KEPUTTJSAN
REfiOR INSTiTUT TEKNOLOGI BANDUNG Nol4oR : 024 I sKl 11.. Al or I 2014 TENTANG
PEMBENTUKAN UPT ASRAMA INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG REKTOR INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG
Menimbang
b,
Mengingat
1.
bahwa guna mewujudkan visi dan misl dalam pembinaan mahasiswa ITB, terutama dalam pembelajaran kehidupan bermasyarakat dan pembinaan karakter mahasiswa [TB, perlu dibentuk UPT Asrama ITB; bahwa sehubungan dengan butir a perlu diterbitkan keputusannya.
Undang-Undang
RI Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan
Nasional; 2.
Undang-Undang RI Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi; Peraturan Pemerintah Nomor 65 Tahun 2013 tentang Statuta ITB; Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 76|MPK.A41KP/2074 tentang Perpanjangan Masa Jabatan Rektor ITB;
MEMUTUSKAN lvl
eneta pka n
PERTAN4A
Membentuk Unit Pelaksana Teknis (UPT) Asrama Institut Teknologi Bandung.
KEDUA
Organisasi UPT Asrama Instltut Teknologi Bandung sebagaimana tercantum pada Lampiran I.
KETIGA
Tugas pokok dan fungsi jabatan yang terdapat di dalam Organisasi UPT Asrama Institut Teknologi Bandung sebagaimana tercantum pada Lampiran II.
KEENlPAT
Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan, dengan ketentuan apabila terdapat kekel jruan akan diperbaiki sebagaimana mestinya. t.: ' o+l n di Bandung t,:J, i'" .. ::it Pai Pa8p I 11 Februari 2014 7'.i, ' 'R"k€ ;i :' i; ',\ ,\ ,i,l ' 1\.1 ,i F u.\ :'" I 1, , ,t -') '; ''^ -:. -'i , lr4,;.1g..1" \\€]g-Cgt. Akhmaloka, Ph.D. ....,''.-,.
Tembusan: Tembusan:
1. Ketua Senat Akademik; 2. Ketua Advisory Board; 3. Para Wakil Rektor; 4. Ketua Satuan Penjaminan Mutu; 5. Ketua Satuan Pengawas Internal; 6, Para Dekan Fakultas/Sekolah; 7. Para Direktur; B. Para Kepala/Ketua Lembaga; 9. Para Kepala Unit Pelaksana Teknis; 10. Kepala Unit Sumber Daya Informasi.
,''" ;'+'* .:1 , ',".1..'l\ :l i. .J. '
.1
NIP 19610201198703i001
Lampiran
I
Nomor Tanggal
Keputusan Rektor Institut Teknologi Bandung
I :
O24/SYJ
I1.A/OI /2414
11 Februar 2014
Struktur Organisasi Institut Teknologi Bandung Asrama UPT wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan
d:-.\
Peneelola RLrsunawa Saogkuri€ng
esraril
xa"ayaygl
.i
.
' ;;;,itr;\.
.
.
"
l.ternasrona
l.q
Iz
u
\
,l-
(t
\.
to:E:l
r'1,
KroR
,,l1
l,! ) .D.
NIP 196r02011987031001
Lampiran I1 Surat Keputusan Rektor Instltut Teknologi Bandung
Nomor : jz4lSKlII.AlOIlzjI : 11 Februari 2014
Tanggal
Tugas Pokok Pejabat UPT Asrama ITB Kepala Rumusan Tugas Bertanggung jawab dalam menyusun rencana, memberikan arahan, mengatur dan mengkoordinasikan system pelayanan dan teknis pelaksanaan kegiatan asrama baik internal maupun eksternal, serta mengevaluasi keseluruhan rangkaian program di Asrama ITB
Rincian Tugas
a. Beftanggung jawab kepada Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan; b. Membuat rencana program Asrama untuk jangka pendek, jangka menengah dan jangka
c.
panja ng;
[4emberikan arahan
job
descriptlon kepada Wakil Kepala Bidang dan Koordinator
Pengelola ma sing -masing Asrama; lt4elakukan koordinasi dengan berbagai pihak yang terlibat dalam pengelolaan Asrama;
d. e. Mengatur
f.
g.
dan mengkoordinasikan sistem pelayanan asrama yang berhubungan dengan aktivitas dan pengembangan kegiatan Asrama; lvlemantau dan mengevaluasi kelangsungan program pada struktur UPTAsrama; ivlenyusun dan mengeluarkan kebijakan terkait dengan keasramaan berdasarkan informasi pendukung yang ada.
Wakil Kepala Bidang Pembinaan Rumusan Tugas Bertanggung jawab dalam manajemen persiapan konsep pemblnaan, melaksanakan, memantau dan mengevaluasi berbagai bentuk pembinaan keasramaan balk untuk pelaku pembinaan (tutor) maupun obyek pembinaan (anak asrama), Rincian Tugas
a.
Tugas Utama
1.
b.
Menyusun dan mensinergikan rancangan maletilgrand des{7n pembinaan untuk masing-masing Asrama; 2. Memberikan arahan kepada tutor tentang grand design pembinaan Asrama berdasarkan visi dan misi ITB; 3. Memastikan dan memantau reasisasi konsep pembinaan terlaksana di Asrama; 4. lvlengevaluasi keberjalanan berbagai program dan kegiatan dalam bidang pembinaan; 5. lvlelakukan pembinaan karakter kepada tutor dan mahasiswa penghuni asrama. Tugas Tambahan 1. Memberikan masukan kepada Kepala UPT Asrama ITB dalam pengembangan
2.
Asrama;
Meminta pertlmbangan Kepala UPT Asrama terkait dengan pembinaan asrama.
Wakil Kepala Bidang Sumberdaya Rumusan Tugas Bertanggung jawab dalam manajemen sumber daya (administrasi dan keuangan serta sarana dan prasarana) UPT Asrama.
Rincian Tugas
a.
Tugas Utama
1.
2. 3. 4.
f4emastikan penyediaan berbagai macam barang maupun perangkat yang
dibutuhkan asrama ; Menyusun, melakukan, dan mengevaluasi manajemen UPT Asrama terkait sumber daya manusia, sarana prasarana dan keuangan UPT Asrama; Melakukan monltoring terhadap berbagai fasilitas yang disediakan baik dalam bentuk perawatan maupun pemantauan dalam bentuk lalnnya; Menginforma sikan mekanisme pemakaian sarana dan prasaTana kepada penghuni a
5.
sra ma;
Berkoordinasi dengan koordlnator pengelola masing-masing
asrama dalam
penyampaian prosedur penggunaan sarana dan prasarana asrama;
l4elakukan koordinasi dengan Direktorat Sarana dan Prasarana TTB baik dalam rencana pengadaan maupun implementa si pengadaannya; 7. Membuat rancanqan anggaran dan keuangan tahunan; B. Melakukan pencairan dana dalam rangka pengelolaan asrama; f. iYelakukan pengecekan angqaran setiap bulannya terkait dengan perencanaan dan pela ksanaa n di lapangan; 10. lulengelola kantin dan laundry untuk mahasiswa. Tugas Tambahan 1. lYemberikan masukan kepada Kepala UPT Asrama dalam pengembangan asrama; 2. lvleminta pertimbangan Kepala UPT Asrama terkait dengan sumber daya.
6.
b.
Wakil Kepala Bidang Sistem Manajemen Informasi Rumusan Tugas Beftanggung jawab dalam mengelola sistem informasi dan manajemen UPT Asrama ITB dalam bentuk media online dan hal terkait lainnya.
Rincian Tugas
a.
Tugas Utama
1,
2.
3. 4.
Membantu kesekretariatan dalam menyimpan, menqarsipkan dan menata semua dokumen UPT Asrama dengan rapih dan mudah diakses dalam bentuk on/tne, lvlembuat laporan bulanan, tengah tahunan, rutin pemasukan dan pengeluaran baik surat menyurat maupun keuangan dalam bentuk online UPT Asrama; lvlenyediakan layanan Informasi secara online melalui laman asTama. Informasi tersebut berupa transparansi uang sewa mahasiswa, masukan untuk asrama, dan kegiatan-kegiatan yang dilakukan di asrama; lvlengarsipkan database sumber daya dalam pengelolaan Asrama dalam bentuk on/ine, lvlembuat sistem pelayanan asrama ITB secara onlinq lvlengatur dan mengecek alur surat masuk dan keluar Asrama;
5. 6. 7. Menyediakan
layanan Informasi secara onllne melalui laman asrama. Informasi tersebut berupa transparansi uang sewa mahasiswa, masukan untuk asrama, dan kegiatan-kegiatan yang dilakukan di asrama.
b.
Tugas Tambahan
1. 2.
Mengintegrasikan sistem informasi pendaftaran mahasiswa di ITB
Mengsinkronisasikan fungsi hubungan masyarakat online asrama dengan fungsi hubungan m asya rakat ITB
Kepala Sekretariat Rumusan Tugas Berta nggungjawa b dalam memberikan pelayanan teknis kesekretariatan UPT Asrama ITB secara penuh baik terkait administrasi, pengarsipan, dokumentasi dan hal-hal terkait pengelolaan UPT Asrama ITB
Rincian Tugas
a.
Tugas Utama 1. lvlengerjakan segala keperluan teknis administrasi dalam mengurus pembuatan surat menyuraf untuk kepentingan UPT Asrama; 2. Melakukan pelayanan dalam administrasi keuangan serta hal teknis lainnya; 3. Ivlenyimpan, mengarsipkan dan menata semua dokumen UPT Asrama dengan rapih dan mudah diakses baik dalam bentuk print-out maupun online;
4. 5. 6.
Kepala sekretariat akan dibantu oleh staf sekretariat terkait bidang sumber daya, bidang pembinaan dan bidang sitem informasi dan manajemen dalam setiap pengolahan data UPT Asrama; l4embuat laporan bulanan, tengah tahunan, dan tahunan sesuai dengan format yang telah ditentukan UPT Asrama;
f4engarsipkan database semua pihak yang terlibat dalam pengelolaan Asrama mahaslswa;
7.
Mengarsipkan masukan-masukan yang diberikan oleh pihak yang terlibat
B.
Asrama mahasiswa; Mengatur dan mengecek alur surat masuk dan keluar Asrama; lvlembuat notulen dan menyampaikan hasilnya kepada personil pengelola Asrama;
9.
dl
tim
n timellne kegiatan Asrama kepada semua pihak yang terlibat dan kemudian membantu mengontrol keberja lanan timeline tersebut.
10. lt4enginforma sika
b.
Tugas Tambahan
1.
2.
entasikan setiap momen yang berhubungan dengan Asrama dan
lvlendokum
kemudian me nginform asika nnya di laman asrama;
Memberikan masukan kepada kepala Asrama terkait pengembangan administrasi UPT Asrama.
Koordinator Pengelola Asrama Rumusan Tugas Bertanggungjawab secara operaslonal dalam berbagai urusan asrama baik sisi kegiatankegiatan pembinaan, sumber daya dan sistem informasi dan manajemen UPT Asrama untuk mendukung terselenggara nya dengan baik segala aktivitas penghuni asrama mahasiswa ITB,
Rincian Tugas
a.
Tugas Utama
1. 2. 3. 4. 5.
:
Merencanakan dan meng impleme ntasika n berbagai kegiatan di asrama sesuai arahan job description dari Kepala UPT Asrama ITB; Menjalankan kegiata n -kegiatan sesuai arahan dari Wakil Kepala Bidang UPT Asrama ITB di asrama masing-masing Asrama mahasiswa ITB;
lvlemberikan arahan kepada
tutor asrama mahasiswa ITB baik dalam
bentuk
pembagian tugas, manajemen keasramaan ataupun kegiatan lain yang diperlukan; lt4elakukan pemantauan rutin berbagai kegiatan pembinaan, pemakaian sarana dan prasarana dan administrasi rutin penghuni Asrama mahasiswa IT8; Berkodinasi rutin dengan karyawan teknis dan tutor asrama mahasiswa ITB perihal seqala aktivitas keasramaan yang dilakukan;
6.
lvleembuat laporan bulanan rutin tentang terselengga ranya segala kegiatan asrama beserta evalua sinya;
7.
Mengajukan usulan anggaran yang diperlukan untuk mendukung semua civitas
8.
Menyetorkan rekap cash-flow keuangan asrama kepada Wakil Kepala bidanq sumber
keasramaaan; daya.
b.
Tugas tambahan 1. lvlemberikan masukan kepada pimpinan 2. Meminta pertimbangan kepada
pengembangan asrama dalam pe ngelolaan asrama.
y'tto
ocrx
.)
A
l-
t:
j./-
a,
44'619$ Akhmaloka, Ph.D. NIP 19610201 19870310 01
