GEMEENTELIJKE KOSTEN EVENEMENTEN De grootste factor die van invloed is op de kosten/uren die de gemeente maakt bij de behandeling van evenementenvergunningaanvragen is de ‘openbare orde en veiligheid’. Om de risico’s in te schatten van een evenement wordt de ‘risicoscan evenementenveiligheid’ van de Veiligheidsregio Utrecht (Vru) gebruikt (zie bijlagen). Deze scan is opgebouwd uit drie indicatoren: 1. Activiteit 2. Publiek 3. Ruimte Per indicator zijn er een aantal vragen die beantwoord moeten worden. Bij elk antwoord behoort een bepaalde score. Uiteindelijk worden alle scores bij elkaar opgesteld en rolt er een classificatie uit: Klasse A: Regulier evenement < 11 punten Klasse B: Evenement met verhoogd risico 11 – 24 punten Klasse C: Risico evenement > 24 punten Ik heb alle evenementen, waarvoor in 2011 een vergunning is aangevraagd, ingevuld in de risicoscan. De evenementen kunnen op basis van die scan als volgt ingedeeld worden.
Klasse A (regulier) Circus* Kermis* Voorjaarsbeurs* Biker’s Best PaasParty* Grebbeliniedag* Rommelmarkt Geref. Kerk Beachtoernooi sv Renswoude* Avondvierdaagse, sv Renswoude Beachsoccertoernooi Buitenconcert Harmonievereniging Ons Genoegen* Touwtrektoernooi, TTV Help-to-Help, Ned. Artiestendag, Camping De Lucht* Halve Marathon, sv Renswoude Bazaar Rehoboth, Ned. Hervormde gemeente Volkskerstzangdienst Lampegietersavond
Klasse B (Verhoogd risico) Koninginnedagactiviteiten o.a. Crazy Cross en Oranjebal XL TrekkerTrek + tentfeest, PJGU Tentfeest PJGU
Klasse C (risico evenement) Renswoude Horse Trials
Bij Klasse A wordt in principe geen advies ingewonnen bij de wijkagent, Vru-preventie of VruGHOR, tenzij er bijzonderheden zijn. Bijvoorbeeld als er tijdelijke bouwwerken (tent, kraampjes, tribunes) geplaatst worden of de openbare weg gebruikt wordt. In die gevallen wordt er advies ingewonnen bij de wijkagent en/of Vru-preventie. Bij de evenementen waar een * achter de naam staat, wordt advies ingewonnen bij Vru-preventie. Bij Klasse B en C wordt standaard advies gevraagd aan de wijkagent en Vru-preventie. Bij sommige evenementen wordt een Breedoverleg gehouden tussen de organisatoren, hulpdiensten en de gemeenten. In 2011 was dit bij evenementen CrazyCross en HorseTrials Bij sommige evenementen wordt ook advies ingewonnen bij de GHOR. In 2011 was dit bij de evenementen CrazyCross en de Renswoude Horse Trials.
Op basis van voorgaande is het onderstaand overzicht opgesteld inzake gemiddelde tijdsbesteding:
Aanvraag doornemen Aanvraag doorsturen naar hulpdiensten Advies hulpdiensten doornemen Gezamenlijk overleg met hulpdiensten Overleg met collega’s, o.a. buitendienst B&W-voorstel opstellen Vergunning opstellen Totaal
Klasse A(.1) regulier
Klasse A(.2) regulier*
Klasse B&C.1 (met Breedoverleg)
10 minuten
Klasse B&C.1 (zonder Breedoverleg) 15 minuten
5 minuten -
5 minuten
5 minuten
5 minuten
-
5 minuten
10 minuten
10 minuten
-
15 minuten
45-60 minuten
-
5 minuten
10 minuten
10 minuten
5 minuten
15 minuten
25 minuten
25 minuten
5 minuten
15 minuten
30 minuten
30 minuten
15 minuten
55 minuten
95 minuten
140 - 155 minuten
Gemiddeld tarief beleidsmedewerker Algemene Zaken die de vergunningaanvragen in behandeling neemt is circa € 65,-per uur.
Gemiddeld tijd Aantal aanvragen 2011 Totaal aantal min.
Klasse A(.1) regulier
Klasse A(.2) regulier*
15 minuten 8
55 minuten 8
120
440
Klasse B&C.1 (zonder Breedoverleg) 95 minuten 2
190 1.030 min = 17,17 uur
Klasse B&C.1 (met Breedoverleg) 140-155 minuten 2 280-310
17,17 x € 65,- = € 1.116,05
Advisering Veiligheidsregio Utrecht (brandweer en GHOR) De gemeente heeft een dienstverleningsovereenkomst afgesloten met de Veiligheidsregio Utrecht. Onderdeel daarvan is de advies- en toezichtstaken, dit onderdeel bestaat uit 15 verschillende taken. Eén daarvan is de advisering ten aanzien van fysieke veiligheidsaspecten bij de verlening van evenementenvergunningen. Totale kosten voor het onderdeel ‘advies- en toezichtstaken’ bedragen € 63.420,-. Dit is niet per taak uitgewerkt. Ik heb de Vru gevraagd om aan te geven hoeveel tijd zij kwijt zijn aan de vergunningaanvragen vanuit Renswoude en hoe groot dit percentage is binnen de advies- en toezichtstaken. De Vru heeft aangegeven dat het om een percentage van 2% gaat. Kosten bedragen dus € 1.268,40.
Gebruik materialen Regelmatig wordt er bij evenementen ondersteuning van de gemeente gevraagd. Soms betreft dit financiële ondersteuning, maar meestal is dit ondersteuning door middel van materialen. Alle aanvragen voor financiële ondersteuning worden afgewezen, behalve de Avondvierdaagse. Die ontvangt jaarlijks een vaste bijdrage. In bijlage 3 een overzicht van de inzet van de afdeling Omgevingsbeheer tijdens de eerder genoemde evenementen. In bijlage 4 voorstel kosten voor gebruik materialen en diensten van afdeling Omgevingsbeheer.
Berekening hoogte leges
A.1 A.2 B&C.1 B&C.2
Ambtelijke inzet 15 min. = € 16,25 55 min. = € 59,58 95 min. = € 102,92 147 min.= € 159,25
Advies Vru 0 € 57,65 € 115,30 € 288,25
Totaal € 16,25 € 117,23 € 218.22 € 447,50
Kosten Vru € 1.268,40.
A.1 A.2 B&C.1 B&C.2 Totaal
Aantal adviezen Vru 0 8 2 2 12
Wegingsfactor* 0 1 2 5 nvt
Score 0 8 4 10 22
* gebaseerd op benodigde tijd. € 1.268,40 : 22 = € 57,65 € 57,65 per wegingsfactor
Voorstel In de legesverordening 2013 het volgende opnemen inzake evenementenvergunningen: Titel 3 Dienstverlening vallend onder Europese dienstenrichtlijnen Hoofdstuk 2 Organiseren evenementen of markten: 3.2.1 Wat in dit hoofdstuk wordt verstaan onder evenementen A.1, A.2, B&C.1 en B&C.2 is vastgelegd in het beleidsregels ‘categorie-indeling evenementen’1. Het tarief bedraagt voor het in behandeling nemen van een aanvraag om een vergunning voor het organiseren van een evenement als bedoeld in < artikel 2.25, eerste lid van de Algemene plaatselijke verordening> (evenementenvergunning), indien het betreft: 3.2.1.1 Categorie A.1 € 16,25,3.2.1.2 Categorie A.2 € 117,23 3.2.1.3 Categorie B&C.1 € 218,22 3.2.1.4 Categorie B&C.2 € 447,50 3.2.1.5 een klein evenement dat niet voldoet aan de eisen bedoeld in <artikel 2.25, tweede lid, van de Algemene plaatselijke verordening> € 13,-
1
Deze moeten nog opgesteld worden. Bij een aantal evenementen die officieel in Klasse A.2 vallen, maar die elk jaar hetzelfde zijn, wordt niet telkens opnieuw advies gevraagd aan de wijkagent en/of Vru-preventie. In dat geval zal het evenement vallen onder A.1. Dit wordt allemaal omschreven in de beleidsregels ‘categorieindeling evenementen’.
BIJLAGE 1: WAT STAAT ER NU IN DE LEGESVERORDENING 2012
Titel 3 Dienstverlening vallend onder Europese dienstenrichtlijn Hoofdstuk 2 Organiseren evenementen of markten 3.2.1 Het tarief bedraagt voor het in behandeling nemen van een aanvraag om een vergunning voor het organiseren van een evenement als bedoeld in <artikel 2.25, eerste lid, van de Algemene plaatselijke verordening> (evenementenvergunning), indien het betreft: 3.2.1.1 een grootschalig evenement of een evenement € 6,25 met verhoogd risicoprofiel 3.2.1.2 een herdenkingsplechtigheid € 6,25 3.2.1.3 een braderie € 6,25 3.2.1.4 een optocht, niet zijnde een betoging, op de € 6,25 weg 3.2.1.5 een feest, muziekvoorstelling of wedstrijd op of € 6,25 aan de weg 3.2.1.6 een klein evenement dat niet voldoet aan de € 6,25 eisen bedoeld in <artikel 2.25, tweede lid, van de Algemene plaatselijke verordening>
BIJLAGE 2:
LEGES DIE IN DE BUURGEMEENTEN WORDEN GEHEVEN VOOR EVENEMENTEN
Veenendaal 3.2.1 Het tarief bedraagt voor het in behandeling nemen van een aanvraag om een vergunning voor het organiseren van een evenement als bedoeld in artikel 2.25, eerste lid, van de Algemene plaatselijke verordening (evenementenvergunning), indien het betreft: 3.2.1.1 een grootschalig evenement of een evenement met verhoogd risicoprofiel € 467,20 3.2.1.2 een herdenkingsplechtigheid € 116,80 3.2.1.3 een braderie € 467,20 3.2.1.4 een optocht, niet zijnde een betoging, op de weg € 58,40 3.2.1.5 een feest, muziekvoorstelling of wedstrijd op of aan de weg € 58,40 3.2.1.6 een klein evenement dat niet voldoet aan de eisen bedoeld in artikel 2.25, tweede lid, van de Algemene plaatselijke verordening € 58,40 3.2.2 Het tarief bedraagt voor het in behandeling nemen van een vergunning voor het organiseren van een snuffelmarkt als bedoeld in artikel 5.23 van de Algemene plaatselijke verordening € 467,20 Rhenen2 - Organiseren evenementen en/of markten 3.2.1 Wat in dit hoofdstuk wordt verstaan onder evenementen categorie A, B en C is vastgelegd in het beleidsstuk 'categorie-indeling evenementen'. 3.2.2 Het tarief bedraagt ter zake van het in behandeling nemen van een aanvraag: 3.2.2.1 tot het verkrijgen van een vergunning voor het organiseren van een evenement bedoeld in de Algemene Plaatselijke Verordening (APV), behorende tot categorie A € 56,00 3.2.2.2 tot het verkrijgen van een vergunning voor het organiseren van een evenement bedoeld in de Algemene Plaatselijke Verordening (APV), behorende tot categorie B, welke vergunning geldt voor een periode van één jaar € 224,00 3.2.2.3 tot het verkrijgen van een vergunning voor het organiseren van een evenement bedoeld in de Algemene Plaatselijke Verordening (APV), behorende tot categorie C welke vergunning geldt voor een periode van één jaar € 1.120,00 3.2.3 Indien de aanvraag betrekking heeft op een niet in het beleidsstuk 'categorieindeling evenementen' genoemde evenement, bedraagt het tarief € 56,00
Woudenberg 3.2.1 Het tarief bedraagt voor het in behandeling nemen van een aanvraag om een vergunning voor het organiseren van een evenement als bedoeld in artikel 2.25, eerste lid, van de Algemene plaatselijke verordening (evenementenvergunning), indien het betreft: 3.2.1.1 een evenement voor meer dan 50 personen € 190,00 3.2.1.2 het organiseren van circusvoorstellingen (meerdere € 285,00 dagen) 3.2.1.3 het organiseren van een kermis (meerdere dagen) € 285,00
Scherpenzeel 3.2.1 Het tarief bedraagt voor het in behandeling nemen van een aanvraag om een vergunning voor het organiseren van een evenement als bedoeld in artikel 2.25, eerste lid, van de Algemene plaatselijke verordening (evenementenvergunning), indien het betreft: 3.2.1.1 Het tarief bedraagt voor het in behandeling nemen van een vergunning voor het organiseren van een evenement als bedoeld in artikel 2:25 van de Algemene Plaatselijke Verordening: 3.2.1.2 een klein evenement dat niet voldoet aan de eisen bedoeld in artikel 2.25, tweede lid, van de Algemene plaatselijke verordening 3.2.2 Het tarief bedraagt voor het in behandeling nemen van een vergunning voor het organiseren van een snuffelmarkt als bedoeld in artikel 5.23 van de Algemene plaatselijke verordening 3.7 Het tarief bedraagt voor het in behandeling nemen van een aanvraag om een andere, in deze titel niet benoemde vergunning, ontheffing of andere beschikking
€ 93,25 € 93,25
€ 38,75
€
77,55
BIJLAGE 3:
OVERZICHT INZET DIENSTEN/MATERIALEN GEMEENTE BIJ EVENEMENTEN
Evenementen
Circus Kermis Voorjaarsbeurs Biker’s Best PaasParty Grebbeliniedag Rommelmarkt Geref. Kerk Beachtoernooi sv Renswoude Avondvierdaagse, sv Renswoude Beachsoccertoernooi Buitenconcert Harmonievereniging Ons Genoegen Touwtrektoernooi, TTV Help-to-Help, Ned. Artiestendag, Camping De Lucht Halve Marathon, sv Renswoude Bazaar Rehoboth, Ned. Hervormde gemeente Volkskerstzangdienst Lampegietersavond Koninginnedagactiviteiteno.a. Crazy Cross en Oranjebal XL TrekkerTrek + tentfeest, PJGU Tentfeest PJGU Renswoude Horse Trials
Aantal drankhekken
Aantal verkeersborden
Aantal Kliko’s
Aantal uren inzet medewerkers
6 10 10 -
4 -
6 6 10 8 -
2 2,5 1 1.5 -
-
4 -
8 -
1 -
24 + extra uit Veenendaal -
8
8
5
-
10
1
-
-
-
-
-
Soms
2
-
4 -
Alleen leeg 10 10
1 -
BIJLAGE 4:
CONCEPT PRIJZENLIJST INZET GEMEENTE MATERIALEN EN DIENSTEN
Wat Drankhekken lenen en zelf ophalen + Als het bezorgd en weer opgehaald moeten worden bij 1-10 stuks + Als het bezorgd en weer opgehaald moeten worden bij 10-20 stuks + Als het bezorgd en weer opgehaald moeten worden bij > 20 stuks
Prijs € 5,- per dranghek € 60.-
Verkeersborden + Als het bezorgd, geplaatst en weer opgehaald moeten worden
€ 5,- per bord € 10 per bord
Gebruik kliko’s inclusief legen + Als het bezorgd en weer opgehaald moeten worden bij 1-10 stuks + Als het bezorgd en weer opgehaald moeten worden bij 10-20 stuks
€ 5 per kliko € 10.-
Inzet manuren (extra ten opzichte van mogelijke inzet hierboven)
€ 43,50 per uur
€ 100.€ 150.-
€ 9.-
Bijzonderheden
BIJLAGE 5: RISICO-SCAN EVENEMENTENVEILIGHEID
