KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN SEKOLAH TINGGI AKUNTANSI NEGARA TANGERANG
TUGAS MANAJEMEN PROPERTI ANALISIS MANAJEMEN PROPERTI MALL KELAPA GADING
Oleh: Kelompok IV
No. 1. 7. 17. 19. 21. 22. 28. 29.
Nama
NPM
Achprizar Greheta Dany Setiyawan Happy Bayu Prayudatama M. Arief Bukhari Saraan Priyan Mardya Kusuma Ricko Pratama Trian Ferianto Yuli ardiansyah
08330004884 08330004912 08330004972 08330004958 08330004972 08330004977 08330005000 08330005008
Mahasiswa Program Diploma III Keuangan Spesialisai Penilai/PBB Tahun 2011
GAMBARAN UMUM MAL KELAPA GADING Pengembangan wilayah Summarecon Kelapa Gading diawali dari semangat Grup Summarecon untuk 'menyulap' daerah yang awalnya rawarawa menjadi kawasan terpadu hunian, komersial dan hiburan. Pada masa akhir tahun 1980-an, Kelapa Gading sudah menjadi tujuan 'rekreasi' makanan bagi masyarakat yang tinggal di Sunter, Pulo Mas, Rawamangun, Cempaka Putih dan sekitarnya. Pada saat itu, restoran dan pemasok bahan baku makanan masih tersebar secara sporadis di kawasan tersebut. Selain rukan, Grup Summarecon semakin giat mengembangkan kompleks-kompleks perumahan di kawasan Kelapa Gading. Untuk mengimbangi pesatnya perkembangan kawasan, tak bisa dipungkiri, sebuah kawasan sentra niaga yang lengkap dan mampu memenuhi kebutuhan hidup masyarakat sekitar harus hadir disini. Menanggapi kebutuhan ini, Grup Summarecon meresmikan Kelapa Gading Plaza seluas 30.000 m2 yang merupakan cikal bakal Mal Kelapa Gading pada 24 Maret 1990, dengan Diamond sebagai anchor tenant. Sejalan dengan berkembangnya tuntutan gaya hidup masyarakat Kelapa Gading yang semakin metropolis, pada tahun 1995 area Kelapa Gading Plaza diperluas menjadi 70.000 m2 dan namanya pun berubah menjadi Mal Kelapa Gading (MKG). SOGO pun bergabung sebagai anchor tenant. MKG membidik pangsa pasar yang lebih luas dari Jakarta Utara, dengan mengacu pada konsep mal keluarga. MKG pun meraih Penghargaan Adikarya Wisata dari Dinas Pariwisata Jakarta pada tahun 2001. Pada awal tahun 2003, MKG kembali mengembangkan luas areanya hingga mencapai 130.000 m2. MKG pun semakin memantapkan posisinya sebagai pusat wisata belanja skala regional dengan tema Fashion, Food & Entertainment, yang mampu menggaet penyewa-penyewa berkelas internasional seperti Zara, Next, Mothercare dan Starbucks. Pengembangan MKG ini dilakukan seiring dengan pengembangan area Sentra Kelapa Gading sebagai pusat bisnis, komersial 1
dan hiburan. Untuk memperluas pilihan bagi konsumen dalam memenuhi segala kebutuhannya, saat ini Grup Summarecon tengah melakukan pembangunan MKG Phase 5, diiringi perluasan area parkir.
PELAKSANAAN MANAJEMEN PROPERTI PADA MAL KELAPA GADING A. VISI, MISI, DAN NILAI PERUSAHAAN Mal Kelapa Gading berada di bawah kepemilikan PT Summarecon Agung Tbk yang memiliki visi dan misi sebagai berikut: Visi Menjadi “Crown Jewel” di antara pengembang properti di Indonesia yang secara berkelanjutan memberikan nilai ekonomi yang optimal kepada pelanggan, karyawan, pemegang saham dan pemangku kepentingan lainnya, serta juga berperan dalam menjaga lingkungan dan menjalankan tanggungjawab sosial.
Misi 1.
Mengembangkan kawasan Summarecon Kelapa Gading, menjadi semakin lengkap dan bernilai, serta mengembangkan kawasan baru dengan semangat inovasi.
2.
Memberikan pelayanan terbaik dan terpadu kepada konsumen melalui sistem yang tepat dan ditingkatkan secara terus menerus
3.
Fokus pada pengembangan dan pengelolaan perumahan, apartemen dan pusat perbelanjaan yang semakin ramah lingkungan.
2
4.
Bekerjasama dengan partner strategis dengan menerapkan prinsip tata kelola perusahaan yang baik dan profesional.
5.
Fokus dalam pengembangan Sumber Daya Manusia yang berkualitas, sejahtera serta sesuai dengan nilai dan budaya perusahaan.
6. Meningkatkan pendapatan dan keuntungan perusahaan sesuai
target tahun 2010-2015.
Nilai-nilai Summarecon 1. Melayani pelanggan secara efektif dengan sepenuh hati. 2. Mendukung tumbuh-kembangnya kewirausahaan. 3. Memfasilitasi kehidupan yang seimbang. 4. Melestarikan nilai-nilai keluarga. 5. Memberikan kontribusi yang bermanfaat kepada masyarakat dan lingkungan sekitar. 7. Memandu transformasi setiap pelanggan.
Tujuan pendirian Mal Kelapa Gading adalah untuk mengembangkan investasi di bidang retail dalam rangka memenuhi beragam kebutuhan masyarakat modern sekarang ini dengan konsep fashion, food, dan entertainment yang terpadu.
Berdasarkan visi dan misi dari pembangunan Mall kelapa gading, maka dibentuk suatu manajemen property yang bertujuan untuk: 1. Mengelola investasi Dalam mengelola investasi, Manajer
properti
harus
memastikan
bahwa nilai dari properti yang dikelolanya tidak mengalami penurunan dan bahkan
sebaliknya nilainya
3
terus
bisa
naik.
Nilai
sebuah
properti dapat diformulasikan sebagai berikut:
Nilai = Pendapatan operasional bersih setahun (NOI) x (1/i)
Keterangan : NOI i
= pendapatan kotor setahun – biaya operasional setahun = tingkat kapitalisasi dari properti tersebut
Tolok ukur
atau performance
menggunakan besaran dari
investasi
dapat
diukur
tingkat hasil yang akan
dengan diperoleh
(yield). Semakin tinggi yield dari suatu investasi, maka semakin tinggi risiko dan tingkat pengembalian (risk & retun) yang akan diperoleh. Yield dapat diformulasikan sebagai berikut:
Yield (%) = (Pendapatan operasional bersih setahun /Nilai) x 100%
Dengan demikian salah satu keberhasilan dari suatu manajemen properti
dapat
terlihat
dari
kemampuan
mereka
memberikan
kontribusi dalam meningkatkan penghasilan bersih dari properti tersebut. Berdasarkan data yang kami peroleh, pendapatan bersih Mal Kelapa Gading dari tahun ke tahun terus mengalami peningkatan. Hal ini menunjukkan bahwa pihak pengelola telah berupaya semaksimal mungkin untuk terus menaikkan nilai properti Mal Kelapa Gading 4
Data Pendapatan Bersih Periode 2002-2007 (dalam miliar rupiah) Tahun
2002
Pendapatan 119,24
2003
2004
2005
2006
2007
195,37
231,46
240,96
244,20
250,64
Sewa
2. Mengelola bisnis Tujuan
dari
kegiatan
ini
adalah
optimalisasi
dari
arus
kas
sekaligus memelihara dan meningkatkan nilai properti tersebut. Kegiatan manajemen properti sebagai suatu bisnis atau usaha juga tidak dapat dipisahkan dalam kaitannya mengelola properti sebagai suatu investasi sebab keduanya saling terkait dan memiliki hubungan yang erat. Dalam hal ini kegiatan manajemen properti Mal Kelapa Gading meliputi: a. Memasarkan ruangan dengan harga sewa yang terbaik Bagian
pemasran
melakuakan
kegiatan
pemasaran.
Calon
penyewa dapat datang langsung ke bagian pemasaran untuk mengetahui ketersedian ruang sewa di mal. Selain itu, calon penyewa dapat mengetahui ketersediaan ruang sewa melalui hot line khusus yang disediakan. b. Menagih sewa dan biaya pelayanan (service charge) Penyewa melakukan pembayaran sendiri uang sewa dan service charge setiap bulan ke bank. Pengelola akan menegur penyewa secara tertulis jka terjadi keterlambatan pembayaran uang sewa dan service charge. c. Memelihara properti
5
Bagian teknik melakukan kegiatan
pemeliharaan bangunan,
sedangkan bagian operasional bekerjasama dengan beberapa perusahaan outsourcing melakukan pemeliharaan kebersihan bangunan. d. Mengelola keuangan dan memberikan laporan secara berkala Bagian keuangan bertanggung jawab melakukan pengelolaan keuangan. Bagian ini berperan dalam pengendalian biya guna tercapai efisiensi pengeluaran. Bagian ini uga menyususn laporan keuangan secara berkala untuk mengetahui arus kas dan kinerja Mal. e. Memonitor nilai properti Manajer Pengelola Mal Kelapa Gading memonitor nilai properti. Hal ini dilakukan untuk mengetahui perkembangan Mal Kelapa Gading serta untuk menghadapi persaingan yang ditimbulkan oleh banyak faktor. f. Melakukan
pengadaan
sarana
dan
fasilitas
pelengkap,
seperti area Area Parkir,Car Call & Information Counter, E-Directory Kereta Dorong Bayi & Kursi Roda, Shuttle Bus & Lokomotif, Toilet, Baby Care,Musholla,Ruang P3K & Ambulance,Lokomotif dan ruang tunggu pengemudi g. Memahami pentingnya suatu komunikasi dan informasi Perkembangan informasi terkini
selalu diikuti oleh Manajer
Pengelola mal sesuai perkembangan bisnis yang dijalankan. Pengelola juga melakukan pengamatan
terhadap kebijakan-
kebijakan yang dikeluarkan pemerintah sebagai langkah antisipatif untuk menghindari kerugian yang mungkin timbul dari kebijakan pemerintah tersebut.
6
B. BENTUK ORGANISASI MANAJEMEN PROPERTI
Untuk lebih jelasnya, berikut uraian pekerjaan masing-masing jabatan: A. Koordinator Manajer Property Retail Tugas Pokok: 1.
Melakukan perencanaan serta menganalisa hal–hal yang dianggap perlu bagi kemajuan ataupun pengembangan tiap–tiap unit usaha.
2.
Bertanggung jawab atas kelancaran operasional gedung untuk tiap–tiap unit usaha.
3.
Bertanggung jawab atas tercapainya target operasional gedung (antara lain tingkat hunian, cash flow, dll )
4.
Menjaga hubungan baik dengan tenant dan pihak yang terkait dengan operasional gedung.
5.
Memberikan tugas dan arahan pekerjaan.
Wewenang: 1.
Merekomendasikan kontraktor/vendor sesuai lingkup pekerjaan.
2.
Mencari solusi atas segala permasalahan pengelolaan gedung.
B. Manajer Pengelola Plaza Bintaro Jaya Tugas Pokok:
7
1.
Melakukan perencanaan serta menganalisa hal-hal bagi kemajuan ataupun pengembangan Plaza Bintaro Jaya Jaya.
2.
Memastikan kelancaran operasional gedung.
3.
Mengendalikan dan mengatur arus kas keuangan sesuai program kerja.
4.
Memastikan tercapainya target Rugi/Laba ( pendapatan, Gross Profit & Laba Usaha).
5.
Mengusulkan range tarif pada SK tarif sewa
6.
Menentukan jadwal kenaikan tarif ( service charge, listrik, air & gas) dan perubahan konversi kurs sewa & service charge
7.
Menjaga hubungan baik dengan tenant
Wewenang: 1.
Merekomendasikan
Outsourcing/kontraktor
sesuai
lingkup
pekerjaan. 2.
Mencari solusi atas segala permasalahan pengelolaan gedung.
C. Duty Manager Tugas Pokok: 1.
Menerima dan menindak-lanjuti komplain dari pelanggan.
2.
Memberikan informasi yang diperlukan oleh pelanggan.
3.
Membantu mengecek kelancaran operasional gedung.
4.
Membantu melakukan kontrol atas penerapan peraturan dan tata tertib gedung.
5.
Melakukan koordinasi dengan seluruh bagian terkait sesuai dengan permasalahan/komplain yang harus ditindak-lanjuti saat itu juga (urgent).
6.
Penanganan keadaan “tanggap darurat”.
8
Wewenang: 1.
Mengajukan alternatif solusi penanganan kepada Manajer Plaza Bintaro Jaya atas permasalahan/komplain yang bersifat “urgent” harus segera ditindak-lanjuti yang terjadi pada hari Sabtu, Minggu dan Libur Nasional.
2.
Meminta masukan dan/atau informasi dari bagian terkait atas suatu peristiwa/ kejadian sebagai bahan untuk menganalisa suatu permasalahan/komplain.
3.
Bertindak mewakili manajemen dalam penangan keadaan “tanggap darurat”.
D. Sekretaris Plaza Bintaro Jaya Tugas Pokok: 1.
Melakukan filing management untuk semua data (softcopy dan hardcopy).
2.
Menangani administrasi surat menyurat, dll.
3.
Mendelegasikan pendistribusian dokumen, surat-surat, data-data, dan lain-lainnya kepada bagian/unit/pejabat yang terkait.
4.
Melakukan penjadwalan rapat-rapat internal dan eksternal Unit Pengelola Plaza Bintaro Jaya.
5.
Mengatur arus lalu lintas dan dokumentasi file-file serta data-data dalam Unit Pengelola Plaza Bintaro Jaya.
6.
Menghimpun laporan pekerjaan Unit Pengelola Plaza Bintaro Jaya.
7.
Menjawab
telepon
yang
masuk,
serta
memproses
dan
menindaklanjuti kritik dan saran dari customer/pengunjung. 8.
Menangani administrasi yang berkaitan dengan kepagawaian (seperti izin kehadiran, lembur/piket, asuransi kesehatan, dll).
9
Wewenang: -
E. Officer Administrasi Umum Tugas Pokok: 1. Melayani kebutuhan karyawan pengelola Plaza Bintaro Jaya. 2. Melaksanakan tugas membuka/menutup ruang pengelola Plaza Bintaro Jaya, membersihkan, dan merapikan ruang kerja karyawan. 3. Melakukan pendistribusian/expedisi maupun pengambilan atas surat, berkas, dokumen-dokumen ke tempat yang diperintahkan, terkait pekerjaan kantor Plaza Bintaro Jaya. 4. Selalu berkoordinasi dan bekerja sama dengan atasan untuk kelancaran tugas. 5. Melaksanakan tugas sebagai Operator, bila diperlukan. 6. Bertanggung jawab dan melaporkan semua hasil pekerjaan tersebut diatas kepada atasan langsung. Wewenang: -
F. Officer Pengadaan Tugas Pokok: 1.
Melakukan dan menyelesaikan proses TDP/BP dan administrasi keuangan/ umum lainnya.
2.
Bertanggung jawab atas kas kecil Unit Pengelola Plaza Bintaro Jaya, menyusun laporan cash in/out biaya kerja.
3.
Melakukan kegiatan administrasi dan pemenuhan kebutuhan Rumah Tangga Unit Pengelola Plaza Bintaro Jaya merujuk pada Rencana Anggaran Biaya dengan melihat skala prioritasnya.
10
4.
Menyusun laporan bulanan keuangan Unit Pengelola Plaza Bintaro Jaya.
5.
Monitoring stok peralatan/fasilitas kerja.
6.
Pembelian peralatan/fasilitas kerja sesuai permintaaan.
Wewenang: Mengajukan permohonan perubahan/revisi rencana anggaran sesuai dengan realisasi/kondisi di lapangan kepada Manajer Pengelola Plaza Bintaro Jaya.
G. Supervisor Keuangan Tugas Pokok: 1. Melakukan koordinasi pembuatan invoice, kwitansi, faktur pajak dan bon penerimaan. 2. Melakukan koordinasi setoran bank dan tagihan. 3. Melakukan pembuatan rencana dan realisasi cash flow. 4. Melakukan pembuatan piutang sewa, service charge, listrik, air, gas, dll. 5. Membuat usulan surat teguran, surat penutupan toko, pemutusan pemadaman listrik dan berita acara pembatalan. 6. Membuat Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja yang terkait dengan keuangan serta mengawasi pelaksanaannya. 7. Memastikan distribusi SK perubahan konversi kurs , service charge, listrik, air dan gas kepada tiap-tiap tenant sebelum ketentuan berlaku. Wewenang: -
11
H. Officer A/R Tugas Pokok: 1.
Membuat rekapitulasi invoice sewa, service charge, listrik, dan penerimaan hasil pembayaran lain-lain.
2.
Membuat tanda terima kwitansi pembayaran.
3.
Mengantar hasil kerja dan surat ke kantor pusat maupun surat (invoice dan kwitansi) yang terkait dengan penagihan ke tenant.
4.
Melakukan filling system.
Wewenang: -
I. Officer Kolektor Tugas Pokok: 1. Melakukan pengambilan tagihan (PPh dan giro) keluar kantor. 2. Melakukan penagihan (PPh dan giro) melalui telepon dan surat teguran. 3. Membuat rekapitulasi tagihan potong PPh atas pembayaran sewa, service charge, dan penerimaan bukti potong PPh pasal 4 (2). 4. Mengirimkan invoice dan kwitansi pembayaran ke penyewa. 5. Membuat tanda terima kwitansi pembayaran. 6. Mengambil rekening koran ke bank. 7. Membuat arsip yang terkait dengan penagihan.
Wewenang: -
J. Officer Administrasi Penagihan
12
Tugas Pokok: 1.
Melakukan pembuatan invoice sewa, service charge, listrik, faktur pajak, kwitansi, dan invoice lainnya.
2.
Membuat tanda terima invoice dan kwitansi.
3.
Melakukan kliring giro ke bank.
4.
Melakukan pembuatan berita acara pengahapusan piutang.
5.
Mengantar invoice dan kwitansi ke tenant.
6.
Melakukan filling system.
Wewenang: -
K. Supervisor Pemasaran/TR/FO Tugas Pokok: 1.
Memasarkan ruang sewa yang kosong & Billboard dengan mencari dan melakukan seleksi terhadap calon penyewa di Plaza Bintaro Jaya.
2.
Membuat penawaran dan mem-followup calon tenant.
3.
Melakukan kontrol terhadap Masa Sewa, Kontrak Sewa, Kegiatan pameran/promosi, kegiatan tenant relation dan Fitting out .
4.
Membuat jadwal pameran dalam 1 (satu) tahun serta tema pamerannya.
5.
Melakukan tender dan monitoring pelaksanaan pameran
6.
Menyusun dan mengevaluasi program dan budget promosi sesuai target yang telah ditetapkan.
7.
Membuat laporan bulanan occupancy gedung, kegiatan pameran dan promosi kepada atasan langsung.
8.
Melakukan kontrol terhadap komplain.
13
9. Membuat prosedur kerja dan instruksi kerja yang terkait dengan pemasaran sewa ruang, pameran, promosi, Tenant Relation dan Fitting Out, serta mengawasi pelaksanaannya. Wewenang: Memberikan rekomedasi kepada atasan atas calon penyewa baru yang telah melalui proses diseleksi.
L. Officer Pemasaran Tugas Pokok: 1.
Memasarkan ruang sewa yang kosong & Billboard dengan mencari dan
melakukan seleksi terhadap calon penyewa di Plaza Bintaro
Jaya. 2.
Membuat penawaran dan mem-followup calon tenant.
3.
Melakukan Konfirmasi
atas
masa sewa habis dan pembuatan
kontrak baru. 4.
Membuat dan mengarsipkan surat kepada/dari tenant maupun dari luar.
5.
Membantu kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pameran dan promosi/acara (termasuk tender).
Wewenang: -
M. Officer Acara/Promosi Tugas Pokok:
14
1.
Membuat design promotion tools (media cetak dan ruang), seperti spanduk, giant banner, umbul-umbul, brosur, dll.
2.
Melakukan koordinasi design promotion tools dengan supplier.
3.
Mengusulkan tema/topic, acara, design, serta melakukan kontrol dan evaluasi pelaksanaannya (termasuk proses tender).
4.
Melakukan kontrol atas pemasangan umbul-umbul, spanduk, banner, dan media promosi lainnya.
5.
Melakukan kontrol atas persewaan billboard.
6.
Memberikan
masukan
dalam
penentuan
tarif
umbul-umbul,
spanduk, billboard, dan media promosi lainnya. 7.
Meng-update web site PBJ.
Wewenang: -
N. Officer TR/FO Tugas Pokok: 1.
Menindak-lanjuti komplain dari tenant ke bagian terkait, serta membuat laporan rekapitulasi, dan kontrol komplain.
2.
Membantu melaksanakan kegiatan administrasi (surat menyurat, perijinan, filling system, dll) yang mendukung kegiatan tenant relation, fitting out.
3.
Membantu mengarahkan gambar desain dan teknis pemasangan billboard signage tenant/penyewa.
4.
Membantu melakukan kontrol penagihan PBB tenant.
Wewenang: -
15
O. Supervisor Operasional Tugas Pokok: 1.
Melakukan koordinasi terhadap semua pekerjaan sub kontraktor yang ada di bagian keamanan, parkir, car call, hygiene, housekeeping, pest control, perawatan plumbing, dan angkut sampah.
2.
Memastikan bahwa setiap pekerjaan sub kontraktor sesuai dengan kontrak perjanjian yang telah disepakati.
3.
Melakukan evaluasi secara periodik atas pekerjaan semua sub kontraktor.
4.
Mengkoordinir
laporan
pekerjaan
bulanan
dari
semua
sub
kontraktor. 5.
Membuat laporan bulanan atas hasil kinerja sub kontraktor kepada Manajer unit.
6.
Membuat Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja yang terkait dengan kebersihan,
keamanan,
dan
tangga
darurat
gedung
serta
mengawasi pelaksanaannya. Wewenang: 1.
Menghentikan
pekerjaan/kegiatan
yang
membahayakan
pengunjung, penghuni, gedung, maupun lingkungan. 2.
Memberikan teguran kepada petugas sub kontraktor apabila pekerjaan tidak sesuai dengan pekerjaan yang diharapkan.
3.
Meminta penggantian atas personil sub kontraktor yang kurang baik.
P. Supervisor Kemanan dan Parkir Tugas Pokok: 1.
Melakukan pengawasan dan evaluasi secara periodik atas
16
pekerjaan sub kontraktor keamanan, termasuk didalamnya tugastugas: a)
Menciptakan suasana yang kondusif agar suasana penyewa/ pengunjung diarea Plaza Bintaro Jaya tetap merasa aman dan nyaman.
b)
Memberikan
pelayanan,
penjagaan,
dan
perlindungan
kepada penyewa/pengunjung Plaza Bintaro Jaya. c)
Menegakkan disiplin dan tata tertib yang berlaku diarea Plaza Bintaro Jaya.
d)
Melakukan koordinasi dengan instansi lain dan aparat terkait untuk kelancaran tugas keamanan di Plaza Bintaro Jaya.
e)
Mengatur jadwal kerja personil keamanan.
f)
Memberikan pertolongan yang terdepan bila terjadi musibah dan ancaman, baik dari dalam atau luar area Plaza Bintaro Jaya.
g) 2.
Security report seputar Plaza Bintaro Jaya.
Melakukan kontrol dan pengawasan secara langsung kepada petugas parkir dan car call.
3.
Melakukan evaluasi secara periodik atas pekerjaan sub kontraktor keamanan, parkir dan car call.
4.
Mengkoordinir laporan pekerjaan bulanan dari sub kontraktor keamanan, parkir dan car call.
Wewenang: 1.
Menghentikan pekerjaan/kegiatan yang membahayakan keamanan dan keselamatan gedung.
2.
Memberikan teguran kepada petugas sub kontraktor apabila pekerjaan tidak sesuai dengan pekerjaan yang diharapkan.
3.
Meminta penggantian atas personil sub kontraktor keamanan,
17
parkir atau car call yang kurang baik. 4.
Menindak/memberikan sanksi di tempat bagi anggota keamanan atau yang tidak disiplin atau melalaikan tugas dan instruksi atasan.
5.
Membuat perbaikan jadwal dan perombakan regu jaga.
Q. Supervisor Housekeeping Indoor Tugas Pokok: 1.
Melakukan koordinasi dan pengawasan terhadap pekerjaan sub kontraktor, yaitu: kebersihan di dalam, hygiene, maupun perawatan plumbing di Plaza Bintaro Jaya.
2.
Melakukan evaluasi secara periodik atas pekerjaan semua sub kontraktor Housekeeping In Door.
3.
Mengkoordinir
laporan
pekerjaan
bulanan
dari
semua
sub
kontraktor Housekeeping In Door.
Wewenang: 1.
Menghentikan
pekerjaan/kegiatan
yang
membahayakan
pengunjung, penghuni, maupun lingkungan. 2.
Memberikan teguran kepada petugas sub kontraktor apabila pekerjaan tidak sesuai dengan pekerjaan yang diharapkan.
3.
Meminta penggantian atas personil sub kontraktor yang kurang baik.
R. Supervisor Housekeeping Outdoor Tugas Pokok: 1.
Melakukan koordinasi dan pengawasan terhadap pekerjaan sub kontraktor, yaitu: kebersihan diluar, pest control, maupun angkut
18
sampah di Plaza Bintaro Jaya. 2.
Melakukan evaluasi secara periodik atas pekerjaan semua sub kontraktor Housekeeping Out Door.
3.
Mengkoordinir
laporan
pekerjaan
bulanan
dari
semua
sub
kontraktor Housekeeping Out Door. Wewenang: 1. Menghentikan
pekerjaan/kegiatan
yang
membahayakan
pengunjung, penghuni, maupun lingkungan. 2. Memberikan teguran kepada petugas sub kontraktor apabila pekerjaan tidak sesuai dengan pekerjaan yang diharapkan. 3. Meminta penggantian atas personil sub kontraktor yang kurang baik.
S. Supervisor Teknik Tugas Pokok: 1.
Membuat Prosedur Kerja pemeriksaan, perawatan dan perbaikan fasilitas gedung serta mengawasi pelaksanaannya.
2.
Membuat program kerja harian, mingguan, bulanan, tahunan serta mengawasi pelaksanaanya.
3.
Mengatur jadwal dan tugas kerja teknisi dalam hal operasional gedung.
4.
Mengawasi pekerjaan renovasi tenant/penyewa gedung.
5.
Menyusun laporan kerja secara periodik.
6.
Membuat anggaran pekerjaan teknik.
7.
Mengawasi operasional gedung.
8.
Melakukan
pencatatan
meter
pemakaian
listrik,
air,
tenant/penyewa. 9.
Memberikan usulan atas perubahan tariff listrik, air, dan gas.
19
gas
Wewenang: 1.
Mengambil tindakan yang dianggap perlu untuk kelancaran operasional gedung.
2.
Menghentikan pekerjaan pihak ke-3 (tenant/kontraktor) apabila dianggap mengganggu kelancaran operasional gedung saat ini, ataupun di kemudian hari.
T. Teknisi (M/E) Tugas Pokok: 1.
Melaksanakan program kerja.
2.
Melakukan inspeksi untuk kesiapan gedung. 5.2.1. Memastikan semua fasilitas gedung Mesin/Elektro berfungsi dengan baik. 5.2.2. Menyiapkan/mengontrol peralatan elektrik, mekanikal, dan pompa hydrant untuk antisipasi kebakaran.
3.
Melakukan perbaikan ringan. 5.3.1. Melakukan perawatan/perbaikan fasilitas gedung: escalator, escavator, AC, dll.
4.
Melaksanakan serta mengecek ulang hasil work order yang telah dilaksanakan dan selanjutnya dilaporkan ke Supervisor Teknik.
5.
Menghentikan pekerjaan apabila membahayakan/merugikan secara teknis pengelolaan gedung, sesuai persetujuan atasan.
Wewenang: -
20
U. Teknisi (Sipil) Tugas Pokok: 1.
Melaksanakan program kerja.
2.
Melakukan inspeksi kesiapan gedung.
3.
Melakukan perbaikan ringan.
4.
Mengawasi pekerjaan fitting out.
5.
Melakukan tindakan teknis yang dapat menunjang kegiatan pengelolaan gedung.
6.
Menghentikan pekerjaan apabila membahayakan/merugikan secara teknis pengelolaan gedung.
Wewenang: -
C. PEMELIHARAAN BANGUNAN Kegiatan pemeliharaan bangunan yang dilakukan oleh pihak MKG hanya terbatas pada bangunan bersama dan fasilitas-fasilitas yang dimiliki Mall, seperti eskalator, AC, lif barang, dan plumbing. Pemeliharaan
terhadap
kios/ruang-ruang
yang
disewa
menjadi
tanggung jawab penyewa sepenuhnya. Apabila terdapat kerusakan, pihak
penyewa
harus
melakukan
perbaikan
sendiri
dengan
pangawasan langsung dari pihak Mall.
Pihak pengelola melaksanakan empat kegiatan pemeliharaan yakni: a. Pemeliharaan
Pencegahan
(preventive
maintenance)
melalui
penyediaan fasilitas pemadam kebakaran berupa smoke detector, fire alarm, hydrant, dan sprinkler. 21
b. Pemeliharaan Perbaikan (corrective maintenance) apabila terjadi kerusakan seperti terjadi kebocoran pipa air, plafon yang terkena rembesan air, keretakan dinding, dan sebagainya. Seperti telah disebutkan di atas, apabila kerusakannya ringan maka perbaikannya langsung ditangani oleh para teknisi. Sedangkan untuk kerusakankerusakan besar, perbaikannya diserahkan kepada pihak kontraktor (eksternal) melalui sistem lelang. c. Pemeliharaan
Rutin
(planned
maintenance)
seperti
kebersihan
ruangan, toilet, pengecatan secara periodik, pembersihan sistem AC, perawatan eskalator, dan sebagainya. d. Pemeliharaan Darurat (emergency maintenance) yang dilakukan bila terjadi kerusakan yang mendadak pada bangunan yang diakibatkan oleh kejadian-kejadian yang tak terduga seperti terkena gempa, terjadi
kebakaran
akibat adanya arus hubungan pendek dan
sebagainya. Pemeliharaan terhadap struktur bangunan dilakukan dengan: 1. Memelihara unsur-unsur struktur bangunan gedung dari pengaruh korosi,
cuaca,
kelembaban,
dan
pembebanan
di
luar
batas
kemampuan struktur, serta pencemaran lainnya. 2. Melakukan pemeriksaan berkala sebagai bagian dari perawatan preventif. 3. Mencegah dilakukan perubahan dan/atau penambahan fungsi kegiatan yang
menyebabkan
meningkatnya
beban
yang
berkerja
pada
bangunan gedung, di luar batas beban yang direncanakan. 4. Memelihara bangunan agar difungsikan sesuai dengan penggunaan yang direncanakan.
Pemeliharaan terhadap mekanikal (tata udara, sanitasi, plambing dan transportasi) bangunan dilakukan dengan:
22
1. Memelihara dan melakukan pemeriksaan berkala terhadap sistem tata udara, agar mutu udara dalam ruangan tetap memenuhi persyaratan teknis dan kesehatan yang disyaratkan. 2. Memelihara dan melakukan pemeriksaan berkala sistem distribusi air yang meliputi penyediaan air bersih, sistem instalasi air kotor, sistem hidran, sprinkler dan septik tank serta unit pengolah limbah. 3. Memelihara dan melakukan pemeriksaan berkala sistem transportasi dalam gedung, baik berupa lif (barang), eskalator, dan tangga.
Pemeliharaan terhadap elektrikal (catu daya, tata cahaya, telepon, komunikasi dan alarm) bangunan dilakukan dengan: 1. Melakukan
pemeliharaan
dan
pemeriksaan
periodik
terhadap
perlengkapan pembangkit daya listrik cadangan. 2. Melakukan pemeliharaan dan pemeriksaan periodik terhadap sistem penangkal petir. 3. Melakukan pemeriksaan periodik dan memelihara sistem instalasi listrik, baik untuk pasokan daya listrik maupun untuk penerangan ruangan. 4. Melakukan pemeriksaan periodik dan memelihara jaringan instalasi tata suara dan komunikasi (telepon) serta data. 5. Melakukan pemeriksaan periodik dan memelihara jaringan sistem tanda bahaya dan alarm.
Pemeliharaan terhadap bagian luar bangunan dilakukan dengan: 1. Memelihara secara teratur kondisi dan permukaan tanah dan/atau halaman luar bangunan gedung.
23
2. Pemeliharaan secara baik dan teratur terhadap taman, saluran pembuangan, pagar dan pintu gerbang, lampu penerangan luar, serta pos/gardu jaga. 3. Menjaga kebersihan di luar bangunan gedung, pekarangan dan lingkungannya.
House Keeping Pelaksanaan pekerjaan House Keeping dilakukan oleh pihak ketiga (outsourcing). Selama tiga tahun ini dilakukan oleh pihak ISS dan Ciptamulti Agungjaya. Program kerja pemeliharaan kebersihan gedung yang dilakukan meliputi program kerja harian, mingguan, bulanan dan tahunan yang bertujuan untuk memelihara kebersihan bagian dalam dan luar gedung.
D. KLASIFIKASI TENANT MIX Pengaturan komposisi dari penyewa ruang (Tenant Mix) mall kelapa gading dapat dilihat pada denah di halaman selanjutnya. Analisis strategi pengaturan komposisi penyewa pada Mal Kelapa gading adalah sebagai berikut: a. Adanya keseimbangan dari variasi penyewa dari pusat ke pusat aktivitas. Anchor Tenant (Penyewa Utama) yang terdiri dari Sogo Supermarket & Department Store, Farmers Market dan Star Department Store 24
ditempatkan dengan baik sehingga tidak menumpuk di satu lantai saja dan penempatan penyewa-penyewa lain tersebar merata di setiap lantai, seperti toko pakaian dan makanan yang ada di setiap lantai sehingga sangat memudahkan pembeli. b. Adanya kompetisi sehingga pembeli mempunyai pilihan yang cukup banyak. Hal ini dibuktikan dengan banyaknya penyewa atau counter dengan usaha sejenis yang ada di dalam mal kelapa gading. Misalkan Guess, Next, GAP, Esprit dan Zara untuk segi fashion; Pizza Hut, Bread Talk dan Starbucks Coffee untuk chain makanan dan minuman. c. Mall
ini
mempunyai
beberapa
zona
khusus
yang
memiliki
keseragaman usaha penyewanya. Bagian tersebut adalah: 1) The
New
CatWalk area
yang
menghimpun
butik
desainer
Indonesia ternama dan kriya buatan Indonesia yang dilengkapi konsep departement store. 2) Fashion Hub merupakan zona yang diperuntukkan bagi remaja dan orang muda. 3) Kids Safari area bagi teenagers yang berjiwa dinamis 4) Gourmet Walk merupakan zona yang berisikan kafe dan restoran. 5) Food Temptation food court terbesar di Indonesia seluas 6.000 m2 dengan kapasitas 2300 kursi 6) Food Sensation merupakan food court yang memiliki kekhasan kuliner dari seluruh Nusantara yang telah menjadi pilihan favorit. 7) Gourmet Walk merupakan zona yang berisikan kafe dan restoran denagn selera Asia dan Eropa. 8) Eat&Eat Food Market menghadirkan konsep pasar tempo dulu, dengan dekorasi dan pernak-pernik yang sangat unik dengan beragam makanan khas dari berbagai daerah dan berbagai pilihan
25
m mulai dari makanan Indonesia, Cina peranakan Indonesia, Malaysia dan Singapura.
E. MANAJEMEN HUNIAN Meskipun MKG terletak pada lokasi yang strategis dengan jumlah pengunjung yang ramai, tarif sewa MKG tergolong kompetitif di Jakarta.
Dengan
tarif
sewa
USD25/m²/bulan
dengan
kurs
Rp7.000/USD, tarif sewa MKG masih lebih rendah dibandingkan dengan
rata-rata
tarif
sewa
mal
di
Jakarta
yang
mencapai
USD47/m²/bulan dengan kurs Rp5.000-9.000/USD. Untuk anchor tenat seperti Sogo dan Star Departement Store USD7/m2/bulan. Luas untuk Sogo Departement Store adalah 17500 m2 dan Star Departement Store adalah 10000 m2. Sementara itu, service charge yang dibebankan
manajemen
oleh
MKG
rata-rata
mencapai
USD11/m²/bulan, cukup kompetitif dibandingkan dengan rata-rata service charge
mal
di
Jakarta
yang
berkisar
antara
USD7-
14,5/m²/bulan. Tingkat hunian MKG juga termasuk yang tertinggi yaitu mencapai 96% di tahun 2007. Bandingkan dengan rata-rata tingkat hunian mal di Jakarta yang mencapai 90%. Dengan tarif sewa yang kompetitif dan tingkat hunian hampir mencapai 100%, pendapatan yang dihasilkan MKG mencapai Rp250 milyar selama tahun 2007. Periode sewa ruang di MKG ini berkisar antara 1-3 dan 5 tahun. Dari tenant-tenant MKG saat ini, 34% dari total luasan penyewaan untuk periode 5 tahun sedangkan sisa 66% luasan penyewaan merupakan jangka pendek dan menengah (1-3 tahun). Sebelum menempati ruangan, tenant-tenant tersebut diharuskan membayar uang muka sejumlah tertentu (umumnya 20%) dan membayar sisanya secara berkala sampai dengan setahun sebelum masa sewa berakhir. Dan 6
26
bulan sebelum masa sewa berakhir, umumnya MKG sudah mendapat kepastian perpanjangan kontrak sewa baru dengan tenant-tenant tersebut. Sistem pembayaran tersebut membuat arus kas lebih terprediksi dan dikombinasikan dengan fleksibilitas menyesuaikan service charge dan kurs patoknya MKG juga mempunyai marjin yang relatif stabil. Pendapatan sewa yang diperoleh SMRA dari MKG untuk tahun-tahun mendatang diperkirakan mencapai Rp300 miliar per tahunnya (berdasarkan biaya sewa dan servis saja). Jumlah tersebut menjadi stable income bagi SMRA. F. MANAJEMEN ADMINISTRASI DAN KEUANGAN Manajemen Administrasi dan Keuangan sangat
diperlukan
untuk
memonitor seluruh aktifitas yang berkaitan dengan keuangan dan administrasi sehingga apa yang sudah direncanakan berjalan sesuai dengan yang diharapkan Kegiatan manajemen keuangan meliputi: a) Rencana investasi mendatang; b) Mengatur cash flow; c) Mengatur perencanaan pembiayaan kegiatan; d) Pengelolaan asset; e) dll Pihak Mall melaksanakan kegiatan administrasi yang meliputi kegiatan: a) surat menyurat (dalam dan luar) b) kepagawaian (seperti izin kehadiran, lembur/piket, asuransi kesehatan, dsb) c) pendistribusian dokumen, surat-surat, dan data-data kepada bagian/unit/pejabat yang terkait; d) melakukan penjadwalan rapat-rapat internal dan eksternal Unit Pengelola Mall Kelapa Gading; 27
e) mengatur arus lalu lintas dan dokumentasi file-file serta datadata dalam Unit Pengelola Mall Kelapa Gading dan; f) menghimpun laporan pekerjaan Unit Pengelola Mall Kelapa Gading
Kebijakan Akuntansi
Pembukuan laporan keuangan dilakukan setiap tahun dan disampaikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan seperti: 1. Pihak Intern/Manajemen Perusahaan Laporan Keuangan digunakan untuk mengevaluasi kinerja Mall Kelapa Gading, menyusun perencanaan, strategi, dan kebijakan dalam meningkatkan efektivitas dan efisiensi Mall Kelapa Gading. 2. Pemilik Laporan Keuangan digunakan untuk mengetahui seberapa baik kinerja Mall Kelapa Gading. Sebagai pihak yang mnginvestasikan sumber dayanya, pemilik ingin mengetahui seberapa baik kinerja Mall Kelapa Gading dalam menghasilkan
laba serta prospeknya di
masa
mendatang. selain itu untuk pertimbangan perusahaan dalam rangka go public. 3. Kreditor Laporan Keuangan digunakan untuk mengetahui kemampuan Mall Kelapa Gading dalam menghasilkan dana yang cukup untuk membayar utangnya. Sebagai pihak yang menginvestasikan sumber dayanya melalui pemberian kredit, kreditor ingin mengetahui seberapa baik kinerja Mall dan berkepentingan atas kelangsungan hidup Mall.
28
4. Pemerintah Pemerintah berkepentingan dalam penetapan pajak dan penyusunan statistik pendapatan nasional.
29
Kesimpulan Berdasarkan tujuan yang telah dijelaskan sebelumnya dapat terlihat bahwa Mall kelapa gading memang didirikan dalam rangka mengelola investasi. Penyusunan struktur organisasi dan uraian pekerjaan yang terlihat
dari
struktur
PT
Summarecon
Agung
diarahkan
untuk
memaksimalkan pendapatan karena sebagian besara pendapatan PT Summerecon diperoleh dari Investasi bidang ritel yaitu Mall Kelapa Gading. Berdasarkan hasil pengamatan kami, kegiatan manajemen property yang dilakukan pada Mall Kelapa Gading cenderung ke arah manajemen investasi kerena penyewa di Mall Kelapa Gading merupakan sumber pendapatan. Mall Kelapa Gading memiliki sumber penghasilan utama dari sewa ruang dan service charge yang dikenakan kepada penyewa sehingga
tingkat
kepuasan
penyewa
merupakan
factor
penting
keberhasilan Mall dalam mencapai tujuannya. Strategi yang diterapkan pihak manajemen adalah penetapan harga sewa yang murah dibandingkan dengan harga sewa di Mall lain. Hal inilah yang membuat daya tarik tersendiri bagi para tenant selain tempat yang strategis. Dari segi pengaturan tata letak tenant, pihak Mall telah melakukan variasi yang menyebabkan terjadi kompetisi antara penyewa dan pembeli memiliki pilihan yang cukup banyak. Sedangkan penempatan escalator yang kurang baik dimana escalator yang naik dan escalator yang turun ditempatkan secara bersebelahan menyebabkan pengunjung langsung ke lantai berikutnya dan tidak memberikan kesempatan penggunjung untuk melihat-lihat.
30
Dari segi pemeliharaan, pihak Mall telah melakukan pemeliharaan yang baik dan mereka menggunakan tenaga dari luar dalam mengurusi pemeliharaan Mall (outsourcing).
31
