Keterampilan Berkomunikasi Staf Layanan Perpustakaan Umum Daerah Kabupaten Bogor

Keterampilan Berkomunikasi Staf Layanan Perpustakaan Umum Daerah Kabupaten Bogor Safitri Ayu Lestari Utami B.R. Hariyadi Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya HYPERLINK "mailto:[email protected]" [email protected]

Abstrak Penelitian ini mengenai keterampilan berkomunikasi staf layanan perpustakaan di Perpustakaan Umum Daerah Kabupaten Bogor yang meliputi keterampilan berkomunikasi lisan, berkomunikasi tertulis, berkomunikasi audio visual, berkomunikasi terkomputerisasi, berkomunikasi bahasa asing, berkomunikasi interpersonal, dan berkomunikasi institusional yang mengacu pada Euroguide LIS (2004): Competencies and Aptitudes for European Information Professionals (vol 1). Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif. Informan utama dalam penelitian ini adalah staf layanan perpustakaan dan pengguna perpustakaan sebagai informan tambahan. Pengumpulan data dilakukan melalui wawancara dan observasi yang dilakukan selama tiga bulan mulai dari tanggal 19 Agustus sampai dengan 31 Oktober 2015. Berdasarkan penelitian dihasilkan kesimpulan bahwa keterampilan berkomunikasi staf layanan berada pada level 2 : pengetahuan tentang praktek dan teknik yaitu mampu menerapkan keterampilan dasar berkomunikasi, dapat mengerjakan tugas khusus dan berulang, dapat bekerjasama dengan pakar subjek, dan dapat memberikan instruksi praktis. Kata kunci : Komunikasi; keterampilan; berkomunikasi; kompetensi pustakawan; layanan perpustakaan; staf layanan perpustakaan

Communication Skills of Library Service Staff at Public Library of Bogor Regency Abstract

This research is about communication skills of library services staff at Public Library in Bogor Regency which include verbal communication, written communication, audio-visual communication, computerized communication, foreign language communication, interpersonal communication, and institutional communication that refer to Euroguide LIS (2004): Competencies and Aptitudes for European Information Professionals (vol 1).This is a qualitative research. The key informants of this research are

Keterampilan berkomunikasi staf ..., Safitri Ayu Lestari, FIB UI, 2014

the library service staff and supported by the users of library as an additional informants. Data collection is done through interviews and observations which is conducted for approximately three months from August 19 to October 31, 2015. The results of the research concludes that the communication skills of the library service staff are at level 2 : Knowledge of practice or techniques which means they are able to use basic communication skills, they can work on specific tasks and repetitive, they can collaborate with subject experts, and they can provide practical instruction. Key Words: Communication; communication skills; librarian competency; library service; library service staff

Pendahuluan Berdasarkan manifesto perpustakaan umum memiliki pengguna yang bersifat heterogen baik dari usia, jenis kelamin, pendidikan, sulu, ras, agama, status sosial dan ekonomi. Dengan pengguna yang demikian maka dalam memberikan layanan perpustakaan staf layanan perlu memiliki keterampilan khusus sehingga dapat memberikan layanan yang memuaskan kepaa pengguna perpustakaan. Layanan menurut F. Rahayuningsih merupakan tolok ukur keberhasilan sebuah perpustakaan karena dalam layanan terjadi penilaian yang dilakukan oleh pengguna perpustakaan. Salah satu keterampilan yang diperlukan oleh staf layanan perpustakaan adalah keterampilan berkomunikasi, apabila staf layanan perpustakaan memiliki keterampilan berkomunikasi yang baik, hal ini akan membantu staf layanan perpustakaan untuk memberikan informasi secara jelas dan dengan cara yang sesuai kepada pengguna serta pengguna akan memperoleh pemahaman yang lebih baik. Dalam pengamatan awal yang dilakukan oleh peneliti diketahui bahwa pengetahuan staf layanan Perpustakaan Umum Kabupaten Bogor mengenai pentingnya keterampilan berkomunikasi dalam layanan belum cukup. Oleh karena itu, peneliti merasa tertarik untuk meneliti mengenai bagaimana pengetahuan dan penerapan keterampilan berkomunikasi staf layanan Perpustakaan Umum Daerah Kabupaten Bogor. Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan sumbangsih bagi dunia ilmu perpustakaan dan berguna baik bagi Perpustakaan Umum Daerah Kabupaten Bogor maupun perpustakaan lainnya dalam membuat kebijakan layanan.

Tinjauan Teoritis Layanan merupakan salah satu kegiatan pokok perpustakaan, tidak terkecuali perpustakaan umum. Sutarno (2008) menyatakan pada prinsipnya layanan perpustakaan adalah layanan jasa, oleh karena itu yang penting untuk menjadi perhatian


bagi pengelola perpustakaan adalah bagaimana menciptakan kepercayaan, kepuasan, ketepatan, dan kecepatan. Dengan demikian, maka petugas di meja layanan dan informasi semestinya dipersiapkan dengan sebaik-baiknya. Dengan cara memberikan bekal pengetahuan, keterampilan, pengalaman, dan sikap perilaku yang simpati. Lebih lanjut Sutarno (2008) menjelaskan pekerjaan melayani pengunjung dilakukan oleh staf layanan perpustakaan agar staf bagian layanan tersebut dapat melakukan pekerjaannya dengan baik, maka diperlukan persiapan dengan sebaikbaiknya. Persiapan yang dibutuhkan mereka meliputi penampilan fisik, dan mental seperti kemampuan, wawasan, keterampilan teknis administratif dan operasional, menguasai teknis berkomunikasi serta kepribadian seperti ramah, luwes, dan menarik. Kompetensi yang dibutuhkan oleh bagian layanan menurut Whitlatch (2003) yaitu Kompetensi profesional untuk pustakawan referens dan layanan pengguna difokuskan pada kemampuan, keterampilan, dan pengetahuan yang membuat pustakawan referens dan layanan pengguna unik dibandingkan dengan profesional lainnya. Kompetensi ini mencakup keterampilan dasar dari kompetensi yang dibutuhkan oleh semua profesional, seperti keterampilan yang berhubungan dengan komunikasi, membaca, menulis, dan matematik. Berdasarkan hal tersebut maka keterampilan berkomunikasi merupakan salah satu keterampilan yang wajib dimiliki oleh staf layanan perpustakaan. Koprowska (2008) menyatakan keterampilan tidak dapat dipelajari semata-mata dari membaca sebuah buku, betapapun buku itu interaktif. Keterampilan adalah kemampuan alamiah yang didapatkan dari praktek dalam kehidupan sehari-hari. Keterampilan berkomunikasi, baik lisan maupun tulisan, adalah penting untuk keberhasilan dalam setiap posisi di perpustakaan. Apakah itu direktur perpustakaan maupun staf yang bekerja di barisan depan di meja layanan pelanggan, keterampilan berkomunikasi adalah penting (Hage, 2004). Dalam Career skills library : Communication skills(3rd ed) keterampilan berkomunikasi yang dibutuhkan untuk karir di perpustakaan adalah (2009): Menulis dengan suatu tujuan Berbicara dengan percaya diri Berkomunikasi efektif Komunikator yang baik adalah pendengar yang baik Berkomunikasi dengan jelas dalam pertemuan kerja


Dalam buku Career skills library : Communication skills(3rd ed)dijelaskan saat menulis harus dipikirkan siapa pembaca dari tulisan tersebut seperti siapa mereka, apa yang mereka butuhkan untuk diketahui dari topik, bagaimana sikap mereka terhadap topik, dan mengapa mereka harus perduli terhadap topik (2009). Keterampilan berkomunikasi lisan atau berbicara juga memiliki hal yang perlu diperhatikan yaitu lawan bicara. Lebih lanjut dalam buku Career skills library : Communication skills(3rd ed) disebutkan bahwa sebelum berbicara perlu menganalisis siapa yang menjadi pendengar. Apa yang pendengar ingin ketahui dan seberapa banyak yang telah mereka ketahui dapat membantu memutuskan apa yang harus dikatakan. Dalam mengawali pembicaraan seseorang dapat menambahkan humor namun sebelumnya harus mengetahui siapa yang menjadi pendengar dan juga harus memperhatikan humor yang akan diucapkan, serta mengetahui kapan humor itu dapat dilakukan (2009). Keterampilan berkomunikasi lainnya yang tidak kalah penting adalah mendengarkan. Menurut McPheat (2012), mendengar adalah salah satu keterampilan yang sangat vital yang dibutuhkan jika ingin berkomunikasi secara efektif. Mendengarkan menghasilkan pemahaman terhadap pesan yang diperoleh, hal ini juga menolong dalam berkomunikasi dengan lebih baik. Ketika pendengar tidak yakin dengan pesan yang didengar pertama kali, mendengarkan dengan baik membuat pendengar dapat menanyakan pertanyaan yang akan membuat pesan menjadi jelas. Untuk para pekerja di bidang perpustakaan dan informasi, salah satu pedoman yang dapat digunakan untuk melihat tingkat keterampilan yang dimiliki adalah pedoman kompetensi yang dikeluarkan oleh Association of Library and Information Profesionals atau Association des professionnels de l’information et de la documentation (ADBS) yaitu Euroguide LIS : competencies and aptitutudes for European Information Profesionals (2004). ADBS adalah sebuah asosiasi di Prancis untuk para profesional di bidang informasi-dokumentasi (arsiparis, pustakawan).

Seperti yang telah diuraikan

pada paragraph sebelumnya keterampilan komunikasi merupakan kemampuan yang dibutuhkan dalam layanan perpustakaan dan informasi. Lebih lanjut dijelaskan dalam Euroguide LIS (2004) bahwa berkomunikasi dibutuhkan dalam layanan perpustakaan dan informasi, keahlian berkomunikasi sangat diperlukan dan sangat berhubungan ke informasi yang mereka butuhkan untuk dimiliki profesional dalam bidang layanan perpustakaan dan informasi mana saja. Keterampilan berkomunikasi yang dibutuhkan sebagai elemen kompetensi adalah :


Komunikasi lisan adalah mengekspresikan diri sendiri dan menyampaikan ide secara lisan dalam lingkungan profesional yang berbeda. Komunikasi tertulis adalah mengekspresikan diri sendiri dan membuat diri sendiri mengerti dalam memahami tulisan di lingkungan profesional yang berbeda sama baiknya dengan membaca dan memahami teks. Komunikasi audio-visual adalah mengekspresikan diri sendiri dan memahami melalui berbagai perangkat media yang menggunakan grafis dan suara. Komunikasi terkomputerisasi adalah membuat diri sendiri memahami dalam berbagai lingkungan profesional menggunakan berbagai aplikasi automasi kantor, mengatur file-file dan dokumen, pengolahan kata, lembar kerja dan kalkulasi, pangkalan data, menggambar dan presentasi, email. Menggunakan sebuah bahasa asing yaitu mengerti dan menggunakan sebuah bahasa asing baik dalam kehidupan sehari-hari dan sebagai bagian dari aktivitas profesional. Komunikasi interpersonal adalah membuat hubungan dengan individu-individu dan kelompok dalam setiap jenis situasi (seperti, dialog atau negosiasi) lebih mudah dan efisien. Komunikasi

institusional

adalah

bersumber

dan

melaksanakan

operasi

komunikasi dalam rangka untuk posisi strategis dan mempromosikan kegiatan di dalam dan di luar perusahaan/organisasi.

Dalam menilai tingkat keterampilan berkomunikasi yang dimiliki oleh profesional di bidang layanan informasi dan perpustakaan, peneliti menggunakan penilaian yang terdapat pada Euroguide LIS (2004). Penilaian ini dipilih karena dalam penelitian ini keterampilan berkomunikasi yang digunakan mengacu pada Euroguide LIS (2004) sehingga penggunaan penilaian yang membuat penilaian lebih berkesinambungan dengan data penelitian. level kererampilan berkomunikasi kemudian dapat diartikan berdasarkan empat level kompetensi keterampilan Euroguide LIS yaitu :

Level 1: Awareness. Profesional yang menggunakan alat yang tersedia dan memiliki pengetahuan dasar tentang lapangan (kosakata penting, kemampuan


untuk melaksanakan tugas sederhana tertentu). Level 2: Knowledge of practice or techniques. Profesional yang mahir dalam alat dasar, melakukan tugas khusus dan berulang, mampu bekerja sama dengan spesialis di bidang yang bersangkutan dengan menggunakan praktik know-how. Ia dapat memanipulasi alat dasar, melaksanakan tugas-tugas khusus atau berulangulang dan menyampaikan instruksi praktis. Level 3: Effective use of tools. Profesional yang tahu teknik profesi menggunakan , bagaimana berbicara tentang mereka dan bagaimana menggunakannya. Dia mampu menafsirkan situasi dan membuat penilaian yang menyiratkan dapat beradaptasi dengan situasi yang dihadapi atau menciptakan alat-alat baru. Level 4:Effective use of methodology profesional yang menguasai metodologi, yang memungkinkan dia untuk menciptakan sistem baru, untuk mengaudit dan mengelola informasi dalam organisasi atau dalam jaringan.

Metode Penelitian Penelitian

ini

merupakan

penelitian

kualitatif

yaitu

penelitian

yang

mendeskripsikan, memerikan atau memberikan penjelasan terhadap data penelitian apa adanya, tanpa memberikan kesimpulan yang berkenaan dengan betul-salah atau baikburuk terhadap objek yang diteliti. Penelitian dilakukan mulai tanggal 19 Agustus hingga 31 Oktober 2014. Penelitian dilakukan di Perpustakaan Umum Daerah Kabupaten Bogor di Jalan Bersih No. 5, Kelurahan Tengah, Kecamatan Cibinong. Teknik pengumpulan data yang digunakan pada penelitian ini adalah wawancara dan observasi. Informan dalam penelitian ini adalah staf layanan perpustakaan sebagai informan utama dan pengguna perpustakaan sebagai informan tambahan. Analisis data yang digunakan adalah analisis model Miles dan Huberman (1992),yaitu analisis yang dilakukan pada saat pengumpulan data berlangsung, dan setelah selesai pengumpulan data dalam periode tertentu. Analisis terdiri dari tiga alur kegiatan yang terjadi secara bersamaan, yaitu : reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan atau verifikasi (Miles & Huberman, 1992).


Hasil dan Pembahasan Komunikasi Lisan Komunikasi lisan dilakukan ketika terdapat waktu senggang diantara pekerjaan yang mereka lakukan, biasanya mereka melakukan interaksi di ruang staf

ketika

berkumpul dengan staf lainnya. Saat mengobrol biasanya mereka sambil ditemani makanan ringan dan kemudian pembicaraan mengalir begitu saja, begitu pula informasiinformasi akan mengalir dari masing-masing informan mengenai berbagai hal yang perlu dibicarakan. Pada saat berbicara dalam situasi yang santai tersebut, seluruh staf layanan perpustakaan ikut serta dalam pembicaraan, baik sebagai pemberi informasi maupun sebagai pemberi tanggapan terhadap informasi yang sedang menjadi topik pembicaraan. Bentuk komunikasi lisan dalam situasi formal seperti rapat diakui oleh staf layanan perpustakaan jarang mereka lakukan, mereka lebih memilih untuk membicarakan sesuatu dalam situasi informal, berkomunikasi secara informal seperti itu memang baik,dalam proses berkomunikasi seperti itu komunikasi yang terjadi lebih alami karena tidak terpaku pada protokoler rapat yang harus

dimulai dengan presentasi atau

melaporkan, kemudian diikuti dengan proses tanya jawab dan mengungkapkan pendapat. Dengan berkomukasi dalam suasana santai, informan merasa mengemukakan pendapat atau bertanya bukan menjadi suatu kewajiban melainkan sebagai proses berkomunikasi yang alami sehingga informasi mengalir dengan lebih baik dari satu informan ke informan lainnya. Karakteristik level keterampilan berkomunikasi lisan staf layanan perpustakaan Umum Daerah Kabupaten Bogor dapat dilihat pada tabel berikut ini: Level 1

Keterampilan Lisan Mengungkapakan pendapat atau ide dalam bahasa sederhana

√

2

Memberikan laporan lisan pada suatu rapat

√

3

Memberikan presentasi lisan dengan menggunakan

√


visualisasi 4

Menjalankan diskusi dan mempertahankan keadaan yang positif dalam perdebatan

√

Komunikasi Tertulis Staf layanan perpustakaan dapat memahami setiap instruksi atau informasi yang diberikan kepada mereka terutama ketika surat tersebut merupakan surat dengan format baku yang sesuai dengan tata persuratan instansi pemerintah. Menurut informan kendala yang biasa dihadapi adalah apabila instruksi yang diberikan dalam bentuk tulisan tangan. Kegiatan tulis menulis yang dilakukan oleh staf layanan perpustakaan selama ini adalah surat menyurat antar instansi, sehingga pembaca sudah dapat diketahui. Selain itu tata persuratan yang baku juga telah tersedia pada buku pedoman tata persuratan instansi mereka sehingga dalam membuat surat dinas staf layanan perpustakaan sudah dapat melakukannya dengan mengikuti format surat yang tersedia. Karakteristik level keterampilan berkomunikasi tertulis staf layanan perpustakaan Umum Daerah Kabupaten Bogor dapat dilihat pada tabel dibawah ini: Level 1

Komunikasi Tertulis Memahami instruksi seperti pengisian formulir

2

Memahami instruksi seperti memo, surat edaran, kuesioner

3

Membuat teks informatif seperti ringkasan atau sinopsis

4

Menyusun skenario atau naskah profesional, misalnya presentasi perusahaan, peluncuran program, dll.


√

√

Komunikasi Audiovisual Penggunaan media audio visual dalam berkomunikasi dilakukan ketika staf layanan perpustakaan melakukan presentasi baik di dalam maupun di luar perpustakaan, seperti pada saat menerima kunjungan perpustakaan dan menjadi pembicara pada suatu forum atau seminar. Media audio-visual digunakan sebagai media pendukung saat para informan memberikan informasi kepada partisipan atau

pengunjung

perpustakaan.

Bentuk

media

yang

digunakan

untuk

menampilkan informasi adalah dalam bentuk kumpulan foto, film, video, slide presentasi, tabel, diagram, dan grafik. Berkomunikasi audio-visual juga dilakukan oleh staf layanan perpustakaan saat perpustakaan melakukan kegiatan seperti perpustakaan keliling dan pada acara pameran arsip dan perpustakaan. Saat melakukan perpustakaan keliling staf layanan perpustakaan kerap memutarkan film terutama film kartun seperti film mengenai sirkulasi darah, cerita nabi, dan cerita dongeng yang bertujuan untuk memberikan informasi dengan cara yang menarik bagi pengguna anak untuk mendatangi mobil perpustakaan keliling mereka. Kemudian saat ada pameran arsip dan perpustakaan dimana pengguna yang datang sudah lebih besar seperti siswi SMP, SMA, dan juga masyarakat umum, staf layanan perpustakaan memutarkan video dokumenter mengenai perpustakaan untuk memberikan informasi mengenai perpustakaan dan sejarahnya. Pada kegiatan lainnya seperti kegiatan “Perpustakaan Ceria” staf layanan perpustakaan mendatangkan komunitas pecinta reptil, ahli gambar sketsa, serta mengundang seorang story teller sebagai cara mereka memberikan pengetahuan dan informasi kepada pengguna anak. Karakteristik level keterampilan berkomunikasi audio-visual staf layanan perpustakaan Umum Daerah Kabupaten Bogor dapat dilihat pada tabel dibawah ini: Level 1

Komunikasi Audio-Visual Membedakan media audio visual yang berbeda

2

Membuat sebuah gambar, diagram, grafik, dll. Atau mengambil dari kumpulan gambar yang sesuai dengan


√

√

pesan yang diinginkan 3

4

Menterjemahkan isi informasi dari sebuah topik dalam bentuk dokumen audio visual ( sketsa, gambar, foto, grafik, dll) Menciptakan langkah membuat dokumen audio visual

Komunikasi Terkomputerisasi Secara umum staf layanan perpustakaan dapat menggunakan aplikasi otomasi kantor yang ada di Perpustakaan Umum Daerah Kabupaten Bogor yaitu dalam bentuk pangkalan data online yang dimiliki perpustakaan(SIMAP). SIMAP digunakan untuk kegiatan sirkulasi perpustakaan yang meliputi kegiatan peminjaman dan pengembalian. Staf layanan perpustakaan pada umumnya dapat mengoperasikan Microsoft Office (MS Word, ,Power Point, dan Excel). Staf layanan perpustakaan mampu mengikuti instruksi dalam menjalankan sebuah sistem terkomputerisasi yang biasanya terdiri dari simbol atau lambang, seperti yang ada pada aplikasi Microsoft Word lambang B untuk Bold yaitu membuat tulisan menjadi cetak tebal, I untuk Italic yaitu membuat tulisan menjadi cetak miring, lambang disket dipojok kiri atas untuk menyimpan file, dan lainnya . Hanya saja kemampuan dalam menggunakannya tidaklah sama, tiga orang staf layanan perpustakaan memiliki keterampilan menggunakan komputer dan aplikasi terkomputerisasi dengan baik dan satu orang staf layanan perpustakaan masih kurang terampil dalam menggunakannya. Level

1

Kompetensi Terkomputerisasi Mampu mengoperasikan fungsi dasar dari sistem komputer seperti menyimpan dokumen, mencari file, dll.


√

2

3

4

Menggunakan rumus sederhana dalam perhitungan spreadsheet, memformat dokument sehingga dapat dipublikasikan ( heading, footer, margin, dll)

√

Menginstal jaringan untuk berbagi file atau printer Menciptakan skrip yang dapat membuat pembuatan dokumen secara otomatis

Komunikasi Dalam Bahasa Asing staf layanan perpustakaan dapat memahami bahasa Inggris dalam bentuk tulisan yang menggunakan bahasa Inggris sederhana. Keterampilan ini salah satunya dapat terlihat pada saat staf layanan perpustakaan melakukan pengolahan buku berbahasa Inggris. Staf layanan mampu memahami buku tersebut mengenai apa berdasarkan judul buku, daftar isi, kata pengantar, maupun informasi yang terdapat dalam isi buku tersebut, sehingga dapat menyimpulkan subjek buku tersebut untuk kemudian ditentukan nomor klasifikasinya. Namun dalam hal mempraktikkan penggunaan bahasa Inggris secara verbal dalam berkomunikasi dengan orang lain tidak dilakukan oleh para informan. Keterampilan bahasa Inggris dalam melafalkan kata dalam bahasa Inggris masih kurang, dan berdasarkan hasil wawancara diketahui bahwa informan belum pernah mengikuti seminar atau forum berbahasa inggris dan belum pernah ada pengguna asing yang datang ke perpustakaan yang membuat mereka terdorong untuk berbicara dalam bahasa Inggris. Keterampilan berbicara dan juga pelafalan kata bahasa Inggris informan masih kurang karena tidak terlatihnya para informan. Pengucapan kata bahasa Inggris masih dipengaruhi oleh logat bahasa Sunda yang merupakan bahasa sehari-hari yang digunakan oleh para informan. Karakteristik level keterampilan berkomunikasi bahasa asing staf layanan perpustakaan Umum Daerah Kabupaten Bogor dapat dilihat pada tabel berikut


ini:

Level 1

Komunikasi Bahasa Asing Memahami isi pokok sebuah dokumen umum dalam bahasa asing seerti koran.

2

Mampu mengekspresikan diri dalam bahasa asing dalam kehidupan sehari-hari dan situasi profesional.

3

Berpartisipasi dalam sesi kerja atau seminar yang dilakukan dalam bahasa asing

4

Membuat draft sebuah artikel, laporan tertulis dana bahasa asing

√

Komunikasi Interpersonal Staf layanan perpustakaan dalam lingkungan perpustakaan melakukan dialog berupa percakapan-percakapan ringan maupun mengenai hal-hal yang berkaitan dengan pekerjaan dalam situasi yang santai. Dialog dilakukan baik dengan sesama staf layanan perpustakaan, staf lain, dan pengguna. Dalam hal berdialog secara langsung para staf layanan perpustakaan tidak memiliki permasalahan, hal ini terlihat ketika pagi hari saat staf layanan perpustakaan datang ke Perpustakaan, mereka saling bertegur sapa dan berbincang-bincang diselingi dengan humor-humor ringan. sedangkan komunikasi dengan pengguna perpustakaan tidak dibangun sebaik komunikasi yang dilakukan dengan para staf perpustakaan. Komunikasi yang dilakukan dengan pengguna hanya untuk memenuhi standar teknis layanan seperti menanyakan nama atau nomor anggota perpustakaan. Komunikasi yang membuat staf layanan lebih dekat dengan pengguna tidak dilakukan. Misalkan memberi salam ketika pengguna datang atau sesekali melontarkan humor saat melakukan layanan sirkulasi.


Berdasarkan hasil wawancara dengan informan tambahan yaitu pengguna perpustakaan, diketahui bahwa staf layanan perpustakaan tidak bersikap proaktif dalam berkomunikasi lisan dengan para pengguna perpustakaan, walaupun ketika pengguna bertanya akan sebuah informasi staf layanan perpustakaan menjawab pertanyaan dengan baik. Apabila ada pengguna perpustakaan yang melanggar peraturan perpustakaan, para informan melakukan teguran dengan halus dan dengan bahasa yang disesuaikan dengan umur pengguna perpustakaan tersebut. karakteristik level keterampilan berkomunikasi interpersonal staf layanan perpustakaan Umum Daerah Kabupaten Bogor dapat dilihat pada tabel berikut ini ini: Level 1

Komunikasi Interpersonal Berbicara dengan nada yang sesuai

2

Menyelesaikan masalah dengan cara win-win solution

√

3

Menggunakan bahasa sesuai dengan orang yang dihadapi

√

4

Melakukan negosiasi untuk menyatukan beberapa orang yang memiliki konflik dengan mempertimbangkan kepentingan strategis organisasi dalam mempekerjakan seseorang

√

Komunikasi Institusional Komunikasi institusional yang dilakukan oleh staf layanan perpustakaan selama ini adalah dengan surat menyurat antar instansi untuk keperluan promosi atau pemberitahuan kegiatan. Pemberitahuan tentang informasi seputar kegiatan yang dimiliki perpustakaan melalui website perpustakaan tidak dilakukan. Hal ini dikarenakan website perpustakaan tidak dikelola oleh staf layanan perpustakaan sendiri tetapi oleh seksi dokumentasi elektronik yang berada pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor yang membuat kegiatan pembaharuan informasi dalam website tidak dapat dilakukan dengan cepat.


Dalam hal melakukan promosi kegiatan yang dimiliki oleh perpustakaan, staf layanan perpustakaan lebih melakukannya melalui media resmi yang memang telah dipilih oleh perpustakaan sebagai media promosi kegiatan seperti, koran, majalah, radio, spanduk, dan lainnya. Promosi yang dilakukan secara individu oleh para informan masih melalui mulut ke mulut. Promosi yang dilakukan dengan menggunakan media sosial hanya dilakukan oleh satu informan saja. Karakteristik level keterampilan berkomunikasi institusional staf layanan perpustakaan Umum Daerah Kabupaten Bogor dapat dilihat pada tabel dibawah ini: Level 1

Komunikasi Institusional Menyiapkan dan menginstal alat untuk komunikasi promosi, transparansi, slide show, overhead projectore, video player, proyektor video, dll

2

Membuat informasi tersedia di internet

3

Memperhatikan kebutuhan baru pengguna dan menyusun rekomendasi

4

Menciptakan kebijakan komunikasi organisasi

√

Kesimpulan Berdasarkan penelitian dapat disimpulkan bahwa keterampilan berkomunikasi Staf Layanan Perpustakaan Umum Daerah Kabupaten Bogor berdasarkan Euroguide LIS (2004) berada antara level satu dan dua. Dikatakan level satu namun sudah melewati


level tersebut, sehingga dengan demikian keterampilan berkomunikasi staf Layanan Perpustakaan Umum Daerah Kabupaten Bogor dapat dikatakan berada pada level dua yaitu mampu menggunakan teknologi komunikasi dasar, dapat menggunakan tugas yang khusus dan berulang, mampu bekerja sama dengan ahli di bidang yang bersangkutan dengan menggunakan praktik know-how, dan dapat menyampaikan instruksi praktis. Keterampilan berkomunikasi yang dimiliki staf layanan tersebut berpengaruh pada layanan perpustakaan dalam memberikan informasi secara jelas terutama dalam hal menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna perpustakaan yang diperlukan dalam berbagai media komunikasi yang telah berkembang saat ini seperti informasi dalam website perpustakaan, yang kemudian akan berdampak pula pada koleksi perpustakaan yang dimiliki yang sebenarnya sudah baik namun menjadi kurang didayagunakan oleh pengguna perpustakaan.

Saran Mendorong dan memfasilitasi staf perpustakaan untuk mengikuti sertifikasi pustakawan, misalnya dengan sertifikasi yang diselenggarakan oleh Lembaga Sertifikasi Perpustakaan sebagai bentuk evaluasi terhadap keterampilan / kemampuan kerja yang dimiliki oleh staf layanan perpustakaan berdasarkan SKKNI (Standar Kompetensi Kerja Nasional Republik Indonesia). Dalam SKKNI disebutkan bahwa keterampilan komunikasi menjadi salah satu keterampilan yang diperlukan dalamKelompok Unit Kompetensi Umum berupa mengoperasikan komputer tingkat dasar dan membuat laporan kerja perpustakaan. Kemudian Kelompok Unit Kompetensi Inti berupa layanan sirkulasi, layanan referensi, promosi perpustakaan, literasi informasi, memanfaatkan jaringan internet untuk layanan perpustakaan, membuat literatur sekunder, melakukan penelusuran informasi kompleks, melakukan kajian bidang perpustakaan, dan membuat karya tulis ilmiah. Memberikan pelatihan interpersonal skills dan yang berkaitan dengan keterampilan berkomunikasi kepada staf layanan perpustakaan. Pelatihan diberikan untuk meningkatkan

keterampilan

staf

layanan

perpustakaan

dan

upaya

menghilangkan kesenjangan keterampilan di antara staf layanan perpustakaan.


untuk

Melakukan kegiatan Team Building yang dilakukan secara rutin tiap satu tahun sekali. Kegiatan Team Building menanamkan pemahaman staf terhadap visi dan misi perpustakaan, memberikan motivasi bagi staf untuk mencapai tujuan perpustakaan, dan meningkatkan kerjasama tim dan juga motivasi kerja. Kegiatan Team Buliding berupa Team Work akan meningkatkan kerjasama dalam hal pemecahan masalah, koordinasi, kolaborasi, pelayanan, kontribusi sinergi, kepercayaan, keterampilan emosional, dan Terutama akan meningkatkan komunikasi di dalam dan diantara bagian-bagian perpustakaan. Membuat Pedoman Operasional Bakuuntuklayanan yang memasukkan unsur komunikasi seperti mengucapkan salam saat pengguna datang, mengucapkan terima kasih setelah selesai melakukan layanan kepada pengguna, sikap saat pengguna menanyakan informasi, sikap saat memberikan penjelasan kepada pengguna, penggunaan intonasi suara dan mimik muka. Membuat Buletin perpustakaan yang berisi tulisan hasil karya staf perpustakaan yang diterbitkan secara berkala satu bulan sekali. Hal ini untuk meningkatkan keterampilan menulis staf perpustakaan dan sebagai salah satu media berbagi informasi dengan pengguna perpustakaan. Membuat akun resmi perpustakaan pada media sosial seperti Facebook atau Twitter dan mensosialisasikan akun tersebut kepada pengguna perpustakaan untuk digunakan sebagai media komunikasi antara perpustakaan dan pengguna. Membuat struktur organisasi perpustakaan tersendiri sehingga jelas alur kerja serta tugas pokok dan fungsi masing-masing staf perpustakaan. Hal ini akan mempermudah koordinasi dalam komunikasi tertulis di dalam perpustakaan. Membuat ajang pengganti rapat, seperti acara bincang-bincang pagi yang telah dilakukan tidak hanya menjadi ajang bicang-bincang biasa tetapi menjadi kegiatan rutin untuk membicarakan hal-hal yang berkaitan dengan rencana, kegiatan, dan evaluasi perpustakaan dengan tetap membuat notulen rapat sebagai bentuk pertanggung jawaban dan juga sebagai bentuk berkomunikasi tertulis. Memberikan penghargaan bagi staf perpustakaan yang memberikan pelayanan prima kepada pengguna. Penentuan dapat dilakukan dilakukan dengan melakukan pemungutan suara dari pengguna perpustakaan selain penilaian yang dilakukan oleh pihak dalam perpustakaan. Penghargaan dapat menjadi motivasi bagi staf perpustakaan untuk memberikan layanan yang terbaik dari dirinya kepada pengguna perpustakaan


Kepala kantor sebagai pimpinan perpustakaan sebaiknya tetap melakukan kegiatan rapat formal sebagai salah satu media berkomunikasi dengan staf perpustakaan juga untuk lebih mengetahui pencapaian perpustakaan dengan lebih baik dan hal ini dapat menjadi bentuk kontrol kinerja staf perpustakaan dan salah satu bentuk evaluasi yang dilakukan oleh seorang pimpinan. Pengunjung perpustakaan yang sebagian besar adalah siswa perlu menjadi perhatian perpustakaan dalam pengadaan buku yaitu mempertimbangkan presentase buku yang sesuai dengan kebutuhan pelajar lebih besar dari presentase buku untuk pengguna lainnya.

Daftar Pustaka Camp & Satterwhite. (2002). College English and Comunication (Student Ed). United State : Mc Graw-Hill Education. Creswell, John W. (2007). Qualitative inquiry and research design : Choosing among five approaches (2nd ed.). London : Sage Publications. Creswell, John W. (2010). Research design : Pendekatan kualitatif, kuantitatif, dan mixed (Edisi ketiga)(Achmad Fawaid, Penerjemah.). Yogyakarta: Pustaka Belajar. Davenport University. (2011, Januari 02). Soft Skills. Oktober 29, 2014. HYPERLINK "http://www.davenport.edu/node/361"

http://www.davenport.edu/node/361 European Council of Information Associations. (2004, Mei 08). Euroguide LIS : Competencies and aptitudes for European Information Professionals (vol. 1). Maret 26, 2014. HYPERLINK "http://www.certidoc.net/en/euref2-english.pdf"

www.certidoc.net/en/euref2-english.pdf F. Rahayuningsih. (editor). (2007). Pengelolaan perpustakaan. Yogyakarta: Graha Ilmu. Gould, Mark R. (Editor). (2009). The library PR handbook : High impactcommunications. Chicago : American Library Association. Hage, Christine Lind. (2004). The public library start-up guide. Chicago : American Library Association. Hargie, Owen. (Editor). (2006). The handbook of communication skills (3rd ed). New York : Routledge. Koprowska, Juliet. (2008). Communication and interpersonal skills(2nd ed). Inggris: Learning Matters.


McPheat, Sean. (2010). Effective communication skills. United Kingdom : MTD Training & Ventus Publishing ApS. Miles & Huberman. (1992). Analisis data kualitatif : Buku sumber tentang metodemetode baru. Jakarta: UI Press. Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. (1999). Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan Umum. Jakarta : Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. Rachman & Zulfikar. (2006). Etika kepustakawanan : Suatu pendekatan terhadap kode etik pustakawan Indonesia. Jakarta: Sagung Seto. Rai, Urmila. (2010). English language communication skills. Mumbai : Himalaya Publishing House. Stills, Billy D. (2014). Communication. September 05, 2014. HYPERLINK

"https://www.academia.edu/6121510/Communication"

https://www.academia.edu/6121510/Communication Sugiono. (2009). Metode penelitian kuantitatif kualitatif dan R&D. Bandung : CV. Alfabeta. Sulistyo-Basuki. (2010). Metode penelitian. Jakarta: Penaku. Sutarno NS. (2006). Manajemen perpustakaan : Suatu pendekatan praktik. Jakarta : Sagung Seto. UNESCO. (1994). Public Library Manifesto. United State Departement of Labour (n.d.). Soft skills to pay the bills : Mastering soft skills for workplace Success. Oktober 29, 2014. HYPERLINK

"http://www.dol.gov/odep/topics/youth/softskills/"

http://www.dol.gov/odep/topics/youth/softskills/ Whitlatch et al. (2003, Januari 26). Professional competencies for reference and user services librarians. Reference and User Service Quarterly 42.4, 290-295. Maret 23, 2014. Proquest Database. Worth, Richard. (Editor). (2009). Career skills library : Communication skills (3rd ed). New York : Infobase Publishing. Yink, Robert K. (1996). Studi kasus : Desain & metode. Jakarta: Raja Grafindo Persada.



Keterampilan Berkomunikasi Staf Layanan Perpustakaan Umum Daerah Kabupaten Bogor

Recommend Documents