Költséghatékony, papírmentes adminisztráció, E-ügyintézés NETWORKSHOP 2010 Konferencia Vörös Balázs
Folyamatosan növekedő költségek Az ügyfélkör növekedésével párhuzamosan növekszik:
A feldolgozandó és tárolandó iratok mennyisége, Az iratkezeléssel töltött Munkaidő, Az adminisztrációs terhek, A humánerőforrás igény, Az eszköz igény, Az irattárolással járó terhek.
Poszeidon - Átsegít az irattengeren
Dokumentum kezeléssel járó költségek Humánerőforrás
Irat előállítás
Eszköz
Fénymásolás
Nyomtatók
Nyomtatás
Papír
(5 perc – 2 óra / irat)
Postázás
Szkenner
Formanyomtat-ványok kézi kitöltés
Faxok nyomtatása
Irattár
E-mailek kinyomtatása
Bérirattár
Papíron érkezett iratanyag feldolgozása Kereséssel töltött idő
Nem megfelelő kapacitású digitalizáló eszközök alkalmazása
30 %
10 -30 % Poszeidon - Átsegít az irattengeren
10 – 30 %
A megoldás?
Poszeidon - Átsegít az irattengeren
Megoldás Egységes tanúsított ügyviteli és iktatási rendszer alkalmazása Szabályozott elektronikus iratkezelés (Iratkezelési audit) Elektronikus dokumentum kezelési csatornák kialakítása Tanulmányi Rendszer (Hallgatói kérvények) Ügyfélkezelő rendszer (interface megoldás) Hivatalkapu (előre definiált formanyomtatványok) Faxok (fax szerver) E-mailek (egységes levelező rendszerből történő iktatás)
Elektronikus aláírás bevezetése Irodatechnikai eszközpark felmérése, optimalizálása (TCO audit) Felhasználók oktatása
Poszeidon - Átsegít az irattengeren
Iratkezelési folyamatok Fizikai iratkezelés folyamata Beérkezés
Érkeztetés és bontás
Iktatás
Digitalizálás
Szignálás
Ügyintézés
Irattárazás
Selejtezés
Elektronikus iratkezelés folyamata Beérkezés
§Tanulmányi rendszer §Ügyfélkezelő rendszer §Hivatalkapú §E-mail §FAX
Adatok fogadása, rögzítése
§Érkeztetés §Iktatás §Adatrögzítés
Ügyintézés
§Szignálás §Work-Flow
Poszeidon - Átsegít az irattengeren
Archiválás
•Elektronikus aláírás
Poszeidon a megoldások tárháza A Poszeidon Ügyviteli és Iktatási Rendszer által kínált megoldások: Kibővített tanúsítvánnyal rendelkező szoftver Vegyes iratkezelés (elektronikus és fizikai példányok együttes kezelése) Bejövő és kimenő e-mailek iktatása outlook levelező rendszerből Iktatás word-ből és excel-ből Szabadon definiálható munkafolyamatok Automatikus e-mail értesítés a feladatokról Határidő kezelés
Poszeidon - Átsegít az irattengeren
Poszeidon a megoldások tárháza A Poszeidon Ügyviteli és Iktatási Rendszer által kínált megoldások: Tanúsított hivatalkapu megoldás Tanúsított Postai feladójegyzék generáló funkció Formanyomtatványok elektronikus kitöltése és nyomtatása Szabványos interface más rendszerekhez Integrált együtt működés a Neptun Egységes Tanulmányügyi Rendszerrel Elektronikus aláírás Tömeges digitalizáló funkció Beépített indexelés és OCR alkalmazás Adatbiztonság
Poszeidon - Átsegít az irattengeren
Konklúzió Az elektronikus ügyintézés kialakításával és dokumentum kezelő rendszer bevezetésével az alábbi eredmények érhetőek el: Az iratok azonnali rendelkezésre állása, Az iratpéldányok folyamatos nyomonkövetése, Dolgozók iratkezeléssel töltött idejének csökkentése, Az irat előállításból és feldolgozásából eredő költségek csökkentése, Irattárazásból eredő költségek csökkentése, Postai költségek csökkentése, Szabályozott és felügyelt dokumentum kezelés, ügyintézés, Ügyintézési folyamat és az információk átadása nagymértékben felgyorsul, Biztonságos adatkezelés.
Poszeidon - Átsegít az irattengeren
Referenciák Felsőoktatási intézmények: Ø Ø Ø Ø Ø Ø Ø Ø Ø Ø
Budapesti Műszaki és Gazdaságtudományi Egyetem Károli Gáspár Református Egyetem Óbudai Egyetem Pázmány Péter Katolkus Egyetem Semmelweis Egyetem Széchenyi István Egyetem Szegedi Tudományegyetem (Arc-, Állcsont- és Szájsebészeti Klinika) Szolnoki Főiskola Wesley János Lelkészképző Főiskola Zrínyi Miklós Nemzetvédelmi Egyetem
Egyéb: Ø Ø Ø Ø Ø
Nemzeti Közlekedési Hatóság Norda Regionális Fejlesztési Intézet Oktatási és Kulturális Minisztérium Támogatáskezelő Igazgatósága Nagyatád Város Önkormányzata Vajda János Gimnázium
Poszeidon - Átsegít az irattengeren
Köszönöm a megtisztelő figyelmüket!
