A Knowledgetree szoftver online üzemmódja

Ez a Software-as-a-Service – szolgáltatásként igénybevehetı használatot jelenti. - Hol és hogyan érhetı el a Knowledgetree szoftver online használatra? A KnowledgeTree alkalmazás „Software-as-a-Service” üzemmódra az alábbi URL címen érhetı el: http://www.knowledgetree.com/live_demo - Milyen fontosabb elıfeltételei vannak az online használatnak? A Knowledgetree szolgáltatásai elérhetıek webböngészın keresztül, Windows kliensekrıl, Microsoft Office alkalmazásokból és egyéb WebDAV kliensekbıl ─ Hogyan valósítható meg az online használat? • • •

•

Lépjünk be a www.knowledgeTree.com oldalra! A jobb oldali menüsorból válasszuk ki a „Try a live commercial demo” menüpontot (A Try szóra kell kattintani) Adjuk meg a kért regisztrációs adatokat: keresztnév, vezetéknév, email cím kétszer azonos módon, telefonszám, a szervezet (önkormányzat, intézmény) neve, ország – valamennyi adat megadása kötelezı; az „Are you evaluating KnowledgeTree for your own organization?” kérdésre (saját szervezete számára próbája-e ki a rendszert?) válaszoljunk „igen”-nel (yes); a válasz kötelezı Submit gombbal zárjuk le az adatok bevitelét!


19

• •

A megadott e-mail címre hamarosan egy levelet kapunk, amely közli velünk, hogy a demót a http://demo.knowledgetree.com/login.php címrıl érhetjük el, s admin login névvel és admin jelszóval jelentkezhetünk be Lépjünk be a megadott URL címen található demó verzióba a megadott login névvel és jelszóval!

─ Mely esetekben javasolható az online használat? Online módon a rendszer demo változata használható. Ez a mód elsısorban a rendszerrel történı ismerkedésre, a rendszer kipróbálására, a használatra történı felkészülésre javasolható, míg „éles” használatra az offline üzemmódot javasoljuk (ingyenesen letölthetı, használható KnowledgeTreeCommunity változat) 11.1.2.

A Knowledgetree szoftver offline üzemmódja

- A Knowledgetree szoftver telepítése az offline használathoz Lépjünk be a www.knowledgetree.com oldalra!

Válasszuk ki a Minimum Requirements (Minimum követelmények) menüpontot! A következı képernyın megismerhetjük a KnowledgeTree rendszer minimum platformkövetelményeit.


20

Kattintsunk a Products (Termékek) gombra!

Válasszuk ki a Minimum Requirements (Minimum követelmények) menüpontot! A következı képernyın megismerhetjük a KnowledgeTree rendszer minimum platformkövetelményeit.


21

A minimum hardver követelmények az alábbiak:

A minimum szoftver követelmények a következık:


22

A fımenübıl válasszuk ki a Home gombot, ekkor visszatérünk a KnoewledgeTree.com alapképernyıre és folytathatjuk a telepítést A jobb oldali menübıl válasszuk ki a Try Now almenü „Download an unsupported Community Edition” menüpontját (a „Download” szóra kell kattintani)! Megjelenik az a képernyı, ahol a letöltéshez különbözı adatokat kell megadni


23

Adjuk meg a kért adatokat. Ügyeljünk arra, hogy jó e-mail címet adjunk meg, mert erre a címre kapjuk majd az információkat arról, hogyan kell a letöltést elvégezni. A megadott e-mail címre a KnowledgeTree Community Team-tól egy levél érkezik, melynek legfontosabb információja az, hogy a kiválasztott Community Edition letöltését a „http://www.knowledgetree.com/products/opensource/downloadopensource ” URL- címrıl kell elvégezni. Lépjünk be erre a honlapra!


24

(i) Válasszuk az 1. KnowledgeTree Community Edition Stack Installer, mert nem elég csak a forráskódot letöltenünk! (ii) Mindenképp a mátrix bal oldali oszlopából (3.5.4 Full Stack Installer) válasszunk, mert nem meglévı rendszerünket akarjuk felülírni (ugrade), hanem újat telepíteni (iii) - ha Windows operációs rendszert használunk, kattintsunk a Windows sorában lévı Download felirat melletti nyílra (iv) - ha Linux operációs rendszerünk van, úgy az e sorban lévı (bal oldali) nyílra kattintsunk


25

Megkezdıdik a letöltés a telepítéshez – az arra kijelölt helyre. (Ez Windows rendszer esetében alapértelmezetten az Asztal). A letöltés eredményeként a saját gépünkön (server vagy „szóló” számítógép) rendelkezésünkre áll a megfelelı típusú, verziójú telepítı program (pl. ktdms-oss-3.5.4installer.exe. – ktdms: KnowledgeTree Document Management System / Dokumentumkezelı rendszer) Indítsuk el a telepítı programot (az iconra történı kattintással):


26

Windows rendszer esetén a fenti üzenet jelenik meg. Kattintsunk a Futtatás gombra!

Kattintsunk a Forward (elıre, tovább) gombra!


27

A folytatáshoz fogadjuk el a licenc-megállapodást (I accept – elfogadom)


28

Fogadjuk el, vagy (indokolt esetben, kellı körültekintéssel) módosítsuk a felkínált installációs könyvtárat! (Másik könyvtár kereséséhez, kijelöléséhez kattintsunk a kinyíló mappát ábrázoló ikonra! Ezután kattintsunk a Forward gombra! Fogadjuk el a felkínált Appache Web Server portot a Forward gombbal!

Fogadjuk el a felkínált (alapértelmezett) választ a Forward gombbal!


29

Fogadjuk el a felkínált (alapértelmezett) választ a Forward gombbal!

Adjuk meg a kért jelszót (kétszer gépeljük be, azonos módon), majd: Forward!

Adjuk meg a kért adatbázis-jelszót (amit majd szükség esetén használni szeretnénk), majd: Forward!


30

Fogadjuk el a felkínált választ, majd Forward!

Fogadjuk el a felkínált választ ( I accept the agreement), majd Forward!


31

Fogadjuk el (lehetıleg) a felkínált választ (s nagyon indokolt esetben térjünk el attól), majd Forward!

A regisztrációhoz adjuk meg a kért adatokat: keresztnév, vezetéknév, email cím, telefonszám, majd Forward!


32

Folytassuk az adatok megadását (vállalat, ország, iparág, a vállalat nagysága), majd Forward!

Válaszoljunk (az alábbi ajánlásoknak megfelelıen, illetve értelemszerően) a feltett kérdésekre:


33

Akarunk-e megismerni további jellemzıket és kereskedelmi támogatást? Ez esetben az értékesítési csapatuk kapcsolatba lép majd velünk. o A felkínált válasz: Yes (igen), o A javasolt válasz: No (nem) Érdekel-e bennünket a helyi KnowledgeTree partner által nyújtandó szolgáltatás? o A felkínált válasz: Yes (igen), o A javasolt válasz: No (nem) Honnan hallottunk a KnowldgeTree-rıl? A legördülı menübıl az alábbi lehetıségek közül választhatunk: o keresımotor (Goodle stb.), o online hirdetés o internetes katalógus (diretory), o barát vagy kolléga o KnowledgeTree partner cég o Egyéb A válaszok megadása után a Forward billentyővel léphetünk tovább.

Kattintsunk a Forward gombra!


34

„A telepítésvarázsló készen áll arra, hogy a számítógépünkre telepítse a KT dokumentumkezelı rendszer Community Edition („közösségi kiadás”) változatát a számítógépünkre”. Továbblépés: Forward gombbal.


35

Elindul a telepítés. Befejezése elıtt az alábbi képernyı / üzenet jelenik meg:

A telepítés befejezéséhez kattintsunk a Finish gombra!


36

A rendszerbe történı elsı bejelentkezéskor a login év és a jelszó is „Admin” lesz. - A telepített KnowledgeTree szoftver tesztelése (a telepítés sikerességének ellenırzése) A telepítést végzı rendszergazdának és az alkalmazást majdan használó projektvezetınek (projektadminisztrátornak) célszerő egy technikai és felhasználói tesztet összeállítani és végrehajtani annak érdekében, hogy mind technikai, mind pedig tartalmi értelemben meggyızıdjenek a szoftver mőködıképességérıl, illetve használhatóságáról. Ezzel elkerülhetı az, hogy az esetleges problémák majd az éles használat idején, a támogatott projekt beindulását követıen jelentkezzenek és fennakadást, késedelmet okozzanak annak megvalósítása során, a határidık tekintetében.

11.2. A Knowledgetree projekt dokumentummenedzsmentet támogató szoftver használata 11.2.1.

Kik számára javasolt a KnowledgeTree szoftver használata?

A KnowledgeTree projekt dokumentummenedzsment szoftver használata elsısorban olyan, fıként kisebb projektgazda-szervezetek számára javasolt, amelyek közigazgatásfejlesztési (vagy további) projekteket hajtanak végre, s még nem rendelkeznek projekt dokumentummenedzsment szoftverrel (s a projekt szőkös költségvetése nem is teszi lehetıvé ilyen szoftver beszerzését). A KnowledgeTree nyílt forráskódú szoftver, amely (jelenleg) térítésmentesen használható mind online, mind pedig offline üzemmódban.


37

11.2.2. Milyen ismeretek, tapasztalatok szükségesek a KnowledgeTree használatához? A KnowledgeTree projekt dokumentummenedzsment tevékenységeket támogató szoftver használata projektvezetıi (projektadminisztrátori) feladat, melyhez az alábbi, alapvetı kompetenciák szükségesek, illetve ezek meglétét feltételezzük: - legalább alapvetı projektmenedzsment (projektadminisztrációs), illetve dokumentummenedzsment ismeretek - legalább alapvetı számítógép-kezelési (felhasználói szintő) ismeretek

11.2.3. A legalapvetıbb projekt dokumentum menedzsment ismeretek rövid összefoglalása Az EU alapok támogatásával megvalósuló fejlesztési projektek (mind például az Új Magyarország Fejlesztési Terv keretében definiált Közigazgatási Reform Programok projektjei, amelyek az Európai Regionális Fejlesztési Alap, az Európai Szociális Alap és a Kohéziós Alap támogatásával valósulnak meg) életciklusa az alábbi, fıbb szakaszokból épül fel: a) Elıkészítés ─ Stratégia-készítés / aktualizálás ─ Követelmény-specifikáció ─ Mőszaki terv (pl. rendszerterv) ─ Projektterv ─ Megvalósíthatósági tanulmány (megvalósíthatóság, fenntarthatóság vizsgálta, költség/haszon elemzés, illetve megtérülési számítás) ─ Hatáselemzés, hatástanulmány (szükség esetén) ─ Pályázatkeresés b) Pályázat ─ Pályázatírás ─ Hiánypótlás (ha kérik) ─ Ellenırzés (opcionális) ─ Befogadás / elutasítás ─ Támogatás megítélése / pályázat elfogadása c) Megvalósítás ─ A projekt mőszaki tartalmának, leszállítandó termékének elıállítása ─ Tervezés, fejlesztés / kiválasztás, telepítés ─ Oktatás, tesztelés, minıségirányítás ─ Átadás-átvétel ─ Projektvezetés, minıségbiztosítás, beszámolók ─ Pénzügyi elszámolások d) Üzemeltetés, monitoring A projekt életciklusa alatt, mint az a fentiekbıl is látszik, nagyon sok különbözı dokumentum keletkezik, amelyeket nyilván kell tartani, gyorsan és számos különbözı szempont, ismérv alapján vissza kell tudni keresni, módosítani, megtekinteni, nyomtatni, végül pedig archiválni.


38

E dokumentumok egy része a projekt egészéhez kapcsolódik (pl. Projekt Alapító Dokumentum, Projektterv, rendszerterv), mások a projekt egy adott tevékenységéhez (pl. megvalósíthatósági tanulmány, költség/haszon elemzés, támogatási szerzıdés stb.)

11.3. A KnowledgeTree dokumentummenedzsment rendszer fıbb funkciói

1. ábra: : Knowledgetree (opensurce) dokumentummenedzsment rendszer szolgáltatásai


39

DMS administration: a Dokumentum Menedzsment Rendszer adminisztrációja

Funkciók: Miscellaneous / vegyes Különféle beállítások, amelyek más kategóriába nem sorolhatók, beleérve a help és az elmentett keresések kezelését.


40

Users and Groups / felhasználók és csoportok Ebbıl a menedzsment panelbıl ellenırizhetjük, mely felhasználók tudnak bejelentkezni, és mely csoportokhoz, illetve szervezeti egységekhez tartoznak Security Management / biztonság kezelése Jogosultságok hozzárendelése felhasználókhoz és csoportokhoz, és annak specifikálása, hogy mely jogosultságok birtokában a dokumentumkezelı rendszer mely részeihez férhetünk hozzá Document Storage / dokumentumtárolás Kezeli a lecsatolt, achivált és a törölt dokumentumokat. Document Metadata and Workflow Configuration / Dokumentumok metaadatai és munkafolyamat konfiguráció A dokumentumok metaadatainak konfigurációja: dokumentum típusa, mezıi, kapcsolattípusok és munkafolyamatok Search and Indexing / keresés és indexelés Keresési és indexelési beállítások System Configuration / rendszerkonfiguráció A rendszerkonfiguráció beállításai ─ Users and Groups / felhasználók és csoportok • • •

A fımenübıl válasszuk ki a DMS Administration menüpontot! Az Administration almenübıl válasszuk ki a Users and Groups, majd abból a Manage Users menüpontot! A megjelenı User Management menübıl válasszuk ki az Add new user / Új felhasználó felvitele pontot!

─ Adjuk meg a fenti adatokat!


41

• • • • • •

Username / felhasználónév (a felhasználó ezen a néven jelentkezik majd be) Name / a felhasználó tényleges, teljes neve Email Address / a felhasználó email címe Email Notifications: ha bejelöljük, a felhasználó az értesítéseket a fentiekben megadott email címére is megkapja, ellenkezı esetben csak a „Dashboard”-ra („mőszerfalra”) Password (jelszó): kétszer meg kell adni, teljesen azonos módon. Create user gombbal lezárhatjuk az adatok felvitelét.

─ User Management / Felhasználók adatainak megtekintése, módosítása, törlése • A view all funkció segítségével megjeleníthetjük a rendszerben található felhasználókat • A Username funkció segítségével megadhatjuk a keresett felhasználónevet vagy annak egy részét, majd a Search For Users gombra kattintva elindíthatjuk a keresést.


42

•

Az így megjelenített felhasználók vonatkozásában lehetıség van ─ a felhasználó adatainak szerkesztésére (edit), ennek során jelszavának módosítására (change password), ─ a felhasználó törlésére (delete)

Group Administration / felhasználócsoportok adminisztrációja


43

─ Funkciók: • Add a new group: új csoport felvitele • View all groups: valamennyi csoport megjelenítése • Adott nevő felhasználócsoport keresése ─ Új csoport felvitele • Meg kell adni az új csoport nevét • Meg kell határozni, rendelkezzenek-e az új csoport rendszeradminisztrátori jogosultságokkal • Create group gomb segítségével az adatbevitel lezárható ─ Csoportok megjelenítése, szerkesztése, törlése ─ A csoportokat megjeleníthetjük a „view all gropus” funkció segítségével, vagy úgy, hogy a Group Name adatmezıbe megadjuk a csoport nevét vagy annak egy részletét, majd a search for groups funkció segítségével elindítjuk a keresést


44

•

Az így megjelenített csoportok vonatkozásában lehetıség van ─ a csoport adatainak szerkesztésére (edit), ennek keretében a csoport nevének módosítására, a csoport tagjai számára unit adminisztrációs jogok megadása / visszavonása a csoport tagjai számára rendszer adminisztrációs jogok megadása / visszavonása azon unit (egység) megadására / módosítására, amelyikhez az adott egység tartozik ─ a csoport törlésére (delete) ─ a csoporthoz tagok hozzárendelésére (Manage Users), a hozzárendelés megváltoztatása


45

─ Az Available Users (rendelkezésre álló / választható felhasználók ablakból választjuk majd ki a csoport (új) tagjait, ehhez azonban az ablakot elıbb fel kell tölteni, ami a Show All (Mutasd mindet) gomb segítségével lehetséges, a feltöltés elıtt szőrı (filter) beállítására is lehetıség van ─ A kiválasztást / visszavonást a „»” és „«” jelek segítségével végezhetjük el; a csoporthoz kiválasztott felhasználók megjelennek az Assigned Users (kiválasztott felhasználók) ablakban ─ A kiválasztást a „save changes” (változások elmentése) gomb segítségével fejezhetjük be, adatmentéssel (cancel gombbal pedig adatmentés nélkül)

Browse Documents / dokumentumok böngészése ─ Új dosszié létrehozása (Add a Folder)


46

Dokumentum hozzáadása (Add Document)

Add a document – egy dokumentum hozzáadása


47

File: a felviendı dokumentum (azonosítójának) kiválasztása (Tallózás funkció segítségével) Document Title: a dokumentum címének megadása (ez lesz a dokumentum legfıbb neve a KnowledgeTree rendszerben) Documen Type: a dokumentum típusa (lehúzós menübıl választható Add: a kiválasztott dokumentum hozzáadása az irattartóhoz (folder)

Specify metadata: a dokumentumot leíró adatok (metaadatok) specifikálása Tag: címke General information / Általános információk Category: a dokumentum kategóriája A legördülı menübıl az alábbi lehetıségek közül választhatunk Administrative / adminisztratív Financial / pénzügyi Legal / jogi Miscellaneous / vegyes (máshová nem sorolható) Sales / értékesítési Technical / technikai Media Type / Média típusa A legördülı menübıl az alábbi lehetıségek közül választhatunk Audio / hang Image / kép Text / szöveges Video Save document: a dokumentum elmentése Ezután megjelennek az irattartóba helyezett dokumentum részletes adatai.


48

General Information / általános információk Document Fileneme: annak a fáljnak a neve, amelybıl a dokumentumot feltöltjük …. Created by: a dokumentum létrehozója (felhasználó) Ownwd by: a dokumentum tulajdonosa (felhasználó) Last updated by: aki a dokumentumot utoljára módosította (felhasználó) Document ID: a dokumentum azonosítója Tag: címke - Knowledgetree – dokumentumok kikölcsönzése (checkout) funkció használata


49

- Válasszuk ki a bal oldali menübıl a Document Actions pont alatt a Checkout menüpontot!

Ha a Download File-t bejelöljük () , nem csak a dokumentum státusza változik meg, hanem az fizikailag is le is töltıdik, s dolgozhatunk vele. - Knowledgetree – dokumentumok visszacsatolása (checkin) funkció használata E-közigazgatás keretrendszer kialakítása

50

- Válasszuk ki a jobb oldali menübıl a Document actions almenü Checkin menüpontját!

-

A Browse (Tallózás) menüpont segítségével válasszuk ki a visszacsatolandó fájlt! Ha a Major Update-t bejelöljük (), a dokumentum verziószáma 1.0-ra változik, ellenkezı esetben annak második számjegye nı meg 1-gyel A Reason rovatban írjuk le röviden (max. 250 karakter) a dokumentumon végrehajtott módosításokat


51

-

Force Original Filename (az eredeti fájlnév megerısítése): ha ezt bejelöljük (), a feltöltött dokumentum ugyanazt a nevet kapja, ami az eredetié is volt. A Checkin gombra kattintva a visszacsatolás megtörténik.

- Knowledgetree – dokumentumok törlése funkciók és azok használata

A dokumentum nevére történı kattintással válasszuk ki a törlendı dokumentumot! A Document actions menübıl válasszuk ki a Delete funkciót!


52

A Reasons adatmezıben írjuk le, max 250 karakter hosszan, azt, hogy miért, milyen okból törökjük a dokumentációt A törlést a Delete Document gombbal zárhatjuk le - Bulk Upload / Download - Tömeges le- és feltöltés Lehetıség van több dokumentum egyszerre, egy lépésben történı fel- és letöltésére is. Feltöltés elıtt tömöríteni kell a dokumentumokat (zip fájl) A letöltés egy tömörített állományba (zip fájl) történik - Knowledgetree – dokumentumok keresése funkciók és azok használata Ez a search (keresés) funkció segítségével törtéhet (bal felsı vagy jobb alsó sarok)

─ Írjuk be a keresett dokumentum nevét vagy annak egy részletét! ─ A search gombbal indítsuk el a keresést! ─ Megjelenik mindazon dokumentációk neve, amelyek nevében ez a szó(töredék) szerepel


53

• •

A dokumentum, illetve az azt tartalmazó irattartó (folder) nevére kattintva az megnyílik, áttekinthetı, szerkeszthetı A keresés eredménye elmenthetı (Save; elıtte adjuk meg a mentési fájl nevét)

─ További, kereséssel kapcsolatos funkciók: o Advanced Search / fejlett keresés o Serach Criteria Editor / keresési kritériumok szerkesztése o Manage Saved Search / az elmentett keresések menedzselése ─ Fejlett keresés (advanced search)


54

-

-

Keresési lehetıségek: azon tételek visszakeresése, amelyek megfelelnek o valamennyi specifikált kritériumcsoportnak o bármelyik (egyik) kritériumcsoportnak kritériumcsoportok o kikölcsönzött (checked out) egy adott napon / idıszakban o kikölcsönzött egy adott felhasználó által (checked out by) o létrehozva (created) egy adott idıszakban o létrehozva egy adott felhasználó által (created by) o dokumentum szövege (document text) o dokumentum típus szerint (document type) o fájlnév (filename) o fájlméret (filesize) o iratgyőjtı (folder) o módosítva (modified) egy adott idıszakban o módisítva valaki által (modified by) o …


55

11.4. A KnowledgeTree dokumentummenedzsment szoftver használatának költségei 11.4.1.

Az online használat költségei

A KnowledgeTree dokumentummenedzsment szoftver online használata regisztrációt igényel, de mind a regisztráció, mind pedig a használat jelenleg ingyenes (free of charge). 11.4.2.

Az offline használat költségei

A KnowledgeTree dokumentummenedzsment szoftver és az összes, annak használatához szükséges komponens jelenleg térítésmentesen letölthetı és használható. A letöltéshez regisztráció szükséges, de a regisztráció is ingyenes. A KnowledgeTree szoftvernek létezik kereskedelmi változata is, amely térítés ellenében vehetık igénybe, s amely további funkciókkal rendelkezik és amelyhez további szolgáltatások is tartoznak. Ezek a funkciók és szolgáltatások azonban a közigazgatási fejlesztési projektek során történı használathoz nem (feltétlenül) szükségesek.


56


57

12.

Bibliográfia

Görög Mihály - Ternyik László: Informatikai projektek vezetése. Kossuth Kiadó, Budapest, 2001 Doss - McDermott: IS Project Management Handbook. Prentice Hall Direct, London, 2000 Jason Charvat: Project Management Methodologies. Selecting, implementig, and supporting methologies and processes for projects. John Wiklley & Sons, Inc., Hoboken, New Yersey, 2003 Colin Bently: Prince 2 - a practical handbook. 2nd Edition. Linacre House, Jordan Hill, Oxford, 2003. Andersen – Grude – Haug: Goal Directed Project Management. 3rd Edition. Kogan Page, London and Sterling, 2004 Slack - Chambers - Harland - Harrison - Johnston: Operations Management. Second Edition. pitman Publishing, London, 1998 Dick Leonard: Guide to the European Union. The Economist Books Limited, London, 2002 John Ward: Principles of Information System Management. Routledge London - New York, 1998 Poór József és szerzıgárdája: Menedzsment tanácsadási kézikönyv. Akadémiai Kiadó, Budapest, 2003 Hetyei József: Pénzintézetek és állami intézmények információs rendszerei Magyarországon. ComputerBooks, Budapest. 2003 http://www.knoledgetree.com/


58

13.

Rövidítésgyőjtemény

Rövidítés ÁROP CCTA CMM CPM DAOP DDOP DMS EAOP ECM EKOP E-közigazgatás EMOP EPM ERDF ERFA ESZA EU GDPM GOP HW IEC IH IKT IPMA IS ISO IT J2EE Kbt. KDOP KEOP KESZR KIB KIETB KITKH KMOP Korm. KÖZOP KRP KSZ KÜK LBMS MÁK MeH MeH EKK MSZ NFT

Jelentése Államreform Operatív Program (ÚMFT, 6. prioritás) Central Computer and Telecommunications Authority Capability Maturity Modell, képesség érettségi modell (szoftverek) Critical Path Method, Kritikus út módszer (hálótervezési eljárás) Dél-Alföli Operatív Program (ÚMFT) Dél-Dunántúli Operatív Program (ÚMFT) DMS – Document Management System Észak-Alföldi Operatív Program (ÚMFT) ECM – Enterprise Content Management Elektronikus Közigazgatás Operatív Program (ÚMFT, 6. prioritás) Elektronikus Közigazgatás Észak-Magyarországi Operatív Program (ÚMFT) EPM – Enterprise Project Management European Regional Development Fund, Európai Regionális Fejlesztési Alap (ERFA) Európai Regionális Fejlesztési Alap Európai Szociális Alap European Union, Európai Únió Goal Ditected Projekt Management, célirányos projektvezetési módszertan Gazdaságfejlesztés Operatív Program (ÚMFT) Hardware, hardver (IT) International Electrotechnical Commission, nemzetközi elektronikai szabványügyi és értékelı testület Irányító Hatóság (ÚMFT, operatív programok) Információs és kommunikációs technológia International Project Management Association, Nemzetközi Projektmenedzsment Szövetség Information System, információs rendszer International Standards Organization Informatika, információtechnológia Java2 Platform, Enterprise Edition A közbeszerzésekrıl szóló 2003. évi CXXIX. törvény Közép-Dunántúli Operatív Program (ÚMFT) Környezet és Energia Operatív Program (ÚMFT) Központi Elektronikus Szolgáltató Rendszer Közigazgatási Informatikai Bizottság Kormányzati Informatikai Egyeztetı Bizottság Kormányzati Informatikai és Társadalmi Kapcsolatok Hivatala Közép-Magyarországi Operatív Program (ÚMFT) Kormány Közlekedés Operatív Program (ÚMFT) Közigazgatási Reform Programok (l.: EKOP, ÁROP) Közremőködı Szervezet (ÚMFT, operatív programok) Kormányzati Ügyfél-tájékoztató Központ Learmonth and Burchett Management Systems', egy cég neve (PROMPT, PRINCE projektirányítási módszertan) Magyar Államkincstár Miniszterelnöki Hivatal Miniszterelnöki Hivatal Elektronikus Kormányzat-központ Magyar Szabvány Nemzeti Fejlesztési Terv


59

Rövidítés NFÜ NFÜ KRPIH NYDOP PERT PMBOK PMI PRINCE, PRINCE2 PROMPT Ref. SW TAMOP TIOP TQM ÚMFT UML VOP WAP WBS XML

Jelentése Nemzeti Fejlesztési Ügynökség a Nemzeti Fejlesztési Ügynökség Közigazgatási Reform Programok Irányító Hatósága Nyugat-Dunántúli Operatív Program (ÚMFT) Program Evaluation and Review Technique – program kiértékelési és felülvizsgálati technika (hálótervezési módszer) Project Management Body of Knowledge Project Management Institute Projects in Controlled Environments, egy projektvezetési módszertan Project Reporting, Organization & Management Planning Technique projektirányítási módszertan, a PRINCE „elıdje” (LBMS cég) Referencia, hivatkozás Software, szoftver (IT) Társadalmi Megújulás Operatív Program (ÚMFT) Társadalmi Infrastruktúra Operatív Program (ÚMFT) Total Quality Mangement, teljeskörő minıségbiztosítás Új Magyarország Fejlesztési Terv Universal Modelling Language, folyamatmodellezı nyelv Végrehajtás Operatív Program (ÚMFT) Wireless Application Protocol Work Breakdown Structure, feladat-lebontási struktúra (projekttervezés) eXtensible Markup Language, kiterjeszthetı leíró nyelv


60

14. Fogalom Információ Információs rendszer

Informatika szerepe

Informatika

Multiprojektmenedzsment, programmenedzsment

Projekt

Fogalomtár Fogalom magyarázata Az információ új ismeret, amely csökkenti a bizonytalanságot, s ezáltal elısegíti a szervezetekben a különbözı döntések meghozatalát. Az információs rendszerek összegyőjtik, feldolgozzák, tárolják, visszakeresik, továbbítják a különbözı szervezetek mőködésével kapcsolatos adatokat, információkat állítanak elı, segítik az e mőködéshez szükséges erıforrások meghatározását, a rendelkezésre álló erıforrások feladatokhoz történı allokálását, a vezetıi döntéshozatalt. Napjainkban a rohamos és nagyon agresszív technológiai fejlıdés egyrészt folyamatos innovációra készteti a különbözı szervezeteket, másrészt egyúttal egyre újabb és újabb lehetıségeket is nyújt a folyamatos fejlıdéshez, az üzleti, közigazgatási, oktatási és egyéb tevékenységek minél hatékonyabb végzéséhez. Ma már közhelynek számít, hogy e rohamos technológiai fejlıdés egyik legszembetőnıbb területe az informatika, amely, egyre inkább összefonódva a telekommunikációval, nagyon erıs és pozitív hatást gyakorol nem csak az üzleti életre, de a kormányzati, az államigazgatási, a közigazgatási, oktatási stb. szférára, sıt mindennapjainkra is, kierıszakolja és egyben lehetıvé teszi az elırelépést. A mai információtechnológiai lehetıségeknek köszönhetıen a kormányzati és egyéb szervek, intézmények egész mőködése egyre nagyobb és nagyobb mértékben ráépült információs és kommunikációs rendszereikre, azok technológiai hátterére. Ennek köszönhetıen a rendszerek alapvetı tényezıvé váltak a szervek, intézmények küldetésének teljesítése, céljaik, stratégiáik megvalósítása tekintetében. Informatikai, információs rendszerek nélkül ezek a szervek, intézmények ma már nemcsak hosszú vagy középtávú céljaikat nem képesek elérni, de a napi operatív mőködésre sem képesek. Informatika (információtechnológia) alatt a hardver, a hálózati és a kommunikációs eszközöket, rendszereket és az e rendszereken futó szoftvereket értjük. Az informatikai erıforrásokba ezen túl beleértjük a munkatársak felkészültségét, a szervezet informatikai tudását, informatikai kultúráját és egyéb tényezıit is. Az informatika küldetése a (központi, helyi) közigazgatásban az állami, önkormányzati intézmények támogatása céljai elérésében. Céljai, mégpedig mind hosszú, mind rövidebb távú célkitőzései minden egyes szervezetnek vannak, nem csak a vállalkozásoknak, de a közigazgatási szerveknek, intézményeknek is. Egyre gyakrabban jelennek meg olyan jelentıs, összetett feladatkoordinálást igénylı célok is, amelyek elérését csak számos egymással összehangolt projekt keretében lehet elérni. Ezekben az esetekben már nem is csak egyszerően projektmenedzsmentrıl, hanem inkább multi-projektmenedzsmentrıl, vagy programmenedzsmentrıl beszélünk. A program-menedzsment a CCTA meghatározása szerint olyan projekt-együttes koordinált menedzselése, a szervezeti célok egy adott csoportjának elérése érdekében. Egy adott szervezet stratégiája (pontosabban stratégiai jövıképe) például alapul szolgál egy program (a stratégiai program) kidolgozásához, amely programot azután olyan projektekké (projekt portfolióvá) transformálnak át, amelyek feladata azon változások megvalósítása, amelyek a stratégia céljai elérését támogatják A 21.század elejére az intézményi, vállalati mőködés mindennapjainak egyre inkább részévé válnak a projektek. Már nem csak egyes kiemelt nagyberuházások vagy különleges feladatok megoldása történik projektszerő keretek között. A célok elérésével, a tevékenységek irányításával, és az eredmények nyomon követésével szemben támasztott fokozott követelmények arra vezetik a különbözı szervezetek vezetıit, hogy egyre nagyobb számban nyúljanak a projektmenedzsment


61

Fogalom Projekt monitoring eszközök

Projektmenedzsment

Fogalom magyarázata eszköztárához. Azok a mutatók, mérıszámok, melyek elızetes rögzítése kerülnek, majd a végrehajtás során a mutatókhoz tartozó tényadatokat az értékelést végrehajtó személyek rendelkezésére bocsátják. Egyértelmően meg kell határozni, hogy kik és milyen gyakorisággal biztosítják az adatokat. A projektmenedzsment az erıforrások szervezésével és azok irányításával foglalkozó szakterület, melynek célja, hogy az erıforrások felhasználásával végzett munka eredményeként egy adott idı- és költségkereten belül sikeresen teljesüljenek a projekt céljai. A projekt idıszaki vállalkozás, melynek célja, hogy egyedi terméket vagy szolgáltatást hozzon létre. "Idıszaki" abban az értelemben, hogy a projektnek van kezdete és vége (nem összetévesztendı az átfutási idıvel). "Egyedi" abban az értelemben, hogy a termék vagy szolgáltatás a projekt végén valamilyen módon eltér a jelenlegitıl. Az egyediség azt is jelenti, hogy a projekt alapjaiban különbözik a folyamatoktól és az üzemeltetéstıl, amelyek állandóak vagy csaknem állandóak abban az értelemben, hogy gyakorlatilag azonos terméket vagy szolgáltatást eredményeznek, akármikor és akárhányszor is hajtják ezeket végre. Az ismétlıdı tevékenységek (folyamatok vagy üzemeltetés) és az egyszeri tevékenységek (projektek) menedzselése alapvetıen más technikai ismereteket és megközelítést igényel. A projektmenedzsment elsı kihívása, hogy az eredményt adott, elıre meghatározott korlátok figyelembevételével kell elérnie. A második, még komolyabb kihívás, hogy a projekt az elıre definiált célok eléréséhez a szükséges eszközöket optimálisan és integrált módon használja fel. A projekt tehát az elıre definiált célok elérése érdekében tett ésszerően megválasztott, erıforrások (idı, pénzügyi, humán, technikai erıforrások) felhasználással járó tevékenységek sorozata.

Projektmenedzsment alkalmazásának elınyei

A módszertannal, szoftver eszközökkel is támogatott projektmenedzsment forintosítható elınyt jelenthet a nemzetgazdaság számára, mert a megfelelıen elıkészített projektek esetén több pályázati pénzt lehet „lehívni”, maguk a projektek pedig gyorsabban, zökkenı-mentesebben zajlanak le. A módszertannal, szoftver eszközökkel támogatott projektmenedzsment elınye leginkább akkor mutatkozik meg, amikor váratlan esemény történik. S egy nagy projektnél pedig mindig adódnak elıre nem látható események. De ha a krízishelyzeteket kész forgatókönyvvel várhatjuk, akkor gyorsan fel lehet mérni az új helyzetet, pontos információk alapján lehet kidolgozni és a döntéshozók elé terjeszteni az javaslatot, illetve alternatívákat. S a gyors döntés egy milliárdos költségvetéső projektnél akár százmillós megtakarítást is eredményezhet (azaz máris megtérülhet a projektmenedzsment és az eszközök költsége)

Projektmenedzsment kompetenciák

Az ÚMFT Közigazgatási Reform Programok projektjei (és természetesen minden más projekt) sikeres megvalósításához feltétlenül szükség van a projektmenedzsment szakma (és a többi érintett szakterület) naprakész ismeretére, a változások követésére. Ez folyamatos képzéssel, továbbképzéssel, a szakirodalom naprakész ismeretével érhetı el. A projektek sikeres végrehajtásához ezen túl gyakran szükség van még független szakértıi, tanácsadói támogatás igénybe vételére is (amely szintén együtt jár tudástranszferrel, azaz a tudás és a tapasztalatok átadás-átvételével is). A független tanácsadók, szakértık a projekt menedzsment támogatás keretében a projekt menedzsment módszertani ismeretek alapján támogatást adnak a projekt teljes életciklusára vonatkozóan. A tanácsadói, szakértıi támogatás kiterjed a végrehajtandó projekt tervezési elvek alkalmazására, a projekt szervezet


62

Fogalom

Fogalom magyarázata kialakítására, tervezést és végrehajtást segítı és ellenırzı eszközök kiválasztására, a tervezés és végrehajtás alatti kockázatkezelési és elkerülési technikák kiválasztására, használatára. A tanácsadói, szakértıi tevékenység ugyancsak kiterjed a tervezés és végrehajtás alatti projekt minıségellenırzésére és minıségbiztosítására, a projekt dokumentációs rendszerének kialakítására, a végrehajtással kapcsolatos jelentési rendszerek kidolgozására, megvalósítására, kiértékelésére, a projekt tervezett és valóságos helyzete közötti eltérés mértékének, jelzési és jelentési rendszerének kialakítására, az eltérések miatti korrekciók módszereinek kiválasztására, megvalósítására, ellenırzésére, a projekt zárásával összefüggı folyamatok kialakítására. A projekt méretétıl függıen javaslatot tétele olyan kiegészítı tevékenységek végrehajtására, vagy szolgáltatások igénybevételére, amelyek a projekt szervezeti és gazdasági célkitőzéseinek megvalósulását elısegítik. A folyamatos képzés, továbbképzés, a szakirodalom naprakész ismerete és a szakértıi, tanácsadói támogatás három, egymással szorosan összefüggı, egymást kiegészítı és a sikert nagyban elısegítı tényezı. A projektek sikeres végrehajtását, a sikeres projektvezetést nemzetközi és hazai szervezetek is támogatják.


63

15.

Ábrák

1. ábra: : Knowledgetree (opensurce) dokumentummenedzsment rendszer szolgáltatásai ..... 39


64

16.

Mellékletek


65

KNOWLEDGETREE DOKUMENTUMMENEDZSMENT KÉZIKÖNYV SZOFTVER. E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 1

Recommend Documents