Klachtenregeling 2014
Inhoudsopgave
Hoofdstuk 1
Begripsbepalingen ........................................................................ 2
Hoofdstuk 2
Behandeling Van Klachten .............................................................. 3
PARAGRAAF
1 PARAGRAAF 2 PARAGRAAF 3 PARAGRAAF 4 PARAGRAAF 5
DE CONTACTPERSOON ....................................................................... 3 DE VERTROUWENSPERSOON ................................................................. 3 DE KLACHTENCOMMISSIE .................................................................... 3 DE PROCEDURE BIJ DE KLACHTENCOMMISSIE ............................................ 4 BESLUITVORMING DOOR HET COLLEGE VAN BESTUUR .................................. 6
Hoofdstuk 3
Slotbepalingen ............................................................................. 7
Algemene Toelichting ............................................................................................. 8 Artikelsgewijze Toelichting ...................................................................................... 9 Bijlage 1: Profielschets Vertrouwenspersoon .......................................................... 144 Bijlage 2 :Klachtencommissie ............................................................................... 188 Bijlage 3: Vertrouwenspersonen ............................................................................ 19
Pagina 1
Klachtenregeling Stichting STC-Group Het College van Bestuur van de Stichting STC-Group; Overwegende dat het klachtrecht een belangrijke signaalfunctie heeft met betrekking tot de kwaliteit van het onderwijs en een klachtenregeling ondersteunend kan werken bij het verbeteren van het onderwijs en de goede gang van zaken binnen de instelling; Gehoord de Ondernemingsraad; Stelt de volgende Klachtenregeling voor de Stichting STC-Group vast. Hoofdstuk 1
Begripsbepalingen
Artikel 1 In deze regeling wordt verstaan onder: a. Instelling: de Stichting STC-Group, vak instelling als bedoeld in artikel 1.3.2a. van de Wet Educatie en Beroepsonderwijs; b. Sector/afdeling: organisatorische eenheid van de instelling; c. Commissie: de commissie als bedoeld in artikel 4; d. Klager: een (ex-)deelnemer/cursist, een ouder/voogd/verzorger van een minderjarige (ex-) deelnemer/cursist, een ex-werknemer; (een lid van) het personeel, (een lid van) het management, (een lid van) het College van Bestuur; een vrijwilliger die werkzaamheden verricht voor de instelling, alsmede een anderszins bij de instelling betrokken persoon of bedrijf c.q. onderneming, die een klacht heeft ingediend; e. Klacht: klacht over gedragingen en beslissingen dan wel het nalaten van gedragingen en het niet nemen van beslissingen van de aangeklaagde; f. Contactpersoon: de persoon als bedoeld in artikel 2; g. Vertrouwenspersoon: de persoon als bedoeld in artikel 3; h. Aangeklaagde: een (ex-) deelnemer/cursist, een ouder/voogd/verzorger van een minderjarige (ex-) deelnemer/cursist; (een lid van) het personeel, (een lid van) het management, (een lid van) het College van Bestuur, een ex-werknemer; een vrijwilliger die werkzaamheden verricht voor de instelling, alsmede een anderszins bij de instelling betrokken persoon, tegen wie een klacht is ingediend.
Pagina 2
Hoofdstuk 2 2.1
Behandeling van klachten
De contactpersoon
Artikel 2 Aanwijzing en taak contactpersoon 1. 2. 2.2
Er is op iedere locatie tenminste één contactpersoon namens de sector/afdeling aanwezig, die de klager verwijst naar de vertrouwenspersoon. Leerlingen, deelnemers en studenten kunnen doorgaans het beste bij de mentor of het management van de school/opleiding terecht. De vertrouwenspersoon
Artikel 3 Aanwijzing en taken vertrouwenspersoon 1. De instelling beschikt over tenminste één vertrouwenspersoon die functioneert als aanspreekpunt bij klachten. 2. Het College van Bestuur wijst de vertrouwenspersonen aan. Er wordt uitgegaan van 4 personen (2 vrouwen en 2 mannen), die voor de gehele STC-Group (inclusief STC B.V.) aanspreekbaar zijn. Het CvB meldt/bespreekt de kandidaten met het DB van de OR. 3. De vertrouwenspersoon gaat na of door bemiddeling een oplossing kan worden bereikt. De vertrouwenspersoon gaat na of de gebeurtenis aanleiding geeft tot het indienen van een klacht. Hij begeleidt de klager desgewenst bij de verdere procedure en verleent desgewenst bijstand bij het doen van aangifte bij de politie of justitie. 4. De vertrouwenspersoon verwijst de klager, indien en voor zover noodzakelijk of wenselijk, naar andere instanties, gespecialiseerd in opvang en nazorg. 5. Indien de vertrouwenspersoon slechts aanwijzingen, doch geen concrete klachten bereiken, kan hij deze ter kennis brengen van de klachtencommissie en het College van Bestuur. 6. Klachten op het gebied van seksuele intimidatie dienen te allen tijde gemeld te worden bij het College van Bestuur. 7. De vertrouwenspersoon neemt bij zijn werkzaamheden de grootst mogelijke zorgvuldigheid in acht. De vertrouwenspersoon is verplicht tot geheimhouding van alle zaken die hij in die hoedanigheid verneemt. Deze plicht vervalt niet nadat betrokkene zijn taak als vertrouwenspersoon heeft beëindigd. 8. De vertrouwenspersoon brengt jaarlijks aan het College van Bestuur schriftelijk verslag uit van zijn werkzaamheden. 9. Alle klachten, die gemeld worden bij de klachtencommissie, moeten ook ter kennisname worden gemeld bij het College van Bestuur. 2.3
De klachtencommissie
Artikel 4 Instelling en taken klachtencommissie 1. De klachtencommissie onderzoekt de klacht en adviseert het College van Bestuur hierover. 2. De klachtencommissie geeft gevraagd of ongevraagd advies aan het College van Bestuur over: a. (on)gegrondheid van de klacht; b. het nemen van maatregelen; c. overige door het College van Bestuur te nemen besluiten. 3. De klachtencommissie neemt, ter bescherming van de belangen van alle direct betrokkenen, de grootst mogelijke zorgvuldigheid in acht bij de behandeling van een klacht. De leden van de klachtencommissie zijn verplicht tot geheimhouding van alle
Pagina 3
zaken die zij in die hoedanigheid vernemen. Deze plicht vervalt niet nadat betrokkene zijn taak als lid van de klachtencommissie heeft beëindigd. 4. De klachtencommissie brengt jaarlijks aan het College van Bestuur schriftelijk verslag uit van haar werkzaamheden. Artikel 5 Samenstelling klachtencommissie 1. De klachtencommissie bestaat uit een voorzitter en vier leden, die worden benoemd, geschorst en ontslagen door het College van Bestuur. Om pragmatische redenen is gekozen voor een samenwerking met het Grafisch Lyceum. Zij dragen kandidaten voor en omgekeerd verlenen wij deze dienst aan hen. 2. Het College van Bestuur benoemt overeenkomstig het eerste lid plaatsvervangende leden. 3. De klachtencommissie is zodanig samengesteld dat zij voldoende deskundig moet worden geacht voor de behandeling van klachten. 4. Leden van het personeel, van het College van Bestuur, alsmede ouders/voogden/verzorgers en deelnemers/cursisten van de instelling, de vertrouwenspersoon en contactpersoon kunnen geen zitting hebben in de klachtencommissie. De klachtencommissie wijst uit haar midden een (plaatsvervangend) voorzitter aan. 5. Het College van Bestuur wijst een (plaatsvervangend) secretaris aan. Artikel 6 Zittingsduur 1. De (plaatsvervangende) leden van de klachtencommissie worden benoemd voor de periode van vier jaar en zijn terstond herbenoembaar. 2. De voorzitter en de leden kunnen op ieder moment ontslag nemen. 2.4
De procedure bij de klachtencommissie
Artikel 7 Indienen van een klacht 1. De klager dient de klacht in bij: a. het College van Bestuur of b. de klachtencommissie. 2. De klacht dient binnen een jaar na de gedraging of beslissing te worden ingediend, tenzij de klachtencommissie anders beslist. 3. Indien de klacht bij het College van Bestuur wordt ingediend, verwijst het College van Bestuur de klager naar de vertrouwenspersoon of de klachtencommissie, tenzij toepassing wordt gegeven aan het vierde lid. 4. Het College van Bestuur kan de klacht zelf afhandelen indien hij van mening is dat de klacht op een eenvoudige wijze kan worden afgehandeld. Het College van Bestuur meldt een dergelijke afhandeling op verzoek van de klager aan de klachtcommissie. 5. Indien de klacht zich richt tegen het College van Bestuur of één van de leden van het College van Bestuur dan neemt het College van Bestuur de klacht niet zelf in behandeling. Het College van Bestuur maakt gebruik van het verschoningsrecht. Er wordt in dat geval een toetsingscommissie ingesteld bestaande uit 3 leden van de Raad van Toezicht. De toetsingscommissie treedt in de rol van het College van Bestuur. 6. Indien de klacht wordt ingediend bij een ander orgaan dan de in het eerste lid genoemde, verwijst de ontvanger de klager direct door naar de klachtencommissie of naar het College van Bestuur. De ontvanger is tot geheimhouding verplicht. 7. Het College van Bestuur kan een voorlopige voorziening treffen. 8. Op de ingediende klacht wordt de datum van ontvangst aangetekend.
Pagina 4
9. Na ontvangst van de klacht deelt de klachtencommissie het College van Bestuur, de klager en de aangeklaagde binnen vijf werkdagen schriftelijk mee dat zij de klacht onderzoekt. 10. Het College van Bestuur deelt de leiding van de betrokken sector/afdeling schriftelijk mee dat er een klacht wordt onderzocht door de klachtencommissie. 11. Klager en aangeklaagde kunnen zich laten bijstaan of laten vertegenwoordigen door een gemachtigde. 12. Als een klacht tijdens een vakantieperiode binnenkomt, vindt er een opschortende werking plaats ten aanzien van de in de regeling genoemde termijnen. Artikel 8 Intrekken van de klacht Indien de klager tijdens de procedure bij de klachtencommissie de klacht intrekt, deelt de klachtencommissie dit aan de aangeklaagde, het College van Bestuur en de leiding van de betrokken sector/afdeling en/of de locatie mee. Artikel 9 Inhoud van de klacht 1. De klacht wordt schriftelijk ingediend en ondertekend. 2. Van een mondeling ingediende klacht wordt terstond door de ontvanger als bedoeld in artikel 7, eerste lid een verslag gemaakt, dat door de klager voor akkoord wordt ondertekend en waarvan hij een afschrift ontvangt. 3. De klacht bevat tenminste: a. de naam en het adres van de klager; b. de dagtekening; c. een omschrijving van de klacht. 4. Indien niet is voldaan aan het gestelde in het derde lid, wordt de klager in de gelegenheid gesteld het verzuim binnen twee weken te herstellen. Is ook dan nog niet voldaan aan het gestelde in het derde lid, dan kan de klacht niet-ontvankelijk worden verklaard. 5. Indien de klacht niet-ontvankelijk wordt verklaard, wordt dit aan de klager, de aangeklaagde, het College van Bestuur en de leiding van de betrokken sector/afdeling gemeld. Artikel 10 Vooronderzoek De klachtencommissie is in verband met de voorbereiding van de behandeling van de klacht bevoegd alle gewenste inlichtingen in te winnen. Zij kan daartoe deskundigen inschakelen en hen zo nodig uitnodigen voor de hoorzitting. Indien hieraan kosten zijn verbonden, is vooraf machtiging van het College van Bestuur vereist. Artikel 11 Hoorzitting 1. De voorzitter bepaalt plaats en tijdstip van de zitting waarin de klager en de aangeklaagde tijdens een niet-openbare vergadering in de gelegenheid worden gesteld te worden gehoord. De hoorzitting vindt plaats binnen 6 weken na ontvangst van de klacht. In bijzondere gevallen kan de genoemde termijn worden verlengd, mits met redenen omkleed. 2. De klager en aangeklaagde worden in beginsel gezamenlijk gehoord. De klachtencommissie kan besluiten hiervan af te wijken als de situatie daartoe aanleiding geeft. 3. De klachtencommissie kan bepalen, al dan niet op verzoek van de klager of de aangeklaagde, dat de vertrouwenspersoon bij het verhoor aanwezig is.
Pagina 5
4. Van het horen van de klager kan worden afgezien indien de klager heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord. 5. Van de hoorzitting wordt een verslag gemaakt. Het verslag bevat: a. de namen en de functies van de aanwezigen; b. een zakelijke weergave van wat over en weer wordt gezegd. 6. Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter en de secretaris. Artikel 12 Advies 1. De klachtencommissie beraadslaagt en beslist achter gesloten deuren over het advies. 2. De klachtencommissie rapporteert haar bevindingen schriftelijk aan het College van Bestuur, binnen vier weken nadat de hoorzitting heeft plaatsgevonden. Deze termijn kan met vier weken worden verlengd. Deze verlenging meldt de klachtencommissie met reden omkleed aan de klager, de aangeklaagde en het College van Bestuur. 3. De klachtencommissie geeft in haar advies een gemotiveerd oordeel over het al dan niet gegrond zijn van de klacht en deelt dit oordeel schriftelijk mee aan de klager, de aangeklaagde en de leiding van het betrokken sector/afdeling. 4. De klachtencommissie kan in haar advies tevens een aanbeveling doen over de door het College van Bestuur te treffen maatregelen. Artikel 13 Quorum Voor het houden van een zitting is vereist, dat tenminste drie leden van de klachtencommissie, waaronder de voorzitter, aanwezig zijn. Artikel 14 Niet-deelneming aan de behandeling De voorzitter en de leden van de klachtencommissie nemen niet deel aan de behandeling van een klacht, indien daarbij hun onpartijdigheid in het geding kan zijn. 2.5
Besluitvorming door het College van Bestuur
Artikel 15 Beslissing op advies 1. Binnen vier weken na ontvangst van het advies van de klachtencommissie deelt het College van Bestuur aan de klager, de aangeklaagde, de leiding van de betrokken sector/afdeling en de klachtencommissie schriftelijk gemotiveerd mee of hij het oordeel over de gegrondheid van de klacht deelt en of hij naar aanleiding van dat oordeel maatregelen neemt en zo ja welke. 2. Deze termijn kan met ten hoogste vier weken worden verlengd. Deze verlenging meldt het College van Bestuur met redenen omkleed aan de klager, de aangeklaagde en de klachtencommissie. 3. De beslissing als bedoeld in het eerste lid wordt door het College van Bestuur niet eerder genomen dan nadat de aangeklaagde in de gelegenheid is gesteld zich mondeling en/of schriftelijk te verweren tegen de door het College van Bestuur voorgenomen beslissing.
Pagina 6
Hoofdstuk 3
Slotbepalingen
Artikel 16 Openbaarheid 1. Het College van Bestuur legt deze regeling in elke sector/afdeling en/of op elke locatie ter inzage. 2. Het College van Bestuur stelt alle belanghebbenden op de hoogte van deze regeling. Artikel 17 Evaluatie Deze regeling wordt jaarlijks na inwerkingtreding door het College van Bestuur, de contactpersonen en vertrouwenspersonen, de klachtencommissie en de ondernemingsraad geëvalueerd. Artikel 18 Wijziging van het reglement Deze regeling kan door het College van Bestuur worden gewijzigd of ingetrokken, na overleg met de vertrouwenspersonen en de klachtencommissie, met inachtneming van de vigerende bepalingen. Artikel 19 Overige bepalingen 1. 2. 3. 4. 5.
In gevallen waarin de regeling niet voorziet, beslist het College van Bestuur. De toelichting maakt deel uit van de regeling. Deze regeling kan worden aangehaald als ‘Klachtenregeling Stichting STC-Group’. Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2014. De regeling wordt jaarlijks stilzwijgend verlengd behoudens wijzigingen in wet- en/of regelgeving en wijzigingen op basis van de jaarlijkse evaluatie.
De regeling is vastgesteld op: Door:
november 2013
College van Bestuur
Pagina 7
Algemene toelichting De zogenoemde Kwaliteitswet (wetsontwerp 24.459) verplicht schoolbesturen voor primair en voorgezet onderwijs een klachtenregeling vast te stellen en in te voeren. In dat verband is een modelregeling gepresenteerd, waarover een akkoord is bereikt tussen de landelijke ouderorganisaties, vakorganisaties en besturenorganisaties en schoolleider organisaties. Een klachtenregeling is ook voor de Stichting STC-Group actueel. Daarmee wordt een zorgvuldige behandeling van klachten beoogd, waarmee het belang van de betrokkenen wordt gediend, maar ook het belang van de instelling (een veilig schoolklimaat). De voor de Stichting STC-Group vastgestelde regeling is gebaseerd op de landelijke modelregeling, die overigens breder is dan de Kwaliteitswet voorschrijft. Om te voorkomen dat de Stichting STC-Group met verschillende klachtenregelingen te maken krijgt, is gekozen voor één regeling. Artikel V van de Wet Educatie en Beroepsonderwijs is gewijzigd. In de onderwijswetgeving worden twee artikelen ingevoegd. Hierin staat een verplichting tot overleg en aangifte inzake zedenmisdrijven, en een wettelijke grondslag voor de vertrouwensinspecteur bij de inspectie. De nieuwe wetgeving verplicht personeel en bevoegd gezag melding te maken van (vermoedens van) seksuele delicten en het bevoegd gezag moet bij redelijke vermoedens van dergelijke delicten aangifte doen bij het landelijk meldpunt. Het is niet de taak van het bevoegd gezag een diepgaand onderzoek in te stellen, dat is voorbehouden aan het openbaar ministerie. Het is evenmin de bedoeling dat een bevoegd gezag eigen rechter gaat spelen dan wel het probleem “binnenskamers” probeert op te lossen. De rijksinspectie stelt vertrouwensinspecteurs aan voor slachtoffers van seksueel misbruik of seksuele intimidatie, gepleegd door een personeelslid. Deze slachtoffers kunnen deelnemers/cursisten of personeelsleden zijn. Ook zijn de vertrouwensinspecteurs aangesteld ten behoeve van anderen die geconfronteerd worden met een dergelijke zaak. Dit kunnen medeleerlingen, collega’s, ouders, klachtencommissies en vertrouwenspersonen zijn. De vertrouwensinspecteur, te bereiken via het landelijk meldpunt, 0900-1113111 is een aanspreekpunt, kan adviseren, bijstaan en desgevraagd begeleiden bij het indienen van een klacht of bij het doen van aangifte. Naast deelnemers en ouders (Kwaliteitswet) kan een ieder die deel uitmaakt van de instelling klachten indienen. Deze kunnen betrekking hebben op gedragingen en beslissingen van het bevoegd gezag en personeel of het nalaten daarvan en ook op gedragingen van anderen die deel uitmaken van de instelling. De klachtenregeling draagt in het kader van kwaliteitszorg het karakter van sluitstuk. De regeling is alleen van toepassing als men met zijn klacht niet ergens anders terecht kan. Veruit de meeste klachten over de dagelijkse gang van zaken in de instelling zullen in onderling overleg tussen deelnemers, ouders, personeel en management op een juiste wijze worden afgehandeld. Indien dat echter, gelet op de aard van de klacht niet mogelijk is, of indien de afhandeling niet naar tevredenheid heeft plaatsgevonden, kan men een beroep doen op deze klachtenregeling. Voor wat betreft de aard van de klachten waarvoor deze regeling is bedoeld, wordt verwezen naar de artikelsgewijze toelichting bij artikel 1, onder e en artikel 7. Voorts dienen klachten waarvoor een aparte regeling en proceduremogelijkheid bij een commissie bestaat, langs die lijn te worden afgehandeld. Zo kan een klacht die moet worden ingediend bij de commissie van beroep voor de examens niet via de klachtenregeling onderwijs worden ingediend. Hetzelfde geldt voor een klacht die via een geschillencommissie kan worden ingediend.
Pagina 8
In de regeling zijn maximumtermijnen opgenomen. Het spreekt voor zich dat een ieder erbij gebaat is dat een klacht zo zorgvuldig mogelijk, maar ook zo snel mogelijk, wordt afgehandeld. Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 onder c Ook een ex-deelnemer/cursist is bevoegd een klacht in te dienen. Naarmate het tijdsverloop tussen de feiten waarover wordt geklaagd en het indienen van de klacht groter wordt, wordt het voor de klachtencommissie en het College van Bestuur moeilijker om tot een oordeel te komen. Bovendien is in artikel 7, tweede lid bepaald dat een klacht binnen een jaar na de gedraging of beslissing moet worden ingediend, tenzij de klachtencommissie anders bepaalt. Hierbij valt te denken aan (zeer) ernstige klachten over seksuele intimidatie, agressie, geweld en discriminatie. Bij personen die anderszins deel uitmaken van de schoolgemeenschap kan gedacht worden aan bijvoorbeeld stagiaires en leraren in opleiding. Verder moeten ook ondernemingen en bedrijven, die participeren in een beroepspraktijkovereenkomst, in de gelegenheid zijn een klacht in te dienen. Artikel 1 onder e Klachten kunnen gaan over bijvoorbeeld begeleiding van deelnemers, toepassing van strafmaatregelen, beoordeling van deelnemers, de inrichting van de schoolorganisatie, seksuele intimidatie, discriminerend gedrag, agressie, geweld en pesten. Onder seksuele intimidatie wordt verstaan: ongewenst seksueel getinte aandacht die tot uiting komt in verbaal, fysiek en non- verbaal gedrag. Dit gedrag wordt door degene die het ondergaat, ongeacht sekse en/of seksuele voorkeur, ervaren als ongewenst, of wordt indien het een minderjarige deelnemer betreft, door de ouders, voogden of verzorgers als ongewenst aangemerkt. Seksueel intimiderend gedrag kan zowel opzettelijk als onopzettelijk zijn. Onder discriminerend gedrag wordt verstaan: elke vorm van ongerechtvaardigd onderscheid als bedoeld in artikel 2 van de Algemene wet gelijke behandeling, elke uitsluiting, beperking of voorkeur die ten doel heeft of tot gevolg kan hebben dat de erkenning, het genot of de uitoefening op voet van gelijkheid van de rechten van de mens en de fundamentele vrijheden op politiek, economisch, sociaal of cultureel terrein of op andere terreinen van het openbare leven wordt teniet gedaan of aangetast. Discriminatie kan zowel bedoeld als onbedoeld zijn. Onder agressie, geweld en pesten worden verstaan: gedragingen en beslissingen dan wel het nalaten van gedragingen en het niet nemen van beslissingen waarbij bedoeld of onbedoeld sprake is van geestelijke of lichamelijke mishandeling van een persoon of groep personen die deel uitmaakt van de instelling. Artikel 2 De contactpersoon is toegankelijk voor alle betrokkenen op de locatie van de betreffende sector/afdeling of afdeling. Het is van belang dat deze persoon het vertrouwen geniet van alle bij de sector/afdeling betrokken partijen. Hij is voor de uitvoering van zijn taak verantwoording schuldig aan de verantwoordelijke sector/afdelingsleiding en het College van Bestuur. De contactpersoon kan uit hoofde van de uitoefening van zijn taak niet worden benadeeld. Zijn taak omvat het inventariseren, registreren en doorverwijzen van klachten.
Pagina 9
De sector/afdeling moet de contactpersoon in de gelegenheid stellen zijn taak naar behoren te vervullen. Dat betekent onder meer dat sprake moet zijn van een goede bereikbaarheid van de contactpersoon en de mogelijkheid tot een vertrouwelijk gesprek met hem. Artikel 3 Het verdient aanbeveling STC breed onafhankelijke vertrouwenspersonen voor deelnemers aan te wijzen. De vertrouwenspersoon is aanspreekbaar voor alle klachten, dient zicht te hebben op het onderwijs en de deelnemers hierin en dient kundig te zijn op het terrein van opvang en verwijzing. Het College van Bestuur houdt bij aanwijzing van de vertrouwenspersoon rekening met de diversiteit van de schoolbevolking. De vertrouwenspersoon is toegankelijk voor alle betrokkenen bij de instelling. Het is van belang dat hij het vertrouwen geniet van alle bij de instelling betrokken partijen. De vertrouwenspersoon bezit vaardigheden om begeleidingsgesprekken te voeren. Kwaliteitsprofiel en taakopdracht worden in bijlage 2 nader uitgewerkt. De interne vertrouwenspersonen krijgt voor de taken 80 klokuren op jaarbasis (onderdeel van de jaartaak). De vertrouwenspersoon zorgt ervoor dat zijn deskundigheid op peil blijft. Aan het eind van het cursusjaar vindt een evaluatie plaats van de verrichte activiteiten. Uit oogpunt van de noodzakelijke objectiviteit en de overweging dat personeelsleden niet in een positie gebracht behoren te worden waarin zij direct betrokken zijn bij mogelijk verstrekkende maatregelen tegen een collega, zijn twee externe vertrouwenspersonen ingeschakeld voor medewerkers van de Stichting STC-Group. De kosten van externe vertrouwenspersonen worden op (declaratie) basis vergoed (conform gemaakte afspraken). Bij sommige aangelegenheden kan het drempelverhogend zijn om te moeten klagen bij een persoon van het andere geslacht. Daarom word gestreefd naar zowel vrouwelijke als mannelijke vertrouwenspersonen. De rol van vertrouwenspersonen voor deelnemers wordt bekend gemaakt via het mentoraat of de sociale wegwijzer. Via een nieuwsbrief en het Intranet wordt de klachtenregeling gepubliceerd. Artikel 3, tweede lid De vertrouwenspersoon is voor de uitvoering van zijn taak uitsluitend verantwoording schuldig aan het College van Bestuur. De vertrouwenspersoon kan uit hoofde van de uitoefening van zijn taak niet worden benadeeld. Artikel 3, derde lid De vertrouwenspersoon zal in eerste instantie nagaan of de klager getracht heeft de problemen met de aangeklaagde op te lossen. De vertrouwenspersoon kan een klager in overweging geven, gelet op de ernst van de zaak, geen klacht in te dienen, de klacht in te dienen bij de klachtencommissie, de klacht in te dienen bij het College van Bestuur, dan wel aangifte te doen bij politie/justitie. Begeleiding van de klager houdt ook in dat de vertrouwenspersoon nagaat of het indienen van de klacht niet leidt tot repercussies voor de klager. Tot slot vergewist hij zich ervan dat de aanleiding tot de klacht daadwerkelijk is weggenomen. Indien de klager dit wenst, begeleidt de vertrouwenspersoon hem bij het indienen van een klacht bij de klachtencommissie of bij het College van Bestuur en verleent desgewenst bijstand bij het doen van aangifte bij politie of justitie.
Pagina 10
Indien de klager een minderjarige deelnemer is, wordt met medeweten van de klager, de ouders/verzorgers hiervan door de vertrouwenspersoon in kennis gesteld, tenzij naar het oordeel van de vertrouwenspersoon het belang van de minderjarige zich daartegen verzet. Artikel 3, zevende lid De plicht tot geheimhouding geldt niet ten opzichte van de klachtencommissie, het College van Bestuur en politie/justitie. Artikel 4 De commissie wordt ingesteld door het College van Bestuur. De klachtencommissie functioneert voor de gehele Stichting STC-Group. De commissie draagt zorg voor tijdige en deugdelijke informatie aan het College van Bestuur over de voortgang van de behandeling van een ingediende klacht. Het spreekt voor zich dat het College van Bestuur de commissie in de gelegenheid stelt haar taken naar behoren te vervullen. Het College van Bestuur wijst, ter ondersteuning van de commissie, een secretaris aan en stelt vergaderruimte ter beschikking. De secretaris wordt via zijn aanwijzing de plicht opgelegd tot geheimhouding van alle zaken die hij in die hoedanigheid verneemt. Deze verplichting geldt niet ten opzichte van de leden en plaatsvervangende leden van de klachtencommissie. Artikel 5 Het College van Bestuur streeft zo veel mogelijk naar een gelijk aantal mannelijke en vrouwelijke leden van de klachtencommissie. Bij de samenstelling van de commissie wordt rekening gehouden met de diversiteit van de schoolbevolking en de onderscheiden geledingen van de instelling. In de klachtencommissie moeten diverse deskundigheden vertegenwoordigd zijn. De commissie beschikt in ieder geval over juridische, sociaalmedische en onderwijskundige deskundigheid. De commissie bepaalt zelf haar werkwijze. Een aantal mogelijkheden is aan de orde: a. De voltallige commissie behandelt alle klachten. b. De commissie stelt verschillende kamers in: - seksuele intimidatie; - agressie en geweld; - school organisatorische zaken; - etc. c. Per klacht wordt bezien welke commissieleden de klacht behandelen. De te kiezen werkwijze is afhankelijk van de omvang van de klachtencommissie en de te behandelen zaken. Artikel 5, vierde lid De commissie dient onafhankelijk te functioneren. De leden van de commissie dienen daarom geen binding te hebben met de Stichting STC-Group. Artikel 5, zesde lid De secretaris is belast met de administratieve werkzaamheden, vergelijkbaar met die van de secretaris van de commissie bezwaar en beroep, van de ombudscommissie, geschillencommissie etc.
Pagina 11
Artikel 7, eerste lid De klager bepaalt zelf of hij de klacht zelf bij het College van Bestuur of bij de klachtencommissie indient (een klacht kan niet bij de vertrouwenspersoon worden ingediend). Niet altijd zal de klacht bij de klachtencommissie worden ingediend, bijvoorbeeld als naar het oordeel van de klager sprake is van een minder ernstige klacht. Dit neemt niet weg dat de klager in het laatste geval het recht heeft alsnog zijn klacht in te dienen bij de klachtencommissie, als hij daar toe aanleiding ziet. Anderzijds dient ervoor gewaakt te worden dat de positie van de aangeklaagde niet in het gedrang komt doordat de klachtencommissie niet wordt ingeschakeld. In gecompliceerde situaties of als het College van Bestuur ingrijpende maatregelen overweegt, is het gewenst eerst advies aan de klachtencommissie te vragen. Ook bij gerede twijfel of indien er sprake is van een ernstige klacht, verdient het aanbeveling eerst advies te vragen aan de klachtencommissie. Daardoor wordt bereikt dat uiterste zorgvuldigheid wordt betracht en wordt vermeden de indruk te wekken dat de klacht “binnenskamers” wordt afgedaan. Artikel 7, vierde lid Indien de klager dit wenst, dient het College van Bestuur aan de klachtencommissie te melden dat hij een klacht zelf heeft afgehandeld. Artikel 7, zesde lid Het College van Bestuur kan desgewenst een voorlopige voorziening treffen. Hierbij valt te denken aan het schorsen van onderwijspersoneel, het schorsen van deelnemers of het bepalen dat de aangeklaagde geen contact mag hebben met de klager. Het College van Bestuur moet dan tevens bepalen tot wanneer de voorlopige voorziening van kracht blijft. Meestal is dit tot het moment dat het College van Bestuur heeft beslist over de klacht. Artikel 7, achtste lid De klachtencommissie kan, in het belang van het onderzoek en/of in het belang van de positie van de klager, naar de aangeklaagde de klacht sturen, waarin het adres van de klager ontbreekt. Dit gegeven is immers niet van direct belang voor de aangeklaagde. In dat geval wordt volstaan met de schriftelijke mededeling: “adresgegevens bij de commissie bekend”. De commissie dient dan wel over deze gegevens te beschikken. Artikel 7, tiende lid De klager en de aangeklaagde hebben het recht zich op elk gewenst moment in de procedure te laten bijstaan door een raadsman of zich te laten vertegenwoordigen. De klager en de aangeklaagde krijgen beide een vertrouwenspersoon toegewezen. Artikel 8 Als de klager de klacht intrekt, kan de commissie besluiten of de procedure al dan niet wordt voortgezet. Van dit besluit worden de klager, de aangeklaagde en het College van Bestuur zo spoedig mogelijk in kennis gesteld. Indien er aanwijzingen zijn dat de klager onder druk de klacht heeft ingetrokken, ligt voortzetting van de procedure voor de hand. De commissie brengt in dat geval een ongevraagd advies uit aan het College van Bestuur. Artikel 9, vierde lid Een anonieme klacht wordt niet in behandeling genomen, tenzij de klachtencommissie of het College van Bestuur anders beslist.
Pagina 12
Artikel 10 Personeelsleden in dienst van de Stichting STC-Group zijn verplicht de door de commissie gevraagde informatie te verstrekken en omtrent dit verzoek en informatieverstrekking geheimhouding in acht te nemen. Deze verplichtingen gelden ook voor het College van Bestuur. Het kan voor het onderzoek nodig zijn dat getuigen of deskundigen door de commissie worden gehoord. De vraag die zich dan voordoet, is hoe de commissie dient om te gaan met de verkregen informatie naar de klager en de aangeklaagde. De commissie bepaalt welke informatie in de rapportage aan het College van Bestuur wordt opgenomen. Ten aanzien van de geheimhouding geldt dat ook aan betrokken ouders en deelnemers vooraf gevraagd moet worden om deze geheimhouding in acht te nemen. Artikel 11, tweede lid Klager en aangeklaagde worden in elkaars aanwezigheid gehoord. Als één van beide partijen dit niet wenst, worden de klager en de aangeklaagde apart gehoord. Artikel 15 Het College van Bestuur stelt de klager en de aangeklaagde op de hoogte van het advies van de klachtencommissie, tenzij naar het oordeel van het College van Bestuur, al dan niet op aangeven van de commissie, zwaarwegende belangen zich daartegen verzetten. Indien de klacht door het College van Bestuur ongegrond wordt verklaard kan het College van Bestuur op verzoek van en in overleg met de aangeklaagde in een passende rehabilitatie voorzien, zo nodig na advies van de klachtencommissie. Artikel 15, derde lid Indien in deze beslissing een rechtspositionele maatregel is begrepen, worden de vigerende bepalingen ter zake van hoor en wederhoor in acht genomen. Voor de Stichting STC-Group zijn de overige voorwaarden, behorend bij de akte van benoeming, van toepassing. Verder dienen de bepalingen van de CAO BVE in acht te worden genomen. Zoals in de algemene toelichting al aangestipt, is het College van Bestuur verplicht contact op te nemen met de vertrouwensinspecteur via het meldpunt vertrouwensinspectie als het vermoeden bestaat dat een personeelslid zich schuldig heeft gemaakt aan een zedenmisdrijf met een minderjarige deelnemer. Als uit het overleg met de vertrouwensinspecteur blijkt dat er een redelijk vermoeden bestaat van een strafbaar feit, is het College van Bestuur verplicht daarvan aangifte doen bij politie/justitie. Wanneer er sprake is van een strafbaar feit wordt met nadruk ontraden de uitkomst van het strafproces af te wachten, alvorens door het College van Bestuur maatregelen jegens de aangeklaagde worden genomen. Het College van Bestuur heeft hierin een eigen verantwoordelijkheid. Artikel 16 Informatie over deze regeling wordt opgenomen in de brochures van de instelling. Namen en telefoonnummers van de voorzitter en de secretaris van de klachtencommissie, van de vertrouwenspersoon en van de contactpersoon kunnen in de schoolgids worden vermeld. Ook kan een en ander in een folder worden opgenomen.
Pagina 13
Bijlage 1
Profielschets vertrouwenspersoon Doel: Het begeleiden van en/of het adviseren van individuele klagers (medewerkers en/of studenten) die een klacht hebben ten aanzien van: ongewenste omgangsvormen of ongelijke behandeling; arbeids- en/of studieomstandigheden. Kerncompetenties: Goede contactuele eigenschappen; Empatisch vermogen; Reflectief vermogen; Analytisch vermogen; Integriteit; Zorgvuldigheid. Van de vertrouwenspersoon wordt verwacht dat hij/zij: De klachtenregeling kent; Handelt in de geest van de regeling; Bekend is met de gedragscode van de Stichting STC-Group. 1. Beleidsadvisering Kernactiviteit
Kader
Resultaat
Activiteiten
Adviseren over en bijdragen aan het actualiseren van het beleid op het gebied van klachten die te maken hebben met ongewenste omgangsvormen, gelijke behandeling, arbeid en/ of werk/ studieomstandigheden
Instellingsbeleid rondom klachten
Bijdrage leveren aan een veilig klimaat rondom arbeidsen/of studieomstandigheden
Advies uitbrengen aan het CvB over een aanpak ten behoeve van instellingsbrede vraagstukken/knelpunten op het gebied van klachten.
Interne richtlijnen Wet- en regelgeving
Evalueren van de bevindingen op het gebied van klachten aan het CvB. Het geven van aanbevelingen voor aanpassing en actualisering van de klachtenregeling.
Pagina 14
2. Intake klacht Kernactiviteit
Kader
Resultaat
Activiteiten
Voeren van een intakegesprek met de klager
Richtlijnen klachtenregeling
Inzicht in de achtergronden en de ernst van de situatie
Beoordelen of de klacht in behandeling wordt genomen of dat er doorverwezen moet worden.
Plan van aanpak
Voeren van een intake gesprek met de klager (hoor) en eventueel met degene waartegen de klacht zich direct richt (wederhoor).
Beoordelen van een klacht
Wet- en regelgeving
Desgewenst instellen onderzoek naar de klacht
Desgewenst aanvullend onderzoek doen om zicht te krijgen op de aard, de ernst en de context van de situatie. Klager informeren over de gang van zaken bij het indienen van een officiële klacht. Klacht melden bij de direct leidinggevende.
3. Begeleiding Kernactiviteit
Kader
Resultaat
Activiteiten
Verlenen van hulp en begeleiding aan de klager en of aangeklaagde;
Richtlijnen klachtenregeling
Klager en aangeklaagde beschikken over tools die kunnen bijdragen aan het oplossen van de situatie;
Fungeren als aanspreekpunt en opvang voor de betrokkenen.
Adviseren van de klager en/of aangeklaagde over het omgaan met de klacht;
Wet- en regelgeving
Klager en aangeklaagde vinden dat hij adequaat is en ondersteunt bij de situatie;
Voeren van begeleidingsgesprekken met direct betrokkenen, bieden van ondersteuning en geven van advies en voorlichting aan de betrokkenen. Adviseren van de klager en aangeklaagde over oplossingsrichtingen, bijv. het oplossen van de klacht met beide partijen in de informele sfeer. Ondersteuning bieden bij het indienen van de formele klacht. Doorverwijzen van de klager naar in- en externe deskundigen of instanties. Verlenen van nazorg. Het vastleggen van gegevens in een archief.
Pagina 15
4. Interne bemiddeling Kernactiviteit
Kader
Resultaat
Activiteiten
Vanuit een onafhankelijke positie op verzoek van een klager of aangeklaagde (een leidinggevende, een medewerker of een groep medewerkers of studenten) intern bemiddelen bij problemen
Richtlijnen klachtenregeling
Er is een afspraak gemaakt over de aanpak van de klacht;
Helpen verhelderen van standpunten en uitgangspunten m.b.t. de klacht.
Wet- en regelgeving
Bemiddeling is uitgevoerd
Betrokkenen informeren over de gedragscode van de STC-Group (hoe gaan we met elkaar om). Begeleiden van het proces dat moet leiden tot een voor alle partijen aanvaardbare oplossing.
5. Externe begeleiding Kernactiviteit
Kader
Resultaat
Activiteiten
Desgewenst bieden van ondersteuning bij eventuele externe stappen
Richtlijnen klachtenregeling
Klager heeft ondersteuning gekregen om via de juiste kanalen aan ongewenst gedrag een einde te maken
Inschatten van de ernst van de situatie; indien van toepassing verwijzen naar de juiste instanties.
Wet- en regelgeving Sociale kaart
Pagina 16
Desgewenst vertegenwoordigen en behartigen van de belangen van de klager.
6. Advisering Kernactiviteit
Kader
Resultaat
Activiteiten
Adviseren van leidinggevenden die functioneel geconfronteerd kunnen worden met klachten over ongewenst gedrag en of ongewenste situaties
Instellingsbeleid
Leidinggevenden en overige functionarissen hebben ondersteuning gehad die bijdragen aan het voorkomen en/of oplossen van ongewenst gedrag en/of werksituaties
Signaleren en analyseren van casuïstiek.
Wet- en regelgeving
Bevoegdheid om vanuit een onafhankelijke positie intern te bemiddelen bij klachten. Klachten op het gebied van ongewenst gedrag melden bij direct leidinggevende en het CvB. Gevraagd en ongevraagd adviseren van leidinggevenden, medewerkers en/of studenten. Beantwoorden van consultatievragen.
7. Registratie/verantwoording Kernactiviteit
Kader
Resultaat
Activiteiten
Participeren in het netwerk contacten vertrouwenspersonen
Instellingsbeleid
Bekendheid in de organisatie
Actief deelnemen aan het netwerk.
Da Vinci brede rol
Actief uitdragen van de rol in de organisatie. Op peil houden deskundigheid. Desgewenst inbrengen casuïstiek.
8. Netwerk/communicatie Kernactiviteit
Kader
Resultaat
Activiteiten
Registreren van klachten
Klachtenregeling
(half) jaarlijkse kengetallen
Registratie meldingen.
Dossiervorming Rapportage kengetallen
Privacybescherming Beroepsgeheim
Vastleggen gegevens in een dossier. Aanleveren gegevens (kengetallen) voor het jaarverslag. CvB inzage geven in de verrichte activiteiten.
Pagina 17
Bijlage 2
Klachtencommissie De klachtencommissie van de Stichting STC-Group is samengesteld uit externe deskundigen, waarbij ernaar gestreefd is om verschillende disciplines vertegenwoordigd te laten zijn. Een lid van de klachtencommissie kan voor een periode van 4 jaar worden benoemd met de mogelijkheid om deze termijn met maximaal één periode te verlengen. De samenstelling van de klachtencommissie is als volgt:
de heer/mevrouw volgt de heer/mevrouw volgt de heer/mevrouw volgt
de heer/mevrouw is voorzitter van de klachtencommissie. De commissie wijst uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter aan.
Vanuit de organisatie wordt de klachtencommissie ondersteund door:
de heer T.J. de Bruin mevrouw R. van Gelderen
senior adviseur personeel secretariële ondersteuning
De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de leden van de commissie kunt u nalezen in de klachtenregeling van de Stichting STC-Group. (zie paragraaf 3).
Pagina 18
Bijlage 3
Vertrouwenspersonen Als vertrouwenspersoon voor de deelnemers van de Stichting STC-Group zijn de onderstaande collega’s aangesteld:
VMBO Loc. Anthony Fokkerweg
Meryem Özektas Pepijn van Gulik
010-4290266
[email protected] [email protected]
VMBO Locatie Lloydstraat
Vanda Neves Nabil Chaouch
010-4486000
[email protected] [email protected]
MBO Locatie Lloydstraat
Herbert van Wijnen
010-4486455
[email protected]
MBO Locatie
Monic Kuttschreutter
010-4486000
[email protected]
De vertrouwenspersonen vervullen hun rol STC-Group breed. Een deelnemer die met zijn of haar klacht naar de vertrouwenspersoon wil, kan zelf een keuze maken bij wie hij/zij de vraag neerlegt.
Pagina 19
Voor de rol van vertrouwenspersoon voor het personeel van de Stichting STC-Group en de STC B.V. zijn de onderstaande collega’s aangesteld:
[email protected]
Claudia Zwijgers
010-4298177
Locatie Waalhaven 4
Jacintha Kartoredjo
0181-412799
[email protected]
Locatie Brielle
Ronald Warnas
010-4290266
[email protected]
Locatie Anthony Fokkerweg
Maarten de Pagter
010-4486089
[email protected]
Locatie Lloydstraat
Herbert van Wijnen
010-4486455
[email protected]
Locatie Lloydstraat
De vertrouwenspersonen vervullen hun rol STC-Group breed. Een medewerker die met zijn of haar klacht naar de vertrouwenspersoon wil, kan zelf een keuze maken bij wie hij/zij de vraag neerlegt.
Pagina 20
