Kisszállás Község Önkormányzat Művelődési háza és Könyvtára. Szervezeti és működési szabályzata

1

Kisszállás Község Önkormányzat Művelődési háza és Könyvtára

Szervezeti és működési szabályzata

2

Szervezeti és működési szabályzat fő részei 1. 2. 3. 4.

Intézmény alapadatai Intézmény feladatai Intézmény szervezeti és működési rendje Mellékletek

3

1. Az intézmény adatai: Elnevezés: Kisszállás Község Önkormányzat Művelődési háza és könyvtár Cím:

6421 Kisszállás, Felszabadulás u. 10. Telefon: 77/ 457-602 fax: 77/ 457-602 e-mail: [email protected]

Besorolás: Többfunkciós nyilvános közművelődési intézmény

Bélyegző: Fejbélyegző lenyomata: Körbélyegző lenyomata:

Működési terület: Kisszállás Község közigazgatási területe Fenntartó: Kisszállás község Önkormányzat Felügyelet: Kisszállás község Önkormányzat Képviselő-testülete Alapító okirat száma: 125/2009(VII.23)ÖK. Az intézmény vezetőjét kinevező szerv: Kisszállás Község Önkormányzat Képviselő-testülete Az intézmény alaptevékenysége: 910123 Könyvtári tevékenység 910501 Közművelődési tevékenység 910502 IKSZT közösségi színtér Kiegészítő tevékenység: 932919 eMagyaroszág információs pont működtetése Az intézmény vállalkozási tevékenységet nem folytat.

4

A Szervezeti és Működési Szabályzat hatálya: Az intézmény számára a jogszabályokban, testületi határozatokban megfogalmazott feladatokat, szervezeti és működési előírásokat a jelen SZMSZben foglaltak figyelembe vételével kell alkalmazni. Az SZMSZ hatálya kiterjed:   

az intézmény összes dolgozójára, az intézményben működő testületekre, szervezetekre, közösségekre, az intézmény szolgáltatásait igénybe vevőkre.

5

II. FEJEZET AZ INTÉZMÉNY FELADATAI

Az intézményben folyó tevékenységet az alábbi jogszabályok határozzák meg:



1997. évi CXL. t. a muzeális intézményekről, a nyilvános könyvtári ellátásról és a közművelődésről  1992. évi XXXIII. t. a közalkalmazottak jogállásáról  1993. C. tv. egyes rendelkezések módosítása

1./ Művelődési ház

Cím: 6421 Kisszállás, Felszabadulás u. 10. Levélcím: 6421 Kisszállás, Felszabadulás u. 10. Tel./Fax.: 77/457-602 Tevékenységi köre: Közösségi művelődési tevékenységek Munkarend: Művelődési ház tevékenysége, a munka egyenlőtlensége és a munkakörök jellege miatt a munkaidő beosztása keret jellegű. A változási lehetőségek miatt a munkaidő a törvényes keretek között átcsoportosítható. Alaptevékenységhez tartozó feladatok. - közösségi művelődés és szórakozás színtereinek biztosítása - kulturális és társas szabadidős tevékenységek kezdeményezése támogatása - társadalmi rendezvények szervezése és lebonyolítása - kultúra terjesztése - önszerveződő csoportok befogadása Szolgáltatások: - alkotó közösségek működtetése (szakkörök, művészeti táborok, klubok, egyesületek.) - egyéb szabadidős tevékenységek - műsoros és egyéb rendezvények

6

-

kiállítások táncos rendezvények igény alapján hely biztosítása külső szervek rendezvényeire helyiségek biztosítása költségtérítéssel

A könyvtár feladatai: Alaptevékenységek: Nyilvános könyvtári szolgáltatást biztosít a település, Kiszállás alapellátása érdekében.  



     

  

lakosságának

Gyűjti a település helyismereti vonatkozású, gyűjtőkörébe nem tartozó dokumentumait is. A beszerzett vagy kapott dokumentumokat nyilvántartásba veszi, feltárja, biztosítja a hozzáférés lehetőségét. A gyűjteményt megőrzi és védi. Az elavult és elhasználódott dokumentumokat folyamatosan kivonja. Integrált könyvtári rendszer (SZIRÉN) használatával folyamatosan végzi az állomány honosítását, számítógépes adatbázisokat épít: elsődlegesen a könyvtár gyűjteményéről, helyi dokumentumairól, helyi információkról Állampolgári jog alapján szolgáltatásaival rendelkezésre áll minden érdeklődőnek. Állományának túlnyomó részét kölcsönzi, a helyben használható dokumentumokhoz biztosítja a hozzáférést. Az Országos Dokumentumellátó Rendszer tagjaként részt vesz a könyvtárak közötti dokumentum- és információcserében. Előzetesen bejelentett igény alapján irodalomkutatást vagy bibliográfiakészítést vállal saját állományából. Könyvtárközi kölcsönzést végez. A könyvtár gyűjteményét, szolgáltatásait népszerűsítő rendezvényeket szervez, kiscsoportos foglalkozásokat tart az általános iskolai diákok számára, valamint óvodás csoportoknak. Kiemelten foglalkozik a helyi, közéleti, közhasznú információszolgáltatással. Statisztikai adatszolgáltatási kötelezettségeinek eleget tesz. Szakmai tapasztalatcserékre, továbbképzésekre lehetővé teszi a könyvtáros delegálását

7

Kiegészítő tevékenységek:  

A községi rendezvények megszervezésében, azok lebonyolításában részt vesz, a programokhoz helyet biztosít. Ha a közművelődési célú terek mindegyike foglalt, - szükség szerint - a könyvtárban ad helyet a rendezvényeknek.

A Martonosi Pál Városi Könyvtárral, a kiskunhalasi kistérség vezető könyvtárával állandó kapcsolatban van pályázatok esetén konzorciumi együttműködés keretében könyvtárszakmai programok lebonyolítását ellátja. A könyvtár használatát, szolgáltatási körét és kölcsönzéssel járó kötelezettségeket az SZMSZ mellékleteként megjelenő Könyvtárhasználati Szabályzat határozza meg.

A közművelődés feladatai: - Az 1997. évi CXL. törvény 76. §-nak megfelelően kötelező feladata az iskolarendszeren kívüli tanulási, oktatási lehetőségek megteremtése, különösen építve öntevékeny, önképző kezdeményezésekre, ízlésformáló csoportfoglalkozásokra - A közvetlen lakókörnyezet művészi hagyományainak gondozása, a helyi művelődési szokások ápolása, gazdagítása (néptánc, népzene, kórus, uradalmi szokások, stb. felelevenítése). Hagyományőrző szervezése.

közösségek

működtetése,

találkozók,

fesztiválok

Közreműködés a mindennapi és szakmai ismeretek terjesztésében, tanfolyamok szervezése meghatározott ismeretek átadása, készségek, képességek fejlesztése érdekében, A községi rendezvények megszervezésében kulcsfontosságú szerepvállalás; a műsorok, versenyek, kiállítások lebonyolítása, ill. koordinálása, külső segítők részvételével. A kultúra értékeinek megismertetéshez művelődési alkalmak, folyamatok biztosítása, színházi előadások, hangversenyek, művészeti kiállítások, irodalmi estek szervezése

8

- Kiállítások berendezése, nyitva tartása. - A helyi társadalom önszerveződő csoportjainak, egyesületeinek rendszeres találkozásaira, nagy létszámú rendezvényeinek évi többszöri alkalommal a hely térítésmentes biztosítása. - Amatőr művészeti csoportokat működtet és részükre helyszínt biztosít, kulturális szolgáltatásaival hozzájárul a polgárok szabadidejének kulturált eltöltéséhez. - Helytörténeti programok szervezésével a lakosság identitásának erősítése a hátrányos helyzetben élő családok művelődési és kulturális hátrányainak javítása, mérséklése, kiadványokat jelentet meg. - A község más önkormányzati intézményeinek társadalmi és csoportünnepek megtartására (pl. iskolai ünnepek, jótékonysági bálok, községi ünnepségek) a hely térítésmentes biztosítása. - Kézműves foglalkozások működtetése gyermek és felnőtt érdeklődők számára. - Pályázatok levezetése.

segítségével

megvalósítható

programok

megszervezése,

Kiegészítő tevékenységek :    

A községi rendezvények megszervezésében, azok lebonyolításában részt vesz, a programokhoz helyet biztosít. Ha a közművelődési célú terek mindegyike foglalt, - szükség szerint - a könyvtárban ad helyet a rendezvényeknek. információs pont működtetése / E Magyarország/ helyet ad a falugazdász irodának

9

III. FEJEZET Az intézmény szervezeti felépítése Az intézmény vezetője az igazgató 4 órás munkaidővel. Az intézmény felelős vezetője az igazgató, akit Kisszállás Község Képviselőtestülete nevez ki nyilvános pályázat alapján 5 évre. Az igazgató feladatai és hatásköre:         

vezeti az intézményt, felelős az intézmény működéséért és gazdálkodásáért, képviseli az intézményt külső szervek előtt, tervezi, szervezi, irányítja és ellenőrzi az intézmény szakmai és gazdasági működésének valamennyi területét, az intézmény munkáltatói, aláírási és utalványozási jogkörét gyakorolja ellátja az intézmény működését érintő jogszabályokban, önkormányzati rendeletekben és döntésekben a vezető részére előírt feladatokat, elkészíti az intézmény SZMSZ -ét és más, kötelezően előírt szabályzatait, rendelkezéseit, az alkalmazottak munkaköri leírását, kapcsolatot tart a társintézményekkel, helyi, területi és országos szakmai szervezetekkel, intézményekkel, támogatja az intézmény munkáját segítő testületek, szervezetek, közösségek tevékenységét Kisszállás Község Képviselő-testülete üléseire meghívott, az intézményt képviseli.

Az igazgató feladatai és hatásköre a polgármester által kiadott munkaköri leírásban találhatók. Távolléte (szabadság, betegség) esetén a könyvtáros helyettesíti. Tartós távollét esetén (két hétnél hosszabb idő) megbízólevelet ad, amelyben átruházza a kiadmányozási feladatokat és a bélyegzőhasználatot. Kiadmányozás esetén még egy másik szakalkalmazott aláírása is szükséges a helyettesítés alatt.

10

Szakalkalmazottak:  

1 fő könyvtáros napi 8 órában 1 fő ügyviteli alkalmazott napi 8 órában

Munkájukat a munkaköri leírásuk alapján végzik, ami az SZMSZ mellékleteként található.

Munkaértekezletek Feladatok Az intézményvezető a dolgozói értekezleten: o o o o

beszámol az intézmény eltelt időszak alatt végzett munkájáról, értékeli az intézmény programjának, munkatervének teljesítését, értékeli az intézményben dolgozók élet- és munkakörülményeinek alakulását, ismerteti a következő időszak feladatait.

A munkaterületek dolgozói beszámolnak tevékenységükről, javaslataikat elmondják, észrevételeiket kifejthetik, kérdéseket tehetnek fel az intézmény vezetőjének. Tagjai: Az intézmény dolgozói. Hatáskör: Az éves beszámolók és munkatervi javaslatok elfogadása. Ügyrendje: Évente ülésezik, az igazgató hívja össze. A munkaértekezletről jegyzőkönyv készül. Kapja: irattár. Minden nagyrendezvény megbeszélésére.

előtt

Résztvevői: Az intézmény teljes személyzete.

kis

értekezletet

tartunk,

a

feladatok

11

MUNKAKÖRI LEÍRÁSOK

Az intézményben foglalkoztatott dolgozók feladatainak leírását a munkaköri leírások tartalmazzák, amelyet minden dolgozó kézhez kap. a. A munkaköri leírások tartalmazzák a foglalkoztatott dolgozók szervezetben elfoglalt munkakörnek megfelelő feladatait, jogait és kötelezettségeit személyre szólóan. b. A munkaköri leírásokat a szervezeti egység módosulása, személyi változás, valamint feladat változása esetén azok bekövetkezésétől számított 15 napon belül módosítani kell. c. A munkaköri leírások elkészítéséért és aktualizálásáért az intézményvezető felelős.

Az intézmény működésének főbb szabályai A munkavégzés teljesítése, munkaköri kötelezettségek, hivatali titkok megőrzése A munkavégzés teljesítése az intézmény vezetője által kijelölt szervezeti egységben, illetve munkaterületen, az ott érvényben lévő szabályok, illetve a munkaköri leírás szerint történik. A dolgozó köteles a munkakörébe tartozó munkát képességeinek megfelelően, elvárható szakértelemmel és pontossággal végezni, a hivatali titkot megtartani. Nem adható felvilágosítás azokban a kérdésekben, amelyek hivatali titoknak minősülnek és amelyek nyilvánosságra kerülése az intézmény érdekeit sértené, amennyiben adott esetben jogszabályban előírt adatszolgáltatási kötelezettség nem áll fenn. Az intézménynél hivatali titoknak minősülnek a következők:    

a foglalkoztatott dolgozók személyi anyagai, a szolgáltatást igénybevevő - beiratkozó - olvasók személyi adatai, a gazdálkodás adatai, a munkáltatással összefüggő adatok, információk,

12

 



az intézmény vagyoni- és tűzvédelmi adatai, ezek műszaki, technikai alkalmazásai. Az adatok kezelése és az adminisztráció a kijelölt szakalkalmazottak feladata és felelőssége, abba csak a felügyeleti szervnek van betekintési joga. A hivatali titok megsértése fegyelmi vétségnek minősül. Az intézmény valamennyi dolgozója köteles a tudomására jutott hivatali titkot mindaddig megőrizni, amíg annak közlésére az illetékes felettesétől engedélyt nem kap. Mivel az intézményi feladatok meglehetősen szerteágazóak és sokrétűek, ezért a mindennapi gyakorlatban nem választhatók szét kategorikusan a teendők: a dolgozóknak a saját részükre kiosztott feladatokon kívül a többiek munkájában is otthonosan kell mozogniuk.

A munkaidő beosztása A munkarendre vonatkozó belső szabályok kialakításánál a Munka Törvénykönyvéről szóló, többször módosított 1992. évi XXII. törvény /Mt./, a közalkalmazottak jogállásáról szóló többször módosított 1992. évi XXXIII. törvény előírásai az irányadók. A munkaidő beosztást a munkaköri leírás tartalmazza. Az intézmény tereiben nappali időben minden rendezvény feltételeit a szakalkalmazottak felügyelik; a könyvtári nyitva tartási időn túl szervezett programoknál csak a saját szervezésű rendezvényeket. A községi rendezvények szervezésében, lebonyolításában keletkező túlórákkal ugyanaz az eljárás érvényes, mint az előbbiekben. Külső szervezésű programok esetében egy takarító vagy az intézményhez kihelyezett közhasznú munkavégző biztosítja a felügyeletet és az intézmény érdekeinek védelmét, a rendezvény lebonyolításáért a szervező felel. Ebben az esetben az intézmény csak helyet ad a rendezvénynek.

Szabadság A dolgozók éves rendes szabadságának mértékét a KJT, valamint a Munka Törvénykönyvében foglalt előírások szerint kell megállapítani. A dolgozókat megillető és kivett szabadságról nyilvántartást vezet az ügyviteli alkalmazott, amit minden hónap elején egyeztet és átküldi az Polgármesteri Hivatal munkaügyi ügyintézőjéhez.

13

A rendes szabadság kiadásához - előzetesen a munkahelyi dolgozókkal egyeztetett - éves szabadságolási terv készül, ami az SZMSZ melléklete. A rendkívüli és fizetés nélküli szabadság engedélyezésére minden esetben csak az intézményvezető jogosult. Az intézmény zavartalan működését a szabadságok ésszerű koordinálásával lehet biztosítani. Gondoskodni kell róla, hogy az épületben legalább 1 alkalmazott legyen jelen a szolgáltatások zavartalan biztosítása érdekében. Saját gépkocsi használata A saját tulajdonú gépjárművek használatának térítési díját és elszámolási rendszerét a mindenkor érvényes központi előírások rendelkezései, illetve az adójogszabályok szerint kell kialakítani. Kártérítési kötelezettség:   

A munkavállaló a munkaviszonyából eredő kötelezettségeknek vétkes megszegésével okozott kárért kártérítési felelősséggel tartozik. A munkáltató a közalkalmazottnak a munkaviszonyával összefüggésben okozott kárért tartozik felelősséggel. A könyvtárhasználó, látogató kártérítési kötelezettségét a Könyvtárhasználati szabályzat rögzíti.

Anyagi felelősség 





Az intézmény a dolgozó ruházatában, használati tárgyaiban a munkavégzés folyamán bekövetkezett kárért vétkességre tekintet nélkül felel, ha a kár a dolgozó munkahelyén vagy más megőrzésre szolgáló helyen elhelyezett dolgokban keletkezett. A dolgozó szokásos személyi használati tárgyakat meghaladó mértékű és értékű használati cikkeket csak az intézményvezető engedélyével hozhat be munkahelyére, illetve vihet ki onnan (pl.: számítógép). Az intézmény valamennyi dolgozója felelős a berendezési, felszerelési tárgyak rendeltetésszerű használatáért, a gépek, eszközök, könyvek, felszerelési cikkek, stb. megóvásáért.

14

Az intézmény szolgáltatási, nyitva tartási rendje: Az intézmény nyitva tartásáért a vezető mellett valamennyi szakalkalmazott felelős. A könyvtár nyitva tartása Hétfő

Zárva

Kedd

10.00 – 12.00, 13.00 – 18.00 13.00 – 18.00

Szerda-Csütörtök Péntek:

10.00 – 12.00, 13.00 – 18.00

Szombat

9.00 – 13.00

A Művelődési ház nyitva tartása: Az aktuális programok függvényében tart nyitva. Hétfő – Péntek

10.00 – 18.00

Szombat

9.00 – 15.00

15

Munkaterv, beszámoló, statisztika Az intézmény vezetője az intézmény feladatainak végrehajtására intézményi munkatervet készít, amit a fenntartó minden év február 20-ig megtárgyal. A munkaterv összeállításához, annak tervezésekor javaslatot kér az intézményben dolgozó szakalkalmazottaktól. A munkatervet az intézmény dolgozóival ismertetni kell. Az intézmény vezetője a munkaterv végrehajtását folyamatosan ellenőrzi és értékeli. Minden év elején beszámolót készít az intézményvezető az előző tárgyévről, s ezt megküldi a fenntartónak. A fenntartó megvitatja ezt képviselő testületi ülésen. Statisztikai adatszolgáltatás a szakalkalmazottak bevonásával az intézményvezető feladata, amit az ügyviteli alkalmazottal közösen készítnek el.

Ügyiratkezelés Az ügyiratkezelés irányításáért és ellenőrzéséért az intézmény vezetője felelős. Az ügyiratkezelést az Iratkezelési Szabályzatban foglalt előírások alapján kell végezni, amely az SZMSZ kiegészítő szabályzata. A munkáltatói és a vezetéssel kapcsolatos iratok kezelése az igazgató feladata. A forgalommal kapcsolatos ügyiratkezelés az olvasószolgálat feladata. A kiadmányozás rendje Az intézményben a kiadmányozás rendjét az intézményvezető szabályozza. Szabályai az SZMSZ kiegészítő szabályzata tartalmazza.

Bélyegzők használata, kezelése

16

Valamennyi cégszerű aláírásnál a cégbélyegzőt (körbélyegzőt) kell használni. A bélyegzőkkel ellátott, cégszerűen aláírt iratok tartalma érvényes kötelezettségvállalást, jogszerzést, jogról való lemondást jelent. Az intézményben cégbélyegző használatára a következők jogosultak: - intézményvezető - szakalkalmazottak A cégbélyegző, fejbélyegző használatáért, tárolásáért az igazgató felel. A tulajdonbélyegző használatáért, kezeléséért a feldolgozó könyvtáros felel.

A kapcsolattartás rendje Az intézmény feladatainak hatékonyabb ellátása érdekében, valamint minden olyan intézkedésnél, amelyik más szakterületen dolgozók munkáját érinti, az intézkedést megelőzően a dolgozóknak egyeztetési kötelezettségük van. A településen működő szervezetekkel, intézményekkel együttműködési megállapodás szabályozza a kötelezettségeket és a kedvezményeket.

A gazdálkodás rendje Az intézmény részben önállóan gazdálkodó költségvetési szerv. Költségvetésének felhasználását, gazdálkodással kapcsolatos teendőit a polgármesteri hivatal által kiadott szabályzat útmutatásai alapján végzi. A Művelődési Ház és Könyvtárnak, mint önállóan működő költségvetési szervnek önálló bankszámlaszáma nincs, pénzforgalmát az önállóan működő és gazdálkodó Polgármesteri Hivatal kiskunhalasi OTP Bank NYRT-nél vezetett 11732064-15339254 „Községi Önkormányzat Költségvetési elszámolási számláján” bonyolítja. A költségvetési szerv alanya az általános forgalmi adónak, tevékenységéből adódóan általános forgalmi adó visszaigénylésére nem jogosult.

17

Az intézmény pénzügyi-gazdasági tevékenységének ellátásáról szóló együttműködési megállapodást az SZMSZ 10. számú melléklete tartalmazza.

Záró rendelkezések Az SZMSZ hatálybalépése Az SZMSZ a felügyeleti szerv jóváhagyását követő napon lép hatályba. Jelen SZMSZ hatálybalépésével egyidejűleg hatályát veszti a 2003. augusztus 1. napján életbelépett Szervezeti és Működési Szabályzat. Az SZMSZ mellékleteinek naprakész állapotban tartásáról az intézmény vezetője gondoskodik. Dátum: 2009. december 8.

…………………………………….. Intézményvezető

Jóváhagyta Kisszállás község Önkormányzat 200/2009(XII.17.) ÖK. számú határozatával.

Képviselő-testülete

a

18

1. számú melléklet

AZ INTÉZMÉNY SZERVEZETI FELÉPÍTÉSE

INTÉZMÉNYVEZETŐ

KÖNYVTÁROS

ÜGYVITELI ALKALMAZOTT

19

2. számú melléklet Kisszállás Község Önkormányzat Könyvtára könyvtárhasználati szabályzat I. 1. A könyvtár elnevezése és levélcíme: Elnevezés: Kisszállás Község Önkormányzat Művelődési ház és Könyvtár A nyilvántartásunkban szereplő adatok szerint 1957-ben alakult, de már az 1940-es évek végén végeztek könyvcserét, az akkor mcglév6 néhány k0tctb6l. Függetlenített könyvtáros 1970 óta működik. Könyvtárunk nyilvános könyvtár, a közmövel6dési könyvtári hálózat része.

2. A könyvtár körbélyegzője: 27 mm átmérője, közepén a Magyar Köztársaság címere látható, felirata: Kisszállás Község Önkormányzat Művelődési ház és Könyvtár. Az állomány leltározására használt bélyegző ovális alakú, átmérői: 37 mm és 26 mm, felirata: Községi Önkormányzat Könyvtára. Kisszállás.

II. 3. Könyvtár fenntartója: Kisszállás Község Önkormányzata 4. Könyvtár feladata: Alapvetően meghatározza a kulturális törvény, közreműködik az általános művelődési igények állandó fejlesztésében és kielégítésében, szabadidő hasznos eltöltésének megszervezésében. Ennek megvalósítása érdekében az olvasók rendelkezésére bocsátja és hozzáférhetővé teszi minden tárgyi eszközét, könyv és sajtótermékeit, adathordozó eszközeit és ezek használatához segítséget nyújt.

20

Szélesíti az olvasók táborát, igyekszik megnyerni minél több embert a könyvszeretetre. Célok megvalósításánál figyelembe veszi a lakosság foglalkozási, életkori, végzettségi összetételét. Az olvasók igényeinek kielégítése érdekében más könyvtárak dokumentumait is igénybe veszi és közvetíti a látogatók felé.

5. Könyvtár gyűjtőköre: Gyűjti a nemzeti könyvtermésből a referált törzsanyagot gyermek és ifjúsági kiadványokat, a magyar nyelvű kézikönyveket és általános segédkönyveket, beszerzi a helyismerettel foglalkozó teljes irodalmat, község gazdasági, politikai, művelődési jellegének és várható fejlesztésének megfelelően alakítja ki gyűjtőkörét. A Magyarországon megjelenő szakirodalmi és szépirodalmi könyvek közül amelyek tartalmilag kapcsolódnak a könyvtár gyűjteményébe. A hírlapokat és folyóiratokat az olvasói igények és anyagi eszközök figyelembe vételével beszerzi. A zeneirodalom alapjainak fejlesztéséhez szükséges dokumentumoknak és csoportos foglalkozásokhoz irodalmi és zenei hanglemezeket. Videofilmek és DVD filmek közül az ismeretterjesztő filmeket a művészfilmeket, és korlátozott számban vígjátékokat bestseller műveket szerzi be. A számítástechnikai CD-k közül els6sorban a tanuláshoz segítséget nyújtó anyagokat gyűjti. A könyvtár dokumentumainak feltárása szükségessé teszi a raktári katalógus és az olvasói betűrendes, szakkatalógus folyamatos vezetését. Továbbiakban pedig az állomány integrált könyvtári rendszerben történő felvitelét megkezdi, mely a későbbiek folyamán kiválthatja a cédulakatalógusokat. A könyvtár használata:

21

A könyvtár szolgáltatásait bárki korlátozás nélkül igénybe veheti. A könyvtáros minden új olvasó tudomására hozza a kölcsönzővel szemben támasztott elvárásokat (határidő betartása, felszerelés helyes használata, könyvtárhasználat rendje). A folyóiratokat és az olvasótermi köteteket csak helyben szabad használni. Minden olvasó legfeljebb 6 kötet könyvet kölcsönözhet egyszerre, 3 hetes időtartamra. Ennek lejárta után két ízben hosszabbíthatja meg, A határid6 után visszahozott könyvekért késedelmi díjat kell fizetni. A késedelmi díj összege nem haladhat ja meg a könyv értékét. A könyvtár rendezvényeit a nem könyvtári tagok is látogathatják. A könyvtár kölcsönzési ideje heti 25 óra. Közös helyiségben azonos időben, de külön választott állományból válogathatnak a felnőttek és a gyerekek. Nyitva tartás: hétfő:

szünnap

kedd:

9-12 és 13-18

szerda- péntek:

12-18

szombat:

9-13

A könyvtárban dolgozók munkáltatói jogkörét az intézményvezető látja el.

A könyvtár önálló költségvetéssel nem rendelkezik, a fenntartásához és működéséhez szükséges pénzeszközöket a helyi önkormányzat összköltségvetéséből kapja. Az éves költségvetés összeállítását a könyvtár vezetőjével közösen készítik el. A könyvtár eszközeinek nyilvántartását a könyvtáros vezeti (könyvtári dokumentumok, könyvek, folyóiratok, adathordozó eszközök). A tárgyi eszközök nyilvántartását a Polgármesteri Hivatal végzi.

Állománygyarapításra a költségvetésben jóváhagyott beszerzésre fordított összegből vásárolja a szükséges kiadványokat.

22

A köteteket számlával történő egyeztetés után veszi állományba a könyvtáros, majd a gazdálkodási előadó utalja át kiegyenlítés végett. Működéshez szükséges felszerelést, eszközöket az intézményvezető és a Képviselő Testület engedélye után szerzi be.

A könyvtár bevételét a beiratkozási díjak, késedelmi díjak és az elveszett könyvek árának térítése, fénymásolás képezi. Az így befizetett összeget az ide vonatkozó pénzügyi rendelkezésnek megfelelően az önkormányzat egy számlájára kell befizetni. Beiratkozási díjat 16 éves korig nem szed az intézmény. 16 év felett 300 Ft/év. A hang és képhordozók kölcsönzési díja 200 Ft/nap. Egyéb: Állományellenőrzéskor a könyvtár szolgáltatásait a lehetőségekhez mérten folyamatosan biztosítani kell. A dolgozót továbbképzését a vezető engedélyezi, és adott esetben anyagi támogatással is hozzájárul. A könyvtár szervezeti és működési szabályzata a jóváhagyás napján lép életbe.

23

Záró rendelkezések

Jelen rendelet hatálybalépésével egyidejűleg hatályát veszti a 2003. augusztus 1. napján életbelépett könyvtárhasználati rend. Dátum: 2009. december 8.

…………………………………….. Intézményvezető

24

3. számú melléklet Kisszállás Község Önkormányzat Művelődési ház és Könyvtára 6421 Kisszállás Felszabadulás u. 10. Munkaköri leírás A könyvtáros munkakör feladatainak meghatározása Munkaidő: munkáját a fenti címen található könyvtárban végzi heti 40 órában végzi munkáját, az alábbiak szerint:

Kedd:

830 - 1200 1300 - 1800

Szerda:

930 - 1800

Csütörtök: 930 - 1800 Péntek:

830 - 1800

Szombat:

900 - 1500

Besegít a művelődési ház munkájába is. Elvégzendő feladatok: -

a könyvtári szakalkalmazott felelős s könyvtár egész tevékenységéért, a könyvtár állományáért, a könyvtár vagyonáért biztosítja a könyvtár zavartalan működését a fent jelzett időpontokban olvasószolgálat biztosítása heti 28 órában helyet ad rendezvényeknek könyvtári programok szervezése, lebonyolítása az Általános Iskola által szervezett könyvtári órákon aktívan besegít könyvtárközi kölcsönzés bonyolítása kiadványozás, levelezés, statisztika készítése állománybeszerzés (könyv, videofilm, stb.)

25

-

részt vállal az éves költségvetés elkészítésében rendben tartja a könyveket, katalógusokat segíti a Művelődési ház tevékenységét, szervezői és lebonyolítói munkáját

Ezen felül egyéb a munkakörhöz és feladathoz tartozó tevékenység. Kisszállás, 2015. március 2. A munkaköri leírásban foglaltakkal egyetértek és annak betartását magamra nézve kötelező érvényűnek tartom: …………………………… munkavállaló

…………………………… Zsoldos Ildikó intézményvezető

26

Kisszállás Község Önkormányzat Művelődési ház és Könyvtár 6421 Kisszállás Felszabadulás u. 10. Tel.:/Fax: 77/457-602

Munkaköri leírás ügyviteli alkalmazotti, munkakör leírása Munkaidő: 8 órás munkaidőben végzi munkáját, heti 40 órában. Hétköznapokon 10-18 óráig. Munkáját a fenti címen található intézményben végzi. Elvégzendő feladatok: - az intézmény által szervezett programok rendezvények lebonyolításában való részvétel, - az irattár vezetése, /levelezés lebonyolítása, levelek iktatása/ - eMagyarország pont eszközeinek felügyelete és karbantartása. - alapvető rendszergazdai feladatok ellátása. - pályázatfigyelés/írás - beszedi és befizeti a terembérleti díjakat és befizeti az önkormányzat pénztárában, - kezeli az intézmény számítógépes adatbázisát, - meghívók, plakátok tervezése, készítése, - rendezvények előtt előkészíti a helyszínt, - nemzeti ünnepeken és rendezvényeken biztosítja a hangosítást, - felügyel a művelődési ház rendjére és eszközeire. Jelzi, ha valamelyik eszköz javításra szorul. - Termékbemutatók és vásárok teremigényeit egyezteti a ház nyitva tartásával, - Szabadságolási terv elkészítése Egyéb feladatok: - az intézmény által szervezett programok rendezvények felügyelete, a rend és a biztonság fenntartása, vendégelőadók, fellépők védelme - az intézmény látogatóival betartatja a házirendet - a kiállításokon a kiállító terem biztosítása, tárgyak védelme - az intézmény eszközeinek felügyelete, védelme

27

- az intézményi szintű tűz- és munkavédelmi rendszabályok betartása és betartatása Ezen felül egyéb a munkakörhöz és feladathoz tartozó tevékenység. Kisszállás, 2015. március 2. A munkaköri leírásban foglaltakkal egyetértek és annak betartását magamra nézve kötelező érvényűnek tartom:

…………………………… munkavállaló

…………………………… Erdélyiné Zsoldos Ildikó intézményvezető

28

4. számú melléklet

Kisszállás Község Önkormányzat, Művelődési ház és Könyvtár Kisszállás

ÜGYVITELI ÉS IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATA

29

A Művelődési ház és Könyvtár ügyvitelével és iratkezelésével kapcsolatos feladatokat az alábbiak szerint szabályozom.

1. Az intézmény ügyvitelének rendje 1.1 Az ügyvitellel kapcsolatos fogalmak. a, ügykör, azon ügyek összessége, amely az intézmény életéhez, tevékenységéhez, illetve a tevékenységben közreműködő személyekhez kapcsolódik. Az ügykörbe tartozó ügyek megoldásáról az intézmény vezetője által kijelölt illetékes dolgozónak kell gondoskodni. Az intézmény ügykörei: - vezetési ügykör - igazgatási ügykör - gazdasági ügykör - személyi, dolgozói ügykör b, az ügyvitel, az intézmény ügyeiben kifejtett tevékenység. 1.2 Az ügyvitel és az ügyiratkezelés irányítása, felügyelete. Az intézmény feladatainak ellátásával kapcsolatos hivatalos ügyek szervezése, intézése, az ügyeket kísérő iratkezelés, valamint ezek ellenőrzése az intézményvezető felügyelete alá tartozik. a, intézményvezető - elkészíti és kiadja az intézmény ügyviteli és iratkezelési szabályzatát - jogosult az intézménybe érkező küldemények felbontására - jogosult kiadványozni - kijelöli az iratok ügyintézőit - meghatározza az iratok selejtezésének a tervét

30

b, könyvtáros - az intézményvezető távollétében jogosult az intézménybe érkező küldemények felbontására 1.3 Az ügyvitel és az iratkezelés személyi feltételei Az intézményi feladatok ellátásával kapcsolatos hivatalos ügyek szervezése, intézése, az ügyeket kezelő iratkezelés az alábbiak feladata a, intézményvezető - köteles munkáját az iratkezelésre vonatkozó jogszabályok előírásai alapján végezni - köteles a tudomására jutott hivatali titkot megőrizni - feladata: az iratok belső továbbítása az ügyet intézőhöz b, könyvtáros - köteles az intézményvezető távollétében az iratkezelésre vonatkozó jogszabályok betartására - köteles a tudomására jutott hivatali titkot megőrizni - határidős iratok kezelése és nyilvántartása - az elintézett ügyek iratainak irattári elhelyezése - küldemények postai átvétele c, ügyviteli alkalmazott - kiadványok tisztázása, sokszorosítása - kiadványok továbbítása, postai feladása - közreműködik az irattári anyag selejtezésénél - iktatás - határidős iratok kezelése és nyilvántartása - az elintézett ügyek iratainak irattári elhelyezése - irattár kezelése, rendezése - felelős a rábízott küldemények megőrzéséért és továbbításáért

31

1.4 Az iratokkal ügyekkel kapcsolatos feladatok a, az intézményvezető a küldeménnyel kapcsolatos ügyek intézésére a könyvtárost, az ügyviteli alkalmazottat vagy a sportcsarnok gondnokát jelöli ki b, az ügyintéző köteles haladéktalanul bevezetni az iktatókönyvbe az iratot c, az ügyintézők (könyvtáros, ügyviteli alkalmazott, sportcsarnok gondnok) az ügyeket határidejük figyelembe vételével kötelesek elintézni d, az ügyintézés határideje. Az intézménnyel kapcsolatos ügyekben az elintézés határideje legkésőbb az iktatás napjától számított 5 nap. 1.5 Felvilágosítás hivatalos ügyekben a, az intézmény ügyeivel kapcsolatos bármilyen felvilágosítást csak az intézmény vezetője adhat. b, hivatalos szervek részére információkat, adatokat csak írásos megkeresés alapján lehet kiadni. c, az intézményi ügyek intézésekor ügyelni kell arra, hogy a személyiségi jogok és az adatvédelmi törvény rendelkezéseit ne sértsük. 1.6 Intézményi bélyegzők a, az intézmény hivatalos bélyegzőinek készítésére, használatára az intézményvezető adhat engedélyt.

32

b, a tönkrement vagy elavult bélyegzőt meg kell semmisíteni, erről jegyzőkönyvet kell felvenni. c, bélyegző elvesztése esetén az intézményvezető közleményben teszi ezt közzé. d, az intézmény bélyegzőiről nyilvántartást kell vezetni, a bélyegzők nyilvántartásának a köbvetkezőket kell tartalmazni: - bélyegző sorszáma, - bélyegző lenyomata, - a bélyegző használatára jogosult személy neve, beosztása, - a bélyegzőért felelős személy neve, - a bélyegző átvételének kelte, és az átvételt igazoló aláírás, e, a bélyegzők nyilvántartásáért az intézmény könyvtárosa a felelős személy

2. Iratkezeléssel kapcsolatos fogalmak 2.1 Iratkezelés - az intézménybe érkező beadványok és egyéb küldemények iktatása, nyilvántartása - kiadványok és egyéb iratok továbbítása, postára adása - irattározás, irattári kezelés, megőrzés - selejtezés 2.2 Irat Minden írott szöveg, szám, adatsor, térkép, tervrajz, amely az intézmény működésével kapcsolatban bármilyen anyagban keletkezett, kivéve a könyvjellegű kézirat.

33

2.3 Irattári anyag Az intézményben keletkezett és az intézmény irattárába tartozó iratok és azok mellékletei. 2.4 Irattári terv Rendszerbe foglalja az intézmény által ellátott ügyköröket és az azokhoz kapcsolódó iratokat. 2.5 Iratkezelési szabályzat Az iratok biztonságos átvételét, feldolgozását, nyilvántartását és selejtezését szabályozza.

3. A küldemények átvétele és felbontása 3.1 Az intézménybe érkező küldemények postai átvételére, illetve az intézmény postafiókjának kinyitására az alábbi dolgozók jogosultak:  intézményvezető  könyvtáros  ügyviteli alkalmazott 3.2 Az intézménynek személyesen benyújtott iratok átvételére az intézményvezető és a könyvtáros jogosult. 3.3 Amennyiben a küldemény címzéséből megállapítható, hogy az nem az intézményt illeti, felbontás nélkül kell a postára visszaküldeni. 3.4 Ha az irat sérülten vagy felbontva érkezett az átvevőnek rá kell írnia a „sérülten érkezett” megjegyzést, a dátumot, és alá kell írnia. 3.5 Felbontás nélkül kell a címzetthez továbbítani a névre szóló iratokat.

34

3.6 A névre szóló iratot amennyiben az hivatalos elintézést igényel, a címzettnek vissza kell juttatnia az intézmény vezetőjének. 3.7 A névre szóló küldeményt a címzett távolléte esetén az intézmény vezetője felbonthatja, ha egyértelmű hogy az hivatalos irat. 3.8 Amennyiben a küldeményhez pénz, illetékbélyeg, válaszbélyeg van mellékelve, ezt az iratra fel kell jegyezni. 3.9 Ha a feladó neve és címe csak a borítékról állapítható meg, vagy ha a küldemény névtelen levél, akkor a borítékot az irathoz kell csatolni, és ezt az iraton fel kell tüntetni.

4. Az iktatás 4.1 Az intézmény iktatási rendszere évente újrakezdődő sorszámos rendszer, melyet az intézmény igazgatója által hitelesített iktatókönyvbe kell rögzíteni. 4.2 Az iktatás az iratok beérkezésének illetve keltezésének sorrendjében történik a beérkezés napján. 4.3 A küldeményeket elbontó vezető illetve a névre szóló hivatalos küldemény címzettje köteles az ügyiratot az ügyviteli alkalmazottnak iktatás céljából bemutatni. 4.4 Iktatni kell az intézménybe érkezett és azon belül keletkezett iratokat. 4.5 Nem kell iktatni a meghívókat, közlönyöket, reklám célú kiadványokat. 4.6 Iktatáskor az irat jobb felső sarkába a következő adatokat kell írni: -

az intézmény neve az iktatás dátuma az iktatókönyv sorszáma mellékletek száma irattári tételszám

35

Ezzel egy időben a fenti adatokkal megegyezően az iktatókönyvbe is be kell jegyezni - sorszámot, - az iktatás idejét - a küldő nevét és ügyiratszámát - az ügy tárgyát - mellékletek számát - ügyintéző nevét - irattári tételszámot 4.7 Az iktatókönyv több éven keresztül használható, de az iktatás sorszáma naptári évenként újra kezdődik. Az év utolsó munkanapján az iktatókönyvet a felhasznált utolsó sorszámot követően aláhúzással, az utolsó iktatás sorszámának feltüntetésével a körbélyegző lenyomatával és az intézményvezető aláírásával le kell zárni. 4.8 Az iktatókönyvben oldalt, iktatószámot üresen hagyni nem szabad. 4.9 A téves bejegyzést érvényteleníteni kell, ezt az iktatószámot újból kiadni már nem lehet. 4.10 A téves bejegyzéseket át kell húzni, hogy az eredeti szöveg is olvasható maradjon és fölé kell írni a helyes adatot. 4.11. Az iktatókönyv egy-egy sorszámára csak egy ügyet szabad iktatni. 4.12 Ha egy ügyben több éven át keletkeznek iratok, az új évben mindig új sorszámon kell nyilvántartani az előző években iktatott anyagot pedig csatolni kell az új iktatószámhoz. 4.13 Ha az iratok száma egy naptári évben meghaladja a 100-at, évenként név és tárgymutatót kell készíteni. A név és tárgymutatóban az ügyeket lényegüket kifejező egy vagy több címszó alapján kell nyilvántartani.

36

5. Kiadványozás. 5.1 A kiadvány az intézményi ügyintézés során belső vagy külső ügyfél, intézmény számára készült hivatalos irat. 5.2 Az ügyintézőnek az ügyintézés során el kell készíteni a kiadvány tervezetét. Ezt a tervezetet be kell mutatni az intézmény vezetőjének. 5.3 Hivatalos irat az intézményben csak az intézményvezető engedélyével készülhet. 5.4 Az intézményben kiadványozási joggal az alábbi vezető beosztású dolgozók rendelkeznek: - intézményvezető: minden irat esetében, - könyvtáros: a könyvtárral kapcsolatos ügyekben, - sportcsarnok gondnok: a sportcsarnokkal kapcsolatos ügyekben, 5.5 Az iratok eredeti példányát az aláírás mellett el kell látni az intézmény körbélyegzőjének lenyomatával. 5.6 Az intézmény hivatalos iratainak tartalmi és formai követelményei: a, a kiadvány bal felső részén: * az intézmény megnevezése, címe, telefonszáma, * az ügy iktatószáma, * ügyintéző neve, b, a kiadvány jobb felső részén: - az ügy tárgya, - hivatkozási szám, vagy jelzés, mellékletek darabszáma c, a kiadvány címzettje

37

d, a kiadvány szövegrésze e, aláírás f, az aláíró neve, hivatali beosztása g, eredeti ügyiraton az intézmény körbélyegzőjének lenyomata, h, keltezés 5.7 A küldemények haladéktalanul való továbbításáért az ügyviteli alkalmazott a felelős.

6. Az irattározás rendje. 6.1 Az elintézett iratokat az ügyviteli alkalmazottnak az irattárba kell elhelyeznie. 6.2 Az irattári őrzés idejét az irattári terv határozza meg. 6.3 Az irattárban csak olyan iratot szabad elhelyezni, amely továbbításra került, és határidős kezelést már nem igényel. 6.4 Az intézmény 3 évnél nem régebbi iratait a kézi irattárban kell kezelni. A kézi irattárban lévő iratokat évek, illetve iktatószámok sorrendjében kell őrizni. A kézi irattár helye az iroda. 6.5 Az irattárban kezelt iratról másolatot csak az intézményvezető engedélyével lehet készíteni.

38

7. Az iratok selejtezése 7.1 Az irattár anyagát 5 évenként 1-szer selejtezés szempontjából felül kell vizsgálni. 7.2 Az iratselejtezés időpontját a selejtezés megkezdése előtt 30 nappal írásban be kell jelenteni a levéltárnak. 7.3 A selejtezés alkalmával jegyzőkönyvet kell felvenni, amelynek tartalmaznia kell: - hol és mikor készült a jegyzőkönyv - mely évfolyam anyagát érinti a selejtezés - milyen tételek kerültek selejtezésre - milyen mennyiségű irat került kiselejtezésre - kik végezték és kik ellenőrizték a selejtezést 7.4 A selejtezési jegyzőkönyvet 2 példányban kell megküldeni a levéltárnak, a kiselejtezett iratok megsemmisítésére csak a levéltárnak visszaküldött jegyzőkönyvre vezetett hozzájárulása után kerülhet sor. 7.5 A ki nem selejtezhető iratokat 50 év után az illetékes levéltárnak át kell adni.

8. Az intézmény irattári terve.

Irattári tételszám

ügykör megnevezése

őrzési idő(év)

Vezetési, igazgatási és személyi ügyek 1. intézmény létesítés, átszervezés, fejlesztés

nem selejtezhető

2. Iktatókönyvek iratselejtezési jegyzőkönyvek

nem selejtezhető

3.személyzeti bér és munkaügy

50

39

4. munkavédelem, tűzvédelem, balesetvédelem ill. ezek jegyz.

10

5. fenntartó irányítás

10

6. Szakmai ellenőrzés

10

7. Megállapodások, bírósági államigazgatási ügyek

10

8. Belső szabályzatok

10

9. Polgári védelem

10

10. Jelentések, statisztikák

5

11. Panaszügyek

5

Gazdasági ügyek 12. Ingatlan-nyilvántartás, kezelés, fenntartás, épülettervrajzok határidő nélküli 13. TB

50

14. Leltár, állóeszköz nyilvántartás, selejtezés

10

15. Éves költségvetés, ktg.beszámolók, könyv.biz.

5

40

Záró rendelkezések Szabályzat időbeli és személyi hatálya. A szabályzat hatálya kiterjed az intézmény valamennyi dolgozójára. Jelen szabályzat 2009. december 8.-án lép hatályba, és ezzel egyidejűleg hatályát veszti az intézmény iratkezelésére vonatkozó minden más belső utasítás. A szabályzat hozzáférhetősége és módosítása. Szabályzat tartalmát az intézményvezető köteles ismertetni a beosztott munkatársakkal. A szabályzat egy példányát hozzáférhetővé kell tenni valamennyi alkalmazottja számára az irodában.

Kisszállás, 2009. december 8.

---------------------------------------------intézményvezető

41

5. számú melléklet

MUNKARUHA JUTTATÁS

Intézményvezető

15.000,- Ft+ÁFA kihordási idő 12 hónap

Könyvtáros

15.000,- Ft+ÁFA kihordási idő 12 hónap

Ügyviteli alkalmazott

15.000,- Ft+ÁFA kihordási idő 12 hónap

42

6. számú melléklet Kisszállás Község Önkormányzat, Művelődési ház és Könyvtár

A házirend kötelező érvényű minden – az Intézménybe – látogató számára! KÖNYVTÁR Könyvtár szolgáltatásait a község lakossága korlátozás nélkül igénybe veheti, beiratkozási díj 16 felett 300,- Ft/év. Folyóiratokat, olvasótermi köteteket csak helyben szabad olvasni. A kölcsönzés rendjét a kölcsönző tasak tartalmazza. A könyvtár rendezvényeit azok is látogathatják, akik nem tagjai a könyvtárnak. A könyvtár jellegéből adódóan csendben, másokat nem zavarva, fegyelmezetten viselkedjen minden olvasó, ez főként a gyermekekre vonatkozik. A szervezett iskolai rendezvényeken a kísérő nevelő a felelős a rend betartásáért, a könyvtár dolgozóinak minden kötelességük az intézmény rendjének védelme. A tanulóknak minden esetben be kell tartaniuk a könyvtár dolgozóinak utasításait. MŰVELŐDÉSI HÁZ Általános rendelkezések Az Intézmény látogatói kötelesek az Intézmény rendjét, berendezéseinek állapotát megőrizni. A látogatók kötelesek kultúrált magaviseletet tanúsítani. Teremhasználat A Művelődési ház termeit csak az intézményvezető tudtával és engedélyével szabad használni, előzetes időpont-egyeztetést követően. A teremhasználat – a használat jellegéből adódóan – lehet díjmentes vagy bérleti díjhoz kötött. Ennek eldöntéséhez a Szervezeti és Működési Szabályzatban foglalt szabályok az irányadóak. A teremhasználó személy(ek) kötelesek a terem, a teremben található felszerelési tárgyak állapotát megóvni. Káreset esetén a teremhasználó(k) anyagi felelősséggel tartozik, s köteles(ek) az okozott kár teljes értékét megtéríteni. Dohányzás A Művelődési ház – közintézményi jellegéből adódóan – dohányzásmentes intézmény. Dohányozni csak a kijelölt dohányzóhelyen lehet! Kisszállás, 2009. február 6. ………………………………………… Erdélyiné Zsoldos Ildikó Intézményvezető

43

7. számú melléklet SZABADSÁGOLÁSI TERV 2015.

Intézményvezető (42 nap) Június 7-11, 14-18, 28 Július 12 – 25 Augusztus 16 November 8 –19 December 20-31

(11 nap) (10nap) (1nap) (10nap) (10 nap)

Könyvtáros (30 nap) Március 18. Április 1-2, 8-9, 22, Május 20, Június 14-20 Július 12-24 Szeptember 1-3 December 24-30

(1 nap) (5 nap) (1 nap) (5 nap) (10 nap) (3 nap) (5 nap)

Ügyviteli alkalmazott (28nap) Május 5-8 Június 7-11 Július 26-30 Augusztus 2-8 November 29-30 December 24-30

(4 nap) (5 nap) (5 nap) (7 nap) (2 nap) (5 nap)

44

8. számú melléklet BELSŐ ELLENŐRZÉSI SZABÁLYZAT Kisszállás Község Önkormányzat Művelődési ház és Könyvtára működésének ellenőrzése és a végrehajtás érdekében Az alábbi intézményvezetői utasítást adom ki a Szervezeti és Működési Szabályzat mellékleteként. I. Az ellenőrzés célja, típusai és fő területei 1. A belső ellenőrzés célja A belső ellenőrzés ténymegállapító és értékelő tevékenység, amely magába foglalja a tényleges állapot összehasonlítását a szükséges állapottal, a különbségek észlelését és a tapasztalatok értékelését, valamint a következtetések levonását. A belső ellenőrzés során a meghatározott követelményekhez való viszonyítással történik a tényleges állapot feltárása, ezt követően lehet az eltéréseket értékeléssel megítélni. A belső ellenőrzés célja, hogy:  biztosítsa az intézmény felelős vezetői számára a megfelelő mennyiségű és minőségű információt az intézményben folyó munka tartalmáról és annak színvonaláról,  jelezze a vezető számára a gazdasági és jogi követelményektől való eltérést, tárja fel a szabálytalanságokat, hiányosságokat, mulasztásokat,  segítse a vezetői irányítást: a döntések előkészítését és megalapozását, biztosítsa az intézmény törvényes, belső előírásokkal előírt pedagógiai, gazdasági, pénzügyi és munkaügyi működését,  megszilárdítsa a belső rendet és fegyelmet,  vizsgálja az intézményi vagyon védelmét a takarékosság érvényesítését, a leltározás, a selejtezés és egyéb zárlati tevékenységét helyességét.

45

2. Az ellenőrzés típusai Az ellenőrzésnek különböző típusai vannak. Tárgyát tekintve az ellenőrzés lehet átfogó vizsgálat, célellenőrzés, témavizsgálat és utóellenőrzés. Az átfogó ellenőrzés az adott konkrét tevékenység egészére irányul, átfogó módon értékeli a pedagógiai vagy a gazdálkodási feladatok végrehajtását, illetve azok összhangját. A célellenőrzés egy adott részfeladata, s azon belül egy vagy több meghatározott probléma feltárására irányuló eseti jellegű vizsgálat. A témaellenőrzés azonos időben, több érintettnél ugyanazon témára irányuló, összehangolt összehasonlító vizsgálat. Célja, hogy általánosítható következtetéseket lehessen levonni és ennek megfelelő intézkedéseket lehessen hozni. Az utóellenőrzés egy korábban lefolytatott ellenőrzés alapján tett intézkedések végrehajtására, illetve az eredmények felülvizsgálatára irányul. Tartalmát tekintve az ellenőrzés lehet gazdálkodási, pénzügyi- számviteli, ügyviteli ellenőrzés. Amennyiben a felsorolt területek összevont ellenőrzésére kerül sor, komplex ellenőrzésről beszélünk. Időpontja szerint az ellenőrzés lehet előzetes, egyidejű és utólagos. Az előzetes ellenőrzés a tartalmi esemény végrehajtása előtti elemzés céljából készül. Az egyidejű ellenőrzés a tartalmi munka bonyolításával történik. Az utólagos ellenőrzés a műveletek végrehajtását követő mintegy összegző ellenőrzés. Szervezési szempontból az ellenőrző tevékenység lehet munkafolyamatba épített és a folyamat teljes egészét nem érintő ellenőrzés. A vizsgálat gyakoriságát figyelembe véve az ellenőrzés lehet folyamatos, időszaki és eseti. A vizsgálat körét tekintve az ellenőrzés lehet teljeskörű, amikor a terület valamennyi részére kiterjed a vizsgálat, a szúrópróbaszerű, amikor esetleges mintavétel alapján történik a vizsgálat. 3. A belső ellenőrzés fő területei A közoktatási intézmények alapfeladatainak ellátásából adódóan az ellenőrzés történhet egyrészt a nevelő és oktató munka területén, másrészt az intézményi gazdálkodás területén. A pedagógiai tevékenység területének ellenőrzése során kiemelkedő feladatok az alábbiak:

46

 az év munkatervi feladatainak megvalósítása, az alkalmazottak ezzel kapcsolatos tevékenységének vizsgálata,  a munka tartalmának és színvonalának viszonyítása a követelményekhez, A gazdálkodási tevékenység területének ellenőrzése során kiemelkedő feladatok az alábbiak:  az intézményben folyó munka gazdasági és műszaki hátterének, tárgyi feltételrendszerének biztosítása,  állóeszköz gazdálkodás: kihasználtság, szabad kapacitás vizsgálata,  létszám- és bérgazdálkodás: a közalkalmazottak foglalkoztatásának, munkakörülményeinek, ösztönzési rendszerének vizsgálata,  készlét és energiagazdálkodás: a beszerzések és felhasználások összhangjának,

a

takarékossági

intézkedések

megvalósításának

vizsgálata,  működési bevételek: a bevételek növelésének vizsgálata,  érdekeltségi rendszer: a költségkímélő eljárások és a jutalmazási rendszer összefüggéseinek áttekintése,  pénzügyi és számviteli tevékenység: az analitikus és szintetikus nyilvántartás, a bizonylati rend, a könyvelési adatok, a mérleg vizsgálata,  vagyonvédelem

során

a

vagyontárgyak

felelősségi körök kialakításának vizsgálata.

tárolásának,

óvásának,

47

II. A BELSŐ ELLENŐRZÉS RENDSZERE 1. A vezetői ellenőrzés A vezetői ellenőrzés az irányító tevékenység szerves része. A vezető hatáskörét és ezáltal ellenőrzési körét munkaköri leírásuk részletesen tartalmazza. A vezető ellenőrzései során kiemelten kezeli az alábbiakat: - hatályos jogszabályok: a törvények és a rendeletek előírásainak betartását, - az igazgatói utasításos és döntések végrehajtását, - statisztikai, számviteli és egyéb belső használatú rendelkezések betartását, - a határidős feladatok teljesítését, az eseti intézkedések végrehajtását, - az aláírási, utalványozási, láttamozási, ellenjegyzési és érvényesítési jog gyakorlását, 2. Az ellenőrzési ütemterv Az ellenőrzési ütemterv összeállításánál figyelembe kell venni az ellenőrzési igényeket, különös tekintettel a magasabb rendű jogszabályok előírásaira, az intézmény fenntartójának elvárásaira, jelen belső ellenőrzési szabályzat előírásaira, valamint az intézményvezető igényeire. Az ellenőrzési ütemtervet az intézmény vezetője készíti el. Az ellenőrzési ütemtervet a naptári év szerint készíti el. Az ellenőrzési ütemterv konkrét feladatai: - az összetartozó (kapcsolódó) feladatokat együtt kell kezelni, - el kell végezni a szükséges és a lehetséges rangsorolásokat és az esetleges szelektálásokat, - meg kell állapítani, hogy az ellenőrzéseket milyen formában célszerű végrehajtani, - fel kell mérni az egyes feladatok munkaigényességét, - meg kell határozni a végrehajtás legcélszerűbb időzítését, - ki kell jelölni az ellenőrzési feladatok felelőseit, Az ellenőrzési ütemterv arra irányul, hogy:

48

- az ellenőrzések a lehető legközvetlenebbül és leghatékonyabb módon elégítsék ki a vezetés aktuális igényeit, - az ellenőrzési kötelezettségek rendszeresen teljesíthetők legyenek, - kedvező

szervezési

feltételek

teremtődjenek

az

ellenőrzések

végrehajtásához, azok hatékonyságának biztosításához, - lehetővé

váljon

párhuzamosságok

az

ellenőrzési

kiküszöbölése,

a

feladatok

rangsorolása,

feladatok

és

a

a

kapacitás

összehangolása, illetve az ellenőrzést végzők közötti megfelelő koordináció biztosítása. 3. Az ellenőrzés előkészítése Az ellenőrzés előkészítése az ellenőrzést végzők feladata, amelynek feltételeiről a vezető helyettesek gondoskodnak. Az ellenőrzés előkészítése során el kell végezni: - a feladatok és szempontok, illetve a prioritások meghatározását, - az ellenőrzés céljának eléréséhez szükséges szervezési és végrehajtási feltételek biztosítását, Az ellenőrzés előkészítésének információs bázisaként szolgálnak: - a korábbi ellenőrzési jelentések, - statisztikák, jelentések, - a gazdasági tárgyú beszámolók, költségvetések, befizetések, 4. Az ellenőrzés programja Az ellenőrzési program olyan utasítás, amely az meghatározza az ellenőrzés célját, fő irányát, megállapítások írásba foglalásának szerkezetét. tervezetét az ellenőrzést végző köteles elkészíteni hagyja jóvá. Az ellenőrzési program tartalmazza a következőket: - az ellenőrzés célját és típusát,

ellenőrzést végző számára annak módszereit és a Az ellenőrzési program és azt az intézményvezető

- az ellenőrzött szakterület vagy személy megnevezését, - az ellenőrzött időszakot,

49

- az ellenőrzést végzők nevét és munkamegosztását, - a dátumot, az aláírást és a hivatalos bélyegző lenyomatát. 5. A helyszíni ellenőrzés A közoktatási intézmény feladatellátásának jól hasznosítható ellenőrzési módszere a helyszíni ellenőrzés. Ez az ellenőrzési mód lehet közvetlen vagy közvetett jellegű. A közvetlen ellenőrzés megfigyelésen, személyes tapasztalatokon alapuló tájékozódás (szemle, mintavétel stb.), melyet kiegészíthet szóbeli kérdésfeltétel, beszélgetés, kérdőív kitöltése. A közvetett ellenőrzés a nyilvántartások és okmányok alapján végzett dokumentális ellenőrzés, (tételes, próbaszerű stb.) A helyszíni ellenőrzést indokolt esetben egy ízben meg lehet szakítani. Az ellenőrzés megszakításáról az ellenőrzöttet soron kívül értesíteni kell. 6. Az ellenőrzés értékelése és következményei Az ellenőrzési jelentés kézhezvételét követő héten belül értékelő (realizáló) megbeszélésen kell megvitatni az ellenőrzés megállapításait. Az értékelő megbeszélésen a vizsgált területtel vagy tárgykörrel kapcsolatos tapasztalatokat foglalják össze. Ennek keretében nemcsak a feltárt hiányosságokat, hanem a megismert kedvező tapasztalatokat is célszerű bemutatni és értékelni. Az ellenőrzést értékelő megbeszélésen mindig rá kell mutatni a hibák és a mulasztások jellegére, valamint a rendszerbeli okaira, az előidéző körülményekre és a felelős személyekre. A megállapított hiányosságok megszüntetésére, a megállapítások hasznosítására, az ellenőrzött tevékenység javítására vonatkozó intézkedési javaslatokat is az értékelő megbeszélésen egyeztetik. Az értékelő (realizáló) megbeszélésen részt vesznek az ellenőrzést végző személyek, az ellenőrzött terület felelős vezetője, valamint az intézményvezető által kijelölt személyek. 7. Az ellenőrzést követő intézkedések Az értékelő megbeszélést követően a szükséges szóbeli vagy írásbeli intézkedéseket a felelős vezető helyettes köteles végezni. A vezető helyettesnek intézkednie kell:

50

- a hibák, hiányosságok kijavításáról, káros következményeinek ellensúlyozásáról, - a megelőzés feltételeinek biztosításáról, más illetékes tájékoztatásáról, - a felelősség vizsgálatáról, annak módjáról, - a kedvező tapasztalatok alapján a megfelelő elismerésről. A kirívó szabálytalanság vagy hiányosság esetén az intézmény felelős vezetője rendeli el a szükségesnek ítélt intézkedéseket.

III. A BELSŐ ELLENŐRZÉS ÍRÁSBELI DOKUMENTÁLÁSA 1. Az ellenőrzési jelentés Az ellenőrzés, az ellenőrzés megállapításáról, valamint a tapasztalat értékeléséről ellenőrzési jelentést kell készíteni. Az ellenőrzési jelentésnek tartalmaznia kell a következőket: - az ellenőrzés adatait - az ellenőrzési jegyzőkönyvet - az ellenőrző személy megállapításait az ellenőrzött feladatokról, területről, személyekről - az ellenőrzési programban meghatározott módon - a tapasztalatok értékelését, az esetleges felelősök megnevezésével, az ellenőrzést végző aláírását. - a súlyos mulasztásokat bizonyító iratokat (eredeti irat, eredeti okmányról készített másolat, kivonat, tanúsítvány, jegyzőkönyv, nyilatkozat, fénykép, szakértői vélemény). 2. Az ellenőrzési jegyzőkönyv Az ellenőrzési jegyzőkönyv tartalmazza a lefolytatott ellenőrzés konkrét adatait. Az ellenőrzési jegyzőkönyv fontos része az ellenőrzési záradék, amely lehet megismerési záradék, szükség esetén felelősségi záradék. A megismerési (realizálási) záradék azt tartalmazza, hogy 1 ellenőrzött személy az ellenőrzés megállapításait megismert aláírásával ezt elismeri, egyben tudomásul veszi, hogy a hatáskörébe tartozó szükséges intézkedéseket 8 napon belül köteles megtenni, amelyről az ellenőrzést végzőt írásban tájékoztatja. Az ellenőrzött személy az ellenőrzéssel kapcsolatban írásos észrevételt tehet.

51

A felelősségi záradék rögzíti, hogy a felelőssé tett személy a 1 vonatkozó megállapításokat tudomásul vette és azokat elismerti. A felelőssé tett ellenőrzött személy köteles 3 napon belül a kifogásolt eljárásra - a bizonyítékok becsatolása mellett - írásbeli magyarázatot adni. Az ellenőrzést végző az ellenőrzési jelentés egy példányát köteles átadni közvetlen felettesének. Az ellenőrzési jegyzőkönyvben rögzíteni kell a következőket: - az ellenőrzés helye és (időtartalma) ideje, - az ellenőrzött munkaterület megnevezése, - az ellenőrzést végző dolgozó neve, - az ellenőrzés tényszerű tapasztalatai, - az ellenőrzési záradék. 3. Az ellenőrzések nyilvántartása Az ellenőrzést végző az ellenőrzési kötelezettségekről és az elvégzett ellenőrzésekről évente áttekinthető nyilvántartást köteles vezetni A nyilvántartás tartalmazza: - az ellenőrzések helyét és idejét (időtartamát), - az ellenőrzött területek, tevékenységek, személyek felsorolását, - az ellenőrzés során tapasztalt hiányosságokat, szabálytalanságokat, a megállapított felelősök nevét, - a lefolytatott felelősségi vizsgálatok számát és eredményét - az ellenőrzés pozitív tapasztalatait és - a jutalmazási javaslatokat. 4. Az ellenőrzési iratok irattározása Az ellenőrzések iratanyagainak rendezett, áttekinthető, a gyors visszakeresést biztosító tárolásáról és megőrzéséről az intézményvezető utasítása alapján a könyvtáros köteles gondoskodni. Ennek keretében 5 évig meg kell őrizni: - az ellenőrzési programokat, - az ellenőrzési jelentéseket és a bizonyító okmányokat, - az ellenőrzöttnek a jelentésre adott írásos észrevételeit, magyarázatait, intézkedéseit. - a felelősség vizsgálatának eredményét. - az éves ellenőrzési ütemterveket. beszámolókat. Valamint - az ellenőrzések nyilvántartását. A felsorolt iratanyagok 5 év után selejtezhetőek.

52

IV. AZ ELLENŐRZESSEL KAPCSOLATOS JOGOK ES KÖTELEZETTSÉGEK 1. Az intézményvezető jogállása Az intézmény egyszemélyes felelős vezetője a belső ellenőrzés irányítója. Ellenőrzési joga kiterjed az intézmény összes alka1mazottjára és munkavégzésükre, valamint a teljes intézményi működésre. A közművelődési intézmény felelős hatékony működését és el kell rendelnie a következetes számonkérést és intézkedéseket. 2. Az ellenőrző személyek jogai Az ellenőrzést végzők jogosultságai az alábbiak: - beléphet az ellenőrzött egység bármely helyiségébe, és betekinthet az ellenőrzött egység bármely iratába, okmányába, szekrényébe és íróasztalának fiókjába, - lefoglalhat bármely okmányt, bizonylatot, iratot az átvétellel- ismerésével és az okmányokról hitelesített másolatot, kivonatot, azok adatairól összeállításokat, kimutatásokat készíttethet, - felvilágosítást (nyilatkozatot) kérhet az ellenőrzött egység bármely munkavállalójától szóban vagy írásban, azonnal vagy megadott határidőre, - felvilágosítást kérhet az ellenőrzött személyekkel kapcsolatban álló másszervektől az ellenőrzéssel összefüggő kérdésekben - igazgatói felhatalmazás alapján - szóban vagy írásban. 3. Az ellenőrző személyek kötelezettségei Az ellenőrzést végzők kötelezettségei az alábbiak: - köteles bejelenteni az ellenőrzöttnek a helyszíni ellenőrzést, annak megkezdését megelőzően, amennyiben a bejelentés nem veszélyezteti az ellenőrzés céljának megvalósulását, - végre kell hajtani az ellenőrzési feladatot a programban foglaltak alapján maradéktalanul úgy, hogy minden lényeges tény feltárásra és rögzítésre kerüljön, tárgyilagosan kell értékelnie a feltárt tények alapján a kialakult helyzetet, felelős a megállapításai helytállóságáért és megalapozottságáért, - titoktartás vonatkozik rá a hivatalból tudomására jutott adatok, információk, tekintetében, kivéve, ha azokból szabálysértésre vagy bűncselekmény elkövetésére alapos okkal lehet következtetni, - ismertetni kell megállapításait az ellenőrzött személlyel és a vonatkozó

53

részeket azokkal, akiknek személyes felelősségét név szerint megállapította, - írásbeli nyilatkozatot köteles kérni, az ellenőrzött személytől az ellenőrzésben tapasztaltak elfogadásáról vagy elutasításáról és előbbiek indoklásáról. 4. Az ellenőrzött személyek jogai és kötelességei Az ellenőrzött személyek jogai a következők: - meggyőződhetnek az ellenőrzés jogszerűségéről, - megismerhetik az ellenőrzésnek a tevékenységükkel kapcsolatos megállapításait, - kifejthetik észrevételeiket és azokra valamilyen formában választ kaphatnak. Az ellenőrzött személyek kötelességei az alábbiak: - biztosítsák az ellenőrzést végzők részére az ellenőrzés zavartalan lebonyolításának minden feltételét (munkafeltételeket, a haladéktalan tájékoztatást, a belépési, betekintési jog érvényesítését, ...) - működjenek együtt az ellenőrzőkkel, a feltett kérdésekre a valóságnak megfelelően nyilatkozzanak, elhallgatott vagy félre- vezető adatok, információk közlésével az ellenőrzést ne tévesszék meg, - tegyék meg haladéktalanul vagy a meghatározott határidőre- az ellenőrzés megállapításai alapján - a saját hatáskörükbe tartozó intézkedéseket és erről megfelelően adjanak számot.

IV: AZ INTÉZMÉNYVEZETŐ ÉS MÁS ALKALMAZOTTAK ELLENÓRZÉSIFELADATAI 1. Az intézményvezető ellenőrzése Az intézményvezető ellenőrzési joga kiterjed egyrészt a gazdasági hivatal dolgozóira, az általuk végzett munka helyességére és pontosságára, másrészt az egész intézményre a gazdasági, műszaki és pénzügyi témák vonatkozásában és az intézményi vagyonvédelemre. Ellenőrzési feladatai az alábbiak: - az intézmény pénzgazdálkodásának és költségvetésének elkészítése terén a jogszabályok, tervezési előírások és egyéb utasításokban kiadott rendelkezések betartására, az intézményi gazdálkodással kapcsolatos - az intézmény fizetőképességének folyamatos figyelemmel kísérése,

54

- az érvényes könyvviteli, elszámolási, vagyonvédelmi rend, ezen belül a vagyonbiztonság ellenőrzésére, naprakész vezetésére, - munkaerő és bérgazdálkodás terén a szabályok megtartásának és a feladatok ellátásának ellenőrzésére, felülvizsgálatára, - anyaggazdálkodás és-ellátás ellenőrzésére, - műszaki ellátás ellenőrzésére, - élelmezési és szállítási feladatok ellátásának ellenőrzésére, - a gazdálkodás ellátásának folyamatos ellenőrzésére a hatékonyság, az ésszerű takarékosság biztosítása érdekében, - a leltározás és selejtezés szabályszerű végrehajtásának az ellenőrzése, az elfekvő készletek feltárásának és hasznosításának évenkénti ellenőrzése - a pénzkezelés ellenőrzése, - az intézmény működőképességéhez szükséges tárgyi feltételek biztosítására, az ezzel kapcsolatos munkafolyamatok ellen- őrzésére,

55

ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 1. A szabályzat személyi és időbeli hatálya A szabályzat hatálya kiterjed az intézmény valamennyi közalkalmazottjára és más munkavállalójára. Jelen intézményvezető utasítás 2009. február 6.-vel lép hatályba és ezzel egyidejűleg minden korábbi vonatkozó belső utasítás hatályát veszti.

2. A szabályzat hozzáférhetősége és módosítása A szabályzat tartalmát az intézmény vezetője köteles ismertetni a beosztott munkatársakkal. A szabályzat egy példányát hozzáférhetővé kell tenni az intézmény valamennyi alkalmazottja számára az irodában A felelős vezetőnek gondoskodni kell jelen szabályzat olyan módosításáról, amely az új törvények és rendeletek hatálybalépése miatt szükséges.

Kelt: 2009. február 6.

……………………………………. Intézményvezető

56

9. számú melléklet

UTAZÁSI KÖLTSÉGTÉRÍTÉS SZABÁLYZATA

57

Kisszállás Község Önkormányzat Művelődési ház és Könyvtár Utazási költségtérítésének és saját gépjármű hivatali célú használatának szabályai érdekében az alábbi intézményvezetői utasítást adom ki az SZMSZ mellékleteként

I. Munkába járással kapcsolatos utazási költségtérítés Az alkalmazottaknak Kisszállás közigazgatási határán kívülről történő munkába járás esetén rendeletben meghatározott utazási költségtérítés jár. 1. Az utazási költségtérítés mértéke: - távolsági autóbusz igénybevétele esetén munkába járást szolgáló bérlettel vagy teljes áru menetjeggyel való elszámolás esetén rendelet szerinti 80 %-os arányban, 2. A költségtérítésben részesülő közalkalmazottról az ügyviteli alkalmazott nyilvántartást vezet. 3. A költségtérítés a közalkalmazottat - a teljes hónapra eső munkanapokon az ünnepek figyelembevételével - évente II hónapon keresztül illeti meg. 4. A jogosultság megszűnését, vagy a 30 napon túli távollét miatti szüneteltetését jelezni kell, a (nyilvántartás végző) ügyviteli alkalmazott felé. 5. A költségtérítést - az első alkalom kivételével - az előző havi bérletszelvény vagy teljes áru menetjegy(ek), saját gépjárművel történő utazás esetén az útnyilvántartás leadását követően minden hónap 10. napjáig kell kifizetni az arra jogosult közalkalmazott részére. 6. A költségtérítés szabályszerű elszámolását és kifizetését a Polgármesteri Hivatal pénztára végzi.

58

II. Saját gépjármű hivatali célra történő használata 1. Saját gépjármű hivatali célra történő használatára akkor adható engedély, ha a közalkalmazott munkakörének ellátása rendszeres területi munkát igényel. 2. Saját gépjármű hivatali célra történő használatát az intézmény vezetője engedélyezi. 3. A saját gépjármű hivatali célú használata engedélyezésének feltétele: a) érvényes jogosítvány, b) érvényes forgalmi engedély - és kapcsolódó iratai - bemutatása. 4. A saját gépjármű hivatali célra történő alkalmazása során felhasznált üzemanyag-, és kenőanyag elszámolásának módjáról a közalkalmazott és a munkáltatói jogok gyakorlója a rendeletben foglaltakra figyelemmel írásban megállapodik. A megállapodás adó évre szól, melyet évközben megváltoztatni - az elszámolás módja tekintetében - nem lehet. A megállapodás előkészítéséről a Polgármesteri Hivatal gondoskodik. 5. Az üzemanyag-felhasználás ellenértékét a Polgármesteri Hivatal állapítja meg a közalkalmazott és a munkáltató közötti megállapodás, valamint a 60/1992 (IV. J.) Korm. Rendeletben foglaltak szerint. 6. A saját gépjármű hivatali használatára jogosult közalkalmazottnak az üzemanyag felhasználás mellett lehetősége van a fenntartási költségek (un. általános személygépjármű-költségek) elszámolására is, a magánszemélyek jövedelemadójáról szóló törvényben az e címen költségtérítésként elszámolható mérték szerint, kizárólag az igazolt hivatali célú futásteljesítmény után. 7. A fenntartási költség ellenértékét az intézmény állapítja meg. 8. Saját gépjármű hivatali célú használata esetén a közalkalmazottnak útnyilvántartást kell vezetni. Az útnyilvántartás vezetése minden esetben kötelező, az eseti belföldi kiküldetési rendelvény szerinti elszámolás kivételével.

59

9. Az útnyilvántartásnak tartalmaznia kell: - a gépjármű típusát, forgalmi rendszámát - az üzemanyagnormát - az utazás időpontját - az utazás célját - honnan-hová történik az utazás - közforgalmúi útvonalon számított legrövidebb úton megtett kilométerek számát. 10. Saját gépjármű hivatali célú használatáért nem adható a közalkalmazottnak költségtérítés: a) a gépjármű üzemképtelensége időtartamára b). . . . . .. napot meghaladó szabadság időtartamára c). . . . . .. napot meghaladó táppénzes állomány időtartamára d) munkába járáshoz. 11. Saját gépjármű hivatali célra történő használatára engedélyt kapott közalkalmazottól nyilvántartást kell vezetni, amelyről a Polgármesteri Hivatal gondoskodik. 12. A saját gépjármű hivatali célú használatáért fizetendő költségtérítés szabályszerű kifizetésről gondoskodik minden hónap 10-ig. 13. Az ügyviteli alkalmazott gondoskodik a gépjármű hivatali célú használatához szükséges nyomtatványok, megállapodás, nyilatkozat- tervezetek elkészítéséről.

III. Belföldi kiküldetés 1. A munkáltatói jogkör gyakorlójának - eseti - belföldi kiküldetési rendelvénye alapján költségtérítés illeti meg a közalkalmazottat: a) teljes áru menetjeggyel való elszámolás ellenében annak díja szerint, b) saját gépjármű használatának eseti engedélyezése esetén a kiküldetési rendelvényben meghatározott távolság alapján a 60/1992. (IV. 1.) Korm. rendeletben foglaltak szerint.

60

2. A kiküldetési rendelvény szerinti költségek szabályszerű elszámolásáról a kiküldött gondoskodik, a munkáltató által igazolt kiküldetési rendelvény leadását követő 2 napon belül.

Záró rendelkezés Jelen intézményvezetői utasítás 2009. február 1.-vel lép hatályba és ezzel egyidejűleg minden korábbi vonatkozó belső utasítás hatályát veszti.

Kelt: 2009. február 6.

……………………………………. Intézményvezető

61

9. számú melléklet BIZONYLATI SZABÁLYZAT

II. A BIZONYLATI SZABÁLYZAT CÉLJA ÉS A BIZONYLAT FOGALMA

1. A szabályzat célja Jelen szabályzat célja, hogy: - meghatározza mindazokat az adathordozókat, amelyeket a vonatkozó rendelkezések az intézmény gazdálkodási területén a számviteli bizonylat fogalmi körébe utalnak, - meghatározza a számviteli bizonylatokban feltüntetendő adatokat, valamint a bizonylatok kezelését, feldolgozását és megőrzését, - megszilárdítsa a bizonylati fegyelmet, és szervezettebbé tegye az ügyviteli munkát. 2. A számviteli bizonylat fogalma Számviteli bizonylat (továbbiakban: bizonylat) minden, a számviteli nyilvántartásokban való rögzítés céljára kiállított olyan okmány, fel- jegyzés, kimutatás - ideértve a gépi berendezés által rögzített adatokat is -, amely a gazdasági műveletek, események megtörténtét, hatásuk értékét, illetve mennyiségi és minőségi adataikat hitelt érdemlően igazolja.

III. A BIZONYLAT KIÁLLÍTÁSÁNAK SZABÁLYAI 1. A bizonylat kiállításának módja A bizonylat kiállítható kézírással, írógéppel, vagy számítógéppel kódolt vagy kódolatlan formában automatikus adatrögzítés útján. A bizonylatokat olvashatóan kell kiállítani. A bizonylat adatainak alakilag és tartalmilag hitelesnek, megbízhatónak és helytállónak kell lennie.

62

A bizonylatot a gazdasági művelet, esemény megtörténtének, illetve a gazdasági intézkedés megtételének vagy végrehajtásának időpontjában kell kiállítani, illetve külső szervvel kiállíttatni. A költségvetési beszámolót, valamint az azt alátámasztó főkönyvi kivonatot, leltárt és értékelést, analitikus nyilvántartást olvasható formában, legalább 10 évig meg kell őrizni. Egyéb bizonylatokat legalább az adó megállapításához való jog elévüléséig kell olvasható formában megőrizni. A több példányban készülő bizonylat valamennyi példányát egyidejűleg kell kiállítani. 2. A bizonylat előírásszerű javítása A bizonylatra helytelenül bejegyzett adatokat át kell húzni oly módon, hogy az eredeti bejegyzés (szám vagy szöveg) olvasható maradjon. A helyes adatot vagy szöveget az áthúzott szám vagy szöveg fölé kell írni. A hibás bejegyzést minden példányon javítani kell. A javított bizonylatot a helyesbítő személyeknek alá kell írni, és fel kell tüntetni a helyesbítés időpontját is. A bizonylaton a hiba kijavítására csakis a bizonylatot kiállító jelenlétében vagy annak tudomásával kerülhet sor. Pénztári és bankbizonylatok javítása tilos! Helytelenül, hibásan kiállított pénztári vagy bankbizonylat helyett mindenkor újat kell kiállítani, illetve kiállítatni. A több tétel elszámolására alkalmas, több soros vagy rovatos bizonylatokon (formanyomtatvány) az esetleg üresen maradó sorokat vagy rovatokat át kell húzni, hogy azokra utólag adatokat bejegyezni lehessen.

IV. A BIZONYLAT ALAKI ÉS TARTALMI KÖVETELMÉNYE 1. A bizonylat alaki és tartalmi követelményei Az alaki kellékek általában azok a fonnák, példányszámok, amelyeket a bizonylati rend meghatároz. A tartalmi kellékek a jogosságra, a szükségszerűségre és az adathűségre vonatkoznak. A bizonylatokon minden esetben szerepelni kell a következő adatoknak: - a bizonylat megnevezése és sorszáma, - a kiállító szerv megnevezése, adószáma, - a gazdasági művelet tartalmának pontos leírása,

63

- a gazdasági műveletet elrendelő személy vagy szervezet megjelölése, az utalványozó és a rendelkezés végrehajtását igazoló személy ér- vényesítő aláírása, - a gazdasági esemény összegszerű adatai (Ft -összeg, mennyiségi adat stb.), a felszámolt általános forgalmi adó (25 %, illetve 15 % mértéke,) - a kiállítás helye és ideje, - a kiállításért felelős dolgozó aláírása, - gépi adatfeldolgozás esetén a napló száma, bizonylatot kiállító. törzsszáma, bizonylat neme, feldolgozás időszaka, feldolgozott tételek sorszáma.

2. Teljesített szolgáltatás számlázásának szabályai A számla az elvégzett szolgáltatásról, értékesített termékről kiállított bizonylat, amely alkalmas adóigazgatási azonosításra. A számlának tartalmaznia kell a számla sorszámát, kiállítás időpontját, szállító nevét és címét, adószámát. a teljesítés helyét és időpontját, a termék, szolgáltatás megnevezését, mennyiségi egységét, adó nélküli egységárát, adó nélküli ellenértékét, az általános forgalmi adó mértékét, összegét tételenként és: összesen, a vevő által fizetendő összeget, a fizetés módját és határidejét, a gazdálkodó szerv cégbélyegzőjét, aláírásra jogosultak szabály- szerű aláírását. A számlát legkésőbb a szolgáltatás teljesítése után 5 napon belül kell kiállítani és a vevőnek megküldeni. A költségvetési beszámolót, valamint az azt alátámasztó főkönyvi kivonatot, leltárt és értékelést, analitikus nyilvántartást olvasható formában, legalább 10 évig meg kell őrizni. Egyéb bizonylatokat legalább az adó megállapításához való jog elévüléséig kell olvasható formában megőrizni. A több példányban készülő bizonylat valamennyi példányát. egyidejűleg kell kiállítani. 3. A bizonylat előírásszerű javítása A bizony latra helytelenül bejegyzett adatokat át kell húzni oly módon, hogy az eredeti bejegyzés (szám vagy szöveg) olvasható maradjon. A helyes adatot vagy szöveget az áthúzott szám vagy szöveg fölé kell írni. A hibás bejegyzést minden példányon javítani kell. A javított bizonylatot a helyesbítő személyeknek alá kell írni, és fel kell tüntetni a helyesbítés időpontját is. A bizonylaton a hiba kijavítására csakis a bizonylatot kiállító jelenlétében vagy annak tudomásával kerülhet sor.

64

Pénztári és bankbizonylatok javítása tilos! Helytelenül, hibásan kiállított pénztári vagy bankbizonylat helyett mindenkori újat kell kiállítani, illetve kiállítatni. A több tétel elszámolására alkalmas, több soros vagy rovatos bizonylatokon (formanyomtatvány) az esetleg üresen maradó sorokat vagy rovatokat át kell húzni, hogy azokra utólag adatokat bejegyezni ne lehessen.

IV. A BIZONYLAT ALAKI ÉS TARTALMI KÖVETELMÉNYE 1. A bizonylat alaki és tartalmi követelményei Az alaki kellékek általában azok a formák, példányszámok, amelyeket a bizonylati rend meghatároz. A tartalmi kellékek a jogosságra, a szükségszerűségre és az adathűségre vonatkoznak. A bizonylatokon minden esetben szerepelni kell a következő adatoknak: - a bizonylat megnevezése és sorszáma, - a kiállító szerv megnevezése, adószáma, - a gazdasági művelet tartalmának pontos leírása, - a gazdasági műveletet elrendelő személy vagy szervezet megjelölése, az utalványozó és a rendelkezés végrehajtását igazoló személy érvényesítő aláírása, - a gazdasági esemény összegszerű adatai (Ft-összeg, mennyiségi adat stb.), a felszámolt általános forgalmi adó (25 %, illetve 12 % mértéke,) - a kiállítás helye és ideje, - a kiállítás ért felelős dolgozó aláírása, - gépi adatfeldolgozás esetén a napló száma, bizonylatot kiállító törzsszáma, bizonylat neme, feldolgozás időszaka, feldolgozott tételek sorszáma. 2. Teljesített szolgáltatás számlázásának szabályai A számla az elvégzett szolgáltatásról, értékesített termékről kiállított bizonylat, amely alkalmas adóigazgatási azonosításra. A számlának tartalmaznia kell: A számla sorszámát, kiállítás időpontját, szállító nevét és címét, adó- számát. a teljesítés helyét és időpontját, a szolgáltatás megnevezését, mennyiségi

65

egységét, adó nélküli egységárát, adó nélküli ellenértékét, az általános forgalmi adó mértékét, összegét tételenként és összesen, a vevő által fizetendő összeget, a fizetés módját és határidejét, a gazdálkodó szerv cégbélyegzőjét, aláírásra jogosultak szabályszerű aláírását. A számlát legkésőbb a szolgáltatás teljesítése után 5 napon belül kell kiállítani és a vevőnek megküldeni.

3. A bizonylat számozása A bizonylatokat a gazdasági események sorrendjének megállapítása céljából számozni kell. Év elejétől folyamatos sorszámmal kell ellátni a szállítók számláit, a hivatal által kibocsátott számlákat, a bevételi és kiadási pénztárbizonylatokat. A szigorú számadású nyomtatványokat a kézhezvételkor kell sor- számozni. 4. A bizonylatok aláírása A bizonylatok kiállítói, ellenőrei tartoznak aláírásukkal felelősséget vállalni tevékenységükért. A bizonylatok alapján érdemi intézkedést csak akkor szabad tenni, ha a bizonylatokon szereplő aláíró az alá- írásban megbízottak között szerepel. A bizonylatok kiállítói, ellenőrei kötelesek aláírásukkal felelősséget vállalni tevékenységükért. (A pénztárbizonylatot kiállító alkalmazott az ellenőr intézményvezető). A bizonylatok aláírására jogosult felelős dolgozókat az intézményvezetője jelöli ki. A bizonylatok alapján érdemi intézkedést csak akkor szabad tenni, ha a bizonylatot arra jogosult írta alá. Utalványozási jogosultsággal az intézet igazgatója, ellenjegyzői jogosultsággal a gazdasági vezető rendelkezik. Bárki, aki jogosult az intézmény költségvetési előirányzat a terhére anyagi következménnyel járó gazdasági eseményről szóló bizonylatot, okmányt készíteni, aláírni, köteles a bizonylat alaki, tartalmi hite- lességéről meggyőződni. A követelményeknek meg nem felelő bizonylat átvevője anyagi felelősséggel tartozik.

66

V. A PÉNZFORGALOMMAL KAPCSOLATOS BIZONYLATOK UTALVÁNYOZÁSA, ÉRVÉNYESÍTÉSE A kiadások teljesítése, illetve beszedésének elrendelése előtt meg kell vizsgálni a bizonylatokon azok jogosságát, összegszerűségét és az előírt alaki és tartalmi kellékek betartását. Meg kell állapítani, hogy a kedvezményezettet előzetes kötelezettségvállalás, jogszabály vagy egyéb intézkedés alapján megilleti-e a kifizetendő összeg, illetve befizetés esetén a befizetővel szembeni követelés fennáll-e. Meg kell állapítani, hogy a kifizetéshez szükséges kiadási előirányzat rendelkezésre áll-e, befizetés esetén a befizetővel szembeni előírás fennáll-e. Állóeszköz vagy készletvásárlást az analitikus nyilvántartásban rögzíteni kell. Szolgáltatás teljesítésénél a munka elvégzését igazolni kell. A fenti feltételek megléte esetén az összeg kifizetését vagy beszedését utalványozni kell. Az utalványozási jogkör gyakorlásánál az utalványozás rendjére vonatkozó polgármesteri utasítás alapján kell eljárni. Az utalványozást, OTP forgalom esetében utalvány-nyomtatványra kell rávezetni. Az utalványozási rendelkezést az utalványozásra jogosultnak sajátkezű aláírásával kell ellátni. Jogosulatlan aláíró által aláírt és annak alapján teljesített kifizetésből származó hátrányokért a teljesítőt, illetve a jogosulatlan aláírót egyetemleges anyagi és fegyelmi felelősség terheli.

VI. A BIZONYLATOK ÜGYVITELI ELLENŐRZÉSÉNEK RENDJE ÉS AZ ELLENŐRZÉS MÓDJA A bizonylatok ellenőrzésének célja a tartalmi és számszaki felülvizsgálat. Számszaki ellenőrzéskor mind a pénztár kezelésével, mind az OTP forgalommal megbízott dolgozónak meg kell győződni arról, hogy a bizonylaton szereplő számolási műveletek helyesek-e, valamint a feltűntetett természetbeni mennyiség adatai és az értékbeni adatok helyesek, kellően dokumentáltak-e. Ilyen számszaki ellenőrzést köteles a kiállító is elvégezni, amikor a bizonylatot kiállította. A tartalmi ellenőrzés keretébe a bizonylat kiállítási jogosságának, szükségességének. igazoltatási feltételeinek ellenőrzése tartozik.

67

A tartalmi ellenőrzés kiterjed: - a kiállítás időpontjára, - a vonatkozó gazdasági esemény adataira, - a bizonylat hitelességét dokumentáló aláírások vizsgálatára. Ellenőrizni kell a bizonylaton szereplő egyéb adatok felvezetését, a sorszám helyességét, a szükséges mellékletek, okmányok, stb. A számszaki, mind a tartalmi ellenőrzés megtörténtét az ellenőrzést végző dolgozó a bizonylaton aláírásával vagy kézjegyévei tartozik igazolni. A bizonylat ellenőrzésének minden esetben feldolgozás előtt kell megtörténni. Ellenőrizetlen bizonylatot feldolgozni nem szabad.

VII. A BIZONYLATI NYOMTATVÁNYOK BESZERZÉSE ÉS KEZELÉSE A munkatársak kötelesek a bizonylati nyomtatványkészletet felülvizsgálni és gondoskodni annak megfelelő pótlásáról. Az új bizonylatok megrendelését a gazdasági főelőadóhoz kell továbbítani. A szükséges új bizonylatok, valamint a bizonylatonként felhasználásra kerülő egyes nyomtatványok beszerzése hosszabb átfutási időt vesz igénybe. Ennek ismerete mellett az igényt úgy kell meghatározni, hogy a gazdasági műveletek folyamatos és zavartalan biztosítása érdekében mindenkor megfelelő készlet álljon rendelkezésre. A bizonylatokat, okmányokat, nyomtatványokat a Bizonylati Szabályzatban rögzített előírástól eltérő célra felhasználni vagy azokkal pazarló módon bánni nem szabad.

VIII. A BIZONYLATOK ÚTJA, A BIZONYLATOK TOVÁBBÍTÁSA A gazdálkodó szerv működésével, ügyvitelévei kapcsolatos új bizony- lat alkalmazását az intézetvezető vagy a gazdasági vezető helyettes engedélyezi.

68

A bizonylattovábbítás az ügyviteli folyamat szerves része, lényeges feladat. A gazdasági hivatali helyettes munkaköri kötelessége, hogy a továbbítás helyes megoldását - a bizonylati út betartása és az egyenletes bizonylatáramlás érdekében - a. bizonylati út mindenkori betartatását biztosítsa. IX. A BIZONYLATOK FELDOLGOZÁSA A feldolgozás készülhet manuálisan vagy gépi úton. Mindkét esetben a feldolgozás helyén, a feldolgozás előtt meg kell győződni arról, hogy az előírt számszaki és tartalmi ellenőrzés megtörtént-e. Amennyiben a bizonylat könyvelési tételt von maga után, az előkészítés következő művelete a könyvelési számlaszámok kijelölése, majd a kijelölés (kontírozás) ellenőrzése, gépi adatfeldolgozás esetén az elő- írt kódolás. Az előkészítés után kerülhet sor a bizonylatok feldolgozására. A feldolgozásnak mindenkor az alapbizonylatból kell történnie. Alapbizonylat az eredeti, illetve elsődleges bizonylat, amely a gazdasági ki- hatású eseményt először rögzíti. A feldolgozás bizonylatmásolatról is történhet abban az esetben, ha a másolat pontosan egyezik az alapbizonylattal, ugyanazokat a kellékeket tartalmazza és azt a másolatot kiállító szerv hitelesítette. Hiteles kivonat az elsődleges bizonylat egyes meghatározott adatainak lemásolása utáni adatközlés összessége, amelyet az arra feljogosított személy, a gazdasági hivatali helyettes vagy az általa kijelölt személy hitelesítésével ad ki. Az így kiállított és kiadott hiteles ki- vonat alapadat hordozóként, első leges bizonylatként használható fel. A bizonylatot el kell látni a számlakijelölést, illetve kódolást végző személy kézjegyévei, valamint a könyvelés megtörténtét, időpontját igazoló és az egyeztetést, valamint a visszakeresést elősegítő hivatkozással. Kiállítás megtörténtét aláírással igazolni kell. Külső bizonylatok Külső számviteli bizonylatnak minősülnek azok az okmányok, amelyeket elsődlegesen nem az intézménynél állítottak ki. A külső számviteli bizonylatok postabontás után az illetékeshez kerülnek tovább feldolgozásra. A kezelés menetének rendszerezése céljából - ahol az szükséges - a külső okmányt a feldolgozás (mellett) menetét biztosító belső bizony- lattal kell ellátni. Ennek megfelelően:

69

- a külső felektől beérkező számlákat, - a külső felektől beérkező mindennemű terheléseket és jóváírásokat belső likvidációs bizony lattal (pl. a számlákat utalványrendelettel) kell a feldolgozás előtt felszerelni. Külső féltől beérkezett bizonylaton megállapított hibák esetén kifogásoló levelet kell írni. A levélben rögzíteni kell a kifogásolás okát a bizonylat egyidejű visszaküldése mellett.

X. A BIZONYLATOK MEGÓRZÉSÉNEK, IRATTÁROZÁSÁNAK ÉS SELEJTEZÉSÉNEK RENDJE 1. A számviteli bizonylatok megőrzése, irattározása Az irattározás alapvető célja a visszakeresés megkönnyítése. Visszakeresésnél a cél az, hogy a keresett bizonylat minél rövidebb idő alatt megtalálható legyen, és ezt a bizonylatok rendszerezett irattározása útján kell biztosítani. A bizonylatok irattározása, megőrzése átmeneti vagy tartós lehet. Az átmeneti megőrzés célja, hogy a bizonylat a munkát végző dolgozó részére hozzáférhető legyen. A tartós megőrzés célja az, hogy a bizonylatok előre meghatározott ideig rendelkezésre álljanak. A bizonylatok végleges megőrzésének rendjét úgy kell kialakítani, hogy a könyvelési feljegyzések hivatkozás a alapján a bizonylatok visszakereshetők legyenek. A bizonylatok végleges megőrzési helyét az irattári rendben való megőrzéséhez szükséges tároló eszközöket (állványok, fedőlemezek. stb.) és a nyilvántartási segédleteket a szükségletnek megfelelően biztosítani kell. Gondoskodni kell arról is, hogy az egyedi bizonylatokat év végén tartós borítóval lássák el (beköttetés). Bizonylatot a megőrzési helyéről elvinni csak elismervény ellenében szabad. A bizonylatokat az irattározási szabályzatban meghatározott ideig kell tárolni.

70

2. A számviteli bizonylatok selejtezése A selejtezhető számviteli bizonylatokat a megőrzési idő eltelte után az irattárból selejtezni kell. A hivatalnál a selejtezéseket a lejáratot követő év márciusában kell le bonyolítani. A selejtezés lebonyolítására a gazdasági hivatali helyettes selejtezési felelőst nevez ki, akinek irányítása mellett a bizonylatok tartós meg- őrzését ellátó dolgozók (irattárosok) a selejtezést lebonyolítják. Amennyiben a selejtezésre váró bizonylatanyag mennyisége az előzőekben meghatározott dolgozók kapacitását meghaladja, a bizonylat selejtezésének végrehajtására selejtezési bizottságot kell létrehozni. A selejtezési bizottságot a gazdasági hivatali helyettes nevezi ki. A selejtezési bizottság vezetője a selejtezési felelős. A selejtezési bizottság támogatja a selejtezési felelőst a selejtezési munkaterv összeállításában és végrehajtásában. A bizonylatok selejtezésénél jegyzőkönyvet kell felvenni. A selejtezési jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell a selejtezés során átvizsgált és selejtezésre javasolt bizonylatokat (irattári szám szerint, bizonylatféleségenként és keltezésük ideje szerint. A selejtezési jegyzőkönyv felvétele után a selejtezés tényét be kell vezetni az irattározás bejegyzésére szolgáló kezelőkönyvbe (irattári nyilvántartó könyvbe) "Kiselejtezve" szó bejegyzésével és a selejtezésre került bizonylatokat a helyi hulladékégetőben meg kell semmisíteni. A bizonylatselejtezés időpontjáról a területileg illetékes Állami Levéltárnak írásbeli értesítést kell küldeni, megjelölve benne a selejtezésre kerülő bizonylatféleségeket. Az Állami Levéltár a selejtezés idő- szakában esetenként szakértőket küldhet a szervhez. A levéltár által kiküldött szakértő utasításokkal látja el az iratselejtezési felelőst, illetve a selejtezési bizottságot. A nem selejtezhetőnek nyilvánított bizonylatokat kiselejtezni nem szabad, azokat átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében meghatározott időben az Állami Levéltárnak át kell adni.

71

XI. SZIGORU SZAMADASÚ NYOMTATVÁNYOK 1. A szigorú számadású nyomtatványok meghatározása A szigorú számadási kötelezettség alá vont nyomtatványok az intézmény elszámolási körében a Bizonylati Szabályzat kiadásakor a következők: - készpénzcsekk, - elszámolási utalvány, - bevételi- , és kiadási pénztárbizonylat, - pénztárjelentés, - számlatömb, - anyagkiadási, anyagbevétel és anyag-visszavételi jegyek, - leltárfelvételi ívek (kitöltés után), A fent felsorolt nyomtatványokon kívül a jövőben szigorú számadási kötelezettség alá vont nyomtatványoknak kell minősíteni azokat, amelyeknél. - illetéktelen felhasználás esetén az intézmény a címzettel szemben felszólamlással nem élhet, - beszerzése után a nyomtatványértéket meghaladó ellenértéket kell fizetni (pl. jegyek, tüzelőutalványok), - illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat ( pl.: bevételi és kiadási pénztárbizonylat, leltárfelvételi jegyek). A szigorú számadás alá tartozó nyomtatványok jegyzékének módosítása, saját előállítású nyomtatvány tervezése, módosítása, megszüntetése a gazdasági hivatali helyettes hozzájárulásával történhet. A szigorú számadású nyomtatványokról fajtánként hitelesített nyilvántartás kell vezetni. 2. Értékcikkek meghatározása Értékcikkek fogalomkörébe azok a nyomtatványok tartoznak, melyekért megvételükhöz annyi összeget kell fizetni, mint mennyit nyomdai úton azokon megjelöltek, vagy olyan összeget képviselnek.; mint amennyi szolgáltatást annak fejében az értékcikk bemutatója kap.

72

A fent felsorolt értékcikkeken kívül a jövőben szigorúan elszámolandónak kell minősíteni minden olyan értékcikket, melyért az érte járó szolgáltatás értékét kell megfizetni.

3. A szigorú számadás alá tartozó nyomtatványok kezelése A szigorú számadás alá tartozó nyomtatványokból beszerzett készleteket át kell adni a nyomtatványok megőrzésével megbízott dolgozó részére, állománybevétel, kezelés és megőrzés végett. A szigorú számadás alá tartozó nyomtatványokról - nyomtatványfajtánkét elkülönítve - hitelesített nyilvántartást kell vezetni. Ez a megbízott nyilvántartása az állományba vett nyomtatványokról. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell: - a nyomtatványt kísérő számla azonosító adatait, - a beérkezett nyomtatványok mennyiségét, - a kezdő és végső sorszámot, - a kiadás keltét, - az igénylő személy megnevezését, - a kiadott nyomtatványok sorszámát és mennyiségét - az átvételi elismervényt - a leadott tőpéldány átvételének elismerését. Az átvétel alkalmával a nyomtatványokat használó dolgozónak meg kell vizsgálni, hogy az egyes füzetekben az lapok teljes számban meg vannak-e, valamint az főlapon a sorszám és az esetleges egyéb jelzések helyesek-e. A szigorú számadás alávont nyomtatványokat lehetőleg páncélszekrényben kell őrizni. Aki a szigorú számadás alá tartozó nyomtatványokkal kapcsolatos rendelkezéseket megszegi, vagy a rendelkezések megtartásáról nem gondoskodik, anyagi és fegyelmi felelősséggel tartozik. A kiállítás közben vagy más módon elrontott, illetve elszakadt szigorú számadás alá tartozó nyomtatványokat vastag vonallal keresztben át kell húzni, és "Rontott" felírással kell ellátni. A szigorú számadás alá vont nyomtatványok rontott példányait - tételes nyilvántartás esetén - a nyilvántartásba is be kell vezetni. 4. A szigorú számadás alá tartozó nyomtatványok felhasználása A szigorú számadás alá tartozó nyomtatványok körében a készpénz csekk felhasználója hitelesített nyilvántartást köteles vezetni.

73

A kiállítás közben vagy más módon elrontott, illetve leszakadt szigorú számadás alá tartozó nyomtatványokat vastag vonallal keresztben át kell húzni és "Rontott" jelzést (amennyiben van ilyen) a nyomtatvány tőszelvényén, tételesen nyilvántartott nyomtatványok esetén a nyilvántartásba is - fel kell jegyezni. Szigorú számadású nyomtatványokat az indokolt szükségletnek megfelelően kell a felhasználó helyre rendelkezésre bocsátani. ~ A betelt szigorú számadású nyomtatványokkal a felhasználónak el kell számolni a nyomtatványok megőrzésével megbízott dolgozó felé. Új szigorú számadású nyomtatvány kiadása csak a régi leadása után engedélyezhető. 5. A szigorú számadás alá tartozó nyomtatványok bizonylati jellege A szigorú számadás alá tartozó nyomtatványok kezelésére vonatkozó utasítás teljes körű és azokra a nyomtatványokra is vonatkozik, amelyek nem tartoznak a számviteli bizonylat fogalmi körébe. (pl.: kész- pénzcsekk stb.)

XII. A BIZONYLATOK SZABVÁNYOSÍTÁSA A számviteli bizony lati nyomtatványok alkalmazásánál törekedni kell arra, hogy szabványosított nyomtatványok kerüljenek felhasználásra. Szabványtól eltérő nyomtatványokat csak speciális feladatok ellátásával kapcsolatos munkáknál szabad használni. Azokat a bizonylatnyomtatványokat, amelyeket nem szabványosítottak, vagy amelyek beszerzése komoly problémát okoz, a gazdasági hivatali helyettes engedélyével házon belül lehet előállítani. Ezek nem tartalmazhatnak kötelező hatályú állami szabvánnyal ellenkező előírásokat.

74

ZARÓ RENDELKEZÉSEK 1. Jelen bizonylati szabályzat 2009. február 1.-től lép hatályba és ezzel egyidejűleg hatályát veszti minden korábbi vonatkozó belső utasítás. 2. A bizonylati szabályzat hatálya kiterjed az intézmény valamennyi érintett dolgozójára. 3. A szabályzat tartalmát az intézmény vezetője köteles ismertetni a beosztott munkatársakkal. A szabályzat egy példányát hozzáférhetővé kell tenni az intézmény valamennyi alkalmazottja számára.

Kisszállás, 2009. február 6.

…………………………………… Intézményvezető

75

10. számú melléklet

EGYÜTTMŰKÖDÉSI MEGÁLLAPODÁS

Amely létrejött egyrészről az Önkormányzat Polgármesteri Hivatala mint önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv, másrészről a megállapodás mellékletében felsorolt önállóan működő önkormányzati intézmények között az államháztartásról szóló és többször módosított 1992. évi XXXVIII. tv. Valamint a végrehajtására kiadott 292/2009 (XII. 19.) Korm. rendeletben foglaltak alapján. I. Az együttműködés általános szempontjai 1./ Az önállóan működő és gazdálkodó és az önállóan működő intézmények együttműködésének célja az, hogy a hatékony és takarékos intézményi gazdálkodás szervezeti feltételeit teremtse meg. 2./ Az együttműködés nem csorbítja az önállóan működő intézmény gazdálkodási, szakmai döntésjogi rendszerét, önálló személyiségét és felelősségét. 3./ Mindazokat a gazdálkodási feladatokat, amelyek személyi és tárgyi feltételei az részben önállóan működő intézménynél nincsenek meg, köteles az önállóan működő és gazdálkodó ellátni. 4./ Az önállóan működő és gazdálkodó biztosítja a szabályszerű, törvényes és ésszerű gazdálkodás feltételeit. 5./ A 4./ pontban foglaltakat az önállóan működő és gazdálkodó elsősorban érvényesíti, ellenjegyzési jogkörének gyakorlásán keresztül és a más, a gazdasági folyamatokba beépített belső ellenőrzési feladatainak ellátása során biztosítja.

76

6./ A kötelezettségvállalási jogkört az intézményvezetők a megállapodás melléklete szerint saját hatáskörükben gyakorolják, a mellékletben nem szereplő esetekben átruházzák az önállóan gazdálkodó szerv vezetőjére. 7./ Az önállóan működő és gazdálkodó köteles a kiemelt előirányzatokról intézményenként – azon belül szakfeladatonként szakfeladatonkénti – előirányzat nyilvántartást vezetni. 8./ A kötelezettségvállalás nyilvántartása az önállóan működő és gazdálkodónál történik. A nyilvántartás naprakészen mutatja a folyamatban lévő kötelezettségvállalásokat, illetve ezek hó végi állományát. 9./ A számviteli /Főkönyvi/ könyvelést az önállóan működő és gazdálkodó vezeti, gondoskodik arról, hogy a számvitelben a gazdasági események intézményenként elkerüljenek egymástól. 10./ Az önállóan működők által teljesített adatszolgáltatások valóságáért saját nyilvántartási rendszerénél az önállóan működő intézmény vezetője, míg az egyéb pénzügyi információs szolgáltatások tekintetében az önállóan működő és gazdálkodó a felelős. 11./ Az önállóan működő és gazdálkodó gondoskodik arról, hogy a gazdálkodással kapcsolatos állami, önkormányzati szabályozások eljussanak az önállóan működőkhöz és azok gyakorlati végrehajtását segítse. 12./ Az önállóan működő készpénz-ellátmány körét és elszámolásának rendjét, illetve a költségvetési tervben meghatározott előirányzatokhoz kapcsolódó készpénz bevételi és kiadási felhasználásának és elszámolásának rendjét a készpénzkezelési szabályzat tartalmazza.

77

II. Az együttműködés területei, feladatai a gazdálkodás során

1. Az éves költségvetés tervezése 1./1 Az önállóan működő és gazdálkodó az önállóan működővel együttműködve figyelemmel kíséri az éves költségvetés teljesítését és ezek alapján számításokat végez a következő évi előirányzatokhoz. 1./2 A költségvetési koncepció elkészítéséhez az önállóan működő adatot szolgáltat a Polgármesteri Hivatalnak az alábbiakban: - létszám, személyi juttatások - felhalmozási kiadások és karbantartási feladatok - működési kiadások - bevételek tekintetében. 1./3 A költségvetési koncepció összeállítása előtt a jegyző áttekinti az önállóan működő és gazdálkodó, valamint az önállóan működő költségvetési szervek következő évre vonatkozó feladatait, az önkormányzat bevételi forrásait, kialakítja költségvetési koncepcióját, amelyet a polgármester terjeszt a Képviselő testület elé. 1./4 Az önállóan működő intézmény részére az éves tervének elkészítéséhez az önállóan működő és gazdálkodó szerv információt szolgáltat. Az önállóan működő szerv az információk birtokában az intézményére vonatkozóan elkészíti a költségvetését, amelyet az önállóan működő és gazdálkodóhoz benyújt önkormányzati összesítés végett. A költségvetés tartalmazza a működési fenntartási előirányzatok önállóan működő és gazdálkodó, valamint önállóan működő költségvetési szervenként, kiemelt előirányzatonként részletezve: - felújítási előirányzatokat célonként - felhalmozási kiadásokat feladatonként - éves létszámkeretet - működési és felhalmozási célú bevételi és kiadási előirányzatokat tájékoztató jelleggel - mérlegszerűen, - egymástól elkülönítetten,

78

- de a finanszírozási műveleteket is figyelembe véve, - együttesen, egyensúlyban. - az év várható bevételi és kiadási előirányzatainak teljesítéséről előirányzat-felhasználási ütemtervet készít. 1./5 A költségvetés önkormányzati testületi elfogadása után az önállóan működő és gazdálkodó tájékoztatja az intézményt a kiemelt előirányzatok összegéről és felvezeti az előirányzatokat kiemelt előirányzatonként, szakfeladatonként. 1./6 Az önállóan működő és gazdálkodó elkészíti az elemi költségvetés szöveges indokolását és ezt megküldi az önállóan működőknek. 2. Előirányzat felhasználás, előirányzat módosítás 2./1 Előirányzatok feletti jogosultság: Teljes jogkörrel rendelkezik az önállóan működő és gazdálkodó, amely saját előirányzatai, valamint az önállóan működők felügyeleti szerv által meghatározott előirányzatai felett rendelkezni jogosult. Részjogkörrel rendelkeznek az önállóan működő szervek. Az éves költségvetési rendeletben a részükre megállapított működési feladatok előirányzatainak betartásáért kiemelt előirányzat csoportonként (személyi juttatás, munkaadót terhelő járulékok, dologi kiadások, intézményi működési bevételek) a költségvetési szerv felelős. 2./2 Az előirányzatok közötti átcsoportosítást a költségvetési szerv a felügyeleti szerv felé kezdeményezi. A központi költségvetésből intézményt érintő pótelőirányzatok automatikusan átvezetésre kerülnek az intézményi költségvetésen, az intézményvezető egyidejű tájékoztatása mellett. 2./3 Az önállóan működő költségvetési szerv felelős a az intézmény működéséhez szükséges előirányzatok felhasználásának szükségességéért, az igénybevett szolgáltatások mennyiségéért, mértékéért, az elvárható takarékosság betartása mellett. Ha nem tesz eleget kötelezettségének, akkor az önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv kezdeményezésére a felügyeleti szerv az előirányzatok feletti rendelkezési jogosultságot visszavonhatja, illetve korlátozhatja.

79

2./4 Az önállóan működő költségvetési szerv előirányzatainak felügyeleti hatáskörbe tartozó változtatását a pénzügyi-gazdálkodási feladatait végző önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv vezetője jogosult kezdeményezni a felügyeleti szervnél. A változás kezdeményezéséhez az önállóan működő költségvetési szerv vezetőjének egyetértése szükséges. 3. Kiadások teljesítése, bevételek beszedése 3./1 A kötelezettségvállalás rendje A költségvetési szerv nevében a költségvetési feladatainak ellátása /végrehajtása/ során fizetési vagy más teljesítési kötelezettséget vállalni az önállóan működő és gazdálkodó szerv, illetve az önállóan működő szerv vezetője, vagy az általa megbízott személy jogosult a költségvetési alapokmányban foglalt feladatainak célszerű és hatékony ellátására figyelemmel. A kötelezettségvállalásnak előirányzat felhasználási terven kell alapulnia. A kötelezettségvállalás ellenjegyzés után csak írásban történhet.

3./2 Az ellenjegyzés rendje Az ellenjegyzésre a jegyző illetve az önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv megbízott dolgozója jogosult. Az ellenjegyzési jogkör gyakorlója a kötelezettségvállalás ellenjegyzése előtt meggyőződik arról, hogy a szükséges pénzügyi fedezet rendelkezésre áll-e és nincs e más akadálya a kötelezettségvállalásnak. Az ellenjegyzési jogkör gyakorlója amennyiben valamilyen szabálytalanságot tapasztal, megtagadja az ellenjegyzést és ennek tényét, valamint indokait írásban közli az önállóan működő intézmény vezetőjével. 3./3 Az érvényesítés rendje A kiadás teljesítésének és a bevétel beszedésének elrendelése előtt okmányok alapján szakmailag igazolni kell azok jogosultságát, összegszerűségét, a szerződés, megrendelés, megállapodás teljesítését, a pénzügyi fedezet meglétét és azt, hogy az előírt alaki követelményeket betartották-e. Érvényesítést a jegyző

80

által megbízott önállóan működő és gazdálkodó szerv pénzügyi-számviteli szakképesítésű dolgozója végzi. 3./4 Az utalványozás rendje A kiadás teljesítésének, a bevétel beszedésének, elszámolásának elrendelésére az önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv vezetője, vagy az általa megbízott személy jogosult. Utalványozni csak az érvényesített okmányra rávezetett, vagy külön írásbeli rendelkezéssel lehet. 4. Pénzellátás, pénzkezelés 4./1 Költségvetési elszámolási számlák Az önállóan működő és gazdálkodó költségvetési intézmény önálló bankszámlával rendelkezik. Az önállóan működő intézmények számlakifizetései, bankszámla forgalma is ezen a számlán bonyolódik. 4./2 A készpénzkezelés rendje Az önállóan működő készpénz bevételi és kiadási feladatait az önállóan működő és gazdálkodó szerv végzi. Az önállóan működő költségvetési szervek vezetői felelősek a bevételek beszedéséért. A készpénzkezelés részletes szabályait a pénzkezelési szabályzat határozza meg. 5. Könyvvezetés, beszámolás 5./1 Az önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv a tevékenysége során előforduló, valamint az önállóan működő költségvetési szervek vagyoni és pénzügyi helyzetére kiható gazdasági eseményekről a kettős könyvvitel rendszerében módosított teljesítés szemléletű nyilvántartást vezet, melyet a naptári év végével lezár.

81

5./2 Az önállóan működő és gazdálkodó szerv készíti: - az elemi költségvetést - időközi költségvetési jelentést - időközi mérlegjelentést - költségvetési szervek elemi beszámolóját (féléves, éves), háromnegyedéves tájékoztatót - pénzmaradvány megállapítását, elszámolását. 6. A vagyongazdálkodás szabályai A vagyongazdálkodás szabályait az önkormányzat vagyonáról és vagyonnal való gazdálkodás szabályairól szóló 33/2000.(XII.14.)R. számú rendelet tartalmazza. 7. Az egyéb nyilvántartások vezetésének rendje 7./1 Az önállóan működő és gazdálkodó szerv vezeti a számviteli nyilvántartásokat, készletgazdálkodást, tárgyi eszközök analitikus nyilvántartását. 7./2 Az önállóan működő és gazdálkodó szerv vezetője minden év január 31-ig az önállóan működő intézmény vezetője véleményének kikérése után határozza meg az önkormányzat és intézményei gazdálkodásával kapcsolatos nyilvántartásainak rendjét. Ennek során figyelemmel kell lenni a magasabb szintű jogszabályokban előírt nyilvántartási kötelezettségre. A nyilvántartás a költségvetési terv megalapozását, az állami költségvetéssel szemben fennálló beszámolási, elszámolási kötelezettség megalapozottságát szolgálja. Ez az együttműködési megállapodás 2010. január 1-én lép hatályba, az ebben foglaltakat ettől kezdve kell alkalmazni.

82

Az együttműködési megállapodást aláírták:

Kisszállás Község Önkormányzata Polgármesteri Hivatal részéről

Kispál István polgármester

Csiszár Csaba jegyző

Kisszállás Község Önkormányzata Napraforgó Óvodája részéről

Varga Nándorné intézményvezető

Kisszállás Község Önkormányzata Sallai István Általános Iskola részéről

Zsoldos Ildikó igazgató

Kisszállás Község Önkormányzata Művelődési Ház és Könyvtár részéről

Zsoldos Ildikó intézményvezető

Az együttműködési megállapodásban érintett önállóan működő költségvetési intézmények

Sorszám Intézmény 1. Napraforgó Óvoda

2.

Sallai István Általános Iskola és Diákotthon

Szakfeladatok 5629121 8510001 8510111 8510121 4120001 5629131 8520111 8520121

Intézmény címe Kisszállás Felszabadulás u.34.sz. Kisszállás Iskola u. 20-22.sz.

83

3.

Művelődési Ház és Könyvtár

8520211 8520221 8559111 8520001 9101211 9101231 9105021

Kisszállás Felszabadulás 10.sz.

u.