Kiwa N.V. Keurmerk Zelfstandig Ondernemend Zorgverlener Handleiding voor deelnemers versie september 2011

Handleiding voor Keurmerk ZOZ deelnemers, versie 1.6, 22 september 2011

Kiwa N.V. Keurmerk Zelfstandig Ondernemend Zorgverlener Handleiding voor deelnemers versie 1.6 22 september 2011

Pagina 1 van 42

© Kiwa N.V. 2011


Inhoudsopgave 1

Inleiding .......................................................................................................................................... 4 1.1 Let op: beschermde naam en beeldmerk!............................................................................... 4 1.2 Let op: bevoegd, bekwaam en deskundig............................................................................... 4 1.3 Aanwijzingen............................................................................................................................ 5 1.4 Het Keurmerk ZOZ .................................................................................................................. 5 1.5 Kiwa N.V. en Keurmerk ZOZ ................................................................................................... 6 1.5.1 Wat doet Keurmerk ZOZ niet........................................................................................... 6 1.5.2 Deelnemersbijdrage ........................................................................................................ 6 1.6 Het deelnemerschap van Keurmerk ZOZ................................................................................ 7 1.6.1 De cliëntervaringsenquête............................................................................................... 7 1.6.2 Wat krijg je voor je deelnemersbijdrage? ........................................................................ 7 1.7 Deelnemer van Keurmerk ZOZ worden .................................................................................. 8 1.7.1 Zelfstandig ondernemen.................................................................................................. 8 1.8 Het certificaat halen in 5 stappen ............................................................................................ 8 2 Stap 1 - Voorbereiden ................................................................................................................. 10 2.1 Starten van een nieuwe onderneming................................................................................... 10 2.1.1 Minstens 3 cliënten per jaar........................................................................................... 11 2.1.2 Ondernemen voor eigen rekening en risico .................................................................. 11 2.1.3 Een bedrijfsboekhouding voeren ................................................................................... 11 2.1.4 Gebruik van een Zorgovereenkomst ............................................................................. 11 2.1.5 Wat moet je verder allemaal regelen?........................................................................... 11 2.1.6 Wat is een bewijsstuk? .................................................................................................. 11 2.1.7 Vakopleiding .................................................................................................................. 11 2.1.8 Nederlands Identiteitsbewijs.......................................................................................... 12 2.1.9 Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) .......................................................................... 12 2.1.10 Verklaring Arbeidsrelatie (VAR, Belastingdienst) .......................................................... 13 2.1.11 Klachtencommissie........................................................................................................ 13 2.1.12 Beroepsaansprakelijkheidsverzekering (BAV) .............................................................. 14 2.1.13 BIG registratie................................................................................................................ 14 2.2 De volgende stap................................................................................................................... 14 3 Stap 2 - Aanmelden ..................................................................................................................... 15 3.1 Het aanmeldformulier invullen ............................................................................................... 15 3.2 Voor de eerste keer inloggen ................................................................................................ 17 3.3 Wachtwoord vergeten?.......................................................................................................... 18 3.4 Hoofdmenu ............................................................................................................................ 19 3.4.1 Nieuws ........................................................................................................................... 19 3.4.2 Dossier........................................................................................................................... 19 3.4.2.1 Je dossier (aan-)vullen en onderhouden ................................................................... 19 3.4.2.2 Je gebruikersnaam .................................................................................................... 20 3.4.2.3 Je email-adres ........................................................................................................... 20 3.4.3 Personalia...................................................................................................................... 20 3.4.4 Bewijsstukken ................................................................................................................ 21 3.4.4.1 Papieren bewijsstukken en digitale bewijsstukken.................................................... 21 3.4.4.2 Voorbereiding digitale bewijsstukken ........................................................................ 22 3.4.4.3 Vullen dossier met bewijsstukken (papier en digitaal)............................................... 22 3.4.5 Beheer van bewijsstukken............................................................................................. 24 3.4.6 Aanwijzingen voor het aanmelden van bewijsstukken .................................................. 26 3.4.6.1 Nederlands identiteitsbewijs ...................................................................................... 26 3.4.6.2 Vakdiploma(‘s) ........................................................................................................... 26 3.4.6.3 Verklaring omtrent Gedrag (VOG)............................................................................. 26 3.4.6.4 Inschrijving Handelsregister ...................................................................................... 27 3.4.6.5 Verklaring van Arbeidsrelatie..................................................................................... 27 3.4.6.6 Aansluitbewijs Klachtencommissie(1) ....................................................................... 27 3.4.6.7 Polis Beroepsaansprakelijkheidsverzekering (BAV) ................................................. 28 3.4.6.8 Betaalbewijs Beroepsaansprakelijkheidsverzekering (BAV) ..................................... 28 3.4.6.9 BIG registratie............................................................................................................ 28 3.4.6.10 Overige bewijsstukken........................................................................................... 29 Pagina 2 van 42

© Kiwa N.V. 2011


4 5

6

7

3.4.7 Beheer ........................................................................................................................... 29 3.4.8 Inschrijfloketten.............................................................................................................. 31 3.4.9 Contact .......................................................................................................................... 32 3.5 De volgende stap................................................................................................................... 32 Stap 3 - Inschrijven...................................................................................................................... 33 Stap 4 - Registreren..................................................................................................................... 35 5.1 Hoe werkt het? ...................................................................................................................... 35 5.2 Werken als geregistreerd ZOZ .............................................................................................. 35 5.2.1 Je dossier onderhouden ................................................................................................ 35 5.2.1.1 Eerst zelf registreren ................................................................................................. 35 5.2.1.2 Heel belangrijk: je email-adres .................................................................................. 35 5.2.2 Cliëntervaringsenquêtes................................................................................................ 35 5.2.2.1 Hoe werkt het?........................................................................................................... 36 5.2.2.2 Wie ga je enquêteren? .............................................................................................. 36 5.2.2.3 Papieren enquêteformulier ........................................................................................ 36 5.2.2.4 Het Self-assessment ................................................................................................. 37 5.2.3 Voorzieningen van de website....................................................................................... 37 5.2.3.1 Keurmerkpas verifiëren ............................................................................................. 37 5.2.3.2 Nieuwsberichten ........................................................................................................ 38 5.2.3.3 Protocollen en beroepscodes .................................................................................... 38 5.2.4 Kenniscentrum............................................................................................................... 38 5.2.4.1 Documentatie............................................................................................................. 38 5.2.4.2 Protocollen voorbehouden, risicovolle en overige handelingen ................................ 38 5.2.4.3 Het Keurmerk ZOZ logo ............................................................................................ 38 5.2.4.4 Het Forum.................................................................................................................. 38 5.3 De volgende stap................................................................................................................... 39 Stap 5 - Certificeren..................................................................................................................... 40 6.1 Wat zijn de voorwaarden om gecertificeerd te worden en te blijven? ................................... 40 6.2 Audit (beoordeling) aanvragen .............................................................................................. 40 6.2.1 Hoe werkt het?............................................................................................................... 40 6.2.2 Wat gebeurt er als je zelf geen audit aanvraagt?.......................................................... 41 6.2.3 Wat gebeurt er als je in gebreke blijft? .......................................................................... 41 6.2.4 Onderhoud van je certificaat.......................................................................................... 41 Tenslotte....................................................................................................................................... 42

Pagina 3 van 42

© Kiwa N.V. 2011


1 Inleiding 1.1 Let op: beschermde naam en beeldmerk! Het “Keurmerk Zelfstandig Ondernemend Zorgverlener” en het beeldmerk “Keurmerk Zelfstandig Ondernemend Zorgverlener” (zie rechtsboven) zijn het eigendom van Kiwa N.V. en als zodanig ingeschreven bij het Benelux-Bureau voor de Intellectuele Eigendom te ’s-Gravenhage onder nummer 0859960. Gebruik van de naam, het keurmerk en het beeldmerk zijn exclusief voorbehouden aan Kiwa N.V. (als uitvoerder van Administratie Keurmerk ZOZ) en haar deelnemers met de status geregistreerd of gecertificeerd. Bovenstaande houdt in dat het alléén aanmelden op de website, waarbij een registratienummer wordt toegekend, of ingeschreven zijn bij een inschrijfloket, géén recht geeft op gebruik van bovengenoemde gegevens, op welke wijze en in welke vorm dan ook.

1.2 Let op: bevoegd, bekwaam en deskundig Onderstaande schuin gedrukte tekst is ontleend aan de Vilans protocollen. Onbekwaam is onbevoegd. Verpleegkundigen en ziekenverzorgenden (VIG) zijn bevoegd voorbehouden handelingen uit te voeren als deze: • in opdracht van een zelfstandig bevoegde beroepsbeoefenaar (de arts) worden uitgevoerd; en: • behoren tot het deskundigheidsterrein van de verpleegkundige of de ziekenverzorgende (VIG). Om een handeling uit te voeren moet de hulpverlener (verpleegkundige, (zieken)verzorgende) bekwaam zijn. Er wordt een onderscheid gemaakt in deskundigheid en bekwaamheid. Deskundigheid is verbonden met opleiding en leidt tot veronderstelde of te verwachten bekwaamheid. Bekwaamheid is onder meer: inzicht hebben in de effecten van de handeling, het weten hoe te handelen als er iets mis gaat en het bezitten van praktische vaardigheden tot het verrichten van de handeling. Bekwaamheid wordt niet alleen bepaald door het gevolgd hebben van een opleiding, maar hangt ook af van individuele omstandigheden en van de aard van de zorgsituatie. Zo kan bij- en nascholing en een jarenlange ervaring eveneens tot bekwaamheid leiden. Bekwaamheid houdt in: het beschikken over kennis én vaardigheid: • kennis: over de handeling, de technieken, het doel, de anatomie, de risico’s (contraindicaties), gebruikte materialen, actuele richtlijnen, voor en nazorg en eventuele complicaties, • vaardigheid: met betrekking tot de uitvoering van de handeling en bijkomende activiteiten (beslissen, interpreteren, communiceren enzovoort) Bekwaamheid dient dus ruim geïnterpreteerd te worden, het is méér dan het technisch juist uitvoeren van de handeling. Bekwaamheid is altijd individueel bepaald: iedere beroepsbeoefenaar is verantwoordelijk om zelf te bepalen of hij/zij beschikt over de vereiste bekwaamheid. Volgens de wet BIG ligt de primaire verantwoordelijkheid voor het 'zich bekwaam achten' bij de individuele beroepsbeoefenaar. De regeling om in opdracht voorbehouden en risicovolle handelingen te verrichten is niet gekoppeld aan beroepsgroepen of bepaalde opleidingen. De Wet BIG stelt namelijk geen eisen aan de wijze waarop de bekwaamheid is verworven, bijvoorbeeld door initieel onderwijs, bij- en nascholing of praktijkervaring. Wellicht ten overvloede, maar toch: in de toelatingseisen voor het Keurmerk ZOZ, de Norm, zijn vele diploma’s genoemd die elk zijn ingedeeld op een bepaald kwalificatieniveau (1 t/m 5). Elk diploma is een bewijs van deskundigheid op een specifiek deskundigheidsterrein en de basis van de bevoegdheid tot het uitvoeren van handelingen op dat deskundigheidsterrein. Diploma’s op hetzelfde kwalificatieniveau zijn echter niet “inwisselbaar”; bv. een diploma SPW op niveau 4 geeft géén bevoegdheid tot het uitvoeren van handelingen die behoren bij een diploma A-Inservice (ook op kwalificatieniveau 4), tenzij die handelingen deel uitmaken van de SPW opleiding. Bevoegd,

Pagina 4 van 42

© Kiwa N.V. 2011


bekwaam en deskundig geldt bij Keurmerk ZOZ dus niet alleen voor verplegende en verzorgende beroepen maar ook voor alle andere beroepen die uitgevoerd worden op basis van de in de norm genoemde diploma’s.

1.3 Aanwijzingen 1) Dit document is bedoeld als leidraad bij het aangaan en het behouden van het deelnemerschap van Keurmerk ZOZ. Om er gemakkelijk mee te kunnen werken wordt aanbevolen het op je computer op te slaan of, nog beter, op papier af te drukken en bij de hand te houden als je met je keurmerk bezig bent. Met enige regelmaat verschijnt er een nieuwe versie van op de homepage, let daarop en voorkom dat je met een verouderde versie werkt; 2) In dit document zijn hyperlinks opgenomen. Dat zijn stukjes gekleurde en onderstreepte tekst die verwijzen naar een pagina op het internet. Als je erop klikt (terwijl je de Ctrl toets ingedrukt houdt waardoor er een handje verschijnt) wordt de betreffende pagina geopend. Bv. als je klikt op de hyperlink www.mijnkeurmerk.nl wordt de homepage (startpagina) van de Keurmerk ZOZ website geopend; 3) Als je dit document bekijkt via je beeldscherm kun je vanuit de Inhoudsopgave hierboven direct naar de door jou gewenste tekst springen door op de bijbehorende regel te klikken; 4) Waar in dit document de aanduidingen “haar” en “zij” is gebruikt kan ook “hem” en “hij” worden gelezen; 5) Dit document geeft de situatie weer op de datum van publicatie. Het zal regelmatig worden aangepast aan veranderde omstandigheden en nieuwe inzichten. Indien u suggesties hebt voor verbetering dan zijn die van harte welkom op [email protected]; 6) In deze handleiding wordt diverse keren geadviseerd contact op te nemen met Keurmerk ZOZ. Doe dat bij voorkeur altijd via email-adres [email protected]. Dat stelt ons het best in staat om alle vragen en correspondentie efficiënt en effectief te behandelen. Neem alleen in noodgevallen telefonisch contact op. 7) Contactgegevens Administratie Keurmerk ZOZ: Administratie Keurmerk ZOZ Postbus 85200 3508 AE Utrecht E-mail: [email protected] Website: www.mijnkeurmerk.nl Tel: 030 - 2345 650

1.4 Het Keurmerk ZOZ Het Keurmerk ZOZ is een kwaliteitskeurmerk t.b.v. persoonscertificatie van zelfstandige ondernemers in de zorg, verder genoemd Zelfstandig Ondernemend Zorgverleners (ZOZ’s). Het is ontstaan uit een initiatief van Branchebelang Thuiszorg Nederland (BTN) in 2007 naar aanleiding van de vele signalen van zelfstandig ondernemende zorgverleners over onduidelijkheid over, of het gebrek aan erkenning van, hun status. Het Keurmerk ZOZ is gebaseerd op 3 pijlers: 1) Je bevoegdheden en bekwaamheden (je vakdiploma’s); 2) Je zelfstandig ondernemerschap en bedrijfsvoering (je bent verzekerd tegen beroepsaansprakelijkheid, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, je hebt een Verklaring omtrent Gedrag, etc.); 3) Het oordeel van je cliënten over de door jou geleverde zorg (cliëntervaringsenquêtes). Afhankelijk van je vakdiploma’s wordt je gekwalificeerd op een van de 5 niveau’s in de thuiszorg: 1) Huishoudelijke verzorging; 2) Persoonlijke begeleiding; 3) Ziekenverzorging; 4) Verpleging (MBO niveau); 5) Gespecialiseerde verpleging (HBO niveau).

Pagina 5 van 42

© Kiwa N.V. 2011


Het Keurmerk ZOZ is ontwikkeld door BTN in 2008-2009, met steun van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport en met medewerking van het Ministerie van VWS, de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ), Zorgverzekeraars Nederland (ZN), de Landelijke Organisatie Cliëntenraden (LOC) en Sting (Landelijke Beroepsvereniging Verzorging & Zorgprojecten). Nadat het Keurmerk tot stand is gebracht is het in beheer overgedragen aan de onafhankelijke Stichting Keurmerk Zelfstandig Ondernemend Zorgverlener (STIZOZ) die speciaal voor dat doel is opgericht in januari 2009. Het doel van de stichting is het onderhouden en doorontwikkelen van het Keurmerk ZOZ, het verbreden van het draagvlak en de acceptatie ervan en het toekennen ervan aan personen die zich daarvoor kwalificeren. Sinds 1 juni 2011 zijn de activiteiten van STIZOZ overgenomen door Kiwa N.V..

1.5 Kiwa N.V. en Keurmerk ZOZ Keurmerk ZOZ wordt uitgevoerd door de onafhankelijke organisatie Kiwa (www.kiwa.nl). Het Keurmerk ZOZ is bedoeld om zelfstandigen in de zorg in staat te stellen hun bekwaamheden, bevoegdheden en kwaliteit door een onafhankelijke partij te laten vaststellen en bevestigen. Daardoor kunnen zij zich in de zorgmarkt beter onderscheiden. Tevens stelt Keurmerk ZOZ informatie en documentatie beschikbaar die de zorgverlener kan helpen bij de dagelijkse beroepsuitoefening. Om het Keurmerk ZOZ te verkrijgen dien je gekwalificeerd te zijn en deelnemer van Keurmerk ZOZ. Deze handleiding biedt hulp bij het aangaan, en behouden, van dat deelnemerschap. Hij is bedoeld ter ondersteuning van de aanmelding, het vullen en beheren van het persoonlijk dossier en het gebruik van de website www.mijnkeurmerk.nl.

1.5.1 Wat doet Keurmerk ZOZ niet Administratie Keurmerk ZOZ onderhoudt op onafhankleijke wijze het Keurmerk ZOZ en verstrekt informatie aan deelnemers die zich daarvoor kwalificeren. Keurmerk ZOZ is nadrukkelijk géén belangenbehartiger. Zij geeft, buiten de t.b.v. het Keurmerk ZOZ beschikbaar gestelde informatie, geen advies over bv. belastingzaken, bedrijfsvoering, contractuele zaken, etc. Zij behartigt ook niet de belangen van zelfstandige zorgverleners naar de overheid.

1.5.2 Deelnemersbijdrage Om deelnemer te worden, en te blijven, dient voor elk deelnemersjaar een deelnemersbijdrage aan Keurmerk ZOZ (facturereing geschiedt door Kiwa N.V.) te worden betaald. Doordat je de Verklaring van Inschrijving bij het Inschrijfloket ondertekent geef je toestemming voor het in rekening brengen van deze bijdrage, alsmede de kosten van eventuele andere afgenomen diensten (zie hieronder). De hoogte van de bijdrage is vermeld in de website onder Voorwaarden. De deelnemersbijdrage is inclusief 19% BTW en fiscaal aftrekbaar. Voor de betaling van de deelnemersbijdrage krijg je circa 2 weken na de startdatum van je deelnemersjaar een factuur toegestuurd. Wanneer je bijvoorbeeld op 1 september geregistreerd deelnemer wordt van het Keurmerk ZOZ zul je halverwege september een factuur toegestuurd krijgen. Andere te betalen diensten van Keurmerk ZOZ aan haar deelnemers kunnen zijn: • Het verstrekken van een nieuwe Keurmerkpas indien de oorspronkelijke pas is gestolen, zoekgeraakt of onbruikbaar geworden; • Het verwerken van “papieren” cliëntervaringsenquêtes door Keurmerk ZOZ (de kosten van het gebruik van “digitale” cliëntervaringsenquêtes, via internet, zijn bij de jaarlijkse deelnemersbijdrage inbegrepen). Deze diensten worden per kwartaal achteraf gefactureerd, deze factuur wordt per post verstuurd.

Pagina 6 van 42

© Kiwa N.V. 2011


1.6 Het deelnemerschap van Keurmerk ZOZ Het deelnemerschap van Keurmerk ZOZ wordt aangegaan doordat dat je de Verklaring van Inschrijving ondertekent bij het Inschrijfloket, onder de voorwaarde dat je inderdaad aan de toelatingseisen voldoet. Het deelnemerschap begint op de registratiedatum, altijd de eerste dag van de maand volgende op de maand waarin je bent geaccepteerd (omdat je voldoet aan de toelatingseisen). Het deelnemerschap bestaat uit deelnemersjaren; opvolgende perioden van 12 kalendermaanden beginnend op de registratiedatum. Het geldt voor onbepaalde tijd en kan door de deelnemer worden opgezegd met inachtname van minimaal één kalendermaand voor aanvang van het volgende deelnemersjaar. Je begint in het eerste deelnemersjaar als “geregistreerd ZOZ” en krijgt een Keurmerkpas met die aanduiding die alléén het eerste deelnemersjaar geldig is. Daarvoor moet je echter wel voldoen aan alle toelatingseisen die het Keurmerk ZOZ stelt (zie de Norm op https://www.mijnkeurmerk.nl/pages/GenericSpace/norm.aspx ). Vóór het einde van het eerste deelnemersjaar dien je gecertificeerd te zijn. Dan ontvang je een nieuwe Keurmerkpas met de aanduiding “gecertificeerd ZOZ” en een geldigheid van 3 jaar.

1.6.1 De cliëntervaringsenquête Het Keurmerk ZOZ is mede gebaseerd op de ervaringen die cliënten hebben met de zorgverlener en de ontvangen zorg. Het doel van die enquêtes is om je inzicht te geven in de waardering van je cliënten. Daartoe dien je je cliënten te vragen mee te werken aan een cliëntervaringsenquête. Je krijgt daarvoor van de certificerende instelling, aan het begin van elk deelnemersjaar, 10 uitnodigingsbrieven per post toegestuurd. De enquête moet worden ingevuld door de cliënt, of iemand die diens belangen behartigt en goed zicht heeft op jouw zorgprestaties, via internet. Het is het ook mogelijk om gebruik te maken van papieren enquêtes, voor die gevallen waarin de cliënt niet over een computer beschikt of er niet mee kan of wil werken. Het verwerken van de papieren enquêtes betekent een extra inspanning voor Keurmerk ZOZ, daarom wordt voor elke ingeleverde enquête een bedrag in rekening gebracht. Je dient in elk deelnemersjaar tenminste 3 verwerkbare enquêtes terug te ontvangen, en maximaal 10. Je kunt de ontvangst van de enquêtes, en het gemiddelde van de scores, volgen in je dossier. Als je, naar eigen inzicht, voldoende enquêtes hebt terugontvangen, en je dossier is geheel compleet en actueel, dan moet je zelf een signaal afgeven aan de certificerende instelling (door te klikken op de knop “Audit aanvragen” in je dossier). Deze beoordeelt vervolgens je dossier en reikt het certificaat uit resp. verlengt het certificaat. Het certificaat is geldig vanaf de datum van certificatie tot het eind van het eerste deelnemersjaar + de 3 daaropvolgende deelnemersjaren. Tegen het eind van die periode volgt een hercertificatie en wordt bij goed gevolg een nieuw certificaat uitgereikt dat geldig is vanaf de datum van hercertificatie tot het eind van het lopende deelnemersjaar + de 3 daaropvolgende deelnemersjaren, enz. Gedurende die 3 jaars periodes dien je elk jaar je dossier steeds actueel te houden, cliëntervaringsenquêtes uit te zetten en een audit aan te vragen. Bovendien dien je aan te tonen dat je je vakkennis op peil hebt gehouden door: • Aanvullende trainingen te volgen n.a.v. de resultaten van cliëntervaringsenquêtes indien daaruit is gebleken dat er aanleiding is voor verbetering; • De verplichte deskundigheidsbevordering u.h.v. je BIG (her)registratie (indien van toepassing).

1.6.2 Wat krijg je voor je deelnemersbijdrage? • • • •

Het recht om het Keurmerk ZOZ te voeren en de bijbehorende Keurmerkpas te gebruiken; Het recht om het Keurmerk ZOZ beeldmerk te voeren op correspondentie, documentatie en website; Het recht om de website www.mijnkeurmerk.nl te gebruiken om je dossier te beheren; Het recht om te linken naar www.mijnkeurmerk.nl vanuit je eigen persoonlijke ondernemerswebsite;

Pagina 7 van 42

© Kiwa N.V. 2011


• • •

Toegang tot de Protocollen voor Voorbehouden, Risicovolle en overige handelingen; Toegang tot het Keurmerkforum; Toegang tot de nieuwsvoorziening, modeldocumenten en andere ondersteunende informatie.

1.7 Deelnemer van Keurmerk ZOZ worden Deelnemer worden van Keurmerk ZOZ en het behalen van het Keurmerk ZOZ is niet iets dat je er even tussendoor doet om het dan weer te vergeten. Om deelnemer van Keurmerk ZOZ te kunnen worden dien je allereerst zorgverlener te zijn en aan de voorwaarden (bv. vakdiploma’s) te voldoen die in de Norm zijn genoemd. Daarnaast dien je zelfstandig ondernemer te zijn, te beschikken over de daarvoor benodigde papieren, een bedrijfsadministratie te voeren, te ondernemen voor eigen rekening en risico en te zorgen voor vervanging indien je afgesproken zorg niet kunt leveren. Bovendien dien je regelmatig je dossier te controleren op actualiteit en, indien nodig, nieuwe bewijsstukken toe te voegen.

1.7.1 Zelfstandig ondernemen Een zelfstandig ondernemend zorgverlener is volwassen in haar beroepsuitoefening, kan volledig zelfstandig handelen binnen de wettelijke- en beroepskaders en neemt de volle verantwoordelijkheid voor haar eigen handelen. Ze kent haar rechten, plichten en bevoegdheden jegens de cliënt en betrokken instanties alsmede de relevante wetgeving. Ze is in staat om zelfstandig cliënten te werven, zorgverleningsafspraken te maken, haar eigen tarief te stellen en vervanging te regelen, urenstaten bij te houden, facturen te sturen en incasseren, samenwerkingsverbanden met andere zorgverleners van een bepaalde cliënt aan te gaan en te onderhouden, de eigen bekwaamheden en bevoegdheden upto-date te houden, een administratie te voeren en belastingaangiften te doen, etc., etc. Ze realiseert zich dat ze geen inkomen heeft als ze niet werkt en dat ze zich tegen eventuele inkomensrisico’s kan verzekeren. Keurmerk ZOZ-deelnemer worden, en blijven, kost daarom de nodige uren aan lezen van informatie en documentatie (zoals bv. deze handleiding), het verzamelen van bewijsstukken, het benaderen van officiële instanties zoals de Belastingdienst en de Kamer van Koophandel, het vullen en actueel houden van het eigen dossier, het bestuderen en toepassen van protocollen, het uitvoeren van cliëntervaringsenquêtes, etc. Bovendien moet je beschikken over een computer met internetverbinding en redelijk kunnen omgaan met email en internet en dien je regelmatig je e-mail box te checken. Keurmerk ZOZ maakt namelijk primair gebruik van email als communicatiemiddel. Als je ook over een printer beschikt kun je documenten afdrukken, dat werkt een stuk gemakkelijker. En een scanner, tenslotte, geeft je de mogelijkheid om bv. certificaten in te scannen en aan je dossier toe te voegen. Eigenlijk is een behoorlijke computer, en de ervaring om ermee om te gaan, onmisbaar voor zelfstandige ondernemers. Lees daarom deze handleiding zorgvuldig voordat je je gaat aanmelden. Als er nog vragen zijn stel die dan via email-adres [email protected]. En als alles geheel duidelijk is besluit dan of je je kwalificeert (aan de norm voldoet) en deelnemer van Keurmerk ZOZ kunt en wilt worden.

1.8 Het certificaat halen in 5 stappen Het einddoel van het deelnemerschap is het behalen van het Keurmerk ZOZ/Kiwa certificaat “Gecertificeerd Zelfstandig Ondernemend Zorgverlener”. Dat doel haal je in de 5 volgende stappen, in de aangegeven volgorde: 1. Voorbereiden (doe je zelf door informatie te lezen en noodzakelijke dingen te regelen, geschat op 8 uur werk); 2. Aanmelden (doe je zelf op de website www.mijnkeurmerk.nl, geschat op 1 uur werk); 3. Inschrijven (doet het Inschrijfloket waarmee je zelf een afspraak hebt gemaakt, 1 tot 2 uur, afhankelijk van de reistijd naar het loket); 4. Registreren (doet Keurmerk ZOZ na ontvangst van je bewijsstukken van het Inschrijfloket en nadat je je deelnemersbijdrage hebt betaald); 5. Certificeren (doet de certificerende instelling nadat je zelf een audit hebt aangevraagd en je dossier geheel actueel en compleet is en je minimaal 3 cliëntervaringsenquêtes hebt terugontvangen van je cliënten).

Pagina 8 van 42

© Kiwa N.V. 2011


Die stappen zijn in de volgende hoofdstukken in detail uitgewerkt.

Pagina 9 van 42

© Kiwa N.V. 2011


2 Stap 1 - Voorbereiden “Voorbereiding is het halve werk”. Dat spreekwoord geldt zeker voor de (kandidaat-) deelnemers van Keurmerk ZOZ. Lees zorgvuldig de hieronder beschreven voorbereidingshandelingen en voer ze uit vóórdat je je aanmeld op de website en een afspraak maakt met een Inschrijfloket. Als niet alles compleet voorbereid is, en aantoonbaar d.m.v. bewijsstukken, maak je een vergeefse reis naar het Inschrijfloket. En je tijd is kostbaar, je kunt haar maar één keer besteden… Wacht met het aanmelden op de website totdat je de hele voorbereiding hebt afgerond, alle noodzakelijke bewijsstukken hebt verzameld en je hebt vastgesteld dat je voldoet aan de toelatingseisen die in de Norm zijn aangegeven. Nadat je je hebt aangemeld op de website krijg je ongeveer een maand de tijd om je te laten inschrijven. Als je niet binnen een maand na aanmelding bent ingeschreven wordt je dossier geïnactiveerd en kun je niet meer inloggen. 1. Ga naar de website www.mijnkeurmerk.nl;

2. Klik in de menubalk op NORM; 3. Klik op HIER om het Normdocument te openen (maak een afdruk op papier indien mogelijk, dat maakt de rest van het werk een stuk gemakkelijker); 4. Zoek in tabel B van het normdocument naar het belangrijkste diploma dat je hebt (bv. “B30 Verzorgende Thuiszorg”, je ziet dat het vinkje erachter staat in kolom 3 waardoor je je kwalificeert in de Norm ZOZ Thuiszorg 3); 5. Kijk in tabel A naar alle regels met een vinkje in dezelfde kolom als je diploma (bv. kolom 3). Die zaken moet je allemaal regelen en hier gaat enige tijd in zitten. Hieronder volgt een handreiking om al die zaken te regelen en de daarbij behorende bewijsstukken te verkrijgen.

2.1 Starten van een nieuwe onderneming Als je nog geen zelfstandig ondernemer bent, en je wilt je eigen onderneming oprichten, dan moet je je nieuwe onderneming o.a. aanmelden bij de Kamer van Koophandel (KvK) en de Belastingdienst. Bij de KvK kun je je zowel inschrijven in het Handelsregister als in de administratie van de Belastingdienst (Gemeenschappelijke Inschrijving). Je kunt de KvK op internet vinden op http://www.kvk.nl/. Je bedrijfsvorm zal hoogstwaarschijnlijk een éénmanszaak (de bedrijfsvorm “éénvrouwszaak” is nog niet beschikbaar…), maar maak vooral je eigen afwegingen. De KvK heeft een formulier waar alle vragen in staan die je gesteld worden als je naar ze toe gaat om je nieuwe onderneming in te schrijven voor zowel de KvK als de Belastingdienst. Dat formulier heet “Voorbereiding Gemeenschappelijke Inschrijving”. Ga op Internet naar http://download.belastingdienst.nl/belastingdienst/docs/voorbereiding_gemeenschappelijke_inschrijvin g_kvk_on1001z3pl.pdf . Je kunt verder op http://www.kvk.nl/handelsregister/inschrijven_handelsregister/inschrijfformulieren/?refererAliasStat=for mulieren een inschrijfformulier selecteren. Bedenk een aansprekende en correcte handelsnaam (bedrijfsnaam) en geef een duidelijke omschrijving van de bedrijfsactiviteiten, bv. het “leveren van thuiszorg als verpleegkundige”. Let op: je schrijft je in als zelfstandig ondernemer, omschrijf je bedrijfsactiviteiten dan niet als bv. “het verlenen van verpleegkundige zorg bij thuiszorginstelling ABC”, dat staat niet erg zelfstandig en kan de KvK doen twijfelen aan je zelfstandigheid. Met een correcte handelsnaam wordt bedoeld dat de naam een juist beeld moet geven van je onderneming, kies dus niet voor “Manon verpleging aan huis” als je geen verpleegkundige bent.

Pagina 10 van 42

© Kiwa N.V. 2011


Let op: de KvK hanteert bij aanmelding bepaalde eigen toelatingscriteria. Als je daar niet aan voldoet wordt je niet ingeschreven. Vraag dan om een verklaring van “niet-inschrijfplichtig”. Je moet dus voor het Keurmerk van de KvK een Bewijs van Inschrijving hebben óf een verklaring van “nietinschrijfplichtig”. Inschrijving kost éénmalig circa € 10 en de jaarlijkse contributie ligt rond de € 40 voor een eenmanszaak.

2.1.1 Minstens 3 cliënten per jaar Je hebt minstens 3 cliënten (opdrachtgevers) per jaar nodig. De Belastingdienst eist dat, onder andere, om je als zelfstandig ondernemer aan te merken. En ook Keurmerk ZOZ is van mening dat de zorg voor meerdere verschillende cliënten onmisbaar is voor het op peil houden van de ervaring en vakkennis in de breedte van het vakgebied.

2.1.2 Ondernemen voor eigen rekening en risico Je onderneemt voor eigen rekening en risico. Dat betekent dat je zelf je cliënten moet vinden, facturen moet maken en incasseren, je vervanging moet regelen als je afwezig bent, enz., enz. Je loopt debiteurenrisico, d.w.z. dat je het risico loopt dat een cliënt je niet betaalt voor geleverde diensten. Je investeert ook in je eigen onderneming, bv. voor de aanschaf van een computer of voor cursussen en trainingen (deskundigheidsbevordering).

2.1.3 Een bedrijfsboekhouding voeren Als zelfstandig ondernemer dien je een bedrijfsboekhouding te voeren en belastingaangifte te doen. Als je BTW-plichtig bent dien je bovendien een BTW registratie te voeren en aangifte Omzetbelasting te doen.

2.1.4 Gebruik van een Zorgovereenkomst Je sluit een schriftelijke zorgovereenkomst met elke cliënt op basis van de indicaties of wensen.

2.1.5

Wat moet je verder allemaal regelen?

Om deelnemer te worden van Keurmerk ZOZ, en het Keurmerk ZOZ te verkrijgen, dien je de hieronder genoemde zaken geregeld te hebben. Als bewijs dat je het hebt geregeld dien je daarvan een bewijsstuk te hebben.

2.1.6 Wat is een bewijsstuk? Een bewijsstuk is een origineel papieren document dat een verklaring bevat over jou zelf en door een derde partij is afgegeven. Het moet eenduidig, leesbaar en verifieerbaar zijn. De uitgevende instantie moet duidelijk vermeld zijn met naam en adres, er moet een uitgiftedatum op staan en indien van toepassing een vervaldatum. Voorbeelden van bewijsstukken zijn: • Een geldig Nederlands identiteitsbewijs dat op jouw naam staat (paspoort of identiteitskaart); • Een vakdiploma, bv. het Diploma-A Verpleegkunde; • Een bankafschrift waaruit blijkt dat je de premie van de Beroepsaansprakelijkheidsverzekering hebt voldaan voor de lopende periode. Een bewijsstuk is bv. niet: • een door jou zelf eenzijdig ingevuld inschrijfformulier voor een Klachtencommissie; • een offerte voor een beroepsaansprakelijkheidsverzekering; • een aanvraagformulier voor een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

2.1.7 Vakopleiding De belangrijkste voorwaarde om in aanmerking te komen voor een van de kwalificaties van het Keurmerk ZOZ is een vakdiploma. Indien je geen enkel in de Norm genoemd diploma hebt kom je alleen in aanmerking voor Kwalificatie 1 (huishoudelijke verzorging). Indien je een diploma hebt dat niet in de Norm is genoemd, maar volgens jou wel van toepassing is op een hogere Kwalificatie, neem dan even contact op met Keurmerk ZOZ. Dan wordt gezocht naar een bijpassend niveau, eventueel met inschakeling van andere instanties.

Bewijsstuk van je vakopleiding is het bijbehorende vakdiploma.

Pagina 11 van 42

© Kiwa N.V. 2011


2.1.8 Nederlands Identiteitsbewijs Je dient over een Nederlands identiteitsbewijs te beschikken. Daarmee kun je jezelf legitimeren bij het Inschrijfloket en bij je cliënten. Dit kan zijn een Nederlands paspoort of een Nederlandse identiteitskaart (géén rijbewijs of anders). Wanneer je woonachtig bent in Nederland, kun je een identiteitsbewijs aanvragen bij de afdeling Burgerzaken van de gemeente waar je bent ingeschreven. De kosten variëren van rond de € 42 voor een Identiteitskaart tot rond de € 50 voor een paspoort. Zie verder op internet http://www.paspoortinformatie.nl.

Bewijsstuk van je identiteit is een geldig Nederlands paspoort of geldig Nederlands Identiteitsbewijs.

2.1.9 Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) Je dient een Verklaring omtrent het Gedrag (VOG) te overleggen die niet ouder is dan 1 jaar op de datum dat je wordt geregistreerd. De VOG is een verklaring betreffende het beroepsverleden van de aanvrager. Zij wordt uitgegeven door het COVOG, namens de minister van Justitie, op verzoek van de aanvrager. De VOG is in feite een terugblik op het beroepsverleden van de aanvrager op het moment dat deze wordt uitgegeven. Hij zegt niets over de periode daarna. Daarom heeft Keurmerk ZOZ de geldigheid ervan gesteld op 2 jaar na de uitgiftedatum. Dat betekent dat je elke 2 jaar een nieuwe VOG moet aanvragen die dan terugkijkt op die laatste 2 jaar en de jaren daarvoor. Vanzelfsprekend moet die VOG de aantekening “geen bezwaar” bevatten. Zie op Internet http://www.justitie.nl/onderwerpen/opsporing_en_handhaving/verklaring_omtrent_het_gedrag/procedu re/ voor verdere instructies. Je kunt het aanvraagformulier “VOG natuurlijke personen” van deze website downloaden, afdrukken, invullen en inleveren bij de afdeling burgerzaken van je gemeentehuis. De kosten van de VOG bedragen € 30,05. Volg verder de aangegeven procedure, houd rekening met een periode van 4 weken. Bewijsstuk van je gedrag is een Verklaring omtrent Gedrag met een “geen bezwaar” aantekening en niet ouder dan 1 jaar. Vul het aanvraagformulier als volgt in: A.1 Gegevens aanvrager Vul dit geheel in en onderteken het. B.1 gegevens organisatie/instelling Hier wordt meestal de naam van het bemiddelingsbureau ingevuld, dat kun je doen en hen laten tekenen, dat werkt het snelst. Als dat niet lukt, of je wilt dat liever niet, vermeldt dan Keurmerk ZOZ als volgt: Naam organisatie/instelling : Administratie Keurmerk ZOZ Naam vertegenwoordiger : (niets invullen) Vestigingsadres : Ptolemaeuslaan 900 Postcode en plaats : 3528 BV Utrecht Land : Nederland Telefoon : 030 - 2345 650 B.2 Doel van de aanvraag Kruis “overig” aan en zet bij omschrijving “zelfstandig zorgverlener in de thuiszorg”. B.3 Screening Kruis de vakjes JA en 45 aan. Als je Keurmerk ZOZ als organisatie hebt ingevuld stuur dan het ingevulde en getekende formulier naar Keurmerk ZOZ en stuur tevens een voldoende gefrankeerde retourenvelop mee met je eigen adres erop. Keurmerk ZOZ zal het formulier afstempelen en ondertekenen en in de retourenvelop aan je terugsturen. Als de gefrankeerde retourenvelop ontbreekt zal Keurmerk ZOZ de aanvraag terzijde leggen.

Pagina 12 van 42

© Kiwa N.V. 2011


2.1.10 Verklaring Arbeidsrelatie (VAR, Belastingdienst) Je hebt elk jaar een Verklaring Arbeidsrelatie nodig van de Belastingdienst. Het is belangrijk dat je een VAR WUO (Winst Uit Onderneming) hebt. In dat geval mag je opdrachtgever erop vertrouwen dat hij/zij geen loonbelasting/premie volksverzekering en bijdrage Zvw hoeft in te houden en af te dragen. Ook niet als achteraf blijkt dat de verklaring onjuist is. Dit geldt uiteraard niet bij misbruik en oneigenlijk gebruik, bijvoorbeeld als het voor de opdrachtgever overduidelijk is dat de afgegeven verklaring wel onjuist moet zijn, maar hij toch de verklaring heeft toegepast. Een VAR ROW (Resultaat uit Overige Werkzaamheden) wordt ook door Keurmerk ZOZ geaccepteerd, maar daaraan kun je geen rechten ontlenen. Je opdrachtgever moet nog steeds zelf beoordelen of er wel of niet sprake is van een dienstbetrekking op basis waarvan hij/zij loonheffingen moet inhouden en afdragen. Een VAR Dienstbetrekking wordt niet door Keurmerk ZOZ geaccepteerd omdat je daarmee door de Belastingdienst niet als zelfstandige wordt gekwalificeerd. Als Nederlands ingezetene (als je in Nederland woont) kun je de VAR het hele jaar door aanvragen bij de Belastingdienst. Als je in het buitenland woont (bv. België of Duitsland) geldt er een speciale regeling, neem dan contact op met Keurmerk ZOZ voor advies. Vanaf 1 september kun je de VAR aanvragen voor het volgende kalenderjaar. Er zijn geen kosten verbonden aan het aanvragen van een VAR. Vanaf najaar 2009 stuurt de Belastingdienst automatisch VAR’s uit als aan bepaalde voorwaarden is voldaan. Zie http://www.belastingdienst.nl/zakelijk/ondernemen_ondernemerworden/ondernemen_ondernemerwor den-04.html voor meer informatie.

Bewijsstuk van je arbeidsrelatie is een VAR verklaring voor het lopende kalenderjaar.

2.1.11 Klachtencommissie Op grond van de Wet Klachtrecht Cliënten Zorgsector (WKCZ) is iedere zorgaanbieder verplicht een klachtenregeling te treffen en zich aan te sluiten bij een onafhankelijke klachtencommissie. Artikel 2 van de WKCZ schrijft hierover: a) Elke zorgaanbieder treft een regeling voor de behandeling van klachten over een gedraging van hem of van voor hem werkzame personen jegens een cliënt. Hij brengt de getroffen regeling op passende wijze onder de aandacht van zijn cliënten. b) De in het eerste lid bedoelde regeling: a. voorziet erin dat de klachten van cliënten worden behandeld door een klachtencommissie die bestaat uit ten minste drie leden, waaronder een voorzitter die niet werkzaam is voor of bij de zorgaanbieder; b. waarborgt dat aan de behandeling van een klacht niet wordt deelgenomen door een persoon op wiens gedraging de klacht rechtstreeks betrekking heeft; c. waarborgt dat de klachtencommissie binnen een in de regeling vastgelegde termijn na indiening van de klacht de klager, degene over wie is geklaagd en, indien dit niet dezelfde persoon is, de zorgaanbieder, schriftelijk en met redenen omkleed in kennis stelt van haar oordeel over de gegrondheid van de klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen; d. waarborgt dat bij afwijking van de onder c bedoelde termijn de klachtencommissie daarvan met redenen omkleed mededeling doet aan de klager, degene over wie is geklaagd en, indien dit niet dezelfde persoon is, de zorgaanbieder, onder vermelding van de termijn waarbinnen de klachtencommissie haar oordeel over de klacht zal uitbrengen; e. waarborgt dat de klager en degene over wie is geklaagd, door de klachtencommissie in de gelegenheid worden gesteld mondeling of schriftelijk een toelichting te geven op de gedraging waarover is geklaagd; f. waarborgt dat de klager en degene over wie is geklaagd, zich bij de behandeling van de klacht kunnen laten bijstaan. Je moet daarom, als zelfstandig zorgaanbieder, aangesloten zijn bij een Klachtencommissie die werkt volgens de richtlijnen van Keurmerk ZOZ (zie www.mijnkeurmerk.nl) welke gebaseerd zijn op bovenstaand wetsartikel. Dit is voor zelfstandigen niet anders dan voor zorginstellingen. De kosten

Pagina 13 van 42

© Kiwa N.V. 2011


daarvan lopen uiteen van enkele tientjes tot meer dan honderd euro per jaar, afhankelijk van de betreffende Klachtencommissie en de geboden voorzieningen. Let bij je keuze op de hoogte van de jaarpremie en de hoogte van het eventuele eigen risico. Als je er niet uit komt neem dan even contact op met Keurmerk ZOZ.

Bewijsstuk is een Bewijs van Inschrijving bij een Klachtencommissie.

2.1.12 Beroepsaansprakelijkheidsverzekering (BAV) Je moet verzekerd zijn tegen beroepsaansprakelijkheid voor een bedrag van tenminste € 1.250.000 per geval. Dit is belangrijk voor zelfstandige zorgverleners, het dekt de risico’s van aanspraken door de cliënt als je op enigerlei wijze schade hebt toegebracht tijdens de uitoefening van je beroep. Dit kan materiële schade zijn aan de bezittingen van de cliënt en persoonlijke (letsel-) schade aan cliënt zelf. Er zijn diverse aanbieders, de kosten variëren van circa 35 tot over de 100 euro per jaar. Je toont aan dat je verzekerd bent met de polis en een betalingsbewijs van de premie over de lopende periode. De premie wordt meestal automatisch geïncasseerd, zonder factuur. Daarom is een kopie van een bankafschrift met de betreffende gegevens (naam, nummer, betreffende post) voldoende als bewijs. Als je de premie per jaar betaalt hoef je maar één keer per jaar het betalingsbewijs opsturen. Als je per kwartaal of per maand betaalt neemt Keurmerk ZOZ genoegen met het eerste betalingsbewijs van een kalenderjaar. Als je er niet uit komt neem dan even contact op met Keurmerk ZOZ.

Bewijsstukken zijn een polis voor de BAV en een betalingsbewijs van de premie over de lopende periode.

2.1.13 BIG registratie De houders van een aantal specifieke diploma’s in de gezondheidszorg kunnen zich, ingevolge de Wet Beroepen in de Individuele Gezondheidszorg (Wet BIG) laten registreren in het BIG register. Alleen als je je hebt laten registreren in het BIG register heb je recht op het voeren van de beroepstitel die in je diploma is aangegeven. De BIG registratie wordt uitgevoerd door het RIBIZ (http://www.ribiz.nl/). Dus als je een vakdiploma hebt dat BIG geregistreerd kan worden, en je wenst de bijbehorende beroepstitel te mogen voeren, dan moet je je hebben laten registreren en een bewijs van die registratie te kunnen tonen. Let erop dat de BIG registratie, die in eerste aanleg onbeperkt geldig was, per 1-1-2009 een geldigheidsduur heeft van 5 jaar. Iedereen die een BIG registratie van vóór die datum heeft dient zich vóór 1-1-2014 te herregistreren en daarbij bepaalde bewijzen te overleggen. Zie http://www.bigregister.nl/registratie/herregistratie/default.aspx voor meer info.

Bewijsstuk is een verklaring van het RIBIZ dat je in het BIG register bent ingeschreven.

2.2 De volgende stap Als je hier bent aangekomen, alles hebt geregeld dat hierboven is aangegeven, en je beschikt over alle bijbehorende originele bewijsstukken, dan kun je de volgende stap zetten: aanmelden. Zie het volgende hoofdstuk.

Pagina 14 van 42

© Kiwa N.V. 2011


3 Stap 2 - Aanmelden Aanmelden doe je zelf op de website van Keurmerk ZOZ. Klik op deze link: www.mijnkeurmerk.nl. Je ziet dan de volgende “Homepage” (startpagina):

Je bent hier al geweest toen je de Norm hebt opgezocht. Maar nu klik je op Aanmelden (zie de pijl).

3.1 Het aanmeldformulier invullen Je krijgt nu het onderstaande scherm, vul je persoonlijke gegevens zorgvuldig in, overeenkomstig je identiteitsbewijs. Doe het zorgvuldig; sommige gegevens komen later op je Keurmerkpas, en die moet wel correct zijn. Kijk naar het fictieve voorbeeld hieronder. De vakjes met een sterretje zijn verplicht. In sommige invulvakjes staat rechts een zwart driehoekje, als je daarop klikt verschijnt een keuzelijstje waar je de juiste waarde uit kunt kiezen door er met de muis op te klikken. • • • • • • • • • • • • • •

•

Bedrijfsnaam: de naam die je hebt opgegeven bij de Kamer van Koophandel; Aanhef: kies de juiste aanhef; Initialen: de eerste letters van je voornamen, in hoofdletters aan elkaar en zonder punten of spaties ertussen, bv. JHM; Voornamen voluit: al je voornamen voluit, elke naam beginnen met een hoofdletter en één enkele spatie ertussen; Roepnaam: vul je roepnaam in; Tussenvoegsel: vul het tussenvoegsel van de eerste, of enige, achternaam in. Bv. als je de naam “Manon van der Velden-van Dijk” gebruikt is het tussenvoegsel “van der”. En als je de naam “Manon van Dijk” gebruikt is het tussenvoegsel “van”; Achternaam: vul je achternaam in zonder tussenvoegsel, bv. als je de naam “Manon van der Velden-van Dijk” gebruikt dan is de achternaam “Velden-van Dijk”. En als je de naam “Manon van Dijk” gebruikt dan is de achternaam “Dijk”; Geboortedatum: vul je geboortedatum in; Straat: vul de naam in van de straat waar je woont; Huisnummer: vul je huisnummer in; Postcode: vul je postcode in met 4 cijfers, een spatie en 2 hoofdletters; Woonplaats: vul je woonplaats in; Land: vul het land in waar je woont, als dat niet Nederland is selecteer dan het juiste land; Email-adres: vul je email-adres zorgvuldig in, zet er bv. geen spaties in of achter. Dit is zeer belangrijk, Keurmerk ZOZ stuurt regelmatig belangrijk nieuws via email en ook als je een nieuw wachtwoord aanvraagt wordt dat naar je email-adres gestuurd. Controleer daarom je emailadres goed als je het hebt ingevoerd, als het niet correct is ben je voor Keurmerk ZOZ onbereikbaar. Na het versturen van het aanmeldscherm krijg je een email met de titel “Bevestiging van aanmelding” op het opgegeven emailadres. Als je die email niet krijgt dan kan het zijn dat het opgegeven email-adres niet correct is. Controleer dit dan door even in te loggen en het email-adres te verifiëren. Als het inderdaad niet juist is dan heb je geen email met de Bevestiging van Aanmelding ontvangen. En deze heb je juist nodig als je je gaat inschrijven bij een inschrijfloket. In dat geval is je huidige aanmelding ongeldig en dien je een geheel nieuwe aanmelding te doen met het juiste emailadres; Telefoonnummer: vul je telefoonnummer is, dit is handig om je bv. even snel iets te kunnen vragen tijdens het registratieproces;

Pagina 15 van 42

© Kiwa N.V. 2011


• •

• • • • •

Mobiel nummer: vul je mobiele telefoonnummer is, dit is handig om je even snel iets te kunnen vragen tijdens het registratieproces, je kunt ook kiezen om slechts één van beide telefoonnummers in te vullen; Bankrekeningnummer: vul het bankrekeningnummer in waarvan je deelnemersbijdrage en eventuele andere verschuldigde bedragen kunnen worden geïncasseerd, alleen cijfers, geen letters of punten ertussen, alléén als het om een postbankrekening gaat moet je er de letter P voor zetten; Ten name van: vul de tenaamstelling (neem de naam van de rekeninghouder over van je bankafschrift); Mijn branche: kies de branche waarin je werkt: Thuiszorg; Mijn kwalificatie: klik op één van de vijf rondjes, afhankelijk van het hoogst gekwalificeerde vakdiploma dat je hebt; Wachtwoord: lees eerst de instructie over veilige wachtwoorden en vul dan hier je nieuwe wachtwoord in en schrijf het meteen even op zodat je het steeds bij de hand hebt; Herhaal wachtwoord: vul hetzelfde wachtwoord hier nog eens in ter controle.

Pagina 16 van 42

© Kiwa N.V. 2011


Klik nu op de knop “verstuur”. Daardoor wordt je aanmelding naar Keurmerk ZOZ gestuurd. Je krijgt direct daarna op je beeldscherm een registratienummer terug. Schrijf dat even op, het wordt maar éénmaal uitgegeven. Als je op Verstuur hebt geklikt krijg je onderstaand scherm terug:

Lees goed de rode tekst: als je inderdaad geen bevestigingsemail per “kerende email-post” terugkrijgt kan het zijn dat je email-adres niet correct is opgegeven. Je kunt dat controleren door even in te loggen op je nieuwe dossier en je email-adres te verifiëren. Als het inderdaad niet correct is dan krijg je de belangrijke “Bevestiging van aanmelding” niet. In dat geval is het betreffende registratienummer niet meer bruikbaar en dien je een geheel nieuwe aanmelding te doen met het juiste email-adres! Je kunt je email-adres namelijk niet meer zelf wijzigen.

3.2 Voor de eerste keer inloggen Met het ontvangen registratienummer en het door jou zelf opgegeven wachtwoord kun je vervolgens meteen inloggen op www.mijnkeurmerk.nl. Met inloggen wordt bedoeld “toegang verkrijgen tot het niet-openbare deel van de website waar je een registratienummer en wachtwoord voor nodig hebt”. Zie hieronder, klik op Inloggen in de menubalk.

Pagina 17 van 42

© Kiwa N.V. 2011


Vul je registratienummer en wachtwoord in en klik op Inloggen daaronder. Let op: je loginnaam is in eerste instantie gelijk aan je registratienummer, maar je kunt hem later zelf aanpassen naar behoefte.

3.3 Wachtwoord vergeten? Als je het correcte wachtwoord vergeten bent kun je op “Wachtwoord vergeten?” klikken. Vul dan je loginnaam en email-adres in en je krijgt direct een nieuw wachtwoord toegestuurd naar je email-adres. Het door jou ingevulde email-adres dient wel gelijk te zijn aan het email-adres in je dossier.

Pagina 18 van 42

© Kiwa N.V. 2011


3.4 Hoofdmenu Als alles goed gaat ben je nu ingelogd. Je ziet onderstaande hoofdmenu met de volgende keuzes:

Die keuzes zijn hieronder verder beschreven.

3.4.1 Nieuws Onder Nieuws vind je de nieuwsberichten voor (kandidaat) deelnemers die Keurmerk ZOZ regelmatig uitbrengt. Dit zijn andere berichten dan de berichten op de homepage die openbaar zijn. Log dus regelmatig in om het deelnemersnieuws te lezen.

3.4.2 Dossier Het dossier is de plaats waarin je al je bewijsstukken registreert en waarmee je aantoont dat je aan de toelatingseisen van het Keurmerk ZOZ voldoet. De bewijsstukken die je nodig hebt voor een bepaalde kwalificatie zijn aangegeven in de Norm op de homepage. In een volgende paragraaf is beschreven hoe je je dossier aanvult en onderhoudt.

3.4.2.1

Je dossier (aan-)vullen en onderhouden

Nu je toegang hebt tot je eigen dossier kun je dat gaan (aan-)vullen. Ook kun je bepaalde persoonlijke gegevens nog corrigeren indien nodig. De gegevens die je niet zelf kunt corrigeren moet je even door Keurmerk ZOZ laten corrigeren door een email te sturen naar [email protected].

Pagina 19 van 42

© Kiwa N.V. 2011


3.4.2.2

Je gebruikersnaam

Je gebruikersnaam (loginnaam) is standaard gezet op je registratienummer. Je kunt hem echter zelf aanpassen waardoor hij minder gemakkelijk te raden is zodat de kans dat onbevoegden hem misbruiken kleiner wordt. Aanbevolen wordt om dat ook te doen.

3.4.2.3

Je email-adres

Let op: je email-adres is het belangrijkste communicatiemiddel met Keurmerk ZOZ, zowel voor communicatie met Keurmerk ZOZ medewerkers als voor het aan vragen van een nieuw wachtwoord. Als het gewijzigd is laat ons dat dan direct weten via een emailtje met je nieuwe email-adres! Klik op Dossier en je komt in je eigen dossier, dat ziet er zo uit.

Je ziet 3 tabbladen: 1. Personalia 2. Bewijsstukken 3. Beheer Het tabblad Personalia wordt standaard geopend, de andere tabbladen kun je openen door erop te klikken.

3.4.3 Personalia Je Personalia heb je eerder zelf al ingevoerd en die kun je nu nog zelf aanpassen indien nodig (klik na de wijziging op Opslaan om de wijziging vast te leggen). Je ziet dat de status van je dossier “aangemeld” is, in die status kun je alle persoonlijke gegevens nog kunt aanpassen behalve het registratienummer.

Pagina 20 van 42

© Kiwa N.V. 2011


3.4.4 Bewijsstukken Als je op de tab Bewijsstukken klikt zie je het volgende scherm:

Bovenin, onder de tekst Bewijsstuk, zie je de roodomlijnde invoerbalk (in het meest linkervak staat “maak een keuze”), daarin kun je de belangrijkste gegevens van je bewijsstukken invoeren. Daaronder staan: • Een toelichting op de gebruikte afkortingen • Een toelichting op de tussen haakjes geplaatste cijfers bij de daaronder genoemde bewijsstuktypen

3.4.4.1

Papieren bewijsstukken en digitale bewijsstukken

Op dit moment zijn er nog geen bewijsstukken te zien, je dossier is nog leeg. Maak nu een keuze hoe je je bewijsstukken wilt aanmelden: 1) Als “papieren bewijsstukken” die je per briefpost opstuurt naar Keurmerk ZOZ (de oorspronkelijke werkwijze) 2) Als “digitale bewijsstukken” die je zelf in scant en direct aan de betreffende bewijsstukregel koppelt (werkwijze begin 2011 geïntroduceerd) De tweede methode is voor alle betrokkenen het meest efficiënt en verdient daarom de voorkeur, je hoeft er niet meer de deur voor uit. Mocht je niet over een scanner beschikken dan kun je mogelijk hulp vragen aan iemand die er wel een heeft. Indien je echter niet in staat bent om de tweede methode te gebruiken kun je gebruik blijven maken van de eerste methode. KEURMERK ZOZ controleert elke werkdag op nieuw aangemelde digitale bewijsstukken, en verifieert en registreert deze. Let op: met de introductie van de digitale bewijsstukken is het niet meer mogelijk om ingescande documenten per email naar Keurmerk ZOZ te versturen, deze zullen terzijde worden gelegd.

Pagina 21 van 42

© Kiwa N.V. 2011


Let op: er is één bewijsstuk dat je niet digitaal moet opslaan: je identiteitsbewijs. Uit veiligheidsoverwegingen is dat niet verstandig. Meld een identiteitsbewijs altijd aan als papieren bewijsstuk. Keurmerk ZOZ zal eventuele digitale identiteitsbewijzen uit je dossier verwijderen.

3.4.4.2

Voorbereiding digitale bewijsstukken

Als je hebt gekozen voor de digitale bewijsstukken maak dan een scan van elk origineel document en sla alle bestanden (ingescande documenten) op op je eigen computer, bv. in de map “Mijn documenten”. Geef aan elk bestand een sprekende naam, bv. VAR 2011, betalingsbewijs 2011, etc. Als een document uit meerdere bladen bestaat kun je elk blad afzonderlijk inscannen en opslaan (maximaal 4), bv. Polisblad1, Polisblad2, enz. Gebruik een scanresolutie (aantal beeldpunten per inch) van 100 of iets in die buurt om te voorkomen dat de bestanden te groot worden, ze mogen maximaal 1 Mb zijn. Dit kun je instellen vóórdat je gaat scannen. Controleer de bestandsgrootte na het inscannen en opslaan.

3.4.4.3

Vullen dossier met bewijsstukken (papier en digitaal)

Neem nu de bewijsstukken (originele documenten) die je bij de voorbereiding hebt verzameld. Klik nu op het driehoekje rechts in het vakje waar “maak een keuze” in staat. Nu opent een tabel met een aantal bewijsstuktypen. Klik op de bovenste regel, “B1 – Nederlands identiteitsbewijs”. Dat wordt nu ingevuld in de bewijsstukregel, zie hieronder:

Vul nu verder zelf de overige vakjes in de regel in; Titel, Geldig van en eventueel Geldig tot. Let op: een bewijsstuk moet altijd een uitgifte- of begindatum hebben. En sommige bewijsstukken hebben ook een verval- of einddatum, bv. een paspoort en VAR verklaring. Zie hieronder de ingevulde regel:

Pagina 22 van 42

© Kiwa N.V. 2011


Klik vervolgens op de knop “opslaan” onder het woordje “status”. Nu wordt je eerste bewijsstuk opgeslagen in je dossier, met de status “aangemeld”. De invoerbalk is weer leeg. Het ziet er nu zo uit:

Ga nu door op dezelfde manier tot je alle bewijsstukken hebt ingevoerd. Dan zou je dossier er als volgt uit kunnen uitzien:

Het invullen kost de eerste keer maximaal een uur voor bovenstaande bewijsstukken. Op elk moment, en gedurende de hele periode van je deelnemerschap van Keurmerk ZOZ, moeten je bewijsstukken compleet en geldig zijn. Nieuwe bewijsstukken moet je aan je dossier toevoegen. De oude kun je niet wijzigen of verwijderen, die blijven aanwezig. Daardoor geeft je dossier altijd een compleet beeld over je hele deelnemerschap. Als je bv. 10 jaar deelnemer bent zou je in je dossier 2 paspoorten hebben geregistreerd (geldigheid 5 jaar), 5 Verklaringen omtrent het Gedrag (geldigheid 2 jaar), enz. Zolang je bewijsstukken de status “aangemeld” hebben kun je ze nog wijzigen en verwijderen. Zodra je bent ingeschreven kan dat niet meer. Ze maken dan deel uit van je inschrijving en later van je registratie en certificaat. Bewijsstukken hebben altijd een “Geldig van” datum (bv. de uitgiftedatum van een vakdiploma), en soms ook een “Geldig tot” datum (bv. bij een paspoort). Vul die datums altijd in, daardoor wordt je automatisch gewaarschuwd als een “Geldig tot” datum is bereikt. Vul als einddatum altijd de “tot” datum in, de eerste dag dat een bewijsstuk niet meer geldig is. Dan kun je op tijd zorgen voor een nieuw bewijsstuk, dat weer zelf aanmelden in je dossier, een digitaal bewijsstuk eraan koppelen of een kopie ervan opsturen naar Keurmerk ZOZ. Keurmerk ZOZ zal bij ontvangst het bewijsstuk in je dossier verifiëren en registreren waardoor het een geldig onderdeel van de dossier wordt. Zorg er dus voor dat je elk bewijsstuk zo duidelijk mogelijk vastlegt, dus geen titel “diploma” maar bv. “Diploma A Verpleegkundige”. Er zijn verschillende typen bewijsstukken, aangeduid met een letter B of W en een volgnummer: • Verplichte bewijsstukken B (1); dit zijn de bewijsstukken die je nodig hebt om aan te tonen dat je aan de toelatingseisen voor het Keurmerk ZOZ voldoet, bv. paspoort, vakdiploma;

Pagina 23 van 42

© Kiwa N.V. 2011


•

Bewijsstukken behorend bij vakdiploma B (2); deze zijn alleen noodzakelijk als je een bepaald diploma aanmeld, het enige voorbeeld daarvan is momenteel de BIG registratie die verplicht is voor een aantal met name genoemde vakdiploma’s, bv. het diploma A-Verpleegkundige. Je mag de beroepstitel Verpleegkundige alleen voeren als je ook een geldige BIG registratie hebt; • Niet-verplichte bewijsstukken B (3); deze zijn niet nodig om aan de toelatingseisen te voldoen, maar ze geven wel een beeld van je aanvullende opleidingen en trainingen, voer ze vooral in als je ze hebt, het verrijkt je CV, je dient dan ook het originele document aan te bieden ter verificatie; • Werkdocumenten W (4); dit zijn bewijsstukken die niet worden geverifieerd, niet door het Inschrijvingsloket, noch door Keurmerk ZOZ of de certificerende instelling. Werkdocumenten zijn in feite door jou zelf geschreven en onderhouden documenten. Je kunt de bewijsstukgegevens, in tegenstelling tot de “B” bewijsstukken, zelf wijzigen en een bestand (bv. een ingescand formulier of een zelf onderhouden CV in Word) koppelen en later weer ontkoppelen en vervangen door een bijgewerkt exemplaar. Dit doe je door het bestand vanaf je eigen computer te kopiëren (“uploaden”) naar je dossier op www.mijnkeurmerk.nl. Je kunt dus bv. een CV, dat je als Word document bijhoud op je eigen computer, als digitale bijlage koppelen aan het werkdocument type W1 – CV. Bovendien kun je aangeven dat het werkdocument, én de bijlage, zichtbaar moet zijn voor derden die je zelf inzage geeft in je dossier middels de functie “Keurmerkpas verifiëren” op de homepage (zie verder). Bewijsstukstatus Belangrijk genoeg om even aandacht aan te besteden. Er zijn 4 partijen die iets doen met je dossier en je bewijsstukken: 1. Jijzelf; je meld jezelf aan, de status (dossier en bewijsstukken type B en W) is “Aangemeld”; 2. Het Inschrijfloket schrijft je aangemelde dossier en bewijsstukken type B in, status wordt “Ingeschreven”; 3. KEURMERK ZOZ registreert je ingeschreven dossier en bewijsstukken type B, status wordt “Geregistreerd”; 4. De certificerende instelling certificeert je geregistreerde dossier en bewijsstukken type B, status wordt “Gecertificeerd”. De type W bewijsstukken behouden altijd de status “Aangemeld”. Sla nooit privacy-gevoelige gegevens op in je dossier, anders dan de gevraagde gegevens (dus bv. géén scan van je paspoort). En sla nooit cliëntgegevens op in je dossier, daarmee schaadt je de privacy van je cliënt!

3.4.5 Beheer van bewijsstukken Nadat je het bewijsstuk hebt vastgelegd kun je het nog wijzigen en eventueel aanvullen met extra gegevens. Dat doe je door met je muis de bewijsstukregel aan te wijzen. Deze wordt dan lichtgrijs en er verschijnen twee icoontjes (grafische plaatjes) aan de rechterzijde van de regel; één met een potloodje erin (wijzigen) en één met een rood kruisje erin (verwijderen). Als je wilt wijzigen klik dan op het icoontje met het potloodje en onderstaand scherm verschijnt. Je kunt dan gegevens toevoegen, zie hieronder:

Pagina 24 van 42

© Kiwa N.V. 2011


Je kunt hier alle gegevens van het bewijsstuk wijzigen, en enkele nieuwe gegevens toevoegen, zoals: • “Uitgegeven door” de instantie of persoon die het document heeft uitgegeven, bv. “Zeven steden Ziekenhuis te Zorgdorp”; • “Registratienummer” het registratienummer dat erop staat; • “Beschrijving” een meer uitgebreide beschrijving van het bewijsstuk, bv. sommige certificaten betreffen een hele reeks van handelingen die geoefend zijn, die kun je hier aangeven, doe dat vooral het maakt je dossier completer; • “Inzage” als je dit aanvinkt is het bewijsstuk type W ook zichtbaar voor derden aan wie je toegang geeft tot je dossier via de optie “Keurmerkpas verifiëren” op de homepage van de website • “Bijlage(n)” hier kun je een document op je eigen computer selecteren en dit als bijlage koppelen aan deze bewijsstukregel. Klik op de knop “Bladeren” om een bestand op je eigen computer te selecteren, bv. een ingescand diploma dat je als digitaal bewijsstuk wilt aanmelden. Daardoor wordt de Windows Verkenner gestart en kun je een bestand op je computer selecteren. Als je bij het bewijsstuktype B hier een bestand aan koppelt dan hoef je geen papieren bewijsstuk meer in te sturen. Het veiligst is om hier een niet-wijzigbaar bestand aan te koppelen, zoals een .PDF bestand, een Word of Excel bestand is namelijk wijzigbaar op de computer van een derde als het daar eenmaal is getoond. En je wilt niet dat derden een document van jou gaan wijzigen op hun eigen computer! Word kent hulpmiddelen die je in staat stellen om een Word document op te slaan als PDF bestand (Bestand/Opslaan als PDF).

Pagina 25 van 42

© Kiwa N.V. 2011


3.4.6 Aanwijzingen voor het aanmelden van bewijsstukken Vul altijd een “Geldig van” datum in en waar aangegeven ook een “Geldig tot” datum. Met name die laatste stelt Keurmerk ZOZ in staat om je via een geautomatiseerde procedure middels een email te wijzen op bewijsstukken waarvan de geldigheid is verlopen.

3.4.6.1

Nederlands identiteitsbewijs

1. Bewijsstuktype: kies bewijsstuktype B1 – Nederlands identiteitsbewijs(1); 2. Titel: vul in “Nederlands paspoort” of “Nederlandse Identiteitskaart”, een ander bewijsstuk (bv. een rijbewijs) wordt niet geaccepteerd; 3. Geldig van: vul de datum in waarop het document is uitgegeven; 4. Geldig tot: vul in tot (dus niet tot en met) wanneer het document geldig is, meestal dezelfde dag en maand maar een ander jaar. 5. Klik op Opslaan rechts op de invoegregel 6. Indien gewenst: wijs de opgeslagen regel aan met de muis en klik op het icoontje “Wijzigen” om het bewijsstuk te wijzigen of extra informatie toe te voegen 7. Uitgegeven door: geef aan wie het document heeft uitgegeven, meestal de burgemeester van de gemeente waar je woont 8. Registratienummer: vul dit niet in, het is privacygevoelige informatie, Keurmerk ZOZ heeft een papieren kopie en dat volstaat hier 9. Beschrijving: vul hier niets in 10. Klik op Opslaan bovenaan het scherm

3.4.6.2

Vakdiploma(‘s)

Vakdiploma’s zijn die diploma’s die een bewijs leveren van je relevante beroepsopleiding, dus geen schoolopleiding zoals HAVO en ook geen kortdurende cursussen of trainingen. 1. Bewijsstuktype: kies bewijsstuktype B2 – Vakdiploma(1); 2. Titel: vul in enkele woorden de titel van het diploma in, dus geen “Diploma” maar “HBO Verpleegkunde” of “A-verpleegkundige”; 3. Geldig van: vul de datum in waarop je diploma is uitgegeven; 4. Geldig tot: vul hier niets in; 5. Klik op Opslaan rechts op de invoegregel 6. Indien gewenst: wijs de opgeslagen regel aan met de muis en klik op het icoontje “Wijzigen” om het bewijsstuk te wijzigen of extra informatie toe te voegen 7. Uitgegeven door: vul de naam van de uitgevende instelling in; 8. Registratienummer: vul het registratienummer in indien aanwezig; 9. Beschrijving: vul eventuele aanvullingen of specialisaties hier in; 10. Bijlage(n): klik op “bladeren” om een bestand op je computer te selecteren dat je als digitaal bewijsstuk wilt aanmelden en van tevoren hebt ingescand en op je computer hebt opgeslagen, je kunt hier maximaal 4 bestanden koppelen indien een bewijsstuk uit meer dan één pagina bestaat; 11. Klik op Opslaan bovenaan het scherm

3.4.6.3

Verklaring omtrent Gedrag (VOG)

1. Bewijsstuktype: kies bewijsstuktype B3 – Verklaring omtrent Gedrag(1); 2. Titel: vul in “VOG geen bezwaar”; 3. Geldig van: vul de datum in waarop het document is uitgegeven, dit mag niet meer dan een jaar geleden zijn; 4. Geldig tot: vul in tot wanneer het document geldig is, dit is de “Geldig van” datum + 2. 5. Klik op Opslaan rechts op de invoegregel 6. Indien gewenst: wijs de opgeslagen regel aan met de muis en klik op het icoontje “Wijzigen” om het bewijsstuk te wijzigen of extra informatie toe te voegen 7. Uitgegeven door: geef aan wie het document heeft uitgegeven, meestal het COVOG namens de Minister van Justitie 8. Registratienummer: vul het registratienummer is dat op de VOG is afgedrukt 9. Beschrijving: vul in voor welke werkzaamheden de VOG is afgegeven 10. Bijlage(n): klik op “bladeren” om een bestand op je computer te selecteren dat je als digitaal bewijsstuk wilt aanmelden en van tevoren hebt ingescand en op je computer hebt opgeslagen, je kunt hier maximaal 4 bestanden koppelen indien een bewijsstuk uit meer dan één pagina bestaat;

Pagina 26 van 42

© Kiwa N.V. 2011


11. Klik op Opslaan bovenaan het scherm

3.4.6.4

Inschrijving Handelsregister

1. Bewijsstuktype: kies bewijsstuktype B4 – Inschrijving Handelsregister(1); 2. Titel: vul de naam waaronder je bedrijf bij het Handelsregister is ingeschreven, als je een “verklaring van niet-inschrijfplichtig” hebt, vul dan in “Verklaring KvK niet-inschrijfplichtig” en laat Registratienummer en Beschrijving leeg; 3. Geldig van: vul de datum in waarop het document is uitgegeven; 4. Geldig tot: vul hier niets in; 5. Klik op Opslaan rechts op de invoegregel 6. Indien gewenst: wijs de opgeslagen regel aan met de muis en klik op het icoontje “Wijzigen” om het bewijsstuk te wijzigen of extra informatie toe te voegen 7. Uitgegeven door: geef aan wie het document heeft uitgegeven, bv. “KvK Amsterdam”; 8. Registratienummer: vul het registratienummer in waaronder je in het Handelsregister bent geregistreerd; 9. Beschrijving: vul hier in voor welke bedrijfsactiviteiten je onderneming in het Handelsregister is geregistreerd; 10. Bijlage(n): klik op “bladeren” om een bestand op je computer te selecteren dat je als digitaal bewijsstuk wilt aanmelden en van tevoren hebt ingescand en op je computer hebt opgeslagen, je kunt hier maximaal 4 bestanden koppelen indien een bewijsstuk uit meer dan één pagina bestaat; 11. Klik op Opslaan bovenaan het scherm

3.4.6.5

Verklaring van Arbeidsrelatie

1. Bewijsstuktype: kies bewijsstuktype B5 – VAR(1); 2. Titel: vul in “VAR” en het type bv. “WUO” of “ROW” en het jaar waarvoor de VAR geldt, bv. “VAR WUO 2011”; 3. Geldig van: vul de datum in van de eerste dag waarop de VAR geldig is, meestal de eerste dag van het jaar waarvoor de VAR geldt; 4. Geldig tot: vul in tot welke datum de VAR geldig is, meestal de eerste dag van het volgende jaar; 5. Klik op Opslaan rechts op de invoegregel 6. Indien gewenst: wijs de opgeslagen regel aan met de muis en klik op het icoontje “Wijzigen” om het bewijsstuk te wijzigen of extra informatie toe te voegen 7. Uitgegeven door: geef aan welke Belastingdienst het document heeft uitgegeven, bv. “Belastingdienst Oost”; 8. Registratienummer: vul het kenmerk in dat op de VAR is afgedrukt; 9. Beschrijving: vul hier in voor welke werkzaamheden deze VAR is afgegeven, bv. “verpleegkundige zorg”; 10. Bijlage(n): klik op “bladeren” om een bestand op je computer te selecteren dat je als digitaal bewijsstuk wilt aanmelden en van tevoren hebt ingescand en op je computer hebt opgeslagen, je kunt hier maximaal 4 bestanden koppelen indien een bewijsstuk uit meer dan één pagina bestaat; 11. Klik op Opslaan bovenaan het scherm

3.4.6.6 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

11.

Aansluitbewijs Klachtencommissie(1)

Bewijsstuktype: kies bewijsstuktype B6 – Aansluitbewijs KC(1); Titel: vul in “Klachtencommissie” en de naam van de Klachtencommissie; Geldig van: vul de datum in waarop je bij de klachtencommissie bent ingeschreven; Geldig tot: vul hier niets in; Klik op Opslaan rechts op de invoegregel Indien gewenst: wijs de opgeslagen regel aan met de muis en klik op het icoontje “Wijzigen”om het bewijsstuk te wijzigen of extra informatie toe te voegen Uitgegeven door: vul hier niets in; Registratienummer: vul het registratienummer in indien aanwezig; Beschrijving: vul hier niets in; Bijlage(n): klik op “bladeren” om een bestand op je computer te selecteren dat je als digitaal bewijsstuk wilt aanmelden en van tevoren hebt ingescand en op je computer hebt opgeslagen, je kunt hier maximaal 4 bestanden koppelen indien een bewijsstuk uit meer dan één pagina bestaat; Klik op Opslaan bovenaan het scherm

Pagina 27 van 42

© Kiwa N.V. 2011


3.4.6.7

Polis Beroepsaansprakelijkheidsverzekering (BAV)

De polis Beroepsaansprakelijkheidsverzekering bewijst dat je verzekerd bent tegen beroepsaansprakelijkheid in de uitoefening van je beroep. De polis sluit je eens af en hij blijft geldig tot de datum van opzegging. Er is geen “geldig tot” datum nodig. 1. Bewijsstuktype: kies bewijsstuktype B7 – Polis BAV(1); 2. Titel: vul in “polisblad BAV”; 3. Geldig van: vul de datum in waarop de polis is uitgegeven; 4. Geldig tot: vul niets in; 5. Klik op Opslaan rechts op de invoegregel 6. Indien gewenst: wijs de opgeslagen regel aan met de muis en klik op het icoontje “Wijzigen”om het bewijsstuk te wijzigen of extra informatie toe te voegen 7. Uitgegeven door: vul de naam in van de verzekeringsmaatschappij; 8. Registratienummer: vul het polisnummer in; 9. Beschrijving: vul hier het dekkingsbedrag is, bv. € 1.125.000; 10. Bijlage(n): klik op “bladeren” om een bestand op je computer te selecteren dat je als digitaal bewijsstuk wilt aanmelden en van tevoren hebt ingescand en op je computer hebt opgeslagen, je kunt hier maximaal 4 bestanden koppelen indien een bewijsstuk uit meer dan één pagina bestaat; 11. Klik op Opslaan bovenaan het scherm

3.4.6.8

Betaalbewijs Beroepsaansprakelijkheidsverzekering (BAV)

Dit betalingsbewijs is meestal een bankafschrift waarop een post is afgedrukt die de betaling van deze premie betreft. Keurmerk ZOZ wil niet alle posten op dat bankafschrift zien, dek de andere posten af bij het kopiëren maar zorg wel dat datum, bankrekeningnummer, naam van de rekeninghouder en de betreffende post goed leesbaar zijn. Deze premie wordt meestal éénmaal per jaar geïncasseerd aan het begin van dat jaar en zorgt ervoor dat de verzekering gedurende dat jaar van kracht is. Je moet dus elk jaar een nieuw betalingsbewijs aanmelden en een kopie ervan opsturen naar Keurmerk ZOZ. Als de premiebetaling per maand of kwartaal is geef dat dan even aan in het vak Beschrijving (zie hieronder) 1. 2. 3. 4.

5. 6. 7. 8. 9. 10.

11.

Bewijsstuktype: kies bewijsstuktype B8 – Betaalbewijs BAV(1); Titel: vul in “Betalingsbewijs BAV”; Geldig van: vul de datum in waarop de dekking is ingegaan, meestal de eerste dag van een jaar; Geldig tot: vul de datum in tot welke de dekking loopt, meestal de eerste dag van het volgende jaar, als je de premie per maand of kwartaal betaalt vul dan als “Geldig van” datum de startdatum van de polis in en als “Geldig tot” datum de startdatum van de polis + 1 jaar. Meld dan eenmaal per jaar het betalingsbewijs aan dat vervalt op de startdatum (dag/maand) van de polis. Hiermee wordt voorkomen dat je elke maand een nieuw betalingsbewijs moet aanmelden; Klik op Opslaan rechts op de invoegregel Indien gewenst: wijs de opgeslagen regel aan met de muis en klik op het icoontje “Wijzigen” om het bewijsstuk te wijzigen of extra informatie toe te voegen Uitgegeven door: vul de naam in van de verzekeringsmaatschappij; Registratienummer: vul het polisnummer in; Beschrijving: geef hier aan als de premiebetaling per maand of per kwartaal plaatsvindt, dan hoef je niet elke maand of kwartaal een betaalbewijs op te sturen maar slechts één keer per jaar; Bijlage(n): klik op “bladeren” om een bestand op je computer te selecteren dat je als digitaal bewijsstuk wilt aanmelden en van tevoren hebt ingescand en op je computer hebt opgeslagen, je kunt hier maximaal 4 bestanden koppelen indien een bewijsstuk uit meer dan één pagina bestaat; Klik op Opslaan bovenaan het scherm

3.4.6.9

BIG registratie

Dit bewijs is alleen verplicht voor deelnemers die vanwege hun opleiding een vakdiploma bezitten dat in aanmerking komt voor BIG registratie, bv. verpleegkundige. Als je zo’n diploma hebt dien je ook BIG geregistreerd te zijn en moet je dit aantonen. Een verpleegkundige zonder BIG registratie komt dus niet in aanmerking voor het Keurmerk ZOZ op kwalificatieniveau 4. Vanaf 1-1-2009 is een BIG registratie nog maar 5 jaar geldig. Voor het einde van die periode dient elke houder van een BIG

Pagina 28 van 42

© Kiwa N.V. 2011


registratie herregistratie aan te vragen. Indien uw registratie heeft plaatsgevonden vóór 1-1-2009 dient u vóór 1-1-2014 geherregistreerd te zijn om uw beroepstitel te behouden. Daarom zijn alle registraties van voor 1-1-2009 geldig tot 1-1-2014. Lees vooral de informatie op de website van het RIBIZ over herregistratie: http://www.ribiz.nl/herregistratie/default.aspx 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

11.

Bewijsstuktype: kies bewijsstuktype B9 – BIG registratie(2); Titel: vul in “BIG registratie”; Geldig van: vul de datum in waarop je in het BIG register bent ingeschreven; Geldig tot: indien je bent ingeschreven vóór 1-1-2009 vul hier dan 1-1-2014 in, anders de inschrijfdatum + 5 jaar; Klik op Opslaan rechts op de invoegregel Indien gewenst: wijs de opgeslagen regel aan met de muis en klik op het icoontje “Wijzigen”om het bewijsstuk te wijzigen of extra informatie toe te voegen Uitgegeven door: vul de naam in van de instantie die het bewijs van registratie heeft uitgegeven, meestal het RIBIZ; Registratienummer: vul het registratienummer in; Beschrijving: vul hier niets in; Bijlage(n): klik op “bladeren” om een bestand op je computer te selecteren dat je als digitaal bewijsstuk wilt aanmelden en van tevoren hebt ingescand en op je computer hebt opgeslagen, je kunt hier maximaal 4 bestanden koppelen indien een bewijsstuk uit meer dan één pagina bestaat; Klik op Opslaan bovenaan het scherm

3.4.6.10

Overige bewijsstukken

Voer eventuele overige bewijsstukken in en kies daarbij het meest passende bewijsstuktype. Let erop dat elk bewijsstuk type B moet worden aangetoond met het originele document. Als op een bewijsstuk een einddatum staat, zoals bv. op een certificaat AED of een EHBO diploma, vermeld die dan niet bij dat bewijsstuk, daarmee voorkom je dat je elke maand na afloop van de geldigheid een herinnering krijg dat het bewijsstuk verlopen is terwijl dat voor het behoud van je deelnemerschap niet verplicht is. Bewijsstukken type W, de werkdocumenten, worden niet geverifieerd. Ook aan type W bewijsstukken kun je een bijlage koppelen. Koppel alleen niet-wijzigbare bijlagen, zoals een PDF bestand, om te voorkomen dat een document dat je aan een derde hebt getoond op diens computer, door hem of haar kan worden bewerkt. Alle bestanden die via internet op een computer worden getoond worden daar immers opgeslagen als tijdelijk internetbestand. Sla nooit privacygevoelige informatie op, niet van jezelf, niet van je cliënten en ook niet van instellingen.

3.4.7 Beheer Onder het tabblad “Beheer” vind je enkele belangrijke beheerfuncties, zie onderstaand scherm:

Pagina 29 van 42

© Kiwa N.V. 2011


Je ziet van boven naar beneden:

Pagina 30 van 42

© Kiwa N.V. 2011


•

Een knop , hier moet je op klikken als je gegevens in dit scherm hebt gewijzigd. Daardoor worden de gewijzigde gegevens opgeslagen in je dossier

•

Een knop , hier moet je op klikken als je je dossier wilt laten beoordelen (auditen) door de certificerende instelling. Dit wordt onder het hoofdstuk Certificeren verder toegelicht. Derdenwachtwoord het wachtwoord dat je aan derden kunt geven ter verificatie van je Keurmerkpas en het tonen van je bewijsstukken, je kunt dit zelf wijzigen, doe dat ook kort nadat je het een keer hebt uitgegeven, daarmee voorkom je dat derden later ook nog je gegevens kunnen blijven inzien; Forumnaam de naam waaronder je aan het forum deelneemt, is standaard ingevuld maar kun je zelf wijzigen, de gewijzigde naam wordt ook weer gekoppeld aan je reeds bestaande reacties; Inlogwachtwoord het wachtwoord dat je zelf gebruikt bij het inloggen, dit heb je bij het aanmelden zelf opgegeven en je kunt het daarna hier dus zelf wijzigen, let op: gebruik altijd een moeilijk te raden wachtwoord van minimaal 8 tekens waaronder hoofdletters, kleine letters, cijfers en speciale tekens, bv. K97y%e4#, daarmee maak je het voor anderen moeilijker om je wachtwoord te raden en zich toegang verschaffen tot jouw dossier, tijdens het intoetsen van het nieuwe wachtwoord zijn de ingevoerde tekens niet zichtbaar, daarom moet je het ingevoerde wachtwoord herhalen; Herhaal inlogwachtwoord herhaal hier het nieuwe inlogwachtwoord om zeker te zijn dat je weet wat je hebt ingevoerd; Registratienummer kun je niet wijzigen; Status dossier, kan achtereenvolgens zijn: o Aangemeld je hebt jezelf aangemeld op de website; o Ingeschreven je bent ingeschreven door een Inschrijfloket; o Geaccepteerd je bent geaccepteerd als deelnemer op basis van je bewijsstukken door Keurmerk ZOZ, in het algemeen wordt je dan per de eerste van de volgende maand geregistreerd; o Geregistreerd je bent geregistreerd door Keurmerk ZOZ nadat je deelnemersbijdrage is geïncasseerd en je pas is verstuurd; o Gecertificeerd je bent gecertificeerd door de certificerende instelling. Ingeschreven op de datum waarop je door het Inschrijfloket bent ingeschreven; Geaccepteerd op de datum waarop je door Keurmerk ZOZ bent geaccepteerd Geregistreerd per de datum waarop je door Keurmerk ZOZ bent geregistreerd Deelnemerschap eindigt op de datum waarop je deelnemerschap eindigt nadat je dit zelf hebt opgezegd of door Keurmerk ZOZ is beëindigd omdat je niet meer aan de toelatingseisen voldoet; Pasnummer je pasnummer, indien een pas is uitgegeven, kun je niet wijzigen; Inschrijvingswachtwoord het wachtwoord dat het Inschrijfloket nodig heeft om je in te schrijven, kun je zelf niet gebruiken of wijzigen;

•

• •

• • •

• • • • • • • • • •

klikt krijg je de rapportage te zien van de Rapportage als je op de knop clientervaringsenquêtes die ingevoerd zijn, dit werkt alleen als je 3 of meer enquêtes hebt ontvangen in het lopende deelnemersjaar en een audit hebt aangevraagd; Audit aangevraagd op de datum waarop je zelf een audit hebt aangevraagd, of de datum waarop dit voor jou is gedaan (geforceerde auditaanvraag), zie verder onder het hoofdstuk Certificeren; Huidige auditperiode loopt tot de einddatum van de lopende auditperiode, zie verder onder het hoofdstuk Certificeren; Certificaat toegewezen/verlengd op de datum waarop de certificerende instelling jou het certificaat Keurmerk ZOZ voor de eerste keer heeft toegekend, resp. de geldigheid van je eerder behaalde certificaat met een jaar heeft verlengd, zie verder onder het hoofdstuk Certificeren.

3.4.8 Inschrijfloketten Hier vind je het overzicht van alle Inschrijfloketten. Het is hetzelfde overzicht als op de Homepage, maar doordat het ook hier geplaatst is hoef je niet uit te loggen om het te raadplegen.

Pagina 31 van 42

© Kiwa N.V. 2011


3.4.9 Contact Hier vind je de contactgegevens van Keurmerk ZOZ. Alle communicatie verloopt in principe via email, dat geeft Keurmerk ZOZ de mogelijkheid om op een flexibele wijze de binnenkomende berichten te behandelen.

3.5 De volgende stap Nu je alle relevante bewijsstukken hebt aangemeld is het moment aangebroken om een Inschrijfloket op te zoeken en een afspraak te maken. Doe dit alleen als je alle bewijsstukken hebt aangemeld die voor de door jou gekozen kwalificatie noodzakelijk zijn. Als je zonder een compleet dossier bij het Inschrijfloket verschijnt loop je het risico dat je een vergeefse reis hebt gemaakt.

Pagina 32 van 42

© Kiwa N.V. 2011


4 Stap 3 - Inschrijven Inschrijven doe je bij een Inschrijfloket. Er staat een overzicht van Inschrijfloketten op de website. Kies er een die jou past, je hebt hierin een vrije keus. Dit kan je eigen zorginstelling zijn die met Keurmerk ZOZ een Inschrijfovereenkomst heeft, het mag ook een andere zijn die op de website is vermeld. Als er geen Inschrijfloket in je omgeving is kun je je eigen zorginstelling, of een andere zorginstelling in je omgeving, vragen een Inschrijfovereenkomst met Keurmerk ZOZ aan te gaan. Dat kan in enkele dagen geregeld zijn. Vervolgens maak je een afspraak met het Inschrijfloket voor inschrijving. Neem het volgende mee naar het Inschrijfloket: • De originele documenten (bewijsstukken) die je in de vorige stap hebt aangemeld in je dossier, vergeet vooral je legitimatiebewijs niet, als je al je bewijsstukken digitaal hebt aangemeld hoef je alleen je identiteitsbewijs mee te nemen; • Een recente pasfoto; om kosten te besparen mag deze ook zelf gemaakt en afgedrukt zijn in kleur, maar hij moet wel voldoen aan de pasfoto eisen (afmetingen, aangezicht, kleur) en goed lijken op de foto op het identiteitsbewijs; • Een afdruk van de email met de “Bevestiging van inschrijving “ die je direct na het aanmelden hebt ontvangen. Daarin staan je registratienummer en het inschrijfwachtwoord dat de Inschrijver nodig heeft om je in te schrijven. Het Inschrijfloket kan je vragen om de email met de “Bevestiging van Inschrijving” alvast naar het inschrijfloket door te sturen. Daardoor kan het Inschrijfloket alvast je dossier bekijken en ervoor zorgen dat eventuele ontbrekende of onduidelijke zaken nog worden geregeld voordat je zelf bij het Inschrijfloket komt. Dan is je bezoek altijd succesvol. En als je alle bewijsstukken al digitaal hebt aangemeld kan het Inschrijfloket nog meer voorbereiden en zal de inschrijvingsprocedure van korte duur zijn. Het Inschrijfloket zal je bezoek beschouwen als een inschrijfbezoek en zal géén andere zaken ter sprake brengen tenzij je zelf anders aangeeft. Er zullen ook geen kosten in rekening worden gebracht voor de inschrijving. Als de inschrijving succesvol verloopt zal aan het eind een Verklaring van Inschrijving worden afgedrukt in 3-voud die je samen met de Inschrijver moet ondertekenen. Je krijgt zelf een exemplaar, de Inschrijver bewaart er een en stuurt de derde, samen met de kopieën van al je bewijsstukken en je pasfoto, naar Keurmerk ZOZ. De kopieën worden door de Inschrijver gemaakt. Zorg ervoor dat je al je originele bewijsstukken weer mee terug neemt. Van alle bewijsstukken die je digitaal hebt aangemeld hoef je geen originelen mee te nemen, behalve je identiteitsbewijs. Met het ondertekenen van de Verklaring van Inschrijving ga je een rechtsgeldige overeenkomst aan met Keurmerk ZOZ voor minimaal één deelnemersjaar en accepteer je dat de deelnemersbijdragen en eventuele andere kosten vai een factuur in rekening worden gebracht. Let erop dat er een opzegtermijn van minstens één kalendermaand geldt voor het opzeggen van je deelnemerschap. Als je per 1-8-2010 bent geregistreerd begint ook je deelnemersjaar op die datum. Als je later je deelnemerschap wilt opzeggen dien je dat schriftelijk te doen vóór 1 juli. Als je je voorbereiding volledig en correct hebt uitgevoerd hoeft de inschrijving niet langer te duren dan tussen de 10 en 15 minuten. Als je niet volledig voorbereid bent kan het gebeuren dat je niet wordt ingeschreven en mogelijk later moet terugkomen. Probeer dat te vermijden door je voorbereiding goed te doen. Na inschrijving is de status van je dossier en alle bewijsstukken “Ingeschreven”. Je kunt dan zelf geen bewijsstukken meer wijzigen of verwijderen die door de Inschrijver zijn ingeschreven. Je kunt wel nieuwe bewijsstukken toevoegen door ze zelf eerst aan te melden (in te voeren) en vervolgens een kopie ervan rechtstreeks per briefpost naar Keurmerk ZOZ te sturen óf als digitaal bewijsstuk te koppelen. Keurmerk ZOZ zal ze dan verifiëren en registreren.

Pagina 33 van 42

© Kiwa N.V. 2011


Het bezoek aan het Inschrijfloket is in principe éénmalig. Als je na inschrijving nog zaken in je dossier wilt wijzigen moet je dat doorgeven aan Keurmerk ZOZ per email of briefpost. Stuur na inschrijving dus geen bewijsstukken meer naar het inschrijfloket maar altijd direct naar Keurmerk ZOZ.

Pagina 34 van 42

© Kiwa N.V. 2011


5 Stap 4 - Registreren 5.1 Hoe werkt het? Zodra de envelop met bewijsstukken door Keurmerk ZOZ is ontvangen van het Inschrijfloket zal je dossier nogmaals worden geverifieerd door een Keurmerk ZOZ medewerker. Als er nog iets ontbreekt of niet correct is zal Keurmerk ZOZ je via je email-adres vragen om aanvulling. Reageer daar zo snel mogelijk op, en voorkom dat je registratie een maand wordt uitgesteld. Zodra je hele dossier in orde is bevonden wordt de status van je dossier op “Geaccepteerd” gezet. Dat betekent in principe dat je per de eerste werkdag van de volgende maand geregistreerd wordt als je deelnemersbijdrage is ontvangen. Je ontvangt een factuur en je Keurmerkpas met de status “Geregistreerd ZOZ” via de briefpost. Die pas is een jaar geldig vanaf de registratiedatum. Registraties vinden altijd plaats per de eerste dag van een kalendermaand.

5.2 Werken als geregistreerd ZOZ Zodra je door Keurmerk ZOZ geregistreerd bent kun je jezelf met recht “Geregistreerd Zelfstandig Ondernemend Zorgverlener” noemen. Je Keurmerkpas helpt je daarbij. En je kunt gebruik maken van alle voorzieningen in de website. Zij zijn hieronder beschreven.

5.2.1 Je dossier onderhouden Zodra je geregistreerd bent dien je je dossier up-to-date te houden. Dat wil zeggen dat je de bewijsstukken waarmee je hebt aangetoond dat je aan de toelatingseisen voldoet vervangt vóórdat ze verlopen. Denk daarbij aan je identiteitsbewijs, het betalingsbewijs van je beroepsaansprakelijkheidsverzekering, je VAR, je BIG registratie, etc. Regelmatig zal Keurmerk ZOZ de bewijsstukken van alle deelnemers geautomatiseerd controleren en hen er via een email op wijzen als een bewijsstuk niet meer geldig is. Als je zo’n bericht ontvangt zorg dan zo snel mogelijk voor een nieuw bewijsstuk dat minstens het lopende deelnemersjaar geldig is en meldt dat aan in je dossier. Ook als je een nieuw diploma of certificaat haalt kun je dat aan je dossier toevoegen. En je kunt steeds je CV actueel houden door het gekoppelde bewijsstuk te verwijderen en te vervangen door een bijgewerkt exemplaar.

5.2.1.1

Eerst zelf registreren

Voor alle nieuwe bewijsstukken geldt dat je het eerst zelf moet aanmelden in je dossier en vervolgens een kopie ervan moet opsturen naar Keurmerk ZOZ of er een digitale bewijsstuk aan te koppelen. Keurmerk ZOZ ontvangt je bewijsstuk en verifieert of dat overeenkomt met je eigen aanmelding. Zo ja, dat registreert Keurmerk ZOZ dat bewijsstuk. Zo niet dan krijg je per email daar bericht over. Als je een bewijsstuk opstuurt dat je niet eerst zelf hebt aangemeld zal Keurmerk ZOZ dat zonder bericht terzijde leggen totdat je zelf via een email-bericht aan Keurmerk ZOZ hebt gemeld dat je de aanmelding alsnog hebt uitgevoerd.

5.2.1.2

Heel belangrijk: je email-adres

Zeer belangrijk is dat Keurmerk ZOZ steeds over je juiste email-adres beschikt. Email is het belangrijkste communicatiemiddel tussen jou en Keurmerk ZOZ. Zij stuurt regelmatig email-berichten over het keurmerk in het algemeen en betreffende jouw dossier in het bijzonder. Dus als je een nieuw email-adres hebt stuur dan meteen een email vanaf je nieuwe email-adres naar [email protected], dan wordt dat in je dossier aangepast.

5.2.2 Cliëntervaringsenquêtes De cliëntervaringsenquête is bedoeld om je inzicht te geven in de ervaring, de beleving, die je cliënten hebben met de door jou geleverde zorg. Dat inzicht stelt je in staat je prestaties af te stemmen op de (impliciet in de enquête aangegeven) behoeften van je cliënten. Houdt vooral je sterke eigenschappen vast en probeer de minder sterke verder te ontwikkelen. De cliëntervaringsenquête is dus vooral een "ontwikkelingsinstrument" en zeker geen "afrekenmiddel".

Pagina 35 van 42

© Kiwa N.V. 2011


Het eerste deelnemersjaar is het jaar van de "0-meting"; het jaar waarin je voor het eerst kennis maakt met de waardering van je cliënten op basis van de Keurmerk ZOZ enquête. Het gemiddelde van die waardering zou in dat eerste jaar onder de norm van 3 uit 6 kunnen liggen. Dat enkele feit op zich zal voor de certificerende instelling geen reden zijn om het certificaat te weigeren. Belangrijker is dat je de resultaten van de enquête gebruikt om je in de volgende deelnemersjaren te ontwikkelen op de punten waar je dat gewenst vind en je daardoor je scores verbetert.

5.2.2.1

Hoe werkt het?

Direct na de registratie stuurt Keurmerk ZOZ je adresgegevens naar de certificerende instelling. Deze stuurt je binnen enkele weken per briefpost een envelop met een instructiebrief en 10 uitnodigingen tot deelname aan de cliëntervaringsenquête. Daarin staat een instructie, je eigen persoonlijke enquêtecode en de link naar de enquête website. Lees de instructiebrief goed en handel ernaar. De uitnodigingen zijn bedoeld voor je cliënten. Je client wordt uitgenodigd om de enquête in te vullen via internet op de Kiwa website. In elk deelnemersjaar dien je minimaal 3 en maximaal 10 verwerkbare enquêtes terug te krijgen in je dossier. Je kunt dat zelf volgen onder de tab “Beheer” en de knop “Rapportage”. Je krijg de rapportage alleen te zien als je 3 of meer enquêtes binnen hebt in het lopende deelnemersjaar en audit hebt aangevraagd. Je krijgt géén individuele scores van cliënten te zien, alleen het gemiddelde. Hierdoor zullen individuele cliënten zich vrijer voelen om oprecht te scoren. Geef dit ook aan aan je client.

5.2.2.2

Wie ga je enquêteren?

Een uitnodiging tot het invullen van een enquête mag je alleen aanbieden aan cliënten die: • ouder zijn dan 18 jaar; • niet handelingsonbekwaam zijn; • minimaal 4 weken bij je in frequente zorg zijn; • niet reeds eerder in de afgelopen 12 maanden de Keurmerk ZOZ cliëntervaringsenquête hebben ingevuld. Verder geldt nog: • Elke client heeft de vrijheid deelname te weigeren zonder opgave van reden; • voor cliënten die jonger zijn dan 18 jaar kun je uitnodiging tot het invullen van de enquête aanbieden aan een ouder of voogd; • voor cliënten die handelingsonbekwaam zijn kun je de uitnodiging tot het invullen van de enquête aanbieden aan een vertrouwenspersoon; • de enquête hoef je alleen aan een vertrouwenspersoon (ouder, voogd, mantelzorger, vertegenwoordiger) aan te bieden als je het vertrouwen hebt dat die persoon in staat is uit eigen ervaring een duidelijk en objectief oordeel te geven over jouw dienstverlening; • indien je, naar eigen zorgvuldige afweging, van mening bent dat het aanbieden van een enquête de relatie tussen jou en je client zal schaden, dient je daarvan af te zien; • Indien je, naar eigen zorgvuldige afweging, van mening bent dat, gezien de actuele omstandigheden van de client, het onmogelijk is om een enquête te laten invullen, dien je daarvan af te zien; • Indien je niet in staat bent om tenminste 3 enquêtes terug te ontvangen omdat je cliënten niet aan bovenstaande criteria voldoen meld dit dan aan het bestuur van Keurmerk ZOZ via [email protected]. Het bestuur zal dan per deelnemersjaar besluiten of je certificaat zonder enquêteresultaten kan worden toegekend resp. voortgezet.

5.2.2.3

Papieren enquêteformulier

Indien de client, of diens vertegenwoordiger, wel in aanmerking komt voor het invullen van een enquête en daartoe ook bereid is, maar niet over een computer beschikt, kan gebruik worden gemaakt van een “papieren vragenlijst”. Dit formulier kan worden gedownload vanuit je persoonlijke dossier onder de tab “Beheer” en de knop “Download papieren vragenlijst”. Vink het vakje aan om aan te geven dat je de extra kosten van verwerking van de papieren vragenlijst accepteert. Deze bedragen momenteel 5 euro per stuk en worden éénmaal per kwartaal, achteraf, gefactureerd en geïncasseerd.

Pagina 36 van 42

© Kiwa N.V. 2011


Na het downloaden kun je het enquêteformulier zelf afdrukken en aan je client overhandigen. Doe er een voldoende gefrankeerde envelop bij. De client dient de ingevulde vragenlijst in die envelop naar Keurmerk ZOZ te sturen welke voor verdere verwerking zorg draagt. Let op: Keurmerk ZOZ betaalt geen strafport op onvoldoende gefrankeerde enveloppen zodat in dat geval je vragenlijst verloren gaat. Zie hieronder:

5.2.2.4

Het Self-assessment

Een ander stuk gereedschap bij je zelfontwikkeling is het “self-assessment” of “zelfonderzoek”. Daarbij vul je dezelfde vragen in als je client, als ware je een client van jezelf, en vervolgens kun je je eigen scores vergelijken met het gemiddelde van je cliënten. Doe dat eenmaal aan het begin van elk deelnemersjaar en vergelijk je eigen perceptie met de scores van je cliënten, een mooie ervaring! Zie de instructie in de brief die je van Kiwa kreeg.

5.2.3 Voorzieningen van de website 5.2.3.1

Keurmerkpas verifiëren

Het Keurmerkregister is feitelijk het gegevensbestand waarin alle gegevens, die je zelf hebt ingevoerd, zijn opgenomen. Het is een onderdeel van het Keurmerk waarmee de status van een Keurmerkpas kan worden geverifieerd door een derde. Die derde dient daartoe wel enkele sleutelgegevens van de betreffende pashouder (deelnemer) te krijgen, het is dus géén openbaar register. Als je derden (bv. potentiële cliënten of zorginstellingen) inzage wilt geven in je dossier dan kan dit met de optie “Keurmerkpas verifiëren” op het openbare gedeelte van de website. Je hoeft dus niet ter plekke met je eigen inlognaam in te loggen om je dossier te tonen. Daardoor hoef je niet meer met je papieren dossier op stap. Aan die derde moet je wel je pasnummer en geboortedatum geven om inzage te krijgen in je pasgegevens. Als je een derde bovendien inzage wilt geven in je bewijsstukken moet je hem of haar ook je derdenwachtwoord geven. Dat staat in je dossier onder Beheer, en je kunt het zelf wijzigen. Met het derdenwachtwoord worden alle bewijsstukken type B getoond én de bewijsstukken type W waarvan je het “Inzage” vakje hebt aangevinkt. Denk erom je derdenwachtwoord weer te wijzigen nadat je het aan iemand hebt gegeven. Daardoor blijft de toegang tot je bewijsstukken niet steeds open staan. Zie hieronder het betreffende scherm, test het zelf maar eens met je eigen pas zodra je die hebt ontvangen.

Pagina 37 van 42

© Kiwa N.V. 2011


5.2.3.2

Nieuwsberichten

KEURMERK ZOZ publiceert regelmatig nieuwsberichten over het Keurmerk ZOZ. Log dus regelmatig in en check of er nog nieuws is.

5.2.3.3

Protocollen en beroepscodes

Werkend onder het Keurmerk ZOZ is het belangrijk om de protocollen en beroepscodes die in de Norm zijn genoemd te hanteren. Ze zijn beschikbaar onder het Kenniscentrum. Druk ze een keer af, lees ze aandachtig en werk ermee in de dagelijkse praktijk. Met name het document “Norm voor Verantwoorde Zorg Thuis” is een aanrader.

5.2.4 Kenniscentrum Het Kenniscentrum is alleen toegankelijk voor deelnemers die geregistreerd of gecertificeerd zijn. Hier vind je Documentatie en een Forum.

5.2.4.1

Documentatie

Onder documentatie vind je een overzicht van allerlei documenten die belangrijk zijn voor het Keurmerk ZOZ.

5.2.4.2

Protocollen voorbehouden, risicovolle en overige handelingen

Deze protocollen vind je ook onder kenniscentrum. Ze zijn ontwikkeld door Vilans en worden jaarlijks geactualiseerd. Je kunt ze gebruiken in je dagelijks werk en ze nog eens nalezen op het moment dat je een bepaald protocol weer even scherp wilt hebben. Je bent tevens nadrukkelijk uitgenodigd om eventuele opbouwende kritiek te ventileren naar Vilans, via [email protected]. Lees vooral de tekst onder de wet BIG, bevoegd en bekwaam.

5.2.4.3

Het Keurmerk ZOZ logo

Je kunt het Keurmerk ZOZ logo gebruiken op je briefpapier, website enz. Het gebruik vande naam “Keurmerk Zelfstandig Ondernemend Zorgverlener”, alsmede het Keurmerklogo, zijn beschermd. Ze mogen alleen gebruikt worden door geregistreerde en gecertificeerde deelnemers van Keurmerk ZOZ.

5.2.4.4

Het Forum

Dit is een besloten communicatiemiddel waarmee je contacten kun leggen met je mede Keurmerk ZOZ deelnemers. Denk eraan dat elk bericht dat je plaatst wordt ondertekend met je forumnaam. Je forumnaam is vastgelegd onder het Beheer menu, je kunt hem zelf wijzigen. Plaats op het forum géén informatie over cliënten en ook niet over andere personen en bedrijven. Het is specifiek bedoeld om vakinhoudelijke informatie en ervaringen uit te wisselen en door “netwerken” alle deelnemers de mogelijkheid te bieden een sterkere positie in de markt te verwerven. Keurmerk ZOZ behoud zich het recht voor om, naar eigen oordeel, misbruik van het forum te sanctioneren met uitsluiting van

Pagina 38 van 42

© Kiwa N.V. 2011


forumgebruik. Deelnemers die misbruik van het Forum constateren worden verzocht dit aan het bestuur te melden via [email protected]. Als je opmerkingen hebt over het functioneren van Keurmerk ZOZ stuur dan een email naar [email protected] dit werkt effectiever dan via het Forum.

5.3 De volgende stap Nu je als “Geregistreerd ZOZ” op gang bent gekomen is het tijd voor de volgende stap: certificatie. Die stap neem je zelf door een audit aan te vragen. Zie het volgende hoofdstuk.

Pagina 39 van 42

© Kiwa N.V. 2011


6 Stap 5 - Certificeren Certificeren betekent dat een onafhankelijk certificatie instituut je dossier beoordeelt en bij een positief oordeel het certificaat aan je uitreikt. Je bent dan Gecertificeerd ZOZ. En als je het certificaat al eerder had behaald wordt de geldigheid ervan met een deelnemersjaar verlengd.

6.1 Wat zijn de voorwaarden om gecertificeerd te worden en te blijven? 1) Je dossier is helemaal compleet en actueel 2) Je hebt tenminste 3 en ten hoogste 10 cliëntervaringsenquêtes ontvangen in het lopende deelnemersjaar

6.2 Audit (beoordeling) aanvragen 6.2.1 Hoe werkt het? In het eerste deelnemersjaar ben je “Geregistreerd ZOZ” en vóór het einde van dat eerste deelnemersjaar dien je “Gecertificeerd ZOZ” te worden. In dat eerste deelnemersjaar, en in elk daaropvolgend deelnemersjaar, dien je weer opnieuw aan te tonen dat je nog steeds aan de toelatingseisen voldoet. Jij bepaalt zelf wanneer je de certificerende instelling vraag je dossier te beoordelen middels een audit (beoordeling). Voorwaarde om certificatie aan te vragen is dat je dossier compleet en actueel is. Alle verplichte bewijsstukken moeten aanwezig én geldig zijn en je moet tenminste 3 en maximaal 10 cliëntervaringsenquête’s in je dossier hebben terugontvangen. Als in de loop van het deelnemersjaar een bewijsstuk is verlopen, bv. je identiteitsbewijs, dan dien je een nieuw exemplaar te hebben verkregen, zelf aangemeld te hebben in je dossier en een kopie ervan opgestuurd naar Keurmerk ZOZ vóórdat je een audit aanvraagt. Als alles in orde is moet je zelf de beoordeling (audit) aanvragen. Dat doe je door op de knop “Audit aanvragen” te klikken op de Beheer tab in je dossier. Zie hieronder:

Daardoor wordt er een signaal naar de certificerende instelling gestuurd die vervolgens je dossier gaat beoordelen. Tevens wordt de “Audit aangevraagd op” datum ingevuld met de datum waarop je de audit hebt aangevraagd. De “Huidige auditperiode loopt tot” datum (dag/maand) is ingevuld met de datum waarop je geregistreerd bent + 1 jaar. De auditperiodes lopen daardoor altijd gelijk met je deelnemersjaren. Als de certificerende instelling je dossier heeft beoordeeld en in orde bevonden wordt je gecertificeerd (in het eerste deelnemersjaar) of wordt de geldigheid van je certificaat met een jaar verlengd (in de volgende deelnemersjaren). Als je voor de eerste keer gecertificeerd wordt dan ontvang per briefpost je Keurmerkpas met de aanduiding “gecertificeerd”. Die passen worden éénmaal per kalendermaand verstuurd, in de eerste week volgend op de maand waarin je gecertificeerd bent. Indien de certificerende instelling van mening is dat je dossier niet voldoet aan de toelatingseisen krijg je daarvan een email-bericht met opgaaf van reden. De “Audit aangevraagd op” datum wordt dan weer op 0 gesteld en je krijgt de gelegenheid om je dossier alsnog in orde te maken. Daarna moet je opnieuw een audit aanvragen.

Pagina 40 van 42

© Kiwa N.V. 2011


6.2.2 Wat gebeurt er als je zelf geen audit aanvraagt? In principe vraag je zelf een audit aan als je dossier helemaal up-to-date is en je voldoende cliëntervaringsenquête hebt terugontvangen. Als je dat, om wat voor reden, niet doet, gebeurt er het volgende: • Elke keer als je inlogt, en je hebt nog geen auditaanvraag gedaan, onderzoekt het systeem of je 30 dagen of minder voor het einde van je auditperiode (deelnemersjaar) zit. Als dat zo is zal het automatisch een audit voor je aanvragen (geforceerde auditaanvraag), je krijgt daar een kopieemail van. Zorg er dan snel voor dat je alsnog je dossier in orde maakt als dat nog moet gebeuren, de certificerende instelling gaat namelijk al met je dossier aan de slag; • Als je in de maand vóór het einde van je auditperiode helemaal niet inlogt, en er dus ook geen geforceerde auditaanvraag bij inloggen kan plaatsvinden, zal Keurmerk ZOZ dat voor je doen. Ook daarvan ontvang je een email. Handel dan net als hierboven beschreven. Het resultaat van bovenstaande werkwijze is dat je nooit voor de verrassing komt te staan dat je deelnemersjaar is verstreken is zonder dat je dossier geaudit is en je het certificaat (of de verlenging daarvan) misloopt.

6.2.3 Wat gebeurt er als je in gebreke blijft? Indien, doordat je zelf in gebreke bent gebleven, je certificatie niet heeft plaatsgevonden binnen de lopende auditperiode, vervalt je recht om het Keurmerk ZOZ te voeren. Daar zul je door Keurmerk ZOZ op gewezen worden. Je krijgt wel een kans om je dossier alsnog in orde te maken. Dat gebeurt steeds in overleg waarbij een afspraak wordt gemaakt over de uiterste datum. Indien je dossier op die uiterste datum nog steeds niet compleet en actueel is zal Keurmerk ZOZ je deelnemerschap opzeggen en de Keurmerkpas ongeldig maken. Keurmerk ZOZ voorkomt daarmee dat zorgverleners onder het keurmerk blijven werken terwijl ze niet aan de toelatingseisen voldoen. Beëindiging van het deelnemerschap, door je eigen nalatigheid, geeft je niet het recht om betaalde deelnemersbijdrage(n) terug te vorderen.

6.2.4 Onderhoud van je certificaat Nu je gecertificeerd bent kun je overigens niet 3 jaar achteruit gaan zitten zonder er nog iets aan te hoeven doen! Je dient je dossier steeds actueel en compleet te houden en elk jaar dien je weer minstens 3 cliëntervaringsenquêtes terug te ontvangen. Bovendien dien je te letten op eventuele ontwikkelpunten. Dat zijn de competenties waarop je onder de norm hebt gescoord en waaraan je door bijscholing, training, coaching, etc. extra aandacht kunt gegeven.

Pagina 41 van 42

© Kiwa N.V. 2011


7 Tenslotte Keurmerk ZOZ wenst je veel plezier en succes met je werk als Zelfstandig Ondernemend Zorgverlener en hoopt dat het deelnemerschap van Keurmerk ZOZ je helpt met het verbeteren en borgen van je positie en de kwaliteit van je dienstverlening. Als je na het lezen van deze handleiding nog vragen hebt, of suggesties voor verbetering, deel ze dan met Keurmerk ZOZ, en draag zo bij aan een nog beter Keurmerk ZOZ.

Pagina 42 van 42

© Kiwa N.V. 2011

Kiwa N.V. Keurmerk Zelfstandig Ondernemend Zorgverlener Handleiding voor deelnemers versie september 2011

Recommend Documents