KEMAMPUAN SDM UPBJJ UT DALAM PENANGANAN APLIKASI KEMAHASISWAAN. Tedjo Djatmiko Budi Prasetyo

Djatmiko, Kemampuan SDM UPBJJ-UT ...

KEMAMPUAN SDM UPBJJ UT DALAM PENANGANAN APLIKASI KEMAHASISWAAN

Tedjo Djatmiko Budi Prasetyo

This article discussed the potential of human resources of UPBJJ UT in handling and resolving problems in operating student application system. The potential includes the capability of handling the registration system and the application-supporting component in UPBJJ UT. This article was based on a research conducted in 31 UPBJJ UT with total sample of 118 respondents. The results showed that the staff capability in operating the student application in UPBJJ UT need to be enhanced. Descriptively, the understanding of registration system is higher than the ability of using the supporting component of the student application. Some factors here are predicted as the causes of this situation, such as training to the staff which was not optimally arranged and the lack of learning sources in UPBJJ UT. Key words: human resources UPBJJ UT, student application system, registration system.

Unit Program Belajar Jarak Jauh Universitas Terbuka (UPBJJ UT) sebagai kepanjangan tangan UT pusat dalam memberikan pelayanan mahasiswa di daerah dipandang sangat penting dan vital keberadaannya bagi UT. Terutama dalam hal pelayanan administrasi mahasiswa yang meliputi registrasi mahasiswa baru dan registrasi mata kuliah. Sebelum tahun 1994 sistem pemrosesan data mahasiswa dilakukan secara sentralisasi, artinya semua pemrosesan berkas registrasi mahasiswa baru maupun registrasi mata kuliah hanya bisa dilakukan di UT pusat. Sedangkan tugas UPBJJ UT di daerah sebatas mendata dan merekap semua data mahasiswa yang meregistrasi untuk dikirim dan diproses di UT pusat. Sistem pemrosesan data secara sentralisasi memiliki kelebihan dan keku-rangan. Salah satu Tedjo Djatmiko adalah staf Pengajar pada FKIP-UT Budi Prasetyo adalah staf Pengajar pada FMIPA-UT 19

Jurnal Pendidikan Terbuka dan Jarak Jauh, Vol. 5, No.1, Maret 2004, 19-33

kekurangannya adalah masih sering dijumpai adanya kesalahan pengisian formulir data registrasi mahasiswa baru dan data mata kuliah oleh mahasiswa sehingga menyebabkan terhambatnya proses penilaian dan pengumuman hasil ujian. Menyadari permasalahan di atas maka mulai tahun 1994 diperkenalkan sistem desentralisasi komputerisasi pelayanan administrasi kemahasiswaan di UPBJJ UT. Sistem ini merujuk pada pelayanan registrasi mahasiswa baru dan registrasi mata kuliah yang dilakukan di UPBJJ UT. Tugas yang diemban UPBJJ UT dalam sistem ini adalah memproses semua data awal mahasiswa baru maupun lama secara terkomputerisasi. Dengan demikian acuan keakuratan data yang ada di UT pusat sangat tergantung dan bersumber dari data yang berada di UPBJJ UT. Mengingat kompleksnya sistem pemrosesan desentralisasi ini maka salah satu alternatif untuk mengoptimalkan sistem kerja di UPBJJ adalah dengan merancang dan membuat suatu sistem aplikasi secara komputerisasi tentang pemrosesan data kemahasiswaan. Makna dari penggunaan aplikasi ini secara umum adalah untuk membantu mempermudah pelayanan mahasiswa di daerah agar dapat meregistrasi mata kuliah yang akan ditempuhnya secara langsung di UPBJJ setempat. Sistem aplikasi ini diharapkan dapat memperlancar dan meningkatkan proses pelayanan kepada mahasiswa. Manajemen pengolahan data yang baik akan terwujud di UPBJJ UT apabila didukung oleh SDM yang memadai, baik secara kuantitas maupun kualitas. Persyaratan ini cukup berat untuk dipenuhi mengingat sebagian besar staf UPBJJ UT yang bertugas mengoperasikan sistem aplikasi kemahasiswaan tersebut tidak memiliki latar belakang pendidikan formal ilmu komputer (informatika). Selain itu di beberapa UPBJJ UT, SDM yang berkepentingan dengan masalah ini kurang menunjukkan kepeduliannya. Sebagai contoh, permasalahan mengenai sistem komputer yang bersifat sederhana ternyata cukup sukar penyelesaiannya, yaitu dengan cara dipandu melalui telepon oleh staf di UT pusat (terutama yang berkaitan dengan perintah-perintah program yang harus dijalankan). Disamping itu, panduan perbaikan yang sudah dikirim melalui faksimile juga masih kurang dimengerti staf di daerah sehingga harus tetap dibantu penjelasan melalui telepon. Masalah mendasar yang berkaitan dengan operating system maupun utility juga banyak yang tidak dimengerti oleh staf di UPBJJ, misalnya cara mengcopy file maupun memindah cursor dari direktori satu ke direktori lainnya. Artikel ini ditulis berdasarkan hasil penelitian mengenai kemampuan SDM di UPBJJ UT dalam penanganan aplikasi kemahasiswaan yang dilaksanakan di seluruh UPBJJ UT (31 unit), selama 6 bulan yakni dari tanggal 1 Januari 2001 sampai dengan 30-Juni-2001. Metode yang digunakan adalah survey dengan teknik diskriptif, yaitu dengan cara mengumpulkan, 20


mengklasifikasikan, serta menganalisis data yang relevan. Sedangkan teknik pengumpulan datanya menggunakan cara mengirimkan soal-soal tes kemampuan yang berkaitan dengan masalah aplikasi kemahasiswaan di UPBJJ UT kepada staf UPBJJ yang bertanggung jawab terhadap administrasi kemahasiswaan.

SUMBER DAYA MANUSIA Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan salah satu unsur utama dalam suatu sistem organisasi. Tinggi rendahnya kinerja (performance) unsur manusia akan menentukan ki-nerja organisasi secara keseluruhan. Kinerja adalah hasil kerja yang bersifat konkret, dapat diamati, dapat diukur, dan merupakan satu-satunya petunjuk yang dapat dipercaya untuk menyimpulkan apakah suatu organisasi, unit, atau pegawai sukses atau gagal, berprestasi atau tidak. Selain itu, juga harus dipahami bahwa untuk mengkaji suatu kinerja tidak boleh secara terpisah-pisah. Kinerja organisasi secara keseluruhan bisa dipahami dengan baik bila kinerja unit dan kinerja pegawai juga dipahami. Demikian pula dalam proses perencanaan, tidak dapat dibuat perencanaan pegawai dengan baik bila tidak dipahami tujuan-tujuan unit dan tujuan organisasi. Dengan demikian, untuk mencapai tujuan organisasi peran manajemen SDM sangatlah penting sehingga semua SDM yang dimiliki dapat dikelola dengan optimal. Menurut Hasibuan (1990), manajemen SDM adalah ilmu dan seni yang mengatur hubungan maupun peranan tenaga kerja agar efektif dan efisien dalam membantu terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan, serta masyarakat. Sedangkan definisi lain menyebutkan bahwa manajemen personalia adalah suatu ilmu dan seni yang bertujuan untuk melaksanakan planning, organizing, dan controlling sehingga efektivitas serta efisiensi personalia dapat ditingkatkan seoptimal mungkin (Semito, 1996). Bahkan Desler (1997) berpendapat, manajemen SDM merupakan kebijakan dan praktek yang dibutuhkan seseorang untuk menjalankan aspek orang (SDM) dari posisi manajemen yang meliputi perekrutan, penyaringan, pelatihan, pengimbalan, dan peni-laian. Berdasar pada semua definisi tersebut di atas dapat dikemukakan bahwa, manajemen SDM adalah ilmu dan seni dalam perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan atas SDM sehingga dapat memahami ke-inginan dan tujuan perusahaan, baik secara individu atau masyarakat. Menurut Syaidam (2000) SDM paling menentukan dibandingkan dengan mesin atau perangkat apapun yang ada dalam perusahaan itu. Peralatan canggih yang telah disediakan oleh suatu organisasi atau perusahaan tidak akan berarti apabila tidak dioperasikan oleh tangan21


tangan manusia. Pegawai atau karyawan adalah sumber daya yang dimiliki organisasi dan harus dipekerjakan secara efisien, manusiawi, dan efektif. Organisasi perlu membuat rencana sebaik-baiknya tentang pegawai yang dibutuhkannya, di mana pegawai tersebut akan ditempatkan, bagaimana ia akan dibina, dan seterusnya. Beberapa hal penting yang harus dipahami oleh perencana SDM di sebuah organisasi adalah : (1) makna dan cakupan perencanaan SDM, (2) metode perencanaan, (3) analisis pekerjaan/jabatan, dan (5) perhitungan beban kerja (Irawan et al, 1997). Perencanaan SDM dimaksudkan untuk mengestimasi secara sistematik permintaan atau kebutuhan tenaga kerja dan penawaran (supply) tenaga kerja organisasi pada masa yang akan datang. Melalui perencanaan SDM diharapkan akan tersedia tenaga kerja yang lebih tepat dan sesuai dengan kebutuhan organisasi. Semua orang di dalam organisasi mempunyai potensi untuk berkembang, baik dari segi intelektualnya maupun sikap, karakter dan emosinya. Untuk itu, organisasi mempunyai kewajiban untuk mengembangkan potensi pegawainya sampai pada taraf yang optimal. Pengembangan pegawai ini bukan sekedar kegiatan sampingan tetapi merupakan kegiatan amat penting yang akan mempengaruhi kinerja organisasi secara langsung. Prestasi kerja pegawai (performance appraisal) harus dievaluasi secara berkesinambungan. SDM yang dimiliki UT antara lain adalah para pegawai atau staf yang ada di UPBJJ. Para pegawai ini memiliki latar belakang dan lingkungan yang beragam, baik dari segi pendidikan, usia, intelektual, lingkungan kerja, maupun situasi dan kondisi di daerah masing-masing. Dalam melakukan peran dan tugasnya masing-masing, mereka juga memiliki pengalaman tersendiri, baik yang bersifat peningkatan kemampuan maupun beberapa hal yang bersifat hambatan. Dari segi kuantitas, SDM di seluruh UPBJJ yang ada secara umum telah mencukupi untuk pelaksanaan tugas pekerjaan sehari-hari. Namun faktor jumlah saja bukan merupakan jaminan untuk menghasilkan kinerja organisasi yang optimal. Dengan demikian, faktor kualitas SDM merupakan hal yang harus diperhatikan. Dalam Laporan Evaluasi Diri Universitas Terbuka dinyatakan bahwa sistem pendidikan tinggi jarak jauh (PTJJ) yang diselenggarakan UT mengakibatkan pemanfaatan teknologi merupakan suatu keharusan bagi UT. Pemanfaatan tersebut antara lain dalam penggunaan komputer sebagai alat bantu pengelolaan, misalnya untuk pengolahan naskah bahan ajar dan naskah ujian, registrasi, dan distribusi. Pemanfaatan teknologi tersebut di UT semakin intensif seiring dengan perkembangan teknologi itu sendiri, antara lain dengan dimilikinya jaringan local area network (LAN) dan 22


internet oleh UT. Tersedianya LAN memungkinkan UT untuk mengembangkan sistem informasi manajemen yang terintegrasi.

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DAN APLIKASI KEMAHASISWAAN Pada dasarnya sistem pendidikan di UT terdiri atas sistem dasar (mencakup pengembangan bahan ajar, proses pembelajaran, dan pengembangan bahan ujian) serta sistem pengelolaan (meliputi registrasi, ujian, dan distribusi). Secara garis besar sistem tersebut dapat digambarkan sebagai berikut.

Bahan Ajar

Proses Pembelajaran

Bahan Ujian

Operasional (Registrasi-Distribusi- Evaluasi)

Sumber : Universitas Terbuka (2000) Gambar 1: Sistem Pendidikan di Universitas Terbuka Dari Gambar 1 dapat dilihat peran proses registrasi terhadap keseluruhan proses pendidikan di UT. Proses kegiatan belajar diawali dengan registrasi pertama dan registrasi mata kuliah, yang pelaksanaannya diselenggarakan di UPBJJ untuk kemudian datanya dikirimkan ke UT pusat. Kegiatan pengelolaan dalam penyediaan bahan ajar, pemberian bantuan belajar, dan pelaksanaan ujian dikoordinasikan oleh UPBJJ UT. Sistem terintegrasi adalah suatu sistem pengolahan data terpusat yang memungkinkan data disimpan dalam suatu pusat penyimpanan dan dapat digunakan oleh beberapa user dalam waktu yang bersamaan. Informasi merupakan bagian penting dan sangat berharga dalam suatu organisasi. Untuk mendapatkan informasi secara cepat dan akurat diperlukan suatu sistem yang dikenal sebagai sistem informasi. Sistem informasi akan bekerja dengan baik jika ditunjang dengan fasilitas penyimpanan data yang dapat diakses secara bersama-sama dan dapat menyediakan data yang diperlukan secara lengkap, akurat, serta dapat ditampilkan secara cepat 23


dan mudah setiap kali diperlukan. Menurut Kurniawan (1998), suatu sistem informasi manajemen dikembangkan dengan tujuan agar (1) organisasi dapat beroperasi secara efisien, (2) organisasi dapat beroperasi secara efektif, (3) organisasi dapat memberikan pelayanan yang lebih baik, (4) organisasi dapat meningkatkan kreasi/improvisasi terhadap produk yang dihasilkan, dan (5) organisasi dapat meningkatkan usahanya. Sementara itu perkembangan kemampuan dan kecanggihan komputer, khususnya dalam menghasilkan informasi yang cepat dan akurat membuat sistem informasi manajemen (SIM) sangat bergantung pada komputer. Suatu sistem informasi tanpa komputer tetap dapat berlangsung, tetapi akan membutuhkan waktu yang cukup lama untuk menghasilkan informasi yang baik dan akurat. Pada sistem informasi manajemen terjadi interaksi antara user (orang yang membutuhkan informasi) dengan machine (komputer). Berdasarkan komponen fisiknya, unsur pengoperasian suatu SIM dapat dibedakan atas komponen-komponen sebagai berikut: (a) perangkat keras (hardware), (b) file, (c) prosedur, dan (d) personalia (brainware). Sedangkan perangkat lunak (software) dari suatu sistem informasi manajemen adalah program yang isinya berupa instruksi yang dibuat untuk memerintahkan perangkat keras mengerjakan sesuatu pekerjaan. Software dapat dikelompokkan menjadi (1) perangkat lunak aplikasi (application software) dan (2) perangkat lunak sistem (system software) yang terdiri atas sistem operasi (operating system), utility, interpreter, dan kompiler. 1 UPBJJ tidak 2

3

Terima disket / berkas

dari UPBJJ

Transfer disket/ proses formu lir registrasi

4 Proses daftar peserta ujian

berhasil

5 tidak tidak

9

Pengecekan Formulir Registrasi

Daftar 20-an Daftar Hadir Kartu Peserta Ujian

lengkap

10

Key-in bukt i bayar, data pribadi, registrasi

11 Arsip

Terima disket / berkas dari UP BJJ

sesuai 6 Kirim daftar peserta ujian ke UPBJJ

7 12 Pengiriman daftar peserta ujian ruang khusus

8

Pelaksanaan Ujian

Penyerahan kartu peserta ujian kepada mahasiswa

Sumber : Universitas Terbuka (2000).

Gambar 2: Proses Registrasi Data Pribadi dan Mata Kuliah di UT 24


Penerapan SIM di UT tampak antara lain pada sistem aplikasi registrasi mahasiswa baru dan registrasi mata kuliah di UPBJJ, yang keduanya terproyeksi di komputer dalam bentuk program aplikasi kemahasiswaan di UPBJJ. Secara garis besar program aplikasi kemahasiswaan ini terdiri atas 6 (enam) submenu yaitu (1) isi data (data entry), (2) peragaan (data display), (3) ubah data (data update), (4) lap-umum (general report), (5) lap-statistik (statistical report), serta (6) utiliti (utility). Sistem registrasi di UT mencakup proses registrasi data pribadi mahasiswa dan registrasi mata kuliah. Data hasil proses registrasi di UPBJJ selanjutnya dikirimkan ke UT pusat, baik berupa data yang telah disimpan dalam file database maupun berupa berkas. Secara garis besar sistem registrasi tersebut adalah seperti tampak pada Gambar 2.

HASIL DAN PEMBAHASAN Data hasil tes kemampuan penggunaan aplikasi kemahasiswaan yang terdiri atas 36 butir pertanyaan diperoleh dari 118 orang responden. Dari kemungkinan perolehan sekor maksimal 36 diperoleh nilai tertinggi 31 dan terendah 9. Sekor rata-rata adalah 20,06 dan standar deviasi 4,64. Sebaran sekor adalah sebagaimana terlihat pada Gambar 3.

Gambar 3: Histogram Data Sekor Kemampuan Penggunaan Aplikasi Kemahasiswaan di UPBJJ UT 25


Data kemampuan penggunaan aplikasi kemahasiswaan dikelompokkan atas dua faktor umum yaitu kemampuan pemahaman sistem registrasi dan kemampuan penggunaan komponen pendukung aplikasi. Data kemampuan pemahaman dan staf UPBJJ juga terhadap sistem registrasi mempunyai sekor tertinggi 88,9 dari sekor maksimal 100 dan sekor terendah 22,2. Sekor rata-rata adalah 60,3 dan standar deviasi 12,2. Data sekor kemampuan penggunaan komponen pendukung aplikasi mempunyai sekor tertinggi 94,4 dari sekor maksimal 100 dan sekor terendah 11,1. Sekor rata-rata adalah 51,2 dan standar deviasi 19,6. Sebaran kedua kelompok data adalah sebagaimana tampak pada Gambar 4.

Sis. Reg

Gambar 4. Histogram Data Sekor Kemampuan Penggunaan Aplikasi Kemahasiswaan di UPBJJ UT pada Faktor Kemampuan Umum Pemahaman Sistem Registrasi Deskripsi data kemampuan penggunaan aplikasi kemahasiswaan pada masing-masing faktor kemampuan dihitung berdasarkan prosentase jawaban benar pada masing-masing faktor tersebut. Perinciannya adalah sebagaimana terlihat pada Tabel 1.

26


Komponen Pendukung Gambar 5. Histogram Data Sekor Kemampuan Penggunaan Aplikasi Kemahasiswaan di UPBJJ UT pada Faktor Kemampuan Umum Penggunaan Komponen Pendukung Aplikasi Tabel 1: Prosentase Jawaban Benar Menurut Faktor-Faktor Kemampuan

No.

Faktor Kemampuan

Prosentase Jawaban Benar

1

Penggunaan Aplikasi

50,75

2

Pemahaman Proses Registrasi

75,93

3

Pemahaman Fungsi Fasilitas Aplikasi

62,08

4

Pemahaman Proses Backup

52,97

5

Penggunaan Utility

53,87

6

Pemahaman Operating System

47,46

27


Berdasarkan analisis data dapat diketahui gambaran secara keseluruhan kemampuan staf terhadap pemahaman penggunaan aplikasi kemahasiswaan di UPBJJ. Di samping itu dapat pula diketahui kemampuan para staf UPBJJ dalam menggunakan aplikasi kemahasiswaan berdasarkan dua faktor umum yaitu kemampuan pemahaman sistem registrasi dan kemampuan penggunaan komponen pendukung aplikasi. Secara lebih rinci lagi dapat diketahui juga gambaran faktor-faktor kemampuan khusus yaitu pemahaman penggunaan aplikasi, pemahaman proses registrasi, pemahaman ketersediaan fasilitas, pemahaman proses backup, pemahaman utility, dan pemahaman operating system. Hasil analisis data menunjukkan bahwa secara keseluruhan kemampuan staf terhadap pemahaman penggunaan aplikasi kemahasiswaan di UPBJJ masih perlu ditingkatkan. Hal ini tampak dari rata-rata sekor keseluruhan tes kemampuan pemahaman penggunaan aplikasi kemahasiswaan yang tidak jauh berbeda dari nilai tengah rentang sekor maksimal (55 dalam skala 100). Beberapa faktor dapat dikemukakan sebagai kemungkinan penyebab keadaan tersebut, seperti: (a) kurang optimalnya kegiatan pelatihan bagi staf di UPBJJ, (b) kurangnya sumber belajar yang dapat diperoleh staf di UPBJJ terutama yang berkaitan dengan pemanfaatan komputer, (c) tidak terpakainya pengetahuan/keterampilan yang telah diperoleh dari kegiatan pelatihan dalam pekerjaan rutinitas/tugas sehari-hari, (d) sistem pengelolaan staf yang belum memberikan suasana kondusif bagi peningkatan kemampuan terutama di bidang komputer, (e) kurangnya sarana komputer yang tersedia, dan (f) sikap yang kurang positif terhadap penggunaan sistem komputer itu sendiri baik dari sisi fisik maupun sistem kerjanya. Tes kemampuan pemahaman penggunaan aplikasi kemahasiswaan mencakup 2 faktor utama yaitu kemampuan tentang sistem registrasi dan penggunaan komponen pendukung aplikasi, termasuk cara penyelesaian jika terjadi masalah (error) dalam menjalankan aplikasi dan penggunaan tools/ utility. Kedua faktor umum tersebut ternyata menunjukkan perbedaan nilai rata-rata, yang berarti bahwa secara deskriptif kemampuan pemahaman staf UPBJJ pada kedua faktor tersebut berbeda. Hal ini tampak pada ratarata sekor kemampuan pemahaman sistem registrasi 60,3 dan rata-rata sekor kemampuan pemahaman komponen pendukung 51,2. Berdasarkan perbedaan rata-rata sekor kedua faktor umum tersebut dapat dikemukakan bahwa ternyata secara deskriptif rata-rata sekor kemampuan pemahaman sistem registrasi lebih tinggi daripada rata-rata sekor kemampuan pemahaman komponen pendukung aplikasi. Kenyataan tersebut menunjukkan bahwa para staf di UPBJJ secara umum dapat menggunakan aplikasi kemahasiswaan untuk melakukan proses registrasi mahasiswa. Namun 28


apabila timbul kejadian yang menuntut adanya penggunaan komponen pendukung aplikasi, para staf tersebut belum tentu dapat memanfaatkan fasilitas submenu pada aplikasi dan komponen-komponen pendukungnya untuk menyelesaikan permasalahan yang terjadi. Dengan kata lain, para staf UPBJJ baru berfungsi sebagai pengguna program aplikasi dan belum mempunyai keterampilan untuk menggunakan komponen pendukung seperti tools/utility sehingga belum mampu mengatasi masalah pada saat mengoperasikan program aplikasi. Tidak dapat dipungkiri bahwa staf di UPBJJ dalam kegiatan sehari-hari senantiasa berhubungan langsung dengan para mahasiswa terutama dalam kaitannya dengan proses registrasi. Hal ini menjadikan staf tersebut secara langsung maupun tidak akan turut terlibat dalam menyelesaikan kasus-kasus registrasi (data pribadi ataupun mata kuliah) yang dialami para mahasiswa. Dengan proses seperti itu pemahaman para staf terhadap sistem registrasi relatif semakin meningkat termasuk pemahaman mereka terhadap adanya perubahan-perubahan kebijakan tentang sistem registrasi. Di sisi lain tidak semua staf di UPBJJ berhubungan secara intensif dengan penggunaan aplikasi kemahasiswaan yang tersedia. Keadaan yang terjadi di banyak UPBJJ biasanya terbatas hanya pada beberapa orang yang secara rutin terlibat langsung dengan aplikasi komputer. Umumnya mereka adalah staf yang secara khusus ditugaskan menggunakan aplikasi komputer. Hal seperti ini dapat terjadi karena beberapa faktor penyebab, terutama dari sisi pengelolaan dan pendayagunaan staf di UPBJJ. Sebagai contoh kurangnya dorongan atau minat staf untuk menggunakan aplikasi komputer kemahasiswaan. Biasanya mereka terpaksa menggunakan aplikasi komputer tadi karena tuntutan pekerjaan rutinitas yang harus diselesaikannya. Padahal, dengan tersedianya fasilitas komputer di UPBJJ besar kemungkinan kemampuan staf menggunakan komputer tersebut akan dapat dipertahankan atau tidak terlupakan, bahkan bisa jadi semakin meningkat. Hal lainnya adalah faktor sikap para staf dan jajaran pimpinan di UPBJJ terhadap sistem komputer. Ada sebagian jajaran pimpinan di UPBJJ yang menganggap bahwa komputer merupakan fasilitas yang hanya boleh digunakan oleh staf tertentu. Penyebabnya antara lain adanya kekhawatiran terjadi kerusakan pada komputer jika komputer digunakan oleh semua staf di UPBJJ secara bebas. Sikap menjaga seperti itu merupakan hal yang perlu, tetapi semestinya tidak menjadikan terhambatnya peningkatan kemampuan para staf di UPBJJ dalam menggunakan aplikasi komputer. Kegiatan-kegiatan pelatihan komputer, termasuk di dalamnya penggunaan aplikasi komputer, yang diharapkan dapat memperbaiki kemampuan para staf pada kenyataannya tidak memberikan hasil yang 29


optimal. Beberapa kondisi yang dapat menyebabkan tidak optimalnya hasil tersebut antara lain karena (1) materi pelatihan yang terlalu banyak atau waktu pelatihan yang terlalu padat, (2) peserta pelatihan belum siap untuk menerima keterampilan baru karena kemampuan dasar yang dimiliki belum memungkinkan untuk diberikan keterampilan tambahan, atau (3) penentuan peserta yang tidak tepat yaitu peserta bukan merupakan staf yang seharihari mempunyai tugas yang berkenaan dengan sistem komputer beserta aplikasinya. Penyebab lainnya adalah terbatasnya sarana komputer. Hal ini berkaitan dengan rasio antara jumlah komputer yang tersedia dan jumlah staf di UPBJJ. Jumlah komputer yang terbatas tentu menyebabkan terbatasnya staf yang menggunakannya, dan terbatasnya waktu yang tersedia bagi setiap staf untuk menggunakannya secara lebih intensif. Di sisi lain, komputer yang ada diperlukan juga untuk menyelenggarakan kegiatan registrasi atau kemahasiswaan. Kenyataan-kenyataan tersebut menyebabkan timbulnya perbedaan kemampuan antara pemahaman terhadap sistem registrasi dan pemahaman terhadap penggunaan komponen pendukung aplikasi kemahasiswaan. Dari hasil analisis data secara lebih khusus terhadap faktor-faktor kemampuan pemahaman terhadap aplikasi kemahasiswaan (Pemahaman Penggunaan Aplikasi, Pemahaman Proses Registrasi, Pemahaman Ketersediaan Fasilitas, Pemahaman Proses Backup, Pemahaman Utility, Pemahaman Operating System) diketahui bahwa kemampuan para staf UPBJJ pada masing-masing faktor tersebut tidak sama. Secara umum hasil analisis terhadap masing-masing faktor tersebut tidak berbeda dengan hasil analisis berdasarkan pada dua faktor umum. Hasil analisis menunjukkan bahwa faktor kemampuan pemahaman proses registrasi mempunyai prosentase jawaban benar tertinggi. Faktor kemampuan tertinggi berikutnya adalah tentang pemahaman penggunaan aplikasi itu sendiri dan pemahaman tentang menu-menu fasilitas yang tersedia. Berdasarkan komponen faktornya, ketiga faktor tersebut memang berkaitan erat. Faktor kemampuan lainnya yaitu pemahaman proses backup, penggunaan utility, dan pemahaman operating sistem. Ketiga faktor kemampuan ini menunjukkan prosentase jawaban yang lebih rendah daripada faktor kemampuan sebelumnya. Faktor kemampuan yang memiliki prosentase jawaban benar terendah yaitu pemahaman operating sistem. Hasil ini sejalan dengan pembahasan sebelumnya tentang kemampuan penggunaan komponen pendukung aplikasi kemahasiswaan yang menunjukkan rata-rata sekor lebih rendah daripada kemampuan pemahaman sistem registrasi. Proses backup merupakan salah satu bagian penting dalam penanganan database. Fungsi utamanya adalah untuk mengantisipasi terjadinya 30


kerusakan, baik pada sistem aplikasi itu sendiri maupun kerusakan pada sistem komputer secara keseluruhan. Database aplikasi kemahasiswaan merupakan database yang berubah setiap waktu. Karakteristik data yang demikian menuntut kecermatan penyimpanan guna menjamin akurasinya. Pemahaman akan pentingnya proses backup data dan sistem backup itu sendiri semestinya dimiliki oleh para staf di UPBJJ. Apalagi ada beberapa daerah yang kondisi daya listriknya sering tidak stabil ataupun sering mengalami mati listrik secara mendadak sehingga dapat menyebabkan kerusakan pada sistem komputer. Dalam kondisi setempat yang tidak terlepas dari keterbatasan-keterbatasan tersebut diperlukan kesiapan penanganan yang memadai untuk menjamin kelancaran penggunaan aplikasi kemahasiswaan maupun sistem registrasi itu sendiri. Dengan adanya kenyataan bahwa kemampuan pemahaman terhadap sistem backup data relatif rendah, diperlukan upaya-upaya pelatihan yang intensif bagi para staf di UPBJJ tentang penanganan database dan sistem backup-nya. Kemampuan pemahaman tentang penggunan perangkat lunak tools/ utility juga besar peranannya terhadap kelancaran proses registrasi dan penggunaan aplikasi kemahasiswaan. Tools/utility yang sering digunakan yaitu tools/utility untuk pemampatan ukuran file sehingga memudahkan proses pengiriman file, tools/utiliy untuk perbaikan database yang rusak akibat kejadian tertentu, dan utility untuk perbaikan index database. Berdasarkan hasil analisis diketahui bahwa kemampuan para staf di UPBJJ dalam penggunaan tools/utility ini pun relatif rendah. Kekurangmampuan dalam penggunaan tools/utility ini menjadikan para staf di UPBJJ selalu tergantung kepada staf di UT pusat dalam menyelesaikan permasalahan pengiriman dan kerusakan data. Pada kenyataannya memang tools/utility tersebut merupakan perangkat lunak/ aplikasi yang terpisah dari aplikasi kemahasiswaan itu. Untuk memahami dan menggunakannya diperlukan kemampuan tersendiri di luar kemampuan menggunakan aplikasi kemahasiswaan. Selain itu juga diperlukan pemahaman yang berbeda dibandingkan dengan pemahaman terhadap aplikasi kemahasiswaan. Jika dikehendaki agar para staf di UPBJJ dapat menguasai penggunaan tools/ utility tersebut, diperlukan pelatihan khusus tentang penggunaan tools/ utility tersebut. Di antara faktor-faktor kemampuan penggunaan aplikasi kemahasiswaan tersebut, faktor dasar yang dapat berpengaruh kuat dan erat kaitannya dengan kemampuan penggunaan secara keseluruhan adalah pemahaman tentang operating system. Hal ini disebabkan karena aplikasi kemahasiswaan maupun perangkat lunak pendukungnya berjalan pada sebuah 31


operating sistem. Demikian juga dengan konsep-konsep penggunaan aplikasi maupun tools/ utility tersebut, semuanya merupakan penerapan konsep-konsep yang ada pada operating system. Hasil analisis data menunjukkan bahwa kemampuan pemahaman operating system para staf di UPBJJ masih rendah sebagaimana tampak dari prosentase jawaban benar yang diperoleh. Kenyataan tersebut semakin menguatkan perlunya dilakukan pelatihan yang terus-menerus untuk meningkatkan kemampuan para staf di UPBJJ dalam menggunakan komputer khususnya penggunaan aplikasi kemahasiswaan. Hal yang perlu diingat adalah bahwa sistem komputer, termasuk aplikasinya, merupakan teknologi yang berkembang dengan cepat. Sehubungan dengan hal tersebut, maka upaya peningkatan kemampuan penggunaan komputer semestinya dapat mengikuti munculnya perkembangan yang terjadi, sehingga diperlukan adanya upaya yang terus-menerus.

KESIMPULAN DAN SARAN Kemampuan staf UPBJJ dalam menggunakan aplikasi kemahasiswaan perlu ditingkatkan supaya menjamin kelancaran dan efisiensi serta efektifitas pelaksanaan tugas rutinitas, terutama kemampuan dalam pemahaman sistem registrasi dan penggunaan komponen pendukung aplikasi kemahasiswaan/ registrasi. Kemampuan staf UPBJJ dalam menggunakan komponen pendukung aplikasi kemahasiswaan/registrasi kurang memadai, terutama dalam hal pemahaman tentang operating system, sistem backup, dan program-program utility. Beberapa faktor yang kemungkinan merupakan penyebab keadaan tersebut antara lain (1) kurang optimalnya kegiatan pelatihan bagi staf di UPBJJ, (2) tidak terpakainya pengetahuan/keterampilan yang telah diperoleh dari kegiatan pelatihan dalam rutinitas kerja/tugas sehari-hari, (3) sistem pengelolaan staf yang belum memberikan suasana kondusif bagi peningkatan kemampuan khususnya di bidang komputer, (4) kurangnya sarana komputer yang tersedia, dan (5) sikap staf terhadap sistem komputer itu sendiri. Kemampuan staf UPBJJ terhadap sistem registrasi secara deskripstif lebih tinggi daripada kemampuan dalam penggunaan komponen pendukung aplikasi registrasi. Berdasarkan kesimpulan di atas dapat dikemukakan beberapa saran sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan bagi kebijakan UT mendatang. (1) Perlu dilakukan kegiatan pelatihan tentang sistem komputer dan sistem aplikasi kemahasiswa-an/registrasi bagi staf di UPBJJ 32


guna meningkatkan kemampuan staf tersebut dalam penggunaan aplikasi kemahasiswaan. (2) Perlu disiapkan suatu sistem pelatihan tentang sistem komputer/aplikasi kemahasiswan yang dapat menjamin optimalisasi kegiatan pelatihan itu sendiri serta efektifitasnya bagi peningkatan kemampuan staf di UPBJJ UT. (3) Perlu disiapkan program pelatihan komputer yang berkesinambungan dan terus menerus seiring dengan perkembangan teknologi sistem informasi dan komunikasi yang pesat. (4) Perlu dilakukan peningkatan dalam penataan lingkungan kerja di UPBJJ UT yang lebih mendukung bagi pemanfaatan teknologi komputer dan peningkatan kemampuan staf dalam penggunaan sistem aplikasi komputer.

REFERENSI Desler, G. (1997). Manajemen SDM. Jakarta: Prenhalindo Hasibuan, M.S.P. (1990). Manajemen SDM. Jakarta: Haji Mas Agung Irawan, P.; Motik, S.S.F.; dan Sakti, S.W.K. (1997). Manajemen SDM. Jakarta: Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi Lembaga Administrasi Negara. Kurniawan, P.A. (1998). Sistem informasi manajemen. Jakarta: IPWI. Panitia Ad Hoc Evaluasi Diri Universitas Terbuka (2000), Evaluasi diri Universitas Terbuka. Jakarta: Penerbit Universitas Terbuka. Semito, A.S.N. (1996). Manajemen personalia (Manajemen SDM). Jakarta: Ghalia Indonesia Syaidam, G. (2000). Manajemen SDM, Jakarta: Penerbit Djambatan.

33

KEMAMPUAN SDM UPBJJ UT DALAM PENANGANAN APLIKASI KEMAHASISWAAN. Tedjo Djatmiko Budi Prasetyo

Recommend Documents