Klokkenluidersregeling Thús Wonen
Voorwoord Thús Wonen vindt het belangrijk dat werknemers op een adequate en veilige manier melding kunnen doen van eventuele vermoedens van misstanden binnen de organisatie. Daarom is een goede en duidelijke regeling van belang. Een regeling maakt het mogelijk dat iedere medewerk(st)er (ernstige) misstanden kan melden, dat alle meldingen serieus en volgens een bepaalde procedure worden behandeld én dat de medewerk(st)er die 'aan de bel trekt' (de klokkenluider) persoonlijk geen negatieve gevolgen van zijn melding ondervindt. De klokkenluidersregeling die Thús Wonen heeft opgesteld sluit aan bij de integriteitcode van Thús wonen, die een aantal gedragsregels bevat waaraan medewerk(st)ers van Thús Wonen zich dienen te houden. De klokkenluidersregeling geldt voor alle medewerk(st)ers die bij Thús Wonen werkzaam zijn. In deze klokkenluidersregeling is er bewust voor gekozen om de controller&compliance officer de positie van vertrouwenspersoon in het kader van deze regeling te geven. Dit is mede gestoeld op zijn/haar formele rol ten opzichte van de directeur-bestuurder en de Raad van Commissarissen. Deze hebben daarvoor in het Integriteitprotocol en in andere regelingen en afspraken daarvoor de juiste en formele waarborgen vastgelegd. Waarborgen die een drempel laag maken en de kwetsbaarheid van een ‘klokkenluider’ voorkomen.
1
Artikel 1
Definities
In deze regeling verstaan we onder: −
Medewerk(st)er: degene die, al dan niet op basis van een arbeidsovereenkomst, werkzaam is ten behoeve van Thús wonen en voor wiens werkzaamheden Thús Wonen de verantwoordelijkheid draagt, hieronder begrepen bestuurders, uitzendkrachten, gedetacheerden, freelancers en andere door Thús Wonen ingehuurde werknemers die in loondienst staan bij een andere werkgever, maar die werkzaamheden verrichten voor Thús Wonen.
−
Leidinggevende: de functionaris die aan de medewerk(st)er bij diens dagelijkse werkzaamheden direct leiding geeft.
−
Vertrouwenspersoon: een vertrouwenspersoon is een hiertoe aangewezen medewerk(st)er onafhankelijke persoon die fungeert als eerste aanspreek- en opvangpunt voor medewerk(st)ers die met onregelmatigheden zijn geconfronteerd. Vertrouwenspersoon bij Thús Wonen is de controller. (De controller heeft binnen Thús Wonen een onafhankelijke positie, is in eerste instantie verantwoording verschuldigd aan en rapporteert aan het bestuur. Echter, indien nodig heeft de controller krachtens het integriteitprotocol het recht en de plicht om contact op te nemen met en meldingen te doen bij de voorzitter van de RvC.) De vertrouwenspersoon fungeert als meldpunt voor (vermoedens van) misstanden voor medewerk(st)ers die een melding doen. De vertrouwenspersoon is verantwoordelijk voor de uitvoering van onderzoek naar aanleiding van de melding en rapporteert jaarlijks over de gedane meldingen en de daaruit voortvloeiende resultaten.
−
Vermoeden van een misstand: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot Thús Wonen, in geval van: een (dreigend) strafbaar feit, zoals diefstal, corruptie en valsheid in geschrifte; een (dreigende) schending van regels, waaronder interne regels, zoals de integriteitcode; een gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid of het milieu; (een dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over deze feiten; fraude.
Artikel 2
Reglement en reikwijdte
2.1
Dit reglement is van toepassing op alle medewerk(st)ers van Thús Wonen en heeft als doel hen, zonder gevaar voor hun rechtspositie, de mogelijkheid te bieden te rapporteren over een (vermoeden van een) misstand van ethische, operationele of financiële aard binnen Thús Wonen.
2.2
Het reglement is vastgesteld door R. Kuik, directeur-bestuurder van Thús Wonen op 25 juli 2011 en wordt aan alle bestaande en nieuwe medewerk(st)ers van Thús Wonen verstrekt, alsmede op de intra- en internetsite van Thús Wonen geplaatst.
2
Artikel 3
Algemene bepalingen
3.1
Van iedere medewerk(st)er wordt verwacht dat hij/zij melding maakt van een (vermoeden van een) misstand. De meldende medewerk(st)er heeft recht op een vertrouwelijke behandeling van zijn persoonsgegevens. In artikel 4 van deze regeling is de procedure opgenomen waarin vermeld de waarborging van de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens.
3.2
De onderhavige regeling is niet bedoeld voor klachten van persoonlijke aard van de medewerk(st)ers. Dergelijke klachten moeten altijd met de eigen leidinggevende of HRM besproken worden.
3.3
De medewerk(st)er die een melding maakt van (een vermoeden van) een misstand dient te goeder trouw te handelen.
3.4
De medewerk(st)er die een melding maakt van (een vermoeden van) een misstand dient niet uit persoonlijk gewin te handelen.
3.5
Indien sprake is van bewust gedane valse meldingen wordt een sanctie opgelegd.
3.6
De medewerk(st)er die een melding maakt van (een vermoeden van) een misstand waar hij/zijzelf aan heeft deelgenomen, is niet gevrijwaard van interne sancties of vervolging. Wel zal bij de oplegging van sancties in overweging worden genomen dat de medewerk(st)er zelf melding heeft gemaakt van de misstand waaraan hij/zij (mede) schuldig is.
Artikel 4
Procedure
Melding 4.1
De medewerker meldt een vermoeden van een misstand intern bij zijn direct leidinggevende of bij de naast hogere leidinggevende. Indien hij dit niet wenselijk acht, meldt hij het vermoeden van een misstand bij de vertrouwenspersoon.
4.2
De leidinggevende of de vertrouwenspersoon draagt er zorg voor dat het bestuur onmiddellijk op de hoogte wordt gesteld van een gemeld vermoeden van een misstand en van de datum waarop de melding is ontvangen. Wanneer het bestuur of één van de bestuurders zelf onderwerp van de melding is, kan de melder zijn melding rapporteren aan de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon geeft de melding door aan de voorzitter van de Raad van Commissarissen.
4.3
Het indienen van een melding kan, naast schriftelijke melding, in eerste instantie ook mondeling plaatsvinden.
4.4
Het indienen van een officiële melding gebeurt echter uiteindelijk altijd schriftelijk bij de vertrouwenspersoon en bevat tenminste: − − −
4.5
Naam, adres en functie van de melder; Datum van de melding; Omschrijving van het vermoeden van een misstand, onder vermelding van waar en wanneer het incident zich heeft afgespeeld dan wel een omschrijving van het vermoeden van een misstand en de mogelijke betrokkenen.
De vertrouwenspersoon bevestigt aan de melder in alle gevallen de ontvangst van de schriftelijk ingediende melding.
3
4.6
De vertrouwenspersoon stuurt aan de medewerker, die een vermoeden van een misstand heeft gemeld, een ontvangstbevestiging. In deze bevestiging wordt melding gemaakt van het gemelde vermoeden van een misstand en het moment waarop de medewerker dit aan zijn leidinggevende of de vertrouwenspersoon heeft gemeld.
4.7
De vertrouwenspersoon bespreekt een binnengekomen schriftelijke melding met het management van de betrokken afdeling dan wel met het bestuur wanneer het management zelf onderwerp van de melding is. De melder kan de vertrouwenspersoon verzoeken zijn identiteit bij het bestuur en de leidinggevende(n) niet bekend te maken.
Artikel 5
Onderzoek
5.1
De vertrouwenspersoon start direct na ontvangst van de schriftelijke melding een vooronderzoek.
5.2.
Na een termijn van uiterlijk vier weken brengt de vertrouwenspersoon advies uit aan het bestuur. Het advies kent twee mogelijke richtingen: − −
Melding is niet-ontvankelijk: advies om de melding terzijde te leggen, omdat de melding van onvoldoende gewicht is of omdat uit het vooronderzoek geen misstanden zijn gebleken. Melding is ontvankelijk: advies om de melding nader te onderzoeken. Uit het vooronderzoek is gebleken dat er serieuze indicaties zijn van mogelijke schending van interne of externe regelgeving of andere onregelmatigheden.
5.3.
De melder van het vermoeden van een misstand wordt door de vertrouwenspersoon schriftelijk op de hoogte gesteld van de uitkomst van het vooronderzoek.
5.4.
Indien de melding ontvankelijk is, stelt het bestuur onmiddellijk een onderzoekscommissie in. De commissie kan zowel uit interne als externe personen bestaan. De samenstelling is de verantwoordelijkheid van het bestuur.
5.5.
De onderzoekscommissie doet nader onderzoek naar de melding en dient binnen een termijn van acht weken haar rapport aan te leveren bij het bestuur. Deze termijn kan worden verlengd met vier weken. De verlenging dient met redenen omkleed, schriftelijk te worden gecommuniceerd aan de melder en aan het bestuur.
5.6.
De melder ontvangt gedurende het onderzoek algemene informatie over de voortgang van het onderzoek tenzij de melder daar geen prijs op stelt of dit nadelig is voor de melder of het onderzoek, of tenzij er andere gegronde redenen zijn om de melder niet te informeren. Als er andere gronden zijn om de melder niet te informeren, dient dit schriftelijk met redenen omkleed, aan de melder te worden mede gedeeld door de voorzitter van de onderzoekscommissie, de vertrouwenspersoon dan wel het bestuur.
5.7.
Indien het bestuur of één van de bestuurders zelf onderwerp van de melding is, dient in dit artikel voor het bestuur te worden gelezen voorzitter van de Raad van Commissarissen.
Artikel 6 6.1.
Advies van de Onderzoekscommissie
De onderzoekscommissie beraadslaagt en beslist achter gesloten deuren over het advies.
4
6.2.
De onderzoekscommissie rapporteert haar bevindingen schriftelijk aan het bestuur. Daarna worden de bevindingen door het bestuur beschikbaar gesteld aan het verantwoordelijk management.
6.3.
De medewerker van Thús Wonen die het vermoeden van een misstand heeft gemeld, ontvangt een afschrift van het advies, met inachtneming van het eventueel vertrouwelijke karakter.
6.4.
Naar aanleiding van het advies brengt het bestuur de medewerker van Thús Wonen op de hoogte of het advies van de onderzoekscommissie wordt opgevolgd.
6.5.
Indien het bestuur of één van de bestuurders zelf onderwerp van de melding is, dient in dit artikel voor het bestuur te worden gelezen voorzitter van de Raad van Commissarissen.
Artikel 7
Rechtsbescherming
7.1.
De medewerker die een vermoeden van een misstand heeft gemeld, wordt op geen enkele wijze in zijn positie benadeeld als gevolg van het melden, voor zover hij te goeder trouw handelt en hij geen persoonlijk gewin heeft bij de misstand of de melding daarvan.
7.2.
De vertrouwenspersoon wordt op geen enkele wijze benadeeld als gevolg van het uitoefenen van zijn taken krachtens deze regeling.
Artikel 8
Geheimhouding
Een ieder die betrokken is bij de melding van een vermoeden van een misstand is verplicht tot geheimhouding over alles wat hem in verband daarmee is toevertrouwd of bekend geworden.
Artikel 9
Medewerking van het management
9.1.
Het bestuur van Thús Wonen dient ervoor te zorgen dat deze klokkenluidersregeling voorhanden is en bekend is bij alle medewerkers. De regeling wordt integraal op intranet geplaatst.
9.2.
Het bestuur en het management dienen alle zaken rondom meldingen van incidenten zeer serieus te nemen, tijdig actie te ondernemen en vertrouwelijkheid en zorgvuldigheid te garanderen.
9.3.
Het bestuur en het management zijn, zodra er zich een onderzoek voordoet, verplicht volledige medewerking te verlenen aan het onderzoek.
Artikel 10
Raad van Commissarissen
Wanneer de Raad van Commissarissen of één van haar leden onderwerp van de melding is, kan de melder zijn melding ook rapporteren aan de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon kan vervolgens de VROM-inspectie inlichten.
5
Artikel 11
Overige bepalingen
11.1 De meldingsdossiers die ongegrond zijn verklaard, worden aan het eind van het boekjaar vernietigd. Overige meldingsdossiers worden vernietigd na interne afhandeling of nadat (extern) de rechtsgang is doorlopen. 11.2 De betrokkene waarover een melding is gedaan, heeft, voordat een besluit over zijn/haar positie is genomen, het recht tot inzage in het dossier (met uitzondering van de persoonsgegevens) om eventuele onjuistheden te corrigeren en zijn/haar verdediging voor te bereiden. 11.3 De regeling wordt binnen vier jaar na inwerkingtreding door de bestuurder en de Raad van Commissarissen, met instemming van de Ondernemingsraad, geëvalueerd. 11.4
Deze klokkenluidersregeling is voorgelegd aan de Ondernemingsraad, vastgesteld door een besluit van de directeur-bestuurder en goedgekeurd door de Raad van Commissarissen van Thús Wonen en kan ook uitsluitend op die wijze worden gewijzigd. De directeur-bestuurder heeft daarom in zijn besluit vermeld dat, in afwijking van de statuten van de stichting, de klokkenluidersregeling van Thús Wonen pas van kracht wordt na de formele goedkeuring in een vergadering van en door de Raad van Commissarissen.
In die gevallen waarin de regeling niet voorziet, beslist de bestuurder, tenzij het de bestuurder betreft, dan beslist de Raad van Commissarissen.
NB Anoniem melden is ook mogelijk, op voorwaarde dat sprake is van een concrete beschuldiging gebaseerd op controleerbare feiten. Een anonieme melding zal niet anders worden behandeld dan een melding waarvan de afzender bekend is. De werkwijze waarvoor in het klokkenluiderreglement is gekozen, maakt het echter onmogelijk om - zonder dat de naam van de medewerk(st)er/afzender bekend is - de authenticiteit van de melding vast te stellen. De voorkeur gaat daarom uit naar nietanonieme meldingen.
6
