Kedves Felhasználók! Az előző körlevél óta felhalmozódott tapasztalatok alapján a következő kéréseket, illetve ajánlásokat fogalmazzuk meg a rendszer használatával kapcsolatban.
Keresés „%” (százalék) – jel segítségével ki lehet bővíteni a keresést oly módon, hogy ennek segítségével a rendszer a beírt szöveget megpróbálja megtalálni a keresés helyén bárhol, függetlenül attól, hogy a keresett a szó a szöveg elején, közepén vagy végén helyezkedik el. Például: Keressük a Magyar Tudományos Akadémia Kémiai Kutatóközpontot Ha az írjuk a kereső mezőbe, hogy „Kémiai Kutatóközpont”, akkor azon találatok jelennek meg, melyek ezzel kezdődnek, viszont ha úgy keresünk, hogy %Kémiai Kutatóközpont, akkor megjelenik a találati listában minden olyan partner szervezet, amely tartalmazza a „kémiai kutató központ” kifejezést. A leghatékonyabb keresési módszer, a „%”-jeles egyszavas keresés, mint például a „%kémia” vagy „%központ”, hiszen elképzelhető, hogy a keresendő egység szerepel a rendszerben, de nem azzal az írásmóddal, például hibásan lett begépelve és egy szóköz nem oda került, ahova a kereső személy gondolná.
Partnerszervezetek A partnertörzs szerkesztése, illetve új partner rögzítése a rendszerben fokozott odafigyelést igényel. Még mindig többször tapasztalunk olyan rögzített szervezeteket, mely belső szervezeti egység, mégis külső partnerként lettek rögzítve, ilyen például a „SZIE GÖDÖLLŐ”. Minden belső szervezeti egység rögzítésre kerül a bevezetéskor a Poszeidon rendszerbe. Ha nem találnak valamely belső szervezeti egységet, hívják a 06-28-528-000 / 3880-as melléket, vagy írjanak a
[email protected] címre és NE rögzítsék külső partnerként, hiszen egyrészt a belső szervezeti egység nem fogja látni a részükre kiküldött iratot, majd a kiküldött irat további érkeztetőszámot és iktatószámot kap, amely az adatok duplikálását eredményezi. Az előző levélben részletesen bemutatásra került a partnerek fölvitele. Külső partner rögzítése esetén, amennyiben a partner megtalálható a Poszeidon rendszerben, de a címe megváltozott NE vegyék föl újra a partnert (személy vagy szervezet), hanem módosítsák és adják meg az új címet az adott partnerhez (=új partner fölvitele), így elkerülhető az, hogy ugyanazzal a névvel szerepeljen több partner. 1. Partner keresése
2. Partner címeinek megtekintése
3. Szűrőfeltétel törlése – töröljék a címe keresőmezőbe írt értéket, majd a rendszer automatikusan kilistázza az összes találatot.
4. Megfelelő cím kiválasztása – látható, ha egy partner több címmel rendelkezik, ki tudjuk választani a nekünk megfelelőt, viszont ha nem találjuk a megfelelő címet, akkor ne kerüljön új szervezeti egységként felvételre, hanem csak a cím rögzítésére kerüljön sor.
5. Kiválasztva a megfelelő címet „Kiválaszt” gomb megnyomása
„Érkeztető postázó” jogosultsággal rendelkező felhasználók részére: 1. Partner keresése és kiválasztása
2. Partner címének szerkesztése
3. Partner címeinek megtekintése
4. Ha a megfelelő cím nincs a rendszerben, a „Hozzáadás” gomb megnyomásával lehet létrehozni
5. A megfelelő mezők kitöltésével és mentésével, létrejön az új címei
6. „Mentés” gombra kattintva létrejön a cím és automatikusan ez kerül kiválasztásra, így az „OK” gomb megnyomása után, már az új cím kerül be a „Beküldő szervezet postai címe:” mezőbe. Új cím felvételekor TILOS rövidítések felvitele! Például: Helytelen: MTA KKK Központi Könyvtár ezen partnerszervezet név TILOS. EMMI OFÁ ezen partnerszervezet név TILOS. Bionikai Inn Kzp ezen partnerszevezet név TILOS. Helyes: Magyar Tudományos Akadémia Kémiai Kutatóközpont Központi Könyvtára => HELYES Így a szervezet rövidítése: MTA KKK KK Emberi Erőforrások Minisztériuma – Oktatásért Felelős Államtitkárság => HELYES Így a szervezet rövidítése: EMMI OFÁ Bionikai Innovációs Központ => HELYES
Változások/javítások a programban Munkatárs szerepkörrel rendelkező felhasználók, a nekik érkezett küldeményt, már hiba nélkül át tudják adni ügyintézésre azonos szervezeti egységen belül, ügyintéző személy módosításának. Kimenő iktatáskor felmerülő több címzettnél, legyen az partner személy vagy partner szervezeti egység, a mező kötelezősége, csak az adott sorra terjed ki.
