Kerjasama Antar Jaringan Perpustakaan Oleh Ishak, S.S, M.Hum PROGRAM STUDI ILMU PEPRUSTAKAAN FAKULTAS SASTRA USU MEDAN, 2008
Ishak : Kerjasama Antar Jaringan Perpustakaan, 2008
Kerjasama Antar Jaringan Perpustakaan Oleh Ishak,S.S.,M.Hum Pendahuluan Perkembangan teknologi informasi dewasa ini berimbas pada pertumbuhan sumber daya informasi dan fasilitas layanan perpustakaan. Dengan memanfaatkan teknologi informasi, perpustakaan sangat memungkinkan membentuk suatu pusat kekuatan pengetahuan. Kenyataannya
di Indonesia, tidak semua perpustakaan mampu menghadirkan teknologi dan
seluruh informasi yang ada ke perpustakaan. Perpustakaan memiliki keterbatasan sumber daya informasi, dana, gedung serta sumber daya manusia. Dengan adanya konsep kerjasama antar jaringan perpustakaan, diharapkan keterbatasan tersebut dapat diatasi. Sehingga setiap perpustakaan dapat mengakses lebih luas sumberdaya informasi sesuai dengan kebutuhan pengguna. Makalah ini bertujuan untuk membahas berbagai aspek yang perlu dipertimbangkan dalam upaya membangun dan mewujudkan pembentukan kerjasama antar jaringan perpustakaan. Mengapa perlu melakukan kerjasama antar jaringan perpustakaan Kerjasama antar jaringan perpustakaan perlu dilakukan, karena beberapa alasan berikut: 1.
Pertumbuhan publikasi tercetak dan elektronik
2.
Pertumbuhan ilmu pengetahuan
3.
Perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi
4.
Tuntutan pengguna perpustakaan
5.
Penghematan waktu, tenaga, sumber daya dan uang
Konsep Kerjasama dan Jaringan Perpustakaan Konsep kerjasama dan jaringan informasi lahir karena adanya kesepahaman atau kesepakatan tentang penggunaan sumber daya informasi secara bersama-sama (resource sharing) dan tanpa batas. Konsep kerjasama perpustakaan berbeda dengan konsep jaringan perpustakaan. Kerjasama perpustakaan menurut Miller (1973) adalah kerjasama yang dilakukan oleh unitunit perpustakaan atau unit yang menangani informasi yang bergabung bersama karena masing-masing memiliki sumberdaya informasi yang sama atau berada pada wilayah yang sama atau didasarkan pada kesamaan lain. Sedangkan jaringan perpustakaan adalah suatu tatanan yang diciptakan oleh dua atau lebih perpustakaan agar kerjasama antar perpustakaan dapat terselenggara. Menurut Siregar (2005,p.13) suatu kerjasama dan sistem jaringan dapat didefenisikan sebagai sejumlah organisasi yang secara formal saling terhubung atau berpartisipasi satu sama lain untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dan memiliki suatu struktur organisasi.
2
Istilah
jaringan
perpustakaan,
dapat
juga
diartikan
sebagai
sistem
hubungan
antar
perpustakaan, yang diatur dan disusun berdasarkan persetujuan, yang memungkinkan komunikasi dan pengiriman secara terus menerus sumber daya informasi. Selain itu, jaringan perpustakaan dapat berupa pertukaran keahlian, menurut jenis dan tingkat yang telah disepakati. Jaringan ini biasanya berbentuk organisasi formal, terdiri atas dua perpustakaan atau lebih, dengan tujuan yang sama. Untuk mencapai tujuan tersebut, disyaratkan untuk menggunakan teknologi telekomunikasi dan komputer atau TI. Kerjasama perpustakaan dalam bentuk jaringan ini penting agar semua informasi yang tersedia dapat dimanfaatkan bersama secara maksimal bagi pemakai. Manfaat tersebut antara lain menyediakan akses yang cepat dan mudah meskipun melalui jarak jauh; menyediakan akses pada informasi yang tak terbatas dari berbagai jenis sumber; menyediakan informasi yang
lebih
mutakhir
yang
dapat
digunakan
secara
fleksibel
bagi
pemakai
sesuai
kebutuhannya; serta memudahkan format ulang dan kombinasi data dari berbagai sumber. Dari konsep diatas dapat diperoleh beberapa prinsip pokok untuk kerjasama antar jaringan perpustakaan: 1.
Adanya persyaratan kerjasama yang baik antara anggota jaringan atas dasar saling membutuhkan sehingga mendorong timbulnya kesadaran untuk saling membantu atau menyumbangkan sesuatu yang bermanfaat bagi keperluaan anggota jaringan.
2.
Kerjasama dilakukan umumnya didasari oleh adanya kesamaan, misalnya kesamaan kegiatan, subyek informasi, pengguna, wilayah dan sebagainya
3.
Kerjasama lebih diarahkan pada peningkatan kemampuan akses terhadap kualitas sumber daya informasi bukan pada kuantitas sumber daya informasi
4.
Kerjasama
tidak
terbatas
pada
pemanfaatan
sumber
informasi
melainkan
pemanfaatan keahlian tenaga, peralatan yang dimiliki, teknologi dan hal lain yeng dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien. Dapat dikatakan bahwa untuk berlangsungnya suatu jaringan perpustakaan diperlukan setidaknya 3 syarat, yaitu: 1.
Perpustakaan
sebagai
anggota
jaringan
harus
memiliki
sesuatu
yang
dapat
dimanfaatkan oleh perpustakaan lain 2.
Perpustakaan yang bekerjasama memiliki kemauan untuk membagi sumber informasi apa yang dimiliki kepada perpustakaan lain
3.
Perpustakaan yang bekerjasama memiliki kesepakatan tentang bentuk jaringan dan mekanisme dalam pelaksanaan kerjasama
3
Komponen Jaringan Perpustakaan Komponen jaringan perpustakaan terdiri dari: 1.
Struktur organisasi Struktur ini harus dapat dipertanggungjawabkan dari segi hukum, perencanaan dan kebijakan
2.
Rencana kerjasama Terdiri dari rencana jangka pendek, menengah dan panjang.
3.
Simpul (nodes) Simpul
adalah
peserta
jaringan
yang
terdiri
dari
berbagai
sistem
informasi
(perpustakaan, pusat dokumentasi) 4.
Pemakai Pemakai dapat berupa anggota perpustakaan atau pemakai diluar perpustakaan
5.
Tingkat jasa peserta Merupakan jasa yang akan ditawarkan oleh masing-masing peserta jaringan
6.
Sistem komunikasi antar simpul Apakah masing-masing simpul dalam sebuah jaringan boleh berhubungan dengan simpul lain, atau harus melalui koordinator
7.
Kode pesan antar simpul yang baku Kode simpul diperlukan untuk memudahkan pengidentifikasian peserta jaringan
8.
Katalog induk terpusat Tujuannya untuk engetahui dimana saja dokumen disimpan di antara simpul. Peserta jaringan
harus
menentukan
dimana
katalog
induk
disimpan,
dan
bagaimana
pembiayaannya 9.
Pedoman pemilihan dokumen Pedoman diperlukan untuk mengetahui dokumen apa saja yang akan disimpan peserta jaringan, serta bagaimana kemutakhirannya
10. Prosedur evaluasi untuk kerja jaringan Evaluasi dilakukan untukmemperoleh masukan , pengembangan dan perubahan yang diperlukan dari peserta jaringan 11. Program pelatihan bagi pemakai dan peserta jaringan (Sulistiyo-Basuki, 2001,p.15),
Pengaturan Struktur Jaringan Struktur jaringan digunakan untuk mengkoordinasi antar aktivitas perpustakaan anggota, dan antar perpustakaan anggota dengan koordinator. Perpustakaan peserta harus memiliki prosedur dan proses yang mengatur aktivitas mereka, membatasi aktivitas yang tidak diinginkan, harus jelas siapa yang bertanggungjawab secara hukum dan finansial atas produk kerjasama, Dilihat dari pemusatan wewenang, pengaturan struktur jaringan terdiri dari:
4
a.
Jaringan terpusat total
b.
Jaringan desentralisasi total
Vocal Point (Pst. Referal)
5
c.
Jaringan terpusat terbagi
d.
Jaringan hirarki
Bentuk kerjasama antar jaringan perpustakaan Bentuk kerjasama antar jaringan perpustakaan yang dapat dilakukan antara lain: a.
b.
c.
Bidang Pengadaan, mencakup kegiatan: •
Tukar menukar sumber daya informasi
•
Pengadaan terkoordinasi
•
Tukar menukar dan hadiah
Bidang Pengolahan, mencakup kegiatan: •
Penyusunan dan penerbitan Current content
•
Penyusunan dan penerbitan Katalog Induk
•
Pertukaran pangkalan data
Bidang Layanan •
Jasa penelusuran artikel ilmiah (baik tercetak maupun elektronik)
•
Jasa layanan fotokopi
•
Jasa layanan pinjam antar perpustakaan (inter library loan) Saat ini berkembang konsep digital inter library loan
•
Program pendidikan pemakai (user education program)
6
d.
Bidang Manajemen Jaringan •
Pertukaran software automasi perpustakaan
•
Evaluasi dan perencanaan
•
Pelatihan staf
•
Pelaporan dan statistik kegiatan
Syarat kerjasama antar jaringan perpustakaan 1.
Kesepakatan Tertulis/Tidak Tertulis
2.
Perpustakaan memiliki sumber daya informasi dan telah terorganisir dengan baik, sistem temu kembali berjalan lancar, up to date, dan adanya jaminan pertumbuhan koleksi secara dinamis
3.
Sumber daya informasi terbuka untuk umum. Artinya ada jaminan bahwa koleksi selalu tersedia dan siap digunakan perpustakaan lain
4.
Memiliki Anggaran tetap (rutin) untuk pengembangan sumber daya informasi
5.
Tersedia petugas yang bertanggung jawab
untuk pengelolaan kerjasama antar
jaringan perpustakaan
Peran teknologi informasi dan komunikasi Program Jaringan Pendidikan Tinggi di Indonesia (Indonesian Higher Education NetworkINHERENT) merupakan contoh pemanfaatan ICT dalam kerjasama antar jaringan perguruan tinggi di Indonesia, termasuk perpustakaan di dalamnya. Berikut contoh perencanaan sistem jaringan tersebut, dikutip dari Dirjen Dikti 2006. Jaringan ini dibangun oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (DIKTI) pada tahun 2006. Jaringan ini dirancang untuk akan menghubungkan seluruh perguruan tinggi yang ada di Indonesia pada masa yang akan datang. Pada awalnya jaringan ini dimulai dengan menghubungkan 32 perguruan tinggi yang berlokasi di setiap propinsi di Indonesia, dan Dikti Jakarta. Yang termasuk dalam 33 simpul awal ini adalah sebagai berikut:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.
Perguruan Tinggi Universitas Syiah Kuala Universitas Sumatera Utara Universitas Riau Universitas Andalas Universitas Jambi Universitas Sriwijaya Universitas Bengkulu Universitas Lampung Universitas Sultan Ageng Tirtayasa Universitas Indonesia Institut Teknologi Bandung Universitas Gadjah Mada Universitas Diponegoro Institut Teknologi Sepuluh Nopember Universitas Brawijaya
Kota/Propinsi Banda Aceh/NAD Medan/Sumatera Utara Pekanbaru/Riau Padang/Sumatera Barat Jambi/Jambi Palembang/Sumatera Selatan Bengkulu/Bengkulu Bandar Lampung/Lampung Tangerang/Banten Jakarta/DKI Bandung/Jawa Barat Yogyakarta/Jogjakarta Semarang/Jawa Tengah Surabaya/Jawa Timur Malang/Jawa Timur
7
16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33.
Perguruan Tinggi Universitas Udayana Universitas Mataram Universitas Nusa Cendana Universitas Tanjungpura Universitas Lambung Mangkurat Universitas Palangkaraya Universitas Mulawarman Universitas Hasanuddin Universitas Tadulako Universitas Haluoleo Universitas Sam Ratulangi Universitas Negeri Gorontalo Universitas Pattimura Universitas Khairun Universitas Cendrawasih Universitas Negeri Papua Universitas Terbuka Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi
Kota/Propinsi Denpasar/Bali Mataram/NTB Kupang/NTT Pontianak/Kalimantan Barat Banjarmasin/Kalimantan Selatan Palangkaraya/Kalimantan Tengah Samarinda/Kalimantan Timur Makassar/Sulawesi Selatan Kendari/Sulawesi Tenggara Palu/Sulawesi Tengah Manado/Sulawesi Utara Gorontalo/Gorontalo Ambon/Maluku Ternate/Maluku Utara Jayapura/Papua Manokwari/Irian Jaya Barat Jakarta/DKI Jakarta/DKI
Ke 33 simpul di atas berfungsi sebagai simpul lokal pada tingkat propinsi. Simpul-simpul lokal tersebut diharapkan dapat memfasilitasi sambungan untuk universitas-universitas di sekitar lokasi dalam daerahya. Kewajiban dan hak simpul lokal Kewajiban simpul lokal a.
Menyediakan prasarana fisik (ruangan)
b.
Menyediakan SDM pengelola
c.
Melayani perluasan jaringan, termasuk melayani perguruan tinggi lain yang akan bergabung ke INHERENT
d.
Membiayai kebutuhan operasional dan pemeliharaan
node (Bahan Bakar Solar,
Honorarium Petugas, Battery UPS, Perawatan AC dll; Dana dapat diajukan dari DIPA) Hak simpul lokal a.
Mendapat peralatan backbone dari Dikti
b.
Membuat kebijakan internal yang sesuai dengan keadaan setempat dan tidak bertentangan dengan kebijakan Dikti
c.
Mendapat supervisi dari Dikti tentang pengelolaan jaringan node lokal
d.
Memanfaatkan INHERENT termasuk untuk menerapkan pembiayaan operasional (on cost recovery basis) kepada pihak-pihak yang menghubungkan diri pada simpul lokal tersebut
Kewajiban dan hak perguruan tinggi yang tergabung dengan INHERENT Kewajiban: a.
mematuhi segala aturan yang terkait dengan IHERENT yang dikeluarkan oleh DIKTI
b.
memelihara kelangsungan operasi termasuk keamanan jaringan INHERENT
8
c.
memberikan akses pada pihak pengguna INHERENT lainnya atas informasi dan sumber daya yang diperuntukkan bagi jaringan INHERENT
Hak: a.
memanfaatkan jaringan serta sumber daya dan informasi yang tersedia di INHERENT, termasuk content dan perangkat lunak dan sistem yang tersedia di INHERENT
b.
mendapatkan supervisi dari DIKTI tentang manajemen jaringan INHERENT
Kesimpulan 1.
Bentuk kerjasama antar jaringan perpustakaan yang ideal pada saat ini adalah penyeragaman software automasi perpustakaan.
2.
Pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi dewasa ini sangat membantu percepatan kerjasama antar jaringan perpustakaan, dengan syarat tersedianya sumber daya informasi dan sumberdaya manusia yang handal.
3.
Internet merupakan contoh jaringan informasi tanpa batas
DAFTAR PUSTAKA Dirjen Dikti. 2006. Jaringan pendidikan tinggi Indonesia (Indonesian Higher Education Network-INHERENT) : Panduan Operasi. Jakarta: Dirjen Dikti Mastini Hardjoprakoso. 2005. Bunga rampai kepustakawanan. Jakarta : Perpustakaan Nasional RI McMenemy, David dan Alan Poter. 2005. Delivering digital services: a handbook for public libraries and learning centres. London: Facet Publishing Miller, K.E. 1973. RUIN: a network for urban and regional studies libraries. Perpustakaan Nasional RI. 1992. Pembinaan jaringan layanan perpustakaan dan informasi bidang perpustakaan khusus. Jakarta: Perpustakaan Nasional RI Siregar, Ridwan A. 2005. Kerjasama dan sistem jaringan perpustakaan umum. Pustaha: Jurnal Studi Perpustakaan dan Informasi. Vol. 1 (2): 12-16
Sulistiyo-Basuki.2002. Information networks and library co-operation in Indonesia. url http://eprints.rclis.org/archive/00001661/ (Akses tanggal 24 Oktober 2007) Sulistiyo-Basuki.2001. Kerjasama dan jaringan perpustakaan. Jakarta : Universitas Terbuka Vigen, Jens. (2007). E-book and interlibrary loan: an academic centric model for lending. url
http://www.nla.gov.au/ilds/abstracts/VigenJ.pdf. (Akses tanggal 24 Oktober 2007)
9
